PERANGKAT LUNAK ARSIP DI KANTOR PENGAWASAN & PELAYANAN BEA DAN CUKAI TIPE MADYA PABEAN A BANDUNG 1,2
Irman Hariman, S.T., M.T.1, Nurhayati2, Sistem Informasi, Program Studi Sistem Informasi 3 STMIK LPKIA,
Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 1
[email protected], 2
[email protected] Abstrak
Proses data arsip ternyata masih belum terkomputerisasi, sehingga sangat sulit dalam pencarian data arsip jika dokumen dibutuhkan dan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk pencarian arsip tersebut ketika mereka dihadapkan pada suatu masalah seperti pencarian arsip-arsip lama dan kecepatan waktu dalam menemukan data yang ada, mereka merasa cara yang dilakukan mereka itu kurang begitu efektif dan tepat waktu. Teknologi informasi yang berkembang pesat dewasa ini sangat memberi dukungan bagi pengembangan sistem informasi di sebuah Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea & Cukai Tipe Madya Pabean A Bandung, terutama dengan pemanfaatan teknologi informasi yang berbasis komputer, karena dengan penggunaan teknologi komputer di dalam sebuah sistem informasi akan dapat mengolah data data dokumen arsip agar lebih aman dan tertata rapih serta lebih cepat dengan tingkat kesalahan minimal, menghemat tenaga dan tepat waktu, serta mempermudah dalam pembuatan laporan dan pencarian data. Oleh sebab itu, penulis merancang perangkat lunak arsip untuk membantu menyelesaikan permasalahanpermasalahan yang dihadapi oleh Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea & Cukai Tipe Madya Pabean A Bandung yang belum menggunakan teknologi komputer, agar dapat mempemudah dalam penyimpanan dan penemuan dokumen arsip. Agar menghasilkan tampilan yang lebih baik dan mudah digunakan, maka program ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemprograman Microsoft Visual Basic 2010. Selain itu, dalam penulisan ini juga dijelaskan mengenai rancangan program perangkat lunak arsip tersebut dan penerapannya dalam komputer. Kata kunci : Perangkat Lunak Arsip 1.
Pendahuluan Kantor Pengawasan & Pelayanan Bea dan Cukai Tipe Madya Pabean A Bandung adalah instansi yang bergerak di bidang pelayanan dan pengawasan kegiatan kepabeanan dan cukai, dalam memproses data arsip ternyata masih belum terkomputerisasi, sehingga sangat sulit dalam pencarian data arsip jika dokumen dibutuhkan dan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk pencarian arsip. Mereka merasa perlu membuat suatu aplikasi yang dapat melakukan semua pekerjaan diatas sehingga mereka tidak perlu bersusah payah melakukannya secara tertulis dan menyimpan data arsip tersebut dalam rak-rak besar yang bertumpuk-tumpuk.
2. Landasan Teori 2.1 Teori Tentang Permasalahan
Sesuai dengan judul yang diambil yaitu, ” PERANGKAT LUNAK ARSIP DI KANTOR PENGAWASAN & PELAYANAN BEA DAN CUKAI TIPE MADYA PABEAN A BANDUNG”. Maka pada bab ini akan menguraikan teori yang berkaitan dengan judul diatas. 2.1.1 Pengertian Perangkat Lunak Perangkat Lunak menurut Zulkifli Amsyah pada bukunya yang berjudul Manajemen Sistem Informasi yaitu “Perangkat lunak adalah koleksi atau kimpulan program komputer, yaitu dalam bentuk sistem pegoprasian komputer dan yang secara terinci dibuat dalam bentuk-bentuk instruksi tertulis dalam bahasa komputer.” (Zulkifli Amsyah, 2005). Sedangkan menurut Jenner Simarmata pada bukunya yang berjudul Rekayasa Perangkat Lunak yaitu
“Perangkat Lunak adalah instruksi langsung untuk melakukan pekerjaan dan dapat ditemukan di setiap aspek kehidupan modern dari aplikasi yang kritis untuk hidup (lifecritical), seperti perangkat pemantauan medis dan pembangkit tenaga listrik sampai perangkat hiburan, seperti video game. “ (Janner Simarmata, 2010 ) Dari kedua pendapat diatas, maka dapat disimpulkan bahwa pengertian perangkat lunak adalah sebuah program komputer yang digunakan untuk membantu melakukan perkerjaan yang terasosiasi dengan dokumen perangkat lunak. 2.1.2 Pengertian Arsip Pengertian Arsip menurut Hendi Haryadi pada buku yang berjudul Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf yaitu “Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu arche, yang kemudian berubah menjadi archea, lalu berubah lagi menjadi archeon. Arche berarti permulaan, jabatan, atau fungsi kekuasaan peradilan dan archea artinya dokumen atau catatan menganai permasalahan. Dalam bahasa Indonesia, arsip berarti temmpat penyimpanan naskah atau dokumen penting.” (Hendi Haryadi, 2009 ) 2.2. Metodologi Yang Digunakan 2.2.1. Metode Pendekatan Sistem Pada penelitian ini, penulis menggunakan metode pendekatan Pemrogaman Berorientasi Objek / OOP (Object Oriented Programming). Pendekatan ini menekankan pada data dan proses yang dapat membantu memudahkan dalam memecahkan permasalahan karena hal ini sangat baik untuk deskripsi dari setiap entitas.
Menurut M. Shalahuddin dalam bukunya yang berjudul Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek mengemukakan bahwa: “DBMS (Database Management System) adalah suatu sistem aplikasi yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, dan menampilkan data.” (Shalahuddin & A.S, 2013) 2.2.4. Crystal Report 13 Crystal Reports merupakan salah satu paket program yang digunakan untuk membuat, menganalisa, dan menterjemahkan informasi yang terkandung dalam database ke dalam berbagai jenis laporan. Crystal Reports dirancang untuk membuat laporan yang dapat digunakan dengan berbagai bahasa pemrogaman berbasis Windows, seperti Visual Basic, Visual C/C++ dan Borland Delphi. 3.1 Aliran Proses Dalam sub-bab ini dijelaskan proses-proses yang dimodelkan dalam sekumpulan use case dan actor serta hubungannya yang digambarkan dalam diagram use case. Setiap use case disertai dengan penjelasan yang diuraikan dalam use case scenario, yang menguraikan tentang nama use case, use case yang terkait (hubungan include, extend, generalization-specialization/inheritance), aksi actor, dan respon sistem/perangkat lunak. 3.1.1 Use Case Diagram System Mengelola Data Master <
> Mengelola Dokumen
<> <>
Mengelola Transaksi Admin
Login
<> <>
Mengelola Laporan
2.2.2 Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini memakai metode Waterfall. Menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Analisis Sistem Informasi mengemukakan bahwa: ”Waterfall adalah struktur pengembangan sistem dimana setiap tahap harus diselesaikan terlebih dahulu secara penuh sebelum diteruskan ke tahap berikutnya untuk menghindari terjadinya pengulangan tahapan.” (Sutabri, 2012)
1. 2.2.3. Pengertian DBMS (Databse Management System)
Mengelola Data Pengguna
3.1.2 Use Case Scenario 3.1.3 Mengelola Dokumen Use Case Name Description
Mengolah Dokumen Fungsi ini digunakan untuk menginput dokumen yang masuk ke ruang arsip. Participating Actor Admin Entry Condition Admin telah login dan memlih menu Mengelola Dokumen Exit Condition Data mengolah dokumen telah tersimpan pada database Scenario (Flow of Events) Actor System Response
1.Admin memilih menu Dokumen 3. Admin memilih tombol tambah 5. Admin menginput data arsip 6. Admin memilih tombol simpan
2.Sistem menampilkan Form mengelola Dokumen 4. Sistem menampilkan form pengisian dokumen 7. Maka database pada sistem bertambah. 8. Sistem menampilkan informasi bahwa data telah tersimpan
clsdb +namaserver +vlogin +psswd +namadp +public executeQuery()
clspeminjaman +nip +nama +bagian +jabatan +public nip() +public nama() +public bagian() +public jabatan()
classuser
+iddok +ids +nms +idp +nmp +idt +nmt +idi +keti +file +tglm +tglk +idr +nmr +rak +box +shelfe +ket +status +peg
+public id() +public nama() +public alamat() +public user() +public pass()
3.1.4 Activity Diagram Mengelola Dokumen
menampilkan Form mengelola Dokumen
pilih tombol tambah menampilkan form pengisian dokumen input data arsip
Pilih tombol simpan
3.1.6. Struktur Organisasi Obyek dan Pesan Menunjukkan proses pengolahan data dokumen oleh admin. Yang pertama dilakukan adalah melakukan input data dokumen lalu setelah data yang diinputkan selesai maka admin menyimpannya ke database.
database pada sistem bertambah
menampilkan informasi bahwa data telah tersimpan
+public idseksi() +public namaseksi() +public noindex() +public ketindex() +public type() +public namatype() +public idpelayanan() +public pelayanan()
Class Diagram
Sistem
pilih menu dokumen
+idseksi +namaseksi +noindex +ketindex +idtype +namatype +idpelayanan +pelayanan
+public iddok() +puvlic ids() +public nms() +public idp() +public nmp() +public idt() +public nmt() +public idi() +public keti() +public file() +public tglm() +public tglk() +public idr() +public nmr() +public rak() +public box() +public shelfe() +public ket() +public status() +public peg()
Exceptional Case: Jika pengisian dokumen tidak sesuai, maka sistem akan menampilkan pesan data belum lengkap
Admin
clstampung
clsdok
+id +nama +alamat +user +pass
clasdok
database
: Admin 1 : input data dokumen() 2 : simpan data dokumen()
3.1.5 Pemodelan
Data
Terdapat class-class utama dan interface yang menggambarkan data yang terlibat dalam perangkat lunak. Class users digunakan untuk menangani segala sesuatu yang berhubungan dengan hak akses terhadap aplikasi dan class dokumen yang berperan sebagai sumber data yang dibutuhkan untuk melakukan mengelola seluruh data arsip. 3.1.5.1 Class Diagram
Sequence Diagram Mengelola Dokumen 3.1.6 Pemodelan Prilaku Sistem State diagram pada gambar III.16 ini menjelaskan tentang status yang akan timbul pada saat user melakukan mengelola data master, mengelola dokumen, mengelola transaksi,mengelola laporan, mengelola data pengguna. Setelah user melakukan login, akan dipilih aksi valid atau tidak valid. Jika login tidak valid maka akan muncul pesan penolakan dan user tidak dapat masuk ke halaman menu utama. Namun apabila aksi valid, user dapat masuk ke menu utama dan melakukan mengelola data master, mengelola dokumen, mengelola transaksi,mengelola laporan, mengelola data pengguna kemudian menyimpan kegiatan yang telah di lakukan oleh admin ke dalam database.
Fungsi
: Tampilan awal ketika pengguna mengelola data dokumen masuk Uraian Pengguna :Pengguna dapat mengelola data dokumen kegiatan baru dengan menginput data kegiatan sesuai dengan template yang telah tersedia pada form Input Dokumen. Dialog Screen Halaman Form Input Dokumen
input data login
data ditolak data diterima menu utama ditampilkan
data disimpan
mengelola data master
mengelola dokumen
3.1.9. Pseudocode
mengelola transaksi
mengelola laporan
Judul
Mengelola Data Dokumen
Kegunaan
Melakukan kelola data dokumen
Input
Id dokumen, id seksi, no
Output
Tersimpan dalam database
Algoritma
Input seksi, pelayanan, type dokumen, no index, ket index, tanggal masuk, masa aktif, ruang, no rak, no shelfe, no box, file dokumen (jika ada), status, keterangan. Simpan Dokumen pada database Gambar III.26 Dialog Screen Form Input Dokumen
State Diagram perangkat lunak arsip 3.1.7 Package Diagram Package diagram digunakan sebagai pemanggil dialog-dialog screen untuk mempermudah admin dalam penggunaan aplikasi ini diharapkan dapat diaplikasikan dengan sebaik mungkin oleh pihak admin. Utilities
Beranda
Master
Dokumen
Transaksi
Laporan
Koneksi
Data Pengguna
Layout Screen Package Diagram 3.1.8 Dialog Screen Nama Dialog Screen Fungsi
Uraian Pengguna
: Halaman Utama : Tampilan awal ketika pengguna masuk aplikasi : Pengguna harus melakukan login untuk masuk ke halaman Utama
Pseudocode Modul Mengelola Data Dokumen 4.1 Implementasi Agar dalam mengimplementasikan perangkat lunak pengolahan data arsip dapat berjalan dengan semestinya, maka perlu disusun sebuah penjadwalan yang mengatur pelaksanaan implementasi agar dapat terorganisasi dengan baik dan pembuatannya juga dapat selesai tepat pada waktunya. login
Mengelola Data Master
Mengelola Dokumen
Mengelola Transaksi
Mengelola Laporan
database
Component Diagram
Dialog Screen Halaman Utama Nama Dialog Screen
: Halaman Form Input Dokumen
Mengelola Data Pengguna
4.2 Deployment
Diagram
:
Deployment Diagram 4.3 Kebutuhan Sumberdaya Dalam hal ini akan dijelaskan mengenai apa saja yang dibutuhkan oleh rancangan sistem pengolahan data arsip ini seperti perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), dan orang-orang yang terlibat dalam pembuatan rancangan tersebut. Berikut ini penjelasan mengenai rincian kebutuhan sumber daya. 4.3.1. Kebutuhan Perangkat Keras Kebutuhan dari perangkat keras yang akan digunakan untuk mengimplementasi perangkat lunak ini: a. Processor Intel Inside b. Harddisk Minimal 250 Gb c. RAM 2 Gb d. Keyboard & Mouse e. Printer 4.3.2. Kebutuhan Perangkat Lunak Kebutuhan perangkat lunak untuk perangkat lunak yang dirancang adalah dengan memperhatikan konfigurasi perangkat keras yang telah dirancang sebelumnya. Perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai berikut: a. Sistem operasi windows XP / 7 b. Software database yaitu Microsoft SQL Server 2005 c. Visual Studio 2010 d. Crystal Report 13.0 4.3.3. Kebutuhan Manusia (Brainware) Kebutuhan sumberdaya lain selain kebutuhan akan perangkat keras dan perangkat lunak agar sistem yang telah dibuat dapat berjalan dengan semestinya yaitu manusia. Dalam permasalahan ini kebutuhan manusia yang dibutuhkan dalam proses pembuatan perangkat lunak adalah sebagai berikut: a. Sistem analis (1 orang) b. Programmer (1 orang) c. Operator (1 orang) 4.4. Implementasi Antarmuka Nama Dialog Screen : Menu Utama Fungsi : Sebagai tampilan utama dari sebuah program Bentuk
Dialog Screen Menu Utama Uraian penggunaan. 1. Menu Beranda berfungsi untuk menampilkan form masuk (login), Keluar, dan Tutup untuk menutup aplikasi 2. Menu Master berfungsi untuk menampilkan Form Seksi, Pelayanan, Type Dokumen, Index dan Ruang. 3. Menu Dokumen berfungsi untuk menampilkan Form Dokumen Masuk dan Dokumen Keluar 4. Menu Transaksi berfungsi untuk menampilkaam Form peminjama dokumen dan pengembalian dokumen. 5. Menu Laporan berfungsi untuk menampilkan laporan dari proses penginputan data Dokumen dan kegiatan lainnya. 6. Dalam menu Koneksi terdapat Atur Koneksi Database, Backup data, Restore Data dan Petunjuk. Menu Pengguna berfungsi untuk menampilkan form pengguna, peminjam dan penerima. Nama Dialog Screen Fungsi Dokumen Masuk Bentuk
:
: Form Input Dokumen Mengolah data
:
Dialog Screen form Input Dokumen Uraian penggunaan. 1. Tombol “BARU” berfungsi untuk menambahkan data data dokumen masuk ke dalam template yang sudah tersedia pada Gambar IV. 10 2. Seksi berfungsi sebagai isian dengan menggunakan combobox selain itu juga
3.
4.
5.
6.
7.
1.
pada kolom seksi kita bisa langsung menambahkan data atau mengelola seksi pada form seksi dengan mengklik button tanda + disampingnya, fungsinya sama seperti pada kolom pelayanan, type dokumen, no index dan ruangan File dokumen berfungsi untuk memasukan data yang akan di input pada dokumen berupa sebuah file, video, foto dll Tombol “SIMPAN” berfungsi untuk menyimpan data dokumen masuk baru dan setelah memilih tombol simpan maka akan muncul pesan “Apakah data akan dimpan?” setelah klik ok penyimpanan berhasil maka akan muncul pada grid. Tombol “UBAH” berfungsi untuk mengubah data yang sudah ada menjadi data. Tombol “HAPUS” berfungsi untuk menghapus data yang sudah ada, sebelum penghapusan data ada peringatan yang memberitahukan “Apakah data Ingin menghapus data?”, jika Ya maka data pada grid akan hilang karena sudah terhapus. Tombol “KEMBALI” berfungsi untuk keluar dari Form Input Dokumen lalu masuk ke Menu Utama Pencarian berfungsi untuk mencari data dengan memilih kode yang ada pada combobox dan memasukkan kode selanjutnya pada txtbox kemudian file akan muncul pada grid sesuai dengan kode yang dimasukkan.
5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil pengujian yang telah pada perangkat lunak aplikasi arsip ini, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa permasalahanpermasalahan yang dapat diatasi yaitu: Tujuan pengembangan dari perangkat lunak ini adalah untuk : 1. Dapat membantu dalam pengolahan data arsip pada Kantor Pengawasan & Pelayanan Bea dan cukai Tipe Madya Pabean A Bandung pada bagian Pengolahan Data dan Administrasi Dokumen (PDAD) 2. Untuk memudahkan dalam proses pencarian data arsip dengan cepat khususnya untuk data arsip lama sesuai permintaan user. Perangkat lunak arsip ini dapat mengatasi segala permasalahan yang di hadapai oleh bagian PDAD dan diharapkan dapat memberikan manfaat bagi instansi dalam melaukan penyimpanan database pada aplikasi arsip. 5.2 Saran Untuk mengembangkan perangkat lunak arsip ini masih dapat dilakukan pengembangan dan
dimodifikasi. Misalnya pada bagian design diusahakan membuat tampilan yang lebih baik lagi agar tidak merasa jenuh, serta penambahan menu baru jika memang dibutuhkan dan selalu mengikuti prosedur penggunaan sistem baru yang telah ditetapkan, agar dapat menghasilkan informasi yang sesuai dengan yang diharapkan.
Daftar Pustaka Edy Winarno ST, Ali Zaki, SmitDev Comunity. 2010, Dasar-dasar Pemrograman dengan Visual Basic 2010 Kompas Gramedia Building, Jakarta. Hartanto, Anggit Dwi. 2012, Sistem Basis Data Menggunakan Microsoft SQL Server 2005 Loko Media, Yogyakarta. Hendi Haryadi. 2009, Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf Transmedia Pustaka, Jakarta Selatan. Kasman, Akhmad Dharma. 2013, Trik Mudah Menguasai OOP Dengan PHP Loko Media, Yogyakarta. Prabowo Pudjo Widodo dan Herlawati. 2011, Menggunakan UML, Informatika, Bandung. Priyanto Hidayat. 2014, Visual Basic.Net Membuat Aplikasi database dan Program Kreatif Informatika, Bandung. Rosa AS dan M. Shalahuddin. 2013, Rekayasa Perangkat LunakTerstruktur dan Berorientasi Objek Informatika, Bandung. Simarmata, Janner. 2010, Rekayasa Perangkat Lunak Andi, Yogyakarta. Sutabri, Tata. 2012, Analisis Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta Syahrial Chan. 2004, Membuat Aplikasi Gldengan Power Builder 9.0 dan SQL Server 2000 Kelompok Gramedia,Anggota IKAPI, Jakarta. Yuswanto. 2009, Database Fenomenal SQL Server 2005, AV Publisher, Jakarta. Zulkifli Amsyah. 2005, Manajemen Sistem Informasi, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
