Jurnal DISPROTEK
Volume 7 No. 2 Juli 2016
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI DOKUMEN PENDAFTARAN SKRIPSI Noor Latifah Program Studi Sistem Informasi, FakultasTeknik, Universitas Muria Kudus
[email protected] ABSTRACT Administration management information system thesis registration document is an information system that utilizes information technology to help simplify the management of administrative documents relating to the registration of the thesis. The purpose of this study to make the administrative management information system design thesis registration documents. The method used in this study is a qualitative approach where research is descriptive that is to know or describe the reality of the incident is being investigated. Data collected through interviews to the person who is considered potentially to provide information on the administrative management of the registration document the thesis, as well as through observation, documents and so on until the conclusion. Results of the research is a management information system thesis registration document administration. Keywords: administration, thesis, documents, systems, information ABSTRAK Sistem informasi pengelolaan administrasi dokumen pendaftaran skripsi merupakan sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu mempermudah dalam pengelolaan dokumen-dokumen administrasi yang berkaitan dengan pendaftaran skripsi. Tujuan penelitian ini untuk membuat perancangan sistem informasi pengelolaan administrasi dokumen pendaftaran skripsi. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu pendekatan kualitatif di mana dalam penelitian yang dilakukan bersifat deskriptif yaitu untuk mengetahui atau menggambarkan kenyataan dari kejadian yang diteliti. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara kepada orang yang di anggap berpotensi untuk memberikan informasi tentang pengelolaan administrasi dokumen pendaftaran skripsi, juga melalui pengamatan, dokumen dan sebagainya sampai dengan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian berupa sistem informasi pengelolaan administrasi dokumen pendaftaran skripsi. Kata kunci: administrasi, skripsi, dokumen, sistem, informasi Pendahuluan Organisasi maupun institusi dalam
untuk tingkat sarjana. (A.E Fachrudin : 1998).
kegiatan operasionalnya dipastikan terdapat
mengerjakan
dokumen-dokumen yang dikelola atau diolah.
melakukan pendaftaran skripsi untuk bisa
Dokumen-dokumen tersebut nantinya akan
mendapatkan
diarsip dan dijadikan sebagai bukti formal
membawa dokumen-dokumen yang berkaitan.
suatu
Dokumen-dokumen
kegiatan,
pengelolaan
sehingga
administrasi
Prosedur
diperlukan
dokumen
pertama yang dilakukan dalam skripsi dosen
adalah pembimbing pendaftaran
dengan dengan skripsi
dalam
dikumpulkan kepada koordinator skripsi untuk
kegiatan operasional tersebut dengan baik.
dikelola dan diarsip. Pengelolaan administrasi
Skripsi adalah tugas penulisan dalam rangka
dokumen pendaftaran skripsi masih dilakukan
mengakhiri perkuliahan bagi para mahasiswa
dengan cara menumpuk dokumen-dokumen
dan dipakai untuk menunjuk satu subjek yaitu
60
Jurnal DISPROTEK
Volume 7 No. 2 Juli 2016
tersebut sehingga dibutuhkan ruang yang
proses pencarian dan identifikasi arsip visual
cukup luas untuk menyimpannya. Pengelolaan
dengan
administrasi
penyimpanan
dokumen
pendaftaran
skripsi
adanya
fasilitas
data
pencarian
berbasis
dan
database.
tersebut juga memiliki beberapa kendala
Mempercepat proses pembuatan laporan arsip
selain dibutuhkannya ruangan yang cukup
visual dengan menyajikan informasi arsip
luas, kendala dalam pencarian dokumen lama
visual berdasarkan kriteria dengan lebih cepat,
yang sudah tertumpuk banyak dipastikanakan
tepat, lengkap dan akurat. Menjaga data arsip
menghabiskan
lama.
visual agar tidak hilang nilai guna dengan
bahkan
fasilitas BackUp Data di media penyimpanan
Selipnya hilangnya
waktu
yang
dokumen-dokumen
cukup atau
dokumen tanpa diketahui oleh
data.
Melalui
penggunaan
koordinator skripsi dikarenakan banyaknya
pengelolaan
dokumen.
menghasilkan kualitas informasi yang lebih
Melihat permasalahan-permasalahan
arsip
visual
aplikasi
maka
akan
cepat dan murah. (Firmansyah, 2014)
yang ada diatas serta adanya perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat maka
Metodologi
dibuat suatu rancangan sistem yang bertujuan
Metode Pengumpulan Data
untuk
mengelolaa
dministrasi
dokumen-
Metode
pengumpulan
data
yang
dokumen pendaftaran skripsi dengan lebih
digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai
baik dari sebelumnya.
berikut : a. Sumber Data Primer
Tinjauan Pustaka
Data primer adalah data yang diperoleh
Albarda menjelaskan tentang aplikasi
secara
langsung
teknologi informasi dengan mengacu pada
meliputi :
prinsip administrasi pengelolaan dokumen
1. Observasi
dari
objek
penelitian,
yang umum akan menghasilkan produk sistem
Pengumpulan data melalui pengamatan
informasi untuk solusi dalam administrasi
dan pencatatan terhadap peristiwa yang terjadi
ketatausahaan.
secara
administrasi
Memudahkan seluruh staf
dalam
pengelolaan
surat
di
administrasi,
Menyediakan
misalnya
pengamatan
proses pendaftaran skripsi.
seluruh bagian institusi sehingga menjamin tertib
langsung,
2. Wawancara
akses
Pengumpulan data melalui tatap muka
secepatnya dari mana saja, bagi semua
dan
pejabat dan staf yang akan mengirim ataupun
narasumber
meresponsurat
berkepentingan yang berhubungan dengan
Menyediakan
yang sistem
ditujukan
padanya.
pengarsipan
terpadu
tanya
yang
Adalah data yang diambil dari buku-
dalam pembuatan laporan pengelolaan surat.
buku,
(Albarda, 2006).
Meliputi :
Devie Firmansyah menjelaskan dalam
dokumentasi,
dan
literatur-literatur.
1. Studi Kepustakaan
jurnalnya tentang Aplikasi pengelolaan arsip dapat
pihak-pihak
dengan
b. Sumber Data Sekunder
(tracking), dan monitoring. Memberikanfasilitas
tersebut
dan
langsung
penelitian.
sehingga memudahkan penelusuran surat
visual
jawab
Pengumpulan data dari buku-buku atau
digunakan
literatur
yang
sesuai
dengan
tema
untukmempermudah proses penomoran kode
permasalahan, misalnya buku atau literatur
arsip visual dengan fasilitas pengkodean
tentang manajemen pengelolaan data.
otomatis arsip visual, mempermudah layanan
2. Studi Dokumentasi
penyajian arsip visual dengan mempercepat
61
Jurnal DISPROTEK
Volume 7 No. 2 Juli 2016
Pengumpulan data dari literatur-literatur dan dokumentasi dari Internet, dan sumber informasi lain, misalnya alamat url dari jurnal yang
ada
di
internet,
definisi
analisis
kebutuhan berdasarkan penelitian. Analisa Kebutuhan Data-data
yang
dibutuhkan
dalam
membangun sistem informasi pengelolaan administrasi dokumen pendaftaran skripsi, Gambar 1. Use case diagram sistem
antara lain: a. Data mahasiswa
informasi pengelolaan administrasi dokumen
b. Data Pendaftaran
pendaftaran skripsi
c.
Data Registrasi Perancangan Basis Data
d. Data Dosen
Tabel-tabel
akan
sistem
informasi
informasi pengelolaan administrasi dokumen
administrasi
dokumen
pendaftaran skripsiadalahsebagaiberikut :
Perancangan
1.
pendaftaran skripsi menggunakan pemodelan proses dalam menggambarkan kegiatan yang
NamaTabel
: tb_mhs
Fungsi
: menyimpan data mahasiswa
dilakukan. Proses model digambarkan dengan Unified
Primary Key
: NIM
Modelling Languange (UML).(Asep Suhendar,
Foreign Key
: NIDN
2002)
Tabel 1. tb_mhs
menggunakan
digunakan
dalam penyimpanan data Aplikasi sistem
PerancanganSistem pengelolaan
yang
bahasa
pemodelan
Nama Filed
Type
Hasil Dan Pembahasan
NIM
Varchar
9
Use Case Diagram
Nama_mhs
Varchar
40
No_hp
Varchar
15
NIDN
Varchar
10
Aktor dalam use case diagram sistem informasi pengelolaan administrasi dokumen pendaftaran skripsi
2.
hanya ada satu yaitu
koordinator skripsi yang bertindak sebagai admin.
Admin
dalam
pengelolaan pendaftaran
sistem
administrasi skripsi
bisa
Size
NamaTabel
: tb_dosen
Fungsi
: menyimpan data dosen
informasi dokumen
Primary Key
: NIDN
melakukan
Foreign Key
:-
Tabel 2. tb_dosen
penginputan data mahasiswa, penginputan
Nama Filed
Type
pengelolaan data pendaftar skripsi, Melihat
NIDN
Varchar
10
data
Nama_dosen
Varchar
40
kekurangan biaya skripsi yang harus segera
Golongan
Varchar
20
dilunasi, pembagian dosen pembimbing.
Jabatan
Varchar
20
data
dosen,
penginputan
registrasi,
data
melakukan
registrasi,
pengecekan
62
Size
Jurnal DISPROTEK 3.
Volume 7 No. 2 Juli 2016
NamaTabel
: tb_Registrasi
Desain Interface
Fungsi
: menyimpan data
1. Desain Input Data Mahasiswa
Primary Key
: Id_reg
Foreign Key
: NIM
registrasi skripsi
Data Mahasiswa
Tabel 3. tb_registrasi Nama Filed
Type Varchar
3
NIM
Varchar
9
Tgl_reg
Date
-
Pembayaran
Integer
10
Kekurangan
Integer
10
Keterangan
Enum
-
Enter Text
Nama :
Enter Text
No HP :
Enter Text
Pembimbing akademik :
Size
Id_reg
NIM :
Enter Text Add
Save
Close
2. Desain Input Data Dosen Data Dosen
‘Hutang;)
4.
Edit
Gambar 2. Form input data mahasiswa
(‘Lunas’, Periode Semester
….
Enter Text
Varchar
30
NamaTabel
: tb_Pendaftaran
Fungsi
: menyimpan data
NIDN :
Enter Text
Nama :
Enter Text
Golongan : Jabatan :
Enter Text Enter Text
Add
Edit
Save
Close
pendaftaran Primary Key
: id_daftar
Foreign Key
:id_reg
Gambar 3. Form input data dosen 3.Desain Input Data Registrasi
Tabel 4. tb_pendaftaran
5.
Data Registrasi
Size
….
Nama Filed
Type
No_daftar
Varchar
3
Id Registrasi :
Enter Text
Id_reg
Varchar
3
Pembayaran :
Enter Text
Kekurangan :
Enter Text
Periode_mulai
Varchar
20
Periode_berakhir
Varchar
20
NamaTabel
: tb_Dosbim
Fungsi
: menyimpan data
NIM :
Enter Text
Tanggal Registrasi : Enter Text Periode Semester : Keterangan :
Enter Text Lunas Hutang Edit
Save
Close
Gambar 4. Form input data registrasi 4. Desain Input Pendaftaranskripsi Pendaftaran Skripsi
pembimbing skripsi
Enter Text
No.Pendaftaran :
Primary Key
:-
NIM :
Foreign Key
: No_daftar, NIDN
Nama :
Enter Text
Enter Text
:
Periode Berakhir :
Siz
Id Registrasi :
Enter Text
Periode Mulai
Tabel 5. tb_dosbim Type
Enter Text
Add
pembagian dosen
Nama Filed
Nama :
Add
Enter Text Enter Text Edit
Save
Close
e No_daftar
Varchar
3
NIDN
Varchar
10
NIDN
Varchar
10
Status_bimb
Enum
Gambar 5. Form input pendaftaranskripsi
-
(‘Lanjut’,’Baru’)
63
Jurnal DISPROTEK
Volume 7 No. 2 Juli 2016
5. Desain Input Pembagian Dosen Pembimbing Pembagian Dosbim No.Pendaftaran : NIM :
Enter Text
Enter Text
Status Bimbingan : Enter Text
Nama :
Dosen Pembimbing Utama
Lanjut
:
….
Enter Text Enter Text
Dosen Pembimbing Pendamping :
Enter Text
….
Enter Text Add
Save
Close
Gambar 6. Form pembagian dosen pembimbing skripsi Simpulan Hasil dari analisa di atas yaitu suatu rancangan
sistem
administrasi
informasi
dokumen
pengelolaan
pendaftaran
skripsi
yang diharapkan dapat membantu dalam pengelolaan dokumen pendaftaran skripsi oleh mahasiswa tingkat akhir yang lebih efektif dan efisien.
Daftar Pustaka Albarda. 2006. Dokumen
Pengelolaan
Administrasi
Perkantoran
Berbasis
Teknologi Informasi (E-Administration). Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia (pp. 257260). Institut Teknologi Bandung. Asep Suhendar, G. H. 2002. Visual Modelling Menggunakan UML dan Rational Rose. Bandung: Informatika. Firmansyah, D. 2014. Perancangan Sistem Informasi
Pengelolaan
Arsip
Visual
Berbasis Web (Studi Kasus Badan Kearsipan Daerah Propinsi Jawa Barat). Jurnal LPKIA, Vol.4 No.1, 23-26. Rini, Aini, Q., & Arham, Z. 2011. Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Dokumen
Kredit
Pemilikan
Rumah
(KPR) Syariah Studi Kasus:BTN Syariah Cabang
Tangerang.
UIN
Syarif
Hidayatullah Jakarta: Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah, Jakarta.
64
