Jurnal TAM (Technology Acceptance Model) Volume 6, Juli 2016
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KARYAWAN RADIO Adi Wahyu Pribadi1), Sri Rezeki Candra Nursari2), Ira Fransisca3) 123 Teknik Informatika, Fakultas Teknik-Universitas Pancasila e-mail:
[email protected],
[email protected],
[email protected]
Abstrak Bidang usaha yang bergerak dibidang Stasiun Radio yang berguna sebagai penyedia jasa berita dan hiburan. kesulitan dalam proses pencarian dan mengelola data karyawan, absensi karyawan, waktu hadir karyawan ataupun pertukaran shift para penyiar yang terkadang lupa atau tidak tercatat karena hilangnya dokumen atau lain sebagainya, adanya kesulitan pada waktu tertentu dalam mengatur atau menghandle perubahan gaji yang tidak menentu, data cuti dan perhitungan cuti karyawan yang tidak tercatat sehingga hak cuti karyawan tidak terhitung dengan baik, tidak tercatatnya data karyawan yang telah resign atau telah mengundurkan diri, pengelolaan data PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) karyawan sehingga perhitungan pesangon yang terkadang sering terjadi kesalahan. Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode waterfall, observasi dan wawancara. Pada implementasi ditampilkan proses login, penginputan : data karyawan, absensi, pengajuan cuti, pengunduran diri, klarifikasi surat peringatan dan PHK, perubahan gaji, pengembangan skill, penilaian kinerja. Dapat disimpulkan bahwa sistem ini menangani semua pencatatan master karyawan, perubahan gaji berdasarkan penilaian kinerja karyawan dan UMR, pengunduran diri karyawan dan pencatatan dan pengklasifikasian SP dan PHK yang akan diberikan kepada karyawan, sehingga HRD, R&D, Finance & Administration dan Manager Perusahaan dapat mendapatkan informasi dan laporan dengan mudah. Sistem ini juga memudahkan karyawan dalam melakukan proses absensi, cuti, pengembangan skill. Pengontrolan dalam pencatatan dan keamanan data dapat ditangani dengan baik karena setiap user mempunyai password masing-masing dan diberikan menu yang sesuai dengan proses yang akan dijalankan Kata Kunci : Perancangan, Sistem Informasi, Administrasi Karyawan Radio yaitu informasi yang relevan, akurat, tepat waktu, dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Di setiap perusahaan/institusi memiliki keunikan masing-masing seperti pada sistem data karyawan, proses absensi, proses cuti dan lain sebagainya yang berhubungan dengan SDM (Sumber Daya Manusia) pada perusahaan/institusi. Permasalahan yang sering terjadi pada perusahaan stasiun radio adalah kesulitan dalam proses pencarian dan mengelola data karyawan, absensi karyawan, waktu hadir karyawan ataupun pertukaran shift para penyiar yang terkadang lupa atau tidak tercatat karena hilangnya dokumen atau lain sebagainya, adanya kesulitan pada waktu tertentu dalam mengatur atau menghandle perubahan gaji yang tidak menentu, data cuti dan perhitungan cuti karyawan yang tidak tercatat sehingga hak cuti karyawan tidak terhitung dengan baik, tidak tercatatnya data karyawan yang telah resign
1. PENDAHULUAN Seiring dengan perkembangan era teknologi yang semakin pesat maka tuntutan akan informasi dibutuhkan untuk menunjang sarana dan prasarana serta kemudahan dalam melakukan segala hal di segala bidang, dari mulai industri bahkan rumah tangga, sehingga perlu dipersiapkan SDM (sumber daya manusia) yang berkualitas untuk menunjang kegiatan tersebut. Manajemen sumber daya manusia merupakan suatu seni mengintegrasikan sumber daya manusia ke dalam kerjasama dalam suatu organisasi, sehingga terjadi pemanfaatan sumber daya manusia yang rasional, efektif, dan efesian guna terwujudnya tujuan organisasi. Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, dan memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, 15
Jurnal TAM (Technology Acceptance Model) Volume 6, Juli 2016 atau telah mengundurkan diri, pengelolaan data PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) karyawan sehingga perhitungan pesangon yang terkadang sering terjadi kesalahan dan menghasilkan laporan akurat. Solusinya untuk menghindari kesalahan informasi yang sering terjadi, maka dibangun suatu program aplikasi yang mengelola administrasi karyawan radio.
Administrasi terdiri atas : a. Administrasi bersifat umum suatu proses yang bersangkutan dengan pelaksanaan kebijaksanaankebijaksanaan pemerintah, pengarah kecakapan, dan teknik-teknik yang tidak terhingga jumlahnya, memberi- kan arah dan maksud terhadap usaha sejumlah orang. b. Administrasi di bidang pembangunan suatu proses yang dilakukan dan terencana serta bertujuan untuk membawa masyarakat menuju modernisasi yang maju dengan teknologi tinggi. c. Administrasi yang bersifat sektoral untuk mengoptimalkan kinerja sektoral, yang bisa meminimisasi dan sinkronisasi. d. Administrasi atas dasar Pelayanan administratif Pelayanan administratif dilakukan oleh satuan kerja yang disebut dengan Kantor (Perkantoran) atau Manajemen Kantor (Perkantoran). e. Administrasi Perkantoran bertugas membantu pelaksanaan tugas pokok/tujuan Organisasi/Badan Usaha. Administrasi Kantor/Perkantoran disebut “Sekretariat” atau “Tata Usaha” yang bertugas melakukan pelayanan administratif, berupa urusan: Kerumahtanggaan, Ketata-usahaan, Kepegawaian, Keuangan, dan sebagainya yang bersifat pelayanan intern (internal services)
2. SISTEM INFORMASI, ADMINISTRASI Definisi Sistem Informasi Menurut Mc Leod : “Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi”. Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan Definisi Administrasi Administrasi didefinisikan sebagai keseluruhan proses kegiatan pelaksanaan usaha bersama yang dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sebagai suatu total sistem, ide pokok yang perlu mendapatkan perhatian adalah: - Administrasi (suatu proses administrasi yang kontinu demi tercapainya tujuan). - Proses (permulaan sampai dengan akhir proses administrasinya). - Pelaksanaan/kegiatan administrasi. - Tujuan yang dicapai dalam kegiatan administrasi. - Komponen, sumber-sumber, sarana dan keahlian yang diperlukan dalam kegiatan. - Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang diperlukan dalam kegiatan.
Sistem Informasi Administrasi SDM Sumber daya manusia merupakan masalah internal organisasi, sesungguhnya mempunyai hubungan yang erat dengan peradaban perikehidupan manusia dan masyarakat yang telah menimbulkan berbagai konsepsi sumberdaya manusia dan statusnya dalam masyarakat dimana organisasi itu berada. Sistem Informasi Admnistrasi Sumber Daya Manusia merupakan sebuah bentuk interseksi/ pertemuan antara bidang ilmu administrasi sumber daya manusia dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan administrasi sumber daya manusia sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas administrasi sumber daya manusia seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun
Macam-Macam Administrasi 16
Jurnal TAM (Technology Acceptance Model) Volume 6, Juli 2016 sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan
sebagainya yang berkaitan dengan obyek penulisan serta mencatat dan mengumpulkan arsip atau lampiran maupun dokumen yang berhubungan langsung dengan sistem yang penulis amati. Metode weterfall merupakan metode pengembangan perangkat lunak yang secara umum dilakukan dengan melalui beberapa tahapan penelitian yaitu: - Analisis dan Definisi - Perancangan Sistem - Implementasi dan Pengujian - Integrasi dan pengujian sistem - Operasi dan pemeliharaan
3. METODE PENELITIAN Penelitian ini, penulis melakukan pembangunan sistem dengan menggunakan 2 metode yaitu: waterfall, observasi dan wawancara. Perancangan sistem dilakukan berdasarkan dari data – data yang didapat melalui wawancara dan observasi langsung di lapangan, Penulis secara langsung mengamati proses input dan pengelolaan data karyawan proses absensi, perubahan gaji, perhitungan hak cuti, proses penilaian kinerja karyawan, proses pengelolaan data karyawan yang mengundurkan diri, proses pengelolaan dan alasan seorang karyawan diPHK dan
4. HASIL DAN PEMBAHASAN Pemodelan sistem - Diagram Konteks
Login Login_valid Absensi Karyawan
HRD
Pengenbangan_skill
Laporan_pengembangan_skill
Hasil_klarifikasi_SP
Laporan_SP_dan_PHK
Pengunduran_diri
Laporan._Pengunduran_ diri
Info_dan_laporan_cuti
Info_dan_laporan_absensi
Master_karyawan
login
login Login_valid
Laporan_karyawan_keseluruhan
Penilaian_dan_penyesuaian _biodata Menverifikasi_kenaikan_jabatan_dan_ubah _jabatan
Verifikasi_Pengembangan_Skill_Karyawan
Ketentuan_pemberlakuan_UMR _terbaru
Verifikasi_penilaian_dgn_bonus_tunjangan_kompensasi_dan_kenaikan_jabatan
login
Finance & Administration
Login_valid
Laporan_SP_dan_PHK
SIAKO
Info_Verifikasi_Pengembangan_Skill
Laporan_Perubahan_gaji
Laporan_bonus_tunjangan_kompensasi_kenaikan_ jabatan_dan_perubahan_gaji
Umr_Terbaru_dan_oenyesuaian_gaji_sesuai_dengan_bulan_dan_ tahun_pemberlakuan
login
Login_valid
Info_SP_dan_PHK
Login_valid
user
Pengembangan_Skill Info_Pengembangan_Skill
Lap_user
Cuti Info_Cuti
Laporan_master _karyawan
Info_Absensi
Bonus,_tunjangan_kompensasi_dan_kenaikan_jabatan Laporan_bonus_tunjangan_kompensasi_dan_kenaikan_jabatan Klasifikasi_SP Penelitian_Kinerja_Karyawan_Untuk_pengembangan_Skill Info_Pengembangan_Skill
R&D
Manager Perusahaan
Gambar1. Diagram Konteks Keterangan: - Pada entitas Karyawan. Sistem menerima login dari karyawan untuk
membuka program dan menginput absensi, cuti, pengembangan skill.
17
Jurnal TAM (Technology Acceptance Model) Volume 6, Juli 2016
-
-
-
Karyawan menerima informasi SP dan PHK dari sistem. Pada entitas Finance & Administration. Sistem menerima login dari keuangan & administrasi untuk membuka program dan menginput perubahan gaji. Bagian keuangan menerima informasi laporan : SP &PHK, verifikasi pengembangan skill, perubahan gaji, bonus, tunjangan dari sistem Pada entitas Manager. Sistem menerima login dari manager untuk membuka program dan menginput perubahan UMR, verifikasi penilaian kinerja dan verifikasi pengembangan skill karyawan. Karyawan menerima informasi laporan seluruh karyawan dari sistem Pada entitas R & D. Sistem menerima login dari R & D untuk membuka program dan menginput penilaian kinerja, bonus, kenaikan jabatan,
-
penyesuaian biodata, tunjangan. R & D menerima informasi pengembangan skill dan penilaian kinerja karyawan dari sistem Pada entitas HRD. Sistem menerima login dari karyawan untuk membuka program dan menginput user, biodata karyawan, pengunduran diri, klarifikasi SP, pengembangan skill. HRD menerima informasi user, laporan: cuti, absensi, pengunduran diri, SP & PHK, pengembangan skill dari sistem -
18
Diagram NOL
Jurnal TAM (Technology Acceptance Model) Volume 6, Juli 2016 login Valid_login
login Valid_login login Valid_login login
login Valid_login
1 Menejemen User
login
Valid_login
Valid_login
Master_karyawan Info_absensi Info_Cuti Absensi
HRD
Pengunduran_diri
Cuti
Karyawan
Hasil_klarifikasi_SP
Pengembangan_Skill
2 Pengolahan manajemen karyawan
Verifikasi_PS_Karyawan
Laporan_perubahan_gaji
Laporan_bonus_tunjangan_kompensasi_ kenaikan_jabatan_dan_perubahan_jabatan
Laporan_SP_dan_PHK
Info_Verifikasi_Pengembangan_Skill
Finance & Admin
Ketentuan_pemberlakuan_UMR_terbaru Verifikasi_penilaian_dengan_bonus_tunjangan_kompensasi_ dan_kenaikan_jabatan
UMR_Terbaru_dan_ penyesuaian_gaji_sesuai_ dengan_bulan_ dan_tahun_pemberlakuannya
Info_SP_dan_PHK
Info_Pengembangan_Skill
Penilaian_kinerja_dan_ Penyesuaian_biodata_karyawan Memverifikasi_kenaikan jabatan_dan_ubah_jabatan Bonus_tunjangan_kompensasi _dan_kenaikan_jabatan
Laporan_SP_dan_PHK Laporan_pengembangan _skill
Info_Cuti
Laporan_absensi
Info_Absensi Info_Pengembangan_Skill
Laporan_cuti Laporan_pengunduran_diri
Laporan_master_karyawan
Pengembangan_skill
R&D
Klasifikasi_SP Penelitian_kinerja_Karyawan_ Untuk_Pengembangan_Skill
Laporan_bonus_tunjangan_kompensasi_kenaikan_ jabatan_dan_perubahan_jabatan 3 laporan
Laporan_karyawan_keseluruhan
Manager
Keterangan: Pada diagram level nol mempunyai 3 proses yaitu : - Proses manajemen user. Proses ini untuk melakukan perubahan terhadap data user - Proses pengelolaan manajemen karyawan. Proses ini untuk menerima data absen, cuti, pengembangan skill, pengunduran diri, klarifikasi SP & PHK, pengembangan skill, penilaian kinerja, bonus, perubahan gaji, kenaikan jabatan, tunjangan, perubahan UMR. -
Karyawan User * Id_user ** Nik Username Password Tanggal_update
* Nik Nama ** Kd_jabatan ** id_Pendidikan Jenis_kelamin Alamat Tgl_lahir No_tlep angkatan Agama No_ktp No_sim Tempat_lahir Status Gol_darah Nma_panggilan Jml_istri Jml_anak
19
* id_PJ ** Nik Kd_Jbt_awal Kd_Jbt_rubah Tanggal_PJ Verivikasi_PJ
Jabatan
Absensi
* Kd_jabatan ** nik nama_jabatan Besar_gaji Tunjangan_istri Tunjangan_anak
* id_absen **nik Tgl_absen Jam_masuk Jam_pulang **Kd_ket_absen Catatan
Ket_absen
Cuti
Jenis_Cuti
Perubahan_Gaji
Pengunduran_Diri
*Id_Cuti **Nik Mulai_Cuti Selesai_Cuti Lama_cuti Jenis_Cuti Alamat Alasan_Cuti Catatan Tanggal_Konfirmasi Status Konfirmasi_HRD
* id_jenis_cuti ** nik Nama_Cuti Jumlah_Hari Kategori
*id_Perubahan_gaji **Nik **Kd_Jabatan **id_penilaian Besar_gaji Nilai_Gaji_Lama Nilai_Gaji_Baru Tunjangan Bonus Kompensasi
*id_pd **Nik Tanggal_Pengajuan_Pd Alasan_Pd Tgl_keluar
*Kd_Sp **Nik Nama_Sp Konsekuensi_Sp
-
Perubahan_Jaba tan
*Kd_keterangan **Nik Keterangan
SP_dan_PHK
Relasi Antar Tabel.
Pendidikan * Id_Pendidikan ** Nik Tingkat_pddk Nama_sek Tahun_masuk Tahun_lulus Ijazah
UMR_Karyawan
Pengembangan_Skill
*Kd_UMR **Nik Besar_UMR Bln_Pemberlakuan Th_Pemberlakuan
*Id_Ps **Nik Tgl_pengajuan_Ps Nama_Ps Tempat_Lembaga_Ps Alamat_Lembaga_Ps Tgl_mulai_Ps Tgl_selesai_Ps Nama_Sertifikasi_PS Tgl_Sertifikasi_Ps
SP *id_Sp **Nik **Kd_Sp Tgl_Sp Alasan_Sp Perjanjian Keterangan
ERD (Entity Relation Diagram)
Penilaian_Kinerja_dan_ Penyesuaian *id_Penilaian **Nik **id_absen Tgl_Penilaian Nilai_Disiplin Nilai_Hasil_Kerja Nilai_Hubungan_Sosial Nilai_Kerapihan
Jurnal TAM (Technology Acceptance Model) Volume 6, Juli 2016 * nik
Karyawan
**nik
*id_pendidikan
Mempunyai
Pendidikan
** Nik
* Kd_Jabatan
Mempunyai
* Id_PJ
Jabatan
Form ini untuk menginput biodata data karyawan secara detail yang dilakukan oleh HRD.
** Nik
Perubahan jabatan
Mempunyai
* Id_Absen
** Kd_Ket_Absen
* Kd_Ket_Absen ** Nik
Absensi
Absensi
Mimiliki Kehadiran Karyawan
Mempunyai
* Id_Cuti
** Nik
Mengajukan Cuti
Cuti
Mengajukan Pengunduran DIri
Pengunduran Diri
Ket_Absen
Form Absensi Karyawan
* Id_Jenis_Cuti
Mempunyai
Jenis_Cuti
* Id_Pd
* Id_SP
** Nik
** Nik ** Kd_SP
Klarifikasi SP & PHK
SP
** Nik
Mempunyai
* Kd_SP
SP & PHK
Form ini untuk menginput kehadiran karyawan, yang dilakukan langsung oleh karyawan sendiri dengan login pada aplikasi karyawan masing-masing.
* Id_PG
** Id_Penilaian
** Nik
** Nik
* Kode_UMR ** Kd_Jabatan
Merubah Gaji
Perubahan Gaji
** Id_Absen
Menilai Kinerja
UMR_Karyawan
Form Cuti Karyawan
* Id_Penilaian ** Nik
Penilaian Karyawan
Mimiliki Penilaian Karyawan
Mengembang kan Skill Karyawan
Mempunyai
Melakukan Penilaian
* Id_PS ** Nik
Pengembangan Skill Karyawan
Melakukan Penelitian Nilai
IMPLEMENTASI Menu Login Form ini untuk pengajuan cuti karyawan, yang dilakukan langsung oleh karyawan sendiri dengan login pada aplikasi karyawan masing-masing. Form Pengunduran Diri Karyawan Pada form login terdiri dari 5 macam akses antara lain : Karyawan, HRD, R&D, Finance & Administration, Manager Perusahaan, dimana setiap user mempunyai hak akses yang berbeda-beda. Form ini untuk menginput pengunduran diri karyawan, yang dilakukan oleh HRD.
Form Master Karyawan
Form Klarifikasi SP & PHK
20
Jurnal TAM (Technology Acceptance Model) Volume 6, Juli 2016 Form ini untuk mengklarifikasi SP & PHK, yang dilakukan oleh HRD dan R&D.
SP dan PHK yang akan diberikan kepada karyawan, sehingga HRD, R & D, Finance & Administration dan Manager Perusahaan dapat mendapatkan informasi dan laporan dengan mudah. - Sistem ini memudahkan karyawan dalam melakukan proses absensi, cuti, pengembangan skill memudahkan HRD dalam pengolahan data absensi, cuti, pengembangan skill, lebih terkontrol dan menghandle terjadinya kesalahan. - Pengontrolan dalam pencatatan dan keamanan data dapat ditangani dengan baik karena setiap user mempunyai password masing-masing dan diberikan menu yang sesuai dengan proses yang akan dijalankan . 6. REFERENSI [1] Raymond McLeod dan George P. Schell. 2007. “Management Information Systems”. 10th Edition, Prebntice Hall International, New Jersey-USA [2] O’Brien, J.A. dan. J.M. Marakas. 2011. Management Information Systems. Edisi 10. McGraw-Hill. New York-USA [3] Elvis C. Foster. 2014. Software Engineering:A Methodical Approach. Kindle Edition. A Press. [4] Elvis C. Foster. 2014. Database Systems:A Pragmatic Approach. Kindle Edition. A Press. [5] Mattson Michael. 2009 CNC Programming: Principles and Applications. Second Edition. Lead the Way. [6] Smid Peter. 2008. CNC Programming Handbook. 3 Edition. Industrial Press Inc., New York, NY. [7] Smid Peter. 2005. CNC Programming Techniques: An Insider’s Guide to Effective Methods and Applications. Industrial Press Inc., New York, NY [8] Simarmata Janner. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak. Andi Publisher Yogyakarta [9] Handoko, Hani T. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. Edisi 2, BPEE-YOGYAKARTA, Yogyakarta, 2001 [10] Umar, Husein. Riset Sumber Daya Manusia dalam Organisasi. PT
Form Penyesuaian/Perubahan Gaji
Form ini untuk menginput perubahan/penyesuaian gaji, UMR, yang dilakukan langsung oleh manager perusahaan. Form Penilaian Kinerja Karyawan
Form ini untuk menginput penilaian kinerja karyawan, yang dilakukan oleh R&D. Form Pengembangan Skill Karyawan
Form ini untuk menginput pegembangan skill yang sudah dilaksakan oleh karyawan, yang dilakukan oleh karyawan atau HRD.
5. KESIMPULAN Setelah melakukan pengujian dan analisa pada pembuatan sistem ini maka dapat disimpulkan : - Sistem Informasi Administrasi Karyawan menangani semua pencatatan master karyawan, perubahan gaji berdasarkan penilaian kinerja karyawan dan UMR, pengunduran diri karyawan dan pencatatan dan pengklasifikasian 21
Jurnal TAM (Technology Acceptance Model) Volume 6, Juli 2016 Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2005
22
