PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN (SIAK) DI PEKON PURWODADI Sri Widia Astuti Jurusan Sistem Informasi STMIK Pringsewu Lampung Jl. Wisma Rini No. 09 pringsewu Lampung Telp. (0729) 22240 website: www.stmikpringsewu.ac.id E-mail :
[email protected]
ABSTRAK Sistem informasi data penduduk pada tingkat desa biasanya masih menggunakan sistem yang manual. Hal ini menimbulkan beberapa kendala yang cukup merepotkan, terutama pada ketidakvalidan dan ketidakcocokan data. Sering pula terjadi kendala pada saat pencarian informasi tentang penduduk baru, maupun penduduk yang pindah dari desa tersebut. Demikian pula halnya dengan penyediaan data, misalnya data pekerjaan, data pendidikan, dan data demografi penduduk yang sering tidak up to date. Berangkat dari kendala-kendala di atas, maka dibuatlah rancangan suatu sistem informasi administrasi kependudukan. Diharapkan sistem informasi administrasi kependudukan ini dapat memberikan manfaat dalam perbaikan pemerintah dan pembangunan. Sistem yang dibangun ini dirancang dengan alur dan rancangan antar muka yang sederhana, sehingga dapat dengan mudah digunakan di lingkungan desa. Kata Kunci : Sistem Informasi, Administrasi, Kependudukan. 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Kemajuan teknologi yang sangat cepat mengharuskan instansi mengikuti perkembangan teknologi, untuk itu suatu instansi membutuhkan suatu sistem informasi yang mendukung kebutuhan instansi pemerintahan dalam menciptakan efisiensi dan efektifitas kerja maupun dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Dengan suatu sistem informasi administrasi kependudukan maka pengolahan data akan lebih mudah dan efisien. Kita bisa mengolah data-data yang bersangkutan dengan pengurus kependudukan di Pekon Purwodadi. Pengelolaan pendaftaran penduduk merupakan tanggung jawab pemerintah kabupaten/kota dimana dalam pelaksanaannya dari desa/kelurahan selaku ujung tombak pendaftaran penduduk. Dalam pelayanan tersebut perlu dilakukan dengan benar dan cepat agar penduduk merasa mendapatkan pelayanan yang memuaskan. 1.2
Rumusan Masalah Rumusan masalah dari latar belakang di atas adalah, bagaimana suatu sistem informasi administrasi kependudukan berbasis komputer dapat memanfaatkan teknologi komputer dan menyajikan informasi secara cepat dan akurat. 1.3
Tujuan Penelitian Tujuan dari adanya sistem informasi administrasi kependudukan ini untuk mewujudkan pelayanan administrasi kependudukan dan catatan sipil yang berorientasi kepada kepuasan dan kemitraan masyarakat menuju terciptanya data dan informasi kependudukan yang akurat, sistem ini juga diharapkan dapat mewujudkan terciptanya tata
pemerintajhan yang baik. Juga dapat memberikan kemudahan pelayanan dari suatu instansi untuk melakukan proses yang berhubungan dengan masalah kependudukan dan memberikan kemudahan bagi masyarakat untuk melakukan proses pendaftaran penduduk. 1.4
Manfaat Penelitian Manfaat yang diambil dari rancangan sistem ini adalah untuk memberikan suatu kemudahan dalam segala proses yang berhubungan dengan kependudukan. Juga sebagai alat bagi instansi untuk membuat proses pendataan menjadi lebih efektif dan efisien. 1.5 Metode Pengumpulan Data 1.5.1 Observasi Menurut Anas Sugiono (1998:76) mengemukakan bahwa “Observasi adalah cara mengumpulkan bahan-bahan keterangan ( data ) yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap fenomena-fenomena yang sedang dijadikan sasaran pengamatan”. 1.5.2 Dokumentasi Menurut Sugiyono ( 2007 : 329 ) menyatakan bahwa: “Dokumentasi adalah catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dokumentasi biasanya berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental dari seseorang”.
1.5.3 Wawancara Menurut Sugiyono (2010:194), pengertian wawancara sebagai berikut : “Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti akan melaksanakan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit/keci”. 1.5.4 Studi Pustaka “studi pustaka adalah buku-buku atau majalah yang menunjang dalam suatu penelitian” (pedoman penyusunan Tugas Akhir/Skripsi STMIK Pringsewu) dan didapat juga melalui majalah dan internet. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Definisi Sistem Menurut Gordon B. Davis (2008:24) mengemukakan bahwa: “Sistem adalah sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen subsistem yang saling bekerjasama atau dihubungkan dengan cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan”. Menurut Jogiyanto (2006: 683) mengemukakan bahwa: “Sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa: “Sistem adalah sekumpulan elemen sub sistem yang saling bekerja sama atau dihubungkan dengan cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan yang saling berinteraksi untuk melaksanakan fungsi guna mencapai suatu tujuan” 2.2
Definisi Informasi Menurut Tata Sutabri (2005 : 23) mengemukakan bahwa: “Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterprestasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”. Sedangkan menurut Jogiyanto (2006:682) mengemukakan bahwa: “ Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengelolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan”.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa: “informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah dalam suatu bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata dan digunakan untuk pengambilan keputusan”. 2.3
Definisi Sistem Informasi Menurut Jogiyanto (2007:58) mengemukakan bahwa : “ Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan”. Menurut Tata Sutabri (2004) mengemukakan bahwa: “ Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa: “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi yang mendukung fungsi operasi organisasi”. 2.4
Definisi E-Government E-Government (berasal dari kata Bahasa Inggris electronics government, juga disebut e-gov, digital government, online government atau dalam konteks tertentu transformational government) adalah penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah untuk memberikan informasi dan pelayanan bagi warganya, urusan bisnis, serta hal-hal lain yang berkenaan dengan pemerintahan. e-Government dapat diaplikasikan pada legislatif, yudikatif, atau administrasi publik, untuk meningkatkan efisiensi internal, menyampaikan pelayanan publik, atau proses kepemerintahan yang demokratis. Model penyampaian yang utama adalah Government-toCitizen atau Government-to-Customer (G2C), Government-to-Business (G2B) serta Governmentto-Government (G2G). Melalui pengembangan eGovernment dilakukan penataan system manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah dengan mengoptimasikan pemanfaatan teknologi informasi. Pemanfaatan teknologi informasi tersebut mencakup 2 (dua) aktifitas yang berkaitan yaitu : (1) pengolahan data, pengelolaan informasi, sistem manajemen dan proses kerja secara elektronis; (2 ) pemanfaatan kemajuan teknologi informasi agar
pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat di seluruh wilayah negara.
4.
Pembatalan pendaftaran KTP dan berbagai akta secara online jika penduduk belum memiliki no penduduk. 5. Setiap kali penduduk selesai menginputkan datanya secara online, maka system harus secara otomatis mengirimkan data ke server pusat. 6. Petugas yang berwenang harus dapat mengakses sistem secara online. 7. Sistem harus dapat memberikan fasilitas perubahan data registrasi. 8. Hasil Print out berbagai dokumen seperti KTP , KK, akta, dll hanya dapat diambil diinstansi yang terkait.
3. TINJAUAN PUSTAKA 3.1 Gambaran Umum SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) adalah suatu sistem informasi yang disusun berdasarkan prosedur-prosedur dan memakai standarisasi khusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan sehingga tercapai tertib administrasi di bidang kependudukan. Administrasi kependudukan meliputi Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil. 3.2
Tujuan SIAK Tujuan adanya SIAK, yaitu : 1. Database kependudukan terpusat 2. Database kependudukan dapat diintegrasikan untuk kepentingan lain (Statistik, Pajak, Imigrasi, dll) 3. Sistem SIAK terintegrasi (RT/RW, Kelurahan, Kecamatan, Pendaftaran penduduk, Catatan Sipil, dll) 4. Standarisasi Nasional
Implementasi SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) online, yang telah diatur dalam Keputusan Presiden (Keppres) No 88/2004 tentang Pengelolaan Administrasi Kependudukan dan Permendagri No 18/2005 tentang Administrasi Kependudukan. Pada hakekatnya bahwa upaya Tertib Dokumen Kependudukan atau Tertib Administrasi Kependudukan, tidak sekedar pengawasan terhadap pengadaan blangko-blangko yang dipersyaratkan dalam penerbitan dokumen, tapi hendaknya harus tersistem, konkrit dan pragmatis. Artinya mudah difahami oleh penduduk dan diyakini bermakna secara hukum berfungsi melindungi, mengakui / mengesahkan status kependudukan atau peristiwa vita l (vital eve nt) yang dialami penduduk, sehingga dibutuhkan oleh penduduk karena dapat memudahkan atau melancarkan urusannya dalam kehidupan seharihari. Dengan kata lain dokumen kependudukan memiliki insentif/benefit bagi si pemegang dokumen atau penduduk. 3.3
Identifikasi Kebutuhan Sistem Sistem harus dapat memberikan informasi kepada masyarakat Pekon Purwodadi dengan proses administrasi kependudukan. 2. Sistem dapat menginputkan data penduduk sesuai dengan pilihan fitur yang tersedia. 3. Masyarakat dapat melakukan registrasi penduduk secara online maupun datang langsung ke instansi terkait.
3.4 Arahan Sistem Yang Harus Dikembangkan Kebutuhan informasi yang menuntut kelengkapan dan kecepatan dalam penyampaian informasi. Untuk mengantisipasinya dengan ditingkatkannya system yang telah ada untuk menyajikan informasi secara cepat dan mudah. Untuk mewujudkan pengembangan sistem administrasi yang handal dan responsive terhadap berbagai perkembangan secara nasional, regional, dan global, maka memerlukan adanya langkahlangkah kebijakan yang sangat strategis, antara lain : 1) Menjadikan faktor kependudukan sebagai titik sentral pembangunan yang berkelanjutan. 2) Membangun SIAK yang efisien dan terancang untuk mengakomodasi hak-hak penduduk serta perlindungan penduduk. 3) Menciptakan SIAK melalui komitmen dan kerja sama dengan berbagai pihak serta dukungan dari instalasi pemerintah, swasta, dan institusi masyarakat. 3.5
Perancangan Basis Data ERD (Diagram Relasi Entitas) “Diagram Relasi Entitas adalah suatu alat yang dapat digunakan untuk mengorganisasikan data yang dikumpulkan dimana dalam diagram ini dapat memperlihatkan entitas-entitas beserta hubungan entitas tersebut” Andi Kristanto 2007:61)
1.
Gambar 3.5 Diagram ERD
Penjelasan relasi yang menghubungkan antar table adalah : 1. Relasi R1 Kardinalitas dari relasi ini adalah one to many karena rela si ini menghubungkan tabel KK dengan tabel KTP. Jadi satu nomor penduduk pada tabel KK memiliki satu atau lebih nomor penduduk pada tabel KTP. 2. Relasi R2 Kardinalitas dari relasi ini adalah one to many karena rela si ini menghubungkan tabel KK dengan tabel akta kelahiran. Jadi satu nomor penduduk pada tabel KK memiliki satu atau lebih nomor penduduk pada tabel akta kelahiran.
Kependudukan dapat dilihat pada gambar-gambar dibawah ini : 4.1.1 Rancangan Menu Login Halaman Menu Login akan menampilkan form Login yang harus diisi apabila ingin mengakses halaman Home dari SIAK Pekon Purwodadi. Halaman ini akan menuju halaman Home apabila NIK, Nama, dan Password yang dimasukkan sudah sesuai. Rancangan tampilan halaman login dalam Sistem Informasi administrasi Kependudukan (SIAK) pada Pekon Purwodadi dapat dilihat di bawah ini:
3.Relasi R3 Kardinalitas da ri relasi ini adalah one to one karena relasi ini menghubungkan tabel KK dengan tabel pindah penduduk. Jadi satu nomor penduduk pada tabel KK hanya memiliki satu nomor penduduk pada table pindah penduduk, begitu juga sebaliknya. 4.Relasi R4 Kardinalitas dari relasi ini adalah one to many karena relasi ini menghubungkan table KK dengan tabel penduduk mati. Jadi satu nomor penduduk pada tabel KK hanya memiliki satu atau lebih nomor penduduk pada tabel penduduk mati. 5.Relasi R5 Kardinalitas dari relasi ini adalah one to many karena rela si ini menghubungkan tabel pindah dengan tabel KT P. Jadi nomor KTP pada table KTP memiliki satu atau lebih nomor KTP pada tabel pindah.
Gambar 4.1.1 Rancangan Halaman Menu Login 4.1.2 Rancangan Menu Home Halaman menu home berisi tentang halaman depan dan penjelasan tentang SIAk. Rancangan tampilan halaman Menu Home dalam SIAK Pekon Purwodadi dapat dilihat di bawah ini:
6.Relasi R6 Kardinalitas dari relasi ini adalah one to many karena relasi ini menghubungkan tabel meninggal dengan tabel KTP . Jadi nomor KTP pada tabel KTP memiliki satu atau lebih nomor KTP pada table pindah. 4.
PERANCANGAN DESAIN OUTPUT 4.1 Rancangan Menu Output Rancangan desain interface System Informasi Administrasi Kependudukan pada Pekon Purwodadi terdiri dari 11 menu yaitu Menu Login, Menu Home, Menu Input Data KTP, Input Data KK, Input Data Penduduk Pindah, Menu Penduduk Meninggal, Laporan KTP, Laporan KK, Laporan Penduduk Pindah, Laporan Penduduk Meninggal, dan Menu Logout. Rancangan tampilan halaman pada dalam Sistem Informasi Administrasi
Gambar 4.1.2 Rancangan Halaman Menu Home 4.1.3 Rancangan Menu Input Data KTP Halaman menu input data KTP adalah menu yang dibuat untuk menginput data KTP warga Pekon Purwodadi. Rancangan tampilan halaman menu Input data KTP dalam SIAK Pekon Purwodadi dapat dilihat di bawah ini :
Gambar 4.1.3 Rancangan Halaman Menu Input Data KTP 4.1.4 Rancangan Menu Input Data KK Halaman menu input data KK adalah menu yang dibuat untuk menginput data KK warga Pekon Purwodadi. Rancangan tampilan halaman menu Input data KK dalam SIAK Pekon Purwodadi dapat dilihat di bawah ini :
Gambar 4.1.5 Rancangan Menu Input Data Penduduk Pindah 4.1.6 Rancangan Menu Input Data Penduduk Meninggal Halaman menu input data penduduk meninggal adalah menu yang dibuat untuk menginput data penduduk yang meninggal pada Pekon Purwodadi. Rancangan tampilan halaman menu input data penduduk meninggal dalam SIAK Pekon Purwodadi dapat dilihat dibawah ini :
Gambar 4.1.4 Rancangan Menu Input Data KK 4.1.5 Rancangan Menu Input Data Penduduk Pindah Halaman menu input data penduduk pindah adalah menu yang dibuat untuk menginput data penduduk pindah pada Pekon Purwodadi. Rancangan tampilan halaman menu input data penduduk pindah dalam SIAK Pekon Purwodadi dapat dilihat dibawah ini :
Gambar 4.1.6 Rancangan Menu Input Data Penduduk Meninggal 4.1.7 Rancangan Menu Laporan KTP Halaman menu laporan KTP adalah menu yang dibuat untuk mengetahui warga yang telah memiliki KTP warga Pekon Purwodadi. Rancangan tampilan halaman laporan KTP dalam SIAK Pekon Purwodadi dapat dilihat di bawah ini :
Gambar 4.1.9 Rancangan Menu Laporan Penduduk Pindah 4.1.10 Rancangan Menu Laporan Penduduk Meninggal Halaman menu laporan penduduk meninggal adalah menu yang dibuat untuk mengetahui warga pekon purwodadi yang sudah meninggal. Rancangan tampilan halaman laporan penduduk meninggal dalam SIAK Pekon Purwodadi dapat dilihat di bawah ini :
Gambar 4.1.7 Rancangan Menu Laporan KTP 4.1.8 Rancangan Menu Laporan KK Halaman menu laporan KK adalah menu yang dibuat untuk mengetahui warga yang telah memiliki KK warga Pekon Purwodadi. Rancangan tampilan halaman laporan KK dalam SIAK Pekon Purwodadi dapat dilihat di bawah ini :
Gambar 4.1.10 Rancangan Menu Laporan Penduduk Meninggal 5.
4.1.8 Rancangan Menu Laporan KK 4.1.9 Rancangan Menu Laporan Penduduk Pindah Halaman menu laporan penduduk pindah adalah menu yang dibuat untuk mengetahui warga yang telah pidah ke pekon purwodadi. Rancangan tampilan halaman laporan penduduk pindah dalam SIAK Pekon Purwodadi dapat dilihat di bawah ini :
KESIMPULAN Berdasarkan uraian diatas bahwa perlu adanya komitmen untuk pengembangan eGovernment yang berakar pada perubahan budaya kerja tradisional menjadi elektronik dengan memanfaatkan perangkat teknologi informasi. Hal ini sesuai dengan tujuan utama E-Government yaitu melakukan perbaikan mutu pelayanan pada masyarakat Pekon Purwodadi, dengan adanya eGovernment diharapkan akan dapat menjadi salah satu alternatif terobosan baru dalam memberikan pelayanan public yang lebih baik serta menjadi sumber daya informasi yang bersifat strategis. SIAK sebagai salah satu bentuk pengembangan eGovernment, maka : a. Pengembangan SIAK menjadi keharusan terutama untuk mendukung proses kependudukan di Pekon Purwodadi. b. Manfaat yang didapat dari pengembangan SIAK antara lain untuk mewujudkan pelayanan administrasi kependudukan dan catatan sipil yang berorientasi kepada kepuasan dan kemitraan masyarakat menuju terciptanya data dan informasi kependudukan yang akurat. Adapun beberapa kelebihan yang diharapkan nantinya bisa berkembang setelah terciptanya SIAK adalah :
a. b. c.
Memberikan informasi yang cepat kepada masyarakat tentang pembuatan dokumen kependudukan. Mempercepat dalam pembuatan dokumen kependudukan seperti pembuatan KTP, Kartu Keluarga dan surat lainnya. Menyelenggarakan administrasi kependudukan yang benar, cepat dan akurat. Mewujudkan pelayanan administrasi kependudukan dan catatan sipil yang berorientasi kepada kepuasan dan kemitraan masyarakat menuju terciptanya data dan informasi kependudukan yang akurat.
Sedangkan kekurangan sistem ini diantaranya; a. Belum mampu melakukan registrasi secara online b. Sistem terlalu sederhana dengan fitur yang tidak terlalu banyak memenuhi kebutuhan masyrakat. DAFTAR PUSTAKA Anas Sugiono (1998). Pengantar Evaluasi Pendidikan. Jakarta. PI. Raja Grafindo Persada. Chandra,(2009),electronic-government, http://chandrasaja.dagdigdug.com/2008/05/21/el [13 Juni]. Gordon B. Davis, (1991), Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1, PT Pustaka Binamas Pressindo, Jakarta. Hasibuan, Zainal A, (2007), Langkah-Langkah Strategis dan Taktis Pengembangan E-Government Untuk Pemda. Jurnal Sistem Informasi MTI UI Vol 3-No 1-April. Jogiyanto HM.,1991, Analisis dan Disain Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta. Sugiyono. (2010), Metode Penelitian Pendidikan. Bandung: Alfabeta. Tata Sutabri, (2005), Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta, Andi.
