EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUDUKAN (SIAK) PADA KANTOR DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA TARAKAN

eJournal Ilmu Administrasi Bisnis, 2016, 4 (1): 250-262 ISSN 2355-5408, ejournal.adbisnis.fisip-unmul.ac.id © Copyright 2016

EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUDUKAN (SIAK) PADA KANTOR DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA TARAKAN David Christopher Sihombing1 Abstrak Tujuan dari penelitian ini untuk mendeskripsikan mengenai Pelaksanaan SIAK dan mengidentifikasikan faktor penghambat Pelaksanaan SIAK Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan. Fokus penelitian ini adalah: 1. Input sistem informasi administrasi kependudukan (SIAK), Database; 2. Proses sistem informasi administrasi kependudukan (SIAK) : a. Perangkat teknologi informasi dan komunikasi b. Sumber daya manusia b. Pemeliharaan database c. Pengamanan database 3. Output SIAK 4. Faktor penghambat. Hasil penelitian dari pelaksanaan sistem informasi administrasi kependudukan dan pencatatan sipil Kota Tarakan secara teknis belum berjalan dengan baik karena kurangnya sumber daya manusia khususnya petugas operator dan yang ahli dibidangnya hanya 8 orang. Waktu penyelesaian KTP tidak sesuai dengan waktu yang ditentukan. Pemeliharaan dan pengamanan yang berkaitan dengan database dan perangkat teknologi lainnya sudah berjalan dengan baik dan sudah sesuai dengan standar pengamanan. Faktor penghambat pelaksanaan SIAK meliputi kurang jumlah operator SIAK yang ahli dibidangnya, seringnnya terjadi pemadaman listrik, dan kurangnya persyaratan yang dilampirkan pemohon. Kata Kunci : Evaluasi, SIAK, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Pendahuluan Pada umumya masalah adminstrasi kependudukan di Indonesia diindikasikan oleh masih rendahnya proporsi penduduk yang melakukan pendaftaran dari adanya kejadian vital dan perubahan status kependudukan lainnya. Pada umumnya banyak masyarakat yang mengeluh akan lambatnya proses pembuatan dokumen. Hal ini menimbulkan konsekuensi terbatasnya penduduk yang ingin melakukan pendaftaran status kependudukan. Pelayanan terhadap administrasi kependudukan merupakan suatu tuntutan yang tidak bisa diabaikan di zaman globalisasi ini. Persoalannya adalah bagaimana dalam menghadapi tantangan global untuk mendukung berbagai kegiatan termasuk dalam aspek pelayanan publik sudah merupakan suatu kebutuhan yang tidak bisa di abaikan. Tertib administrasi kependudukan serta adanya tuntutan data 1

Mahasiswa Program S1 Ilmu Admistrasi Bisnis, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Mulawarman. Email: [email protected]

Evaluasi Pelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (David C.S)

yang akurat didukung oleh proses pelayanan yang tepat dan cepat saat ini sudah menjadi suatu kebutuhan. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) merupakan sebuah sistem yang dibangun untuk mendukung proses administrasi kependudukan yang meliputi pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil. Dengan adanya sistem ini akan terwujud database kependudukan nasional secara bertahap. Dimana penyelenggaraan administrasi kependudukan ini dapat dilakukan secara tersambung (online), semi elektronik (offline), atau manual. Spesifikasi SIAK yang dikeluarkan oleh Departemen Dalam Negeri itu pada awalnya harus bersifat online atau tidak mentolerir sistem offline dengan alasan data kependudukan harus diverifikasi secara nasional atau real time. Nyatanya dilapangan sistem online itu banyak mengalami kendala pada akhirnya kebijkan SIAK itu mengalami beberapa perubahan fundamental. Kebijakan offline mulai ditolerir. Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan menerapkan SIAK secara online dimulai pada tahun 2010. Secara teori sistem ini sangat baik, namun dalam pelaksanaannya saat ini, SIAK masih belum berjalan secara optimal. Harapan masyarakat dengan adanya kebikan SIAK ini dapat mempermudah dalam proses penyelenggaraan administrasi penduduk tetapi justru malah mempersulit masyarakat karena adanya keluhan dari masyarakat tentang panjangnya birokrasi dan prosesnya yang memerlukan waktu cukup lama. Selain itu masih ada ditemukan warga yang memiliki Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan Kartu Keluarga (KK) lebih dari satu, padahal tujuan dari SIAK ini adalah untuk menetapkan dokumen penduduk yang seragam dengan menggunakan Nomor Identitas Kependudukan (NIK) yang berlaku sebagai pengenal tunggal dengan menerapkan Sitem Informasi Administrasi Kependudukan sebagai sarana penataan tertib administrasi kependudukan. Permasalahan yang dihadapi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan bedasarkan hasil observasi sementara oleh peneliti maka terindikasi beberapa permasalahan dalam Pelaksanaan Sitem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) yaitu: 1. Lamanya proses pengelolaan data dalam proses administrasi kependudukan berupa Kartu Tanda Penduduk (KTP). Proses pengelolaan data hingga selesai yang seharusnya seperti yang tertuang dalam Standar Operasional (SOP) hanya membutuhkan waktu satu hari tetapi yang terjadi dilapangan masyarakat harus menunggu tiga hingga empat hari dikarenakan Kepala Dinas yang sedang tidak berada ditempat untuk melakukan pengesahan KTP dan dikarenakan persyaratan yang dilampirkan penduduk tidak lengkap sehingga waktu untuk memproses melewati standar waktu yang ditentukan. 2. Jumlah operator yang masih kurang, operator yang tersedia pada kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan hanya masih berjumlah 8 orang dan tidak adanya aturan yang jelas dari pihak dinas mengenai standar jumlah operator yang harus disediakan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. 251

eJournal Ilmu Administrasi Bisnis, Volume 4, Nomor 1, 2016: 250-262

Berdasarkan uraian latar belakang yang telah dikemukakan, penulis mengangkat judul penelitian “Evaluasi Pelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan”. Rumusan Masalah Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah: 1. Bagaimana Pelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan? 2. Faktor-faktor apa saja yang menghambat pelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Pada Kantor Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan ? Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah Untuk mendeskripsikan dan menganalisis Pelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan dan Untuk mengidentifikasi faktor penghambat dan Pelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan. Kerangka Dasar Teori Kebijakan Publik Menurut Thomas R Dye (dalam Islamy 2009:19) mendefinisikan kebijakan publik sebagai“is whatever government chooseto do or not to do”(apapaun yang dipilih pemerintah untuk dilakukanatau untuk tidak dilakukan). Definisi ini menekankan bahwa kebijakanpublik adalah mengenai perwujudan “tindakan” dan bukan merupakanpernyataan keinginan pemerintah atau pejabat publik semata. Di sampingitu pilihan pemerintah untuk tidak melakukan sesuatu juga merupakan kebijakan publik karena mempunyai pengaruh (dampak yang sama dengan pilihan pemerintah untuk melakukan sesuatu. Robert Eyestone (dalam Leo Agustino 2008:6) mendefinisikan kebijakan publik sebagai “hubunganantara unit pemerintah dengan lingkungannya”. Banyak pihak beranggapan bahwa definisi tersebut masih terlalu luas untuk dipahami, karena apa yang dimaksud dengan kebijakan publik dapat mencakupbanyak hal. Evaluasi Kebijakan Menurut Anderson (dalam Paskarina 2007:7) mengungkapkan bahwa evaluasi kebijakan menekankan pada estimasi atau pengukuran dari suatu kebijakan, termasuk juga materi, implementasi, pencapaian tujuan, dan dampak dari kebijakan tersebut, bahkan evaluasi juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan suatu kebijakan, sehingga hasil pengkajian tersebut dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan apakah kebijakan tersebut akan dilanjutkan, diubah, diperkuat ataupun diakhiri.

252


Menurut Winarno (2008:225) mengatakan bahwa, bila kebijakan dipandang sebagai suatu pola kegiatan yang berurutan, maka evaluasi kebijkan merupakan tahap akhir dalam proses kebijakan. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Menurut Azhar Susanto (2002:68) Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan saat melaksankan fungsinya. Administrasi Kependudukan Administrasi Kependudukan menurut Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan Data Kependudukan melalui Pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil, pengelolaan informasi Administrasi Kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain. Administrasi kependudukan sebagai suatu sistem diharapkan dapat dislenggarakan sebagai bagian dari penyelenggaraan administrasi negara. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Sesuai dengan peraturan pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan dijelaskan bahwa Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang kemudian disingkat dengan SIAK adalah sistem informasi nasional yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan ditingkat penyelenggaraan dan instansi wilayah sebagai satu kesatuan. Tujuan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 kebijakan pengelolaan informasi administrasi kependudukan diarahkan demi terwujudnya: 1. peningkatan kualitas pelayanan pendaftaran pendudukdan pencatatan sipil. 2. Penyediaan data untuk perencanaan pembangunan dan pemerintah. 3. Penyelenggaraan pertukaran data secara tersistem dalam rangka verifikasi data individu dalam pelayanan publik. Definisi Konsepsional Berdasarkan teori dan konsep yang telah dipaparkan pada bab sebelumnya maka dapat dirumuskan definisi konsepsional dari Evaluasi Pelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah mengevaluasi pelaksanaan kebijakan pemerintah dalam hal ini sistem informasi administrasi kependudukan dalam menciptakan sistem administrasi kependudukan yang tertib dengan berdasarkan tahapan yang terdiri dari; Input Sistem Informasi kependudukan yaitu database, proses sistem administrasi kependudukan yaitu perangkat teknologi informasi dan komunikasi, sumber daya manusia, pemeliharaan database dan pengamanan database. Dan output dari sistem informasi kependudukan itu sendiri yakni Kartu Tanda Penduduk (KTP). 253


Metode Penelitian Jenis Penelitian Jenis penelitian yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah jenis penelitian yang bersifat Deskriptif Kualitatif yaitu penelitian yang memaparkan, menggambarkan, menjelaskan, mengklasifikasikan, dan menganalisis variabelvariabel yang diteliti. Metode kualitatif sering disebut metode penelitian naturalistik karena penelitiannya dilakukan pada kondisi yang alamiah (natural setting) dan data yang dikumpulkan umumnya bersifat kualitatif. Fokus Penelitian 1. Input sistem informasi administrasi kependudukan (SIAK), Database; 2. Proses sistem informasi administrasi kependudukan (SIAK), a) Perangkat teknologi informasi dan komunikasi b) Brainware (Operator SIAK) c) Pemeliharaan database d) Pengamanan database 3. Output Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) yakni Kartu Tanda Penduduk (KTP). 4. Faktor penghambat dalam Pelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan. Jenis dan Sumber Data Menrut Arikunto (2006:129) mengemukakan yang dimaksud dengan sumber data dalam penelitian ini adalah subjek dari mana data itu dapat diperoleh dimana dalam penelitian ini penulis menggunakan key informan (informasi kunci). Narasumber dilakukan dengan menggunakan teknik Purposive Sampling. Adapun yang menjadi key informan adalah Kepala Bidang Kependudukan dan Kepala Seksi Data Laporan dan Informasi Kependudukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan dan yang menjadi informan adalah Para Staf/Pegawai di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan dan sebagai Informan tambahan adalah masyarakan yang telah atau selesai berurusan dalam pembuatan KTP dikantor dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan. Teknik Pengumpulan Data 1. Penelitian Kepustakaan (Library Research) yaitu memanfaatkan perpustakaan sebagai sarana dalam mengumpulkan data, dengan mempelajari buku-buku sebagai bahan referensi. 2. Penelitian Lapangan (Field Work Research) yaitu penelitian yang dilakukan secara langsung dilapangan dengan menggunakan beberapa teknik sebagai berikut: a. Observasi b. Wawancara Teknik Analisis Data 1. Pengumpulan Data(Data Collection)

254


Merupakan kegiatan awal yang berupa mengumpulkan data mentah dari suatu penelitian. Dalam mengumpulkan data ini peneliti harus turun sendiri ke lapangan secara aktif. Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu melalui, observasi partisipasi, dokumentasi, interview (wawancara), perekaman. 2. Reduksi Data(Data Reduction) Diartikan sebagai pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan, dan transformasi data. Tahap ini merupakan tahap analisis data yang mempertajam atau memusatkan, membuktikan dan sekaligus dapat membuktikan. Dalam penyederhanan data terdapat beberapa langkah antara lain: Menjelaskan data, mengelompokan data, menyederhanakan data. 3. Penyajian Data(Data Display) Merupakan tahapan berupa menguraikan data yang telah tersusun dengan cara tertentu agar bisa dapat lebih mudah memahami data. Penyajian data merupakan alur penting dalam tahap kegiatan analisis data guna penyajian data yang lebih valid. Penulis membatasi suatu penyajian sebagai kumpulan informasi tersusun yang memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan atau pengambilan keputusan. 4. Menarik Kesimpulan(Concluction Drawing) Menarik kesimpulan atau verifikasi merupakan suatu proses kegiatan yang terakhir dilakukan dalam kegiatan analisis data. Disajikan dalam penyajian data dengan cara mencatat keteraturan, pola-pola penjelasan secara logis dan metodologis, konfigurasi, yang memungkinkan diprediksikan hubungan sebab akibat melalui hukum-hukum empiris. Hasil Penelitian dan Pembahasan Gambaran Umum Lokasi Penelitian Kota Tarakan terletak antara 117°30’50 Bujur Barat dan 117°40’12 Bujur Timur serta diantara 3°14’23 Lintang Utara dan 3°26’37 Lintang Selatan. Secara administrative wilayah Kota Tarakan memiliki batas-batas wilayah yang terdiri atas: Sebelah Utara berbatasan dengan Pesisir Pantai Kecamatan Pulau Bunyu Kabupaten Bulungan, Sebelah Timur berbatasan Kecamatan Pulau Bunyu dan laut Sulawesi, Sebelah Selatan berbatasan dengan Pesisir Pantai Kecamatan Tanjung PalasKabupaten Bulungan, dan Sebelah Barat berbatasan dengan Pesisir Pantai Kecamatan sesayap Kabupaten Bulungan. Visi dan Misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan Visi Visi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan yaitu “Terwujudnya Data Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan Yang Valid dan Akurat Berbasis Teknologi Informasi Dalam Mendukung Kota Tarakan Sebagai Kota Perdagangan, Jasa, Industri, Perikanan dan Pariwisata”.

255


Misi Untuk mewujudkan visi yang telah dirumuskan, dijabarkan dalam Misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai acuan pelaksanaan aktivitas dan interaksi dalam program-program yang ditetapkan sebagai berikut: a) Meningkatkan pelayanan kependudukan berbasis teknologi informasi b) Meningkatkan Kemajuan Sumber Daya Manusia Pembahasan Berdasarkan penilitian yang telah dilakukan oleh penulis ada 6 point yang menjadi evaluasi pelaksanaan sistem administrasi kependudukan. Adapun fokus penelitian ini adalah: Pelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Input Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK), Database: Database adalah segala sesuatu yang masuk kedalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses, input dapat berupa hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak, contoh yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi yang dalam hal ini adalah Sistem InformasiAdministrasi Kependudukan yang terdiri atas database. Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui bahwa pengelolaan SIAK berupa database di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan diketahui bahwa dalam pelaksanaan sistem informasi adminsitrasi kependudukan berupa database dilakukan dari awal dengan cara menghimpun data pemohon KTP pemula kemudian diproses secara komputerisasi selanjutnya dilakukan sinkronisasi dengan server pemerintah pusat dan selanjutnya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil menerbitkan KTP. Adapun fungsi database yaitu mempermudah dalam memverifikasi data, merubah data kependudukan, adapun database cadangan sendiri telah disiapkan dan ditempatkan di bidang pencatatan sipil untuk mengantisipasi apabila data yang telah dihimpun di bidang kependudukan mengalami masalah dan data yang dihimpun setiap bulannya yang berbasis sistem informasi komputer sangat membantu dan memudahkan bukan hanya dari pihak Dinas maupun pihak masyarakat sebagai yang dilayani. Sehingga dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan SIAK di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan dalam hal ini database sudah sistematis, terstruktur dan tersimpan dan saling berhubungan satu sama lain dengan menggunakan perangkat lunak, perangkat keras dan jaringan komunikasi data yang tersedia. Proses Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Perangkat Teknologi dan Komunikasi Perangkat teknologi informasi dan komunikasi yanng dimaksud adaah perangkat-perangkat yang digunakan dalam pelaksanaan sistem informasi administrasi kependudukan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan berupa perangkat keras yaitu komputer, tower pemancar dan perangkat lunak pada sistem informasi administrasi kependudukan, serta jaringan komunikasi berupa wireless (wavelan) dalam kaitannya terhadap 256


pelaksanaan sistem informasi administrasi kependudukan (SIAK) salah satunya pengelolaan data dan verifikasinya dilakukan secara online. Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa perangkat teknologi informasi dan komunikasi ada dua hal utama terkait dengan penggunaan perangkat teknologi informasi dan komunikasi yaitu, komputer sebagai media perangkat teknologi informasi dalam menunjang proses pelaksanaan Sistem Informasi dan Administrasi Kependudukan (SIAK) dan perangkat komunikasi yang digunakan terkait pengiriman database kependudukan dan memudahkan dalam proses verifikasi database kependudukan yang dilakukan secara online menggunakan wireless (wavelan). Dengan tower pemancar yang dibangunn tepat diatas gedung dinas kependudukan dan pencatatan sipil Kota Tarakan sebagai media komunikasinya. Brainware (Operator SIAK) Pelaksanaan administrasi kependudukan yang tertib dan terstruktur dan sistematis yang berbasis sistem informasi administrasi kependudukan (SIAK) yang dalam pelaksanaannya tidak terlepas dari unsur sumber daya manusianya. Manusia sebagai penyedia dan pemakai informasi merupkan bagian integral dari sistem informasi. Sumber daya manusia yang dimaksud dalam hal ini adalah petugas operator SIAK pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil Kota Tarakan dimana pegawai tersebut memiliki kemampuan dalam mengelola, menjalankan, memverfikasi database kependudukan, operator dalam hal ini adalah pegawai dinas yaitu orang yang bertugas untuk mengoperasikan dan mengawasi sistem komputer dan sistem informasi, serta verifikasi data kependudukan. Berdasarkan hasil penelitian di atas dapat diketahui bahwa Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan telah menempatkan sebanyak 8 orang petugas operator dan verifikasi database kependudukan, penempatan tidak berdasarkan test maupun kualifikasi tertentu. Sehingga orang yang ditempatkan di anggap mampu dalam menjalankan tugasnya dalam hal ini sebagai operator database dan verifikasi data. Maka dapat diketahui bahwa sumber daya manusia pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan yang ahli dibidangnya masih dianggap kurang karena jumlah operator yang ada saat ini hanya 8 orang yang merangkap tugas verifikasi dan validasi database. Hal ini dapat menghambat proses administrasi yang berlangsung. Petugas operator yang dimaksudkan diatas pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil Kota Tarakan adalah berupa proses penempatan pegawai operator dan verifikasi database yang bertugas mengelola menerima database kependudukan, serta merangkap sebagai pegawai verifikasi database kependudukan yang penempatanya berdasarkan “The Right Man on The Right Place”. Pemeliharaan Kegiatan pemeliharaan yang dimaksud pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan adalah pemeliharaan terhadap data dalam database, pemeliharaan terhadap perangkat keras, perangkat lunak, jaringan 257


komuniikasi, serta pemeliharaan terhadap data center dan data cadangan (backup data/disaster recovery center) sebagamana tertuang dalam Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 tahun 2006. Berdasarkan dari hasil penelitian diatas dapat diketahui bahwa pemeliharaan yang dilakukan terhadap pelaksanan sistem informasi administrasi kependudukan (SIAK) dari perawatan terhadap tower pemancar jaringan komunikasi, dalam hal pemeliharaan database kependudukan dinas mengatisipasi segala kemungkinan terburuk untuk pencegahan yaitu membackup data kedalam hardisk, jadi jika terjadi kerusakan maka data cadangan telah tersimpan pada hardisk eksternal cadangan, dan dalam menanggulangi gangguan pada perangkat lunak maka pada sistem dipasangi antivirus yang terus diupdate. Serta mengkoordinasikan segala bentuk kerusakan yang terjadi dengan Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan. Pengamanan Pengamanan yang dimaksud pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil Kota Tarakan adalah pengamanan terhadap database, perangkat keras, jaringan komunikasi, dan backup database, pengamanan juga perlu dilakukan baik dari segi fisik yaitu pengamanan tower komunikasi yang dibangun. Pengamanan perlu dilakukan untuk dapat menghindari kerusakan maupun kehilangan. Dari hasil penelitian dapat diketahui ada dua segi pengamanan yang telah dilakukan oleh pihak dinas kependudukan dan pencatatan sipil Kota Tarakan terkait hal pengamanan yaitu secara teknis atau fisik dan dari segi jaringan komunikasi sistem informasi database kependudukan, secara fisik tower dibangun dengan memperhatikan segi keamanan terhadap masyarakat sekitar, dan pengamanan pada sistem informasi itu sendiri dilakukan pembackupan database kependudukkan secara rutin setiap sebulan sekali. Dinas kependudukan dan pencatatan sipil Kota Tarakan juga memberikan hak akses kepada pegawai operator dan verifikasi database berupa password yang berbeda satu sama lainnya, dimana pengamanan ini menjadi wewenang bidang pengolahan informasi administrasi kependudukan yang memberikan hak akses kepada pegawai tadi, selain password petugas tersebut juga diberikan password login untuk dapat masuk kejaringan sistem informasi administrasi kependudukan hak akses ini juga dimiliki kepala dinas kependudukan dan pencatatan sipil Kota Tarakan selaku penanggung jawab. Output Kartu Tanda Penduduk (KTP) Output Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Menurut Kadir (2003:57) merupakan hasil dari pemrosesan. Output bisa berupa suatu informasi,saran, cetakan, laporan dan lain-lain. Pada Sistem Informasi dan Administrasi Kependudukan output berupa Kartu Tanda Penduduk (KTP). Berdasarkan hasil penelitian yang penulis lakukan maka dapat diketahui bahwa dalam proses atau mekanisme pembuatan KTP masih kurang baik dari segi ketepatan waktu karena belum sesuai dengan standar waktu yang telah ditentukan yang tertuang dalam standar operasional prosedur yang seharusnya 258


memerlukan waktu penyelesaian yaitu satu hari kerja tetapi kenyataannya dilapangan melebihi waaktu yang telah ditentukan. Dalam pelaksanaannya dilapangan yang mengacu pada suatu mekanisme tertentu yang dalam hal ini adalah yaitu SOP (Standar Operasional Prosedur) dimana mekanisme ini memiliki alur yang dimulai dari tahap awal yaitu masyarakat harus memenuhi persyaratan untuk pembuatan KTP SIAK, yang dimulai dari tingkat RT, kemudian kelurahan, kemudian dibawa pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan untuk diverifikasi layak atau tidaknya untuk diterbitkan. Faktor Pengambat Evaluasi Pelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan. Masyarakat selalu menginginkan pelayanan yang berkualitas dalam hal ini pelayanan sering terdapat kendala-kendala dalam pelaksanaan sistem informasi administrasi kependudukan (SIAK) di Dinas Kpendudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan yang dalam hal ini adalah bidang-bidang yanng terkait seperti bidang kependudukan serta petugas operator dan verifikasi database kependudukan telah menggunakan sistem informasi administrasi kependudukan secara online. Dalam hal ini terdapat segi kemudahan yaitu dalam proses verifikasi database kependudukan namun masih terdapat sedikit kendala atau hambatan yang dihadapi oleh dinas kependudukan dan pencatatan sipil Kota Tarakan. Faktor penghambat merupakan hal yang menghambat terlaksananya setiap proses yang dilakukan oleh pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan khususnya di Bidang Kependudukan, sehingga dengan adanya faktor penghambat ini maka proses pemberian pelayanan khususnya pelayanan terhadap pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP) akan terganggu juga penyelesaiannya dan tidak dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang ditentukan. Berdasarkan hasil penelitian yang penulis lakukan maka dapat diketahui bahwa faktor penghambat dari Evaluasi Pelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan adalah masih kurangnya tenaga petugas operator karena jumlah operator yang ada saat ini hanya 8 orang yang juga merangkap tugas sebagai verifikasi dan validasi database. Hal ini dapat menghambat proses administrasi yang sedang berlangsung. Dan secara teknis mulai dari proses perekaman dan pelayanan pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP) yaitu sering terjadinya pemadaman listrik sehingga beralih menggunakan genset yang tidak kuat mengakat beban listrik yang besar, sehingga proses perekaman dan pencetakan Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan pelayanan yang diberikan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan kepada masyarakat kurang maksimal dan pihak dinas sendiri belum memiliki teknisi sendiri yang secara khusus jika secara tiba-tiba terjadi kerusakan dapat ditangani dengan cepat.

259


Selain itu pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan juga mengeluhkan soal blangko e-KTP sampai saat ini belum tersedia, karena masih menunggu proses pelelangan di pusat sehingga mengakibatkan terlambatnya diterbitkannya Kartu Tanda Penduduk (KTP) bagi pemohon menjadi salah satu faktor penghambat dari Pelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan. Penutup Pelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dilihat dari Database Kependudukan sudah berjalan dengan baik database pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil database diproses dengan cara yaitu menghimpun atau menginput data pemohon KTP yang sudah sesuai dengan ketentuan dalam hal ini mengenai syarat yang harus dilampirkan pemohon KTP pemula kemudian diproses melalui sistem yang tersedia. Perangkat teknologi informasi dan komunikasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan sudah cukup lengkap dan berjalan dengan baik, perangkat tersebut berupa perangkat keras yaitu komputer, tower pemancar provider swasta yaitu Indosat dan perangkat lunak pada sistem informasi administrasi kependudukan menggunakan oracle 11 dengan kapasitas media penyimpanan hampir 2 juta. Brainware atau sumber daya manusia yakni operaor SIAK pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan yang ahli dibidangnya masih kurang karena jumlah operator yang ada saat ini hanya berjumlah 8 orang yang sekaligus merangkap tugas verifikasi dan validasi database serta tidak adanya aturan yang jelas mengenai standar jumlah operator yang seharusnya disediakan. Kemudian Pemeliharaan dan Pengamanan, kegiatan pemeliharaan dan Pengamanan dalam sistem informasi yang dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan berjalan dengan baik dimulai dari segi pemeliharaan terhadap tower jaringan komunikasi, dan backup database, pemasangan antivirus pada setiap perangkat komputer. Tower komunikasi yang dibangun di atas gedung dan dipasang penangkal petir serta pemberian password login untuk dapat masuk kejaringan SIAK dan password untuk mengakses database bagi pegawai operator dan verifikasi, yang masing-masing berbeda. Dalam aspek fisik, ruang peralatan operasional SIAK dikunci oleh salah satu pegawai dan Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sendiri dijaga 24 jam oleh petugas keamanan untuk menghindari adanya kehilangan. Output pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan hasil dari Sistem Informasi Administrasi Kependudukan berupa Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang telah dilaksanakan hanya saja waktu penyelesaiannya tidak tidak sesuai dengan standar waktu yang ditentukan. Faktor penghambat dalam Pelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) yaitu masih kurangnya jumlah petugas operator yang ada saat ini hanya 8 orang pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan yang juga merangkap tugas sebagai verifikasi dan validasi database 260


sehingga hal ini dapat menghambat proses administrasi yang berlangsung dan juga sering terjadi pemadaman listrik oleh pihak PLN yang tiba-tiba, Kepala Dinas sedang sedang tidak berada ditempat untuk melakukan pengesahan, belum lengkapnya persyaratan yang dilampirkan oleh pemohon, pihak dinas belum memiliki teknisi sendiri, serta blangko yang masih menunggu proses lelang dipusat dapat menghambat Pelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dalam pembuatan Kartu Tanda Penduduk. Mengenai Pengelolaan database di mana pengembangan aplikasi yang dikeluarkan oleh DIRJEN administrasi kependudukan yang selalu berkembang. Melihat hal tersebut pihak dinas hendaknya secara rutin selalu berkoordinasi dengan DIRJEN administrasi kependudukan guna agar selalu mengetahui informasi-informasi mengenai perkembangan aplikasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) karena aplikasi SIAK versinya terus diperbarui, untuk tindakan penanggulangan terhadap hal ini maka pihak dinas harus menyiapkan tenaga pegawainya untuk dapat mengikuti pelatihanpelatihan yang berkaitan dengan penggunaan aplikasi Sistem Informasi Adminnistrasi Kependudukan. Brainware atau Sumber Daya Manusia seharusnya perekrutan atau penempatan operator atau tenaga ahli seharusnya pihak Dinas Kependudukan dan Penacatan Sipil Kota Tarakan berkoordinasi dengan BKD Kota Tarakan mengenai penambahan jumlah tenaga pegawai operator SIAK yang berkompeten dibidangnya, sehingga pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan tidak terhambat dengan jumlah operator yang masih kurang dalam melayani masyarakat yang hendak membuat Kartu Tanda Penduduk (KTP). Pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tarakan harus melakukan peningkatan pelayanan terutama mengenai pentingnya sosialisasi kepemilikan Kartu Tanda Penduduk beserta prosedur dan persyaratan yang harus dilampirkan oleh pemohon kepada setiap ketua rukun tetangga (RT) dan apabila tidak ada urusan yang mendesak Kepala Dinas harus selalu berada ditempat untuk melakukan pengesahan dengan segera. Sehingga outputnya yaitu kartu tanda penduduk (KTP) dapat selesai sessuai dengan waktu yang ditentukan seperti yang tertuang dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) yaitu penyelesaiannya satu hari kerja bisa dapat direalisasikan. Dalam Perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi sebaiknya pihak Dinas dapat menganggarkan dana lebih mengenai penambahan jumlah perangkat komputer sarana penunjang lainnya. Daftar Pustaka Anatan, Lina dan Lena Ellitan. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Bisnis Modern. Bandung: Alfabeta Agustino Leo. 2008. Dasar-dasar Kebijakan Publik. Bandung: Alfabeta Halim, Abdul, 2001. Manajemen Keuangan Daerah. Bunga Rampai. Yogyakarta

261


Islamy, Irfan. 2009. Prinsip-Prinsip Perumusan Kebijaksanaan Negara. Jakarta: Bumi Aksara. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi Edisi Kesatu. Yogyakarta: Andi Kelly, Josep F, 2005. Sistem Informasi Manajemen. PT. Gramedia Pustaka. Jakarta Moleong, Lexy J. 2006. Metodologi Penelitian Kualitatif, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung Matthew B. Miles, A. Michael Huberman, Johnny Saldana. 2014. Qualitative Data Analysis, A Methods Sourcebook. Edisi Ketiga. Sage Publications, Inc. Nasir, Ahmad, 2001. Sistim Informasi Manajemen. PT. RajaGrafindo Persada. Jakarta Nawawi, Hadari. 2003. Manajemen Sumber Daya Manausia Untuk Bisnis yang Kompetitif. Yogyakarta. Gadjah Mada University Press Nugroho, Eko. 2008. Sistem Informasi Manajemen Konsep, Aplikasin dan Perkembangan. Yogyakarta: Andi Pasolong, Harbani, 2007. Teori Administrasi Publik. Bandung : Alfabeta __________ 2012. Metode Penelitian Administrasi Publik. Alfabeta Salusu. J. 2005. Pengambilan Keputusan Stratejik Untuk Organisasi Publik dan Organisasi Non Profit. Jakarta: Gramedia. Sugiyono, 2013. Metode Penelitian Pendidikan (Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D). Alfabeta. Bandung _________ 2014. Memahami Penelitian Kualitatif. Alfabeta. Bandung Susanto, Azhar, 2002. Sistem Informasi Manajemen. Linggajaya. Bandung Sutanta, Edhy, 2003. Sistem Informasi Manajemen. Graha Ilmu. Yogyakarata Sutabri, Tata, 2005. Sistem Informasi Manajemen. Andi Offset. Yogyakarta Syafiie, Inu Kencana. 2003. Kepemimpinan Pemerintahan Indonesia. Bandung: Refika Aditama Wahab, Solichin Abdul. 2005. Analisis Kebijaksanaan: Dari Formulasi Ke Implementasi Kebijakan Negara. Jakarta: PT. Bumi Aksara. Winarno. Budi. 2007. Kebijakan Publik, Teori dan Proses. Jakarta: Media Pressindo. Dokumen-dokumen : Undang-undang No. 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan. Undang-undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang perubahan atas Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi kependudukan. Instruksi Presiden No. 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government. Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 Tentang Pelaksanaan UndangUndang Nomor 23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan. Peraturan Daerah Kota Tarakan Nomor 2 Tahun 2011 Tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan di Kota Tarakan.

262

EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUDUKAN (SIAK) PADA KANTOR DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA TARAKAN

Recommend Documents