PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN DI SMA MUHAMMADIYAH 2 SURABAYA

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi V Program Studi MMT-ITS, Surabaya 3 Pebruari 2007

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN DI SMA MUHAMMADIYAH 2 SURABAYA Mas’ad S.A. Fachir, Rully Sulaiman Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Jl. Cokroaminoto 12A Surabaya

ABSTRAK Sebagai sekolah swasta yang hampir seluruh dana yang dibutuhkan didapatkan dari siswa / walimurid, tentunya masalah administrasi keuangan menjadi aspek penting, terutama masalah tunggakan keuangan dan laporan keuangan. Sistem pembayaran keuangan yang sebagian masih manual menyebabkan lambatnya pembuatan laporan jumlah tunggakan, hal ini menyebabkan lambatnya pembuatan tagihan keuangan pada walimurid, yang juga berakibat pada tingginya tingkat tunggakan bahkan pada tanggal 10 yang semestinya merupakan tanggal terakhir pembayaran keuangan sekolah bulan berjalan. Disisi lain, ketersediaan Laporan Keuangan seperti Neraca dan Laporan Laba Rugi juga bukan masalah yang dapat disediakan dengan mudah dan cepat, karena sistem yang ada belum memungkinkan dapat menyediakan Laporan Keuangan dengan cepat dan akurat. Karena itu, maka dianggap perlu suatu sistem yang dapat menangani permasalahan keuangan tersebut. Untuk dapat mencapai tujuan diatas, maka akan dilaksanakan penelitian yang dalam penelitian ini akan dilakukan langkah-langkah observasi dan pengumpulan data, analisa data, perancangan sistem, dan penulisan laporan. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini adalah rekomendasi bagi SMA Muhammadiyah 2 Surabaya tentang Sistem Informasi Keuangan yang optimal. Kata Kunci: Sistem Informasi Keuangan

PENDAHULUAN SMA Muhammadiyah 2 Surabaya merupakan salah satu Amal Usaha Muhammadiyah dalam bidang pendidikan yang berlokasi di Jl. Pucang Anom 91 Surabaya, didirikan pada tahun 1975, pada saat ini telah mengalami perkembangan pesat baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Perkembangan jumlah siswa setiap tahunnya menuntut SMA Muhammadiyah 2 Surabaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan pada siswanya. Dipihak lain pemanfaatan Teknologi Informasi di SMA Muhammadiyah 2 Surabaya belum dilakukan secara maksimal, pemanfaatannya secara garis besar masih digunakan untuk kegiatan / akifitas perkantoran sederhana, yaitu pemanfaatannya hanya berkisar pada penggunaan Ms. Office, padahal ketersediaan Sumber Daya, terutama komputer dan personal dibidang Teknologi Informasi sudah sangat memadai. Hal diatas khususnya tentang keuangan, menyebabkan penyediaan informasinya sangat lambat, hal ini dikarenakan selain Teknologi Informasi yang digunakan kurang dimaksimalkan fungsinya karena lebih banyak mengandalkan fungsi Spreadsheet, serta karena faktor data yang ada berada pada tempat yang terpisah (parsial) dan tidak terintegrasi. Hal yang paling mendasar dari permasalahan diatas adalah tidak adanya sistem informasi yang dapat mengcover permasalahan keuangan, seperti laporan SPP,


Dana Pembangunan, serta laporan keuangan lainnya. Hal ini menyebabkan beberapa hal, seperti tingginya tingkat tunggakan keuangan siswa, karena waktu yang dibutuhkan untuk pencetakan tagihan terlalu lama, terutama SPP pada bulan berjalan. Hal ini juga menyebabkan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mengetahui posisi keuangan sekolah seperti NEraca dan Laporan Laba Rugi, sehingga jika akan diadakan laporan khususnya tentang keuangan, maka perlu waktu untuk persiapan minimal 1-2 hari. Dengan kata lain bagian keuangan / bendahara sekolah membutuhkan sistem ataupun program yang dapat menampilkan posisi keuangan secara real time. Berdasarkan permasalahan diatas kami bermaksud membuat sebuah rancangan sistem informasi keuangan, yang diharapkan dapat membantu bagian keuangan dalam menyelesaikan permasalahan informasi keuangan diatas. METODA Penelitian ini dilakukan dengan melalui dua tahap. Tahap-tahap tersebut meliputi : 1. Tahap perencanaan penelitian 2. Tahap analisis sistem Dari ke dua tahap tersebut akan dijabarkan lebih detail langkah-langkah dalam melakukan penelitian pada sub-bab berikut. Tahap Perencanaan Penelitian Langkah pertama yang dilakukan pada tahap ini adalah dengan melakukan survey awal. Dari survey awal ini akan diketahui latar belakang sekolah seperti sejarah sekolah, jenis usaha yang dilakukan, struktur organisasi dan permasalahan yang terjadi dalam kegiatan operasionalnya. Setelah didapatkan permasalahan dari hasil survey awal maka langkah berikutnya dilakukan dengan menentukan batasan permasalahan. Batasan ini dilakukan untuk menentukan cakupan kerangka permasalahan yang akan diselesaikan. Setelah dilakukan pembatasan permasalahan kemudian dilakukan penentuan tujuan penelitian agar penelitian menjadi terarah dan tepat sasaran. Tahap Analisis Pada tahap ini dilakukan penggalian informasi yang lebih dalam terhadap permasalahan yang terjadi. Penggalian informasi untuk mendapatkan data primer dilakukan dengan melalui observasi dan wawancara. Sedangkan untuk mendapatkan data sekunder didapatkan dari dokumen sekolah dari tiap-tiap bagian sekolah yang berhubungan dengan pengelolaan keuangan. Dari penggalian informasi akan dapat digambarkan kondisi sistem manual yang telah ada dan proses eksisting yang terjadi pada sistem tersebut. Setelah itu dilakukan analisis terhadap informasi tersebut untuk mengetahui kelemahan sistem untuk kemudian dilakukan perbaikan dan merumuskan kebutuhan pengguna / user terhadap sistem baru yang akan dirancang. Kondisi Eksisting Sistem Pemanfaatan Teknologi Informasi di SMA Muhammadiyah 2 Surabaya tidak merata, dibagian tertentu terutama unit Pembelajaran dan Pengembangan TI ataupun Kurikulum, sistem informasinya sudah cukup baik. Akan tetapi dibagian lainnya seperti pengelolaan keuangan, baik bendahara maupun kasir sekolah serta panitia penerimaan Siswa Baru belum menjadi satu bagian yang dapat diintegralkan. Pemanfaatan yang telah berjalan adalah sebagai beikut:

ISBN : 979-99735-2-X C-6-2




Masing masing bagian di Tata Usaha baik keuangan dan administrasi sudah menggunakan komputer, hanya saja belum terintegrasi atau tidak dibuat jaringan sentral (LAN)  Untuk bagian keuangan (kasir sekolah) sudah ada program keuangan yaitu program keuangan SPP  Untuk keuangan Siswa Baru ditangani oleh Panitia Penerimaan Siswa Baru dengan program aplikasi tersendiri  Proses pengisian nilai Siswa dilakukan oleh bagian entry data pada satu buah komputer menggunakan system informasi yang berdata base dengan basis MS. Access  Pembuatan jadwal mengajar guru masih manual, setelah fix baru diketik ulang di komputer dengan basis MS. Office  Disetiap unit sudah disediakan komputer, tetapi selama ini pemanfaatannya masih sekitar penggunaan MS. Office untuk membuat soal, dan mendukung administrasi mengajar, seperti pengetikan Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP), silabus dan lain-lain.  Pengelolaan administrasi dan manajemen sekolah dilakukan dengan aplikasi Kantaya, tetapi masih unit pembelajaran TI dan unit Pengembangan TI yang menggunakannya, hal ini dikarenakan kemampuan guru dan karyawan lain untuk menggunakan aplikasi tersebut masih lemah.  Sistem informasi buku terdapat diperpustakaan saja, dan tidak dihubungkan dengan aplikasi informasi Siswa yang lain  Fasilitas internet disediakan di laboratorium komputer, ruang guru, ruang TU, ruang Perpustakaan, Laboratorium-2, yang penyediaannya untuk pengajaran bagi Siswa dan pencarian bahan ajar bagi guru  Web sekolah telah dijalankan, tetapi lebih banyak masih berisikan informasi statis. Komputer utama yang ada untuk pengelolaan keuangan sekolah sebanyak 4 buah yaitu : 1. Komputer Kasir SPP 1 buah 2. Komputer Auditor 1 buah 3. Komputer Bendahara sekolah 2 buah Untuk kebutuhan PPMB, biasanya akan ditambah 2 komputer tambahan untuk mendukung kegiatan penerimaan pembayaran calon siswa. Masing-masing komputer tersebut adalah komputer rakitan, dengan spesifikasi komputer sebagai berikut :  Pentium IV 1,8 LGA  Memory DDR 128MB  Harddisk 40 Giga Byte  Monitor 14 Inch.  Sistem operasi Windows XP Professional Sedangkan perangkat pendukung komputer lainnya adalah UPS dan beberapa printer dot matrix, printer buble jet / tinta dan laser jet. Tidak ada bagian EDP ataupun teknisi komputer di SMA Muhammadiyah 2 Surabaya. Jika terdapat permasalahan dengan komputer di sekolah, maka sekolah akan menyerahkan kepada laboran laboratorium pembelajaran TI untuk diperbaiki, jika tidak bisa baru memanggil/ diserahkan kepada teknisi komputer freelance untuk melakukan perbaikan. Konfigurasi komputer satu dengan yang lainnya hampir semuanya terhubung dengan jaringan, kecuali di Unit BK, Unit litbang, bagian keuangan,. Pada Lab pembelajaran TI, yang merupakan pusat kegiatan Teknologi Informasi di SMA

ISBN : 979-99735-2-X C-6-3


Muhammadiyah 2 Surabaya terdapat ruang server yang memiliki server Web, dan server data sekolah. Jaringan komputer di SMA Muhammadiyah 2 Surabaya menggunakan topologi jaringan star. Perangkat keras ethernet dan switch/hub yang bekerja pada kecepatan 100 MBps. Protokol komunikasi yang digunakan adalah TCP/IP dengan pengalamatan jaringan 192.168.1.1 sampai 192.168.1.204 dan subnet 255.255.255.0. Secara garis besar pemrosesan informasi keuangan dari Siswa berjalan dari bagian kasir SPP (sekolah) diberikan ke bagian bendahara sekolah, dilain sisi dari Kasir PPMB diberikan ke bendahara sekolah untuk kemudian diproses menghasilkan laporanlaporan. File-file ini diolah lebih lanjut oleh bagian keuangan untuk di buat laporan keuangannya. HASIL DAN DISKUSI Dari hasil penelitian didapatkan User Requirement, yang dari User Requirement itu mulai dibuat Desain System, yaitu DFD dan ERD yang lalu diterjemahkan dalam desain input, desain outpur, desain menu dll. Selanjutnya desain System juga memuat desain infrastruktur. Bukti Pembayaran

Siswa

Calon Siswa

Tagihan

Tagihan keuangan

1 Tagihan

Pelaksana pengadaan barang/jasa

Laporan Sistem Informasi keuangan

Pembayaran Tagihan

Laporan

Kepala Sekolah

Laporan

Laporan + Auditor

Komite Sekolah

Formulir Pendaftaran

Aturan UIS

Pembayaran Bantuan Bank

Pinjaman Bukti Penerimaan Bantuan

Pemberi Bantuan

Gambar 1. DFD Level 0

Dari DFD diatas dapat dilihat keterlibatan entity yang ada, yaitu 1. Calon Siswa 2. Siswa 3. Pelaksana pengadaan Barang / Jasa 4. Pemberi Bantuan 5. Bank 6. Kepala Sekolah 7. Majelis Dikdasmen 8. Komite Sekolah 9. Auditor Breakdown dari Sistem Informasi Keuangan ini adalah:

ISBN : 979-99735-2-X C-6-4

Majelis Dikdasmen


1. Pemasukan 1.1 Pemasukan dari Siswa 1.2 Pemasukan dari Non Siswa 2. Pengeluaran 3. Laporan Keuangan Sedangkan DFD level 1 untuk Pemasukan dapat dilihat sebagai berikut : Bukti Pembayaran Siswa

Bantuan/ Subsidi/Hibah Pemerintah

Formulir Pendaftaran SPP, Pondok Romadhon, UNAS, Tes Psikologi, dll Siswa

Bukti Penerimaan Bantuan

1.1 Tagihan

Sistem.dbf

Transaksi.dbf Pemasukan Laporan

PMB.dbf

Pembayaran

Bantuan/ Subsidi/Hibah

+ Auditor Bank


Pinjaman

Instansi Lain / Muzaki

Gambar 2. DFD Level 1 Pemasukan

Seperti dijelaskan diatas bahwa pada DFD level 1 Pemasukan memiliki 2 sub, yaitu Pemasukan dari Siswa dan Pemasukan dari Non Siswa, DFD nya dapat dilihat sebagai berikut : Siswa

Calon Siswa

Bukti Pembayaran

Formulir Pendaftaran

SPP, DP, Kegiatan Ramadhan, UNAS, Psikologi dll

1.1.1 Laporan Pemasukan dari Siswa

Sistem.dbf

Transaksi.dbf

PMB.dbf +

Gambar 3. DFD Level 2 Pemasukan dari Siswa Muzaki/ NGO

Bukti Penerimaan

Bantuan/Hibah/ ZIS Sistem.dbf Bukti Penerimaan

Pemerintah Bantuan

1.1.2

Bukti Bantuan

Pemasukan dari Non Siswa

Transaksi.dbf Laba Usaha +

Bank Pinjaman / Bunga

Bukti Penerimaan

Unit Usaha

Gambar 4. DFD Level 2 Pemasukan dari Non Siswa

ISBN : 979-99735-2-X C-6-5


Sedangkan Pengeluaran yang berada pada level 1 DFDnya dapat dilihat sebagai berikut: Penerima Bantuan

Pelaksana pengadaan barang/jasa

Bantuan Pembayaran Tagihan


1.2 Tagihan

Sistem.dbf

Transaksi.dbf

Pengeluaran Tagihan

Laporan +

Bank

Auditor Pembayaran

Gambar 5. DFD Level 1 Pengeluaran

Dan DFD level 1 untuk Laporan Keuangan adalah sebagai berikut : Majelis Dikdasmen

Komite Sekolah

Laporan

Siswa Aturan UIS

Laporan

1.3

Tagihan sistem.dbf

Transaksi.dbf

Laporan Keuangan Laporan

Laporan + Kepala Sekolah

Auditor PMB.dbf

Gambar 6. DFD Level 1 Laporan Keuangan

Sedangkan contoh dari desain inputnya adalah :

Gambar 7 Form Setting Organisasi

ISBN : 979-99735-2-X C-6-6


Dan desain infrastruktur jaringan adalah sebagai berikut:

Hub Workstation 192.168.1.100 192.168.1.1 Auditor

Database Server

Workstation 192.168.1.150

Workstation

Workstation

192.168.1.151

192.168.0.101

192.168.0.102

Kasir Sekolah

Bendahara Sekolah

Additional Bagian PPMB

Workstation

KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Rancangan sistem informasi keuangan dapat memperbaiki proses pengelolaan keuangan melalui pengurangan proses-proses yang masih bersifat manual apabila di implementasikan. 2. Rancangan aplikasi sistem informasi keuangan menghasilkan rancangan sistem informasi dengan arsitektur client-server dan multi user dengan memanfaatkan sumber daya komputer yang sudah ada sebelumnya di SMA Muhammadiyah 2 Surabaya. 3. Rancangan sistem informasi yang dihasilkan dapat mendukung proses pengelolaan keuangan di dua bagian, yaitu bagian Penerimaan Murid Baru dan Bagian Keuangan Sekolah (Bendahara Sekolah-Kasir-Auditor). 4. Analisis biaya-manfaat penerapan sistem informasi keuangan selama empat tahun pertama dengan menggunakan metode cost displacement memberikan NPV sebesar NPV sebesar Rp. 12.316.523. IRR yang diperoleh besarnya mencapai 79 %. Profitability index menunjukkan 2,53. Discounted Payback Period menunjukkan 2 tahun dan Return of Investment 72 %. Sehingga rancangan sistem informasi keuangan ini layak untuk dikembangkan dan diimplementasikan DAFTAR PUSTAKA Boehm, Barry W. 2000. Software Cost Estimation With COCOMOII. (2000). Center for Software Engineering, University of Southern California Cushing, Barry E. and Marshal B. Romney. (1987). Accounting Information Systems and Bussiness Organization. Addison-Wesley Publishing Company. Hartono, Jogiyanto. (1999). Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Edisi II. Andi. Yogyakarta.

ISBN : 979-99735-2-X C-6-7


Hoffer, Jeffrey A. (1999). Modern System Analysis and Design. Second Edition. Addison Wesley Longman, Inc. Hollander, Anita S., Eric L. Denna, J. Owen Cherrington, (1999). Accounting, Information Technology, and Bussiness Solution. Second Edition. Irwin McGraw-Hill. Jusup, AL Haryono, (1999), Dasar-dasar Akuntansi. Cetakan Kedua. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Yogyakarta. Moyer , R. Charles, McGuigan, James R. Kretlow, William J. (2003). Contemporary Financial Management. Ninth Edition. Thomson South Western. Mulyadi, (1999). Akuntansi Biaya. Cetakan Ketujuh. Aditya Media. Yogyakarta. Mulyadi, (1997). Akuntansi Manajemen. Cetakan Kedua. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Yogyakarta. O’Brien, James A. (1999). Management Information System : Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise. Fourth Edition. Mc. Graw-Hill, Toronto. Remenyi, D., Money, A., and Smith M.S. (2000). The Effective Measurement and Management of IT Costs and Benefits. Butterworth-Heinemann

ISBN : 979-99735-2-X C-6-8

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN DI SMA MUHAMMADIYAH 2 SURABAYA

Recommend Documents