PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI DATABASE MANUFAKTUR PADA PT. TELAGA BERLIAN Divo Ridla Fadila, Idfan Romadon Rizky, Bobby Perwira Kedua, Indrajani BINUS University, Jl. K. H. Syahdan No. 9 Kemanggisan/Palmerah Jakarta Barat 11480, 021-534-5830,
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected]
Abstrak
TUJUAN PENYUSUNAN, ialah untuk merancang dan implementasi basis data pada proses produksi, transaksi dan persediaan yang dapat berguna dan sesuai dengan yang dibutuhkan di PT. Telaga Berlian. METODE PERANCANGAN ANALISI yang digunakan ialah metodologi perancangan basis data konseptual, metodologi perancangan basis data logikal, dan metode perancangan basis data fisikal dengan metode analisis yang digunakan adalah melakukan observasi, wawancara terhadap pihak yang dibutuhkan, dan studi kepustakaan untuk menunjang perancangan sistem basis data. HASIL YANG DICAPAI ialah sebuah rancangan sistem basis data yang dapat terintegrasi dengan baik, membantu dalam transaksi-transaksi yang terdapat di PT. Telaga Berlian, serta mempermudah untuk mengambil data yang diperlukan. SIMPULAN dari penyusunan ialah adanya sistem basis data yang terintegrasi dan membantu untuk memperoleh data dengan akurat. Kata Kunci : Basis Data, Produksi, Persediaan
Abstract
The purpose of the preparations to design and implementation of data bases on production processes, transactions and supplies that can be useful and required in accordance with PT. Telaga Berlian. Design methodology used is a conceptual database design methodology, the logical database design methodologies, and specific physical database design method with the method of analysis used was conducting observation, interviews of the parties is required, and the study of librarianship to support the design of data base systems. Results achieved are a database system design that can be integrated with a good, helpful in those transactions that occur in PT Telaga Berlian, as well as make it easier to retrieve the necessary data. Summary of the compilation is the existence of an integrated database system and helping to obtain accurate data. Keyword : Database, Production, Inventory
Pendahuluan Sistem basis data sangatlah dibutuhkan oleh perusahaan untuk dapat bersaing ditengah persaingan yang semakin kompetitif. Sistem basis data merupakan sebuah sistem penyimpanan dan pengelolaan data dengan menggunakan komputer sehingga informasi yang disediakan cepat dan akurat. Dengan memanfaatkan sistem basis data akan dapat membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang lebih optimal. PT Telaga Berlian merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang garment. Perusahaan garment sendiri adalah perusahaan yang memproses bahan baku kain menjadi produk pakaian jadi yang hasilnya dapat dijual ke konsumen. Seiring dengan makin banyaknya konsumen, maka data-data transaksi dari para konsumen semakin bertambah dari waktu ke waktu. Pihak managerial kesulitan untuk mendapatkan informasi yang akurat dengan penambahan data yang cepat. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu cara untuk mengatasi masalah tersebut. Salah satu caranya yaitu dengan membuat suatu aplikasi database untuk menganalisa data-data yang dimiliki perusahaan. Sehingga nantinya akan menghasilkan informasi yang cepat, akurat, dan tepat tanpa memakan waktu dan biaya yang besar.
Metode Penelitian Metode Pengumpulan Data Dan Pustaka 1. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan mempelajari buku – buku referensi yang berhubungan dengan topik dan masalah yang dibahas untuk mempermudah memecahkan masalah – masalah yang ada. 2. Teknik Fact-Finding Metode Pengumpulan data dan fakta kami gunakan berdasarkan metode fact-finding technique dari Connoly dan Begg (2012, p344) sebagai berikut : • Examining Documentation Untuk mengetahui bagaimana proses sistem yang berjalan beserta transaksi – transaksi yang terlibat didalamnya maka kami melakukan survey langsung dengan memeriksa dokumen dan mengolah informasi di dalamnya untuk mengidentifikasi kebutuhan yang diperlukan untuk membuat sistem database. • Interviewing Wawancara kami lakukan kepada para staff dan pejabat perusahaan yang terlibat dalam sistem, tujuan dari wawancara ini adalah agar kami bisa mendapatkan gambaran dari sudut pandang user yang terlibat dalam sistem. • Observing the Enterprise in Operation Observasi kami lakukan ke bagian – bagian yang terlibat dalam proses bisnis, kegiatan ini bertujuan untuk lebih memahami cara kerja berjalanya sistem yang sudah ada dan untuk memahami kebutuhan yang diperlukan dala membuat sistem database. Metode Analisa Sistem yang Berjalan Metode analisis sistem yang dipakai menggunakan teori dari Whitten. Whitten et al (2004:326) mendefinisikan Data Flow Diagram adalah alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut metode analisis sistem dengan pengertian yang berbeda sebagai berikut : 1. Diagram Konteks Proses yang berada di posisi pusat. 2. Diagram Nol Proses yang terdapat di level 0 yang dipecahkan menjadi beberapa proses lainnnya. 3. Diagram Rinci i. Pada level ini, merupakan diagram yang merincikan diagram level 1. ii. Tanda * digunakan hanya jika proses tersebut tidak dapat dirincikan lagi.
Metode Perancangan Basis Data Metode perancangan yang kami gunakan yaitu dengan menggunakan pendekatan database system development lifecycle (Connoly dan Begg, 2012 : p311) yang mencakup beberapa tahapan, yaitu : 1. Database Planning Meliputi semua kegiatan yang mempermudah semua tahapan dari databasesystem development cycle agar semakin cepat terlaksana secara efisien dan se-efektif mungkin. 2. System Definition Meliputi ruang lingkup dari database systemdan user views, User view sendiri adalah hal-hal apa saja yang diperlukan oleh database system dari segi perspektif job-role yang spesifik (seperti manager atau supervisor). 3. Requirements Collection and Analysis Pengumpulan dan analisa informasi yang diperlukan untuk mensupportdatabase system. 4. Database Design Database Design sendiri tebagi menjadi 3 fase (Connoly dan Begg, 2012 : 465), yaitu : • Conceptual Database Design Membuat gambaran konseptual dari database, yang meliputi identifikasi dari tipeentitas, relationship atau hubungan,dan menentukan attribut yang kritikal. • Logical Database Design Menerjemahkan gambarann konseptual ke struktur logical dari database dimana meliputi juga desain antar hubungan dengan validasi normalisasi dan validasi apakah sudah sesuai dengan user requirement spesification. • Physical Database Design Memutuskan bagaimana struktur logical diimplementasikan secara fisik ke dalam DBMS serta mengawasi operasionalnya. 5. DBMS Selection Tahapan pemilihan DBMS yang tepat untuk diimplementasikan ke dalam aplikasi database. 6. Application Design Tahap perancangan user interface dan program aplikasi yang digunakan pada database. 7. Implementation Tahap penerapan database dan desain aplikasi.
Hasil Dan Pembahasan Proses Bisnis yang Berjalan Diagram Konteks
Gambar 1 Diagram Konteks
1.
Proses Produksi • Produksi Berdasarkan Pemesanan Pelanggan Pelanggan yang ingin melakukan pemesanan bertemu dengan pemilik untuk melakukan negosiasi dan apabila pelanggan tersebut belum pernah memesan sebelumnya maka akan didaftarkan ke data pelanggan oleh sekretaris. Hal yang dinegosiasikan antara lain harga, jumlah yang ingin diproduksi, desain produk, ukuran produk, jenis bahan dan aksesoris yang digunakan, dan jatuh tempo penyelesaian pengerjaan. Hasil dari negosiasi tersebut akan dicatat dalam surat kontrak kerja, dari surat kontrak kerja tersebut maka akan dibuat surat target produksi untuk memulai proses pengerjaan. Untuk penggunaan bahan pelanggan bisa menggunakan bahan yang disediakan oleh perusahaan atau bisa membawa sendiri. Awal – awal bagian gudang akan mengeluarkan bahan sesuai yang dibutuhkan pada target produksi, kemudian bagian fitting akan melakukan pengukuran berdasarkan pola yang sudah ditentukan, kemudian bahan yang sudah diukur dan dibuat pola akan diserahkan ke bagian cutting untuk dipotong. Pada akhir proses pemotongan bagian cutting akan membuat catatan cutting untuk diserahkan ke bagian jahit. Kemudian bagian jahit akan menjahit bahan yang telah dipotong sesuai design yang telah ditentukan. Setelah proses menjahit bahan selesai bagian jahit akan membuat catatan laundry kemudian diserahkan kepada pemilik untuk diberikan ke mitra laundry untuk dilakukan proses laundry. Setelah proses laundry selesai, mitra laundry akan membuat nota tagihan laundry dan diserahkan kepada sekretaris melalui kurir. Bagian finishing akan mencocokan produk yang sudah dilaundry dengan catatan laundry jika sudah cocok sekretaris akan membuat pembayaran laundry dan membayar secara tunai ke kurir mitra laundry. Setelah itu bagian finishing akan memasang aksesoris sesuai dengan pesanan pelanggan, membuat catatan finishing, melakukan packing
dan melengkapi data target produksi. Kemudian produk yang sudah dipacking akan diserahkan ke sekretaris dan sekretaris akan membuat surat jalan beserta 2 pembayaran penjualan yang satu untuk diarsip sedangkan yang satunya lagi akan diserahkan ke kurir. Kemudian kurir mengirimkan produk ke pelanggan, pelanggan akan membayar sesuai yang tertera pada pemesanan penjualan dan membayar secara tunai. Kurir akan menyerahkan uang tersebut ke sekretaris dan sekretaris akan membuat pendapatan penjualan. • Produksi Sendiri Sama seperti produksi berdasarkan pemesanan pelanggan, hanya saja tidak memerlukan surat kontrak kerja dan hasil produknya tidak dipacking melainkan diserahkan ke bagian gudang dan bagian gudang akan membuat pemasukan barang. 2. Proses Penjualan Apabila ada pelanggan yang ingin membeli langsung dapat menemui pemilik kemudian akan diantarkan ke gudang untuk melihat – lihat produk jadi yang ada. Jika pelanggan sudah menentukan pilihanya maka bagian gudang akan membuat catatan pengeluaran barang dan diserahkan ke sekretaris. Kemudian sekretaris akan membuat 2 pemesanan penjualan, yang satu diberikan pelanggan dan yang satu akan diarsip dan mengupdate pendapatan penjualan. 3. Proses Persediaan Bagian gudang harus menghitung stok barang yang ada secara manual setiap kali akan melakukan proses produksi dan setiap seminnggu sekali. Dikarenakan tidak adanya data persediaan yang terintegrasi jadi setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi ketika membutuhkan tambahan bahan atau aksesoris pada saat produksi harus mendatangi bagian gudang untuk melihat catatan persediaan baru diproses pengeluaranya. Bagian gudang akan membuat pengeluaran barang apabila ada barang yang dikeluarkan baik bahan, aksesoris, maupun produk jadi. 4. Proses Pembelian Jika persediaan bahan dan aksesoris sudah mau habis, maka sekretaris akan membuat pemesanan pembelian dan menelepon supplier untuk memesan bahan dan aksesoris. Supplier kemudian mengirim bahan dan aksesoris yang dipesan beserta nota tagihan pemesananbarang, kemudian bagian gudang akan mencocokan bahan dan aksesoris yang dipesan dengan yang didaftar pemesanan pembelian apabila sudah cocok bagian gudang akan membawa tagihan dari supplier ke sekretaris dan membuat pemasukan barang, kemudian sekretaris akanmengeluarkan uang sesuai yang tertera pada tagihan serta membuat pembayaran supplier dan pemilik akan menandatangani tagihan tersebut sebagai tanda barang telah diterima, lalu mencatatnya di pengeluaran pembelian dan mengarsipnya. Permasalahan yang Dihadapi 1. Pelanggan komplain disebabkan penyelesaian pengerjaan produksi yang tidak sesuai dengan tanggal deadline yang tertera pada form target produksi. 2. Tidak terpenuhi kebutuhan bahan baku produksi karena jumlah bahan baku yang diperlukan untuk produksi tidak sesuai dengan stok yang tersedia di gudang. 3. Pemesanan pelanggan tidak dapat dipenuhi karena bahan dan aksesoris spesifik yang diingikan oleh pelanggan tidak ada. 4. stock bahan baku dan stock celana tidak tercatat karena lemahnya pengawasan dan pencatatan.
Perancangan Database Identifikasi Entitas
Tabel 1 Contoh Identifikasi Entitas Produksi No Nama Entitas Deskripsi Produksi
Alias
Entitas yang Produksi menyimpan celana informasi kebutuhan tanget kerja, jenis celana, jumlah bahan baku yang digunakan
Keterangan Produksi digunakan untuk detail pengerjaan celana dalam 1 hari yang melibatkan jumlah stock
Identifikasi Hubungan
Tabel 2 Contoh Identifikasi Hubungan No Nama Entitas Multiplicity 1.
Produksi
Hubungan
Nama Entitas
Multiplicity
1..*
Memiliki
Celana
1..1
1..*
Membuat
Daftar Harga
1..1
1..*
Menghasilkan
Stock Celana
1..1
Menentukan Primary Keydan Candidate Key
Tabel 3 Contoh Menentukan Primary Key dan Candidate Key Entitas Produksi Entity Name Candidate Key Primary Key Alternate Key Produksi Id_Produksi Id_Produksi Kode_Produksi Kode_Produksi
Normalisasi
Tabel 4 Normalisasi Tabel Produksi
Normalisasi UNF : Produksi(@ID_Produksi, Kode_produksi, Target_Produksi, #id_celana, Hasil_jadi, Tanggal_Target, Pemakaian_Stock, Status_Produksi,cutting, loundry, finishing, #ID_stock_bahan_baku) 1NF Produksi(@ID_Produksi, Kode_produksi, Target_Produksi, #id_celana, Hasil_jadi, Tanggal_Target, Pemakaian_Stock, Status_Produksi, cutting, loundry, finishing,)
Detail_Produksi(#ID_Stock_bahan_Baku, #ID_produksi, Qty, Tanggal_Pemakaian) 2NF Produksi(@ID_Produksi, Kode_produksi, Target_Produksi, Hasil_jadi, Tanggal_Target, Pemakaian_Stock, Status_Produksi, cutting, loundry, finishing,) Detail_Produksi(#ID_Stock_bahan_Baku, #ID_produksi, Qty, Tanggal_Pemakaian) Bahan_Baku(#ID_Stock_bahan_Baku, Qty, Tanggal_Pemakaian) 3NF Produksi(@ID_Produksi, Kode_produksi, Target_Produksi, Hasil_jadi, Tanggal_Target, Pemakaian_Stock, Status_Produksi, cutting, loundry, finishing,) Detail_Produksi(#ID_Stock_bahan_Baku, #ID_produksi, Qty, Tanggal_Pemakaian) Bahan_Baku(#ID_Stock_bahan_Baku, Qty, Tanggal_Pemakaian) Celana(#id_celana, model_celana, ukuran)
Rancangan Layar
Gambar 1 Rancangan Layar Produksi
Kode Trx Kode celana
: auto : input
Tanggal mulai Tanggal jadi
: input : input
Rancangan laporan
Laporan Produksi
Kode Produksi
P0001
P0002
P0003
BBM005
BBM006
Nama Celana
Qty Celana
Dry Induigo
20
Chino Chaki
50
Coroday
174
Indigo Balck
14
Celana Eksekutif
50
Tanggal
Biaya Produksi
12/02/2013
Rp.
24/12/2013
25/12/2013
26/12/2013
29/12/2013
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
125000
200000
180000
110000
300000
Username
:
Idfan Rizki Rahmadon
Tanggal
:
27/01/2014
Page
:
1 page 3
Nama Barang pakai
Qty
Kain indigo
2 Meter
Kancing
9 pcs
Kain indigo
2 Meter
Kancing
9 pcs
Kain indigo
2 Meter
Kancing
9 pcs
Kain indigo
2 Meter
Kancing
9 pcs
Kain indigo
2 Meter
Kancing
9 pcs
Benang
1 Gulung
Gambar 2 Contoh Rancangan Laporan Produksi
Simpulan Dan Saran Simpulan Berdasarkan hasil kegiatan yang dimulai dari pengumpulan data, analisis, dan perancangan aplikasi basis data penjualan, pembelian, produksi dan persediaan pada PT. Telaga Berlian, maka dapat diambil kesimpulan : 1. Sistem basis data yang telah dirancang dapat mempercepat perusahaan dalam pencarian data yang dibutuhkan. 2. Dengan menggunakan sistem basis data ini, maka kesalahan dan kehilangan data yang dapat terjadi pada proses sebelumnya dapat diminimalisasi. 3. Keamanan data lebih terjaga karena adanya pembatasan hak akses sesuai dengan kepentingan pengguna. 4. Mempermudah dalam proses pengisian dan pembuatan dokumen perusahaan. Saran Untuk dapat memberikan hasil yang lebih baik setelah diterapkannya aplikasi sistem basis data pada PT. Telaga Berlian, maka saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut : 1. Mengembangkan sistem yang sudah ada kedalam sistem online, sehingga mempermudah proses transaksi yang dilakukan perusahaan. 2. Mengembangkan sistem basis data menjadi data warehouse agar dapat mendukung kegiatan pengambilan keputusan.
REFERENSI
Connolly, Thomas., Carolyn, Begg. (2010). Database System.5th Edition. New York: Pearson Hoffer, A.Jeffrey., Mary, Prescott, & Heikki, Topi. (2009). Modern Database Management System. United States: Prentice Hall Gelinas, U. J ., Dull, R. B. (2008). Accounting Information Systems. 7th Edition. Thomson Leann'ng, Canada: Ikatan Akuntansi Indonesia Hall, A.James. (2011). Accounting Information System. United States: Cengage SouthWestern Kusrini. (2007). Konsep dan Aplikasi Pendukung Keputusan. Indonesia: ANDI Kroenke., M.David. (2010). Database Concepts. United States : Prentice Hall Satzinger, John., Robert, Jackson, & Stephen, Burd. (2010). System Analysis & Design in a Changing World. United States: Cengage Learning Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat Satria Wahono, Romi. 7 Agustus (2012). Kiat Menyusun Kerangka Pemikiran Penelitian. Diakses 24 Agustus 2013 dari http://romisatriawahono.net/2012/08/07/kiat-menyusunkerangka-pemikiran-penelitian/ Freeman Adam, (2010). Introducing Visual C#. Newyork : Springer Science Suranto (2004); Manajemen Operasional Angkutan Laut Dan Kepelabuhanan Serta Prosedur Impor Barang, Gramedia Pustaka Utama. Rijan, Yunirman, dan Koesoemawati, Ira. (2009). Cara mudah membuat surat perjanjian kontrak dan surat penting lainnya, Edisi pertama Cetakan pertama. Jakarta: Raih Asa Sukses. ANDREESCU, Ioana Anca dan MIRCEA, Marinela. (2012). Perspectives on the Role of Business Rules in Database Design. Database System Journal. 3(1)64
RIWAYAT PENULIS Divo Ridla Fadila lahir di Magetan pada 23 November 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di BINUS University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014 Idfan Romadon Rizkylahir di Pandeglang pada 24 Maret 1991 Penulis Menamatkan pendidikan S1 di BINUS University dalam bidang Sisrem Infomasi pada tahun 2014 Bobby Perwira Kedua lahir di Jakarta pada 12 Juni 1992 Penulis Menamatkan pendidikan S1 di BINUS University dalam bidang Sistem Infomasi pada tahun 2014
