PERANAN HUMAS DALAM MENUNJANG VISI DAN MISI PADA KANTOR INFORMASI DAN KOMUNIKASI KABUPATEN KARANGANYAR
Tugas Akhir Diajukan untuk memenuhi sebagian persyaratan dalam memperoleh gelar Ahli Madya Program Studi Diploma III Komunikasi Terapan
Oleh: ANGGIA AYU A D1605009
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2008
MOTTO
1. Lembah, gunung,sungai bukanlah hambatan yang berarti bagi burung yang mampu terbang tinggi. Maka mari kembangkan sayap melalui ivonasi, kreativitas dan kerja keras agar mampu bersaing dan tidak menjadi pecundang. ( Ir. H. Wahyu Saidi, Msc) 2. Percayalah dan milikilah keyakinan, karena hanya dalam keyakinan yang merupakan pengetahuan kita yang lebih dalam, dapat untuk temukan kebahagiaan. ( Kahlil Gibran ) 3. Kesehatan bukan segalanya, tetapi tanpa kesehatan segalanya tidak mungkin terjadi. (Anggia.A)
PERSEMBAHAN
Laporan Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada : 1. Ayah dan Ibuku Tercinta 2. Adekku Deon dan Hays Tersayang 3. Sobatku, Silvy, Lina, Yuni, Indry, Woelan, Fikry, Vira, D’R_Win dan oronku kebersamaan kita smoga senantiasa terajut dalam sanubari yang abadi 4. Wa_wa ku….makasih atas dukungan yang luar biasa 5. Almamaterku
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat sehat jasmani dan rohani, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Media (KKM) ini. Penyusunan laporan praktek kerja media ini adalah salah satu syarat untuk dapat memperoleh ijasah Diploma III pada program Komunikasi Terapan di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam penyusunan laporan KKM ini penulis menyadari bahwa masih jauh dari kesempurnaan dari isi maupun kemampuan teknis penyajiannya. Walaupun demikian penulis berharap kiranya penulisan laporan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan. Dalam penyusunan laporan ini penulis banyak mendapatkan dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Atas bantuan dan bimbingan yang diberikan pada kesempatan ini saya mengucapkan banyak terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Drs. A
Eko Setyanto, M. Si.
Selaku Ketua Program DIII Komunikasi
Terapan FISIP UNS 2. Drs. Subagyo, S. U. Dosen Pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu dan memberikan arahan serta bimbingan bagi penulis dalam menyelesaikan laporan ini 3. Prof. Drs. H Totok Sarsito, S. U., M. A. selaku dosen Penguji
4. Seluruh dosen dan staf FISIP UNS yang sudah banyak membantu dalam mencari ilmu 5. Iskandar, S.H. selaku Kepala Kantor Informasi dan Komunikasi (KIK) Karanganyar 6. Bapak Bambang dan Bapak Warsidi yang telah banyak membimbing saya selama magang 7. Mama Shya-Shya dan Oom Wita yang banyak memberikan inspirasi dan pengalaman baru bagi penulis 8. Seluruh Staf Kantor Informasi dan Komunikasi (KIK) Karanganyar yang banyak membantu dan memberikan banyak pengalaman dan pengetahuan 9. Teman-teman Public Relations (PR) 2005 10. Teman-teman wartawan yang selalu kompak dan memberi inspirasi bagi penulis 11. Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu dalam pengerjakan Tugas Akhir (TA) ini
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL..........................................................................................
i
HALAMAN PERSETUJUAN...........................................................................
ii
HALAMAN PENGESAHAN............................................................................ iii HALAMAN MOTTO ....................................................................................... iv HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................
v
KATA PENGANTAR ....................................................................................... iv DAFTAR ISI...................................................................................................... viii BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang ................................................................................
1
B. Tujuan Kuliah Kerja Media .............................................................
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Definisi Humas ................................................................................
5
B. Fungsi dan Tugas Hubungan Masyarakat (HUMAS)......................
8
C. Ruang Lingkup Humas Dalam Lembaga Pemerintahan.................. 12 D. Kegiatan Humas ............................................................................... 16 E. Media Humas ................................................................................... 20 BAB III
DESKRIPSI
KANTOR
INFORMASI
DAN
KOMUNIKASI
KABUPATEN KARANGANYAR A. Gambaran Umum Kantor Informasi dan Komunikasi Karanganyar ..................................................................................... 23
B. Fungsi dan Kegiatan Seksi Humas Kantor Informasi dan Komunikasi Karanganyar ..................................................................................... 29 C. Visi dan Misi Pemkab Karanganyar Di Bidang Komunikasi Massa........................................................................... 34 D. Program 7 Hari Kerja Pemkab Karanganyar ................................... 36 BAB IV
PELAKSANAAN MAGANG
A. Tempat Pelaksanaan Magang (KKM).............................................. 38 B. Bidang Pelaksanaan ........................................................................ 38 C. Kegiatan – Kegiatan Magang yang Dilakukan ................................ 39 D. Bentuk Kegiatan Seksi Humas yang telah dilaksanakan dalam menunjang Visi dan Misi Kantor Informasi dan Komunikasi Kabupaten Karanganyar................................................................... 40 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ...................................................................................... 42 B. Saran................................................................................................. 43 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 44 LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Lembaga pemerintahan non profit dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan daerah sesuai dengan amanat Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, pemerintahan daerah, yang mengatur dan mengurus sendiri urusan pemerintahan menurut asas otonomi dan tugas pembantuan,
diarahkan
untuk
mempercepat
terwujudnya
kesejahteraan
masyarakat melalui peningkatan, pelayanan, pemberdayaan, dan peran serta masyarakat, serta peningkatan daya saing daerah dengan memperhatikan prinsip demokrasi, pemerataan, keadilan, keistimewaan dan kekhususan suatu daerah dalam sistem Negara Kesatuan Republik Indonesia. Oleh karena itu, setiap lembaga pemerintahan diharapkan mempunyai suatu hubungan yang baik dan harmonis dengan masyarakat agar dapat mewujudkan fungsi dan peran lembaga pemerintah tersebut. Secara kelembagaan penanganan kehumasan di pemerintah provinsi maupun kabupaten atau kota pada akhir-akhir ini sangat bervariasi tugas dan fungsi kehumasan di daerah, demikian juga struktur organisasi dan keberadaannya berbeda sesuai dengan tingkat kebutuhan masing-masing daerah. Lembaga humas di daerah ada yang berdiri sendiri ada yang bergabung dengan struktur organisasi lain, bahkan ada yang menjadi dinas tersendiri. Hal itu karena di era otonomi daerah sekarang ini dan pembentukan struktur pemerintahan daerah tergantung
1
kebutuhan dan potensi yang dimiliki daerah, yang ditetapkan melalui peraturan daerah. Mengingat arti pentingnya peran dan fungsi humas sebagai pusat penyebarluasan informasi, keterbukaan dan otonomi daerah ini, sangat perlu menyamakan visi, misi dan persepsi tentang kehumasan, baik di pusat maupun didaerah. Terutama dalam mengelola ruang koordinasi bagi penyelenggaraan tugas-tugas kehumasan. Untuk itu dibutuhkan pengembangan organisasi (organization development) humas di daerah dalam arti yang luas. Sehingga dengan peningkatan peran dan fungsi humas di daerah secara profesional akan dapat mengelola pembentukan opini masyarakat untuk memahami setiap fenomena pemerintahan dan mampu membangun perilaku yang dapat menerima suatu kebijakan dengan perilaku yang baik. Dengan demikian, untuk dapat berperan dalam mewujudkan pemerintahan yang baik (good governance), menjadi suatu keharusan bagi humas pemerintah dan pemerintah daerah untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan lingkungan strategis yang terjadi dan senantiasa memegang etika kehumasan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Hal ini tidak mudah, karena harus bersaing dengan media massa non pemerintah yang dikelola dengan sangat profesional dengan kebebasan liberalnya. Ini yang menjadi tantangan ke depan yang perlu disikapi dengan arif dan senantiasa menjadikan media masa non pemerintah tersebut sebagai mitra kerja untuk menyampaikan pesan-pesan politik pemerintah.
Untuk itu perlu membangun kemitraan antara instansi kehumasan (puspen) dengan komponen pers, bakohumas, LSM, dan lembaga kehumasan daerah lainnya. Kantor Informasi dan Komunikasi (KIK) sebagai unit yang menangani bidang komunikasi dan informasi yang bertugas untuk mengelola segala bentuk informasi yang diperlukan untuk pemerintah maupun masyarakat luas. Hal ini mutlak diperlukan untuk mengontrol berita-berita yang beredar dalam ruang lingkup kabupaten Karanganyar agar tercapai suatu informasi yang benar dan akurat dan mendorong tercapainya visi dan misi dari Pemerintah Kabupaten Karanganyar. Bagian Hubungan Masyarakat (HUMAS) dalam Kantor Informasi dan Komunikasi (KIK) mempunyai peranan penting dalam upaya pencapaian tujuan serta fungsi instansi ini. Sehingga kegiatan dari bagian ini perlu sekali diperhatikan dan diselaraskan dengan visi dan misi agar tercapai efektivitas dan efisiensi. Luasnya cakupan kegiatan serta pentingnya HUMAS terutama dalam menyelaraskan visi dan misi dari Kantor Informasi dan Komunikasi Kabupaten Karanganyar ini memberikan daya tarik tersendiri bagi penulis untuk mengkaji lebih dalam bagian Humas tersebut, serta untuk dijadikan sarana untuk mempraktekkan ilmu pengetahuan yang telah penulis terima selama di bangku kuliah.
B. Tujuan Kuliah Kerja Media 1. Tujuan Teoritis a. Mengetahui pelaksanaan fungsi Humas di Kantor Informasi dan Komunikasi (KIK) Kabupaten Karanganyar. b. Mengetahui sejauh mana peranan Humas dalam menunjang visi dan misi dari Kantor Informasi dan Komunikasi (KIK) Kabupaten Karanganyar. 2. Tujuan Praktis a. Memenuhi kegiatan proses akhir dari perkuliahan yang merupakan salah satu syarat kelulusan, sesuai peraturan yang berlaku di Program Diploma III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. b. Sebagai wahana pembelajaran bagi mahasiswa dalam meningkatkan kemampuan di dunia kerja nyata untuk bekal nantinya dalam meniti karier setelah lulus dari bangku kuliah.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
F. Definisi Humas Pada umumnya humas merupakan bidang atau fungsi tertentu yang diperlukan oleh setiap organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersial (perusahaan) maupun organisasi yang non-komersial. Mulai dari yayasan, perguruan tinggi, dinas militer sampai dengan lembaga-lembaga pemerintahan, dan usaha bersama seperti Gerakan Nasional Orang Tua Asuh (GNOTA) pun memerlukan humas. Kebutuhan akan kehadirannya tidak bisa dicegah terlepas dari kita menyukainya atau tidak, karena humas merupakan salah satu elemen yang menentukan kelangsungan organisasi secara positif. Arti penting humas sebagai sumber informasi terpercaya kian terasa pada era globalisasi sekarang ini. Dalam pelaksanaan humas perlu menerapkan teknik-teknik penerapan ilmu sosial dalam merencanakan suatu program atau kampanye kehumasan. Aspek-aspek kehumasan dengan aspek-aspek ilmu sosial di suatu organisasi menonjolkan tanggung jawab organisasi kepada kepentingan publik atau kepentingan masyarakat luas. Untuk membantu perusahaan atau organisasi yang sudah mapan di dalam melancarkan bidang kehumasan perlu diadakan kampanye kehumasan demi memelihara citranya di benak para khalayaknya. Menurut pendapat International Public Relation Association (IPRA) dalam buku Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek adalah : 5
“Humas adalah fungsi manajemen dari budi yang dijalankan secara berkesinambungan dan berencana, dengan mana organisasi-organisasi dan lembaga yang bersifat umum dan pribadi dan berusaha memperoleh dan membina pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada sangkut pautnya. Dengan menilai pendapat umum diantara mereka dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan mereka, guna mencapai kerja sama yang lebih produktif untuk melaksanakan kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan melancarkan informasi berencana dan tersebut luas. (Onong Uchajana Effendy; 2002 : 34) Hubungan masyarakat atau public relations adalah suatu usaha yang sengaja dilakukan, direncanakan secara berkesinambungan untuk menciptakan saling pengertian antara sebuah lembaga atau institusi dengan masyarakat. Humas (PR) adalah sebuah seni sekaligus ilmu sosial dalam menganalisa kecenderungan, meramalkan konsekuensinya, memberikan pengarahan kepada pimpinan institusi atau lembaga dan melaksanakan program-program terencana yang dapat memenuhi kepentingan baik institusi maupun lembaga tersebut maupun masyarakat yang terkait. Public Relations (PR) merupakan fungsi manajemen untuk mencapai target tertentu yang sebelumnya harus mempunyai program kerja yang jelas dan rinci, mencari fakta, merencanakan, mengkomunikasikan, hingga mengevaluasi hasil-hasil apa yang telah dicapainya. "Public Relations is planned, persuasive communication designed to influence significant public" (John E. Marston "Modern Public Relations", 1979). Secara spesifik, definisi umum PR disimpulkan sebagai seni (arts) dan gabungan dari disiplin ilmu manajemen, komunikasi, psikologi, sosial dan marketing, untuk membentuk agar perusahaan atau lembaga, nama dan produknya menjadi disukai dan dapat dipercaya oleh publiknya. Dalam hubungannya dengan target audience atau stakeholder (obyek
dakwah) tersebut, dikenal tiga tipe tentang apa yang disukai dan tidak disukai, yaitu: 1. Those who know you and like you (mengenal dan menyukai Anda). 2. Those who know you and don't like you (mengenal dan tidak menyukai Anda). 3. Those who neither you nor care you (tidak dikenal maka tidak disukai). Oleh karena itu dikatakan pula bahwa "Public Relations merupakan fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasikan kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publiknya" (Scott M. Cutlip dan Allen H. Center " Efektif Public Relations", 1982). Public Relations adalah suatu proses yang kontinyu dari usaha manajemen untuk memperoleh goodwill dan pengertian dari publik pada umumnya, termasuk stake holder internal. Ke dalam, mengadakan perbaikan dan pembenahan melalui corporate culture building (membangun budaya lembaga) berbentuk disiplin, motivasi, peningkatan pelayanan dan produktivitas kerja yang diharapkan untuk terciptanya sense of belonging terhadap lembaga. Sedangkan ke luar, berupaya menciptakan kepercayaan dan citra lembaga (corporate image) yang sekaligus memayungi dan mempertahankan citra produknya (product image). Oxley (1987:12-13) mengemukakan public relations dari fungsi manajemen yang dilakukan bertujuan untuk memberi layanan kepada publik memiliki tugas-tugas yaitu :
a. Memberi saran kepada manajemen tentang semua perkembangan internal dan eksternal yang mungkin mempengaruhi hubungan organisasi dengan publik-publiknya b. Meneliti dan menafsirkan untuk kepentingan organisasi, sikap publikpublik utama pada saat ini atau antisipasi sikap publik-publik pokok terhadap organisasi c. Bekerja sebagai penghubung (liaison) antara manajemen dan publikpubliknya, dan d. Memberi laporan berkala kepada manajemen tentang semua kegiatan yang mempengaruhi hubungan publik dan organisasi. Sebagai fungsi manajemen, public relations memampukan organisasi untuk mencapai hubungan yang efektif dengan berbagai khalayaknya melalui pengertian sikap, nilai, dan opini khalayak (Wells, et.al. 1995:619). Oleh karena itu, pada dasarnya semua organisasi yang memiliki manajemen akan mempraktekkan public relations tersebut. Public relations sebagai fungsi manajemen dijalankan oleh perusahaan, pemerintah, asosiasi profesi dan niaga, organisasi nirlaba, lembaga swadaya masyarakat, industri pariwisata, dunia pendidikan, politisi, klub olahraga, dan berbagai organisasi lainnya.
G. Fungsi dan Tugas Hubungan Masyarakat (HUMAS) Dari definisi public relations sebagai fungsi manajemen dapat dilihat bahwa public relations mempunyai peranan maupun fungsi yang penting dalam membangun pemahaman publik terhadap organisasi sehingga dapat terbangun
hubungan yang baik antara organisasi dengan publiknya dan menjaga citra organisasi. Onong Uchjana Efendy (2002:34) mengemukakan fungsi Hubungan Masyarakat atau Public Relations adalah sebagai berikut : 1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi. 2. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik publik intern maupun esktern. 3. Menciptakan komunikasi dua arah yang timbal balik dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi. 4. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan umum. Dari fungsi public relations diatas terdapat 2 kajian publik dalam public relations yaitu: 1. Publik intern Merupakan publik yang menjadi bagian dari unit usaha/badan/organisasi itu sendiri. Di dalam publik industri atau perusahaan, publik intern adalah buruh atau karyawan, pemegang saham. Sedangkan di instansi pemerintahan adalah pegawai/ karyawan di dalam instansi tersebut, serta para pejabat pengambil keputusan. 2. Publik ekstern
Adalah “orang luar” atau publik umum (masyarakat) dimana industri atau usaha itu berada, yang harus diberikan peneranganan atau informasi demi tumbuhnya goodwill dari mereka. (F. Rachmadi,1992:69) Terdapat 4 syarat utama yang harus dikuasai oleh petugas public relations (PRO) guna menjalankan fungsi tersebut: 1. Kemampuan mengamati dan menganalisis persoalan. 2. Kemampuan menarik perhatian 3. Kemampuan mempengaruhi pendapat 4. Kemampuan menjalin hubungan dan saling percaya DeFleur dan Dennis (1988:306) mengelompokkan tugas – tugas public relations secara umum adalah sebagai berikut: a. Penulisan Membuat siaran pers yang ditujukan kepada media umum dan menulis draft untuk media khusus, brosur, poster dan bahan lainnya. b. Penyuntingan Merevisi dan memeriksa naskah pidato, majalah perusahaan, newsletter, dan bulletin elektronik c. Penempatan dan Relasi Media Menjadi klien media cetak dan elektronik; menyelenggarakan book tour untuk para penulis, berbicara kepada para host untuk wawancara d. Special events Mengorganisasikan event-event khusus, misalnya donasi, grand opening
e. Pidato Menulis dan menyampaikan pidato kepada pihak-pihak lain f. Produksi Membantu dalam produksi untuk publikasi g. Penelitian Melakukan penelitian baik kepada publik intern maupun publik ekstern untuk
mengevaluasi
program
maupun
mengetahui
perkembangan
perusahaan. h. Pemrograman dan Konseling Menyusun rencana untuk klien atau bagian public relations, memberi saran cara menangani peristiwa tertentu atau membatasi atau mengimbangi publisitas negatif i. Pelatihan dan Manajemen Memberikan pelatihan pada karyawan, memberi saran cara untuk membentuk iklim yang tepat pada sebuah organisasi cara menangani penyelidikan, mengkoordinasikan orang dengan berbagai keahlian dan latar belakang sehingga membuat program bisa dijalankan. Dalam literatur lain menyebutkan tugas-tugas Public Relations yaitu: 1. Internal Public Relations 2. External Public Relations 3. Publisitas 4. Periklanan 5. Demontrasi
6. Propoganda 7. Pameran 8. Sales Promotion 9. Konferensi Pers 10. House Organ (majalah perusahaan) 11. Open House atau Grand Opening
H. Ruang Lingkup Humas Dalam Lembaga Pemerintahan Dalam iklim demokrasi dan transparansi menghadapi era globalisasi, peranan Humas Pemerintah dan Daerah ke depan sangat strategis untuk mengkomunikasikan atau menginformasikan berbagai kebijakan, program dan kegiatan pemerintah daerah kepada masyarakat, terutama yang berkaitan dengan otonomi daerah dalam mewujudkan good governance. Citra dan dukungan terhadap pemerintah, baik di pusat maupun daerah sangat banyak tergantung pada kemampuan humas untuk menjalankan fungsinya mengangkat image positif lembaga pemerintah di mata masyarakat. Dengan performance humas yang baik dan profesional akan mampu mencerminkan sosok lembaga pemerintah yang memiliki akuntabilitas, kredibilitas dan aksesibilitas sebagai perwujudan good governance sehingga humas dapat berperan sebagai jembatan yang baik antara pemerintah dan pemerintah daerah dengan masyarakat yang pada gilirannya akan saling mendukung dalam menghadapi permasalahan pembangunan. Hal itu untuk mengingatkan betapa pentingnya peranan humas dalam era otonomi daerah ini. Dalam iklim demokrasi peranan informasi merupakan suatu hal yang sangat
mendasar bagi manusia sebagai individual, maupun kelompok masyarakat, yang diperoleh melalui media cetak, media elektronik dan media informasi lainnya. Oleh karena itu, pemerintah berkewajiban memberikan pelayanan informasi yang benar dan akurat kepada masyarakat. Informasi pada zaman modern ini merupakan kebutuhan dasar masyarakat, dan oleh karena itu belakangan ini kecenderungan masyarakat menuntut kebebasan untuk memperoleh informasi semakin meningkat. Dikatakan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara yang demokratis, kemerdekaan menyatakan pikiran dan pendapat sesuai hati nurani dan hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia yang sangat hakiki yang diperlukan untuk menegakkan keadilan dan kebenaran, memajukan
kesejahteraan
umum
dan
mencerdaskan
kehidupan
bangsa.
Kebutuhan masyarakat untuk memperoleh informasi secara lengkap dan menyeluruh merupakan indikasi yang mengarah kepada terbentuknya masyarakat informasi yang lebih maju dan modern. Itulah sebabnya banyak negara maju telah menempatkan unit pusat informasi pada posisi yang penting dan strategis. Karena dengan manajemen informasi yang efektif dan profesional akan mampu meningkatkan
sistem
informasi
yang berkualitas, sehingga pesan-pesan
pemerintah dapat dengan cepat tersosialisasi dengan respon masyarakat yang cepat pula. Oleh karena itu menghadapi era globalisasi yang tidak dapat dihindari, dan tuntutan demokrasi di berbagai kehidupan kenegaraan pemerintah dan daerah perlu menjadikan bidang kehumasan sebagai bagian manajemen yang sangat penting dan strategis.
Hak-hak Publik Departemen dalam negeri sebagai unsur birokrasi pemerintah memandang eksistensi humas dalam era sekarang ini merupakan yang sangat penting peranannya mensukseskan pembangunan bangsa ke depan. Salah satu indikator keberhasilan penyelenggaraan tata pemerintahan adalah dapat terinformasikan (tersosialisasikan) berbagai kebijakan (policy) dan produk-produk regulasi pemerintahan dengan profesional dan baik. Dengan demikian pelaksanaan kehumasan di lingkungan pemerintahan merupakan salah satu bentuk pelayanan kepada masyarakat luas, yang harus dilakukan secara optimal. Hal itu akan membawa dampak terhadap legitimasi pemerintah sebagai penyelenggara pelayanan publik. Menjadi semakin tinggi, sejalan dengan semakin responsifnya dukungan masyarakat terhadap kebijakan dan program pembangunan sesuai dengan aspirasi dan kebutuhan masyarakat. Oleh karena informasi merupakan hak setiap individu, maka pemerintah akan menjadi semakin terbuka guna memenuhi dan menjamin hak-hak publik terhadap informasi tesebut. Beberapa hak publik tersebut antara lain: (1) Hak untuk memantau perilaku pejabat publik dalam menjalankan peran publiknya (right to observe). (2) Hak untuk memperoleh informasi (right information). (3) Hak untuk berpartisipasi dalam proses pembentukan kebijakan publik (right to participate). (4) Hak untuk mendapatkan perlindungan sebagai saksi, dan pelopor dalam mengungkapkan fakta dan kebenaran (whiste blower protection). (5) Hak untuk berekspresi (freedom of Expression). (6) Hak untuk mengajukan keberatan terhadap penolakan atau dijaminnya kelima hak tersebut (right to appeal). Untuk mewujudkan dan menjamin hak-hak publik tersebut, maka perlu adanya jaminan
akses informasi publik agar dapat menjawab tantangan ke depan dalam pengelolaan informasi publik tersebut. Oleh karena itu era reformasi dan globalisasi dibutuhkan kecepatan informasi yang akurat secara profesional, serta masyarakat yang menjadi sangat heterogen dan sarat dengan berbagai kepentingan, maka tugas kehumasan dalam pelayanan informasi pemerintahan kedepan relatif cukup berat. Perlu ditangani SDM yang profesional. Sedang SDM yang menangani kehumasan selama ini dirasakan masih kurang profesional. Karena dari kondisi obyektif saat ini kehumasan di lingkungan pemerintahan masih dianggap sebelah mata dan prasarana yang terbatas. Eksistensi humas sebagai pelembagaan kegiatan komunikasi dalam organisasi justru untuk menunjang upaya manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan untuk mencapai suatu tujuan dalam teori manajemen disebutkan harus melalui tahap-tahap yang salah satu diantaranya adalah perencanaan. Perencanaan adalah menetapkan tujuan dan tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan. Dalam menyusun sebuah rencana diperlukan kemampuan meramalkan dan memvisualisasikannya. Pentingnya kemampuan meramalkan, karena dengan imajinasi dapat diperkirakan hambatan-hambatan yang mungkin akan dijumpai. Dengan demikian dalam pelaksanaannya kelak dapat diambil tindakan dengan segera, apabila ternyata membentuk rintangan. Sedangkan pentingnya kemampuan memvisualisasikan suatu rencana, karena memungkinkan siapa saja dapat melihat dan menghayati dengan cepat apa yang harus dilakukan untuk melaksanakan rencana yang disusun itu guna mencapai tujuan yang ditetapkan. Dengan demikian sebuah perencanaan bagi humas sangat penting
karena perencanaan pula humas akan dapat menentukan aktivitas menetapkan tujuan dan tindakan-tindakan.
I. Kegiatan Humas Seorang pakar marketing PR. Smith mengemukakan pendapatnya tentang arti informasi dalam bidang militer dan marketing, bahwa informasi dapat menciptakan power. Dalam kaitan ini dikutip pula pendapat Jefkins tentang posisi praktisi atau humas dalam suatu organisasi yang merupakan mata, telinga dan suara dari perusahaan. Hal ini senada dengan yang diungkapkan oleh Ivy Lee. Dalam
pelaksanaan
pekerjaannya
seorang
praktisi
humas
akan
menggunakan konsep-konsep manajemen untuk mempermudah pelaksanaan tugas-tugasnya. Bahwa proses humas yang terdiri atas tahapan fact finding, planning, communicating, evaluation sepenuhnya mengacu pada pendekatan manajerial. Dalam proses tersebut kita jumpai teknik-teknik dan koordinasi tertentu yang dipergunakan oleh kelompok orang-orang yang disebut manajer di dalam mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan itu sendiri. Proses ini pun mencakup fungsi-fungsi
dasar
dengan
pendekatan
analistik
seperti
perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, pengawasan dalam melaksanakan manajemen (POAC, Planning, Organizing, Actuating, Controlling). Dengan melihat proses peranan manajemen dan hubungan masyarakat (humas) dalam suatu organisasi, dapatlah dikatakan bahwa manajemen itu adalah
upaya menyusun sasaran dan kerja sama melalui orang lain. Di samping itu, untuk dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien dan agar pekerjaan terlaksana dengan baik. Fungsi dan tanggung jawab humas hendaknya mengupayakan terjadinya hubungan yang lancar dan efektif antara semua bagian dalam perusahaan di satu sisi dan antara perusahaan itu dengan publik internal dan publik eksternal. Staf humas harus menerapkan ketiga prinsip dasar fungsi hubungan masyarakat dan mampu secara objektif menanggapi pendapat dan sikap publik. Dengan demikian ia dapat memberi masukan pada pimpinan untuk menciptakan lingkungan usaha yang saling menguntungkan dan berkelanjutan serta mampu bersaing. Menurut Oxley, (1987:12-13) tugas humas meliputi : a. Memberi saran kepada manajemen tentang semua perkembangan internal dan eksternal yang mungkin mempengaruhi hubungan organisasi dengan publikpubliknya. b. Meneliti dan menafsirkan untuk kepentingan organisasi, sikap publik-publik utama pada saat ini atau antisipasi sikap publik-publik utama terhadap organisasi. c. Bekerja sebagai penghubung (liaison) antara manajemen dan publikpubliknya. d. Memberi laporan berkala kepada manajemen tentang semua kegiatan yang mempengaruhi hubungan publik dan organisasi.
Dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari, tiap staf humas harus mempelajari setiap langkah dan sasaran perusahaan. Memantau keadaannya sejauh mana langkah dan sasaran itu akan mempengaruhi lingkungan. Apakah pendapat umum terhadap langkah dan sasaran itu. Hasil pemantauan hari ini dibandingkan lagi dengan hasil pemantauan esoknya dan begitu seterusnya secara berkesinambungan. Tanggung jawab khusus manajer hubungan masyarakat ialah mengelola stafnya agar setiap langkah selalu berlangsung efektif. Melaksanakan koordinasi pekerjaan agar jangan sampai ada pekerjaan yang tumpang-tindih, mengawasi pekerjaan staf agar jangan menyimpang jauh dari perencanaan dengan metode kerja yang benar, alat kerja yang sesuai, dan informasi kerja yang tepat. Setiap anggota staf humas juga harus berkemampuan sebagai juru analisis terhadap perkembangan persepsi di masyarakat. Bagian humas adalah bagian yang mewakili perusahaan terhadap publik dan mewakili publik pada perusahaan. Bagian humas harus pula dapat menyajikan hasil evaluasi akurat tentang:
1. Lingkungan 2. Sikap dan pendapat publik 3. Efektivitas manajemen humas Humas sebagai bidang ilmu pengetahuan interdisipliner dapat memberikan jawaban, sejauh praktisinya mampu mengembangkan ilmu ini dalam kaitannya dengan ilmu-ilmu sosial lainnya, untuk ini disajikan kembali berbagai definisi kehumasan, termasuk definisi yang disebut dengan Statement Mexico. Definisi ini
mempertegas kedudukan humas dalam jajaran ilmu-ilmu sosial lainnya, terutama yang berkaitan dengan ilmu komunikasi. Definisi ini kembali menggarisbawahi bahwa tugas humas harus dilandasi dengan riset, konsultasi dengan pimpinan organisasi, program berencana dan tanggung jawab sosialnya. Juga disimpulkan adanya empat unsur pokok mengenai falsafah yang dikandung oleh humas. Peranan humas untuk menanamkan sense of belonging pada publiknya dalam upaya untuk memenangkan tujuan organisasi, yang tentunya berlandaskan keterampilan humas agar dapat menyentuh persepsi publik sasaran. Hal ini harus dipahami bahwa dengan cara sistematis dan terencana akan dapat diraih dan dimenangkan sasaran pokok kegiatan humas untuk memenangkan dan meraih opini publik yang menguntungkan bagi organisasi. Semua ini bertitik tolak pada posisi humas sebagai unsur pendukung kegiatan organisasi. Penguasaan informasi merupakan syarat mutlak bagi praktisi dalam mengemban tugasnya di dalam suatu organisasi, baik dalam hubungannya dengan pihak pimpinan, maupun dengan khalayak dalam, dan terlebih lagi dengan khalayak luar, informasi merupakan masukan yang harus dikuasai atau dimiliki. Dalam hal ini kita mengacu pada proses pengalihan PR yang dirumuskan oleh Frank Jefkins, yang dengan jelas mengemukakan perlunya dijernihkan dulu berbagai masalah yang sedang dihadapi agar pelaksanaan kehumasan dapat berjalan dengan baik. Semua ini tidak terlepas dari upaya untuk mengubah perilaku khalayak melalui dua jenjang, yaitu transforming role dan socializing role. Yang pertama
dimaksudkan untuk mengubah perilaku publik, sementara yang kedua adalah hasil yang dapat diperoleh. Kenyataan yang dapat dilihat di masyarakat adalah bahwa kegiatan humas pun ternyata mempunyai ruang lingkup yang berbeda. Humas yang berkecimpung dalam pemerintahan mempunyai tugas yang berbeda dengan humas organisasi swasta yang profit oriented. Peranan yang dimainkan oleh para praktisi humas pemerintah yang tergabung di dalam organisasi Bakohumas, dan peranan yang dilakukan praktisi tidak sama dengan rekan-rekannya pada humas swasta. Sekalipun dasar pengetahuan kehumasan itu sama, tetapi jelas para anggota Bakohumas harus mengikuti jalur yang ditetapkan oleh pemerintah. Hal ini berbeda dengan praktisi swasta, seperti yang tergabung di dalam Perhumas, yang bebas melakukan tugasnya untuk mencapai sasaran. Dari uraian ini jelas bagi kita bahwa kerja humas tidak dapat ditangani sambil lalu, tetapi harus profesional sebagai suatu bidang ilmu. Kita kutip uraian Prof. Dr. Astrid Susanto mengenai bidang-bidang spesialisasi dalam kehumasan, yang dibagi dalam beberapa kelompok. Dari uraian ini jelas dapat kita simak masalah yang dihadapi praktisi terlalu banyak dan beragam, serta menuntut harus ada ketentuan.
J. Media Humas Media merupakan jalur terpenting dalam kegiatan humas. Meskipun kata itu seringkali hanya dipakai mengacu kepada penyiaran komunikasi metode
modern melalui televisi dan radio, bagi kebanyakan humas, kata ini mengacu kepada seluruh wilayah kerjanya baik surat kabar maupun majalah atau selebaran. Di negara-negara industri yang sudah bebas buta huruf, media berita berupa koran, radio dan televisi merupakan wahana utama penyebaran informasi bagi humas. Banyak majalah dan surat kabar yang demikian populer sehingga mencapai cakupan nasional. Namun, di negara-negara yang memiliki banyak kelompok etnik dan bahasa daerah, daya jangkau dari masing-masing media berita relatif terbatas, apalagi belum semua penduduknya bebas buta huruf. Di negaranegara seperti itu tugas para praktisi humas tentu saja menjadi lebih sulit dan menuntut taktik tersendiri. Di lapangan, ada banyak media yang dapat dipilih dan digunakan oleh humas untuk menyebarluaskan sekaligus mengaktualisasikan informasi yang didapatnya baik secara internal maupun eksternal. Media yang dapat digunakan oleh humas untuk memberitakan tentang informasi yang didapatnya kepada kalangan internal suatu perusahaan atau organisasi antara lain : 1. Dengan menerbitkan majalah organisasi Majalah
organisasi
(house
magazine
atau
company
publication)
merupakan sarana yang penting dalam kegiatan humas dalam rangka memelihara dan membina hubungan yang harmonis antara pimpinan organisasi dengan publik intern maupun dengan publik ekstern. 2. Komunikasi internal
Suatu bentuk dari sarana humas dalam menyuguhkan informasi kepada berbagai pihak internal dalam suatu oragnisasi atau perusahaan. Beberapa hal yang dapat dilakukan, yaitu dengan melakukan pendekatan secara internal dengan pihak-pihak yang terkait, baik langsung maupun tidak langsung, entah itu manager atau sesama staf humas. Bentuk komunikasi yang dapat digunakan bisa melalui media komunikasi lisan ataupun tulisan. Selain membina hubungan dengan pihak-pihak internal, bagian humas pun diharapkan dapat menjalin hubungan dengan pihak luar. Media yang dapat digunakan, yaitu : a) Media massa elektronik, semisal televisi dan radio Melalui sarana ini, jenis informasi yang akan disebarluaskan kepada masyarakat luas dapat optimal dilakukan. Hal ini dikarenakan adanya media iklan baik berupa gambar maupun suara (visual dan audio) akan memperjelas pemahaman khalayak ramai tentang informasi yang nantinya akan mereka terima. b) Surat kabar (koran, majalah dan sejenisnya) Dengan mengirimkan press realese tentang kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi yang bersangkutan atau dengan mengirimkan artikel sehingga dapat diketahui oleh masyarakat luas. c) Internet Kecanggihan teknologi akhir-akhir ini menuntut SDM yang berkualitas juga oleh para humas. Informasi yang disebarkan melalui sarana ini pastinya dapat menjangkau daerah yang lebih luas dengan jumlah masyarakat yang lebih banyak pula.
BAB III DESKRIPSI KANTOR INFORMASI DAN KOMUNIKASI KABUPATEN KARANGANYAR
A. Gambaran Umum Kantor Informasi dan Komunikasi Karanganyar 1. Sejarah Kantor Informasi dan Komunikasi Kantor Informasi dan Komunikasi berasal dari peleburan Departemen Penerangan. Pada waktu pemerintahan Presiden Gus Dur di tahun 1999, Departemen Penerangan dibubarkan karena dianggap kurang efektif. Dengan banyaknya staf Departemen Penerangan yang tersebar diseluruh daerah di Indonesia maka para staf departemen Penerangan ditarik ke instansi-instansi pemerintah yang lain. Sehubungan dengan Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang pemerintah daerah maka setiap daerah berhak untuk mengatur tentang kepegawaian di daerahnya, penarikan mantan staf Departemen Penerangan diatur oleh setiap pemerintah daerah. Pada
tahun
2001,
Pemerintah
Daerah
Kabupaten
Karanganyar
mengeluarkan undang-undang yang mengatur tentang organisasi dan tata kerja lembaga teknis daerah Kabupaten Karanganyar yang tertuang dalam Peraturan Daerah Karanganyar Nomor 10 Tahun 2001. Peraturan daerah inilah yang merupakan dasar pembentukan Kantor Informasi dan Komunikasi. Kantor Informasi dan Komunikasi : ·
Tidak mempunyai petugas khusus lapangan, yang ada hanyalah petugas peliput yang hanya berada di tingkat Kabupaten. 23
·
Hanya memiliki satu buah kantor yang berkedudukan di Kabupaten.
·
Koordinasi hanya sampai di tingkat Kabupaten. Akibat banyaknya Juru Penerangan yang ada di Kelurahan, pada saat
dibentuknya KIK, sebagian petugas lapangan tersebut ditempatkan di kantorkantor Kecamatan sebagai karyawan di masing-masing kantor tersebut. Dengan berkurangnya staf tersebut maka staf KIK kesulitan untuk memperoleh informasi kejadian di daerah, untuk itu Camat harus ikut proaktif dalam membantu tugas KIK. a. Visi dan Misi Kantor Informasi dan Komunikasi Didalam peraturan daerah Nomor 289 Tahun 2001 tertulis visi dari Kantor Informasi dan Komunikasi adalah menjadikan masyarakat berbudaya informasi. Adapun misi dari KIK : 1) Meningkatkan akses informasi secara merata, terutama masyarakat menengah ke bawah. 2) Mempersiapkan
masyarakat
yang
mampu
merespon
setiap
perkembangan dan perubahan. 3) Meningkatkan kualitas informasi. 4) Mendorong peranan media massa dalam menciptakan masyarakat informasi. 5) Mendorong peranan kelompok-kelompok informasi masyarakat. 6) Meningkatkan pengkajian dan pemberdayaan masyarakat. 7) Meningkatkan upaya promosi daerah.
8) Meningkatkan upaya penyiaran informasi.
b. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Informasi dan Komunikasi 1) Tugas Pokok KIK Tugas
pokok
dari
KIK
adalah
membantu
Bupati
dalam
Penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang informasi dan komunikasi. 2) Fungsi KIK ·
Perumusan kebijakan teknis di bidang informasi dan komunikasi yang meliputi perencanaan, pengkajian, dan pemberdayaan informasi,
kehumasan,
komunikasi
dan
promosi
serta
ketatausahaan. ·
Pelayanan dan penunjang dalam penyelengaraan Pemerintah Daerah di bidang informasi dan komunikasi yang meliputi perencanaan, pengkajian dan pemberdayaan informasi, kehumasan, komunikasi dan promosi serta ketatausahaan.
·
Pengkoordinasian penyelenggaraan Pemerintah Daerah di bidang informasi dan komunikasi yang meliputi perencanaan, pengkajian dan pemberdayaan informasi, kehumasan, komunikasi dan promosi serta ketatausahaan
·
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2. Struktur Organisasi a. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 2001 dan Keputusan Bupati Karanganyar Nomor 289 Tahun 2001 struktur organisasi dan tata kerja KIK mempunyai seksi dan sub bagian sebagai berikut : 1) Kepala Kantor 2) Sub Bagian Tata Usaha 3) Seksi Perencanaan, Pengkajian dan Permberdayaan Informasi 4) Seksi Humas ·
Peliputan / Dokumentasi
·
Kliping Media Massa
·
Perencanaan Kegiatan
5) Seksi Penyiaran ·
Kepala Studio
·
Bagian tata usaha
·
Bagian Program dan Produksi Siaran
·
Bagian Siaran
·
Bagian Pemberitaan
6) Seksi Komunikasi dan Promosi ·
Bagian Film
·
Bagian Majalah
·
Bagian VCD
·
Bagian Pemberdayaan Kelompok Informasi Masyarakat
·
Bagian Sosialisasi Undang-Undang
·
Bagian Pertunjukkan Rakyat
·
Bagian Siaran Keliling
b. Tugas Pokok dan Fungsi Masing-Masing Seksi 1) Kepala Kantor Kepala Kantor Informasi dan Komunikasi mempunyai tugas pokok membantu Bupati dalam penyelenggaraan Pemerintah Daerah di bidang informasi dan komunikasi. 2) Sub Bagian Tata Usaha Sub bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan ketatausahaan,
pengadaan
dan
pemeliharaan
perlengkapan,
pemeliharaan kebersihan dan keamanan kantor, mengelola administrasi keuangan, melaksanakan administrasi kepegawaian. Sedangkan fungsi dari sub bagian ini adalah : a) Perencanaan dan penyelenggaraan ketatausahaan b) Perencanaan, pengelolaan dan pemeliharaan perlengkapan c) Pengelolaan administrasi kepegawaian dan keuangan, d) Pengendalian, evaluasi dan pelaporan 3) Seksi Perencanaan, Pengkajian dan Pemberdayaan Informasi Seksi ini mempunyai tugas pokok membantu Kepala Kantor dalam perencanaan, pengkajian dan pemberdayaan informasi Fungsi dari seksi ini yaitu : a) Penyusunan rencana dan program kegiatan dalam perencanaan, pengkajian dan pemberdayaan informasi,
b) Pelaksanaan perencanaan, pengkajian dan pemberdayaan informasi c) Pelaksanaan pengendalian, evaluasi dan pelaporan 4) Seksi Kehumasan Tugas pokok dari seksi ini adalah membantu Kepala Kantor dalam bidang kehumasan Seksi ini berfungsi : a) Perencanaan dan penyusunan program kegiatan di bidang kehumasan b) Pelaksanaan kegiatan kehumasan, peliputan, pelayanan informasi dan keterangan pers c) Pengawasan/pengendalian,
evaluasi
dan
pelaporan
bidang
kehumasan 5) Seksi Komunikasi dan Promosi Seksi ini mempunyai tugas pokok membantu Kepala Kantor di bidang komunikasi dan promosi Fungsi dari seksi ini adalah : a) Penyusunan rencana dan program kegiatan komunikasi dan informasi b) Pelaksanaan komunikasi dan informasi daerah c) Pelayanan komunikasi dan informasi, perijinan / rekomendasi media komunikasi dan promosi d) Pengawasan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan di bidang komunikasi dan promosi.
6) Seksi Penyiaran Fungsi dari seksi ini adalah : a) Penyusunan rencana dan program kegiatan penyiaran b) Pelaksanaan program penyiaran c) Pelayanan perijinan di bidang penyiaran d) Pengendalian, evaluasi pelaporan kegiatan penyiaran. c. Kedudukan Humas dalam Struktur Organisasi Menurut Keputusan Bupati Karangnyar Nomor 289 tahun 2001, Seksi Humas dalam kantor Informasi dan Komunikasi Karanganyar terdiri dari sembilan staf yaitu : 1) Peliputan dan Dokumentasi 2) Manajemen Administrasi 3) Kliping Pers dan Pengelolaan Kas 4) Koordinasi dan Membuat Laporan Bulanan
B. Fungsi dan Kegiatan Seksi Humas Kantor Informasi dan Komunikasi Karanganyar 2. Fungsi Humas dalam Kantor Informasi dan Komunikasi Karanganyar Fungsi dan tugas Pokok Seksi Humas dalam KIK diatur dalam Keputusan Bupati Karanganyar Nomor 289 Tahun 2001. Tugas pokok dari seksi ini adalah membantu Kepala Kantor dalam bidang kehumasan. Seksi ini mempunyai fungsi : a. Perencanaan dan penyusunan program kegiatan di bidang kehumasan.
b. Pelaksanaan kegiatan kehumasan peliputan, pelayanan informasi dan keterangan pers. c. Pengawasan pengendalian dan evaluasi dan pelaporan bidang kehumasan.
3. Kegiatan Kehumasan Kantor Informasi dan Komunikasi Seperti halnya Humas perusahaan swasta ataupun Humas Dinas-dinas lain milik pemerintah, Humas KIK juga melaksanakan kegiatan-kegiatan kehumasan yang telah menjadi bidang tugas kehumasan. Berbeda dengan Humas perusahaan. swasta, Humas milik dinas pemerintah tidak melakukan kegiatan-kegiatan yang menyangkut pemasaran suatu produk seperti Periklanan dan Sales Promotion karena Humas Pemerintah tidak bertujuan untuk pemasaran suatu barang akan tetapi Humas Pemerintah lebih bertujuan untuk mendukung kegiatan Pemerintah yang menyangkut kegiatan sosialisasi suatu kebijakan, program atau aturan yang dibuat oleh Pemerintah serta memberikan informasi dan penjelasan kepada khalayak mengenai kebijakan dan langkah-langkah yang diambil Pemerintah serta mengusahakan tumbuhnya hubungan yang harmonis antara lembaga/instansi dengan publiknya dan memberikan pengertian kepada publik tentang apa yang dikerjakan oleh instansi pemerintah dimana Humas itu berada dan berfungsi. Humas di perusahaan swasta memiliki struktur organisasi yang lebih ketat sehingga peranannya lebih spesifik. Sedangkan Humas Pemerintah disamping bertugas menyelenggarakan dan mengkoordinasikan lalu-lintas arus informasi ke dalam dan ke luar, ia juga berfungsi sebagai penyaring atau filter dari komunikasi timbal-balik dengan tujuan untuk menciptakan dan membina stabilitas sosial.
Kegiatan-kegiatan kehumasan yang dilaksanakan oleh KIK Karanganyar menurut Keputusan Bupati Karanganyar Nomor 289 Tahun 2001 meliputi : a. Peliputan dan Dokumentasi b. Kliping Pers c. Internal Public Relations d. External Public Relations e. Penyiaran f. Publisitas Kegiatan Humas dilakukan dalam upaya untuk menciptakan suasana kerja yang harmonis bagi publik internal dan untuk memperoleh goodwill dari publik eksternal serta untuk memperoleh citra positif dari masyarakat bagi pemerintah daerah. a. Peliputan dan Dokumentasi Seksi yang bertanggung jawab atas kegiatan ini adalah dari Seksi Humas dan Seksi Penyiaran. Kegiatan yang dilakukan adalah meliput semua kegiatan yang dilaksanakan oleh Bupati maupun, oleh dinas-dinas lain di lingkungan Pemerintah Daerah. Tugas ini dilaksanakan oleh delapan orang masing-masing lima orang dari Seksi Humas dan tiga orang dari Seksi Penyiaran. b. Kliping Pers Tujuan dari pembuatan kliping pers adalah untuk mengontrol kebenaran dari pemberitaan-pemberitaan media massa. Hal ini sangat penting untuk dilaksanakan karena media massa mempunyai kekuatan untuk menciptakan opini
publik, pengontrolan perlu dilakukan untuk menjaga opini publik terhadap Pemerintah agar senantiasa baik. Apabila terjadi pemberitaan yang tidak benar atau terjadi kesalahan pemberitaan, pihak Pemerintah dapat membuat Counter Release sebagai klarifikasi pemberitaan tersebut dengan menunjukkan bukti dari Kliping Pers tersebut. Kegiatan evaluasi media ini dilaksanakan oleh Seksi Humas dan Seksi Perencanaan, Pengkajian dan Pemberdayaan Informasi (P31.). Seksi Humas bertindak sebagai pembuat kliping yang selanjutnya disetor untuk diolah oleh Seksi P31 dan dilanjutkan kepada Sekretaris Daerah sebagai laporan.
c. Internal Public Relations Tujuan kegiatan ini, adalah untuk menciptakan suasana kerja yang harmonis untuk terciptanya kelancaran dan keberhasilan dalam melaksanakan tugas. Tiap organisasi terdiri dari atasan dan bawahan, untuk itu perlu tercipta hubungan yang baik antara semua staf mulai dari atasan sampai bawahan. Kegiatan internal Public Relations dalam KIK antara lain : 1) Pengumuman-pengumuman : Semua jadwal kegiatan kantor ditulis pada papan pengumuman atau ditempel. 2) Buku Pegangan Pegawai : Setiap Staf memiliki buku pegangan pegawai yang berisi tugas-tugas masing-masing. 3) Kontak Pribadi. 4) Pertemuan Berkala Dibentuk Koperasi Pegawai yang mengadakan pertemuan secara berkala.
5) Darmawisata : Kegiatan darmawisata yang diikuti oleh semua pegawai diadakan tiap tahun sekali yang bertujuan untuk menghilangkan ketegangan serta untuk menjalin hubungan yang lebih akrab diantara para pegawai. 6) Penyediaan tempat lbadah. d. External Public Relations Bagi Suatu organisasi, hubungan dengan publik luar sangatlah mutlak dikarenakan di jaman modern ini tidak ada yang dapat hidup sendiri tanpa pihak lain, masing-masing akan saling membutuhkan. Humas Pemerintah pun harus dapat membina hubungan baik dengan masyarakat sehubungan dcngan tugasnya untuk memberikan pelayanan informasi kepada publik. Kegiatan External Public relations terdiri dari : 1) Mengadakan analisa dan penilaian terhadap sikap dan opini publik. 2) Memberikan kritik dan koreksi kepada pimpinan sehubungan dengan tujuan PR. 3) Mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif terhadap publik. 4) Membantu pimpinan dalam melakukan perubahan formasi staf agar lebih efektif. 5) Mengadakan penelitian dan penyelidikan tentang kebutuhan, kepentingan dan selera publik.
e. Penyiaran Dalam formasi KIK, vang melaksamakan tugas penyiaran adalah Seksi Penyiaran melalui siaran RSPD. Hal ini diatur dalam Keputusan Bupati Karanganyar Nomor 482.2/394 Tahun 2001 Tanggal 20 Desember 2001. f. Publisitas Kegiatan Publisitas dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain : 1) Membuat Siaran Pers atau Press Release 2) Siaran RSPD 3) Penerbitan Majalah Karanganyar Tentram 4) Film/VCD 5) Pertunjukkan Rakyat 6) Siaran Keliling
Kegiatan Publisitas tak luput dari peranan media massa lain seperti Surat Kabar dan Stasiun Radio Swasta.
C. Visi dan Misi Pemkab Karanganyar Di Bidang Komunikasi Massa Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 4 Tahun 2004 tentang Rencana Strategi Daerah Kabupaten Karanganyar Tahun 2005-2009 merupakan rencana Pemerintah dalam lima tahun yang menggambarkan visi, misi, strategi, program dan prioritas kegiatan di Kabupaten Karanganyar. Visi tersebut dapat berhasil bila didukung oleh sistem informasi yang baik. Untuk melaksanakan visi tersebut diperlukan misi khususnya di bidang informasi dan komunikasi massa yaitu mengembangkan sistem informasi yang selalu
disesuaikan perkembangan sarana telekomunikasi dan komunikasi sebagai media promosi yang efektif bagi potensi dan perkembangan daerah Karanganyar. Di era reformasi ini, perkembangan media massa diharapkan dapat membantu terwujudnya masyarakat yang komunikatif, maju dan mandiri, tanggap dan tangguh terhadap arus informasi. Akan tetapi, perkembangan media agak kebablasan sehingga orientasi peranan media massa menyimpang dari idealisme dan kode etik profesi. Karena hal tersebut, Pemerintah Kabupaten Karanganyar mengeluarkan kebijakan sebagai berikut : 1. Mengupayakan peningkatan kuantitas dan kualitas informasi dan komunikasi yang mampu menggugah peran serta masyarakat dan berfungsi
positif
terhadap
pengoptimalan
dan
perataan
manfaat
pembangunan di segala bidang. 2. Mengupayakan peningkatan kemampuan masyarakat dalam mencerna dan menyeleksi informasi serta membangkitkan pemahaman masyarakat dan insan pers tentang peranan media massa sebagai media informasi. Kegiatan-kegiatan pelaksanaan kebijakan tersebut antara lain : a. Program peningkatan promosi didaerah melalui media massa b. Program pelayanan informasi dan komunikasi kepada masyarakat dan pers c. Program peningkatan pemberdayaan RSPD d. Program peningkatan Kehumasan dan perfilman. Kegiatan tersebut dilaksanakan oleh Pemkab Karanganyar, dalam hal ini Kantor Informasi dan Komunikasi Kabupaten Karanganyar dalam rangka
menciptakan warga masyarakat yang informatif dengan menggunakan anggaran APBD Karanganyar.
D. Program 7 hari kerja Pemkab Karanganyar : 1. Senin ® Sehat Kegiatan : a. Pembinaan ke desa-desa b. Mengumpulkan kader kesehatan c. Follow Up orang yang masih sakit 2. Selasa ® Masdar Hukum (masyarakat sadar hukum) Kegiatan : a. Penyuluhan kesadaran hukum b. Mensosialisasikan hukum (contoh : pencopotan reklame exp. Date) 3. Rabu ® Belajar Kegiatan : a. Berkomunikasi dengan bahasa daerah ® Kromo b. Pembinaan atau arahan dari Bupati 4. Kamis ® Bertani Kegiatan : a. Berhubungan dengan pertanian (contoh : penyuluhan flu burung) b. Mensosialisasikan pupuk baru atau langka 5. Jumat ® Keliling Kegiatan :
a. Pakaian olah raga b. Sharing mengundang masyarakat ke masjid c. Jum’atan keliling dengan catatan bupati tidak keluar kota 6. Sabtu ® Wisata Kegiatan : a. Seragam batik srikandi (wajib) b. Konsep oleh dinas pariwisata untuk menarik pengunjung c. Pemeliharaan objek wisata 7. Minggu ® Bersih Kegiatan : a. Pemkab mendatangi masyarakat b. Kerja bakti
BAB IV PELAKSANAAN MAGANG
A. Tempat Pelaksanaan Magang (KKM) Pelaksanaan kegiatan kuliah kerja media (KKM) dilakukan pada Kantor Informasi dan Komunikasi Kabupaten Karanganyar yang beralamatkan di Jl. Lawu Kompleks Perkantoran Cangakan Karanganyar Jawa Tengah. Pelaksanaan KKM sendiri dimulai pada pada tanggal 1 Februari hingga 31 Maret 2008 sehingga pelaksanaan magang terhitung selama 2 bulan. untuk pelaksanaan magang dilakukan sama seperti pada jam kerja kantor KIK Karanganyar yaitu pukul 07.30 – 13.30 dengan aturan 6 hari kerja.
B. Bidang Pelaksanaan Selama masa kuliah kerja media, penulis ditempatkan di bagian seksi kehumasan karena berhubungan erat dan cocok dengan bidang kemampuan penulis yaitu public relations. Dalam masa pelaksanaan kuliah kerja media penulis juga mengalami rotasi pada sub bagian – bagian lain namun masih dalam bagian seksi kehumasan. Hal ini memberikan banyak pengalaman dan pengetahuan bagi penulis terutama dalam bidang kehumasan.
38
E. Kegiatan – Kegiatan Magang yang Dilakukan Dalam kantor informasi dan komunikasi terdapat bermacam-macam kegiatan yang dilaksanakan penulis yang meliputi : 1) Kegiatan peliputan Kegiatan peliputan yang dilakukan oleh penulis banyak sekali diantaranya ; a) Peliputan kunjungan kerja Bupati di SMPN 2 Ngargoyoso Karanganyar b) Peliputan pertemuan Bupati dengan Direktur Utama Bank Jateng di Pendapa Rumah Dinas Bupati Karanganyar c) Peliputan Sidang Paripurna di DPRD Karanganyar d) Peliputan penyerahan bantuan bencana alam e) Peliputan Rakor PKK di Pendapa Rumah Dinas f) Peliputan Audience dengan Telkomsel di Pemkab Karanganyar g) Dan lain – lain 2) Kliping Pers Pembuatan kliping pers dibuat setiap hari dan dilaporkan kepada Sekretaris Daerah. Berita-berita ini berisi kejadian yang terjadi di Kabupaten Karanganyar yang diharapkan dapat dijadikan suatu evaluasi dalam pemberitaan. 3) Membuat Pres Release Yaitu mempersiapkan segala bentuk informasi yang hendak disebarkan kepada pers, biasanya media cetak yang merupakan hasil dari peliputan dari kegiatan Pemkab Karanganyar 4) Membuat rekapitulasi dari kegiatan Bupati Karanganyar
5) Mengikuti Siarling (Siaran Keliling) untuk mensosialisasikan kegiatan kebersihan lingkungan
F. Bentuk Kegiatan Seksi Humas yang telah dilaksanakan dalam menunjang Visi dan Misi Kantor Informasi dan Komunikasi Kabupaten Karanganyar Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 289 Tahun 2001 tertulis visi dari Kantor Informasi dan Komunikasi adalah menjadikan masyarakat berbudaya informasi. Sedangkan misi dari KIK : 9) Meningkatkan akses informasi secara merata, terutama masyarakat menengah ke bawah. 10) Mempersiapkan masyarakat yang mampu merespon setiap perkembangan dan perubahan. 11) Meningkatkan kualitas informasi. 12) Mendorong peranan media massa dalam menciptakan masyarakat informasi. 13) Mendorong peranan kelompok-kelompok informasi masyarakat. 14) Meningkatkan pengkajian dan pemberdayaan masyarakat. 15) Meningkatkan upaya promosi daerah. 16) Meningkatkan upaya penyiaran informasi. Dari uraian tersebut seksi humas dalam hal ini berupaya untuk berperan penting dalam perwujudan visi dan misi tersebut.
Upaya atau kegiatan yang telah dilakukan seksi kehumasan dalam mendukung visi dan misi dari Kantor Informasi dan Komunikasi Kabupaten Karanganyar terlihat dari kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan antara lain : a. Dalam upaya pemerataan informasi serta peningkatan penyiaran seksi kehumasan menyusun press release dari hasil liputan-liputan yang kemudian diinformasikan kepada media-media informasi kepada seluruh masyarakat baik melalui radio maupun media cetak. b. Melakukan kliping pers serta pengkajian, evaluasi berita-berita yang beredar dalam masyarakat guna meningkatkan kualitas informasi bagi masyarakat c. Melakukan Siarling ( Siarang Keliling ) kepada masyarakat dalam upaya pembinaan atau penyuluhan masyarakat terhadap fenomena daerah sekitar. d. Pemberdayaan kelompok – kelompok informasi masyarakat melalui pembinaan dan pelatihan bagi media-media cetak. e. Peningkatan informasi kebijakan – kebijakan daerah melalui press release kepada media-media cetak publik. Dari uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa peranan seksi humas dalam menunjang visi dan misi dari Kantor Informasi dan Komunikasi Kabupaten Karanganyar penting dan perlu di optimalkan agar tercipta efisiensi dan efektivitas lembaga informasi dan komunikasi.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan Berdasarkan observasi maupun praktek yang dilakukan penulis di Kantor Informasi dan Komunikasi Kabupaten Karanganyar dan telaah pustaka yang dilakukan penulis dapat menyimpulkan bahwa Kantor Informasi dan Komunikasi (KIK) sebagai unit yang menangani bidang komunikasi dan informasi yang bertugas untuk mengelola segala bentuk informasi yang diperlukan untuk pemerintah maupun masyarakat luas. Hal ini mutlak diperlukan untuk mengontrol berita-berita yang beredar dalam ruang lingkup kabupaten Karanganyar agar tercapai suatu informasi yang benar dan akurat dan mendorong tercapainya visi dan misi dari Pemerintah Kabupaten Karanganyar. Seksi Humas mempunyai peranan maupun fungsi yang penting dalam membangun pemahaman publik terhadap organisasi sehingga dapat terbangun hubungan yang baik antara organisasi dengan publiknya dan menjaga citra organisasi dalam hal ini adalah Kantor Informasi dan Komunikasi Kabupaten Karanganyar. Seksi Humas mempunyai peranan penting dalam menunjang visi dan misi Kantor Informasi dan Komunikasi Karanganyar dan dalam prakteknya telah berupaya secara optimal dalam pelaksanaan perwujudan visi dan misi organisasi tersebut.
42
B. Saran 1. Bagi Lembaga Universitas yaitu Program Diploma III Komunikasi Terapan Dalam upaya peningkatan pengetahuan dan pengalaman dalam dunia kerja mahasiswa wajib melaksanakan program Kuliah Kerja Media ini sudah sangat bagus, namun perlu diperhatikan lagi masalah waktu penempatan dari KKM dimana waktu pelaksanaan KKM terlalu singkat sehingga mahasiswa belum dapat sepenuhnya menerima seluruh pengetahuan di tempat KKM masing-masing. 2. Bagi Kantor Informasi dan Komunikasi Kabupaten Karanganyar a) Perlunya pengembangan sarana dan prasana dalam media pemberitaan agar dapat memberikan kualitas pemberitaan serta jangkauan pemberitaan yang luas bagi seluruh masyarakat. b) Perlunya efisiensi dan pengkajian informasi yang lebih cepat agar masyarakat segera tahu akan segala informasi dan keadaan yang terjadi di daerah sekitar terutama di Kabupaten Karanganyar
DAFTAR PUSTAKA
digilib.itb.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jiptumm-gdl-s1-2002-evi 8744 humas%26q%3Delemen+arti+humas&hl=id&ct=clnk&cd=10&gl=id http://gerbang.jabar.go.id/kabkarawang/index.php?index=15&idartikel=8 http://massofa.wordpress.com/2008/01/24/peran-manajer-dan-humas-bagiorganisasi/bahumas.blogspot.com/2007/12/definisi-humas.html - 17k Iriantara, Yosal.2004.Community Relations : Konsep dan Aplikasinya.Bandung : Simbiosa Rekatama Media. Jefkins, Frank.1995. Public Relations Edisi Keempat. Jakarta : Erlangga Keputusan Bupati Karanganyar. 2001. Tentang Uraian Tugas dan Fungsi Jabatan Struktural Pada Kantor Informasi dan Komunikasi Kabupaten Karanganyar. Nomor : 289 tahun 2001 Rachmadi, F. 1992 . Public Relations dalam teori dan praktek. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Scott M. Cutlip dan Allen H. Center .1978. Efektif Public Relations. Prientice Hal, inc. Englewood Cliffs, New Jersy. Uchjana Effendy, Onong.. 1983. Human Relations Dan Public Relations Dalam Management.Bandung : Alumni.
Gb. 1. Bupati menerima kunjungan Dirut Bank Jateng yang menyerahkan bantuan kepada Kabupaten Karanganyar.
Gb. 2. Bupati menyerahkan bantuan kepada korban tanah longsor yang bertempat di Pendapa Rumah Dinas Kabupaten Karanganyar
Gb. 3. Bupati memberikan sembako kepada keluarga miskin di Kecamatan Jumantono.
Gb. 4. Bupati melakukan KUNKER di SMP 2 Ngargoyoso dalam rangka Sosialisasi Ujian Nasional dan USBN tahun 2007/2008 serta Penandatanganan Prasasti.
Gb. 5. Bupati meresmikan betonisasi jalan di Kecamatan Jumantono.
Gb. 6. Kegiatan kliping pers yang dilakukan secara rutin setiap hari.
Gb. 7. Ziarah ke Astana Giri Bangun (makam mantan Presiden Soeharto).
