PERAN HUMAS DALAM MENDOKUMENTASIKAN KEGIATAN DI PEMERINTAH KOTA SURAKARTA (PERIODE BULAN FEBRUARI – APRIL)
Oleh SRI PURWANTI D.1607088
TUGAS AKHIR Diajukan untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh sebutan Ahli Madya bidang komunikasi Terapan
PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2010
24
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Perkembangan zaman yang semakin pesat, telah menuntut insaninsan didalamnya untuk dapat menjawab segala tantangan yang ada. Seperti yang kita ketahui, saat ini masyarakat telah kritis dan pintar akan berbagai hal. Baik itu dalam suatu kegiatan, tindakan-tindakan ataupun kebijakankebijakan. Mudahnya pintu akses untuk mendapatkan berbagai informasi adalah salah satu alat yang dapat memenuhi segala keinginan-keinginan publik. Agar dapat membangun kelangsungan suatu lembaga ataupun instansi maka dibutuhkan Sumber Daya Manusia(SDM) yang memiliki berbagai keahlian, ketrampilan dan tenaga yang memadai untuk dapat membaca tantangan dan mampu menghadapi masalah-masalah yang terjadi sehingga dapat terselesaikan tanpa merugikan pihak lain. Untuk itu guna menyikapi semua tantangan, permasalahan, persaingan, serta pelayanan yang ada pada saat ini, mahasiswa program Diploma III Komunikasi Terapan diberikan suatu sistem pelatihan atau yang disebut dengan Kuliah Kerja Media. Kuliah Kerja Media ini merupakan sebagai mata kuliah akhir yang bertujuan untuk mempersiapkan para mahasiswa Diploma III ketika menghadapi tantangan saat memasuki dunia kerja. Pelaksanaan Kuliah Kerja Media(KKM) akan memberikan kesempatan bagi mahasiswa untuk mengaplikasikan teori serta konsep-konsep yang telah didapatkan selama masa perkuliahan serta mampu membandingkan antara
25
ilmu yang diperoleh dengan praktek di dunia kerja. Sehingga, dari perbandingan tersebut, diharapkan mahasiswa mampu beradaptasi dan bersikap profesional dengan lingkungan tempat bekerja, serta dapat mengantisipasi masalah-masalah di dalam maupun di luar lingkungan kerja. Sesuai
dengan
salah
satu
fungsi
Humas
adalah
mampu
mengantisipasi masalah-masalah dengan lingkungan luar yaitu masyarakat. Masyarakat adalah sekelompok orang yang sangat berperan dalam pembangunan dan kemajuan suatu daerah. Untuk mencakup kemajuan dan pembangunan daerah, maka dibutuhkan suatu sistem pengelolaan yang dapat mengatur segala kebutuhan masyarakat yaitu Pemerintahan. Sehingga masyarakat dapat berjalan dengan tertib sesuai tata aturan yang berlaku. Dalam proses pengembangannya dibutuhkan berbagai kebijakan, tindakan serta kegiatan yang bersangkutan dengan kesejahteraan masyarakat. Maka Pemerintahan Kota Surakarta membentuk suatu badan yang berfungsi sebagai jembatan komunikasi antara pemerintah dengan masyarakat dan media. Yaitu bagian Humas dan Protokol Sekretariat Kota Surakarta. Satuan kerja Perangkat Daerah (SKPD) bagian Humas dan Protokol ini dibentuk agar segala kegiatan yang dilaksanakan Pemerintah Kota Surakarta dapat berjalan sesuai rencana dan terjalin kerjasama yang saling menguntungkan. Humas adalah suatu bagian penerangan bagi Pemerintahan Kota Surakarta. Salah satu tugas Humas yang tidak boleh dianggap remeh adalah dalam hal mendokumentasikan berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh Pemerintah Kota Surakarta. Dokumentasi merupakan suatu alat untuk mengumpulkan data dari kegiatan yang akan dan saat dilaksanakan suatu
26
kegiatan. Fungsi dari dokumentasi sendiri adalah sebagai bukti telah terlaksananya suatu kegiatan, serta dapat memberikan kemudahan dalam hal kearsipan bagi Pemerintahan Kota Surakarta karena telah terlaksananya beberapa kegiatan. Tugas dari dokumentasi acara tidak hanya memotret kegiatan, tetapi juga meliput acara yang telah dilaksanakan. Sehingga dibutuhkan kerjasama dengan berbagai media massa yang ada. Agar dalam hal pemberitaan kegiatan dapat tersampaikan dengan baik kepada masyarakat. Serta diharapkan timbulnya umpan balik atas terlaksananya kegiatan tersebut dari masyarakat. Peran Humas yang sangat memiliki andil untuk kelangsungan Pemerintahan Kota Surakarta dirasa sangat menarik untuk dijadikan tempat Kuliah Kerja Media. Sebagaimana yang kita ketahui, bahwa Humas adalah sub sistem yang berfungsi dalam hal publikasi kegiatan maupun kebijakan kepada masyarakat. Sehingga dengan adanya Kuliah Kerja Media ini dapat memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk lebih mengetahui secara luas dunia kerja dan mampu memanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
B. Tujuan Kuliah Kerja Media 1. Tujuan Khusus Tujuan khusus dari pelaksanaan Kuliah Kerja Media ini adalah sebagai berikut : a. Memperoleh
pengalaman,
serta
wawasan
dalam
melaksanakan berbagai tugas di Pemerintahan Kota Surakarta.
27
b. Dapat mengetahui tentang langkah-langkah serta tindakan pemerintah dalam menjalin hubungan dengan media massa. c. Melatih penulis untuk lebih kreatif, komunikatif serta bersifat kooperatif dalam menghadapi dan menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan di lingkungan kerja. d. Dapat Ikut merasakan serta berperan sejauh mana fungsi humas dibagian Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Surakarta terhadap Pemerintah Kota Surakarta, media dan masyarakat Surakarta. e. Dapat mengetahui lebih dalam sejauhmana cara kerja Humas disetiap kegiatan di bagian Humas dan Protokol Kota Surakarta dalam mendokumentasikan kegiatankegiatan.
2. Tujuan Umum Tujuan Umum yang menjadikan penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media adalah : a) Guna memenuhi syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program Diploma III Komunikasi Terapan, selain itu juga untuk memenuhi kegiatan proses akhir perkuliahan yang merupakan salah satu syarat kelulusan, sesuai dengan peraturan yang berlaku di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.
28
b) Untuk menerapkan, mempraktekkan dan membuktikan teoriteori tentang ilmu kehumasan yang telah didapatkan di bangku perkuliahan dengan dunia kerja. c) Penulis ingin mencari pengalaman, memperoleh pengetahuan dan merasakan bagaimana menghadapi persaingan ilmu serta keahlian. Sehingga penulis tidak akan merasakan asing disaat memasuki dunia kerja nantinya. d) Mampu
melatih
kreatifitas
serta
Profesionalitas
dalam
menjalankan tugas-tugas yang diberikan sehingga dapat mempersiapkan diri dalam menghadapi persaingan dunia kerja. e) Membina
hubungan
baik
antara
fakultas
dengan
lembaga/instansi dimana penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media.
29
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Definisi Hubungan Masyarakat (Humas) Istilah “Hubungan Masyarakat” yang disingkat “Humas” sebagai terjemahan dari istilah Public Relations, di Indonesia sudah benar-benar memasyarakatkan dalam arti kata telah dipergunakan secara luas oleh departemen, jawatan, perusahaan, badan, lembaga dan lain-lain organisasi kekaryaan. Karena Public Relations menyangkut kepentingan setiap organisasi, baik itu bersifat komersial maupun yang nonkomersial, maka kehadirannya sangat dibutuhkan. Diterjemahkannya
Public
Relations
yang
merupakan
metode
komunikasi dan objek studi ilmu komunikasi itu menjadi hubungan masyarakat (Humas). Hingga awal tahun 1970-an tercatat tidak kurang dari dua ribu definisi mengenai Public Relations atau hubungan masyarakat yang dapat dijumpai dalam buku-buku, majalah-majalah ilmiah, atau berkala-kala lainnya. Definisi-definisi tersebut diketengahkan oleh para ahli hubungan masyarakat dengan titik pandangan dari berbagai sudut, ada yang dari sudut manajemen, sudut ekonomi dan lain-lain. Karena banyaknya definisi hubungan masyarakat tersebut, maka para pemraktek hubungan masyarakat sedunia yang terhimpun dalam The International Public Relations Associations bersepakat untuk merumuskan sebuah definisi yang diharapkan dapat diterima oleh semua pihak. Definisinya adalah sebagai berikut :
30
“Public Relations is a management function of a continuing and planned character, through which public and private organizations and institutions seek towin and retain the understanding, sympathy and support of those with whom they are or may be concerned – by evaluating public opinion about themselves, in order to correlate as far as possible, their own policies and procedure to achieve, by planned and widespread information, more productive coorperation and more efficient fulfillment of their common interest.” (Hubungan Msayarakat adalah Fungsi manajemen dari ciri yang dijalankan secara berkesinambungan dan berencana, dengan mana organisasi-organisasi dan lembaga-lembaga yang bersifat umum dan pribadi berusaha memperoleh dan membina pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada sangkut pautnya atau yang mungkin ada sangkut pautnya – dengan menilai pendapat umum di antara mereka dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan mereka, guna mencapai kerja sama yang lebih efisien, dengan melancarkan informasi yang berencana dan tersebar luas). (Onong Uchyana, 2002, hal : 131 - 134) Sedangkan definisi menurut Institute of Public Relations (IPR) Menurut kamus IPR terbitan bulan November 1987 : “Praktek humas dan PR adalah keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan
saling
pengertian
antara
suatu
organisasi
dengan
segenap
khalayaknya”.
31
Pada Agustus 1978, telah diadakan Pertemuan asosiasi-asosiasi PR seluruh dunia di Mexico City, dan kemudian menghasilkan pernyataan mengenai definisi PR sebagai berikut: “Praktek kehumasan adalah suatu seni sekaligus
suatu
disiplin
ilmu
sosial
yang
menganalisis
berbagai
kecenderungan, memperkirakan setiap kemungkinan kosekuensi darinya, memberi masukan dan saran-saran kepada para pemimpin organisasi, serta menerapkan program-program tindakan yang terencana untuk melayani kebutuhan organisasi dan atau kepentingan khalayaknya”. (Frank Jefkins, 1995. Hal: 8 – 9) Dari sebagian pengertian tentang Public Relations diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Public Relations adalah suatu fungsi manajemen yang berperan sebagai jembatan komunikasi antara lembaga dengan publik, baik internal maupun eksternal organisasi. Eksternal organisasi yaitu memberikan informasi kepada khalayak di luar lingkungan. Sedangkan kedalam yaitu berupaya memberikan saran-saran kepada publik internal. Serta mampu menerapkan program-program yang telah direncanakan dan mampu mengatasi masalah yang akan terjadi. Sehingga akan terbentuk kerjasama dan loyalitas baik dari publik internal maupun eksternal organisasi.
B. Tujuan Humas Humas pada hakikatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas dapat dianalogikan dengan tujuan komunikasi, yakni adanya penguatan dan perubahan kognisi, afeksi dan perilaku komunikannya. Bila kita bawa ke dalam tujuan humas, maka tujuan humas adalah terjaga dan terbentuknya
32
kognisi, afeksi, dan perilaku positif publik terhadap organisasi/lembaga. Dengan demikian, rumusan yang paling tepat mengenai tujuan humas adalah sebagai berikut : a. Terpelihara dan terbentuknya saling pengertian (Aspek Kognisi) Tujuan
humas
pada
akhirnya
adalah
membuat
publik
dan
organisasi/lembaga saling mengenal. Baik mengenal kebutuhan, kepentingan, harapan, maupun budaya masing-masing.
b. Menjaga dan Membentuk saling Percaya (Aspek Afeksi) Bila tujuan yang pertama mengarah pada penguatan dan perubahan pengetahuan (kognisi), maka tujuan berikutnya adalah lebih pada tujuan emosi, yakni pada sikap(afeksi) saling percaya (mutual confidence).
c. Memelihara dan Menciptakan Kerja Sama (Aspek Psikomotoris) Tujuan berikutnya adalah dengan komunikasi diharapkan akan terbentuknya bantuan dan kerja sama nyata. Mengacu pada tiga tujuan diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa setelah pengetahuan/pikiran di buka, emosi/kepercayaan disentuh maka selanjutnya perilaku positif dapat diraih. Pada akhirnya, semua itu kembali pada tujuan yang lebih besar, yakni terbentuknya citra yang positif terhadap organisasi lembaga dimana humas berada. (frida Kusumastuti, 2002. Hal : 20 – 22)
33
C. Fungsi Humas Fungsi
merupakan
kegunaan
untuk
mencapai
tujuan
organisasi/lembaga. untuk mencapai tujuan suatu lembaga, maka humas memiliki dua fungsi, yakni fungsi konstruktif dan fungsi korektif.
a) Fungsi Konstruktif Peranan humas dalam hal ini menyiapkan mental publik untuk menerima kebijakan organisasi/lembaga, humas menyiapkan “mental” organisasi lembaga untuk memahami kepentingan publik, humas mengevaluasi perilaku publik maupun organisasi untuk direkomendasikan kepada manajemen, humas menyiapkan prakondisi untuk mencapai saling pengertian, saling percaya dan saling membantu terhadap tujuan-tujuan publik organisasi/lembaga yang diwakilinya. Fungsi konstruktif ini mendorong humas membuat aktivitas ataupun kegiatan-kegiatan yang terencana, berkesinambungan yang cenderung bersifat proaktif. Termasuk di sini humas bertindak secara preventif (mencegah).
b) Fungsi korektif Fungsi korektif maksudnya adalah apabila suatu organisasi mengalami masalah-masalah (krisis) dengan publik, maka disinilah peran humas dalam mengatasi agar terselesaikannya masalah tersebut.
Sementara menurut Cutlip dan Center mengatakan bahwa fungsi PR meliputi hal-hal berikut:
34
1. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi. 2. Menciptakan
komunikasi
dua
arah
secara
timbal
balik
dengan
menyebarkan informasi dari lembaga kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi. 3. Melayani publik dan memberikan nasihat kepada pimpinan organisasi untuk kepentingan umum. 4. Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan publik, baik internal maupun eksternal.(Frida Kusumastuti, 2002. Hal, 22-24) Dari beberapa pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi dari Humas bagi organisasi adalah pertama, fungsi konstruktif yaitu dengan cara menunjang kegiatan serta mencapai tujuan dari suatu organisasi, mampu berkomunikasi baik internal maupun eksternal organisasi, melayani publik sesuai dengan kebutuhan dan keinginan, dan mampu membina hubungan harmonis. Sedangkan untuk fungsi kedua adalah fungsi korektif. Fungsi korektif ini berperan saat suatu organisasi ataupun lembaga telah mengalami masalah-masalah krisis sehingga humas berperan untuk mengatasi terselesaikannya masalah yang sedang terjadi.
D. Proses Public Relations Hubungan Masyarakat menjalankan fungsi dan tugas penerangan di dalam jajaran masing-masing. Perannya sebagai wahana komunikasi di dalam maupun keluar organisasi. Dalam organsasi berusaha menyelenggarakan komunikasi internal perusahaan. Dan keluar memberikan informasi kepada masyarakat. Maka
35
dengan begitu dibutuhkan proses humas yang tepat dalam menjalankan tugasnya, yaitu sebagai berikut : (menurut Cutlip dan Center) 1. Fact Finding (Pengumpulan data) Tahap Fact Finding merupakan kegiatan mendapatkan data dan fakta yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Data harus lengkap dan keterangan-keterangan yang mentah di olah. Pada fase ini seorang PRO harus mengadakan perbandingan, pertimbangan dan penilaian. Sehingga akhirnya diperoleh kesimpulan sampai dimana derajat ketelitian dan derajat kebenaran dari data yang diperoleh. 2. Planning (Perencanaan) Dalam tahap ini PRO melakukan penyusunan daftar masalah. Dengan adanya daftar itu maka akan dapat diambil suatu pemikiran yang cepat untuk mengatasinya
serta
menentukan
orang-orangnya
yang
akan
menggarap
pelaksanaannya. Perencanaan ini perlu disusun dengan matang, mengingat kegiatan ini merupakan salah satu tahap yang turut menentukan suksesnya pekerjaan Humas secara keseluruhan. 3. Communicating (Komunikasi) Tidak lepas dari perencanaan tentang bagaimana mengkomunikasikan dan apa yang dikomunikasikan sebenarnya dapat diperoleh dari tujuan yang diharapkan dapatt dihasilkan dari kegiatan Public Relations. Efektifitas komunikasi selain ditentukan isi pesan serta teknik penyebaran, ditentukan khususnya oleh Predisposisi (keadaan mudah terpengaruh) untuk menerima isi tersebut.
36
4. Evaluation (Penilaian) Setelah fase komunikasi, maka suatu organisasi ingin mengetahui akibat dan pengaruhnya terhadap publik. Hal ini dilakukan melalui evaluasi. Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengetahui apakah kegiatan public relations benar-benar dilaksanakan menurut rencana berdasarkan hasil penelitian atau tidak. Maka, penilaian sangat lah penting, tanpa adanya penilaian tidak akan diketahui sampai dimana kelancaran kegiatan public relations yang telah berlangsung. (Bambang Siswanto, 1985. Hal 15-22)
E. Ruang Lingkup dan Perincian Tugas Humas Ruang Lingkup Hubungan Masyarakat (Humas) dalam menjalankan tugas adalah meliputi antara lain : a. Pengumpulan data Pengumpulan data mempunyai tugas mengumpulkan dan mengolah data untuk keperluan informasi bagi masyarakat dan lembaga serta informasi umpan balik dari masyarakat. Dengan rincian tugas : 1. Mengumpulkan data untuk keperluan informasi 2. Mengolah data 3. Menyajikan data sehingga siap digunakan b. Penerangan Penerangan mempunyai tugas mempersiapkan pemberian penerangan kepada masyarakat tentang kebijakan dan pelaksanaan kegiatan lembaga melalui media massa. Yaitu rincian tugas sebagai berikut : 1) Menyebarkan informasi, dengan jelas :
37
a) Menyediakan dan mengumpulkan bahan informasi b) Memberikan paket informasi. c) Memberikan bahan berita (release) baik yang tertulis maupun foto. 2) Mengadakan hubungan dengan media massa, yang berupa : a) Menyiapkan baik lewat pers maupun TVRI/RRI yang berbentuk berita, wawancara, varia pendidikan, dinamika pembangunan, siaran pedesaan, apresiasi budaya dan lain-lain. b) Mengadakan konferensi Pers c) Mengatur wawancara langsung antara pejabat dengan para wartawan. 3) Mengadakan pemberian kehumasan yang berupa : a) Mengadakan temu karya (rapat kerja) b) Mengadakan temu karya para wartawan dengan para pejabat 4) Membuat dokumentasi kegiatan lembaga, meliputi dokumentasi foto, rekaman pidato, film movie, sambutan-sambutan, siaran TVRI dalam bentuk video. 5) Menyelenggarakan pameran 6) Memberikan pelayanan informasi dengan menyajikan berita-berita dan kliping. 7) Mentranskrip rekaman pidato dan mengarsipkannya. 8) Mengalbumkan foto-foto kegiatan 9) Mengikuti kunjungan kerja pejabat/pimpinan.
38
10) Mengadakan wisata pers (pers tour) ke obyek yang telah ditentukan. c. Publikasi Publikasi mempunyai tugas mengurus publikasi tentang kebijakan dan pelaksanaan kegiatan lembaga. Berikut perincian tugas dari publikasi : 1) Menerbitkan warta harian, mingguan, majalah bulanan dan folder (leaflet). 2) Menerbitkan buku kerja. 3) Menerbitkan kalender kerja. 4) Ikut serta menyelenggarakan pameran, antara lain pameran pembangunan. (A.W.Widjaja, 1986. Hal 57-59)
F. Hubungan antara Humas dengan Dokumentasi kegiatan Setiap lembaga maupun organisasi mempunyai tujuan yang ingin dicapai sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkannya terlebih dahulu. Seberapa jauh berhasil atau tidak tergantung dari usaha serta kemampuan pengelola lembaga dan organisasi itu sendiri, khususnya peranan Humas juga sangat diperlukan. Hal ini dapat dilihat dari fungsi humas dalam suatu kegiatan. Dengan adanya devisi humas diharapkan suatu kegiatan dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya. Salah tugas humas yang harus diperhatikan dalam suatu kegiatan adalah Dokumentasi. Dokumentasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengumpulkan data. Setelah mendapatkan data dari suatu kegiatan maka langkah selanjutnya adalah membuat dokumentasi kegiatan. Dalam membuat dokumentasi kegiatan
39
lembaga meliputi dokumentasi foto, rekaman pidato, sambutan-sambutan serta siaran TVRI dalam bentuk video. a. Dokumentasi Foto Kekuatan gambar yang melebihi kata-kata. Foto selalu memberi dampak otentik. Meskipun foto dapat direkayasa, seperti halnya statistik, orang biasanya mudah menerima bukti berupa foto daripada kata-kata. Dalam humas foto, foto sangat diperlukan sebagai bahan publikasi, laporan, berita, iklan,maupun untuk kepentingan arsip/dokumentasi. Oleh karena itu, humas harus dapat mengusahakan foto yang baik, yakni yang menarik dan menyolok, terjaga kebaruannya, diambil pada saat yang tepat, “berbicara” atau mengkomunikasikan sesuatu. Foto-foto ini diambil oleh fotografer yang profesional
dengan
sutradara
seorang
humas
yang
terlatih.
(Frida
Kusumastuti, 2002. Hal 33) b. Dokumentasi Sambutan-sambutan Seseorang yang berprofesi humas di lembaga pemerintahan atau perusahaan swasta dalam peristiwa-peristiwa tertentu dituntut untuk bisa menulis naskah pidato bagi atasannya. Sistematika naskah pidato, pada dasarnya terdiri dari : 1. Pendahuluan, berisi penjelasan singkat dan latar belakang tentang tujuan substansi yang dipidatikan supaya terbentuk hubungan berfikir dengan khalayak pendengar. 2. Inti materi pidato yaitu uraian yang berisi tentang argumentasi yang mengacu kepada topik pidato yang telah dipilihnya dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.
40
3. Kesimpulan berisi saripati dari keseluruhan materi
yang
dipidatokan. (Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardiant, 2005. Hal 7576) c. Dokumentasi Press Release Press Release adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations dalam suatu organisasi yang disampaikan kepada pengelola pers/redaksi media massa (tv, radio, surat kabar, majalah) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut. (Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardiant, 2005. Hal 54) Sesuai dengan kegunaan Press Release untuk mempublikasikan kegiatan, maka press release juga dapat digunakan sebagai data untuk dijadikan bukti telah terlaksananya suatu acara.
G. KEHUMASAN PEMERINTAH Humas Pemerintahan pada dasarnya tidak bersifat politis. Bagian humas di institut pemerintahan dibentuk untuk mempublikasikan atau mempromosikan kebijakan-kebijakan mereka. Memberi informasi secara teratur tentang kebijakan, rencana-rencana, serta hasil-hasil kerja institut serta memberi pengertian kepada masyarakat tentang peraturan perundangundangan dan segala sesuatunya yang berpengaruh terhadap kehidupan masyarakat. Selain keluar, humas pemerintahan dan politik juga harus memungkinkan untuk memberi masukan dan saran bagi para pejabat tentang segala informasi yang diperlukan dan reaksi atau kemungkinan reaksi
41
masyarakat akan kebijakan institusi, baik yang sedang dilaksanakan, akan dilaksanakan, ataupun yang sedang diusulkan. Seiring dengan tuntutan transparansi dari masyarakat luas sebagai publik pemerintahan, manfaat humas dalam penyelenggaraan pemerintahan secara umum telah diterima sejak lama. Bahkan beberapa kalangan mengatakan,
pemanfaatan
humas
oleh
pemerintahan
mendahului
penggunaannya oleh nonpemerintahan. Humas dalam pemerintahan dan politik tidak dapat dilepaskan dari opini publik. Pemerintahan Indonesia sendiri sejak tahun 1970-an memutuskan untuk membentuk Bagian Penerangan Masyarakat (merupakan cikal bakal bagian humas yang sejak tahun 1983 semua kantor Pemda Tk.II dilengkapi dengan bagian humas ini. Pada tahun 1971 Indonesia membentuk BAKOHUMAS (Badan Koordinasi Hubungan Masyarakat) yang bertugas membantu Menteri Penerangan dalam menetapkan kebijakan pembinaan hubungan yang lancar dan harmonis antara masyarakat dan pemerintah, mengadakan koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan kerjasama antar-humas departemen, merencanakan dan melaksanakan kegiatan-kegiatan kehumasan sesuai dengan kebijakan pemerintah. Jadi, kepeloporan pemerintah dalam pelembagaan dan pendidikan humas sangat tinggi. Tugas pemerintah memang sangat berat, sebab masyarakat yang dihadapi terdiri dari berbagai publik dengan kepentingannya yang sangat kompleks pula. Hal ini memang tidak lepas dari “karakteristik” yang melekat dalam setiap pemerintah, antara lain sebagai berikut :
42
a. Program Pemerintah ditujukan untuk masyarakat luas. Dengan berbagai latar belakang, karakter, ekonomi, pendidikan yang beragam. b. Seringkali hasilnya abstrak, yang sulit dilihat dalam waktu dekat, bahkan dalam jangka yang panjang sekalipun, karena sifatnya yang integral dan berkesinambungan. Melibatkan generasi ke generasi. Bahkan program pemerintah cenderung dibayar dengan “harga sosial” yang tinggi. Program-program pemerintah seringkali tidak dapat menghindari perlunya “pengorbanan” sosial (masyarakat). Disinilah perlunya pendekatan khusus untuk melibatkan partisipasi dan emansipasi masyarakat. c. Program pemerintah selalu mendapat pengawasan berbagai kalangan, terutama pers, lembaga swadaya masyarakat(LSM), dan sebagainya. Mereka sangat berperan dalam proses penyadaran masyarakat mengenai
permasalahan-permasalahan
mereka
sebagai
warga
masyarakat. Dengan demikian, ada dua sisi yang melatarbelakangi perkembangan humas pemerintahan. Pertama, adalah sisi pentingnya humas bagi pemerintahan. Kedua, adalah hambatan-hambatan yang dihadapi oleh humas pemerintahan. Dua sisi ini pada akhirnya mengakibatkan penampilan humas pemerintahan yang tersembunyi di bawah berbagai nama, tugas, wewengan dan dibiayai dari berbagai macam cara yang berbeda. Kebanyakan humas pemerintah diarahkan untuk hubungan dengan media, masalah umum, dokumentasi, dan publikasi.
43
BAB III DESKRIPSI BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL SEKRETARIAT DAERAH KOTA SURAKARTA
A. Latar Belakang Di era globalisasi seperti sekarang ini terjadi lompatan-lompatan besar kemajuan peradaban, yang berimplikasi terhadap problema dan tantangan kehumasan. Kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang meningkat pesat harus dipahami sebagai tantangan yang akan selalu menempatkan peranan kehumasan pada posisinya yang semakin penting. Upaya untuk melakukan reformasi dan revitalisasi peran kehumasan sangat penting dan menjadi tuntuan yang mendesak saat ini. Adalah suatu hal yang tidak menguntungkan, apabila dalam tata informasi tidak memiliki lembaga yang kompeten untuk menjalankan tugas-tugas kehumasan. Demikian pula terkait dengan tugas-tugas di bidang keprotokolan sudah saatnya memperbaiki pola pikir untuk tidak sekedar mengatur dan mendesain
acara-acara
resmi
keprotokolan,
tetapi
harus
menyentuh
kepentingan publik dan promosi-promosi pengembangan potensi daerah. Pola pikir keprotokolan harus diubah dan harus siap sedia menampung aspirasi dan komplain
dari
masyarakat
dapat
meningkat
partisipasinya
dalam
mengembangkan daerahnya. Dengan membiarkan setiap perkembangan membentuk pencitraan negatif dan stigmatisasi yang buruk terhadap penyelenggaraan pemerintahan adalah sebuah kesia-siaan yang secepatnya harus segera diatasi. Dengan kata
44
lain peran humas dan keprotokolan sangat dibutuhkan dengan membentuk sebuah unit kerja yang tidak hanya sekedar meneruskan informasi dari pimpinan, atau menanggapi berita-berita sumir mass media, namun lebih dikembangkan agar lebih proaktif untuk mampu mengemas informasi sesuai fakta yang benar dan berimbang, sehingga dapat membentuk opini publik yang proporsional. Penataan peranan kehumasan dan keprotokolan serta para perangkatnya memerlukan strategi khusus sehingga memungkinkan unit kehumasan dan keprotokolan dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam melaksanakan fungsinya dengan memperhatikan prinsip pengorganisasian dengan membagi habis tugas yang ada. Sehingga setiap pegawai ada tempatnya dan setiap pegawai pada tempatnya. Menyikapi situasi demikian, melalui Peraturan Daerah Kota Surakarta No.6 Tahun 2008 dibentuklah Bagian Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Surakarta sebagai salah satu perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kota Surakarta yang ikut serta dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah berdasarkan prinsip otonomi yang luas, nyata dan bertanggung jawab secara efektif dan efisien dalam mewujudkan peningkatan kualitas pelayanan umum maupun kesejahteraan masyarakat di bidang informasi dan komunikasi.
B. NAMA UNIT KERJA : BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL SEKRETARIAT DAERH KOTA SURAKARTA
45
C. VISI OPTIMALISASI PELAYANAN UMUM, PEMBERDAYAAN DAN PERAN SERTA MASYARAKAT DI BIDANG INFORMASI DAN KOMUNIKASI MELALUI REFORMASI DAN REVITALISASI PERAN KEHUMASAN DAN KEPROTOKOLAN
D. MISI 1)
Mengkomunikasikan strategi kehumasan dan keprotokolan secara efeketif kepada internal maupun eksternal
2)
Menyelaraskan implementasi strategi kehumasan dan keprotokolan
3)
Menciptakan citra kepemerintahan yang positif
4)
Menumbuhkan kepercayaan seluruh elemen masyarakat terhadap Pemerintah Daerah
E. Lambang Pemerintah Kota Surakarta
46
Arti Lambang : Warna hijau berarti hidup, warna-warna putih, kuning, merah, dan hitam melukiskan nafsu diantara beberapa nafsu manusia. Semuanya berarti hidup harus dapat menguasai nafsunya. Makna dari lukisan : a. Perisai mewujudkan lambang perjuangan dan perlindungan. b. Tugu lilin menyala melukiskan kebangunan dan kesatuan kebangsaan. c. Keris melambangkan kejayaan dan kebudayaan. d. Panah berarti selalu waspada. e. Jalur mendatar berombak berarti Bengawan Sala. f. Bintang kanan kiri melukiskan bintang dilangit dan berarti kesejahteraan. g. Bambu runcing menggambarkan perjuangan rakyat. h. Kapas dan padi melukiskan pakaian dan makanan yang berarti : Do'a kearah kemakmuran. i. Jumlah 6 dari daun, bunga dan buah kapas berarti bulan 6, jumlah 16 dari buah padi berarti tanggal 16.
47
j. Kain adalah hasil kerajinan terpenting dari Kota Besar Surakarta dan Sidomukti mengandung arti do'a keluhuran.
48
F. STRUKTUR ORGANISASI Guna menunjang kinerja di dalam Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta, maka dibutuhkan suatu struktur yang mampu menjalankan tugas tersebut. Yaitu sebagai berikut : KEPALA BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL
KEPALA SUB BAGIAN PEMBERITAAN
Penyusun Naskah I
Petugas Dokumentasi I
KEPALA SUB BAGIAN PENGUMPULAN DAN DISTRIBUSI INFORMASI
Pengemudi Kantor
Pengelola Kepegawaian
KEPALA SUB BAGIAN PROTOKOL
Bendahara Pembantu Pengeluaran Gaji
Administrasi Surat
Penyusun Naskah II
Petugas Dokumentasi II
Pengelola Keprotokolan Pengelola Barang
Penyusun Kliping
Caraka
24
1
G. URAIAN TUGAS Berdasarkan pada : PERATURAN WALIKOTA SURAKARTA NOMOR 9 TAHUN 2008 TENTANG PENJABARAN TUGAS POKOK, FUNGSI DAN TATA KERJA SEKRETARIAT DAERAH KOTA SURAKARTA.
1. KEPALA BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL 1)
Kepala
Bagian
Humas
dan
Protokol
mempunyai
tugas
menyelenggarakan hubungan masyarakat dan keprotokolan, menyusun perumusan kebijakan pemerintahan daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah, pembinaan dan fasilitasi, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan pemerinatahan daerah di bidang publikasi, pengelolaan informasi, analisis media, informasi, acara protokoler dan pelayanan tamu. 2)
Uraian tugas dimaksud pada ayat (1), sebagai berikut : a. Menyusun program kerja Bagian Humas dab Protokol berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan Sekretariat Daerah; b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta pemerataan tugas; c. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas; d. Mengawasi
pelaksanaan
tugas
bawahan
agar
tidak
terjadi
penyimpangan;
1
2
e. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya; f. Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kinerja; g. Membangun tata alir informasi yang sirkular antara pemerintah dan publik baik secara horisontal, lintas sektor maupun ke masyarakat melalui berbagai media untuk menciptakan opini publik; h. Mengolah dan menganalisa opini publik sebagai bahan perumusan kebijakan pemerintah kota; i. Menyelenggarakan perekaman
inventarisasi,
terhadap
kebijakan
dokumentasi, dan
kegiatan
fotografi
dan
Pembangunan
Pemerintah Kota; j. Menyelenggarakan administrasi perjalanan dinas pimpinan; k. Menyusun acara kegiatan kunjungan tamu dan upacara sesuai dengan aturan ke protokolan yang meliputi tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan; l. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah; m. Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan; n. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas; o. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas;
2
3
p. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan;
2. KEPALA SUG BAGIAN PEMBERITAAN 1) Kepala Sub Bagian Pemberitaan mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan
kebijakan
pemerintah
daerah,
pengkoordinasian
tugas
perangkat daerah, pembinaan dan fasilitas, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan pemerintahan daerah dan melakukan pemberitaan di berbagai media yang meliputi penyiapan maskah sambutan dan makalah, publikasi dan penerbitan serta peliputan. 2) Uraian tugas dimaksud pada ayat (1) adalah sebgai berikut : a) Menyusun rincian kerja Sub Bagian Pemberitaan berdasarkan program kerja Bagian Humas dan Protokol; b) Membagi tugas kepada bawahan sesuia bidang tugas agar tercipta pemerataan tugas; c) Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas; d) Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan; e) Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya;
3
4
f) Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kinerja; g) Menghimpun dan mengolah data dan informasi yang berhubungan dengan urusan keprotokolan dan perjalanan dinas pimpinan; h) Menyiapkan bahan penyusunan kebijakan serta pedoman dan petunjuk teknis yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinan dan urusan keprotokolan; i) Menyiapkan acara penyelenggaraan upacara-upacara, pelantikan, rapat-rapat dinas dan pertemuan-pertemuan dinas lainnya serta jadual perjalanan dinas pimpinan; j) Menyiapkan,
mengatur
akomodasi
dan
pengamanan
penyelenggaraan penerimaan Tamu-tamu Negara, Tamu-tamu daerah dan Tamu Perwakilan Negara Sahabat; k) Mengatur Persiapan rapat, jamuan, upacara dan kendaraan untuk tamu yang memerlukan pelayanan yang bersifat protokoler; l) Melaksanakan administrasi perjalanan dinas pimpinan; m) Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah; n) Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan; o) Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas; p) Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas;
4
5
q) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; r) Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan;
PENUNJUKAN STAF DALAM JABATAN 1. SUB BAGIAN PEMBERITAAN No 1. 2.
3.
4. 5.
NAMA PANGKAT/ GOL. RUANG SUROSO SIP Penata Muda Tk.I/IIIb BAMBANG HARJANTO Spd Penata Muda/IIIa WIDARMOKO Pengatur Muda Tk.I/IIb SANDY Pengatur/IIc WAGIRAN Pengatur Muda/IIa
NIP
JABATAN
197011191992031001 Penyusun Naskah Sambutan 197201171996031002 Penyusunan Naskah Sambutan 196409041986031017 Petugas Dokumentasi 195406011978111003 Petugas Dokumentasi 196701051988031010 Pengemudi Kantor
2. SUB BAGIAN PENGUMPULAN DAN DISTRIBUSI INFORMASI No NAMA PANGKAT/ . GOL.RUANG 1. ARSO DANARDONO SS Penata Muda/IIIa 2. EDY SAMEKTO Penata Muda Tk.I/IIIb 3. HARYASTUTI Pengatur/IIc 4. ENDANG SRI RAHAYU Penata Muda Tk.I/IIIb 5. SUPADI Pengatur/IIc
NIP
JABATAN
198209082006041011
Penyusun Kliping
195612231988031004
Pengelola Kepegawaian
196108301982032005 195901281985032002
Pengadministrasi Surat Pengelola Barang
195904101981021002
Caraka
5
6
3. SUB BAGIAN PROTOKOL No. NAMA PANGKAT/ GOL.RUANG 1. EVI MAHANANI AVIANTO, SE Penata Muda/IIIa 2. YULI HARSASI Pengatur/IIc 3. CHRISTIANA ERNY KANTI W,SH Penata Muda Tk.I/IIIb 4. JIWANA TUNGGA DEWI, SE,Msi Penata Muda/IIIa 5. BRM.SURYO PRASETYO Pengatur Muda Tk.I/IIb 6.
SUTARSO Penata Muda Tk.I/IIIb ANTON SETYO WIBOWO Amd Pengatur Tk.I/IId SARWONO Pengatur Muda Tk.I/IIb THOYIB SUMINAR Pengatur Muda Tk.I/IIb
7.
8. 9.
NIP
JABATAN
197612191996032001 Bendahara Pembantu Pengeluaran Gaji 197907211999032002 Pengelola keprotokolan 197107312003122003 Pengelola keprotokolan 196708021994032008 Pengelola keprotokolan 198005092005011010 Bendahara Pembantu Pengeluaran Gaji 195712031985031008 Pengelola keprotokolan 197810072003121003 Pengelola keprotokolan 197705271998031004 Pengelola keprotokolan 198201222003011003 Pengelola keprotokolan
PENJABARAN TUGAS POKOK 1. SUB BAGIAN PEMBERITAAN
NO 1.
NAMA SUROSO
TUGAS POKOK · Menyiapkan Naskah sambutan Walikota · Menyiapkan materi kegiatan siaran dialog interaktif radio · Menyiapkan materi kegiatan siaran sialog interaktif televisi lokal · Melaksanakan kegiatan iklan layanan masyarakat melalui media televisi · Melaksanakan kegiatan
6
7
·
· 2.
BAMBANG HARJANTO
· · · ·
· · 3.
WIDARMOKO
· · · ·
· · 4.
SANDI
· · ·
pelayanan informasi Membuat spj kegiatan program kerjasama informasi dengan mass media Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan Menyiapkan naskah Sambutan Walikota Melakukan liputan kegiatan Pemerintah kota Surakarta Mendokumentasikan dan mengarsipkan kegiatan pemerintah Kota Surakarta Melaksanakan kegiatan publikasi pembangunan daerah melalui media cetak dan elektronik Membantu pelaksanaan kegiatan jumpa pers Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan Melakukan liputan kegiatan Pemerintah kota Surakarta Mendokumentasikan dan mengarsipkan kegiatan Pemerintah Kota Surakarta Melaksanakan kegiatan pelayanan informasi Melaksanakan kegiatan publikasi pembangunan daerah melalui media cetak dan elektronik Membantu pelaksanaan kegiatan jumpa pers Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan Melakukan liputan kegiatan Pemerintah Kota Surakarta Mendokumentasikan kegiatan Pemerintah Kota Surakarta Melaksanakan kegiatan publikasi pembangunan
7
8
· · 5.
WAGIRAN
·
·
daerah melalui media cetak dan elektronik Membantu pelaksanaan kegiatan jumpa pers Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan Membantu pelaksanaan kegiatan kehumasan dan keprotokolan melalui sarana mobil operasional Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
2. SUB BAGIAN PENGUMPULAN DAN DISTRIBUSI INFORMASI No. 1.
NAMA ARSO DANARDONO
2.
HARYASTUTI
3.
ENDANG SRI RAHAYU
TUGAS POKOK · Melaksanakan kegiatan kliping · Membuat analisis berita · Membuat dan mendistribusikan press release · Melaksanakan kegiatan Jateng Newsroom · Melaksanakan kegiatan pelayanan informasi · Membuat rencana kinerja Bagian Humas dan Protokol · Membuat laporan kegiatan bagian Humas dan Protokol · Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan · Melakukan administrasi surat masuk dan surat keluar · Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar · Melaksanakan kegiatan pelayanan informasi · Membantu pelaksanaan kegiatan rapat · Membantu membuat spj kegiatan program kerjasama infromasi dengan mass media · Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan · Melaksanakan administrasi kegiatan pengelolaan barang · Melaksanakan administrasi
8
9
· · · · 4.
EDY SAMEKTO
· · · · ·
5.
SUPADI
· ·
kegiatan pengelolaan perpustakaan Melaksanakan kegiatan pelayanan informasi Membantu pelaksanaan rapat Membantu membuat spj kegiatan program kerjasama informasi dengan mass media Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan Melaksanakan administrasi kepegawaian Mengelola kepegawaian Membuat laporan kepegawaian Melaksanakan kegiatan pelayanan informasi Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan Melakukan pendistribusian surat keluar Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
3. SUB BAGIAN PROTOKOL No. NAMA 1. EVI MAHANANI
2.
YULI HARSASI
3.
CHRISTIANA ERNY KANTI
TUGAS POKOK · Melaksanakan tugas Pemegang Kas · Menyiapkan SPPD · Membuat Spj kegiatan kehumasan dan keprotokolan · Membuat laporan keuangan · Melaksanakan tugas pelayanan tamu/keprotokolan · Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan · Membuat laporan kegiatan keprotokolan · Melaksanakan tugas pelayanan tamu/keprotokolan · Melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan · Melaksanakan tugas pelayanan tamu/keprotokolan · Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
9
10
4.
JIWANA TUNGGA DEWI
· ·
5.
SARWONO
· ·
6.
SUTARSO
· ·
7.
ANTON SETYO WIBOWO
· ·
8.
BRM.SURYO PRASETYO
· · ·
9.
THOYIB SUMINAR
· ·
Melaksanakan tugas pelayanan tamu/keprotokolan Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan Melaksanakan tugas pelayanan tamu/keprotokolan Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan Melaksanakan tugas pelayanan tamu/keprotokolan Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan Melaksanakan tugas pelayanan tamu/keprotokolan Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan Melaksanakan tugas pelayanan tamu/keprotokolan Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasa Melaksanakan tugas bendahara pembayaran gaji Melaksanakan tugas pelayanan tamu/keprotokolan Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
H. Kegiatan Humas Dan Protokol Sekretariat Kota Surakarta dalam Pelaksanaan Tugas Mendokumentasikan berbagai kegiatan di Kota Surakarta Humas sebagai komunikator mempunyai fungsi ganda yaitu keluar memberikan informasi kepada khalayak dan ke dalam menyerap reaksi dari khalayak. Sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta Nomor 9 Tahun 2008 telah dijabarkan fungsi dari Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta. Salah satu fungsi Humas yang meningkatkan kualitas Humas dalam menjalankan kegiatan adalah Dokumentasi. Dengan adanya dokumentasi,
10
11
dapat dijadikan bukti telah terlaksananya suatu kegiatan yang sesuai dengan harapan dari masyarakat Kota Surakarta. Pelaksanaan tugas Dokumentasi yang dilakukan Humas dan Protokoler Setda Kota Surakarta adalah sebagai berikut : 1. Menyiapkan sambutan-sambutan dalam berbagai acara yang akan dilaksanakan. 2. Menyiapkan alat-alat untuk melakukan liputan 3. Melakukan liputan di berbagai acara yang telah dilaksanakan 4. Membuat Press release tentang suatu kegiatan maupun tentang suatu kebijakan 5. Menyelenggarakan inventarisasi, dokumentasi, fotografi dan perekaman terhadap kebijakan dan kegiatan Pembangunan Pemerintah Kota. Berdasarkan pelaksanaan tugas dokumentasi di atas, kegiatan yang dilakukan Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta adalah sebagai berikut : 1. Kegiatan penyusunan naskah sambutan Walikota Surakarta untuk disampaikannya ke berbagai acara dalam rangka menyampaikan informasi tentang pengembangan pembangunan Kota Surakarta. 2. kegiatan peningkatan kemitraan antara Pemerintah, Media dan Masyarakat yaitu dengan kegiatan : a. Jumpa Pers Jumpa Pers dilakukan waktu akan terselenggaranya kegiatan hari besar Pemerintahan Kota Surakarta. Sehingga akan mendapatkan informasi yang akurat bagi wartawan.
11
12
b. Pembuatan Pers Release yaitu tersedianya bahan berita dari berbagai acara maupun kebijakan oleh Pemerintah Kota Surakarta, kemudian dimuat diberbagai media cetak. 3. Kegiatan Pembuatan
kliping melalui pengguntingan koran
(kliping) dari berbagai berita yang menyangkut tentang Kota Surakarta. Dan kemudian dijilid, sehingga tersusun kliping. Dari tersusunnya kliping didistribsikan ke beberapa SKPD lalu kliping tersebut di analisis dan dikaji permasalahannya. Dari analisis berita itu maka akan diketahui opini masyarakat. Proses pendokumentasian yang dilakukan Humas yaitu dengan mengadakan peliputan acara-acara kegiatan Pemerintahan Kota yang berasal dari berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh Pemerintahan Kota Surakarta. Instansi Pemerintah melaporkan kegiatannya kepada Humas, kemudian melaksanakan
liputan
acara
kegiatan
tersebut
dan
dilakukan
pendokumentasian dalam bentuk foto maupun dalam bentuk rekaman video. Disini Humas juga bertugas memberitahukan kegiatan-kegiatan kepada wartawan yang ada seperti Solo Pos, Suara Merdeka, Joglo Semar, Radar Solo, Kompas, Jawa Pos. Dari pelaksanaan liputan tersebut kemudian dibuat press releasenya. Pres release ini disebarluaskan keberbagai media cetak. Setelah informasi disebarluaskan ke pers, maka kegiatan Humas selanjutnya adalah memonitoring dan mengevaluasi berbagai kegiatan maupun kebijakan yaitu dengan mengumpulkan berbagai trend isue yang dimuat di surat kabar. Dalam melakukan kegiatan ini, maka setiap hari terdapat petugas yang melaksanakan pengklipingan serta menganalisis berita dan mengkaji berbagai
12
13
permasalahannya yang ada. Analisis berita itu kemudian disampaikan ke pejabat pemegang kebijakan Walikota. Kemudian berdasarkan trend isue tersebut pejabat akan mengambil kebijakan yang sesuai. Lalu kebijakan tersebut di sampaikan kepada Diskominfo dan diserahkan kepada Humas untuk dipublikasikan kepada masyarakat.
13
14
BAB IV PELAKSANAAN MAGANG
Pelaksanaan kegiatan Kuliah kerja Media (KKM) di Bagian Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Surakarta yang bertempat di jalan Jenderal Sudirman No.2 Surakarta, telah terlaksana dalam jangka waktu 3 bulan. Yaitu mulai dari tanggal 1 Februari 2010 sampai dengan tanggal 31 April 2010. Aktivitas kegiatan Kuliah Kerja Media dengan ketentuan 5 hari kerja dari hari senin – jum’at. Dimulai dari pukul 07.30 sampai dengan pukul 14.00 WIB. Selama masa Kuliah Kerja Media, penulis di tempatkan pada bidang Humas agar sesuai dengan jurusan yang penulis ambil pada program D3 Komunikasi Terapan yaitu Public Relations. Pada Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta memiliki Humas sub bagian yaitu Subbagian Humas dan Subbagian Protokol. Dalam Subbagian Humas terbagi menjadi dua bagian yaitu Bagian Pemberitaan dan Bagian Pengumpul dan Distribusi Informasi. Dengan penempatan dibidang Humas penulis banyak mendapatkan pengetahuan secara langsung bagaimana kinerja Bagian Humas di Pemerintahan khususnya di dalam Pemerintahan Kota Surakarta. Selama menjalankan tugas yang diberikan, penulis telah mengalami beberapa kesulitan dalam menjalankan tugas pada saat awal Kuliah Kerja Media. Karena masih membutuhkan waktu untuk beradaptasi dengan staff
yang berada di Bagian Humas dan Protokol. Untuk itu dalam
menjalankan tugas penulis banyak mendapatkan bimbingan dari pegawai Humas. Kemajuan yang penulis dapatkan selama tiga bulan dalam melaksanakan Kuliah Kerja Media di Sub Bagian Humas dan Protokol adalah sebagai berikut :
14
15
1. Mengetahui bagaimana cara membuat kliping serta menganalisis berita dan mengkaji permasalahan berita dari kliping tersebut. 2. Menambah wawasan tentang Pengembangan Pembangunan di Kota Surakarta yaitu seperti dalam kebijakan yang dilakukan oleh Pemerintahan Kota Surakarta serta kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk memajukan kesejahteraan masyarakat. 3. Mengatahui tentang mekanisme kinerja Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta. 4. Menambah wawasan dalam hal melakukan peliputan serta dalam hal mendokumentasikan berbagai acara. 5. Menambah pengetahuan dan lebih mengetahui dalam membuat laporan tentang pelaksanaan tugas, membuat sambutan di berbagai acara serta membuat pers release. Selama melaksanakan tugas Kuliah Kerja Media (KKM), penulis telah mendapatkan beberapa tugas yang dapat menambah wawasan serta pengetahuan dalam dunia kerja di Pemerintahan, yaitu sebagai berikut :
1. Mendokumentasikan Sambutan-sambutan : Ø Mendokumentasikan Sambutan Walikota pada acara “Senam Paru Massal bersama keluarga Pemkot Surakarta” pada tanggal 5 Februari 2010. Ø Mendokumentasikan Sambutan Walikota dalam acara “Perayaan Imlek di Yayasan Tripusaka” pada tanggal 24 Februari 2010. Dalam sambutan tersebut, Walikota menyatakan bahwa pentingnya saling
15
16
menghargai antar sesama umat beragama. Sehingga akan mampu mengembangkan Kota Surakarta dalam hal pembangunan Kota. Ø Mendokumentasikan sambutan Walikota dalam acara seminar dan lokakarya “Perempuan Cantik, Sehat dan Produktif” pada tanggal 19 Maret 2010, Inti dari sambutan tersebut adalah bahwa kecantikan dari pribadi setiap wanita adalah yang lebih penting dari pada hanya mempercantik diri tanpa diimbangi dengan rohani yang baik. Dalam mendokumentasikan sambutan, penulis terlebih dahulu akan membuat sambutan. Sebelum diserahkan kepada Walikota, sambutan terlebih dahulu di perlihatkan kepada pegawai yang bertugas membuat sambutan. Apakah sudah sesuai atau belum. Kemudian sambutan tersebut akan diserahkan kepada Walikota melalui staf yang bertugas di bagian ruang Walikota. Setelah itu sambutan akan didokumentasikan dalam bentuk file dan disimpan folder. Sehingga dapat dijadikan bukti telah terlaksananya suatu kegiatan. Saat membuat sambutan, penulis mengalami beberapa kendala yaitu dikarenakan belum pernah membuat sambutan dalam acara ke Pemerinatahan, serta kurangnya pengetahuan tentang Kota Surakarta.
2. Meliput Berbagai acara : Ø Tanggal 3 Februari 2010, meliput acara “Penyerahan Keputusan Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil formasi Tahun 2009 dari Tenaga Honorer”. Dalam penyerahan SK kepada CPNSD itu terdapat 80 orang. Dengan jumlah awal 85 pegawai. Akan tetapi telah
16
17
mengalami penurunan, yaitu disebabkan karena meninggal dunia, mengunndurkan diri serta tidak memiliki ijazah. Ø Tanggal 10 Februari 2010, meliput acara Jumpa Pers dalam rangka menyambut hari jadi Kota Solo yang ke – 265. Saat Jumpa Pers tersebut, diwakili oleh Sekda Kota Surakarta. Dalam Jumpa pers tersebut Sekda Kota Surakarta menyebutkan bahwa tema yang diusung adalah Solo Kreatif – Berbudaya dan Sejahtera. Dengan berbagai rangkaian acara seperti penghijauan, ziarah ke makam leluhur Pendiri Kota Solo, Lomba (Macapat, Pidato Bahasa jawa), Bhakti Sosial, Upacara, Senam, Boyong Kedhaton, Grebeg Sudiro, dan Mauludan. Ø Tanggal 17 Februari 2010, meliput pameran “Kaligrafi aksara jawa” di Pendhapi. Dalam acara tersebut berbagai pameran di tunjukkan oleh Guru Pariwara yaitu dengan 15 karya sendiri sedangkan yang lainnya bekerjasama dengan murid-murid SD yang berjumlah 45 anak. Ø Tanggal 17 Februari 2010, meliput acara “Boyong Kedhaton” di Sepanjang Jalan Slamet Riyadi. Kirab Boyong Kedhaton ini dilakukan untuk memperingati Hari Jadi Kota Surakarta yang ke-265. Dalam acara ini diikuti sekitar 3.000 peserta. Kirab Boyong Kedhaton ini merupakan refleksi yang menggambarkan kepindahan Keraton Kasunan dari kartasura ke Solo sampai perkembangan Pemerintahan Sekarang ini. Ø Tanggal 18 Februari 2010, meliput acara “Kunjungan Kerja (KUNKER) dari Pemkab Semarang di Bale Tawang Arum. Dalam acara KUNKER tersebut, Solo menampilkan beberapa perkembangan
17
18
pembangunan Kota Solo. Seperti dalam penertiban Hunian Liar, Penertiban PKL, serta dalam bidang kesehatan dan pendidikan. Ø Tanggal 23 Februari 2010, meliput acara “Program Bina Lingkungan Bank Mandiri (Persero)” di Pasar Legi. Kegiatan yang dilakukan oleh Bank Mandiri ini adalah sebuah bentuk partisipasi dari Bank Mandiri untuk memajukan lokasi Pasar yang bersih dan nyaman bagi penjual dan pembeli saat melakukan transaksi. Maka dari Bank Mandiri telah memberikan tempat sampah secara gratis. Sehingga akan tercipta lingkungan yang bersih. Ø Tanggal 24 Februari 2010, meliput acara Pelantikan RT dan RW Kecamatan Laweyan Di diamond. Saat acara pelantikan RT dan RW di Diamond Walikota menegaskan, bahwa pentingnya kerjasama dari berbagai kalangan masyarakat, agar semakin memajukan Kota Surakarta
dalam
hal
pembangunan.
Sehingga
akan
mampu
mensejahterakan masyarakat Kota Solo. Ø Tanggal 26 Februari 2010, meliput acara “Kunjungan Kerja (KUNKER) dari Cirebon dan Subang” di Bale Tawang Arum. Pada acara ini, Pemerintahan Solo menampilkan perkembangan Kota Solo dalam pembangunan Pasar serta Tata Ruang Kota. Ø Tanggal 3 Maret 2010, meliput acara “Ucapan Terima Kasih dari Walikota kepada Peserta Solo Batik Carnival” di Loji Gandrung. Pada acara ini, Walikota mengucapkan Terima kasih atas segala kreatifitas anak Bangsa, karena telah mampu membawa nama Kota Solo dimata
18
19
dunia dalam acara parade chingay di Singapura. Banyak masyarakat Singapura terpesona dengan pentas yang dilakukan oleh peserta SBC. Ø Tanggal 5 Maret 2010, meliput acara “Penerimaan Kunjungan Kerja DPRD Kabupaten Jember ke Kota Surakarta di Ruang rapat Sekretariat Daerah. Pada acara ini Pemerintahan Solo menampilkan perkembangan Kota Solo dalam pembangunan Pasar serta Tata Ruang Kota. Ø Tanggal 6 Maret 2010, Meliput Acara “Temu Wicara Bersama Walikota Surakarta, Menpera dengan Real Estate Indonesia (REI) di Pendhapi Kota Surakarta”. Pada acara ini, Walikota menerangkan berbagai pembangunan yang dilakukan oleh Pemerintah Kota Surakarta. Seperti Mesin untuk KPPT, pembangunan rumah susun di Mojosongo bagi masyarakat yang selalu terkena banjir. Ø Tanggal 8 Maret 2010, Meliput acara “Penempatan Gedung Baru Kejaksaan di Kepatihan”. Pada acara ini yaitu membicarakan tentang penempatan gedung baru, karena gedung yang lama sudah tak layak huni. Ø Tanggal 12 Maret 2010, Meliput Acara “Study Banding DPRD Bekasi Ke Pemerintahan Kota Surakarta”. Pada acara ini Pemerintahan Solo menampilkan perkembangan Kota Solo dalam pembangunan Pasar serta Tata Ruang Kota dan Penertiban Hunian Liar. Ø Tanggal 18 Maret 2010, Meliput Acara “Welcome Dinner” dengan Himpunan
Psikologi
Indonesia
(HIMPSI).
Acara
ini
adalah
19
20
pembukaan dari acara HIMPSI, karena pertemuan HIMPSI saat itu bertempat di Solo. Ø Tanggal 20 Maret 2010, Meliput acara “Temu Ilmiah Nasional dan Kongres XI HIMPSI” di Hotel Sunan. Ini adalah bagian dari acara HIMPSI. Dalam acara ini, HIMPSI juga melaunching buku terbaru tentang Psikologi. Ø Tanggal 25 Maret 2010, Meliput Acara Kunjungan Kerja dari Pemerintahan Kota Serang di Bale Tawangarum. Pada acara ini Pemerintahan Solo menampilkan perkembangan Kota Solo dalam pembangunan Pasar serta Tata Ruang Kota dan Penertiban Hunian Liar. Ø Tanggal 27 Maret 2010, Meliput acara “MUSRENBANGKOT” (Musyawarah Perencanaan Pembangunan Kota) di Pendhapi Kota Surakarta. Dalam acara ini, berbagai kalangan masyarakat di undang untuk
membicarakan
Pembangunan
mengeluarkan berbagai
Kota
Solo.
solusi yang sesuai
Serta
untuk
dengan keinginan
masyarakat. Ø Tanggal 31 Maret 2010, Meliput acara “HARSIARNAS (Hari Penyiaran Nasional)” di depan Monumen Pers. Acara ini adalah pembukaan
akan
pencanangan
serta
pembukaan
pameran
HARSIARNAS. Dalam acara pembukaan ini, dilambangkan dengan pemukulan kentongan Soro Gugah oleh Walikota. Ø Tanggal
1
April
2010,
Meliput
acara
“Welcome
Dinner
HARSIARNAS” di Loji gandrung. Ini adalah sebagian acara dari
20
21
HARSIARNAS. Untuk menumbuhkan rasa silaturrahmi antara Pemerintah dengan Media penyiaran. Ø Tanggal 7 April 2010, Meliput acara “BPMKS (Bantuan Pendidikan Masyarakat Kota Surakarta)” di Pendhapi kota Surakarta. Acara ini diawali dengan pembagian kartu BPMKS kepada warga yang berhak mendapatkan. Setelah itu Walikota memberikan pengarahan kepada warga bahwa bantuan BPMKS akan dibuka sampai waktu yang tidak ditentukan. Untuk warga yang mendapatkan bantuan BPMKS adalah warga kota Solo, dan warga yang bersekolah di Negeri ataupun Swasta. Dengan adanya kebijakan ini diharapkan tidak ada lagi anak yang tinggal di Kota Solo tidak bersekolah. Dalam penyerahan kartu BPMKS di simbolkan dengan penyerahan dari Walikota kepada anak sekolah. Seperti Antik Setiasih dari SMPN 6 yaitu memperoleh kartu platinum, dan Fita Dita Milana dari SDN Kecamatan Serengan. Ø Tanggal 9 April 2010, Meliput acara “Netralitas PNS Kota Surakarta terhadap Pemilukada” di Halaman Balaikota Surakarta. Sebagai bentuk netralnya PNS terhadap Pemilukada adalah dengan diterbangkannya merpati putih serta balon. Ø Tanggal 15 April 2010, Meliput acara “Kunjungan Kerja DPRD Kabupaten Bener Meriah Provinsi Aceh”. Pada acara ini Pemerintahan Solo menampilkan perkembangan Kota Solo dalam pembangunan Pasar serta Tata Ruang Kota dan Penertiban Hunian Liar. Ø Tanggal 20 April 2010, Meliput Acara “Kunjungan Kerja PKK dari Samarinda”. Pada acara ini lebih menerangkan tentang Kota Ramah
21
22
Anak. Maksud dari Ramah Anak adalah terpenuhinya hak-hak anak yaitu anak harus hidup, anak harus berkembang, terlindungi, dan ikut berpartisipasi. Sedangkan Solo belum bias disebut sebagai Kota layak Anak, karena Solo sekarang baru menuju Solo Kota Layak Anak. Langkah-langkah untuk mengembangkan Kota Layak Anak adalah dengan memajukan dalam bidang kesehatan untuk mendukung anak sehat seperti Rumah Sakit Ramah Anak, Puskesmas Ramah Anak. Dalam Bidang Pendidikan untuk mendukung anak bebas buta aksara serta gerakan
wajib belajar. Bidang Perlindungan Anak untuk
mendukung anak “Anak bebas dari Permasalahan Sosial”. Dan yang terakhir adalah bidang Partisipasi anak yaitu dengan terbentuknya wadah anak di Kota Surakarta, Kecamatan, dan Kelurahan. Ø Tanggal 29 April 2010, Meliput acara “Solo Menari” di depan Solo Square. Dalam acara pembukaan ditampilkan tarian Ramayana. Setelah melakukan berbagai peliputan, maka hasil dari liputan tersebut akan disimpan kedalam komputer dalam bentuk folder dan diberi nama sesuai dengan acara yang telah terlaksana. Sehingga akan lebih memudahkan dalam mencari data dan sebagai bentuk bukti telah terlaksananya suatu kegiatan.
3. Mendokumentasikan Press Release : Ø mendokumentasikan
Press
Release
tentang
Penyerahan
Surat
Keputusan Kepada CPNSD di Bale Tawang Arum. Adapun isi dari release tersebut adalah :
22
23
Sekretaris Daerah Kota Surakarta, Budi Soeharto, secara simbolis menyerahkan SK Pengangkatan CPNSD bagi 80 Tenaga Harian Lepas di lingkungan Pemerintah Kota Surakarta, di Bale Tawang Arum. Budi Soeharto menyerahkan SK pengangkatan kepada Palupy Kusumaningsih dan Agus Irawan selaku wakil dari para penerima SK. Awalnya, terdapat 85 orang yang akan diangkat menjadi CPNSD. Akan tetapi, setelah diseleksi, hanya 80 THL saja yang dapat diangkat. Sebanyak 5 THL terpaksa tidak dapat diangkat dikarenakan berbagai alasan. Alasan tersebut antara lain, tidak memiliki ijazah, meninggal dunia, dan mengundurkan diri. Satu orang diantaranya tidak diangkat sebab tidak mendapatkan gaji dari APBN/APBD yang merupakan salah satu syarat pengangkatan THL menjadi CPNSD. Dari 80 THL yang diangkat, sebanyak 28 orang menjadi tenaga strategis, sementara 52 lainnya sebagai tenaga administrasi. Setiap CPNSD diberikan 2 SK, yaitu SK penugasan dan SK pengangkatan. Untuk sistem penggajian, akan didasarkan pada Surat Perintah Melaksanakan Tugas (SPMT). Dalam sambutannya, Sekda mengharapkan kepada semua pegawai yang diangkat untuk dapat bersikap sesuai norma dan mematuhi sistem yang ada karena sudah bukan lagi sebagai THL. Selain mematuhi norma dan sistem, mereka juga diharapkan untuk meningkatkan kinerja sehingga dapat memberikan pelayanan kepada masyarakat secara profesional.
23
24
Ø Mendokumentasikan Press Release tentang Launching Program BPMKS (Bantuan Pendidikan Masyarakat Kota Solo). Isi dari release tersebut adalah : Pemerintah Surakarta berusaha membebaskan seluruh warga Kota Surakarta dari kebodohan. Upaya tersebut dilakukan dengan dikeluarkannya program Bantuan Pendidikan Masyarakat Kota Surakarta (BPMKS). Tujuan program tersebut untuk mewujudkan wajib belajar (wajar) sembilan tahun bagi yang terpaksa putus sekolah karena
faktor
ekonomi.
Acara
launching
program
BPMKS
diselenggarakan pada hari kamis (8/4) oleh Walikota Joko Widodo bertempat
di
Pendhapi
Gedhe
Balaikota
Surakarta.
Dalam
sambutannya, Walikota menerangkan, bahwa BPMKS diambilkan dari anggaran APBD Kota Surakarta tahun ini. Dan pelayanan bagi warga yang ingin menperoleh kartu BPMKS akan dibuka sampai waktu yang tidak ditentukan. Oleh karena itu masyarakat tidak perlu khawatir. Dalam program BPMKS terdapat tiga kategori yang diberikan kepada siswa di Surakarta dalam bentuk sebuah kartu yakni gold, silver dan platinium. Kartu gold diperuntukkan bagi warga Solo yang tidak mampu di tingkat SD, SMP hingga SMA/SMKN dan swasta. Sementara kartu platinium diperuntukkan bagi warga Surakarta tingkat SD hingga SMP ditambah dengan anak-anak usia wajar sembilan tahun yang putus sekolah dan ingin kembali melanjutkan sekolah. Sedangkan, kartu silver diperuntukkan bagi warga Surakarta yang tidak mampu ditingkat SD sampai SMPN. Sebagai symbol telah
24
25
terlaksananya acara launching BPMKS ini, maka di lakukan foto bersama Walikota dengan siswa. Untuk memperoleh data dalam membuat Press Release adalah dengan melakukan liputan pada suatu acara. Kemudian Press Release dibuat dan didokumentasikan dalam bentuk file. Setelah itu Press Release akan dikirim melalui fia email ke Pemprov Jateng yaitu dengan alamat sebagai berikut www.JatengProv.go.id.
4. Mendokumentasikan Kliping : Pada hari-hari kerja, setiap hari penulis melakukan tugas pembuatan kliping. Kliping adalah pengguntingan berita dari berbagai koran seperti Jawa Pos, Radar Solo, Suara Merdeka, Solo Pos, dan Kompas. Setelah kliping selesai dibuat, maka langkah selanjutnya adalah mendistribusikan kliping kesetiap SKPD. Seperti diruang kerja Walikota, Wawali, Sekda, Dinas Hukum dan Ham, Diskominfo, DPU, Bapeda, dan BKD. Akan tetapi pada bulan April telah mengalami perubahan dalam mendistribusikan kliping, seperti Diskominfo dan DPU tidak lagi menerima kliping. Akan tetapi DINKES dan Bagian Organisasi meminta untuk dikirimi kliping. Dalam mendistribusikan kliping tidak boleh melibihi dari jam 9. Agar kliping dapat diterima disemua SKPD. Setelah mendistribusikan kliping maka langkah selanjutnya adalah menganalisis berita dari kliping yang telah dibuat hari kemarin dan
mengkaji
permasalahan
yang
paling
dominan.
Dalam
25
26
mendokumentasikan kliping, maka dibuat file dengan ketentuan setiap minggu akan dibuat laporan yang berisi tentang analisa berita. Kemudian diambil langkah-langkah yang tepat untuk menyelesaikan masalah tersebut. Maka dari adanya dokumentasi kliping ini dapat dijadikan alat untuk mengetahui seberapa besar peranan Pemerintahan Kota Surakarta dalam menjalankan berbagai kebijakan yang sesuai dengan kesejahteraan masyarakat. Selama 3 bulan penulis menjalankan Kuliah Kerja Media, penulis telah banyak mendapatkan pengalaman dalam kegiatan serta tugas yang dberikan. Seperti dalam hal meliput, menganalisis berita, membuat sambutan dan membuat press release.
26
27
BAB V PENUTUP
A. KESIMPULAN Berdasarkan judul penulis yaitu mendokumentasikan kegiatan di Pemerintah Kota Surakarta (periode bulan Februari sampai dengan bulan April), penulis dapat menarik kesimpulan yaitu sebagai berikut : 1. Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta memiliki peran
aktif
sebagai
suatu
bagian
penerangan
untuk
memberikan informasi kepada masyarakat. Sehingga akan terjalin komunikasi yang efektif antara Pemerintah Kota Surakarta dengan masyarakat. 2. Bagian Humas juga berperan dalam menjalin kerjasama dengan berbagai media yang terdapat di kota Surakarta. 3. Dalam
mendokumentasikan
berbagai
kegiatan,
Humas
memiliki fungsi yaitu a. membuat sambutan untuk Walikota b.
memberikan informasi kepada media
c. mendokumentasikan acara dengan melalui foto ataupun berupa rekaman d. membuat Pers release e. menyebarkan pers release ke media elektronik maupun media cetak
27
28
f.
membuat kliping dari berita yang telah tercetak di koran, kemudian di analisis dan dikaji permasahan yang paling mendominasi. Dan setelah itu dicermati serta di cari solusi yang tepat atas opini publik apabila kegiatan tersebut sudah tepat atau dirasa kurang sesuai dengan keinginan masyarakat.
B. SARAN 1. Saran untuk Bidang Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Surakarta Selama melaksanakan Kuliah Kerja Media di Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta, penulis menjadi paham tentang pentingnya peranan pegawai yang kompeten dibidangnya. Sehingga akan mampu menyelesaikan tugas-tugas yang harus segera diselesaikan. Dan saran penulis untuk memajukan kinerja didalam Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta adalah pertama, meningkatkan kualitas Sumber Daya
Manusia
yaitu
dengan
selalu
memberikan
latihan
serta
memperhatikan setiap pekerjaan yang sedang dilaksanakan. Yang kedua, dapat bekerjasama dalam bentuk tim. Jadi antara satu dengan yang lainnya saling dapat bekerjasama dalam menjalankan tugas. Ketiga, meningkatkan sarana prasarana yang berupa komputer, camera, dan lain sebagainya. Dan yang terakhir adalah dengan memberikan motivasi kerja kepada para pegawai seperti salah satunya dengan bagi karyawan yang aktif akan diberikan award dari Walikota.
28
29
2. Saran untuk Program D3 FISIP Universitas Sebelas Maret Surakarta Saran penulis bagi Program D3 Komunikasi Terapan FISIP adalah lebih menekankan sarana prasarana untuk dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan seperti dalam hal praktek. Untuk menunjang pelaksanaan praktek dapat berjalan lancar maka sangat dibutuhkan sarana yang memadai. Serta memperbanyak praktek, agar mahasiswa lebih paham serta mampu mengaplikasikan berbagai tantangan di dalam dunia kerja nantinya. Sehingga benar-benar menjadikan mahasiswa yang kompeten sesuai dengan bidangnya.
29
