Institut Tadbiran Awam Negara
(INTAN)
Nota
PENULISAN MEMO BERKUALITI
Pusat Komunikasi dan Pembangunan Latihan (KOMUNIKASI)
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
Kampus Utama J alan Bukit Kiara, 50480 Kuala Lumpur
Jabatan Perkhidmatan Awam Maalaysia
PT:NU£IS.:A:N :MT:M.O ~T'RXl1:ALI'I1 Xandu7I(Jan
_
1.0
Pengenafan
1
2.0
'Bentuk. :M.emo 2.1 :Memo 'Bentufi 'Borang 2.2 :Memo 'Bentufi Tervuka
1
1
3·0
'Bahasa :M.emo
3
4·0
Xaeefafi Penu(isan :Memo
4
5.0
Lar1£Jfi.afi Menuas :Memo 5.1 :Merancane 5.2 :M.enu{is 5.3 :M.enyemak.
Lamyiran: Contoh :Memo 1 Contoh :Memo 2
DAN (DBP-INTAN) Nota Menw Berkua/iti INTAN Kampus Utama Bukit KiIlra, Kuala Lumpur
2
4
4
4
4
5
6
.)
Tajuk:
Penulisan Memo Berkualiti
Anjuran:
INTAN - Pusat Komunikasi dan Pembangunan Latihan (KOMUNIKASI) Kampus Utama Bukit Kiara, Kuala Lumpur
MEMO BERKUALm
1.0 Pengenalan Memo merupakan singkatan perkataan 'memorandum' yang bermaksud catatan atau peringatan. Memo juga merupakan sejenis surat. Ada sesetengah individu atau pegawai yang membuat tangggapan negative terhadap memo. Apabila seseorang menerima memo, ia menggangap telah melakukan suatu kesalahan. Hal ini merupakan satu tanggapan yang salah. Sebenarnya memo juga berperanan seperti surat tetapi biasanya digunakan untuk dalam jabatannya sendiri. Misalnya, jabatan hendak menyampaikan sesuatu maklumat atau panggilan bolehlah disampaikan dengan menggunakan memo.
2.0 Bentuk Memo Dari segi kaedah penulisannya, tidak terikat dengan sesuatu bentuk yang tertentu seperti surat rasmi. Memo boleh ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga dalam bentuk surat. Hal ini terpulanglah kepada jabatan masing-masing. Pada umumnya, memo ini boleh dibahagikan kepada dua bentuk iaitu bentuk borang dan bentuk terbuka.
2.1 Memo Bentuk Borang Memo jenis ini semua tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat dalam borang. Penulis hanyak perlu, sarna ada mengisi atau menandakan sahaja pada ruang yang telah disediakan. Di samping itu, disediakan juga ruang kosong untuk catatan tambahan jika perlu. Contoh:
DAN (DBP-INTAN) Nota Kut'Sus: pt!VLulisavt Ivtbuo &r!euaLitt INTAN Kampus u.tanw Bu!eit Kiara, KuaLa Luw-pur.
1
M EM 0
,
Keoada: - - - - - - - " _ . _ . _ - _ . Darioada Untuk kelulusan Untuk makluman Untuk oandanaan Untuk difaill
I (
)
(
)
(
)
(
)
Sila Sila Sila Sila
uruskan bercakap taiD cetak
( ( ( (
) ) ) )
Catatan:
. Tandatangan: Tarikh:
2.2 Memo Bentuk Terbuka Terdapat juga memo bentuk terbuka. Memo bentuk ini samalah seperti surat tetapi ada antara jabatan yang telah membuat reka bentuknya ynag tersendiri bagi tujuan memudahkan urusan. Contoh:
Logo
INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA (INTAN)
Ruj. Tuan: RUj Kami: Perkara:
Tarikh:
Kepada:
salinan:
Daripada:
Catatan:
Tandatangan: Tarikh:
DAN (DBP-fNTAN) Nota kursus: PtVLuLisaV'v Mtmo Btr!euaLit[ fNTAN kampus l1.tama Bu.!eit kiara, kuaLa Lumpu.r.
2
3.0 Bahasa Memo Gaya bahasa yang digunakan untuk menulis memo berbeza dengan gaya penulisan surat rasmi. Memo lebih memberi tumpuan kepada isi yang hendak disampaikan. Oleh sebab itu, bahasa yang digunakan seharusnya: • • • • •
ringkas, padat dan jelas Lembut dan berdiplomasi Tidak menimbulkan sikap negatif kepada pembaca Tidak menimbulkan prasangka. Elakkan daripada membuat teguran berbentuk negatif.
3.1 Contoh Bahasa Memo
Bersama-sama ini dikemba/ikan drat memo berkenaan. Drat ini kurang memuaskan dari segi t;jaan dan tatabahasa. Tuan diminta menu/is semu/a dengan membetu/kan ejaan dan tatabahasa yang te/ah ditanda sebe/um memo ini diedarkan.
Ulasan: Bahasa yaang digunakan agak. k.eras dan kurang berdiplomasi. Dengan menggunakan bahsa yang sedemik.ian, ia akan menyentuh perasaan pembaca atau penerimanya. Memo tersebut boleh ditulis seperti yang berikut:
Bersama-sama ini dkembalikan drat memo berkenaan. Drat ini telahpun disemak dan dikesan terdapat sedikit kesllapan ejaan dan latabahasa seperti yang
telah
ditandai.
Saya
berharap
tuan
dapat membaikinya
sebelum mengedarkannya.
Penggunaan Ayat Pasif
Semua keputusan yang telah dibuat dalam mesyuarat hari ini hendaklah diambil tindakan seberapa segera.
DAN (DBP-INTAN) Nota Kursus: Pei'tuLisaYt Memo Berleuatiti INT.4N Kampus utama Buleit Kiara. KuaLa Lumpur.
3
Penggunaan Ayat Aktif
Diharap
tuan
dapat
mengambil
tindakan
yang
segera
berkaitan
dengan
keputusan mesyuarat pada hari im:
4.0 Kaedah Penulisan Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu dengan memulakan isi penting dan diikuti dengan data soKongan. Bahagian akhir ialah pernyataan tetang apa yang diharapkan oleh penulis. Kaedah ini dinamakan 'Kun Terbalik'
lsi penting Data sokongan Harapan
5.0 Langkah Menulis Memo 5.1 Merancang: • • • •
Tujuan penulisan memo tersebut Mengenal pasti siapakah sasaran Apa yang diharapkan Apakah reaksi pembaca apabila membaca memo tersebut
5.2 Menulis • • •
Menepati tujuannya Gunakan bahasa yang ringkas, jelas dan lembut Satu isi satu perenggan
5.3 Menyemak • • •
Maklumatnya adakah tepat dan betul Tidak menuimbulkan sikap negatif pembaca Konstruktif
DAN (DBP-INTAN) Nolp ktasus: peVLULisaJ/L MeJ1.l.O &rkuoLiti IN TAN kompus utoMa Bukit kiaro, kuoLn LUMpur.
4
Contoh Memo 1
MEMOANTARA
PUSAT/PROGRAM/KAMPUS WILAYAH
Ruj. Tuan: Ruj Kami: Jld. 1 ~ 430/4/2005
Tarikh: 06 September 2005
Perkara:
Mesyuarat Penyelaras Projek KOMUNlKASI INTAN Bukit Kiara
Kepada:
Semua Penyelaras Projek Kanan KOMUNlKASI INTAN Bukit Kiara
Daripada:
Ketua Pusat Komunikasi dan Pembangunan Latihan (KOMUNlKASI) INTAN Bukit Kiara
salinan:
Pengarah INTAN, JPA Malaysia
Mesyuarat tersebut akan diadakan pada: Tarikh: Masa: Tempat:
13 September 2005 9.00 pagi Bilik Mesyuarat 2B
2. Bersama-sama ini disertakan Minit Mesyuarat Bil. 8/05 untuk makluman dan tindakan tuan selanjutnya. 3. Semua Penyelaras Projek Kanan atau wakil diminta hadir. Terima kasih.
Tantatangan:
DAN (DBP-INTAN) Nota K.urSU5: PtPLutisaPL /vItmo BtrJeuaLiH INT:4N K.ampus u.tama BuJeit kiara, kuala Lu.mpur.
5
Contoh Memo 2
Kepada: Daripada:
Cik Maizaitul Akma Zainee bt. Abd Aziz Pengarah Jabatan ~Z Mount Hill, Kuala Lumpur
Ucapan Tahniah Saya mengucapkan tahniah atas kejayaan puan kerana menerima Anugerah Khidmat Cemerlang pada 02 Julai 2005. Anugerah tersebut merupakan satu penghargaan dan pengiktirafan Jabatan terhadap segala usaha yang telah puan laksanakan dengan jayanya sepanjang tahun 2004. Kejayaan puan merupakan kejayaan dan kebanggaan semua kakitangan Jabatan In!. Saya yakin anugerah yang puan peroleh ini akan menjadi· pendorang keapada kakitangan lain dl Jabatan ini.
on
~~\ g ikhlas, (ROGAYAH BT. ALI BACHIK) Tarikh: 06 Julai 2005
DAN (DBP-INTAN) Nota Kursus: PtnuLisan f.1tnw BtrkuaLiti INTAN Kaw.pU5 I.1.tama Buk[t Kiara. KuaLa L-uYl-tpur.
6
