PENTINGNYA INVENTORY CONTROL BAHAN BAKU UNTUK MEMPERLANCAR PROSES PRODUKSI PADA PERUSAHAAN

PENTINGNYA INVENTORY CONTROL BAHAN BAKU UNTUK MEMPERLANCAR PROSES PRODUKSI PADA PERUSAHAAN Oleh : Drs. HARIYANTO 1)

I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Setiap bidang usaha atau perusahaan pada umumnya selalu memiliki tujuan untuk memperoleh keuntungan yang setinggi-tingginya, namun seringkali hal ini tidaklah seperti yang diharapkan karena suatu saat setiap bidang usaha mengalami kemerosotan produksi yang salah satunya disebabkan menurunnya volume penjualan. Dengan tidak terkendalinya volume penjualan dapat menyebabkan konsumen beralih ke produk alternatif. Hal ini dapat mengakibatkan terganggu atau terhambatnya perkembangan perusahaan itu sendiri. Adapun penurunan volume penjualan salah satunya disebabkan karena adanya hambatan atau gangguan dalam proses produksi. Suatu proses produksi akan dapat berjalan lancar apabila dalam perusahaan tersedia bahan baku yang cukup dan terkendali. Dengan demikian perusahaan dituntut untuk selalu memenuhi kebutuhan bahan baku yang tepat. Inventory Control bahan baku mempunyai peranan yang sangat penting bagi suatu perusahaan. Hal ini disebabkan dengan adanya Inventory Control yang tepat dapat memperlancar kegiatan proses produksi. Dengan adanya Inventory Control yang sangat efektif berarti membantu pengawasan isi gudang secara tepat. Juga sangat besar manfaatnya bagi pengaturan keluar masuknya bahan baku di dalam gudang secara akurat, sehingga setiap saat dapat 1)

diketahui stok bahan baku yang ada, serta tidak kalah pentingnya dapat diketahui jumlah bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam suatu proses produksi. Tanpa adanya Inventory Control bahan baku yang baik, dapat mengakibatkan terjadinya hal-hal seperti : Over stock atau sebaliknya minimum stock, bahkan yang lebih vital lagi berdasarkan data perhitungan masih ada sisa barang namun kenyataannya barang sudah habis atau sebaliknya. Hal seperti inilah yang sangat dikhawatirkan atau tidak dikehendaki oleh setiap bidang usaha atau perusahaan. Di dalam menentukan besar kecilnya jumlah persediaan seringkali terjadi kontradiksi, artinya perusahaan tidak menghendaki adanya jumlah persediaan yang terlalu besar atau yang terlalu kecil, bahkan lebih parah lagi terjadi kekurangan bahan. Jika jumlah persediaan terlalu besar, maka banyak modal yang tertanam di dalam persediaan bahan baku yang secara otomatis mempengaruhi modal usaha perusahaan itu sendiri. Dengan terendapnya modal terlalu banyak pada persediaan akan mengakibatkan terganggunya bidang yang lain, atau sebaliknya jumlah persediaan terlalu kecil/minim dapat mengakibatkan kontinuitas perusahaan terganggu. B. Perumusan Masalah Berdasarkan pada uraian latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan, yaitu :

Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Kadiri 1

Jurnal Ilmiah Berkala Universitas Kadiri, Edisi Oktober 2008-Januari 2009

“Bagaimanakah cara melaksanakan penyediaan bahan baku yang tepat agar proses produksi berjalan dengan lancar dan tepat guna” II. TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Inventory Control Terdapat beberapa pengertian tentang Inventory Control, diantaranya menurut Sofyan Assauri dalam bukunya “Management Produksi” (1980;185). “Pengawasan persediaan merupakan salah satu kegiatan dari urutan kegiatan yang bertautan satu sama lain dalam seluruh operasi perusahaan tersebut sesuai dengan apa yang telah direncanakan terlebih dahulu, baik waktu, jumlah, kualitas maupun biayanya”. Menurut John F. Magee dalam bukunya “Production, Planning and Inventory Control” (1967;468) : “Inventory Control the tehnique of maintaining stock keeping items at desired levels wheter they be raw materials, goods in process or finished product”. “(Pengawasan persediaan, adalah suatu teknik pengendalian bahanbahan persediaan pada tingkat yang diinginkan, beberapa bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi)”. Berdasarkan pendapat-pendapat tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengawasan persediaan adalah suatu kegiatan management yang bertautan satu sama lain, yang menentukan besar dan susunannya dari persediaan yang harus ada di gudang untuk menunjang kegiatan proses produksi. Di dalam pengawasan persediaan yang penting adalah menjaga persediaan supaya tidak terlalu besar dan tidak

terlalu kecil. Apabila persediaan terlalu besar, maka dana, resiko serta biaya penyimpanan akan menjadi tinggi. Walaupun kelancaran jalannya operasi perusahaan tidak efisien, karena dengan persediaan terlalu besar berarti dana yang terikat dalam persediaan secara otomatis akan melambung. Begitu juga sebaliknya apabila persediaan terlalu kecil akan berakibat targanggunya proses produksi. Agar persediaan tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil, maka diperlukan Inventory Control bahan baku yang baik. B. Karakteristik a. Pentingnya Inventory Control. Dalam hubungannya dengan proses produksi, pentingnya pengawasan persediaan dalam pabrik adalah untuk menjamin kelancaran proses produksi dan menjagai kontinuitas perusahaan serta menjaga agar jangan sampai kehabisan persediaan. Kelancaran jalannya proses produksi terjamin karena bahan-bahan yang diperlukan telah tersedia dalam gudang. Hal ini sesuai dengan pendapat Spengler dan Klien dalam bukunya “Introduction to Business”, yang dikutip oleh Hasrono (1984;88) sebagai berikut : “Inventory Control”, adalah untuk menghindari kekurangan material atau barang-barang yang dipakai dengan tidak terlalu banyak modal yang terikat padanya. Dalam hubungannya dengan proses produksi, pentingnya pengawasan persediaan dalam pabrik ialah untuk menjamin kelancaran proses produksi dan kontinuitas pabrik supaya jangan sampai kehabisan persediaan. Sedangkan Sofyan Assauri dalam bukunya “Management Produksi” (1987;187) berpendapat, bahwa : 2


“Pengawasan persediaan, adalah salah satu fungsi yang penting suatu perusahaan untuk memungkinkan perusahaan dapat mencapai tujuannya yaitu untuk kelangsungan hidup perusahaan dan berkembang”. b. Tujuan Inventory Control. Suatu pengawasan persediaan yang dijalankan oleh suatu perusahaan pasti mempunyai tujuan tertentu. Dengan kata lain tercapainya tujuan suatu perusahaan. Menurut Sofyan Assauri alam bukunya “Management Produksi” (1978;186), bahwa tujuan pengawasan persediaan adalah sebagai usaha untuk : 1) Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan, sehingga mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi. 2) Menjaga supaya pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar atau berlebihan, sehingga biaya-biaya yang timbul dalam persediaan tidak terlalu besar. 3) Menjaga agar pembelian secara kecilkecilan dapat dihindari karena ini akan berakibat biaya pemesanan menjadi bear. Menurut Sukanto Reksodiprojo dan Harsono Ronohadiwidjojo dalam bukunya “Perencanaan dan Pengawasan Produksi” (1981;89) mengemukakan, bahwa yang dikerjakan dalam pengawasan persediaan adalah : 1) Jangan sampai kehabisan bahan atau komponen maupun. 2) Jangan sampai menumpuk barang dengan jumlah yang terlalu besar dalam persediaan, ongkosnya mahal. 3) Jangan sampai mengadakan pemasanan kecil-kecilan yang memakan biaya besar.

Dari pendapatan tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa tujuan pengawasan persediaan adalah : 1) Dengan adanya Inventory Control yang baik, kehabisan atau kekurangan persediaan dapat dicegah sehingga kelancaran proses produksi dapat berjalan lancar. Hal ini berarti menjamin kontinuitas perusahaan. 2) Dengan Inventory Control yang baik, pengawasan proses produksi dan keuangan atau modal dapat digunakan dengan efektif. C. Hubungan Variabel Pada Judul Bahasan Bila kita membahas Inventory Control kita tidak dapat lepas dari pengawasan produksi, karena kedua faktor tersebut mempunyai hubungan yang erat satu dengan yang lainnya. Untuk hal tersebut dikemukakan pendapat dari para sarjana tentang pengertian Introduction Control. Menurut Sofyan Assauri dalam bukunya “Management Produksi” (1978;19-50), “Pengawasan produksi merupakan suatu usaha yang kontinue agar hasil produksi yang dikehendaki dapat diproduksi dengan cara yang paling baik dan paling murah sehingga kualitas dan kuantitas barang yang dihasilkan sesuai dengan yang dikehendaki dan dalam waktu itu pula”. Sedangkan tujuan daripada Production Control adalah sebagai berikut : a. On Time, artinya Production Control menghendaki agar pabrik di dalam melaksanakan aktifitas produksinya dapat dilaksanakan tepat pada waktunya. Secara praktis pelaksanaan aktifitas produksi yang tepat ini akan memberikan jaminan adanya penyerahan produk kepada konsumen dengan tepat pula. 3


b. Economically, yang berarti bahwa pembuatan barang oleh pabrik haruslah ekonomis. Ini berarti menimbulkan konsekuensi bagi pabrik untuk dapat mengalokasikan biaya-biaya produksinya secara seimbang dan efisien. c. Acceptable Goods, yang berarti bahwa production control menghendaki agar pabrik dapat memproduksi barang yang dapat diterima oleh konsumen baik kualitas maupun kuantitas, sehingga dengan demikian selera konsumen akan benar-benar terpenuhi. Ketiga tujuan tersebut merupakan satu kesatuan dalam arti harus ada kombinasi yang seimbang antar tujuan yang satu dengan tujuan yang lainnya. Akan tetapi dilain pihak untuk mencapai tujuan tersebut proses produksi lancar, sehingga dalam hal ini peranan penyediaan kebutuhan bahan baku sangat diperlukan. Jadi untuk merealisir tujuan tersebut di atas haruslah diadakan pengawasan terhadap bahan baku, sehinggga rencana yang telah ditetapkan dapat dicapai. Berdasarkan uraian di atas, maka sudah jelas, bahwa antara Production Control dengan Inventory Control tidak dapat dipisahkan karena keduanya mempunyai hubungan yang erat sekali, yang hal ini disebabkan untuk memproduksi barang yang on time, economicallu dan acceptable goods haruslah didukung oleh pelaksanaan Inventory Control yang efektif.

III. PEMBAHASAN

Pada bagian ini akan dikemukakan uraian tentang cara yang dapat dipakai untuk mengadakan pengawasan persediaan dalam rangka mencapai tujuan yang diharapkan dalam Inventory Control, dimana perusahaan harus melaksanakan tindakan atau langkah yang tepat. Adapun cara-cara untuk memecahkan masalah adalah sebagai berikut : a. Menentukan Minimum Inventory atau Safety Stock. Yang dimaksud dengan persediaan minimum adalah jumlah persdiaan yangharus ada untuk mencegah kehabisan persediaan, sehingga persediaan ini tidak akan dipergunakan apabila tidak terpaksa. Persediaan minimum ini merupakan cadangan agar proses produksi tetap terjamin, oleh karena itu persediaan ini disebut juga persediaan penyelematan (Safety Stock). Menurut Bambang Riyanto dalam bukunya “Dasar-dasar Pembelanjaan Perusahaan” (1979;63), “Safety Stock merupakan persediaan menimum dari bahan mentah yang harus dipertahankan untuk menjamin kontinuitas perusahaan”. Sedangkan maksud diadakannya persediaan penyelamatan ini adalah untuk menghindari kerugian yang ditimbulkan karena adanya stock out (kekurangan bahan) yang mana hal ini dapat disebabkan karena penggunaan bahan baku yang lebih besar dari perkiraan semula atau keterlambatan dalam penerimaan bahan baku yang dipesan. Keputusan mengenai besarnya persediaan penyelamat yang optimum akan dipengaruhi oleh faktor-faktor, sebagai berikut : 4


1. Penggunaan bahan baku ratarata. Hal ini berarti adanya ketidaktentuan dalam proses produksi, jadi jumlah bahan baku yang dipakai dalam proses produksi tidak tetap, sehingga harus dicari dahulu penggunaan bahan baku rata-rata. 2. Datanya bahan baku tidak tetap. Untuk memperjelas tentang Safety Stock, maka berikut ini akan disajikan contoh perhitungannya. Diketahui : a. Kebutuhan bahan baku satu tahun 15.000 kg b. Rata-rata kebutuhan bahan baku per bulan 15.000 kg/12 = 1250 kg. c. Rata-rata hari kerja per bulan 25 hari d. Kebutuhan bahan baku per hari 1250 kg/25 = 50 kg e. Lead Time (jangka waktu pemesanan dengan datangnya bahan baku) = 6 Safety Stock = Lead Time x Rata-rata pemakaian bahan baku = (6) . (5) kg = 300 kg b. Menentukan Reorder Point. Reorder Point merupakan saat dimana pemesanan terhadap bahan baku harus dilakukan, dengan harapan agar tidak terjadi kekurangan bahan baku selama lead time. Dalam menentukan Reorder Point ini yang perlu diperhatikan adalah besarnya bahan baku yang diperlukan selama tenggang waktu untuk mendapatkan barang pesanan, juga besarnya safety stock. Reorder Point dapat ditetapkan dengan berbagai cara. Menurut Bambang Riyanto dalam bukunya

“Dasar-dasar Pembelajaan Perusahaan” (1978;74) : 1) Menetapkan jumlah penggunaan selama lead time dan ditambah dengan prosentase tertentu. Misalnya ditetapkan safety stock sebesar 50 % dari penggunaan selama lead time dan ditetapkan bahwa lead timenya 5 minggu, sedangkan kebutuhan material setiap minggunya adalah 40 unit. Reorder Point = (50) (40) + (50%) (5) (40) = 200 + 100 = 300 unit 2) Dengan menetapkan penggunaan selama lead time dan ditambah penggunaan selama periode tertentu sebagai safety stock, misalnya kebutuhan selama 4 minggu. 3) Reorder Point = (5) (4) + (4) (4) = 200 + 160 = 360 Selain itu besar kecilnya Reorder Point tergantung pada mudahnya atau tidak untuk mendapatkan bahan baku, makin mudah mendapatkan bahan baku, maka Reorder Point mendekati titik minimum dan sebaliknya apabila bahan baku sukar didapat, maka titik Reorder Point jatuh dari titi minimum. c. Menentukan pembelian yang paling ekonomis. Dalam menentukan besarnya jumlah pembelian yang optimal hendaknya memperhatikan atau mempertimbangkan komponen biaya yang ada di dalamnya, biayabiaya yang dimaksud adalah : 1) Biaya Pemesanan (Ordering Cost). Yang dimaksud dengan biaya pemesanan ini, adalah biaya5


biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan pemesanan barang-barang atau bahan-bahan dari penjual, sejak dari pemesanan barang-barang atau bahan-bahan dari penjual, sejak dari pemesanan dibuat dan dikirimkan ke penjual sampai barang-barang atau bahan-bahan tersebut dikirimkan dan diserahkan serta diperiksa di gudang. Yang termasuk dalam biaya pemesanan ini adalah semua biaya yang dikeluarkan dalam rangka mengadakan pemesanan bahan tersebut. Adapun biaya-biaya yang dimaksud adalah : a. Biaya administrasi pembelian dan penempatan pesanan. b. Biaya pengangkutan dan bongkar muat. c. Biaya penerimaan dan pemeriksaan. 2) Biaya yang terjadi dari adanya persediaan (Carrying Cost). Yang dimaksud dengan carrying cost, adalah biaya-biaya yang berkenaan dengan diadakannya persediaan yang meliputi seluruh pengeluaranpengeluaran biaya yang digunakan perusahaan sebagai pengeluaran-pengeluaran biaya yang dipergunakan perusahaan sebagai akibat adanya sejumlah persediaan. Besar kecilnya biaya ini tergantung dari tingkat rararata persediaan yang selalu terdapat di gudang. Yang termasuk biaya ini adalah semua biaya yang timbul karena barang disimpan, yaitu : a. Biaya sewa gudang.

b. Biaya pemeliharaan material. c. Biaya asuransi. d. Pajak dari stock dan lainnya. Cara untuk menghitung berapa besarnya jumlah pesanan yang paling optimal dapat digunakan rumus, sebagai berikut :

EOQ =

2 RS  PI

Keterangan : R = Jumlah yang dibutuhkan selama satu periode tertentu. S = Biaya pemesanan setiap kali pesan. P = Harga pembelian per unit yang dibayar I = Biaya penyimpanan dan pemeliharaan di gudang, dinyatakan dalam prosentase. Untuk lebih jelasnya penggunaan rumus di atas akan penulis berikan contoh perhitungan sebagai berikut : Diketahui : a. Jumlah bahan yang dibutuhkan selama satu tahun 15.000 unit b. Harga per unit Rp. 50,c. Order cost setiap kali pesan Rp. 150,d. Carrying cost ditetapkan 40 % dari average inventory. Maka dapat dihitung sebagai berikut : R = 15.000 unit - P = Rp. 50,I = 40 % Rp. 150,Dijawab :

- S =

6 Jurnal Ilmiah Berkala Universitas Kadiri, Edisi Oktober 2008-Januari 2009

EOQ =

(2) (15.000) (150)  (50) (40 %)

=

4.500.000  20

=

225.000

= 474 (dibulatkan)

Berdasarkan perhitungan tersebut di atas, maka pembelian yang paling ekonomis sebesar 474 unit setiap kali pesan. Jadi untuk memenuhi kebutuhan bahan baku sebesar 15.000 unit dengan biaya minimum perusahaan harus melakukan pembelian bahan sebanyak : 15.000  = 32 (dibulatkan) 474 dengan jumlah 474 unit setiap kali pembelian. d. Menentukan Maksimum Inventory. Persediaan maksimum, adalah batas jumlah persediaan yang paling besar yang didasarkan atas kemampuan perusahaan, terutama kemampuan keuangan perusahaan, kemampuan gudang yang ada dan juga didasarkan pada sifat-sifat atau kerusakan bahan tersebut. Akan tetapi juga perlu diperhatikan, bahwa dalam pembelian bahan sebagai persediaan maksimum hendaknya berdasarkan atas pertimbanganpertimbangan ekonomis, dengan maksud untuk menghindari kerugian-kerugian yang disebabkan karena persediaan yang berlebihan. Untuk menghindari hal tersebut dalam menentukan persediaan

maksimum dapat dipergunakan formula : Maksimum Inventory = EOQ + Safety Stock. Jadi perusahaan harus bisa menentukan persediaan maksimum yang dapat ditentukan dengan menambah persediaan minimum dan EOQ. Perhitungan terhadap persediaan maksimum dapat dilihat pada contoh berikut : 1. Safety Stock = 300 2. EOQ = 474 Maksimum inventory = Safety stock + EOQ = 300 + 474 = 774 unit e. Mentukan Alokasi Pemakaian Bahan. Dalam hal ini adalah mengatur alokasi daripada bahan-bahan. Di sini digunakan sistem alokasi bahan, yaitu suatu cara untuk mengalokasikan bahan-bahan yang ada, artinya menetapkan berapa jumlah kebutuhan alokasi pada waktu-waktu tertentu, sehingga penggunaan bahan tersebut dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat guna. Adapun tujuannya, antara lain : 7


1. Mencegah adanya pemborosan penggunaan bahan. 2. Mengusahakan agar bahan selalu tersedia sesuai dengan jumlah bahan yang dibutuhkan. 3. Untuk menghindari kemungkinan-kemungkinan kerusak-an bahan. f.

Penyusunan Neraca Gudang. Penggunaan neraca gudang mempunyai peranan penting di dalam pengawasan persediaan, karena dengan neraca gudang dapat diketahui berapa besarnya bahanbahan yang telah digunakan dan berasa sisanya. Maka dapat dikatakan, bahwa neraca gudang adalah alat untuk mengontrol keadaan bahan di gudang. Adapun tujuannya adalah : 1. Mencegah penggunaan bahan yang tidak sesuai dengan kebutuhan. 2. Mencegah agar bahan yang dibutuhkan tersebut tidak kehabisan. 3. Mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan bahan tersebut. Kegiatan dilakukan dalam penyusunan neraga gudang adalah pencatatan terhadap pengeluaran dan pemasukan bahan-bahan dari dan ke dalam gudang, sehingga pada suatu saat terdapat kekeliruan, maka dapat diatasi dengan engadakan pengecekan kembali terhadap jumlah persediaan yang ada. Pengecekan ini dapat dilakukan secara periodik atau dengan tenggang waktu yang tidak tentu, hal ini dimaksudkan agar dapat diketahui apabila terjadi

penyelewengan-penyelewengan terhadap persediaan bahan yang ada di gudang.

IV. KESIMPULAN Di dalam bab-bab terdahulu telah diuraikan dengan panjang lebar, maka dalam bab ini akan ditarik kesimpulan yang merupakan inti sari dari uraian terdahulu. 1. Dalam melaksanakan kegiatan produksinya, suatu perusahaan biasanya mengalami masalah pengadaan bahan baku yang kurang tepat, dimana bahan baku yang tersedia tidak sesuai dengan yang dibutuhkan, sehingga menimbulkan proses produksi terhambat. Hal ini disebabkan karena tidak adanya inventory control bahan baku yang tepat. 2. Untuk mengatasi masalah agar tidak terjadi akibat seperti tersebut di atas, maka perlu menghindari penyebabpenyebabnya, yaitu dengan jalan menentukan langkah pemecahan. Agar tidak terjadi kekurangan bahan baku, maka perlu adanya langkah-langkah sebagai berikut : a. Membuat perencanaan pengadaan bahan baku yang tepat. b. Menentukan pembelian dan pengadaan bahan baku yang tepat jumlahnya. c. Menentukan waktu pembelian dan pengadaan bahan baku dengan tepat. d. Menentukan pemesanan kembali bahan baku dengan tepat. 8


e. Perlu penentuan jumlah maksimum dan minimum dari persediaan bahan baku, agar terjadi jumlah persediaan yang berlebihan sehingga menambah beban perusahaan, baik tempat maupun biaya dan tidak pula terjadi kekurangan bahan baku. f. Menentukan alokasi pemakaian bahan baku. g. Membuat neraca gudang. 3. Peningkatan Inventory Control bahan baku seefektif mungkin akan menjamin kelancaran proses produksi dan dapat memberikan keuntungan yang layak bagi perusahaan. 4. Dengan melaksanakan ketentuan di atas, maka masalah yang dihadapi perusahaan akan dapat ditanggulangi, sehingga tujuan perusahaan tercapai. DAFTAR PUSTAKA Assauri,

Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta. F. Magee, Jgn, 1987. Production Planning and Inventory Control, Mc Graw Hill Bok Co. New York – Toronto, London Sydney. Harsono, Management Pabrik, Penerbit Balai Aksara, Jakarta. Riyanto, Bambang, 1979. Dasar-dasar Pembelanjaan Perusahaan, Yayasan Penerbit Gajah Mada, Yogyakarta. Ronohadiwidjojo, Harsono dan Reksohadiprojo, Sukanto, 1981. Perencanaan dan Pengawasan Produksi, Penerbit Fakultas Ekonomi Gajah Mada, Yogyakarta. Spengler dan Klien, 1984. Introduction to Bussiness, Yang Dikutip Harsono, Penerbit Balai Aksara, Jakarta.

Sofyan, 1978, Management Produksi, Lembaga Penerbitan



PENTINGNYA INVENTORY CONTROL BAHAN BAKU UNTUK MEMPERLANCAR PROSES PRODUKSI PADA PERUSAHAAN

Recommend Documents