PENINGKATAN EFISIENSI WAKTU ANALISA INVENTORY SPAREPART DENGAN ALAT BANTU PROGRAM INVENTORY DASHBOARD DI PT. ISUZU ASTRA MOTOR INDONESIA Jatmiko Arif Wibowo, Edi Santoso ABSTRACT PT. Isuzu Astra Motor Indonesia as the sole agent for Isuzu in commercial vehicle, really aware that after sales service especially in availability of spareparts is really important. To avoid lost due to loss of supply repeatedly, PT. Isuzu Astra Motor Indonesia need a support device to reduce analytic time so the decision can be made more quick and efficient.The method used for this research is direct observation from PT. Isuzu Astra Motor Indonesia Parts Department. Writer also used flowing diagram which can be used to describe whole scheme in compile this final assignment.Support device to analyst inventory sparepart which is inventory dashboard program can improve efficiency up to 66,7 minutes (average). (JAW) Key Words: After sales, sparepart, commercial vehicle, inventory analysis, service, automotive
ABSTRAK PT. Isuzu Astra Motor Indonesia sebagai agen tunggal pemegang merk Isuzu yang bergerak di bidang commercial vehicle, sangat menyadari bahwa pelayanan after sales khususnya di pengadaan sparepart sangatlah penting. Untuk menghindari kerugian akibat loss supply yang berulang kali,PT. Isuzu Astra Motor Indonesia membutuhkan sebuah alat bantu yang dapat mengurangi waktu analisa sparepart agar pengambilan keputusan dapat dilakukan lebih cepat dan efisien. Metode penelitian yang penulis gunakan untuk penelitian ini adalah observasi secara langsung pada PT. Isuzu Astra Motor Indonesia Parts Department. Penulis juga menggunakan metode diagram alir yang dapat menggambarkan alur secara keseluruhan dalam penyusunan skripsi.Alat bantu analisa inventory sparepart yang berupa program inventory dashboard dapat meningkatkan efisiensi waktu pengerjaan menjadi 66,7 menit (average). (JAW) Kata Kunci: After sales, sparepart, commercial vehicle, analisa inventory, pelayanan, otomotif
Pendahuluan Pada tahun 2007 Isuzu mencanangkan sebagai tahun untuk kendaraan komersil. Hal ini dapat diartikan sebagai perubahan strategi bisnis yang sebelumnya berfokus pada kendaraan keluarga yaitu Isuzu Panther, kini berfokus kepada kendaraan komersil yaitu Isuzu N-series dan F-series. Dalam bisnis kendaraan komersil dibutuhkan pelayanan purna jual yang baik, kompeten, dan pelayanan yang memiliki keandalan yang baik. Pelayanan purna jual dalam bisnis kendaraan komersil dibagi menjadi dua bagian yaitu jasa dan ketersediaan suku cadang. Ketersediaan suku cadang merupakan suatu hal yang sangat penting dalam bisnis kendaraan komersil, oleh karena itu pihak agen tunggal pemegang merk harus memiliki strategi yang baik dan inovatif dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Inventory sparepart merupakan salah satu komponen penting dalam menjaga ketersediaan suku cadang, agar para pengguna kendaraan komersil merk ISUZU dapat dilayani dengan baik dengan downtime kendaraan yang kecil. Untuk menjaga ketersediaan suku cadang, dibutuhkan analisa yang mendetail terhadap fluktuasi permintaan suku cadang yang terjadi. Permasalahan dalam lamanya waktu pengerjaan analisa inventory sparepart secara mendetail akan diidentifikasi dengan menggunakan metode critical path method (CPM). Berdasarkan perhitungan waktu menggunakan metode tersebut, akan ditentukan jalur dalam jaringan yang membutuhkan waktu penyelesaian paling lama dalam menyelesaikan pekerjaan analisa inventory sparepart. Tujuan dari penelitian ini adalah mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menganalisa inventory sparepart. Dengan berkurangnya waktu yang dibutuhkan dalam menganalisa inventory sparepart secara mendetail, maka proses pengambilan keputusan dalam menentukan stok suku cad Manfaat dari penelitian ini adalah meningkatkan pelayanan purna jual kendaraan Isuzu dalam ketersediaan sparepart yang akan berkontribusi langsung dengan peningkatan keuntungan penjualan sparepart di PT Isuzu Astra Motor Indonesia.ang akan lebih cepat dan efisien.
Landasan Teori Diagram Sebab-Akibat (Cause and Effect Diagram) Diagram sebab akibat berguna untuk menganalisa faktor-faktor yang sangat berpengaruh pada karakteristik kualitas output kerja dan untuk mencari penyebab-penyebab yang berpengaruh signifikan dalam suatu masalah. Untuk menentukan penyebab lamanya waktu yang dibutuhkan dalam menganalisa inventory sparepart Isuzu, dilakukan metode sumbang saran (brainstorming method) yang dinilai cukup efektif digunakan. Untuk mencari faktor-faktor penyebab terjadinya lamanya waktu yang dibutuhkan dalam menganalisa inventory sparepart, ada empat faktor yang harus diperhatikan, yaitu faktor manusia, faktor metode kerja, faktor alat, faktor lingkungan kerja. (Wignjosoebroto,2006, p.269)
Critical Path Method Critical Path Method adalah teknik penghitungan yang bersifat deterministik. Tujuan dari analisis menggunakan Critical Path Method ini adalah untuk menentukan waktu terpendek yang diperlukan dalam memyelesaikan proses analisa sparepart atau menentukan critical path, yaitu jalur yang membutuhkan waktu penyelesaian yang paling lama. Model jaringan Critical Path Method tersusun atas dua komponen utama, yaitu anak panah dan lingkaran. Anak panah menunjukkan kegiatan yang dilakukan dalam menganalisa inventory sparepart, sedangkan lingkaran menunjukkan awal atau akhir kegiatan dalam menganalisa inventory sparepart.
Gambar 2.1Contoh Suatu Jaringan Kegiatan dan Waktu Kegiatan
Ada satu aturan dalam membuat model jaringan Critical Path Method, yaitu ada kegiatan analisa inventory sparepart tidak dapat berawal dan berakhir secara serentak pada lingkaran yang sama. Masalah ini diselesaikan dengan memperkenalkan suatu dummy activity. Suatu dummy activity digambarkan dengan anak panah terputus-putus dan disisipkan pada jaringan kegiatan analisa inventory sparepart untuk menunjukkan suatu precedence relationship. (Mulyono,2007, p.296)
Gambar 2.2 Contoh Penggunaan Dummy Activity Dalam Jaringan
Inventory Persediaan sparepart merupakan timbunan barang yang sengaja dilakukan untuk memenuhi permintaan pasar. Inventory sparepart merupakan suatu masalah tentang pengambilan keputusan untuk melakukan order suatu barang (stock) berapa banyak quantity yang optimum dan kapan harus dilakukan order. Setiap sparepart memiliki karakteristik demand yang berbeda dan memiliki lead times supply yang berbeda juga, oleh karena itu dibutuhkan cara yang berbeda-beda juga untuk menjaga agar inventory sparepart tetap dalam kondisi optimum. (Wignjosoebroto,2006, p.385)
Alur Bisnis Penjualan Sparepart Isuzu Bisnis penjualan sparepart adalah bisnis aftersales, tidak ada proses produksi dalam bisnis sparepart. Bisnis sparepart merupakan kewajiban agen tunggal pemegang merk dalam menjamin kenyamanan semua pelanggannya dalam penggunaan produk kendaraan yang telah digunakannya. Dalam memenuhi kebutuhan sparepart, PT. Isuzu Astra Motor Indonesia sebagai agen tunggal pemegang merk melakukan pemesanan kepada vendor-vendor yang memproduksi sparepart Isuzu.
Para pelanggan sparepart agen tunggal pemegang merk PT. Isuzu Astra Motor Indonesia adalah seluruh dealer Isuzu Astra dan dealer-dealer yang sudah memiliki kelengkapan 3S (Sales, Service, and Sparepart). Ketersediaan stok sparepart selalu diinformasikan kepada seluruh dealer Astra dan 3 S setiap harinya agar semua customer mengetahui bagaimana ketersediaan sparepart yang sebenarnya. Jika terjadi kebutuhan mendesak, para dealer harus segera menggunakan fasilitas emergency order 1x24 jam agar supply sparepart terhadap kebutuhan mendesak konsumen lebih cepat.
Gambar 4.1 Langkah-Langkah Sistematis Dalam Proses Pelayanan Emergency Order
Gambar 4.2 Langkah-langkah Sistematis Dalam Proses Pelayanan Emergency Order Sparepart (out of stock)
Penentuan sebab – akibat permasalahan dengan metode fishbone diagram Penulis melakukan penelitian dengan mempertanyakan lebih dalam terhadap kendala yang terjadi terhadap permasalahan dibutuhkannya waktu yang cukup lama dalam menganalisa inventory sparepart. Kendala tersebut merupakan keluhan-keluhan yang diutarakan karyawan PT. Isuzu Astra Motor Indonesia (Parts Dept). Berikut adalah fishbone diagram dalam permasalahan lamanya waktu analisa inventory sparepart:
Gambar 4.3 Diagram Sebab-Akibat
Analisa dan Pengolahan Data Pertama-tama penulis mengolah data waktu sebelum dilakukannya perbaikan efisiensi waktu dalam proses analisa inventory sparepart dengan menggunakan metode Critical Path Diagram. Dengan metode tersebut akan didapatkan waktu terpendek dalam menyelesaikan analisa inventory sparepart.
Tabel 4.3 Keterangan Kegiatan Analisa Inventory Sparepart gambar 4.4
Gambar 4.4 Jaringan Kegiatan Analisa Inventory Sparepart Sebelum Perbaikan Setelah pengamatan dilakukan, penulis dapat menentukan jalur dalam jaringan yang membutuhkan waktu penyelesaian paling lama dalam menyelesaikan pekerjaan analisa inventory sparepart. Tabel 4.4 Penentuan Critical Path CRITICAL PATH S21
: Lt2-Et1-t21
: 20-0-20
:0
S23
: Lt3-Et2-t23
: 40-20-20
:0
S24
: Lt4-Et2-t24
: 40-20-10
: 10
S46
: Lt6-Et4-t46
: 60-40-20
:0
S56
: Lt6-Et5-t56
: 60-0-10
: 50
S78
: Lt8-Et7-t78
: 15-0-15
:0
S89
: Lt9-Et8-t89
: 120-15-20
: 85
S69
: Lt9-Et6-t69
: 120-60-60
:0
S910
: Lt10-Et9-t910
: 135-120-15
:0
S1011
: Lt11-Et10-t1011
: 150-135-15
:0
Total waktu yang dibutuhkan untuk menganalisa inventory sparepart sebelum perbaikan adalah 150 menit. Berdasarkan data tersebut, terdapat slack pada daerah sekitar awal kegiatan (b) sampai dengan akhir pada kegiatan (g) dan (h). Berdasarkan identifikasi masalah yang ada, penulis kemudian memetakan daerah mana saja yang harus dilakukan perbaikan waktu proses analisa inventory sparepart dengan program inventory dashboard.
Gambar 4.5 Pemetaan Daerah Perbaikan Jaringan Proses Analisa Inventory Dengan alat yang berupa program inventory dashboard, kegiatan-kegiatan yang memakan waktu cukup lama akan dihilangkan. Proses yang memakan cukup lama tersebut akan diproses secara otomatis oleh program inventory dashboard sehingga secara langsung meningkatkan efisiensi waktu proses analisa inventory sparepart. Proses analisa dengan bantuan program inventory dashboard digambarkan dengan anak panah (y). Berikut ini data-data yang berupa sample total waktu yang dibutuhkan dalam menganalisa inventory sparepart dengan menggunakan program inventory dashboard:
Gambar 4.6 Jaringan Kegiatan Analisa Inventory Setelah Perbaikan
Penulis kemudian melakukan 40 kali percobaan yang didasari oleh perhitungan keseragaman dan kecukupan data. Tabel 4.46 merupakan kumpulan data perhitungan waktu yang diperlukan dalam menganalisa inventory sparepart secara mendetail dengan perhitungan berdasarkan frekuensi data berkelompok. Tabel 4.46 Frekuensi Waktu Penyelesaian Analisa Inventory Sparepart Dari 40 Percobaan
Kemudian penulis melakukan pengecekan apakah dengan 40 kali percobaan (N) tersebut dapat memberikan tingkat kepercayaan 95% dan derajat penelitian sebanyak 5%. Untuk perhitungan tersebut, penulis menggunakan rumus:
N’ =
40 √N ∑ X2 – (∑ X2)
2
∑X
2 N’ =
40 √40.179043 – (2673X2) 2673
N’ = 3,76 N = 40 (telah dilakukan 40 kali percobaan) Karena N’ lebih kecil daripada N, maka kecukupan data pengambilan sampling sudah cukup.Kemudian penulis melakukan proses perhitungan frekuensi terhadap data waktu pengerjaan analisa inventory sparepart.
Penentuan Probabilitas Penyelesaian Pekerjaan Berdasarkan Waktu Yang Telah Ditetapkan Berdasarkan data sebelum perbaikan, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses analisa inventory sparepart adalah 150 Menit. Selanjutnya waktu setelah perbaikan akan ditentukan probabilitas keberhasilannya berdasarkan waktu yang ditetapkan.
Tabel 4.47 Proses Pengolahan Data Waktu Analisa Inventory Sparepart Dengan Program Inventory Dashboard WAKTU
FREKUENSI (fi)
Xi
xi^2
xi.fi
fi.(xi^2)
(xi.fi)^2
60 – 62
3
61
3721
183
11163
33489
63 – 65
10
64
4096
640
40960
409600
66 – 68
17
67
4489
1139
76313
1297321
69 – 71
8
70
4900
560
39200
313600
72 – 74
2
73
5329
146
10658
21316
∑fi (n) = 40
∑xi=335
∑xi^2=22535
∑xi.fi=2668
∑fi.xi^2=178294
∑(fi.xi)^2= 2075326
xi adalah nilai tengah dari waktu Setelah itu, penulis mencari rata-rata waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan analisa inventory sparepart dengan rumus: x = ∑xi.fi n x = 2668 40 x = 66,7 Setelah perhitungan waktu rata-rata diselesaikan, kemudian penulis mencari nilai standar deviasi dengan rumus:
n–1 =
1 n-1
= ∑(xi2) – (∑xi)2 n n–1 s2 =
22535 – (335)2 40 39
s2 = 505,88 s = 22,49 Setelah standar deviasi diselesaikan, lalu lanjutkan perhitungan probabilitas dengan rumus distribusi normal: Z= x-µ S Z = 150 – 66,7
22,49 Z = 3,703 X = 0,4999 Jadi jumlah frekuensi waktu yang dibutuhkan untuk menganalisa inventory sparepart lebih dari 150 menit dengan menggunakan program inventory dashboard adalah: = 0,5 – 0,4999 = 0,0001 0,01% Kemudian penulis membuat simulasi perbandingan berdasarkan percobaan diatas, berapa persenkah dari percobaan tersebut jika target penyelesaiannya 70 menit, 80 menit, 90 menit, 100 menit, 110 menit, 120 menit, berikut adalah penyelesaiannya: x = 70 Z = 70 – 66,7 22,49 Z = 0,1467 X = 0,0596 Yang melebihi dari target 0,5 – 0,0596 = 0,4404 Yang melebihi target : 44,04% Yang mencapai target penyelesaian waktu 70 menit = 100% - 44,04% = 55,96% x = 80 Z = 80 – 66,7 22,49 Z = 0,5913 X = 0,2224 Yang melebihi dari target 0,5 – 0,2224 = 0,2776 Yang melebihi target : 27,76% Yang mencapai target penyelesaian waktu 80 menit = 100% - 27,76% = 72,24% x = 90 Z = 90 – 66,7 22,49 Z = 1,036 X = 0,3508 Yang melebihi dari target 0,5 – 0,3508 = 0,1492 Yang melebihi target : 14,92% Yang mencapai target penyelesaian waktu 90 menit = 100% - 14,92% = 85,08%
x = 100 Z = 100 – 66,7 22,49 Z = 1,4806 X = 0,4306 Yang melebihi dari target 0,5 – 0,4306 = 0,0694 Yang melebihi target : 6,94% Yang mencapai target penyelesaian waktu 100 menit = 100% - 6,94% = 93,06% x = 110 Z = 110 – 66,7 22,49 Z = 1,9253 X = 0,4732
Yang melebihi dari target 0,5 – 0,4732 = 0,0268 Yang melebihi target : 2,68% Yang mencapai target penyelesaian waktu 110 menit = 100% - 2,68% = 97,32% x = 120 Z = 120 – 66,7 22,49 Z = 2,3699 X = 0,4911 Yang melebihi dari target 0,5 – 0,4911 = 0,0089 Yang melebihi target : 0,89% Yang mencapai target penyelesaian waktu 120 menit = 100% - 0,89% = 99,11%
Berdasarkan perhitungan diatas, dapat diambil data sebagai berikut. Tabel 4.48 Tingkat Keberhasilan Waktu Analisa Inventory Sparepart WAKTU
TINGKAT KEBERHASILAN
70 Menit
55,96%
80 Menit
72,24%
90 Menit
85,08%
100 Menit
93,06%
110 Menit
97,32%
120 Menit
99,11%
Simpulan Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis, maka dapat diambil simpulan meningkatnya efisiensi waktu pengerjaan analisa inventory sparepart dari 150 menit menjadi 66,7 menit (average) dengan standar deviasi 22,49. Dari hasil simulasi yang telah dilakukan, diadapatkan tingkat keberhasilan tertinggi sebesar 99,11% penyelesaian pekerjaan analisa inventory sparepart dalam waktu 120 menit.
DAFTAR PUSTAKA Amran, Tiena. G., Lesmono, Dinar. S (2011). Backorder Raw Material Inventory Control System With Lead Time and Ordering Cost Reduction: Case Study PT. ICI Paints Indonesia. Jakarta: Universitas Trisakti. Kennedy, John. E., Soemanagara, Rizky. D (2006). Marketing Communication Taktik dan Strategi. Jakarta: Bhuana Ilmu Populer. Montgomery, Douglas. C (2010). Statistical Quality Control: A Modern Introduction. Arizona: Wiley. Mulyono, S. C (2007). Riset Operasi. Depok: Universitas Indonesia. University, Binus (2012/2013). Petunjuk Penulisan Laporan Tugas Akhir. Retrieved From Binus Maya. University, Binus (2012/2013). Prosedur Penyusunan Tugas Akhir. Retrieved From Binus Maya. Wignjosoebroto, S. (2006). Ergonomi Studi Gerak dan Waktu. Surabaya: Guna Widya.
Wignjosoebroto, S. (2006). Pengantar Teknik dan Manajemen Industri. Surabaya: Guna Widya.
