WAREHOUSE & INVENTORY MANAGEMENT PT. REGENESIS INDONESIA
Consultancy by :
BAB I : PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG PT. Regenesis Indonesia adalah perusahan yang bergerak dibidang Distribusi Consumables Healthcare, Cosmetics & Machine yang beralamat di Jalan Panglima Polim Raya Jakarta Selatan & Jalan Sungai Sambas II No 14 Jakarta Selatan. Latar Belakang dilakukan-nya Consultancy Warehouse & Inventory Management adalah : 1. 2. 3. 4.
Kondisi space warehouse PT. Regenesis Indonesia existing. Kebutuhan space Warehouse PT. Regenesis Indonesia di tahun-tahun mendatang. Kebutuhan System Operating Procedure dan Key Performance Indicator (KPI). Kebutuhan Job Description setiap Personnel.
B. FOKUS MASALAH 1. Belum adanya Standard Operating Procedure dan Key Performance Indicator (KPI) untuk men-training atau panduan kerja untuk karyawan yang bersangkutan dan bagaimana cara pengukuran kinerja dari masing-masing karyawan yang terlibat. 2. Belum adanya Mapping Layout Warehouse dan Warehouse Management System yang berfungsi agar setiap orang akan tahu dan mengerti dimana product yang di cari dan diinginkan di letakkan. 3. Belum dilakukan-nya Inventory Control secara berkesinambungan, untuk mengukur seberapa buffer stock dan/atau safety stock yang harus di jaga, sehingga bisa meminimize loss stock, re-maining order ataupun order fulfillment (service level). C. TUJUAN Adapun tujuan dari dilakukannya Konsultasi Warehouse & Inventory Management adalah: 1. Untuk melakukan Re-Layout Warehouse dan Mapping Warehouse agar lebih effektif dan effisien. 2. Untuk membuat suatu system Inventory Control yang baik, dimana bisa di jaga safety stock nya agar order fulfillment dan/atau service level ke Customer bisa tercapai. 3. Untuk membuat system (SOP & JobDesc) dimana Perusahaan tidak hanya ketergantungan dengan personel yang ada. 4. Untuk membuat Key Performance Indicator (KPI) untuk mengukur Kinerja dari masing-masing karyawan yang terlibat.
2/12
BAB II : ASSESSMENT PROCESS 1. PROCESS FLOW OBSERVATION (EXISTING) Dari hasil interview dengan staff dan/atau Supervisor yang terlibat dalam Pekerjaan Konsultasi bisa kami sampaikan sebagai berikut : PROCESS SALES ORDER
3/12
PROCESS WAREHOUSE
PROCESS SUPPLY CHAIN
Dari bagan process flow yang sudah mereka gambarkan, belum bisa membuat orang baru atau orang yang akan diberikan tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan tersebut mengerti apa yang harus dikerjakan / dilakukan.
2. LAYOUT WAREHOUSE RGI CONSUMABLES (Existing)
4/12
WAREHOUSE PANGLIMA POLIM (CONSUMABLES)
WAREHOUSE SAMBA 2 – No. 14 (MACHINE )
5/12
BAB III : PENYELESAIAN MASALAH 1. MASTER DATA A. COLLECT & DESIGN MASTER VENDOR PT. RGI Master Vendor atau Principle sudah di susun. Setiap Vendor atau Principle harus diberikan Code Vendor / Code Principle yang Unix. Saat ini untuk Vendor Code belum dilakukan secara Unix dan Standard, bahkan ada beberapa Vendor atau Principle tidak memiliki Code Vendor / Code Principle. Master Data Vendor / Principle bisa dilihat pada File Excel ”Master Data Supplier”. Perlu-nya selalu melakukan UPDATE atas Master Data Supplier / Vendor / Principal baik langsung di system ACCURATE ataupun di back-up dalam bentuk file EXCEL.
B. COLLECT & DESIGN MASTER PRODUCT PT. RGI Master Product sudah di susun berdasarkan Grouping Product. Tetapi Code product belum bisa memberikan arti atau identifikasi atas asal, group atau no urut dari product tersebut. Sebagai Contoh : Code : 300234908630 Pollogen 002 Fraser 001
: : :
TNS Recovery Complex NeoRevive Kit Skin Rejuvenation I Hair Serum 1 FL oz/30 ml
Saat ini untuk Product Code belum dilakukan secara Unix dan Standard. Master Data Product bisa dilihat pada Lampiran atau pada File Excel ”Master Data Product Location”. Sebaik-nya pada system Accurate di tambahkan Field untuk Location pada tiap-tiap Product existing yang masih aktif.
2. RE-LAYOUT WAREHOUSE A. DESIGN MAP PRODUCT Mapping atas penempatan Product di maksudkan untuk memudahkan didalam mencari dan menyimpan product dalam warehouse. Mapping dibuat atas dasar Sales yang terjadi pada kwartal ke 3 tahun 2015. Dimana product group yang Fast Moving, Midlle dan Slow Moving ditempatkan. Detail Mapping atas Product bisa dilihat pada lampiran atau File Excel “Master Data Product Location”.
6/12
B. LAYOUT WAREHOUSE Layout dibuat untuk memaximalkan Space yang ada, dimana Alur Putaway dan Picking ditata sedemikian hingga bisa menjadikan lebih effektif dan effisien. Juga melihat dari tata letak Air Condition (AC) yang terpasang sehingga aliran udara dari AC bisa lebih maximal mengenai keseluruhan product di lokasi rack tanpa ada halangan yang berarti. Dibawah adalah Layout Warehouse yang berada di Kantor PT. Regenesis Indonesia di Jl. Panglima Polim lantai 2. 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
400
P5 280
70
P4
65
P3
65
P2
P1
220
Area Terima Barang sebelum di Putaway
Area Re-Labelling
600
70
Rak Demo & Sample
Meja
7/12
Keterangan dari Gambar : Ukuran Rack Existing & Tambahan : 120 x 40 x 200 (Existing) : 100 x 40 x 200 (Existing) : 100 x 40 x 200 (Tambahan)
Note : * Rack existing masih terpakai. * Kulkas dipindah keluar warehouse * Rack warna kuning adalah penambahan * Tembok antar ruangan di bongkar
Bentuk dan Ukuran Rack Tambahan
40
200 cm
50
50
50
1
100
Kebutuhan Rack Tambahan dengan Ukuran 100 x 40 x 200 sejumlah 17 Racking.
8/12
3. STANDARD OPERATING PROCEDURE A. ORGANIZATION CHART OPERATIONS
Operation & GA Manager
Facility Manager
Warehouse Supervisor
Security
Checker & Packer
Driver
Picker & Putaway
Office Boy
Kurir
General Affair Staff
Supply Chain Supervisor
Registrasi staff
B. JOB DESCRIPTION & STANDARD OPERATING PROCEDURE WAREHOUSE Untuk Job Description Warehouse bisa dilihat pada Lampiran atau bisa dilihat dari File Microsoft Word dengan nama file di awali dengn “JD Warehouse………....”. Sedangkan untuk SOP Warehouse dan Dokumen Flow bisa juga dilihat di dalam lampiran atau bisa dilihat dari file Microsoft Word dengan nama file “RGI-SOP-WH…..”. C. JOB DESCRIPTION & STANDARD OPERATING PROCEDURE SUPPLY CHAIN Untuk Job Description Supply Chain bisa dilihat pada Lampiran atau bisa dilihat dari File Microsoft Word dengan nama file di awali dengn “JD Supply Chain………....”. Sedangkan untuk SOP Supply Chain dan Dokumen Flow bisa juga dilihat di dalam lampiran atau bisa dilihat dari file Microsoft Word dengan nama file “RGI-SOP-SC…..”.
9/12
D. WAREHOUSE DAN SUPPLY CHAIN KPI KPI (Key Performance Indicator) dibuat untuk melakukan pengukuran atas kinerja Karyawan yan terlibat. Design KPI bisa dilihat dibawah ini : DEPARTEMEN : OPERATIONS PT. REGENESIS INDONESIA KPI Target Tujuan
PIC
Jumlah permintaan yang dapat terpenuhi Supply dibagi jumlah total permintaan pelanggan Chain Realisasi DOI = (Total Stock/Pengeluaran) x Supply 30 Hari. Chain = (Target Lead Time / Realisasi Lead Time) Supply x 100% Chain Nilai beban Pemusnahan dibagi dengan Net Warehouse Sales.
Keterangan
1
> 95%
2
DOI
30 hari
3
Lead Time PO
4
Damage / ED
< 0.02% Meminimalisir Kerusakan Barang dan Expired
5
Stock Variance in pieces (value)
Memonitor dan meminimalisir terjadinya selisih < 0.02% variant total pieces (value) pada stock gudang. (Fisik & System)
Jumlah selisih pieces dibagi jumlah total pieces stock di gudang
Warehouse Target Bulanan
6
Productivity Warehouse
450 pcs/ Monitoring kinerja warehouse staff hours
(Jumlah pcs masuk + jumlah pcs putaway + jumlah pcs keluar) /Total jam kerja
Warehouse Target Bulanan
> 95%
Memastikan kondisi stok sesuai dengan kebutuhan pelanggan / unit lain Mengelola stok sesuai dengan Buffer & Stock Jual Mengelola Lead Time PO sesuai dengan Lead Time yang di Target kan
Cara Hitung
Service Level / Order Fullfillment
Target Bulanan Target Bulanan Target Bulanan Target Bulanan
Untuk cara collect data dan cara hitung akan di ajarkan pada session berikutnya.
10/12
E. ORDER MANAGEMENT PROCESS FLOW Accounting & Finance
Data AR
Operations
Pengambilan Barang
Sales & Marketing Order by Email, Phone
Customer Order by Email, Fax, Phone
Wh Picker & Putaway
Print Delivery Order
Konfirmasi
AR ?
Marketing Mgr
Verifikasi Pengambilan Wh Checker & Pack / Wh Supervisor
Ya
Entry Order ke ACCURATE Sales Admin / CS
Sesuai ?
Delivery Order
Ya
Pengepakan Barang tiap DO Wh Checker & Packing
Pemilahan Packing sesuai Rayon Kiriman
Cetak Dokumen Faktur Sales Admin / Cust Service
Wh Checker & Packing
FAKTUR Pengantaran Barang ke Pelanggan Wh Kurir / Expedisi
End
BAB IV : SOSIALISASI & IMPLEMENTASI Akan dijabarkan dan di berikan Training pada Phase ke-2 di bulan January 2016.
11/12
LAMPIRAN
12/12
