PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KONGAN

SO SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KONGAN PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 02 ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SEPARUH GAJI/ CUTI TANPA GAJI/LANJUTAN

Halaman: 1/15 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 09/05/2012

1.0 TUJUAN Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pengurusan Cuti Separuh Gaji (CSG), Cuti Tanpa Gaji (CTG) dan permohonan lanjutan daripada bercuti separuh gaji dan tanpa gaji staf berjawatan tetap. 2.0 SKOP Arahan Kerja ini meliputi permohonan, penerimaan, pengurusan dan kelulusan CSG dan CTG termasuk permohonan pelanjutan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen

Tajuk Dokumen

Perintah Am Bab C

Cuti

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991

Pelaksanaan Sistem Saraan Baru Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Gaji Sektor Awam

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002

Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2009

Kesan Keatas Perkhidmatan Bagi Pegawai Yang Diluluskan Cuti Bergaji Penuh/Cuti Separuh Gaji dan Cuti Tanpa Gaji

-

E-Panduan Kemudahan Cuti



4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN CSG

:

Cuti Separuh Gaji

CTG Lanjutan

: :

Cuti Tanpa Gaji Permohonan Melanjutkan Tempoh Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji

e-IHRAMS

:

Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems)

e-Cuti NC PEND

: : :

Sistem Pengurusan Cuti Staf Naib Canselor Pejabat Pendaftar

KB

:

Ketua Bahagian

KS

:

Ketua Seksyen

KPTJ KJ

: :

Ketua Pusat Tanggungjawab Ketua Jabatan

PT

:

Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar)

PT PTJ

:

Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab)

PTJ

:

Pusat Tanggungjawab

PL

:

Pegawai Pelulus

PS

:

Pegawai Penyokong

PT(P/O)

:

PYM

:

Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar Pegawai yang Melaksana Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pusat Tanggungjawab Setiausaha Pejabat Pusat Tanggungjawab Pembantu Makmal Pembantu Perpustakaan Penolong Pegawai Sains Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pengurus Asrama Pegawai Sains



5.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Pendaftar, Ketua Bahagian, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk menentukan arahan kerja ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.



6.0 CARTA ALIR 7.1

Mula

A Isi Borang Permohonan

Terima Borang Permohonan

7.2

7.15

7.16

Tidak

Perlu Lanjutan?

7.3

Lapor Diri Bertugas

Ya Semak Borang Permohonan 7.6

Tidak

7.4

7.5

Isi Borang Permohonan (Lanjutan)

7.17

Hantar Borang Permohonan

7.18

Semak Borang Permohonan

7.19

Dapat Sokongan KPTJ/KJ ?

Maklum Permohonan Tidak Disokong

Ya Majukan Permohonan ke Pejabat Tidak Pendaftar

7.7 7.20

Maklum Permohonan Tidak Disokong dan Lapor Diri

Dapat Sokongan KPTJ/KJ ?

Laksana Pemantauan

7.7 7.8

7.9

Tidak

7.21

Tidak

Ya Majukan Permohonan Ke Pejabat Pendaftar

7.22

Semak Baki Kelayakan

7.23

Layak?

Ya Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu 7.12 Maklum Permohonan Tidak Lulus

7.10

7.24

Masih Ada Baki ?

7.11

Tidak

7.25

Tidak

Lulus?

Lapor Diri Bertugas

Ya Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu

Ya Maklum Permohonan Lulus

7.13

7.27

7.14

7.28

Tidak

Maklum Permohonan Tidak Lulus dan Lapor Diri

Lulus? Pemohon Memulakan Cuti

7.26

Ya Maklum Permohonan Lulus

7.29

Pemohon Melanjutkan CSG/CTG

7.30

A

7.31

Kemaskini Rekod

Tamat

7.32



7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1

Mula

7.2

Isi Borang Permohonan

7.3

7.2.1 Cetak borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/ Tanpa Gaji/Lanjutan) dari laman sesawang Pejabat Pendaftar.

Pemohon/PYM

7.2.2 Isi borang, sertakan dokumen lengkap dan hantar kepada PYM. Rujuk: Perintah Am Bab C; E-Panduan Kemudahan Cuti

Pemohon/PYM

Terima Borang Permohonan 7.3.1 Terima borang permohonan.

7.4

Tanggungjawab

PYM

7.3.2 Kemukakan permohonan tiga (3) minggu sebelum tarikh memulakan CSG/CTG/ Lanjutan.

Pemohon/PT PTJ/PYM

7.3.3 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang, jika permohonan dikemukakan kurang daripada tempoh dinyatakan pada 7.3.2.

Pemohon/PYM

Semak Borang Permohonan 7.4.1 Semak borang permohonan CSG yang disertakan surat perakuan oleh Pegawai Perubatan.

PT PTJ/PYM

7.4.2 Semak borang permohonan CTG yang disertakan dokumen sokongan (jika perlu).

PT PTJ/PYM

SO SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KONGAN PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 02 ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SEPARUH GAJI/ CUTI TANPA GAJI/LANJUTAN 7.5

7.5.2 Jika tidak, ikut langkah 7.6.

7.7

No. Isu: 02 Tarikh: 09/05/2012

KPTJ/KJ/PS/PL/ PYM Pemohon/ PT PTJ/PYM

Maklum Permohonan Tidak Disokong 7.6.1 Hantar salinan borang permohonan jika tidak mendapat sokongan KPTJ/KJ kepada pemohon.

PT PTJ/PYM

7.6.2 Masukkan borang permohonan asal ke dalam Fail Cuti Staf.

PYM

Majukan Permohonan ke Pejabat Pendaftar 7.7.1 Majukan borang permohonan yang telah lengkap beserta dokumen sokongan yang disokong oleh KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar. 7.7.2 Semak syarat dan kelayakan pemohon. Rujuk: Perintah Am Bab C; E-Panduan Kemudahan Cuti

7.8

No. Semakan: 02

Dapat Sokongan KPTJ/KJ ? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.7.

7.6

Halaman: 6/15

PT PTJ/PYM

PT (P/O)

Laksana Pemantauan 7.8.1 Pantau rekod kelayakan CSG yang diambil oleh staf supaya tidak melebihi jumlah maksimum kelayakan seratus lapan puluh (180) hari sepanjang tempoh perkhidmatan.

PT /PT (P/O)

7.8.2 Pantau rekod kelayakan CTG yang diambil oleh staf supaya tidak melebihi jumlah maksimum kelayakan tiga ratus enam puluh (360) hari sepanjang tempoh perkhidmatan.

PT /PT (P/O)


Tarikh: 09/05/2012

PT (P/O)

Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu 7.10.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk memohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar).

7.12

No. Isu: 02

PT /PT (P/O)

7.9.2 Jika tidak, ikut langkah 7.31.

7.11

No. Semakan: 02

Layak ? 7.9.1 Jika ya, ikut langkah 7.10.

7.10

Halaman: 7/15

NC/Pendaftar/ PT/ PT(P/O)

Lulus ? 7.11.2 Jika ya, ikut langkah 7.13.

PT/PT (P/O)

7.11.3 Jika tidak, ikut langkah 7.12 dan 7.31.

PT/PT (P/O)

Maklum Permohonan Tidak Lulus 7.12.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklumkan permohonan tidak diluluskan.

PT/PT (P/O)

PT (P/O) 7.12.2 Ikut langkah 7.31. 7.13

Maklum Permohonan Lulus 7.13.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum permohonan telah lulus.

PT/PT (P/O)

7.13.2 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pelarasan gaji CSG atau pemberhentian gaji yang melibatkan CTG dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah permohonan yang diluluskan diterima.

PT (P/0)

7.13.3 Rekod maklumat pemohon serta CSG/CTG ke dalam Sistem e-IHRAMS.

PT (P/0)

tarikh


7.15.2 Jika tidak, ikut langkah 7.16 dan 7.31.

Tarikh: 09/05/2012

Pemohon

Pemohon/PYM Pemohon/PT PTJ/PYM

Lapor Diri Bertugas 7.16.1 Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan).

Pemohon/PYM

7.16.2 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ.

Pemohon/KPTJ/ KJ/PTPTJ/PYM

7.16.3 Hantar borang lapor diri ke Pejabat Pendaftar.

Pemohon/PYM

7.16.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang diterima. 7.17

No. Isu: 02

Perlu Lanjutan? 7.15.1 Jika ya, ikut langkah 7.17.

7.16

No. Semakan: 02

Pemohon Memulakan Cuti 7.14.1 Ambil CSG/CTG mengikut tarikh dan tempoh yang telah diluluskan.

7.15

Halaman: 8/15

PT (P/O)

Isi Borang Permohonan (Lanjutan) 7.17.1 Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) dari laman sesawang Pejabat Pendaftar jika hendak melanjutkan CSG/CTG.

Pemohon/PYM

7.17.2 Kemuka permohonan lanjutan tiga (3) minggu sebelum tarikh hendak melanjutkan CSG/CTG.

Pemohon

SO SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KONGAN PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 02 ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SEPARUH GAJI/ CUTI TANPA GAJI/LANJUTAN 7.17.3 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang, jika permohonan dikemukakan kurang daripada tempoh dinyatakan pada 7.17.2. 7.18

7.19

No. Isu: 02 Tarikh: 09/05/2012

Pemohon/PYM

7.18.1 Hantar borang permohonan yang lengkap beserta dokumen sokongan untuk dapatkan sokongan KPTJ/KJ.

Pemohon/PYM

7.18.2 Hantar borang permohonan yang lengkap beserta dokumen sokongan melalui e-mel/ faksimili/pos ke PTJ jika berada di luar kawasan ibu pejabat/luar negeri, untuk dapatkan sokongan KPTJ/KJ.

Pemohon/PYM PT (P/O)

Semak Borang Permohonan PT PTJ/PYM

Dapat Sokongan KPTJ/KJ ? 7.20.1 Jika ya, ikut langkah 7.22.

7.20.2 Jika tidak, ikut langkah 7.21 dan 7.31. 7.21

No. Semakan: 02

Hantar Borang Permohonan

7.19.1 Semak borang permohonan lanjutan CSG/CTG yang lengkap beserta dokumen sokongan untuk dapatkan sokongan KPTJ/KJ. 7.20

Halaman: 9/15

KPTJ/KJ/PS/PL/ PYM Pemohon/ PT PTJ/PYM

Maklum Permohonan Tidak Disokong dan Lapor Diri 7.21.1 Hantar salinan borang permohonan (e-mel/ faksimili/pos jika berada di luar kawasan ibu pejabat/luar negeri) kepada pemohon jika tidak mendapat sokongan KPTJ/KJ.

PT PTJ/PYM

7.21.2 Lapor diri bertugas di PTJ.

Pemohon/ PT PTJ/PYM

SO SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KONGAN PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 02 ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SEPARUH GAJI/ CUTI TANPA GAJI/LANJUTAN 7.21.3 Masukkan borang permohonan asal ke dalam Fail Cuti Staf. 7.22

7.23

7.24

No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 09/05/2012

PYM

Majukan Permohonan ke Pejabat Pendaftar 7.22.1 Majukan borang permohonan lengkap beserta dokumen sokongan untuk melanjutkan CSG/CTG yang telah mendapat sokongan KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.

PT/PT (P/O)

7.22.2 Semak syarat dan kelayakan pemohon. Rujuk: Perintah Am Bab C; E-Panduan Kemudahan Cuti

PT/PT (P/O)

Semak Baki Kelayakan 7.23.1 Buat penyemakan melalui rekod di Fail Pegawai dan Sistem e-IHRAMS jumlah pengambilan CSG/CTG yang pernah diluluskan.

PT (P/O)

7.23.2 Semak baki kelayakan yang boleh di ambil supaya tidak melebihi jumlah layak sepatutnya.

PT (P/O)

Masih Ada Baki ? 7.24.1 Jika ya, ikut langkah 7.26 7.24.2 Jika tidak, ikut langkah 7.25 dan 7.21

7.25

Halaman: 10/15

PT/PT (P/O) Pemohon/PT (P/O) /PYM

Lapor Diri Bertugas 7.25.1 Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan).

Pemohon/PYM

SO SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KONGAN PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 02 ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SEPARUH GAJI/ CUTI TANPA GAJI/LANJUTAN 7.25.2 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ.


Pemohon/KPTJ/ KJ/PTPTJ/PYM Pemohon/PYM

7.25.3 Hantar borang lapor diri ke Pejabat Pendaftar. 7.25.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang diterima. 7.26

Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu

7.27

7.26.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk memohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar). Lulus ? 7.27.1 Jika ya, ikut langkah 7.29 7.27.2 Jika tidak, ikut langkah 7.28 dan 7.31

7.28

PT/PT (P/O)

NC/Pendaftar/ PT/ PT(P/O)

PT/PT (P/O) Pemohon/ PT (P/O)/PYM

Maklum Permohonan Tidak Lulus dan Lapor Diri 7.28.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklumkan permohonan melanjutkan CSG/CTG tidak diluluskan oleh Kuasa Tertentu.

PT PTJ/PYM

7.28.2 Jika berada di luar kawasan ibu pejabat/luar negeri maklumkan melalui e-mel/telefon/ faksimili/pos kepada pemohon untuk maklumkan permohonan tidak dilulus oleh Kuasa Tertentu.

PT (P/O)/PYM

SO SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KONGAN PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 02 ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SEPARUH GAJI/ CUTI TANPA GAJI/LANJUTAN 7.28.3 Lapor diri bertugas di PTJ.

Tarikh: 09/05/2012

PT (P/O)

7.29.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk memaklumkan permohonan melanjutkan CSG/CTG telah diluluskan oleh Kuasa Tertentu.

PT/PT (P/O)

7.29.2 Sediakan Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pelarasan gaji CSG atau pemberhentian gaji yang melibatkan CTG dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh permohonan yang telah diluluskan diterima.

PT/PT (P/0)

tarikh

PT (P/0)

Pemohon Melanjutkan CSG/CTG 7.30.1 Lanjut CSG/CTG mengikut tarikh dan tempoh yang telah diluluskan.

7.31

No. Isu: 02

Maklum Permohonan Lulus

7.29.3 Rekod maklumat pemohon serta CSG/CTG ke dalam Sistem e-IHRAMS 7.30

No. Semakan: 02

Pemohon/PYM

7.28.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari bagi tujuan mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang lapor diri diterima. 7.29

Halaman: 12/15

Pemohon

Kemaskini Rekod 7.31.1 Masuk ke dalam Fail Pegawai mana-mana rekod kualiti yang berkenaan: borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan); surat rasmi kelulusan CSG/CTG;

PYM/PT (P/O)

SO SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KONGAN PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 02 ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SEPARUH GAJI/ CUTI TANPA GAJI/LANJUTAN borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan); dan Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke dalam Fail Cuti Staf di PTJ dan di Fail Pegawai Pejabat Pendaftar. 7.32

Tamat.




8.0 REKOD KUALITI

Bil

1.

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

UPM/(No. Staf) Fail Pegawai SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap Surat perakuan ahli keluarga terdekat sakit oleh Pegawai Perubatan Surat permohonan rasmi kelulusan Kuasa Tertentu Surat rasmi memaklumkan kelulusan Kuasa Tertentu Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap. SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji) yang lengkap Surat rasmi kelulusan permohonan melanjutkan CSG/CTG

2.

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh Simpanan

PT (P/O)

Bilik Rekod Fail Pejabat Pendaftar

Pendaftar

Sepanjang tempoh perkhidmatan

Arkib

PTJ

PTJ

Seksyen Pengurusan Rekod dan Data

Kuasa Melupus

UPM/CUTI/(No. Staf) PYM Fail Cuti Staf SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap Surat perakuan ahli keluarga terdekat sakit oleh Pegawai Perubatan Surat permohonan rasmi kelulusan Kuasa Tertentu Surat rasmi memaklumkan kelulusan Kuasa Tertentu Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap.

Sepanjang tempoh perkhidmatan


Bil

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh Simpanan

Pegawai Teknologi Maklumat iDEC

iDEC


Kuasa Melupus

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji) yang lengkap Surat rasmi kelulusan permohonan melanjutkan CSG/CTG Penyata cuti sebelum dan selepas Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan yang telah disemak dan disahkan

3.

e-IHRAMS Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems)

9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

02

00

Keseluruhan

Keluaran Pertama untuk satu pensijilan

02

01

SOK (BUM) 3/2011

Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses

02

02

SOK (BUM) 3/2012

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke-231

Disedia/ Disemak Oleh KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia

Disahkan Oleh

Tarikh Kuat kuasa

WP

15/02/2011

WP

08/08/2011

WP

09/05/2012

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KONGAN

Recommend Documents