PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT AHSAN AHMAD KETUA PENOLONG PENDAFTAR KANAN BAHAGIAN SUMBER MANUSIA JABATAN PENDAFTAR
1
Panduan Pengurusan Pejabat
Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007
Pekeliling ini diharap dapat membantu agensi awam melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan.
Panduan Pengurusan Pejabat digubal berasaskan Arahan Perkhidmatan dan ditambah baik dengan mengambil kira kemajuan bidang teknologi maklumat dan multimedia di samping mengekalkan kaedh pelaksanaan tugs secra tradisional terutama di pejabat jabatan/agensi kecil di peringkat negeri, daerah, Pihak Berkuasa Berkanun atau Pihak Berkuasa Tempatan
2
PENGURUSAN AM PEJABAT (Bahagian I) 3
PERANAN KERAJAAN •
Kerajaan berperanan membangunkan negara untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat
•
Agensi kerajaan bertanggung jawab: •
melaksanakan dasar dan rancangan kerajaan dengan cekap dan berkesan
•
Mengoptimumkan sumber
•
Mencegah pembaziran dan salah guna
•
Memberi ramai
khidmat
penggunaan
terbaik
kepada
semua
orang
4
WAWASAN
“UKM bertekad menjadi Universiti terkehadapan yang mendahului langkah masyarakat dan zamannya bagi membentuk masyarakat dinamis, berilmu dan berakhlak mulia”
5
A.
Tanggungjawab Ketua Jabatan
Ketua Jabatan bertanggung jawab mentadbir agensi dengan cekap dan berkesan: •
menyedia dan memastikan kakitangan memahami dan menghayati Visi, Objektif, Fungsi, Piagam Pelanggan, Carta Organisasi
•
Menyedia SKT jabatan dan individu
•
Menggalakkan pegawai
•
Mengadakan program kebajikan
•
Menggunakan aplikasi pengurusan sumber manusia
•
Menyedia dan melaksana program kualiti jabatan
perhubungan
sihat
psikologi
antara
dalam
6
B.
PERANAN KETUA JABATAN
•
Menyemak semula fungsi jabatan
•
Menilai semula aktiviti jabatan
•
Mengemakini undang-udang dan peraturan
•
Mengadakan perhimpunan bulanan
•
Memastikan ruang pejabat mengikut spesifikasi
•
Menyediakan senarai tugas
•
Kemudahan Komunikasi
•
Perkhidmatan Pos
7
UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN •
Undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan fungsi jabatan perlu difahami dan dipatuhi.
•
undang-undang dan peraturan perlu dikemas kini supaya sentiasa relevan.
8
SENARAI TUGAS Senarai tugas perlu dikemaskini jika berlaku: •
Pertukaran dasar Kerajaan atau objektif jabatan
•
Pengstukturan semula organisasi
•
pengurangan /penambahan fungsi jabatan
•
pengurangan /penambahan jumlah kakitangan
•
perubahan dalam sistem atau cara bekerja
9
KEMUDAHAN KOMUNIKASI Alat komunikasi bertujuan memudahkan pegawai melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan. Ia perlu digunakan dengan berhemah dan dihadkan kepada urusan rasmi sahaja. •
perkhidmatan Pos: stem, Mesin Franking, pos jelas, online, dan lain-lain
•
telegram
•
telefon : talian tetap, telefon bimbit
•
faksimili
•
persidangan video
•
komunikasi manual
•
kemudahan komunikasi secara elektronik : e-mel, SMS dan lain-lain
10
KEBERSIHAN PEJABAT •
asingkan bahan yang tidak bernilai, buang barang yang tidak perlu.
•
menyusun atur peralatan yang dibekalkan
•
membersihkan peralatan, tempat bertugas dan mencegah segala kecacatan terutama selepas bertugas.
•
menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan.
11
MENCEGAH KEBAKARAN •
pelan tindakan kebakaran dipamerkan.
•
panduan, tanda arah dan simbol pencegahan kebakaran yang jelas dan sentiasa dikemaskin
•
pemeriksaan alat pemadan api secara berkala
•
latihan mencegah kebakaran secara berkala
•
bilik simpanan rekod tahan api/bilik kebal
12
KHIDMAT NASIHAT •
perundangan : Jabatan Peguan Negara
•
kewangan : Perbendaharaan Malaysia, Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara
•
keselamatan : Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan, Kementerian Keselamatan Dalam Negeri dan Polis Diraja Malaysia
•
keselamatan ICT : Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)
•
personel : Jabatan Perkhidmatan Awam
•
sistem dan cara kerja : MAMPU
•
pengurusan rekod kerajaan : Jabatan Arkib Negara 13
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (Bahagian II)
14
REKOD PERKHIDMATAN PEGAWAI •
Maklumat perkhidmatan pegawai hendaklah direkodkan dengan teratur, lengkap dan terkini.
•
maklumat direkod dalam sistem komputer atau buku rekod perkhidmatan.
•
rekod secara manual hendaklah menggunakan dakwat kekal
•
pegawai bertanggung perubahan maklumat peribadinya terkini.
jawab memaklumkan diri supaya rekod
15
REKOD PERKHIDMATAN PEGAWAI Maklumat peribadi pegawai: •
nama
•
tarikh dan tempat lahir
•
nombor kad pengenalan
•
nombor KWSP
•
agama
•
kelayakan akademik
•
nama, nombor kad pengenalan dan alamat waris
16
Maklumat Perkhidmatan: •
nama jawatan, tarikh lantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, pemberian taraf berpencen/KWSP
•
keputusan peperiksaan jabatan
•
tindakan tatatertib
•
Kenaikan pangkat, pemangkuan dan tanggung kerja
•
kursus dan latihan yang dihadiri dan ikatan perjanjian (jika ada)
17
•
cuti yang memberi kesan terhadap perkhidmatan pegawai
•
semua jenis pinjaman dari kerajaan
•
kurniaan dan anugerah
•
kelayakan kemudahan berkala, seperti: bantuan pakaian panas, tambang mengunjungi wilayah asal dlln.
18
REKOD KEHADIRAN •
rekod kehadiran pegawai (waktu sampai dan waktu meninggalkan pejabat) hendaklah disimpan dan diselenggara.
•
kaedah yang sesuai boleh digunakan
•
jadual tugas yang mengandungi maklumat cuti, berkursus dan bertugas di luar pejabat sentiasa dikemaskini dan dipamerkan
19
PENILAIAN PRESTASI •
penilaian berasaskan sasaran kerja tahunan (SKT)
•
penilaian dibuat secara berterusan
•
tahap prestasi yang perlu dicapai dimaklumkan kepada pegawai yang dinilai.
•
pegawai yang dinilai diberi peluang memberikan pandangan mengenai prestasinya.
•
penilaian prestasi adalah instrumen meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai
20
MEMUPUK BUDAYA KERJA POSITIF •
mewujud semangat kerja berpasukan
•
menampilkan ciri kepimpinan yang baik dan berkesan
•
memberi tunjuk ajar, kaunseling dan bimbingan
•
memberi tanggung jawab dan kepercayaan kepada pegawai
•
memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai
21
PEMBANGUNAN MODAL INSAN •
latihan yang sesuai di dalam/luar jabatan
•
laluan kerja dan perancangan penggantian
•
pusingan kerja mengikut tempoh masa yang sesuai
•
pendedahan yang bersesuaian untuk menambah pengetahuan dan pengalaman kerja di organisasi lain.
22
KEPERIBADIAN DAN KETERAMPILAN ( Bahagian III)
23
KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN
KEPERIBADIAN TATAKELAKUAN PAKAIAN TANDA NAMA
24
KEPERIBADIAN
Sentiasa (semasa menjalankan tugas atau diluar masa bertugas) menjaga dan memelihara:
• Penampilan diri • Cara berpakaian • Cara bekerja • Tatakelakuan,disiplin dan • Adab sopan
25
KEPERIBADIAN
Memiliki keperibadian unggul Memiliki profesional competency yang tinggi:
• • • • • • • • •
Cekap Mahir Inteltual Produktif Result oriented Inovatif Berwawasan Pintar kreatif 26
KEPERIBADIAN
Meningkatkan keutuhan jabatan melalui penghayatan nilai-nilai murni:
• • • • • • • • • •
Berintegriti Boleh mengawal emosi Bertindak secara bijaksana dan berhemah Pendekatan yang fleksibel tetapi tegas Mempunyai keazaman dan kegigihan Amanah, jujur dan boleh dipercayai Berkhidmat untuk kepentingan awan dan negara Berani dan sanggup menerima cabaran Berfikiran positif Stabil dalam kehidupan bekeluarga, peribadi dan kerjaya 27
BERINTEGRITI
Mempunyai kualiti diri dan berpegang kuat kepada moral yang baik
Bertindak selaras dengan nilai-nilai yang baik
Konsisten untuk menegakkan kebenaran dan mengotakan apa yang dikata
Terbuka dan terus terang dalam menyampai idea, cadangan dan teguran
Menjadikan diri dihormati kerana kerana tindakan dibuat berasaskan nilai murni 28
BOLEH MENGAWAL EMOSI
Kesabaran yang tinggi, boleh mengawal emosi dalam keadaan sukar, terdesak dan tertekan
Tenang dan berhemah walaupun di dalam keadaan yang sangat mencabar
29
BERTINDAK SECARA BIJAKSANA DAN BERHEMAH
Boleh menganalisis dan menjangka implikasi setiap tindakan yang diambil
Berhati-hati dan bijaksana mengambil tindakan supaya tidak timbul suasana tidak sihat dalam organisasi, antara organisasi atau tanggapan buruk terhadap organisasi
30
FLEKSIBEL TETAPI TEGAS
Tidak rigid tetapi tegas dalam membentuk dan melaksanakan dasar dan peraturan
Fleksibel dalam mencari penyelesaian supaya perlaksanaan dasar dan peraturan
Bersikap terbuka dan boleh menganjak paradigma dan tidak terikat kepada satu peraturan dan kaedah sahaja.
31
MEMPUNYAI KEAZAMAN DAN GIGIH
Keazaman tinggi, tidak mudah putus asa, sanggup berkorban masa dan tenaga untuk mencapai matlamat organisasi
Menggunakan strategi dan kaedah lain yang bersesuaian untuk memastikan objektif organisasi tercapai
32
AMANAH JUJUR DAN BOLEH DIPERCAYAI
Amanah, jujur dan ikhlas dalam menjalankan tugas
Boleh dipercayai untuk menjalankan tugas dengan penuh dedikasi
33
BERSEDIA BERKHIDMAT
Bersedia berkhidmat untuk kepentingan negara dan awam
Sentiasa bertanggungjawab dan bersedia untuk memberikan perkhidmatan yang sebaik mungkin untuk kepentingan awam dan negara melebihi daripada kepentingan peribadi
34
BERANI
Berani dan sanggup menerima cabaran
Mengemukakan pandangan secara berani tetapi secara bertanggung jawab dan berhemah
Menyahut cabaran untuk memajukan diri dan organisasi
Mempunyai semangat dan keupayaan untuk melaksanakan tugas yang mencabar dan sanggup mengambil risiko dalam melaksanakannya
35
AKAUNTIBILITI
Berpegang teguh kepada prinsip akauntibiliti
Bertanggung jawab terhadap sesuatu tugas yang diamanahkan
36
BERFIKIRAN POSITIF
Yakin dan percaya sesuatu perkara itu boleh dilaksanakan walaupun dalam suasana dan keadaan yang sukar
Percaya setiap masalah mempunyai jalan penyelesaian
Menganggap sesuatu yang negetif itu boleh diperbaiki
37
KESTABILAN DALAM KEHIDUPAN
Kestabilan dalam kehidupan berkeluarga, peribadi dan kerjaya
Tiada masalah peribadi yang boleh menjejaskan tugas, kepentingan perkhidmatan dan negara
Rekod sahsiah yang baik yang boleh menjadi teladan pegawai yang lain
38
TATAKELAKUAN Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diri dengan mematuhi Aku Janji dan tatakelakuan yang ditetapkan.
39
SURAT AKU JANJI
Saya, ………………………….…No. K.P (baru) …………………………… beralamat di …………………………………………………………………... dengan sesungguhnya berjanji bahawa saya akan mematuhi Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) Perintah-Perintah Am, pekeliling dan surat pekeliling serta peraturan dan arahan lain yang dikeluar dan dikuatkuasakan oleh Kerajaan dari semasa ke semasa sepanjang perkhidmatan saya dengan Kerajaan. Maka dengan itu saya berjanji sebagaimana yang dikehendaki di bawah Peraturan 3, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605), bahawa saya: 40
SURAT AKU JANJI i)
ii)
iii)
iv)
v)
akan sentiasa taat kepada Yang di-Pertuan Agong, negara dan Kerajaan; Akan sentiasa melaksanakan tugas dengan cermat, bersungguhsungguh, cekap, jujur, amanah dan bertanggungjawab; Tidak akan membelakangkan tugas awam demi kepentingan peribadi saya; Tidak akan berkelakuan dengan cara yang mungkin menyebabkan kepentingan bercanggah dengan tugas awam saya; Tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh menimbulkan syak yang munasabah bahawa saya telah membiarkan kepentingan peribadi saya bercanggah dengan tugas rasmi sehingga menjejaskan kegunaan saya sebagai pegawai awam; 41
SURAT AKU JANJI
Tidak akan menggunakan kedudukan saya sebagai pegawai awam bagi faedah diri saya sendiri; vii) Tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh memburukkan dan mencemarkan nama perkhidmatan awam; viii) Tidak akan membawa sebarang bentuk pengaruh atau tekanan luar untuk menyokong atau memajukan tuntutan saya atau pegawai lain berhubung dengan perkhidmatan awam; dan ix) Tidak akan ingkar perintah atau berkelakuan dengan cara yang boleh ditafsirkan sebagai ingkar perintah.
42
SURAT AKU JANJI
Saya sesungguhnya faham bahawa jika saya disabitkan kerana telah melanggar Aku Janji ini, saya boleh dikenakan tindakan tatatertib mengikut Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605).
…………………………. ……………………………………. (Tandatangan Pegawai) Kuasa) …………………………. (Jawatan Pegawai) Jabatan)
Di hadapan:
(Nama Ketua Yang Diberi
………………………………. (Cop Rasmi
43
PAKAIAN DAN TANDA NAMA •
memakai pakaian yang kemas dan sesuai
•
mematuhi peraturan pakaian
•
memakai pakaian seragam
•
memakai tanda nama
44
PAKAIAN LELAKI
Bagi pegawai-pegawai dalam Kumpulan A dan B, "lounge suite" atau "bush-jacket" dengan bahan kain yang sesuai; atau seluar panjang dengan baju kemeja dan bertali leher; dan jika baju tersebut berlengan panjang, tangan baju hendaklah jangan dilipatkan.
Bagi pegawai-pegawai dalam Kumpulan C dan D, seluar panjang berserta baju kemeja dengan warna yang sesuai; baju hendaklah dimasukkan ke dalam; jika baju tersebut berlengan panjang, tangan baju hendaklah jangan dilipatkan.
45
PAKAIAN LELAKI
Pakaian baju Melayu lengkap dengan bersamping; atau, pakaian baju yang mirip dengan potongan baju Melayu dan dipakai dengan seluar panjang; pakaian baju Melayu dengan kain sarong tidak dibenarkan.
Pada hari Sabtu atau hari bekerja separuh hari, pegawaipegawai awam yang tidak dikehendaki memakai pakaian seragam boleh memakai baju batik berlengan panjang atau pendek, dengan syarat baju batik yang dipakai itu adalah buatan Malaysia.
46
PAKAIAN SEMASA BEKERJA
"Jeans" atau seluar pendek tidak boleh dipakai semasa bekerja.
Kasut kulit atau lain-lain kasut yang sejenis dengannya. Capal boleh dipakai dengan pakaian baju Melayu yang lengkap dengan bersamping.
Selipar, kasut getah dan kasut sukan tidak boleh dipakai semasa bekerja.
47
PAKAIAN WANITA
Pakaian Kebangsaan atau pakaian kaum masing-masing yang sesuai dipakai semasa bekerja. "Jeans", "slacks", seluar pendek dan apa-apa pakaian yang menutup muka tidak boleh dipakai semasa bekerja.
Selipar, cerpu atau yang sejenis dengannya yang mempunyai bentuk yang sesuai boleh dipakai dengan pakaian yang ditetapkan; kasut sukan tidak boleh dipakai semasa bekerja.
48
PAKAIAN WAKTU BEKERJA
Pakaian seragam hendaklah sentiasa dipakai semasa bekerja bagi mereka yang dibekalkan dengannya.
Pegawai-pegawai awam tidak dibenarkan memakai pakaian yang menjolok mata.
49
PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN (Bahagian IV)
50
MENGUTAMAKAN PELANGGAN •
layanan yang mesra dan adil
•
mewujdukan pejabat perkhidmatan pelanggan
•
memperluaskan mekanisma penyebaran penyampaian kemudahan perkhidmatan
•
mengurangkan karenah birokrasi
dan
51
KEMUDAHAN PELANGGAN •
telefon awam : membolehkan orang awam membuat panggilan
•
alat siar raya : menyampaikan maklumat dengan jelas, cepat dan berkesan
•
kafeteria : kemudahan kepada pelanggan
•
galeri : pameran aktiviti jabatan
•
kemudahan sukan dan riadah
52
PIAGAM PELANGGAN •
menyemak dan mengkaji perkhidmatan yang dijanjikan
jaminan
kualiti
•
pastikan jaminan kualiti perkhidmatan dijanji dipatuhi setiap masa
•
sediakan sistem pemulihan perkhidmatan bagi mengukuhkan keyakinan pelanggan
•
pamerkan piagam pelanggan di tempat strategik
yang
53
PENGURUSAN ADUAN AWAM •
melantik pegawai perhubungan aduan
•
pelbagai saluran untuk kemukakan masalah
•
tempoh penyelesaian yang munasabah
•
Sistem aduan dipertingkatkan mengikut peraturan yang berkuatkuasa dari masa ke masa
54
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Bahagian V)
55
PERKHIDMATAN KAUNTER •
sediakan jumlah kaunter yang mencukupi
•
memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu lokasi
•
menyediakan pelbagai perkhidmatan di setiap kaunter
•
kaunter khas untuk OKU dan warga emas
•
sistem giliran
•
buka kaunter pada masa yang dijanjikan
56
•
sediakan borang maklumbalas pelanggan
•
sediakan peti cadangan
•
petugas kaunter mesra pelanggan, senyum dan berbudi bahasa
•
melantik penyelia kaunter
•
membuat pemantuan perkhidmatan kaunter
57
SISTEM DAN PROSEDUR KERJA •
semak dan kaji sistem dan prosedur sedia ada untuk memudahkan urusan.
•
mengadakan Pusat Khidmat Setempat
•
mempamerkan carta alir proses kerja
•
mempamerkan senarai semak dalam proses kelulusan sesuatu jenis permohonan
•
mengeluarkan surat akuan terima
•
memaklumkan pelanggan status permohonan dan jangkamasa proses permohonan
58
MANUAL PROSEDUA KERJA (MPK) DAN FAIL MEJA •
MPK hendaklah komprehensif bagi jabatan
•
setiap pegawai mempunyai Fail Meja yang lengkap dan kemas kini
•
MPK dan Fail Meja perlu kemas kini setiap masa
59
BORANG PERMOHONAN •
kurangkan atau hapuskan penggunaan borang bagi urusan tertentu.
•
kaji penggabungan borang bagi sesuatu urusan
•
gunakan borang untuk mengisi maklumat tertentu sahaja
•
borang hendaklah pelbagai saluran
mudah
diperolehi
dari
60
URUSAN SURAT KERAJAAN (Bahagian VI) 61
SURAT RASMI KERAJAAN •
alamat pengirim
•
alamat penerima
•
nombor rujukan
•
tarikh surat
•
tajuk surat
•
pembukaan dan mengakhiri surat
•
nombor perenggan, muka surat dan lampiran
•
sediakan 3 salinan surat : penerima (salinan asal), fail surat dan fail timbul
•
tentukan taraf keselamatan surat
62
PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN SURAT •
surat khusus kepada Ketua Jabatan diserahkan tanpa dibuka
•
surat di alamat untuk perhatian pegawai tertentu diserah kepada pegawai berkenaan
•
pegawai yang bertanggung jawab sahaja boleh membuka dan mendaftar surat mengikut prosedur.
•
surat hendaklah berkenaan.
dimasukkan
dalam
fail
63
PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN SURAT semua surat perlu diambil tindakan segera
surat keluar hendak salinan asal, lengkap dengan tarikh, nombor rujukan, alamat yang betul dan tanda tangan pegawai. penghantaran surat boleh dibuat melalui mesin faksimili dan disusuli dengan surat asal
64
KESELAMATAN DOKUMEN
RAHSIA BESAR
-
RAHSIA
-
Dokumen rasmi atau maklumat rasmi yang boleh menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada negara. Contoh : Kertas-kertas jemaah menteri, maklumat ketenteraan. Dokumen rasmi atau maklumat rasmi yang boleh membahayakan keselamatan negara, kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat negara atau memberi keuntungan besar kepada negara asing. Contoh : Arahan penting untuk perwakilan negara yang membuat perundingan dengan negara asing. 65
KESELAMATAN DOKUMEN
SULIT
-
Dokumen rasmi yang tidak membahayakan keselamatan negara memudaratkan kepentingan martabat negara atau kerajaan, boleh
tetapi atau kegiatan menyebabkan kesusahan kepada pentadbiran atau orang perseorangan dan menguntungkan sebuah kuasa asing. Contoh : Maklumat yang mungkin membolehkanpendapatan faedah kewangan daripadanya jika terdedah sebelum masa. TERHAD Dokumen rasmi selain daripada di atas tetapi masih perlu diberi perlindungan keselamatan. Contoh : Perintah dan arahan biasa 66 jabatan.
KESELAMATAN DOKUMEN
DOKUMEN TERPERINGKAT
-
MAKLUMAT RASMI -
Dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan keselamatan. Pengetahuan mengenai perkara rasmi,
termasuk -Jenis atau kandungan -Jenis kegunaan
dan
komposisi -Kaedah,cara menghasil, teknik,proses pengeluaran -Proses saintifik -Butiran kegiatan rasmi yang diperolehi secara lisan 67
KESELAMATAN DOKUMEN
PERSENDIRIAN -
DOKUMEN RASMI-
DOKUMEN TERPERINGKAT
Maklumat yang dihadkan kepada pengetahuan orang tertentu sahaja. Apa-apa maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara rasmi : -perkara bertulis, bertaip -fotograf,fotosalinan,pelan cetak,jalur rakaman. -pelan,lepan lakar,lukisan -huruf cetak atur,huruf cetak miring,acuan.. Dokumen rasmi yang mesti diberi perlindungan keselamatan. 68
PENGURUSAN FAIL
(Bahagian VII)
69
PEMBUKAAN FAIL •
tajuk, nombor rujukan, tarikh pembukaan
•
kertas minit, kandungan surat dan dokumen lampiran disusun mengikut tarikh
•
minitkan surat masuk dengan dakwat merah
•
minitkan surat keluar dengan dakwat hitam/biru
•
minit yang pendek dicatat pada kertas minit
•
tutup fail apabila mencapai 100 kandungan atau tebal melebihi 4 sm.
70
FAIL SEMENTARA •
surat/dokumen yang diterima memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan.
•
lebih daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan menggunakan fail yang sama.
71
PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL •
fail terbuka disimpan di Bilik Rekod dan disusun mengikut rujukan
•
pergerakan fail direkod bagi pengawalan dan pengesanan
•
simpanan dalam perhatian (SDP/KIV) bertujuan memudahkan tindakan susulan ke atas sesuatu surat dalam tempoh yang ditetapkan
•
fail timbil bertujuan memaklumkan pegawai atasan/lain mengenai tindakan yang telah diambil
memudahkan
72
PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM ( Bahagian VIII)
73
REKOD AWAM •
rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam, perusahan Kerajaan dan perkhidmatan awam.
•
merangkumi segala jenis surat, dokumen, bahan bercetak dan elektronik.
•
mematuhi prosedur rekod awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara Malaysia
•
mengadakan bilik rekod jabatan kelengkapan yang bersesuaian
•
melupuskan rekod awam mengikut Akta Arkib Negara Malaysia
•
melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan
dengan
74
PENYELENGGARAAN REKOD AWAM •
gunakan bahan perekat yang diperbuat daripada tepung ubi
•
rekod yang basah dikeringkan dengan kertas serap air dan dianginkan mengguna kipas
•
rekod yang basah tidak boleh dijemur di bawah sinaran matahari atau disalai
75
PUNCA ANCAMAN 1.
Subversif -
2.
Espionaj -
3.
Sabotaj
-
kegiatan seorang atau kumpulan atau pertubuhan untuk membinasakan ketenteraman. mendapatkan maklumat terperingkat dengan cara salah atau tersembunyi dengan tujuan memudaratkan keselamatan atau kepentingan negara. menyebabkan kerosakan fizikal untuk kepentingan negara asing untuk tujuan politik yang subversif.
76
PUNCA ANCAMAN 4.
Kelemahan manusia
Keinginan untuk menunjuk-nunjuk. Cuai mematuhi arahan keselamatan. Cuai kerana dipengaruhi alkohol atau dadah. Tidak cermat ketika bercakap melalui telefon atau di tempat awam. Pemerasan – diugut kerana berhutang, rasuah atau latar belakang yang tidak baik.
77
PENYIMPANAN PERKARA TERPERINGKAT
yang
Rahsia Besar - simpan dibilik kebal atau peti besi dan dipasang kunci. - simpanan sementara boleh dibuat dalam kabinet fail dipasang palang besi berkunci. - jika tiada kawalan keselamatan pulangkan ke peti besi. Rahsia - simpan dibilik kebal atau kabinet keluli yang dipasang palang besi berkunci. Sulit dan Terhad - kabinet keluli atau almari keluli.
78
PENYIMPANAN PERKARA TERPERINGKAT Perkara terperingkat selain daripada dokumen terperingkat termasuk buangan terperingkat yang belum dibinasakan disimpan sama seperti simpanan perkara terperingkat. Perkara terperingkat ditinggal tanpa ditunggu : Waktu singkat kunci pintu dan tingkat Waktu lama kunci dalam peti keselamatan
79
PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKAT
Dokumen terperingkat dihantar bersama resit akuan terma. Resit akuan terima akan digunakan untuk seorang penerima sahaja. Lekatkan resit penerimaan bersama salinan asal. Letatkan bersama salinan borang akuan terima. Siasatan perlu dilakukan sekiranya resit akuan tidak dikembalikan selepas 7 hari.
80
SISTEM SATU LAPIS SURAT
Sistem satu lapis surat dihantar menggunakan peti atau beg berkunci. Peringkat keselamatan, no. rujukan dokumen nama dan alamat penerima dicatatkan pada sampul dan dimeterikan.
81
SISTEM DUA LAPIS SURAT
Digunakan bagi penghantaran dokumen terperingkat yang tidak menggunakan peti atau beg berkunci. Peringkat keselamatan, no. rujukan, nama dan alamat penerima dicatat pada sampul dalam dan dimatrikan. Nama dan alamat penerima dicatatkan pada sampul luar.
82
MEMBAWA DOKUMEN TERPERINGKAT KE LUAR PEJABAT
Dokumen terperingkat tidak boleh dibawa kelur pejabat kecuali untuk rujukan rasmi ditempat lain. Rahsia Besar dan rahsia tidak boleh di bawa ke rumah. Kebenaran KSU atau SUK diperlukan untuk pengecualian Rahsia Besar dan Rahsia. Kebenaran Ketua Jabatan diperlukan untuk dokumen Sulit dan Terhad.
83
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT (Bahagian IX)
84
INVENTORI Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai kurang daripada RM500.00 setiap satu unit pada masa perolehan termasuklah perabot, permaidani, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira kos.
85
BEKALAN PEJABAT Bekalan Pejabat terdiri daripada semua barang luak dan tak luak yang mana setiap satunya bernilai rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu. Bekalan pejabat merupakan alat tulis dan kelengkapan pejabat yang mana adalah aset dalam melaksanakan tugas rasmi.
86
PEROLEHAN INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT •
perlu mendapat kelulusan seperti peraturan
•
barang yang tersenarai dalam Kontrak Pusat hendaklah dibeli melalui kontrak berkenaan.
•
pembelian di luar kontrak pusat perlu dibuat selaras dengan peraturan kewangan
•
penerimaan bahan dari pembekal perlu diperiksa untuk memastikan menepati spesifikasi pesanan.
87
KAWALAN PENGGUNAAN •
merekod dengan lengkap, tepat dan diberi nombor
•
Pengeluaran keperluan
•
pengeluaran perlu dilulus dan direkodkan
•
pengeluaran dilaksanakan secara MDKD
•
sistem kawalan sistematik
•
penyalahgunaan/kecuaian tindakan tatatertib atau surcaj
bagi
tujuan
secara
rasmi
mengikut
berkomputer boleh
lebih diambil
88
PENYIMPANAN •
tempat penyimpanan hendaklah mempunyai ciriciri keselamatan mengikut kesesuaian jenis aset.
•
sesuai mengikut fizikal dan ciri-ciri aset
•
aset dalam proses pelupusan disimpan di tempat selamat untuk mengelakkan kehilangan
89
PENYELENGGARAAN •
penyelenggaraan peralatan terancang mengikut jadual
dibuat
secara
•
perjanjian perkhidmatan penyelenggaraan dibuat dengan pembekal yang dilantik
•
aktiviti penyelenggaraan hendaklah direkodkan
•
penyelenggaraan hendaklah dibuat penilaian
90
PEMERIKSAAN •
baki dalam buku rekod hendaklah sama dengan baki dalam simpanan
•
berkeadaan sempurna
•
tempoh penggunaan belum luput
•
stok mencukupi mengikut had keperluan
•
disimpan di tempat yang ditetapkan
•
Sijil Pemeriksaan Inventori dan Bekalan Pejabat dikemukakan kepada KSU Kementerian
91
