PEKELILING JABATAN PENDAFTAR
RUJUKAN KAMI
:
TARIKH
:
UNIMAP/PEND/101/2-6 (8) 6 NOVEMBER 2012
_________________________________________________________________
PEKELILING JABATAN PENDAFTAR BILANGAN 5 TAHUN 2012 PENGUATKUASAAN PERATURAN MENGENAI KEBENARAN UNTUK MENINGGALKAN PEJABAT DALAM WAKTU BEKERJA DI BAWAH PERINTAH AM 5 BAB G – MEMATUHI WAKTU BEKERJA
______________________________________________________________________ 1.0
TUJUAN 1.1
Pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan akan Peraturan Mengenai Kebenaran untuk Meninggalkan Pejabat dalam waktu bekerja bagi staf-staf Universiti Malaysia Perlis.
2.0
LATAR BELAKANG 2.1
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti Kali Ke-83 (Bil. 5/2012) meluluskan Peraturan Mengenai Kebenaran untuk Meninggalkan Pejabat dalam waktu bekerja bagi staf-staf Universiti Malaysia Perlis.
2.2
Pekeliling yang disediakan ini adalah merujuk kepada Surat Pekeliling JPA(SARAAN)(S)1619 Klt.16(7) bertarikh 9 Disember 2009 yang menetapkan peraturan mengenai kebenaran untuk meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja bagi pegawai-pegawai awam.
1
3.0
PELAKSANAAN 3.1
Tafsiran 3.1.1 ”Kebenaran Untuk Meninggalkan Pejabat” bermakna kebenaran yang diberikan oleh Pegawai Penyelia kepada seseorang staf untuk meninggalkan tugasnya dalam tempoh waktu bekerja; 3.1.2 ”Waktu Bekerja” bermakna masa bekerja yang ditetapkan kepada seseorang staf mengikut peraturan yang berkuatkuasa; dan 3.1.3 ”Pegawai
Penyelia”
bermakna
seseorang
pegawai
yang
bertanggungjawab ke atas pegawai bawahannya. Pegawai penyelia mestilah mempunyai ”hubungan taraf tinggi rendah” dalam satu susunan kuasa (span of control) di mana jawatan yang lebih tinggi itu bertanggungjawab secara langsung menyelia jawatan yang lebih rendah. 3.2
Pelaksanaan Kebenaran dan Kelulusan Meninggalkan Pejabat 3.2.1 Pegawai hendaklah mendapatkan kelulusan daripada pegawai penyelia terlebih dahulu sebelum meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja dengan mengisi borang UniMAP/PEND/105/PEJABAT. 3.2.2 Kebenaran untuk meninggalkan pejabat ini hanya boleh diberikan bagi tujuan menyelesaikan urusan persendirian staf yang terpaksa dilakukan
dalam
waktu
pejabat.
Staf
hendaklah
memberi
keutamaan kepada tugas dan tanggungjawabnya sekiranya urusan persendirian tersebut boleh diselesaikan menerusi perkhidmatan atas talian atau perkhidmatan yang disediakan di luar waktu pejabat; 3.2.3 Staf dikehendaki menyatakan dengan jelas tujuan meninggalkan pejabat dan anggaran tempoh urusan tersebut dalam borang permohonan; 3.2.4 Pegawai penyelia hendaklah menggunakan budi bicaranya untuk memberi kebenaran kepada staf meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja bagi urusan persendirian setelah mengambilkira kepentingan perkhidmatan;
2
3.2.5 Tempoh maksimum yang dibenarkan untuk tujuan meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja hendaklah tidak melebihi 4 jam sehari atau separuh daripada waktu bekerja sehari (tidak termasuk waktu rehat), mana yang lebih rendah. Jika tempoh meninggalkan pejabat melebihi daripada tempoh maksimum yang ditetapkan pada hari tersebut, staf dikehendaki mengambil Cuti Rehat atau cuti lain yang berkelayakan; 3.2.6 Kebenaran meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja dihadkan kepada 2 kali sahaja dalam sebulan kecuali bagi tujuan yang melibatkan
rawatan
kesihatan
di
klinik/hospital
dan
kes
kecemasan; 3.2.7 Staf yang mendapatkan rawatan di klinik/hospital sama ada untuk diri sendiri
atau
tanggungannya
yang
berdaftar,
dikehendaki
mengemukakan ’time slip’ atau sebarang dokumen daripada pegawai perubatan atau doktor untuk mengesahkan bahawa staf mendapat
rawatan
di
klinik/hospital
berkenaan
dalam
tempoh
tersebut. Arahan ini adalah termasuk pemeriksaan untuk ibu-ibu yang mengandung (ante-natal); 3.2.8 Tempoh staf dibenarkan meninggalkan pejabat akan dianggap sebagai Cuti Sakit jika staf disahkan sebagai tidak sihat untuk menjalankan tugasnya oleh pegawai perubatan atau doktor yang merawatnya melalui sijil sakit yang dikeluarkan; 3.2.9 Pegawai
penyelia
menggantikan digunakan
untuk
boleh
semula tujuan
menetapkan
tempoh
waktu
menyelesaikan
bahawa
staf
perlu
bekerja
yang
telah
tugas
hakikinya
supaya
penyampaian perkhidmatan tidak terjejas; 3.2.10 Pegawai penyelia hendaklah memastikan kemudahan yang disediakan ini tidak disalahgunakan oleh staf terutamanya dari segi kekerapan penggunaanya; dan 3.2.11 Semua permohonan yang telah diluluskan oleh pegawai penyelia perlu direkodkan oleh kerani cuti di Pusat Tanggungjawab masingmasing. Perkara-perkara yang direkodkan adalah waktu mula
3
dan akhir urusan serta kekerapan seseorang staf meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja.
3.3
Kekecualian 3.3.1
Garis panduan ini tidak terpakai kepada staf yang mempunyai anak kurang upaya. Staf masih tertakluk di bawah pemakaian surat edaran yang sedia ada.
4.0
TANGGUNGJAWAB 4.1
Ketua PTj/Jabatan/Unit diminta memastikan peraturan ini dipatuhi oleh staf masing-masing.
5.0
TARIKH KUATKUASA Surat Pekeliling Pendaftar ini berkuatkuasa dari tarikh Surat Pekeliling Pendaftar Bil 5 Tahun 2012 ini dikeluarkan.
Sekian, terima kasih “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” ’Sedekad Gemilang,Setekad Terbilang’
Saya yang menurut perintah, (ZUBER BIN HAJI MOHAMAD) Timbalan Pendaftar
s.k
Naib Canselor Semua Timbalan Naib Canselor Bendahari Pustakawan Semua Ketua Jabatan/Dekan
4
CARTA ALIR PERMOHONAN KEBENARAN MENINGGALKAN PEJABAT DALAM WAKTU BEKERJA
Staf mengisi Borang UniMAP dengan lengkap
Staf menghantar borang kepada Pegawai Penyelia untuk kelulusan Tidak Kembalikan borang kepada
Kelulusan oleh Pegawai Penyelia
pemohon Ya
Kerani cuti di PTj merekodkan ke dalam fail peribadi
Tamat
5
