PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN KESELARASAN STRATEGI TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN STRATEGI ORGANISASI: STUDI KASUS KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

UNIVERSITAS INDONESIA

PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN KESELARASAN STRATEGI TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN STRATEGI ORGANISASI: STUDI KASUS KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

KARYA AKHIR

ULFAH DIAH SUSANTI 1106042422

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JULI 2013

Pengukuran tingkat..., Ulfah Diah Susanti, FIKOM UI, 2013.

UNIVERSITAS INDONESIA

PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN KESELARASAN STRATEGI TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN STRATEGI ORGANISASI: STUDI KASUS KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi

ULFAH DIAH SUSANTI 1106042422

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JULI 2013


HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.

Nama

: Ulfah Diah Susanti

NPM

: 1106042422

Tanda Tangan : Tanggal

: 1 Juli 2013

ii


HALAMAN PENGESAHAN Karya Akhir ini diajukan oleh Nama NPM Program Studi Judul Karya Akhir

: : Ulfah Diah Susanti : 1106042422 : Magister Teknologi Informasi Fakultas Ilmu Komputer : Pengukuran Tingkat Kemapanan Keselarasan Strategi Teknologi Informasi dengan Strategi Organisasi, Studi Kasus Kementerian Komunikasi dan Informatika

Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia.

DEWAN PENGUJI

Pembimbing : Dr. Indra Budi, S.Kom, M.Kom

(

)

Penguji I

: Dana Indra Sensuse, Ph.D.

(

)

Penguji II

: Yudho Giri Sucahyo, Ph.D.

(

)

Ditetapkan di : Jakarta Tanggal

:

iii


KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT karena rahmatnya saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini yang berjudul Pengukuran Tingkat Kematangan Keselarasan Strategi Teknologi Informasi dengan Strategi Organisasi, Studi Kasus Kementerian Komunikasi dan Informatika. Penulisan Karya Akhir ini dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat dalam mencapai gelar Magister Teknologi Informasi di Universitas Indonesia. Saya menyadari sulit bagi saya menyelesaikan penelitian ini tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu, saya mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada: 1.

Bapak Dr. Indra Budi selaku dosen pembimbing yang telah membimbing penulis dalam menyelesaikan Karya Akhir ini.

2.

Bapak Dana Indra Sensuse, Ph. D. dan Bapak Yudho Giri Sucahyo Ph. D. selaku dewan penguji.

3.

Bapak Dr. Achmad Nizar Hidayanto selaku Ketua Program Magister Teknologi Informasi.

4.

Kementerian Kominfo melalui Badan Litbang SDM atas program beasiswa yang diterima penulis.

5.

Bapak Zainal A. Hasibuan selaku Wakil Ketua Pelaksana Detiknas yang memberikan banyak ilmu dan arahan yang diterima penulis.

6.

Bapak Djoko Agung Harijadi selaku Sekretaris Ditjen Aplikasi Informatika yang telah mengijinkan penulis untuk melanjutkan studi.

7.

Bapak/Ibu Responden wawancara dan kuisioner di lingkungan Kementerian Kominfo yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Karya Akhir ini.

8.

Teman-teman di Ditjen Aptika dan satker Kominfo lainnya yang telah membantu dalam pengambilan data, saran dan dukungannnya.

9.

Ayah dan Ibunda tercinta yang telah meluangkan waktu, tenaga, doa dan dorongan semangat. Mas Arif dan Mbak Lutfi saudara seayah dan seibu tersayang serta seluruh keluarga yang telah memberikan dukungannya dan menjadi motivasi terbesar penulis dalam menyelesaikan Karya Akhir ini. iv


10. Teman-teman MTI 2011 dan semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Karya Akhir ini.

Tentunya masih banyak kekurangan dalam karya akhir ini, sehingga penulis berharap adanya kritik, saran dan masukan yang membangun penyempurnaan Karya Akhir ini. Semoga Karya Akhir ini bermanfaat.

Jakarta, 1 Juli 2013

Penulis

v


dalam

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama

: Ulfah Diah Susanti

NPM

: 1106042422

Program Studi

: Magister Teknologi Informasi

Departemen

:-

Fakultas

: Ilmu Komputer

Jenis Karya

: Karya Akhir

demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusice RoyaltyFree Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul: Pengukuran Tingkat Kematangan Keselarasan Strategi Teknologi Informasi dengan Strategi Organisasi: Studi Kasus Kementerian Komunikasi dan Informatika

beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif

ini

Universitas

Indonesia

berhak

menyimpan,

mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database). Merawat, dan mempublikasikan karya akhir saya tanpa meminta izin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di : Jakarta Pada tanggal : 1 Juli 2013 Yang menyatakan

(Ulfah Diah Susanti) vi


ABSTRAK

Nama Program Studi Judul

: Ulfah Diah Susanti : Magister Teknologi Informasi : Pengukuran Tingkat Kemapanan Keselarasan Strategi Teknologi Informasi dengan Strategi Organisasi, Studi Kasus Kementerian Komunikasi dan Informatika

Keselarasan antara strategi teknologi informasi (TI) dengan strategi bisnis organisasi diperlukan agar keunggulan kinerja suatu organisasi dapat dicapai. Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kominfo) mempunyai fungsi mewujudkan masyarakat informasi yang sejahtera, berbudaya dan berbasis pengetahuan serta perumus kebijakan nasional, kebijakan pelaksanaan, dan kebijakan teknis serta pelaksanaan kebijakan di bidang komunikasi dan informatika. Kebutuhan akan teknologi informasi dan komunikasi dalam mendukung proses bisnis organisasi, Kominfo menganggarkan investasi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) yang cukup besar setiap tahunnya pada matriks rencana strategis Kominfo 2010-2014. Terdapat berbagai sistem dan aplikasi yang mendukung pekerjaan sehari-hari seperti aplikasi e-office, aplikasi lelang dan sistem keuangan di lingkungan Kominfo, beberapa diantaranya berjalan secara ad hoc padahal dibangun dengan fungsi yang sama dan tidak terintegrasi. Penelitian ini bertujuan untuk menilai apakah strategi TI yang ada telah selaras dengan strategi organisasi dan seberapa jauh tingkat kemapanannya. Model keselarasan strategic alignment model (SAM) dan model keselarasan Luftman digunakan untuk mengukur tingkat kematangan keselarasan strategi TI dengan strategi organisasi. Model SAM digunakan untuk melakukan kajian perspektif keselarasan domain strategi bisnis, infrastruktur organisasi, strategi TI dan infrastruktur TI. Model Luftman digunakan untuk mengukur tingkat kematangan keselarasan strategi TI dengan strategi organisasi. Pengambilan data dengan melakukan wawancara dan penyebaran kuisioner. Hasil analisis menunjukkan bahwa tingkat kematangan keselarasan rata-rata strategi teknologi informasi dengan organisasi Kementerian Kominfo berada di Level 2.

Kata kunci : Strategic Alignment Model, Henderson dan Venkatraman, Luftman, Strategic Alignment Maturity.

vii

Universitas Indonesia


ABSTRACT

Name Program Study Title

: Ulfah Diah Susanti : Magister Teknologi Informasi : Measurement the Maturity Level of Information Technology Strategy Alignment and Organizational Strategy: Case Study Ministry of Communications and Information Technology

Alignment between strategic information technology (IT) with the organization's business strategy is needed in order to lead an organization's performance can be achieved. Ministry of Communications and Information Technology (Kominfo) has a function of realizing an information society that is prosperous, cultured and knowledge-based as well as national policy, policy implementation, and technical policy in the areas of communication and informatics. The need for information and communication technologies in support of the organization's business processes, Kominfo made the investment for budgeting of Information Systems and Information Technology (IS/IT) that is major and large each year to the matrix of Kominfo 2010-2014 strategic plan. There are a variety of systems and applications that support their daily work such as e-office applications, auctions and financial system applications in Kominfo environment, that are built with the same function also run as ad hoc applications which are not integrated. This study intends to assess whether there has been an IT strategy aligned with organizational strategy and how far its maturity level. Alignment model of strategic alignment model (SAM) and Luftman alignment models are used to measure the maturity level of the IT strategic alignment with organizational strategy. SAM models used to conduct a study perspective domain alignment of business strategy, organizational infrastructure, IT strategy and IT infrastructure. Luftman models used to measure the maturity level of the IT strategic alignment with organizational strategy. Retrieval of data conducted with interviews and questionnaires. The analysis shows that the Kominfo’s average maturity level of the alignment of information technology strategy with the organizations strategy are at Level 2. Keywords : Strategic Alignment Model, Henderson and Venkatraman, Luftman, Strategic Alignment Maturity.

viii



DAFTAR ISI HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ............................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................... iii KATA PENGANTAR ....................................................................................... iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ........................ vi ABSTRAK........................................................................................................ vii ABSTRACT .................................................................................................... viii DAFTAR ISI ..................................................................................................... ix DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xi DAFTAR TABEL ............................................................................................ xii DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xiii BAB 1 PENDAHULUAN................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang............................................................................................ 1 1.2 Perumusan Masalah .................................................................................... 2 1.3 Tujuan Penelitian ........................................................................................ 3 1.4 Manfaat Penelitian ...................................................................................... 4 1.5 Ruang Lingkup Permasalahan ..................................................................... 4 1.6 Sistematika Penulisan ................................................................................. 4 BAB 2 LANDASAN TEORI ............................................................................. 6 2.1 Definisi Keselarasan Strategi ...................................................................... 6 2.2 SAM (Strategic Alignment Model) ............................................................. 7 2.2.1 Kecocokan Strategis (Strategic Fit) ................................................. 9 2.2.2 Integrasi Fungsional (Functional Integration)................................ 10 2.2.3 Keselarasan antar Dimensi (Cross-Dimension Alignment) ............. 10 2.2.4 Perspektif Pertama : Strategy Execution (Eksekusi Strategi) .......... 10 2.2.5 Perspektif Kedua : Technology Transformation (Transformasi Teknologi) ..................................................................................... 11 2.2.6 Perspektif Ketiga : Potential Competitive (Kompetitif Potensial) ...... 12 2.2.7 Perspektif Keempat : Service Level (Tingkat Layanan) ..................... 13 2.3 SAMM (Strategic Alignment Maturity Model) .......................................... 14 2.4 Karakteristik Komponen Keselarasan pada Tiap-tiap Atribut .................... 22 2.5 Faktor Pemicu dan Penghambat Keselarasan............................................. 27 2.6 IT BSC (Balance Score Card)................................................................... 31 2.7 Model kematangan ITGI untuk keselarasan strategis (Maturity Model For Strategic Alignment) ................................................................................. 33 2.8 Perbandingan SAMM, SAM dan IT BSC .................................................. 35 2.9 Metode Perhitungan Tingkat Kemapanan Keselarasan .............................. 37 2.10 Penelitian Sebelumnya .............................................................................. 38 2.11 Kerangka Pikir Penelitian (Theoretical Framework) ................................. 41 BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN .......................................................... 43 3.1 Tahapan Penelitian.................................................................................... 43 3.2 Metode Pengumpulan Data ....................................................................... 45 BAB 4 PROFIL ORGANISASI ....................................................................... 46 4.1 Visi Kementerian Kominfo ....................................................................... 46 4.2 Misi Kementerian Kominfo ...................................................................... 47 4.3 Sasaran Strategis Kementerian Kominfo ................................................... 47 4.4 Arah dan Kebijakan Strategi Kementerian Kominfo.................................. 48 Universitas Indonesia ix


4.5 Tujuan Kementerian Kominfo ................................................................... 49 4.6 Struktur Organisasi Kementerian Kominfo ............................................... 50 4.7 Pusat Data dan Sarana Informatika Kementerian Kominfo ........................ 50 BAB 5 ANALISIS DAN PEMBAHASAN....................................................... 54 5.1 Pengumpulan Data .................................................................................... 54 5.1.1 Wawancara .................................................................................... 54 5.1.2 Data Kuesioner .............................................................................. 55 5.2 Analisis Perspektif Keselarasan Strategi Kominfo ..................................... 55 5.2.1 Strategi Bisnis ............................................................................... 55 5.2.2 Infrastruktur dan Proses Bisnis ...................................................... 56 5.2.3 Strategi TI ..................................................................................... 57 5.2.4 Infrastruktur TI .............................................................................. 58 5.3 Pengukuran Tingkat Kematangan Keselarasan TI dengan Organisasi ........ 61 5.3.1 Tingkat Kematangan Komponen Komunikasi................................ 61 5.3.2 Tingkat Kematangan Komponen Kompetensi dan Pengukuran Nilai ...................................................................................................... 62 5.3.3 Tingkat Kematangan Domain Tata Kelola ..................................... 63 5.3.4 Tingkat Kematangan Domain Kemitraan ....................................... 64 5.3.5 Tingkat Kematangan Domain Ruang Lingkup dan Arsitektur ........ 65 5.3.6 Tingkat Kematangan Keahlian Sumber Daya Manusia .................. 66 5.3.7 Tingkat Kematangan Keselarasan Keseluruhan ............................. 67 5.4 Analisis Peningkatan Kematangan Keselarasan......................................... 69 5.5 Rekomendasi Hasil Perspektif SAMM dan SAM ...................................... 79 BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................. 82 6.1 Kesimpulan............................................................................................... 82 6.2 Saran ........................................................................................................ 82 DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 83

x



DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Gambar 2.2 Gambar 2.3

Strategic Alignment Model (Henderson&Venkatraman, 1999)....... 7 Perspektif Eksekusi Strategi (Henderson & Venkatraman, 1999) . 11 Perspektif Transformasi Teknologi (Henderson & Venkatraman, 1999)........................................................................................... 12 Gambar 2.4 Perspektif Kompetitif Potensial ................................................... 13 Gambar 2.5 Perspektif Tingkat Layanan (Henderson & Venkatraman, 1999) . 14 Gambar 2.6 Alignment Maturity Criteria (Luftman, 2000).............................. 16 Gambar 2.7 Celah antara Strategi Bisnis dan Strategi TI Luftman .................. 18 Gambar 2.8 Lima Level Keselarasan Kematangan .......................................... 19 Gambar 2.9 Perspektif Pertanyaan dan Misi dari IT Strategic Scorecard (Grembergen, Saul, & Haes, 2003) .............................................. 31 Gambar 2.10 Grafik Model Kematangan (ITGI, 2003) ..................................... 34 Gambar 2.11 Pola Pikir Penelitian .................................................................... 41 Gambar 3.1 Tahapan Penelitian ...................................................................... 44 Gambar 4.1 Sasaran Strategis Kementerian Kominfo ..................................... 48 Gambar 4.3 Struktur Organisasi Pusat Data dan Sarana Informatika ............... 52 Gambar 5.1 Proses Bisnis SI Kominfo ............................................................ 57 Gambar 5.2 Infrastruktur Jaringan Komunikasi Kementerian Kominfo ........... 59 Gambar 5.3 Topologi LAN Organisasi ........................................................... 59 Gambar 5.4 Perspektif Strategi Eksekusi (Coleman & Papp, 2006)................. 61 Gambar 5.5 Grafik Radar Nilai Kematangan Kriteria Keselarasan .................. 69

xi



DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Karakteristik Atribut-atribut Keselarasan ......................................... 22 Tabel 2.2 Faktor-faktot Pemicu Keselarasan Bisnis dengan TI ........................ 28 Tabel 2.3 Keterkaitan Dimensi Keselarasan Model SAMM (Henderson & Venkatraman, 1996) dengan Model SAM (Luftman, 2001) .............. 35 Tabel 2.4 Keterkaitan Dimensi Keselarasan Model SAMM (Henderson & Venkatraman, 1999) dengan Model IT BSC (Grembergen, Saul, & Haes, 2003) ..................................................................................... 36 Tabel 2.5 Tingkat Kematangan Model SAMM dan IT BSC............................. 36 Tabel 2.6 Perbandingan Referensi Penelitian Sebelumnya ............................... 39 Tabel 4.1 Sasaran Strategis dan Indikator Kinerja PDSI .................................. 53 Tabel 5.1 Nilai Keselarasan Area Komunikasi................................................. 62 Tabel 5.2 Nilai Keselarasan Area Kompetensi dan Pengukuran Nilai .............. 63 Tabel 5.3 Nilai Keselarasan Area Tata Kelola ................................................. 64 Tabel 5.4 Nilai Keselarasan Area Kemitraan ................................................... 65 Tabel 5.5 Nilai Keselarasan Area Ruang Lingkup dan Arsitektur .................... 66 Tabel 5.6 Nilai Keselarasan Area Keahlian...................................................... 67 Tabel 5.7 Nilai Kematangan Keselarasan Strategi Organisasi .......................... 67 Tabel 5.8 Fokus Peningkatan Kemapanan Keselarasan Strategi TI dan Organisasi........................................................................................ 70 Tabel 5.9 Rekomendasi Sasaran Tingkat Kematangan Keselarasan Kominfo... 71 Tabel 5.10 Rekomendasi Hasil Perspektif SAMM dan SAM ............................. 79

xii



DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Transkrip Wawancara dengan kepala Pusat Data dan Sarana Informatika Kominfo ..................................................................... 85 Lampiran 2 Kuesioner Keselarasan Strategi Bisnis dan TI Luftman.................. 88 Lampiran 3 Tabel Input Penghitungan Kuesioner 6 Kriteria Keselarasan Luftman....................................................................................... 104

xiii



BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini membahas mengenai latar belakang, permasalahan yang diteliti, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, serta sistematika penulisan. 1.1 Latar Belakang Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kominfo) adalah sebuah lembaga pemerintah yang memiliki tugas pokok untuk turut membangun Negara Republik Indonesia dari sektor komunikasi dan informatika. Kominfo menggunakan teknologi informasi dalam mendukung proses bisnisnya seperti ketersediaan infrastruktur jaringan internet, aplikasi pengolahan anggaran, keuangan dan barang milik negara (BMN) dan layanan informasi kepada masyarakat. Kebutuhan SI/TI tidak terlepas dari adanya anggaran untuk SI/TI. Setiap tahunnya instansi pemerintah selalu menyertakan kebutuhan SI/TI untuk diakomodasi dalam anggaran belanja Negara. Mencermati anggaran SI/TI untuk investasi SI/TI setiap tahunnya, apakah hal tersebut sudah dikatakan berdampak dalam memenuhi kebutuhan organisasi yang ada. Disamping itu masing-masing unit kerja dapat mengembangkan investasi SI/TI di masing-masing unit seperti pengadaan infrastruktur jaringan dan server, pengadaan sistem informasi dan aplikasi yang menimbulkan silo-silo. Hal ini memerlukan kebijakan yang jelas tentang integrasi yang menyeluruh di organisasi. Saat ini kebijakan, standar dan prosedur formal terkait SI/TI yang dikeluarkan organisasi belum dirasakan manfaat dan efektivitasnya. Kominfo mempunyai tujuan strategis sebagai berikut (Renstra) Tersedianya informasi dan layanan publik yang dapat diakses secara online dengan indikator dampak dan target pencapaian pada tahun 2014: (a) nilai rata-rata e-government instansi pemerintah sekurang-kurangnya menjadi baik (3,4 dari keseluruhan dimensi yang dinilai, yaitu kebijakan, kelembagaan, sarana dan prasarana, aplikasi dan perencanaan berdasarkan penilaian yang dilakukan secara berkala); (b) jumlah aparatur pemerintah yang paham TIK sekurang-kurangnya menjadi 80 persen dari total aparatur pemerintah; (c) prosentase jumlah e-provinsi yang merupakan 1



2

muara sistem elektronik kabupaten/kota di masing-masing provinsi mencapai 100 persen; serta (d) tersedianya layanan publik yang dapat diakses secara online sekurang-kurangnya untuk layanan kependudukan (e-citizen), perizinan (elicensing), dan pengadaan (e-procurement). Tujuan strategis tersebut perlu didukung dengan keselarasan strategis bisnis-TI organisasi yang sejalan. Sebagai langkah awal adanya pengkajian untuk mengetahui tingkat keselarasan strategis TI dan organisasi akan dilakukan. Dalam memastikan tercapainya sinergi antar unit-unit bisnis diperlukan penyelarasan antar unit-unit bisnis (Kaplan & Norton, 2006). Sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) memiliki peranan penting sebagai pendukung dari aktfitas-aktifitas di tiap-tiap unit bisnis Kominfo. Tingkat keselarasan strategis yang semakin tinggi antara strategi bisnis dan strategi SI/TI pada organisasi akan mengarahkan TI pada titik penting dalam meraih kinerja bisnis yang sukses (Hirschheim & Sabherwal, 2001). karena itu keselarasan dari strategi SI/TI terhadap strategi organisasi merupakan salah satu faktor penentu dari tercapainya tujuan organisasi. Penilaian yang berkelanjutan diperlukan terhadap keselasaran antara strategi SI/TI dengan strategi organisasi seiring dengan perubahan strategi organisasi untuk mengikuti dinamika masyarakat. Namun dalam pelaksanannya strategi SI/TI yang ada belum pernah dievaluasi kembali. Karena itu diperlukan adanya pengukuran terhadap keselarasan antara strategi SI/TI dengan strategi organisasi. Analisa dan pengukuran tersebut menjadi sangat penting untuk mengetahui apakah strategi TI yang selama ini diterapkan sudah mendukung strategi organisasi, dan apa saja yang perlu dilakukan untuk meningkatkan hasil implementasi dari strategi TI dalam mendukung strategi organisasi ke depannya. Metode yang banyak digunakan untuk melakukan penilaian kematangan keselarasan organisasi adalah Strategic Alignment Maturity Model (Luftman, 2000) berdasarkan pada model Strategic Alignment Model (Henderson, Venkatraman, 1999) yang juga digunakan dalam penelitian ini. 1.2 Perumusan Masalah Saat ini Kominfo menggantungkan peran SI/TI dalam proses bisnis mulai dari sarana dan prasarana (infrastruktur, jaringan, kecepatan layanan, sistem dan Universitas Indonesia


3

aplikasi, dan lain-lain) dalam mendukung pekerjaan sehari-hari, hal ini didukung oleh investasi SI/TI yang memadai berupa alokasi APBN setiap tahunnya. Dengan demikian investasi SI/TI yang besar di Kominfo seharusnya menjadi tolok ukur keberhasilan implementasi SI/TI di lingkungan Kominfo dengan salah satu indikator adalah pelayanan informasi Kominfo yang prima, handal, efektif dan akurat. Anggaran layanan SI/TI Kominfo yang menyangkut pelaksanaan teknis operasional berada di bawah pengelolaan Pusat Data dan Sarana Informatika (PDSI), tetapi beberapa unit kerja tertentu seperti Ditjen Sumber Daya Perangkat Pos dan Informatika (SDPPI) dan Ditjen Aplikasi Informatika mempunyai anggaran TIK untuk membangun sistem informasi, aplikasi, dan infrastruktur (server, dan lain-lain). Anggaran SI/TI pada beberapa unit kerja menjadi salah satu alasan kuat mengapa kontribusi TI di lingkungan Kominfo menjadi hal yang patut diperhatikan. Di samping itu kebijakan, standar dan prosedur pengelolaan SI/TI belum disediakan oleh organsiasi. Oleh karena itu, penulis akan mengukur apakah program kerja TIK yang dijalankan sudah selaras dengan rencana strategis Kominfo. Sesuai dengan latar belakang dan masalah yang diuraikan, maka research question dari penelitian ini adalah : Sejauh mana tingkat kematangan keselarasan strategi Teknologi Informasi terhadap Strategi Organisasi untuk mendukung tujuan Kominfo dan rekomendasi apa saja yang diperlukan dalam rangka meningkatkan nilai keselarasan bisnis-TI organisasi? 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk melakukan pengukuran tingkat kematangan keselarasan strategi bisnis dan TI di Kementerian Kominfo berdasarkan model kerangka kerja SAMM Luftman dan selanjutnya memberikan rekomendasi untuk meningkatkan keselarasan strategi bisnis dan TI berdasarkan identifikasi atribut-atribut yang level kematangannya di bawah nilai yang ditentukan.



4

1.4 Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah memberikan kontribusi terhadap pola penilaian tingkat kematangan keselarasan strategi SI/TI terhadap strategi bisnis di instansi pemerintah. Hasil pengukuran kematangan keselarasan strategis yang didapatkan diharapkan pimpinan organisasi Kementerian Kominfo dapat menentukan langkah-langkah dalam memperbaiki dan meningkatkan proses internal layanan bisnis-TI untuk meningkatkan kematangan keselarasan strategis. 1.5 Ruang Lingkup Permasalahan Agar penelitian yang dilakukan penulis dapat fokus pada tujuan dilakukannya penelitian, maka dalam penelitian ini memiliki beberapa keterbatasan, yaitu : 1. Penelitian ini hanya dilakukan di Kementerian Komunikasi dan Informatika. 2. Metodologi yang diterapkan pada penelitian ini menggunakan model SAM Henderson & Venkatraman dan SAMM Model Luftman. 1.6 Sistematika Penulisan Untuk mempermudah pemahaman, maka secara umum penulisan Karya Akhir ini disusun dalam 5 bab dengan sistematika sebagai berikut: 1. Bab 1 Pendahuluan Bab ini menguraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian dan sistematika penulisan. 3. Bab 2 Landasan Teori Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang berhubungan dengan penelitian. Refrensi menggunakan berbagai buku, panduan dan standar yang terkait, serta kontribusi penelitian sebelumnya. Bab ini di akhiri dengan kerangka teori penelitian (theoretical framework). 4. Bab 3 Metodologi Penelitian Bab ini menjelaskan tentang langkah-langkah penelitian yang terangkum berserta dengan pendekatan-pendekatannya.



5

5. Bab 4 Profil Organisasi Bab ini membahas profil organisasi tempat dilakukannya studi kasus ini seperti visi dan misi organisasi, struktur organisasi, tujuan organisasi, sasaran dan kebijakan organisasi. 6. Bab 5 Analisa dan Pembahasan Bab ini berisikan mengenai pembahasan uraian dan kegiatan pengukuran kematangan keselarasan strategi TI-bisnis di Kementerian Kominfo. Bab ini akan menggunakan kombinasi metode SAM dan SAMM Luftman pada analisisnya. 7. Bab 6 Kesimpulan dan Saran Bab ini akan berisikan tentang kesimpulan dari hasil penelitian dan saran penulis mengenai penelitian ini.



BAB 2 LANDASAN TEORI

Pada bab ini dijelaskan tentang berbagai teori pendukung yang menjadi acuan dalam rangka melakukan penelitian. 2.1 Definisi Keselarasan Strategi Berikut beberapa definisi mengenai keselarasan strategi : •

Tallon dan Kraemer (2003) mendefinisikan keselarasan strategi SI mendukung dan didukung oleh strategi bisnis. Istilah didukung menjelaskan strategi bisnis yang mengarah pada pemanfaatan teknologi untuk menggali kesempatan-kesempatan bisnis yang baru, sedangkan istilah mendukung menjelaskan pemanfaatan sepenuhnya dari kapabilitas TI yang ada.

•

Henderson dan Venkatraman (1999) menjelaskan keselarasan strategi sebagai kecocokan strategi (strategic fit) dan integrasi fungsional (functional integration) antara strategi bisnis, strategi TI, infrastruktur bisnis dan infrastruktur TI.

•

Menurut Luftman (2000), keselarasan strategi adalah keselarasan antara bisnis dengan TI, yang ditunjukkan melalui implementasi TI yang benar dan tepat waktu, harmonis dengan strategi bisnis, tujuan dan kebutuhan.

Berdasarkan ketiga definisi yang disebutkan di atas dapat disimpulkan bahwa keselarasan strategi antara strategi bisnis dan TI ditunjukkan melalui hubungan dua arah yang saling mendukung. Keselarasan antara strategi bisnis dan TI akan mengarahkan organisasi untuk dapat merealisasikan manfaat dari investasi TI dalam rangka menciptakan keunggulan kompetitif bisnis yang berkesinambungan. Sebagai catatan, dalam konteks penelitian ini terkait topik keselarasan strategi bisnis dan TI istilah SI (Sistem Informasi) dan TI (Teknologi Informasi) akan dianggap sama walaupun pada dasarnya berbeda. Ketika berbicara mengenai keselarasan strategi, kita tidak dapat melihat TI terbatas hanya pada aspek teknis, karena teknologi itu sendiri tidak akan dapat berfungsi secara efektif bagi organisasi jika penggunaannya tidak selaras dengan 6



7

konteks kebutuhan organisasi. Agar TI dapat memberikan manfaat bisnis lebih, tidak hanya sekedar sebagai alat bantu operasional harian, maka perencanaan TI harus dibuat sebagai bagian dari rencana bisnis. 2.2 SAM (Strategic Alignment Model) SAM didefinisikan sebagai model kerangka kerja manajemen bisnis dan TI dalam rangka menunjang kesuksesan dari implementasi bisnis, SI/TI dan komponen infrastruktur pendukungnya (Henderson & Venkatraman, 1999). Model dari kerangka kerja SAM mencakup 4 fokus area atau 4 kuadran yang mewakili pilihan strategis yang mencakup : strategi bisnis, strategi TI, infrastruktur operasional dan proses-proses (organizational infrastrucure and processes), infrastruktur SI/TI dan proses-proses (IS/IT infrastructure and processes). Gambar 2.1 memperlihatkan hubungan dari keempat fokus area tersebut.

Gambar 2.1 Strategic Alignment Model (Henderson&Venkatraman, 1999) Komponen-komponen

tersebut

menjelaskan

hubungan

lebih

lanjut

dari

keselarasan strategi bisnis dan TI. Berikut ini penjelasan dari komponenkomponen empat fokus area yang dimaksud:



8

a. Strategi Bisnis (business strategy) •

ruang lingkup bisnis (business scope) mencakup : pasar, produk, jasa, pelaggan, lokasi dimana organisasi berkompetisi, kompetitor (mencakup kompetitor yang bersifat alternatif, berpengaruh pada lingkungan bisnis dimana organisasi beroperasi).

•

Kompetisi pembeda (distinctive competencies) : faktor utama penentu kesuksesan/CSF (critical succes factor) dan kompetisi utama dari organisasi yang membentuk keunggulan kompetitif termasuk merek, jenis produk/jasa yang dihasilkan, riset, manufaktur, pengembangan produk, struktur biaya dan harga serta jalur distribusi dan pemasaran.

•

Tata kelola bisnis (business governance) : bagaimana organisasi membina hubungan dengan para manajemen, para pemegang saham dan para direktur.

b. Infrastruktur organisasi dan proses-proses (organizational infrastrucure and processes) Kuadran ini mempunyai 3 (tiga) komponen, yaitu Administrative Infrastructure (struktur administratif), Process dan Skills (Keahlian)

(Henderson &

Venkatraman, 1999). Struktur administratif terdiri dari struktur otorisasi, tanggung jawab dan peran di dalam organisasi. Komponen proses organisasi menyangkut aktivitas dalam organisasi yang menentukan sejauh mana tingkat pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan TI. Komponen keahlian berfokus kepada sumber daya manusia dan organisasi, khususnya berkaitan dengan pelatihan dan pengalaman personil, penciptaan budaya organisasi yang berkaitan dengan pelatihan dan pengalaman personil, penciptaan budaya organisasi, kesempatan outsourcing, serta mencakup definisi dari kompetensi, norma dan nilai, gaji dan penghargaan dan penilaian dari sumber daya manusia terhadap pencapaian tujuan organisasi. c. Strategi TI (IT Strategy) Pada kuadran ini (Henderson & Venkatraman, 1999) menjelaskan tentang lingkup teknologi, kompetensi sistematis, dan tata kelola terhadap komponenkomponen TI. Lingkup teknologi dalam hal ini adalah keseluruhan esensi dari informasi aplikasi-aplikasi serta teknologi-teknologi yang digunakan dalam Universitas Indonesia


9

menjalankan kepentingan bisnis. Sedangkan kompetensi sistematis yang dimaksud adalah seluruh kemampuan yang dapat menghasilkan layanan TI lainnya yang melibatkan besarnya peran bisnis terhadap informasi tersebut dalam kaitannya pada strategi bisnis yang dibangun. Untuk tata kelola komponen TI menjelaskan tentang membangun otoritas, sumber daya, resiko dan tanggung jawab yang dijalankan terhadap rekan bisnis, manajemen TI maupun penyedia layanan. Proses pemilihan dan prioritas proyek TI dalam bisnis menjadi bagian pada komponen ini (Coleman & Papp, 2006). d. Infrastruktur SI/TI dan Proses-proses (IS/IT Infrastructure and processes) Kuadran ini terdiri dari komponen Architecture (Arsitektur), Process (proses) dan Skills (keahlian). Infrastruktur TI mencakup hardware, software, data, aplikasi dan platform komunikasi yang digunakan organisasi untuk mencapai strategi TI dan strategi organisasi. Proses berpusat pada pengembangan praktek TI secara khusus dan bagaimana proses itu dapat ditingkatkan. Komponen proses juga mencakup pengembangan aplikasi, manajemen sistem, dan fungsi maintenance

(pemeliharaan).

Sedangkan

keahlian

membahas

tentang

pengalaman, kompetensi dan nilai dari pekerja teknologi, norma dan budaya TI, gaji personil dan pelatihannya. 2.2.1 Kecocokan Strategis (Strategic Fit) Kecocokan strategis (Henderson & Venkatraman, 1999) menjelaskan hubungan vertikal dimana perlu adanya keselarasan antara aspek eksternal dengan aspek internal. Sebagai contoh, strategi bisnis (aspek eksternal) menentukan peran dan posisi organisasi di industri dan pasar, yang mana faktor kesuksesannya dipengaruhi oleh pemilihan struktur internal yang diwakili infrastruktur organisasi dan proses-proses (aspek internal). Performa dicapai ketika strategi keduanya (aspek internal dan aspek eksternal) konsisten, dimana perubahan pada strategi bisnis juga harus diimbangi dengan perubahan dan penyesuaian pada prosesproses organisasionalnya. Hal yang sama juga berlaku untuk strategi TI (aspek eksternal) dengan infrastruktur TI dan proses-proses (aspek internal), hubungan yang konsisten ditunjukkan dengan penggunaan sumber daya TI yang optimal dalam rangka menciptakan keunggulan kompetitif bagi organisasi. Universitas Indonesia


10

2.2.2 Integrasi Fungsional (Functional Integration) Integrasi fungsional (Henderson & Venkatraman, 1999) menjelaskan hubungan horisontal (Gambar 2.1) yang merupakan pengembangan dari kecocokan strategis yang menghubungkan fungsi bisnis dengan TI. Ketika terjadi perubahan pada strategi bisnis, strategi TI dan proses-proses pendukungnya juga harus ikut menyesuaikan. Demikian juga sebaliknya, perubahan pada strategi TI (dimana TI difungsikan sebagai alat inovasi) disesuaikan melalui perubahan pada strategi bisnis (dimana bisnis dapat menciptakan peluang-peluang baru, mengeksploitasi kesempatan yang ada melalui inovasi TI). 2.2.3 Keselarasan antar Dimensi (Cross-Dimension Alignment) Terdapat 4 perspektif keselarasan strategi bisnis dan TI yang diidentifikasi pada model SAM (Gambar 2.1) yang memperlihatkan hubungan antar dimensi yang terjadi sebagai akibat dari kombinasi kecocokan strategis dan integrasi fungsional. Keempat perspektif strategis tersebut meliputi perspektif pelaksanaan strategi (strategy execution perspective), perspektif potensi teknologi (technology potential perspective), perspektif potensi yang bersifat kompetitif (competitive potential perspective) dan perspektif tingkat layanan (service level perspective). Keempat perspektif tersebut dapat dikelompokkan ke dalam 2 kategori, yaitu : strategi bisnis sebagai penggerak yang mencakup perspektif pelaksanaan strategi dan perspektif potensi teknologi dan strategi TI sebagai pemicu yang mencakup perspektif (Henderson & Venkatraman, 1999). 2.2.4 Perspektif Pertama : Strategy Execution (Eksekusi Strategi) Perspektif ini memberikan fokus pada ekspresi strategi, menjadikan strategi organisasi sebagai driver. Gambar 2.1 menunjukkan bahwa strategi organisasi sebagai domain jangkar dari organisasi memiliki strategi yang kuat dan sudah dibuat. Domain yang lemah adalah Infrastruktur Organisasi bahkan juga proses organisasi dan keahlian personil. Sedangkan yang berfungsi sebagai domain yang dipengaruhi adalah Infrastruktur TI (IT Infrastructure), sebagai bagian yang berdampak akibat perubahan proses organisasi. Top Management sering berfungsi sebagai leader dalam perspektif ini dan manajemen TI sebagai subordinat fungsional dalam peran organisasi. Area mission critical dalam organisasi dan Universitas Indonesia


11

critical success factor harus didefinisikan dan dikomunikasikan kepada semua personil. Manager TI berperan untuk mengimplementasikan dan mendukung prioritas dari organisasi, sehingga dalam hal ini TI kebanyakan berfungsi reaktif atau responsif yang tujuannya adalah memenuhi permintaan dari strategi organisasi. Ukuran kinerja dari perspektif ini biasanya adalah hanya faktor finansial. Gambar 2.2 berikut mengilustrasikan perspektif strategy execution.

Gambar 2.2 Perspektif Eksekusi Strategi (Henderson & Venkatraman, 1999) Pada perspektif eksekusi strategi berfokus pada perencanaan TI atau transformasi organiasi. Biasanya ada keterkaitan yang erat untuk metode perencanaan TI dan prototyping biasanya sering dilakukan dalam lingkungan operasi sehari-hari. Tujuan dari perspektif yang berfokus pada strategy execution biasanya untuk mengurangi delay dan error, meningkatkan layanan dan menghemat waktu (mengurangi pekerjaan administrasi, redefinisi tugas dan lain-lain) (Henderson & Venkatraman, 1999). 2.2.5 Perspektif

Kedua

:

Technology

Transformation

(Transformasi

Teknologi) Pada perspektif transformasi teknologi menyangkut proses penilaian implementasi strategi organisasi yang dipilih melalui strategi TI yang tepat dan dinyatakan melalui infratsruktur TI dan proses yang tepat.



12

Gambar 2.3 Perspektif Transformasi Teknologi (Henderson & Venkatraman, 1999) Strategi organisasi masih sebagai driver. Berlawanan dengan perspektif Strategy Execution, perspektif ini tidak dibatasi oleh desain struktur organisasi saat ini, tetapi lebih kepada mencari bentuk kompetensi TI yang paling mungkin melalui positioning yang tepat untuk TI dan dalam waktu bersamaan juga menilai infrastruktur internal TI yang ada. Teknik yang digunakan untuk membantu Top Management untuk memformulasikan strategi organisasi meliputi technology forecasting dan pendekatan perencanaan infrastruktur TI. Peran dari executive management dalam perspektif ini sebagai penyedia technology vision yang dapat mendukung strategi organisasi. Peran dari manager TI lebih kepada fungsi technology architect, yang mendesain dan mengimplementasikan infrastruktur TI yang dibutuhkan berdasarkan visi TI (ruang lingkup, kompetensi dan tata kelola). Kriteria kinerja untuk perspektif ini berdasarkan technology leadership (Henderson & Venkatraman, 1999). 2.2.6 Perspektif Ketiga : Potential Competitive (Kompetitif Potensial) Perspektif ini lebih bertumpu pada eksploitasi kemampuan TI untuk memberi dampak pada layanan (ruang lingkup organisasi) mempengaruhi strategi (kompetensi khusus) dan membangun bentuk baru hubungan organisasi (tata kelola organisasi) (Henderson & Venkatraman, 1999).



13

Gambar 2.4 Perspektif Kompetitif Potensial (Henderson & Venkatraman, 1999) Pada perspektif kompetitif potensial ini memungkinkan adaptasi strategi organisasi karena implementasi strategi TI. Strategi TI sebagai anchor domain, perspektif ini mencari pilihan terbaik strategi organisasi dan implikasinya terhadap infrastruktur organisasi. Peran khusus top management dalam perspektif ini agar sukses adalah sebagai Organization Visionary, yaitu seseorang yang mampu menerjemahkan bagaimana kompetensi dan fungsionalitas TI yang baru muncul dapat mempengaruhi strategi organisasi. Peran dari manajer TI adalah sebagai katalis, yaitu orang yang mengidentifikasikan tren dalam TI yang bisa mempengaruhi organisasi. Kriteria kinerja berdasarkan pada kepemimpinan organisasi secara kualitatif dan kuantitatif sehubungan dengan pengadaan layanan (Henderson & Venkatraman, 1999). 2.2.7 Perspektif Keempat : Service Level (Tingkat Layanan) Perspektif ini difokuskan kepada bagaimana membangun sebuah organisasi layanan sistem informasi kelas dunia. Hal ini membutuhkan pemahaman dimensi eksternal dari strategi TI dalam hubungannya dengan desain infrastruktur dan proses TI. Kesesuaian strategi TI menciptakan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Berikut gambaran perspektif yang terlihat pada Gambar 2.5



14

Gambar 2.5 Perspektif Tingkat Layanan (Henderson & Venkatraman, 1999) Peran dari strategi organisasi secara tidak langsung dan dipandang dalam penyediaan arahan untuk menstimulasi permintaan pengguna. Perspektif ini sering dipandang penting (tetapi tidak cukup) untuk memastikan penggunaan TI secara efektif. Teknologi informasi organisasi harus menurunkan sumber daya dan mampu responsif terhadap perubahan dan permintaan end user yang cepat berubah. Peran khusus dari top management untuk membuat perspektif ini sukses adalah untuk memprioritaskan bagian yang terpenting yang menentukan begaimana mengalokasikan sumber daya yang ada di organisasi dan di luar organisasi. Peran dari manajer TI adalah sebagai executive leadership, dengan tugas khusus untuk menjadikan layanan internal organisasi sukses sesuai dengan arahan top management. Kriteria kinerjanya adalah berdasarkan kepuasan pengguna yang didapatkan melalui metode kualitatif dan kuantitatif menggunakan benchmarking internal dan eksternal organisasi

(Henderson & Venkatraman,

1999). 2.3 SAMM (Strategic Alignment Maturity Model) Ada tiga alasan utama yang disebutkan Luftman dalam penelitiannya (Luftman & Kempaiah, 2007) mengapa mencapai keselarasan TI-bisnis susah dipahami oleh organisasi. Alasan pertama bahwa definisi keselarasan sering terfokus hanya pada bagaimana TI sejajar dengan bisnis (misalnya, konvergensi, selaras, terpadu, terkait, disinkronkan). Keselarasan juga harus mengatasi bagaimana bisnis sejajar dengan TI. Keselarasan harus fokus pada bagaimana TI dan bisnis yang selaras Universitas Indonesia


15

satu sama lain serta bagaimana TI mampu dan mendorong perubahan bisnis. Alasan yang kedua adalah bahwa organisasi sering mencari atau mengira teknologi yang tepat (misalnya, infrastruktur, aplikasi) adalah jawabannya. Teknologi memang penting namun tidak cukup. Demikian juga, meningkatkan komunikasi antara TI dan bisnis bisa membantu tetapi tidak cukup. Demikian pula, membangun kemitraan tidak cukup tidak juga dengan metrik seimbang (balanced metrics) yang menggabungkan bisnis yang tepat dan pengukuran teknis. Jelas, keselarasan organisasi yang matang tidak dapat dicapai tanpa pelaksanaan yang efektif dan efisien dan demonstrasi manfaat, namun ini saja tidak cukup. Baru-baru

ini,

pemerintahan

disebut-sebut

sebagai

jawaban

dalam

mengidentifikasi dan memprioritaskan proyek, sumber daya, dan risiko. Pentingnya memiliki keterampilan yang sesuai untuk melaksanakan dan mendukung lingkungan organisasi. Penelitian Luftman telah menemukan bahwa enam dari komponen ini harus diatasi untuk meningkatkan keselarasan. Alasan ketiga penyelarasan TI-bisnis yang sulit dipahami adalah bahwa belum ada alat yang efektif untuk mengukur kematangan keselarasan TI-bisnis, alat yang dapat memberikan kedua penilaian deskriptif dan peta jalan preskriptif tentang bagaimana untuk meningkatkan keselarasan. Dari pengukuran enam komponen organisasi di Amerika Serikat, Amerika Latin, Eropa, dan India, Luftman menemukan bahwa kebanyakan organisasi saat ini berada di Level 3 dari model penilaian kematangan lima tingkat. Penelitian Luftman dan Kempaiah menunjukkan bahwa sementara tidak ada cara yang ampuh untuk mencapai keselarasan, kemajuan telah dibuat. Bahkan, kami percaya bahwa penelitian kami menunjukkan bahwa "garis" telah drawn.5 Ketika organisasi melintasinya, mereka telah diidentifikasi dan ditangani cara untuk meningkatkan keselarasan TI-bisnis. Model kematangan keselarasan demikian baik

deskriptif

dan

preskriptif.

CIO

dapat

menggunakannya

untuk

mengidentifikasi kematangan keselarasan organisasi mereka dan mengidentifikasi cara untuk meningkatkannya. Namun dapat diperhatikan bahwa "garis" selalu dinamis dan terus berkembang, agar keselarasan selalu dapat ditingkatkan. Universitas Indonesia


16

Berpijak pada penjelasan diatas Luftman memperkenalkan 6 komponen dalam mengukur kematangan keselarasan organisasi yaitu komunikasi, pengukuran manfaat, tata kelola, rekanan, ruang lingkup dan arsitektur serta keahlian yang semuanya harus dipenuhi dalam rangka mencapai tingkat keselarasan TI-bisnis (Luftman, 2000). Keenam komponen kriteria penilaian yang dimaksud dapat dijelaskan dalam Gambar 2.6 sebagai berikut :

Gambar 2.6 Alignment Maturity Criteria (Luftman, 2000) 1.

Komunikasi Terjadinya aktivitas pertukaran informasi yang teratur antara bisnis dan TI. Seringkali stakeholder bisnis tidak mengetahui potensi TI yang dapat TI lakukan dalam mendukung bahkan menghasilkan nilai tambah bagi organisasi. Adanya ketidaksinkronan antara bisnis dan TI yaitu sedikitnya apresiasi bisnis pada TI dan sebaliknya kurang kesadaran TI terhadap bisnis. Mengingat lingkungan organisasi yang dinamis, saling berbagi pengetahuan dalam organisasi yang berkelanjutan dalam organisasi menjadi sangat Universitas Indonesia


17

penting. Organisasi juga dapat mempertimbangkan peran liaison officer yang menghubungkan dan membangun hubungan kemitraan antara pihak TI dan bisnis. 2.

Pengukuran manfaat/kompetensi Seringkali TI tidak dapat menunjukkan kapabilitas mereka untuk bisnis dalam konteks yang dimengerti oleh bisnis karena nilai dari metrik bisnis dan TI berbeda. Biasanya Service level agreement (SLA) diperlukan agar pihak bisnis mengerti sejauh mana komitmen TI dalam pemberian layanan kepada bisnis sehingga reward and punish dapat diimplementasikan. Selain itu organisasi membutuhkan return on investment (ROI) pada proyek-proyek TI nya, sedangkan tindak lanjut pengukuran efektifitas keberhasilan tidak dimiliki dari proyek tersebut.

3.

Tata kelola Kriteria tata kelola dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti : • Peran TI dan bisnis dalam rencana strategis masing-masing pihak • Praktik struktur organisasi, kepada siapa CIO bertanggung jawab dalam struktur organisasi • Penempatan pendanaan investasi TI, apakah sebagai cost center atau investment center • Prioritas investasi TI dan tujuan umum dari investasi TI • Apakah ada steering committee pada organisasi.

4.

Hubungan kemitraan Hubungan antara bisnis dan TI organisasi adalah kriteria yang harus diperhatikan. Keseimbangan peran bisnis dan TI dalam organisasi merupakan hal yang penting dalam keselarasan bisnis dengan TI. Faktor-faktor yang mempengaruhi kriteria ini yaitu pandangan organisasi dalam kontribusi masing-masing pihak bisnis dan TI, kepercayaan yang terjalin antara kedua belah pihak dan keseimbangan dalam menanggung resiko dan reward, serta peran sponsor dalam proyek TI.

5.

Ruang lingkup dan arsitektur Kriteria ini bertujuan untuk menilai kematangan TI, sejauh mana TI mampu : •

Mendukung back office dan front office organisasi; Universitas Indonesia


18 • Mendukung infrastruktur yang fleksibel dan transparan untuk semua mitra bisnis dan pelanggan;

6.

•

Mengevaluasi dan menerapkan teknologi baru secara efektif;

•

Menjadi enabler dan driver bagi proses dan strategi organisasi;

•

Memberikan layanan yang prima kepada pelanggan.

Keahlian Keahlian dalam organisasi mencakup seluruh pertimbangan sumber daya manusia pada organisasi. Pertimbangan-pertimbangan tersebut mencakup pelatihan, feedback terhadap kinerja, kemampuan berinovasi dan peluang karir. Kesiapan TI organisasi dalam menerima perubahan, potensi belajar dan mengadaptasi ide-ide baru.

Luftman (2000) mendefinisikan lima tingkat kematangan menggunakan kriteria dan atribut tertentu. lima tingkat kematangan keselarasan strategi tersebut dijelaskan dalam Gambar 2.7 Berikut ini :

Gambar 2.7 Celah antara Strategi Bisnis dan Strategi TI Luftman



19

Pada hasil penelitiannya, Luftman menemukan bahwa mayoritas tingkat rata-rata kematangan keselarasan strategi organisasi berada di tingkat 2 (Committed Process). Masih rendahnya tingkat kematangan rata-rata di organisasi menjadikan subjek keselarasan strategi masih menjadi fokus utama bagi organisasi (Luftman, 2003). 1.

Initial/ad hoc process

2.

Committed process

3.

Established/focused process

4.

Improved/managed process, dan

5.

Optimized process.

Nilai tingkat kematangan organisasi mencapai untuk enam komponen kematangan kemudian dibandingkan dengan model lima tingkat kematangan untuk menunjukkan kematangan keselarasan TI-bisnis organisasi. Lima tingkat kematangan ini diambil dari konsep inti dari Software Engineering Institute Capability Maturity Metric (CMM), tetapi fokus di sini adalah hanya pada keselarasan TI-bisnis. Berikut ini dijelaskan definisi Lima Tingkat Kematangan Keselarasan yang dirangkum pada Gambar 2.8:

Gambar 2.8 Lima Level Keselarasan Kematangan



20

1. Initial atau ad-hoc processes: strategi TI-bisnis tidak selaras, tidak ada persilangan (crossover) karir, dan tidak ada sponsor bisnis. Komunikasi di antara organisasi lemah. Organisasi tidak menyadari kontribusi satu sama lain. Hubungan mereka kaku. TI dipandang sebagai orientasi pengeluaran biaya dan difokuskan untuk mendukung back office. 2. Committed process : Hubungan antara TI dan bisnis telah ditingkatkan. Meskipun belum sepenuhnya memahami peran dan tanggung jawab masing-masing (unit bisis dan TI). Penyelarasan hanya berfokus pada fungsi, departemen atau lokasi geografis. TI masih dipandang dari segi teknis dan berorientasi biaya. Tidak ada hubungan antara TI dan metrik bisnis. Interaksi antara TI dan bisnis berbasis transaksi. Ada beberapa crossover karier di tingkat fungsi. Ketrampilan teknis dianggap paling penting dari TI. 3. Established, fokus proses: Pada tingkat ini eksistensi unit TI ada di unitunit bisnis di organisasi. Pemahaman antara manajemen dan manajemen bisnis TI sedang dibentuk. Penggunaan SLA muncul di seluruh organisasi. TI dipandang sebagai aset penting bagi bisnis. Meskipun TI masih dilihat berorientasi biaya, potensi investasi telah direalisasikan. Munculnya sponsor bisnis dan perpindahan (crossover) karir menunjukkan tingkat kematangan. Keterampilan teknis dan bisnis menjadi penting bagi pimpinan unit. 4. Improved, managed processes: Beberapa proses penyelarasan strategis telah dilakukan. Kesenjangan antara pemahaman organisasi dan bisnis organisasi TI telah mengecil dari sebelumnya. TI telah mengambil bagian dalam pengambilan keputusan dan muncul sebagai nilai aset. TI telah dipandang sebagai "penyedia layanan nilai dan sebagai enabler perubahan" (Luftman & Kempaiah, 2007). Organisasi memanfaatkan infrastruktur TI untuk mencapai keunggulan kompetitif. SLA telah digunakan secara luas. TI berbagi risiko bisnis terhadap satu sama lain. Karir Crossover bersama dengan kemampuan teknis dan keterampilan bisnis menjadi sangat penting bagi organisasi.



21

5. Optimized Processes : keselarasan strategi TI-bisnis telah dioptimalkan dan dilaksanakan di seluruh organisasi. TI memanfaatkan mitra organisasi dan pelanggan (customer). Organisasi membagi pengetahuan dan metrik mencakup apa yang disebut "mencapai cakupan rantai nilai pelanggan eksternal dan pemasok" (Luftman & Kempaiah, 2007). Hubungan antara TI dan bisnis cenderung informal dan efektif. Sudah terlihat bisnis dan perencanaan strategis TI yang terintegrasi di seluruh organisasi, maupun di luar organisasi (Luftman & Kempaiah, 2007).



22

2.4 Karakteristik Komponen Keselarasan pada Tiap-tiap Atribut Tabel 2.1 Karakteristik Atribut-atribut Keselarasan Karakteristik No.

Kriteria

Atribut Pemahaman organisasi oleh TI Pemahaman TI oleh organisasi

1.

2.

Komunikasi (Communication)

Kompetensi /Pengukuran nilai (Competency / Value Measurements)

Level 1 Initial/Ad-hoc Tidak Ada Tidak Ada

Metode pembelajaran dalam organisasi

Ad hoc dan tidak pasti

Kekakuan protokol

Hanya berdasarkan perintah

Berbagi pengetahuan

Tidak Ada

Peran staf penghubung (Liaison staff)

Tidak ada

Pengukuran manfaat TI

Tidak berhubungan dengan bisnis

Pengukuran kinerja organisasi

Ad hoc

Level 2 Commited Process Sedikit Sedikit Tidak formal

Level 3 Established Focus Process Manajer senior dan menengah Organisasi mulai menyadari Regular

Level 4 Improved /Managed Process Memahami seutuhnya Memahami seutuhnya Kuat dan terstruktur

Level 5 Optimized Process Sudah baik/meresap Sudah baik/meresap Tidak formal

Terbatas, sedikit formal

Dua arah, formal

Tidak formal

Lintas perusahaan

Semi terstruktur

Terstruktur hanya pada proses inti Resmi, pertemuan tergelar

Terstruktur hanya pada proses inti Resmi, pertemuan tergelar

Lintas perusahaan Diperluas ke mitra bisnis

Menggunakan pengukuran financial Menggunakan pengukuran financial

Menggunakan pengukuran financial Menggunakan pengukuran financial

Diperluas ke mitra bisnis

Berdasarkan teknologi taktis yang terbatas Efisiensi biaya

Pengukuran bisnis dan TI tidak dihubungkan

Bisnis, mitra dan pengukuran nilai TI



23

Pengukuran organisasi dan TI mulai dihubungkan

Diperluas ke mitra bisnis

Tidak formal

Muncul diseluruh organisasi

Muncul diseluruh organisasi

Dilakukan hanya jika terjadi masalah Minim

Mulai ada

Mulai ada

Dilakukan secara rutin dengan mitra Dikerjakan secara rutin

Mulai ada secara formal

Mulai ada secara formal

Mulai ada

Mulai ada

Tidak ada

Perencanaan dasar hanya pada tingkatan fungsional

Ad hoc

Perencanaan hanya secara taktis dan pada tingkatan fungsional

Perencanaan hanya ada antar beberapa unit

Perencanaan hanya ada antar beberapa unit

Disatukan, CIO melapor ke CEO

Perencanaan terfokus hanya antar beberapa unit

Perencanaan terfokus hanya antar beberapa unit

Pusat investasi, pusat profit

Ad hoc

Sentralisasi/des entralisasi, hanya ada pada beberapa lokasi; CIO melaporkan pada CFO Sebagai pusat biaya pada organisasi fungsional

Sentralisasi/Dese ntralisasi, mulai federasi, CIO melaporkan pada COO

Sentralisasi/Dese ntralisasi, mulai federasi, CIO melaporkan pada COO

Nilai bisnis, diperluas ke mitra bisnis

Service Level Agreement

Tidak ada

Benchmarking

Tidak dilakukan

Penilaian dan evaluasi

Tidak ada

Perencanaan Strategi Organisasi

Tata Kelola (Governance)

Pengukuran organisasi dan TI mulai dihubungkan

Perbandingan manfaat TI dengan kinerja organisasi

Continuous Improving

3.

Teknis pada unit fungsional

Ad hoc, tidak saling berhubungan

Perencanaan Strategi TI

Struktur Organisasi

Sentralisasi/Des entralisasi; CIO melapor kepada CFO

Terintegrasi lintas dan diluar perusahaan Terintegrasi lintas dan diluar perusahaan



24

Kerjasama (Partnership)

Kontrol budget

Cost center, pengeluaran tidak menentu

Pengelolaan investasi TI

Berdasarkan biaya, untuk mengurangi biaya

IT Steering Committee

Tidak ada

Proses prioritasi

Reaktif

Pandangan Organisasi terhadap TI

TI dipandang hanya sebagai biaya

Peranan TI dalam strategi organisasi

Tidak ditempatkan dalam bisnis

Pembagian dan penanganan resiko

TI menanggung semua resiko tanpa reward

Pengelolaan program TI

Ad hoc

Berfokus pada operasional dan pemeliharaan Komunikasi diatur secara berkala Oleh pihak TI TI mulai dilihat sebagai asset Pendukung proses bisnis TI menanggung sebagian besar resiko dengan sedikit penghargaan Berdasarkan standar yang telah didefinisikan

4.

Hubungan kerjasama

Ada konflik

Hanya sebatas pada transaksi yang penting Terbatas pada organisasi fungsional

Pendukung terhadap TI

Tidak ada

Transaksi bisnis

Sebagai pusat biaya, terdapat beberapa investasi Pihak bisnis

Sebagai pusat biaya, terdapat beberapa investasi Pihak bisnis

Kemitraan

Komunikasi jelas dan regular Sebagian besar responsive TI dilihat sebagai asset

Komunikasi jelas dan regular Sebagian besar responsive TI dilihat sebagai asset

Pendukung proses bisnis

Pendukung proses bisnis

TI sesuai dengan bisnis Sesuai dengan bisnis Pembagian resiko dan penghargaan Ditingkatkan secara terus menerus

Bertoleransi terhadap resiko, adanya reward/pengharga a kepada TI Standar dipatuhi

Bertoleransi terhadap resiko, adanya reward/pengharga a kepada TI Standar dipatuhi

Kemitraan bernilai tambah

Kepercayaan sebagai penyedia layanan mulai muncul

Kepercayaan sebagai penyedia layanan mulai muncul

Pada organisasi fungsional

Pada organisasi fungsional

Lingkup eksternal, penentu/pengan tar strategi bisnis Standar antar perusahaan Berkembang dengan mitra

Nilai tambah mitra

Pada tingkat CEO



25

5.

Ruang lingkup dan Arsitektur (Scope and Architecture)

6.

Kemampuan (Skills)

Cakupan dukungan TI

Tradisional (sebagai support, seperti laporan, email)

Standarisasi pengimplementasian TI

Tidak ada

Arsitektur TI

Tidak terintegrasi secara formal

Kesiapan dalam mendukung perubahan

Tidak ada

Persepsi terhadap infrastruktur TI

Sebagai alat untuk menyediakan layanan

Inovasi dan kewirausahaan

Tidak didukung

Terintegrasi Standar arsitektur perusahaan Dengan seluruh mitra

Ada diterapkan pada unit fungsional tertentu Terintegrasi pada unit fungsional tertentu Hanya ada pada unit fungsional tertentu Mulai didorong oleh kebutuhan strategi bisnis yang ada Tergantung pada organisasi fungsional

Enabler proses bisnis

Enabler proses bisnis

Ada mulai diterapkan di korporat

Ada mulai diterapkan di korporat

Lintas infrastruktur

Terintegrasi antar unit fungsional

Terintegrasi antar unit fungsional

Normal

Mulai mencakup seluruh organisasi

Mulai mencakup seluruh organisasi

Selalu didorong oleh kebutuhan bisnis

Selalu didorong oleh kebutuhan bisnis

Seluruh eksekutif, termasuk CIO dan rekan Berdasarkan kerjasama

Organisasi fungsional

Toleransi terhadap resiko Pimpinan bisnis dan unit fungsional dengan dukungan dari unit TI Berdasarkan hasil yang dicapai

Toleransi terhadap resiko Pimpinan bisnis dan unit fungsional dengan dukungan dari unit TI Berdasarkan hasil yang dicapai

Penentuan kekuasaan

Pimpinan bisnis

Berdasarkan kesepakatan

Gaya manajemen

Perintah

Tergantung pada organisasi fungsional

Tinggi, fokus Lintas perusahaan

Lintas perusahaan



26

Kesiapan menerima perubahan

Sulit cenderung menolak perubahan

Perpindahan karir

Tidak Ada

Pendidikan dan pelatihan

Tidak ada

Tingkat kepercayaan organisasi terhadap TI

Tidak ada

Minim Sedikit

Sebatas pada transaksi yang penting

Menyadari perlunya perubahan

Menyadari perlunya perubahan

Kemitraan bernilai

Tergantung pada organisasi fungsional Tergantung pada organisasi fungsional Penilaian sebagai penyedia layanan mulai muncul

Tergantung pada organisasi fungsional Tergantung pada organisasi fungsional Penilaian sebagai penyedia layanan mulai muncul

Sudah baik/meresap Sudah baik/meresap Tidak formal



27

Tabel model keselarasan Luftman diatas kemudian diadaptasi dalam menyusun kuesioner dengan mengambil referensi kuesioner dari penelitian (Kasmanto, 2013) dan (Marcel, 2013). Ketika melakukan penilaian kematangan ini penting untuk mematuhi prinsip dasar pengukuran kematangan, yaitu bahwa organisasi bisa meningkat ke kematangan yang lebih tinggi ketika semua kondisi (atribut-atribut) yang dijelaskan dalam tingkat kematangan tertentu terpenuhi (Luftman, 2000). Hal ini berarti bahwa dalam rangka memperoleh tingkat kematangan 5, semua atribut harus memiliki nilai-nilai yang dijelaskan pada atribut tingkat 5. Luftman melakukan identifikasi mengenai atribut dan variabel-variabel yang perlu dikaji berkaitan dengan masing-masing kriteria beserta keadaan yang harus dicapai oleh atribut-atribut tersebut pada tingkat kematangan tertentu. Enam kriteria yang diidentifikasikan oleh Luftman mempengaruhi keselarasan strategi TI dengan bisnis, dimana masing-masing kriteria memiliki komponenkomponen kriteria-kriteria tersebut (Luftman, 2000). Enam kriteria tersebut adalah hasil penelitian oleh Luftman berdasarkan pada model SAM (Henderson & Venkatraman, 1999). Keselarasan menunjukkan bagaimana TI selaras dengan bisnis dan bagaimana bisnis itu harus, atau bisa selaras dengan TI. Kematangan keselarasan berkembang menjadi suatu hubungan di mana fungsi TI dan fungsi bisnis lainnya (internal dan eksternal) menyesuaikan strategi mereka bersamasama (Luftman, 2003). 2.5 Faktor Pemicu dan Penghambat Keselarasan Mencapai keselarasan adalah suatu yang berlangsung secara evolusioner dan dinamis. TI membutuhkan dukungan yang kuat dari manajemen senior, hubungan kerja yang baik, kepemimpinan yang kuat, prioritas yang tepat, kepercayaan, dan komunikasi yang efektif, serta pemahaman yang menyeluruh tentang lingkungan bisnis dan teknis. Mencapai dan mempertahankan keselarasan tuntutan fokus pada memaksimalkan enabler dan meminimalkan inhibitor yang memanfaatkan integrasi TI dan bisnis (Luftman, 2003).Penelitian Luftman yang lain mengidentifikasikan faktor-faktor pemicu (enabler) dan penghambat (inhibitor)



28

yang mempengaruhi keselarasan bisnis dengan TI (Luftman & Papp, 1999) yang dapat dilihat pada Tabel 2.1 berikut : Tabel 2.2 Faktor-faktot Pemicu Keselarasan Bisnis dengan TI Enabler Dukungan Eksekutif senior terhadap TI TI dilibatkan dalam pengembangan strategi TI memahami bisnis Kerjasama antara TI dan bisnis Proyek TI mendapat prioritas yang baik TI menunjukkan kepemimpinan

Inhibitor Hubungan antara TI-Bisnis kurang terjaga TI tidak menjadi prioritas TI gagal memenuhi komitmen TI tidak memahami kebutuhan bisnis Eksekutif senior tidak memberikan dukungan terhadap TI Manajemen TI kurang dalam kepemimpinan

Penjelasan 6 faktor yang menjadi pemicu keselarasan sebagai berikut (Luftman & Papp, 1999) : 1. Pimpinan eksekutif mendukung TI (senior executive supports IT), ditemukan adanya kebutuhan bisnis dalam memahami dan terlibat dengan inovasi-inovasi teknologi. Beberapa pertimbangan penting terkait dengan peran pimpinan eksekutif bisnis : • Mengetahui manfaat penggunaan TI • Mendefinisikan, mengkomunikasikan visi dan strategi yang melibatkan peran TI • Mensponsori proyek-proyek TI dalam hal kepemimpinan dan pendanaan 2. TI dilibatkan dalam pengembangan strategi (IT involved in strategy development) hasil penelitian menunjukkan adanya keinginan dari pihak pimpinan eksekutif TI dan non TI untuk dapat bekerjasama dalam rangka formulasi strategis, mereka menyadari bahwa keselarasan lebih mudah untuk dicapai jika tim bersifat lintas fungsi (bisnis dan TI). Hal tersebut dapat tercapai jika bisnis dan TI mau saling mendengarkan, berkomunikasi secara efektif dan mau belajar untuk menggali potensi TI dalam rangka menciptakan keunggulan kompetitif. Hal penting lainnya yang menjadi dasar adalah lingkungan yang mendukung terjadinya komunikasi yang terbuka dan jujur. Beberapa pertimbangan berikut berdasarkan pengalaman Luftman dalam penelitiannya : Universitas Indonesia


29 •

TI ikut berpartisipasi dalam pembuatan strategi bisnis

•

Definisi dan dukungan tata kelola TI yang efektif

•

Menciptakan hubungan relasi yang erat antara bisnis dengan TI atas dasar kepercayaan

•

Kampanye yang efektif akan manfaat TI

3. TI memahami bisnis (IT understands the business), pemahaman terhadap bisnis yang dimaksud adalah lingkungan dimana bisnis berjalan yang mencakup konsumen dan kompetitor. Beberapa hal yang perlu menjadi pertimbangan : •

TI memahami bisnis

•

Bisnis memahami TI

•

TI mampu berkomunikasi dalam bahasa bisnis

•

TI berfokus pada upaya untuk mengimplementasikan pengetahuan teknisnya dalam rangka mengidentifikasi potensi-potensi bisnis

4. Relasi hubungan antara bisnis dan TI (business-IT partnership), hubungan erat terlihat dari peran strategis TI dalam bisnis, dimana TI memiliki peran vital sehingga kelangsungan hidup TI merupakan kelangsungan hidup bisnis, dimana bisnis tidak akan berjalan jika TI gagal beroperasi. 5. Proyek-proyek TI yang diprioritaskan dengan baik (well prioritized IT projects), keberhasilan dari prioritas proyek telihat bagaimana organisasi mampu menerapkan teknologi dalam strategi mereka sehingga tidak tertinggal dari kompetitor. 6. TI

memperlihatkan

kepemimpinan

(IT

demonstrates

leadership),

kepemimpinan TI terlihat ketika penggunaan teknologi menjadikan organisasi memiliki produk atau layanan unik yang membedakannya dari kompetitor atau bagaimana TI dapat diimplementasikan secara inovatif. Sedangkan penjelasan atas faktor-faktor penghambat (inhibitors) keselarasan sebagai berikut (Luftman & Papp, 1999): 1.

Kurang atau tidak adanya relasi hubungan antara bisnis dengan TI (IT business lack close relationship), mayoritas organisasi yang diteliti oleh Luftman tidak melibatkan eksekutif TI dalam merumuskan strategi bisnis. Universitas Indonesia


30

Eksekutif bisnis diharapkan dapat memberikan arahan terkait inisiatif TI karena daur hidup informasi bisnis dikelola oleh TI. Hanya eksekutif bisnis yang dapat mengarahkan pada realisasi dari manfaat TI. TI berdiri sendiri tidak akan memberikan manfaat karenanya sangat penting agar relasi dengan bisnis terbina dengan baik sehingga prioritas TI tepat sasaran. 2.

TI tidak diprioritaskan dengan bail (IT does not prioritize well), dengan batasan-batasan sumber daya yang ada, eksekutif TI harus membuat prioritas. Pemilihan prioritas didasarkan pada pilihan strategi dan objektif bisnis organisasi.

3.

TI gagal dalam memenuhi komitmennya (IT fails to meets its commitment), kegagagalan yang dimaksud mencakup proyek yang tidak selesai atau gagal di tengah jalan, proyek tidak selesai tepat waktu, proyek melebihi anggaran yang ditentukan. Berdasarkan penelitian penyebab kegagalan bukan dikarenakan faktor teknis tetapi faktor ketidakdisiplinan

terkait dengan

manajemen proyek serta hubungan relasi antara bisnis dengan TI yang tidak terbina dengan baik. Beberapa solusi yang dapat dipertimbangkan : •

Manajemen perubahan

•

Membaghi proyek besar mnjadi beberapa proyek kecil

•

Pengelolaan resiko proyek yang melibatkan kedua belah pihak (bisnis dan TI)

4.

TI tidak memahami bisnis (IT does not understand business), inisiatif TI tidak selaras atau mendukung pilihan strategis dan objektif bisnis, karena itu penting bagi eksekutif untuk memahami peran TI bagi bisnis dan ikut terlibat dalam rangka mengarahkan peran TI yang mendukung bisnis.

5.

Eksekutif senior tidak mendukung TI (senior executives do not support IT), terjadi karena TI hanya dipandang dari aspek teknis . TI tidak dilibatkan dan dijadikan sebagai bagian dari strategi bisnis akibatnya TI tidak dapat difungsikan sebagai alat inovasi.

6.

Kurang atau tidak adanya kepemimpinan terkait manajemen TI (IT management lack leadership), ketidakmampuan memanfaatkan teknologi sebagai alat inovasi dalam menciptakan keunggulan kompetitif.



31

Faktor-faktor penghambat (inhibitors) tidak berdiri sendiri tetapi saling terkait satu sama lain. Sebagai contoh ketidakmampuan memprioritaskan sumber daya TI berhubungan erat dengan masalah kurang atau tidak adanya relasi hubungan antara bisnis dengan TI. 2.6 IT BSC (Balance Score Card) Balanced Scorecard (BSC) diperkenalkan oleh Kaplan dan Norton sebagai alat bantu (tools) dalam mengevaluasi suatu organisasi yang memungkinkan organisasi mendorong strategi berdasarkan pengukuran dan tindak lanjut. Beberapa tahun terakhir BSC telah diterapkan untuk teknologi informasi (TI). Gambar 2.9 berikut merupakan inti sari scorecard pemetaan model kondisi tersebut: CUSTOMER ORIENTATION

CORPORATE CONTRIBUTION

Mission To be the supplier of choice for all information services, either directly or indirectly through supplier relationships. OPERATIONAL EXCELLENCE Perspective Question At which services and processes must IT excel to satisfy the stakeholders and customers?

Mission To enable and contribute to the achievement of business objectives through effective delivery of value added information services. FUTURE ORIENTATION Perspective Question How will IT develop the ability to deliver effectively and to continuously learn and improve its performance?

Mission To deliver timely and effective IT services at targeted service levels and costs.

Mission To develop the internal capabilities to continuously improve performance through innovation, learning and personal organizational growth.

Perspective Question How should IT appear to business unit executives to be considered effective in delivering its services?

Perspective Question How should IT appear to the company executive and its corporate functions to be considered a significant contributor to company success?

Gambar 2.9 Perspektif Pertanyaan dan Misi dari IT Strategic Scorecard (Grembergen, Saul, & Haes, 2003) Keterkaitan antara IT BSC dengan performa bisnis organisasi dilihat sebagai enabler bagi BSC bisnis. IT BSC menggunakan indikator tingkat kematangan untuk mengukur tingkat keberhasilan organisasi terkait penerapan IT BSC untuk Universitas Indonesia


32

mencapai keselarasan bisnis dan TI. Ada 5 tingkat kematangan IT BSC (Grembergen, Saul, & Haes, 2003) : •

Level 1 Initial Organisasi menyadari adanya kebutuhan akan sistem pengukuran terhadap divisi TI mereka. Pendekatan pengukuran bersifat reaktif (ad hoc) terhadap 2 proses TI utama (operasional dan pengembangan sistem). Biasanya proses pengukuran dilakukan oleh perorangan terkait isu-isu spesifik tertentu.

•

Level 2 Repeatable Pimpinan mengetahui konsep IT BSC dan mengkomunikasikan keinginannya untuk mendefinisikan standar pengukuran. Pengukuran dikumpulkan dan dipresentasikan kepada pimpinan dalam bentuk scorecard dan review dilakukan secara informal dan belum mengikuti standar baku (compliance).

•

Level 3 Defined Manajemen sudah melakukan proses standarisasi, dokumentasi dan mengkomunikasikan IT BSC melalui pelatihan formal. Proses scorecard sudah terstruktur dan terhubung dengan siklus perencanaan bisnis. Kebutuhan untuk mengikuti standar (compliance) sudah dikomunikasikan namun masih belum konsisten. Pimpinan menyetujui dan menerima adanya kebutuhan untuk mengintegrasikan IT BSC dengan proses penyelarasan bisnis dan TI. Ada upaya untuk melakukan perubahan dalam rangka penyelarasan.

•

Level 4 Managed IT BSC sudah secara lengkap terintegrasi dalam perencanaan strategis, operasional dan sistem peninjauan terhadap bisnis dan TI. Hubungan natara ukuran keluaran dan faktor pendorong secara sistematis ditinjau dan direvisi berdasarkan hasil analisis. Adanya pemahaman terhadap isu-isu di semua jajaran organisasi yang disampaikan melalui proses pelatihan formal. Rencana jangka panjang dan prioritas proyek terkait investasi TI telah terhubung dengan scorecard TI. Scorecard bisnis dan scorecard TI (turunan dari scorecard bisnis) dikomunikasikan ke semua pegawai. Sasaran individual dari sumber daya manusia TI terhubung dengan scorecard, sistem insentif



33

dan pengukuran IT BSC. Proses standarisasi (compliance) sudah terbina dengan tingkat kesesuaian atau disiplin yang tinggi. •

Level 5 Optimized Tingkat keselarasan yang tinggi antara IT BSC dengan kerangka kerja manajemen strategi bisnis, adanya proses peninjauan, pembaharuan dan peningkatan secara berkala terhadap visi organisasi. Para ahli yang berasal dari dalam dan luar organisasi bekerjasama untuk memastikan praktek terbaik (best practice) industri dikembangkan dan diadopsi. Pengukuran dan hasilnya adalah bagian dari pelaporan manajemen dan menjadi dasar kebijakan bagi manajemen TI dan direksi. Proses pemantauan, penilaian diri dan komunikasi sudah menyatu di dalam organisasi, juga ditambah dukungan penggunaan teknologi secara optimal dalam rangka melakukan pengukuran, analisa, komunikasi dan pelatihan.

Pelajaran yang dapat diambil dari penelitian diatas bahwa membangun dan menerapkan scorecard tersebut merupakan pekerjaan yang membutuhkan substansi sumber daya manusia dan keuangan. Selanjutnya, mendirikan sebuah IT BSC adalah proyek yang ditandai dengan berbagai fase dalam waktu. Status saat ini dari scorecard yang diperkenalkan dalam kasus di penelitian ini adalah Level 2 dari model kematangan IT BSC. Hal ini menunjukkan bahwa kasus scorecard-TI harus terkait dengan scorecard bisnis atau setidaknya tujuan bisnis untuk mendukung proses penyelarasan TI-bisnis dan proses tata kelola TI. Saat ini, rencana untuk dua tahun ke depan sedang dikembangkan dengan tujuan untuk membangun sebuah IT BSC yang matang yang secara eksplisit terkait dengan bisnis. Hal ini akan menjadi tantangan besar bagi TI dan siapa-siapa yang terlibat dalam bisnis organisasi. 2.7 Model kematangan ITGI untuk keselarasan strategis (Maturity Model For Strategic Alignment) Mekanisme IT Governance agar berjalan secara efektif dan sejalan dengan strategi bisnis yang telah ditetapkan diperlukan suatu pengembangan teknologi informasi yang terukur dengan baik dan memiliki tahapan kematangan tertentu. Dengan menggunakan nilai, sebuah perusahaan/organisasi dapat mengukur posisi Universitas Indonesia


34

kematangannya dalam pengembangan teknologi informasi serta menentukan prioritas perbaikan dan peningkatan sampai pada tingkat tertinggi agar aspek IT Governance dapat berjalan secara efektif dan sejalan dengan strategi bisnis yang telah ditetapkan. Pemahaman yang mendalam terhadap faktor kunci keberhasilan (key success factor), hambatan, enabler dan penghalang dapat sangat berguna ketika organisasi berusaha untuk lebih matang dalam proses keselarasan strategis. Untuk dapat mengukur kematangan keselarasan (alignment maturity), organisasi dapat menggunakan sebuah model kematangan (maturity model) seperti dalam gambar . ini adalah sebuah metode penilaian yang memungkinkan organisasi untuk menilai diri sendiri dari tidak ada (non-existent) (level 0) untuk dioptimalkan (optimised) (level 5). Metode ini menawarkan sebuah cara pemahaman yang mudah untuk menetukan posisi saat ini (as-is) dan yang akan diharapkan (to-be) (sesuai dengan strategi perusahaan) dan memungkinkan organisasi untuk melakukan benchmark sendiri terhadap praktik terbaik dan pedoman standar. Dengan cara ini, kesenjangan atau gap dapat diidentifikasi dan tindakan spesifik dapat didefinisikan untuk menuju ke tingkat kematangan keselarasan strategis yang diinginkan (ITGI, 2003). Model tersebut direpresentasikan pada Gambar 2.10 di bawah dengan tujuan untuk memberikan kemudahan dalam pemahaman secara ringkas bagi pihak manajemen.

Gambar 2.10 Grafik Model Kematangan (ITGI, 2003) Model kematangan keselarasan strategis yang baik yang dijelaskan Grembergen (Grembergen, Haes, & Guldentops, 2005) melalui

risetnya

adalah yang

dikembangkan oleh Luftman (2000), Duffy (2002) dan IT Governance Institute Universitas Indonesia


35

(ITGI, 2003). Masing-masing model tersebut menggunakan kriteria yang terdiri dari berbagai atribut untuk membangun berbagai tingkat kematangan. 2.8 Perbandingan SAMM, SAM dan IT BSC Model SAM, SAMM dan IT Balance Score Card (BSC) sama-sama mengandung asas keselarasan strategi bisnis dan TI dalam model kerangka kerja mereka. Masing-masing model mempunyai dimensi yang menjadi arah bagi organisasi untuk diseimbangkan dalam mencapai keselarasan. Meskipun ketiga model ini memiliki dimensi-dimensi yang berbeda-beda, namun ketiganya memiliki keterkaitan. Di dalam penelitian ini, model SAMM digunakan sebagai acuan dalam rangka melakukan pengukuran tingkat kematangan keselarasan antara strategi SI/TI dan strategi organisasi di Kominfo. Hubungan antara dimensi keselarasan pada model SAMM dengan model SAM ditunjukkan pada tabel 2.3, sedangkan keterkaitan dimensi keselarasan pada model SAMM dengan model IT BSC ditunjukkan pada tabel 2.3 berikut: Tabel 2.3 Keterkaitan Dimensi Keselarasan Model SAMM (Henderson & Venkatraman, 1996) dengan Model SAM (Luftman, 2001) Dimensi keselarasan SAM Business Strategy - Business scope - Distinctive competencies - Business governance IT Strategy - Technology scope - Systemic competencies - IT Governance

Dimensi Keselarasan (SAMM) Governance

Organizational Infrastructure & Processes - Administrative infrastructure - Processes - Skills

Communications Competency/ Value Measurement Partnership Scope & Architecture Skills

I/S Infrastructure and Processes - Architecture - Processes - Skills

Communications Competency/ Value Measurement Partnership Scope & Architecture Skills

Governance



36

Tabel 2.4 Keterkaitan Dimensi Keselarasan Model SAMM (Henderson & Venkatraman, 1999) dengan Model IT BSC (Grembergen, Saul, & Haes, 2003) Dimensi Keselarasan IT BSC Customer Orientation - Customer satisfaction - IT/business partnership - application development performance - service level performance Operational Excellence - Process Excellence - Responsiveness - Backlog management and aging - Security and safety

Dimensi Keselarasan (SAMM) Competency/Value - Measurement - Communications - Partnership

Corporate Contribution - Strategic contribution - Synergy achievement - Business value of IT projects - Management of IT investment Future Orientation - Service capability improvement - Staff management effectiveness - Enterprise architecture evolution

Governance

Competency/Value - Measurement - Governance

Scope & Architecture Skills

Model SAMM merupakan pengembangan dari model SAM, model SAM tidak memiliki alat bantu untuk mengukur tingkat kematangan, sedangkan model SAMM dan IT BSC dilengkapi dengan pengukuran tingkat kematangan. Tabel 2.5 memperlihatkan 5 tingkat kematangan dari model SAMM dan IT BSC. Tabel 2.5 Tingkat Kematangan Model SAMM dan IT BSC. 5 Tingkat Kematangan SAMM Level 1 – Initial / Ad hoc Process Level 2 – Committed Process Level 3 – Established Focused Process Level 4 – Improved / Managed Process Level 5 – Optimized Process

5 Tingkat Kematangan IT BSC Level 1 – Initial Level 2 – Repeatable Lebel 3 – Defined Level 4 – Managed Level 5 – Optimized

Tabel 2.5 Menunjukkan bahwa 5 tingkat kematangan dari model SAMM dan IT BSC memiliki karakteristik yang sama, perbedaannya terdapat pada tingkat kerinciannya, dimana pada model SAMM setiap tingkat kematangan memiliki karakteristik yang ditinjau berdasarkan 6 dimensi model SAMM (komunikasi, kompetensi/manfaat, tata kelola, rekanan, ruang lingkup dan arsitektur, keahlian). Universitas Indonesia


37

Setelah membandingkan aspek dimensi keselarasan dan aspek tingkat kematangan terhadap ketiga model yaitu SAMM, SAM dan IT BSC, maka penulis menarik kesimpulan bahwa model SAMM lebih tepat untuk menjawab permasalahan yang diangkat dalam penelitian ini. 2.9

Metode Perhitungan Tingkat Kemapanan Keselarasan

Metode perhitungan kematangan yang digunakan dalam penelitian ini sama dengan metode yang digunakan oleh Yudha (2012) dan Krisnadi (2012) dalam penelitian mereka. Setiap jawaban yang diberikan mencerminkan nilai kematangan dari setiap atribut. Jawaban responden untuk masing-masing atribut diwakili dengan nilai 1 sampai dengan 5. Perhitungan nilai kematangan atribut dihitung dengan merata-ratakan jumlah nilai kematangan dari jawaban responden. Nilai Kematangan Atribut =

∑𝑛𝑛0 (𝑅𝑅) 𝑛𝑛

Keterangan : n = jumlah responden R = nilai jawaban responden

Nilai kematangan untuk masing-masing area (total 6 area) mengacu pada model Luftman SAMM, dihitung dengan merata-ratakan atribut milik dari masingmasing area. Nilai Kematangan Area =

∑𝑛𝑛0 (Nilai Kematangan Atribut ) 𝑛𝑛

Keterangan: n = jumlah atribut untuk masing-masing area

Selanjutnya nilai kematangan organisasi secara keseluruhan diperoleh dengan merata-ratakan seluruh atribut dari keenam area. Nilai Kematangan Organisasi = Keterangan :

∑𝑛𝑛0 (Nilai Kematangan Area ) 𝑛𝑛

n = jumlah area keselarasan strategi Luftman (6 area)



38

Selanjutnya tingkat level kematangan atribut, area dan organisasi ditentukan dengan cara melakukan pembulatan ke bawah dari nilai kematangan rata-rata yang dihasilkan. 2.10 Penelitian Sebelumnya Peneliltian-penelitian terdahulu menjadi sumber referensi bagi penulis dalam melakukan penelitian keselarasan strategi bisnis dan TI di organisasi, berikut adalah penelitian terdahulu yang dimaksud pada Tabel 2.6:



39

Tabel 2.6 Perbandingan Referensi Penelitian Sebelumnya No.

Peneliti

Ronny Kasmanto (2013)

Marcel (2013)

Aeron Krisnadi (2012)

Ulfah Diah Susanti

1.

Penelitian

Penilaian Tingkat Kematangan Keselarasan Strategis Teknologi Informasi terhadap Strategi Organisasi, Studi Kasus : BMKG

Penilaian Tingkat Kematangan Keselarasan Strategis Teknologi Informasi terhadap Strategi Organisasi. Studi Kasus : Universitas XYZ

Penilaian Tingkat Kematangan Keselarasan Teknologi Informasi dengan Bisnis Menggunakan Keselarasan Strategis Luftman Studi Kasus : Universitas XYZ

Penilaian Tingkat Kematangan Keselarasan Strategis Teknologi Informasi terhadap Strategi Organisasi, Studi Kasus : Kementerian Kominfo

2.

Area

Instansi Pemerintah

Institusi Pendidikan Tinggi

Institusi Pendidikan Tinggi

Instansi Pemerintah

3.

Pertanyaan Penelitian

Berapakah tingkat kematangan keselarasan TI dan organisasi yang dimiliki oleh BMKG dengan metode penilaian Luftman ?

Pada level berapa tingkat kematangan keselarasan bisnis dan TI di Universitas XYZ ?

Sejauh mana tingkat kematangan keselarasan TI dengan bisnis organisasi pada Univ XYZ ?

Pada tingkat kematangan level berapa keselarasan strategi TI dan organisasi di Kementerian Kominfo dengan metode penilaian Luftman ?

4.

Landasan Teori

Strategi apakah yang dipersiapkan dalam rangka meningkatkan tingkat kematangan keselarasan di BMKG ?

Apa saja yang sebaiknya dilakukan dalam rangka memingkatkan level kematangan keselarasan strategi bisnis dan TI di Universitas XYZ ?

Model SAM Luftman (Strategic Alignment Model)



Model SAM (Strategic Alignment Model)

Model SAMM (Strategic Alignment Maturity Model)




IT BSC (Balanced Scorecard)

Keselarasan Strategi dan Tata Kelola TI (ITGI)

Faktor-faktor pemicu dan penghambat keselarasan Luftman

Faktor-faktor Pemicu dan Penghambat keselarasan Luftman

Rekomendasi apa saja dalam rangka meniungkatkan nilai keselarasan bisnis-TI organisasi ?

COBIT 4.1 Information Capital Portfolio

Hubungan relasional faktor-

Keselarasan strategi dan tata kelola TI (ITGI) Universitas Indonesia


40

faktor pemicu (hasil penelitian Luftman dengan hasil penelitian Wibowo dan Yuwono)

pada Peta Strategi

Keselarasan strategi dan tata kelola TI (ITGI) 8 karakteristik strategi di area pendidikan tinggi (Pirani dan Salwany) Pemetaan dan Karakteristik Keselarasan dengan Faktorfaktor pemicu keselarasan Luftman 10 isu utama TI di tahun 2012 untuk area pendidikan tinggi (Grajek dan Pirani) 5.

Instrument Penilaian

Kuesioner (mengacu pada atribut-atribut keselarasan model SAM Luftman)




6.

Perbandingan Instrumen/Metode

SAM, Luftman SAMM

SAM, Luftman SAMM, IT BSC

Luftman SAMM, COBIT 4.1, Information Capital Portfolio

SAM, Luftman SAMM, IT BSC

7.

Hasil Penilaian Keselarasan

Rata-rata nilai semua komponen dari 6 kriteria

Rata-rata nilai per komponen area keselarasan

Rata-rata nilai per komponen area keselarasan

Rata-rata nilai per atribut

Rata-rata nilai per komponen area keselarasan Rata-rata nilai keselarasan organisasi

Rata-rata nilai keselarasan organisasi

Rata-rata nilai keselarasan organisasi

Rata-rata nilai per komponen area keselarasan Rata-rata nilai keselarasan organisasi



41

2.11 Kerangka Pikir Penelitian (Theoretical Framework) Dari identifikasi permasalahan yang dihadapi organisasi dan berbagai referensi yang telah dikumpulkan dibuat suatu kerangka pikir penelitian seperti terlihat pada Gambar 2.11 berikut ini :

Gambar 2.11 Pola Pikir Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan metode kualitatif dan data yang digunakan untuk penelitian didapatkan dari hasil melakukan wawancara dan observasi. Tingkat kematangan keselarasan strategi TI dengan strategi organisasi diukur dengan menggunakan model Luftman (2000) yaitu menggunakan enam kriteria yang harus dievaluasi diantaranya komunikasi, pengukuran nilai/kompetensi, tata kelola, kerja sama, ruang lingkup dan arsitektur dan keterampilan. Universitas Indonesia


42

Analisis peningkatan pencapaian tingkat kematangan keselarasan strategis menggunakan model Luftman, yaitu komponen yang dilakukan peningkatan adalah komponen yang memiliki nilai kurang dari rata-rata keseluruhan komponen dari enam kriteria. Untuk mengetahui perspektif keselarasan strategis dilakukan dengan melihat kondisi saat ini dari organisasi yang menjadi objek penelitian. Analisis kondisi saat ini menggunakan model keselarasan strategis Henderson dan Venkatraman. Model keselarasan strategis menganalisis domain bisnis, yaitu strategi bisnis dan infrastruktur organisasi dan domain teknologi informasi yaitu strategi TI dan infrastruktur TI. Rekomendasi diberikan berdasarkan hasil dari analisis peningkatan pencapaian tingkat kematangan dengan metode Luftman dan juga melihat dari analisis kondisi saat ini dengan model keselarasan strategis Henderson dan Venkatraman.



BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN

Metodologi adalah langkah-langkah sistematis atau sekumpulan metode yang akan digunakan untuk menyelesaikan suatu permasalahan. Pada bab ini menjelaskan bagaimana penelitian ini dilakukan, berupa tahapan-tahapan penelitian yang harus ditempuh untuk mendapatkan hasil tingkat kematangan keselarasan antara strategi TI dan strategi organisasi dan bagaimana mendapatkan data-data yang diperlukan untuk mendukung penelitian. 3.1 Tahapan Penelitian Tahap-tahap penelitian yang akan digunakan dalam penelitian karya akhir ini sebagai berikut: 1.

Merumuskan masalah yang akan diteliti sehingga dapat ditemukan pertanyaan penelitian. Ketika permasalahan tersebut sudah ditemukan kemudian menentukan rumusan tujuan dan manfaat yang akan diperoleh dari hasil penelitian;

2.

Melakukan studi literatur terhadap teori dan metode-metode yang berkaitan dengan masalah yang telah dirumuskan. Hasil dari tahap ini adalah Theoritical Framework;

3.

Menyusun metodologi penelitian, dimana output dari kegiatan ini adalah tahapan penelitian;

4.

Melakukan pengumpulan data, baik data primer maupun data sekunder. Wawancara dan observasi serta kuesioner dilakukan untuk pengumpulan data primer, sedangkan data sekunder didapat dengan melakukan analisis dokumen-dokumen organisasi mengenai visi, misi, tujuan, rencana strategi dan sasaran organisasi dan dokumen yang terkait dengan SI/TI;

5.

Melakukan analisa awal dengan metode SAM (Henderson dan Venkatraman) berupa analisis terhadap strategi TI organisasi, strategi bisnis, infrastruktur SI/TI serta strategi SI/TI organisasi. Pada tahap ini akan dihasilkan analisis kondisi perspektif saat ini as/is condition.

43



44

6.

Hasil dari analisis awal dilakukan analisis lebih lanjut dimana dilakukan analisis dan perumusan Strategic Alignment Model (SAM) serta nilai tingkat kematangan keselarasan masing-masing komponen kriteria model Luftman dan nilai tingkat kematangan keselarasan strategi TI dengan strategi organisasi.

7.

Tahap selanjutnya perbaikan tingkat kematangan keselarasan strategi TI dengan strategi organisasi yaitu strategi. Menganalisis setiap komponenkomponen atribut untuk meningkatkan kematangan keselarasan strategisnya. Komponen yang diberikan rekomendasi adalah komponen yang memiliki nilai kurang dari rata-rata keseluruhan komponen dari 6 kriteria.

8.

Membuat

kesimpulan dan saran sebagai intisari dari keseluruhan prores

penelitian yang telah dilaksanakan. Gambar 3.1 dibawah ini menggambarkan langkah-langkah penelitian dari karya akhir. Merumuskan Masalah Penelitian

Studi Literatur

Menetapkan Metodologi Penelitian

Membuat Kuesioner

Observasi Dokumen (Visi, Misi, Renstra)

Melakukan Wawancara

Mengolah Kuesioner

Analisa Hasil Kuesioner

Penilaian Tingkat Kematangan Keselarasan Strategi TI dengan Strategi Organisasi

Rekomendasi Perbaikan Tingkat Kematangan

Kesimpulan dan Saran

Gambar 3.1 Tahapan Penelitian



45

3.2 Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dikerjakan dengan mendapatkan data primer dan data sekunder. Data primer adalah hasil obervasi dan wawancara serta diskusi dengan subjek penelitian di Kementerian Kominfo. Selain itu dilakukan penyebaran kuesioner yang relevan terkait dengan tingkat kemapanan keselarasan strategi teknologi informasi dengan strategi organisasi. Data Sekunder adalah data dalam bentuk rencana strategis organisasi dan dokumen lainnya. Selain itu dilakukan studi literatur yang mengetahui teori, metodologi dan framework yang digunakan di penelitian dari buku, jurnal dan karya akhir.



BAB 4 PROFIL ORGANISASI

Bab ini membahas mengenai visi, misi, sasaran strategis, arah dan kebijakan, tujuan, struktur organisasi Komenterian Kominfo dan beberapa informasi terkait Pusat Data dan Informatika Kementerian Kominfo dimana penelitian ini dilakukan. 4.1 Visi Kementerian Kominfo Kementerian Kominfo mempunyai visi “Terwujudnya Indonesia Informatif menuju masyarakat sejahtera melalui pembangunan kominfo berkelanjutan, yang merakyat dan ramah lingkungan, dalam kerangka NKRI”. Makna yang terkandung dalam rumusan visi Kementerian Kominfo (Biro Perencanaan, Kementerian Kominfo, 2010, p.23) tersebut yaitu: 1)

Terwujudnya Indonesia Informatif, adalah suatu karakteristik bangsa yang bercirikan antara lain sudah menyadari, memiliki pengetahuan dan kemampuan untuk mengakses dan memanfaatkan serta menyebarkan informasi, dan menjadikan informasi sebagai nilai tambah dalam peningkatan kualitas kehidupan masyarakat

2)

Masyarakat sejahtera, adalah keadaan sentosa dan makmur, selamat, mampu menghadapi segala macam gangguan. Sentosa mengandung arti berada dalam keadaan aman dan tenteram, sedangkan makmur dapat diartikan sebagai keadaan serba berkecukupan atau tidak berkekurangan. Jadi sejahtera tidak hanya memiliki dimensi fisik atau materi tetapi juga dimensi rohani

3)

Pembangunan kominfo berkelanjutan, adalah pembangunan kominfo yang berlangsung terus-menerus dan berkesinambungan untuk menciptakan keseimbangan kebutuhan masyarakat pengguna

4)

Pembangunan

kominfo

yang

merakyat,

adalah

ketepatan

sasaran

pembangunan kominfo kepada masyarakat pengguna dan keterjangkauan masyarakat untuk mendapatkan, memanfaatkan, mengolah dan mengakses

46



47

informasi

sehingga

mempercepat

pertumbuhan

ekonomi

sekaligus

mewujudkan daya saing bangsa 5)

Pembangunan kominfo yang ramah lingkungan, adalah

pembangunan

bidang kominfo secara terintegrasi yang didukung oleh konvergensi TIK yang ramah lingkungan 6)

NKRI, yaitu Negara Kesatuan Republik Indonesia merupakan bentuk negara yang menjadi cita-cita bersama dan harus diupayakan dengan sungguhsungguh.

4.2 Misi Kementerian Kominfo Dalam rangka mewujudkan Visi Kementerian Kominfo maka diperlukan misi yang jelas tercantum dalam (Biro Perencanaan, Kementerian Kominfo, 2010, p.24) yaitu berupa langkah-langkah untuk mewujudkan visi yang telah ditetapkan, adalah sebagai berikut: 1)

Meningkatkan kecukupan informasi

masyarakat

dengan karakteristik

komunikasi lancar dan informasi benar menuju terbentuknya Indonesia Informatif dalam kerangka NKRI 2)

Mewujudkan birokrasi layanan kominfo yang profesional dan memiliki integritas moral yang tinggi

3)

Mendorong peningkatan tayangan dan informasi edukatif untuk mendukung pembangunan karakter bangsa

4)

Mengembangkan sistem kominfo yang berbasis kemampuan lokal yang berdaya saing tinggi dan ramah lingkungan

5)

Memperjuangkan kepentingan nasional kominfo dalam sistem pasar global

4.3 Sasaran Strategis Kementerian Kominfo Adapun sasaran strategis Kementerian Kominfo dapat dijelaskan pada Tabel 4.1 di bawah ini:



48

Gambar 4.1 Sasaran Strategis Kementerian Kominfo Sumber: Rencana Strategis Kementerian Kominfo Tahun 2010 – 2014, p.28

4.4 Arah dan Kebijakan Strategi Kementerian Kominfo Memperhatikan

arah

dan

kebijakan

pembangunan

serta

pengembangan

komunikasi dan informatika nasional, maka rumusan arah kebijakan dalam Renstra Kementerian Komunikasi dan Informatika Tahun 2010-2014 ini sebagai berikut: 1. Memanfaatkan sumber daya komunikasi dan informatika secara optimal 2. Membentuk iklim penyelenggaraan layanan pos, komunikasi dan informatika 3. Menentukan standar, alat, layanan, dan menjaga kepatuhan menggunakan 4. Menyediakan dan menyebarkan informasi yang bermanfaat Universitas Indonesia


49

5. Meratakan layanan informasi dan memberdayakan masyarakat 6. Mengembangkan kemampuan SDM dan litbang komunikasi dan informatika 7. Mendorong industri TIK dalam negeri 4.5 Tujuan Kementerian Kominfo Dalam rangka mencapai visi dan misi pembangunan bidang kominfo, maka tujuan yang akan dicapai dalam kurun waktu tahun 2010-2014

(Biro Perencanaan,

Kominfo, 2010, p.24), adalah sebagai berikut: A. Bidang Infrastruktur Informasi dan Komunikasi 1. Tersedianya akses kominfo yang merata di seluruh Indonesia 2. Tersedianya sarana, prasarana, dan layanan kominfo di seluruh desa, daerah perbatasan negara, pulau terluar, daerah terpencil, dan wilayah non komersial lain untuk mengurangi daerah blank spot 3. Tersedianya akses dan layanan kominfo yang modern 4. Tersedianya layanan akses informasi dan komunikasi di wilayah non komersial 5. Kebijakan, regulasi, rencana pemanfaatan dan rekayasa sumber daya spektrum frekuensi radio 6. Kebijakan, regulasi, rencana optimalisasi sumber daya spektrum dan non spektrum 7. Kebijakan, regulasi, perijinan untuk meningkatkan kuantitas dan kualitas layanan pos 8. Kebijakan, regulasi, perijinan untuk meningkatkan kuantitas dan kualitas layanan telekomunikasi B. Bidang Komunikasi dan Informasi 1. Pengelolaan, penyebaran dan pemerataan informasi publik yang beragam dan berkualitas yang bersifat mendidik, mencerahkan masyarakat dalam kerangka NKRI 2. Masyarakat dan pengembangan kemitraan dalam penyebaran informasi publik 3. Penyediaan dan peningkatan SDM bidang kominfo sebagai agen penyedia, pengelola dan penyebar infomasi publik Universitas Indonesia


50

4.6 Struktur Organisasi Kementerian Kominfo Kementerian Kominfo memiliki struktur organisasi berupa 4 (empat) Direktorat Jenderal, Sekretariat Jenderal dan Balitbang SDM yang digambarkan sebagai berikut:

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Kementerian Kominfo Sumber: Permenkominfo Nomor 17 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kominfo

4.7 Pusat Data dan Sarana Informatika Kementerian Kominfo Pusat Data dan Sarana Informatika (PDSI) adalah unsur pendukung pelaksanaan tugas

Kementerian Kominfo yang berada di bawah dan bertanggung jawab

kepada Menteri Kominfo melalui Sekretaris Jenderal. PDSI dipimpin oleh seorang Kepala

yang

mempunyai

tugas

melaksanakan

pembinaan,

pengelolaan,

pengembangan, dan pemanfaatan data dan sarana informatika. (Permenkominfo, 2010,

p.131).

Sebagaimana

melaksanakan

tugas

dimaksud,

PDSI

menyelenggarakan fungsi : 1. penyusunan kebijakan teknis, rencana, dan program di bidang data dan sarana informatika, 2. pelaksanaan tugas di bidang data dan sarana informatika, 3. pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas di bidang data dan sarana informatika, Universitas Indonesia


51

4. pelaksanaan administrasi pusat. Adapun struktur organisasi PDSI dalam (Permenkominfo, 2010, p.132), terdiri atas : 1.

Bidang Infrastruktur Informatika

Bidang Infrastruktur Informatika mempunyai tugas melaksanakan pengembangan dan pengelolaan perawatan piranti di bidang infrastruktur informatika. Dalam melaksanaan tugas, Bidang Infrastruktur Informatika menyelenggarakan fungsi: a. Pelaksanaan pengelolaan dan perawatan perangkat jaringan internal dan antar kementerian/lembaga, serta jaringan backup dan DRC b. Pelaksanaan pengelolaan dan perawatan piranti teknologi informatika, server, dan fasilitas pendukung termasuk backup dan DRC c. Pelaksanaan pengamanan jaringan dan data Bidang Infrastruktur Informatika terdiri atas: a)

Subbidang Jaringan Subbidang Jaringan mempunyai tugas melakukan pengelolaan dan perawatan perangkat jaringan internal dan antar kementerian/lembaga, serta jaringan backup dan DRC.

b) Subbidang Piranti Teknologi Informatika Subbidang Piranti Teknologi Informatika mempunyai tugas melakukan pengelolaan dan perawatan piranti teknologi informatika, server, dan fasilitas pendukung termasuk backup dan DRC. c)

Subbidang Keamanan Informatika Subbidang Keamanan Informatika melakukan pengamanan jaringan dan data.

2.

Bidang Sistem dan Data

Bidang Sistem dan Data mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan sistem dan data informatika. Dalam melaksanaan tugas, Bidang Sistem dan Data menyelenggarakan fungsi: a. pengelolaan dan pemeliharaan portal dan konten b. pengumpulan, pengolahan dan penyajian data c. pengembangan dan audit aplikasi Universitas Indonesia


52

Bidang Sistem dan Data terdiri atas: 1.

Subbidang Portal dan Konten Subbidang Portal dan Konten mempunyai tugas melakukan pengelolaan dan pemeliharaan portal dan konten.

2.

Subbidang Pengumpulan dan Pengolahan Data Subbidang Pengumpulan dan Pengolahan Data mempunyai tugas melakukan pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data.

3.

Subbidang Pengembangan Aplikasi Subbidang

Pengembangan

Aplikasi

mempunyai

tugas

melakukan

pengembangan dan audit aplikasi.

3.

Subbagian Tata Usaha

Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan penyusunan rencana, program, dan anggaran, urusan tata usaha dan rumah tangga, serta pemantauan, evaluasi, dan penyusunan laporan pelaksanaan tugas pusat. Secara garis besar, struktur organisasi PDSI dapat digambarkan pada Gambar 4.3 berikut.

Gambar 4.3 Struktur Organisasi Pusat Data dan Sarana Informatika Sumber: Permenkominfo Nomor 17 tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kemkominfo



53

Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, PDSI mempunyai sasaran strategis serta indikator kinerja yang dijelaskan pada Tabel 4.2 berikut: Tabel 4.1 Sasaran Strategis dan Indikator Kinerja PDSI Sasaran Strategis Terlaksananya

Indikator Kinerja

Target

layanan Jumlah sistem informasi dan data 6

penyediaan data dan informasi yang terintegrasi di lingkungan laporan yang transparan dan akuntabel

Kementerian Kominfo Prosentase Akses

(%)

jaringan

ketersediaan 94 % Kementerian

Kominfo (SLA) Sumber: Dokumen Penetapan Kinerja Pusat Data dan Sarana Informatika, 2012



BAB 5 ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Pada bab ini akan diuraikan hasil pengumpulan data, analisis perspektif keselarasan Henderson & Venkatraman dan analisis tingkat kemapanan keselerasan strategi teknologi informasi dan strategi bisnis dari kuesioner yang didapatkan. Proses selanjutnya yaitu mengolah data hasil kuesioner yang akan menentukan nilai keselarasan strategis TI terhadap strategi organisasi di Kominfo. Hasil dari semua komponen keselarasan digunakan untuk memetakan tingkat kematangan pada keseluruhan atribut-atribut dan dilakukan rekomendasi peningkatan kematangan keselarasan. 5.1 Pengumpulan Data 5.1.1 Wawancara Selain melakukan observasi, wawancara penting dilakukan untuk melihat kondisi saat ini di organisasi yang diperlukan dalam memetakan analisis kondisi. Wawancara dilakukan untuk mengetahui empat domain dari model Strategic Alignment Model

(Henderson & Venkatraman, 1999). Selain itu proses

wawancara juga untuk mendapatkan hal-hal terkait enam kriteria Strategic Alignment Maturity Model Luftman. Responden wawancara adalah Kepala Pusat Data dan Sarana Informatika (PDSI) yang mengemban tupoksi layanan jaringan dan data TI di Kominfo juga yang memahami dengan baik proses bisnis dan hubungan antara bisnis-TI di Kominfo. Berikut hasil rangkuman wawancara dengan Kepala PDSI, transkrip wawancara lengkap bisa dilihat di Lampiran A : Menurut pandangan beliau TI adalah enabler bagi proses bisnis organisasi di samping memberikan support yang penting untuk aktivitas sehari-hari. Saat ini PDSI berusaha sebaik mungkin dalam fungsi dan layanan kepada semua satuan kerja Kominfo, terutama untuk layanan ketersediaan jaringan (LAN, internet, wi fi). PDSI tidak dapat menentukan sendiri pegawai yang berkapasitas dan berkompeten dalam bidangnya karena sudah ditentukan oleh Kominfo melalui

54



55

seleksi CPNS, sumber daya manusia saat ini yang hanya 20 orang diusahakan semaksimal mungkin untuk memenuhi tanggung jawab layanan di Kominfo. 5.1.2 Data Kuesioner Atribut-atribut keselarasan Luftman yang berjumlah 38 buah seperti yang ditunjukkan pada Tabel 2.1 menjadi dasar dalam menyusun pertanyaanpertanyaan kuesioner. Responden yang menjadi subjek kuesioner ini adalah 30 tingkat Eselon 2 di kantor pusat Kementerian Kominfo. Kuesioner yang dibagikan kepada 30 satuan kerja tersebut mewakili Setjen, Ditjen SDPPI, Ditjen Aplikasi Informatika, Ditjen PPI, Ditjen IKP, Inspektorat Jenderal dan Balitbang SDM. Sedangkan kuesioner yang berhasil dihimpun sebanyak 17 buah yang dinilai cukup mewakili kondisi satuan kerja penelitian. 5.2 Analisis Perspektif Keselarasan Strategi Kominfo Perspektif keselarasan strategis melihat kondisi saat ini dari institusi yang menjadi subyek penelitian. Analisa kondisi saat ini menggunakan model keselarasan strategis Henderson dan Venkatraman untuk mendapatkan perspektif keselarasan di organisasi. Hasil wawancara digunakan untuk memperdalam analisa kondisi saat ini di instansi di samping data sekunder seperti dokumen Rencana Strategis, dokumen operasional PDSI dan dokumen Permenkominfo Nomor 17 Tahun 2010 tentang tugas, pokok dan fungsi organisasi. Model keselarasan strategis menganalisis domain bisnis yaitu : (1) Business Strategy, dan (2) Organization Infrastructure and Processes; dan domain teknologi informasi yaitu : (3) IT Strategy dan (4) IT Infrastructure and Process. 5.2.1 Strategi Bisnis Komponen strategi bisnis terdiri atas tiga sub-komponen yaitu cakupan bisnis, kompetensi yang membedakan dan tata kelola bisnis. a. Cakupan Bisnis (Business Scope) Kementerian Kominfo sebagai instansi pemerintah yang diharapkan dapat mewujudkan masyarakat informasi yang sejahtera dan berdaya saing

tinggi mempunyai visi “Terwujudnya Indonesia Informatif menuju masyarakat sejahtera melalui pembangunan kominfo berkelanjutan, yang



56

merakyat dan ramah lingkungan, dalam kerangka NKRI”. Dalam mewujudkan visi tersebut Kominfo telah menetapkan sasaran-sasaran strategis pada rencana strategi (Renstra) 5 tahun kedepan, hingga tahun 2014, yaitu : 1. Meningkatkan kecukupan informasi masyarakat dengan karakteristik komunikasi lancar dan informasi benar menuju terbentuknya Indonesia informatif dalam kerangka NKRI, 2. Mewujudkan birokrasi layanan komunikasi dan informatika yang profesional dan memiliki integritas moral yang tinggi, 3. Mendorong peningkatan tayangan dan informasi edukatif untuk mendukung pembangunan karakter bangsa, 4. Mengembangkan sistem kominfo yang berbasis kemampuan lokal yang berdaya saing tinggi dan ramah lingkungan, 5. Memperjuangkan kepentingan nasional kominfo dalam sistem pasar global.

b. Kompetensi yang Membedakan (Distinctive Competencies) Dalam konteks lembaga pemerintah, Kominfo memiliki kompetensi sebagai perumus kebijakan nasional, kebijakan pelaksanaan, dan kebijakan teknis serta pelaksanaan kebijakan di bidang komunikasi dan informatika. 5.2.2 Infrastruktur dan Proses Bisnis Komponen infrastruktur dan proses bisnis terdiri atas tiga sub-komponen, yaitu struktur administrasi, proses dan keahlian. a.

Struktur Administrasi Kementerian Kominfo dipimpin oleh Menteri Komunikasi dan Informatika yang membawahi Sekretariat Jenderal, 4 (empat) Direktorat Jenderal (Ditjen) yaitu Ditjen Aplikasi Informatika, Ditjen Penyelenggaran Pos dan Informatika, Ditjen Sumber Daya Perangkat Pos dan Informatika dan Ditjen Informasi dan Komunikasi Publik serta membawahi Badan Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia dan Inspektorat Jenderal.



57

b. Proses Secara umum proses bisnis di Kominfo dapat dilihat pada Gambar 5.1 yaitu melaksanakan tugas, pokok dan fungsi yang mendukung pelaksanaan kebijakan di bidang komunikasi dan informatika.

SEKJEN

DJ APTIKA

DJ PPI

DJ SDPPI

BALITBANG

IKP

ITJEN

UPT

Sistem dan Aplikasi internal (portal, email, e-office,simak BMN, keuangan, dll) STAKEHOLDER (Instansi, Masyarakat, swasta, internasional dll)

STAKEHOLDER (Instansi, Masyarakat, swasta, internasional dll)

Sistem dan aplikasi untuk umum (web, SePP, e-Penyiaran, PNSMail, dll)

Gambar 5.1 Proses Bisnis SI Kominfo c.

Keahlian Kecakapakan pegawai di lingkungan Kominfo mendapatkan perhatian yang besar, hal ini dibuktikan dengan diakomodasinya pegawai dalam program beasiswa S2 dan S3 di dalam maupun luar negeri. Program beasiswa ini juga membuka peluang yang besar untuk pegawai yang menangani operasional data dan layanan Kominfo. Selain program beasiswa, Kominfo melalui Pusat Pendidikan dan Pelatihan (Pusdiklat) merancang program pendidikan dan pelatihan sesuai kebutuhan yang relevan sehingga peningkatan kompetensi pegawai diharapkan mampu mengakomodasi kebutuhan organisasi. Badan Penelitian dan Pengembangan SDM mempunyai ICT Center yang juga turut melakukan pembinaan dan pelatihan di bidang TIK.

5.2.3 Strategi TI a.

Cakupan Teknologi (Technology Scope) Strategi TI kominfo untuk semua satuan kerja yaitu mendorong peningkatan kinerja organisasi khususnya terkait dengan implementasi e-Government dengan indikasi terlaksananya layanan penyediaan data dan informasi yang transparan dan akuntabel dengan adanya sistem informasi dan data yang terintegrasi di lingkungan Kementerian Kominfo dan ketersediaan akses jaringan.



58

b. Kompetensi Sistemik (Systemic Competencies) Kompetensi yang melekat pada Kominfo tentu adalah sistem dan aplikasi tentang informasi dan layanan komunikasi dan informatika untuk masyarakat dan stakeholder lainnya. Guna mendukung sistem dan aplikasi tersebut diperlukan jaringan komunikasi yang handal dan keamanan informasi yang memadai. Keamanan informasi sangat diperlukan dengan rentannya situs resmi pemerintah yang diretas.

c.

Tata Kelola Tata kelola yang dilakukan terkait tata kelola secara formal berdasarkan proses bisnis sehari-hari di lingkungan Kominfo. Secara umum tata kelola yang terlihat meliputi Pengembangan (Acquire), Implementasi (Implement), Pelayanan (Deliver), Perawatan (Support) dan Pemantauan (Monitor). Pengelolaan TI di setiap satuan kerja di kantor pusat Kominfo dilakukan secara terpusat melalui PDSI dengan dukungan staf TI untuk membantu pelaksanaan operasional TI rutin meliputi kantor pusat, sedangkan beberapa unit-unit fungsional dengan anggaran investasi SI/TI sendiri mempunyai sumber daya sendiri untuk pengelolaan. Tata kelola di unit pelaksana teknis (UPT) di daerah-daerah dilakukan oleh masing-masing unit.

5.2.4 Infrastruktur TI a.

Arsitektur Konsep arsitektur jaringan komunikasi di Kominfo menggunakan beberapa Internet Service Provider (ISP). Jaringan internal Kominfo menggunakan LAN dan Virtual LAN untuk unit pelaksana teknis Kominfo. Gambar 5.2 mengilustrasikan aktivitas jaringan komunikasi Kominfo. Gambar 5.3 di bawah ini mengilustrasikan proses layanan yang terjadi:



59

Gambar 5.2 Infrastruktur Jaringan Komunikasi Kementerian Kominfo

Gambar 5.3 Topologi LAN Organisasi Topologi jaringan yang diimplementasikan di Kominfo Pusat adalah topologi extended star dimana hubungan antar komputer menggunakan switch terdiri dari manageable switchdan unmanageable switch. Untuk memberikan dukungan layanan akses internet kepada pegawai, telah dibangun jaringan LAN (Local Area Network) baik berupa kabel UTP Universitas Indonesia


60

maupun WiFi. Untuk akses antar gedung dan antar lantai digunakan Fiber Optik (FO). Jaringan FO juga telah tersedia antara Gedung Utama Kementerian dengan Gedung Sapta Pesona untuk membangun akses dengan pegawai di lingkungan Ditjen SDPPI. Sementara untuk Kantor Kominfo yang berlokasi di luar Kantor Pusat di Jakarta dan Daerah menggunakan fasilitas Virtual Private Network (VPN) dan Open VPN untuk mendukung akses Absensi Elektronik.

b. Proses TI Berikut proses TI yang berlangsung di Kominfo : 1.

Proses Pengembangan aplikasi di PDSI dilakukan secara teknis oleh staf atau tim yang ditunjuk atas dasar kebutuhan yang sejalan dengan program kerja dari PDSI, serta adanya dokumentasi guna mendukung pengembangan aplikasi tersebut. Satuan kerja lainnya melakukan pengembangan aplikasi berdasarkan kebutuhan yang didefinisikan dalam Renstra maupun secara ad hoc.

2.

Proses Monitoring pada jaringan, server maupun data center dilakukan secara rutin dan diterbitkan SLA terhadap staf PDSI sebagai acuan dan pedoman pekerjaan.

3.

Proses Layanan dan TI yang ada di lingkungan Kominfo adalah layanan permohonan akses surat elektronik individu, surat elektronik unit kerja, group milis, akses login hotspot dan penggunaan akses LAN.

4.

Pemeliharaan TI ada beberapa yang dipegang oleh PDSI dan ada beberapa yang dipegang oleh vendor, proses pemeliharaan berdasarkan kontrak kerja saja. Sedangkan pemeliharaan yang dilakukan oleh PDSI dilakukan sesuai prosedur yang ada di standar operasi yang ditentukan.

c.

Keahlian TI Masing-masing unit fungsional dan bisnis melakukan pelatihan SDM TI secara sendiri-sendiri. Pranata komputer juga menyebar di unit-unit fungsional organisasi yang hal ini menjadi nilai kapabilitas terhadap dukungan tenaga TI bagi organisasi. Universitas Indonesia


61

Berdasarkan analisis 4 domain keselarasan strategis diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa Kominfo saat ini berada pada perspektif keselarasan Strategy Execution berdasarkan SAM. Perincian peran dari manajemen bisnis tingkat atas, manajemen TI dan kriteria performanya dapat dilihat pada Gambar 5.4 berikut:

Gambar 5.4 Perspektif Strategi Eksekusi (Coleman & Papp, 2006) Eksekusi strategi yang dimaksud bahwa strategi bisnis merupakan pendorong bisnis kedua domain infrastruktur organisasi dan proses-prosesnya, dan infrastruktur SI/TI dan proses-prosesnya. 5.3 Pengukuran Tingkat Kematangan Keselarasan TI dengan Organisasi Pengukuran kematangan keselarasan strategi TI dan strategi organisasi di Kominfo dilaksanakan berdasarkan analisis hasil kuesioner menurut model keselarasan Luftman. Hasil survei kepada responden didapatkan tingkat keselarasan masing-masing komponen domain yang mempengaruhi keselarasan TI dengan bisnis pada organisasi secara keseluruhan. Berkaitan dengan hasil perhitungan keenam komponen keselarasan beserta semua atributnya akan dijelaskan pada sub bab berikut ini. 5.3.1 Tingkat Kematangan Komponen Komunikasi Komunikasi memastikan terjadinya pertukaran ide yang efektif dan pemahaman yang jelas dalam rangka menghasilkan strategi bisnis dan TI yang mendukung kesuksesan organisasi untuk mencapai obyektifnya. Kesenjangan antara bisnis Universitas Indonesia


62

dan TI sering timbul karena minimnya pemahaman bisnis oleh TI atau minimnya pemahaman TI oleh bisnis (Luftman, 2000). Pengukuran yang dilakukan untuk masing-masing dari keenam atribut di area komunikasi dapat menjadi acuan bagi organisasi untuk menentukan kualitas komunikasi yang sudah/sedang berlangsung antara bisnis dengan TI. Tabel 5.1 memperlihatkan keenam atribut yang dimaksud beserta nilai dan level kematangannya. Tabel 5.1 Nilai Keselarasan Area Komunikasi Komponen Komunikasi (COM) No. 1.

Pertanyaan TI memahami bisnis

2. 3. 4. 5.

Bisnis memahami TI Pembelajaran dalam dan lintas organisasi Kekakuan / keluwesan prosedur Berbagi pengetahuan Efektivitas / kedalaman dari peran 6. penghubung Nilai/ Level Area Pengukuran Komunikasi

Nilai

Level

Label

3.71

3

COM01

3.65 2.76 3.29 2.71

3 2 3 2

COM02 COM03 COM04 COM05

2.35

2

COM06

3.08

3

Kualitas kematangan area komunikasi berada pada level 3 (Established, Focussed Processed). Pada tingkat kematangan level 3, area komunikasi ditunjukkan dengan pemahaman yang bagus antara bisnis dengan TI. Secara umum level 2 ditunjukkan dengan adanya organisasi akan mencapai keselarasan strategi antara bisnis dengan TI, juga adanya kualitas dan kapabilitas organisasi dalam memanfaatkan investasi TI yang sudah dikeluarkan. Pemahaman TI terhadap bisnis di Kominfo berada di level 3, dimana TI memiliki pengetahuan yang bagus terhadap bisnis. TI sudah memposisikan dirinya lebih sebagai pendukung teknis bagi bisnis namun sebagai pendukung keberlangusngan proses bisnis organisasi. 5.3.2 Tingkat Kematangan Komponen Kompetensi dan Pengukuran Nilai Pengukuran yang dilakukan dari ketujuh atribut pertanyaan pada area pengukuran manfaat/kompetensi akan mengungkapkan seberapa selaras bisnis dengan TI



63

terkait dengan pengukuran nilai dan manfaat. Tabel 5.2 memperlihatkan ketujuh atribut yang dimaksud beserta nilai dan level kematangan. Tabel 5.2 Nilai Keselarasan Area Kompetensi dan Pengukuran Nilai Komponen Nilai – Manfaat dan Kompetensi (CVM) No. 1.

Pertanyaan Instrumen pengukuran manfaat TI

2. Instrumen pengukuran kinerja bisnis 3. Pengukuran manfaat berimbang 4. Perjanjian tingkat kualitas layanan 5. Pengukuran dalam rangka komparasi 7. Evaluasi formal 8. Perbaikan berkesinambungan Nilai / Level Area Pengukuran Nilai – Manfaat dan Kompetensi

Nilai

Level

Label

2.71

2

CVM01

3.35 2.82 1.65 2.47 2.65 2.76

3 2 1 2 2 2

CVM02 CVM03 CVM04 CVM05 CVM06 CVM07

2.24

2

Kualitas berdasarkan tabel diatas mengacu pada model Luftman SAMM berada pada level 2 (Committed Process). Pada tingkat kematangan level 2 secara umum ditunjukkan dengan adanya peluang organisasi akan mencapai keselarasan strategi antara bisnis dengan TI, juga terbatasnya kualitas dan kapabilitas organisasi dalam memanfaatkan investasi TI yang sudah dikeluarkan untuk manfaat bisnis. 5.3.3 Tingkat Kematangan Domain Tata Kelola Organisasi yang memiliki tata kelola TI yang baik memiliki potensi lebih besar untuk merealisasikan manfaat TI bagi organisasi. penelitian yang dilakukan Weill dan Ross (2005) menyebutkan bahwa tata kelola TI adalah indikator terkuat dari tingginya nilai manfaat TI di organisasi. Tabel 5.3 memperlihatkan ketujuh atribut beserta nilai dan level kematangannya.



64

Tabel 5.3 Nilai Keselarasan Area Tata Kelola Komponen Tata Kelola (GOV) Nilai

Level

Label

Perencanaan strategi bisnis

2.65

2

GOV01

2. Perencanaan strategi TI 3. Struktur Organisasi dan pelaporan 4. Kendali anggaran 5. Manajemen investasi TI 6. Komite pengarah 7. Proses penentuan prioritas Nilai / Level Area Tata Kelola

2.59 2.00 3.06 2.88 1.82 3.06

2 2 3 2 1 3

GOV02 GOV03 GOV04 GOV05 GOV06 GOV07

2.58

2

No. 1.

Pertanyaan

Kualitas kematangan area tata kelola berada pada level 2 (Committed Process). Pada tingkat kematangan level 2, area tata kelola ditunjukkan dengan mulai adanya pemahaman antara bisnis dengan TI. Secara umum level 2 ditunjukkan dengan adanya kemungkinan organisasi akan mencapai keselarasan strategi antara bisnis dengan TI, juga terbatasnya kualitas dan kapabilitas organisasi dalam memanfaatkan investasi TI yang sudah dikeluarkan. Berikut diuraikan kualitas atribut yang berada pada kematangan level 2. 5.3.4 Tingkat Kematangan Domain Kemitraan Kemitraan yang baik antara bisnis dan TI memastikan CEO dan CIO memiliki visi yang sama sambil memberikan peran yang lebig strategis kepada TI untuk ikut serta dalam merumuskan strategi bisnis organisasi. Pengukuran terhadap masing-masing dari keenam atribut pada area kemitraan akan memberikan informasi kepada organisasi mengenai kualitas kemitraan yang sudah terjalin selama ini antara bisnis dengan TI. Tabel 5.4 memperlihatkan keenam atribut yang dimaksud beserta nilai dan level kematangannya.



65

Tabel 5.4 Nilai Keselarasan Area Kemitraan Komponen Nilai – Kemitraan (PAR) No. 1.

Pertanyaan Cara pandang bisnis terhadap manfaat TI

2.

Peran TI dalam perencanaan strategi bisnis Sasaran bersama, pembagian risiko dan 3. bonus 4. Pengelolaan hubungan / relasi TI dan bisnis 5. Relasi dan kepercayaan 6. Sponsor bisnis Nilai / Level Area Kemitraan

Nilai

Level

Label

4.00

4

PAR01

3.59

3

PAR02

2.29

2

PAR03

3.06 3.47 3.35

3 3 3

PAR04 PAR05 PAR06

3.29

3

Kualitas kematangan area kemitraan berada pada level 3 (Established Process). Pada tingkat kematangan level 3, area Kemitraan ditunjukkan dengan baiknya pemahaman antara bisnis dengan TI. Secara umum level 3 ditunjukkan dengan lebih fokusnya manajemen interaksi diantara TI-bisnis daripada berbasis transaksi daripada kemitraan. TI mulai dilihat sebagai asset dan pemicu proses organisasi. Dalam hal pembagian risiko dan penghargaan, TI menanggung sebagian besar resiko dengan sedikit bonus/insentif. Pengelolaan hubungan kemitraan sudah ada dan berjalan baik, kalitas relasi dan kepercayaan antara bisnis-TI yang terbina juga dirasakan penting dan proyek TI sudah didukung oleh pimpinan pengelola TI. 5.3.5 Tingkat Kematangan Domain Ruang Lingkup dan Arsitektur Pengukuran yang dilakukan untuk masing-masing keenam atribut pada area ruang lingkup dan arsitektur akan member gambaran sampai sejauh mana kualitas integrasi arsitektur dari komponen-komponen infrastruktur TI yang ada di organisasi, kualitas integrasi akan berdampak pada fleksibilitas arsitektur infrastruktur yang ada dalam mengadopsi perubahan bisnis dan teknologi. Tabel 5.5 memperlihatkan keenam atribut yang dimaksud beserta nilai dan level kematangannya.



66

Tabel 5.5 Nilai Keselarasan Area Ruang Lingkup dan Arsitektur Komponen Nilai – Ruang lingkup dan Arsitektur Komponen Ruang Lingkup dan Arsitektur (SAR) No. 1.

Pertanyaan Sistem utama

2. 3. 4.

Penerapan / kepatuhan pada standar Integrasi arsitektur Fleksibilitas arsitektur Kemampuan mengadopsi memanfaatkan 5. teknologi baru Nilai / Level Area Ruang dan Arsitektur

Nilai

Level

Label

2.53

2

SAR01

2.65 2.18 3.00

2 2 3

SAR02 SAR03 SAR04

3.06

3

SAR05

2.68

2

Kualitas kematangan area arsitektur dan rung lingkup berada pada level 2 (Committed Process). Pada tingkat kematangan level 2, area arsitektur dan ruang lingkup (SAR) dipandang masih sebatas transaksional. Sistem utama menjalankan fungsi-fungsi yang berorientasi pada transaksi. Standar TI sudah didefinisikan data dan diwajibkan pada level unit fungsional, tetapi tidak lintas unit fungsional. Integrasi arsitektur dari komponen-komponen infrastruktur TI hanya pada unit fungsional dan mulai coba untuk diintegrasikan dengan unit fungsional lainnya. Infrastruktur TI mulai dikembangkan berdasarkan kebutuhan dari strategi bisnis terkini (tingkat fleksibilitas terbatas). Ada kemampuan mengadopsi atau memanfaatkan teknologi baru untuk menghasilkan manfaat bagi bisnis organisasi tapi masih terbatas dan minimal. 5.3.6 Tingkat Kematangan Keahlian Sumber Daya Manusia Pengukuran terhadap kedelapan atribut area keahlian akan memberikan informasi kepada organisasi terkait potensi sumber daya manusia TI saat ini. Tabel 5.6 memperlihatkan kedelapan atribut yang dimaksud beserta nilai dan level kematangannya.



67

Tabel 5.6 Nilai Keselarasan Area Keahlian Komponen Nilai – Keahlian (SKI) No.

Atribut Inovasi dan kewirausahaan

1.

2. Peranan / wewenang kekuasaan 3. Pendekatan manajemen 4. Kesiapan untuk perubahan 5. Perpindahan karir lintas fungsi 6. Proses perekrutan dan mempertahankan 7. Lingkungan politik, sosial dan kepercayaan Nilai / Level Area Keahlian

Nilai

Level

Label

2.82

2

SKI01

3.29 2.53 3.24 2.88 3.12 2.76

2 1 2 2 2 2

SKIR02 SKI03 SKI04 SKI05 SKI06 SKI07

2.95

2

Kualitas kematangan area tata kelola berada pada level 2 (Committed Process). Pada tingkat kematangan level 2, area Keahlian ditunjukkan dengan mulai adanya pemahaman antara bisnis dengan TI. Secara umum level 2 ditunjukkan dengan adanya kemungkinan organisasi akan mencapai keselarasan strategi antara bisnis dengan TI, juga terbatasnya kualitas dan kapabilitas organisasi dalam memanfaatkan investasi TI yang sudah dikeluarkan. Berikut diuraikan kualitas atribut yang berada pada kematangan level 2 5.3.7 Tingkat Kematangan Keselarasan Keseluruhan Tingkat kematangan keselarasan strategi bisnis dan TI di Kominfo secara keseluruhan berada pada level 2. Tabel 5.7 Memperlihatkan nilai dan level untuk masing-masing area dari total enam area yang dilakukan penilaian kematangan berdasarkan model Luftman. Tabel 5.7 Nilai Kematangan Keselarasan Strategi Organisasi No.

1. 2.

Komponen

Komunikasi Kompetensi dan Pengukuran Nilai/Manfaat 3. Tata Kelola TI 4. Kemitraan 5. Ruang Lingkup dan Arsitektur 6. Keahlian Sumber Daya Manusia NILAI KEMATANGAN

Nilai Kematangan

Tingkat Kematangan

3.08 2.24

3 2

2.58 3.29 2.68 2.95 2.8

2 3 2 2 2



68

Tingkat kemapanan keselerasan strategi TI dan strategi bisnis secara keseluruhan berada di tingkat 2. Hal ini menunjukkan bahwa secara umum Kominfo telah memiliki sebuah kemapanan keselarasan strategis yang belum mapan. Tingkatan ini menunjukkan kriteria tata kelola, proses dan komunikasi pada sasaran bisnis yang belum fokus. TI masih dianggap menjadi penunjang kebutuhan operasional sehari-hari saja dan belum memperhatikan aspek strategi bisnis. Aset TI dalam organisasi memang dimanfaatkan dan pembangunan serta pengelolaan sistem aplikasi telah melalui perencanaan walaupun belum terukur efektivitasnya. Pengolahan transaksi secara tradisional beralih ke pengolahan transaksi melalui sistem informasi demi menunjang proses bisnis. Infrastruktur TI pun telah berkembang, terutama dengan rekanan (partnership). Komponen area yang dinilai berdasarkan kriteria model Luftman SAMM merupakan enam area yang berperan bagi organisasi dalam mencapai keselarasan strategi organisasi dan TI. Tingkat kematangan keselarasan strategi bisnis dan TI pada level 2 memiliki karakteristik sebagai berikut untuk masing-masing area penilaian (Luftman, 2000): •

Komunikasi bisnis dengan TI : terbatasnya pemahaman antara satu sama lain

•

Pengukuran Nilai dan Manfaat TI : pengukuran manfaat masih terbatas pada beberapa faktor yang bersifat teknis

•

Tata Kelola TI : tidak ada proses yang bersifat formal, TI masih menjadi sumber pengeluaran bagi organisasi, penentuan prioritas-prioritas dan inisiatifinisiatif TI yang masih bersifat reaktif.

•

Kemitraan bisnis dengan TI : kualitas kemitraan yang mulai terlihat, TI dipandang sebagai Decision Support System (DSS) dan Executive Support System (ESS)

•

Keahlian Sumber Daya Manusia TI : terdapat perbedaan kemampuan antar fungsional organisasi.

Grafik radar chart pada Gambar 5.5 Mengilustrasikan indikasi nilai kematangan keselarasan strategis organisasi dan nilai kematangan masing-masing kriteria keselarasan.



69

Tingkat Kemapanan Keselarasan Strategi TI dan Strategi Bisnis

Komunikasi 3.08 Keahlian

2.95

2.24

Pengukuran Kompetensi dan Nilai TI

Nilai Kemapanan Kriteria Nilai Kemapanan

2.58

Ruang Lingkup 2.68 dan Arsitektur

Tata Kelola

3.29 Kemitraan

Gambar 5.5 Grafik Radar Nilai Kematangan Kriteria Keselarasan 5.4 Analisis Peningkatan Kematangan Keselarasan Inisiatif awal yang menjadi sasaran penelitian selanjutnya dari penelitian ini adalah menaikkan nilai kematangan hingga tingkat kematangan selanjutnya. Berdasarkan penelitian Luftman dan Kempaiah (2007) yang menyebutkan nilai kematangan rata-rata organisasi di dunia adalah 3, sehingga tingkat kematangan organisasi minimal dapat mendekati tingkat kematangan rata-rata dunia. Strategi peningkatan pencapaian yang dilakukan adalah atribut-atribut yang nilai kematangannya dibawah 3. Tabel 5.8 di bawah mendaftarkan atribut-atribut yang nilainya kurang dari tingkat kematangan 3.



70

Tabel 5.8 Fokus Peningkatan Kemapanan Keselarasan Strategi TI dan Organisasi NO.

Kriteria

1. 2.

Komunikasi

3. 4. 5.

6. 7. 8.

Kompetensi Pengukuran Nilai dan Manfaat

9.

10. 11. 12.

Tata Kelola

13. 14. 15.

Kemitraan (Partnership)

16. 17.

Ruang Lingkup dan Arsitektur

18. 19. 20. 21. 22.

Keahlian

Atribut

Nilai Kemapanan

Metode Pembelajaran Organisasi (COM03) Knowledge Sharing (COM05) Peran Penghubung (Liaisons) (COM06) Pengukuran Manfaat TI (CVM01) Perbandingan manfaat TI dengan kinerja organisasi (CVM03) Service Level Agreement (SLA) (CVM04) Benchmarking (CVM05) Penilaian dan Evaluasi (CVM06) Perbaikan yang berkesinambungan (CVM07) Perencanaan Strategi Organisasi (GOV01) Perencanaan Strategi TI (GOV02) Struktur Organisasi (GOV03) Pengelolaan investasi TI (GOV05) IT Steering Committee (GOV06) Pembagian dan penanganan resiko (PAR03) Cakupan dukungan TI (SCA01) Standarisasi Pengimplementasian TI (SCA02) Arsitektur TI (SCA03) Inovasi dan Kewirausahaan (SKI01) Gaya Manajemen (SKI03) Perpindahan karir (SKI05) Kemampuan Organisasi untuk Personil TI (SKI07)

2.76 2.71 2.35 2.71 2.82

1.65 2.47 2.65 2.76

2.65 2.59 2.00 2.88 1.82 2.29 2.53 2.65

2.18 2.82 2.53 2.88 2.76

Mengulas informasi pada Tabel 5.8 mengenai hasil nilai kematangan organisasi dengan nilai rata-rata akhir di Level 2, maka selanjutnya 22 atribut terhadap 6 komponen keselarasan Luftman akan dibahas strategi pencapaian keselarasannya secara rinci melalui Tabel 5.9 berikut : Universitas Indonesia


71

Tabel 5.9 Rekomendasi Sasaran Tingkat Kematangan Keselarasan Kominfo No.

Kode Atribut

Tingkat Saat Ini Nama Atribut Level

Kondisi

Sasaran (Level 3)

Strategi

1

COM03

Metode Pembelajaran Organisasi

2

Pembelajaran organisasi masih bersifat informal atau tertentu saja

Proses pembelajaran di organisasi sudah berlangsung secara teratur dan jelas

Menciptakan lingkungan kerja yang terbuka untuk proses belajar dan berkembang

2

COM05

Knowledge Sharing

2

Pembelajaran organisasi masih bersifat informal atau tertentu saja

Proses pembelajaran di organisasi sudah berlangsung secara teratur dan jelas

Membuat Knowledge Management System (KMS) yang untuk seluruh unit-unit organisasi, disosialisasikan dengan tepat dan berkesinambungan Menumbuhkan budaya berbagi dan meningkatkan kepedulian (awaraness) untuk menciptakan, menyimpan dan mengolah Knowledge.

3

COM06

Peran Penghubung (Liaisons)

2

Penghubung terbatas pada sisi teknis dan penanganan prosedural sehari-hari saja

Penghubung ada yang berperan dalam pengembangan hubungan TI dan bisnis

Mendefinisikan peran dan tanggung jawab penghubung untuk pihak yang memiliki kemampuan dari segi teknis maupun bisnis. Universitas Indonesia


72

Memastikan setiap agenda strategis TI dibahas dan dirapatkan tepat waktu dan berkesinambungan Penghubung berasal dari CIO 4

CVM01

Pengukuran Manfaat TI

2

Manfaat dan kontribusi TI mencakup aspek teknis dan efisiensi biaya

Manfaat TI secara formal mencakup aspek teknis dan aspek efisiensi biaya dengan pendekatan keuangan tradisional

Membuat evaluasi (assestment) manfaat dan kontribusi TI yang lengkap mencakup teknis, operasional, keuangan dan SDM juga dampak bagi stakeholder Melakukan peninjauan dan penindaklanjutan terhadap evaluasi (assestment)

5

CVM03

Perbandingan manfaat TI dengan kinerja organisasi

2

Pengukuran manfaat investasi TI dan kinerja tidak berhubungan

Pengukuran manfaat investasi TI dan kinerja bisnis mulai saling terhubung dan diformalkan

6

CVM04

Service Level Agreement (SLA)

1

Tidak ada SLA, atau kalaupun ada sifatnya sporadis

SLA ada di unit TI dan unit fungsional yang mendeskripsikan proses teknis maupun non teknis

Membuat tim perumus di bawah kendali komite pengarah dengan fungsi mengukur kinerja bisnis-TI yang komprehensif mencakup investasi dan resiko TI dan ada umpan balik yang berkelanjutan Membuat jaminan SLA di unit fungsional teknis maupun non teknis sesuai kebutuhan



73

Melalukan pengawasan dan pelaporan pencapaian mutu layanan 7

CVM05

Benchmarking

2

Benchmarking hanya dilakukan secara informal (ad-hoc)

Mulai dilakukan program benchmarking yang formal

8

CVM06

Penilaian dan Evaluasi

2

Dilakukan setelah ditemukan adanya masalah pada bisnis atau TI

Penilaian dan evaluasi mulai menjadi aktivitas rutin

9

CVM07

Perbaikan yang berkesinambungan

2

10

GOV01

Perencanaan Strategi Organisasi

2

Ada beberapa aktivitas perbaikan yang berkesinambungan, tetapi belum ada pengukuran terhadap efektivitasnya. dibuat secara formal di level unit fungsional dengan sedikit melibatkan partisipasi bisnis

Ada beberapa aktivitas perbaikan yang berkesinambungan, proses pengukuran efektivitasnya mulai diperkenalkan. dibuat secara formal di level unit fungsional dengan beberapa beberapa keterlibatan dari bisnis

Melakukan benchmarking formal terhadap kinerja pengelolaan TI yang baik, investasi TI, kinerja unit TI, manajemen risiko, dll. Benchmark best practice di instansi pemerintahan Negara lain dengan pendekatan parameterparameter yang ditentukan. Melaksanakan penilaian dan evaluasi secara rutin (setiap tahun ada waktu yang disepakati) dan menindaklanjuti hasilnya. Menerbitkan dan menerapkan sejak awal seiring dengan program kerja TI

Mengeluarkan kebijakan tentang perencanaan strategi TI-bisnis organisasi



74

11

GOV02

Perencanaan Strategi TI

2

12

GOV03

Struktur Organisasi

2

13

GOV05

Pengelolaan investasi TI

2

dibuat secara formal di level unit fungsional dengan sedikit melibatkan partisipasi bisnis Sentralisasi atau desentralisasi, ada colocation. CIO melapor ke CFO

dibuat secara formal di level unit fungsional dengan beberapa beberapa keterlibatan dari bisnis Sentralisasi atau desentralisasi, ada colocation, CIO melapor ke COO

Mengeluarkan kebijakan tentang perencanaan strategi TI-bisnis organisasi

Fokus pada peningkatan produktivitas dan efisiensi

Evaluasi dengan pendekatan finansial tradisional, TI dilihat seagai pemicu proses

Membentuk komite pengarah TI dari unit bisnis dan pengelola TI untuk memberikan rekomendasi kepada unit-unit fungsional bisnis dalam rangka menyusun rencana dan inisiatif bisnis-TI jangka panjang Komite tetap mendelegasikan pelaksanaan kepada CIO

Membentuk CIO di PDSI yang bertanggung jawab langsung ke Menteri melalui Sekjen dengan tupoksi strategis melaksanakan layanan dan pengelolaan SI/TI. Otoritas pengelolaan aplikasi diserahkan ke masing-masing unit fungsional yang bersangkutan dengan tetap mengacu pada integrasi dan standarisasi.



75

14

15

GOV06

PAR03

Komite Pengarah / IT Steering Committee

Pembagian dan penanganan resiko

1

2

Ada komite pengarah yang bertemu secara informal berdasarkan kebutuhan

TI menanggung sebagian besar resiko dengan sedikit bonus/insentif

Ada komite pengarah formal yang bertemu secara regular dan mulai terbangun efektivitas

Ada toleransi risiko antara TI dengan organisasi, TI mulai mendapat bagian dari bonus/insentif yang lebih berimbang dengan bisnis

merumuskan perencanaan strategis SI/TI yang mencakup investasi SI/TI Membentuk komite pengarah dengan tugas utama memberikan keputusan strategis SI/TI, memastikan integrasi dan manfaat program SI/TI di Kominfo Komite menjalankan tanggung jawabnya dibantu oleh CIO Pengelola TI dan bisnis membuat perencanaan SI/TI di awal sebelum proyek dimulai yang memastikan efektivits waktu dan risiko. Mengawal dan mengawasi proyek SI/TI yang berjalan di bawah komite pengarah

16

SCA01

Cakupan dukungan TI

2

Sistem utama menjalankan fungsifungsi yang berorientasi pada transaksi

Sistem utama menjalankan fungsifungsi dengan ruang lingkup yang lebih luas

Top management harus mendorong bahwa TI dapat memperbaiki proses bisnis dan menyokong strategi organisasi



76

17

18

SCA02

SCA03

Standarisasi Pengimplementasi an TI

Arsitektur TI (SCA03)

2

2

Standar sudah didefinisikan dan diwajibkan pada level unit fungsional, tetapi tidak lintas unit fungsional

Integrasi sudah mulai disusun tetapi belum diimplementasikan/ penerapan masih minim.

Standar sudah didefinisikan dan diwajibkan pada level unit fungsional, mulai ada koordinasi yang melibatkan lintas unit fungsional

Terintegrasinya arsitektur dan komponen-komponen TI di seluruh unit kerja

Top management bersama komite pengarah TI, unit bisnis dan unit TI dilibatkan dalam rapat secara terus menerus dalam merumuskan SI/TI sebagai solusi permasalahan bisnis organisasi Membuat kebijakan penerapan standar implementasi yang berlaku di semua unit organisasi Kominfo

Pimpinan unit bisnis dan pengelola TI mengkampanyakan penerapannya Komite pengarah TI yang dibentuk mengkoordinasikan Pengadaan TI maupun program TI terkait integrasinya. Melakukan identifikasi arsitektur TI untuk masingmasing unit kerja. Mengintegrasikan arsitektur guna keefektifan yang mendukung dan mendorong aktifitas bisnis organisasi Universitas Indonesia


77

19

SKI01

Inovasi dan Kewirausahaan (SKI01)

2

Didorong secara terbatas pada level unit fungsional

Didorong kuat pada level unit fungsional

20

SKI03

Gaya Manajemen (SKI03)

2

Berdasarkan konsensus

Berdasarkan hasil

SKI05

Perpindahan karir (SKI05)

2

Mutasi kadang terjadi dalam unit fungsional

Mutasi sering terjadi untuk posisi manajemen pada unit fungsional

SKI07

Kemampuan Organisasi untuk Personil TI (SKI07)

2

Perekrutan personil TI difokuskan pada kemampuan teknis yang dimilikinya.

Perekrutan personil TI memperhitungkan kemampuan teknis dan bisnis dan sudah ada program retention untuk pegawai.

21

22

Pimpinan memberikan dukungan dan dorongan dengan menciptakan lingkungan yang mengakomodasi inovasi dan kemandirian Menerapkan sasaran yang jelas pada setiap inisiatif TI dan bisnis. Menerapkan proses manajemen proyek Merumuskan mekanisme program karir lintas fungsi dalam rangka meningkatkan pemahaman personil TI terhadap peran strategis TI terhadap proses bisnis organisasi Pimpinan memotivasi dan mengkampanyekan pentingnya manfaat pemahaman bisnis bagi personil TI sebagai bagian dari pengembangan karir individu Pengelola TI mengkampanyekan secara berkala kepada personil TI tentang pentingnya pemahaman bisnis sebagai faktor pendorong kesuksesan dari inisiatif TI Universitas Indonesia


78

pengelola TI bekerja sama dengan unit-unit bisnis mengadakan pelatihan (training crossover) atau penempatan silang (career crossover).



79

5.5 Rekomendasi Hasil Perspektif SAMM dan SAM Berdasarkan kedua analisis peningkatan pencapaian kematangan keselarasan strategi TI dengan strategi organisasi menggunakan metode SAMM Luftman dan hasil analisis perspektif keselarasan strategis dengan Strategic Alignment Model (SAM) Henderson dan Venkatraman, maka rekomendasi yang diberikan agar mencapai peningkatan tingkat keselarasan untuk Kominfo dapat dilihat pada Tabel 5.10 berikut : Tabel 5.10 Rekomendasi Hasil Perspektif SAMM dan SAM Analisis Pencapaian Peningkatan Kematangan (SAM Luftman) Ada staf penghubung yang berperan dalam pengembangan hubungan TI dan bisnis

Analisis Kondisi Saat ini (SAM) Pelaksanaan teknis TI Kominfo merupakan tanggung jawab PDSI yang dipimpin oleh Kepala Pusat Data yaitu pejabat Eselon 2.

Terdapat SLA antara unit TI dengan unit fungsional tertentu mencakup teknis dan non teknis

Jaringan data dan konten harus tetap dipastikan aksesnya

Knowledge Sharing masih bersifat informal atau ad hoc (ketika diperlukan saja.

Proses pertukaran pengetahuan berlangsung secara alami namun inisiatif dan kemajuannya berbeda antar unit fungsional

- Standar sudah didefinisikan dan diwajibkan pada level unit fungsional, tetapi

Standar TI masih berjalan ad hoc, ada di unit fungsional tertentu

Rekomendasi Membentuk Chief Information Officer (CIO) setingkat eselon 1 dibawah arahan komite pengarah dengan peran strategis sebagai penghubung antara TI dan bisnis dan sebagai penanggung jawab tata kelola dan pelaksanaan TI di lingkungan Kominfo. Memastikan SLA sesuai kebutuhan bisnis di unit fungsional teknis maupun non teknis serta ada mekanisme yang jelas mengenai pengawasan SLA. Membuat suatu model standar Knowledge Management System (KMS) yang efektif dan terintegrasi yang diimplementasikan di Kominfo Membuat perencanaan strategis SI/TI yang mendukung sasaran strategis organisasi Universitas Indonesia


80

tidak lintas unit fungsional - Arsitektur dan komponen TI belum terintegrasi di semua unit kerja - Infrastruktur TI fleksibel dengan kebutuhan organisasi Ada komite pengarah yang bertemu secara informal berdasarkan kebutuhan

- Mutasi kadang terjadi dalam unit fungsional - Perekrutan personil TI difokuskan pada kemampuan teknis yang dimilikinya

yang menjadi pedoman pengembangan, implementasi, manajemen dan investasi SI/TI.

Belum ada komite pengarah TI, tanggung jawab pelaksanaan TI diserahkan pada pimpinan masing-masing (Eselon 1)

Mutasi pegawai kadang atau masih jarang terjadi antar unit fungsional, perekrutan personil TI masih berdasarkan ketentuan penerimaan CPNS, tidak dapat menentukan sendiri kapabilitas spesifik personil TI.

Perspektif keselarasan strategis Kominfo saat ini adalah strategy execution, artinya yang menjadi driver adalah strategi organisasi, dengan top management sebagai strategy formulator, manajemen TI sebagai strategy implementor, sedangkan kriteria kinerja SI berfokus pada cost center.

Membentuk IT Steering Committee Kominfo yang memastikan efektifnya program pelaksanaan SI/TI dengan umpan balik yang jelas Program penerimaan CPNS memasukkan kriteria seleksi spesifik atas kemampuan personil SI/TI yang dibutuhkan. Komite pengarah TI membuat kebijakan mengadakan pelatihan dan edukasi yang fokus dan terarah untuk personil TI. Kominfo dapat memanfaatkan SI/TI tidak hanya sebagai enabler tetapi juga driver dan pemicu terhadap perubahan organisasi, sehingga Kominfo dapat memanfaatkan perspektif competitive potential mengingat sudah adanya infrastruktur SI/TI dan sistem/aplikasi SI/TI yang sudah dibangun yang tujuannya memang mengakomodasi strategi bisnis. Universitas Indonesia


81

Rekomendasi yang disusun diatas tidak terlepas dari kajian dan analisis hal-hal apa saja yang menjadi tantangan keselarasan yang mempengaruhi organisasi seperti faktor pendukung (enabler) yaitu pemahaman dan dukungan dari pucuk pimpinan, peran CIO, dan bagaimana organisasi dapat difungsikan sebagai infrastruktur untuk mengeksekusi strategi. Unit TI akan bertindak dengan hati-hati sedangkan hubungan antara unit-unit yang berbeda untuk TI dirancang dengan baik dan mereka mampu bekerja di tempat (Wibowo &Yuwono, 2010). Faktor yang lain seperti change management yaitu pendekatan untuk transisi individu, tim dan organisasi untuk keadaan masa depan yang diinginkan dan knowledge management sharing (KMS) menjadi solusi yang tidak terpisahkan dari rekomendasi tersebut. Pada hakikatnya tidak ada organisasi yang dapat meraih keselarasan ketika bisnis dan TI selalu berubah seperti yang dikemukakan oleh Henderson (2004). Keselarasan bukanlah keadaan statis melainkan sebaliknya, dinamis mengikuti perubahan lingkungan organisasi. Organisasi harus secara konstan menemukan kondisi idealnya di sisi strategis dan teknologi.



BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian terhadap pengukuran tingkat kematangan keselarasan strategi TI dengan strategi organisasi di Kominfo, dapat ditarik ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Tingkat kematangan keselarasan strategi organisasi dan TI di Kominfo berada pada level 2 (nilai rata-rata 2). Luftman menyebutkan bahwa organisasi yang berada pada level 2 (Committed Process) memiliki keselarasan strategi organisasi dan TI yang terbatas. 2. Dari keenam area keselarasan yang dinilai (mengacu pada model Luftman), area pengukuran Nilai/Manfaat (Value) memperoleh nilai terkecil (2.24) sedangkan area Kemitraan (partnership) memperoleh nilai tertinggi 3.29. 3. Ada kecenderungan di Kominfo dimana pemanfaatan TI tergantung pada pengelolaan masing-masing satuan kerja organisasi, sedangkan satuan kerja TI lebih condong kepada layanan data dan informasi. Hal ini dikarenakan belum dapat dibentuk dan diterapkannya CIO. 4. Rekomendasi bagi Kominfo mengacu pada 6 area keselarasan Luftman secara umum mencakup Manfaat dan Kompetensi TI yang lebih terintegrasi dengan organisasi, penerapan tata kelola yang efektif, perencanaan ruang lingkup dan arsitektur TI yang terstandarisasi dan terintegrasi serta sumber daya manusia TI yang berkompeten dan sesuai kebutuhan.

6.2 Saran Berikut adalah beberapa saran untuk penelitian lebih lanjut : 1. Kajian Strategic Alignment Model (SAM) dapat menggunakan alat bantu (tools) untuk menganalisis keselarasan strategi teknologi informasi dan strategi bisnis organisasi. 2. Pemberian rekomendasi pada penelitian belum menyertakan pendapat (assess) ahli di ruang lingkup ini (expert) maupun feedback kepada organisasi yang menjadi subjek penelitian, sehingga ada baiknya hal ini dilakukan untuk mendapatkan manfaat hasil yang tepat guna. 82



DAFTAR PUSTAKA 1.

Coleman, P., & Papp, R. (2006). Strategic Alignment: Analysis of Perspectives, Proceedings of the 2006 Southern Association for Information System Conference, pp. 242-250.

2.

Grembergen, W. V., & Saul, R. (2001). Aligning Business and Information Technology through the Balanced Scorecard at a Major Canadian Financial Group: Its Status Measured with an IT BSC Maturity Model. Proceedings of the 34th Hawaii International Conference on System Science, (pp. 10-pp). IEEE.

3.

Grembergen, W. V., & De Haes, Steven. (2005). Measuring and Improving Information Technology Governance through the Balanced Scorecard. University of Antwerp. Journal 2, 1: 35-42. Diakses pada 15 Mei 2013.

4.

Tallon, Paul P., and Kenneth L. Kraemer. (2003). Investigating the relationship between strategic alignment and IT business value: the discovery of a paradox. Creating Business Value with Information Technology: Challenges and Solutions. Hershey, PA: Idea Group Publishing, pp.1-22.

5.

Henderson, J., & Venkatraman, N. (1993). Strategic Alignment : Leveraging Information Technology for Transforming Organizations. IBM System Journal, 32(1): 4-16.

6.

Hirscheim, R., & Sabherwal, R. (2001). Detours in the Path Toward Strategic Information System Alignment. California Management Review, 44(1): 87108.

7.

ITGI. (2003). Board Briefing on IT Governance, 2nd Edition.

8.

Weill, Peter., Jeanne W. Ross. (2005). How Effective is your IT Governance. Centre for Information Systems Research, Research Briefing 5.

9.

Kaplan, R., & Norton, D. (1996). Using the Balanced Scorecard as a Strategic Management System. Harvard Business Review, 74(1): 75-85.

10. Kasmanto, R. (2013). Pengukuran Kematangan Tingkat Keselarasan Strategis antara Strategi TI terhadap Strategi Organisasi, Studi Kasus: Badan Meteorologi dan Kegempaan. Jakarta: MTI, Universitas Indonesia. 11. A, Krisnadi. (2012). Penilaian Tingkat Kematangan Keselarasan TI dengan Bisnis Menggunakan Model Keselarasan Strategis Luftman: Studi Kasus Universitas XYZ. Karya Akhir. Jakarta: MTI UI. 12. J, Luftman. (2000). Assessing Business-IT Communications of the Information Systems, 4: 99.

Alignment

Maturity,

13. Luftman, & Kempaiah. (2007). An Update on Business-IT Alignment: A Line Has Been Drawn. MIS Quarterly Executive, 6(3): 165-177. 83



84

14. Luftman, Jerry N. (2003). Competing in the information age align in the sand 2/e. 15. Luftman, J., and Papp, R. (1999). Enablers and Inhibitors of Business-IT Alignment. Communications of AIS , 1(3es): 1. 16. Peppard, J., and Ward, J. (2004). Beyond strategic information systems: towards an IS capability. Journal of Strategic Information Systems, 13(2): 167-194. 17. Croteau, A.M., Solomon, S., Raymond, L., and Bergeron, F. (2001), Organizational and Technological Infrastructures Alignment, Proceedings of the 34th Hawaii International Conference on Systems Sciences, pp.1-11 18. Ojo, Adegboyega., Shareef, Mohammed., and Janowski, Bergeron. (2008). Strategic Alignment: Aligning Organizational and IT Strategies. Journal of Center for Electronic Governance. International Institute for Software Technology, United Nations University. 19. Sabherwal, R., & Chan, Y. E. (2001). Alignment between Business and IS Strategies: A Study of Prospectors, Analyzers, and Defenders. Information Systems Research, 12(1), 11-33. 20. Wibowo, A.M., Yuwono, Budi. (2010). Driving Factors, Enablers & Inhibitors of IT Value Delivery & Risk Management in IT Governance, IT Governance Lab, Faculty of Computer Science, University of Indonesia. 21. Marcel. (2013). Pengukuran Tingkat Kemapanan Keselarasan Strategi Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis, Studi Kasus Universitas XYZ. Jakarta: MTI, Universitas Indonesia. 22. Renstra. Naskah Rencana Strategis Kementerian Komunikasi dan Informatika 2010-2014. 23. T. A. Yudha. (2012). Penilaian Tingkat Kematangan Keselarasan Strategis Teknologi Informasi terhadap Strategi Organisasi Studi Kasus : Universitas Terbuka. Karya Akhir. Jakarta: MTI UI. 24. Weiss, Joseph., and Anderson, Don. (2004). Aligning Technology and Business Strategy: Issues & Frameworks, A Field Study of 15 Companies. Proceedings of the 37th Hawaii International Conference on System Sciences, (pp 10-pp). IEEE.



(Lampiran 1) 85

Transkrip Wawancara dengan kepala Pusat Data dan Sarana Informatika Kominfo 1. Apa dasar pertimbangan penerapan TIK di Kominfo ? TIK sebagai enabler , memfasilitasi proses-proses kerja di Kominfo. Merupakan transformasi , perubahan budaya, tuntutan dari kondisi terkini. Yang ke-dua terutama Kominfo sebagai instansi yang bervisi dan misi pemberdayaan ICT Center dan sebuah keharusan sebagai organisasi modern yang harus memanfaatkan TIK

2. Sejauh mana peran TIK terhadap keberlangsungan proses bisnis di Kominfo ? Ke depannya mau tidak mau kominfo harus terus mengimplementasikan TIK. Lingkungan eksternal yang ‘memaksa’ Kominfo, sebagai contoh BPK, UKP4 untuk proses pelaporan.

Terkait

dengan

audit

seperti

BPK yang

menyelenggarakan audit secara elektronik. Tuntutan dari reformasi birokrasi dan juga KPK terkait pemeriksaan.

3. Apakah Kominfo sudah mempunyai IT Blueprint ? Belum

ada

dalam

bentuk

dokumen,

bukan

berarti

tidak

bisa

melakukan/membuat. Ada prasyarat yang tidak terpenuhi. Masalah yang di concern-kan

saat

ini

adalah

‘bagaimana

membuat

aplikasi

bisa

diimplementasikan’. Bagaimana dengan kebutuhan- organisasi saat ini, aplikasi/sistem apa yang diperlukan. Prakondisi awal di instansi pemerintah bila blueprint tidak efektif. Karena ada 2 hal yang mendasari perbedaan organisasi swasta dan pemerintah yaitu direktur keuangan, sedangkan instansi pemerintah memiliki pengelola keuangan di tiap satker. Kapusdat menyebutkan perlunya kebijakan akan perencanaan yang matang dan terorganisir di awal. Ada kebijakan yang menyokong dibuat tahap perencanaan dan tahap auditing di awal rencana kerja/renstra. Hal yang kedua, instansi memiliki data center dimana-mana.



(Lampiran 1) 86

4. Apa panduan pengembangan TI di Kominfo ? Ada panduan pengembangan yang mencakup kebutuhan-kebutuhan internal Kominfo. Integrasi aplikasi adalah isu yang penting karena Kominfo menyadari penerapan TIK dengan membuat berbagai aplikasi namun tersebar yang menyebabkan adanya silo-silo di satker-satker. Menyadari pentingnya integrasi TIK secara menyuluruh di lingkungan Kominfo.

5. Apakah selama 5 tahun (Renstra), TIK sudah sesuai dengan yang diharapkan oleh pimpinan Kominfo?

Saat ini bila berdasakan hasil prosedur laporan dan evaluasi yang dikriteriakan oleh Kesekjenan maka pelaksanaan di atas kertas sudah memenuhi Renstra. PDSI sudah melakukan survey kepuasan pengguna di Kominfo dengan hasil indicator penilaian yaitu berkurangnya jumlah keluhan atau komplain. Pelaksanaan TIK tidak terlepas dari faktor yang berpengaruh yaitu transformasi budaya.

6. Siapa yang mempunyai wewenang dlm pengelolaan dan pelaksanaan teknis TI di Kominfo PDSI berdasarkan Permenkominfo No. 17 Tahun 2010

7. Adakah kompetensi sistemik yang membedakan TIK Kominfo dengan instansi lain ? Secara umum tugas dan fungsi PDSI tidak jauh berbeda dengan Kementerian lainnya yaitu melaksanakan sebaik mungkin fungsi penyediaan infrastruktur dan jaringan untuk akses data dan informasi Kominfo ke publik.

8. Bagaimana proses pengembangan aplikasi yang ada di Kominfo ? Membuat perancangan, pengembangan aplikasi dilakukan dengan pihak ketiga karena tenaga yang berkompetensi terbatas/belum memenuhi. Universitas Indonesia


(Lampiran 1) 87

9. Proses pengawasan dan evaluasi sudah dilakukan ? Proses yang ada seperti pemantauan trafik, monitoring pemakaian aplikasi. Disamping dilakukan survey pemakaian user.

10. Bagaimana dengan pedoman tata kelola : Ada bentuk dokumen-dokumen pedoman yang ditetapkan sendiri yang sederhana untuk aktivitas sehari-hari seperti monitoring. Bukan seperti bentuk dokumen tata kelola TIK (COBIT+ITIL).

11. Siapa yang menangani kontrol anggaran TIK ? Kontrol dilakukan oleh Kapusdata yang prosesnya sederhana saja yaitu cukup berkoordinasi dengan pengelola anggaran satker.

12. Bagaimana dengan kajian investasi TIK ? dirapatkan, didiskusikan berdasarkan kebutuhan di lapangan dan diputuskan secara internal tidak melalui narasumber/tenaga ahli untuk mengkaji ini.

13. Evaluasi kinerja staf : dilakukan secara berkala (periodik). 14. Ritik (Rencana Induk TIK) : tidak perlu, karena kebutuhan bisa dipetakan. 15. Efisiensi sumber daya : perlu ada penataan, karena instansi pemerintah tidak dituntut efisien. Inisiatif ini harus dating dari level pimpinan puncak.

16. Bagaimana dengan kesempatan pelatihan dan mendapatkan ilmu untuk pegawai ? Diadakan training, bentuknya berupa kegiatan rutin di internal atau dilakukan kerjasama dengan pihak tenaga ahli yang ditunjuk.



(Lampiran 2) 88

Kuesioner Keselarasan Strategi Bisnis dan TI Luftman Bagian 1 : Komunikasi dan Bisnis (6 atribut) 1. Apakah saat ini Pusat Data dan Sarana Informatika (PDSI) sebagai pelaksana teknis pengelola Teknologi Informasi (TI) sudah memahami strategi dan tujuan bisnis organisasi ? a. Pengelola TI tidak memahami strategi dan tujuan organisasi. b. Pengelola TI hanya mengetahui sedikit/sebagian dari strategi/tujuan bisnis organisasi. c. Pengelola TI

mengetahui dengan baik strategi dan tujuan bisnis

organisasi. d. Pengelola TI mengetahui dengan baik dan mendorong seluruh staf TI untuk mengerti strategi dan tujuan bisnis organisasi. e. Pengertian mengenai strategi dan tujuan bisnis organisasi menjadi suatu keharusan. 2. Bagaimana pemahaman Sekretaris Jenderal sebagai pengelola organisasi mengerti dan memahami lingkup kegiatan TI di Kominfo ? a. Pengelola organisasi tidak memahami TI sama sekali b. Pengelola organisasi memahami TI secara terbatas c. Pengelola organisasi memahami TI dengan baik d. Pengelola organisasi mengerti dan memahami TI dengan baik, serta menyadari bahwa TI merupakan hal yang sangat potensial untuk menunjang kegiatan di Kominfo. e. Pengelola organisasi mengerti dan memahami TI dengan sangat baik dan menyadari bahwa hal ini merupakan suatu keharusan.

3. Mana pernyataan berikut yang paling cocok menggambarkan metode (mencakup penggunaan intranet, portal, milis, e-mail, e-office, rapat, pelatihan, dsb) yang paling sering diselenggarakan di organisasi dalam rangka aktivitas pembelajaran dalam lingkup organisasi (kolaborasi bisnis dan TI) di lingkungan Kominfo (mencakup aspek berbagi pengalaman, pemecahan masalah, diskusi objektif dan factor-faktor vital pendukung kesuksesan/CSF). Universitas Indonesia


(Lampiran 2) 89

a. Casual, ad-hoc (hanya ada pada saat tertentu ketika ada kebutuhan dan bersifat terbatas seperti observasi pegawai, berbagi cerita, peer meeting, dsb) b. Informal (menggunakan email, milis, brosur, majalah internal dsb). c. Regular dan jelas, melalui rapat-rapat pada setiap unit kerja d. Secara formal dan didukung oleh pimpinan e. Formal, terpadu dengan dukungan pimpinan senior dan menengah, adanya monitoring dan umpan balik dalam rangka pengukuran dan evaluasi untuk hasil yang efektif.

4. Seperti apa kecenderungan prosedur/mekanisme komunikasi yang terjadi antara bisnis dengan TI di organisasi ? a. Satu arah dari bisnis ke TI, formal dan tidak fleksibel (command and control) b. Satu arah dari bisnis ke TI, semi formal dan sedikit fleksibel c. Dua arah antara bisnis dengan TI, formal dan tidak fleksibel d. Dua arah antara bisnis dengan TI, semi formal dan sedikit fleksibel e. Dua arah, informal dan fleksibel 5. Sampai sejauh mana proses berbagi pengetahuan (knowledge sharing) antara bisnis dengan TI terjadi di organisasi ? a. Proses berbagi pengetahuan terjadi secara ad hoc (berdasarkan kebutuhan, kondisi tertentu) b. Proses berbagi pengetahuan bersifat semi terstruktur (struktur baru mulai dibuat) c. Proses berbagi pengetahuan sudah terstruktur dan formal, namun terbatas hanya melibatkan level unit fungsional kunci d. Proses berbagi pengetahuan sudah terinstitusi (melibatkan level unit fungsional dengan organisasi). e. Proses berbagi pengetahuan sudah terinstitusi (melibatkan level unit fungsional dengan organisasi dan mitra luar)



(Lampiran 2) 90

6. Seberapa efektif keberadaan peran penghubung (liaisons) pihak bisnis dan TI dalam menjembatani komunikasi antara pihak pengelola TI dan pengelola bisnis di organisasi ? a. Tidak ada penghubung. Kalaupun ada, sifatnya ad hoc (hanya berdasarkan kebutuhan, kondisi tertentu) b. Peran penghubung bersifat terbatas (hanya untuk menjembatani proses transfer pengetahuan antara bisnis dengan TI, tidak memfasilitasi untuk membangun komunikasi yang mengarahkan pada hubungan relasi bisnis dan TI yang lebih baik). c. Penghubung atau orang tengah secara regular berperan tidak hanya untuk menjembatani proses transfer pengetahuan antara bisnis dengan TI, namun juga memfasilitasi komunikasi yang mengarahkan pada hubungan relasi bisnis dan TI yang lebih baik. d. Penghubung

atau

orang

tengah

secara

regular

berperan

untuk

menjembatani proses transfer pengetahuan antara bisnis dengan TI. Tugas utamanya

adalah

untuk

memfasilitasi

komunikasi

internal

yang

mengarahkan pada hubungan relasi bisnis dan TI yang lebih baik. e. Penghubung

atau

orang

tengah

secara

regular

berperan

untuk

menjembatani proses transfer pengetahuan antara bisnis dengan TI (termasuk mitra luar). Tugas utamanya adalah untuk memfasilitasi komunikasi internal yang mengarahkan pada hubungan relasi bisnis dan TI yang lebih baik (mencakup mitra luar) Bagian 2 – Pengukuran Manfaat dan Kompetensi TI (7 Atribut) 7. Sejauh mana aktivitas pengukuran terhadap manfaat atau kontribusi layanan TI terhadap bisnis dilakukan di Kominfo ? a. Pengukuran manfaat TI hanya sebatas pada faktor teknis (cth : system availability, response time) yang tidak ada hubungannya dengan bisnis. b. Pengukuran manfaat TI mencakup aspek teknis dan aspek efisiensi biaya/penghematan. Tidak ada proses umpan balik yang bersifat formal dalam rangka evaluasi dan penindaklanjutan hasil pengukuran. c. Pengukuran manfaat TI secara formal yang mencakup aspek teknis dan aspek efisiensi biaya dengan menggunakan pendekatan financial Universitas Indonesia


(Lampiran 2) 91

tradisional. Feedback yang bersifat formal terhadap hasil pengukuran mulai ada. d. Pengukuran manfaat TI secara formal yang mencakup aspek teknis, aspek efisiensi biaya dan aspek efektivitas biaya dengan menggunakan pendekatan financial tradisional. Ada feedback dan peninjauan secaraat formal terhadap hasil pengukuran. e. Pengukuran manfaat TI sudah multidimensi yang mencakup aspek teknis, keuangan, operasional dan sumber daya manusia. Ada feedback dan peninjauan yang bersifat formal terhadap hasil pengukuran. Lingkup pengukuran manfaat juga mencakup entitas luar organisasi (vendor, outsourcer, customer). 8. Bagaimana pengukuran kinerja organisasi dalam hal mencapai strategi dan tujuan Kominfo (dengan memperhitungkan faktor TI sebagai stimulus program kegiatan ?) a. Pengukuran kinerja organiasi bersifat tidak pasti dan tidak memperhitungkan manfaat TI b. Pengukuran kinerja organisasi hanya sebatas pada fungsi organisasi yang dicapai. c. Pengukuran kinerja organisasi hanya berdasarkan pencapaian realisasi keuangan d. Pengukuran kinerja organisasi selain berdasarkan pencapaian realisasi keuangan juga memperhatikan kepuasan masyarakat e. Pengukuran kinerja organisasi hanya berdasarkan pencapaian realisasi keuangan, kepuasan masyarakat dan memperhatikan aspek kepuasan mitra kerja 9. Bagaimana keterkaitan antara pengukuran manfaat TI dengan pengukuran kinerja Kominfo (dalam rangka mengukur kontribusi TI terhadap organisasi) ? a. Tidak ada pengukuran terhadap manfaat investasi bisnis dan TI, kalaupun ada bersifat ad-hoc (hanya saat ada kebutuhan/kondisi tertentu) b. Pengukuran manfaat investasi TI dan kinerja tidak berhubungan. c. Pengukuran manfaat investasi TI dan kinerja bisnis mulai saling terhubung dan diformalkan. Proses umpan balik yang bersifat formal dan peninjauan ulang mulai ada.



(Lampiran 2) 92

d. Pengukuran manfaat investasi TI dan kinerja bisnis sudah terhubung secara formal. Proses feedback dan peninjauan ulang secara formal sudah digunakan dalam rangka evaluasi terhadap hasil pengukuran. e. Pengukuran manfaat investasi TI dan kinerja bisnis sudah multi di sisi keuangan, operasional, dan sumber daya manusia hingga mencakup entitas luar organisasi (vendor, outsourcer, stakeholder). Proses feedback yang bersifat formal digunakan dalam rangka evaluasi terhadap hasil pengukuran. 10. Bagaimana menurut Anda tingkat dari layanan dan kinerja TI yang diberikan saat ini ? a. Layanan diberikan secara sporadis b. Layanan berorientasi teknis (waktu respon, lama downtime, dan sebagainya) antara TI dan unit fungsional organisasi c. berorientasi teknis maupun berorientasi hubungan (kepuasan user, komitmen TI terhadap bisnis, dan sebagainya) antara TI dan unit fungsional organisasi serta mulai muncul di keseluruhan organisasi d. berorientasi teknis maupun berorientasi hubungan antara TI dan unit fungsional organisasi serta dalam keseluruhan organisasi e. berorientasi teknis maupun berorientasi hubungan antara TI dan unit fungsional organisasi serta dalam keseluruhan organisasi maupun mitra/aliansi eksternal kami

11. Sejauh mana Service Level Agreement (SLA) yang berfungsi sebagai kesepakatan tingkat kualitas layanan minimum antara penyedia layanan dengan pengguna layanan antara bisnis dengan TI digunakan di Kominfo ? a. Tidak ada SLA, atau kalaupun ada sifatnya sporadis b. SLA ada, diterapkan antara unit TI dengan unit fungsional tertentu dan bersifat teknis c. SLA ada, diterapkan antara unit TI dengan unit fungsional tertentu, dan bersifat baik teknis maupun non-teknis (relationship-oriented seperti kepuasan pengguna (user), dsb) d. SLA ada , diterapkan seluruh organisasi, dan bersifat baik teknis maupun non-teknis Universitas Indonesia


(Lampiran 2) 93

e. SLA ada, diterapkan seluruh organisasi termasuk rekan bisnis eksternal, dan bersifat baik teknis maupun non-teknis 12. Sejauh mana praktik benchmarking atau pembanding pada pengelolaan TI di Kominfo terhadap pengelolaan TI di instansi lain ? a. Benchmark jarang atau tidak pernah dilakukan, baik formal maupun informal. b. Benchmark secara informal dilakukan secara berkala atau rutin. c. Benchmark sudah dilakukan secara formal dan berkala. Terkadang ada tindak lanjut terhadap hasil benchmark. d. Benchmark sudah dilakukan secara formal dan rutin. Biasanya ada tindak lanjut terhadap hasil benchmark. e. Benchmark sudah dilakukan secara formal dan rutin. Ada proses yang terregulasi dalam rangka tindak lanjut dan pengukuran terhadap perubahan.

13. Sejauh mana aktivitas penilaian dan evaluasi terhadap investasi TI dilakukan di Kominfo? a. Tidak ada proses penilaian dan evaluasi formal yang dilakukan. b. Proses penilaian dan evaluasi baru dilakukan setelah ditemukan adanya masalah pada bisnis atau TI (mis : kegagalan proyek TI, pangsa pasar yang menurun). c. Proses penilaian dan evaluasi mulai menjadi aktivitas rutin. d. Proses penilaian dan evaluasi dilakukan secara rutin, tersedia proses formal untuk melakukan perubahan terkait hasil penilaian dan evaluasi. e. Proses penilaian dan evaluasi dilakukan secara rutin, tersedia proses formal untuk melakukan perubahan terkait hasil penilaian dan evaluasi serta proses pengkuran terhadap perubahan yang sudah dilakukan. Mitra luar juga dilibatkan dalam proses. 14. Sejauh mana aktivitas dalam rangka perbaikan yang berkesinambungan (continuous improvement) diterapkan di instansi ? a. Tidak ada aktivitas perbaikan yang berkesinambungan b. Sudah ada beberapa aktivitas perbaikan yang berkesinambungan, tetapi belum ada pengukuran terhadap efektivitasnya. Universitas Indonesia


(Lampiran 2) 94

c. Sudah ada beberapa aktivitas perbaikan yang berkesinambungan, proses pengukuran efektivitasnya mulai diperkenalkan. d. Sudah ada cukup banyak aktivitas perbaikan yang berkesinambungan dan secara berkala dilakukan pengukuran terhadap efektivitasnya. e. Aktivitas perbaikan yang berkesinambungan sudah mejadi rutinitas dan selalu dilakukan pengukuran terhadap efektivitasnya. Bagian Ketiga : Tata Kelola TI (7 Atribut) 15. Sejauh mana perencanaan strategi bisnis dengan partisipasi TI dibuat dan dikelola dalam lingkup Kominfo ? a. Tidak ada perencanaan strategi bisnis yang bersifat formal atau kalaupun ada pembuatan dan pengelolaannya bersifat ad hoc (sebatas kebutuhan dan kondisi tertentu saja). b. Perencanaan strategis TI dibuat secara formal di level unit fungsional dengan sedikit melibatkan partisipasi bisnis. c. Perencanaan strategis TI dibuat secara formal di level unit fungsional dengan beberapa beberapa keterlibatan dari bisnis. d. Perencanaan strategis TI dibuat secara formal di level unit fungsional dan unit-unit pendukung lainnya dengan melibatkan partisipasi TI. e. Perencanaan strategis bisnis dibuat secara formal di level unit fungsional, unit-unit pendukung lainnyadan mitra luar dengan melibatkan partisipasi TI. 16. Bagaimana berkaitan dengan perencanaan strategis TI dengan partisipasi bisnis saat ini a. Kominfo tidak melakukan perencanaan strategis TI formal. Jikapun dilakukan, hanya ketika diperlukan b. Kominfo melakukan perencanaan strategis TI formal pada tingkat unit fungsional dengan sedikit partisipasi bisnis c. Kominfo melakukan perencanaan strategis TI formal pada tingkat unit fungsional dan tingkat organisasi dengan beberapa partisipasi bisnis. Terdapat pula perencanaan antar-unit organisasi. d. Kominfo melakukan perencanaan strategis TI formal pada tingkat unit fungsional dan tingkat organisasi dengan partisipasi bisnis Universitas Indonesia


(Lampiran 2) 95

e. Kominfo melakukan perencanaan strategis TI formal pada tingkat unit fungsional dan tingkat organisasi, serta dengan mitra/stakeholder Kominfo

17. Bagaimana model dari struktur organisasi di unit TI dan proses pelaporan TI ke bisnis yang berlaku di Kominfo ? a. Sentralisasi* atau desentralisasi**, CIO melapor kepada CFO b. Sentralisasi atau desentralisasi, ada co-location***, CIO melapor ke CFO. c. Sentralisasi atau desentralisasi, ada co-location***, CIO melapor ke COO. d. Federasi, CIO melapor ke COO atau CEO e. Federasi, CIO melapor ke CEO.

*(Sentralisasi adalah model dimana unit TI atau unit lainnya yang ditunjuk, memiliki otoritas keputusan terkait arsitektur, standard an pembuatan keputusan sumber daya aplikasi.) **(Desentralisasi adalah model dimana setiap unit0unit dungsional (unit bisnis) memiliki otoritas sendiri untuk menentukan arsitektur, standard dan pembuatan keputusan sumber daya aplikasi.) ***(Co-location adalah praktek penempatan beberapa unit yang saling berkaitan dalam satu ruang/tempat yang sama.) ****(Federasi adalah model dimana unit TI atau unit lainnya yang ditunjuk memiliki wewenang dalam menentukan arsitektur, sistem secara umum dan standar. Sementara setiap unit-unit fungsional (unit bisnis) memiliki otoritas dalam menentukan sumber daya aplikasi.) 18. Bagaimana bisnis melihat TI terkait dengan aktivitas pengelolaan anggaran TI di Kominfo ? a. Cost center, dengan pengeluaran yang tidak menentu. b. Cost center, dengan manfaat hanya sebatas untuk area fungsional tertentu. c. Cost center, dimana beberapa inisiatif proyek TI sudah dipandang sebagai bentuk investasi. d. Investment center, Universitas Indonesia


(Lampiran 2) 96

e. Investment center dan profit center.

19. Apa yang menjadi landasan bagi unit organisasi dalam menentukan keputusan investasi TI di Kominfo ? a. Penghematan/pengurangan biaya b. Fokus pada peningkatan produktivitas dan efisiensi c. Evaluasi dengan pendekatan finansial tradisional, TI dilihat sebagai pemicu proses d. Fokus pada efektivitas bisnis, TI dilihat sebagai pengarah bisnis atau pemicu dari realisasi strategi bisnis e. Menciptakan keunggulan kompetitif dan meningkatkan pendapatan. Mitra luar organisasi melihat manfaatnya.

20. Sejauh mana keberadaan dan peran dari komite pengarah TI (IT steering committee) yang melibatkan partisipasi dari manajemen TI level senior dan manajemen bisnis di Kominfo ? a. Tidak ada komite pengarah yang bersifat formal dan regular b. Ada komite pengarah yang bertemu secara informal berdasarkan kebutuhan c. Ada komite pengarah formal yang bertemu secara regular dan mulai terbangun efektivitas d. Ada komite pengarah formal yang bertemu secara regular dan sudah memeperlihatkan efektivitas e. Ada komite pengarah formal yang bertemu secara regular dan sudah memperlihatkan efektivitas. Melibatkan mitra bisnis strategis untuk saling bertukar pendapat dalam pembuatan kebijakan.

21. Bagaimana proses penentuan prioritas terhadap proyek/inisiatif TI dilakukan di Kominfo (mengacu pada kebutuhan bisnis) ? a. Keputusan atau prioritas dari inisiatif TI dibuat secara reaktif berdasarkan kebutuhan bisnis atau TI.



(Lampiran 2) 97

b. Prioritas ditentukan oleh fungsional TI, penentuan prioritas sudah mulai bersifat responsive terhadap kebutuhan bisnis. c. Prioritas ditentukan oleh fungsional bisnis dan bersifat responsif terhadap kebutuhan bisnis d. Prioritas ditentukan bersama (TI dan bisnis), melibatkan manajemen TI level menengah dan manajemen bisnis. e. Prioritas ditentukan bersama, melibatkan manajemen TI level menengah dan manajemen bisnis. Penentuan prioritas juga mempertimbangkan prioritas dari mitra bisnis. Bagian Keempat : Kemitraan Bisnis dengan TI (6 Atribut) 22. Seperti apa pandangan bisnis (persepsi bisnis) terhadap TI di Kominfo ? a. TI dilihat sebagai pengeluaran bagi organisasi b. TI mulai dilihat sebagai aset bagi organisasi c. TI sebagai aset organisasi (sebagai pemicu yang fundamental bagi aktivitas bisnis jangka panjang) d. TI sebagai asset organisasi (sebagai penggerak/pedorong/pengarah yang fundamental bagi aktivitas organisasi jangka panjang) e. TI sebagai mitra bagi organisasi dalam rangka menciptakan manfaat bagi organisasi. 23. Sejauh mana TI diberikan peran dalam perencanaan strategi bisnis di Kominfo ? a. TI tidak mendapat tempat/peran di organisasi. b. TI sebagai pemicu proses organisasi. c. TI sebagai pendorong / pengarah proses organisasi d. TI sebagai pemicu dan pendorong strategi organisasi e. TI sebagai mitra organisasi dalam rangka memicu dan mendorong kepada realisasi objektif strategi 24. Bagaimana sasaran/tujuan, resiko dan ganjaran (reward/pinalti) dibagi antara organisasi dengan TI terkait dengan inisiatif-inisiatif (proyek) TI di Kominfo (mis : ketika suatu proyek TI terlambat atau melebihi anggaran karena adanya perubahan permintaan dari organisasi) ?



(Lampiran 2) 98

a. TI menanggung segala resiko namun tidak mendapat bagian dari bonus/insentif. b. TI menanggung sebagian besar resiko dengan sedikit bonus/insentif c. Ada toleransi risiko antara TI dengan organisasi, TI mulai mendapat bagian dari bonus/insentif yang lebih berimbang dengan bisnis. d. Risiko dan bonus/insentif selalu dibagi rata antara TI dengan organisasi. e. Risiko dan bonus/insentif selalu dibagi rata anatara TI dengan organisasi. Ada seistem kompensasi khusus yang bersifat formal untuk menstimulus manajer untuk ikut serta atau mengambil resiko. 25. Pilihlah pernyataan yang paling cocok yang menggambarkan pengelolaan formal hubungan antara TI dan bisnis saat ini. Sejauh mana ada proses formal yang berfokus pada peningkatan hubungan kemitraan antara TI dan bisnis (misalnya, tim lintas fungsional, pelatihan, pembagian resiko/penghargaan). a.

Kominfo tidak mengelola hubungan kemitraan kami

b.

Kominfo mengelola hubungan kemitraan kami secara ad-hoc

c.

Kominfo telah mendefinisikan program untuk mengelola hubungan kemitraan, namun baik TI maupun bisnis tidak selalu menaatinya. Konflik yang terjadi tidak dianggap sebagai gangguan

d.

Kominfo telah mendefinisikan program untuk mengelola hubungan kemitraan, baik TI maupun bisnis telah menaatinya

e.

Kominfo telah mendefinisikan program untuk mengelola hubungan kemitraan, baik TI maupun bisnis telah menaatinya dan kami selalu melakukan pengembangan yang berkelanjutan

26. Sejauh mana kualitas relasi dan kepercayaan yang terbina antara organisasi dengan TI di Kominfo ? a. Ada konflik, ketidakpercayaan antara bisnis dan TI b. Relasi antara bisnis dan TI bersifat transaksional c. TI mulai dilihat sebagai penyedia layanan organisasi yang bernilai d. Relasi antara organisasi dan TI berfokus pada hubungan jangka panjang



(Lampiran 2) 99

e. Relasi antara organisasi dan TI bersifat hubungan jangka panjang dan TI dilihat sebagai penyedia layanan yang bernilai.

27. Sejauh mana keterlibatan dan peran dari sponsor organisasi terkait proyek atau inisiatif TI di Kominfo ? a. Proyek TI tidak memiliki sponsor/dukungan b. Proyek TI hanya didukung oleh pihak pimpinan pengelola TI c. Proyek TI didukung dari pihak pimpinan pengelola TI dan pihak unit fungsional bisnis tertentu d. Proyek TI didukung dari pihak pimpinan pengelola TI dan pihak unit bisnis pada level korporat/eselon I e. Proyek TI didukung dari pihak pimpinan pengelola TI dan eksekutif organisasi

Bagian Kelima : Ruang Lingkup & Arsitektur dari Infrastruktur TI (6 Atribut) 28. Pernyataan yang paling cocok yang menggambarkan ruang lingkup dari sistem TI (primary system) di Kominfo saat ini ? a. Sistem utama bersifat mendukung kegiatan perkantoran tradisional ( mis : e-office, email, keuangan) b. Sistem utama menjalankan fungsi-fungsi yang berorientasi pada transaksi (mis : dukungan back office) c. Sistem utama menjalankan fungsi-fungsi dengan ruang lingkup yang lebih luas (TI berperan sebagai pendukung terjadinya perubahan pada proses bisnis). d. Sistem utama berfungsi untuk mendefinisikan ulang ruang lingkup (sebagai pendorong proses bisnis, dimana TI berperan sebagai katalis terjadinya perubahan pada proses bisnis). e. Sistem utama mengaktifkan atau mendorong strategi bisnis (TI sebagai pemicu adanya pengubahan strategi bisnis)

29. Sejauh mana kepatuhan terhadap standar TI diberlakukan pada organisasi ? a. Tidak ada standar TI atau tidak ada kewajiban yang mendorong pada kepatuhan Universitas Indonesia


(Lampiran 2) 100

b. Standar sudah didefinisikan dan diwajibkan pada level unit fungsional, tetapi tidak lintas unit fungsional. c. Standar sudah didefinisikan dan diwajibkan pada level unit fungsional, mulai ada koordinasi yang melibatkan lintas unit fungsional. d. Standar sudah didefinisikan dan diwajibkan bagi seluruh unit fungsional e. Standar sudah didefinisikan dan diwajikan bagi seluruh unit fungsional. Ada koordinasi bersama dengan mitra bisnis strategis. 30. Sampai sejauh mana tingkat integrasi arsitektur dari komponen-komponen infrastruktur TI (aspek organisasional dan aspek teknologi) berlaku di Kominfo ? a. Belum terintegrasi dengan baik/ tidak ada integrasi b. Terintegrasi pada unit fungsional dan mulai coba untuk diintegrasikan dengan unit fungsional lainnya (lintas satuan kerja). c. Terintegrasi dengan cakupan seluruh unit-unit fungsional d. Terintegrasi dengan cakupan seluruh unit-unit fungsional dan mitra bisnis strategis e. Tumbuh berkembang (berevolusi) sebagai satu-kesatuan dengan mitra bisnis.

31. Bagaimana

bisnis

menilai

fleksibilitas

dari

infrastruktur

TI

dalam

menghadapi/mengadopsi perubahan pada bisnis dan TI di organisasi (dalam rangka mengadopsi perubahan pada lingkungan/kebutuhan bisnis dan teknologi yang cenderung bersifat dinamis) ? a. Infrastruktur TI hanya sebagai penyedia layanan TI dasar dengan biaya minimal (tidak fleksibel) b. Infrastruktur TI mulai dikembangkan berdasarkan kebutuhan dari strategi bisnis terkini (tingkat fleksibilitas terbatas) c. Pengembangan infrastruktur TI diarahkan oleh kebutuhan dari strategi bisnis terkini. d. Infrastruktur TI mulai diposisikan sebagai sumber daya untuk merealisasikan respon yang lebih cepat dalam mengadopsi perubahan di lingkungan bisis. Universitas Indonesia


(Lampiran 2) 101

e. Infrastruktur TI sebagai pemicu dan pendorong bagi organisasi untuk dapat merespon dengan cepat perubahan di lingkungan bisnis. 32. Sejauh mana tingkat kemampuan untuk mengadopsi/memanfaatkan teknologi baru bagi bisnis di Kominfo ? a. Tidak ada kemampuan atau kesiapan b. Ada kemampuan pengelolaan teknologi baru untuk menghasilkan manfaat bisnis tapi masih terbatas dan minimal c. Ketergantungan hanya pada unit-unit fungsional tertentu d. Kemampuan dan kesiapan mencakup seluruh unit-unit fungsional di institusi. e. Kemampuan pengelolaan teknologi baru untuk menghasilkan manfaat bisnis bagi organisasi keseluruhan dan para mitra luar. Bagian Keenam : Keahlian Sumber Daya Manusia (7 Atribut) 33. Sejauh mana Kominfo berupaya mendorong tercipatanya lingkungan kerja yang dapat mengutamakan inovasi dan semangat kewirausahaan ? a. Tidak ada dorongan / motivasi b. Didorong secara terbatas pada level unit fungsional c. Didorong kuat pada level unit fungsional d. Didorong kuat pada level unit fungsional dan organisasi. e. Didorong kuat padalevel unit tertentu, korporasi bersama dengan mitra bisnis (stakeholder). 34. Siapa yang paling berperan dalam membuat/memutuskan kebijakan TI di Kominfo ? a. Top management pihak bisnis atau manajemen TI pada level korporat b. Top management pihak bisnis atau manajemen TI pada level korporat dengan masukan dari unit-unit terkait c. Top management pihak bisnis dan unit terkait, dengan masukan dari pengelola TI d. Manajemen pihak bisnis atau TI dengan masukan dari seluruh unit di organisasi e. manajemen pihak bisnis atau manajemen TI, dengan masukan dari seluruh unit di organisasi dan mitra bisnis terkait. Universitas Indonesia


(Lampiran 2) 102

35. Bagaimanakah gaya manajemen yang umumnya diterapkan dalam organisasi Kominfo saat ini. a. Menggunakan gaya manajemen perintah dan control (command and control) b. Menggunakan gaya manajemen berbasis kesepakatan (consensus based) c. Menggunakan gaya manajemen berbasis hasil (results based) d. Menggunakan gaya manajemen berbasis keuntungan (profit/value based) e. Menggunakan gaya manajemen berbasis hubungan (relationship based)

36. Bagaimana kesiapan organisasi dalam menghadapi perubahan (change readiness) ? a. Cenderung menolak perubahan b. Perubahan mulai dirasa perlu dan mulai ada program kerja dalam rangka membangun kesiapan terhadap perubahan c. Program manajemen perubahan ada pada unit fungsional tertentu d. Program manajemen perubahan ada pada tingkat organisasi e. Program manajemen perubahan sudah berlaku di tingkat organisasi dan secara proaktif mengantisipasi perubahan. 37. Bagaimana dengan peluang terjadinya mutasi pertukaran posisi/karir lintas unit (career crossover) ? a. Jarang atau tidak pernah terjadi b. Mutasi kadang terjadi dalam unit fungsional c. Mutasi sering terjadi untuk posisi manajemen pada unit fungsional d. Mutasi sering terjadi di semua tingkat posisi dalam unit fungsional e. Mutasi terjadi secara teratur untuk semua posisi, dalam unit fungsional dan tingkat organisasi. 38. Bagaimana kondisi / budaya lingkungan kerja (hubungan interpersonal) yang berlaku di antara bisnis dengan TI di Kominfo ? (mencakup faktor sosial, budaya, politik, dan kepercayaan) a. Minim interaksi dan rasa saling percaya antara bisnis dan TI



(Lampiran 2) 103

b. Mayoritas interaksi antara bisis dan TI hanya bersifat hubungan transaksional c. Mulai tumbuh kepercayaan antara bisnis dan TI d. Kepercayaan antara bisnis dan TI sudah terbangun e. Lemitraan bersama antara bisnis dan TI, mencakup entitas luar (stakeholder)

39. Bagaimana kemampuan organisasi untuk merekrut dan mempertahankan (retain) personil unit TI lainnya ? a. Tidak ada program formal untuk hal ini b. Perekrutan personil TI difokuskan pada kemampuan teknis yang dimilikinya c. Perekrutan personil TI memperhitungkan kemampuan teknis dan bisnis dan sudah ada program retention untuk pegawai. d. Ada program formal untuk perekrutan dan mempertahankan personil TI yang berkualitas di bidang TI e. Program formal untuk perekrutan dan mempertahankan personil TI sudah berjalan efektif.



(Lampiran 3) 104

Tabel Input Penghitungan Kuesioner 6 Kriteria Keselarasan Luftman Domain Komunikasi 7

Narasumber 8 9 10 11

12

13

14

15

16

17

Ratarata

4

4

4

4

4

4

3

3

5

3

2

5

3.71 3

4

5

3

5

2

4

4

2

3

4

3

3

5

3.65 3

3

1

4

3

3

3

2

4

1

2

1

5

2

3

2.76 2

No

Pertanyaan

1

2

3

4

5

6

1

Apakah saat ini Pusat Data dan Sarana Informatika (PDSI) sebagai pelaksana teknis pengelola Teknologi Informasi (TI) sudah memahami strategi dan tujuan bisnis organisasi ?

4

2

3

4

5

2

Bagaimana pemahaman Sekretaris Jenderal sebagai pengelola organisasi mengerti dan memahami lingkup kegiatan TI di Kominfo ?

4

2

4

5

5

3

2

3

Mana pernyataan berikut yang paling cocok menggambarkan metode (mencakup penggunaan intranet, portal, milis, e-mail, e-office, rapat, pelatihan, dsb) yang paling sering diselenggarakan di organisasi dalam rangka aktivitas pembelajaran dalam lingkup organisasi (kolaborasi bisnis dan TI) di lingkungan Kominfo (mencakup aspek berbagi pengalaman, pemecahan masalah, diskusi objektif dan factor-faktor vital pendukung kesuksesan/CSF).

4

Seperti apa kecenderungan prosedur/mekanisme komunikasi yang terjadi antara bisnis dengan TI di organisasi ?

4

4

3

5

1

4

3

2

2

5

5

4

2

3

2

2

5

3.29 3

5

Sampai sejauh mana proses berbagi pengetahuan (knowledge sharing) antara bisnis dengan TI terjadi di organisasi ?

4

1

2

5

1

4

5

1

4

1

3

2

2

1

5

1

4

2.71 2

6

Seberapa efektif keberadaan peran penghubung (liaisons) pihak bisnis dan TI dalam menjembatani komunikasi antara pihak pengelola TI dan pengelola bisnis di organisasi ?

3

1

2

5

2

4

3

1

3

2

2

2

1

2

3

1

3

2.35 2

Tingkat Kematangan Domain Komunikasi

3.08 3



(Lampiran 3)105

Domain Kompetensi/Nilai Manfaat Narasumber 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

12

13

14

15

16

17

Ratarata

No

Pertanyaan

1

Sejauh mana aktivitas pengukuran terhadap manfaat atau kontribusi layanan TI terhadap bisnis dilakukan di Kominfo ?

4

3

1

5

1

3

3

3

2

4

3

2

1

3

2

1

5

2.71 2

2

Bagaimana pengukuran kinerja organisasi dalam hal mencapai strategi dan tujuan Kominfo (dengan memperhitungkan faktor TI sebagai stimulus program kegiatan ?)

4

3

4

4

2

4

4

3

2

4

3

4

2

4

4

3

3

3.35 3

5

1

3

5

1

4

1

3

1

5

4

4

1

4

3

2

1

2.82 2

2

1

1

2

1

3

3

1

1

1

2

1

1

2

3

1

2

1.65 1

3

4

Bagaimana keterkaitan antara pengukuran manfaat TI dengan pengukuran kinerja Kominfo (dalam rangka mengukur kontribusi TI terhadap organisasi) ? Sejauh mana Service Level Agreement (SLA) yang berfungsi sebagai kesepakatan tingkat kualitas layanan minimum antara penyedia layanan dengan pengguna layanan antara bisnis dengan TI digunakan di Kominfo ?

5

Sejauh mana praktik benchmarking atau pembanding pada pengelolaan TI di Kominfo terhadap pengelolaan TI di instansi lain ?

3

1

2

2

1

4

3

2

2

4

5

1

1

4

3

1

3

2.47 2

6

Sejauh mana aktivitas penilaian dan evaluasi terhadap investasi TI dilakukan di Kominfo ?

5

1

3

4

1

4

2

2

2

1

5

2

2

2

3

2

4

2.65 2

7

Sejauh mana aktivitas dalam rangka perbaikan yang berkesinambungan (continous improvement) diterapkan di instansi ?

2

3

2

2

2

4

4

3

2

5

4

2

2

3

2

2

3

2.76 2

Tingkat Kematangan Domain Kompetensi/Nilai Manfaat

2.24 2



(Lampiran 3)106

Domain Tata Kelola No 1 2 3 4 5

6

7

Pertanyaan Sejauh mana perencanaan strategi bisnis dengan partisipasi TI dibuat dan dikelola dalam lingkup Kominfo ? Bagaimana berkaitan dengan perencanaan strategis TI dengan partisipasi bisnis saat ini ? Bagaimana model dari struktur organisasi di unit TI dan proses pelaporan TI ke bisnis yang berlaku di Kominfo ? Bagaimana bisnis melihat TI terkait dengan aktivitas pengelolaan anggaran TI di Kominfo ? Apa yang menjadi landasan bagi unit organisasi dalam menentukan keputusan investasi TI di Kominfo ? Sejauh mana keberadaan dan peran dari komite pengarah TI (IT steering committee) yang melibatkan partisipasi dari manajemen TI level senior dan manajemen bisnis di Kominfo ? Bagaimana proses penentuan prioritas terhadap proyek/inisiatif TI dilakukan di Kominfo (mengacu pada kebutuhan bisnis) ?

1

2

3

4

5

6

7


4

1

2

2

2

4

3

1

4

2

4

1

2

4

3

3

3

2.65 2

5

1

2

2

2

4

3

3

2

3

4

1

2

1

3

3

3

2.59 2

3

2

2

1

4

3

3

2

3

1

3

0

1

2

1

1

2

2.00 2

5

4

3

3

2

3

3

2

3

2

4

3

2

3

3

3

4

3.06 3

4

2

3

2

4

3

2

4

2

3

2

2

3

5

2

2

4

2.88 2

4

1

1

1

1

3

1

2

3

1

4

1

2

1

1

2

2

1.82 1

5

3

3

1

2

4

5

3

3

3

5

2

2

3

3

1

4

3.06 3

12

13

14

15

16

17

Ratarata

Tingkat Kematangan Domain Tata Kelola

2.58 2



(Lampiran 3)107

Domain Hubungan Kemitraan Narasumber 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

12

13

14

15

16

17

Ratarata

No

Pertanyaan

1

Seperti apa pandangan bisnis (persepsi bisnis) terhadap TI di Kominfo ?

5

5

4

4

4

5

4

4

4

4

5

5

2

3

4

2

4

4.00 4

2

Sejauh mana TI diberikan peran dalam perencanaan strategi bisnis di Kominfo ?

2

5

4

3

4

5

3

3

5

4

5

5

2

3

3

1

4

3.59 3

3

Bagaimana sasaran/tujuan, resiko dan ganjaran (reward/pinalti) dibagi antara organiasi dengan TI terkait dengan inisiatif-inisiatif (proyek) TI di Kominfo (mis : ketika suatu proyek TI terlambat atau melebihi anggaran karena adanya perubahan permintaan dari organisasi) ?

5

1

3

4

2

3

2

4

3

1

5

1

3

1

1

2.29 2

5

1

2

3

3

4

4

4

5

4

5

1

1

1

2

4

3

3.06 3

5

3

3

3

4

5

3

3

5

4

3

5

2

3

3

2

3

3.47 3

5

5

5

1

4

3

3

3

5

3

4

4

2

4

1

1

4

3.35 3

4

5 6

Pilihlah pernyataan yang paling cocok yang menggambarkan pengelolaan formal hubungan antara TI dan bisnis saat ini. Sejauh mana ada proses formal yang berfokus pada peningkatan hubungan kemitraan antara TI dan bisnis (misalnya, tim lintas fungsional, pelatihan, pembagian resiko/penghargaan). Sejauh mana kualitas relasi dan kepercayaan yang terbina antara organisasi dengan TI di Kominfo ? Sejauh mana keterlibatan dan peran dari sponsor organisasi terkait proyek atau inisiatif TI di Kominfo?

3.29 3



(Lampiran 3)108

No

Domain Hubungan Scope dan Arsitektur Narasumber 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Pertanyaan

1

Pernyataan yang paling cocok yang menggambarkan ruang lingkup dari sistem TI (primary system) di Kominfo saat ini ?

2

Sejauh mana kepatuhan terhadap diberlakukan pada organisasi ?

12

13

14

15

16

17

Ratarata

5

2

2

1

3

3

4

3

3

4

1

1

1

3

3

1

3

2.53 2

TI

3

2

4

2

3

4

3

2

3

4

4

1

2

2

2

1

3

2.65 2

3

Sampai sejauh mana tingkat integrasi arsitektur dari komponen-komponen infrastruktur TI (aspek organisasional dan aspek teknologi) berlaku di Kominfo ?

5

1

1

1

1

4

2

2

3

4

2

2

2

1

2

2

2

2.18 2

4

Bagaimana bisnis menilai fleksibilitas dari infrastruktur TI dalam menghadapi/mengadopsi perubahan pada bisnis dan TI di organisasi (dalam rangka mengadopsi perubahan pada lingkungan/kebutuhan bisnis dan teknologi yang cenderung bersifat dinamis) ?

2

5

2

2

2

4

4

2

2

4

4

2

2

4

4

2

4

3.00 3

5

Sejauh mana tingkat kemampuan untuk mengadopsi/memanfaatkan teknologi batu bagi bisnis di Kominfo ?

5

5

2

3

3

4

3

3

5

4

2

2

2

3

1

2

3

3.06 3

standar

2.68 2



(Lampiran 3)109

Domain Keahlian 7


12

13

14

15

16

17

Ratarata

3

2

2

3

4

4

2

2

2

2

2

2

2.82 2

2

4

2

3

3

4

4

2

5

4

4

2

4

3.29 3

3

1

3

1

1

5

5

1

2

2

3

1

1

1

2.53 2

4

3

5

3

2

4

3

4

2

2

4

3

3

2

2

3.24 3

2

4

4

2

3

3

2

4

4

5

1

1

3

5

1

2

2.88 2

4

5

3

3

3

3

3

3

4

4

4

1

3

3

3

2

2

3.12 3

3

3

4

2

2

4

3

3

4

4

4

1

2

2

2

2

2

2.76 2

No

Pertanyaan

1

2

3

4

5

6

1

Sejauh mana Kominfo berupaya mendorong tercipatanya lingkungan kerja yang dapat mengutamakan inovasi dan semangat kewirausahaan ?

5

4

2

5

2

2

Siapa yang paling berperan dalam membuat/memutuskan kebijakan TI di Kominfo ?

2

5

3

3

3

Bagaimanakah gaya manajemen yang umumnya diterapkan dalam organisasi Kominfo saat ini ?

5

5

3

4

Bagaimana kesiapan organisasi dalam menghadapi perubahan (change readiness) ?

4

5

3

5

6

7

Bagaimana dengan peluang terjadinya mutasi pertukaran posisi/karir lintas unit (career crossover) ? Bagaimana kondisi / budaya lingkungan kerja (hubungan interpersonal) yang berlaku di antara bisnis dengan TI di Kominfo ? (mencakup faktor sosial, budaya, politik, dan kepercayaan) Bagaimana kemampuan organisasi untuk merekrut dan mempertahankan (retain) personil unit TI lainnya ?

Tingkat Kematangan Domain Keahlian

2.95 2



PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN KESELARASAN STRATEGI TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN STRATEGI ORGANISASI: STUDI KASUS KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

Recommend Documents