UNIVERS ITAS BINA NUS ANTARA Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2004/2005
PENGUKURAN KINERJA DIVISI TI PADA PT X DENGAN MENGGUNAKAN METODE BALANCED SCORECARD
Indra Gunarto S tephen Alexander Suwanti Kelas/Kelompok
0500595265 0500595776 0500596015 08PDA / 02
Abstrak IT Balanced Scorecard merupakan suatu sistem manajemen strategis yang menggunakan beberapa metode pengukuran untuk melakukan evaluasi atas kinerja bagi TI ke perusahaan. Penggunaan TI merupakan suatu hal yang mutlak untuk memenangkan persaingan bisnis yang makin mendekati globalisasi dunia. Namun IT Balanced Scorecard tersebut masih tergolong baru bagi perusahaan di Indonesia begitu juga PT. X. Tujuan dilakukan penelitian ini adalah menganalisa dan mengukur kinerja pada divisi TI. M etode penelitian yang dilakukan adalah melalui penelitian kepustakaan, wawancara, kuesioner. Setelah dilakukan pengukuran atas kinerja TI perusahaan maka didapatkan data perspektif kontribusi perusahaan mencapai 91,06%, perspektif orientasi pengguna dengan 91,00%, perspektif penyempurnaan oprasional dengan 94,24%, dan perspektif orientasi masa depan dengan 86,58%. Kesimpulan setelah meneliti adalah bahwa IT Balanced Scorecard dapat diandalkan untuk mendapatkan gambaran mengenai kinerja TI perusahaan, dan untuk dapat mempertahankan hasil yang baik perusahaan harus terus melakukan pengukuran berkala dengan menggunakan IT Balanced Scorecard untuk menentukan pencapaian strategis. Kata kunci : Balanced Scorecard, pengukuran kinerja.
iv
Prakata
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang M aha Esa, karena atas berkat dan karunia-Nyalah, penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi ini dalam rangka memenuhi persyaratan penyelesaian Jenjang Strata-1 pada Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Karena keterbatasan pengetahuan yang dimiliki, penulis menyadari bahwa skripsi yang disusun masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan penulis demi sempurnanya skripsi ini. Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada orang tua penulis atas segala dukungan, nasehat, petunjuk, doa, saran dan bimbingan serta kesempatan yang telah diberikan selama penulisan skripsi ini. Rasa terima kasih juga penulis tujukan kepada : 1. Bpk Envermy Vem, M .Sc.; selaku Pejabat Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah
memberikan
sarana dan
prasarana kepada penulis
untuk
menyelesaikan studi pada Universitas Bina Nusantara. 2. Bpk Sablin Yusuf, Ir, M .Sc., M CompSc; selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 3. Bpk Siswono, S.Kom., MM ; selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. 4. Bpk. Idris Gautama, S.E, S.Kom, M M ; selaku Ketua Program Studi Universitas Bina Nusantara.
v
5. Bpk. Henkie Ongowarsito, S.Kom., M .T, M.Sc; selaku dosen pembimbing utama yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan pengarahan, nasehat, saran, kritik, dan perhatian yang besar serta masukan yang sangat berharga dalam penyusunan skripsi ini. 6. Bpk Herjandi Wijaya yang telah memberikan saran dan masukan dalam penulisan skripsi ini. 7. Bpk. Johanes Abednego, S.Kom, MM selaku M anajer Divisi TI pada PT. X atas semua bantuan dan informasi yang diberikan sehingga penulisan skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik. 8. Seluruh staf dan karyawan PT. X, atas waktu yang diluangkan untuk penulis dalam melakukan survey penulisan skripsi ini. 9. Dosen-dosen Universitas Bina Nusantara atas semua saran dan masukan yang sangat membantu dalam terselesaikannya penulisan skripsi ini. 10. Teman-teman
penulis
yang
telah
memberikan
dukungan
moril
demi
terselesaikannya skripsi ini. 11. Pihak-pihak lain yang tidak mungkin disebutkan namanya satu-persatu atas nasehat, bantuan dan semangat pada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca serta memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkannya.
Jakarta, Juni 2005
Penulis
vi
DAFTAR IS I Halaman Judul Luar……………………………………………………………………..i Halaman Judul Dalam …………………………………………………………………..ii Halaman Persetujuan Skripsi……………………………………………………………iii Abstrak…………………………………………………………………………….……iv Prakata…………………………………………………………………………………..v Daftar Isi………………………………………………………………………………..vii Daftar Tabel……………………………………………………………………….……xiv Daftar Gambar………………………………………………………………………….xv Daftar Lampiran…..…………………………………………………………………..xvii
BAB 1:PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang………………………………………………………..….1
1.2
Ruang Lingkup……………………………………………………….….2
1.3
Tujuan dan M anfaat Penelitian…………………………………………..3
1.4
M etodologi Penelitian……………………………………………….…...3
1.5
Sistematika Penulisan…………………………………………………….4
BAB 2:LANDAS AN TEORI 2.1
Definisi Pengukuran……………………………………………………...6
2.2
Pengukuran Kinerja………………………………………………….…...6
2.3
2.2.1
Definisi Pengukuran Kinerja………………………………….….6
2.2.2
M anfaat Pengukuran Kinerja…………………………………….7
Teknologi, Informasi, Data dan Sistem………………………………….8 vii
2.4
2.5
2.6
2.3.1
Definisi Teknologi……………………………………………….8
2.3.2
Definisi Informasi…………………………………………….….8
2.3.3
Definisi Sistem……………………………………………….…..9
Balanced Scorecard………………………………………………….…..9 2.4.1
Pengertian Balanced Scorecard………………………………….9
2.4.2
Aspek-aspek yang diukur dalam Balanced Scorecard………….10 2.4.2.1
Perspektif Keuangan…………………………………..11
2.4.2.2
Perspektif Pelanggan…………………………………..12
2.4.2.3
Perspektif Proses Bisnis Internal………………………13
2.4.2.4
Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan……………14
IT Balanced Scorecard…………………………………………………..15 2.5.1
Sejarah IT Balanced Scorecard……………………………….…15
2.5.2
Pengertian IT Balanced Scorecard………………………………15
2.5.3
Aspek TI dalam Implementasi IT Balanced Scorecard…………16 2.5.3.1
Perspektif Kontribusi Perusahaan……………………..17
2.5.3.2
Perspektif Orientasi Pengguna…………………….…..17
2.5.3.3
Perspektif Penyempurnaan Operasional………………18
2.5.3.4
Perpektif Orientasi M asa Depan……………………....19
Visi, M isi dan Strategi…………………………………………………..20 2.6.1
Visi dan M isi……………………………………………………20
2.6.2
Strategi…………………………………………………………..20
2.7
Porter’s Five Forces (M odel Lima Daya Porter)……………………….21
2.8
SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)………….……24 2.8.1
Definisi SWOT………………………………………………….24 viii
2.9
2.8.2
Klasifikasi SWOT……………………………………………….25
2.8.3
M atrik SWOT…………………………………………………...26
Critical Success Factors………………………………………………...30 2.9.1
Pengertian Critical Success Factors…………………………….30
2.9.2
Karakteristik Critical Success Factors………………………….30
2.10 Perencanaan dan Kisi Strategis (Strategic Grid)………………………..31 2.11 Strategic Map…………………………………………………………...34 2.12 Perancangan Kuesioner…………………………………………….…...35 2.13 Data dan Pengumpulannya……………………………………………...36 2.13.1 Data……………………………………………………………..36 2.13.2 Jenis Data Internal dan Data Eksternal…………………….…...36 2.13.3 Type Data : Data Kualitatif dan Data Kuantitatif………….…...37 2.13.4 Skala Pengukuran Data…………………………………………37 2.14 Analytic Hierarchy Process (AHP)…………………………………….38 2.14.1 Definisi AHP…………………………………………………...38 2.14.2 Langkah-langkah Perhitungan AHP…………………………....39 2.15 Digital Dashboard………………………………………………………42
BAB 3:AN ALIS A KEADAAN PERUS AHAAN 3.1
Profil Perusahaan……………………………………………………….44 3.1.1
Sejarah Singkat Perusahaan…………………………………….44
3.1.2
Struktur Organisasi Perusahaan………………………………...46
3.1.3
Tugas dan Tanggung Jawab…………………………………….48
3.1.4
Visi, M isi dan Strategi Perusahaan……………………………..53 ix
3.2
Analisis Perusahaan…………………………………………………….54 3.2.1
Analisis Kompetitif Porter……………………………………...54
3.2.2
Analisis Strengths, Weaknesses, Opportunities dan Threats (SWOT)…………………………………………………………58
3.2.3 3.3
Analisis Critical Success Factors (CSF)……………………….65
Gambaran Umum Divisi TI…………………………………………….66 3.3.1
Struktur Organisasi Divisi TI…………………………………..66
3.3.2
Tugas dan Tanggung Jawab Divisi TI………………………….67
3.3.3
Visi, M isi dan Strategi Divisi TI……………………………….70
3.4
Infrastruktur TI…………………………………………………………71
3.5
Aplikasi TI……………………………………………………………..71
3.6
Proses Bisnis TI………………………………………………………..73 3.6.1
Proses Pengadaan Aplikasi…………………………………….74
3.6.2
Proses Pengadaan Hardware…………………………………..76
3.6.3
Proses Operasional Divisi TI…………………………………..78
3.7
Arsitektur Jaringan……………………………………………………..79
3.8
Analisis Divisi TI………………………………………………………81 3.8.1
Analisis Strengths, Weaknesses, Opportunities dan Threats (SWOT) TI……………………………………………………..81
3.8.2 3.9
Analisis Critical Success Factors (CSF) TI……………………87
IS / IT Strategic Grid…………………………………………………...87
3.10 IT Plan………………………………………………………………….90 3.11 Sistem Pengukuran Kinerja TI Sekarang………………………………90
x
BAB 4:PENGUKURAN IT BALANCED SCORECARD 4.1
4.2
Proses Perancangan IT Balanced Scorecard…………………………...92 4.1.1
Penyelarasan Visi Perusahaan Dengan Visi TI………………...94
4.1.2
Penyelarasan M isi Perusahaan Dengan M isi TI………………..94
4.1.3
Penyelarasan Strategi Perusahaan Dengan Strategi TI…………95
Penentuan Tujuan dan Ukuran Strategis……………………………….97 4.2.1
Perspektif Kontribusi Perusahaan……………………………...97
4.2.2
Perspektif Orientasi Pengguna…………………………………98
4.2.3
Perspektif Penyempurnaan Operasional……………………….99
4.2.4
Perspektif Orientasi M asa Depan……………………………..100
4.3
Perancangan Strategic Map…………………………………………...104
4.4
Penentuan Sasaran Strategis…………………………………………..108
4.5
Penelusuran Ukuran Strategis…………………………………………109 4.5.1
Pengumpulan Data untuk Perspektif Kontribusi Perusahaan…109
4.5.2
Pengumpulan Data untuk Perspektif Orientasi Pengguna…….110
4.5.3
Pengumpulan Data untuk Perspektif Penyempurnaan Operasional…………………………………………………….112
4.5.4 4.6
Pengumpulan Data untuk Perspektif Orientasi M asa Depan….114
Pengukuran IT Balanced Scorecard……………………………………115 4.6.1
Pengolahan Kuesioner……………………………………….…115
4.6.2
Rangkuman Keadaan Aktual atau Realisasi Perusahaan………116
4.6.3
Pengukuran Pencapaian atau TPT……………………………..125
4.7
Perbandingan Keadaan Aktual atau Realisasi dengan Sasaran………..138
4.8
Pembobotan Kuesioner Tujuan Strategis………………………………139 xi
4.9
Evaluasi Hasil Pengukuran…………………………………………….143
4.10 Digital Dashboard……………………………………………………...152 4.10.1 M enu Login…………………………………………………….152 4.10.2 M enu Utama Perspektif………………………………………...153 4.10.3 Tampilan Per Perspektif………………………………………..153 4.10.3.1 Tampilan Perspektif Kontribusi Perusahaan…………153 4.10.3.2 Tampilan Perspektif Orientasi Pengguna…………….155 4.10.3.3 Tampilan Perspektif Penyempurnaan Operasional…..156 4.10.3.4 Tampilan Perspektif Orientasi M asa Depan………....157 4.11 M enu Update…………………………………………………………...158 4.12 Perancangan Database………………………………………………….158 4.13 Hasil Pengukuran Dalam Bentuk Diagram Layang……………………164
BAB 5:KES IMPULAN DAN S ARAN 5.1
Kesimpulan……………………………………………………………..166
5.2
Saran……………………………………………………………………167
DAFTAR PUS TAKA RIWAYAT HID UP LAMPIRAN-LAMPIRAN FOTOCOPY S URAT S URVEI
xii
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Contoh Tujuan dan Ukuran Strategis Orientasi Kontribusi Perusahaan
17
Tabel 2.2 Contoh Tujuan dan Ukuran Strategis Orientasi Pengguna
18
Tabel 2.3 Contoh Tujuan dan Ukuran Strategis Orientasi Penyempurnaan Operasional
19
Tabel 2.4 Contoh Tujuan dan Ukuran Strategis Orientasi M asa Depan
19
Tabel 2.5 Skala Fundamental AHP
39
Tabel 3.1 IFAS
60
Tabel 3.2 EFAS
61
Tabel 3.3 M atrik SWOT Perusahaan Secara Umum
65
Tabel 3.4 IFAS Divisi TI
83
Tabel 3.5 EFAS Divisi TI
84
Tabel 3.6 M atrik SWOT pada Divisi TI
86
Tabel 4.1 Ukuran Strategis Kontribusi Perusahaan
102
Tabel 4.2 Ukuran Strategi Orientasi Pengguna
102
Tabel 4.3 Ukuran Strategi Penyempurnaan Operasional
103
Tabel 4.4 Ukuran Strategi Orientasi M asa Depan
104
Tabel 4.5 Sasaran Strategis
108
Tabel 4.6 Keadaan Aktual Perusahaan
125
Tabel 4.7 Hasil Pengukuran
139
Tabel 4.8 Evaluasi Pengukuran Per Perspektif
145
Tabel 4.9 Evaluasi Pengukuran dan Sasaran Per Perspektif
149
xiii
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1
Kerangka Kerja Balanced Scorecard
11
Gambar 2.2
Perpindahan Balanced Scorecard ke IT Balanced Scorecard
15
Gambar 2.3
Bagan IT Balanced Scorecard
16
Gambar 2.4
M odel Lima Daya Porter
21
Gambar 2.5
Lingkungan Dalam Analisis SWOT
25
Gambar 2.6
M atrik SWOT
29
Gambar 2.7
Information System Strategic Grid
32
Gambar 3.1
Struktur Organisasi PT. X
47
Gambar 3.2
M odel Porter Dari PT. X
54
Gambar 3.3
Diagram Analisa SWOT Perusahaan
63
Gambar 3.4
Struktur Organisasi Divisi TI Pada PT. X
66
Gambar 3.5
Proses Pengadaan Aplikasi
74
Gambar 3.6
Proses Pengadaan Hardware
76
Gambar 3.7
Proses Operasional TI
78
Gambar 3.8
Arsitektur Jaringan
80
Gambar 3.9
Diagram Analisa SWOT TI
85
Gambar 3.10 Strategic Grid Perusahaan
88
Gambar 4.1
Kerangka IT Balanced Scorecard
93
Gambar 4.2
Penyelarasan Visi, M isi dan Strategi Perusahaan dengan Visi, M isi, dan Strategi TI
96
Gambar 4.3
Strategic Map
105
Gambar 4.4
M enu Login
153
Gambar 4.5
M enu Utama Perspektif
154 xiv
Gambar 4.6
Tampilan Perspektif Kontribusi Perusahaan
155
Gambar 4.7
Tampilan Perspektif Orientasi Pengguna
156
Gambar 4.8
Tampilan Perspektif Penyempurnaan Operasional
157
Gambar 4.9
Tampilan Perspektif Orientasi Pengguna
158
Gambar 4.10 M enu Update
158
Gambar 4.11 Perancangan Tabel Login
159
Gambar 4.12 Perancangan Tabel Perusahaan
159
Gambar 4.13 Perancangan Tabel Perusahaan Detil
160
Gambar 4.14 Perancangan Tabel Pengguna
160
Gambar 4.15 Perancangan Tabel Pengguna Detil
161
Gambar 4.16 Perancangan Tabel Operasional
161
Gambar 4.17 Perancangan Tabel Operasional Detil
162
Gambar 4.18 Perancangan Tabel M asa Depan
162
Gambar 4.19 Perancangan Tabel M asa Depan Detil
163
Gambar 4.20 Perancangan Tabel Update
164
Gambar 4.21 Hasil Evaluasi Pengukuran Per Perspektif
165
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran I
Kuesioner
Lampiran II
Kuesioner Pembobotan Tujuan Strategis
Lampiran III Perhitungan Kuesioner Pembobotan Tujuan Strategis M enggunakan Analytic Hierarchy Process (AHP) Lampiran IV Data dan Hasil Wawancara
xvi
