PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU CRUDE COCONUT OIL (CCO) PADA PT PALKO SARI EKA Siti Nur Fadlillah A.1
ABSTRACT Inventory system is one of the essential managerial functions because most of companies have a big investment in this aspect. PT Palko Sari Eka as an oil refinery company, uses Crude Coconut Oil as a dominant raw material to its production process activities. An optimal Inventory system is very important to be implemented by the company so that the company can provide product as customer needs and give inventory cost as more efficient. Keywords: inventory control, material, inventory system, inventory cost
ABSTRAK Sistem persediaan merupakan salah satu fungsi manajerial yang sangat penting bagi perusahaan karena mayoritas perusahaan melibatkan investasi besar pada aspek ini. PT Palko Sari Eka sebagai perusahaan yang bergerak dalam industri penyulingan (oil refinery), dan Crude Coconut Oil (CCO) merupakan salah satu bahan baku utama dalam aktivitas proses produksi. Sistem persediaan yang optimal sangat penting untuk diterapkan sehingga perusahaan dapat menyediakan produk sesuai dengan keinginan konsumen dan memberikan biaya persediaan lebih efisien. Kata kunci: pengendalian persediaan, bahan baku, sistem persediaan, biaya persediaan
1
Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Bina Nusantara Jl. K.H. Syahdan No. 9, Kemanggisan/Palmerah, Jakarta Barat 11480
[email protected]
Pengendalian Persediaan… (Siti Nur Fadlillah A.)
101
PENDAHULUAN Perencanaan dan pengendalian persediaan merupakan satu masalah strategis yang harus diputuskan oleh setiap perusahaan agar dapat berproduksi secara efisien. Untuk mendapatkan suatu sistem persediaan yang efisien, perusahaan perlu merencanakan sistem pemesanan bahan baku yang tepat, baik dari jumlah maupun periode pemesanannya, sehingga dengan sistem persediaan yang ada akan dapat mengurangi biaya persediaan seoptimal mungkin. Secara umum, masalah utama dalam perencanaan dan pengendalian persediaan adalah menentukan berapa banyak bahan baku atau bahan mentah yang sebaiknya dipesan oleh perusahaan dan kapan sebaiknya pemesanan tersebut dilakukan agar kegiatan produksi dapat berjalan dengan lancar yang pada akhirnya akan meningkatkan efisiensi dari kegiatan produksi tersebut. PT Palko Sari Eka adalah pabrik yang bergerak dalam bidang penyulingan minyak (oil refinery). Pada proses penyulingan minyak, PT Palko Sari Eka memerlukan beberapa bahan, salah satu bahan tersebut adalah Crude Coconut Oil (CCO) yang dipesan dari luar pulau. Dalam artikel ini akan ditentukan jumlah bahan baku CCO yang harus dipesan dan kapan sebaiknya dilakukan pemesanan.
PEMBAHASAN Sistem Persediaan (Inventory System) Secara umum, persediaan adalah bahan mentah, barang dalam proses (work in process), barang jadi, bahan pembantu, bahan pelengkap, dan komponen yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan (Riggs, 1976). Sistem persediaan adalah suatu mekanisme mengenai bagaimana mengelola masukan yang sehubungan dengan persediaan menjadi output, dan untuk itu diperlukan umpan balik agar output memenuhi standar tertentu. Secara luas, tujuan sistem persediaan adalah menemukan solusi optimal terhadap seluruh masalah yang terkait dengan persediaan. Dikaitkan dengan tujuan umum perusahaan, ukuran optimalitas pengendalian persediaan sering kali diukur dengan keuntungan maksimum yang dicapai. Karena perusahaan memiliki banyak subsistem lain selain persediaan, maka mengukur kontribusi pengendalian persediaan dalam mencapai total keuntungan bukanlah hal yang mudah. Optimalisasi pengendalian persediaan biasanya diukur dengan total biaya minimal pada suatu periode tertentu.
102
INASEA, Vol. 8 No.2, Oktober 2007: 101-111
Faktor dalam Pengendalian Persediaan Berdasarkan buku Manajemen Produksi dan Operasi (Joko, 2001:346), faktor dalam pengendalian persediaan sebagai berikut. Pertama, Persediaan Pengamanan (Safety Stock). Persediaan pengamanan adalah persediaan minimal yang harus ada atau harus dipertahankan dalam perusahaan. Hal itu dilakukan untuk menghindari kehabisan persediaan bahan baku yang disebabkan oleh ketidakpastian tingkat pemakaian dan ketidakpastian waktu kedatangan persediaan agar kelangsungan faktor produksi dalam perusahaan selalu terjamin Kedua, Titik Pemesanan Ulang (Re-Order Point). Titik pemesanan kembali terjadi apabila jumlah persediaan terdapat dalam stock berkurang terus sehingga kita harus menentukan berapa banyak batas minimal tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan sehingga tidak terjadinya kekurangan persediaan. Ketiga, Waktu Ancang-Ancang (Lead Time). Waktu ancang-ancang adalah tenggang waktu berapa lama saat mulai memesan bahan baku, sampai bahan tersebut datang ke gudang. Keempat, Tingkat Pelayanan (Service Level). Service Level merupakan besarnya persentase dari permintaan pelanggan yang dapat terpenuhi dari persediaan. Siklus pemesanan dari tingkat pelayanan dapat dihitung sebagai probabilitas suatu permintaan yang tidak melebihi suplai selama masa tenggang Kelima, Tolok Ukur (Performance Indices). Tolok ukur mengetahui seberapa jauh suatu inventory control berjalan. Dalam arti, seberapa jauh efektivitas dan efisiensinya. Performance Indices ini sangat berguna bagi manajemen untuk menentukan lankah yang harus diambil untuk memperbaiki keadaan inventory-nya. Tolok ukur keberhasilan inventory control ditentukan oleh Turn Over Ratio (TOR), yaitu perbandingan antara pemakaian dalam setahun dengan inventory rata-rata. Digunakan untuk mengukur efisiensi inventory. Makin besar TOR, inventory makin bertambah efisien.
Fixed Order Quantity Systems (EOQ) Jumlah pesanan yang dapat meminimasi total biaya penyimpanan dikenal dengan Economic Order Quantity (EOQ). Metode itu diperkenalkan pertama kali oleh Ford Harris dari Westinghouse pada tahun 1915. Metode itu merupakan inspirasi bagi pakar persediaan untuk mengembangkan metode pengendalian persediaan lainnya. Metode itu dikembangkan atas fakta adanya biaya variabel dan biaya tetap dari proses produksi atau pemesanan barang.
Pengendalian Persediaan… (Siti Nur Fadlillah A.)
103
Q*
2CoD 2CoD economic order quantity Cc PF
Total Annual Cost = Purchase Cost + Order Cost + Holding Cost
TC (Q ) PD
CoD CcQ Q 2
INVENTORY
Q
R
a
b
c
d
e
f
TIME
Gambar 1 Model EOQ
Keterangan gambar: Q = Jumlah Pemesanan (Lot Size) R = Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point) ac = ce = Interval Antara Pesanan ab = cd = ef = Lead Time
TC (Q)
COST
CcQ 2
PD CoD Q Q* ORDER QUANTITY (Q)
Gambar 2 Biaya Persediaan EOQ
Setelah economic order quantity didapat, banyak pesanan yang dilakukan selama setahun, m, dan interval antar pesanan, T, dapat ditentukan:
104
INASEA, Vol. 8 No.2, Oktober 2007: 101-111
D CcD Q* 2Co 1 Q* T W W m D m
: Banyak pesanan dalam 1 tahun : Interval pesanan
W = Jumlah hari dalam setahun
R
DL 12
: reorder point dengan L bulanan
Jika lead time dalam hitungan minggu, rumus reorder point-nya adalah:
R
DL 52
: reorder point dengan L mingguan
Pada data yang bersifat stochastic, metode ini memakai rumus:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
s
( Di d )
2
n 1 SS Zs L R SS dL I SS ( 1 2 xQ*) D TOR I D 1 TC (Q*) .Co ( SS 2 .Q*)Cc Q *
Standar Deviasi Safety Stock Reorder Point Average Inventory Level Turn Over Ratio Total Inventory Cost
Fixed Order Interval Systems (EOI) Fixed Order Interval Systems, juga disebut sistem persediaan secara periodik yang lebih berdasar kepada periode daripada sistem persediaan kontinu yang lebih kepada posisi stok persediaan. Sistem persediaan yang berbasiskan waktu yang melakukan pesanan berdasarkan suatu jangka waktu tertentu. Jumlah pesanan bergantung kepada pemakaian demand selama periode waktu tersebut. Model dari Fixed Order Interval Systems dapat dilihat pada Gambar 3.
Pengendalian Persediaan… (Siti Nur Fadlillah A.)
105
QUANTITY
E
0
L
L
T
L
T
T
L
TIME
Gambar 3 Model EOI
Masalah dasar pada metode ini adalah bagaimana menentukan interval pesanan (T) dan Maximum Inventory Level (E) yang diinginkan. Economic order interval dapat diperoleh untuk meminimumkan total biaya tahunan. Jika biaya kekurangan barang (stockout cost) tidak diizinkan maka total biaya tahunannya seperti terlihat pada Gambar 4.
TC(T)
COST
CcDT 2
PD Co T T* ORDER INTERVAL T
Gambar 4 Biaya Persediaan EOI
Pada data yang bersifat stochastic, metode ini mempunyai beberapa persamaan dalam perhitungannya, seperti berikut: 1. T * 2Co
Economic Order Interval
2. SS Zs (T * L) 3. E SS d (T * L) 4. I SS 1 2 (dT *)
Safety Stock Maximum Inventory Level Average Inventory Level
CcD
106
INASEA, Vol. 8 No.2, Oktober 2007: 101-111
5. TOR D
Turn Over Ratio
6. Q E I
Order Quantity
I
7. TC (T *) Co ( SS 1 2 dT *)Cc T*
Total Inventory Cost
Pengumpulan Data Data yang menjadi acuan pembahasan adalah data bulan Mei 2007 sampai dengan Juli 2007 yang terdiri dari data permintaan bahan baku dan data biaya. Adapun data Lead time pengiriman bahan baku CCO yang didatangkan dari luar pulau, yaitu berkisar antara 1 minggu. Data biaya yang digunakan terdiri dari biaya penyimpanan (holding cost) didekati dengan perhitungan harga beli bahan baku per kg dikalikan dengan fraksi bunga bank saat ini, yaitu 9% per tahun. Harga pembelian bahan baku per kg ( P ) = Rp 5.850,- per kg = Rp 5.850.000,- per mT Fraksi bunga bank (F) = 9% per th. Biaya simpan (Ch) = P.F = Rp 5.850.000,- x 9% = Rp 526.500,- per mT per tahun Biaya Pemesanan (Co) = Rp 87.000.000,- per sekali pesan. Biaya pemesanan (order cost) didapat dari biaya-biaya yang dikeluarkan untuk satu kali proses pemesanan yang tercakup didalamnya biaya PPN, biaya telepon, biaya fax, biaya ekspedisi, biaya bahan bakar, biaya pengepakan, dan biaya pemeriksaan. Lead Time selama 7 hari atau 0,23 bulan. Service Level (tingkat pelayanan) yang diinginkan perusahaan = 95% sehingga Z = 1,65. Tabel 1 Data Demand Bahan Baku CCO Tahun
2006
2007
Bulan Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Januari Februari Maret April Mei Juni
Demand 1900.7 1869.6 1876.6 1889.2 1924.7 2045.5 1989.5 1925.3 1967.6 1962.6 1925.2 1890.5 1856.8
Sumber: PT Palko Sari Eka
Keterangan: 1 mT = 1 metric ton (satuan SI untuk ton) = 1000 kg
Pengendalian Persediaan… (Siti Nur Fadlillah A.)
107
Perhitungan Fixed Order Quantity Systems (EOQ) Usulan EOQ Merupakan metode persediaan yang menggunakan re-order point (titik pemesanan kembali) untuk pemesanannya dan pemesanan dilakukan bila persediaan telah mencapai re-order point. Besar kuantitas pemesanan setiap kali pemesanan adalah sebagai berikut. - Demand CCO Juni 2006 - Juni 2007 = 25023.8 mT - Demand CCO per bulan = 2085,3 mT - Standar deviasi kebutuhan CCO per bulan = 183.288 Setelah mendapatkan data yang diperlukan, barulah Economic Order Quantity dapat dicari, sebagai berikut. Q*
2CoD Ch
2 x 87.000.000 x 25023.8 526.500 Q* = 2875 mT Q*
Persediaan Pengaman (Safety Stock) SS Zs L SS 1,65 x183.288 x 0.23 SS 145mT
Titik pemesanan kembali (reorder point) dapat ditentukan dengan Lead time pemesanan CCO dalam hitungan bulan sehingga reorder point-nya adalah sebagai berikut. R SS dL R 145 2085,3 (0.23) R 624.6
Total Biaya Persediaan per tahun: D TC(Q*) Co ( SS 1 / 2Q*)Ch Q*
108
INASEA, Vol. 8 No.2, Oktober 2007: 101-111
25023.8 87.000.000 (145 1 / 22875)526.500 2875 1,590,428,197
Perhitungan Fixed Order Interval Systems (EOI) Usulan Merupakan metode persediaan dengan pemesanan bahan baku memiliki interval pemesanan yang sama dengan besar kuantitas pemesanan berubah-ubah sesuai dengan jumlah persediaan yang dimiliki. Lama Intensitas pemesanan adalah sebagai berikut. - Demand CCO Juni 2006 - Juni 2007 = 25023.8 mT - Demand CCO per bulan = 2085,3 mT T *
T *
2 Co Ch D
2 x 87.000.000 526.500 x 25023.8
T* = 0.114975 T* = 0,114975 x 1 tahun x 12 bulan = 1.3797 bulan 42 hari Untuk menghindari kehabisan persediaan, diperlukan adanya persediaan dalam jumlah tertentu sebagai stok cadangan (safety stock) agar tidak terjadi resiko kehabisan atau kekurangan pesanan tersebut. SS Zs (T * L) SS 1,65 x183.288 1.3797 0.36 SS = 398.8918 mT
Maximum Inventory Level, yaitu tingkat maksimum persediaan yang cukup besar dalam memenuhi demand selama waktu interval pesanan T* dan waktu tenggang L. Perhitungannya adalah sebagai berikut.
E SS d (T * L) E 398.8918 2085,3 (1.3797 0.23) E=
3755.599 mT
Rata-rata tingkat persediaan (Average Inventory Level) adalah sebagai berikut.
Pengendalian Persediaan… (Siti Nur Fadlillah A.)
109
I SS 1 / 2(dT *) I 398.8918 1 / 2(2085,3 *1.3797) I 1438.544 mT
Turn Over Ratio (TOR) adalah sebagai berikut. D I 25023.8 TOR 1438.544 TOR
TOR = 17.395 Kuantitas pesanan untuk periode pesanan dan tingkat pelayanan PT Palko Sari Eka adalah 95% dapat dicari sebagai berikut. QEI Q 3755.599 - 1438.544 Q 2317.055 mT
Berdasarkan tujuan awalnya, yaitu dapat meminimasi total biaya persediaan maka total biaya persediaan untuk per tahun dapat dicari sebagai berikut. Co ( SS 1 2 dT *)Cc T* 87.000.000 (398.8918 1/2 (2085,3 *1.3797 )526.500 1.3797 = Rp 33,200,576,020 TC (T *)
110
INASEA, Vol. 8 No.2, Oktober 2007: 101-111
PENUTUP Dari hasil perbandingan antara total biaya persediaan dengan metode EOQ dengan metode EOI, metoda EOI memberikan total biaya yang lebih rendah. Periode pesanan bahan baku CCO yang paling optimal pada PT Palko Sari Eka adalah setiap 1.3797 bulan 42 hari. Nilai Turn Over Ratio (TOR) 17,3 menunjukkan bahwa tingkat efesiensi inventory control masih belum baik.
DAFTAR PUSTAKA Baroto, Teguh. 2002. Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Jakarta: Ghalia Indonesia. Groover, Mikell P. 1987. Automation, Production Systems, and Computer Integrated Manufacturing. Second Edition. New Jersey: Prentice Hall, Inc. Kakiay, Thomas J. 2004. Pengantar Sistem Simulasi. Yogyakarta: ANDI. Nasution, Arman Hakim. 2003. Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Surabaya: Guna Widya. Taylor III, Bernard W. 2005. Introduction to Management Science. 8th Edition. New Jersey: Prentice Hall, Inc. Tersine, Richard J.. 1994. Principles of Inventory and Materials Managemen. Fourth Edition. New Jersey: Prentice Hall, Inc. Walpole, Ronald E. 1995. Pengantar Statistika. Edisi ke-3. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Pengendalian Persediaan… (Siti Nur Fadlillah A.)
111
