PENGEMBANGAN PERANGKAT MANAJEMEN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK PEMBANGUNAN E-OFFICE PADA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Deby Natazha Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Dewi Fajri Andriyani Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
dan
Dany Indra Pattinama Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Tujuan dari pengembangan aplikasi assignment monitoring dan sasaran kerja pegawai pada LIPI adalah menciptakan sistem yang mampu mengakomodasi pekerjaan-pekerjaan administratif pada BOK LIPI, serta mendukung pengembangan e-office pada BOK LIPI. Metode yang digunakan dalam pengembangan ini adalah metode analisis dan metode perancangan. Metode analisis terdiri dari studi pustaka, studi lapangan, mempelajari dokumen terkait, wawancara dan kuisioner. Sedangkan, metode perancangan terdiri dari Database Lifecycle dan Waterfall Model.
Hasil yang dicapai berdasarkan penelitian yang dilakukan adalah belum adanya sistem yang terkomputerisasi secara online dalam penanganan surat yang masuk ke BOK LIPI dan dalam penentuan target kerja setiap pegawai, menyebabkan perusahaan mengalami kesulitan untuk mengetahui informasi terkait. Simpulan dari pengembangan yang dilakukan adalah dengan adanya sistem e-office maka mempermudah pemonitoran tugas dan pembuatan rancangan kerja setiap pegawai serta dapat meningkatkan kinerja seorang pegawai.
Kata Kunci : perangkat, manajemen, teknologi, informasi, e-office
1. Pendahuluan Menyikapi perubahan zaman dan perkembangan teknologi akhir-akhir ini tentunya kita sebagai manusia yang berkembang dan penuh inovasi juga harus mengikuti perkembangan zaman. Saat ini organisasi ataupun institusi yang memiliki proses bisnis dengan skala menengah ke atas menggunakan sistem yang terkomputerisasi dan bantuan alat komunikasi serta sistem informasi untuk menunjang jalannya proses bisnis dari organisasi mereka. Penggunaan sistem informasi, alat komunikasi serta komputer dalam menunjang pekerjaan dari sebuah organisasi dapat disebut dengan konsep penerapan e-office. E-office sebagai salah satu hasil dari perkembangan tentunya akan membantu karyawan di dalam suatu organisasi dalam menyelesaikan tugas-tugas mereka. Tidak hanya karyawan, tetapi para pemimpin pun juga akan ikut menikmati hasilnya misalnya menghasilkan laporan yang dapat di-generate dengan cepat berdasarkan data terpadu yang ada di dalam sistem e-office.
Sistem e-office selain meminimalisasi penggunaan kertas, e-office juga mempermudah penyimpanan dan pengolahan data di dalam suatu organisasi menjadi terpusat (centralized) dengan bantuan database, sehingga data yang ada akan saling terhubung dan menjadi satu kesatuan utuh yang dapat memberikan informasi bagi organisasi. Selain data tentunya penggunaan komputer bagi para karyawan juga mutlak diperlukan demi terciptanya sistem eoffice. Di dalam suatu sistem e-office, terdapat banyak aplikasi karena di dalam suatu organisasi terdapat banyak proses bisnis yang dikerjakan. Misalnya proses pembelian, penjualan, penetapan tugas-tugas, komunikasi antar karyawan dan lain-lain. Semua hal itu tentunya membantu karyawan dalam menyelesaikan tugas-tugas demi tercapainya tujuan suatu organisasi.
2. Metodologi Pada saat melakukan perancangan aplikasi ini digunakan beberapa metode, yaitu
2.1.
Metode Analisis a.
Studi Pustaka Metode penelitian yang dilakukan adalah dengan cara melakukan pencarian informasi dari berbagai literatur yang berkaitan dengan aplikasi yang dirancang, seperti skripsi-skripsi, buku-buku, artikel-artikel dan sumber lainnya.
b. Studi Lapangan Metode lain yang digunakan adalah studi lapangan. Kunjungan ke kantor BOK LIPI dilakukan untuk pengamatan langsung agar mengetahui alur dari proses bisnis yang dilakukan di sana. Hal ini memudahkan pengembangan program didasarkan proses bisnis yang dilakukan dalam kondisi sebenarnya.
c.
Mempelajari Dokumen Terkait Pengelolaan tugas-tugas serta sasaran kerja pegawai yang ada saat ini, dilakukan secara manual. Laporan dari pengelolaan hal-hal tersebut disimpan dalam bentuk dokumen-dokumen. Dokumen tersebut dipelajari untuk menganalisis proses bisnis, serta kebutuhan dari aplikasi. Hasil dari analisis akan diterapkan sebagai rancangan awal aplikasi.
d.
Wawancara Metode ini digunakan untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan. Wawancara dilakukan dengan pegawai di BOK LIPI yang mengerti mekanisme sistem pengelolaan assignment monitoring dan sasaran kerja pegawai tanpa sistem yang terkomputerisasi. Hasil diskusi ini dijadikan masukan untuk menentukan fungsi-fungsi yang diperlukan untuk menunjang pengelolaan sistem tersebut. Berdasarkan jenis yang ada, maka digunakan jenis ‘wawancara tidak terstruktur’ untuk melakukan wawancara dengan pihak organisasi dimana jenis tersebut bersifat umum dan memiliki sedikit pertanyaan yang spesifik.
e.
Kuisioner Untuk mengetahui hasil dari evaluasi sistem berdasarkan user view, maka digunakan teknik penemuan fakta melalui kuisioner. Tipe yang digunakan akan disesuaikan seiring dengan pembangunan sistem.
2.2.
Metode Perancangan Tahapan-tahapan metode yang ada pada perancangan aplikasi yang digunakan mengacu kepada software process model dengan tipe yang lebih spesifik, yaitu waterfall/linear sequential model serta disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Tahapan-tahapan dari perancangan sistem yang dilalui adalah sebagai berikut : a.
Analisis Pada tahapan ini dilakukan proses pengumpulan kebutuhan (requirenment gathering process) yang dititikberatkan kepada sistem.
b.
Perancangan Tahapan ini berisi perancangan dari aplikasi, serta menitikberatkan terhadap atributatribut dari aplikasi terkait, yaitu - Database yang akan digunakan dari aplikasi atau melakukan perancangan dari database menggunakan pendekatan bottom-up yang disesuaikan dengan Database Lifecycle serta direpresentasikan oleh ERD dari sistem, - rancangan antarmuka, dan - algoritma atau logika yang akan digunakan pada aplikasi.
c.
Coding Tahap ini digunakan untuk menerapkan logika dari prosedur yang akan dijalankan pada aplikasi. Dengan kata lain, pada tahapan ini akan dilakukan penerapan dari rancangan dan logika yang telah dibuat pada tahapan perancangan yang dilakukan sebelumnya, agar rancangan yang telah dibuat dapat dijalankan pada aplikasi software. Aplikasi software yang digunakan dalam tahapan ini adalah :
• Adobe Dreamweaver / Microsoft Expression Web. • XAMPP 1.7.3 sebagai server. • Mysql sebagai database. • Internet Browser seperti Mozilla Firefox. Sedangkan bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP. d.
Testing Setelah coding dilakukan, uji coba program dilakukan. Proses testing fokus pada logika internal dari aplikasi yang telah dikembangkan. Pada tahap ini dipastikan bahwa seluruh fungsi berjalan sebagaimana mestinya dan tidak mengandung logic error.
e.
Maintenance Maintenance atau pemeliharaan dilakukan setelah proses implementasi dilakukan. Hal ini dilakukan untuk menjaga sistem yang dijalankan terutama untuk pertama kalinya diterapkan pada biro tersebut sehingga jika ditemukan sesuatu yang mengganggu jalannya sistem dapat segera ditanggulangi. Tahapan ini merupakan tahap tambahan yang disesuikan dengan kebutuhan organisasi.
Tahapan di atas dapat dilakukan berulang, sesuai dengan kebutuhan yang ada, serta dapat ditambahkan beberapa fungsi pada setiap tahap.
3. Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang dilakukan selama kegiatan internship pada BOK LIPI dapat disimpulkan beberapa hal, yaitu 1. Dengan adanya e-office system pada BOK LIPI proses pembuatan rancangan kerja, serta pemonitoran tugas-tugas terkait surat disposisi dapat mudah ditangani serta dikelola. 2. Kinerja dari seorang pegawai pada suatu organisasi dapat ditingkatkan dengan penyediaan sebuah sistem yang dianggap dapat memudahkan dan memperjelas kerja mereka. 3. Pembangunan sebuah sistem baru pada sebuah organisasi dalam rangka mengakomadasi kinerja dari sebuah satuan kerja memerlukan penyesuaian sistem secara berkala, hal ini menanggulangi segala bentuk perubahan sudut pandang yang muncul seiring proses pembangunan sistem.
Selain hal-hal yang telah disebutkan sebelumnya, substansi lain yang dapat diambil, yaitu sebuah pembangunan ataupun pengembangan dari suatu sistem tidak akan pernah berhenti guna memenuhi pencapaian dari tujuan organisasi. Kesimpulan secara keseluruhan yang dapat diambil berdasarkan hasil kuisioner yang telah dibahas sebelumnya adalah sistem yang dikembangkan telah bermanfaat dan dapat dikatakan telah memenuhi kebutuhan pengguna dalam BOK LIPI.
References
[1] Aledai. 2010. Electronic Office. Diperoleh 09-29-2011 dari http://www.oppapers.com/essays/Electronic-Office/455321 [2] Badan Kepegawaian Negara. (2011). Panduan Penyusunan dan Penilaian Sasaran Kerja Pegawai Negeri Sipil. Jakarta: Badan Kepegawaian Negara. [3] Connolly, T.M., Begg, C.E. (2002). Database Systems: A Practical Appproach to Design, Implementation, and Management. (3rd edition). Boston: Pearson Education International. [4] Connolly, T.M., Begg, C.E. (2010). Database Systems: A Practical Appproach to Design, Implementation, and Management. (5th edition). Boston: Pearson Education International. [5] Fariz Arwan. 2010. Pengertian Apache. Diperoleh 09-29-2011 dari http://duniakamu.wordpress.com/2010/02/22/pengertian-apache/ [6] Fathansyah. (2004). Sistem Basis Data: Buku Teks Komputer. (1st edition). Bandung: Informatika. [7] Indrajani. (2009). Sistem Basis Data Dalam Paket Five in One. (1st edition). Jakarta: Elex Media Komputindo. [8] Indrajani. (2011). Perancangan Basis Data dalam All in 1. (1st edition). Jakarta: Elex Media Komputindo.
[9] Kai Seidler. 2011. XAMPP. Diperoleh 09-29-2011 dari http://www.apachefriends.org/en/xampp.html [10] Mannino, Michael V. (2004). Database Design, Application Development, and Administration. (2nd edition). Denver: McGraw-Hill. [11] McLeod, Raymond, Jr. (1998). Management Information Systems. (7th edition).Upper Saddle River, New Jersey: Prentice Hall, Inc. [12] Pratama, A. N. W. (2010). Codelgniter: Cara Mudah Membangun
Aplikasi PHP.
(1st edition). Jakarta: Agromedia Pustaka. [13] Pressman, Roger S. (2001). Software Engineering : A Practitioner’s Approach. (5th edition). Singapore: The McGraw-Hill Companies, Inc. [14] Pusat Bahasa. (2008). Kamus Besar Bahasa Indonesia pusat Bahasa. (4th edition). Jakarta: Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional. [15] Shneiderman, Ben, Plaisant, Catherine. (2010). Designing The User Interface : Strategies for Effective Human-Computer Interaction. (5th edition). Boston: Addison Wesley. [16] Welling, Luke, Thomson, Laura. (2001). PHP and MySQL Web Development. (1st edition). Indiana: Sams Publishing. [17] Weske, Mathias. (2007). Business Process Management : Concepts, Languages, Architectures. (1st edition). Postdam: Springer.
[18] Whitten, Jeffrey L., Bentley, Lonnie D. (2007). Systems Analysis and Design for The Global Enterprise. (7th edition). Richmond: McGraw-Hill.
IT-BASED MANAGEMENT TOOLS DEVELOPMENT IN DEVELOPING E-OFFICE AT LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Deby Natazha Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Dewi Fajri Andriyani Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
dan
Dany Indra Pattinama Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstract Development of assignment monitoring and employment target system is intended to create a system that capable to accommodate the administrative work at BOK LIPI and support the development of e-office at BOK LIPI. Analysis and design method were used to accomplish the development of system. Analysis method that we used are study literature, observation, study of some related documents, interview, and questionnaire, meanwhile database lifecycle and waterfall model were used in design method. Facts that revealed based on this research were the organization has no online system that handle the incoming letters and accommodate the making of employment’s target. Those things make the organization to have some difficulties to take
some related informations. What can be concluded from this research are monitoring assignment and employment’s target can be well managed by developing an e-office system and it leads to improve employees’ performance. Key words: tools, management, technology, information, e-office
1. Introduction Facing the improvement of time and technology, we as a forward-thinking person have to balance that out by keeping up the latest trend of technology. Nowadays middle and big scale organizations are using computerized system, telecommunication and information system to support their business process. That phenomenon can be described as an enablement of e-office. E-office system, as it comes from improved thinking of technology, it will support the employees of the organization in finishing their assignments as well as helping the supervisor to make a regular report faster and based on an integrated data. By enabling an e-office system is not only minimize the use of paper but also simplify data storing and processing, because it will be centralized by the database. After all this enablement requires computer to make it accomplished. There might be a lot of application inside an e-office system, it based on business process that its own, such as purchase, selling and assignment arrangement. Those are made to accomplish the goal of the organization.
2. Methodology To complete the system development of this research, some methods are used to accomplish the purpose of this research. Following are methods that have been used in this research.
2.1.
Analysis 1. Literature studying This method is done by finding information from various literatures that have connection with the designed system, such as thesisses, text books, articles etc. 2. Observation Another method that has been used is observation. This was included visiting BOK LIPI to have a direct observation in order to have the information of their business process and the current issue. Those things would help in developing program that based on business process because it would reveal actual condition. 3. Related documents studying This step is about studying the documents from the existing condition. Management of employees’ assignments and employees’ targets was done manually; everything was kept in the form of conventional files. Those files we analyzed to obtain the application’s requirements. The analysis results would be set as preliminary design. 4. Interview This method is used to obtain the information from organization related employee. The interview is taken with the employees who have adequate informations of the
current system and the future system. The outcome of the interview is used to set the base of functions program determination. Based on the existing conditions, fixed-format interview is suitable for the organization. 5. Questionnaire This method is used to evaluate the system based on user view or opinion. Type of the questionnaire would be adjusted as the development system.
2.2.
Design Methods that have been used in application design refer to the software process model. The exact model is waterfall/linear sequential model and being adjusted by the organization’s requirement. Following are the step of the designed system: 1. Analysis In this step requirement collections are done and it focused on the system. 2. Design This step is about application design. It takes focus on the application attribute such as : -
Database that will be used in the application. In this case the database design is bottom-up technique with normalization and represented in ERD of the system.
-
User interface.
-
Algorithm or logic of system.
3. Coding This step is being done to implement the logic procedure that would be used in the application. In the other word, this step would be done the implementation of designed logic from previous step. To accomplish a good result designed application, the following software that will be help are: • Adobe Dreamweaver / Microsoft Expression Web. • XAMPP 1.7.3 as server. • MySQL as database. • Internet Browser like Mozilla Firefox. Meanwhile the selected programming language is PHP. 4. Test After the code finished, the test of the program is done to make sure that all functions run well and there is no logic error. It would take focus on internal logic of the program. 5. Maintenance This step would be done after the implementation of application. It would be done to make sure the system going well, especially for the first time of implementation. It is also important to do if there would be something wrong about the system then it would get handled soon. This step is an additional step that is adjusted to organization’s requirements. Those steps above can be done repeatedly, depends on the requirements of organization.
3. Conclusion Based on the research that has been done during the internship at BOK LIPI, it can be inferred some points, such as: 1.
E-office enablement at BOK LIPI makes management of assignment monitoring and employee’s target simpler and more manageable.
2.
The performance of employee in an organization can be improved by enabling a system that can simplify and clarify their job.
3.
Development of new system to accommodate the routine of work in some division needs to be adjusted regularly to handle the change of user’s point of view.
Besides the point above, the other substance that can be extracted is a development of system will be never end in order to reach the goal of organization. The conclusion based on the questionnaire is the designed system are well accepted and accommodate the need of BOK LIPI.
References
[1] Aledai. 2010. Electronic Office. Diperoleh 09-29-2011 dari http://www.oppapers.com/essays/Electronic-Office/455321 [2] Badan Kepegawaian Negara. (2011). Panduan Penyusunan dan Penilaian Sasaran Kerja Pegawai Negeri Sipil. Jakarta: Badan Kepegawaian Negara. [3] Connolly, T.M., Begg, C.E. (2002). Database Systems: A Practical Appproach to Design, Implementation, and Management. (3rd edition). Boston: Pearson Education International. [4] Connolly, T.M., Begg, C.E. (2010). Database Systems: A Practical Appproach to Design, Implementation, and Management. (5th edition). Boston: Pearson Education International. [5] Fariz Arwan. 2010. Pengertian Apache. Diperoleh 09-29-2011 dari http://duniakamu.wordpress.com/2010/02/22/pengertian-apache/ [6] Fathansyah. (2004). Sistem Basis Data: Buku Teks Komputer. (1st edition). Bandung: Informatika. [7] Indrajani. (2009). Sistem Basis Data Dalam Paket Five in One. (1st edition). Jakarta: Elex Media Komputindo. [8] Indrajani. (2011). Perancangan Basis Data dalam All in 1. (1st edition). Jakarta: Elex Media Komputindo.
[9] Kai Seidler. 2011. XAMPP. Diperoleh 09-29-2011 dari http://www.apachefriends.org/en/xampp.html [10] Mannino, Michael V. (2004). Database Design, Application Development, and Administration. (2nd edition). Denver: McGraw-Hill. [11] McLeod, Raymond, Jr. (1998). Management Information Systems. (7th edition).Upper Saddle River, New Jersey: Prentice Hall, Inc. [12] Pratama, A. N. W. (2010). Codelgniter: Cara Mudah Membangun
Aplikasi PHP.
(1st edition). Jakarta: Agromedia Pustaka. [13] Pressman, Roger S. (2001). Software Engineering : A Practitioner’s Approach. (5th edition). Singapore: The McGraw-Hill Companies, Inc. [14] Pusat Bahasa. (2008). Kamus Besar Bahasa Indonesia pusat Bahasa. (4th edition). Jakarta: Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional. [15] Shneiderman, Ben, Plaisant, Catherine. (2010). Designing The User Interface : Strategies for Effective Human-Computer Interaction. (5th edition). Boston: Addison Wesley. [16] Welling, Luke, Thomson, Laura. (2001). PHP and MySQL Web Development. (1st edition). Indiana: Sams Publishing. [17] Weske, Mathias. (2007). Business Process Management : Concepts, Languages, Architectures. (1st edition). Postdam: Springer.
[18] Whitten, Jeffrey L., Bentley, Lonnie D. (2007). Systems Analysis and Design for The Global Enterprise. (7th edition). Richmond: McGraw-Hill.
