PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT ( DUMAS )

PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT ( DUMAS )

BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN TAHUN 2015

PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT ( DUMAS ) BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN TAHUN 2015

I.

LATAR BELAKANG

Sesuai yang diatur dalam Pasal 36 Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, perihal Pengelolaan Pengaduan bahwa penyelenggara pelayanan publik berkewajiban melaksanakan Pengelolaan Pengaduan Masyarakat ( Dumas ). Terkait dengan hal tersebut maka penanganan pengaduan masyarakat diselesaikan secara cepat dan tuntas melalui pendekatan komprehensif, terkoordinasi, terpadu dan bersinergi serta saling menghormati hak, kewajiban dan wewenang masing-masing berdasarkan etika dan peraturan perundangundangan yang berlaku. Berdasarkan Permentan Nomor : 77/Permentan/OT.140/8/2013 tanggal 12 Agustus 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Pengaduan Masyarakat Di lingkungan Kementerian Pertanian dan SK.Kepala Badan Karantina Pertanian Nomor : 185/Kpts/OT.160/L/2/2014 tanggal 19 Pebruari 2014 tentang Tata Cara Pengelolaan Pengaduan Masyarakat Di Bidang Operasional Karantina Hewan, Karantina Tumbuhan Dan Pengawasan Keamanan Hayati, maka Balai Besar Karantina Pertanian Belawan sebagai salah satu Unit Kerja Pelayanan Publik ( UKPP ) membentuk Unit Pelaksana Pengelolaan Pengaduan Masyarakat ( UPP-Dumas ) tingkat UKPP lingkup UPT Badan Karantina Pertanian. Balai Besar Karantina Pertanian (BBKP) Belawan telah menerima dan menerapkan sertifikasi pelayanan SNI ISO 9001:2008 dengan Nomor Certifikat : QMS/225 pada bulan Juni 2010 dan telah diregistrasi ulang pada tanggal 23 Desember 2013 untuk penerapan sistem manajemen mutu (SMM) Pelayanan Publik / Pelayanan Karantina Hewan dan Karantina Tumbuhan dan SNI ISO/IEC 17025:2008 tentang Akreditasi Laboratorium yang diterapkan secara sinergi dengan pengelolaan UPP-Dumas.

II.

MAKSUD, TUJUAN DAN SASARAN

1. Maksud Pedoman Pengelolaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Balai Besar Karantina Pertanian Belawan ini dimaksudkan sebagai acuan dalam mengelola pengaduan masyarakat agar lebih terkoordinasi, efektif, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 2. Tujuan Dengan adanya Pedoman ini diharapkan pengelolaan pengaduan masyarakat dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good governance), transparan dan akuntabel.

3. Sasaran a. Terselesaikannya pengaduan masyarakat secara cepat, tepat, tertib, dan dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. b. Terwujudnya koordinasi yang baik dalam menyelesaikan pengaduan masyarakat yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan di bidang pertanian. c. Meningkatkan partisipasi masyarakat secara tertib dan bertanggung jawab dalam melakukan control social terhadap penyelenggaraan pemerintahan di bidang pertanian.

1

III.

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup pengelolaan pengaduan masyarakat meliputi : 1) Manfaat, prinsip, pengelola, dan tugas pengelola pengaduan masyarakat 2) Sarana, syarat, klasifikasi, dan mekanisme pengelolaan pengaduan masyarakat 3) Kriteria pengaduan masyarakat dinyatakan selesai, pelaporan, dan pendokumentasian

IV.

PENGERTIAN

Dalam pengelolaan Dumas ini yang dimaksud dengan: 1. Pengaduan Masyarakat yang selanjutnya disebut dumas adalah bentuk penerapan dari pengawasan masyarakat yang disampaikan oleh masyarakat kepada Unit Kerja Pelayanan Publik (UKPP) BBKP Belawan, berupa : sumbang pikiran, saran, gagasan atau keluhan/pengaduan yang bersifat membangun. 2. Dumas Langsung adalah penyampaian informasi, masalah, dan/atau pendapat oleh masyarakat terhadap pelayanan yang diberikan oleh Unit Kerja Pelayanan Publik (UKPP) BBKP Belawan secara langsung melalui tatap muka. 3. Dumas Tidak Langsung adalah penyampaian informasi, masalah, dan/atau pendapat oleh masyarakat terhadap pelayanan yang diberikan oleh Unit Kerja Pelayanan (UKPP) BBKP Belawan secara tidak langsung. 4. Dumas Berkadar Pengawasan adalah dumas yang isinya mengandung informasi atau adanya indikasi terjadinya penyimpangan atau penyalahgunaan wewenang yang dilakukan oleh Aparatur Unit Kerja Pelayanan (UKPP) BBKP Belawan, yang mengakibatkan kerugian masyarakat/negara dalam penyelenggaraan pemerintahan. 5. Dumas Tidak Berkadar Pengawasan adalah dumas yang isinya mengandung informasi berupa sumbang saran, kritik yang konstruktif dan lain sebagainya yang baik bagi penyelenggaraan pemerintahan. 6. Masyarakat adalah seluruh pihak, baik warga negara maupun penduduk, kelompok, maupun badan hukum yang berkedudukan sebagai penerima manfaat pelayanan Karantina Pertanian, baik secara langsung maupun tidak langsung. 7. Pelapor adalah individu atau kelompok masyarakat yang menyampaikan dumas kepada Unit Kerja Pelayanan (UKPP) BBKP Belawan 8. Pelanggaran adalah perbuatan yang melanggar peraturan perundang-undangan, kode etik, dan kebijakan Kementerian Pertanian, serta tindakan lain yang sejenis berupa ancaman langsung atas kepentingan umum, serta Korupsi,Kolusi dan Nepotisme. 9. Sarana Dumas adalah menyampaikan dumas.

media

yang

dipergunakan

sebagai

alat

dalam

10. Penanganan Dumas adalah proses kegiatan yang meliputi : penerimaan, pencatatan, penelaahan, penyaluran, konfirmasi, Verifikasi, klarifikasi, penelitian, pemeriksaan, tindak lanjut, pelaporan dan pengarsipan. 11. Pelayanan Publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. 12. Penyelenggara Pelayanan Publik yang selanjutnya disebut Penyelenggara adalah setiap institusi penyelenggara negara, korporasi, lembaga independen yang dibentuk berdasarkan undang-undang untuk kegiatan pelayanan publik, dan badan hukum lain yang dibentuk semata-mata untuk kegiatan pelayanan publik.

2

13. Pelaksana Pelayanan Publik yang selanjutnya disebut Pelaksana adalah pejabat dan pegawai yang bekerja di dalam organisasi BBKP Belawan yang bertugas melaksanakan tindakan atau serangkaian tindakan pelayanan publik. 14. Unit Kerja Eselon I adalah Badan Karantina Pertanian. 15. Unit Kerja Pelayanan Publik yang selanjutnya disebut UKPP adalah satuan kerja yang secara langsung memberikan pelayanan kepada masyarakat. 16. Unit Pelaksana Pengelolaan Dumas yang selanjutnya disebut UPP-Dumas adalah Tim di lingkungan UKPP BBKP Belawan yang menyelenggarakan fungsi pengelolaan dumas. 17. Pengelolaan Dumas adalah suatu proses kegiatan untuk menampung, mencatat, menelaah, menyalurkan, mengkonfirmasi, memverifikasi, mengklarifikasi, melakukan tindak lanjut, melaporkan, dan mendokumentasi /arsip hasil pengelolaan dumas. 18. Konfirmasi yaitu kegiatan untuk mendapatkan penegasan mengenai keberadaan pelapor yang teridentifikasi, baik bersifat perorangan, kelompok maupun institusional apabila mungkin termasuk masalah yang dilaporkan. 19. Verifikasi yaitu kegiatan untuk mencocokan antara substansi dumas dengan unit kerja/aparatur yang diadukan agar penyelesaian dumas tepat sasaran. 20. Klarifikasi yaitu proses penjernihan atau kegiatan yang berupa pemberian penjelasan mengenai permasalahan yang diadukan pada proporsi yang sebenarnya kepada sumber Dumas/pelapor.

V. TUGAS UPP-DUMAS BBKP BELAWAN

Tugas UPP-Dumas BBKP Belawan meliputi : a. b. c. d. e. f. g.

Menerima pengaduan masyarakat ( Dumas ) Menentukan klasifikasi materi Dumas Memverifikasi dan mengklarifikasi atas kebenaran materi Dumas Menyampaikan materi Dumas kepada penyelenggara pelayanan publik Melaksanakan pemantauan penyelesaian Dumas Memberikan informasi kepada pelapor terhadap hasil penyelesaian Dumas Menyusun dan menyampaikan laporan kepada UPP-Dumas tingkat Kementerian Pertanian cq.UPP-Dumas Inspektorat IV Kemtan dengan tembusan kepada Kepala Badan Karantina Pertanian h. Mendokumentasikan Dumas/arsip dan penyelesaiannya

3

VI. SARANA, SYARAT, KLASIFIKASI DAN MEKANISME PENGELOLAAN DUMAS A. Sarana dan Syarat Dumas 1. Sarana Dumas di UPP-Dumas BBKP Belawan terdiri atas : a. Dumas langsung ( ruangan tersedia ) b. Kotak Dumas ( kotak tersedia ) c. Telepon/Fax : 0616941484, 0616945221 d. SMS Centre : 081260045666 Petugas Penerima Pengaduan Masyarakat ( Dumas ) : 1. Ir.Tupa SM Hutabarat,M.MA ( Klasifikasi materi Dumas : Bagian Umum ) 2. Drh.Anwar Fuadi (Klasifikasi materi Dumas : Wasdak KH dan Bidang KH ) 3. Ir.Misman ( Klasifikasi materi Dumas : Wasdak KT dan Bidang KT ) Catatan : Apabila pada saat menerima Dumas, petugas yang bersangkutan berhalangan, maka dapat ditangani oleh petugas lainnya. e. Email ( [email protected] ) f. Website ( www.bbkpbelawan.karantina.pertanian.go.id ) 2. Syarat Dumas di UPP-Dumas BBKP Belawan meliputi : a. Informasi dumas disampaikan oleh pelapor seperti tercantum dalam Formulir Dumas 1 paling kurang memuat: 1) Nama, alamat lengkap, dan Nomor Induk Kependudukan; 2) Uraian pelayanan yang tidak sesuai dengan standar pelayanan; 3) Sumbang pikiran/saran/gagasan/permintaan penyelesaian masalah yang diajukan 4) Tempat, waktu penyampaian, dan tanda tangan. b. Dumas harus disertai dengan bukti-bukti sebagai pendukung dumas. c. Dalam hal materi dumas tidak lengkap, pelapor melengkapi materi dumas paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja terhitung sejak dumas diterima oleh penyelenggara. d. Dalam hal berkas dumas tidak dilengkapi dalam waktu sebagaimana tersebut dalam huruf c, pelapor dianggap mencabut dumas. e.

Dalam hal dumas tidak dilakukan secara langsung agar dumas termasuk dalam klasifikasi dumas yang bertanggung jawab, maka pelapor diharuskan memenuhi ketentuan sebagaimana tersebut pada huruf a.

3. UPP-Dumas BBKP Belawan menindaklanjuti dumas meliputi: a. Dumas yang telah lengkap sebagaimana tersebut pada angka 2, maka kepada pelapor wajib diberikan tanda terima ( Formulir Dumas 2 ). b. Tanda terima dumas di lingkungan Balai Besar Karantina Pertanian Belawan seperti tercantum dalam formulir Dumas 2 paling kurang memuat: 1) Identitas pelapor secara lengkap; 2) Uraian pelayanan yang tidak sesuai dengan standar pelayanan; 3) Tempat, dan waktu penerimaan dumas; dan 4) Tanda tangan serta nama pejabat/pegawai yang menerima dumas. c. Menanggapi dan menyelesaikan dumas yang tidak berkadar pengawasan paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sejak dumas diterima.

4

B. Klasifikasi Dumas dan Kategori Penanganan Masalah 1. Klasifikasi Dumas Dumas di lingkungan Kementerian Pertanian diklasifikasikan dalam: a. Dumas tidak berkadar pengawasan Dumas yang tidak berkadar pengawasan merupakan dumas yang berisi informasi berupa keluhan, kritik, sumbang saran, dan sebagainya, sehingga bermanfaat bagi perbaikan penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat. b. Dumas berkadar pengawasan Dumas berkadar pengawasan merupakan dumas yang isinya mengandung informasi atau adanya indikasi terjadinya penyimpangan atau penyalahgunaan wewenang yang dilakukan oleh Aparatur Unit Kerja Pelayanan (UKPP) BBKP Belawan, sehingga mengakibatkan kerugian masyarakat dan negara.

2. Kategori Penanganan Masalah a. Dumas yang telah dicatat kemudian ditelaah dan dikelompokkan berdasarkan kategori penanganan masalah, sebagai berikut: 1) Kategori 1 meliputi: kejadian force majeur, berkaitan dengan kejadian yang mengarah di luar kemampuan manusia, misalkan bencana alam, kerusuhan massal dan sejenisnya. 2) Kategori 2 meliputi: pelanggaran kode etik/kinerja pelaku, berkaitan dengan adanya pelanggaran kode etik atau kinerja pelaku. 3) Kategori 3 meliputi: pelanggaran mekanisme dan prosedur, berkaitan dengan adanya penyimpangan mekanisme dan prosedur dari yang telah ditetapkan 4) Kategori 4 meliputi: penyimpangan dana, berkaitan dengan adanya penyimpangan, penyelewengan ataupun penyalahgunaan dana. 5) Kategori 5 meliputi: adanya intervensi, berkaitan dengan adanya intervensi yang dapat menyebabkan kerugian masyarakat maupun kepentingan proyek/program. 6)

Kategori 6 meliputi: masalah kebijakan, berkaitan dengan adanya perubahan/pelanggaran terhadap suatu kebijakan/ ketetapan sesuai dengan tingkatannya.

b. Penanganan dumas di lingkungan Balai Besar Karantina Pertanian Belawan, sebagai berikut: 1) UPP-Dumas tingkat Kementerian Pertanian mengelola dumas berdasarkan kategori 2, 3, 4, 5, dan 6. 2) UPP-Dumas tingkat Badan Karantina Pertanian mengelola dumas berdasarkan kategori 1, 2, 3 dan 6. 3) UPP-Dumas tingkat UKPP ( BBKP Belawan ) mengelola Dumas berdasarkan kategori 1,2 dan 3.

C. Mekanisme Pengelolaan Dumas Tingkat UKPP ( Unit Kerja BBKP Belawan ) 1. Masyarakat/UPP-Dumas tingkat Kementerian Pertanian ( Inspektorat IV/Investigasi Kementan ) / UPP-Dumas Badan Karantina Pertanian menyampaikan dumas kepada UPP-Dumas BBKP Belawan; 2. UPP-Dumas BBKP Belawan menerima dumas dari: a. Masyarakat/pelapor; b. UPP-Dumas Inspektorat Jenderal Kementan ( Inspektorat IV/Investigasi ); c. UPP-Dumas Badan Karantina Pertanian. 3. UPP-Dumas BBKP Belawan menentukan klasifikasi dumas: a. Dumas yang tidak berkadar pengawasan; dan b. Dumas yang berkadar pengawasan. 5

4. Menyampaikan dumas yang tidak berkadar pengawasan kepada UPP Dumas BBKP Belawan; 5. Menanggapi dan menyelesaikan dumas yang tidak berkadar pengawasan ( Katageori 1, 2 dan 3 ) paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sejak dumas diterima. 6. Dumas yang berkadar pengawasan setelah dilakukan verifikasi dan klarifikasi dan ternyata benar ada penyimpangan, maka disampaikan kepada UPP-Dumas tingkat Kementerian Pertanian ( Inspektorat IV Kemtan ) 7. Melaksanakan pemantauan penyelesaian dumas yang diselesaikan di UPP- Dumas tingkat Kementerian Pertanian (Inspektorat IV Kemtan ), UPP-Dumas Badan Karantina Pertanian, dan UPP Dumas BBKP Belawan dalam waktu 14 (empat belas) hari kerja sejak masing-masing dumas ditindaklanjuti ; 8. Memberikan informasi kepada masyarakat/pelapor terhadap penyelesaian dumas; 9. Menyusun dan menyampaikan laporan kepada UPP-Dumas tingkat Kementerian Pertanian (Inspektorat IV Kemtan ) dengan tembusan kepada Kepala Badan Karantina Pertanian, dan mendokumentasikan/arsip hasil penyelesaian dumas.

D.

Mekanisme Pengelolaan Dumas BBKP Belawan 1. Dumas Langsung ( Tatap Muka ), dengan tahapan : a. Pelapor mengisi Formulir Dumas 1 , menyerahkan Formulir Dumas 1 berikut buktibukti sebagai kelengkapan data pendukung Dumas kepada petugas penerima Dumas sesuai dengan materi dumas yang diadukan; b. Selanjutnya petugas penerima Dumas melakukan konfirmasi/validasi identitas pelapor dan bukti-bukti kelengkapan data pendukungnya, kemudian dituangkan ke dalam formulir Dumas 1 dan Formulir Dumas 2 (Tanda terima Dumas), lalu menyerahkan foto copy ke satu Formulir Dumas 2 kepada pelapor, mengarsipkan foto copy ke dua formulir Dumas 1 dan 2 dan meneruskan Asli Formulir Dumas 1 dan 2 beserta bukti-bukti kelengkapan data pendukung kepada Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan (Ka.Bag.Umum/Ka.Bidang KH/Ka.Bidang.KT/Ka.Bidang Wasdak ); c. Pada tahapan huruf b. apabila materi dumas dianggap tidak lengkap, pelapor melengkapi materi dumas paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja terhitung sejak tanggal dumas diterima oleh petugas penerima Dumas. d. Dalam hal berkas dumas tidak dapat dilengkapi dalam waktu sebagaimana tersebut dalam huruf c, pelapor dianggap mencabut dumas. e. Apabila tahapan huruf b. atau huruf c. terpenuhi maka petugas penerima Dumas meneruskan Asli Formulir Dumas 1 dan 2 beserta bukti-bukti kelengkapan data pendukung kepada Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan ; f. Selanjutnya Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan melakukan penelaahan terhadap : klasifikasi Dumas, Kategori Penanganan Masalah ( mengisi Formulir Dumas 3 ), Konfirmasi, rencana tindak lanjut penyelesaian Dumas berupa : kegiatan Verifikasi dan Klarifikasi. Dan apabila dinilai dapat langsung melakukan penyelesaian Dumas maka dapat dilakukan penyelesaian Dumas secara langsung ( tatap muka ) dengan pelapor di ruangan yang sudah disediakan/ditentukan, dapat dilakukan sendiri atau didampingi Ka.BBKP Belawan/pejabat terkait/staf terkait. g. Pada tahapan huruf f. apabila dipandang perlu dapat dikooordinasikan terlebih dahulu kepada Ka.BBKP Belawan/Pejabat terkait/staf terkait. 6

h. Pada tahapan huruf f. atau huruf g. apabila dinilai tidak dapat diselesaikan pada hari yang sama karena memerlukan waktu untuk menelaah terhadap : Klasifikasi Dumas, Kategori Penanganan Masalah, konfirmasi dan rencana tindak lanjut penyelesaian Dumas berupa : kegiatan Verifikasi dan Klarifikasi, maka kepada pelapor diinformasikan hari, tanggal dan jam pelaksanaan tatap muka tersebut beserta alasannya. i. Selanjutnya apabila sudah dilakukan penyelesaian Dumas secara langsung ( tatap muka ), maka Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan melakukan dokumentasi administrasi dan fisik serta membuat laporan. j. Laporan dibuat dalam rangkap 4 ( 1 berkas untuk arsip Pejabat eselon III.b yang bersangkutan dan 3 berkas disampaikan kepada Ka.Bag.Umum : untuk arsip, laporan kepada UPP Dumas Inspektorat IV Kementan dan Kepala Badan Karantina Pertanian ).

2. Dumas Tidak Langsung :  Kotak Dumas, dengan tahapan : a. Petugas penerima Dumas setiap hari ( minimal pagi dan sore ) wajib memantau Kotak Dumas yang tersedia dan dapat berkoordinasi dengan petugas satpam dan staf yang ditunjuk memantau. b. Apabila Kotak Dumas terisi formulir Dumas 1 atau surat resmi beserta kelengkapan data pendukung atau surat lain maka petugas penerima Dumas menindaklanjuti atau apabila yang mengetahui adalah petugas satpam atau staf pemantau yang ditunjuk maka dilaporkan kepada petugas penerima Dumas. c. Apabila yang disampaikan adalah dalam bentuk formulir Dumas 1 beserta bukti-bukti kelengkapan data pendukung, maka petugas penerima Dumas yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan selanjutnya melakukan konfirmasi/validasi identitas pelapor dan bukti-bukti kelengkapan data pendukungnya, kemudian dituangkan ke dalam formulir Dumas 1, dan Formulir Dumas 2 (Tanda terima Dumas) lalu menyerahkan foto copy ke satu Formulir Dumas 2 kepada pelapor ( pelapor dihubungi via telepon untuk datang atau dikirim via fax ke alamat pelapor ), mengarsipkan foto copy ke dua formulir Dumas 1 dan 2 dan meneruskan Asli Formulir Dumas 1 dan 2 beserta bukti-bukti kelengkapan data pendukung kepada Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan (Ka.Bag.Umum/Ka.Bidang KH/Ka.Bidang.KT/Ka.Bidang Wasdak ). d. Apabila yang disampaikan adalah dalam bentuk surat resmi maka berlaku tahapan penyelesaian Dumas tidak langsung via surat resmi. e. Pada Pada tahapan huruf c. apabila materi dumas dianggap tidak lengkap, pelapor melengkapi materi dumas paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja terhitung sejak tanggal dumas diterima oleh petugas penerima Dumas. f. Dalam hal berkas dumas tidak dapat dilengkapi dalam waktu sebagaimana tersebut dalam huruf d, pelapor dianggap mencabut dumas. g. Apabila tahapan huruf c. atau huruf e. terpenuhi maka petugas penerima Dumas meneruskan Asli Formulir Dumas 1 dan 2 beserta bukti-bukti kelengkapan data pendukung kepada Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan. h. Selanjutnya Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan melakukan penelaahan terhadap : klasifikasi Dumas, Kategori Penanganan Masalah ( mengisi Formulir Dumas 3 ), Konfirmasi, rencana tindak lanjut penyelesaian Dumas berupa : kegiatan Verifikasi dan 7

Klarifikasi. Dan apabila dinilai dapat langsung melakukan penyelesaian Dumas maka dapat dilakukan penyelesaian dengan membuat draft Klarifikasi secara tertulis dan dilaporkan kepada Ka.BBKP Belawan untuk tindak lanjutnya. i. Dan apabila dinilai perlu melakukan penyelesaian Dumas secara langsung ( tatap muka ) dengan pelapor, maka diinformasikan kepada pelapor waktu dan tempat untuk klarifikasi secara tatap muka, dapat dilakukan sendiri atau didampingi Ka.BBKP Belawan/pejabat terkait/staf terkait. j. Pada tahapan huruf h dan i. apabila dipandang perlu dapat dikooordinasikan terlebih dahulu kepada Ka.BBKP Belawan/Pejabat terkait/staf terkait. k. Apabila sudah dibuat Klarifikasi secara tertulis, maka surat tersebut disampaikan via fax/pos ke alamat si pelapor. l. Selanjutnya, maka Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan melakukan dokumentasi administrasi dan fisik serta membuat laporan. m. Laporan dibuat dalam rangkap 4 ( 1 berkas untuk arsip Pejabat eselon III.b yang bersangkutan dan 3 berkas disampaikan kepada Ka.Bag.Umum : untuk arsip, laporan kepada UPP Dumas Inspektorat IV Kementan dan Kepala Badan Karantina Pertanian ).

 Surat Resmi, dengan tahapan : a. Petugas pemantau surat resmi adalah Ka.Sub.Bag.Kepegawaian dan Tata Usaha beserta staf, yang setiap hari wajib memantau surat masuk yang berisi materi Dumas. b. Apabila ada surat masuk yang berisi materi Dumas, maka petugas penerima surat masuk mencatat dalam buku agenda surat masuk, melampirkan lembar disposisi dan disampaikan kepada Kepala BBKP Belawan c. Kepala BBKP Belawan selanjutnya memberikan disposisi arahan dan meneruskan surat tersebut kepada petugas penerima Dumas yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas. d. Selanjutnya petugas penerima Dumas melakukan konfirmasi/validasi identitas pelapor dan bukti-bukti kelengkapan data pendukungnya, kemudian dituangkan ke dalam formulir Dumas 1, dan Formulir Dumas 2 (Tanda terima Dumas) lalu menyerahkan foto copy ke satu Formulir Dumas 2 kepada pelapor ( pelapor dihubungi via telepon untuk datang atau dikirim via fax ke alamat pelapor ), mengarsipkan foto copy ke dua formulir Dumas 1 dan 2 dan meneruskan Asli Formulir Dumas 1 dan 2 beserta bukti-bukti kelengkapan data pendukung kepada Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan (Ka.Bag.Umum/Ka.Bidang KH/Ka.Bidang KT/ Ka.Bidang Wasdak ); e. Pada Pada tahapan huruf d. apabila materi dumas dianggap tidak lengkap, pelapor melengkapi materi dumas paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja terhitung sejak tanggal dumas diterima oleh petugas penerima Dumas. f. Dalam hal berkas dumas tidak dapat dilengkapi dalam waktu sebagaimana tersebut dalam huruf d, pelapor dianggap mencabut dumas. g. Apabila tahapan huruf d. atau huruf e. terpenuhi maka petugas penerima Dumas meneruskan Asli Formulir Dumas 1 dan 2 beserta kelengkapan data pendukung kepada Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan. h. Selanjutnya Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan melakukan penelaahan terhadap : klasifikasi Dumas, Kategori Penanganan Masalah ( mengisi Formulir Dumas 3 ), Konfirmasi, rencana tindak lanjut penyelesaian Dumas berupa : kegiatan Verifikasi dan Klarifikasi. Dan apabila dinilai dapat langsung melakukan penyelesaian secara 8

tertulis segera membuat draft Klarifikasi secara tertulis dan dilaporkan kepada Ka.BBKP Belawan untuk tindak lanjutnya. i. Pada tahapan huruf h. apabila dipandang perlu dapat dikooordinasikan terlebih dahulu kepada Ka.BBKP Belawan/Pejabat terkait/staf terkait. j. Apabila sudah dibuat Klarifikasi secara tertulis, maka surat tersebut disampaikan via Fax/pos ke alamat si pelapor. k. Selanjutnya, maka Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan melakukan dokumentasi administrasi dan fisik serta membuat laporan. l. Laporan dibuat dalam rangkap 4 ( 1 berkas untuk arsip Pejabat eselon III.b yang bersangkutan dan 3 berkas disampaikan kepada Ka.Bag.Umum : untuk arsip, laporan kepada UPP Dumas Inspektorat IV Kementan dan Kepala Badan Karantina Pertanian ).

 Telepon/Fax ( 0616941484, 0616941552 ), dengan tahapan : a. Petugas pemantau dan penerima telepon/fax adalah Ka.Sub. Kepegawaian dan Tata Usaha berserta seluruh staf, yang setiap hari wajib memantau dan menerima telepon/fax yang masuk melalui Nomor: 061-6941484. b. Apabila ada telepon/fax dari luar atau pelapor yang berisi materi Dumas, maka petugas penerima telepon/fax yang bersangkutan meneruskan kepada petugas penerima Dumas yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas ( khusus telepon tetap pada posisi online/hidup ), selanjutnya petugas penerima Dumas melakukan konfirmasi/validasi identitas pelapor dan bukti-bukti kelengkapan data pendukungnya, kemudian dituangkan ke dalam formulir Dumas 1. c. Petugas penerima Dumas yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan, kemudian mengisi Formulir Dumas 2 (Tanda terima Dumas) lalu menyerahkan foto copy ke satu Formulir Dumas 2 kepada pelapor ( pelapor dihubungi via telepon untuk datang atau dikirim via fax ke alamat pelapor ), mengarsipkan foto copy ke dua formulir Dumas 1 dan 2 dan meneruskan Asli Formulir Dumas 1 dan 2 serta bukti-bukti kelengkapan data pendukungnya kepada Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan (Ka.Bag.Umum/Ka.Bidang KH/Ka.Bidang KT/ Ka.Bidang Wasdak ). d. Pada Pada tahapan huruf c. apabila materi dumas dianggap tidak lengkap, pelapor melengkapi materi dumas paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja terhitung sejak tanggal dumas diterima oleh petugas penerima Dumas. e. Dalam hal berkas dumas tidak dapat dilengkapi dalam waktu sebagaimana tersebut dalam huruf d, pelapor dianggap mencabut dumas. f. Apabila tahapan huruf b. atau huruf d. terpenuhi maka petugas penerima Dumas meneruskan Asli Formulir Dumas 1 dan 2 beserta bukti-bukti kelengkapan data pendukung kepada Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan ; g. Selanjutnya Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan melakukan penelaahan terhadap : klasifikasi Dumas, Kategori Penanganan Masalah ( mengisi Formulir Dumas 3 ), Konfirmasi, rencana tindak lanjut penyelesaian Dumas berupa : kegiatan Verifikasi dan Klarifikasi. Pada Dumas via telepon apabila dinilai dapat langsung melakukan penyelesaian Dumas maka dapat dilakukan penyelesaian dengan melakukan klarifikasi via telepon pada kesempatan ke dua kepada pelapor. Pada Dumas via Faximile, dibuat dahulu draft Klarifikasi secara tertulis dan dilaporkan kepada Ka.BBKP Belawan untuk tindak lanjutnya. h. Pada tahapan huruf g. apabila dipandang perlu dapat dikooordinasikan terlebih dahulu kepada Ka.BBKP Belawan/Pejabat terkait/staf terkait. 9

i.

Apabila sudah dibuat Klarifikasi secara tertulis, maka surat tersebut disampaikan via Fax atau pos ke alamat si pelapor. j. Selanjutnya, maka Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan melakukan dokumentasi administrasi dan fisik serta membuat laporan. k. Laporan dibuat dalam rangkap 4 ( 1 berkas untuk arsip Pejabat eselon III.b yang bersangkutan dan 3 berkas disampaikan kepada Ka.Bag.Umum : untuk arsip, laporan kepada UPP Dumas Inspektorat IV Kementan dan Kepala Badan Karantina Pertanian )  SMS CENTRE ( 081260045666 ) dengan tahapan : a. Petugas SMS Centre setelah menerima SMS, menyampaikan forward SMS kepada Petugas penerima Dumas yang bersangkutan sesuai materi Dumas. b. Selanjutnya petugas penerima Dumas yang bersangkutan via telepon melakukan konfirmasi/validasi identitas pelapor dan bukti-bukti kelengkapan data pendukungnya, kemudian dituangkan ke dalam formulir Dumas 1. c. Petugas penerima Dumas yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan, kemudian mengisi Formulir Dumas 2 (Tanda terima Dumas) lalu menyerahkan foto copy ke satu Formulir Dumas 2 kepada pelapor ( pelapor dihubungi via telepon untuk datang atau dikirim via fax ke alamat pelapor ), mengarsipkan foto copy ke dua formulir Dumas 1 dan 2 dan meneruskan Asli Formulir Dumas 1 dan 2 serta bukti-bukti kelengkapan data pendukungnya kepada Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan (Ka.Bag.Umum/Ka.Bidang KH/ Ka.Bidang KT/ Ka.Bidang Wasdak ); d. Pada Pada tahapan huruf c. apabila materi dumas dianggap tidak lengkap, pelapor melengkapi materi dumas paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja terhitung sejak tanggal dumas diterima oleh petugas penerima Dumas. e. Dalam hal berkas dumas tidak dapat dilengkapi dalam waktu sebagaimana tersebut dalam huruf d, pelapor dianggap mencabut dumas. f. Apabila tahapan huruf c. atau huruf e. terpenuhi maka petugas penerima Dumas meneruskan Asli Formulir Dumas 1 dan 2 beserta bukti-bukti kelengkapan data pendukung kepada Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan ; g. Selanjutnya Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan melakukan penelaahan terhadap : klasifikasi Dumas, Kategori Penanganan Masalah ( mengisi Formulir Dumas 3 ), Konfirmasi, rencana tindak lanjut penyelesaian Dumas berupa : kegiatan Verifikasi dan Klarifikasi. Apabila dinilai dapat langsung melakukan penyelesaian Dumas maka dapat dilakukan penyelesaian dengan melakukan klarifikasi via telepon pada kesempatan ke dua kepada pelapor atau bila dipandang perlu dibuat dahulu draft Klarifikasi secara tertulis dan dilaporkan kepada Ka.BBKP Belawan untuk tindak lanjutnya. h. Pada tahapan huruf h. apabila dipandang perlu dapat dikooordinasikan terlebih dahulu kepada Ka.BBKP Belawan/Pejabat terkait/staf terkait. i. Apabila sudah dibuat Klarifikasi secara tertulis, maka surat tersebut disampaikan via Fax atau pos ke alamat si pelapor. j. Selanjutnya, maka Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan melakukan dokumentasi administrasi dan fisik serta membuat laporan. k. Laporan dibuat dalam rangkap 4 ( 1 berkas untuk arsip Pejabat eselon III.b yang bersangkutan dan 3 berkas disampaikan kepada Ka.Bag.Umum : untuk arsip, laporan kepada UPP Dumas Inspektorat IV Kementan dan Kepala Badan Karantina Pertanian ) 10



Email ([email protected]) / Website ( www.bbkpbelawan.karantina. Pertanian.go.id) dengan tahapan : a. Petugas pemantau/penerima Email/Website adalah Ka.Seksi Insartek KH/KT,Ka.Sub.Bag.Program dan Evaluasi beserta staf yang ditunjuk ( Sri Astuti HLT.Amd, Nurmawati Sihombing danErwin Nasution.SP). b. Petugas pemantau/penerima Email/Website setiap hari ( minimal setiap pagi dan sore ) wajib memantau/membuka Email/Website yang masuk. c. Apabila ada Email/Website yang berisi materi Dumas dari pelapor, maka petugas pemantau/penerima Email/Website melakukan print out materi Dumas dan meneruskan kepada petugas penerima Dumas yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas, selanjutnya petugas penerima Dumas melakukan konfirmasi/validasi identitas pelapor dan bukti-bukti kelengkapan data pendukungnya, kemudian dituangkan ke dalam formulir Dumas 1. d. Petugas penerima Dumas yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan, kemudian mengisi Formulir Dumas 2 (Tanda terima Dumas) lalu menyerahkan foto copy ke satu Formulir Dumas 2 kepada pelapor ( pelapor dihubungi via telepon untuk datang atau dikirim via fax/Email/Website ke alamat pelapor ), mengarsipkan foto copy ke dua formulir Dumas 1 dan 2 dan meneruskan Asli Formulir Dumas 1 dan 2 serta bukti-bukti kelengkapan data pendukungnya kepada Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan (Ka.Bag.Umum/Ka.Bidang KH/Ka.Bidang.KT/Ka.Bidang Wasdak ); e. Pada Pada tahapan huruf c. apabila materi dumas dianggap tidak lengkap, pelapor melengkapi materi dumas paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja terhitung sejak tanggal dumas diterima oleh petugas penerima Dumas. f. Dalam hal berkas dumas tidak dapat dilengkapi dalam waktu sebagaimana tersebut dalam huruf d, pelapor dianggap mencabut dumas. g. Apabila tahapan huruf c atau huruf e. terpenuhi maka petugas penerima Dumas meneruskan Asli Formulir Dumas 1 dan 2 beserta bukti-bukti kelengkapan data pendukung kepada Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan ; h. Selanjutnya Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan melakukan penelaahan terhadap : klasifikasi Dumas, Kategori Penanganan Masalah ( mengisi Formulir Dumas 3 ), Konfirmasi, rencana tindak lanjut penyelesaian Dumas berupa : kegiatan Verifikasi dan Klarifikasi. Apabila dinilai dapat langsung melakukan penyelesaian Dumas maka dapat dilakukan penyelesaian dengan melakukan klarifikasi via Email/website pada kesempatan ke dua kepada pelapor. Dan apabila dipandang perlu dibuat dahulu draft Klarifikasi secara tertulis dan dilaporkan kepada Ka.BBKP Belawan untuk tindak lanjutnya. i. Pada tahapan huruf g. apabila dipandang perlu dapat dikooordinasikan terlebih dahulu kepada Ka.BBKP Belawan/Pejabat terkait/staf terkait. j. Apabila sudah dibuat Klarifikasi secara tertulis, maka surat tersebut disampaikan via Fax/pos/Email/website ke alamat si pelapor. k. Selanjutnya, maka Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan melakukan dokumentasi administrasi dan fisik serta membuat laporan. l. Laporan dibuat dalam rangkap 4 ( 1 berkas untuk arsip Pejabat eselon III.b yang bersangkutan dan 3 berkas disampaikan kepada Ka.Bag.Umum : untuk arsip, laporan kepada UPP Dumas Inspektorat IV Kementan dan Kepala Badan Karantina Pertanian )

11

GAMBAR. ALIR MEKANISME PENGELOLAAN DUMAS BBKP BELAWAN

12

VII. A.

KRITERIA DUMAS DINYATAKAN SELESAI, PELAPORAN DAN PENDOKUMENTASIAN

Kriteria Dumas Dinyatakan Selesai Kriteria dumas dinyatakan selesai, apabila: 1. Dumas yang dinyatakan benar karena kondisi force majeur, semaksimal mungkin tetap diupayakan adanya langkah perbaikan terhadap kegiatan yang mengalami kerusakan, baik melalui swadaya masyarakat atau pihak-pihak lain yang memungkinkan membantu upaya perbaikan. 2. Dumas yang disebabkan oleh kinerja pelaksana/melanggar kode etik, maka kegiatan yang tidak optimal yang diakibatkan oleh pelaksana tersebut sudah diperbaiki, dan dapat berjalan optimal sesuai dengan prosedur yang berlaku. Pelaksana yang menyimpang dari prosedur diberikan teguran atau diproses sesuai peraturan. 3. Dumas yang mengenai penyimpangan mekanisme atau prosedur, maka kegiatan yang mekanisme atau prosedurnya diselewengkan sudah dapat diluruskan kembali sesuai dengan ketentuan dan pedoman yang berlaku. 4. Dumas yang disebabkan oleh intervensi, maka intervensi sudah dapat dihentikan, dan kegiatan yang diakibatkan sudah dapat berjalan sesuai aturan, mekanisme dan prosedur yang berlaku. 5. Dumas yang disebabkan oleh adanya penggelapan/penyelewengan uang, penyelesaian dilaksanakan oleh Inspektorat IV Kemtan 6. Dumas yang disebabkan adanya salah/perbedaan informasi, maka masalah dianggap selesai, apabila pihak yang menerima informasi berbeda telah menerima informasi yang sebenarnya dan dapat diterima oleh pelapor, atau diselesaikan sesuai peraturan. 7. Dumas yang disebabkan karena adanya perubahan kebijakan, maka masalah dianggap selesai apabila telah terjadi sinkronisasi antara kebijakan dengan sesuatu yang dipermasalahkan. 8. Dumas yang penanganannya sudah sampai pada wilayah hukum, masalah dianggap selesai apabila prosesnya sudah ditangani oleh aparat hukum.

B.

Pelaporan dan Pendokumentasian 1. Pelaporan a. UPP-Dumas BBKP Belawan setiap bulan wajib menyampaikan laporan hasil penyelesaian dumas kepada UPP-Dumas tingkat Kementerian Pertanian ( Inspektorat IV Kemtan ) dengan tembusan kepada Kepala Badan Karantina Pertanian. b. Laporan tersebut paling kurang memuat informasi tentang nomor, tanggal, isi ringkas dumas, proses penanganan dan hasil penyelesaian dumas. 2. Pendokumentasian UPP-Dumas BBKP Belawan mendokumentasikan/arsip laporan hasil penyelesaian dumas. Pendokumentasian diatur berdasarkan klasifikasi dan kategori dumas (informasi atau masalah), ruang lingkup kegiatan (administrasi atau keuangan) serta urutan waktu dumas, yang penyimpanannya disesuaikan dengan sarana dan prasarana ( dalam bentuk manual /print-out dan/atau bentuk elektronik ). Belawan, 02 Januari 2015 Kepala,

Drh.Agus Sunanto.MP NIP. 196202051992031002 13

Tim Pengelolaan Pengaduan Masyarakat ( Dumas ) BBKP Belawan No

Nama / Jabatan

Tugas

1

Drh.Agus Sunanto.MP Kepala BBKP Belawan

Mengkoordinasikan dan memverifikasi penyelenggaraan pengelolaan pengaduan masyarakat ( Dumas ) Melakukan klasifikasi Dumas, Kategori Penanganan Masalah ( mengisi Formulir Dumas 3 ), Konfirmasi, tindak lanjut penyelesaian Dumas berupa : kegiatan Verifikasi dan Klarifikasi terhadap materi dumas Bagian Umum, Arsip dan Pelaporan. Melakukan klasifikasi Dumas, Kategori Penanganan Masalah ( mengisi Formulir Dumas 3 ), Konfirmasi, tindak lanjut penyelesaian Dumas berupa : kegiatan Verifikasi dan Klarifikasi terhadap materi dumas bidang Karantina Hewan Melakukan klasifikasi Dumas, Kategori Penanganan Masalah ( mengisi Formulir Dumas 3 ), Konfirmasi, tindak lanjut penyelesaian Dumas berupa : kegiatan Verifikasi dan Klarifikasi terhadap materi dumas bidang Karantina Tumbuhan Melakukan klasifikasi Dumas, Kategori Penanganan Masalah ( mengisi Formulir Dumas 3 ), Konfirmasi, tindak lanjut penyelesaian Dumas berupa : kegiatan Verifikasi dan Klarifikasi terhadap materi dumas bidang Wasdak a. Menerima Dumas dari pelapor b. Melakukan konfirmasi/validasi identitas pelapor dan bukti-bukti kelengkapan data pendukungnya c. Memindahkan materi Dumas ke dalam formulir Dumas 1, dan Formulir Dumas 2 (Tanda terima Dumas) d. Menyerahkan foto copy ke satu Formulir Dumas 2 kepada pelapor atau dikirim via fax ke alamat pelapor e. Mengarsipkan foto copy ke dua formulir Dumas 1 dan 2 f. Meneruskan Asli Formulir Dumas 1 dan 2 beserta bukti-bukti kelengkapan data pendukung kepada Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas yang diadukan (Ka.Bag.Umum/Ka.Bidang KH/Ka.Bidang.KT/Ka.Bidang Wasdak );

2

Ir.Wiismantono Ka.Bagian Umum

3

Drh.Adi Mardin Ka.Bidang Karantina Hewan

4

Ir.Isworo Hadi.M.Si Ka.Bidang Karantina Tumbuhan

5

Ir.Hafni Zahara.M.Sc Ka.Bidang Wasdak

6

Petugas Penerima Pengaduan : a. Ir.Tupa SM Hutabarat,M.MA ( Dumas Bagian Umum ) b. Drh.Anwar Fuadi ( Dumas Bid.Wasdak KH & Bid.KH ) c. Ir.Misman ( Dumas Bid.Wasdak KT & Bid.KT )

7

Petugas Pemantau / Penerima Email/ a. Setiap hari ( minimal setiap pagi dan sore ) wajib memantau/membuka Email/Website Website : yang masuk. a. Bambang Sayudi,SP b. Apabila ada Email/Website yang berisi b. Dra.Leli Hawati materi Dumas dari pelapor, dilakukan print c. Ir.Tupa SM Hutabarat out materi Dumas dan meneruskan kepada d. Sri Astuti HLT.Amd, petugas penerima Dumas yang e. Nurmawati Sihombing bersangkutan sesuai dengan materi Dumas. f. Erwin Nasution.SP

14

8

Petugas Pemantau Surat /Telepon/Fax : a. Aminuddin.S.Ag.M.AP b. Mangapul Pasaribu c. Febby Savitri,SS d. Elisa SA.Kaban.A.Md

Resmi/ a. Setiap hari wajib memantau surat masuk/ telepon/fax yang berisi materi Dumas. b. Apabila ada surat masuk yang berisi materi Dumas, maka petugas penerima surat masuk mencatat dalam buku agenda surat masuk, melampirkan lembar disposisi dan disampaikan kepada Kepala BBKP Belawan c. Apabila ada telepon/fax dari luar atau pelapor yang berisi materi Dumas, maka petugas penerima telepon/fax yang bersangkutan meneruskan kepada petugas penerima Dumas yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas ( khusus telepon tetap pada posisi online/hidup )

15

Formulir 1

FORMULIR DUMAS BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN

Kepada yth : .......................... .......................... .......................... Yang bertandatangan di bawah ini : Nama lengkap

:

……………………………………………………………………………

Alamat lengkap

:

…………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………

No Induk Kependudukan

:

……………………………………………………………………………

Uraian pelayanan yang tidak sesuai dengan standar pelayanan

:

…………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………

Sumbang pikiran/saran/ gagasan /permintaan penyelesaian masalah yang diajukan

:

……………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………….. Belawan, …… / ……………………./ 20 ….. Pelapor,

(.............................) Nama dan Tanda Tangan

Catatan: Dumas harus disertai dengan bukti-bukti sebagai data pendukung dumas

16

Formulir 2 FORMULIR TANDA TERIMA DUMAS BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN

Tanggal Dumas : ………………………………………….. Nomor

: …………………………………………..

Berilah tanda silang (x) pada sarana Dumas yang digunakan Dumas langsung

Kotak Dumas

Telepon/ Faksimile

Nama Pelapor

Uraian pelayanan yang tidak sesuai dengan standar pelayanan

SMS

e-mail

Situs web

Surat resmi

Alamat

No. Induk Kependudukan

Sumbang pikiran/saran/ gagasan/permintaan penyelesaian masalah yang diajukan

Bidang yang diadukan ( Bag.Umum/Bidang KH/ Bidang KT/Bidang Wasdak )

Petugas Penerima Dumas,

(..........................) Nama dan Tandatangan

17

Formulir 3 KLASIFIKASI DUMAS DAN KATEGORI PENANGANAN MASALAH BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN Uraian pelayanan yang tidak sesuai dengan standar pelayanan

Klasifikasi *) A B

Kategori v) 1 2 3 4 5 6

Keterangan

Mengetahui, Kepala BBKP Belawan ………………………..

Ka.Bag.Umum/Ka.Bidang…………...



*) lingkari yang dipilih, dan ditulis dalam kolom yang tersedia A: Dumas tidak berkadar pengawasan B: Dumas berkadar pengawasan v) beri tanda silang yang dipilih,dan ditulis dalam kolom yang tersedia 1: kejadian force majeur 2: pelanggaran kode etik/kinerja pelaku/pelaksana 3: pelanggaran/penyimpangan mekanisme dan prosedur 4: penyimpangan/penyelewengan/penyalahgunaan dana 5: intervensi mengakibatkan kerugian masyarakat 6: pelanggaran terhadap kebijakan/ketetapan Keterangan: diisi kesimpulan hasil penyelesaian dumas, jika A dgn Kategori 1, 2, 3 diselesaikan BBKP Belawan jika A dgn Kategori 6 disampaikan kepada UPP Dumas Badan Karantina Pertanian jika B dgn Kategori 4, 5 disampaikan kepada UPP Dumas Inspektorat IV Kemtan

18

19

Keputusan Kepala Balai Besar Karantina Pertanian Belawan Nomor :003/Kpts/HK.020/L.9.A/01/2015

TENTANG Pengelolaan Pengaduan Masyarakat ( Dumas ) Pada Balai Besar Karantina Pertanian Belawan Tahun 2015 DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA Menimbang

Mengingat

:

: a.

Bahwa dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik, maka dipandang perlu diterbitkan Surat Keputusan tentang Pengelolaan Pengaduan Masyarakat ( Dumas ) pada Balai Besar Karantina Pertanian Belawan Tahun 2015

b.

Bahwa Pejabat/pegawai yang namanya tercantum dalam lampiran surat keputusan ini dianggap memenuhi syarat dan mampu untuk melaksanakan tugas tersebut sebagaimana dimaksud pada huruf a.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

7.

8.

Undang-Undang No.60 tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah Undang-undang No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik Undang-undang No. 16 tahun 1992 tentang Karantina Hewan, Ikan dan Tumbuhan Peraturan Pemerintan RI Nomor 82 Tahun 2000 tentang Karantina Hewan. Peraturan Pemerintah RI Nomor 14 tahun 2002 tentang Karantina Tumbuhan Peraturan Menteri Pertanian No. 61/Permentan/OT.140/ 10/2010 tanggal 14 Oktober 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pertanian Peraturan Menteri Pertanian No. 77/Permentan/OT.140/ 8/2013 tanggal 12 Agustus 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Pengaduan Masyarakat Di lingkungan Kementerian Pertanian Keputusan Menteri Pertanian No. 22/Kpts/OT.140/4/2008, tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai dan Stasiun Karantina Pertanian.

Memperha

: 1.

Surat Sekretaris Jenderal Kementerian Pertanian No.2342/HK.020/A/07/2013 tanggal 31 Juli 2013 perihal Kepatuhan Penerapan Undang-undang No.25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.

2.

Surat Kepala Badan Karantina Pertanian No.1239/HK.020/L/8/2013 tanggal 19 Agustus 2013 perihal Tindak lanjut Kepatuhan Penerapan Undang-undang No.25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.

tikan

MEMUTUSKAN Menetapkan

:

Pertama

: Membuat, Menunjuk dan menetapkan Struktur Organisasi dan Tim Pengelolaan Pengaduan Masyarakat ( Dumas ), MekanismePengelolaanDumas dan Pengelolaan Informasi Hasil Tindak Lanjut Dumaspada Balai Besar Karantina Pertanian Belawan tahun anggaran 2015

Kedua

: Tim Pengelolaan Pengaduan Masyarakat ( Dumas ), sebagaimana dimaksud pada diktum pertama Surat Keputusan ini bertanggung jawab kepada Kepala Balai Besar Karantina Pertanian Belawan dan dalam pelaksanaan tugasnya berkoordinasi dan berpedoman kepada bidang tugasnya masingmasing.

Ketiga

Keempat :

:

Biaya yang timbul sebagai akibat dari keputusan ini dibebankan kepada Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran ( DIPA ) Petikan Tahun Anggaran 2015BBKP Belawan Nomor. SP DIPA018.12.2.237622/2015, tanggal 14 Nopember 2014. Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggalditetapkan dengan ketentuan bahwa apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan diubah dan diperbaiki sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Pada Tanggal

: Belawan : 02 Januari 2015 Kepala,

Drh.Agus Sunanto.MP NIP. 196202051992031002 Tembusan disampaikan kepada Yth : 1. Kepala Badan Karantina Pertanian di Jakarta (sebagai laporan) 2. Pertinggal

Lampiran 1 : Keputusan Kepala Balai Besar Karantina Pertanian Belawan Nomor : 003 /Kpts/HK.020/L.9.A/01/2015 Tanggal : 02 Januari 2015

Struktur Organisasi Tim Pengelolaan Pengaduan Masyarakat ( Dumas ) Balai Besar Karantina Pertanian Belawan Tahun 2015.

KEPALA

   

KA.BAGIAN UMUM KA.BID. KARANTINA HEWAN KA.BID.KARANTINA TUMBUHAN KA.BID. WASDAK

Petugas Penerima Pengaduan

 Ka.Sub.Bagian  Ka.Seksi  Staf

 Petugas Pemantau / Penerima Email/website  Petugas Pemantau Surat Resmi/ /Telepon/Fax

Staf

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL


Tim Pengelolaan Pengaduan Masyarakat ( Dumas ) BBKP Belawan No

Nama / Jabatan / HP

1

Drh.Agus Sunanto.MP Kepala BBKP Belawan

2

Ir.Wiismantono Ka.Bagian Umum

3

Drh.Adi Mardin Ka.Bidang Karantina Hewan

4

Ir.Isworo Hadi.M.Si Ka.Bidang Karantina Tumbuhan

5

Ir.Hafni Zahara.M.Sc Ka.Bidang Wasdak

6

Petugas Penerima Pengaduan : a. Ir.Tupa SM Hutabarat,M.MA ( Dumas Bagian Umum ) b. Drh.Anwar Fuadi ( Dumas Bid.Wasdak KH & Bid.KH ) c. Ir.Misman ( Dumas Bid.Wasdak KT & Bid.KT )

Tugas Mengkoordinasikan dan memverifikasi penyelenggaraan pengelolaan pengaduan masyarakat ( Dumas ) Melakukan klasifikasi Dumas, Kategori Penanganan Masalah ( mengisi Formulir Dumas 3 ), Konfirmasi, tindak lanjut penyelesaian Dumas berupa : kegiatan Verifikasi dan Klarifikasiterhadap materi dumas Bagian Umum, Arsip dan Pelaporan. Melakukan klasifikasi Dumas, Kategori Penanganan Masalah ( mengisi Formulir Dumas 3 ), Konfirmasi, tindak lanjut penyelesaian Dumas berupa : kegiatan Verifikasi dan Klarifikasiterhadap materi dumas bidang Karantina Hewan Melakukan klasifikasi Dumas, Kategori Penanganan Masalah ( mengisi Formulir Dumas 3 ), Konfirmasi, tindak lanjut penyelesaian Dumas berupa : kegiatan Verifikasi dan Klarifikasiterhadap materi dumas bidang Karantina Tumbuhan Melakukan klasifikasi Dumas, Kategori Penanganan Masalah ( mengisi Formulir Dumas 3 ), Konfirmasi, tindak lanjut penyelesaian Dumas berupa : kegiatan Verifikasi dan Klarifikasiterhadap materi dumas bidang Wasdak a. Menerima Dumas dari pelapor b. Melakukan konfirmasi/validasi identitas pelapor dan bukti-bukti kelengkapan data pendukungnya c. Memindahkan materi Dumaske dalam formulir Dumas 1, dan Formulir Dumas 2 (Tanda terima Dumas) d. Menyerahkan foto copy ke satu Formulir Dumas 2 kepada pelapor atau dikirim via fax ke alamat pelapor e. Mengarsipkan foto copy ke dua formulir Dumas 1 dan 2 f. Meneruskan Asli Formulir Dumas 1 dan 2 beserta bukti-bukti kelengkapan data pendukung kepada Pejabat eselon III.b yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumasyang diadukan ( Ka.Bag.Umum/ Ka.BidangKH/Ka.Bidang.KT/Ka.Bidang Wasdak );

7

8

Petugas Pemantau / Penerima Email/ Website : a. Bambang Sayudi,SP b. Dra.Leli Hawati c. Ir.Tupa SM Hutabarat d. Sri Astuti HLT.Amd, e. Nurmawati Sihombing f. Erwin Nasution.SP Petugas Pemantau Surat Resmi/ /Telepon/Fax : a. Aminuddin.S.Ag.M.AP b. Mangapul Pasaribu c. Febby Savitri,SS d. Elisa SA.Kaban.A.Md

a. Setiap hari ( minimal setiap pagi dan sore ) wajib memantau/membuka Email/Website yang masuk. b. Apabila ada Email/Website yang berisi materi Dumas dari pelapor, dilakukan print out materi Dumas dan meneruskan kepada petugas penerima Dumas yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas. a. Setiap hari wajibmemantau surat masuk/ telepon/fax yang berisi materi Dumas. b. Apabila ada surat masuk yang berisi materi Dumas, maka petugas penerima surat masuk mencatat dalam buku agenda surat masuk, melampirkan lembar disposisi dan disampaikan kepada Kepala BBKP Belawan c. Apabila ada telepon/fax dari luar atau pelapor yang berisi materi Dumas, maka petugas penerima telepon/fax yang bersangkutan meneruskan kepada petugas penerima Dumas yang bersangkutan sesuai dengan materi Dumas ( khusus telepon tetap pada posisi online/hidup )


MEKANISME PENGELOLAAN DUMAS

1. Dumas langsung ( Tatap Muka )

2. Dumas Tidak Langsung : a. b. c. d. e. f.

Kotak Dumas Surat Resmi Telepon/Fax : 0616941484, 0616945221 SMSCenter : 081260045666 Email ( [email protected] ) Website ( www.bbkpbelawan.karantina.pertanian.go.id )

Petugas Penerima Pengaduan Masyarakat ( Dumas ) : 1) Ir.Tupa SM Hutabarat,M.MA ( Klasifikasi materi Dumas : Bagian Umum ) 2) Drh.Anwar Fuadi (Klasifikasi materi Dumas : Wasdak KH dan Bidang KH ) 3) Ir.Misman ( Klasifikasi materi Dumas : Wasdak KT dan Bidang KT ) Catatan : Apabila pada saat menerima Dumas, petugas yang bersangkutan berhalangan, maka dapat ditangani oleh petugas lainnya.

Lampiran 4 : Keputusan Kepala Balai Besar Karantina Pertanian Belawan Nomor : 003 /Kpts/HK.020/L.9.A/01/2015 Tanggal : 02 Januari 2015 MEKANISME PENGELOLAAN PENGADUAN

1

MASYARAKAT

Petugas Penerima Pengaduan

1

MASYARAKAT

2 6. 3b.

Pemeriksaan Kelengkapan Lap.Pengaduan

Laporan Pengaduan lengkap

Permintaan Kelengkapan dokumen bukti

5b. UPAYA

Verifikasi/Klarifikasi/In vestigasi

5a.

7.

8.

4a. Dapat dilengkapi

4b. Tdk dapat dilengkapi

5a.

KEPUTUSAN

Verifikasi/Klarifikasi/ Investigasi

3a.

9.

Pengaduan dicabut

Hasil tindak lanjut pengaduan

Prosedur : 1. Pengguna Jasa/Masyarakat/Instansi terkait mengajukan pengaduan dan menyerahkan Materi Aduan kepada Petugas Penerima Pengaduan Masyarakat ( Dumas ) 2. Pemeriksaan Materi Aduan atas Penyampaian Laporan Pengaduan, Petugas Penerima Pengaduan Masyarakat akan menindak lanjuti dengan upaya Verifikasi/Klarifikasi/Investigasi untuk mendapat kebenaran atas pengaduan tersebut dan laporan akan di lengkapi bukti-bukti yang di perlukan untuk proses lebih lanjut. 3. a.Penyelenggara akan menanggapi pengaduan masyarakat paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sejak pengaduan diterima yang sekurang-kurangnya berisi informasi lengkap atau tidak lengkapnya materi aduan. b.Dalam hal materi pengaduan tidak lengkap, maka Petugas Penerima Pengaduan Masyarakat akan memberitahukan kepada pelapor untuk melengkapi materi aduan. 4. a. Pelapor melengkapi materi aduan paling lambat 30(tiga puluh) hari kerja dihitung sejak materi aduan diterima oleh Petugas Penerima Pengaduan Masyarakat b.Dalam hal berkas aduan tidak dapat dilengkapi dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kerja tersebut. 5. a.Hasil tindaklanjut aduan penyelesaian pengaduan disampaikan selambat-lambatnya dalam waktu 14(empat belas) hari kerja sejak diputuskan. b.Pelapor dianggap mencabut Laporan Pengaduannya. 6. Penyampaian Hasil Keputusan Laporan Pengaduan.

SISTEM PENYAMPAIAN PENGADUAN Untuk anda yang ingin menyampaikan Indikasi Pelayanan yang tidak sesuai standar yang ditetapkan, tapi merasa sungkan atau anda merasa takut identitasnya terungkap karena anda kenal dengan pelakunya,anda dapat menggunakan mekanisme ini: MEKANISME PENYAMPAIAN PENGADUAN Pelapor dapat menyampaikan laporan pengaduan yang diketahuinya ke alamat e-mail [email protected] atau kotak pengaduan pada counter pelayanan. Komunikasi lebih lanjut atas laporan pengaduan yang disampaikan akan dilakukan melalui email tersebut ke alamat e-mail pengirim laporan pengaduan.

KEPUTUSAN KEPALA BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN NOMOR : 056 /Kpts/OT.140/L.9.A/06/2015 TENTANG PETUGAS LOKET INFORMASI DAN PENGADUAN PADA BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN

Menimbang

: a. bahwa dalam rangka melaksanakan Pasal 20 Ayat (1) dan Ayat (2) Undang- Undang nomor 25 Tahun 2009, setiap penyelenggara pelayanan publik wajib menyusun dan menetapkan standar pelayanan sebagai tolak ukur dalam penyelenggaraan pelayanan publik; b. bahwa sehubungan dengan hal tersebut diatas perlu ditetapkan Petugas Loket Informasi dan Pengaduan pada dengan Keputusan Kepala Balai Besar Karantina Pertanian Belawan.

Mengingat

: 1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4846); 2. Undangan-Undangan Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik ( Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3058); 3. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 14 tahun 2008; 4. Keputusan Presiden Nomor: 84/P Tahun Pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu II;

2009

tentang

5. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara; 6. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Eselon I Kementerian yang telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 92 tahun 2011; 7. Peraturan menteri Pedayagunaan Aparatur Negara Nomor KEP/25/M.PAN/2/2004 tentang Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan InstanPeraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Biokrasi Nomor 36 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan Standar Pelayanan;

8. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Biokrasi Nomor 36 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan Standar Pelayanan; 9.

Peraturan Menteri Pertanian Nomor 61/Permentan/OT.14 /10/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pertanian.

MEMUTUSKAN Menetapkan KESATU

:

Petugas Loket Informasi dan Pengaduan pada Balai Besar Karantina Pertanian Belawan seperti tercantum pada lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari keputusan ini.

KEDUA

:

Petugas Loket Informasi dan Pengaduan tersebut bertugas sesuai dengan uraian tugas yang telah ditetapkan

KETIGA

:

Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan segala sesuatunya akan diubah kembali apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapannya.

Ditetapkan di : Belawan Pada tanggal : 05Juni 2015 Kepala Balai Besar Karantina Pertanian Belawan

Drh. AgusSunanto, MP NIP.196202051992031002

Lampiran Nomor Tanggal

: Keputusan Kepala Balai Besar Karantina Pertanian Belawan : 056 /Kpts/OT.140/L.9.A/06/2015 : 05 Juni 2015 PETUGAS LOKET INFORMASI DAN PENGADUAN BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN

NO 1.

2.

3.

4.

NAMA/NIP Agustina Simanungkalit

Sri astuty H. L. Tobing

Rapi Silalahi

Jen Sanderson Sinaga

PENDIDIKAN/LATI HAN

JABATAN

URAIAN TUGAS

1. D-III Komputer 2. Kehumasan lingkup BARANTAN 3. Bendahara Penerima 4. Langaskara 2011

Pengadministrasi & Penyaji Data.

1. Melakukan pelayanan pemberian informasi dan pelayanan pengaduan pada loket informasi dan pengaduan. 2. Terhadap pelayanan informasi atau pengaduan yang bersifat khusus/penting dapat meneruskan kepada Pejabat Struktural yang terkait atau petugas penerima pengaduan Masyarakat ( Dumas ). 3. Mengkoordinir petugas pelayanan informasi dan pengaduan

1. D-III Akuntansi 2. Apresiasi pembaharuan System Infromasi KH 3. System Informasi Manajemen Kepegawaian 4. Operasional pengumpulan data KH

Pengadministrasi & Penyaji Data.

1. D-III Peternakan 2. Pelatihan PPC 3. Diseminasi pengawasan cemaran kimia pada produk hewan pangan 4. Pelatihan dasar Paramedik Veteriner 5. Langaskara 2011

Paramedik Vet. Pelaksana

1. D-III Kedokteran Hewan 2. Pelatihan dasar Paramedik Veteriner 3. Langaskara 2011


Koordinator

Anggota

1.

Melakukan pelayanan pemberian informasi dan pelayanan pengaduan pada loket informasi dan pengaduan. 2. Terhadap pelayanan informasi atau pengaduan yang bersifat khusus/penting dapat meneruskan kepada Pejabat Struktural yang terkait atau petugas penerima pengaduan Masyarakat ( Dumas ).

1.

Anggota 2.

1.

Anggota 2.

Melakukan pelayanan pemberian informasi dan pelayanan pengaduan pada loket informasi dan pengaduan. Terhadap pelayanan informasi atau pengaduan yang bersifat khusus/penting dapat meneruskan kepada Pejabat Struktural yang terkait atau petugas penerima pengaduan Masyarakat ( Dumas ). Melakukan pelayanan pemberian informasi dan pelayanan pengaduan pada loket informasi dan pengaduan. Terhadap pelayanan informasi atau pengaduan yang bersifat khusus/penting dapat meneruskan kepada Pejabat Struktural yang terkait atau petugas penerima pengaduan Masyarakat ( Dumas ).

5.

Indriani

1. D-III Kedokteran Hewan


1.

Anggota 2.

6.

7.

8.

9.

Nelvi Riani

Rohayati

Fifi l. Hutagalung

Rina Milasari Pos Pos

1. S-1 Hama Dan Penyakit Tumbuhan 2. Desiminasi Penyakit SALB 3. Pelatihan dasar calon POPT Ahli 4. Apresiasi pelayanan pimpinan 5. Langaskara 2012

Popt Ahli Pertama

1. S-1 Hama Dan Penyakit Tumbuhan 2. Pelatihan dasar calon POPT Ahli 3. Langaskara 2012

Popt Ahli Pertama

1. SMA IPA 2. Pelatihan dasar clon POPT Terampil 3. Dasar Teknik Karantina

Popt Terampil Pelaksana

1. SMA IPA 2. Pelatihan dasar calon POPT Terampil 3. Dasar Teknik Karantina


1.

Anggota

2.

1.

Anggota

2.

1.

Anggota 2.

1.

Anggota 2.

Melakukan pelayanan pemberian informasi dan pelayanan pengaduan pada loket informasi dan pengaduan. Terhadap pelayanan informasi atau pengaduan yang bersifat khusus/penting dapat meneruskan kepada Pejabat Struktural yang terkait atau petugas penerima pengaduan Masyarakat ( Dumas ). Melakukan pelayanan pemberian informasi dan pelayanan pengaduan pada loket informasi dan pengaduan. Terhadap pelayanan informasi atau pengaduan yang bersifat khusus/penting dapat meneruskan kepada Pejabat Struktural yang terkait atau petugas penerima pengaduan Masyarakat ( Dumas ). Melakukan pelayanan pemberian informasi dan pelayanan pengaduan pada loket informasi dan pengaduan. Terhadap pelayanan informasi atau pengaduan yang bersifat khusus/penting dapat meneruskan kepada Pejabat Struktural yang terkait atau petugas penerima pengaduan Masyarakat ( Dumas ). Melakukan pelayanan pemberian informasi dan pelayanan pengaduan pada loket informasi dan pengaduan. Terhadap pelayanan informasi atau pengaduan yang bersifat khusus/penting dapat meneruskan kepada Pejabat Struktural yang terkait atau petugas penerima pengaduan Masyarakat ( Dumas ). Melakukan pelayanan pemberian informasi dan pelayanan pengaduan pada loket informasi dan pengaduan. Terhadap pelayanan informasi atau pengaduan yang bersifat khusus/penting dapat meneruskan kepada Pejabat Struktural yang terkait atau petugas penerima pengaduan Masyarakat ( Dumas ).

10.

Werlina Dewi Sari Sianturi

1. D-III Budidaya Tanaman Perkebunan

Pramu Publikasi

1.

Anggota

2.

11.

Novita Sari Harahap

1. SMK Pertanian 2. Pelatihan dasar calon POPT Terampil 3. Langaskara 2011


1.

Anggota 2.

12.

Rismawati Hutabarat

1. SPMA Hortikultura

Pramu Publikasi

1.

Anggota

2.

Melakukan pelayanan pemberian informasi dan pelayanan pengaduan pada loket informasi dan pengaduan. Terhadap pelayanan informasi atau pengaduan yang bersifat khusus/penting dapat meneruskan kepada Pejabat Struktural yang terkait atau petugas penerima pengaduan Masyarakat ( Dumas ). Melakukan pelayanan pemberian informasi dan pelayanan pengaduan pada loket informasi dan pengaduan. Terhadap pelayanan informasi atau pengaduan yang bersifat khusus/penting dapat meneruskan kepada Pejabat Struktural yang terkait atau petugas penerima pengaduan Masyarakat ( Dumas ). Melakukan pelayanan pemberian informasi dan pelayanan pengaduan pada loket informasi dan pengaduan. Terhadap pelayanan informasi atau pengaduan yang bersifat khusus/penting dapat meneruskan kepada Pejabat Struktural yang terkait atau petugas penerima pengaduan Masyarakat ( Dumas ).

KEPUTUSANKEPALA BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN NOMOR :033 /Kpts/OT.140/L.9.A/01/2015 TENTANG PETUGAS PELAKSANA PELAYANAN PADA BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN

Menimbang

: a. bahwa dalam rangka melaksanakan Pasal 20 Ayat (1) dan Ayat (2) Undang- Undang nomor 25 Tahun 2009, setiap penyelenggara pelayanan publik wajib menyusun dan menetapkan standar pelayanan sebagai tolak ukur dalam penyelenggaraan pelayanan publik; b. bahwa sehubungan dengan hal tersebut diatas perlu ditetapkan Petugas Pelaksana Pelayanan pada jenis pelayanan Sertifikasi Karantina Pertanian dengan Keputusan Kepala Balai Besar Karantina Pertanian Belawan.

Mengingat

: 1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4846); 2. Undangan-Undangan Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik ( Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3058); 3. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 14 tahun 2008; 4. Keputusan Presiden Nomor: 84/P Tahun Pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu II;

2009

tentang

5. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara; 6. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Eselon I Kementerian yang telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 92 tahun 2011; 7. Peraturan menteri Pedayagunaan Aparatur Negara Nomor KEP/25/M.PAN/2/2004 tentang Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan InstanPeraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Biokrasi Nomor 36 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan Standar Pelayanan;

8. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Biokrasi Nomor 36 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan Standar Pelayanan; 9.

Peraturan Menteri Pertanian Nomor 61/Permentan/OT.14 /10/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pertanian.

MEMUTUSKAN Menetapkan KESATU

KEDUA

KETIGA

:

:

Petugas Pelaksana Pelayanan pada jenis pelayanan Sertifikasi Karantina Pertanian pada Balai Besar Karantina Pertanian Belawan seperti tercantum pada lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari keputusan ini. Petugas Pelaksana Pelayanan tersebut bertugas sesuai dengan uraian tugas yang telah ditetapkan.

:

Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan segala sesuatunya akan di ubah kembali apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapannya.

Ditetapkan di : Belawan Pada tanggal : 02Januari 2015 KepalaBalaiBesarKarantinaPertanianBelawan

Drh. AgusSunanto, MP NIP. 196202051992031002

Lampiran Nomor Tanggal

: KeputusanKepalaBalaiBesarKarantinaPertanianBelawan : 033 /Kpts/OT.140/L.9.A/01/2015 : 02 Januari 2015 PETUGAS PELAKSANA PELAYANAN PADA JENIS PELAYANAN SERTIFIKASI KARANTINA PERTANIAN BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN

NO

NAMA/NIP

PENDIDIKAN/LATI HAN

KOMPETENSI

URAIAN TUGAS

1.

Agustina Simanungkalit

1.D-III Komputer 2.Kehumasan lingkup BARANTAN 3.Bendahara Penerima 4.Langaskara 2011

Pengadministrasi & Penyaji Data

1. Melakukan pengelolaan dokumen karantina hewan (penerimaan, pencatatan, pendistribusian) di counter pelayanan karantina hewan. 2. Melakukan input data ke sistem e-qvet.

2.

Sri astuty H. L. Tobing

1.D-III Akuntansi 2.Apresiasi pembaharuan System Infromasi KH 3.System Informasi Manajemen Kepegawaian 4.Operasional pengumpulan data KH


1. Bertanggung jawab sebagai administrator aplikasi e-qvet . 2. Melakukan input data , pencetakan dan pelaporan data kegiatan operasional karantina hewan ke dalam aplikasi e-qvet. 3. Membantu bendahara penerima dalam hal pencetakan kuitansi PNBP dan pelaporan bulanan penerimaan PNBP.

3.

Rapi Silalahi

1.D-III Peternakan 2.Pelatihan PPC 3.Diseminasi pengawasan cemaran kimia pada produk hewan pangan 4.Pelatihan dasar Paramedik Veteriner 5.Langaskara 2011


1. Membantu melakukan pengelolaan dokumen karantina hewan (penerimaan, pencatatan, pendistribusian) di counter pelayanan karantina hewan 2. Membantu melakukan input data ke sistem e-qvet. 3. Mengarsipkan, menata arsip dokumen operasional.

4.

Jen Sanderson Sinaga

1.D-III Kedokteran Hewan 2.Pelatihan dasar Paramedik Veteriner 3.Langaskara 2011


5.

Indriani

1.D-III Kedokteran Hewan


1. Membantu melakukan pengelolaan dokumen karantina hewan (penerimaan, pencatatan, pendistribusian) di counter pelayanan karantina hewan 2. Membantu melakukan input data ke sistem e-qvet. 3. Mengarsipkan, menata arsip dokumen operasional. 1. Membantu melakukan pengelolaan dokumen karantina hewan (penerimaan, pencatatan, pendistribusian) di counter pelayanan karantina hewan 2. Membantu melakukan input data ke sistem e-qvet. 3. Mengarsipkan, menata arsip dokumen operasional.

6.

Nelvi Riani

1.S-1 Hama Dan Penyakit Tumbuhan 2.Desiminasi Penyakit SALB 3.Pelatihan dasar calon POPT Ahli 4.Apresiasi pelayanan pimpinan 5.Langaskara 2012

Popt Ahli Pertama

1. Memberikan informasi dan penerima dokumen karantina tumbuhan. 2. Mengagendakan dokumen karantina tumbuhan. 3. Mengecek kelengkapan dokumen karantina tumbuhan.

7.

Rohayati

1.S-1 Hama Dan Penyakit Tumbuhan 2.Pelatihan dasar calon POPT Ahli 3.Langaskara 2012

Popt Ahli Pertama


8.

Fifi l. Hutagalung

1.SMA IPA 2.Pelatihan dasar clon POPT Terampil 3.Dasar Teknik Karantina



9.

Rina Milasari Pos Pos

1.SMA IPA 2.Pelatihan dasar calon POPT Terampil 3.Dasar Teknik Karantina



10.

Werlina Dewi Sari Sianturi

1.D-III Budidaya Tanaman Perkebunan

Pramu Publikasi


11.

Novita Sari Harahap

1.SMK Pertanian 2.Pelatihan dasar calon POPT Terampil 3.Langaskara 2011



12.

Rismawati Hutabarat

1.SPMA Hortikultura

Pramu Publikasi


13.

Termauli

1. S-1 Manajemen 2. Pelatihan Bendahara 3. Pelatihan Kepres 80 Tahun 2003 4. Pelatihan LPSE Unimed

Bendahara Penerima

1. Memberikan info tarif jasa PNBP. 2. Menyiapkan berkas yang akan dibayar. 3. Mernerima pembayaran PNBP. 4. Membuat laporan dan rekapitulasi harian penerimaan PNBP. 5. Membuat laporan pembukuan PNBP dan buku pembantu. 6. Melakukan penyetoran PNBP.

14.

Binarsen Simbolon

1. D-III Akuntansi 2. SIMONEV dan Aplikasi PMK 249 3. Apresiasi SAKIP 2012 4. Langaskara 2011


1. Membantu memberikan info tarif jasa PNBP. 2. Membantu menyiapkan berkas yang akan dibayar. 3. membantu menerima pembayaran PNBP. 4. Membantu membuat laporan dan rekapitulasi harian penerimaan PNBP. 5. Membantu melakukan penyetoran PNBP.

15.

NURYANTI

1. S-1 Akuntansi 2. Apresiasi Pejabat Pengelolah Keuangan 3. Pelatihan Kepres 80 Tahun 2003 4. Pelatihan LPSE Unimed 5. System Akuntansi Pemerintah 6. Langaskara 2004

Penyusun Rencana Kegiatan & Anggaran

1. Membantu memberikan info tarif jasa PNBP. 2. Membantu menyiapkan berkas yang akan dibayar. 3. membantu menerima pembayaran PNBP. 4. Membantu membuat laporan dan rekapitulasi harian penerimaan PNBP. 5. Membantu melakukan penyetoran PNBP.

16.

Melati Manurung

1. S-1 Administrasi Niaga 2. Diklat Bendahara 3. Langaskara 2009

Pengadministrasi Keuangan

1. Membantu memberikan info tarif jasa PNBP. 2. Membantu menyiapkan berkas yang akan dibayar. 3. membantu mernerima pembayaran PNBP. 4. Membantu membuat laporan dan rekapitulasi harian penerimaan PNBP. 5. Membantu melakukan penyetoran PNBP.

KODE ETIK DAN TATA TERTIB PELAYANAN PADA BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN Para Petugas Pelayanan Karantina Pertanian harus berperilaku sebagai berikut :

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

9.

Adil dan tidak diskriminatif Cermat Santun dan ramah Tegas, andal dan tidak memberikan putusan yang berlarut-larut Profesional Tidak mempersulit Patuh pada perintah atasan yang sah dan wajar Tidak memberikan informasi yang salah atau menyesatkan dalam menanggapi permintaan informasi serta proaktif dalam memenuhi kepentingan masyarakat Sesuai dengan kepantasan

Ditetapkan di : Belawan Pada tanggal : 02 Januari 2015 Kepala,

Drh. Agus Sunanto, MP NIP. 196202051992031002

BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN JL. SULAWESI II BELAWAN 20414 TELP/FAX (061) 6941484, 6945221

PETUGAS INFORMASI DAN PENERIMA DOKUMEN KARANTINA HEWAN NAMA

: AGUSTINA SIMANUNGKALIT

NIP

: 19780808201101 2005

PANGKAT GOLONGAN

: PENGATUR / II.c

JABATAN

: PENGADMINISTRASI & PENYAJI DATA

PENDIDIKAN TERAKHIR

: D-III KOMPUTER

URAIAN TUGAS

: 1.

2.

MELAKUKAN PENGELOLAAN DOKUMEN KARANTINA HEWAN (PENERIMAAN, PENCATATAN, PENDISTRIBUSIAN) DI COUNTER PELAYANAN KARANTINA HEWAN. MELAKUKAN INPUT DATA KE SISTEM E-QVET.



: SRI ASTUTY H. L. TOBING

NIP

: 19810702200212 2001

PANGKAT GOLONGAN

: PENATA MUDA / III.a

JABATAN

:

PENGADMINISTRASI & PENYAJI DATA SIE. INSARTEK KH

PENDIDIKAN TERAKHIR

: D-III AKUNTANSI

URAIAN TUGAS

: 1. 2.

3.

BERTANGGUNG JAWAB SEBAGAI ADMINISTRATOR APLIKASI E-QVET . MELAKUKAN INPUT DATA , PENCETAKAN DAN PELAPORAN DATA KEGIATAN OPERASIONAL KARANTINA HEWAN KE DALAM APLIKASI E-QVET. MEMBANTU BENDAHARA PENERIMA DALAM HAL PENCETAKAN KUITANSI PNBP DAN PELAPORAN BULANAN PENERIMAAN PNBP.



: RAPI SILALAHI

NIP

: 19800530201101 1005

PANGKAT GOLONGAN

: PENGATUR Tk. I / II.d

JABATAN

: PARAMEDIK VET. PELAKSANA

PENDIDIKAN TERAKHIR

: D-III PETERNAKAN

URAIAN TUGAS

: 1.

2.

MEMBANTU MELAKUKAN PENGELOLAAN DOKUMEN KARANTINA HEWAN (PENERIMAAN, PENCATATAN, PENDISTRIBUSIAN) DI COUNTER PELAYANAN KARANTINA HEWAN. MEMBANTU MELAKUKAN INPUT DATA KE SISTEM E-QVET.



: JEN SANDERSON SINAGA

NIP

: 19780811201101 1001

PANGKAT GOLONGAN


JABATAN


PENDIDIKAN TERAKHIR

: D-III KEDOKTERAN HEWAN

URAIAN TUGAS

: 1.

2. 3.

MEMBANTU MELAKUKAN PENGELOLAAN DOKUMEN KARANTINA HEWAN (PENERIMAAN, PENCATATAN, PENDISTRIBUSIAN) DI COUNTER PELAYANAN KARANTINA HEWAN MEMBANTU MELAKUKAN INPUT DATA KE SISTEM E-QVET. MENGARSIPKAN, MENATA ARSIP DOKUMEN OPERASIONAL.



: INDRIANI

NIP

: 19840610201101 2024

PANGKAT GOLONGAN


JABATAN


PENDIDIKAN TERAKHIR

: D-III KEDOKTERAN HEWAN

URAIAN TUGAS

: 1.

2. 3.

MEMBANTU MELAKUKAN PENGELOLAAN DOKUMEN KARANTINA HEWAN (PENERIMAAN, PENCATATAN, PENDISTRIBUSIAN) DI COUNTER PELAYANAN KARANTINA HEWAN MEMBANTU MELAKUKAN INPUT DATA KE SISTEM E-QVET. MENGARSIPKAN, MENATA ARSIP DOKUMEN OPERASIONAL.


PETUGAS INFORMASI DAN PENERIMA DOKUMEN KARANTINA TUMBUHAN NAMA

: NELVI RIANI

NIP

: 19820615201101 2018

PANGKAT GOLONGAN


JABATAN

: POPT AHLI PERTAMA

PENDIDIKAN TERAKHIR

: S-1 HAMA DAN PENYAKIT TUMBUHAN

URAIAN TUGAS

: 1. 2. 3.

MEMBERIKAN INFORMASI DAN PENERIMA DOKUMEN KARANTINA TUMBUHAN. MENGAGENDAKAN DOKUMEN KARANTINA TUMBUHAN. MENGECEK KELENGKAPAN DOKUMEN KARANTINA TUMBUHAN.



: ROHAYATI

NIP

: 19830731201101 2010

PANGKAT GOLONGAN


JABATAN

: POPT AHLI PERTAMA

PENDIDIKAN TERAKHIR

: S-1 HAMA DAN PENYAKIT TUMBUHAN

URAIAN TUGAS

: 1. 2. 3.




: FIFI L. HUTAGALUNG

NIP

: 19860622200604 2003

PANGKAT GOLONGAN

: PENGATUR / II.c

JABATAN

: POPT TERAMPIL PELAKSANA

PENDIDIKAN TERAKHIR

: SMA IPA

URAIAN TUGAS

: 1. 2. 3.




: RINA MILASARI POS POS

NIP

: 19841220200812 2001

PANGKAT GOLONGAN

: PENGATUR MUDA Tk. I / II.b

JABATAN


PENDIDIKAN TERAKHIR

: SMA IPA

URAIAN TUGAS

: 1. 2. 3.




: WERLINA DEWI SARI SIANTURI

NIP

: 19920522201403 2002

PANGKAT GOLONGAN

: PENGATUR / II.c

JABATAN

: PRAMU PUBLIKASI

PENDIDIKAN TERAKHIR

: D-III BUDIDAYA TANAMAN PERKEBUNAN

URAIAN TUGAS

: 1. 2. 3.




: NOVITA SARI HARAHAP

NIP

: 19921127201101 2001

PANGKAT GOLONGAN

: PENGATUR MUDA Tk. I / II.b

JABATAN


PENDIDIKAN TERAKHIR

: SMK PERTANIAN

URAIAN TUGAS

: 1. 2. 3.




: RISMAWATI HUTABARAT

NIP

: 19820523201403 2001

PANGKAT GOLONGAN

: PENGATUR MUDA / II.a

JABATAN

: PRAMU PUBLIKASI

PENDIDIKAN TERAKHIR

: SPMA HORTIKULTURA

URAIAN TUGAS

: 1. 2. 3.



PETUGAS PELAYANAN PNBP (KASIR) NAMA

: TERMAULI

NIP

: 19680424199803 2001

PANGKAT GOLONGAN

: PENATA / III.c

JABATAN

: BENDAHARA PENERIMA

PENDIDIKAN TERAKHIR

: S-1 MANAJEMEN

URAIAN TUGAS

: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

MEMBERIKAN INFO TARIF JASA PNBP. MENYIAPKAN BERKAS YANG AKAN DIBAYAR. MERNERIMA PEMBAYARAN PNBP. MEMBUAT LAPORAN DAN REKAPITULASI HARIAN PENERIMAAN PNBP. MEMBUAT LAPORAN PEMBUKUAN PNBP DAN BUKU PEMBANTU. MELAKUKAN PENYETORAN PNBP.



: BINARSEN SIMBOLON

NIP

: 19840611201101 1013

PANGKAT GOLONGAN

: PENGATUR / II.c

JABATAN

: PENGADMINISTRASI & PENYAJI DATA

PENDIDIKAN TERAKHIR

: D-III AKUNTANSI

URAIAN TUGAS

: 1. 2. 3. 4. 5.

MEMBANTU MEMBERIKAN INFO TARIF JASA PNBP MEMBANTU MENYIAPKAN BERKAS YANG AKAN DIBAYAR DAN DIAMBIL. MEMBANTU MENERIMA PEMBAYARAN PNBP MEMBANTU MEMBUAT LAPORAN DAN REKAPITULASI HARIAN PENERIMAAN PNBP MEMBANTU MELAKUKAN PENYETORAN PNBP



: NURYANTI

NIP

: 19780901200312 2002

PANGKAT GOLONGAN

: PENATA / III.c

JABATAN

:

PENDIDIKAN TERAKHIR

: S-1 AKUNTANSI

URAIAN TUGAS

: 1.

PENYUSUN RENCANA KEGIATAN & ANGGARAN

2. 3. 4. 5.

MEMBANTU MEMBERIKAN INFO TARIF JASA PNBP MEMBANTU MENYIAPKAN BERKAS YANG AKAN DIBAYAR DAN DIAMBIL. MEMBANTU MENERIMA PEMBAYARAN PNBP MEMBANTU MEMBUAT. LAPORAN DAN REKAPITULASI HARIAN PENERIMAAN PNBP. MEMBANTU MELAKUKAN PENYETORAN PNBP.



: MELATI MANURUNG

NIP

: 19750911200812 2001

PANGKAT GOLONGAN


JABATAN

: PENGADMINISTRASI KEUANGAN

PENDIDIKAN TERAKHIR

: S-1 ADMINISTRASI NIAGA

URAIAN TUGAS

: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

MEMBANTU MEMBERIKAN INFO TARIF JASA PNBP. MEMBANTU MENYIAPKAN BERKAS YANG AKAN DIBAYAR. MEMBANTU MERNERIMA PEMBAYARAN PNBP. MEMBANTU MEMBUAT LAPORAN DAN REKAPITULASI HARIAN PENERIMAAN PNBP. MEMBANTU MELAKUKAN PENYETORAN PNBP. MEMBUAT LAPORAN BULANAN PNBP.


PETUGAS PENERIMA PENGADUAN MASYARAKAT (DUMAS) NAMA

: TUPA SM HUTABARAT

NIP

: 19640904199403 1003

PANGKAT GOLONGAN

: PEMBINA / IV.a

JABATAN

: KEPALA SUB BAG. PROGRAM & EVAUASI

PENDIDIKAN TERAKHIR

: MAGISTER MANAJEMEN AGRI BISNIS

URAIAN TUGAS

: 1. 2. 3.

MENERIMA PENGADUAN DARI MASYARAKAT. MELAKUKAN KONFIRMASI / VALIDASI PENGADUAN MASYARAKAT. MENGKOORDINASIKAN TINDAKLANJUT PENGADUAN MASYARAKAT.



: ANWAR FUADI

NIP

: 19610527199103 1001

PANGKAT GOLONGAN

: PEMBINA / IV.a

JABATAN

: KEPALA SEKSI WASDAK KH

PENDIDIKAN TERAKHIR

: DOKTER HEWAN

URAIAN TUGAS

: 1. 2. 3.




: MISMAN

NIP

: 19630603198703 1002

PANGKAT GOLONGAN

: PENATA Tk. I / III.d

JABATAN

: KEPALA SEKSI WASDAK KT

PENDIDIKAN TERAKHIR

: S-1 PERTANIAN

URAIAN TUGAS

: 1. 2. 3.


PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT ( DUMAS )

Recommend Documents