PENGELOLAAN LAYANAN INFORMASI SISTEM E-COMMERCE: STUDI KASUS DI PDII-LIPI

PENGELOLAAN LAYANAN INFORMASI SISTEM E-COMMERCE: STUDI KASUS DI PDII-LIPI Supriyadi1*dan Wahid Nashihuddin2 1 Mahasiswa Magister Ilmu Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta 2 Pustakawan PDII-LIPI *

email: [email protected]

ABSTRAK Electronic commerce (e-commerce) merupakan sistem transaksi elekronik yang sudah populer pada perusahaan atau lembaga bisnis dengan memanfaatkan jaringan internet sebagai media layanannya. Kajian ini membahas pelayanan informasi elektronik dengan sistem e-commerce pada lembaga nirlaba pemerintah, yaitu PDII-LIPI. Kajian ini bertujuan untuk mengetahui jenis-jenis layanan informasi; perangkat kerja layanan e-commerce; model transaksi layanan e-commerce; serta tantangan layanan informasi sistem e-commerce di PDII-LIPI. Data kajian ini adalah deskriptifkualitatif, yang dikumpulkan dengan cara observasi, wawancara, dan dokumentasi. Sumber informasi berasal dari wawancara dengan Kepala Bidang Diseminasi Informasi dan staf yang bertugas di layanan perpustakaan, penelusuran informasi, dan kemasan informasi. Analisis data menggunakan teknik triangulasi sumber, dengan cara reduksi data, display data, kesimpulan dan verifikasi. Hasil kajian ini adalah: a) pelayanan informasi sistem e-commerce bagi lembaga menjadi tantangan dan peluang untuk meningkatkan layanannya, yakni memberikan kemudahan dan kecepatan akses informasi dan meningkatkan kreativitas petugas untuk membuat paket-paket informasi dan pengetahuan yang lebih menarik; b) model transaksi layanan e-commerce yang dilaksanakan lembaga adalah model Business to Consumers (B2C), untuk itu lembaga dituntut lebih tanggap terhadap permintaan informasi masyarakat dengan mendayagunakan segala sumber daya yang dimilikinya.

ABSTRACT Electronic commerce (e-commerce) is an electronic trading system that has been popular in the company or business organization by internet as a utilizing media service. This study discusses the electronic information service system of e-commerce on government nonprofit institutions, namely PDII-LIPI. This study purposed to determine the service information types; working device e-commerce; e-commerce transactions model; and the challenges of information service within e-commerce system in PDII-LIPI. The data of this study is descriptive-qualitative, that collected by observation, interview, and documentation. Sources of information derived from interviews with the Head of Information Dissemination and his staff who task in library, information retrieval, and packaging information services. Analysis of the data using triangulation techniques, by do with data reduction, data display, conclusion and verification. The results of this study are:

a) the information service e-commerce systems for the institution to be a challenge and an opportunity to service improve, which provides convenience and speed of access to information and enhance the creativity of officers to make packets of information and knowledge is more attractive; b) a model of e-commerce transactions are conducted in institution is a Business to Consumers (B2C) model, so the agency demanded more responsive to requests for information society by utilizing all its resources. Keywords: Information service; Electronic commerce; Information repackaging; Online services; PDII-LIPI.

1.

PENDAHULUAN Pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini berdampak pada kecepatan pelayanan informasi, baik di lembaga pemerintah maupun swasta. Pada era ini, Toffler dan Heidi (1995:18-19) menyebutnya sebagai dunia fase ketiga, yang mana informasi menjadi kebutuhan utama dan masyarakat pada tahap ini disebut Unpublished Paper, Mei 2015

masyarakat informasi (information society). Pada masyarakat informasi, segala aktivitas kehidupannya selalu membutuhkan informasi untuk mencapai tingkat peradaban yang lebih baik. Oleh karena itu, pada era ini informasi dapat disebut sebagai “komoditas”. Informasi sebagai komoditas ini juga berlaku di lembaga perpustakaan, dokumentasi, dan informasi (pusdokinfo). Pada lembaga tersebut, informasi menjadi aset yang paling berharga untuk layanannya dalam memenuhi kebutuhan penggunanya. Adanya anggapan masyarakat bahwa lembaga pusdokinfo itu lembaga sosial (nirlaba) atau lembaga yang tidak menghasilkan keuntungan ekonomi merupakan hal yang benar, tetapi diperbolehkan untuk melayankan informasinya sesuai dengan ketentuan yang berlaku, misalnya memiliki kebijakan/peraturan tentang pengelolaan industri informasi; layanan electronic commerce (e-commerce); pengemasan ulang informasi; serta memiliki aturan tarif layanan yang ditetapkan Pemerintah. Dengan dasar tersebut, lembaga pusdokinfo dapat mengelola informasinya dengan benar dan legal serta dapat meningkatkan nilai ekonomi lembaga. Pada lembaga pusdokinfo, seperti Pusat Dokumentasi dan Informasi IlmiahLembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDII-LIPI), nilai ekonomis suatu informasi sudah mulai dipertimbangkan khususnya dalam hal pengelolaan paket-paket informasi yang lebih menarik. Hal tersebut dilakukan untuk menjawab tuntutan permintaan informasi masyarakat yang kompleks dan bervariasi, baik permintaan format/tampilan informasi, kecepatan dan ketepatan pengiriman informasi, maupun kerjasama pengelolaan informasi yang kreatif dan inovatif. Dalam mengelola informasinya, PDII-LIPI senantiasa menjunjung tinggi hak cipta dan menghargai karya penulis, maksudnya setiap informasi yang dikelola atau dikemas ulang (format cetak atau elektronik), tetap menyebutkan sumber aslinya, dan tugas lembaga sebatas pada pengelolaan dan penyebarluasan informasi. Dalam hal diseminasi informasi, PDII-LIPI memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi (internet) untuk melaksanakan layanan secara online, melalui email dan telepon. Dalam istilah bisnis, layanan elektronik melalui jaringan internet disebut juga sebagai e-commerce. Penerapan layanan e-commerce di suatu perusahaan atau lembaga memiliki tujuan untuk memudahkan transaksi pembayaran terhadap jasa, barang, atau produk yang dibeli oleh pengguna/pelanggan. Namun, Pendit (2007:1) mengingatkan bahwa dengan kecanggihan yang ditawarkan teknologi informasi pada perpustakaan akan membawa konsekuensi-konsekuensi yang harus diantisipasi, karena setiap kemudahan yang ditawarkan teknologi selalu berbanding lurus dengan kekhawatiran atas setiap resiko yang ditimbulkannya. Terkait dengan topik kajian tentang layanan e-commerce di lembaga pusdokinfo, terdapat tiga literatur yang dapat dijadikan referensi kajian ini. Pertama, kajian yang ditulis oleh Rufaidah (2007) berjudul “Knowledge Commerce: Peluang Implementasinya di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian Bogor”. Kajian ini membahas tentang proses digitalisasi koleksi di PUSTAKA Bogor, dan belum menjelaskan model dan mekanisme proses transaksi yang telah dilakukan oleh lembaga tersebut. Kedua, kajian yang ditulis Elvina (2010) berjudul “Membisniskan Layanan Perpustakaan Menggunakan e-Commerce”. Kajian ini lebih menekankan pada sistem layanan akses informasi perpustakaan berbayar. Sebagai pusat informasi, maka perpustakaan dapat menjual informasi yang dikelolanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara: a) memilih komodoti bisnis informasi agar bernilai jual tinggi; serta b) memperhatikan kebutuhan pemakai dengan memperhatikan factor keamanan akses pada saat transaksi dengan sistem e-commerce. Dengan cara tersebut, diharapkan perpustakaan dapat menghidupi dirinya sendiri. Sistem layanan informasi dengan sistem e-commerce yang dilakukan oleh PDIILIPI adalah cara pemberian dan penerimaan layanan dari pengguna melalui internet dan telepon, yang sistem pembayarannya dilakukan secara elektonik (melalui transfer bank e-

/banking). Dengan sistem e-commerce yang diterapkan PDII-LIPI diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi pengguna atau pelanggan dengan mudah, cepat, dan tepat, tanpa adanya batasan ruang dan waktu. Penerapan layanan e-commerce di PDII-LIPI sudah diterapkan dalam berbagai layanan, seperti layanan perpustakaan, penelusuran informasi, pengemasan informasi, ISSN, dan kerjasama/pelatihan. Pada konteks kajian ini, penulis hanya akan membahas dan menjelaskan secara rinci tentang pelaksanaan layanan e-commerce pada layanan perpustakaan, penelusuran informasi, dan kemasan informasi yang berada di bawah koordinasi Bidang Diseminasi Informasi. Untuk menemukan jawaban tersebut, maka ditetapkan rumusan pertanyaan tentang: a) jenis-jenis layanan informasi dengan sistem ecommerce; b) perangkat kerja layanan e-commerce; c) model transaksi layanan e-commerce; serta d) tantangan pelayanan informasi dengan sistem e-commerce di PDII-LIPI.

2.

METODE Jenis kajian ini adalah deskriptif-kualitatif. Data dikumpulkan dengan cara observasi, wawancara, dan dokumentasi. Kegiatan observasi dilakukan dengan cara mengamati proses layanan informasi di PDII-LIPI, baik layanan perpustakaan, penelusuran informasi, maupun kemasan informasi. Wawancara dilakukan untuk menggali berbagai informasi dari Kepala Bidang Diseminasi Informasi dan staf layanan yang berada pada unit layanan di atas. Sedangkan teknik dokumentasi dilakukan dengan cara mengumpulkan data atau dokumen (foto) yang terkait dengan proses dan output layanan informasi dengan sistem e-commerce di PDII-LIPI. Data yang sudah terkumpul dianalisis dengan teknik triangulasi. Triangulasi adalah teknik pemeriksaan dan keabsahan data dengan memanfaatkan sesuatu yang lain, teknik triangulasi yang akan digunakan adalah jenis triangulasi sumber. Triangulasi sumber, yaitu dengan membandingkan dan mengecek balik derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang berbeda dalam penelitian kualitatif (Moleong, 2010:330). Teknik triangulasi tersebut dilakukan dengan cara mereduksi data, men-display data, penyusunan kesimpulan dan verifikasi.

3. TINJAUAN TEORI 3.1 Pelayanan Pelayanan atau layanan adalah suatu cara melayani, membantu menyiapkan, mengurus, menyelesaikan keperluan, kebutuhan seseorang atau sekelompok orang (Sianipar, 2000:6). Pelayanan pada dasarnya kegiatan yang ditawarkan oleh organisasi atau perorangan kepada kunsumen yang dilayani, yang bersifat tidak berwujud dan tidak dapat dimiliki (Sutopo dan Suryanto, 2003:8). Secara umum, pelayanan memiliki beberapa karakteristik, yaitu: kepastian waktu pelayanan; akurasi pelayanan; kesopanan dan keramahan; penuh tanggung jawab; kelengkapan sarana; kemudahan dalam mendapatkan pelayanan; variasi model layanan; kenyamanan dalam memperoleh pelayanan; serta memiliki atribut pendukung pelayanan (Gosperz, 1977 dalam Sianipar, 2000:23-24). Sementara itu, Norman (1991) dalam Sutopo dan Suryanto (2003:8) menyebutkan pelayanan a) bersifat tidak dapat diraba; b) sifat tidakan sosial; c) produksi dan konsumsi pelayanan terintegrasi, karena terjadi pada tempat yang sama. Adapun prinsip-prinsip pelayanan, terdiri atas: a) the pinciple of least resistance (pengguna menggunakan sumber informasi yang mudah diperoleh tanpa harus menemui kesulitan); b) the principle of lost resource (semua orang mengingat informasi yang dibaca, tetapi sering melupakan sumbernya); c) the princile of compability (kreadibilitas sumber informasi dan kekauratannya berkaitan dengan pengetahuan pemakai yang sebelumnya; d) the saturation principle (pengguna yang sudah jenuh dengan informasi biasanya sulit diberi informasi tambahan; serta a) the principle of information digestion

(memfotokopi informasi sering dirasakan oleh pengguna setalah menggunakan informasi (Qalyubi,2003:218). Dalam pelayanan kemungkinan besar akan muncul berbagai fenomena, seperri tuntutan kepentingan, kebutuhan, keluhan, dan manfaat yang diperoleh penggunanya. Oleh karena itu, untuk mengantisipasi hal tersebut seorang petugas atau pustakawan harus menjunjung tinggi nilai-nilai pelayanan prima. Pelayanan prima adalah pelayanan yang diberikan dengan cepat, tepat, mudah, sederhana dan murah serta memuaskan pelanggan. Hal tersebut terwujud dalam aktivitas layanan berikut: a) berdasarkan kebutuhan pengguna; b) berjalan mudah dan sederhana; c) berlangsung cepat dan tepat sasaran; d) menarik dan menyenangkan serta menimbulkan rasa simpati; e) bervariasi; f) murah dan ekonomis; g) mengundang rasa ingin kembali; h) ramah tamah; i) bersifat informatif, membimbing dan mengarahkan; j) inovatif; k) berkompeten di bidangnya; serta l) menumbuhkan rasa percaya diri dalam melayani pengguna (Sutarno, 2006:91). 3.2 Kemas Ulang Informasi Menurut Reitz (2014), informasi merupakan data yang disajikan dalam bentuk yang mudah dipahami, dalam hal ini terkait dengan konteks penggunaannya. Dalam arti yang lebih dinamis, informasi merupakan pesan yang disampaikan dengan menggunakan media komunikasi atau ekspres, apakah pesan yang diterima itu sudah informatif atau tidak, hal tersebut tergantung pada persepsi penerima. Sementara itu, kemas ulang (repackaging) adalah penerbitan kembali sebuah buku yang diterbitkan sebelumnya dalam format yang berbeda untuk meningkatkan daya tarik bagi pembaca. Konten kemas ulang biasanya terjangkau karena berdasarkan topik tertentu, baik topik yang dipesan pembaca maupun kreativitas organisasi. Kualitas pengemasan tidak dilihat pada peningkatan nilai informasinya, tetapi menekankan pada aspek pemanfaatan informasi tersebut. Di lembaga pusdokinfo, informasi merupakan “aset” layanan yang paling berharga. Agar aset informasi menjadi lebih berharga perlu dikelola dan dikemas ulang menjadi suatu hal yang lebih menarik dan berdaya guna, dan kegiatan itu dapat disebut sebagai kemas ulang informasi (information repackaging). Kegiatan kemas ulang informasi tidak hanya terbatas pada aktivitas mencari, mengumpulkan, dan mengelompokkan dokumen/literatur, tetapi sampai tahap analisis dan pendokumentasian. Fatmawati (2009:29) mengatakan bahwa proses kemas ulang informasi mencakup kegiatan sebelum proses (reprocessing) dan pada saat pengemasan (packaging). Kegiatan tersebut mencakup penataan ulang yang dimulai dari menyeleksi berbagai informasi dari sumber yang berbeda, mendata informasi yang relevan, menganalisis, mensintesa, dan menyajikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Lebih lanjut, Fatmawati (2009:29) mengatakan bahwa tujuan kemas ulang informasi adalah untuk menyajikan informasi dalam bentuk kemasan agar informasi tersebut lebih dapat diterima, lebih mudah dimengerti, dan diamanfaatkan pengguna. Sedangkan fungsi kegiatan kemas ulang informasi adalah: a) memudahkan pengguna dalam memilih informasi; b) menghemat waktu, tenaga, dan biaya; c) sarana penyebaran efektif dan efisien; d) alat penerjemah terhadap suatu hal dengan cepat; e) mempercepat proses aplikasi hasil penelitian; serta f) menyediakan informasi secara cepat dalam memenuhi kebutuhan pengguna. Kemasan informasi yang dibuat hendaknya memperhatikan isu-isu yang sedang populer di masyarakat, serta menyesuaikan dengan kebutuhan informasi pengguna. Bahan pengemasan ulang informasi tersebut dapat diperoleh melalui data pemakaian literatur perpustakaan yang paling banyak diakses/dibaca, topik-topik berita atau seminar saat ini, serta katalog terbitan terbaru perpustakaan dan/atau penerbit.Bentuk paket kemasan informasi dapat berupa cetak maupun elektronik digital.Bentuk tercetak

misalnya paket buku, kliping, dan brosur/leaflet, dan bentuk digital tersimpan dalam CD, ebook, e-magazine, ejournal, dan sebagainya. Secara umum, tahapan pengelolaan kemasan ulang informasi adalah: a) menetapkan topik paket informasi yang akan dibuat; b) menelusur literatur yang sesuai dengan topik (berbagai sumber informasi, baik cetak maupun online); c) menghimpun dan menyusun literatur sesuai dengan sub-bahasannya; d) membuat daftar isi dan kata pengantar; e) menetapkan format paket informasi yang dibuat (cetak atau digital); serta f) menggandakan kemasan sesuai kebutuhan. Dalam proses pembuatan kemasan informasi, dibutuhkan beberapa perangkat kerja yang memadai, seperti perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Perangkat keras digunakan untuk sarana alih media informasi, dari cetak menjadi elektronik. Perangkat keras tersebut berupa komputer, scanner, printer, mesin fotokopi, server, dan alat pengganda seperti CD/Hardisk. Perangkat lunak digunakan untuk menyusun, mengolah, mengedit, dan mendesain dokumen. Perangkat lunak yang digunakan untuk membuat kemasan informasi, antara lain: Photoshop, Corel Draw, Adobe Page Maker, Adobe Flash Player, Adobe Reader, Adobe Acrobat, Flipping Book, dan program grafis lainnya. Selain kedua perangkat komputer tersebut, manusia (petugas) pembuat kemasan informasi harus mampu mengoperasikan sistem dan program aplikasi komputer dengan baik, yakni memahami estetika dan grafis suatu desain kemasan serta memiliki kreativitas yang tinggi dalam membuat kemasan informasi. 3.3 Layanan E-Commerce Istilah e-commerce disebut juga dengan e-com, em-merce, dan EC, yang berarti pertukaran informasi bisnis yang rutin dengan menggunakan transmisi electronic data interchange (EDI), email, electronic bulletin boards, faximile, dan elektronic founds transfer (EFT) yang berkenaan dengan transaksi-transaksi belanja di internet shopping, stok online, surat obligasi, download,penjualan barang lunak (software,dokumen, grafik, musik dan lainnya), serta dilakukan dengan transaksi business to business (Wahana, 2006:10). Menurut Ahmadi (2013:7), e-commerce merupakan penjualan atau pembelian barang dan jasa, antara perusahaan, rumah tangga, individu, pemerintah dan masyarakat atau organisasi swasta lainnya, yang dilakukan melalui komputer pada media jaringan. Dalam aktivitas transaksi e-commerce, terdapat empat perspektif, yaitu: a) perspektif komunikasi, pengiriman informasi, produk/layanan, atau pembayaran melalui telepon, jaringan komputer, atau sarana elektronik lainnya); b) perspektif proses bisnis, aplikasi teknologi menuju otomasi transaksi dan aliran kerja perusahaan; c) perspektif pelayanan, satu alat yang memenuhi keinginan perusahaan, konsumen, dan manajemen dalam memangkas server cost ketika meningkatkan mutu barang dan kecepatan pelayanan; serta d) perspektif online, kapasitas jual beli produk dan jada informasi di internet (Kalakota dan Whiston, 1997 dalam Suyanto, 2003:10). Sementara itu, menurut Costa 2001; Haag 1998; Post dan Anderson 2000; Zwass1998 dalam Ahmadi (2013:29), layanan ecommerce memiliki tiga aspek, yaitu perdagangan, fungsi bisnis, dan kerjasama. Model layanan bisnis e-commerce dilakukan dengan metode melakukan usaha yang dapat menghasilkan pendapatan bagi perusahaan untuk menjamin kelangsungan hidup (Ahmadi,2013:31). Pendapatan yang dimaksud adalah nilai tambah ekonomis berupa keuntungan “uang”. Keuntungan dapat tercapai jika lembaga/perusahaan memiliki strategi pemasaran yang tepat. Menurut American Marketing Association dalam Nugroho (2006:203), pemasaran diartikan sebagai proses analisis, perencanaan, implementasi konsep-konsep penetapan harga, promosi, serta penyebaran ide, barang, dan layanan untuk menciptakan pertukaran-pertukaran yang memuaskan, baik untuk sasaran organisasi maupun pribadi.

3.4 Media Layanan e-Commerce Pemasaran menjadi kunci dalam sistem layanan e-commerce, karena pemasaran mampu meningkatkan jumlah kunjungan pelanggan pada website untuk mengakses produk atau jasa yang ditawarkanmelalui internet. Sarwono dan Tutty (2008:53) menjelaskan ada beberapa media pemasaran online sistem transaksi e-commerce, antara lain menggunakan: a) model viral (viral marketing), yaitu strategi memasarkan produk atau jasa melalui website dengan memberikan fasilitas pada halaman website tertentu yang dapat digunakan oleh pengunjung web saat itu untuk menyebarkan informasi tentang web tersebut kepada orang lain dengan cara mengisi halaman yang berisi hyperlink; b) persetujuan email (permission email), yaitu strategi pemasaran di internet dengan menggunakan email sebagai upaya untuk memberikan informasi dan persetujuan kepada konsumen mengenai produk atau layanan yang ditawarkan; c) membuat web site mudah dicari oleh mesin pencari (a frienly search engine web); d)jejaring sosial (social networking), untuk memasarkan produk atau layanan perusahaan seperti Facebook, Friendster, Twitter, My Space, Linked In, dan Mailing List; e) dynamite link (disebut juga relative link), dalam web berfungsi untuk menghubungkan satu halaman dengan halaman lainnya dalam satu URL; serta f) affilate program, suatu program afiliasi yang mereferensikan calon konsumen online kepada perusahaan lain. Metode yang digunakan dalam transaksi pembayaran layanan e-commerce adalah melalui jaringan internet. Pembayaran via-internet tersebut dapat dilakukan dengan tunai atau kredit melalui kartu kredit dan cek elektronik. Triton (2006:102) menjelaskan tentang tata cara order belanja melalui internet, yaitu: a) order belanja dengan formulir; b) order belanja dengan kereta dorong; c) order belanja dengan email; dan d) order belanja dengan telepon. Selanjutnya Tosin dan Catur (2000:16-17) menjelaskan bahwa ada beberapa alternatif pembayaran dalam transaksi e-commerce, antara lain: kartu kredit, e-cash, smartcart, dan kartu debit. 3.4 Model Layanan E-Commerce Menurut Ahmadi (2013:35), terdapat beberapa jenis transaksi layanan ecommerce, yaitu: 1. Collaborative Commerce (CC), yaitu kerjasama secara elektronik antara rekan bisnis. Kerjasama ini biasanya terjadi antara rekan bisnis yang berada pada jalur penyedian barang. 2. Business to Business (B2B), meliputi transaksi antar-organisasi yang dilakukan di elektronic market. B2B memiliki karakteristik: a) trading partner yang sudah diketahui dan umumnya memiliki hubungan yang cukup lama; b) pertukaran data (data exchange) berlangsung berulang-ulang dan secara berkala, misalnya setiap hari, dengan format data yang sudah disepakati bersama; c) salah satu pelaku dapat melakukan inisiatif untuk mengirimkan data, tidak harus menunggu partner-nya; serta d) model yang sering digunakan adalah peer to peer, di mana processing intelligence dapat didistribusikan pada kedua pelaku bisnis. 3. Business to Cosumers (B2C), yaitu penjual adalah suatu organisasi dan pembeli adalah individu. B2C memiliki karakteristik: a) terbuka untuk umum; b) layanan bersifat umum; serta c) layanan diberikan berdasarkan permohonan. Pada transaksi B2C, pelanggan/konsumen melakukan inisiatif dan produsen harus siap memberikan respon sesuai dengan pemohon. 4. Consumer to Business (C2B), perusahaan memberitahukan kebutuhan atas suatu produk atau jasa tertentu, dan para pemasok bersaing untuk menyediakan produk atau jasa tersebut ke konsumen (contoh: http://www.priceline.com/). Pada transaksi C2B pelanggan menyebutkan produk dan harga yang diinginkan, dan priceline mencoba menemukan pemasok yang memenuni kebutuhan tersebut.

5. Customer to customer (C2C), yaitu transaksi dimana konsumen menjual secara langsung ke konsumen lain atau mengiklankan jasa pribadi di internet, contohnya: www.olx.com. Menurut Suyanto (2013:45), pada lembaga nirlaba, seperti lembaga akademis, organisasi keagamaan, organisasi sosial, dan lembaga pemerintahan menggunakan berbagai tipe transaksi e-commerce, tujuannya untuk mengurangi biaya dalam meningkatkan layanan publik, hal tersebut disebut dengan non-business e-commerce. 3.5 Keuntungan dan KerugianE-Commerce Menurut Nugroho (2006:19), perdagangan sistem elektronik menawarkan kepada perusahaan keuntungan jangka pendek dan jangka panjang. Dengan sistem ecommerce tidak hanya membuka pasar baru bagi produk dan/atau jasa yang ditawarkan, tetapi juga mempermudah perusahaan melakukan bisnis baru yang dapat memberikan manfaat lebih bagi konsumen. Namun, sistem layanan e-commerce ini memiliki kelebihan dan kekurangan dalam pelayananannya, kelebihan itu menjadi keuntungan dan kekurangan menjadi kerugian bagi perusahaan dan pelanggan yang bersangkutan. Beberapa keuntungan/manfaat bagi perusahaan yang pelayanannya menggunakan sistem e-commerce, yaitu: a) tidak memerlukan modal yang besar; b) lebih efisien dan efektif;c) proses transaksi lebih mudah dan cepat; d) efisien tenaga kerja; e) pangsa pasar luas (tidak terbatas oleh ruang dan waktu); f) tidak diperlukan perusahaan mediator; g) membuka jaringan bisnis global; h) kualitas dan harga yang kompetitif; serta i) memacu kreatifitas dan inovasi (Madcoms, 2010:4). Apabila dilihat dari sisi pelanggan/konsumennya, Nugroho (2006:20) mengatakan ada beberapa keuntungan, yaitu: a) efektif, konsumen dapat memperoleh informasi tentang produk atau jasa yang dibutuhkannya dengan cara yang cepat dan murah; b) aman secara fisik, konsumen tidak perlu mendatangi toko dimana perusahaan manawarkan barangnya (hal ini menjadi salah satu keamanan bagi konsumen); serta c) fleksibel, konsumen dapat melakukan transaksi dari berbagai lokasi dengan internet. Hal serupa juga dikatakan Suyanto (2003:51) bahwa sistem e-commerce memberikan keuntungan sebagai berikut: a) memberikan lebih banyak pilihan kepada konsumen (konsumen dapat memilih berbagai produk dari banyak vendor); b) produk dan jasa yang ditawarkan tidak mahal (konsumen dapat memilih banyak tempat untuk perbandingan harga); serta c) konsumen dapat menerima informasi lebih relevan dan detail dalam waktu singkat. Sementara itu, beberapa kerugian yang akan diterima oleh perusahaan dan konsumen ketika distribusi barang atau produknya dilakukan secara e-commerce, yaitu: a) bagi perusahaan, sistem e-commerce rawan dengan sistem keamanan databaseonline perusahaan (virus komputer), persaingan tidak sehat, masalah kompabilitas teknologi lama dengan yang lebih baru; dan b) bagi konsumen, sistem e-commecere memunculkan sifat individualisme, karena transaksi online (tanpa adanyapertemuan antara penjual dengan pembeli), serta menimbulkan kekecewaan, barang yang dipesan/dibeli tidak sama dengan di website (Ahmadi, 2013:37). Apabila dilihat dari komposisi kerugian dalam transaksi e-commerce, pihak konsumen mengalami kerugian yang lebih besar dari pada pihak perusahaan. Hal tersebut dapat terjadi karena barang, produk, atau jasa yang dibeli dan diterima konsumen jika tidak sesuai harapan untuk mengajukan komplain/keluhan kurang direspon cepat oleh pihak perusahaan. Dengan demikian, konsumen merasa kecewa, sudah membayar sesuai dengan tarif/harga sesuai permintaan perusahaan, tetapi pelayanannya kurang memuaskan. 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Layanan Informasi PDII-LIPI Layanan informasi yang dikelola PDII-LIPI adalah informasi atau literatur ilmiah. Wujud dari informasi tersebut berupa kumpulan bahan pustaka dan karya ilmiah yang

dilayankan pada jasa perpustakaan, penelusuran informasi, kemas ulang informasi, dan jasa ilmiah lain, baik literatur nasional maupun internasional (asing). Sistem pemberian layanan informasi dilakukan ditempat dan via-online, yang diberikan kepada pengguna sesuai kebutuhan. Bagi pengguna yang ingin memesan informasi dengan cara datang ke PDII-LIPI dapat menuju perpustakaan, tetapi jika melalui online (email, telepon, faximile) menghubungi jasa penelusuran informasi. Kontak layanan online PDII-LIPI lihat Tabel 1 di bawah ini. Tabel 1. Kontak Layanan Online PDII-LIPI Layanan Penelusuran Informasi Layanan Perpustakaan

Kerjasama/Pelatihan Pusdokinfo

Email : [email protected] Telp. : 021-5733465 ext.3405 Email : [email protected] [email protected] Telp. : 021-5250719 / 5733465 ext.3310 Email : [email protected] Telp. : 021-5733465 ext.3214 Faks. : 021-5733467

Pengunjung yang datang ke perpustakaan jika sudah mengetahui jenis dan lokasi koleksi dapat menelusurinya melalui di katalog/OPAC (URL: http://elib.pdii.lipi.go.id/katalog dan http://isjd.pdii.lipi.go.id/) kemudian menuju rak penyimpanan koleksi. Jika belum mengetahuinya, pengunjung dapat menghubungi petugas meja informasi atau petugas perpustakaan yang lain dengan menjelaskan kebutuhan informasi yang diinginkan. Selanjutnya bagi pengunjung online, pemesan dapat mengirim email dan menelpon jasa penelusuran informasi pada alamat di atas, dengan menjelaskan tujuan dan kebutuhan informasi yang diinginkannya kepada petugas. Jika sudah jelas, petugas penelusuran akan mencatat dan menindaklanjuti permintaan pengguna. Hasil penelusuran kemudian disampaikan ke pemesan dengan menyebutkan hasil temuan dan biaya layanannya secara jelas. Setelah pengguna menyetujuinya, petugas akan mengirimkan/memberikan hasil penelusurannya sesuai dengan permintaan pengguna. Selain jasa informasi yang berbayar, PDII-LIPI juga menyediakan layanan gratis bagi penggunanya, seperti layanan internet, layanan konsultasi, dan layanan akses artikel asing full text yang telah dilanggan (akses hanya dapat dilakukan di PDII-LIPI). Sesuai dengan topik kajian yang dilakukan, layanan informasi PDII-LIPI yang akan dianalisis lebih lanjut untuk layanan e-commerce adalah layanan perpustakaan, penelusuran informasi, dan kemasan informasi. Pertama, Perpustakaan PDII-LIPI memiliki beberapa jenis koleksi, antara lain: buku umum, buku referensi, prosiding/makalah, jurnal/majalah ilmiah, laporan penelitian, tesi/disertasi, standar, paten, kliping, dan koleksi mikro/digital. Sistem pemberian layanan informasi dilakukan dengan sistem terbuka dan sistem tertutup. Layanan sistem terbuka, yaitu pengambilan koleksi di rak penyimpanan dilakukan oleh pengguna, jika mengalami kesulitan pengguna akan dibantu oleh petugas. Sedangkan sistem layanan tertutup, yaitu pengambilan koleksi di rak penyimpanan dilakukan oleh petugas. Dalam hal ini, pemustaka harus menyerahkan kartu identias diri dan mengisi formulir pemakain koleksi tertutup. Format koleksi perpustakaan tersedia dalam versi cetak (print out) dan elektronik (digital). Sebagian besar koleksi elektronik berupa artikel jurnal/majalah ilmiah indonesia/asing, karya ilmiah LIPI, dan paten. Koleksi cetak dapat digandakan dengan cara fotokopi sesuai kebutuhan, baik difotokopi sebagian maupun keseluruhan isi koleksi. Sedangkan koleksi elektronik dapat diperoleh melalui email atau print di meja informasi. Kedua, layanan penelusuran informasi merupakan jasa kesiagaan informasi yang ditujukan kepada pengguna yang tidak dapat datang ke PDII-LIPI sehingga harus memesan informasi secara online. Pengguna yang ingin memesan informasi melalui jasa ini harus mengirimkan topik/judul literatur yang dipesannya melalui email atau

telepon. Dalam proses layanan, petugas penelusuran senantiasa memberikan pilihan alternatif terkait dengan topik informasi yang dipesannya. Maksudnya bahwa informasi yang ditawarkan tidak hanya informasi berdasarkan permintaan saja, tetapi juga informasi lain dari sumber lain yang kemungkinan dapat dijadikan referensi informasinya. Pada jasa penelusuran, terdapat tiga bentuk pengiriman informasi, yaitu elektronik (.pdf) kirim via-email dan elektronik dalam paket CD dan tercetak (viapos). Namun, sistem pengiriman informasi yang paling banyak diminati oleh pemesan adalah informasi elektronik dalam format.pdf. yang dikirim via-email, dengan alasan informasi lebih cepat diterima dan biayanya lebih murah. Ketiga, layanan kemasan informasi merupakan jasa kesiagaan informasi berupa paket-paket informasi dan pengetahuan yang disajikan dalam format yang lebih menarik, baik format tercetak maupun elektronik. Pembuatan kemasan informasi di PDII-LIPI berdasarkan pada permintaan masyarakat dan kreatifitas lembaga terkait dengan isu-isu yang sedang berkembang di masyarakat. Beberapa jenis kemasan informasi yang dikelola oleh PDII-LIPI, diantaranya: Paket Informasi, Panduan Usaha, Pohon Industri, Tinjauan Literatur, Fokus Informasi Indonesia, dan paket informasi lain sesuai permintaan pengguna. Berikut ini beberapa contoh paket kemasan informasi format tercetak yang dikelola PDII-LIPI.

Gambar 1: Panduan Usaha

Gambar 2. Paket Informasi

Gambar 3: Pohon Industri

Gambar 4. Fokus Informasi

Gambar 5 . Tinjauan Literatur

Selain dalam format cetak, kemasan informasi PDII-LIPI tersedia dalam format elektronik yang dibuat dengan program aplikasi flipping book (buku tiga dimensi). Berikut ini contoh hasil kemasan informasi format flipping book PDII-LIPI.

Gambar 6. Tinjauan Literatur

Selain itu, contoh kemasan informasi yang dibuat dengan program grafis dan animasi lihat gambar di bawah ini.

Gambar 7. Tinjauan Literatur

Berikut ini contoh paket informasi yang dikemas dengan CD.

Gambar 8. Tinjauan Literatur

4.2 Perangkat Layanan E-Commerce PDII-LIPI Layanan informasi dengan sistem e-commerce di PDII-LIPI dilakukan atas dasar pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi untuk layanan dokumentasi dan informasi yang lebih mudah, cepat, dan inovatif, tanpa adanya batasan ruang dan waktu. Layanan informasi dengan sistem e-commerce diberikan via-internet atau telepon sesuai

permintaan/kebutuhan pengguna. Untuk memudahkan transaksi e-commerce, PDII-LIPI menyiapkan perangkat kerja/layanan yang memadai, seperti jaringan dan komputer petugas yang kompeten, dan tarif layanan. Dari sisi peralatan jaringan dan komputer, PDII-LIPI menyediakan PC All in One, software grafis dan animasi, koneksi internet (wifi), scanner, printer, mesin fotokopi, dan CD/DVD. Dari sisi petugas, PDII-LIPI memiliki sekitar 32 orang petugas layanan yang memiliki kompetensi di bidangnya masing-masing, seperti pustakawan, peneliti, arsiparis, penata usaha informasi, dan operator data entri. Kompetensi setiap petugas tersebut dapat dilihat pada: a) layanan perpustakaan, petugas harus mampu menelusur informasi melalui katalog penelusuran dan mengetahui jenis dan lokasi penyimpanan koleksi perpustakaan, baik cetak maupun elektronik; b) layanan penelusuran informasi, petugas harus mengetahui dan mampu menelusur informasi dari berbagai sumber referensi, baik cetak maupun digital dengan menggunakan ruas “pencarian umum” dan “pencarian canggih” yang terdapat pada database online nasional maupun asing; serta c) layanan kemasan informasi, petugas harus mampu menjalankan salah satu program grafis (pengolah teks, suara, dan/atau gambar), seperti Photo Shop, Corel Draw, Adobe Page Maker, Adobe Flash, Adobe Reader, Adobe Acrobat, Front Page, atau Nitro PDF (Siswanto, 2015). Semenra itu, terkait dengan tarif/biaya layanan informasi dengan sistem ecommerce, sampai tahun 2014 ketentuan tarif layanan PDII-LIPI mengacu pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 106 Tahun 2012 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) yang berlaku pada Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. Berikut ini contoh tarif layanan informasi yang berlaku di PDIILIPI. Tabel 2. Contoh Tarif Layanan Informasi PDII-LIPI Layanan Perpustakaan

Kegiatan Fotokopi

Email

Print Penelusuran Informasi

Kemas Ulang Informasi

Pencarian Informasi Hasil Penelusuran Pemesanan Paket Informasi Paket Informasi

Koleksi Tesis/Disertasi; Standar (SNI/Asing) Buku Umum; Buku Referensi; Prosiding/Makalah; Jurnal/Majalah Ilmiah; Laporan Penelitian; Kliping Artikel Jurnal/Majalah Ilmiah Indonesia; Artikel Asing; Karya Ilmiah LIPI Artikel Jurnal/Majalah Ilmiah Indonesia; Artikel Asing Berbagai jenis literatur

Tarif Rp 500,-/lembar

Artikel Ilmiah (.pdf)

Rp 10.000,-/1-10 hlm.

Cetakan Kirim Pos/email

Rp 150.000,-/paket Rp 250.000,-/paket

Pohon Industri Panduan Usaha Kemasan Informasi Info HAKI Fokus Informasi

Rp 10.000,-/Judul Rp 15.000,-/Judul Rp 30.000,-/Judul Rp 50.000,-/Tahun Rp 90.000,-/4 terbit/tahun Rp 15.000,-/judul

Tinjauan literatur

Rp 250,-/lembar

Rp 5.000,-/1-10 hlm.

Rp 1.000,-/lembar Rp 20.000,-/judul

kali

Dalam menentukan tarif layanan informasi di atas, PDII-LIPI membentuk tim khusus untuk mengusulkan, menghitung, dan menganalisis biaya produksi (cost analysis) khusunya pada lembaga pusdokinfo, sehingga wajar dan terjangkau oleh masyarakat. Tarif layanan yang sudah disepakati, kemudian diajukan kepada kepada pemerintah

(Kementrian Keuangan RI) untuk meminta persetujuan. Jika tidak disetujui, tim khusus akan mengkaji ulang hingga tarif yang diajukan disetujui oleh pemerintah. Untuk tarif layanan yang sudah disetujui kemudian dilaksanakan, dan hasil kegiatan layanannya dimasukkan PNBP PDII-LIPI (Mahmudi, 2015). Prinsipnya bahwa pelaksanaan layanan informasi dengan sistem e-commerce ini, PDII-LIPI selalu mempertimbangkan aspek legalitas dalam menyediakan akses informasi, serta memperhatikan ketentuan hukum hak cipta, yaitu hanya akan mengelola dan menyebarluaskan informasi (apapun bentuk informasinya) untuk kepentingan perpustakaan, pendidikan, dan penelitian. Apabila di luar kepentingan tersebut, lembaga tidak akan bertanggung jawab atas penyalahgunaan informasi yang telah diterima oleh pengguna/pelanggan. 4.3 Model Layanan E-Commerce PDII-LIPI Karena sistem layanan e-commerce yang diberikan PDII-LIPI berdasarkan permintaan masyarakat dan lembaga berperan sebagai produsen (penjual), maka model transaksinya cenderung ke model Business to Consumers (B2C). Dalam hal ini, pengguna/pelanggan melakukan inisiatif untuk meminta informasi/literatur secara bebas dengan topik tertentu, dan lembaga memberikan respon sesuai permintaan informasi pelanggan. Berikut ini salah satu contoh permintaan informasi pelanggan online melalui email layanan penelusuran informasi PDII-LIPI.

Gambar 9. Permintaan Informasi vie-email

Kemudian pertanyaan diatas, direspon dengan jawaban berikut ini.

Gambar 10. Permintaan Informasi vie-email

Berdasarkan jawaban petugas penelusuran di atas, pelanggan dapat mencermati biaya yang harus dibayarkan melalui rekening bank. Pada layanan ini, pelanggan harus mentransfer biaya yang telah ditetapkan via-bank dan menunjukan bukti pembayaran. Setelah petugas mengecek bukti pembayaran, kemudian dikirimkan literatur sesuai

dengan alamat email yang dituju. Berikut ini contoh bukti transfer pembayaran informasi oleh pelanggan online PDII-LIPI.

Gambar 11. Bukti Transfer Pembayaran Pemesanan Informasi

Sementara itu, layanan e-commerce yang dilakukan di perpustakaan dilaksanakan di meja informasi. Bagi pengguna/pemustaka yang ingin mendapatkan artikel/koleksi digital PDII-LIPI harus mengisi formulir “permintaan artikel digital” terlebih dahulu dengan melengkapi: judul artikel dan identitas diri (nama, pekerjaan, alamat pekerjaan, email, telp./HP, dan tanggal). Artikel digital yang telah ditelusur petugas, kemudian disampaikan kepada pemustaka dengan menyebutkan cara memperoleh artikel (dicetak atau di-email) dan jumlah halaman setiap artikel sebagai dasar penetapan tarif layanan. Setelah pemustaka setuju dengan biaya yang ditetapkan, petugas mencatat biaya pembayaran pada bon pembayaran. Berikut ini contoh bon pembayaran layanan informasi di Perpustakaan PDII-LIPI.

Gambar 12. Bukti Pembayaran Layanan Informasi di Perpustakaan PDII-LIPI

4.4 Tantangan Layanan E-Commerce di PDII-LIPI Sebagai lembaga pengelola pusdokinfo, PDII-LIPI memiliki hambatan atau tantangan dalam mengembangkan layanan informasi dengan sistem e-commerce. Beberapa tantangan tersebut, yaitu: a) kemampuan dalam merespon kebijakan dokinfo dari lembaga induknya (LIPI) secara cepat. Dalam hal ini, lembaga dituntut untuk menyukseskan program-program layanan publik yang sesuai dengan rencana strategis (renstra) LIPI; b) permintaan informasi pengguna/pelanggan yang sangat kompleks, baik terhadap permintaan literatur ilmiah nasional/internasional maupun pemesanan paketpaket informasi yang integratif dan inovatif; serta c) keterbatasan jumlah dan kemampuan petugas dalam memanfaatkan teknologi informasi, sehingga perlu terus dibina dan dilatih kemampuannya. Ketiga tantangan tersebut dapat teratasi apabila: a) lembaga dan pegawai PDII-LIPI memiliki komitmen untuk bekerja dan melayani masyarakat secara

professional; b) kreatif dalam membuat dan mendesain paket-paket informasi dan pengetahuan yang lebih menarik; serta b) lembaga memiliki kebijakan strategis yang visioner untuk menciptakan industri informasi ilmiah. 5. KESIMPULAN Layanan informasi dengan sistem e-commerce menyebabkan adanya paradigma baru dalam inovasi layanan di PDII-LIPI. Hal tersebut menunjukkan bahwa sistem ecommerce yang diterapkan oleh PDII-LIPI untuk melayani pelanggannya menjadi tantangan dan peluang positif untuk meningkatkan layanannya, yakni: a) memberikan kemudahan dan kecepatan akses informasi; serta b) meningkatkan kreatifitas petugas untuk membuat paket-paket informasi dan pengetahuan yang lebih menarik, baik kemasan tercetak maupun elektronik. Dengan model transaksi layanan e-commerce Business to Consumers (B2C), PDII-LIPI dituntut lebih tanggap terhadap permintaan informasi masyarakat dengan mendayagunakan segala sumber daya yang dimilikinya. DAFTAR PUSTAKA Achmad, dkk. 2012. Layanan Cinta: Perwujudan Layanan Prima ++ Perpustakaan. Jakarta: Sagung Seto. Ahmadi Candra dan Dadang Hermawan, 2013. E-Busines dan E-Commerce. Yogyakarta: CV. Andi Offset. Elvina, Irma. 2010. Membisniskan Layanan Perpustakaan Menggunakan E-Commerce.Jurnal Pustakawan Indonesia Volume 10 No. 2. Dalam http://journal.ipb.ac.id/index.php/jpi/article/view/5278 (8 Januari 2015). Fatmawati, Endang. 2009. Kemas Ulang Informasi: Suatu Tantangan Bagi Pustakawan. Madcoms. 2010. Rahasia Sukses Menjual Produk Lewat WordPress E-Commerce. Yogyakarta: CV. Andi Offset. Mahmudi. 2015. Wawancara Tanggal 8 Januari 2015. Jakarta: PDII-LIPI. Moleong, Lexy J. 2010. Metodologi Penelitian Kualitatif. (Edisi Revisi). Bandung: Rosda Karya. Nugroho Adi. 2006. E-Commerce: Memahami Perdagangan Modern di Dunia Maya. Bandung: Informatika Bandung. Pendit, Putu Laxman. 2007. PerpustakaanDigital : Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia. Jakarta: Sagung Seto. Qalyubi, Syihabuddin. 2003. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan informasi Fakultas Adab IAIN Sunan Kalijaga. Reitz, Joan M. 2014. Online Dictionary for Library and Information Science, http://www.abcclio.com/ODLIS/odlis_i.aspx (14 Januari 2015). Rufaidah, Vivit Wardah. 2007.KNOWLEDGE COMMERCE: Peluang Implementasinya di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 16, Nomor 2.Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Bogor. Sarwono, Jonathan dan Tutty Martadirejda. 2008. Teori Ecommerce : Kunci Sukses Perdagangan di Internet. Yogyakarta: Gava Media. Sianipar, J.P.G.2000. Manajemen Pelayanan Masyarakat. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara – Republik Indonesia. Siswanto. 2015. Wawancara Tanggal 8 Januari 2015. Jakarta: PDII-LIPI. Sutarno. 2006. Perpustakaan dan Masyarakat, edisi refesi. Jakarta: CV. Sugeng Seto. Sutopo dan Adi Suryanto. 2003. Pelayanan Prima : Bahan Ajar Diklat Prajabatan Golongan III, Edisi Revisi I. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara – Republik Indonesia. Suyanto, M. 2003. Strategi Periklanan pada E-Commerce Perusahaan Top Dunia. Yogyakarta: CV. Andi Offset. Toffler, Alvin dan Heidi. 1995. Menciptakan Peradaban Baru, Politik Gelombang Ketiga. Yogyakarta: Ikon Lentera. Tosin Rijanto dan Catur Meiwanto. 2000. Cara Mudah Belajar E- Commerce di Internet. Jakarta: Dinastindo. Wahana Komputer. 2006. Apa dan Bagaimana E-Commerce. Yogyakarta: CV. Andi Offset.