PENGANTAR MANAJEMEN ARSIP AUDIO VISUAL Machmoed Effendhie
POKOK BAHASAN • •
Pengantar Arsip Audio Visual Arsip Foto (Still Images) a. Pengantar b. Manajemen • Arsip Rekaman Suara (Sound Recordings) a. Pengantar b. Manajemen • Arsip Film dan Video (Moving Images) a. Pengantar b. Manajeman •
PENGANTAR David Roberts “Records in Special Formats”
Gerald Ham "Special Classes of Records"
• •
•
• • • • • •
Arsip foto (photographs) Arsip Citra bergerak (cine film, videotape, optical digital video disk) Sound recordings (magnetic tape recording, dan optical digital recording) arsip peta dan arsip arsitektural gambar (drawings) ephemara (poster, leaflet, kartu ucapan selamat, kartu pos, dan tiket) art works electronik records
• • • • •
arsip elektronik atau arsip bacaan mesin arsip foto arsip citra bergerak arsip rekaman suara arsip grafik kombinasi arsip rekaman suara dan visual
Arsip Bentuk Khusus: •
• • • • •
Arsip audio visual (audio-visual base records). Termasuk dalam kelompok ini adalah arsip gambar statik (still images), arsip citra bergerak (moving images), dan arsip rekaman suara (sound records). Arsip komputer atau elektronik (computer/electronic base records). Drawings dan Grafik Ephemara (poster, leaflet, kartu ucapan selamat, kartu pos, dan tiket) Art works Arsip peta, arsip arsitektural, Gambar Tehnik
AudioVisual di Public Information Servicing: 1. Libraries: • The basic unit of the library collection is the discrete published book, periodical, recording, map, picture, video etc., for public servises
2. Archives • An institution responsible for the acquisition, maintenance, preservation, and communication of archives included audio visual records
3. Museums • Museums may be said to deal in objects rather than documents or publications per se: collecting, researching, documenting, displaying. • The use of AV technology for display purposes
Audivisual Records sebagai bahan arsip: • • • •
Sudah lama beberapa NGO memberlakukan audiovisual records sebagai bahan arsip. FIAF: Federation Internationale des Archives du Film (70 anggota) FIAT: Federation International des Archives de la Television (50 anggota) IASA: International Association of Sound Archives (400 anggota)
Data UNESCO tahun 1987: • 6100 Sound Broadcasting di 197 negara • 1200 TV Broadcasting di 139 negara • Film diproduksi lebih di 100 negara • 80 lembaga kearsipan di 80 negara
Standarisasi AV Archives: • Apakah AV archives diintegrasikan dalam lembaga arsip negara atau berdiri sendiri sebagai lembaga independen? Persoalan: • Bahan AV belum dianggap sebagai bahan arsip dan terkait dengan hak-hak intelektual • Belum ada sistem dalam pengelolaan AV dari sumber “official sector” dan “private sector” • Internasionalisasi manufacturers AV
• Untuk memecahkan persoalan tersebut, lembaga-lembaga internasional seperti ICA, UNESCO, FIAF, FIAT, dan IASA menyelenggarakan diklat di berbagai negara. Standarisasi: • Metode deposit dan koleksi • administrasi (desentraliasi atau sentralisasi) dan hubungan antara produksi dan deposit • bahan-bahan arsip AV sebagai dokumen sejarah dan karya seni • legalitas AV • Access dan use • Indek bahan • Handling, conservation dan maintenance
Kemudian disepakati Prinsip-Prinsip umum pengelolaan arsip AV: •
• •
• •
Collection: archival holding arsip AV dalam berbagai bentuk dan format; published atau unpublished; donasi atau pembelian; kebijakan institusi sesuai dengan tujuan institusi Creation: active dan passive Classification: registered dan catalogued (accessioned) Æ standarisasi: termasuk informasi bagaimana menggunakannya, regulasi copyright, kontrak kelembagaan antara donor dan penyimpan. Disseminasi: publishing dengan berbagai cara Preservation/conservation: preservation berkaitan dengan prosedur penyimpanan dan perawatan. Conservation atau restoration berkaitan dengan perbaikan bahan-bahan arsip yang rusak.
TIPOLOGI LEMBAGA ARCHIVES (1991): Grace Koch (Australia) • • • • •
1. Broadcasting Archives (BA) 2. National Archives (NA) 3. Research Archives (RA) 4. Audiovisual Collections within -Libraries (ACWL) 5. Commercial Production Archives (CPA)
•
BA: “Media”, holding: audio, film dan video yang digunakan untk program radio dan tv NA: biasanya AV merupakan sub-divisi dengan koleksi hampir semua jenis media AV RA: biasanya dengan subjek khusus seperti peristiwa-peristiwa sejarah, kepentingan regional, kelompok minat khusus budaya, academik research (musik, pariwisata, dll) ACWL: video dan audio CPA: film, video, audio, photographic
• • • •
Kode etik Profesional AVA (Ray Edmondson et al.)
Umum • Semua profesi mempunyai codes of ethics (kode etik) yang didalamnya mengatur al. kejujuran , kesamaan, keselamatan kerja, efisiensi, integritas, diskriminasi, prilaku kriminal, dll • Kode Etik AV bersumber: kode etik di banyak negara terutama bidang perpustakaan, museum, dan kearsipan • Kode etik juga berkaitan dengan legalitas atau peraturan resmi menyangkut kelembagaan dan individu yang mengatur al copyright, depositor, donor, dan lender
Institusional • Dalam merawat koleksi merupakan tanggung jawab institusi, kepala lnstitusi, dan para arsiparis. Masingmasing pegawai harus mengetahui lingkup kerja dan tanggung jawabnya • Institusi bertanggung jawab terhadap integritas profesional, kompetensi, dan pengembangan staf berdasarkan standar dan etik profesionalisme • Institusi wajib membuat kebijakan, guideline, dan standar kerja, dan peraturan-peraturan lain agar temu balik arsip tidak tergantung pada memori perorangan • Bahan-bahan koleksi yang akan dipublikasikan, institusi harus merencanakan sepraktis mungkin tujuannya adalah agar audien dan client dapat mengapresiasi selain isi juga keaslian, konteks, rekonstruksi, restore, dll • Institusi harus mampu mengatur koleksinya untuk ke depan terutama AV heritage
Personal: • Ahli arsip AV harus menjaga dan merahasiakan “confidential information” • Ahli arsip AV harus mengetahui bahan-bahan koleksinya terutama yang berkaitan dengan kontraktual dan copyright • Ahli arsip AV tidak menawarkan autentifikasi, opini, atau penilaian terhadap arsip • Rekonstruksi, kompilasi, kutipan, penyingkatan, format pemindahan atau cara-cara lain manipulasi untuk tujuan memperkenalkan arsip AV kepada audien komtemporer harus menjelaskan: a) bagaimana preservasi dan perubahan itu dilakukan b) alasan atau parameter rekonstruksi dilakukan. Misalnya alasan teknik atau artistik, bahan dan kondisi arsip sebelum direkonstruksi, dll
STILL IMAGES GAMBAR STATIK Photography
Pengantar – Secara ethimologi, photography berasal dari bahasa Yunani "photos“ (cahaya) dan "graphier" (melukis). – photography berarti melukis dengan cahaya (“writing with light”) – Ada beberapa istilah yang digunakan untuk menyebut istilah foto, yaitu : potret, still photography atau photogram. – Tetapi orang lebih sering menyebutnya dengan foto atau potret. – Sejarah Fotografi kita singkat saja
Kamera Obscura • •
•
Kamera obscura yang digunakan untuk mengamati gerhana matahari pada tahun 1544 Teknologi ini kemudian dimanfaatkan untuk menggandakan gambar serupa oleh para pelukis di Eropa. Teknologi ini kemudian dikembangkan menjadi proses fotografi yang disempurnakan dengan ditambahkan penggunaan uap air raksa dan pelat tembaga peka untuk menghasilkan gambar yang lebih tajam.
Perkembangan •
•
• •
Sejak ditemukannya proses fotografi, berbagai eksperimen dilakukan oleh kelompok amatir, profesional serta komersial. Berbagai lembaga pemerintah/swasta maupun individu juga memanfaatkan teknologi ini untuk memvisualisasi aktivitasnya maupun sekedar hobi. Banyak yang mengabaikan manfaat foto-foto tersebut, apalagi menyimpan dan merawat sebagai dokumentasi 1839 that more practical methods for producing lasting images were described by Talbot and Daguerre.
Arsip Foto: • Informasi yang terekam dalam bentuk gambar statik • Foto merupakan alat visual yang efektif karena dapat menvisualisasikan sesuatu dengan lebih konkret, realistis dan lebih akurat. • Foto dapat mengatasi ruang dan waktu. • Sesuatu yang terjadi di tempat lain dapat dilihat oleh seseorang yang berada jauh dari tempat kejadian dalam bentuk foto setelah kejadian itu berlalu. • Bersifat unik dan realistis karena menggambarkan sesuatu apa adanya tanpa rekayasa • Hasil fotografi adalah bentuk rekaman penyaksian serta motivasi pengambilan foto akan memberikan beragam nilai informasi.
Arsip Foto belum banyak dimanfaatkan untuk kajian khusus dengan menggunakan Semiotika
Nilai Informasi a. Foto dapat merekam peristiwa atau kejadian untuk pemberitaan, bahan bukti dan pelengkap pemberitaan. Kumpulan daripadanya yang disusun selektif dan kronologis dapat merupakan penggambaran fakta dan dokumentasi dalam sejarah. b. Foto tentang sesuatu atau keadaan setempat dapat merupakan apresiasi budaya yang membimbing rasa seni. c. Foto dapat menerangkan detail suatu benda untuk keperluan studi ilmiah. d. Foto dapat merekam subyektifitas pandangan sekaligus sebagai usaha eksperimental dalam bidang seni rupa.
MANAJEMEN •
Acquiring
•
Seleksi
• •
Appraisal Accessioning
•
Penilaian, identifikasi, dan Perjanjian Penggunaan
•
Arrangement
•
Klasifikasi
•
Description a. Catalogued - Main Entry - Index Cards
•
Deskripsi
b. Registered - Daftar Koleksi - Daftar Indek
• •
Conservation and Preservation Storage
•
Pemeliharaan, Perawatan dan Penyimpanan
•
Copying photographs
•
Alih Media
Seleksi, Penilaian, Identifikasi, dan Perjanjian • • • •
Seleksi dan penilaian adalah kegiatan menyeleksi dan menilai arsip dalam rangka memisahkan arsip foto yang akan disimpan dan yang akan dimusnahkan. Seleksi dan penilaian arsip foto dilakukan oleh arsiparis dan atau petugas kearsipan dengan supervisi ahli atau yang berpengalaman. Seleksi dan penilaian terdiri dari dua kategori, yakni: seleksi dan penilaian bersifat teknis (Technical Handling) dan bersifat intelektual (Intelectual Handling). Seleksi dan penilaian bersifat teknis adalah seleksi dan penilaian terhadap: a. Kualitas cetakan foto Kualitas foto dilihat dari fokus lensanya, lingkup objek tembak (shoot), frame, dan pencahayaannya. Foto yang berkualitas baik layak disimpan, sedangkan foto yang kabur tidak perlu disimpan. b. kuantitas foto. • Dipilih beberapa foto dengan kualtitas paling baik yang dapat mewakili suatu kegiatan. • Foto yang dipilih untuk disimpan harus mempertimbangkan ukuran dan jumlahnya untuk efisiensi biaya pemeliharaan.
• Seleksi dan penilaian bersifat intelektual adalah seleksi dan penilaian terhadap: – Subjek kegiatan pemotretan Subjek kegiatan mengenai peristiwa penting atau tidak, jika tidak penting, maka foto tidak perlu disimpan dan dilestarikan. – Keunikan Apabila informasi yang ada di dalamnya tidak terdapat pada arsip lain. – Identifikasi Semakin banyak informasi yang terekam pada setiap lembar foto, semakin tinggi nilai informasinya. Foto harus bisa diidentifikasi objek, nama fotografer, lokasi, dan waktu pengambilan gambar. – Hubungan dengan arsip lain
• Ketentuan Akses: terkait dengan institusi, perorangan yang menyerahkan/donor ke lembaga kearsipan
SKEMA KLASIFIKASI •
•
• •
•
Terdapat beberapa standar Klasifikasi, diantaranya: 1. Prinsip asal-usul (principle of provenance) 2. Prinsip aturan asli (principle of original order) 3. Rekonstruksi: Subjek, Kronologis, geografis, dll. Skema Pengaturan Arsip Foto digunakan sebagai dasar penataan dan penyusunan model Daftar Koleksi dan model Katalog, atau model Loose-Leaf. Skema pengaturan disesuaikan dengan informasi yang tercatat pada hasil seleksi dan penilaian. Skema pengaturan disusun berdasarkan klasifikasi masalah, serta disusun dalam pokok masalah dan sub-masalah. CONTOH Pola klasifikasi berdasarkan masalah
STRUKTUR KLASIFIKASI (Principle of Provenance)
FAKULTAS ILMU BUDAYA
WAKIL DEKAN III
OLAHRAGA
WD II
KESENIAN
KETOPRAK LESUNG
PENTAS HARI KARTINI
WD I
Deskripsi Model Loose-Leaf dan Katalog •
The elements in the catalogue are structured in a model consisting of:
1. General data • Data about the institution that is responsible for the catalogue and information about updates. 2. Identity statement area • Mandatory information about the unit that is described – archives, collection, series or photograph its reference code, name and date. 3. Provenance and context • Information about the creator of the unit. 4. Content and structure area • Registered content description and keywords. 5. Conditions of access and use area • Information about availability of the unit of description. Copyright issues are also included here. 6. Allied materials area • Information about materials with an important relationship to the unit that is described. 7. Technical area • Information about the photographic technique and size.
DESKRIPSI SEDERHANA Model Loose-Leaf
DESKRIPSI KOMPLEKS Model Loose-Leaf
Contoh MAIN ENTRY Katalog Acc. No. 985.3 Mellon, Christopher, 1922-. Photographs, 1947-1967. Negatives, Prints, and Files, approx. 3,000 items. Professional photographer. Professional photographs taken by ChristopherMellon in New Caledonia. ACCESS RESTRICTED TO RESEARCH USE ONLY See Inventory No. 985.3. See Photographer's registers for item identification.
Contoh Kartu Indeks Katalog ANDERSON, ALBERT (1927-), MAYOR OF NEW CALEDONIA (1966-76) Acc. No. 986.12/4 New Caledonia Community Pioneer Days Celebration, 19661 colour print, 13 cm x 18 cm. View of Front Street, facing south, during Pioneer Days Parade, May 27, 1966. Mayor Albert Anderson is in foreground, with New Caledonia Volunteer Fire Department behind. Photographer unknown.
Model Registered (banyak digunakan di Indonesia) • • • • •
Keterangan foto dicatat pada formulir Daftar Koleksi Foto. Keterangan foto dilakukan terhadap setiap lembar foto. Nomor dan kode dituliskan pada bagian belakang lembaran positif foto dan pada amplop positif dan negatif/klise foto. Nomor negatif/klise foto sama dengan nomor positifnya. Penomoran dilakukan secara berurutan dan kronologis dalam satu klasifikasi masalah.
Contoh penomoran dan pengkodean: • Nomor: AF/OA.OK/80-1A • Keterangan: • AF : Arsip Foto • OA : Official Archives (Pokok Masalah) • OK : Kerja sama (sub-masalah) • 80 : Tahun 1980 • 1A : Nomor Foto • Kode yang digunakan adalah kode yang terdapat pada pola klasifikasi foto.
Daftar Koleksi Foto • Foto yang telah disusun, diberi nomor dan kode, dibuatkan daftarnya yang disebut Daftar Koleksi Arsip Foto. • Daftar Koleksi Arsip Foto memuat informasi setiap lembar identitas foto. • Formulir Daftar Koleksi Foto sekurang-kurangnya berisi: – – – – – – – – –
Nomor dan kode Pokok Kegiatan Uraian kegiatan Tanggal Tempat Asal arsip Pemotret Jenis Keterangan
• Contoh Formulir Daftar Koleksi Foto
Penyimpanan dan Pemeliharaan • • • • • •
• • • •
Foto yang telah didaftar kemudian disimpan dalam amplop kertas linen. Negatif foto disimpan dalam amplop kertas roti. Setiap amplop dugunakan untuk menyimpan satu lembar foto. contoh Amplop foto disimpan pada Box arsip foto. Pengelompokan arsip foto dipisahkan dengan sekat dan folder. Pemeliharaan terhadap arsip foto dilakukan secara teratur dengan membersihkan dari debu atau jamur yang menempel pada arsip foto dengan larutan alkohol 75%, kemudian dilap dengan kain halus dan bersih secara perlahan dan searah. Box arsip foto ditata dalam almari foto Almari foto diberi silicon gel untuk mengurangi kadar uap air. Almari foto disimpan pada ruang dengan suhu 10-15° C dan kelembaban 40% Foto disimpan pada ruang ber AC selama 24 jam.
PERAWATAN • • • • • • • • •
•
Hindari sentuhan langsung tangan pada obyek/gambar Foto Gunakan sarung tangan untuk memegang tepi Foto Meminimalisir cahaya langsung pada Foto Hindari makanan/minuman di sekitar tempat pengelolaan Foto Jangan menorehkan tulisan/goresan pada Foto Pastikan foto dalam keadaan kering sebelum disimpan Pisahkan foto negatif/positit dan berwarna/hitam putih Simpan foto dengan tisik rapuh, seperti: negatif kaca, slide dan sejenis pada raks khusus Jamur, debu dan bercak-bercak yang melekat pada negatit foto dapat dibersihkan dengan alkohol 75% dan dilap dengan kain katun bersih secara perlahan dan searah. Pengecekan ulang negatif foto dilakukan minimal 6 bulan sekali.
Alih Media
Pemusnahan • Pemusnahan dilakukan oleh Arsiparis dan atau Petugas Arsip • Pemusnahan dilakukan setelah seleksi dan penilaian terlaksana. • Kriteria arsip yang dapat langsung dimusnahkan: – – – –
Gambar rusak Negatif dan positif foto tidak dapat dicetak ulang Foto tidak terkait dengan misi instansi pencipta Jumlah foto dengan objek dan sudut pengambilan yang sama lebih dari dua lembar – Tidak fokus – Tidak memiliki nilai sekunder
• Pemusnahan dilakukan dengan seijin pimpinan Unit Kerja. • Pemusnahan disertai dengan Berita Acara Pemusnahan dan Daftar Arsip Foto yang dimusnahkan.
Arsip Rekaman Suara (Sound Recordings)
PENGANTAR •
•
•
6 Desember 1877 Thomas Alfa Edison pertama kali merekam suara manusia “Mary had a little lamb” pada media tinfoil cylinder phonographt. Keberhasilan ini merupakan pengembangan dari temuan pertama bulan Juli 1876 yang berhasil merekam suara “halloo” dan tidak berhasil merekam suara “God in Heaven”. Tahun 1878 mendaftarkan hak paten media tinfoil itu yang berkapasitas 2-3 menit.
TINFOIL CYLINDER PHONOGRAPH
Gramophone EMILE BERLINER 1888
• Mau dengar rekaman pertama? A. 1894 ghostdance B. 1897 stars
MAGNETIC TAPE RECORDER •
• •
1928 Dr. Fritz Pfleumer dari Jerman: Magnetic powders Æ rekaman suara dalam pita magnetik (open reel-to-reel dan cassette) Æ1932: BASF 1950 Jak Mullin : Video Tape Recorder (VTR) Tahun 1950-an media piringan (disk) dipopulerkan lagi dalam bentuk yang lebih tipis dengan memanfaatkan laser. Bentuk ini yang kemudian dikenal dengan Compact Disc. Tahun 1970-an diperkenalkan kembali pita maknetik yang disebut DAT (Digital Audio Tapes)
FUNGSI SOUND RECORDS (KHUSUS):
• Internal organisasi • Penambahan/pelengkap koleksi arsip tektual • Individu Æ publikasi FUNGSI SOUND RECORDS (umum/publik): • Layanan Publik : penelitian, eksibisi, publikasi, dll.
Jenis Arsip Rekaman Suara • • • • • • •
Terdapat tiga Jenis Arsip Rekaman Suara yang umum dikoleksi lembagalembaga Kearsipan Dunia yakni: Individual/Institusional Research Archives (Arsip rekaman suara hasil dari kegiatan penelitian) Contoh: penelitian etnografi berupa rekaman wawancara dengan suku terasing, dll. Oral Historical Project Archives (Arsip rekaman suara untuk mengungkap masalah atau tema tertentu dan biografi) Contoh: Tematik: Wawancara dengan topik “Penarik Becak Wanita”, dll. Biografi: Wawancara biografi politik dengan Amin Rais, dll. Oral Archives (Arsip rekaman suara hasil dari kegiatan tertentu) – Broadcasting Materials: misalnya hasil rekaman siaran langsung pandangan mata sepak bola dunia, siaran langsung kampanye partai politik, dll. – Educational Materials: hasil rekaman seminar, Workshop, kaset tentang “Membangun keluarga sakinah”, dll – Jurnalism Material: misalnya hasil rekaman wawancara dengan artis, pejabat, dll – Anniversary Materials: misalnya hasil rekaman pidato pembukaan Dies, sambutan pengangkatan pejabat baru, dll. – Official Materials: misalnya hasil rekaman suara Rapat, Sidang, dll.
MANAJEMEN • • • • •
Acquiring Appraisal Accessioning Arrangement Description a. Catalogued b. Registered - Main Entry - Daftar Koleksi - Index Cards - Daftar Indek • Conservation and Preservation • Storage • Copying photographs
• • • • •
Seleksi Penilaian, identifikasi, dan Perjanjian Penggunaan Klasifikasi Deskripsi
• • •
Konservasi dan Preservasi Penyimpanan Alih Media
Seleksi, Penilaian, Identifikasi, dan Perjanjian – Seleksi merupakan kegiatan memisahkan antara arsip rekaman suara / kaset yang baik dan akan diolah dengan kaset yang tidak akan diolah. – Kaset yang tidak diolah meliputi kaset yang fisiknya rusak dan kaset yang tidak ada isi rekamannya atau rekamannya tidak jelas. – Identifikasi kaset adalah proses pendataan kaset yang meliputi pendataan fisik (technical handling) dan pendataan isi informasinya (intellectual handling). – Technical handling diketahui dari fisik kaset sedangkan intellectual handling diketahui dengan cara mendengarkan rekaman kaset melalui tape recorder. – Sebelum kaset diputar, pastikan kaset sudah “dimatikan” supaya tidak dapat digunakan merekam lagi. Caranya dengan menghilangkan dua penutup lubang di bagian bawah kaset dengan cara ditekan.
Dihilangkan dengan cara ditekan
– Hasil identifikasi berupa data-data yang tertuang dalam kartu identifikasi. – Kaset yang sudah diidentifikasi diberi nomor sementara di pojok kanan atas dengan cara menulis inisial nama pengidentifikasi diikuti nomor urutan pengerjaan kaset. Begitu juga kartu identifikasinya.
• Contoh: Zn/1
> artinya Zaenudin, kaset ke-1 dari pengerjaan Zn/10 > artinya Zaenudin, kaset ke-10 dari pengerjaan. dst.
Pembuatan Indeks Interview Content pada Sampul Kaset •
•
•
Indeks interview content berisi topik wawancara / rekaman, nama narator, kode/nomor kaset dan subjeksubjek utama wawancara / rekaman dengan menunjuk waktu. Pembuatan indeks dilakukan dengan mendengarkan rekaman dan menyimpulkan tiap kesatuan subjek utama dari seluruh isi wawancara / rekaman serta mencatat durasi waktu dari tiap-tiap kesatuan subjek-subjek tersebut. Kolom kode/nomor pada indeks interview content juga dituliskan nomor sementara. Hasil dari kegiatan ini berupa pokok-pokok isi wawancara/rekaman beserta waktunya yang sangat membantu untuk penemuan kembali informasi dalam rekaman kaset dan dipasang sebagai sampul kaset. Lihat Contoh
Pengelompokan dan Penomoran •
•
•
Jika semua kaset sudah diidentifikasi dan dibuatkan indeks interview content selanjutnya kaset akan dikelompokan berdasarkan skema pengaturan melalui manuver kartu identifikasi dan kaset. Skema pengaturan arsip kaset disusun berdasarkan jenisnya diikuti perincian masingmasing yang terdiri atas: pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah. Lihat contoh Manuver kartu identifikasi merupakan proses pengurutan kartu identifikasi berdasar skema. Kegiatan ini dilakukan dengan cara memanggil tiap item skema secara urut diikuti pengumpulan dan penataan kartu secara kronologis.
•
Penomoran/ pengkodean kartu identifikasi dilakukan untuk mengganti nomor/ kode sementara setelah dilakukan pengelompokan berdasar skema pengaturan. Tiap item skema dimulai dengan nomor satu. Lebih lanjut penomoran diatur sebagaimana contoh di bawah ini.
• AK/OH.HB/1 Keterangan: AK OH HB 1
= Arsip Kaset = Oral History (Pokok Masalah) = History Biografi (Sub Masalah) = Nomor Urut (pada item history biografi)
• AK/OA.AA.00/1 Keterangan AK OA AA 00 1
= Arsip Kaset = Oral Archives (Pokok Masalah) = Anniversary Materials (Sub Masalah) = Dies Natalis (Sub Sub Masalah) = nomor urut kaset (pada item Dies Natalis)
•
Manuver dan penomoran kaset, dilaksanakan sama persis mengikuti pengelompokan dan penomoran kartu identifikasi dengan cara memanggil sesuai urutan kartu identifikasi. Nomor atau kode definitif ditulis pada kaset juga pada sampul kaset.
Penataan dan Penyimpanan • • • • •
• • •
Setelah Manuver dan penomoran kaset dilakukan berdasar penataan kartu identifikasi maka kaset langsung dapat ditata di dalam laci kaset. Kaset disusun secara vertikal dengan punggung kaset menghadap ke atas. Setiap pergantian pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah diberi penyekat ( guide) dan diberi kode sesuai skema pada tab-nya. Contoh Lihat Laci yang sudah terisi kaset dengan teratur dimasukan ke almari. Laci dan almari diupayakan tidak dari bahan logam karena menimbulkan medan magnet tetapi dari bahan kayu atau plastik seperti polypropylene. Laci dan Almari kaset seperti pada gambar Contoh Lihat Almari dimasukkan di dalam ruang yang aman, bersih, cukup ventilasi dan tidak terkena sinar matahari secara langsung. Suhu ruang simpan antara 18 – 22 o C dan kelembaban udara 45% - 55% Penerangan ruang simpan memakai lampu TL (neon).
Pembuatan Daftar Koleksi Arsip •
Kaset yang sudah ditata dalam laci/almari dibuatkan Daftar Koleksi Arsip Rekaman Suara dengan berpedoman pada kartu identifikasi. DKA Rekaman Suara berupa kolom-kolom yang berisi:
• – – – – – – –
•
Nomor / kode Topik Nama Narator Nama Pewawancara Tanggal Wawancara / Rekaman Tempat Wawancara / Rekaman Lokasi Simpan Kaset
Lokasi Transkripsi.
Transkripsi • •
Transkrip adalah proses pengalihan rekaman suara ke bentuk tulisan. Proses transkrip meliputi: – – –
•
mendengarkan dan menyalin seluruh isi rekaman; memberikan penjelasan untuk istilah-istilah di luar bahasa baku; memperbaiki ejaan dan menulis kata-kata yang tepat dalam satu kalimat atau satu alenia (memperbaiki struktur kalimat).
Transkrip dilakukan dengan memutar kaset melalui tape recorder atau transkiper, mendengarkan rekaman suaranya dan menyalin dalam bentuk tulisan sehingga menuntut keakuratan dan kesabaran.
Perawatan dan Pemeliharaan • • • • • • • • •
Setiap laci kaset diberi silica gel untuk menjaga stabilitas kelembaban Membersihkan kaset dan tempat simpannya secara rutin Memutar dan membersihkan pita kaset minimal setahun sekali. Tidak boleh meletakkan kaset di lantai dan dilarang menjatuhkan kaset Menjauhkan kaset dari pengaruh medan magnet seperti meletakkan kaset di dekat barang elektronik dan benda logam. Tidak menyentuh permukaan kaset kecuali diperlukan Jika harus menyentuh kaset maka gunakan kain kasa atau sarung tangan berbahan kain kasa. Tidak diperkenankan menyambung pita kaset dengan isolatip tetapi menggunakan produk perekat khusus untuk kaset. Setelah digunakan, kaset harus dimasukkan kembali ke container/box beserta sampulnya dengan posisi gulungan Cut Off. Selanjutnya disimpan kembali di almari kaset.
DASAR DAN EMULSI • Kaset atau film memiliki struktur fisik inti yang sama yakni Dasar dan Emulsi • Dasar: (1)Nitrate (2)Acetate (3)Polyester • Emulsi: lapis tipis tempat berada sinyal elektromagnetik (gelatin) • Self destruction
DAMAGE AND DECOMPOSITION • MECHANICAL DAMAGE 1. Tears 2. Scratches • BIOLOGICAL DAMAGE: MOLD, MILDEW, FUNGI • CHEMICAL DAMAGE 1. Nitrate 2. Acetate: Vinegar Syndrome
KERUSAKAN MEKANIK 1. Tears 2. Scratches
1. Tears • Sobek dan putus karena penanganan yang salah atau sambungan lama lepas • Perbaikan: 1. penyambungan dengan lem khusus 2. penyambungan dengan isolasi khusus
2. Scratches • Goresan dapat terjadi karena head kotor • Perawatan tidak perlu menggunakan pelindung lekuer bahan kimia • Minimalisasi goresan melalui proses duplikasi
BIOLOGICAL DAMAGE: Mold, Bacteria, Insects • Jamur akan hadir pada suhu tertentu (lembab) • Organisme ini merusak emulsi • Menyerang dari tepi kemudian ke tengah • Pencegahan memerlukan metode penyimpanan yang benar
STANDAR REKOMENDASI • • • • • • • • • • • • • •
Kaset harus disimpan hanya di ruang yang bersih, bebas asap rokok, dan bebas makanan. Jangan meletakkan kaset diatas lantai. Jangan menjatuhkan kaset dan hindari goncangan yang mendadak Jauhkan kaset dari medan magnet dan jangan letakkan kaset di atas barang-barang elektronik. Ruang simpan harus bersih dan kering serta tidak terkena sinar matahari langsung Hindarkan kaset dari perubahan suhu yang cepat. Suhu dan kelembaban penyimpanan dan mengoperasikan harus diatur Penataan kaset secara vertikal (harus disimpan seperti buku di suatu rak pustaka) Gunakan kaset bermutu tinggi termasuk boxes/containers, dan asesoris. Kembalikan kaset di kontainer-kontainer ketika tidak digunakan. Posisikan gulungan kaset pada posisi Cut Off Jangan menggunakan isolatip untuk menyambung kaset yang putus tetapi menggunakan produk-produk perekat yang dirancang untuk penyambungan kaset Jangan menyentuh permukaan kaset kecuali jika diperlukan dan itupun harus memakai kain kasa atau sarung tangan berbahan kain kasa Gulungan kaset secara periodik dipindahkan ke sisi A atau B dan Bersihkan dulu head tape perekam
Pemusnahan • •
•
•
Pemusnahan kaset dilaksanakan setelah diadakan seleksi dan penilaian. Pemusnahan dilakukan terhadap arsip rekaman suara / kaset yang rusak fisiknya, tidak jelas rekamannya, kaset duplikat dan kaset yang tidak memiliki nilai guna. Pemusnahan dilakukan oleh Arsiparis atau Petugas Arsip dengan penanggung jawab Arsip Sound Recordings serta disaksikan oleh minimal 2 orang. Pemusnahan harus disertai Berita Acara Pemusnahan dan Daftar Arsip Rekaman Suara yang dimusnahkan.
Motion Picture Film Moving Images
PENGANTAR • Dasar dan Emulsi • Film gambar bergerak memiliki struktur fisik inti yang sama yakni Dasar dan Emulsi • Dasar: (1)Nitrate (2)Acetate (3)Polyester • Emulsi: lapis tipis tempat gambar berada (gelatin) • Self destruction
Nitrate • 1889 Kodak’s Company memperkenalkan Cellulose Nitrate (Nitrocellulose) untuk fotografi film • 1948 Cellulose triacetate untuk Motion Picture Film (Stok film 55 mm) • Mudah terbakar • Mengandung bahan kimia yang berbahaya dan tidak stabil • Tahun 1920 ditemukan unsur kimia pengaman • Bila disimpan dalam suhu dingin, dapat diawetkan dalam jangka waktu yang lama
Acetate • 1935-60-an dikembangkan bahan dasar plasticized cellulose acetate • cellulose triacetate • Untuk Stok film 18 mm • Aman tidak mudah terbakar • Untuk amatir (dipakai untuk perumahan, bukan komersial) • 1955 dikembangkan untuk film 35 mm • Mudah mengelupas dan mudah rusak
Polyester (Mylar atau Estar) • Dikembangkan mulai tahun 1950-an Æ Polyethylene terephthalate (Polyester) • Untuk Stok film 16 mm dan Percetakan • Kodak mengembangkan untuk film 8 mm secara komersial • Fuji mengembangkan juga untuk film 8 mm • Lebih tipis dan kuat dibanding Asetate dan tidak dapat sobek • Stabilitas kimia • Usia simpan 10 kali dibanding asetate • Tidak dapat disambung secara manual tetapi menggunakan ultrasonik
MOVING IMAGES • • • • •
•
1877 John Isaac merekam gerakan kuda dengan 24 kamera 28 Desember 1895 Antoine dan Louis Lumiere memperkenalkan karya rekam gambar bergerak di Paris 1915 percobaan percobaan menggabungkan gambar bergerak dengan rekaman suara 1923 diperkenalkan film technicolor Bahan dasar tidak banyak mengalami evolusi: sampai tahun 1950an Æ cellulose nitrate Æ cellulose acetate Peralatan tergantung ukuran (gauge) film: umumnya ada 3 bentuk: 1) 16 mm untuk berita dan dokumenter. 2) 35 mm untuk film cerita atau fiksi,dan 3) 8 mm dan 70 mm untuk keperluan khusus NILAI INFORMASINYA SAMA SEPERTI ARSIP FOTO
Video Cassete Recorder (VCR) • Merekam audio + video pada satu pita magnetik • Charles Ginsburg (1951) menciptakan video tape recorder (VCR) Jenis-jenis format: • Pita format VHS • Pita format Betamax • Pita format V2000
Pita format VHS • Diperkenalkan di AS (1976) oleh perusahaan RCA • Merekam selama 2 jam Pita format Betamax • Diperkenalkan di Jepang (1975) oleh perusahaan Sony • Dipromosikan bersama peralatan rekaman betacam Pita format V2000 • Diperkenalkan di Belanda (1978) oleh perusahaan Phillips • Merekam selama 4 jam
MANAJEMEN • • • • •
Acquiring Appraisal Accessioning Arrangement Description a. Catalogued b. Registered - Main Entry - Daftar Koleksi - Index Cards - Daftar Indek • Conservation and Preservation • Storage • Copying photographs
• • • • •
Seleksi Penilaian, identifikasi Perjanjian Penggunaan Klasifikasi Deskripsi
•
Pemeliharaan dan Penyimpanan Alih Media
•
Seleksi, Penilaian, Identifikasi, dan Perjanjian – Seleksi merupakan kegiatan memisahkan antara arsip film/video yang baik dan akan diolah dengan yang tidak akan diolah. – Film/video yang tidak diolah fisik, sound, dan images-nya rusak. – Identifikasi adalah proses pendataan yang meliputi pendataan fisik (technical handling) dan pendataan isi informasinya (intellectual handling). – Technical handling diketahui dari fisik sedangkan intellectual handling diketahui dengan cara mendengarkan dan melihat melalui proyektor/player
– Hasil identifikasi berupa data-data yang tertuang dalam kartu identifikasi. Contoh Formulir kartu identifikasi – Film/video yang sudah diidentifikasi diberi nomor sementara di pojok kanan atas dengan cara menulis inisial nama pengidentifikasi diikuti nomor urut pengerjaan. Begitu juga kartu identifikasinya.
Pengelompokan dan Penomoran (labeling) •
•
•
Jika semua film/video sudah diidentifikasi dikelompokan berdasarkan skema pengaturan melalui manuver kartu identifikasi. Skema pengaturan disusun berdasarkan jenisnya diikuti perincian masing-masing yang terdiri atas: pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah. Contoh Klasifikasi. CONTOH UGM Manuver kartu identifikasi merupakan proses pengurutan kartu identifikasi berdasar skema. Kegiatan ini dilakukan dengan cara memanggil tiap item skema secara urut diikuti pengumpulan dan penataan kartu secara kronologis.
•
Penomoran/ pengkodean kartu identifikasi dilakukan untuk mengganti nomor/ kode sementara setelah dilakukan pengelompokan berdasar skema pengaturan. Tiap item skema dimulai dengan nomor satu. .
•
FA = FILM
•
FA/AF.AK.2/1
Keterangan:
•
FV = VIDEO
FC = CD/DVD
FA = Arsip Film AF = Arts (Pokok Masalah) AK = Tari Kraton (Sub Masalah) 2 = Tarian Bedoyo Ketawang 1 = Nomor Urut (pada item Bedoyo Ketawang)
Manuver dan penomoran dilaksanakan sama persis mengikuti pengelompokan dan penomoran kartu identifikasi dengan cara memanggil sesuai urutan kartu identifikasi. Nomor atau kode definitif ditulis pada sampul film dan video.
Penataan dan Penyimpanan
•
•
Setelah Manuver dan penomoran dilakukan berdasar penataan kartu identifikasi maka film/video langsung dapat ditata di dalam penyimpanan kaset video atau film. Film/video disusun secara vertikal
Pembuatan Daftar Koleksi Arsip •
•
Film/video yang sudah ditata dalam Rak/almari dibuatkan Daftar Koleksi Arsip Film dengan berpedoman pada kartu identifikasi. DKA Film berupa kolom-kolom yang berisi hampir sama dengan DKA arsip sound recording. Contoh DKA Film
Decomposition level 1. Cellulose Nitrate • Bleaching of the silver image • The film becomes sticky • Bubbles of nitrate "honey" appear on the surface of the reel • The film sticks into a solid mass • The film falls into a brown powder
2. Acetate Decomposition: Vinegar Syndrome •
• • 1. 2. 3. 4. 5.
Sindrum cuka merupakan istilah untuk menyebut kerusakan media yang sulit diperbaiki (bau cuka menyengat) Kerusakan ini hasil dari reaksi kimia bahan itu sendiri Ciri: Bau cuka Pengkerutan Bergelombang Emulsi pecah dan kaku Muncul bubuk putih di tepian media
3. Color Fade • Pemudaran komposisi warna akibat reaksi kimia • Sebab pemudaran berkaitan dengan pabrik pembuat, pemrosesan, dan penyimpanan • Tidak ada cara untuk memperbaiki warna yang memudar • Pencegahan dapat dilakukan
SUHU DAN KELEMBABAN
