PANDUAN RINGKAS TATA KELOLA ARSIP INAKTIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS GADJAH MADA. Machmoed Effendhie. Zudimat. AL. Anung Nugroho

PANDUAN RINGKAS TATA KELOLA ARSIP INAKTIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS GADJAH MADA

Machmoed Effendhie Zudimat AL. Anung Nugroho Zaenudin Heri Santosa Isti Maryatun Eko Paris B Yulianto Muhartini

Arsip Universitas Gadjah Mada 2011

i

PENGANTAR Panduan ringkas dan sederhana ini, yang diberi judul “Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif di Lingkungan UGM”, merupakan akumulasi

pemikiran dari tim

penulis. Walaupun mereka mempunyai latar belakang dan pengalaman berbeda. Namun ini merupakan perwujudan dari komitmen mereka untuk terus melanjutkan penulisan panduan-panduan yang sangat dibutuhkan oleh Arsip Universitas maupun pengguna. Sekecil apapun kontribusi mereka namun ia harus tetap dihargai karena buku panduan semacam ini sangat berguna bagi instansi Arsip Universitas ketika ia akan mengembangkan institusinya dan memberikan layanan prima internal kepada penggunanya. Arsip, dalam semua format dan media, merupakan memori kelembagaan dari perguruan tinggi atau universitas. Arsip tersebut memainkan peranan penting dalam manajemen sumber daya informasi institusi. Untuk mendukung peran penting itu, institusi

Arsip

bertanggung

Universitas jawab

tidak

Gadjah hanya

Mada

(Gadjah

terhadap

Mada

University

pengumpulan,

pemeliharaan arsip-arsip terutama yang mempunyai

Archives)

pengelolaan

dan

nilai evidensial mengenai

perkembangan dan keberadaan universitas tetapi juga bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pengelolaan arsip di lingkungan universitas, baik itu pengelolaan arsip dinamis aktif maupun arsip dinamis inaktif. Panduan ringkas ini merupakan salah satu instrumen untuk mendukung pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip inaktif di unitunit kerja di lingkungan UGM. Rasanya tidak terlalu berlebihan jika pertama tama diucapkan rasa terima kasih yang

sedalam-dalamnya

terutama penulis inti yang program penulisan

kepada teman-teman Tim Penulis panduan ini,

telah

bekerja keras dan sepenuh hati mendukung

panduan sehingga

Panduan Ringkas

ini

dapat terselesaikan.

Akhirnya, sekalipun telah diusahakan menyusun buku panduan ini sebaik mungkin namun disadari

disana

sini tentu

masih

banyak kekurangannya

hasilnya semuanya menjadi tanggung jawab tim penulis.

Kepala Arsip Universitas Gadjah Mada (Head of Gadjah Mada University Archives)

Machmoed Effendhie

ii

dan

apapun

DAFTAR ISI

PENGANTAR ….................................................................................................. ii DAFTAR ISI ….................................................................................................. iii BAB I PEDAHULUAN

…............................................................................. 1

A. Latar Belakang …............................................................................. 1 B. Dasar Hukum

…............................................................................. 2

C. Maksud dan Tujuan

.….................................................................. 2

D. Prinsip-Prinsip Dasar Pengelolaan Arsip Inaktif …............................. 3 E. Pengertian Umum

….................................................................. 4

BAB II PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF TERATUR DAN PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP INKATIF TIDAK TERATUR …......................... 7 A. Rekonstruksi Arsip

….................................................................. 7

B. Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif Teratur ......................................

9

C. Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif Tidak Teratur …........................

13

BAB III PUSAT ARSIP (RECORDS CENTER) A. Pemilihan Lokasi

…...........................…..............

16

....................................................................

17

B. Pemilihan Cara Pengelolaan

..........................................................

C. Lay Out Ruangan Records Center Ideal

18

......................................

19

..........................................................

21

….................................................................

26

F. Keamanan dan Keselamatan ….......................................................

27

D. Peralatan yang Diperlukan E. Kontrol Lingkungan

BAB IV PROSEDUR PELAYANAN ARSIP INAKTIF

.....................................

29

DAFTAR PUSTAKA ….....................................................................................

33

iii

Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif

BAB I PEDAHULUAN

A.

Latar Belakang Universitas Gadjah Mada sebagai salah satu perguruan tinggi tertua di

Indonesia, selama perjalanan melaksanakan kegiatan Tri Dharma, sejak awal sampai saat ini, telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai bentuk dan jenis media. Arsip yang tercipta pada umumnya masih tersimpan di berbagai unit atau subkerja di lingkungan UGM. Arsip-arsip tersebut umumnya belum dikelola secara baik dan tepat sesuai kaidah-kaidah manajemen kearsipan, sehingga informasi yang tersimpan di dalamnya, baik sebagai rujukan atau referensi pelaksanaan kegiatan

universitas,

belum termanfaatkan secara optimal. Sementara itu, masing-masing jenis dan media simpan arsip yang berbeda memerlukan penanganan yang berbeda pula. Jika sampai saat ini bermacam-macam jenis dan media arsip sebagai hasil dari pelaksanaan kegiatan universitas juga belum ditangani secara optimal, maka tidak menutup kemungkinan informasi-informasi penting terkait dengan pelaksanaan kegiatan universitas akan berakhir di tempat peleburan kertas atau di tempat sampah. Dengan semakin meningkatnya kegiatan di suatu unit kerja di lingkungan UGM maka akan meningkat pula volume arsip yang tercipta. Jika arsip-arsip yang tercipta tersebut tidak segera ditanganai secara cepat dan tepat maka tidak menutup kemungkinan ruang simpan arsip akan menjadi penuh dan bahkan mungkin sudah tidak cukup menampung lagi, yang akhirnya arsip menumpuk di kolong meja, di atas almari, di pojok ruang kerja, atau di bawah tangga dan sebagainya. Kondisi seperti itu dapat menghadirkan pemandangan yang tidak sedap bahkan dapat mengganggu kenyamanan kerja serta rentan dengan kesehatan. Persoalan tersebut seharusnya tidak perlu terjadi apabila tipa-tiap unit kerja mampu mengelola arsip dinamis (aktif dan inaktif) secara benar menurut kaidah manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan (records management) pada tahap proses didefinisikan sebagai suatu kegiatan pengelolaan seluruh daur hidup arsip (life cycle of records) dari proses penciptaan (creation), penggunaan (use), pemeliharaan dengan

arsip

tersebut

disusutkan

(disposition)

(Rick,

(maintenance) sampai 1993).

Dalam

Records

Management itu, tata kelola arsip inaktif berada pada tahap penyusutan (Disposition), khususnya pada pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah arsip ke Pusat Arsip atau Records Center (RC) di lingkungan unit pencipta arsip (Pasal 6 Peraturan Rektor UGM No. 408/P/SK/HT/2009). Pada tahap ini arsip (inaktif) sudah jarang digunakan, dan tinggal menunggu sampai retensi arsip habis sesuai JRA. Arsip yang sudah tidak berguna lagi dapat dimusnahkan dan arsip yang mempunyai nilai guna kesejarahan Arsip Universitas Gadjah Mada

1


diserahkan ke Arsip Universitas sebagai arsip statis. Arsip Universitas Gadjah Mada, sebagai salah satu unit Universitas

(UPU),

mempunyai

Pelaksanaan (juklak) dan

tugas

diantaranya

adalah

Unsur Penunjang

menyusun

Petunjuk

Petunjuk Teknis (juknis) dalam bidang kearsipan, serta

melaksanakan pengembangan sistem kearsipan dinamis. Penyusunan Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Dinamis Inaktif di Lingkungan Universitas Gadjah Mada ini adalah merupakan salah satu perwujudan dari tugas tersebut.

B.

Dasar Hukum Penyusunan Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Dinamis Inaktif di Lingkungan

Universitas Gadjah Mada berdasarkan: 1. Undang-undang Republik Indonesia, nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 2. Peraturan Pemerintah RI, nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip; 3. Keputusan Presiden RI, nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional, nomor 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional; 5. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional, nomor 1 Tahun 2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Penyerahan Arsip Statis di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional; 6. Keputusan Kepala ANRI, nomor 10 Tahun 2000 tentang Standar Folder dan Guide Arsip; 7. Keputusan Kepala ANRI, nomor 11 Tahun 2000, tentang Standar Boks Arsip; 8. Keputusan Kepala ANRI, nomor 12 Tahun 2000, tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip; 9. Peraturan Rektor UGM, nomor 408/P/SK/HT/2009, tentang Jadwal Retensi Arsip dan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan UGM;

C.

Maksud dan Tujuan Maksud penyusunan Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Dinamis Inaktif di

Lingkungan Universitas Gadjah Mada ini agar pengelolaan arsip inaktif di lingkungan UGM dapat dilaksanakan secara konsisten dan benar, memudahkan penyimpanan, memudahkan temu balik, sehingga arsip inaktif tersebut benar-benar dapat menjadi bahan referensi atau rujukan para pengambil kebijakan dalam rangka pengembangan Arsip Universitas Gadjah Mada

2


organisasi atau unit kerja. Selain itu, dengan panduan ringkas ini juga diharapkan agar unit pencipta (creating agency) dan pengguna (user) arsip dapat memahami pentingnya pengelolaan arsip inaktif sesuai dengan kaidah tata kelola arsip inaktif, sehingga pengelolaan arsip inaktif dapat dilaksanakan secara tepat dan konsisten oleh masing-masing unit kerja di lingkungan UGM. Berangkat dari kesadaran dan pemahaman

itu

diharapkan

kepedulian

terhadap

penataan,

perawatan,

serta

penyelamatan arsip yang bernilai kesejarahan menjadi meningkat. Tujuan penyusunan panduan ringkas tata kelola arsip inaktif adalah: 1. Unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan arsip inaktif miliknya dengan cara yang mudah dan sesuai dengan kaidah-kaidah tata kelola arsip inaktif; 2. Unit

kerja

dapat

menyelamatkan/mengamankan

arsip

yang

bernilai

kesejarahan, baik fisik arsip maupun informasinya; 3. Arsip yang dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat-waktu, tepatorang dan tepat-arsip, serta biaya serendah mungkin.

D.

Prinsip-prinsip Dasar Pengelolaan Arsip Inaktif Prinsip-prinsip dasar pengelolaan arsip inaktif meliputi: 1. Pengelolaan arsip inaktif harus murah Murah dalam pengertian pengelolaan arsip tidak diartikan sedikit, namun merupakan rasio antara input yang lebih kecil dari pada output-nya. Dengan input yang seminimal mungkin termasuk biaya, sumber daya manusia, alat dan lain-lain namun menghasilkan sesuatu yang besar. Pengelolaan arsip inaktif yang murah terutama dikaitkan dengan ruang simpan/gedung, alat murah, dan mampu menampung banyak arsip dengan biaya operasional yang murah. 2. Pengelolaan arsip inaktif harus accessible Accessible artinya arsip dapat ditemukan kembali setiap kali dibutuhkan. Oleh karena itu, dalam pengelolaan arsip inaktif di Pusat Arsip senantiasa harus dikembangkan sistem penemuan kembali yang tepat sehingga dapat menjamin ditemukannya arsip dengan cepat-waktu, tepat-orang, dan tepat-arsip. 3. Pengelolaan arsip inaktif harus menjamin keamanan Keselamatan dan keamanan arsip menyangkut fisik maupun informasinya. Dengan demikian tempat penyimpanan dan pengelolaan arsip inaktif yakni Pusat Arsip (Records Center) harus representatif atau sekurang-kurangnya memenuhi unsur-unsur minimal dari sebuah Records Center. Dalam Records

Arsip Universitas Gadjah Mada

3


Center

inilah -- yang merupakan tempat atau fasilitas yang dirancang dan

didesain untuk menyimpan arsip inaktif --

terdapat aktifitas-aktifitas tidak

hanya pengolahan arsip tetapi juga aktifitas yang terkait dengan keamanan arsip seperti pemeliharaan, pencegahan dan penanggulangan kerusakan arsip, kehilangan arsip, dan kebocoran informasi arsip.

E.

Pengertian Umum 1. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip 2. Arsip adalah rekaman informasi yang dibuat dan diterima oleh Universitas Gadjah Mada dalam berbagai bentuk yang terekam dalam media kertas, audio visual, komputer/elektronik dan media khusus, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi dan administrasi universitas. 3. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dalam bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 4. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus. 5. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 6. Arsip

inaktif

adalah

arsip

yang

frekuensi

penggunaannya

dalam

penyelenggaraan kegiatan universitas mulai menurun dan telah selesai digunakan untuk pertanggungjawaban administratif. 7. Arsip inaktif teratur adalah arsip inaktif yang semasa aktifnya telah ditata berdasarkan suatu sistem kearsipan tertentu dan masih utuh penataannya. 8. Arsip inaktif tidak teratur adalah arsip inaktif yang sistem penataannya tidak dapat disusun kembali seperti pada waktu aktif (tidak ditata sebagaimana ketentuan tata kearsipan) terjadi campur aduk antara arsip dengan nonarsip, permasalahan satu dengan yang lain (berbagai masalah jadi satu) dan bercampurnya tahun arsip tercipta. 9. Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi secara langsung dalam pelaksanaan kegiatan oleh pencipta arsip tetapi masih mempunyai nilai Arsip Universitas Gadjah Mada

4


guna evidentsial dan kesejarahan serta disimpan permanen di Arsip UGM sebagai memori kolektif universitas. 10.Arsip Universitas adalah Arsip Universitas Gadjah Mada. 11.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 12.Daftar Pencarian Arsip dan Daftar Pertelaan Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan diumumkan kepada publik. 13.Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang di dalamnya berisi jenis arsip beserta jangka waktu simpannya, dan keterangan simpan permanen, musnah atau dinilai kembali. 14.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 15.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien,

efektif,

dan

sistematis

meliputi

penciptaan,

penggunaan

dan

pemeliharaan, serta penyusutan arsip. 16.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. 17.Petugas arsip/pengelola arsip adalah staf yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas di bidang kearsipan. 18.Pusat Arsip atau Records Center (RC) adalah unit yang khusus digunakan untuk menyimpan dan mengelola arsip inaktif. 19.Retensi arsip adalah jangka waktu simpan arsip yang telah ditentukan berdasarkan nilai guna arsip. 20.Unit pencipta arsip adalah seluruh init kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada, yakni: Kantor Pimpinan Universitas, Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, Pusat Studi, Perpustakaan, Pusat Pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi (PPTIK), Arsip UGM, Laboratorium Penelitian dan Pengujian Terpadu (LPPT), Kebun Pendidikan, Penelitian dan Pengembangan Pertanian (KP4), Pusat Pengembangan Pendidikan, Satuan Audit Internal, Satuan Keamanan Kampus, Kantor Administrasi Alumni dan Pengembangan Arsip Universitas Gadjah Mada

5


Usaha, Kantor Administrasi Kerjasama, Career Development Center (CDC), Kantor Administrasi Fakultas, dan Sekolah Pascasarjana. 21.Unit Pengolah arsip atau Central File adalah salah satu unit di dalam unit pencipta arsip yang diserahi tugas dan tanggung jawab mengelola arsip dinamis aktif.


6


BAB II PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF TERATUR DAN PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF TIDAK TERATUR

A.

Rekonstruksi Arsip Pada dasarnya pengelolaan arsip inaktif, baik yang teratur maupun yang tidak

teratur, adalah melakukan rekonstruksi arsip. Oleh karena itu, instrumen penting dalam rekonstruksi arsip adalah survei, yakni kegiatan pengumpulan data dan informasi yang dilakukan dengan cara pengamatan terhadap arsip dengan segala kelengkapannya

(Sistem,

kelembagaan,

sarana

dan

prasarana,

fungsi

dan

kegunaannya). Tujuan survei adalah mempersiapkan langkah-langkah yang perlu diambil dalam pembenahan arsip. Dari hasil survei ini akan diketahui apakah arsip tersebut teratur atau tidak. Untuk arsip teratur tidak banyak menimbulkan persoalan karena dengan mudah akan dapat diolah berdasarkan prinsip asal-usul (principle of provenance) dan prinsip aturan asli (principle of original order). Prinsip Asal Usul (Principle of Provenance) yaitu penataan arsip sesuai dengan asal usul arsip ketika masih aktif, artinya arsip-arsip tersebut harus tetap merupakan satu kesatuan informasi yang utuh yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari instansi yang menciptakannya.

Arsip

yang

kesasar

atau

ditemukan

di

tempat

lain

harus

dikembalikan sesuai dengan asalnya/unit penciptanya. Prinsip Aturan Asli (Principle of Original Order) yaitu penataan arsip disesuaikan dengan penataan arsip ketika masih aktif, artinya dalam melakukan penataan kembali arsip, aturan/struktur arsip yang lama

kalau

bisa

tetap

dipertahankan

atau

sebisa

mungkin

aturan

tersebut

dipergunakan sebagai dasar penyusunan kembali. Jika pada saat masih aktif arsip diatur dengan tata naskah maka penataannya harus dikembalikan ke tata naskah. Sementara itu, untuk arsip-arsip yang tidak teratur terdapat 3 (tiga) kategori, yaitu: 1. Arsip

kacau,

adalah

arsip

yang

tidak

teratur

disebabkan

terjadinya

percampuradukan antara arsip dengan non arsip, berserakan tidak beraturan. 2. Arsip dengan susunan kronologis, yaitu terdapat batas tahun yang masih jelas, tetapi masalah satu dengan yang lainnya masih bercampur, begitu juga antara arsip dan non arsip. 3. Arsip yang sudah tersusun secara fisik dalam boks. Secara fisik sudah terlihat teratur namun apabila diperlukan, untuk penemuan kembali (retrieval) sulit dilakukan karena tidak memiliki sarana jalan masuk. Arsip Universitas Gadjah Mada

7


Dalam survei arsip terdapat dua kegiatan, yaitu: 1. Survei

terhadap

kelembagaan/organisasi

yaitu

survei

mengenai

sejarah

perkembangan organisasi atau unit kerja, perubahan organisasi, tugas serta fungsi, dan unit kearsipannya. 2. Survei terhadap fisik arsip secara menyeluruh, yaitu survei arsip

dilakukan

untuk mengetahui jumlah (volume arsip), kondisi arsip, umur arsip, tempat penyimpanan arsip, dan jenis media arsip. survei ini sangat penting sebelum melakukan pengelolaan arsip inaktif karena di samping untuk mengetahui kondisi fisik arsip juga untuk mengetahui sistem pemberkasan yang digunakan ketika arsip masih aktif. Selain itu, hasil survai ini dapat digunakan untuk perencanaan pelaksanaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia, waktu pengerjaan, kebutuhan peralatan (folder, boks arsip, rak arsip, masker, ATK, dan lain-lain), dan anggaran biaya.

Berikut adalah contoh blanko survei yang biasa digunakan :

ASAL ARSIP KONDISI FISIK JENIS KUANTITAS

TEKSTUAL

AUDIO VISUAL

KARTOGRAFI/GAMBAR TEKNIK

M/MLINIER BOKS KARUNG LEMARI FILING CABINET

: : : : :

KLASIFIKASI:

AGENDA

INDEKS

TIDAK ADA

KLASIFIKASI:

DOSIR

SERI

KACAU

KURUN WAKTU JALAN MASUK PENATAAN PANANGGUNG

surveiOR:

TANGGAL survei

JAWAB

Berdasarkan hasil survei (dalam bentuk isian dalam formulir survei), prosedur berikutnya adalah membuat Daftar Ikhtisar Arsip. Daftar Ikhtisar Arsip dibuat berdasarkan formulir survei yang telah terisi lengkap. Setiap data dalam formulir dipindahkan kedalam Daftar Ikhtisar Arsip, yang penyusunannya dapat dibuat Arsip Universitas Gadjah Mada

8


sistematis menurut Unit Kerja dan atau tempat penyimpanannya. Jadi Daftar ini merupakan rekapitulasi formulir hasil dari survei fisik yang dilakukan. Daftar ini digunakan sebagai dasar untuk mengelola arsip inaktif. Contoh Daftar Ikhtisar Arsip : Daftar Ikhtisar Arsip Instansi

:

Alamat

:

Telephone

:

No.

Unit Kerja Asal Arsip

Kurun Waktu

Jenis Fisik

Jalan Masuk

Penataan

Lokasi

Ket.

1 2 3

B.

Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif Teratur

1.

Pemindahan Arsip Arsip inaktif teratur tidak banyak menimbulkan masalah karena akan lebih

mudah diolah berdasarkan prinsip asal-usul (principle of provenance) dan prinsip aturan asli (principle of original order) dibandingkan dengan arsip inaktif yang tidak teratur.

Apalagi

arsip

inaktif

teratur tersebut sudah

dilengkapi

dengan

JRA.

Pengolahan arsip inaktif tersebut difokuskan pada prosedur pemindahan arsip inaktif dari Central File ke Records Center. Pemindahan arsip inaktif dari unit Pengolah Arsip (Central File) yang berada di unit pencipta arsip ke Pusat Arsip (Records Center) merupakan langkah awal yang harus dilaksanakan dalam kegiatan pengelolaan arsip inaktif teratur. Kegiatan ini dilaksanakan secara bersama – sama oleh arsiparis atau pengelola arsip di unit pengolah arsip dengan arsiparis atau pengelola arsip di Pusat Arsip (Records Center). Prosedur pemindahan arsip inaktif teratur sebagai berikut: a. Unit Pengolah Arsip di tiap-tiap unit pencipta arsip di lingkungan UGM mengadakan penelitian untuk menentukan arsip yang sudah mencapai masa inaktif sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) b. Arsiparis atau pengelola arsip di unit Pengolah Arsip melakukan pemilahan Arsip Universitas Gadjah Mada

9


serta

mengadakan

penataan

untuk

mengelompokkan

arsip

yang

akan

dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke Pusat Arsip c. Hasil pemilahan atau penyeleksian dituangkan dalam daftar arsip yang dipindah dan juga daftar arsip yang dimusnahkan (Daftar Arsip Pindah maupun Daftar Arsip

Musnah

(lihat

Lampiran

III

dan

IV

Peraturan

Rektor

Nomor

408/SK/HT/2009). Daftar tersebut diajukan kepada pimpinan unit pencipta arsip untuk diteliti dan mendapatkan persetujuan. Setelah mendapat persetujuan, arsip yang akan dimusnahkan dapat segera dimusnahkan. Sedangkan arsip yang akan dipindah, dibuatkan daftar yang disebut dengan Daftar Pertelaan Arsip Pindah (dengan prosedur seperti yang terdapat pada Peraturan Rektor UGM No. 408/SK/HT/2009 tentang JRA dan Pedoman Penyusunan Arsip di Lingkungan UGM). Arsip yang dipindah selanjutnya ditata dan bisa dibungkus dengan kertas chasing atau dimasukkan dalam folder sesuai serinya dan diberi nomor kode kemudian dimasukkan dalam boks arsip, kemudian boks diberi nomor sebagai label. Nomor ini harus sesuai dengan nomor yang terdapat pada Daftar Pertelaan Arsip Pindah. Dianjurkan dalam satu boks berisi satu jenis arsip saja bila memungkinkan d. Unit pengolah arsip sekurang-kurangnya setiap satu tahun sekali melakukan pemindahan arsip inaktif ke Pusat Arsip (Records Center) e. Penyiapan ruang simpan Arsiparis atau pengelola arsip menyiapkan ruang dan alat penyimpanan arsip di Pusat Arsip memanfaatkan

(Records Center). Ruang simpan tidak harus baru, tetapi dapat ruang

yang

ada

dan

dilakukan

penataan

ruang

untuk

pengelolaannya beserta peralatan dengan memanfaatkan apa yang ada sebelum peralatan yang standar tersedia. f. Penerimaan arsip Penerimaan arsip inaktif yang baru dipindahkan dari central file (unit pengolah arsip) dilakukan oleh arsiparis atau pengelola arsip yang bertugas di Pusat Arsip (Records Center). Arsip tersebut harus diteliti kelengkapannya, kondisi dan kesesuaiannya dengan Daftar Pertelaan Arsip Pindah yang dilengkapi dengan Berita Acara Pemindahan Arsip (lihat lampiran II dan III Peraturan Rektor Nomor 408/SK/HT/2009).


10


2.

Penataan dan Penyimpanan Kegiatan penataan dan penyimpanan di Pusat Arsip (Records Center) yang

harus dilakukan yaitu: a. Pemeriksaan Kegiatan ini merupakan kontrol awal sebelum dilakukan penyimpanan arsip. Pemeriksaan perlu dilakukan untuk memastikan apakah arsip tersebut benarbenar arsip inaktif dengan menggunakan Jadwal Retensi Arsip dan untuk memastikan kelengkapan setiap series arsip. Apabila dalam series arsip kurang lengkap, diupayakan kelengkapannya dengan cara meneliti/memeriksa Daftar Pertelaan Arsip pindah atau menanyakan pada unit asal (unit pengolah arsip). Apabila belum ditemukan, dapat menghubungi pejabat yang berwenang pada unit pencipta arsip untuk membuat semacam arsip pengganti. Pemeriksaan terhadap kondisi fisik arsip juga harus dilakukan perlembar (untuk arsip tekstual) dan apabila ada arsip yang rusak segera diadakan perbaikan seperlunya. b. Penataan Arsip dan Boks Penataan arsip dalam boks juga harus memperhatikan penataan arsip ketika masih aktif. Sebaiknya setiap boks arsip hanya berisi satu series arsip saja atau series yang sangat berdekatan dengan retensi yang sama. Jika satu boks arsip berisi beberapa series arsip dan retensinya berbeda akan mempersulit ketika arsip tersebut akan dilakukan penyusutan setelah chasing atau folder yang berisi arsip diberi kode dimasukkan dan ditata dalam boks arsip. Boks arsip tersebut diberi nomor dan atau kode yang diperlukan, sesuai dengan nomor urut dan atau kode maupun nomor lokasi penyimpanan jika diperlukan. Setelah itu dapat dilanjutkan dengan menata boks dalam rak arsip. Penataan boks dalam rak arsip sangat tergantung pada sistem penomoran boks yang digunakan, sedangkan sistem penomoran boks arsip sangat tergantung pada ruang dan alat simpannya (rak). Bila terdapat banyak ruang simpan maka perlu diberi nomor/kode atau huruf untuk setiap ruang simpan yang ada. Jika terdapat beberapa rak arsip dalam suatu ruang simpan arsip, maka harus juga dipersiapkan kode untuk setiap raknya sehingga pada boks arsip bisa diberi kode sebagai berikut: Contoh kode 1 : RA.01.01: artinya disimpan dalam Ruang Arsip, rak nomor 01 dan boks arsip nomor 01.


11


RA

: Ruang Arsip

01

: rak nomor 01

01

: boks arsip nomor 01

Contoh kode 2 : 02.02.60: artinya disimpan dalam ruang dengan kode 02, ditata pada rak 02 dan boks nomor 60. Jika penomoran dilaksanakan dengan cara seperti tersebut di atas, maka penataan boks pada setiap rak harus dilakukan pula dengan cara yang cermat dan mudah serta efisien, misalnya dengan pengaturan boks arsip dengan nomor terkecil berada di ujung kiri atas rak arsip, kemudian terus ke kanan, turun ke bawah, bisa dilanjutkan dari sisi kiri atau kanan rak, kemudian turun ke bawah lagi dan demikian seterusnya. Contoh label boks :

RA . 01 .01 Cara penataan ini tidak baku, bisa dengan cara/ sistem lain yang penting konsisten dan sesuai dengan lokasi simpan yang terdapat pada Daftar Pertelaan Arsip simpannya. c. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dilakukan setelah tahapan di atas selesai. DPA tersebut dapat digunakan untuk pengendalian dalam proses penyusutan arsip. Selain itu, daftar tersebut juga dapat berfungsi sebagai alat bantu penemuan arsip (finding aids) di Pusat Arsip (Records Center), karena daftar tersebut memuat informasi deskripsi/masalah/jenis arsip inaktif dan kode simpan arsip dari suatu koleksi arsip unit pencipta arsip yang tersusun secara teratur berkas arsipnya.


12


Contoh Daftar Pertelaan Arsip : DAFTAR PERTELAAN ARSIP Kode

DT.00

Kelompok Subjek

Akademik

No.

Tahun

Volume

1996

1 Boks

1

Jenis/Series Arsip Administrasi Tim / Panitia Penyelenggara Ujian

Cara Penataan

Subjek

No. Boks

RA. 01.01

Retensi (tahun) 2

2 3

Catatan: Daftar Pertelaan Arsip memiliki variasi yang disesuaikan dengan kondisi alat simpan dan arsip yang disimpan. Pada prinsipnya daftar tersebut harus selalu dijaga akurasinya dan aktualisasinya serta sesuai dengan kondisi arsip yang disimpan.

C.

Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif Tidak Teratur Tahapan kerja dalam penanganan arsip inaktif tidak teratur adalah: a. Melakukan pemilahan arsip dan nonarsip Langkah pertama adalah memisahkan antara arsip dan nonarsip. Nonarsip misalnya: blanko kosong, ordner, sampul, amplop, duplikat dll. b. Pemberkasan/pengelompokan arsip Dalam pemberkasan sebaiknya petugas menggunakan prinsip aturan asli maka pada tahap ini diperlukan pengetahuan tentang sejarah organisasi dan tupoksinya. Tetapi jika hal tersebut sulit dilakukan maka pemberkasan dapat dilakukan

berdasarkan:

series

(kesamaan

jenis),

rubrik

(kesamaan

permasalahan), dosier (kesamaan urusan/kegiatan). c. Pendeskripsian Pendeskripsian adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap berkas arsip. Secara standar pendeskripsian arsip berisi hal-hal sebagai berikut, antara lain: nama unit pencipta, no sementara, no definitif, kode, indeks, isi, keterangan, tahun. (Hal-hal yang tercantum dalam kartu deskripsi disesuaikan dengan kebutuhan/arsip yang dikerjakan). Arsip Universitas Gadjah Mada

13


Contoh Kartu Deskripsi: Pencipta Arsip :

Inisial Petugas / No sementara

Kode:

Indeks:

No Definitif :

Isi masalah arsip:

Keterangan :

Jumlah :

Tahun:

Keterangan kartu deskripsi : •

Pencipta Arsip

: Nama lembaga/unit pencipta arsip.

•

Kode Petugas

: Kode nama petugas yang menangani arsip.

•

No Sementara

: Nomor yang bersifat sementara karena setelah semua arsip dibuatkan daftarnya maka nomor ini akan diganti dengan nomor definitif/nomor berkas yang tetap.

•

No Definitif

: Nomor berkas yang tetap setelah dilakukan penggabungan berkas yang sama dan dibuat daftarnya.

•

Kode

: Kode klasifikasi yang ada pada arsip.

•

Indeks

: Kata tangkap yang bisa mewakili isi arsip.

•

Isi Masalah Arsip

: Menggambarkan informasi arsip secara lengkap.

•

Keterangan

: Berisi kondisi fisik arsip, tingkat keaslian arsip.

•

Jumlah

: Berisi informasi tentang jumlah arsip.

Tahun

: Periode terbitnya atau tahun terciptanya arsip sejak awal hingga ditutupnya suatu series arsip sebagai tanda selesainya kegiatan.

d. Pembuatan skema pengelompokan arsip Yaitu pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi. Penyusunan ini bisa berdasarkan: pola klasifikasi, struktur organisasi, tupoksi, deskripsi, atau kombinasi. Arsip Universitas Gadjah Mada

14


e. Manuver kartu deskripsi Manuver kartu deskripsi adalah suatu proses penggabungan kartu deskripsi yang mempunyai kesamaan masalah dan mengurutkan sesuai dengan skema. f. Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi Kartu deskripsi yang telah tersusun berdasarkan skema, diberi nomor definitif yang akan digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas. g. Manuver berkas Proses

pemanggilan

dan penggabungan

berkas arsip

yang

mempunyai

kesamaan masalah serta menyusunnya sesuai dengan skema. h. Penomoran Berkas Pemberian nomor definitif/nomor urut pada berkas yang telah tersusun berdasarkan skema. i.

Memasukkan arsip ke dalam folder Berkas yang telah tersusun dimasukkan ke dalam folder dan diberi kode masalah arsip dan nomor urut arsip.

j.

Memasukkan folder ke dalam boks dan pelabelan boks Berkas yang telah dimasukkan dalam folder kemudian dimasukkan dalam boks kemudian diberi label yang mencantumkan informasi kode masalah arsip dan nomor urut arsip.

k. Membuat Daftar Pertelaan Arsip Tahap terakhir adalah membuat Daftar Pertelaan Arsip yang berisi: nomor, uraian masalah, tahun penciptaan, jumlah, lokasi simpan. Daftar Pertelaan Arsip berfungsi sebagai sarana penemuan kembali arsip, sarana penyusutan, serta digunakan untuk membantu dalam menentukan nilai guna arsip dan retensi arsip. Contoh Daftar Pertelaan Arsip: NO

1

URAIAN MASALAH

Berkas pembangunan Masjid Kampus UGM

2

Berkas beasiswa

3

dst


TAHUN

1999 20002005

JUMLAH

LOKSIM

1 berkas

A4.R2.B3

5 Folder

A5.R1.B10

15


BAB III PUSAT ARSIP (RECORDS CENTER)

Manajemen Arsip Inaktif pada dasarnya mencakup dua aspek, yaitu Penyusutan Arsip Inaktif dan Pengelolaan Records Center (RC). Arsip inaktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Dengan menurunnya kegunaan pada akhirnya arsip-arsip tersebut sebagian besar tidak diperlukan lagi. Pada kondisi demikian arsip-arsip inaktif tersebut harus dikurangi atau disusutkan agar tidak menjadi beban bagi unit-unit kerja yang pada gilirannya

menimbulkan

ketidakefisienan

dalam

penyelenggaraan

kearsipan.

Pengurangan atau penyusutan tersebut tidak dilakukan sembarangan agar tidak malah merugikan unit kerja itu sendiri atau mungkin merugikan kepentingan yang lain (UGM). Dalam konteks tersebut di atas maka diperlukan adanya Program Penyusutan Arsip oleh setiap unit kerja di lingkungan UGM. (Untuk prosedur dan tata cara penyusutan arsip lihat Keputusan Rektor No. 408/P/SK/HT/2009) Aspek yang tidak kalah penting dalam hubungannya dengan arsip inaktif adalah pengelolaan Records Center. Walaupun arsip inaktif sudah berkurang atau menurun kegunaannya, tidak berarti sebagai “barang bekas” yang kurang mendapat perhatian. Arsip-arsip tersebut harus dikelola di Records Center dalam tahapan-tahapan yang benar hingga dapat didayagunakan. Di Records Center inilah segala aktifitas yang berkaitan

dengan

pengelolaan

arsip

inaktif

dilakukan,

seperti

pengolahan,

penyimpanan, penyusutan/pemusnahan, pemeliharaan, penyajian dan pelayanan (housing and reference services). Berdasarkan hasil penelitian tahun 2002, diperoleh data bahwa unit kerja-unit kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada memiliki lingkup kerja yang beragam (ada yang luas dan ada yang sempit/kecil) sehingga tidak semua unit kerja direkomendasi untuk secara khusus memiliki Record Center, tetapi yang perlu ditekankan adalah setiap unit kerja harus memperhatikan pengelolaan

arsip

inaktifnya. Dalam konteks ini konsep “record and center” tidak berarti harus berupa ruang tersendiri atau gedung tersendiri tetapi dapat berupa rak atau filing cabinet tersendiri disesuaikan dengan volume arsip yang dimiliki oleh masing-masing unit kerja. Prinsip dasarnya adalah ada pemisahan yang tegas antara pengelolaan arsip dinamis aktif (di Central File) dan pengelolaan arsip dinamis inaktif (di Pusat Arsip/Records Center) Pusat arsip (records center) adalah tempat dengan spesifikasi tertentu yang Arsip Universitas Gadjah Mada

16


dirancang untuk menyimpan, memelihara, merawat dan mengelola arsip inaktif dengan maksud agar tercapai efisiensi dan efektivitas. Arsip inaktif perlu dibuatkan tempat tersendiri mengingat arsip tersebut menempati jumlah terbanyak daripada jenis arsip lainnya, lebih-lebih jika mekanisme penyusutan

tidak berjalan. Tujuan

pembentukan Pusat Arsip (Records Center) adalah untuk mengurangi volume arsip inaktif yang disimpan di unit pencipta arsip (Central File), mengendalikan arus arsip inaktif dari Central File ke Records Center,

memudahkan penemuan kembali arsip

(retrieval), menghemat biaya, dan menjamin keamanan arsip inaktif, baik fisik maupun informasinya.

A.

Pemilihan Lokasi Berdasarkan lokasinya, terdapat dua jenis Records Center

yakni Onsite dan

Offsite. Jenis Onsite yaitu Records Center yang dibangun menyatu dengan gedung perkantoran atau dalam lingkungan lokasi perkantoran tersebut. Adapun jenis Offsite yaitu Records Center yang dibangun terpisah dengan gedung perkantoran atau di luar lingkungan lokasi perkantoran. Records center jenis Offsite ini dapat dibangun sendiri dan dapat juga menyewa dari pihak lain. Apabila diputuskan untuk membangun sendiri Records Center yang baru, maka perlu dipertimbangan hal-hal sebagai berikut. 1. Lokasi  Lokasi gedung RC relatif lebih murah daripada perkantorannya  Hindari lokasi yang memiliki kandungan polusi udara tinggi  Hindari lokasi bekas hutan atau perkebunan  Hindari lokasi rawan kebakaran  Hindari lokasi rawan banjir  Hindari lokasi yang berdekatan dengan pemukiman penduduk atau kawasan pabrik  Cari lokasi yang mudah dijangkau untuk transportasi dan mudah diakses 2. Konstruksi dan Bahan Baku  Pondasi dan dinding gedung didesain secara kuat agar mampu menahan terpaan angin dan hujan.  Pondasi didesain khusus untuk menjaga uap atau udara lembab naik ke tembok karena daya resapan kapiler.  Kontruksi bangunan dirancang agar dapat bertahan dari gangguan cuaca dan tidak mudah terbakar.  Menggunakan bahan bangunan yang tidak mendatangkan rayap maupun binatang perusak lainnya. Minimalisir penggunaan kayu. Arsip Universitas Gadjah Mada

17


 Jendela dan pintu diperkuat dengan metode tertentu untuk mencegah terpaan hujan dan tapiasnya air.  Jika bertingkat ketinggian lantai berkisar 260 – 280 cm.  Jika tidak bertingkat tinggi ruangan disesuaikan dengan tinggi rak yang akan digunakan.  Konstruksi panggung dapat digunakan di daerah yang kelembabannya tinggi atau banyak rayap. Jika panggung tiang penyangga didesain anti rayap.  Lantai didesain secara kuat dan tidak mudah terkelupas untuk menahan beban arsip dan rak.  Lantai

bangunan

sebaiknya

disuntik

dengan

Gammaxane

atau

Penthachlorophenol hingga kedalaman 50 cm untuk mencegah rayap.

Rekomendasi: Untuk unit-unit kerja di lingkungan UGM bila akan mendirikan Records Center sendiri tidak perlu membangun gedung baru karena volume arsipnya relatif tidak banyak. Cukup memanfaatkan ruang yang tidak terpakai untuk dijadikan Records Center. Luas ruangan tergantung dari volume arsip inaktif yang akan dikelola. Bisa jadi luas Records Center di satu unit kerja perlu ruangan seluas 3 X 5 meter atau lebih, sementara di unit kerja yang lain cukup dilakukan penyekatan saja.

B.

Pemilihan Cara Pengelolaan 1. Tipe Minimal Records center yang paling sederhana ini kepentingannya hanya untuk menyimpan arsip yang jarang sekali diakses bahkan hanya menunggu untuk dimusnahkan. Ciri-ciri pengelolaannya antara lain: a. Pengelolaan tidak disertai daftar arsip sebagai sarana penemuan kembali, b. Boks arsip hanya ditandai dengan isi dan tanggal pemusnahan, c. Arsip ditata dalam rak secara berkelompok sesuai unit pemilik arsip. 2. Tipe Standar Records Center yang paling ideal karena sudah ada standarisasi.

Ciri-ciri

pengelolaannya antara lain: a. Ruang standar, b. Fasilitas dan peralatan standar, c. Sistem pengelolaan standar , d. Pelayanan standar, Arsip Universitas Gadjah Mada

18


e. Pemeliharaan dan perawatan standar.

Rekomendasi : Untuk unit kerja dilingkungan UGM akan lebih baik jika mempunyai Records Center tipe standar walaupun belum dapat 100%. Minimal untuk pengelolaan, pelayanan, dan perawatan diusahakan mendekati standar karena arsip-arsip unit kerja di lingkungan UGM masih sering digunakan misalnya: untuk akreditasi, penelitian, dan penulisan sejarah unit kerja.

C.

Lay Out Ruangan Records Center Ideal Records Center yang ideal sekurang-kurangnya harus mempunyai 4 ruang

sesuai fungsinya. Adapun ruangan tersebut adalah: 1. Ruang kantor Ruang ini diperuntukkan bagi pegawai, arsiparis, pengelola arsip. Luas ruangannya tergantung dari jumlah pegawai yang ada di Recrods Center dan umumnya berada di bagian depan. 2. Ruang referensi/ruang baca Ruang ini digunakan untuk membaca atau mengakses arsip oleh pengguna internal. Luasnya tergantung pada volume peminjaman arsip, banyaknya peralatan baca arsip serta jumlah pengguna. Biasanya terletak di bagian depan atau sejajar dengan ruang kantor. 3. Ruang pemrosesan Ruang ini digunakan untuk memproses atau mengolah arsip. Idealnya terdiri dari beberapa bagian, yaitu: a. Ruang

transit/ruang

penerimaan

yang

digunakan

untuk

menampung

sementara arsip yang dipindahkan ke Records Center sebelum diproses. Ruang ini biasanya berdekatan dengan lokasi bongkar muat arsip, b. Ruang fumigasi yang digunakan untuk membersihkan atau “mengobati” arsip sebelum diproses, c. Ruang pengolahan yang digunakan untuk pemeriksaan, pengelompokan, pendeskripsian, penomoran, penataan boks, dan pembuatan daftar arsip, d. Ruang pemusnahan yang digunakan untuk memusnahkan arsip yang telah habis retensinya atau tidak bernilai guna.


19


4. Ruang penyimpanan Ruang ini digunakan untuk menyimpan arsip inaktif beserta semua peralatan simpannya. Ruangan ini menempati area paling luas dan umumnya terletak di bagian paling belakang. Karena ruangan ini menyangga beban yang tidak ringan maka harus ada standarisasi sebagai berikut ini : a. Kekuatan lantai ruang simpan harus mempertimbangkan berat rak dan arsip dimana 1 ML’ ( meter liniar, satuan arsip) arsip rata-rata berbobot 50 kg sedangkan 1 m3 arsip rata-rata berbobot 600 kg, b. Beban arsip dengan rak konvensional (rak statis/stationary stacks) rata-rata 1.200 kg per meter persegi, sedang beban arsip dan rak compact shelving/roll o’pack rata-rata 2.400 kg per meter persegi, c. Rata-rata setiap 200 m2 ruang simpan dengan ketinggian 260 cm dapat menyimpan 1000 ML’ arsip dengan mengunakan rak konvensional, sedang penyimpanan dengan rak padat (compact shelving/roll o’pack) menampung 1.800 ML’ arsip, d. Antara arsip tekstual (arsip kertas) dan arsip audio visual (foto, video, film, rekaman suara, arsip elektronik) penyimpanannya terpisah karena peralatan simpan maupun pengaturan suhu dan kelembabannya berbeda.

Contoh Pemisahan ruang kerja dan penyimpanan :

Rekomendasi: Untuk lay out Records Center di unit kerja di lingkungan UGM tidak harus ideal seperti di atas, minimal terdapat ruang simpan, tempat kerja (pengolah) dan tempat untuk petugas. Untuk lay out dapat disesuaikan dengan ruang yang tersedia dan bila Arsip Universitas Gadjah Mada

20


diperlukan, Arsip UGM bersedia membantu meredesain ruangan yang dipersipkan untuk Records Center di unit-unit kerja.

D.

Peralatan yang Diperlukan 1. Rak konvensional a. Rak arsip sebaiknya terbuat dari metal atau baja yang tidak mudah berkarat b. Minimalisir penggunaan rak kayu karena mudah terbakar dan mudah dimakan rayap c. Rak arsip sebaiknya dapat menjamin sirkulasi udara yang cukup d. Rak dibuat hampir setinggi ruangan dengan jarak 60 cm dari langit-langit agar penggunaan ruangan optimal. e. Antar rak bagian atas diikat dengan kawat baja agar kuat dan stabil. f. Rak sebaiknya tidak berada di bawah pipa air, kabel listrik dan lampu g. Jarak antara rak dan tembok berkisar antara 70 – 80 cm h. Jarak antar rak berkisar 100 – 110 cm

Contoh gambar rak konvensional :

2. Roll O’pack a. Penyimpanan arsip dengan Roll O’pack mempunyai kelebihan antara lain: mampu menampung arsip lebih banyak, keamanan arsip lebih terjaga serta lebih rapi. Arsip Universitas Gadjah Mada

21


b. Kekurangannya: lebih mahal, arsip tidak dapat diakses secara bersamaan, tidak dapat menyesuaikan ketinggian ruangan karena ukuran roll o’pack sudah standar, sirkulasi udara tidak lancar, dan menuntut konstruksi bangunan yang lebih kuat. Contoh gambar roll o'pack :

3. Boks a. Boks mempunyai standar 2 ukuran : UKURAN

Boks Arsip Kecil Boks Arsip Besar

PANJANG (cm)

LEBAR (cm)

TINGGI (cm)

37 37

9 19

27 27

b. Boks dibuat dari bahan karton gelombang, berbentuk kotak empat persegi panjang, berlubang sisi depan dan belakangnya serta memiliki penutup untuk menjamin sirkulasi udara dan kebersihan. c. Boks dari bahan plastik bebas asam karena mahal jarang digunakan tetapi boks ini lebih kuat dibanding boks karton. d. Lubang ventilasi udara untuk boks besar berdiameter 3 cm dan untuk boks kecil berdiameter 2,5 cm. e. Boks arsip dapat berwarna coklat, coklat muda, biru muda atau warna lain yang tidak menyilaukan dan tidak terlalu gelap. f. Setiap boks arsip kecil diisi maksimal 8 cm, sedang toleransi kekosongan Arsip Universitas Gadjah Mada

22


boks ± 1 cm, untuk boks besar maksimal 18 cm. g. Arsip ditata secara vertikal dalam boks. h. Untuk memudahkan pengambilan dan pengembalian arsip, boks jangan diisi terlalu penuh, sebaliknya supaya tidak melengkung boks jangan diisi terlalu sedikit. Contoh rancang bangun boks arsip ukuran kecil :

Contoh gambar boks arsip ukuran besar :


23


Gambar boks plastik bebas asam :

4. Folder dan pembungkus a. Sebelum dimasukkan dan ditata di dalam boks, arsip perlu dibungkus supaya terlindungi dan kesatuannya relatif terjaga. Kertas yang biasa digunakan untuk membungkus arsip antara lain: kertas payung, kertas roti atau kertas chasing lainnya. b. Akhir-akhir ini pemakaian kertas bungkus arsip sudah diganti dengan folder. Adapun Standarisasi folder sebagai berikut :  folder arsip terbuat dari kertas manila karton  folder

mempunyai

2

ukuran

yaitu:

besar

yang

berfungsi

untuk

menyimpan arsip kertas dan kecil yang berfungsi untuk menyimpan kartu kendali atau kartu deskripsi  bentuk folder menyerupai map dengan tab di sisi kanan sebagai tempat untuk menuliskan kode atau indeks  warna folder disesuaikan dengan kebutuhan instansi  setiap folder maksimal dapat menampung 3 cm arsip atau ± 150 lembar kertas dan minimal 5 lembar arsip  satu folder digunakan untuk menyimpan satu subjek atau 1 berkas. Jika tidak cukup maka dapat digunakab lebih dari satu folder  folder diletakkan di belakang guide/sekat dalam boks arsip  lipatan skor folder digunakan sesuai dengan ketebalan atau jumlah arsip yang disimpan


24


Contoh gambar folder :

5. Guide atauSekat a. guide arsip terbuat dari kertas karton 2 mm sehingga kaku dan tidak melengkung. b. guide arsip berbentuk 4 persegi panjang dan memiliki tab. c. menurut ukuran guide terdiri atas: guide besar (untuk mengelompokkan arsip) dan guide kecil (kartu kendali/deskripsi). GUIDE

TAB

JENIS

PANJANG (cm)

LEBAR (cm)

PANJANG (cm)

LEBAR (cm)

BESAR

35

23

9

2

KECIL

15

10

3.5

1.5

d. menurut penggunaan, guide terdiri atas: guide primer, sekunder, tertier. e. Guide diletakkan diantara kelompok berkas yang sudah disimpan di folder dalam boks arsip. f. Tab guide digunakan untuk mencantumkan kode klasifikasi, indeks

dan

subjek arsip.


25


Contoh gambar guide :

Rekomendasi: Untuk rak arsip disarankan menggunakan rak konvensional karena biayanya lebih murah dibanding Roll O’Pack. Jika perlu, untuk sementara, dapat menggunakan rak kayu atau almari yang tidak terpakai.

E.

Kontrol Lingkungan Kontrol lingkungan dalam konteks ini adalah upaya pengendalian terhadap

suhu dan kelembaban, cahaya dan kualitas udara di dalam ruang penyimpanan. Pengendalian

faktor-faktor

tersebut

dimaksudkan

agar

supaya

arsip

terjamin

keamanan dan terjaga dari faktor-faktor perusak arsip. 1. Suhu dan Kelembaban a. Suhu dan kelembaban ruang simpan arsip kertas tidak boleh lebih dari 27 o C dan 60%. b. Suhu dan kelembaban ruang simpan arsip audio visual tidak boleh lebih dari 20o C dan 50%.


26


c. Perlu

dipasang

alat

pengukur

suhu

dan

kelembaban

udara

(Hygrothermograph atau Hygrothermometer) untuk memantau kelembaban setiap saat Contoh Hygrothermograph dan Hygrothermometer :

(a) Hygrothermometer

(b) Hygrothermograph

2. Cahaya a. Sinar matahari tidak boleh mengenai arsip secara langsung. Jika sinar masuk melalui jendela tidak dapat dihindari maka dapat dipakai tirai penghalang b. Lampu penerang ditata sedemikian rupa sehingga tidak tepat berada di atas rak arsip tetapi di lorong-lorong atau sela-sela rak c. Cahaya dan penerangan tidak menyilaukan, berbayang dan sangat kontras sebaiknya menggunakan lampu TL/neon anti ultra violet 3. Udara a. Ruang simpan arsip harus diupayakan agar kualitas udaranya bersih, dan perlu dikontrol melalui pengaturan ventilasi udara. b. Untuk memperlancar sirkulasi udara dan menyedot partikel debu sebaiknya menggunakan Fan Blower

F.

Keamanan dan Keselamatan 1. Pencegahan Kebakaran Minimal disediakan tabung pemadam 2. Pencegahan Bahaya Serangga a. Pemeliharaan arsip dengan menggunakan kapur barus, thymol, fastoxin, paradeclorobensin, b. Tidak diperkenankan makan, minum dan merokok di dalam ruang simpan arsip.


27


3. Pencegahan Kehilangan Arsip a. Ruang simpan harus steril dan hanya petugas yang boleh masuk atau pejabat yang berwenan, b. Orang lain selain petugas yang ditunjuk yang akan masuk ruang simpan harus mendapat izin dari pejabat yang berwenang. 4. Kesehatan dan Keselamatan a. Ruang pegawai harus terpisah dengan ruang simpan, b. Penyediaan makanan bergizi yang cukup dan pemeriksaan kesehatan secara periodik bagi petugas arsip/arsiparis yang menangani Records Center, c. Apabila akan dilakukan fumigasi harus memperhatikan ketentuan teknik atau bisa memakai jasa pihak ketiga, d. Pemusnahan arsip sebaiknya tidak dibakar atau menggunakan bahan kimia karena dapat megganggu lingkungan.


28


BAB IV PPROSEDUR PELAYANAN ARSIP INAKTIF

Arsip

dinamis

inaktif

bersifat

tertutup

untuk

publik

dan

hanya

dapat

dibuka/diakses oleh unit pencipta arsipnya. Apabila ada unit pencipta arsip lainnya atau perorangan di lingkungan UGM yang akan mengakses/membuka harus mendapat izin khusus dari unit pencipta arsip yang bersangkutan. Adapun konsep akses dan layanan untuk arsip dinamis inaktif bersifat ke dalam, yakni layanan internal hanya untuk lingkungan UGM saja. Pelayanan arsip dinamis inaktif berupa peminjaman arsip atau pemberian layanan informasi yang terkandung di dalam arsip yang disimpan.

Prosedur kegiatan layanan arsip inaktif meliputi: 1. Permintaan Permintaan penggunaan arsip atau pelayanan informasi arsip bagi pengguna (user) dapat dilaksanakan melalui lisan, tertulis, telepon, atau menggunakan perangkat elektronik lainnya. Untuk kegiatan ini sebaiknya disiapkan formulir peminjaman arsip yang juga merupakan alat pemesanan arsip. Formulir ini minimal memuat nama pengguna, alamat unit pencipta arsip pengguna, tanggal peminjaman, tanggal kembali, masalah/subyek arsip yang dipinjam, kode, jumlah, dan keterangan, kolom tanda tangan dan nama petugas peminjaman serta tanda tangan dan nama pengguna arsip (user). Formulir ini dibuat rangkap 2 (dua), satu untuk pengguna (user) yang satu lagi untuk disimpan oleh petugas pusat arsip (records center).


29


Contoh formulir peminjaman arsip : Formulir Peminjaman Arsip Nama

:

Tanggal Pinjam

:

Alamat

:

Tanggal Kembali

:

No

Masalah / Subjek

Kode

Jumlah

Keterangan

1

2

3

4

5

Petugas Peminjaman

Peminjam Arsip

(…..............)

(…..............)

2. Pencarian Pencarian arsip dilaksanakan melalui daftar pertelaan arsip yang telah dibuat oleh arsiparis/pengelola arsip maupun alat bantu penemuan arsip (finding aids) lainnya. Arsiparis/pengelola arsip harus mengetahui masalah atau series apa yang akan dipinjam oleh pengguna (user) kemudian mencari masalah/series arsipnya. Masalah/series arsip yang ada dalam daftar pertelaan arsip akan merujuk pada nomor boks, rak, dan lokasi ruang simpan arsip yang diinginkan. 3. Pengambilan Arsip Setelah menemukan boks yang dicari, kemudian arsiparis/pengelola arsip mengambil arsip dari tempatnya. Sebelum kegiatan ini dilakukan, terlebih dahulu harus dipersiapkan tanda keluarnya arsip (out indicator), bila yang diambil 1 (satu) lembar maka perlu dipersiapkan out indicator berupa lembaran, bila yang diambil 1 (satu) folder/map, perlu dipersiapkan out indicator berupa guide atau folder, bila yang diambil 1 (satu) boks perlu dipersiapkan out indicator berupa boks. Tulisan yang tertera pada out indicator bisa berupa nomor/kode yang sesuai pada daftar pertelaan arsip, dan jika perlu dapat ditambah tulisan lain yang


30


menerangkan bahwa arsip tersebut sedang dipinjam atau keluar antara lain diberi label “KELUAR”, perlu juga dilampiri semacam formulir yang memuat tentang

siapa

peminjam

arsip,

arsip

apa

yang

dipinjam

dan

tanggal

peminjaman serta sampai kapan arsip dipinjam. Setelah out indicator dipersiapkan dan formulir telah diisi secara benar, maka arsip tersebut diambil dari tempatnya kemudian tempat tersebut diganti dengan out indicator. Penggunaan out indicator semacam ini biasanya disebut charge out procedure, yang akan sangat berguna untuk mengontrol arsip yang dipinjam atau diakses dan memudahkan dalam menyimpan kembali arsip, sehingga tidak salah tempat. Berikut ini contoh out indicator : KELUAR NO

ARSIP YANG KELUAR

PEMINJAM

TANGGAL PINJAM

PERPANJANG

JML

KEMBALI

KET.

Keterangan : Formulir di atas ditempelkan pada guide/folder/boks yang diberi label OUT, dengan warna menyolok. Bila telah terisi penuh, formulir ini dapat dilepas, kemudian disimpan untuk dijadikan alat menghitung frekuensi penggunaan arsip. 4. Pencatatan Arsip Arsip yang akan dipinjam dicatat dalam sarana peminjaman berupa buku, dan yang perlu dicatat adalah: nama dan unit pencipta arsip peminjaman, jenis arsip (series/masalah), jumlah, keaslian, jumlah (lembar, folder, boks), kapan dipinjam

dan

kembali.

Apabila

di

pusat

arsip

(records

center)

sudah

menggunakan formulir peminjaman, maka tidak harus menggunakan buku pencatatan, cukup formulir yang telah diisi dan disetujui, kemudian disimpan pada wadah/tempat yang mudah diketahui oleh petugas di pusat arsip (records center) (lihat pada buku Panduan Akses dan Layanan Kearsipan di Arsip UGM). 5. Pengendalian Pengendalian ini dilakukan untuk mengamankan arsip baik fisik maupun informasinya, sehingga arsip dapat terpantau sejauh mana arsip beredar dan disampaikan

serta

kapan

harus

kembali

ke

tempat

penyimpanannya.

Pemantauan yang terutama selain siapa penggunanya adalah tentang batas waktu penggunaan arsip yaitu paling lama 5 (lima) hari kerja. Jika batas waktu Arsip Universitas Gadjah Mada

31


telah terlampaui dan pengguna masih membutuhkan, dengan berbagai pertimbangan, melaporkan

dapat

mengenai

diperpanjang. habisnya

Petugas

masa

arsip

atau

peminjaman

arsiparis

kepada

pihak

wajib yang

berwenang (misal kepala unit pencipta arsip) sesuai dengan waktu yang tertera dalam

formulir

atau

buku

peminjaman.

Bila

masa

peminjaman

boleh

diperpanjang maka sebaiknya melalui prosedur yang telah ditetapkan dan bila tidak bisa diperpanjang karena berbagai pertimbangan, sebaiknya pengelola arsip atau arsiparis meminta arsip yang dipinjam dengan membawa dan menunjukkan buku atau formulir peminjaman yang dahulu pernah disepakati. Bila terjadi kelalaian pengembalian arsip, arsiparis/pengelola arsip wajib dan berhak mengingatkan pengguna, bisa secara lisan atau tertulis. Bila masih tetap saja lalai, maka dapat diatur dengan pemberitahuan semacam surat peringatan yang pengirimannya ditujukan kepada pengguna dan tembusannya kepada atasan langsung pengguna. Apabila akhirnya terjadi kehilangan arsip karena kelalaian pengguna, maka perlu dibuat berita acara kehilangan arsip dan bagi pengguna yang menghilangkan arsip bisa diberi sanksi sesuai dengan berat ringannya perbuatan yang dilakukan (pasal 83 mengenai sanksi dalam UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). 6. Penyimpanan Kembali Setelah arsip yang dipinjam dikembalikan, arsiparis atau pengelola arsip perlu melakukan penandaan pada sarana peminjaman baik yang berupa buku atau formulir peminjaman agar tidak menimbulkan kesalahpahaman dikemudian hari. Sebelum arsip disimpan kembali ke tempat semula, maka out indicator perlu diambil dan diberi catatan bahwa arsip telah kembali. Kemudian arsip ditempatkan dengan posisi yang benar.


32

DAFTAR PUSTAKA

ANRI. 1981. Surat Edaran Kepala ANRI. Nomor: SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah (Nomor 34 Tahun 1979) tentang Penyusutan Arsip. Jakarta. ANRI. 1983. Surat Edaran Kepala ANRI. Nomor: SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip. Jakarta. ANRI. 2000. Keputusan Kepala ANRI Nomor 03 Tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip. Jakarta. ANRI. 2000. Keputusan Kepala ANRI Nomor 10 Tahun 2000 tentang Standar Folder dan Guide Arsip. Jakarta. ANRI. 2000. Keputusan Kepala ANRI Nomor 11 Tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip. Jakarta. ANRI. 2000. Keputusan Kepala ANRI Nomor 12 Tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip. Jakarta. Basuki, Ari. 2009. Pengantar Manajemen Records Center (Pusat Arsip) Pointer Materi Diklat Arsip UGM. Yogyakarta. Dirjen Dikti, ANRI. 2002. Bahan Ajar Diklat Manajemen Arsip Dinamis. Manajemen Arsip Inaktif. Jakarta. Dirjen Dikti, ANRI. 2002. Bahan Ajar Diklat Manajemen Arsip Dinamis. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta. Dirjen Dikti, ANRI. 2002. Bahan Ajar Diklat Manajemen Arsip Inaktif. Jakarta. Kementrian Pendidikan Nasional. 2006. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta. Kementrian Pendidikan Nasional. 2006. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional Nomor 1 Tahun 2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Penyerahan Arsip Statis di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta. Machmoed Effendhie, dkk. 2002. Panduan Akses dan Layanan Kearsipan. Arsip UGM. Yogyakarta. Martono, Boedi. 1994. Penataan Berkas dalam manajemen Kearsipan. Pustaka Sinar Harapan. Jakarta. Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai. 2009. Bahan Ajar Diklat Manajemen Kearsipan. Sawangan. Pusdiklat Kemendiknas. 2009. Bahan Ajar Diklat Manajemen Kearsipan. Depok. Republik Indonesia. 1979. Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. Sekretariat Negara. Jakarta. Republik Indonesia. 2004. Keputusan Presiden RI Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis. Sekretariat Kabinet RI. Jakarta. Republik Indonesia. 2009. Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Sekretariat Negara. Jakarta. Rusidi. 2008. Artikel Mengenai Penanganan Arsip Tidak Teratur. Yogyakarta. UGM. 2009. Peraturan Rektor UGM. Nomor 408/P/SK/HT/2009 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan UGM. Yogyakarta. Wardoyo, Sauki Hadi. 2002. Terminologi Kearsipan Nasional. ANRI. Jakarta. 33

PANDUAN RINGKAS TATA KELOLA ARSIP INAKTIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS GADJAH MADA. Machmoed Effendhie. Zudimat. AL. Anung Nugroho

Recommend Documents