PENERAPAN PENGANGGARAN PADA BADAN USAHA BERBENTUK KOPERASI (STUDI KASUS KOPERASI KARYAWAN INDOCEMENT)
Oleh INNE WULANDARI H24102077
DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2006
34
ABSTRAK Inne Wulandari. H24102077. Penerapan Penganggaran Pada Badan Usaha Berbentuk Koperasi (Studi Kasus Koperasi Karyawan Indocement). Di bawah bimbingan Ali Mutasowifin. Koperasi Karyawan Indocement (KKI) merupakan koperasi terbaik tingkat nasional. Hal ini dibuktikan dengan penghargaan yang diterima KKI pada tahun 2005 sebagai Juara Satu Koperasi Terbaik Tingkat Nasional. Pada tahun 2005 total aset yang dimiliki KKI mencapai 33 milyar rupiah dan keuntungan yang diperoleh mencapai dua milyar rupiah. KKI merupakan koperasi berskala besar yang mempunyai tujuh unit, yang terdiri dari lima unit usaha (profit center) dan dua unit umum (cost center). Tujuh unit usaha KKI antara lain unit toko konsumsi (Kakai-mart), unit SPBU, unit simpan pinjam, unit jasa, unit bengkel (work shop). Dua unit umum KKI antara lain unit personalia dan unit akuntansi dan keuangan. Pada tahun 2006, KKI baru menerapkan penganggaran. Penelitian ini bertujuan (1) Mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan KKI menerapkan penganggaran pada tahun 2006, (2) Mengetahui prosedur penganggaran pada KKI, (3) Mengetahui mekanisme penganggaran pada KKI dilihat dari fungsi manajemen. Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif. Sumber data utama penelitian adalah kata-kata dan tindakan, selebihnya adalah data tambahan dalam bentuk sumber tertulis. Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara tidak terstruktur, pengamatan berperan serta dan pengamatan dokumen. Selain metode di atas, pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan key-informants technique. Teknik pemeriksaan keabsahan data menggunakan triangulasi, perpanjangan keikutsertaan, pengecekan anggota, uraian rinci dan metode perbandingan seperangkat kode dengan kedua koder menggunakan program CDC EZ-Text Versi 3.06. Faktor-faktor yang mendorong KKI menerapkan penganggaran terdiri dari faktor internal dan faktor eksternal. Faktor-faktor internal antara lain peningkatan biaya gaji, penurunan SHU dan Badan Pengawas KKI. Faktor-faktor eksternal antara lain: tuntutan PT. Indocement Tbk dan persaingan usaha. Proses penyusunan anggaran KKI menggunakan metode campuran (Top Down dan Bottom Up). Anggaran yang disusun KKI antara lain anggaran penjualan dan pengeluaran rutin unit (anggaran induk), simulasi anggaran, anggaran penjualan, anggaran biaya operasional, anggaran biaya administrasi, anggaran biaya umum dan anggaran pembelian aktiva. Fungsi anggaran KKI antara lain sebagai alat perencanaan, alat pengendalian dan pengukuran kinerja. Pengkoordinasian anggaran KKI dilakukan sesuai dengan struktrur organisasi KKI. Pelaksanaan anggaran pendapatan KKI merupakan tanggung jawab unit-unit usaha (profit center). Dalam pelaksanaan anggaran pengeluaran dan pembelian aktiva KKI, unit akuntansi dan keuangan memberikan informasi kepada Badan Pengurus mengenai anggaran. Hal ini dimaksudkan agar tidak terdapat pengeluaran dan pembelian aktiva yang over budget atau unbudget. Pengendalian anggaran KKI meliputi pengendalian akuntansi, pengendalian operasional dan pengendalian administrasi. Penyimpangan anggaran dengan realisasi (analisis variance) dapat dihitung realisasi − anggaran dengan rumus: = x100% . anggaran
35
PENERAPAN PENGANGGARAN PADA BADAN USAHA BERBENTUK KOPERASI (STUDI KASUS KOPERASI KARYAWAN INDOCEMENT)
SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor
Oleh INNE WULANDARI H241020277
DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2006
INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
36
DEPARTEMEN MANAJEMEN PENERAPAN PENGANGGARAN PADA BADAN USAHA BERBENTUK KOPERASI (STUDI KASUS KOPERASI KARYAWAN INDOCEMENT)
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI
pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor
Oleh INNE WULANDARI H24102077
Menyetujui, Juni 2006
Ali Mutasowifin, SE, M.Ak. Dosen Pembimbing
Mengetahui,
Dr.Ir.Jono M.Munandar, M.Sc. Ketua Departemen
Tanggal Ujian : 31 Mei 2006
Tanggal Lulus :
37
DAFTAR ISI ABSTRAK RIWAYAT HIDUP ........................................................................................ iii KATA PENGANTAR.................................................................................... iv DAFTAR ISI................................................................................................... vi DAFTAR TABEL .......................................................................................... viii DAFTAR GAMBAR...................................................................................... ix DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. x I. PENDAHULUAN ....................................................................................... 1 1.1. Latar Belakang ....................................................................................... 1 1.2. Rumusan Masalah .................................................................................. 4 1.3. Tujuan Penelitian ................................................................................... 5 1.4. Manfaat Penelitian ................................................................................. 5 II. TINJAUAN PUSTAKA............................................................................ 6 2.1. Koperasi ................................................................................................. 6 2.1.1. Pengertian Koperasi ...................................................................... 6 2.1.2. Prinsip-prinsip Koperasi ............................................................... 6 2.1.3. Karakteristik Utama Koperasi....................................................... 7 2.1.4. Jenis-jenis Koperasi ...................................................................... 8 2.1.5. Perangkat Organisasi Koperasi ..................................................... 8 2.2. Anggaran ................................................................................................ 9 2.2.1. Pengertian Anggaran..................................................................... 9 2.2.2. Fungsi Anggaran ........................................................................... 11 2.2.3. Klasifikasi Anggaran..................................................................... 13 2.2.4. Metode Pembuatan Anggaran ....................................................... 18 2.2.5. Langkah-langkah Penyusunan Anggaran...................................... 18 2.3. Penganggaran ......................................................................................... 21 2.3.1. Pengertian Penganggaran .............................................................. 21 2.3.2. Tujuan Penganggaran.................................................................... 21 2.3.3. Proses Penganggaran..................................................................... 23 2.3.4. Akuntansi Pertanggungjawaban.................................................... 25 III. METODOLOGI PENELITIAN ............................................................ 27 3.1. Kerangka Pemikiran............................................................................... 27 3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ................................................................. 28 3.3. Jenis dan Sumber Data ........................................................................... 28 3.3.1. Kata-kata dan Tindakan ................................................................ 28 3.3.2. Sumber Tertulis............................................................................. 29 3.3.3. Data Statistik ................................................................................. 29 3.4. Analisis dan Interpretasi Data ................................................................ 29 3.5. Kriteria dan Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data................................ 30 3.5.1. Perpanjangan Keikutsertaan.......................................................... 30 3.5.2. Triangulasi .................................................................................... 31
38
3.5.3. Pengecekan Anggota..................................................................... 31 3.5.4. Uraian Rinci .................................................................................. 32 3.5.5. Metode Perbandingan Seperangkat Kode Dengan Kedua Koder . 32 IV. HASIL DAN PEMBAHASAN................................................................ 33 4.1. Profil Koperasi Karyawan Indocement.................................................. 33 4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Koperasi Karyawan Indocement ......... 33 4.1.2. Struktur Organisasi .......................................................................... 34 4.1.3. Bidang Usaha dan Kegiatan KKI..................................................... 39 4.2. Faktor-faktor Yang Mendorong KKI Menggunakan Penganggaran ..... 43 4.3. Proses Penyusunan Anggaran ................................................................ 50 4.4. Jadwal Kegiatan Penyusunan Anggaran KKI ........................................ 57 4.5. Pusat Pertanggungjawaban .................................................................... 58 4.6. Anggaran KKI........................................................................................ 58 4.7. Fungsi Anggaran KKI ............................................................................ 61 4.8. Pengkoordinasian Anggaran KKI .......................................................... 62 4.9. Pelaksanaan Anggaran KKI ................................................................... 63 4.10. Pengendalian Anggaran KKI ............................................................... 65 4.11. Model PenganggaranYang Efektif....................................................... 66 V. KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................. 69 5.1. Kesimpulan ............................................................................................ 69 5.2. Saran....................................................................................................... 70 DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 72 LAMPIRAN.................................................................................................... 73
39
DAFTAR TABEL
No
Halaman
1. Pinjaman pendidikan KKI.......................................................................... 40 2. Besar pinjaman berdasarkan eselon ........................................................... 40 3. Ketentuan pinjaman KKI ........................................................................... 41 4. Plafon belanja KaKai Mart......................................................................... 41 5. Perincian biaya gaji Unit Jasa KKI ............................................................ 44 6. Perbandingan account title baru dengan account title lama....................... 44 7. Pembagian SHU KKI................................................................................. 48 8. Jumlah anggota KKI .................................................................................. 48 9. Jadwal penyusunan anggaran KKI............................................................. 57 10. Pengendalian anggaran KKI ...................................................................... 65
40
DAFTAR GAMBAR
No
Halaman
1. Bagan hubungan anggaran operasional dengan anggaran keuangan ........... 16 2. Proses penganggaran.................................................................................... 23 3. Following the budgeting model ................................................................... 24 4. Kerangka pemikiran ..................................................................................... 27 5. Struktur organisasi Koperasi Karyawan Indocement................................... 38 6. Proses penyusunan anggaran KKI 2006 ...................................................... 56
41
DAFTAR LAMPIRAN
No
1. 2. 3. 4. 5.
Halaman
Format anggaran lama KKI........................................................................ 73 Hasil wawancara ........................................................................................ 74 Hasil pengujian reliabilitas......................................................................... 107 Identitas informan KKI .............................................................................. 110 Anggaran Unit KKI.................................................................................... 111
42
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Bandung, pada tanggal 12 Februari 1985. Penulis merupakan anak pertama dari tiga bersaudara, pasangan Mohamad Samin, SH dan Siti Maria N. Penulis menyelesaikan pendidikan di TK Pertiwi II Bandung pada tahun 1990, Sekolah Dasar Negeri Loji I pada tahun 1996, Sekolah Menengah Pertama Negeri 3 Bogor pada tahun 1999 dan Sekolah Menegah Umum Negeri 3 Bogor pada tahun 2002. Kemudian, pada tahun 2002 penulis diterima di Institut Pertanian Bogor melalui jalur Undangan Seleksi Masuk Institut Pertanian Bogor (USMI) di Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen. Selama mengikuti perkuliahan, penulis aktif dalam kegiatan akademik dan organisasi mahasiswa. Pada tahun 2004, penulis aktif dalam Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Manajemen (BEM FEM) sebagai Ketua Departemen Administrasi Kesekretariatan dan Keuangan. Selain itu penulis terpilih menjadi Ketua Panitia FEMILY DAY DIES NATALIS FEM III. Pada tahun 2006, penulis mengikuti Program Kreatifitas Mahasiswa Penelitian Tingkat Nasional dan memperoleh pendanaan dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi DEPDIKNAS.
43
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb. Bismillaahirrohmaanirrohiim, Segala puji senantiasa dipanjatkan ke khadirat Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Skripsi ini disusun sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor. Perkembangan perekonomian Indonesia dan persaingan usaha yang semakin ketat menyebabkan Koperasi Karyawan Indocement menerapkan penganggaran pada tahun 2006. Proposal Penelitian ini berjudul “Penerapan Penganggaran Pada Badan Usaha Berbentuk Koperasi (Studi Kasus Koperasi Karyawan Indocement)”. Penyusunan skripsi ini banyak dibantu oleh berbagai pihak baik secara moril maupun materiil. Oleh karena itu, maka perkenankanlah penulis menyampaikan rasa hormat, kasih sayang dan terima kasih yang setinggitingginya kepada: 1. Ibunda dan Ayahanda tercinta yang selalu mendoakan dan telah memberikan segalanya kepada penulis, dengan penuh pengorbanan dan kasih sayang. Adik-adikku Aris dan Gayo yang selalu memberikan keceriaan dan kegembiraan kepada penulis. 2. Ali Mutasowifin, SE, M.Ak sebagai dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, saran, motivasi dan pengarahan kepada penulis. 3. Wita Juwita, STp, MM dan Beatrice Mantoroadi, SE.Ak., MM. atas kesediaannya meluangkan waktu untuk menjadi dosen penguji. 4. Seluruh staf pengajar dan karyawan/wati di Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen IPB. 5. Jean Christopel Prihyanto, SE sebagai Ketua Badan Pengawas Koperasi Karyawan Indocement (KKI), Bapak Eko Daryono sebagai Kepala Bidang
44
Usaha, Surono, SE sebagai Kepala Bidang Akuntansi dan Keuangan yang telah memberikan informasi dan bimbingan kepada penulis. 6. Seluruh staf karyawan KKI, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah memberikan informasi, semangat, kegembiraan dan keceriaan kepada penulis. 7. Keluarga besar Mbah, Pa’de Nono, Bu’de Dini, Tante Tin, Om Heri, Tante Ita, Om Agus, Om Yanto dan Tante Reine yang memberikan dukungan moril dan materil kepada penulis. Penulis sangat beruntung mempunyai saudara-saudara yang sangat membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi. 8. Iwan Hermawan, SE yang selalu mendampingi penulis dengan penuh do’a, kesetiaan, kesabaran, pengertian sehingga menjadikan kekuatan dan hari-hari penulis lebih berarti. 9. Sahabat-sahabat yang penulis kenal semenjak tiga tahun yang lalu, Iwed, Via, Ida, Mutia, Ikoh, Utie, Imel, Desi, Manal dan Meis. Hari-hari yang penulis lewati tidaklah berarti tanpa kehadiran kalian. Persahabatan kita tidak ternilai dengan apapun. 10. Teman-teman bimbingan skripsi, Wira dan Nurul yang saling memberikan semangat dan bantuan dalam menyelesaikan skripsi. Serta teman-teman Manajemen 39, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terima kasih untuk kebersamaan dan keeratannya selama masa perkuliahan yang tidak akan terlupakan. Tidak ada gading yang tak retak. Penulis menyadari dengan segala keterbatasan yang ada, skripsi ini tidak terhindar dari berbagai kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran konstruktif diperlukan untuk hal yang lebih baik. Akhirnya, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi kemaslahatan umat dan bernilai ibadah dalam pandangan ALLAH SWT. Amien.
Bogor, Juni 2006
Penulis
45
I. PENDAHULUAN 1.1.
Latar Belakang
Terdapat beberapa bentuk badan usaha yang digunakan untuk menjalankan kegiatan ekonomi, seperti Perseroan Terbatas atau PT, Maatschap atau persekutuan, VOF atau Vennootschap Onder Firma atau Fa, CV atau Commanditaire Vennootschap dan Koperasi. Pengertian PT terdapat dalam pasal 1 ayat (1) Undang-Undang Nomor 1 Tahun 1995. PT adalah badan hukum yang didirikan berdasarkan perjanjian, melakukan kegiatan usaha dengan modal dasar yang seluruhnya terbagi dalam saham, dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam undang-undang ini serta peraturan pelaksanaannya. Pengertian persekutuan menurut Kitab UndangUndang Hukum Perdata, adalah suatu persetujuan di mana dua orang atau lebih mengikatkan diri untuk memasukkan sesuatu ke dalam persekutuan, dengan maksud untuk membagi keuntungan yang terjadi karenanya. Firma adalah bentuk pemitraan yang umummya digunakan dalam bidang komersial seperti usaha perdagangan dan pelayanan. Firma diatur dalam Pasal 16 sampai Pasal 35 Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (KUHD). Pasal 19 KUHD menyatakan bahwa CV adalah pemitraan yang terdiri dari satu atau lebih mitra biasa atau satu atau lebih mitra diam (komanditer), yang secara pribadi bertanggung jawab untuk semua utang pemitraan (Widjaya, 2000). Koperasi adalah badan usaha yang mengorganisasi pemanfaatan dan pendayagunaan sumber daya ekonomi para anggotanya atas dasar prinsipprinsip koperasi dan kaidah usaha ekonomi untuk meningkatkan taraf hidup anggota pada khususnya dan masyarakat daerah kerja pada umumnya, dengan demikian koperasi merupakan gerakan ekonomi rakyat dan soko guru perekonomian nasional (Ikatan Akuntan Indonesia, 2002). Koperasi merupakan bentuk badan usaha yang sesuai untuk diterapkan di Indonesia.
46
Hal tersebut diperkuat oleh Undang-Undang Dasar 1945 BAB XIV Perekonomian Nasional dan Kesejahteraan Sosial Pasal 33 yang tercantum sebagai berikut: 1.
Perekonomian disusun sebagai usaha bersama berdasar atas asas kekeluargaan.
2.
Cabang-cabang produksi yang penting bagi negara dan menguasai hajat hidup orang banyak dikuasai oleh negara.
3.
Bumi dan air dan kekayaan alam yang terkandung didalamnya dikuasai oleh negara dan dipergunakan untuk sebesar-besarnya kemakmuran rakyat.
4.
Perekonomian nasional diselenggarakan berdasar atas demokrasi ekonomi
dengan
prinsip
kebersamaan,
efisiensi
berkeadilan,
berkelanjutan, berwawasan lingkungan, kemandirian serta dengan menjaga keseimbangan dan kemajuan dan kesatuan ekonomi nasional. 5.
Ketentuan lebih lanjut mengenai pelaksanaan pasal ini diatur dalam undang-undang.
Dalam Pasal 33 tercantum dasar demokrasi ekonomi, kegiatan produksi dikerjakan oleh semua, untuk semua di bawah pimpinan anggota-anggota masyarakat.
Kemakmuran
masyarakatlah
yang
diutamakan,
bukan
kemakmuran orang-seorang. Oleh karena itu perekonomian disusun sebagai usaha bersama berdasar atas asas kekeluargaan. Badan usaha yang sesuai dengan pernyataan tersebut ialah koperasi. UUD 1945 Pasal 33 merupakan sumber hukum dalam pembentukan koperasi. Koperasi berlandaskan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945 serta berlandaskan atas asas kekeluargaan. Pengertian dan pengaturan Koperasi dilengkapi dan disempurnakan dengan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1992 mengenai Perkoperasian. PT, persekutuan, firma dan CV merupakan badan usaha yang mempunyai tujuan utama untuk memperoleh keuntungan yang sebesarbesarnya. Di sisi lain, koperasi mempunyai tujuan yang lebih luas dibandingkan dengan badan usaha lainnya. Koperasi bertujuan memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya serta
47
ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil dan makmur berlandaskan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945 (UU No. 25/1992 mengenai Perkoperasian). Menurut Hendar dan Kusnadi (1999), koperasi memiliki keunggulan komparatif dari badan usaha lain nonkoperasi, yaitu : 1.
Economies of Scale
2.
Competition
3.
Inter-Linkage Market
4.
Participation
5.
Transaction Cost
6.
Reduksi terhadap risiko ketidakpastian Pada masa sekarang ini banyak koperasi yang bertujuan untuk
mencari keuntungan sebesar-besarnya dan melupakan tujuan utamanya yaitu mensejahterakan anggotanya. Di sisi lain, koperasi memiliki kelemahan dibandingkan dengan badan usaha lain. Beberapa kelemahan koperasi dapat dilihat dari prinsip-prinsip koperasi. Menurut Hendar dan Kusnadi (1999), kelemahan prinsip itu adalah : 1.
Prinsip keanggotaan bersifat terbuka dan sukarela.
2.
Prinsip kontrol secara demokratis.
3.
Prinsip pembagian sisa hasil usaha berdasarkan jasa anggota.
4.
Prinsip bunga yang terbatas atas modal.
Selain dari segi prinsip, kelemahan koperasi dapat dilihat dari manajemen yang tidak profesional. Dampak dari manajemen koperasi yang tidak profesional dapat menyebabkan penurunan laba dan kesejahteraan anggota koperasi. Untuk mencapai tujuan utamanya dan memperbaiki kelemahan kelemahan koperasi, dibutuhkan partisipasi langsung dari pihak manajemen. Melalui fungsi-fungsi manajemen, pihak manajemen langsung terlibat dalam membuat strategi baik jangka pendek maupun jangka panjang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Fungsi-fungsi manajemen atau yang lebih dikenal dengan POAC terdiri dari Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (pengarahan) dan Controlling (pengendalian).
48
Salah satu cara untuk memaksimalkan fungsi manajemen dalam mencapai tujuan, koperasi dapat menggunakan penganggaran. Peran penganggaran sangat penting untuk semua badan usaha, termasuk koperasi. Pada awal tahun 2006 penganggaran baru diterapkan di Koperasi Karyawan Indocement (KKI). Pada tahun 2005 KKI belum menerapkan penganggaran, tetapi KKI berhasil mendapatkan juara satu Koperasi Terbaik Tingkat Nasional. KKI memiliki lima unit usaha yang menghasilkan laba dan dua unit umum sebagai pusat biaya. Lima unit usaha antara lain : unit toko konsumsi (Kakai-mart), unit SPBU, unit jasa (jasa kebersihan dan kantin), unit workshop, unit simpan pinjam. Dua unit umum yaitu unit personalia dan unit akuntansi dan keuangan. Penelitian ini akan mengungkapkan faktor-faktor yang mempengaruhi KKI untuk menggunakan penganggaran pada tahun 2006. Di samping itu penelitian ini akan mendeskripsikan proses penyusunan anggaran sampai pengesahan
anggaran
dan
mekanisme penganggaran. Penganggaran
diharapkan dapat meningkatkan laba koperasi sehingga memberikan kesejahteraan kepada anggotanya. Berdasarkan uraian dan permasalahan di atas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul: “Penerapan Penganggaran Pada Badan Usaha Berbentuk Koperasi” studi kasus pada Koperasi Karyawan Indocement. 1.2. Rumusan Masalah
Untuk memperjelas permasalahan yang akan dibahas berdasarkan pada latar belakang masalah di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut : 1.
Mengapa
Koperasi
Karyawan
Indocement
menggunakan
penganggaran pada tahun 2006. 2.
Bagaimana proses penyusunan anggaran pada Koperasi Karyawan Indocement.
3.
Bagaimana
mekanisme
penganggaran
dilihat
dari
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian anggaran Koperasi Karyawan Indocement.
fungsi pada
49
1.3. Tujuan Penelitian
Penelitian ini dimaksudkan untuk membandingkan antara teori yang didapat dari perkuliahan dan literatur yang penulis pelajari, dengan keadaan atau kondisi yang sesungguhnya terjadi dalam penyusunan dan penerapan anggaran. Tujuan penelitian ini adalah: 1.
Mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan Koperasi Karyawan Indocement menggunakan penganggaran.
2.
Mengetahui proses penyusunan anggaran pada Koperasi Karyawan Indocement.
3.
Mengetahui mekanisme penganggaran pada Koperasi Karyawan Indocement dilihat dari fungsi pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian anggaran.
1.3.
Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi : 1.
Perusahaan Sebagai masukan yang bermanfaat bagi manajemen koperasi untuk mengadakan perbaikan-perbaikan yang mungkin diperlukan dalam upaya meningkatkan efektivitas dan efisiensi penerapan anggaran yang telah disusun dan dilaksanakan oleh Koperasi Karyawan Indocement.
2.
Penulis Mengaplikasikan teori yang telah didapatkan selama perkuliahan berlangsung.
Menambah
wawasan
dan
pengetahuan
mengenai
penyusunan, penerapan dan pelaksanaan anggaran pada Koperasi Karyawan Indocement. 3.
Umum Menambah referensi bagi kalangan mahasiswa atau masyarakat lainnya dalam melakukan penelitian yang berhubungan dan berkaitan dengan tema yang sama.
50
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Koperasi 2.1.1. Pengertian Koperasi
Menurut UU No.25 tahun 1992, koperasi didefinisikan sebagai “Badan usaha yang beranggotakan orang seorang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip-prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas asas kekeluargaan”. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2002) : “Koperasi adalah badan usaha yang mengorganisasikan pemanfaatan dan pendayagunaan sumber daya ekonomi para anggotanya atas dasar prinsip-prinsip koperasi dan kaidah usaha ekonomi untuk meningkatkan taraf hidup anggota pada khususnya dan masyarakat daerah kerja pada umumya, dengan demikian koperasi merupakan gerakan ekonomi rakyat dan soko guru perekonomian nasional”. 2.1.2. Prinsip-prinsip Koperasi
Hendar dan Kusnadi (1999), mengemukakan bahwa prinsip-prinsip koperasi antara lain : 1. Keanggotaan yang bersifat terbuka (open memberships and voluntary); 2. Pengawasan secara demokratis (democratic control); 3. Bunga yang terbatas atas modal (limited interest of capital); 4. Pembagian SHU yang sesuai dengan jasa anggota (proportional distribution of surplus); 5. Penjualan dilakukan sesuai dengan harga pasar yang berlaku dan secara tunai (trading in cash); 6. Tidak ada diskriminasi berdasarkan ras, suku, agama, dan politik (political, racial,religion, neutrality); 7. Barang-barang yang dijual harus merupakan barang-barang yang asli, tidak rusak atau palsu (adulted goods forbidden to sell);
51
8. Pendidikan terhadap anggota secara berkesinambungan (promotion of education).
2.1.3. Karakteristik Utama Koperasi
Karakteristik utama koperasi yang membedakannya dengan badan usaha lain adalah bahwa anggota koperasi memiliki identitas ganda (the dual identity of member), yaitu anggota sebagai pemilik dan sekaligus pengguna jasa koperasi (user own oriented firm). Karakteristik utama koperasi menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2002): 1. Koperasi dimiliki oleh anggota yang bergabung atas dasar sedikitnya ada satu kepentingan ekonomi yang sama; 2. Koperasi didirikan dan dikembangkan berlandaskan nilai-nilai percaya diri untuk menolong dan bertanggung jawab kepada diri sendiri, kesetiakawanan, keadilan, persamaan dan demokrasi. Selain itu anggota-anggota koperasi percaya pada nilai kejujuran, keterbukaan, tanggung jawab sosial dan kepedulian terhadap orang lain; 3. Koperasi didirikan, dimodali, dibiayai, diatur, dan diawasi serta dimanfaatkan sendiri oleh anggotanya; 4. Tugas pokok badan usaha koperasi adalah menunjang kepentingan ekonomi anggotanya dalam rangka memajukan kesejahteraan anggota (promotion of the members’ welfare); 5. Jika terdapat kelebihan kemampuan pelayanan koperasi kepada anggotanya maka kelebihan kemampuan pelayanan tersebut dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat yang nonanggota koperasi.
52
2.1.4. Jenis-jenis Koperasi
Menurut Hendar dan Kusnadi (1999) terdapat lima jenis koperasi antara lain : 1. Koperasi Simpan Pinjam (KSP)\ Koperasi Kredit Sesuai peraturan pemerintah nomor 9 Tahun 1995 pasal 1, bahwa koperasi simpan pinjam adalah koperasi yang kegiatannya hanya usaha simpan pinjam. 2. Koperasi Konsumen Koperasi konsumen menyalurkan barang-barang konsumsi kepada para anggota dengan harga yang layak, berusaha membuat sendiri barang-barang konsumsi untuk keperluan anggota dan di samping pelayanan untuk anggota, Koperasi Konsumen juga boleh melayani umum. 3. Koperasi Produsen Koperasi Produsen adalah koperasi yang anggotanya orang-orang yang mampu menghasilkan barang. 4. Koperasi Pemasaran Koperasi Pemasaran adalah koperasi yang beranggotakan orangorang yang mempunyai kegiatan di bidang pemasaran barangbarang dagang. 5. Koperasi Jasa Koperasi Jasa didirikan untuk memberikan pelayanan (jasa) kepada anggotanya. 2.1.5. Perangkat Organisasi Koperasi
Menurut Sitio (2001), perangkat koperasi dipandang sebagai suatu sistem yang terdiri dari tiga sub-sistem, yaitu : 1. Rapat Anggota
53
Merupakan kekuasaan tertinggi dalam koperasi, sehingga rapat anggota berhak meminta keterangan dari pertanggungjawaban pengurus dan pengawas mengenai pengelolaan koperasi. Adapun persyaratan, tata cara dan tempat penyelenggaraan rapat anggota diatur dalam Anggaran Dasar Koperasi.
2. Pengurus Pengurus dipilih oleh anggota koperasi dalam rapat anggota yang merupakan pemegang kuasa rapat anggota. Pengurus bertanggung jawab mengenai segala kegiatan pengelolaan organisasi koperasi dan usahanya, dalam hal ini pengurus dapat mengangkat pengelola/badan pelaksana/manajer/direksi/yang berwewenang dan kuasa utamanya dalam mengelola usahanya. 3. Pengawas Pengawas dipilih dari oleh anggota koperasi dalam rapat anggota yang bertugas melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan
dan/atau
pengelola
koperasi.
Tentang
hasil
pengawasannya harus dirahasiakan kepada pihak ketiga.
2.2. Anggaran 2.2.1. Pengertian Anggaran
Budget atau anggaran merupakan suatu alat manajemen yang penting dalam perencanaan dan pengendalian keuangan perusahaan. Anggaran menggambarkan perkiraan-perkiraan dan taksiran-taksiran yang sangat teliti mengenai penerimaan-penerimaan kas, pendapatan operasi, biaya operasi, pengeluaran kas, laba dan penggunaan modal untuk suatu periode waktu tertentu. Pengertian anggaran yang dikemukakan oleh para ahli sangat bervariasi, tetapi secara umum pengertian-pengertian tersebut mempunyai arah dan tujuan yang sama. Brookson (2002) menyatakan bahwa : “A budget is a plan for future activities. It can be expressed in a number of ways, but usually it
54
describes all of a business in financial terms. It is the yardstick by which an organization’s performance is measured”. Adisaputro (2000) menyatakan
bahwa:
“Business
budget,
orang
sering
menterjemahkannya menjadi anggaran perusahaan, adalah rencana tentang kegiatan perusahaan. Rencana ini meliputi berbagai kegiatan operasional yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain. Dari pernyataan-pernyataan yang dikemukakan di atas, dapat disimpulkan bahwa anggaran merupakan suatu rencana kegiatan perusahaan atau perencanaan manajemen yang dinyatakan secara kuantitatif untuk periode yang akan datang. Jika diuraikan dapat diambil unsur-unsur tertentu yaitu: 1. Rencana, artinya anggaran merupakan suatu rencana karena anggaran adalah penentuan terlebih dahulu mengenai kegiatankegiatan yang akan dilaksanakan oleh perusahaan pada masa yang akan datang. Dalam melakukan perencanaan, manajemen harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat dikendalikan dan yang tidak
dapat
dikendalikan.
Faktor-faktor
tersebut
sangat
berpengaruh kepada kegiatan operasi perusahaan pada masa yang akan datang. 2. Formal dan meliputi seluruh kegiatan perusahaan. Formal artinya anggaran tersebut disusun dengan sengaja dan dalam bentuk tertulis. Menyeluruh artinya mencakup semua kegiatan yang akan dilakukan oleh semua bagian yang ada dalam perusahaan. Dengan demikian anggaran dapat dijadikan sebagai pedoman kerja, alat pengkoordinasian, dan alat pengendalian kerja semua kegiatan perusahaan. 3. Dinyatakan dalam suatu moneter, yaitu satuan yang dapat diterapkan pada berbagai kegiatan perusahaan yang beraneka ragam. Hal ini perlu dilakukan, mengingat bahwa masing-masing kegiatan perusahaan yang beraneka ragam mempunyai kesatuan unit yang berbeda-beda. Sebagai contoh, anggaran bahan baku
55
mempunyai satuan hitung ton/kg, anggaran tenaga kerja dihitung dengan
manhours,
maka
tidak
akan
diperoleh
anggaran
menyeluruh bila yang dijumlahkan adalah ton bahan baku dan manhours. Oleh karena itu angka-angka dalam anggaran tersebut harus diubah dalam bentuk satuan uang. Sehingga memungkinkan untuk dijumlahkan, diperbandingkan dan dianalisa lebih lanjut. 4. Alokasi sumber daya artinya selain menyusun rencana pendapatan dan biaya operasi untuk waktu yang akan datang, perusahaan juga membuat perencanaan mengenai sumber-sumber modal yang akan digunakan dalam operasi perusahaan secara efisien untuk memaksimalkan laba. Selain itu perencanaan sumber-sumber modal yang akan diinvestasikan pada kegiatan operasi juga sangat dibutuhkan. 5. Jangka waktu tertentu yang akan datang, yang menunjukan bahwa apa yang dimuat di dalam anggaran yaitu rencana kegiatan perusahaan yang berlaku untuk periode yang akan datang. 2.2.2. Fungsi Anggaran Perusahaan memiliki orientasi ke masa depan dan memikirkan apa yang mungkin dilakukan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Aktivitas-aktivitas perusahaan akan berhasil apabila ditunjang dengan kebijakan-kebijakan yang terarah dan dibantu oleh perencanaan-perencanaan yang matang. Anggaran menurut Harahap (2001) mempunyai beberapa kegunaan, sebagai berikut : 1.
Agar setiap orang mengetahui arah yang akan dicapai perusahaan/lembaga.
2.
Sebagai pedoman (stewardship, guidance) dalam melaksanakan tugas yang akan dicapai.
3.
Sebagai alat penting dalam pelaksanaan pengawasan.
4.
Sebagai
alat
menterjemahkan
perusahaan/lembaga.
filosofi
dan
tujuan
utama
56
5.
Sebagai media untuk menilai prestasi (standard of peformance) perusahaan dan orang-orangnya baik dalam merumuskan tujuan maupun dalam mencapainya.
6.
Dapat meningkatkan partisipasi karyawan.
7.
Kita lebih “aware” terhadap prestasi yang terbaik.
8.
Memaksa perlunya kebijakan dasar.
9.
Memaksa perlunya struktur organisasi yang baik/ pertumbuhan yang baik.
10. Memaksa partisipasi semua pihak. 11. Menciptakan harmoni antar bagian. 12. Memaksa manajemen memperhatikan prestasi terbaik. 13. Memaksa perlunya data akuntansi akurat. 14. Mendorong efisiensi segala bidang. 15. Perlunya pertimbangan yang matang untuk setiap policy. 16. Mengurangi biaya karena berkurangnya supervisor. 17. Pimpinan puncak bebas dari urusan rutin sehari-hari. 18. Menghilangkan ketidakpastian/kekeliruan di dalam perusahaan. 19. Menunjukkan perbedaan efisiensi dan ketidakefisienan. 20. Mendorong pengertian antara atasan dan bawahan. 21. Memfokuskan perhatian eksekutif pada hal-hal strategis. 22. Memaksa dilaksanakannya set analysis dalam perusahaan. 23. Persyaratan meminjam ke Bank. 24. Dapat mencek kemajuan kerja. 25. Dapat meningkatkan citra perusahaan kepada masyarakat. 26. Memenuhi persyaratan dari lembaga-lembaga pengatur misalnya : Bank Indonesia, Bapepam, Departemen Keuangan, dan lain-lain. Anggaran memiliki fungsi yang sama dengan manajemen yang meliputi fungsi perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. Hal ini disebabkan anggaran mempunyai fungsi sebagai alat manajemen dalam melaksanakan fungsinya. Menurut Nafarin (2004), fungsi-fungsi anggaran antara lain :
57
1. Fungsi Perencanaan Anggaran merupakan alat perencanaan tertulis yang menuntut pemikiran teliti, karena anggaran memberikan gambaran yang lebih nyata/jelas dalam unit dan uang. 2. Fungsi Pelaksanaan Anggaran merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan secara selaras dalam mencapai
tujuan
(laba).
Jadi
anggaran
penting
untuk
menyelaraskan (koordinasi) setiap bagian kegiatan, seperti bagian pemasaran, bagian umum, bagian produksi dan bagian keuangan. Apabila salah satu bagian (departemen) saja tidak dapat melaksanakan tugas sesuai dengan yang direncanakan, maka bagian lain juga tidak dapat melaksanakan tugasnya sesuai rencana. Dengan demikian tiap bagian harus melaksanakan tugasnya secara selaras,
terarah,
dan
terkoordinasi,
sesuai
dengan
yang
direncanakan atau yang telah ditetapkan dalam anggaran. 3. Fungsi Pengawasan Anggaran merupakan alat pengendalian/pengawasan (controling). Pengawasan berarti melakukan evaluasi (menilai) atas pelaksanaan pekerjaan, dengan cara : a. Membandingkan realisasi dengan rencana (anggaran). b. Melakukan tindakan perbaikan apabila dipandang perlu (jika ada penyimpangan yang merugikan). 2.2.3. Klasifikasi Anggaran
Suatu paket anggaran yang lengkap terdiri atas beberapa jenis anggaran. Paket anggaran yang lengkap tersebut dinamakan anggaran induk (Master budget). Anggaran induk merupakan suatu jaringan kerja yang mencakup berbagai macam anggaran terpisah tetapi saling berhubungan
satu
dengan
yang
lainnya.
Anggaran
dapat
dikelompokkan dari beberapa sudut pandangan antara lain sebagai berikut (Nafarin, 2004) : 1. Menurut dasar penyusunannya, anggaran terdiri dari:
58
a. Anggaran Variabel, yaitu anggaran yang disusun berdasarkan interval (kisaran) kapasitas (aktivitas) tertentu. b. Anggaran Tetap, yaitu anggaran yang disusun berdasarkan suatu tingkat kapasitas tertentu. 2. Menurut cara penyusunannya, anggaran terdiri dari : a. Anggaran periodik adalah anggaran yang disusun untuk satu periode tertentu umumnya satu tahun yang disusun setiap akhir periode anggaran. b. Anggaran kontinyu adalah anggaran yang dibuat untuk memperbaiki anggaran yang telah dibuat, misalnya tiap bulan diadakan perbaikan, sehingga anggaran yang dibuat dalam setahun mengalami perubahan. 3. Menurut jangka waktu, anggaran terdiri dari: a. Anggaran jangka pendek adalah anggaran yang dibuat dengan jangka waktu paling lama sampai satu tahun. b. Anggaran jangka panjang adalah anggaran yang dibuat untuk jangka waktu lebih dari satu tahun. Anggaran jangka panjang diperlukan sebagai dasar penyusunan anggaran jangka pendek. 4. Menurut bidangnya, anggaran terdiri dari : Anggaran operasional dan anggaran keuangan bila dipadukan disebut anggaran induk (master budget). Anggaran induk merupakan konsolidasi rencana keseluruhan. a. Anggaran operasional adalah anggaran untuk menyusun anggaran laba rugi. Anggaran operasional terdiri dari : anggaran penjualan, anggaran biaya pabrik, anggaran beban usaha, anggaran laporan laba rugi. b. Anggaran
keuangan
adalah
anggaran
untuk
menyusun
anggaran neraca. Anggaran keuangan terdiri dari : anggaran kas, anggaran piutang, anggaran persediaan, anggaran utang, anggaran neraca. 5. Menurut kemampuan menyusun, anggaran terdiri dari :
59
a. Anggaran komprehensif merupakan rangkaian dari berbagai macam yang disusun secara lengkap. b. Anggaran parsial adalah anggaran yang disusun tidak secara lengkap, anggaran yang hanya menyusun bagian anggaran tertentu saja. 6. Menurut fungsinya, anggaran terdiri dari : a. Anggaran apropriasi (appropriation budget) adalah anggaran yang dibentuk bagi tujuan tertentu dan tidak boleh digunakan untuk tujuan lain. b. Anggaran kinerja (performance budget) adalah anggaran yang disusun berdasarkan fungsi kegiatan yang dilakukan dalam organisasi.
60
Ramalan Penjualan
Anggaran Penjualan
Anggaran Beban Usaha
Anggaran Piutang
Anggaran Persediaan
Anggaran Biaya Bahan Baku
Anggaran Produksi
Anggaran Biaya Tenaga Kerja
Anggaran Biaya Overhead Pabrik
Anggaran Laporan Laba Rugi
Anggaran Utang
Anggaran Kas
Anggaran Modal Sendiri
Anggaran Neraca
Gambar 2.1. Bagan hubungan anggaran operasional dengan anggaran keuangan (Nafarin, 2004) Keterangan: Tulisan cetak tebal : anggaran keuangan Tulisan cetak biasa : anggaran operasional
Anggaran Akumulasi Depresiasi Aktiva tetap
61
Dari gambar 2.1. dapat dijelaskan proses hubungan anggaran operasional dengan anggaran keuangan sebagai berikut : a. Anggaran penjualan dibuat berdasarkan ramalan penjualan. b. Anggaran beban usaha (anggaran beban penjualan) dibuat berdasarkan anggaran penjualan. c. Anggaran piutang dibuat berdasarkan anggaran penjualan. d. Anggaran produksi dibuat berdasarkan anggaran penjualan dan anggaran persediaan. e. Anggaran biaya bahan baku, anggaran biaya tenaga kerja langsung, anggaran biaya overhead pabrik dibuat berdasarkan anggaran produksi. f. Anggaran laporan laba rugi dibuat berdasarkan anggaran penjualan, anggaran beban usaha, anggaran biaya bahan baku, anggaran biaya tenaga kerja langsung, dan anggaran biaya overhead pabrik. g. Anggaran cadangan depresiasi aktiva tetap dibuat berdasarkan anggaran beban usaha, dan anggaran biaya overhead pabrik. h. Anggaran utang dibuat berdasarkan anggaran biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan anggaran biaya overhead pabrik. i. Anggaran modal sendiri dibuat berdasarkan anggaran laporan laba rugi. j.
Anggaran kas dibuat berdasarkan anggaran utang, anggaran piutang, anggaran penjualan, anggaran beban usaha, anggaran biaya bahan baku, anggaran tenaga kerja langsung, dan anggaran biaya overhead pabrik.
k.
Anggaran neraca dibuat berdasarkan anggaran kas, anggaran piutang, anggaran persediaan, anggaran cadangan depresiasi aktiva tetap, dan anggaran modal sendiri.
62
2.2.4. Metode Pembuatan Anggaran
Menurut Harahap (2001), Ditinjau dari siapa yang membuatnya maka penyusunan anggaran dapat dilakukan dengan cara: 1. Otoriter atau top down Dalam metode Otoriter, anggaran disusun dan ditetapkan sendiri oleh pimpinan dan anggaran inilah yang harus dilaksanakan bawahan tanpa keterlibatan bawahan dalam penyusunanya. 2. Demokrasi atau bottom up Dalam metode Demokrasi anggaran disusun berdasarkan hasil keputusan karyawan. Anggaran disusun mulai dari bawahan sampai ke atasan. Bawahan diserahkan sepenuhnya menyusun anggaran yang akan dicapainya di masa yang akan datang. 3. Campuran atau top down dan bottom up Metode ini adalah campuran dari kedua metode di atas. Di sini perusahaan menyusun anggaran dengan memulainya dari atas dan kemudian untuk selanjutnya dilengkapi dan dilanjutkan oleh karyawan bawahan. Jadi ada pedoman dari atasan atau pimpinan dan dijabarkan oleh bawahan sesuai dengan pengarahan atasan. 2.2.5. Langkah-langkah Penyusunan Anggaran
Menurut Harahap (2001), langkah kegiatan yang penting dalam menyusun anggaran komprehensif (lengkap) adalah: 1. Menilai
faktor
yang
relevan
yang
akan
mempengaruhi
perusahaan (Relevant Variables). Dalam tahap ini kita akan menilai dan mengidentifikasikan faktor yang berkaitan dengan perusahaan yang akan datang baik langsung maupun tidak langsung. Faktor-faktor yang relevan ini dapat juga dinilai berdasarkan apakah faktor itu tergolong faktor eksternal dan internal. Faktor eksternal yang mempengaruhi perusahaan berarti faktor itu berasal dari luar dan biasanya tidak dapat dikontrol oleh perusahaan dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang. Faktor internal adalah faktor yang berasal dari dalam
63
perusahan sendiri. Faktor internal ini juga dapat digolongkan ke dalam dua tipe yaitu faktor internal yang dapat dikontrol dan faktor yang tidak dapat dikontrol. 2.
Tujuan Umum Perusahaan Setelah faktor relevan ini diidentifikasi maka baru dilanjutkan langkah berikutnya yaitu menetapkan tujuan utama perusahaan (board objectives).
3.
Tujuan Khusus Langkah berikutnya adalah menjabarkan tujuan perusahaan atau filosofi perusahaan yang telah dirumuskan di atas ke tujuan khusus perusahaan (Specific objectives). Dalam penyusunan tujuan khusus ini maka kita menjabarkan tujuan umum menjadi lebih tajam, lebih terfokus, lebih spesifik sehingga perhatian kita lebih terfokus dalam mencapainya.
4.
Strategi Perusahaan Langkah berikutnya adalah menyusun strategi perusahaan dalam mencapai tujuan utama dan tujuan khusus.
5.
Alasan Rasional atau Premise Dalam tahap ini pimpinan perusahaan harus memberikan penjelasan tentang kelayakan dari tujuan yang ditetapkan di atas. Biasanya alasan ini dituangkan dalam bentuk surat yang menyertai anggaran komprehensif.
6.
Rencana Proyek Untuk proyek tertentu yang ingin dilaksankan biasanya disusun rencana proyek (project plan). Sebaiknya setiap rencana proyek harus sudah dilengkapi dengan studi kelayakan (feasibility study). Rencana ini tentu merupakan bagian dari tujuan khusus perusahaan sehingga ia merupakan bagian dari upaya untuk mencapai tujuan.
7.
Anggaran Kuantitatif atau Keuangan Anggaran kuantitatif ini terdiri dari : anggaran kuantitatif jangka panjang dan anggaran kuantitatif jangka pendek. Anggaran
64
kuantitatif jangka pendek terdiri dari proyeksi laba rugi dan proyeksi neraca atau posisi keuangan. 8.
Analisis Tambahan Dalam tahapan ini disusun lagi analisis tambahan yang dianggap relevan dan penting dikaitkan dengan penyusunan atau pelaksanaan anggaran.
9.
Penerapan Anggaran Di sini sudah dimulai menerapkan anggaran, langkah berikutnya adalah menjadikan anggaran sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatannya perusahaan baik sebagai unsur perencanaan, sebagai koordinasi atau sebagai alat pengawasan.
10. Laporan Anggaran Dalam pelaksanaan anggaran disusun laporan yang berkaitan dengan anggaran. Biasanya kita menyusun laporan perkembangan dan prestasi perusahaan atau disebut juga Peformance Report. Di sini dilaporkan angka anggaran dengan membandingkan dengan hasil yang dicapai (actual/realisasi). Realisasi ini diperoleh dari angka yang disupplai oleh sistem akuntansi. Laporan ini merupakan dasar dari setiap manajemen dalam menjalankan perusahaan termasuk dalam memberikan reward (penghargaan) atau
penalties
(hukuman)
atau
promosi
pegawai
atau
divisi/departemen. 11. Tindak Lanjut Tentu
semua
pelaksanaan
anggaran
harus
ditindaklanjuti,
dimonitor, dievaluasi. Tindak lanjut ini dapat dijadikan sebagai dasar dalam melakukan perbaikan anggaran tahun berjalan, melakukan koreksi anggaran, atau koreksi kegiatan yang sedang berjalan, atau dijadikan sebagai dasar dalam menyusun anggaran di masa yang akan datang.
65
2.3. Penganggaran 2.3.1. Pengertian Penganggaran
Penganggaran atau perencanaan dan pengendalian laba yang menyeluruh ditetapkan sebagai pendekatan yang sistematis dan formal untuk melakukan tahap-tahap penting dalam melaksanakan fungsi perencanaan dan pengendalian yang menjadi tanggung jawab manajemen (Glenn, 1995). Perencanaan dan pengendalian laba meliputi beberapa hal penting yang harus diperhatikan antara lain : 1. Pembuatan dan Penggunaan tujuan jangka panjang dan umum untuk perusahaan. 2. Penetapan sasaran perusahaan. 3. Rencana laba jangka panjang yang dibuat dalam bentuk umum. 4. Rencana laba jangka pendek yang dirinci menurut tanggung jawab yang dibebankan (divisi, produk, proyek). 5. Sistem pelaporan berkala yang dirinci menurut bidang tanggung jawab. 6. Prosedur tindak lanjut. 2.3.2. Tujuan Penganggaran
Menurut Bierman, et al. (1990), tujuan penganggaran adalah sebagai berikut : 1. Force Planning Budgets force manager to plan ahead for the activities of organization. The budgeting process compels managers at every level in the organization, form chairman of the board to a departmental supervisor, to plan. 2. Facilitate communication and coordination The budgeting process requires that managers of different departments or divisions communicate about they plans they have made. 3. Allocate Resources
66
Most organizations face shortages of labor, equipment, materials, capital investment funds, computer time, and so forth. The budget provides management with means to allocate such scarce resources. 4. Provide Control Budget are important control tools; they are the benchmark against which actual performance is compared. 5. Evaluate performance and provide incentives Related to the control purpose of budgets is evaluation of performance. Because a manager’s performance is evaluated, at least in part, on the basis of performance relative to a budget, incentives are created for managers to meet the standard established by the budget. 2.3.3. Proses Penganggaran
Proses penganggaran menyangkut pendekatan yang ditempuh dalam menjadikan anggaran sebagai tool of management baik sebagai alat perencanaan, koordinasi, pengawasan, sumber informasi dalam proses pengambilan keputusan serta cara lain yang dapat ditawarkan dalam pencapaian tujuan perusahaan. Proses penganggaran menurut Harahap (2001), akan digambarkan sebagai berikut :
67
Tujuan
Sistem Akuntansi
Budget Kuantitatif
Data akuntansi
Dianalisis
Penyimpangan
Tindakan Koreksi Gambar 2.2. Proses penganggaran (Harahap, 2001)
68
Model penganggaran menurut Brookson (2000) digambarkan sebagai berikut: FOLLOWING THE BUDGETING MODEL PREPARING Clarify corporate objectives
Standardize the budget
Asses the system
WRITING Gather information: revenue/expenditure; prepare initial budget forecast Test your budgeting figures by challenging and analyzing monetary amounts Produce cash budgets to monitor cashflows from profit and loss and balance sheets
MONITORING Analyze differences between actual performance and budget Monitor discrepancies and analyze errors, check for the unexpected Reforecast and revise consider using other types of budgets; build on experience
Review your budgeting procedure and prepare the master budget
Gambar 2.3. Following the budgeting model (Brookson, 2000)
69
2.3.4. Akuntansi Pertanggungjawaban
Akutansi
pertanggungjawaban
sangat
diperlukan
untuk
menggambarkan kinerja sesungguhnnya suatu organisasi selama periode satu tahun. Akuntansi pertanggungjawaban juga diperlukan untuk membandingkan hasil yang dianggarkan dengan hasil yang sesungguhnya.
Lebih
pertanggungjawaban
adalah
jelasnya
pengertian
akuntansi
berikut:
”Akuntansi
sebagai
pertanggungjawaban adalah suatu sistem akuntansi yang disusun sedemikian rupa sehingga pengumpulan dan pendapatan dilakukan sesuai dengan pusat pertanggungjawaban dalam organisasi dengan tujuan agar dapat ditunjuk orang atau kelompok orang yang bertanggung jawab atas penyimpangan biaya dan pendapatan yang dianggarkan” (Mulyadi, 1990). Realisasi dari sistem akuntansi pertanggungjawaban adalah adanya pusat-pusat
pertanggungjawaban.
Pusat
pertanggungjawaban
merupakan suatu unit organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggungjawab sesuai bagiannya. Menurut Harahap (2001), pusat pertanggungjawaban dapat dibagi atas: 1.Pusat pertanggungjawaban Biaya ( Cost center ). 2.Pusat pertanggungjawaban Hasil ( Revenue Center ). 3.Pusat pertanggungjawaban Laba ( Profit Center ). 4.Pusat pertanggungjawaban Investasi ( Investment Center ) Pusat biaya diberikan wewenang dan tanggung jawab untuk menentukan biaya yang dikeluarkannya dan bertanggung jawab terhadap biaya tersebut. Pusat hasil bertanggung jawab mendapatkan hasil yang diperolehnya. Pusat laba bertanggung jawab untuk mendapatkan laba sehingga ia harus bertanggung jawab terhadap hasil dan biaya. Pusat investasi bertanggung jawab untuk menetapkan jenis investasi yang akan merupakan sumber laba di masa yang akan datang. Dalam menyusun anggaran perusahaan , anggaran disusun menurut pusat-pusat pertanggungjawaban. Anggaran disusun sesuai dengan
70
tingkatan manajemen dalam organisasi yang diatur dalam sistem pertanggungjawaban.
71
III. METODOLOGI PENELITIAN 3.1.
Kerangka Pemikiran
Fungsi Perencanaan
Identifikasi faktor-faktor (internal&eksternal) pendorong KKI untuk menggunakan penganggaran Analisis faktor-faktor
Memutuskan menggunakan penganggaran pada tahun 2006
Pra penyusunan anggaran
Fungsi Manajemen
Penyusunan anggaran
Fungsi Pengorganisasian Fungsi Pelaksanaan
Fungsi Pengendalian
Umpan balik
Pengesahan anggaran
Implementasi penganggaran Penetapan standar
Laporan hasil sesungguhnya (aktual) Membandingkan hasil aktual dengan anggaran Analisis variance Tindakan koreksi
Gambar 3.1. Kerangka pemikiran Keterangan: Gambar yang diberi warna menunjukan bahwa kegiatan tersebut tidak dilakukan dalam penelitian karena keterbatasan data laporan keuangan.
72
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilaksanakan di Koperasi Karyawan Indocement (KKI) yang berlokasi di Jalan Mayor Oking Citeureup - Bogor. Penelitian dilaksanakan selama tiga bulan, yang dimulai pada bulan Januari sampai dengan April 2006.
3.3. Jenis dan Sumber Data
Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif. Sumber data utama dalam penelitian kualitatif ialah kata-kata dan tindakan, selebihnya adalah data tambahan dalam bentuk sumber tertulis dan data statistik. Metode penelitian kualitatif digunakan dalam penelitian ini untuk menjawab masalah penelitian yang telah dirumuskan secara lengkap dan jelas. Permasalahan yang telah dirumuskan lebih menitikberatkan kepada proses. Oleh karena itu diperlukan informasi dari pihak-pihak kunci (key-informants techniques) yang terlibat dalam penganggaran dan pengamatan berperan serta untuk mengetahui pengesahan, pelaksanaan dan pengendalian anggaran. 3.3.1. Kata-kata dan Tindakan
Kata-kata dan tindakan orang-orang yang diamati atau diwawancarai merupakan sumber data utama. Sumber data utama dicatat melalui catatan tertulis atau melalui perekaman video/audio tapes. Pencatatan sumber data utama melalui wawancara tidak terstruktur atau pengamatan berperan serta merupakan hasil usaha gabungan dari kegiatan melihat, mendengar, dan bertanya. Dalam penelitian kualitatif kegiatan-kegiatan ini dilakukan secara sadar, terarah, dan senantiasa bertujuan memperoleh suatu informasi yang diperlukan. Wawancara dilakukan kepada pihak-pihak kunci yang terlibat dalam pengangggaran (key-informants technique) seperti : Badan Pengurus KKI mengenai proses penyusunan anggaran, pelaksanaan anggaran. Informasi mengenai pengawasan anggaran akan diperoleh dari wawancara dengan Badan Pengawas KKI. Informasi mengenai pelaksanaan anggaran diperoleh dengan cara wawancara dengan
73
Kepala Bidang dan Kepala unit KKI. Selain itu juga akan dilakukan pengamatan berperan serta untuk mengetahui pelaksanaan anggaran dan pengendalian anggaran. Pengamatan berperan serta dapat diimplementasikan dalam mengikuti Rapat Anggota Tahunan (RAT) untuk mengetahui proses pengesahan anggaran. 3.3.2. Sumber Tertulis
Dilihat dari segi sumber data, bahan tambahan yang berasal dari sumber tertulis dapat dibagi atas sumber buku dan majalah ilmiah, sumber dari arsip, dokumen pribadi, dan dokumen resmi. Sumber tertulis yang digunakan dalam penelitian ini antara lain : kertas kerja anggaran KKI 2006, laporan pertanggungjawaban Badan Pengurus dan Badan Pengawas dan laporan keuangan KKI. 3.3.3. Data Statistik
Peneliti kualitatif sering menggunakan data statistik yang telah tersedia sebagai sumber data tambahan bagi keperluannya. Data statistik dapat membantu memberi gambaran tentang kecenderungan subyek pada latar penelitian. Data statistik yang dipergunakan antara lain : jumlah angggota KKI, SHU yang dibagikan dan laba KKI.
3.4. Analisis dan Interpretasi Data
Analisis data kualitatif adalah upaya yang dilakukan dengan jalan bekerja dengan data, mengorganisasikan data, memilah-milahnya menjadi satuan yang dapat dikelola, mensintesiskannya, mencari dan menemukan pola, menemukan apa yang penting dan apa yang dipelajari, dan memutuskan apa yang dapat diceritakan kepada orang lain. Menurut Moleong (2004) proses analisis data kualitatif berjalan sebagai berikut: a. Mencatat data yang dihasilkan dari sumber data (wawancara tidak terstruktur dan pengamatan berperan serta). Data tersebut dicatat dan dikumpulkan dalam catatan lapangan. Selanjutnya data-data yang terdapat dalam catatan lapangan diberi kode agar sumber datanya dapat ditelusuri;
74
b. Mengumpulkan, memilah-milah, mengklasifikasikan, mensintesiskan, membuat ikhtisar dan membuat indeksnya; c. Berpikir, dengan jalan membuat agar kategori data itu mempunyai makna, mencari dan menemukan pola dan hubungan-hubungan dan membuat temuan-temuan umum.
3.5. Kriteria dan Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data
Yang dimaksud dengan keabsahan data adalah bahwa setiap keadaan harus memenuhi : mendemonstrasikan nilai yang benar, menyediakan dasar agar hal itu dapat diterapkan, dan memperbolehkan keputusan luar yang dapat dibuat tentang konsistensi dari prosedurnya dan kenetralan dari temuan dan keputusannya. Untuk menetapkan kebsahan data diperlukan teknik pemeriksaan. Pelaksanaan teknik pemeriksaan didasarkan atas sejumlah kriteria tertentu. Ada empat kriteria yang digunakan, yaitu derajat kepercayaan (credibility), keteralihan (transferability), kebergantungan (dependability), dan kepastian (confirmability). 3.5.1. Perpanjangan Keikutsertaan
Perpanjangan keikutsertaan berarti peneliti tinggal di lapangan penelitian sampai kejenuhan pengumpulan data tercapai. Jika hal itu dilakukan maka akan membatasi gangguan dari dampak peneliti pada konteks,
membatasi
kekeliruan
(biases)
peneliti,
mengkompensasikan pengaruh dari kejadian-kejadian yang tidak biasa atau pengaruh sesaat. Perpanjangan keikutsertaan peneliti akan memungkinkan
peningkatan
derajat
kepercayaan
data
yang
dikumpulkan. 3.5.2. Triangulasi
Triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain, di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu. Terdapat empat macam triangulasi sebagai teknik pemeriksaan yang memanfaatkan penggunaan sumber, metode, penyidik, dan teori.
75
Triangulasi dengan sumber berarti membandingkan dan mengecek derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang berbeda dalam penelitian kualitatif. Pada triangulasi dengan metode, terdapat dua strategi yaitu : pengecekan derajat kepercayaan
penemuan
hasil
penelitian
beberapa
teknik
pengumpulan data, dan pengecekan derajat kepercayaan beberapa sumber data dengan metode yang sama. Tringulasi dengan teori, berdasarkan anggapan bahwa fakta tidak dapat diperiksa derajat kepercayaannya dengan satu atau lebih teori. Dengan kata lain bahwa triangulasi, peneliti dapat me-recheck temuannya dengan jalan membandingkannya dengan berbagai sumber, metode, atau teori. Untuk itu maka peneliti dapat melakukan dengan jalan : mengajukan berbagai macam variasi pertanyaan, mengeceknya dengan berbagai sumber data, memanfaatkan berbagai metode agar pengecekan kepercayaan data dapat dilakukan. 3.5.3. Pengecekan Anggota
Pengecekan anggota berarti peneliti mengumpulkan para informan yang telah ikut menjadi sumber data dan mengecek kebenaran data dan interpretasinya. Hal ini dilakukan dengan jalan : penilaian dilakukan oleh informan, mengoreksi kekeliruan, menyediakan tambahan informasi secara sukarela, memasukkan informan dalam kancah penelitian dan menilai kecukupan menyeluruh data yang dikumpulkan. 3.5.4. Uraian Rinci
Teknik ini menuntut peneliti agar melaporkan hasil penelitiannya sehingga uraiannya itu dilakukan seteliti dan secermat mungkin yang menggambarkan konteks tempat penelitian diselenggarakan. Laporan harus
mengacu
mengungkapkan
pada
fokus
penelitian.
secara
khusus
sekali
Uraiannya
segala
sesuatu
harus yang
dibutuhkan oleh pembaca agar ia dapat memahami temuan-temuan yang diperoleh. Temuan ini sendiri tentunya bukan bagian dari uraian rinci, melainkan penafsirannya yang dilakukan dalam bentuk
76
uraian rinci dengan segala macam pertanggungjawaban berdasarkan kejadian-kejadian nyata. 3.5.5. Metode Perbandingan Seperangkat Kode Dengan Kedua Koder
Menurut Patilima (2005) penelitian ini menggunakan program CDC EZ-Text dalam mengorganisasikan (database), menganalisis dan menguji keabsahan data hasil wawancara. Metode ini menunjukkan dengan benar pertanyaan dalam database yang mempunyai koding reliabilitas yang rendah. Dengan ini, EZ-Text membandingkan kode dari tiap coder yang telah diberikan ditiap jawaban pertanyaan terbuka dalam file pembanding. Proses perbandingan berulangkali untuk semua jawaban yang dipilih oleh peneliti. CDC EZ-Text menghasilkan rangkuman keluaran setiap jumlah nomor ID informan dan setiap jumlah pertanyaan terbuka.
Ditambahkan,
keluaran
reliabilitas
CDC
EZ-Text
menyediakan suatu perkiraan dari reliabilitas secara keseluruhan dengan kombinasi hasil dari semua pertanyaan dan jawaban yang dipilih. Keluaran dapat digunakan untuk mengenali pertanyaan terbuka dan informan yang mempunyai tingkat koding reliabilitas rendah. Hasil pengujian reliabilitas dengan menggunakan CDC EZText dapat dilihat pada lampiran 3.
77
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Profil Koperasi Karyawan Indocement 4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Koperasi Karyawan Indocement
Di tengah kesibukan berkerja, para karyawan PT. Indocement Tunggal Prakarsa (ITP) ternyata mampu mengembangkan naluri sebagai makhluk sosial untuk dapat membantu meningkatkan kesejahteraan sesamanya dengan mendirikan suatu organisasi sosial ekonomi yaitu Koperasi Karyawan Indocement (KKI). KKI didirikan oleh karyawan ITP, dengan menggali seluruh potensi yang dimiliki. Pada tanggal 16 Februari 1976, akte pendirian koperasi yang pertama terbentuk di PT. ITP ditanda tangani oleh lima orang karyawan selaku kuasa para anggota dan lahir dengan nama Persatuan Koperasi Karyawan Indocement (PERKINDOS). Pada tanggal 12 Juli 1977 PERKINDOS
memperoleh
pengakuan
secara
hukum
No:
6622/BH/DK/10/9. Pada tahun 1977 sampai dengan 1978, dalam menjalankan organisasinya PERKINDOS mengalami kemacetan sehingga kegiatan operasional tidak dapat berjalan sebagimana yang direncanakan. Hal ini terjadi karena perencanaan yang tidak lengkap dan kesibukan para perintis PERKINDOS sebagai karyawan PT. ITP. Pada tahun 1978 PERKINDOS dirintis kembali, diprakarsai oleh seorang staf perusahaan. Perintisan ini diawali dengan adanya pendidikan dasar koperasi kredit yang diikuti oleh 33 orang karyawan dengan pembimbing/fasilitator team dari Biro Konsultasi Koperasi Kredit Indonesia (BKKKI) Jakarta. Pada tanggal 9 Juli 1978, Koperasi ini didirikan kembali dan kemudian berganti nama menjadi Indocement Credit Union (ICU) dengan keanggotaan pertama sebanyak 33 orang. Kemudian pada tahun 1985 Indocement Credit Union (ICU) berganti nama lagi menjadi Koperasi Karyawan Indocemet (KKI) dengan memperbaharui anggaran dasar dan
78
anggaran rumah tangganya serta badan hukumnya menjadi no: 6622A/BH/KWK/10/5. 4.1.2. Struktur Organisasi
Pada dasarnya struktur KKI sama dengan struktur koperasi pada umumya. Struktur organisasi KKI dibuat sesuai dengan kegiatan operasional yang dijalankan. Struktur organisasi terdiri atas perangkat-perangkat organisasi. Struktur organisasi menggambarkan wewenang, tanggung jawab, pelaksanaan tugas-tugas, koordinasi. Pada penerapan penganggaran, struktur organisasi dibutuhkan untuk mengetahui perangkat organisasi yang bertanggung jawab atas perencanaan, pengkoordinasian dan pengendalian anggaran. Perangkat-perangkat organisasi pada KKI antara lain : 1. Rapat Anggota Tahunan KKI Rapat Anggota Tahunan merupakan kekuasaan tertinggi dalam KKI.
Pada tahun 2005, KKI mempunyai anggota sebanyak
4.151 orang. Segala kebijaksanaan dan keputusan menyangkut kegiatan koperasi ditentukan oleh rapat anggota. Rapat anggota ini paling sedikit dilakukan sekali dalam setahun dan dihadiri oleh pengurus, pengawas, anggota dan undangan lainnya. Rapat Anggota ini berfungsi untuk menentukan tujuan koperasi, menunjukan orang-orang individual untuk menduduki jabatan pengawas dan pengurus, meminta pertanggungjawaban pengurus dan pengawas sekaligus mengadakan forum tanya jawab dan forum penyampaian usulan dari anggota. Hal-hal yang ditetapkan dalam rapat anggota antara lain: a. Menetapkan
anggaran
dasar/anggaran
rumah
tangga
(AD/ART), kebijakan umum KKI dibidang organisasi, manajemen, dan usaha serta mengadakan perubahan jika diperlukan. b. Membubarkan koperasi atau organisasi dalam rapat khusus. c. Mengangkat dan memberhentikan pengurus dan badan pengawas
79
d. Mengesahkan pertanggungjawaban pengurus dan pengawas dalam pelaksanaan tugasnya. e. Menetapkan rencana program kerja dan rencana anggaran belanja dan pendapatan KKI. f. Menetapkan penggabungan, peleburan dan pembubaran KKI g. Menetapkan pembagian sisa hasil usaha. 2. Badan Pengawas KKI Badan pengawas dipilih dalam rapat anggota tahunan dan bertanggung jawab kepada anggota. Badan pengawas dipilih untuk masa jabatan tiga tahun, pengawas yang telah habis masa jabatannya dapat dipilih kembali hanya untuk satu periode selanjutnya dan dapat dipilih kembali setelah tenggang waktu satu periode. Badan Pengawas KKI terdiri dari ketua, sekretaris dan anggota. Dalam melaksanakan pengawasan, badan pengawas dibantu oleh satu orang staf badan pengawas yang merupakan karyawan KKI. Badan pengawas bertugas untuk: a. Melaksanakan
pengawasan
terhadap
pelaksanaan
kebijaksanaan dan pengelolaan koperasi sekurang-kurangnya tiga bulan sekali; b. Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasannya dan disampaikan kepada pengurus dan perwakilan anggota; c. Membuat laporan hasil pengawasan tahunan dan disampaikan dalam Rapat Anggota Tahunan. Selain itu badan pengawas melakukan audit keuangan terhadap kegiatan operasional KKI. Sehubungan dengan tugas tersebut maka diharuskan terdapat minimal satu orang badan pengawas yang berpendidikan akuntansi atau berprofesi sebagai auditor di PT. ITP. Badan pengawas diharapkan dapat bekerjasama dengan pengurus dalam memecahkan masalah-masalah yang terjadi di KKI.
80
3. Badan Pengurus KKI Badan pengurus dipilih dalam rapat anggota dan bertanggung jawab kepada anggota. Badan pengurus dipilih untuk masa jabatan tiga tahun, pengurus yang telah habis masa jabatannya dapat dipilih kembali hanya untuk satu periode selanjutnya dan dapat dipilih kembali setelah tenggang waktu satu periode. Badan Pengurus KKI terdiri dari ketua, wakil ketua, sekretaris, bendahara, dan anggota. Badan Pengurus KKI bukan merupakan karyawan KKI melainkan karyawan PT. ITP. Karena kesibukan sebagai karyawan PT. ITP, maka pengurus koperasi dapat mengangkat pengelola yang diberi wewenang dan kuasa untuk mengelola usaha. Rencana pengangkatan pengelola harus diajukan kepada rapat anggota untuk mendapat persetujuan. Pengelola bertanggung jawab kepada pengurus. Pengelolaan usaha oleh pengelola tidak mengurangi tanggung jawab pengurus sebagaimana yang telah ditentukan. Adapun tugas badan pengurus antara lain: a. Memimpin organisasi dan usaha koperasi; b. Melakukan segala perbuatan hukum untuk dan atas nama koperasi; c. Mewakili koperasi di hadapan dan di luar pengadilan; d. Mengajukan rancangan program kerja dan rancangan anggaran pendapatan dan belanja koperasi; e. Menyelenggarakan rapat anggota; f. Mengajukan laporan keuangan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugasnya; g. Menyelenggarakan pembukuan keuangan dan inventaris secara tertib dan teratur; h. Menyelenggarakan dan memelihara dokumen anggota, penggurus dan dokumen lainnya yang diperlukan; i. Menyelenggarakan pendidikan bagi anggota.
81
4. Badan Penasihat KKI Badan penasihat diangkat dan disahkan oleh rapat anggota. Badan penasihat dapat diangkat dari dan/atau bukan anggota, yang mempunyai keahlian serta pengalaman dalam bidang perkoperasian serta pengembangan usaha. Badan penasihat tidak menerima gaji, akan tetapi diberi uang jasa yang disetujui oleh rapat anggota. Badan penasihat mempunyai hak bicara tetapi tidak mempunyai hak suara dalam rapat anggota. Badan penasihat memberi saran pada pengurus untuk kemajuan Koperasi, baik diminta maupun tidak. 5. Kepala Bidang KKI Badan pengurus mendelegasikan pengelolaan koperasi kepada Kepala Bidang, Kepala Unit dan Karyawan KKI. Kepala bidang dipilih dan bertanggung jawab kepada badan pengurus. KKI mempunyai tiga orang kepala bidang, yaitu : kepala bidang akuntansi dan keuangan, kepala bidang personalia dan jasa, kepala bidang usaha. Kepala bidang membawahi kepala unit. Tugas utama kepala bidang adalah mengoperasionalisasikan rencana kerja yang telah disusun pengurus dan ditetapkan oleh rapat anggota. Selain itu kepala bidang harus membuat laporan operasional bidang yang dibawahinya kepada pengurus. 6. Kepala Unit KKI Kepala unit dipilih oleh badan pengurus dan kepala bidang. Kepala unit bertanggung jawab kepada kepala bidang. Kepala unit dan staff karyawan KKI merupakan pelaksana kegiatan operasional. Tugas utamanya memimpin unit yang berada dibawah tanggung jawabnya. KKI memiliki tujuh unit, lima unit usaha merupakan pusat laba dan dua unit umum pusat biaya. Lima unit usaha yang dimiliki KKI yaitu unit Stasiun Pengisian Bahan bakar Umum (SPBU), unit toko (KaKai-mart), unit simpan pinjam, unit jasa dan unit workshop (bengkel). Dua unit umum yaitu unit akuntansi dan keuangan dan unit personalia.
82
83
STRUKTUR ORGANISASI KOPERASI KARYAWAN INDOCEMENT
Rapat Anggota Tahunan
Badan Pengawas
Badan Pengurus
Ketua Sekretaris Anggota
Ketua Wakil Ketua Sekretaris Bendahara Anggota
Ka.Bidang Akuntansi & Keuangan
Badan Penasihat
Ka.Bidang Personalia & Jasa
Ka.Unit SPBU
Ka.Unit Toko
Staf & Karyawan KKI Gambar 4.1. Struktur organisasi KKI
Ka.Bidang Usaha
Ka.Unit Workshop
Ka.Unit Simpan Pinjam
84
4.1.3. Bidang Usaha dan Kegiatan KKI
Pada awal berdiri KKI hanya mempunyai satu unit usaha yaitu unit simpan
pinjam.
Namun
sesuai
dengan
komitmen
KKI
untuk
mensejahterakan anggota, maka KKI memperluas bidang usahanya. KKI melaksanakan kegiatan operasionalnya di area tanah milik PT. ITP. Saat ini KKI mempunyai tujuh unit yang terdiri dari lima unit usaha sebagai pusat laba (profit center) dan dua unit umum sebagai pusat biaya (cost center). Adapun mengenai unit dan kegiatan yang dilakukannya akan dijelaskan sebagi berikut : 1. Unit Usaha Simpan Pinjam Unit simpan pinjam merupakan unit usaha yang tertua dalam KKI. Unit
usaha
disediakan
untuk
memfasilitasi
anggota
yang
membutuhkan uang secara mendadak dalam jumlah yang relatif besar. Selain itu dengan adanya unit usaha simpan pinjam mendorong anggota untuk menyisihkan pendapatannya dalam bentuk tabungan pada
Koperasi
Karyawan
Indocement,
sehingga
terciptalah
kebersamaan dan saling membantu. Maksudnya anggota yang membutuhkan uang dapat meminjam dari koperasi, yang uang tersebut sebagian besar berasal dari anggota yang menyimpan. Adapun jenis-jenis simpanan yang tersedia di KKI yaitu: a. Simpanan Wajib yaitu simpanan yang wajib disetorkan anggota setiap bulan melalui potongan gaji yang besarnya Rp.10.000,00. b. Simpanan Pokok yaitu simpanan yang dibayarkan satu kali pada saat anggota mendaftar menjadi anggota dan besarnya Rp. 2.000,00. c. Simpanan Sukarela yaitu simpanan anggota yang dibayarkan melalui potongan gaji atau cash (menabung langsung). d. Simpanan Khusus yaitu simpanan anggota yang diperoleh 50% dari total deviden yang dibagikan setiap tahun setelah RAT. Selain simpanan, pinjaman yang diberikan unit simpan pinjam sangat bervariasi dan disesuaikan dengan kebutuhan anggota. Adapun jenisjenis pinjaman yaitu:
85
a. Pinjaman Darurat yaitu pinjaman yang diberikan kepada anggota jika anggota sakit, meninggal atau melahirkan. b. Pinjaman Produktif yaitu pinjaman yang diberikan kepada anggota yang akan menjalankan usaha (pinjaman modal). c. Pinjaman Kesejahteraan yaitu pinjaman yang diberikan kepada anggota untuk kepentingan keluarga. d. Pinjaman Pendidikan yaitu pinjaman yang diberikan setiap tahun ajaran baru untuk biaya sekolah. Adapun besar pinjaman dapat dirinci sebagai berikut:
Tabel 4.1. Pinjaman Pendidikan KKI No. 1. 2. 3. 4.
Tingkat Pendidikan TK/SD SLTP SLTA Universitas
Besar Pinjaman Rp. 750.000,00. Rp.1.000.000,00. Rp.1.250.000,00. Rp.1.500.000,00.
Ketentuan mengenai besarnya pinjaman dapat berubah-ubah setiap tahunnya sesuai dengan keputusan RAT. Adapun persyaratan khusus mengenai pinjaman adalah sebagai berikut : a. Jika anggota tidak mempunyai pinjaman lagi, anggota dapat langsung mengajukan pinjaman yang besarnya dua kali total simpanan. Besarnya pinjaman maksimum dapat dikelompokkan sebagai berikut :
Tabel 4.2. Besar Pinjaman Berdasarkan Eselon No. Eselon Besar Pinjaman 1. Eselon I-IV Rp.20.000.000,00. 2. Eselon V Rp.15.000.000,00. 3. Eselon VI Rp.10.000.000,00. 4. Pembantu Pelaksana Rp. 7.000.000,00. b. Jangka waktu pembayaran pinjaman bergantung kepada besarnya pinjaman. Jangka waktu pinjaman antara lain : lebih kecil dari Rp.10.000.000,00. maksimum pengembalian 30 bulan dan lebih besar dari Rp.10.000.000,00. maksimum pengembalian 24 bulan.
86
c. Jika anggota masih mempunyai saldo pinjaman, maka anggota dapat mengajukan pinjaman dengan ketentuan seperti :
Tabel 4.3. Kententuan Pinjaman KKI No. 1. 2. 3.
Besar Pinjaman < Rp.2.000.000,00. Rp.2.000.000,00.Rp.5.000.000,00. > Rp.5.000.000,00.
Ketentuan 80% pinjaman sudah lunas 90% pinjaman sudah lunas 100% pinjaman sudah lunas
2. Unit Usaha Toko Konsumsi Unit usaha toko konsumsi menyediakan barang-barang kebutuhan anggota yang terdiri dari kebutuhan primer dan sekunder. Selain melayani anggota, toko ini juga melayani masyarakat umum (non anggota). Pelayanan kepada anggota dan non anggota dibedakan dalam bentuk pembayaran. Untuk anggota pembayaran dapat dilakukan secara kredit, sedangkan untuk non anggota pembayaran secara
tunai.
Pembayaran
untuk
anggota
dilakukan
melalui
pemotongan langsung dari gaji yang diterima anggota. Hal ini dilakukan untuk mengurangi resiko macetnya piutang. Plafon belanja untuk anggota ditentukan berdasarkan eselon karyawan pada PT.ITP.
Tabel 4.4. Plafon Belanja KaKai Mart Eselon II III IV V VI Pembantu Pelaksana
Plafon Belanja Rp.3.500.000,00 Rp.2.500.000,00 Rp.1.500.000,00 Rp.1.000.000,00 Rp. 800.000,00 Rp. 550.000,00
3. Unit Usaha Jasa Unit usaha jasa disediakan untuk memberikan pelayanan jasa kususnya untuk perusahaan PT. ITP dan perusahaan lain. Jasa yang diberikan seperti jasa kebersihan, kantin dan buruh pabrik.
87
4. Unit Usaha Bengkel (workshop) Kegiatan unit usaha bengkel meliputi penyediaan sparepart dan perbaikan kendaraan PT. ITP. Dalam menjalankan kegiatannya unit usaha bengkel mendapatkan order dari General Affair Departement (GAD) PT.ITP. Selain itu unit ini menyediakan service bagi kendaraan anggota KKI. 5. Unit Usaha Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum (SPBU) Lokasi unit usaha SPBU dan toko konsumsi berada di satu area usaha, di luar pabrik PT. ITP. Unit SPBU didirikan untuk memenuhi kebutuhan bahan bakar PT. ITP, anggota KKI dan masyarakat umum. 6. Unit Personalia Unit personalia merupakan pusat biaya, melakukan kegiatan yang berhubungan
dengan
perencanaan
karir,
karyawan pemberian
KKI.
Kegiatan
kompensasi
dan
ini
meliputi
kesejahteraan,
perencanaan pendidikan dan pelatihan karyawan. 7. Unit Akuntansi dan Keuangan Unit akuntansi dan keuangan merupakan pusat biaya. Unit ini melakukan kegiatan seperti: mencatat seluruh transaksi yang dilakukan oleh unit-unit, badan pengurus dan badan pengawas KKI. Selain itu unit ini membuat laporan keuangan selama periode yang telah ditetapkan dan menyelesaikan segala urusan perpajakan KKI.
4.2.Faktor-faktor Yang Mendorong KKI Menerapkan Penganggaran
Penjelasan mengenai faktor-faktor yang mendorong KKI menerapkan penganggaran merupakan hasil wawancara dengan delapan informan dan telah diuji reliabilitasnya dengan CDC EZ-Text (metode perbandingan seperangkat kode dengan kedua koder). Hasil wawancara dapat dilihat dalam lampiran 11, pertanyaan nomor tiga dan empat. Hasil uji reliabilitas untuk pertanyaan tersebut dapat dilihat pada lampiran 10. Uji reliabilitas dilakukan kepada empat informan yang dipilih secara acak. Dari hasil pengujian reliabilitas dapat dilihat bahwa pertanyaan nomor tiga dan empat memiliki persentase kecocokan (Percent Matched) 100 persen.
88
Pada awal berdiri KKI telah mempunyai anggaran, tetapi anggaran tersebut sangat sederhana. Anggaran tidak merinci biaya yang dikeluarkan dan pendapatan yang diperoleh, sehingga tidak dapat digunakan sebagai alat perencanaan dan alat pengendalian yang efektif. Format anggaran lama KKI dapat dilihat pada lampiran 1. Penganggaran yang baru diterapkan pada tahun 2006, dilihat dari perencanaan sangatlah memadai dan diharapkan dapat dijadikan dasar pengendalian yang efektif. Ada beberapa faktor internal yang mendorong KKI menggunakan penganggaran pada tahun 2006. 1. Peningkatan biaya gaji kontraktor unit jasa KKI Pada tahun 2005, KKI mendapatkan penghargaan juara satu koperasi terbaik tingkat nasional, tetapi KKI belum menerapkan penganggaran. Penilaian yang dilakukan hanya dilihat dari laba yang diperoleh KKI selama empat tahun terakhir. Jika dilihat dari biaya, terdapat inefisiensi biaya gaji kontraktor unit jasa KKI. Biaya gaji kontraktor unit jasa KKI mengalami peningkatan dari tahun 2001 sampai 2004. Hal tersebut dapat dilihat pada tabel 4.5. Peningkatan biaya gaji tidak disertai rencana program kerja yang jelas sehinggga dana untuk gaji kontraktor dapat dengan mudah dimanipulasi oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Tabel 4.5. Perincian Biaya Gaji Unit Jasa KKI No
Tahun
Biaya Gaji Kontraktor Unit Jasa KKI
1.
2001
Rp. 6.165.285.392.66
2.
2002
Rp. 8.594.782.006.69
3.
2003
Rp. 8.769.332.834.28
4.
2004
Rp. 9.563.992.278.85
Sumber Laporan Keuangan KKI
Berdasarkan pertanyaan di atas, pada tahun 2006 KKI menerapkan penganggaran. Dengan adanya penganggaran, biaya dan pendapatan akan teridentifikasi lebih lengkap dan jelas. Hal tersebut akan meminimalkan tindakan manipulasi dana oleh pihak-pihak tidak bertanggung jawab. Dilihat dari format anggaran KKI 2006, pendapatan dan biaya lebih
89
terperinci sesuai dengan aktivitas yang dilakukan unit-unit koperasi. Account title pada anggaran harus memiliki keseragaman dengan account title pada laporan keuangan, hal ini bertujuan untuk memudahkan perbandingan antara anggaran dengan realisasi.
Tabel 4.6. Tabel Perbandingan Account Title Baru dengan Account Title lama No 1.
Keterangan Pendapatan Unit Toko
Account Title Baru
Account Title Lama
1. Penjualan Makanan 2. Penjualan Minuman 3.Penjualan Pakaian & Peralatan Rumah Tangga 4. Penjualan Alat Tulis Kantor 5. Penjualan Kosmetik 6. Penjualan Obat-Obatan 7. Penjualan Deterjen, Sabun dan Odol
1. Penjualan Barang
Unit SPBU
1. Penjualan BBM Solar 2. Penjualan BBM Premium 3. Penjualan Pelumas
1. Penjualan Barang
Unit Simpan 1. Pinjaman Kesejahteraan/Darurat Pinjam 2. Pinjaman Pendidikan 3. Pinjaman Usaha 4. Pinjaman Kepemilikan
1. Pendapatan Operasional
Unit Bengkel
1. Pendapatan Operasional
1. Perbaikan Besar 2. Perbaikan Kecil 3. Penjualan Spare Parts
Unit Jasa 2
Biaya
1. Pendapatan Operasional Biaya Operasional : 1. Biaya Pemasaran 2. Biaya Tenaga Pemasaran 3. Biaya Transportasi 3.1. Biaya BBM 3.2. Biaya Toll 3.3. Biaya Parkir 3.4. Biaya Jasa Angkut 4. Biaya Label Harga 5. Biaya Siswa Magang 5.1. Biaya Makan 5.2. Biaya Transportasi
Biaya Usaha : 1. Biaya Gaji dan Lembur 2. Biaya Perlengkapan Kerja 3. Biaya Repair 4. Biaya Bunga 5. Biaya Angkut 6. Biaya Penyusutan 7. Biaya Asuransi 8. Biaya Amortisasi 9. Biaya F.C. Mahakarta 10. Biaya Lain-Lain 11. Biaya Insentive
90
3.
Biaya
6. Biaya Lain-lain
12. Biaya THR
Biaya Administrasi : 1. Biaya Kesejahteraan Karyawan 1.1. Karyawan Staff a. Biaya Gaji b. Biaya Lembur c. Biaya Pengobatan d. Biaya Jamsostek 1.2. Karyawan Non Staff a. Biaya Gaji b. Biaya Lembur c. Biaya Pengobatan d. Biaya Jamsostek 1.3. Biaya Pengembangan Karyawan a. Pelatihan di Dalam b. Pelatihan di Luar 1.4. Biaya Perjalanan Dinas a. Perjalanan Dinas Dalam Kota b. Perjalanan Dinas Luar Kota 1.5. Biaya Seragam a. Biaya Seragam Reguler b. Biaya Seragam Wearpack c. Biaya Safetyshoes 1.6. Biaya Perayaan/Rekreasi a. Biaya HUT RI b. Biaya HUT KKI 2. Biaya Perlengkapan Kantor 2.1. Biaya Alat Tulis Kantor 2.2. Biaya Continous Form 2.3. Biaya Printer 2.4. Biaya Foto Copy 2.5. Biaya Lain-lain 3. Biaya Utilisasi 3.1. Biaya Telepon 3.2. Biaya Listrik 3.3. Biaya Fax 3.4. Biaya Internet 3.5. Biaya Lain-Lain 4. Biaya Asuransi 4.1. Biaya Asuransi Gedung 4.2. Biaya Asuransi Persediaan 4.3. Biaya Asuransi Uang 4.4. Biaya Asuransi Kendaraan 5. Biaya Lain-Lain
Biaya Umum : 1. Biaya Pengobatan 2. Biaya Jamsostek 3. Biaya Dinas 4. Biaya Entertainment 5. Biaya Telepon 6. Biaya Listrik 7. Biaya Rapat 8. Biaya Alat Tulis Kantor 9. Biaya Pemakaian BBM 10. Biaya Foto Copy 11. Biaya Konsumsi 12. Biaya Bazar 13. Biaya Sembako&Renovasi
91
4.
Biaya
2.
Biaya Umum : 1. Biaya Penyusutan 1.1. Penyusutan Gedung 1.2. Penyusutan Peralatan Kantor 1.3. Penyusutan Kendaraan 2. Biaya Perawatan 2.1. Biaya Perawatan Gedung 2.2. Biaya Perawatan Peralatan Kantor 2.3. Biaya Perawatan Kendaraan 2.4. Biaya Perawatan Peralatan Kerja 2.5. Biaya Entertainment
1. Biaya Lain-Lain
Penurunan Sisa Hasil Usaha (SHU) Dari segi SHU, KKI mengalami penurunan SHU. Tetapi dengan diterapkan penganggaran, SHU dan partisipasi anggota diharapkan meningkat signifikan. Peningkatan SHU diharapkan akan berdampak pada peningkatan partisipasi anggota KKI. Dengan adanya anggaran, anggota KKI dapat mengetahui perkiraan jumlah SHU yang akan diterima untuk tahun yang akan datang. Hal ini dapat menjadi daya tarik bagi anggota baru jika SHU yang diperoleh menguntungkan, sedangkan anggota lama akan meningkatkan partisipasi dalam KKI. Sisa Hasil Usaha Koperasi terdiri atas dua bagian : SHU yang diperoleh dari usaha Simpan Pinjam dan SHU yang diperoleh dari usaha lain. SHU setelah dikurangi dengan cadangan, dibagikan kepada anggota sebanding dengan jasa usaha yang dilakukan oleh masing-masing anggota dengan koperasi serta digunakan untuk keperluan dana pendidikan, sosial, dan keperluan lain. Adapun prosentase cadangan telah ditetapkan dalam Anggaran Rumah Tangga KKI.
92
Tabel 4.7. Tabel Pembagian SHU KKI Sumber SHU Jasa Simpanan Sukarela Deviden Sebesar 50% Total SHU yang Dibagikan
Tahun 2001 Rp.610.410.920,00.
Tahun 2002
Tahun 2004
Tahun 2005
Rp.685.172.802,00.
Tahun 2003 Rp.967.302.779,00.
Rp.1.038.379.312,04.
Rp. 975.510.309,00.
Rp.182.725.504,56.
Rp.329.578.022,01.
Rp.239.681.082,30.
Rp.398.690.939,94
Rp. 470.050.353,68.
Rp.793.136.424,56.
Rp.1.014.750.824,01.
Rp.1.206.983.861,30.
Rp.1.482.070.251,98.
Rp. 1.445.560.662,68.
Tabel 4.8. Jumlah Anggota KKI Tahun 2000 2001 2002 2003 2004 2005
Jumlah Anggota 4.118 4.276 4.281 4.428 4.294 4.151
Kenaikan(%) 3.84% 0.12% 3.43% -3.03% -3.33%
93
94
95
96
97
3.
Badan Pengawas Sehubungan dengan tugas badan pengawas untuk melakukan pengawasan terhadap
kegiatan
penganggaran
operasional
untuk
pertanggungjawaban mengawasi
kegiatan
tahun kepada
koperasi,
2006.
Hal
anggota
operasional
maka ini
KKI
sehingga
dan
dibuatlah
sistem
merupakan
bentuk
komitmen
dapat
untuk
meningkatkan
kesejahteraan anggota KKI. Faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi KKI mengunakan sistem penganggaran pada tahun 2006, antara lain: 1. Tuntutan PT. Indocement Tunggal Prakarsa Tbk. KKI merupakan koperasi yang berada di bawah PT. ITP dan mempunyai hubungan kerjasama yang menguntungkan untuk kedua belah pihak. KKI didirikan oleh perwakilan karyawan dan beranggotakan karyawan PT. ITP. Keberadaan KKI didukung oleh PT. ITP. Hal ini dibuktikan dengan pemberian tanah beserta bangunan sebagai tempat untuk kegiatan operasional, pemberian order, dan hibah saham. Adapun pemberian order yang dimaksud adalah KKI menyediakan tenaga kerja yang disewa oleh PT. ITP dan unit SPBU yang dimiliki KKI memasok kebutuhan bahan bakar untuk PT. ITP. Saham yang dihibahkan PT. ITP kepada KKI adalah saham PT. ITP dan PT. Indofood Sukses Makmur Tbk. Dengan asset-asset yang dimiliki, PT. ITP mengharapkan KKI dapat mandiri dalam menjalankan kegiatan operasional sehingga dapat memperoleh keuntungan dan dapat mensejahterakan anggota. Penganggaran yang diterapkan pada tahun 2006 diharapkan agar KKI dapat mengelola aset-aset secara efektif dan efisien. 2. Persaingan Usaha KKI harus mampu bersaing dengan koperasi lain dan badan-badan usaha lainnya. Dalam memasuki persaingan usaha yang sangat ketat, KKI harus menyusun strategi usaha. Sebelum menyusun strategi usaha KKI harus mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. Dengan diterapkannya penganggaran, KKI diharapkan dapat mengenali kekuatankekuatan yang dimilikinya untuk merebut peluang-peluang usaha. Selain itu
98
kelemahan
dan
ancaman
dapat
diminimalisasikan
sehingga
tidak
menghambat pencapaian tujuan KKI.
4.3.
Proses Penyusunan Anggaran KKI tahun 2006
Penjelasan mengenai proses penyusunan anggaran KKI merupakan hasil wawancara dengan delapan informan dan telah diuji reliabilitasnya dengan CDC EZ-Text (metode perbandingan seperangkat kode dengan kedua koder). Hasil wawancara dapat dilihat dalam lampiran 10, pertanyaan nomor 5, 6, 9, 11 dan 16 . Hasil uji reliabilitas untuk pertanyaan tersebut dapat dilihat pada lampiran 11. Uji reliabilitas dilakukan kepada empat informan yang dipilih secara acak. Dari hasil pengujian reliabilitas dapat dilihat bahwa pertanyaan nomor 5, 6, 9, 11 dan 16 memiliki persentase kecocokan (Percent Matched) 100 persen. Cara penyusunan anggaran yang digunakan KKI adalah cara campuran (Top Down dan Bottom Up). Hal ini dapat dilihat dari pembuatan format yang dimulai dari Badan Pengawas dan Badan Pengurus, kemudian diisi dan dilengkapi oleh Kepala Bidang dan Kepala Unit. Proses penyusunan anggaran KKI tahun 2006 akan dijelaskan sebagai berikut : 1. Pembuatan Format Anggaran Menurut Anggaran Dasar KKI, pembuatan anggaran merupakan tanggung jawab Badan Pengurus. Tetapi karena kesibukan pengurus di PT. ITP, maka Badan Pengawas mengambil alih tanggung jawab untuk membuat format anggaran. Format anggaran dibuat dengan menggunakan microsoft excel. Pengisian data anggaran dilakukan oleh badan pengurus dibantu oleh kepala bidang dan kepala unit, sedangkan badan pengawas bertugas untuk mengarahkan pengisian data anggaran.
99
2.
Menyeragamkan Account Title Format Anggaran Dengan Laporan Keuangan
Identifikasi Account Title baru
Persetujuan Account title baru
Pj:B.Pengurus,Ka. Bid Akuntansi & Keuangan
Pj:Ka.Bid Akuntansi & Keuangan
Pj:B.Pengurus, Ka.Bid Akuntansi & Keuangan
Sosialisasi Format Anggaran Sosialisasi format anggaran dilakukan setelah pembuatan format selesai. Sosialisasi ini dilakukan oleh Badan Pengawas dan Badan Pengurus kepada Kepala Bidang dan Kepala Unit. Setelah format disosialisasikan, maka Kepala Unit mempersiapkan data pendukung untuk mengisi format anggaran. Data pendukung yang dibutuhkan yaitu laporan keuangan tahun 2005 dan analisis faktor eksternal yang mempengaruhi penjualan.
Menghadiri Pengarahan Anggaran
Pj: Ka Bid&Ka. Unit
Menerima Disket Berisi Formulir Pj: Ka. Unit
Mencetak Formulir anggaran
Pj: Ka. Unit
Mempersiapkan Data Pendukung
Pj: Ka. Unit
100
PROSES PENYUSUNAN ANGGARAN KKI 2006
1. Pembuatan Format Anggaran
2. Sosialisasi Format Anggaran
Anggaran KKI 2006
Anggaran Badan Pengurus + Anggaran Unit
3. Pengisian Data Penjualan
5. Pengisian Data Pengeluaran
4. Check Fisik Harta Unit
6. Menghitung Penyusutan
10. Pengesahan dan Serah Terima
9. Evaluasi dan Koreksi
7. Menerima dan Memasukkan Data
8. Presentasi Rancangan Anggaran
a. Unit 101
3. Pengisian Data Penjualan Pengisian data penjualan dilakukan oleh unit-unit usaha KKI yang merupakan pusat laba (profit center). Unit-unit usaha yaitu unit toko, unit SPBU, unit bengkel, unit jasa, unit simpan pinjam. Unit-unit yang merupakan pusat laba harus mengenali perilaku harga pokok dan biaya sebelum melakukan pengisian data penjualan. Mengenali perilaku harga pokok meliputi mengetahui kenaikan dan penurunan harga pokok dan mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi harga pokok. Dasar pengisian anggaran penjualan adalah data aktual tahun 2005 ditambah inflasi.
Mengumpulkan Data Penjualan
Mengenali Perilaku Harga Pokok
Pj: Ka.Unit Usaha & Ka. Bid Akuntansi & Keuangan
Pj: Ka Bid & Ka. Unit Usaha
Menentukan Kenaikan Penjualan &Konsekuensi Biaya
Mengkaji tingkat laba operasional yang akan dicapai
Pj: Ka. Unit Usaha
Pj: Ka Unit & Ka. Bid Usaha
4. Pengecekan Harta Fisik Pengecekan harta fisik dilakukan oleh semua unit di KKI, baik unit usaha maupun unit umum. Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui banyaknya harta yang dimiliki unit-unit yang digunakan untuk kegiatan operasional dan memastikan kepemilikan harta fisik unit-unit. Jika terdapat harta yang tidak jelas kepemilikannya (menjadi sengketa antar unit), maka harus dilakukan pemutihan
102 dan pelimpahan harta. Hal ini dilakukan untuk mempertegas pertanggungjawaban unit-unit terhadap harta fisik yang dipergunakannya untuk kegiatan operasional.
Menyiapkan Formulir “Daftar Harta Unit”(DHU)
Melakukan Koordinasi untuk Proses Pengisian Formulir
Check Fisik Harta dan Isi Formulir
Melakukan Pemutihan dan Pelimpahan Harta
Pj: Ka Unit
Pj: Ka.Unit & Karyawan
Pj: Ka.Unit & Karyawan
Pj:Badan Pengurus & Ka.Bid& Ka.Unit
5. Pengisian Data Pengeluaran Pengisian data pengeluaran dilakukan oleh badan pengurus, unit usaha dan unit umum. Sebelum mengisi data pengeluaran, unit-unit yang merupakan pusat biaya harus mengenali perilaku kenaikan dan penurunan biaya serta mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi biaya. Mengumpulkan Data Biaya Mingguan,Bulanan dan Tahunan
Mengenali Perilaku Biaya
Menentukan Kenaikan& Penurunan Biaya
Pj:Ka.Bid Ka.Akuntansi & Keuangan
Pj: Ka Bid & Ka. Unit
Pj: Ka.Unit
103 6. Penghitungan Penyusutan Setelah melakukan pengecekan harta unit, daftar harta unit diserahkan kepada unit accounting dan keuangan untuk dihitung biaya penyusutannya. Metode yang digunakan untuk menghitung penyusutan yaitu metode garis lurus. Menerima DHU & Mengumpulkan Data Pembelian
Menghitung Harga Perolehan Harta
Pj: Ka.Bid. Akuntansi & Keuangan
Pj: Ka.Bid. Akuntansi & Keuangan
Menentukan Metode Penyusutan
Pj: B.Pengurus ,Ka.Bid & Ka.Unit
Menghitung Biaya Penyusutan
Pj: Ka.Bid. Accounting & Keuangan
7. Penerimaan dan Pemasukkan Data Setelah data anggaran diisi oleh masing-masing unit, kemudian diserahkan kepada unit accounting dan keuangan untuk dikoreksi dan disiapkan menjadi anggaran KKI.
Menerima Data Anggaran
Menyiapkan Rancangan Anggaran
Mendiskusikan Rancangan Anggaran
Melakukan Koreksi
KKI Pj: Ka.Bid. Akuntansi & Keuangan
Pj: Ka.Bid. Akuntansi & Keuangan
Pj: Ka.Bid. Akuntansi & Keuangan
Pj: Ka.Bid. Akuntansi & Keuangan
104 8. Presentasi Rancangan Anggaran Semua unit-unit KKI mempresentasikan rancangan anggaran. Setiap unit mengetahui dan memberikan masukan terhadap anggaran yang dibuat oleh unit lain. Kegiatan ini merupakan proses pengkoordinasian anggaran. Mempresentasikan Rancangan Anggaran KKI
Menginformasikan Asumsi yang Dipakai
Menginformasikan Perilaku Penjualan, Harga Pokok&Biaya
Pj: Ka.Bid
Pj: Ka.Bid
Pj: Ka.Bid
9. Evaluasi dan Koreksi Meminta Masukan& Koreksi
Evaluasi Perilaku Biaya&Laba Tercapai
Evaluasi SHU yang Mungkin Dicapai
Memberikan Koreksi dan Masukkan
Pj: Ka.Bid
Pj: Badan Pengurus
Pj: Badan Pengurus
Pj: Badan Pengurus
10. Pengesahan dan Serah Terima Rancangan anggaran yang telah disusun oleh Kepala Bidang dan Kepala Unit harus mendapatkan pengesahan dari Badan Pengurus dan anggota KKI. Pengesahan anggaran oleh Badan Pengurus dilakukan pada bulan januari 2006 dalam rapat internal KKI yang dihadiri oleh Badan Pengawas, Kepala Bidang dan Kepala Unit. Pada bulan Maret 2006, anggaran mendapatkan pengesahan anggota KKI dalam Rapat Anggota Tahunan. Mempresentasikan Rancangan Anggaran
Mengesahkan Anggaran
Serah Terima
Pj: Badan Pengurus
Pj: Badan Pengurus
Pj: Badan Pengurus& Ka.Bid
105 4.4. Jadwal Kegiatan Penyusunan Anggaran KKI Penjelasan mengenai jadwal kegiatan penyusunan anggaran KKI merupakan hasil wawancara dengan delapan informan dan telah diuji reliabilitasnya dengan CDC EZ-Text (metode perbandingan seperangkat kode dengan kedua koder). Hasil wawancara dapat dilihat dalam lampiran 2, pertanyaan nomor 12. Hasil uji reliabilitas untuk pertanyaan tersebut dapat dilihat pada lampiran 3. Uji reliabilitas dilakukan kepada empat informan yang dipilih secara acak. Dari hasil pengujian reliabilitas dapat dilihat bahwa pertanyaan nomor 12 memiliki persentase kecocokan (Percent Matched) 100 persen. KKI memerlukan waktu tiga bulan untuk menyusun anggaran, dari bulan November 2005 sampai dengan Januari 2006. Dalam jadwal kegiatan penyusunan dapat dilihat bahwa pengesahaan oleh angggota KKI dilakukan bulan maret 2006 dalam RAT, tetapi anggaran bulan Januari dan Februari 2006 tetap berjalan karena telah mendapatkan persetujuan dari Badan Pengurus. Jadwal penyusunan anggaran KKI dapat dilihat dalam tabel di bawah ini. Tabel 4.9. Jadwal penyusunan anggaran KKI. No. 1.
Kegiatan Pembuatan format anggaran
Batas Waktu November 2005
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Sosialisasi format anggaran Pengisian data penjualan Pengecekan harta fisik Pengisian data pengeluaran Perhitungan penyusutan Penerimaan dan pemasukkan data Presentasi rancangan anggaran Evaluasi dan koreksi Pengesahan dan serah terima
November 2005 November 2005 Desember 2005 Desember 2005 Desember 2005 Desember 2005 Januari 2006 Januari 2006 Maret 2006
106 4.5. Pusat Pertanggungjawaban Pusat pertanggungjawaban ditetapkan berdasarkan struktur organisasi. KKI mempunyai tiga jenis pusat pertanggungjawaban yaitu pusat laba, pusat biaya dan pusat investasi. Pusat laba mempunyai wewenang dan tanggungjawab untuk menciptakan hasil dan menimbulkan biaya. Unit-unit usaha dan unit jasa KKI merupakan pusat laba. Pusat biaya bertananggung jawab atas biaya yang dikeluarkan. Unit akuntansi dan keuangan, unit personalia dan Badan Pengawas KKI merupakan pusat biaya. Pusat Investasi bertanggungjawab untuk menetapkan jenis investasi yang akan menjadi sumber laba di masa yang akan datang. Badan Pengurus KKI merupakan pusat investasi, mengelola modal anggota KKI dan modal tersebut ditempatkan pada investasi yang menguntungkan. Dalam
penerapan
sistem
penganggaran,
pusat
pertanggungjawaban
difungsikan sebagai dasar perencanaan dan pengendalian. Unit-unit yang merupakan pusat laba harus menyusun dan bertanggungjawab atas anggaran pendapatan dan biaya. Unit yang merupakan pusat biaya harus menyusun dan bertanggungjawab atas anggaran biaya. Badan Pengurus KKI harus menyusun dan bertanggungjawab atas anggaran investasi.
4.6. Anggaran KKI Penjelasan mengenai anggaran KKI merupakan hasil wawancara dengan delapan informan dan telah diuji reliabilitasnya dengan CDC EZ-Text (metode perbandingan seperangkat kode dengan kedua koder). Hasil wawancara dapat dilihat dalam lampiran 10, pertanyaan nomor 13. Hasil uji reliabilitas untuk pertanyaan tersebut dapat dilihat pada lampiran 11. Uji reliabilitas dilakukan kepada empat informan yang dipilih secara acak. Dari hasil pengujian reliabilitas dapat dilihat bahwa pertanyaan nomor 13 memiliki persentase kecocokan (Percent Matched) 100 persen. KKI mempunyai anggaran induk (master budget), yang terdiri dari anggaran penjualan dan anggaran pengeluaran rutin unit. Anggaran yang disusun KKI dapat dilihat dalam kertas kerja anggaran KKI. Kertas kerja anggaran meliputi anggaran
107 unit-unit KKI, anggaran dapat dilihat pada lampiran. Kertas kerja anggaran KKI terdiri dari: 1. Anggaran Penjualan dan Pengeluaran Rutin Unit (anggaran induk) Anggaran penjualan dan pengeluaran rutin disusun oleh unit-unit yang merupakan pusat laba. Anggaran penjualan dan pengeluaran rutin merupakan anggaran induk, kemudian anggaran ini dijabarkan lebih terperinci dalam anggaran penjualan, anggaran biaya operasional, anggaran biaya administrasi dan anggaran biaya umum. 2. Simulasi Anggaran Simulasi anggaran berisi mengenai asumsi-asumsi yang digunakan sebagai dasar penyusunan anggaran penjualan dan pengeluaran rutin. Sebelum menentukan asumsi, maka harus mengenali faktor-faktor yang mempengaruhi kenaikan dan penurunan penjualan maupun pengeluaran rutin. 3. Anggaran Penjualan Anggaran Penjualan disusun oleh unit-unit usaha dan unit jasa KKI. Anggaran penjualan berisi mengenai kegiatan penjualan dari unit KKI secara terperinci. Unit Toko KaKai mart menyusun anggaran penjualan berdasarkan kategori produk, yaitu makanan, minuman, pakaian dan peralatan rumah tangga, alat tulis kantor, kosmetik, obat-obatan dan deterjen sabun dan odol. Unit simpan pinjam menyusun anggaran penjualan berdasarkan jenis pinjaman, yaitu pinjaman kesejahteraan atau darurat, pinjaman pendidikan, pinjaman usaha dan pinjaman kepemilikan. Unit SPBU menyusun anggaran penjualan berdasarkan kategori produk, yaitu BBM solar, BBM premium dan pelumas. Unit bengkel menyusun anggaran penjualan berdasarkan jenis kegiatan yang dilakukan, yaitu perbaikan besar, perbaikan kecil dan penjualan spare parts. 4. Anggaran Biaya Operasional Anggaran biaya operasional disusun oleh pusat laba dan pusat biaya. Semua unitunit KKI menyusun anggaran operasional. Biaya-biaya operasional terdiri dari biaya pemasaran, biaya tenaga pemasaran, biaya transportasi, biaya label harga, biaya siswa magang dan biaya lain-lain. 5. Anggaran Biaya Administrasi
108 Anggaran biaya administrasi disusun oleh semua unit-unit dan badan pengawas KKI. Biaya administrasi terdiri dari biaya kesejahteraan karyawan, biaya perlengkapan kantor dan biaya utilisasi. 6. Anggaran Biaya Umum Anggaran biaya umun disusun oleh unit-unit KKI yang merupakan pusat laba dan pusat biaya. Biaya umum terdiri dari biaya penyusutan, biaya perawatan peralatan kantor, biaya perawatan kendaraan dan biaya entertainment. 7. Anggaran Pembelian Aktiva Anggaran pembelian aktiva berisi aktiva yang akan dibeli oleh unit-unit KKI yang digunakan untuk kegiatan operasional. Menurut jangka waktu, anggaran KKI merupakan anggaran jangka pendek. Anggaran KKI dibuat untuk jangka waktu selama satu tahun. Menurut bidangnya, KKI membuat anggaran operasional dan anggaran keuangan. Anggaran operasional KKI adalah anggaran untuk menyusun anggaran laba rugi, terdiri dari anggaran penjualan dan anggaran biaya. Anggaran keuangan KKI adalah anggaran untuk menyusun anggaran neraca, terdiri dari anggaran kas dan anggaran persediaan. Namun pada kondisi sekarang KKI belum mempunyai anggaran neraca karena komponen-komponen penyusun anggaran neraca belum terpenuhi. Komponenkomponen tersebut adalah anggaran piutang dan anggaran utang. Menurut fungsinya, anggaran KKI merupakan anggaran kinerja (peformance budget). Anggaran kinerja adalah anggaran yang disusun berdasarkan fungsi kegiatan yang dilakukan dalam organisasi dan sebagai dasar untuk penilaian kinerja. Anggaran yang telah disusun oleh semua unit KKI dijadikan satu menjadi anggaran badan pengurus KKI. Kemudian anggaran tersebut yang menjadi tanggung jawab badan pengurus KKI kepada anggota.
4.7. Fungsi Anggaran KKI Penjelasan fungsi anggaran KKI merupakan hasil wawancara dengan delapan informan dan telah diuji reliabilitasnya dengan CDC EZ-Text (metode perbandingan seperangkat kode dengan kedua koder). Hasil wawancara dapat dilihat dalam lampiran 10, pertanyaan nomor delapan. Hasil uji reliabilitas untuk pertanyaan
109 tersebut dapat dilihat pada lampiran 11. Uji reliabilitas dilakukan kepada empat informan yang dipilih secara acak. Dari hasil pengujian reliabilitas dapat dilihat bahwa pertanyaan nomor delapan memiliki persentase kecocokan (Percent Matched) 100 persen. Fungsi yang diharapkan dari penerapan sistem penganggaran KKI pada tahun 2006 difokuskan kepada pengendalian. Adapun fungsi-fungsi tersebut dijelaskan sebagai berikut: 1. Sebagai Alat Perencanaan Anggaran adalah rencana-rencana yang dapat diwujudkan, terdapat target yang harus dicapai dan pengeluaran biaya. Walaupun demikian dalam kenyataannya rencana ini tidak selalu dapat dilaksanakan sepenuhnya oleh karena adanya faktorfaktor yang semula tidak diduga. Hal ini tidak berarti bahwa perencanaan dapat dikesampingkan, sebab tanpa perencanaan pelaksana tidak mempunyai pedoman yang jelas dalam melakukan kegiatan operasional. 2. Sebagai Alat Pengendalian Realisasi anggaran selama periode satu tahun anggaran akan dibandingkan dengan anggaran. Penyimpangan akan dianalisis lebih lanjut untuk mengetahui apakah penyimpangannya menguntungkan atau penyimpangannya merugikan. KKI belum mempunyai kebijakan atau tindakan yang akan ditempuh jika seandainya terjadi penyimpangan menguntungkan ataupun merugikan. Fungsi anggaran yang diharapkan sebagai alat pengendalian antara lain : a. Menjamin terlaksananya kegiatan operasional yang telah direncanakan. b. Mengendalikan biaya dan pengeluaran. c. Mencegah terjadinya inefisiensi. d. Memberikan standar yang memadai untuk mengukur prestasi. 3. Pengukuran Kinerja Setelah dilakukan pengendalian, maka hasilnya dapat dijadikan sebagai penilaian kinerja. Dengan adanya anggaran, anggota dan pihak manajemen KKI dapat mengetahui kinerja dari unit-unit KKI. Unit yang mempunyai kinerja baik, target laba terpenuhi dan terjadi efisiensi biaya maka unit tersebut harus dipertahankan dan dikembangkan. Unit yang mempunyai kinerja buruk dari tahun ke tahun, target
110 laba yang tidak tercapai dan terjadi pembengkakan biaya operasional maka unit tersebut tidak dapat dipertahankan lagi.
4.8. Pengkoordinasian Anggaran KKI Penjelasan mengenai pengkoordinasian anggaran KKI merupakan hasil wawancara dengan delapan informan dan telah diuji reliabilitasnya dengan CDC EZText (metode perbandingan seperangkat kode dengan kedua koder). Hasil wawancara dapat dilihat dalam lampiran 10, pertanyaan nomor 18. Hasil uji reliabilitas untuk pertanyaan tersebut dapat dilihat pada lampiran 11. Uji reliabilitas dilakukan kepada empat informan yang dipilih secara acak. Dari hasil pengujian reliabilitas dapat dilihat bahwa pertanyaan nomor 18 memiliki persentase kecocokan (Percent Matched) 100 persen. Anggaran dikoordinasikan sesuai dengan struktur organisasi yang telah ada. Format anggaran KKI dibuat oleh badan pengawas dan badan pengurus, kemudian di komunikasikan kepada kepala bidang. Kepala bidang memberikan perintah kepada kepala unit dan karyawan untuk mengisi format anggaran, kepala unit mengisi anggaran sesuai dengan pusat pertanggungjawabannya. Setelah anggaran diisi secara lengkap, anggaran dirapatkan dengan badan pengawas, badan pengurus, kepala bidang dan kepala unit. Anggaran yang telah disahkan dalam rapat tersebut, dibawa ke rapat anggota untuk mendapatkan pengesahan dari anggota. Rapat anggota tidak diikuti oleh seluruh anggota, melainkan perwakilan anggota. Mekanisme pemilihan perwakilan anggota adalah seluruh anggota dibagi kedalam kelompok-kelompok. Satu kelompok terdiri dari 20 anggota, tetapi hanya 3 orang yang menjadi perwakilan kelompok. Dalam pelaksanaan anggaran, koordinasi harus tetap dilakukan. Hal ini dilakukan agar target-target yang tercantum dalam anggaran dapat tercapai.
4.9. Pelaksanaan Anggaran KKI Penjelasan mengenai pelaksanaan anggaran KKI merupakan hasil wawancara dengan delapan informan dan telah diuji reliabilitasnya dengan CDC EZ-Text (metode perbandingan seperangkat kode dengan kedua koder). Hasil wawancara
111 dapat dilihat dalam lampiran 10, pertanyaan nomor 21 dan 22. Hasil uji reliabilitas untuk pertanyaan tersebut dapat dilihat pada lampiran 11. Uji reliabilitas dilakukan kepada empat informan yang dipilih secara acak. Dari hasil pengujian reliabilitas dapat dilihat bahwa pertanyaan nomor 21 dan 22 memiliki persentase kecocokan (Percent Matched) 100 persen. Anggaran yang dibuat harus dijalankan, karena perencanaan tanpa pelaksanaan dan pengendalian tidak akan berarti. Dalam struktur organisasi, pihak yang berperan dalam pelaksanaan anggaran adalah kepala unit dan karyawan unit. Pelaksanaan anggaran pendapatan sepenuhnya diserahkan kepada unit-unit yang merupakan pusat laba. Kepala unit bertanggungjawab secara langsung terhadap pelaksanaan anggaran pendapatan dan target laba yang akan dicapai. Dalam pelaksanaan anggaran pengeluaran, setiap unit yang akan melakukan pengeluaran biaya harus meminta persetujuan dari badan pengurus. Kepala Unit Akuntansi dan Keuangan akan memberikan informasi mengenai anggaran pengeluaran yang akan dilaksanakan oleh unit-unit kepada badan pengurus. Tugas unit akuntansi dan keuangan adalah memastikan bahwa pengeluaran biaya tidak melebihi anggaran (overbudget) dan pengeluaran biaya telah dianggarkan sebelumnya (unbudget). Jika terjadi hal tersebut maka unit accounting harus memberikan informasi kepada badan pengurus, agar keputusan yang diambil tepat. Pelaksanaan anggaran pembelian aktiva, bagian pembelian dari setiap unit melakukan koordinasi dengan unit akuntansi dan keuangan dalam pembelian aktiva. Unit akuntansi dan keuangan memberikan informasi anggaran pembelian aktiva kepada badan pengurus, hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa pembelian aktiva telah dianggarkan sebelumnya dan tidak melebihi anggaran pembelian aktiva. Pembelian aktiva harus mendapatkan persetujuan dari badan pengurus.
112 4.10. Pengendalian Anggaran KKI Penjelasan
mengenai
pengendalian
anggaran
KKI
merupakan
hasil
wawancara dengan delapan informan dan telah diuji reliabilitasnya dengan CDC EZText (metode perbandingan seperangkat kode dengan kedua koder). Hasil wawancara dapat dilihat dalam lampiran 10, pertanyaan nomor 23 dan 24. Hasil uji reliabilitas untuk pertanyaan tersebut dapat dilihat pada lampiran 11. Uji reliabilitas dilakukan kepada empat informan yang dipilih secara acak. Dari hasil pengujian reliabilitas dapat dilihat bahwa pertanyaan nomor 23 dan 24 memiliki persentase kecocokan (Percent Matched) 100 persen. Perencanaan dan pengendalian merupakan komponen proses menejemen yang tidak dapat dipisahkan. Perencanaan harus diikuti dengan pengendalian, pengendalian dilakukan terhadap kegiatan yang telah dilaksanakan dan kesesuaiannya dengan rencana. Anggaran merupakan perencanaan keuangan yang dibuat KKI untuk satu tahun yang akan datang, oleh karena itu harus ada pengendalian anggaran. Pengendalian terhadap anggaran dilakukan secara harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Pengendalian harian dan mingguan dilakukan oleh kepala unit. Pengendalian bulanan dilakukan oleh kepala bidang dan pengendalian tahunan dilakukan oleh badan pengurus. Untuk lebih jelasnya proses pengendalian dapat dilihat dalam tabel berikut : Tabel 4.10. Pengendalian Anggaran KKI Keterangan Anggaran : 1. Operasional Unit 1.1. Pendapatan 1.2. Pengeluaran 1.3. Pembelian Aktiva 2. Badan Pengurus Anggaran Vs Realisasi Pencapaian Kinerja
Tahunan
Y Y Y Y Y Y
Bulanan
Y Y
Mingguan Harian
Y Y
Y Y
Jenis-jenis pengendalian yang dilakukan ada tiga macam yaitu pengendalian akuntansi, pengendalian administrasi dan pengendalian operasional. Pengendalian akuntansi adalah prosedur mengenai pengamanan harta dan kewajiban dan
113 keakuratan pencatatan dalam laporan keuangan. Pengendalian akuntansi ini meliputi laporan akuntansi dari kegiatan operasional unit, pengendalian fisik harta, audit internal. Pengendalian administratif adalah pengendalian yang ditujukan untuk efisiensi operasional dan berhubungan dengan kebijakan koperasi. Pengendalian operasional adalah pengendalian yang berhubungan dengan kebijakan dan petunjuk dasar pengelolaan koperasi dengan tujuan untuk meraih keuntungan bisnis. Pengendalian operasional dan akuntansi digunakan untuk mengendalikan anggaran. Dalam proses pembandingan anggaran dengan realisasi digunakan pengendalian administrasi dan akuntansi. Dalam pengukuran kinerja digunakan pengendalian operasional dan administrasi. Data-data yang dibutuhkan dalam proses pengendalian adalah anggaran operasional unit, anggaran investasi, anggaran badan pengurus, laporan mingguan, laporan bulanan dan laporan insidentil. Laporan bulanan dibutuhkan untuk membandingkan anggaran dengan realisasi. Laporan mingguan, bulanan dan insidentil digunakan untuk penilaian pencapaian kinerja. Perbandingan realisasi dengan :=
anggaran
dapat
dihitung
dengan
rumus
sebagai
berikut
realisasi − anggaran x100% .Langkah selanjutnya adalah analisis penyimpangan anggaran
yang terjadi dan mengkaji masalah-masalah operasional. Kemudian dilakukan tindakan korektif atas masalah operasional dan penyimpangan yang terjadi. Hasil dari proses pengendalian dapat dijadikan umpan balik dalam penyusunan anggaran tahun berikutnya. Hasil pengendalian dikomunikasikan kepada anggota KKI sebagai pertanggungjawaban atas pelaksanaan anggaran.
114 4.11. Model Penganggaran Yang Efektif Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka dapat dibuat model penganggaran yang efektif. Model ini merupakan gabungan antara teori dan kenyataan di lapangan penelitian. Penjelasan model penganggaran yang efektif akan diuraikan sebagai berikut: 1. Menetapkan Tujuan Organisasi Sebelum menetapkan tujuan, terlebih dahulu manajemen atas menilai variable relevan, kekuatan, dan kelemahan organisasi. Variabel relevan terdiri dari variabel terkendali dan variable tak terkendali. Variabel terkendali adalah variabel yang dapat dikendalikan sehingga dapat direncanakan dan diusahakan secara efektif oleh manajemen. Variabel tak terkendali adalah variabel yang tidak dapat dipengaruhi oleh manajemen. Setelah menilai variabel yang relevan dan variabel yang tidak relevan serta kekuatan dan kelemahan perusahaan, manajemen atas kemudian menetapkan tujuan. Tujuan adalah arah untuk mencapai hasil akhir dalam suatu kegiatan. Kegiatan (aktivitas) ada yang bertujuan mencari laba, ada juga yang tidak mencari laba. Namun umumya, kegiatan organisasi adalah yang bertujuan mencari laba. Tujuan perusahaan dalam memperoleh laba merupakan tingkat pengambilan keputusan yang terpenting dalam proses perencanaan. Tujuan dibedakan atas tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum adalah tujuan yang menyatakan secara luas keadaan atau kedudukan di waktu yang akan datang dan hasil akhir dari aktivitas perusahaan dalam jangka panjang. Setelah dibuat tujuan umum kemudian dibuat tujuan khusus. Tujuan khusus (target) adalah tujuan yang menggambarkan ruang lingkup yang jelas seerta memberikan arah kepada usaha yang dilakukan dalam jangka pendek. Tujuan khusus organisasi merupakan perincian yang tegas dari tujuan umum. 2. Merumuskan Strategi Strategi adalah cara mencapai tujuan yang harus diikuti oleh setiap bagian perusahaan. Strategi yang dibuat oleh organisasi harus selaras dengan tujuan. 3. Program Kerja Program adalah suatu kegiatan yang berfungsi untuk membahas dan menentukan kegiatan yang harus dilakukan dalam usahanya untuk mencapai tujuan yang telah
115 ditetapkan. Program disusun terlebih dahulu sebelum anggaran disusun. Suatu program biasanya disusun dalam beberapa tahun, sedangkan anggaran disusun dalam satu tahun (anggaran jangka pendek). Dalam program perlu ditetapkan asumsi-asumsi yang menjadi dasar perencanaan. 4. Penyusunan Anggaran Anggaran disusun berdasarkan program kerja organisasi yang dikuantitatifkan ke dalam satuan moneter. Anggaran disusun oleh komite anggaran. Komite anggaran terdiri dari manjer departemen\unit kegiatan organisasi. Anggaran yang pertama kali disusun oleh organisasi yaitu anggaran penjualan, karena anggaran penjualan merupakan dasar bagi penyusunan anggaran lainnya. Anggaran yang disusun organisasi sebaiknya merupakan anggaran lengkap (kompherensip), meliputi anggaran operasional dan keuangan. Dalam format anggaran, account title
anggaran harus sama dengan account title laporan keuangan sehingga
memudahkan pengendalian. Anggaran yang telah disusun harus mendapatkan pengesahan dari pemegang kekuasaan tertinggi dalam organisasi. 5. Pelaksanaan Anggaran Anggaran yang telah disusun dan disahkan kemudian dikoordinasikAngggaeran hendaknya
dapat
memoticvasi
pelaksana
untuk
melaksanakan
antuk
melaksanakan angggaeran. Dalam anggaran tercantum target laba yang akan dicapai oleh depaertemen\unit. Jika pelaksana dapat melampaui target laba, maka diberikan reward kepada pelaksana. Penyusunan dan pelaksanaan anggaran dilakukan sesuai dengan pusat pertanggungjawaban, hal ini ditujukan agar dapat ditunjuk orang atau kelompok yang bertanggung jawab atas penyimpangan biaya dan pendapatan yang dianggarakan. 6. Pengendalian Anggaran Pengendalian anggaran dilakukan dengan membandingkan anggaran laporan aktual. Kemudian terdapat penyimpangan yang
dengan
menguntungkan
(favorabel) dan penyimpangan tidak menguntungkan (unfavorable). Organisasi harus mempunyai kebijakan jika terjadi
penyimpangan. Penyimpangan yang
tidak menguntungkan harus dilakukan tindakan korektif sehingga diketahui penyebab penyimpangan.
116 7. Umpan Balik Hasil dari tindakan korektif dapat dijadikan umpan balik bagi penyusunan anggaran tahun mendatang.
117
V. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan terhadap penerapan penganggaran pada KKI dengan menggunakan metode penelitian kualitatif, dapat disimpulkan : 1.Pada tahun 2006 KKI menerapkan penganggaran. Ada beberapa faktor yang menyebabkan KKI menerapkan penganggaran. Faktor-faktor tersebut terdiri dari faktor internal dan eksternal. Faktor internal antara lain : memudahkan pengendalian, peningkatan SHU dan Badan Pengawas KKI. Faktor eksternal antara lain : tuntutan PT. Indocement Tbk. dan persaingan usaha. 2.Proses penyusunan anggaran KKI menggunakan metode campuran (Top Down dan Bottom Up). Hal ini dapat dilihat dari pembuatan format anggaran KKI yang dimulai dari Badan Pengawas dan Badan Pengurus, kemudian data anggaran diisi dan dilengkapi oleh Kepala Bidang dan Kepala Unit KKI. 3.Anggaran yang disusun KKI dapat dilihat dalam kertas kerja anggaran KKI. Kertas kerja anggaran KKI terdiri dari: anggaran penjualan dan pengeluaran rutin (anggaran induk), simulasi anggaran, anggaran penjualan, anggaran biaya operasional, anggaran biaya administrasi, anggaran biaya umum dan anggaran pembelian aktiva. 4.Fungsi anggaran bagi KKI antara lain sebagai alat perencanaan, alat pengendalian dan pengukuran kinerja KKI. 5.Pengkoordinasian anggaran KKI dilakukan oleh semua perangkat organisasi KKI. Pelaksanaan anggaran merupakan tanggung jawab kepala bidang dan kepala unit. Pengendalian penerapan penganggaran KKI merupakan tanggung jawab Badan Pengawas dan Badan Pengurus KKI.
118 5.2. Saran Penelitian yang dilakukan harus memberikan manfaat kepada berbagai pihak. Oleh karena itu, penelitian yang telah dilakukan harus dapat memberikan saran kepada Koperasi Karyawan Indocement (KKI). Saran yang diberikan diharapkan bermanfaat bagi manajemen koperasi untuk mengadakan perbaikan-perbaikan yang diperlukan dalam upaya meningkatkan efektivitas dan efisiensi penerapan anggaran KKI. Saran tersebut dijelaskan sebagai berikut : 1.Pengesahan anggaran dilakukan melalui dua tahap, pada bulan Januari 2006 pengesahan dilakukan oleh Badan Pengurus. Pengesahan anggaran oleh anggota KKI dilakukan dalam Rapat Anggota Tahunan (RAT) yang diselenggarakan pada bulan Maret 2006. Di sisi lain, anggaran KKI tahun 2006 telah disusun untuk bulan Januari 2006 sampai dengan Desember 2006. Anggaran KKI untuk bulan Januari dan Februari 2006 telah diterapkan tanpa persetujuan anggota KKI. Sehubungan dengan kondisi di atas, maka anggaran KKI untuk bulan Januari dan Februari 2006 tetap dilaksanakan karena telah mendapatkan persetujuan Badan Pengurus. Anggaran KKI mendapakan pengesahan lengkap maka pelaksanaan RAT sebaiknya dimajukan ke bulan Januari 2006. Jika kondisi di atas tidak
memungkinkan maka pada RAT bulan Maret 2006
dilakukan pengesahan anggaran Januari dan Februari untuk tahun 2007. 2.Pada tahun berikutnya penerapan penganggaran diharapkan memiliki ruang lingkup yang luas, misalnya: penganggaran dijadikan dasar pemberian reward kepada pihak yang mampu memenuhi target yang telah ditetapkan pada anggaran. Pemberian reward akan memotivasi pihak-pihak yang terlibat dalam penerapan penganggaran sehingga tujuan KKI yang tercermin dalam anggaran dapat tercapai. 3.Jenis-jenis anggaran yang disusun oleh KKI diharapkan dapat lebih lengkap pada tahun mendatang. KKI dapat melengkapi anggaran keuangan dengan menyusun anggaran utang dan anggaran piutang.
119 4.KKI
diharapkan
penyimpangan
dapat
menyusun
menguntungkan
kebijakan
(favorable)
penyimpangan dan
anggaran,
penyimpangan
tidak
menguntungkan (unfavorable). Selain itu KKI diharapkan dapat menyusun kebijakan penyusunan anggaran. Pada tahun 2006 , penyusunan anggaran hanya berdasarkan data historis yaitu 10% dari laporan keuangan (aktual) tahun 2005. Sebaiknya anggaran disusun dari program kerja KKI pada tahun yang akan datang kemudian program kerja tersebut dikuantifikasikan dalam bentuk anggaran KKI.
120 DAFTAR PUSTAKA
Adisaputro, G. dan Marwan Asri. 2000. Anggaran Perusahaan 1. BPFE, Yogyakarta. . 2000. Anggaran Perusahaan 2. BPFE, Yogyakarta. Brookson, S. 2000. Managing Budgets. Dorling Kindersley, London. Harahap, S.S. 2001. Budgeting Peranggaran Perencanaan Lengkap. PT Raja Grafindo Persada, Jakarta. Hendar dan Kusnadi. 1999. Ekonomi Koperasi. Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta. Moleong, L.J. 2004. Metodologi Penelitian Kualitatif. PT Remaja Rosda Karya, Bandung. Mulyadi.1992. Akuntansi Biaya. STIE YKPN, YKPN, Yogyakarta. Nafarin, M. 2004. Penganggaran Perusahaan. Salemba Empat, Jakarta. Patilima, H. 2005. Metode Penelitian Kualitatif. Alfabeta, Bandung. Sitio, A. 2001. Koperasi Teori dan Praktek. Erlangga, Jakarta. Undang-Undang Dasar 1945 Amandemen Pertama-Keempat (1999-2002), Penerbit Eska Media Press, Jakarta. Welsch, G.A. 1995. Budgeting (Penyusunan Anggaran Perusahaan). Bumi Aksara, Jakarta. Widjaya, I.G.R. 2000. Hukum Perusahaan. Kesaint Blanc, Jakarta.
