PENERAPAN E-BUDGETING PADA PROSES PEMBUATAN RENCANA ANGGARAN BELANJA DAERAH PEMERINTAH KOTA SUARABAYA

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006

PENERAPAN E-BUDGETING PADA PROSES PEMBUATAN RENCANA ANGGARAN BELANJA DAERAH PEMERINTAH KOTA SUARABAYA Daniel Hary Prasetyo Teknik Informatika, Universitas Surabaya Telp (031)2981395, (081)8586185 [email protected] , [email protected]

ABSTRAK Proses Pembuatan Rencana Anggaran Belanja Daerah yang dilakukan tiap tahun mempunyai proses yang cukup lama. Proses dimulai dari dipersiapkannya data standar harga satuan, pembagian jatah anggaran, kemudian dilanjutkan pembuatan usulanusulan kegiatan beserta rincian anggarannya oleh masing-masing unit satuan kerja. Kemudian dilanjutkan dengan pembahasan internal maupun dengan DPRD. Dan setelah melalui satu kali atau lebih revisi terbentuklah suatu rencana anggaran yang bisa diterima oleh semua pihak dan dapat menunjukkan arah pembangunan kota Surabaya. Untuk membuat semua pihak yang berkepentingan dapat turut serta dan untuk lebih mempermudah proses diatas, bagian Bina Program Pemerintah Kota Surabaya menerapkan suatu sistem informasi pembuatan anggaran yang sering disebut dengan EBudgeting. Sistem E-Budgeting ini mencakup semua kebutuhan data dan proses yang diperlukan sampai dengan memunculkan report-report analisa anggaran. Sistem ini telah berhasil membantu pemerintah kota dalam membuat RAB tahun 2005 dan tahun 2006. Sistem ini juga menjadi pintu masuk bagi data awal yang diperlukan olehi sistem E-Procurement dan E-Controlling. PENDAHULUAN Penyusunan anggaran belanja dilakukan tiap tahun di semua pemerintah daerah, termasuk juga pemerintah kota Surabaya. Proses penyusunan anggaran membutuhkan waktu cukup lama dan melibatkan banyak pihak. Proses ini juga akan memerlukan dan menghasilkan banyak berkas-berkas yang harus terdokumentasi dan tersusun dengan baik. Pemanfaatan komputer pada proses penyusunan anggaran belanja awalnya memanfaatkan aplikasi spreadsheet. Kemudian dilanjutkan dengan mengembangkan aplikasi desktop khusus yang diperlukan untuk kepentingan proses ini. Akan tetapi aplikasi desktop punya keterbatasan sulit untuk diimplementasikan di banyak lokasi dimana unit satuan kerja berada. Selain menyulitkan bagi implementator karena harus melakukan instalasi di banyak tempat, juga tidak dapat diakses dari lokasi yang jauh letaknya, misal dari luar kota. Perkembangan selanjutnya, Bagian Bina Program ( dahulu Bina Pembangunan ) yang berwenang sebagai supervisor penyusunan anggaran dari unit satuan kerja yang lain, mengembangkan aplikasi yang bersifat web base yaitu aplikasi E-Budgeting. Dengan membangun server dan mendaftar alamat domain surabaya2excellence.or.id aplikasi E-Budgeting ini dapat diakses dari manapun lewat internet, sehingga keterbatasan lokasi dapat ditanggulangi. Permasalahan berikutnya adalah bagaimana sistem pada E-Budgeting ini akan dikembangkan sehingga proses penyusunan rancangan anggaran belanja (RAB) dapat berjalan dengan lancar.


ANALISA KEBUTUHAN Sistem E-Budgeting yang dikembangkan akan diakses oleh 6 tipe user yaitu Tim Data, Bappeko, Dinas/USK, Peneliti, Dewan, dan Admin. Masing-masing punya tugas dan kewenangan berbeda dalam proses penyusunan anggaran. Urutan proses dan keterkaitan antar User diatas dapat digambarkan seperti gambar 1 dibawah.

Bappeko

Program, Sasaran, nama-nama kegiatan dan alokasi dana

Komponen + Rekening

Usulan RAB

Dinas / USK

Peneliti

Usulan RAB yang telah dibahas bersama

Dewan

Tim Data Revisi RAB Usulan/ revisi komponen

Administrator

Gambar 1. Alur Penyusunan RAB

Tim Data adalah sebuah tim yang bertugas untuk membuat data standar harga komponen penyusun anggaran yang berlaku tahun ini (plus perkiraan inflasi sampai tahun depan). Komponen penyusun anggaran dibedakan menjadi 4 yaitu SHSD, HSPK, SAB, dan Estimasi. a. SHSD Adalah singkatan dari Standar Harga Satuan Dasar. Meliputi harga standar semua barang yang ada di pasaran yang sekiranya digunakan untuk kegiatan USK. Jumlahnya tidak kurang dari 17 ribu barang, mulai dari yang paling murah kantong plastik 25 rupiah sampai yang paling mahal mobil tangga pemadam kebakaran dengan harga 8 milyar lebih. b. HSPK Adalah singkatan dari Harga Satuan Pokok Kegiatan. Merupakan komponen belanja yang isinya tersusun dari beberapa SHSD dan atau HSPK lain. Contoh HSPK adalah Pembuatan Sistem Informasi Akuntansi, yang didalamnya terdapat SHSD untuk gaji sistem analis, programmer, dan sebagainya. c. SAB Singkatan dari Standar Analisa Biaya. Sama seperti HSPK tetapi untuk kegiatankegiatan fisik, seperti pemasangan lampu jalan, penanaman pohon, dan sebagainya. d. Estimasi Estimasi digunakan untuk menampung komponen-komponen belanja yang tidak punya standar harga atau yang spesifik, seperti hadiah untuk lomba, Renovasi gedung SDN xx, dan sebagainya. Selain membuat data komponen, tim data juga bertugas melekatkan komponenkomponen ini kedalam rekening-rekening yang sesuai. Bappeko berwenang untuk merumuskan arah pembangunan dengan membuat Program dan Sasaran Pembangunan beserta prosentasenya. Program dan sasaran tersebut kemudian dijabarkan dalam bentuk kegiatan-kegiatan di masing-masing unit satuan kerja.

ISBN : 979-99735-1-1 C-12-2


Dinas atau Unit Satuan Kerja, yang semuanya berjumlah 72 ( termasuk kecamatan-kecamatan) berwenang mendetailkan kegiatan-kegiatan yang diusulkan bappeko. Disini dinas akan mengisikan komponen-komponen yang diperlukaan pada kegiatan tersebut. Dinas juga bisa mengusulkan kegiatan yang harus disetujui oleh Bappeko terlebih dahulu baru dapat dilanjutkan dengan pengisian komponen. Setelah dinas membuat rancangan kegiatan yang sudah dilengkapi dengan komponen-komponen anggaran, usulan RAB ini dicek oleh Peneliti, yang dalam hal ini adalah tim dari Bagian Bina Program. Dalam proses cek ini, diadakan diskusi antara Dinas dan Peneliti. Usulan RAB bisa mengalami beberapa kali revisi sebelum disetujui oleh Peneliti. Setelah RAB disetujui peneliti, maka sudah siap untuk disampaikan ke dewan. Dewan dapat melihat detil komponen per kegiatan pada tiap unit kerja. Dari dewan, jika ada revisi, maka akan terjadi lagi proses diskusi antara dinas dengan peneliti untuk perbaikan RAB. User yang terakhir adalah administrator, yang berhak melakukan pengubahan setting-setting yang diperlukan di seluruh proses, menambah user, membackup database dan lain-lain tugas administrator. DESIGN DAN IMPLEMENTASI Sesuai dengan tipe pengguna diatas, aplikasi e-budgeting ini dibuat dalam 6 buah tipe login yang berbeda. Setelah user memilih tipe login dan mengisikan id dan password, maka tampilan selanjutnya akan tergantung pada tipe login yang dipilih. Berikut adalah fitur-fitur yang ada pada tiap tipe login tersebut. a. Tim Data Pada login Tim Data, terdapat fitur-fitur berikut: - Menambah, mengubah SHSD, HSPK, SAB, dan Estimasi dan memberikan rekening yang sesuai. Gambar 2 memperlihatkan tampilan saat edit HSPK - Terdapat fasilitas bantu yaitu Find dan Filter untuk mempermudah pencarian komponen.

ISBN : 979-99735-1-1 C-12-3


Gambar 2. Tampilan Edit data HSPK

b. Bappeko User dengan login Bappeko akan dapat melakukan hal-hal berikut : - Membuat master Program dan Sasaran - Membuat nama-nama kegiatan untuk tiap satuan kerja dilengkapi dengan program,sasaran, input, output dan sebagainya yang merupakan header dari kegiatan tersebut . Gambar 3 memperlihatkan tampilan header dan detail sebuah kegiatar (seluruh contoh data yang ada pada gambar tampilan di paper ini adalah bukan data sebenarnya) - Melakukan persetujuan terhadap kegiatan yang diusulkan dinas c. Dinas / USK Tampilan yang terdapat pada login ini mempunyai fitur : - Melakukan pengisian detail kegiatan dengan mencari komponen komponen penyusunnya dan dilengkapi dengan koefisien perkaliannya, misal Nasi Kotak : 10 orang x 5 kegiatan x 12 bulan. Pencarian komponen dapat berdasar nama komponen dan nama rekening. - Dapat melihat semua komponen dan pencarian komponen seperti tim data, tetapi hanya bersifat readonly. - Terdapat fasilitas menggabungkan 2 atau lebih kegiatan. - Terdapat fasilitas menlakukan impor kegiatan dari dinas lain. Ini diperlukan untuk mempercepat pengisian data untuk kegiatan-kegiatan yang hampir sama, contohnya pada kegiatan-kegiatan di kecamatan-kecamatan.

ISBN : 979-99735-1-1 C-12-4


Gambar 3. Tampilan Header dan detail untuk sebuah kegiatan

d. Peneliti Untuk login Peneliti, fiturnya hampir sama dengan dinas, tetapi ditambah fasilitas untuk menyetujui usulan RAB dan memberikan catatan-catatan. Begitu peneliti melakukan persetujuan, maka dinas tidak dapat lagi melakukan perubahan komponen kegiatan. Pada setiap kali persetujuan, maka data akan masuk History sehingga bisa di-trace perubahan-perubahan apa saja yang terjadi pada kegiatan sejak disetujui pertama kali oleh peneliti.

ISBN : 979-99735-1-1 C-12-5


e. Dewan Untuk login dewan, terdapat fasilitas untuk melihat data kegiatan sampai dengan detailnya, dan juga dapat melihat report-report. Report yang disediakan cukup banyak antara lain Report per dinas, per kegiatan, per rekening, per program, per sasaran, per belanja, dan kombinasi antar report-report tersebut, misal Report per dinas per rekening atau report per dinas per program seperti pada gambar 4 dibawah.

Gambar 4. Contoh Report

f. Administrator Menu-menu pada login administrator membuat administrator mempunyai kemampuan untuk : - Menambah atau mengubah Unit Satuan Kerja dan Keterangannya - Menambah atau mengubah Satuan Ukur - Menambah atau mengubah daftar rekening dan kelompok belanja - Menambah atau mengubah data user serta melakukan Lock user tertentu agar tidak dapat melakukan perubahan data. - Melihat semua report seperti halnya dewan Setelah melewati tahap pembahasan dan telah disetujui oleh dewan, maka usulan RAB disahkan menjadi RAB. Dalam sistem ini, seluruh data kegiatan beserta detailnya kemudian diamankan dan dipindahkan agar tidak berubah lagi. Data ini disebut dengan RAB Murni. Nantinya, akan terdapat proses Revisi dan PAK (Perubahan Anggaran Kegiatan) dipertengahan tahun dengan proses yang sama dengan penyusunan RAB murni. Setelah PAK disahkan dewan, maka tahap PAK selesai dan data disimpan sebagai RAB PAK. EVALUASI Sistem E-Budgeting di Pemerintah Kota Surabaya ini telah berjalan selama satu setengah tahun, dan telah membantu pembuatan RAB 2005 dan 2006. Keberhasilan sistem ini dapat dilihat dari semakin cepatnya waktu penyusunan anggaran, semakin cepatnya bagian Bina Program untuk meneliti dan menganalisa usulan RAB dari USK, dan terdokumentasinya proses perancangan dan perubahan-perubahan yang terjadi

ISBN : 979-99735-1-1 C-12-6


sampai dengan disetujui oleh Dewan. Sistem ini juga digunakan sebagai pintu awal dua sistem lain yang ada di bagian Bina Program, yaitu E-Procurement, dan E-Controlling. DAFTAR PUSTAKA Bagian Bina Pembangunan Pemerintah Kota Surabaya. 2005. Buku Standar Harga Satuan Dasar 2005. Pemerintah Kota Surabaya 2005. David King, Jae Lee, Dennis Vieh. 2004. Eleectronic Commerce : A Managerial Perspective. Prentice Hall, New Zealand. 2004. Daniel Amor. 2002. The E-Bussiness (R) Evolution. Living and Working in an Interconnected World. Prentice Hall, USA. 2002

ISBN : 979-99735-1-1 C-12-7


ISBN : 979-99735-1-1 C-12-8

PENERAPAN E-BUDGETING PADA PROSES PEMBUATAN RENCANA ANGGARAN BELANJA DAERAH PEMERINTAH KOTA SUARABAYA

Recommend Documents