PENENTUAN PRIORITAS PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI BERDASARKAN NILAI KONTRIBUSI EKONOMI DI PT. ICTL

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008

PENENTUAN PRIORITAS PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI BERDASARKAN NILAI KONTRIBUSI EKONOMI DI PT. ICTL Yermia Yonas, Achmad Holil Noor Ali Manajemen Teknologi Informasi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Email: [email protected] ABSTRAK Dengan adanya persaingan industri yang semakin ketat dan pesatnya perkembangan teknologi informasi, PT.ICTL dituntut untuk lebih selektif dalam menentukan teknologi informasinya. Kesalahan pemilihan teknologi yang akan digunakan, dapat menyebabkan hilangnya kesempatan dalam pengembangan sistem. Oleh karena itu manajemen PT.ICTL membutuhkan suatu metoda untuk membantu proses pengambilan keputusan dalam penerapan sistem informasi yang akan dibangun terlebih dahulu. Sistem-sistem informasi yang akan dibangun antara lain untuk perencanaan kebutuhan material, penggajian, dan akuntansi biaya manufaktur. Tesis ini menggunakan metoda Information Economics dalam menganalisa manfaat atau nilai kontribusi ekonomi dari sistem informasi yang akan dibangun. Metoda ini menganalisa secara keseluruhan nilai ekonomis yang ada pada domain bisnis dan domain teknologi, seperti financial, strategis, resiko strategi persaingan dan resiko bagi organisasi terkait. Hasil penelitian ini adalah skor / nilai akhir dari masing-masing proyek sistem informasi yang akan dibangun. Berdasarkan masing-masing nilai akhir proyek tersebut, selanjutnya dapat dibuat suatu ranking prioritas proyek, sehingga pengambilan keputusan didapat dari penentuan ranking prioritas proyek sistem informasi tersebut. Kata kunci: penentuan prioritas, pembangunan sistem infomasi, nilai kontribusi ekonomi. PENDAHULUAN PT.ICTL adalah perusahaan manufaktur swasta yang memproduksi mebel perangkat dapur, dengan spesialisasi pada bahan dasarnya yaitu stainless steel. PT.ICTL memiliki filosofi yang simple yaitu Kualitas, Kehandalan, dan Manfaat (Quality, Availability, Value). Dengan Visi-Misi People & Service Excellent, Planning & Innovation Excellent, Product & Manufacturer Excellent, PT.ICTL berusaha melakukan proses produksi yang ketat dan layanan pengiriman yang tepat waktu. Dalam memasarkan produknya, PT.ICTL bekerja sama dengan perusahaan asing yang berlokasi di Australia, perusahaan ini telah menjadi market leader untuk wilayah Australia dan New Zealand. Akan tetapi untuk pasar Internasional, masih mendapat persaingan yang ketat dari para produsen China. Pihak manajemen dari kedua perusahaan, memandang perlu adanya dukungan Information System/Information Technology (IS/IT) untuk memperkuat strategi bisnis yang digunakan. Untuk mendukung peningkatan kinerja dan efisiensi, serta keakuratan jadwal produksi, PT.ICTL berencana akan melakukan pengembangan pada teknologi dan aplikasi sistem informasinya, antara lain sistem perencanaan kebutuhan material , sistem informasi penggajian, dan sistem informasi akuntansi biaya manufaktur.


TINJAUAN PUSTAKA Menurut Michael E. Porter, terdapat lima faktor yang mempengaruhi persaingan dalam suatu industri, pada umumnya lebih dikenal sebagai five forces model on industry competition. Kelima faktor persaingan yang mempengaruhi persaingan dalam industri antara lain : faktor ancaman dari pendatang baru (threat of new entrants); faktor ancaman dari produk atau jasa pengganti (threat of substitute products); faktor kekuatan tawar-menawar dari pemasok (bargaining power of suppliers); faktor kekuatan tawarmenawar dari pembeli (bargaining power of buyers); dan faktor persaingan kompetitif antar para anggota industri (rivalry among competitive firms). (Hitt, M, Ireland, R., 2005). Hubungan yang jelas antara teknologi informasi dengan kinerja bisnis adalah kunci dari information economics. Teknologi infromasi tidak akan relevan, apabila tidak berhubungan dengan kinerja bisnis. “Information Economics is collection of computational tools for quantifying benefits and costs for information technology projects.” (Parker, M., dan Benson, R. 1988, pp.5) Tujuan dari Information Economics adalah memberikan gambaran dan analisa investasi teknologi informasi berdasarkan potensi bisnis perusahaan, dan suatu proses pengambilan keputusan untuk investasi teknologi informasi yang berdasar pada strategi bisnis perusahaan. Harapan setiap perusahaan terhadap investasi terhadap teknologi informasi yang akan digunakan adalah dapat memberikan kontribusi dalam mengurangi biaya (cost) pengeluaran perusahaan dan dapat meningkatkan produktivitas. Konsep investasi pada teknologi informasi menurut konsep Matrik McFarlan, investasi pada teknologi informasi atau suatu aplikasi sistem informasi yang akan digunakan dapat dikategorikan ke dalam strategik, high potential, key operational atau support, bergantung pada kontribusi yang diharapkan untuk keberhasilan bisnis (Ward, J. dan Peppard, J.,2002). STRATEGIC

HIGH POTENTIAL

Investasi pada aplikasi IS/IT yang penting bagi kelangsungan strategi bisnis mendatang

Investasi pada aplikasi IS/IT yang mungkin penting untuk mencapai keberhasilan mendatang

KEY OPERATIONAL

SUPPORT

Investasi pada aplikasi IS/IT dimana organisasi bergantung padanya untuk keberhasilan

Investasi pada aplikasi IS/IT yang bernilai tetapi bukan yang terutama untuk keberhasilan

Gambar 1. Portofolio aplikasi McFarlan dari prespektif strategi bisnis

Komponen-komponen pembentuk dari information economics antara lain pengembangan dari analisa cost benefit tradisional dan penambahan unsur manfaaat seperti : value linking, value acceleration, value restructuring, dan innovation valuation (Parker, M., 1988). Kesemua komponen tersebut akan menghasilkan suatu quantifikasi yang akan digabungkan dengan perhitungan assessment dari domain bisnis dan domain teknologi untuk mendapatkan nilai dari suatu proyek. Traditional Cost Benefit

+

Value Linking

Weighted Simple ROI (Quantification)

+

+

Value Acceleration

Weighted Bussiness Domain (Assessment)

+

+

Value Restructuring

Weighted Technology Domain (Assessment)

Innovation Valuation

+

=

=

PROJECT SCORE

Gambar 2. Komponen-komponen pembentuk information economics

ISBN : 978-979-99735-4-2 C-2-2

Input to Simple ROI Calculation


Istilah domain digunakan untuk mengkarakterisasi 2 aktivitas yang berbeda. Domain bisnis adalah pengguna dari teknologi informasi. Domain teknologi adalah penyedia dari layanan teknologi informasi. Faktor-faktor pembentuk Value untuk Domain Bisnis dan Domain Teknologi, antara lain :  ROI (Return On Investment) Teknik ini disebut juga accounting rate of return. Simple ROI adalah rasio dari rata-rata annual net income dari proyek dibagi internal investment dalam proyek. Value linking dan Value Acceleration membantu mengidentifikasi dan mengukur dampak terkait (ripple effect) dengan perubahan teknologi pada perusahaan. Value restructuring membantu mengukur perubahan dalam produktivitas karena perubahan teknologi. Innovation valuation membantu dalam pengukuran alternatif dari investasi, pada aplikasi teknologi yang baru dan inovatif.  Strategic Match Value yang didapatkan dari dukungan Teknologi Informasi atau proyek Sistem Informasi Manajemen dalam mencapai tujuan strategik perusahaan atau unit bisnis.  Competitive Advantage Menurut pemaparan Porter (1985) bahwa tujuan utama dari strategi perusahaan adalah menciptakan rintangan dan melawan tekanan / serangan dari kompetitor.  Management Information Support Value yang diberikan berdasarkan dukungan proyek terhadap informasi manajemen untuk aktivitas inti perusahaan atau Line of Business perusahaan.  Competitive Response Competitive Response memberikan penilaian terhadap kegagalan yang diakibatkan sistem yang akan menyebabkan kerusakan kompetitif pada perusahaan.  Organizational Risk Penilaian terhadap Resiko dari proyek atau organisasi dalam melakukan perubahan yang dibutuhkan perusahaan. Nilai yang tinggi menunjukkan resiko yang besar dan akan mengurangi ketertarikan proyek. Corporate Values digunakan untuk menganalisa posisi strategis sistem informasi pada perusahaan. Dari Corporate Values, maka akan dapat diketahui nilai pembobotan untuk masing-masing Domain Bisnis dan Domain Teknologi di perusahaan tersebut. Penilaian dari Corporate Values bergantung kondisi pada perusahaan, dalam hal ini peranan dukungan teknologi informasi terhadap Line of Business (LOB). METODOLOGI PENELITIAN Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam penelitian untuk menganalisa nilai-nilai dan kontribusi ekonomi dari sistem informasi yang akan dibangun, antara lain : o Menganalisa strategi bisnis perusahaan, hal ini bertujuan untuk mengetahui kekuatan bersaing yang menjadi pemicu bisnis perusahaan. Metode pendekatan yang akan digunakan dari analisa kekuatan bersaing dari Porter. o Menganalisa strategi dan resiko dari teknologi yang akan diterapkan dengan metode pendekatan McFarlan dan penentuan pembobotan nilai dari posisi bersaing dengan metode pengelompokan kuadran nilai korporat dari information economics. o Menganalisa nilai-nilai dan kontribusi ekonomi dengan pendekatan metode dari perangkat information economics. o Melakukan assessment pada masing-masing domain bisnis dan domain teknologi. o Melakukan perhitungan untuk penentuan ranking prioritas. Data-data penelitian ini didapatkan melalui pendekatan interaktif (interview) dan pengisian angket kuisoner oleh divisi-divisi terkait dengan sistem informasi yang sedang diajukan. Penelitian difokuskan pada analisa penilaian masing-masing departemen dan kontribusi yang akan dihasilkan dari masing-masing sistem informasi tersebut.

ISBN : 978-979-99735-4-2 C-2-3


HASIL DAN PEMBAHASAN Sistem informasi yang akan diterapkan berkaitan dengan strategik perusahaan yang dianalisis dengan metode five competitive forces Porter didapatkan berada pada posisi yang kuat di pasaran, akan tetapi kondisi dukungan teknologi informasi untuk kondisi saat ini masih kurang, maka bobot nilai korporat (Parker, 1985) yang sesuai untuk kondisi PT.ICTL berada pada Kuadran A yaitu Kuadran Investasi. Tabel 1. Tabel bobot nilai kuadran investasi (Parker, M.,1988, hal.188) A. B. C. D. E. F. A. B. C. D.

D o m a in B isn is V a lu e d a n R e siko R eturn O n Inves tm ent (R O I) S trategic M atc h (S M ) C om petitive A dvantage (C A ) M anagem ent Inform ation (M I) C om petitive R es pons e (C R ) P rojec t O rganiz ation R is k (O R ) D o m a in T e kn o lo g i V a lu e d a n R e siko D efinitional U nc ertainty (D U ) Tec hnic al U nc ertainty (TU ) S trategic IS A rc hitec ture (S A ) IS Infras truc ture R is k (IR ) Total N ilai Total R es ik o & K etidak pas tian

B obot 2 0 0 2 8 -2 -4 -4 8 0 20 -10

Sistem Perencanaan Kebutuhan Material Pada sistem saat ini sering terjadi kendala ketidakcocokan posisi stok dan proses pengecekan ulang, karena sebagian proses masih dikerjakan secara manual. Disamping itu, tidak ada sistem perencanaan awal produksi yang dapat merinci kebutuhan material untuk setiap unit dan rincian perkiraan biaya material tersebut. Tabel 2. Perbandingan antara sistem perencanaan kebutuhan material saat ini dan yang direncanakan No. Aktivitas Sis tem Saat ini 1 Menghitung Kebutuhan Material 2 Mem buat Konfirm as i Kuantitas 3

6

Mem buat Konfirm as i Keuangan Mengis i dan Melengkapi Kartu Stok Mengis i dan Melengkapi Lem bar Stock Take Mem buat Work In Proces s

7

Mengupdate pos is i Stok

8

Mem eriks a Varian pada Gudang dan Produks i

4 5

Divis i yang terkait Aktivitas Sis tem yang diajukan Manajem en, Perhitungan Kebutuhan Material dilakukan pada Adm inis tras i, Produks i m odul BOM Adm inis tras i Pem eriks aan Kuantitas dilakukan pada m odul Pers ediaan dengan m em eriks a databas e pers ediaan Adm inis tras i Rincian Biaya Material terdapat pada m odul BOM, dan PO dilakukan apabila m aterial kos ong Purchas ing Pem eriks aan Stok pada m odul pers ediaan dengan m engaks es databas e pers ediaan Purchas ing Pem eriks aan Stok pada m odul pers ediaan dengan m engaks es databas e pers ediaan Manajem en Aktivitas jadwal produks i dapat dilihat pada m odul Jadwal Produks i Utam a Adm inis tras i Pos is i s tok akan ter-update s ecara otom atis pada databas e pers ediaan Adm inis tras i Varian tidak terjadi karena pers ediaan hanya m enggunakan databas e pers ediaan

Pada desain sistem perencanaan kebutuhan material yang diajukan, akan dibuat sistem yang saling terkoneksi antar bagian, sehingga proses produksi dapat dilakukan berdasarkan prediksi dari data-data sebelumnya atau pesanan terbaru. Masing-masing unit sudah terperinci komponen-komponen pembentuknya, sehingga dalam pembuatan perintah kerja pada bagian produksi, akan diketahui jumlah material dan komponen yang dibutuhkan, beserta unit yang sedang dalam proses dan yang sudah menjadi barang jadi. Berikut ini dipaparkan ringkasan perhitungan Nilai Simple ROI untuk Sistem Perencanaan Kebutuhan Material

ISBN : 978-979-99735-4-2 C-2-4

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008 Tabel 3. Ringkasan perhitungan Simple ROI Sistem Perencanaan Kebutuhan Material N ila i R O I Tra d t io n a l C o s t B e n e fit A n a ly s is (TC B A ) V a lu e L in k in g (V L ) V a lu e A c c e le ra t io n (V A ) V a lu e R e s t ru c t u rin g (V R ) In n o va t io n V a lu a t io n To t a l ra t a -ra t a S k o r

S k o r I. E .

8,14% 17,49% 224,09% 12,61% 0

1 1 1 1 0 0.8

Sistem Penggajian Sistem penggajian saat ini dilakukan secara manual yaitu memasukkan data dengan menggunakan aplikasi spreadsheet Excel. Perusahaan belum menggunakan sistem absensi yang merekam sidik jari, sehingga untuk sistem absensi karyawan masih menggunakan catatan kartu yang akan direkap secara periode bulanan. Sehingga dimungkinkan terjadi kesalahan pada saat memasukkan data, dan bagi karyawan yang lembur, catatan lemburnya masih sering terlewatkan untuk perhitungan jumlah jam kerjanya. Pada sistem yang diajukan akan dilakukan perbaikan, yaitu dengan melakukan penambahan sistem absensi untuk menyempurnakan pencatatan kinerja karyawan. Tabel 4. Perbandingan antara sistem penggajian saat ini dan sedang direncanakan N o.

Aktivitas Pada Sis tem Saat ini

D ivis i

Aktivitas Pada Sis tem yang direncanakan

1

Melakukan Abs ens i H arian

Pers onalia

Sis tem Baru m enggunakan m es in abs ens i s idik jari

2

Merekap Abs ens i Bulanan

Pers onalia

D ata abs ens i harian ters im pan pada databas e, diaks es m elalui Modul Perincian Jam Kerja

3

Menghitung Gaji dan Pajak

Adm inis tras i D ata abs ens i diam bil dari databas e, diaks es m elalui Modul Perincian Gaji

4

Menginform as ikan Bank

5

Mem buat Laporan Gaji dan Pajak

Adm inis tras i D ilakukan pada Modul Pengirim an U ang Adm inis tras i Aktivitas ini dapat dilakukan pada Modul Laporan

Berikut ini dipaparkan ringkasan perhitungan Nilai Simple ROI untuk Sistem Penggajian : Tabel 5. Ringkasan perhitungan Simple ROI Sistem Penggajian N ila i R O I T ra d t io n a l C o s t B e n e fit A n a ly s is (T C B A ) V a lu e L in k in g (V L ) V a lu e A c c e le ra t io n (V A ) V a lu e R e s t ru c t u rin g (V R ) In n o va t io n V a lu a t io n T o t a l ra t a -ra t a S k o r

1,91% 0 0 37,56% 0

S k o r I. E . 1 0 0 1 0 0.4

Sistem Akuntansi Biaya Sistem informasi akuntansi yang dimiliki PT.ICTL saat ini belum berdasar pada aktivitas produksi, infrastruktur sistem informasi akuntansi yang digunakan belum seluruhnya terkomputersisasi, sebagian besar masih manual tanpa komputer. Aplikasi perangkat lunak pembantu yang digunakan adalah Spreadsheet Excel pada divisi

ISBN : 978-979-99735-4-2 C-2-5


akunting. Hal ini seringkali menimbulkan ketidakseragaman data, sehingga untuk divisi yang membutuhkan data tersebut harus menunggu. PT.ICTL ingin melakukan perubahan terhadap sistem yang berjalan, dengan menggantinya dengan sistem informasi akuntansi biaya yang menggunakan metode berdasar pada aktivitas produksi. Tabel 6. Perbandingan antara sistem akuntansi biaya saat ini dan yang direncanakan Aktivitas Perhitungan

Divisi

Aktivitas Sistem Baru

Persediaan Bahan Baku

Administrasi Di-inisialisasi pada Modul Penetapan Account

Persediaan Bahan Penolong


Barang Dalam Proses

Administrasi Diakses melalui Modul Pengendalian Biaya dalam proses

Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya

Administrasi Diakses melalui Modul Pengendalian Biaya Overhead

Biaya Administrasi dan Umum


Biaya Pemasaran


Persediaan Produk Jadi

Administrasi Diakses melalui Modul Pengendalian Biaya barang jadi

Harga Pokok Produk

Administrasi Diakses melalui Modul perhitungan harga pokok produksi

Biaya Produksi

Administrasi Dapat dilihat pada Modul laporan biaya produksi, karena biaya secara otomatis dihitung oleh komputer

Berikut ini dipaparkan ringkasan perhitungan Nilai Simple ROI untuk Sistem Akuntansi Biaya Manufaktur : Tabel 7. Ringkasan perhitungan Simple ROI Sistem Akuntansi Biaya Manufaktur N ila i R O I T ra d t io n a l C o s t B e n e fit A n a ly s is (T C B A ) V a lu e L in k in g (V L ) V a lu e A c c e le ra t io n (V A ) V a lu e R e s t ru c t u rin g (V R ) In n o va t io n V a lu a t io n T o t a l ra t a -ra t a S k o r

2,50% 0 0 3,56% 0

S k o r I. E . 1 0 0 1 0 0.4

Dari data kuisoner yang telah diisi oleh masing-masing divisi bersangkutan, didapatkan nilai assessment pada domain bisnis dan domain teknologi pada sistemsistem yang sedang diajukan. Dari data-data tersebut, dilakukan perhitungan untuk penentuan ranking prioritas untuk masing-masing sistem-sistem yang diajukan. Nilai-nilai yang telah didapat dari proses perhitungan analisis nilai kontribusi akan dikalikan dengan bobot nilai (Tabel 1.) dari nilai korporat. Perhitungan Total Nilai akhir terdapat pengelompokan penjumlahan untuk nilainilai positif, sedangkan untuk nilai-nilai yang bernilai negatif akan dikelompokkan pada Total Resiko. Sehingga apabila disusun ke dalam tabel, akan tersusun nilai ranking urutan prioritas sistem yang sebaiknya diterapkan terlebih dulu oleh PT.ICTL.

ISBN : 978-979-99735-4-2 C-2-6

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008 Tabel 8. Ranking Prioritas proyek-proyek yang akan diimplementasikan PT.ICTL Domain Bisnis Domain Teknologi Total Total ROI SM CA MI CR OR DU TU SA IR Nilai Resiko

Proyek Perencanaan Kebutuhan 1.6 0 Material Penggajian 0.8 0 Akuntansi Biaya 0.8 0 Keterangan ROI (Return On Investment) Strategic Match Competitive Advantage Management Information Competitive Response

0 9.56 37.33 -8.89 -8.00 -8.44 24.89 0.00 73.38 -25.33 0 3.10 14.22 -3.56 -5.78 -3.11 4.44 0.00 22.57 -12.44 0 4.89 10.67 -3.33 -1.78 -3.11 2.40 0.00 18.76 -8.22 Strategic IS Architecture Definitional Uncertainty Technical Uncertainty IS Infrastructure Risk

KESIMPULAN Secara keseluruhan hasil dari penelitian untuk penentuan prioritas proyek yang sebaiknya dibangun terlebih dulu oleh PT.ICTL adalah Sistem Perencanaan Kebutuhan Material untuk memperkuat strategi bersaing perusahaan di pasar internasional. Resiko dapat diminimumkan dengan pengawasan terhadap penerapan sistem yang lebih diperketat. DAFTAR PUSTAKA Hitt, M.A, Ireland, R.D, dan Hoskisson, R.E. (2005) Strategic Management – Competitiveness and Globalization : Concepts and Cases. Sixth Edition, Thomson, South Western USA. Kendall, E.K. dan Kendall, E.J. (1995) System Analysis and Design. Third Edition, Prentice Hall, New Jersey. Leman, E.P. (1990) Sistem Komputer Akuntansi Payroll, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, INA. Lunn, T. (1992) MRP – Integrating Material Requirements Planning and Modern Business, McGraw-Hill, USA. Milton F.K., Lawrence, H.H. (1995) Cost Accounting Planning and Control, SouthWestern Publishing Co. Mulyadi, (1999) Akuntansi Biaya, Aditya Media - Yogyakarta. O’Brien, J.A. (2004) Managing Information System. Sixth Edition, Irwin McGraw-Hill. Parker, M.M., Benson, R.J., dan Trainor H.E. (1988) Information Economics : Linking Business Performance to Information Technology, Prentice Hall, New Jersey. Pearce, J.A.dan Robinson, R.B.(1997) Strategic Management In : Manajemen Strategik – Formulasi, Implementasi, dan Pengendalian. Eds : Maulana, A. Binarupa Aksara, Jakarta. Porter, M.E. (1985) Competitive Advantage, New York : Free Press. Usry, M.F dan Matz Adolph, (1984), Cost Accounting Planning and Control, 8th edition, South-Western Publishing Co.Cincinnati, Ohio. Ward, J. dan Peppard, J. (2002) Strategic Planning for Information Systems. Third Edition, John Wiley & Sons, England.

ISBN : 978-979-99735-4-2 C-2-7

PENENTUAN PRIORITAS PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI BERDASARKAN NILAI KONTRIBUSI EKONOMI DI PT. ICTL

Recommend Documents