UAT
Sistem Informasi Manajemen
PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI
Dosen :
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
Disusun Oleh :
Siti Rosyidah P056101291. 45
MAGISTER MANAJEMEN AGRIBISNIS PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011
Dengan perkembangan ilmu sekarang ini membuat teknologi berkembang sangat pesat, terutama teknologi peralatan dan teknologi peralatan komunikasi. Teknologi komputer dan telekomunikasi telah membawa manusia ke dalam era informasi yang mengalir tiada batas. Informasi diperlukan manusia untuk menyelesaikan berbagai keperluan hidupnya, termasuk kehidupannya di dalam pekerjaan organisasi Berkembangannya teknologi komputer sebagai alat pengolah data menjadi informasi, maka pekerjaan informasi yang rumit dalam organisasi sangat banyak mengalami perubahan dan kemudahan. Pekerjaan pun dapat dilakukan dengan secara maksimal. Pekerjaan khususnya dalam informasi suatu organisasi sangat rumit, karena mencakup berbagai unit, subunit, dan subsubunit pada berbagai tingkat transaksi dan manajemen masing-masing, serta hubungan satu sama lainya. Untuk melokalisasikan dan mengelompokkan pekerjaan informasi tersebut agar lebih mudah dikerjakan dan bekerja sama dalam berbagai macam corak dan bentuk organisasi, maka diperlukan sebuah sistem. Menurut definisi dari kamus Webster’s Unabridged, sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi. Organisasi dapat berupa satu sistem yaitu berupa integrasi dari berbagai subsistem yang ada pada suatu organisasi, agar lalu lintas informasi dan penyediaaan informasi dapat berjalan lancar bagi kepentingan organisasi secara keseluruhan. Dengan sistem maka diharapkan bahwa setiap kebutuhan manajemen akan sesuatu informasi dapat diperoleh. Pengertian informasi adalah suatu kesatuan pernyataan pandangan, fakta, konsep atau ide, yang berhubungan erat dengan pengetahuan, yang mana apabila informasi tersebut diasimilasikan, dikorelasikan dan dimengerti akan menjadi suatu pengetahuan. Informasi dapat berupa : pengetahuan baru; teori; prinsip; ide; teknologi baru, desain baru; produk baru; proses; prototif; penyempurnaan; metode. Dengan beredarnya informasi dari unit ke unit di manajemen maka terjadilah arus informasi atau hubungan informasi antarunit. Hubungan tersebut lazim disebut sebagai hubungan antarsubsistem dalam suatu kaitan kerja sama suatu sistem. Dengan demikianlah timbullah istilah Sistem Informasi. Karena sistem informasi tersebut yang dikerjakan dengan menggunakan prinsip-prinsip manajemen maka tujuan manajemen dapat tercapai secara efisien dan efektif
Sistem informasi yaitu suatu rangkaian informasi yang didalamnya terdapat bagian-bagian yang berhubungan dan saling berketergantungan satu sama lain, mulai dari bagian yang besar ke bagian yang terkecil. Hubungan tersebut berupa hubunganhubungan arus informasi yang mewakili tingkat-tingkat sistem keorganisasian. Informasi yang dihasilkan dari berbagai cara pengolahan data diperuntukkan bagi keperluan
pimpinan
untuk
mengerjakan
pekerjaan
manajemen.
Dengan
perkembangan teknologi alat pengolah data sampai ke pada komputer sekarang ini, maka data dapat diolah menjadi informasi sesuai keperluan tingkat manajemen organisasi. Dengan demikian unit organisasi dapat mencapai tujuannya masingmasing sehingga keseluruhan organisasi akan dapat mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Sistem Informasi sebagai sebuah sistem Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem : masukan, pengelolahan dan keluaran adalah cocok bagi kasus sistem pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya. Oleh karena itu, ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi. Setelah ditambahkan penyimpanan data, fungsi pengolah informasi bukan lagi hanya mengubah data menjadi informasi tetap juga menyimpan data untuk penggunaan kelak. Model dasar pengolahan informasi berguna dalam memahami bukan saja keseluruhan sistem pengolahan informasi secara tersendiri. Setiap penerapan dapat dianalisis menjadi masukan, penyimpanan, pengolahan dan keluaran.
Modal Dasar sistem informasi
Data
Pengolahan
Informasi
Model Dasar Ditambah Penyimpanan Data
Penyimpanan data
Data
Dalam
Pengolahan
membangun
sistem
informasi,
Informasi dibutuhkan
metode
untuk
mewujudkannya. Untuk itu dibutuhkan sebuah framework arsitektur sistem informasi yang memadai. Dengan menggunakan framework arsitektur, akan lebih mudah mudah memahami berbagai informasi sehingga dapat memutuskan kebijakan seberapa banyak informasi yang diperlukan dan bagaimana menggunakannya. Untuk membangun sistem informasi tersebut dibutuhkan, pertama, seorang System Analyst (Analisa Sistem) yang mampu dapat melihat segala kebutuhan sistem yang akan dibangun. Seorang System Analyst harus memiliki kepekaan dalam melihat segala kekurangan suatu sistem dan berinisiatif dalam menutupi segala kekurangan suatu sistem, umumnya seorang system analyst memiliki: o Pengalaman lebih dalam o Membangun sistem o Mengenal betul suatu sistem o Memiliki kepekaan/suka mengamati suatu sistem Kedua, untuk membangun sistem informasi dibutuhkan metode-metode pembangunan sistem agar dapat menuntun pembuat atau pengembang untuk menghasilkan suatu sistem yang standar, metode-metode tersebut antara lain sebagai berikut: o Metode Prototype o Metode Spiral o Metode Daur Hidup
Metode Prototype Paradigma
dari
metode
prototype
adalah
sistem
informasi
yang
menggambarkan hal-hal penting dari sistem informasi yang akan datang dan dapat
memberikan gambaran atau ide bagi seorang analist sistem untuk menyajikan gambaran secara lengkap. Prototipe sistem informasi bukanlah merupakan sesuatu yang lengkap, tetapi sesuatu yang harus dimodifikasi kembali, dikembangkan, ditambahkan atau digabungkan dengan sistem informasi yang lain bila perlu. Metode ini dikatakan refolusi karena merubah proses pengembangan sistem informasi yang lama (SDLC). Pada proses metode ini umumnya hanya untuk satu produk dan karakteristik dari produk tersebut tidak dapat ditentukan secara pasti seperti produk manufaktur, sehingga penggunaan ”model pertama” bagi pengembangan software tidaklah tepat. Istilah prototype dalam hubungannya dengan pengembangan software sistem informasi manajemen lebih merupakan suatu proses bukan prototipe sebagai suatu produk. Menurut literatur, yang dimaksud dengan prototipe (prototype) adalah ”model pertama”, yang sering digunakan oleh perusahaan industri yang memproduksi barang secara masa. Tetapi dalam kaitannya dengan sistem informasi definisi kedua dari Webster yang menyebutkan bahwa ”prototype is an individual that exhibits the essential peatures of later type”, yang bila diaplikasikan dalam pengembangan sistem informasi manajemen dapat berarti bahwa Prototipe tersebut adalah sistem informasi yang menggambarkan hal-hal penting dari sistem informasi yang akan datang. Prototipe sistem informasi bukanlah merupakan sesuatu yang lengkap, tetapi sesuatu yang harus dimodifikasi kembali, dikembangkan, ditambahkan atau digabungkan dengan sistem informasi yang lain bila perlu. Dalam beberapa hal pengembangan software berbeda dengan produk-produk manufaktur, setiap tahap atau fase pengembangan sistem informasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari seluruh proses yang harus dilakukan. Proses ini umumnya hanya untuk satu produk dan karakteristik dari produk tersebut tidak dapat ditentukan secara pasti seperti produk manufaktur, sehingga penggunaan ”model pertama” bagi pengembangan software tidaklah tepat. Istilah prototype dalam hubungannya dengan pengembangan software sistem informasi manajemen lebih merupakan suatu proses bukan prototipe sebagai suatu produk.
Karakteristik metode prototype Ada empat langkah yang menjadi karakteristik metode prototype yaitu : •
Pemilahan fungsi Mengacu pada pemilahan fungsi yang harus ditampilkan oelh prototype. Pemilahan harus selalu dilakukan berdasarkan pada tugas-tugas yang relevan yang sesuai dengan contoh kasus yang akan dipergakan
•
Penyusunan Sistem Informasi Bertujuan untuk memenuhi permintaan akan tersedianya prototype
•
Evaluasi
•
Penggunaan Selanjutnya
Jenis-Jenis Prototype •
Feasibility prototype – digunakan untuk menguji kelayakan dari teknologi yang akan digunakan untuk system informasi yang akan disusun.
•
Requirement prototype – digunakan untuk mengetahui kebutuhan aktivitas bisnis user.
•
Desain Prototype - digunakan untuk mendorong perancangan system informasi yang akan digunakan.
•
Implementation prototype – merupakan lanjytan dari rancangan protipe, prototype ini langsung disusun sebagai suatu system informasi yang akan digunakan
Metode Spiral Spiral model adalah salah satu bentuk evolusi yang menggunakan metode iterasi natural yang dimiliki oleh model prototype dan digabungkan dengan aspek sistimatis yang dikembangkan dengan model waterfall. Tahap desain umumnya digunakan pada model Waterfall, sedangkan tahap prototype adalah suatu model dimana software dibuat prototype (incomplete model), “blue-print”-nya, atau contohnya dan ditunjukkan ke user / customer untuk mendapatkan feedback-nya. Jika prototype-nya sudah sesuai dengan keinginan user / customer, maka proses dilanjutkan dengan membuat produk sesungguhnya dengan menambah dan memperbaiki kekurangan dari prototype tadi.
Model ini juga mengkombinasikan top-down design dengan bottom-up design, dimana top-down design menetapkan sistem global terlebih dahulu, baru diteruskan dengan detail sistemnya, sedangkan bottom-up design berlaku sebaliknya. Top-down design biasanya diaplikasikan pada model waterfall dengan sequential-nya, sedangkan bottom-up design biasanya diaplikasikan pada model prototype dengan feedback yang diperoleh. Dari dua kombinasi tersebut, yaitu kombinasi antara desain dan prototype, serta top-down dan bottom-up, yang juga diaplikasikan pada model waterfall dan prototype, maka spiral model ini dapat dikatakan sebagai model proses hasil kombinasi dari kedua model tersebut. Oleh karena itu, model ini biasanya dipakai untuk pembuatan software dengan skala besar dan kompleks. Spiral model dibagi menjadi beberapa framework aktivitas, yang disebut dengan task regions. Kebanyakan aktivitas-aktivitas tersebut dibagi antara 3 sampai 6 aktivitas. Berikut adalah aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam spiral model: •
Customer communication. Aktivitas yang dibutuhkan untuk membangun komunikasi yang efektif antara developer dengan user/customer terutama mengenai kebutuhan dari customer.
•
Planning. Aktivitas perencanaan ini dibutuhkan untuk menentukan sumberdaya, perkiraan waktu pengerjaan, dan informasi lainnya yang dibutuhkan untuk pengembangan software.
•
Analysis risk. Aktivitas analisis resiko ini dijalankan untuk menganalisis baik resiko secara teknikal maupun secara manajerial. Tahap inilah yang mungkin tidak ada pada model proses yang juga menggunakan metode iterasi, tetapi hanya dilakukan pada spiral model.
•
Engineering. Aktivitas yang dibutuhkan untuk membangun 1 atau lebih representasi dari aplikasi secara teknikal.
•
Construction & Release. Aktivitas yang dibutuhkan untuk develop software, testing, instalasi dan penyediaan user/customer support seperti training penggunaan software serta dokumentasi seperti buku manual penggunaan software.
•
Customer evaluation. Aktivitas yang dibutuhkan untuk mendapatkan feedback dari user/customer berdasarkan evaluasi mereka selama representasi software pada tahap engineering maupun pada implementasi selama instalasi software pada tahap construction and release.
Berikut adalah gambar dari spiral model secara umum : Determine objectives alternatives and constraints
Evaluate alternatives identify, resolve risks
Risk analysis Risk analysis Risk analysis
Prototype 3 Prototype 2
REVIEW Requirements plan Life-cycle plan
Development plan
Plan next phase
Integration and test plan
Operational protoype
Risk analysis Prototype 1
Simulations, models, benchmarks Concept of Operation
S/W requirements
Requirement validation Design V&V Acceptance test Service
Product design
Detailed design
Code Unit test Integration test Develop, verify next-level product
Satu lingkaran dari bentuk spiral pada spiral model dibagi menjadi beberapa daerah yang disebut dengan region. Region tersebut dibagi sesuai dengan jumlah aktivitas yang dilakukan dalam spiral model. Tentunya lingkup tugas untuk project yang kecil dan besar berbeda. Untuk project yang besar, setiap region berisi sejumlah tugas-tugas yang tentunya lebih banyak dan kompleks daripada untuk project yang kecil. Sistem berjalan dari inti spiral berjalan mengitari sirkuit per sirkuit. Sebagai contoh untuk sirkuit pertama dilakukan untuk pembangunan dari spesifikasi dari software dengan mencari kebutuhan dari customer. Untuk sirkuit pertama harus menjalani semua aktivitas yang didefinisikan. Setelah 1 sirkuit terlewati lanjut ke tugas selanjutnya misalnya membangun prototype. Tugas ini juga harus mengitari 1 sirkuit dan begitu terus selanjutnya sampai project selesai. Tidak seperti model-model konvesional dimana setelah sistem selesai, maka model tersebut juga dianggap selesai. Akan tetapi hal ini tidak berlaku untuk spiral model, dimana model ini dapat digunakan kembali sepanjang umur dari software tersebut. Pada umumnya, spiral model digunakan untuk beberapa project seperti Concept Development Project (proyek pengembangan konsep), New Product Development Project (proyek pengembangan produk baru), Product Enhancement Project (proyek peningkatan produk), dan Product Maintenance Project (proyek pemeliharaan proyek). Keempat project tersebut berjalan berurutan mengitari sirkuit dari spiral. Sebagai contoh setelah suatu konsep dikembangkan dengan melalui aktivitas2 dari spiral model, maka dilanjutkan dengan proyek selanjutnya yaitu
pengembangan produk baru, peningkatan produk, sampai pemeliharaan proyek. Semuanya melalui sirkuit2 dari spiral model.
Metode Daur Hidup Sistem Pengujian ketepatan suatu sistem informasi dan serangkaian kebijakan, adalah sejauh mana keduanya sukses mendorong dan mengendalikan masing-masing langkah tersebut untuk sistem majemuk (multiple system). Sementara teknologi yang berubah dan meningkatkan pemahaman manajemen secara mencolok telah mengubah cara pengeimplementasian langkah-langkah tersebut, fungsi masing-masing langkah relative tetap untuk jangka waktu yang cukup lama. Daur Hidup Pengembangan Sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional
dan
pemakai
sistem
informasi
untuk
mengembangkan
dan
mengimplementasikan sistem informasi. Siklus hidup sistem informasi terbagi atas enam fase, dapat digambarkan di bawhah ini:
a. Fase Perencanaan Sistem Dalam fase perencanaan sistem : • Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi
• Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan. • Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan untuk mendukung pengembangan sistem. b. Fase Analisis Sistem Dalam fase ini : •
Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi.
•
Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan analisis sistem.
•
Laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk membentuk suatu tim proyek sistem dan memulai fase analisis sistem.
•
Tim proyek sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasan untuk mengembangkan suatu sistem baru.
•
Ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional sistem mewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan kebutuhan pemakai.
•
Beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan mungkin tidak diketahui secara penuh pada fase ini, jadi asumsi kritis dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan sistem.
•
Pada akhir fase analisis sistem, laporan analisis sistem disiapkan. Laporan ini berisi penemuan-penemuan dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek sistem siap untuk memulai fase perancangan sistem secara umum. Bila laporan tidak disetujui, tim proyek sistem harus menjalankan analisis tambahan sampai semua peserta setuju.
c. Fase Perancangan Sistemsecara Umum/Konseptual • dibentuk alternatif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan pemakai. Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif perancangan konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan
terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka. • pada fase ini analis sistem mulai merancang proses dengan mengidentifikasikan laporan-laporan dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang diusulkan. Data masing-masing laporan ditentukan. Biasanya, perancang sistem membuat sketsa form atau tampilan yang mereka harapkan bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada kertas atau pada tampilan komputer. • Jadi, perancangan sistem secara umum berarti untuk menerangkan secara luas bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentang output, input, proses, kendali, database dan teknologi akan dirancang. Perancangan sistem ini juga menerangkan data yang akan dimasukkan, dihitung atau disimpan. Perancang sistem memilih struktur file dan alat penyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk magnetik atau bahkan file- file dokumen. Prosedur-prosedur yang ditulis menjelaskan bagaimana data diproses untuk menghasilkan output d. Fase Evaluasi dan Seleksi Sistem Akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem. Jika tak satupun altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase perancangan sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua altenatif akan dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapat dibenarkan, dan salah satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan akhir. Bila satu alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan detailnya. e. Fase Perancangan Sistem secara Detail/Fungsional Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail. Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format
input baik untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Berdasarkan perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk mengubah input menjadi output. Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan secara online atau batch. Macam-macam model dikembangkan untuk mengubah data menjadi informasi. Prosedur ditulis untuk membimbing pemakai dan pesonel operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang dikembangkan. Database dirancang untuk menyimpan dan mengakses data. Kendali-kendali yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman dan error ditentukan. Pada beberapa proyek sistem, teknologi baru dan berbeda dibutuhkan untuk merancang kemampuan tambahan macam-macam komputer, peralatan dan jaringan telekomunikasi. Pada akhir fase ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan. Laporan ini mungkin berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu kesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku pedoman yang lengkap untuk merancang, membuat kode dan menguji sistem; instalasi peralatan; pelatihan; dan tugas-tugas implementasi lainnya. f. Fase Implementasi Sistem dan Pemeliharaan Sistem Pada fase ini : • sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi. • sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru. • laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program and Evaluation Review Technique (PERT) Chart dan penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Bagian kedua adalah laporan yang menerangkan tugas penting untuk melaksanakan implementasi sistem, seperti : § § § § § §
pengembangan perangkat lunak Persiapan lokasi peletakkan sistem Instalasi peralatan yang digunakan Pengujian Sistem Pelatihan untuk para pemakai sistem Persiapan dokumentasi
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Sistem Informasi. Penerbit: PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Davis, Gordon B. 2002. Kerangka dasar: Sistem Informasi Manajemen. Penerbit: PT Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta. Indrajit, Richardus Eko. 2000. Pengantar Konsep Dasar: Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Penerbit: PT Elex Media Komputindo, Jakarta. Mc Farlan dan Mc Kenley. 1994. Ledakan Informasi dan Manajemen. Penerbit: PT Dharma Aksara, Jakarta O’Brien, JA dan George Marakas 2009. Manajemen Sistem Informasi. Ninth Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston.
http://tonyjustinus.wordpress.com/2007/11/11/spiral-model/ http://mas-anto.com/teknologi-membangun-sistem-informasi http://yuzuhara.wordpress.com/2007/11/22/pengembangan-ti-melalui-metodeprototyping/ wsilfi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/.../Pengembangan+Sistem+1+2.pdf http://student.eepis-its.edu/~moresky/temp/kuliah/Day%2011%20%20Pembangunan%20SI%20(1).pdf
