PELAYANAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pendaftaran Penduduk diatur dalam Undang-Undang No. 23 Tahun 2006, Undang-Undang No. 24 Tahun 2013, PP No. 37 Tahun 2007, PP No. 102 Tahun 2012, Peraturan Presiden No. 25 Tahun 2008, Permendagri No. 18 Tahun 2010, Permendagri No. 19 Tahun 2010 serta Permendagri No. 19 Tahun 2012; Dalam pelayanan administrasi kependudukan, semula yang diwajibkan aktif adalah penduduk diubah menjadi Pemerintah melalui Petugas dengan pola jemput bola atau pelayanan keliling;
Lanj. Latar Belakang
Azas domisili (tempat tinggal penduduk) dalam pendaftaran penduduk merupakan sesuatu yang sangat penting dan harus ditegakkan dalam penertiban administrasi kependudukan. Apabila azas ini sudah diimplementasikan maka seseorang penduduk hanya memiliki KTP-el satu, yaitu sesuai domisilinya; Berdasarkan Pasal 8 ayat (1) huruf d dan f Undang-Undang No. 24 Tahun 2013 bahwa Instansi Pelaksana berkewajiban mendokumentasikan hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil serta melakukan verifikasi dan validasi data dan informasi yang disampaikan oleh Penduduk dalam pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil;
Lanj. Latar Belakang
Sedangkan dalam Pasal 9 ayat (1) huruf c Undang-Undang No. 23 Tahun 2006, bahwa Instansi Pelaksana mempunyai kewenangan untuk memberikan keterangan atas laporan Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting untuk kepentingan penyelidikan, penyidikan dan pembuktian kepada lembaga peradilan; Untuk mewujudkan tertib administrasi kependudukan diperlukan Penatausahaan Pendaftaran Penduduk di Desa/Kelurahan, Kecamatan, serta di tingkat Instansi Pelaksana.
B. Pengertian Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi administrasi kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain. Pendaftaran Penduduk adalah pencatatan biodata penduduk, pencatatan atas pelaporan peristiwa kependudukan dan pendataan pada penduduk rentan Administrasi Kependudukan serta penerbitan dokumen kependudukan berupa kartu identitas atau surat keterangan kependudukan.
Lanj. Pengertian
Peristiwa Kependudukan adalah kejadian yang dialami penduduk yang harus dilaporkan karena membawa akibat terhadap penerbitan atau perubahan Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk dan/atau surat keterangan kependudukan lainnya meliputi pindah datang, perubahan alamat, serta status tinggal terbatas menjadi tinggal tetap. Peristiwa Penting adalah kejadian yang dialami oleh seseorang meliputi kelahiran, kematian, lahir mati, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan nama dan perubahan status kewarganegaraan.
Lanj. Pengertian
Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting yang selanjutnya disebut Buku Harian, adalah buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan harian di desa/kelurahan, kecamatan dan kabupaten/kota berkaitan dengan pelayanan terhadap pelaporan peristiwa kependudukan dan peristiwa penting atau pengurusan dokumen kependudukan. Buku Mutasi Penduduk yang selanjutnya disingkat BMP adalah buku yang digunakan untuk mencatat peristiwa kependudukan dan peristiwa penting yang dialami seseorang yang mengakibatkan perubahan jumlah penduduk sesuai dengan nomor urut KK dalam BIP.
Lanj. Pengertian
Buku Induk Penduduk yang selanjutnya disingkat BIP, adalah buku yang digunakan untuk mencatat identitas dan status kependudukan yang dimiliki oleh seseorang yang dibuat untuk setiap keluarga dan dimutakhirkan setiap terjadi peristiwa kependudukan dan peristiwa penting bagi penduduk WNI maupun penduduk WNI yang kawin dengan Orang Asing yang memiliki Izin Tinggal Tetap.
Lanj. Pengertian
Dokumen Kependudukan adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana yang mempunyai kekuatan hukum sebagai alat bukti otentik yang dihasilkan dari pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil. Dokumen Aktif adalah dokumen dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi kependudukan.
Lanj. Pengertian
Dokumen Inaktif adalah dokumen dinamis yang masih diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi kependudukan yang frekuensi penggunaannya sudah menurun/berkurang atau sudah tidak berlaku. Petugas Registrasi adalah pegawai yang diberi tugas dan tanggung jawab memberikan pelayanan pelaporan Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting serta pengelolaan dan penyajian data kependudukan di desa/kelurahan atau nama lainnya.
II. RUANG LINGKUP ADMINDUK PENCATATAN SIPIL
PENDAFTARAN PENDUDUK
PENCATATAN ATAS PELAPORAN PERISTIWA KEPENDUDUKAN • • • • • •
Penerbitan NIK Perubahan alamat; Pindat dlm Wil Indonesia Pindat Antar negara; Penddk Pelintas batas; Pendataan Penduduk Rentan Adminduk; • Pelaporan pddk yg tdk mampu mengantar sendiri
PENCATATAN BIODATA
PEMUTAKHIRAN BIODATA
DATA/INFODUK
SIAK PENERBITAN NIK,KK,KTP,Srt Ket Kpdkn
PENCATATAN ATAS PELAPORAN PERISTIWA PENTING
Pemanfaatan data utk pemerintahan & pembangunan
• • • • • • • • • • • • • •
Kelahiran; Lahir mati; Perkawinan; Pembatalan Perkawinan; Perceraian; Pembatalan Perceraian Kematian; Pengangkatan Anak; Pengakuan Anak; Pengesahan anak; Perubahan Nama; Perubahan Status Kewaganegaraan; Peristiwa Penting lainnya; Pelaporan pddk yg tdk mampu melapor sendiri.
PENERBITAN AKTA/ PEMBUATAN CATATAN PINGGIR
III. RUANG LINGKUP PENDAFTARAN PENDUDUK WNI
P E N D A F T A R A N P E N D U D U K
Pencatatan Biodata dan Perubahannya
OA yang memiliki Izin Tinggal Terbatas/ Tinggal Tetap WNI
Penerbitan KK dan KTP
OA yang memiliki Izin Tinggal Tetap
Pendaftaran Peristiwa Kependudukan
Pendataan Penduduk Rentan Adminduk
Pelaporan Penduduk Yg Tdk Mampu Mendaftarkan Sendiri
Dpt dibantu oleh Instansi Pelaksana atau minta bantuan orang lain
RUANG LINGKUP PENDAFTARAN PERISTIWA KEPENDUDUKAN Dilakukan oleh TIM
P E R I S T I W A K E P E N D U D U K A N
Perubahan Alamat
Penduduk tidak dikenai biaya
Pindah Datang Penduduk WNI dalam wilayah NKRI
Pindah Datang Penduduk OA dalam wilayah NKRI
Pindah Datang Penduduk WNI Antar Negara
Pindah Datang Penduduk OA Antar Negara
OA yang memiliki Izin Tinggal Terbatas OA yang memiliki Izin Tinggal Tetap
Ke dan dari Luar Negeri
RUANG LINGKUP PENDATAAN PENDUDUK RENTAN ADMINDUK Penduduk Korban Bencana Alam
PENDUDUK RENTAN ADMINDUK
Penduduk Korban Bencana Sosial
Orang Terlantar
Komunitas Terpencil
Pendataan dilakukan oleh TIM
PEJABAT YANG BERWENANG MENERBITKAN DAN MENANDATANGANI DOKUMEN HASIL PENDAFTARAN PENDUDUK NO.
1.
2.
PEJABAT YANG BERWENANG
DOKUMEN
TENGGANG WAKTU PALING LAMBAT
Kepala Surat Keterangan Pindah Datang Desa/ Lurah Penduduk WNI dalam satu atas nama Desa/Kelurahan Kepala Surat Keterangan Pindah/ Pindah Instansi Datang Penduduk WNI antar Pelaksana Desa/Kelurahan
14 hari kerja
Camat atas nama Kepala Instansi Pelaksana
14 hari kerja
Surat Keterangan Pindah/ Pindah Datang Penduduk WNI antar Kecamatan dalam satu Kabupaten/ Kota
PEJABAT YANG BERWENANG MENERBITKAN DAN MENANDATANGI DOKUMEN HASIL PENDAFTARAN PENDUDUK NO. PEJABAT YANG BERWENANG 3.
Kepala Instansi Pelaksana
DOKUMEN
Biodata penduduk; KK dan KTP; Surat Keterangan Pindah/ Pindah Datang Penduduk WNI antar kabupaten, antar provinsi; Surat Keterangan Pindah Datang penduduk OA dalam wilayah NKRI; Surat Keterangan Pindah ke Luar Negeri; Surat Keterangan Datang dari Luar Negeri; Surat Keterangan Tempat Tinggal(SKTT) untuk OA yang memiliki Izin Tinggal Terbatas; Surat Keterangan Pengganti Tanda Identitas (SKPTI); Surat Keterangan Orang Terlantar (SKOT); Surat Keterangan Tanda Komunitas (SKTK).
TENGGANG WAKTU PALING LAMBAT
14 hari kerja
SARANA DAN PETUGAS DALAM PENATAUSAHAAN PENDAFTARAN PENDUDUK Desa/Kelurahan
Kecamatan
Disediakan :
Disediakan :
-
- Buku Harian; - Kamera digital; - Almari/Filling Kabinet untuk menyimpan berkas/ arsip.
Buku Harian; BIP; BMP; Formulir Pendaftaran Pddk untuk WNI; - Almari/Filing Kabinet untuk mendokumentasikan hsl Dafduk. Disediakan : Petugas Registrasi yang merangkap sebagai petugas kurir.
Disediakan : Petugas Pendaftar dan Kurir.
Instansi Pelaksana Disediakan : - Buku Harian; - Buku Pendaftaran Penddk Pelintas Batas (khusus daerah pelintas batas); - Sarana/Prasarana SIAK; - Ruang Server; - Kamera Digital (untuk OA); - Formulir Pendaftran Peddk untuk OA - Blangko Dokumen Kependudukan. - Almari/Filling Kabinet untuk mendokumentasikan hsl Dafduk & Capil. Disediakan : - Petugas Pendaftar; - Petugas Operator; - Administrator.
PROSEDUR PENDAFTARAN PENDUDUK WNI Desa/Kelurahan Petugas Registrasi :
Penduduk WNI 1. Melapor dgn membawa persyaratan yang ditentukan; 2. Mengisi Formulir sesuai peristiwa yang dilaporkan.
- Mencatat dalam Buku Harian; - Melakukan verifikasi dan validasi data pddk; - Mencatat dalam BIP dan BMP; - Meneruskan berkas permohonan ke Kecamatan; - Menerima data penduduk OA dari Instansi Pelaksana dan menyimpan data dlm file khusus; - Mendokumentasikan hsl Dafduk dan Capil. Kepala Desa/Lurah : Menandatangani formulir Pendaftaran Penduduk/Surat Pengantar dan Surat Keterangan sesuai kewenangannya.
Kecamatan
Lanj. Prosedur Pendaf.
Kecamatan
Instansi Pelaksana
Petugas/Verifikator : - Menerima berkas permohonan dari desa/ kel.; - Mencatat dalam Buku Harian; - Melakukan verifikasi dan validasi data pddk; - Meneruskan berkas permohonan ke Instansi Pelaksana; - Menerima data pddk OA dari Instansi Pelaksana dan menyimpan dalam file khusus; - Mendokumentasikan hsl Dafduk dan Capil.
Petugas/Operator :
Camat : - Menandatangani formulir Dafduk; - Menandatangani surat keterangan/surat pengantar sesuai kewenangannya.
Menandatangani dokumen kependudukan hasil Pendaftaran Penduduk.
- Melakukan verifikasi dan validasi data pddk; - Mencatat dalam Buku Harian - Merekam dalam database kepddkkan; - Memproses penerbitan dokumen kepddkan hsl Dafduk; - Mendokumentasikan hsl Dafduk dan Capil.
Kepala Instansi Pelaksana :
PROSEDUR PENDAFTARAN PENDUDUK ORANG ASING DI INSTANSI PELAKSANA PETUGAS PENDAFTAR
Penduduk OA - Melapor dengan membawa persyaratan yg ditentukan; - Mengisi formulir sesuai peristiwa yang dilaporkan.
- Mencatat dalam Buku Harian; - Melakukan verifikasi dan validasi data penduduk; - Memproses penerbitkan dokumen kepddkan hsl Dafduk; - Menyampaikan data penduduk OA yang pindah datang ke Kecamatan dan Desa/Kel. tempat tinggal OA yang bersangkutan; - Mendokumentasikan hsl Dafduk dan Capil.
OPERATOR KOMPUTER - Merekam dalam Database Kepddkan.
KEPALA INSTANSI PELAKSANA - Menandatangani dokumen kepddkan hasil pendaftaran penduduk.
IV. VERIFIKASI DAN VALIDASI DATA PENDUDUK Petugas Registrasi
Pasal 93 UU No. 23 Th. 2006 Untuk memastikan bahwa : 1. Orang yang melapor adalah penduduk desa/ kelurahan;
Melakukan Verifikasi dan Validasi Data Kependudukan
2. Orang yang melapor adalah penduduk dari desa/ kec atau kab/kota lain yang pindah datang di desa/kel tempat Petugas Registrasi; 3. Persyaratan Pendaftaran telah lengkap dan benar; 4. Formulir Pendaftaran telah diisi penduduk dengan lengkap dan benar.
Setiap penduduk yang dengan sengaja memalsu kan surat dan/ atau dokumen kepada Instansi Pelaksana dalam melapor kan Peristiwa Kependudu kan/Peristiwa Penting.
Dipidana penjara paling lama 6 tahun dan /atau denda paling banyak Rp. 50 juta.
A. Pengertian Verifikasi dan Validasi Data adalah upaya yang dilakukan untuk mendapatkan data kependudukan yang lengkap, benar dan mutakhir melalui pemeriksaan, pencocokan dan penelitian terhadap persyaratan pendaftaran dan formulir yang telah diisi penduduk sesuai dengan peristiwa yang dilaporkan oleh penduduk.
B. Proses Verifikasi Dan Validasi 1. Verifikasi dan Validasi di Desa/Kelurahan
b. Melakukan pemeriksaan, pencocokan dan penelitian terhadap formulir yang telah diisi oleh penduduk agar tidak terdapat kesalahan pengisian atau penulisan, serta adanya elemen data yang belum terisi.
Lanj. Proses Verifikasi
2. Verifikasi dan Validasi di Kecamatan a. Melakukan pemeriksaan dan pencocokan serta penelitan terhadap berkas yang diserahkan oleh penduduk/petugas kurir dari Desa/Kelurahan; b. Apabila di kecamatan sarana SIAK telah on line dengan Kabupaten/Kota maka pemeriksaan, pencocokan dan penelitian dilakukan dengan melihat Database Kependudukan.
Lanj. Proses Verifikasi
3. Verifikasi dan Validasi di Kabupaten/Kota (Instansi Pelaksana) a. Untuk
berkas
penduduk
WNI
permohonan dilakukan
pendaftaran pemeriksaan,
pencocokan dan penelitian pada Database Kependudukan; b. Untuk
berkas
permohonan
penduduk Orang Asing :
pendaftaran
Lanj. Proses Verifikasi
1) Melakukan
pemeriksaan,
pencocokan
dan
penelitian persyaratan pendaftaran penduduk sesuai
peristiwa
yang
keimigrasian
yang
kependudukan
yang
dilaporkan,
dokumen
dimiliki,
dokumen
dimiliki
dan
Database
Kependudukan; 2) Melakukan
pemeriksaaan,
pencocokan
dan
penelitian terhadap formulir yang telah diisi oleh Orang Asing, agar tidak terdapat kesalahan dalam penulisan atau pengisian, serta adanya data yang belum terisi.
V. JENIS - JENIS BUKU DALAM PENDAFTARAN PENDUDUK A. Desa/Kelurahan 1. Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting (Buku Harian) untuk WNI (BK - 1.01); 2. Buku Mutasi Penduduk (BMP) untuk WNI (BK - 1.02); 3. Buku Induk Penduduk (BIP) untuk WNI (BK - 1.03).
Lanj. Jenis-Jenis Buku
B. Kecamatan Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting (Buku Harian) untuk WNI (BK - 1.04).
C. Instansi Pelaksana Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting (Buku Harian) untuk WNI (BK - 1.05).
Elemen Data Buku Harian 5. Alamat 1. Nomor 6. Keperluan 2. Hari/Tanggal
3. Nama Lengkap Pemohon
BUKU HARIAN (BK-1.01, BK-1.04, BK-1.05)
7. Hasil Pelayanan
8. Kode Arsip 4. N I K 9. Keterangan
BK - 1.01
BUKU HARIAN PERISTIWA KEPENDUDUKAN DAN PERISTIWA PENTING (BUKU HARIAN)
DESA/KELURAHAN Bulan Hari/ No. Tanggal 1
2
: …………………………… TAHUN 20… : ……………………..
Nama Lengkap Pemohon
NIK
Alamat
Keperluan
3
4
5
6
Hasil Pelayanan
Kode Arsip
Keterangan
7
8
9
Petugas Registrasi
Keterangan : Setelah selesai dalam 1 hari ditutup dengan garis dan diparaf petugas di ujung paling kanan. (………………………….)
BUKU HARIAN PERISTIWA KEPENDUDUKAN DAN PERISTIWA PENTING (BUKU HARIAN) KECAMATAN : …………………………… TAHUN 20… Bulan : …………………….. Hari/ No. Tanggal 1
2 `
Nama Lengkap Pemohon
NIK
Alamat
Keperluan
3
4
5
6
BK - 1.04
Hasil Pelayanan
Kode Arsip
Keterangan
7
8
9
Petugas Pendaftar
Keterangan : Setelah selesai dalam 1 hari ditutup dengan garis dan diparaf petugas di ujung paling kanan. ( ………………………………………………. )
BUKU HARIAN PERISTIWA KEPENDUDUKAN DAN PERISTIWA PENTING (BUKU HARIAN) KABUPATEN/KOTA : …………………………… TAHUN 20… Bulan : …………………….. Hari/ No. Tanggal 1
2 `
Nama Lengkap Pemohon
NIK
Alamat
Keperluan
3
4
5
6
BK - 1.05
Hasil Pelayanan
Kode Arsip
Keterangan
7
8
9
Petugas Pendaftar
Keterangan : Setelah selesai dalam 1 hari ditutup dengan garis dan diparaf petugas di ujung paling kanan. ( ………………………………………………. )
Elemen Data Buku Mutasi Penduduk : 1. Nomor Urut 10. Nama Lengkap 2. Nomor KK 11. N I K 3. Nama Kep.Keluarga 4. Alamat 5. Rt
12. Jenis Kelamin
BMP (BK-1.02)
13. Lahir 14. Mati
6. Rw 15. Pindah 7. Kabupaten/Kota 16. Datang 8. Provinsi 17. Kode Arsip 9. Nomor
BUKU MUTASI PENDUDUK (BMP) DESA/KELURAHAN/SEBUTAN LAIN : …………………….. No. Urut : …………… Rt : …………….
No. KK : ………………..
Rw : ………….
KECAMATAN/DISTRIK : …………………..
Nama Kepala Keluarga : ……………………...
Kabupaten/Kota : ……………………
TAHUN : ………
Provinsi : ………………………….
Peristiwa Yang Menyebabkan Perubahan Jumlah Penduduk (Tgl-Bln-Thn)
No.
Kode Arsip
Nama Lengkap
NIK
Jenis Kelamin
Lahir
Mati
Pindah
Datang
2
3
4
5
6
7
8
1
No. Urut : ……………
No. KK : ………………..
Rw : ………….
Nama Kepala Keluarga : ……………………...
Kabupaten/Kota : ……………………
9
Alamat : ……………………………………
Provinsi : ………………………….
Peristiwa Yg Menyebabkan Perubahan Jumlah Penduduk (Tgl-Bln-Thn)
Identitas Penduduk
No. 1
BULAN : …………..
Alamat : ……………………………………
Identitas Penduduk
Rt : …………….
BK - 1.02
Kode Arsip
Nama Lengkap
NIK
Jenis Kelamin
Lahir
Mati
Pindah
Datang
2
3
4
5
6
7
8
9
Petugas Registrasi
( ……………………………………… )
Elemen Data Buku Induk Penduduk : 1. Nomor Urut
12. Tempat Lahir
2. Nomor KK
13. Tgl/Bln/Thn
3. Nama Kep.Keluarga
14. Jenis Kelamin
4. Alamat
15. SHDK
5. Rt
16. Agama/Penghayat Kepercayaan Thd Tuhan YME
6. Rw 7. Kabupaten/Kota 8. Provinsi
BIP (BK-1.03)
17. Kewarganegaraan 18. Pendidikan Terakhir
9. Nomor
19. Pekerjaan
10. Nama Lengkap
20. Nama ayah
11. N I K
21. Nama Ibu
BK - 1.03
BUKU INDUK PENDUDUK (BIP) DESA/KELURAHAN/SEBUTAN LAIN : ………………………… KECAMATAN/DISTRIK : ………………………. No. Urut : …………… Rt : …………….
No. KK : ………………..
Rw : ………….
Nama Kepala Keluarga : ……………………...
Kabupaten/Kota : ……………………
Nama Lengkap
NIK
1
2
3
No. Urut : …………… Rt : …………….
No. KK : ………………..
Rw : ………….
Jenis
Tempat Lahir
Tgl/Bln/Th
Kelamin
4
5
6
NIK
1
2
3
*) Status Hubungan Dalam Keluarga (SHDK) : 1. Kepala Keluarga; 5. Menantu: 2. Suami; 6. Cucu; 3. Istri; 7. Orang Tua; 4. Anak; 8. Mertua;
S H D K *)
Kewarganegaraan
7
8
9
Terakhir 10
Pekerjaan 11
Ayah
Ibu
12
13
Alamat : ……………………………………
Provinsi : ………………………….
Tempat dan Tgl Lahir Nama Lengkap
Nama Orang Tua Kandung
Pendidikan
Agama/ Kepercayaan Terhadap Tuhan YME
Nama Kepala Keluarga : ……………………...
Kabupaten/Kota : ……………………
No.
Alamat : ……………………………………
Provinsi : ………………………….
Tempat dan Tgl Lahir No.
TAHUN : ……………………….
Jenis
Tempat Lahir
Tgl/Bln/Th
Kelamin
4
5
6
Nama Orang Tua Kandung
Pendidikan
S H D K *)
Agama/ Kepercayaan Terhadap Tuhan YME
Kewarganegaraan
7
8
9
Terakhir 10
Pekerjaan 11
Ayah
Ibu
12
13
Petugas Registrasi 9. Famili; 10. Pembantu; 11. Lainnya. ( ………………….. ………………….. )
VI. PETUGAS REGISTRASI (Berdasarkan Permendagri No No.. 18 Tahun 2010 ttg Pedoman Pengangkatan dan Pemberhentian Tugas Pokok Pejabat Pencatatan Sipil dan Petugas Registrasi Registrasi))
Umum Petugas Registrasi berkedudukan di desa/ kelurahan.
Persyaratan a. b. c.
Surat keterangan sehat dari puskesmas Pangkat/Golongan paling rendah Pengatur Muda/ II a; dan Memiliki sertifikat teknis registrasi.
A. Tugas dan Fungsi Petugas Registrasi
Tugas : 1.Membantu Kepala Desa/Lurah dan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil atau UPTD Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil; dan 2.Mengelola dan menyajikan data kependudukan di desa/ kelurahan.
Fungsi : 1.Verifikasi dan validasi data peristiwa kependudukan yang dilaporkan oleh penduduk WNI; 2.Verifikasi dan validasi data peristiwa penting khususnya kelahiran, lahir mati dan kematian yang dilaporkan oleh penduduk WNI; 3.Pencatatan dalam Buku Harian, Buku Mutasi dan Buku Induk Penduduk; 4.Pemrosesan penerbitan Dokumen Kependudukan; dan 5.Penghubung dalam penyampaian dan pengambilan Dokumen Kependudukan
B. Dalam pelaksanaan Tugas Pokok dan Fungsinya Petugas Registrasi bertanggung jawab :
1
Secara fungsional kepada Kepala Kependudukan dan Pencatatan Sipil; dan
2
Secara Operasional kepada Kepala Desa/Lurah;
Dinas
C. PENGANGKATAN DAN PEMBERHENTIAN PETUGAS REGISTRASI Pengangkatan Petugas Registrasi 1.
Pegawai Negeri Sipil (diubah menjadi Pegawai) yang memenuhi persyaratan, diangkat oleh Bupati/Walikota berdasarkan atas usulan Kepala Desa/Lurah melalui Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil; dan
2.
Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil (diubah menjadi Petugas Registrasi) ditetapkan dengan Keputusan Bupati/Walikota.
Pemberhentian Petugas Registrasi
1.
Petugas Registrasi dapat diberhentikan, karena : a. b. c. d.
2.
Atas Permohonan sendiri; Lalai dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya; Melakukan pelanggaran disiplin pegawai; atau Meninggal dunia.
Pemberhentian ditetapkan dengan Keputusan Bupati/Walikota atas usulan Kepala Desa/Lurah melalui Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
VI. PENDOKUMENTASIAN HASIL PENDAFTARAN PENDUDUK (Berdasarkan Permendagri No No.. 19 Tahun 2012 ttg Pendokumentasian Hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil Sipil))
Bab I. Ketentuan Umum Pendokumentasian adalah proses penciptaan, pelayanan, penataan, penyimpanan dan penyusutan.
Bab II II.. Ruang Lingkup Pasal 2 Ruang lingkup pendokumentasian hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil, meliputi : a. Pengolahan dokumen; b. Pengendalian dokumen.
Pasal 3 Ayat (1), Dokumen hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil meliputi : a. Dokumen aktif b. Dokumen inaktif Ayat (2), Dokumen Aktif meliputi : a. Persyaratan administrasi pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil; b. Formulir2 pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil yang telah diisi oleh penduduk; c. Surat keterangan kependudukan hasil pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil; d. KK; e. Buku yang digunakan dalam pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
Ayat (3), Dokumen Aktif dapat berubah menjadi dokumen inaktif; Ayat (4), dokumen inaktif yang tidak mempunyai nilai guna dapat direntensi kecuali register akta pencatatan sipil.
Bab III III.. Penanggung Jawab
Pasal 4 (1) Tingkat Kab/Kota, menjadi tugas dan tanggung jawab Kadis Kependudukan dan Pencatatan Sipil; (2) Dilaksanakan berdasarkan pelayanan atas peristiwa kependudukan dan peristiwa penting; (3) Melaporkan pelaksanaan pendokumentasian dan pencatatan sipil kepada Bupati/Walikota.
Pasal 5 (1) Pendokumentasian Hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil/Pengolahan Dokumen, dalam Pasal 2 huruf a dilaksanakan di : a. Desa/Kel atau nama lainnya; b. Kecamatan atau naman lainnya; c. UPTD Kependudukan dan Pencatatan Sipil;dan d. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab/Kota. (2) Pendokumentasian dalam pengendalian dokumen hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil, dalam Pasal 2 huruf b dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab/Kota.
Bab IV IV.. Pengolahan
Pasal 6 dokumen hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil, dalam Pasal 2 huruf a dilakukan melalui : a. Penciptaan; b. Pelayanan;dan c. Penataan.
Bab V. Pengendalian
Pasal 13 dokumen hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil , dalam Pasal 2 huruf b dilakukan melalui : a. Penyimpanan; b. Alih Media; c. Pemeliharaan; d. Pelayanan; e. Penyusutan
Bab VI VI.. Pelaporan
Pasal 27 (1)Bupati/Walikota melaporkan pelaksanaan pendokumentasian hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil kepada Gubernur paling sedikit 1 (satu) kali dalam satu tahun atau jika sewaktu-waktu diperlukan. (2)Gubernur melaporkan pelaksanaan pendokumentasian hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil kepada Mendagri paling sedikit 1 (satu) kali dalam satu tahun atau jika sewaktu-waktu diperlukan.
Bab VII VII.. Pembinaan
Pasal 28 dan Pasal 29 -
Memuat jenjang pembinaan dari Menteri kepada Gubernur dan Bupati/Walikota; Gubernur kepada Bupati/Walikota, Bupati/Walikota melalui Kadis Kependudukan dan Pecatatan Sipil kepada Camat/Kepala Desa/Lurah dalam pelaksanaan pendokumentasian pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
-
Pembinaan Menteri meliputi : a. sosialisasi; b. bimbingan teknis; c. advokasi;dan d. pendidikan dan pelatihan penataan dokumen aktif dan dokumen inaktif peristiwa kependudukan dan peristiwa penting.
Bab VIII VIII.. Pendanaan
Pasal 30 ayat (1) s/d (3 (3) Memuat pembiayaan pelaksanaan kegiatan pendokumentasian hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten/Kota, Provinsi, Pusat yang dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Kabupaten/Kota, Provinsi, Negara.
Bab IX IX.. Ketentuan Penutup
Pasal 31 Pendokumentasian hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Provinsi DKI Jakarta mutatis mutandis dengan kabupaten/kota.
PENDAHULUAN Pembangunan sistem Pencatatan Sipil merupakan Program Internasional yang disahkan oleh komisi statistik PBB pada tahun 1989 dan 1991 oleh 4 lembaga PBB yakni UNSD, UNFPA, WHO dan Institut Internasional Pencatatan Sipil dan Statistik Vital Tujuan dari program ini adalah untuk mendorong negara-negara berkembang melaksanakan program reformasi jangka panjang dan swasembada untuk meningkatkan pencatatan sipil yang akan menjadi landasan hukum untuk menegakkan HAM warga negara terutama hak-hak sipil. Sejalan dengan program tersebut Pemerintah Indonesia menerbitkan UU Nomor 23 tahun 2006 tentang Adminduk sebagaimana telah diubah dengan UU Nomor 24 Tahun 2013, salah satu substansi UU tersebut mengatur bahwa pencatatan sipil merupakan bagian dari Administrasi Kependudukan.
PENGERTIAN Pencatatan Sipil adalah : • Pencatatan Peristiwa penting yang dialami oleh seseorang dalam register Pencatatan Sipil pada Instansi Pelaksana. • Peristiwa penting adalah kejadian yang dialami seseorang meliputi kelahiran, kematian, lahir mati, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan nama dan perubahan status kewarganegaraan. • Dalam penjelasan UU Nmor 23 Tahun 2006 dijelaskan bahwa ; Peristiwa penting antara lain kelahiran, lahir mati, kematian, perkawinan dan perceraian termasuk pengangkatan, pengakuan, dan pengesahan anak, serta perubahanstatus kewarganegaraan, ganti nama dan peristiwa penting lainnya yang dialami seseorang merupakan kejadian yang harus dilaporkan karena membawa implikasi perubahan data identitas atau surat keterangan kependudukan. Untuk itu setiap kependudukan dan peristiwa penting memerlukan bukti yang sah untuk dilakukan pengadministrasian dan pencatatan sesuai dengan ketentuan UU.
PENCATATAN KELAHIRAN Esensi dari sebuah pencatatan kelahiran adalah pengenalan sekaligus pengakuan hukum negara atas identitas seseorang. Implikasi dari pengakuan hukum tersebut adalah perlindungan negara terhadap status pribadi dan status hukum setiap pribadi. Perlindungan dan pengakuan terhadap penentuan status pribadi dan status hukum ini merupakan kewajiban hakiki NKRI berdasarkan pada Pancasila dan UUD 1945. akta kelahiran sebagai produk dari pencatatan kelahiran adalah bukti legalitas identitas setiap orang.
MANFAAT AKTA KELAHIRAN 1.
Sebagai wujud pengakuan negara atas status identitas individu, status keperdataan dan status kewarganegaraan seseorang ;
2.
Sebagai dokumen legalitas sah identitas seseorang
3.
Sebagai bahan rujukan penetapan identitas dalam dokumen lain, seperti ijazah, surat nikah dll
4.
Persyaratan pendaftaran perguruan tinggi ;
5.
Persyaratan melamar pekerjaan, termasuk menjadi PNS anggota TNI dan POLRI ;
6.
Sebagai dokumen persyaratan pembuatan SIM, paspor serta dalam pengurusan tunjangan keluarga, beasiswa, pensiun pegawai, melaksanakan perkawinan, penentuan hubungan waris, serta untuk ibadah haji/umroh ;
7.
Persyaratan pengurusan pengakuan anak dan pengangkatan anak/adopsi.
pendidikan
mulai
dari
tk
sampai
AKTA KELAHIRAN 1.Setiap Kelahiran wajib dilaporkan oleh penduduk kepada Instansi Pelaksana ditempat terjadinya peristiwa kelahiran paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak kelahiran dan dicatat pada Register Akta Kelahiran dan diterbitkan Kutipan Akta Kelahiran dengan tidak dipungut biaya (GRATIS). 2.Pencatatan pelaporan kelahiran yang melampaui batas waktu 60 hari sampai dengan 1 tahun sejak tanggal kelahiran harus mendapat persetujuan Kepala Instansi Pelaksana.
PENERBITAN AKTA KELAHIRAN
P E N E R B I T A N
A K T A
K E L A H I R A N
Anak ke 2(dua) Orang Tua
Anak Seorang Ibu
Anak yang tidak diketahui asal usulnya
Surat Keterangan Kelahiran dari Dokter / Bidan / Penolong kelahiran. Nama dan identitas saksi kelahiran. KK Orang Tua. KTP Orang Tua. Kutipan Akta Nikah/Akta Pernikahan Orang Tua.
Tidak bisa menunjukkan Kutipan Nikah / Akta Pernikahan
Harus dilengkapi dengan Berita Acara Pemeriksaan dari Kepolisian
AKTA KEMATIAN 1.Setiap Kematian wajib dilaporkan oleh Keluarganya atau yang mewakili kepada Instansi Pelaksana paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal kematian untuk dicatat pada Register Akta Kematian dan diterbitkan Kutipan Akta Kematian. 2.Ketidak jelasan keberadaan seseorang karena hilang atau mati tetapi tidak ditemukan jenazahnya, pencatatan dilakukan setelah adanya Penetapan Pengadilan. 3.Kematian seseorang yag tidak jelas identitasnya, pencatatan dilakukan berdasarkan keterangan dari kepolisian.
PENERBITAN AKTA KEMATIAN
P E N E R B I T A N
A K T A
K E M A T I A N
dilaporkan oleh Keluarganya atau yang mewakili
Surat Keterangan dari Kepala Desa/Lurah. Keterangan Kematian dari Dokter/Paramedis. Fotokopi KK dan KTP bagi Orang Asing dengan Izin Tinggal Tetap. Fotokopi Surat Keterangan Tempat Tinggal bagi Orang Asing dengan Izin Tinggal Terbatas. Fotokopi Paspor bagi Orang Aasing dengan Izin Kunjungan.
Kematian orang yang hilang dan tidak diketahui Jenazahnya dan/atau tidak jelas identitasnya
KK, SKCK, Salinan Penetapan Pengadilan mengenai kematian yang hilang atau tidak diketahui jenazahnya,
PENGANGKATAN, PENGAKUAN DAN PENGESAHAN ANAK 1. Pencatatan Pengangkatan anak wajib dilaporkan oleh penduduk kepada Instansi Pelaksana yang menerbitkan Akta Kelahiran paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah diterbitkan Salinan Penetapan Pengadilan untuk dibuatkan catatan pinggir pada Register dan Kutipan Akta Kelahiran. 2. Pengakuan anak wajib dilaporkan oleh Orang Tua pada Instansi Pelaksana paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal Surat Pengakuan Anak oleh ayah dan disetujui oleh ibu dari anak yang bersangkutan. 3. Setiap Pengesahan anak wajib dilaporkan oleh Orang Tua kepada Instansi Pelaksana paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak ayah dan ibu dari anak yang bersangkutan melakukan perkawinan dan mendapatkan Akta Perkawinan, untuk dibuatkan catatan pinggiri pada Akta Kelahiran.
PENCATATAN PENGANGKATAN, PENGAKUAN DAN PENGESAHAN ANAK
Pengangkatan Anak
PENCATATAN PENGANGKATAN, PENGAKUAN DAN PENGESAHAN ANAK
Pengakuan Anak
Pengesahan Anak
Penetapan Pengadilan tentang Pengangkatan anak. Kutipan Akta Kelahiran. KTP pemohon. KK pemohon.
Surat Pengantar RT/RW diketahui Kepala Desa/Lurah. Surat Pengakuan Anak dari ayah biologis yang disetujui oleh ibu kandung. Kutipan Akta Kelahiran. Fotokopi KK dan KTP ayah biologis dan ibu kandung.
Surat Pengantar RT/RW diketahui Kepala Desa/Lurah. Kutipan Akta Kelahiran. Kutipan Akta Perkawinan. Fotokopi KK dan KTP pemohon.
PENCATATAN PENGANGKATAN, PENGAKUAN DAN PENGESAHAN ANAK
Pengangkatan Anak
PENCATATAN PENGANGKATAN, PENGAKUAN DAN PENGESAHAN ANAK
Pengakuan Anak
Pengesahan Anak
Penetapan Pengadilan tentang Pengangkatan anak. Kutipan Akta Kelahiran. KTP pemohon. KK pemohon.
Surat Pengantar RT/RW diketahui Kepala Desa/Lurah. Surat Pengakuan Anak dari ayah biologis yang disetujui oleh ibu kandung. Kutipan Akta Kelahiran. Fotokopi KK dan KTP ayah biologis dan ibu kandung.
Surat Pengantar RT/RW diketahui Kepala Desa/Lurah. Kutipan Akta Kelahiran. Kutipan Akta Perkawinan. Fotokopi KK dan KTP pemohon.
BAGAIMANA BAGI PENDUDUK YANG TIDAK MEMPUNYAI
“AKTA KELAHIRAN”
KESULITAN DALAM MENDAFTAR SEKOLAH, MELAMAR PEKERJAAN, MENGIKUTI TURNAMEN OLAHRAGA, DLL
