Pemprov Jabar 18 November 2010

USER AND ADMIN GUIDE Pemprov Jabar 18 November 2010

TABLE OF CONTENTS Tentang eoffice.jabarprov.go.id .................................................................................................................................... 1 Memulai eoffice.jabarprov.go.id ................................................................................................................................... 1 User ........................................................................................................................................................................... 5 Keterangan Window ............................................................................................................................................. 5 Modul Kotak Masuk .............................................................................................................................................. 6 Penjelasan Singkat Menu Pada Modul Kotak Masuk ......................................................................................... 6 Pengertian Surat Manual dan Disposisi ............................................................................................................. 2 Modul Kotak Keluar .............................................................................................................................................. 5 Penjelasan Singkat Menu Pada Modul Kotak Keluar ......................................................................................... 5 Pengertian Nota Dinas dan Surat Biasa ............................................................................................................. 3 Modul Agenda ..................................................................................................................................................... 11 Modul Tools ........................................................................................................................................................ 13 Delegasi............................................................................................................................................................ 13 Pembuatan Delegasi ........................................................................................................................................ 13 Sekretaris ......................................................................................................................................................... 15 Pembuatan Sekretaris...................................................................................................................................... 15 Download Adobe Reader dan foxit reader ...................................................................................................... 15 Mengganti password ....................................................................................................................................... 15 Admin .................................................................................................................................................................. 17 Pejabat ............................................................................................................................................................. 17 Profile............................................................................................................................................................... 18 Email ................................................................................................................................................................... 19 Details ................................................................................................................................................................. 20 Admin ...................................................................................................................................................................... 21 Input Pejabat ....................................................................................................................................................... 21

i

Confidential – PT. Codephile Rekadaya Mandiri 2010

Input alamat OPD ................................................................................................................................................ 22 Menambahkan alamat OPD ............................................................................................................................. 22 Edit Alamat OPD .............................................................................................................................................. 23

ii


TENTANG EOFFICE.JABARPROV.GO.ID eoffice.jabarprov.go.id, merupakan aplikasi E‐office yang umumnya memiliki mekanisme komunikasi internal yang sering disebut dengan istilah Nota Dinas, Surat Keluar, Surat Biasa dan lain sebagainya. Pada prinsipnya adalah sebuah sistem tata persuratan yang hirarkis, yang tidak cukup hanya dilaksanakan dengan menggunakan email sistem biasa. e‐Office menjawab kebutuhan Tata persuratan internal dan eksternal perusahaan dengan Mudah, Aman, dan Cepat. Sistem komunikasi internal tersebut, umumnya, membutuhkan beberapa perangkat tata persuratan yang meliputi: 

Proses penerimaan surat (workflow)



Proses pembuatan surat keluat baik internal maupun eksternal (workflow)



Proses disposisi surat dan pembuatan tanggapan surat atas disposisi (workflow)



Sistem penomoran dan pengagendaan surat masuk dan keluar perusahaan



Sistem pendistribusian surat secara elektronis



Sistem penyimpanan dan pengarsipan surat



Sistem delegasi

MEMULAI EOFFICE.JABARPROV.GO.ID Penggunaan aplikasi e‐office diharapkan dapat memberikan efisiensi dan kemudahan bagi penggunanya. Oleh sebab itu E‐OFFICE didesain cukup “user friendly” dan mudah digunakan. Untuk menggunakan aplikasi E‐OFFICE yang berbasis web, user cukup menggunakan browser Internet Explorer untuk menampilkan dan menggunakan aplikasi tersebut. Berikut adalah tata cara penggunaan E‐OFFICE :  

Untuk menggunakan aplikasi ini user harus terhubung dengan jaringan intranet pemprov jabar. Untuk mengakses E‐OFFICE dibutuhkan username dan password.

Berikut adalah tahapan untuk memulai penggunaan E‐office :   

1

Langkah pertama yang harus dilakuakan adalah menyalakan komputer anda. Tekan tombol ON pada komputer anda. Tombol tersebut terletak pada cashing komputer anda Setelah itu komputer akan melakukan log on ke “Operating System” anda. Pada contoh kali ini “Operating System”yang digunakan adalah Windows. Selanjutnya masukan user dan password anda pada tampilan windows “log on” Confidential – PT. Codephile Rekadaya Mandiri 2010

Log on untuk dapat masuk kedalam “Operating System”



Setelah itu melakukan login anda akan masuk ke dalam windows. Untuk menggunakan aplikasi E‐ OFFICE , anda membutuhkan aplikasi browser. Anda dapat memilih aplikasi seperti Internet Explorer yang dapat diakses dengan menekan tombol start.

Aplikasi browser Internet Explorer

2


Note: Saat ini untuk menggunakan Aplikasi E‐OFFICE ,aplikasi browser yang direkomendasikan adalah Internet Explorer versi 7. Pada aplikasi Internet Explorer versi 8 user diharuskan menggunakan pilhan compatibility view. 

Selanjutnya anda anda akan melihat windows aplikasi browser internet explorer.



Untuk terhubung dengan aplikasi E‐OFFICE , anda dapat mengetikan pada address bar alamat aplikasi E‐OFFICE . (http://eoffice.jabarprov.go.id/)

Ketikan alamat aplikasi E‐ OFFICE pada address bar aplikasi browser anda

Note:Untuk dapat terhubung dengan server aplikasi E‐OFFICE pasikan komputer anda terhubung dengan jaringan intranet pemprov Jabar. 



Selanjutnya browser akan menampilkan halaman awal aplikasi E‐OFFICE . Untuk dapat masuk kedalam aplikasi tersebut anda diharuskan melakukan login terlebih dahulu. Dalam aplikasi ini authentifikasi user dibagi menjadi 3 level yaitu User dan Admin. Masukan username dan password anda pada kolom bagian login (lihat gambar 5).

3


Masukan username anda pada kolom username

Masukan password anda pada kolom password



Contoh user yang akan digunakan untuk login aplikasi, saat ini adalah : Username : nama user anda (Ketikan pada kolom username). Password : ketikan password anda (pada kolom password) Setiap user yang memiliki level authentifikasi yang berbeda – beda. dalam aplikasi ini terdapat dua level user yaitu sebagai user biasa dan admin (Lanjutkan ke Bagian admin), User dengan level ini memiliki kewenangan tertinggi dalam aplikasi ini. Level admin memiliki kewenangan dapat menambahkan Jabatan.



Jika anda menggunakan user dengan level authentifikasi sebagai user biasa anda akan memiliki kewenangan dibawah level controller dalam aplikasi ini.

    

Dapat mengirimkan surat biasa dan nota dinas Melakukan konfirmasi telegram yang diterima Melakukan konfirmasi telegram Membaca dan mencetak telegram Mengganti password yang digunakan oleh user bersangkutan.





4

Setelah mengisi kolom username dan password, tekan tombol login.Selanjutnya Aplikasi E‐OFFICE akan melakukan verifikasi username, password dan level authentifikasi anda. Pengisian username atau password yang tidak sesuai, akan mengakibatkan aplikasi menolak permintaan anda dan tidak memberikan izin masuk user yang bersangkutan. Pembahasan selanjutnya akan dijabarkan sesuai dengan level user masing – masing, seperti pada bab selanjutnya.


USER KETERANGAN WINDOW Setelah anda melakukan login (pada bab ini anda diharuskan login sesuai dengan level authentifikasi admin) yang dijelaskan pada bab sebelumnya, anda akan dapat melihat tampilan windows dari aplikasi E‐ OFFICE sesuai dengan level authentifikasi anda yaitu admin. Berikut adalah keterangan mengenai windows user admin : Kotak Masuk

Kotak Keluar

Agenda

Tools

Admin Email Details

5


MODUL KOTAK MASUK PENJELASAN SINGKAT MENU PADA MODUL KOTAK MASUK Modul kotak masuk terdiri dari 3 menu utama yaitu : 1.

2.

3.

1. Menu Surat Masuk Menu ini akan menampilkan seluruh surat masuk yang dimiliki oleh user yang bersangkutan.

2. Menu Draft Proses Manual Menu ini akan menampilkan seluruh surat masuk manual yang disimpan menjadi draft oleh user yang bersangkutan.

3. Menu Disposisi Menu ini akan menampilkan seluruh surat masuk yang didisposisikan ke user – user yang telah dipilih oleh user yang bersangkutan. DIsposisi adalah penugasan yang diberikan ke user tertentu yang telah

6


dipilih oleh user yang hirarkinya lebih tinggi, untuk melakukan pekerjaan atau perintah dari user bersangkutan.

PENGERTIAN SURAT MANUAL DAN DISPOSISI Pembuatan surat manual biasanya dilakukan jika terdapat undangan, surat eksternal, atau memo yang berasal dari luar organisasi dan ingin di upload dan dikirimkan ke salah user. DIsposisi adalah penugasan yang diberikan ke user tertentu yang telah dipilih oleh user yang hirarkinya lebih tinggi, untuk melakukan pekerjaan atau perintah dari user bersangkutan. Sebelumnya user diharuskan memilih terlebih dahulu user – user yang didiposisikan.

SURAT MANUAL Untuk mengirimkan suatu surat manual terdapat beberapa langkah – langkah yang harus dilakukan oleh user diantaranya adalah : 

Nyalakan scanner dengan memastikan bahwa AC Adaptor telah terpasang dengan baik dan periksa kembali bahwa scanner dan kabel telah terhubung ke PC komputer anda dan dapat diakses dengan baik.

 

2

Selanjutnya buka flip masukan surat yang ingin dikirimkan kedalam scanner. Masukan file di sisi kiri bawah agar mudah melakukan pemotongan (crop). Selanjutnya buka aplikasi scanner anda pada PC Komputer anda atau tekan tombol scan pada scanner. Telegram akan discan dan hasil scan dapat dilihat di layar komputer anada. Jika hasilnya sesuai anda dapat menyimpan file tersebut dan jika tidak anda


dapat mengulangi tahapan diatas. Pada contoh kali ini file akan disimpan ke dalam My Documents dengan nama contoh.pdf dan dengan format PDF Note: Harap tidak mengunakan jari tangan atau telapak tangan untuk menyentuh kaca yang ada di scanner, karena bekas dari jari tangan akan menyebabkan berkurangnya dari ketajaman scanner, atau akan menyebabkan adanya jamuran

2

 

Tekan menu Surat Masuk atau Draft Proses Manual Berikutnya tekan tombol Proses Surat Manual



Berikutnya akan muncul halaman Proses Surat Manual.



Klik form tanggal diterima, aplikasi akan menampilkan calendar


   

Pilih Tanggal yang ingin anda pilih. Selanjutnya masukan nomer surat . Contoh : 123/ND/2010 Berikutnya adalah pengisian form Dari . Contoh KEPALA DAERAH PROVINSI JAWA BARAT Selanjutnya pilih link Kepada dan aplikasi akan menampilkan window berikut :



Tekan ok untuk memasukan user yang telah anda pilih, atau cancel untuk membatalkan.

 

Isikan form Perihal seperti diatas Untuk form lampiran dapat diisi sesuai dengan jumlah lampiran, sedangkan jika tidak ada lampiran isikan dengan – Tahapan terakhir adalah mengirim surat yang telah anda buat dengan menekan tombol



atau menyimpannya dengan menekan link yang nantinya kirim dapat anda lihat di halaman Draft. Untuk membatalkan anda dapat menekan link Close .

DISPOSISI Disposisi adalah penugasan yang diberikan ke user tertentu yang telah dipilih oleh user yang hirarkinya lebih tinggi, untuk melakukan pekerjaan atau perintah dari user bersangkutan.

3


Sebelumnya anda diharuskan untuk memilih terlebih dahulu user – user yang ingin didelegasikan. Berikut adalah tahapan melakukan disposisi :  Masuk ke menu Surat Masuk  Selanjutnya pilih surat yang ingin didelegasikan Pilih Surat



Aplikasi akan menampilkan halaman editor untuk surat masuk.



Pilih menu Disposisi



Setelah anda memilih menu disposisi, anda dapat memilih user yang ingin diberikan kewenangan disposisi.



4

Klik icon

untuk menambahkan user


 

Tekan ok untuk memasukan user yang telah anda pilih, atau cancel untuk membatalkan. Dan pilih nota tindakan yang harus dilakukan





Atau jika anda ingin membuat nota tindakan lainnya anda dapat menekan tombol dan aplikasi akan memunculkan text box baru mengantikan drop down menu

Setelah memilih user dan tindakan yang harus dilakukan anda dapat melihat rincian agenda surat yang anda pilih. Untuk melihat isi surat anda dapat menekan link



Untuk menyetujui disposisi anda dapat menekan link

membatalkan

MODUL KOTAK KELUAR PENJELASAN SINGKAT MENU PADA MODUL KOTAK KELUAR Modul Kotak Keluar terdiri dari 3 menu utama yaitu : 1.

5


atau menekan link untuk

2.

3.

4. 5.

1. Menu Perlu Diproses Menu ini akan menampilkan seluruh surat keluar yang harus diproses oleh user. Yang dimaksud diproses adalah user melakukan approve atau reject surat.

2. Menu Pembuat Menu ini akan menampilkan seluruh surat keluar (nota dinas dan surat biasa) yang pernah dibuat oleh user yang bersangkutan.

3. Menu Draft Menu ini akan menampilkan seluruh surat keluar(nota dinas dan surat biasa) yang disimpan menjadi draft oleh user yang bersangkutan.

4. Menu Surat Keluar

2


Menu ini akan menampilkan seluruh surat keluar(nota dinas dan surat biasa) yang pernah dibuat dan diapprove oleh user yang bersangkutan.

5. Batal Menu ini akan menampilkan seluruh surat keluar(nota dinas dan surat biasa) yang pengirimannya dibatalkan oleh user yang bersangkutan atau direject oleh approval.

PENGERTIAN NOTA DINAS DAN SURAT BIASA Nota Dinas adalah Surat Intern yang dikirimkan atau diterima dalam lingkup pemprov Jabar dan memiliki tata naskah yang khusus. Surat Biasa adalah Surat Intern yang dikirimkan atau diterima dalam lingkup pemprov Jabar. Namun tata naskahnya berbeda dengan nota dinas.

MEMBUAT NOTA DINAS Untuk mengirimkan suatu Nota Dinas terdapat beberapa langkah – langkah yang harus dilakukan oleh user diantaranya adalah :  

3

dari beberapa Untuk membuat Nota Dinas anda dapat memilih menu menu yaitu menu perlu diproses, pembuat, draft dan surat keluar. Setelah memilih menu Buat nota dinas aplikasi akan menampilkan halaman pembuatan nota dinas seperti berikut. :






Isikan perihal sesuai dengan perihal yang ingin disampaikan, selanjutnya jika peihal terdiri dari beberapa maslaah, anda dapat menekan link more untuk menambahkan perihal. Selanjutnya Klasifikasi masalah, untuk menambahkan klasifkasi masalah anda dapat menekan link klasifikasi masalah. Selanjutnya aplikasi akan menampilkan pop up klasifikasi masalah seperti berikut :

 

Pilih salah satu klarifikasi masalah yang ingin disampaikan. Berikutnya adalah prioritas surat, pilih prioritas surat yang telah tersedia dalam drop down menu prioritas surat



Selanjutnya adalah klasifikasi surat, pilih klasifikasi surat yang telah tersedia dalam drop down menu klasifikasi surat.



Untuk Tahun, Kode Loker dan Nomor Surat, akan diisikn secara otomatis oleh aplikasi.



2

Bagian yang pertama kali harus diisi adalah tab kepala surat yang berisi beberapa form sepert berikut :


 

Berikutnya anda dapat memasukan isi dari surat anda di dalam form berikut :



Jika anda ingin menyertakan dokumen lain, anda dapat menggunakan fasilitas Dokumen



3

Lampiran. Untuk meng‐upload file, anda dapat menekan tombol browse dan selanjutnya aplikasi akan menampilkan window file yang ingin anda upload. Jika anda ingin mengisikan komentar dalam suat surat, anda dapat mengetikannya di form komentar



Bagian kedua yang harus diisi adalah tab pengirim yang berisi beberapa form sepert berikut :



Untuk menambahkan Jabatan anda dapat menekan link jabatan. Selanjutnya aplikasi akan menampilkan pop up jabatan seperti berikut :


  



 

4

Pilih jabatan yang sesuai, selanjutnya tekan OK untuk memilih jabatan tersebut, cancel untuk membatalkan. Berikutnya anda dapat memasukan Nama Jabatan, Pangkat, NIP, Bagian Ketiga adalah tab penerima yang berisi beberapa form sepert berikut :

Tekan link kepada, untuk mengisikan form kepada. Aplikasi akan menampilkan pop up yang berisi daftar user yang dapat anda pilih.

Pilih jabatan yang sesuai, selanjutnya tekan OK untuk memilih jabatan tersebut, cancel untuk membatalkan. Selanjutnya anda dapat memilih link tembusan untuk mengisi form tembusan. Aplikasi akan menampilkan pop up yang berisi daftar user yang dapat anda pilih.




Pilih jabatan yang sesuai, selanjutnya tekan OK untuk memilih jabatan tersebut, cancel untuk membatalkan. Berikutnya jika anda user yang anda inginkan tidak terdapat dalam link kepada atau tembusan, anda dapat mengisikannya secara manual di form Kepada dan Tembusan di bagian bawah.



Bagian Keempat adalah tab penerima yang berisi beberapa form sepert berikut :



 

Tekan link pemeriksa, untuk mengisikan form pemeriksa. Aplikasi akan menampilkan pop up yang berisi daftar user yang dapat anda pilih. Form pemeriksa digunakan untuk mendaftarkan user yang berhak memeriksa surat yang akan anda kirimkan. User tersebut nantinya akan melakukn approve atau reject surat anda.

5


 

    

Pilih user yang berhak memeriksa surat, selanjutnya tekan OK untuk memilih user tersebut, cancel untuk membatalkan. Selanjutnya anda dapat melihat beberapa menu pemilihan profile

Simpan profile digunakan untuk menyimpan pemeriksa yang sudah anda masukan pada proses sebelumnya. Pilih Profile digunakan untuk memilih profile pemeriksa yang sebelumnya sudah pernah disimpan oleh user Pilih sebagai default digunakan untuk memilih profile pemeriksa sebagai default pemeriksa. Lihat default Profile digunakan untuk melihat default profile yang aktif. Tahapan terakhir adalah mengirim surat yang telah anda buat dengan menekan tombol kirim

atau menyimpannya dengan menekan link

yang nantinya dapat

anda lihat di halaman Draft. Untuk membatalkan anda dapat menekan link Close

.

MEMBUAT SURAT BIASA Untuk mengirimkan suatu Surat Biasa terdapat beberapa langkah – langkah yang harus dilakukan oleh user diantaranya adalah :  



6

dari Untuk membuat Surat Biasa anda dapat memilih menu beberapa menu yaitu menu perlu diproses, pembuat, draft dan surat keluar. Setelah memilih menu Buat Surat Biasa aplikasi akan menampilkan halaman pembuatan Surat Biasa seperti berikut. : Bagian yang pertama kali harus diisi adalah tab kepala surat yang berisi beberapa form sepert berikut :




Isikan perihal sesuai dengan perihal yang ingin disampaikan, selanjutnya jika peihal terdiri dari beberapa maslaah, anda dapat menekan link more untuk menambahkan perihal. Selanjutnya Klasifikasi masalah, untuk menambahkan klasifkasi masalah anda dapat menekan link klasifikasi masalah. Selanjutnya aplikasi akan menampilkan pop up klasifikasi masalah seperti berikut :

 

Pilih salah satu klarifikasi masalah yang ingin disampaikan. Berikutnya adalah prioritas surat, pilih prioritas surat yang telah tersedia dalam drop down menu prioritas surat



Selanjutnya adalah klasifikasi surat, pilih klasifikasi surat yang telah tersedia dalam drop down menu klasifikasi surat.



Untuk Tahun, Kode Loker dan Nomor Surat, akan diisikn secara otomatis oleh aplikasi.



Berikutnya anda dapat memasukan isi dari surat anda di dalam form berikut :



7






8

Jika anda ingin menyertakan dokumen lain, anda dapat menggunakan fasilitas Dokumen Lampiran. Untuk meng‐upload file, anda dapat menekan tombol browse dan selanjutnya aplikasi akan menampilkan window file yang ingin anda upload. Jika anda ingin mengisikan komentar dalam suat surat, anda dapat mengetikannya di form komentar



Bagian kedua yang harus diisi adalah tab pengirim yang berisi beberapa form sepert berikut :



Untuk menambahkan Jabatan anda dapat menekan link jabatan. Selanjutnya aplikasi akan menampilkan pop up jabatan seperti berikut :


  



 

9

Pilih jabatan yang sesuai, selanjutnya tekan OK untuk memilih jabatan tersebut, cancel untuk membatalkan. Berikutnya anda dapat memasukan Nama Jabatan, Pangkat, NIP, Status Jabatan. Bagian Ketiga adalah tab penerima yang berisi beberapa form sepert berikut :

Tekan link kepada, untuk mengisikan form kepada. Aplikasi akan menampilkan pop up yang berisi daftar user yang dapat anda pilih.

Pilih jabatan yang sesuai, selanjutnya tekan OK untuk memilih jabatan tersebut, cancel untuk membatalkan. Selanjutnya anda dapat memilih link tembusan untuk mengisi form tembusan. Aplikasi akan menampilkan pop up yang berisi daftar user yang dapat anda pilih.




Pilih jabatan yang sesuai, selanjutnya tekan OK untuk memilih jabatan tersebut, cancel untuk membatalkan. Berikutnya jika anda user yang anda inginkan tidak terdapat dalam link kepada atau tembusan, anda dapat mengisikannya secara manual di form Kepada dan Tembusan di bagian bawah.



Bagian Keempat adalah tab penerima yang berisi beberapa form sepert berikut :



 

Tekan link pemeriksa, untuk mengisikan form pemeriksa. Aplikasi akan menampilkan pop up yang berisi daftar user yang dapat anda pilih. Form pemeriksa digunakan untuk mendaftarkan user yang berhak memeriksa surat yang akan anda kirimkan. User tersebut nantinya akan melakukn approve atau reject surat anda.

10


 

    

Pilih user yang berhak memeriksa surat, selanjutnya tekan OK untuk memilih user tersebut, cancel untuk membatalkan. Selanjutnya anda dapat melihat beberapa menu pemilihan profile

Simpan profile digunakan untuk menyimpan pemeriksa yang sudah anda masukan pada proses sebelumnya. Pilih Profile digunakan untuk memilih profile pemeriksa yang sebelumnya sudah pernah disimpan oleh user Pilih sebagai default digunakan untuk memilih profile pemeriksa sebagai default pemeriksa. Lihat default Profile digunakan untuk melihat default profile yang aktif. Tahapan terakhir adalah mengirim surat yang telah anda buat dengan menekan tombol kirim

atau menyimpannya dengan menekan link

yang nantinya dapat

anda lihat di halaman Draft. Untuk membatalkan anda dapat menekan link Close

.

MODUL AGENDA Modul Agenda akan menampilkan keseluruhan Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisinyang dibuat oleh user. 

Untuk Melihat Surat Masuk anda dapat melihatnya dengan menekan menu Surat Masuk . Selanjutnya aplikasi akan menampilkan halaman agenda Surat Masuk

11




Untuk Melihat Surat Keluar anda dapat melihatnya dengan menekan menu Surat Masuk . Selanjutnya aplikasi akan menampilkan halaman agenda Surat Keluar



Untuk Melihat Disposisi anda dapat melihatnya dengan menekan menu Disposisi . Selanjutnya aplikasi akan menampilkan halaman agenda Disposisi

12


MODUL TOOLS DELEGASI Delegasi adalah penyerahan wewenang secara sementara kepada suatu user.

PEMBUATAN DELEGASI 1. Untuk mengaktifkan fitur ini anda dapat menekan link menu 2. Selanjutnya Pilih nama pejabat pengganti, dengan menekan link Nama Pejabat Pengganti 3. Aplikasi akan menampilkan laya pilihan pejabat pengganti seperti berikut :

Masukan nama pejabat pengganti, selanjutnya tekan tombol cari. Aplikasi akan menampilkan hasil pencarian seperti gamabar berikut :

Pilih nama pejabat tersebut lalu tekan tombol OK untuk menambahkan pejabat pengganti. Tekan tombol Cancel untuk membatalkan dan tombol Clear untuk membersihkan hasil pencarian.

13


4. Berikutnya isikan tanggal mulai dan tanggal selesai pendelegasian. Lihat contoh berikut :

5. Tahap terakhir adalah mengisi alasan delegasi, hal ini bersifat optional. Lihat contoh berikut :

6. Selanjutnya tekan tombol Aktifkan untuk mengaktifkan pejabat pengganti. Tekan tombol Batalkan untuk membatalkan pendelegasian dan tombol Close untuk menutup layar pilihan. 7. Setelah diaktifkan, nama pejabat akan muncul di layar memo dinas delegation, seperti contoh berikut :

8. Untuk membatalkan anda dapat menekan link nama dari Link nama 9. Berikutnya tekan tombol edit untuk melakukan edit. Jika anda ingin membatalkan dapat menekan tombol close . 10. Setelah menekan Tombol edit, aplikasi akan menampilkan layar window baru untuk proses aktivasi atau pembatalan. Setelah melakukan perubahan pada data delegasi anda dapat menekan tombol Aktivasi untuk mengaktivkan dan untuk membatalkan delegasi anda dapat menekan tombol Batalkan. Untuk menutu layar windw tanpa penyimpanan anda dapat menekan tombol close.

14


SEKRETARIS Fitur Sekretaris ini berfungsi untuk menyerahkan tanggung jawab filter email seorang user kepada user sekretaris.

PEMBUATAN SEKRETARIS Untuk mengaktifkan fitur ini, anda harus menambahkan user yang akan menjadi sekretaris anda.berikut adalah tahapannya :  Tekan menu sekretaris  Pilih menu link sekretaris

 Selanjutnya aplikasi akan menampilkan pencarian user yang ingin anda jadikan sekretaris untuk memfilter email anda.  Tekan OK untuk memilih dan cancel untuk membatalakn  Selanjutnya untuk mengaktifkan tekan radio button Aktifkan dan jika ingin membatalkan tekan radio button batalkan  Langkah terakhir adalah menyimpan dengan menekan link simpan dengan menekan link close

atau membatalkan

DOWNLOAD ADOBE READER DAN FOXIT READER Fasilitas download Adobe reader dan Foxit Reader diberikan untuk kemudahan membaca dan menampilkan file – file berformat PDF yang disimpan didalam aplikasi E‐OFFICE .

MENGGANTI PASSWORD Semua user yang terdaftar dalam aplikasi E‐OFFICE dapat menggunakan fasilitas mengganti login password yang dimilikinya. Berikut adalah tahapan untuk mengganti password :

15


Tekan menu ganti password pada modul Tools ( Pada form Password baru ketikan password

baru

) yang

ingin

digunakan

( ) Pada form ini anda diminta untuk mengetikan kembali password baru anda ( 

). Jika anda salah mengetikan password pada salah satu form aplikasi akan memberikan notifikasi kepada anda seperti ini.



Sedangkan jika pengisian kedua password anda benar, aplikasi akan menampilkan notifikasi seperti berikut

Untuk merubah konfigurasi password anda, anda dapat menekan tombol OK, sedangkan untuk membatalkan anda dapat menekan tombol cancel. Anda dapat logout dan login kembali menggunakan password baru anda untuk mengetahui proses penggantian password sudah dilakukan oleh aplikasi.

 

16


ADMIN Modul ini akan menampilkan menu editing untuk profile yang anda gunakan. Berikut adalah tahapan untuk merubah pofile anda :

PEJABAT Anda dapat melihat seluruh nama pejabat yang terdaftar dalam eoffice, Seperti contoh berikut :

17


PROFILE  

Klik menu Profile pada Modul Admin Selanjutnya aplikasi akan menampilkan halaman Editor untuk merubah profile anda. *Profile aktif yang anda gunakan untuk login dapat anda lihat pada modul Details



Ubah profile anda pada halaman editor, contoh penulis akan merubah Gelar Belakang dan menambahkan foto Untuk menambahkan gelar belakang anda dapat merubahnya langsung pada field Gelar Blkn. Lakukan hal serupa untuk field lainnya yang ingin dirubah. Sebelumnya :

Sesudahnya :



Selanjutnya adalah menambahkan Foto. Untuk menambahkan foto anda dapat menekan tombol browse pada field foto, aplikasi akan menampilkan window untuk memilih file yang tersimpan dikomputer desktop anda. Pilihlah file gambar yang ingin anda masuk Sebelum :

Sesudah :

18




Untuk menambahkan kop surat dan bintang lakukan sesuai dengan contoh penambahan foto.



Langkah terakhir adalah menekan tombol Simpan (



) untuk membatalkan proses penyimpanan. yang dilakukan atau Close ( Berikut adalah hasil dari penambahan dan perubahan yang dilakukan pada profile yang sedang aktif



Untuk menghapus foto yang sudah diupload anda dapat menekan tombol edit lalu tekan tombol

) , untuk menyimpan perubahan

trash can (

) pada field Foto.

EMAIL

19


Modul ini akan me – redirect anda ke halaman email pemprov Jabar yang anda miliki. Berikut adalah contoh halaman tersebut :

DETAILS

Modul ini akan menampilkan keterangan user yang sedang aktiv login. Untuk keluar dari aplikasi anda dapat menekan link Logout.

20


ADMIN Yang berbeda dari dari user adalah pada modul admin

, terdapat menu admin yang berisi :

INPUT PEJABAT Menu ini digunakan untuk menginput pejabat baru, berikut adalah langkah – langkah pembuatan Pejabat baru :  Tekan List Pejabat pada Modul Admin  Selanjutnya tekan link Input Pejabat Baru Aplikasi akan menampilkan halaman input pejabat baru

 Masukan Jabatan, Org Unit Login, Nama Pangkat, NRP/NIK/NIP, Gelar Depan, Glear Belakang  Selanjutnya tekan tombol

21

atau close untuk membatalkan


INPUT ALAMAT OPD Menu ini digunakan untuk menambahkan, mengedit atau menghapus alamat OPD. Berikut adalah tahapan pembuatannya :

MENAMBAHKAN ALAMAT OPD 1. Tekan menu List Alamat OPD 2. Berikutnya tekan tombol 3. Selanjutnya aplikasi akan menampilkan layar tampilan untuk menambahkan alamat OPD, seperti berikut :

4. Selanjutnya anda dapat memilih Kode Unit Kerja. Pilih kode unit kerja yang ingin anda tambahkan.

5. Isikan Kop Baris 1 samapi ke 5 jika diperlukan, berikut adalah contoh penambahan kop surat :

6. Terakhir untuk menyimpan penambahan kop surat anda dapat menekan tombol Simpan atau tutup untuk membatalkan.

22


EDIT ALAMAT OPD 1. Untuk mengedit alamant OPD anda dapat menekan salah satu alamat OPD yang telah tersimpan selanjutnya aplikasi akan menampilkan layar editing untuk alamat OPD. Tekan Edit untuk melakukan proses editing atau tutup untuk membatalkan perubahan alamat. 2. Berikut adalah tampilan untuk editing alamat OPD :

3. Terakhir untuk menyimpan penambahan kop surat anda dapat menekan tombol Simpan atau tutup untuk membatalkan.

23


Pemprov Jabar 18 November 2010

Recommend Documents