Notulen Commissie Marketing 18 november 2010

Notulen Commissie Marketing 18 november 2010 Aanwezig:

Afwezig:

Ingrid van Beek (vz), Rachid Agoussal, Jeske Boemaars Vanuit Cubiss: Marieke Hezemans, Yvonne v/d Berg en Sheila Schuijffel, Boudewijn v/d Lecq (gedeeltelijk), Mark Neefs (gedeeltelijk) en Milja de Vries (gedeeltelijk) Hans Hooft, Martin Hol en Monique Blauw

1. Opening IvB heet iedereen welkom. 2. Agenda 3. Notulen vorige vergadering - Het werkplan 2011 is bijgewerkt n.a.v. opmerkingen vanuit de provincie. Inhoudelijk is er niets veranderd, de toelichting is uitgebreid. - Pamflet e-books JB geeft aan dat BMB geen informatie heeft aangeleverd omdat zij vinden dat er landelijk voldoende aan wordt gedaan. BvdL: heeft met de ontvangen input nog niets kunnen doen. Op 26 november staat een afspraak met Luc Pruijn om een en ander te bespreken. 4. Mededelingen Zie 5. 5. Stand van Zaken bezuinigingen/ Voorzitterschap commissie - Provinciale staten: in de PS-vergadering van 12 november is het voorstel van GS inzake de Brabantse Netwerkbibliotheek, zoals dat eerder is voorgelegd aan commissie ZWC, besproken. De week ervoor heeft de BNB nogmaals een brief gestuurd naar fractievoorzitters en woordvoerders van PS, waarin BNB nogmaals heeft geuit dat wij ons zorgen maken over uitstel van besluitvorming. Ook is er persoonlijk contact geweest met VVD, PvdA en GL. Het resultaat was dat er geen draagvlak was voor het voorstel van GS, waarin de inhoudelijke discussie werd uitgesteld tot 2012 en alvast een korting van 25% per 2013 werd doorgevoerd. Voor de VVD, PvdA, GL en D66 is het voorstel van GS niet een uitvoering van het amendement van 11 juni jl., waarin wordt aangedrongen op een inhoudelijke discussie. Het resultaat is van nu is dat GS in de ZWC-vergadering van 18 februari a.s. met een inhoudelijke visie op het provinciale bibliotheekwerk zal moeten komen. Daarnaast is er in de begroting van 2013 en 2014 ruimte gemaakt voor – vooralsnog! - slechts een korting van 15% op het provinciale bibliotheekwerk. De actiegroep Toekomst BNB heeft de afgelopen maanden hard gewerkt om ervoor te zorgen dat er passages over het provinciale bibliotheekwerk in de diverse verkiezingsprogramma’s komt te staan. IvB gaat ervoor zorgen dat PvdA letterlijk een passage opneemt, niet impliciet. Al met al heeft BNB grote winst behaald t.o.v. 100% bezuiniging, zoals in april jl. voorgesteld. Maar de strijd is nog niet gestreden. - Oproep in vorige DOBB vergadering voor nieuwe voorzitter. Hierop is nog geen reactie gekomen. Waarschijnlijk ligt de prioriteit bij de invulling van de functie van secretaris. Dit omdat Gio van Creij per 01-01-2011 stopt. Ook de commissiestructuur gaat veranderen, waarschijnlijk rondom de 3 I's. Dit moet halverwege 2011 zijn beslag krijgen. Een procesvoorstel voor deze verandering is in de maak. IvB heeft via Constance bij het dagelijks bestuur van de DOBB nogmaals gepleit voor een oplossing. Dit is op 18 november besproken en als oplossing is ervoor gekozen IvB te vragen het komende half

Vergadering Marketingcommissie 18 november 2010

Pagina 1

jaar de voorzittersfunctie op zich te nemen. Daarnaast zal Luc Pruijn, indien nodig, als vervanger fungeren. Het Werkplan 2011 moet nog definitief goedgekeurd worden in de DOBB vergadering van 16 december a.s. Dit had eigenlijk op 28 oktober moeten gebeuren, maar n.a.v. de vragen van de provincie is dit uitgesteld tot de volgende DOBB vergadering. 5. Tariefstelsel Afgelopen DOBB vergadering is het concept tariefstelsel besproken en goedgekeurd. Dit is opgesteld door BvdL en Luc Pruijn. Nu wordt er per bibliotheek een doorberekening gemaakt. Op 16 december wordt er o.b.v de doorberekening in de DOBB vergadering bekeken of aanpassingen nog nodig zijn. Bijna alle bibliotheken hebben inmiddels de benodigde cijfers aangeleverd. Daarnaast hebben zich 10 bibliotheken aangemeld als kopgroepbibliotheek. Bibliotheek Den Bosch heeft aangegeven niet mee te doen. Bibliotheek MB heeft aangegeven dat zij net over zijn gegaan naar een nieuw stelsel. Mogelijkheid is ook dat het stelsel zelf wel wordt overgenomen, maar met andere prijzen. Op 1 januari 2011 zal er een stelsel staan en vervolgens kunnen bibliotheken hierop in de loop van volgend jaar aanhaken. De eis van de provincie is dat er op 1 januari 2012 één tariefstelsel ligt. 6. Update A) Update KO - MN heeft een benchmark gemaakt van de klantpanelresultaten. De rapportage van de individuele bieb kun je hiermee vergelijken. De benchmark zal meegestuurd worden met de notulen. B) Update BMO - Tool 'Verjaardagsmail' (= dagelijks automatisch gegenereerde mail vanuit BMO) wordt opgeleverd in e 1 kwartaal 2011. Vormgeving wordt aangepast aan individuele bibliotheek. Tekst en aanbod aan de klant te bepalen door de individuele bibliotheek. Alle bibliotheken zal gevraagd worden of zij belangstelling hebben voor deze tool. JB: wordt er ook nagedacht over andere acties, bijvoorbeeld richting mensen die 25 jaar lid zijn? IvB: systematiek van de bibliotheeksystemen maakt dat de ledenregistratie in veel gevallen niet zover terug gaat. JB: kun je ook je veel-gebruikers belonen? MN: ja, dat kan in principe ook. IvB: of een actie wanneer er bijvoorbeeld al 3 maanden geen uitlening meer is geweest? SS geeft aan dat wat Cubiss nu ontwikkelt in BMO een structurele aanpassing is, waarop vervolgens veel variaties gemaakt kunnen worden. We gaan daar zeker verder mee. - Tool 'Nieuwsbrief Externe Contacten': het wordt binnenkort mogelijk dat er aparte nieuwsbrieven gemaakt en verstuurd kunnen gaan worden naar andere contactpersonen dan klant/leden. Denk aan: het onderwijs, politici, ambtenaren, contacten culturele instellingen, samenwerkingspartners etc. In BMO wordt het dan mogelijk externe bestand in te lezen. Elk extern bestand krijgt een eigen profiel, die geselecteerd kan worden voor een nieuwsbrief. Ook deze mogelijkheid wordt in kwartaal 1 van 2011 gebouwd en aangeboden. Het idee is dat Cubiss – net als bij de bestaande klantennieuwsbrieven – een deel van de bovenlokale redactie voor zijn rekening gaat nemen. Lokale invulling gebeurt door de bibliotheek zelf. IvB: hoe zit het met de samenwerking met Eindhoven op dit gebied (i.v.m. ClientTrix). Eindhoven doet nog steeds mee, maar er moeten nog wel wat aanpassingen gedaan worden in ClientTrix. JB geeft aan enthousiast te zijn. Zij willen namelijk graag nieuwsbrieven versturen naar verschillende doelgroepen. RA stuurt nu al mails naar contactpersonen op scholen. Hij geeft aan dat het werken met BMO soms wat omslachtig is, bijvoorbeeld als je foto's wilt toevoegen.

Vergadering Marketingcommissie 18 november 2010

Pagina 2

7. Biebsearch SS geeft een stand van zaken; in oktober informatiedag bijgewoond met management en directeuren van alle geïnteresseerde bibliotheken en PSO's. Het product/concept Biebsearch kwam aan de orde en vooral de franchiseformule die hiervoor in ontwikkeling is. Er waren nog veel vragen en onduidelijkheden. Het is nu wachten op een terugkoppeling. Streven is nog steeds om op 1 januari a.s. een start te maken met de franchise. In Brabant is het verstandig en slim als we hierin gezamenlijk optrekken. Uit de analyse van de OBD blijkt dat het BE-punt ligt rond de 25.000 leerlingen. Er zullen in Brabant niet veel bibliotheken zijn die in hun werkgebied zo'n groot aantal leerlingen kunnen bereiken. Er wordt nu gekeken hoe we dit – binnen het Brabantse netwerk - het handigst gezamenlijk kunnen oppakken. Dat maakt overigens ook de positie van de Brabantse bibliotheken richting het onderwijs sterker! Er is op het terrein van Biebsearch samenwerking met Breda en Eindhoven. De laatste informatie over de status van dit project binnen Bibliotheek Midden-Brabant is niet helemaal bekend. Daar heeft men de afgelopen periode de nadruk gelegd op het project Schoolboekendistributie. JB gaat na wat de status nu is. Voor volgens jaar is het plan vijf pilots op te starten (Brabantbreed!), waarmee een Biebsearch Portfolio voor Brabant wordt samengesteld. Grote stadsbibliotheken kunnen de sales en implementatie van Biebsearch in de meeste gevallen zelf prima oppakken, maar dan is nog steeds slim om gezamenlijk een portfolio te realiseren. Met deze portfolio kunnen we daarna allemaal de boer op richting het onderwijs. De pilotperiode is ook bedoeld om – als netwerk - ervaring en snelheid op te doen met de implementatie van Biebsearch op scholen. Cubiss ondersteunt inmiddels een salestraject van Helmond-Peel naar een VO-school in Asten en Someren. Er zijn vast nog veel andere bibliotheken die goede contacten met scholen in de omgeving hebben. SS is nog op zoek naar andere bibliotheken die mee willen doen. IvB gaat hier naar kijken, contact met Heerbeeck College is heel goed. Overhevelen uren SS vraagt om akkoord op overheveling aantal uren van project Beleidsplannen naar project Biebsearch Brabant. De bibliotheken die nog ondersteuning moeten krijgen voor beleidsplannen, zullen dit nu in 2011 krijgen. Commissie is akkoord. IvB: op 29 november is er een bijeenkomst over de franchiseformule Bibliotheek Nederland in Utrecht. Gaat hier iemand van Cubiss heen? SS gaat dit na. IvB geeft aan dat de toepassing van de landelijke huisstijl erg onduidelijk is. Biblionet heeft zelfs fouten gemaakt in de opmaak van het logo van Best. Per 1 januari gaat Best over op nieuwe logo, o.a. drukwerk. RA: het is nog steeds onduidelijk hoe basisbibliotheken om moeten gaan met logo. SS geeft aan dat het wellicht handig is om hierover contact op te nemen met Selma Coppoolse. JB: ondersteunt BNB financieel op belettering? SS: dat onderdeel is geschrapt wegens bezuinigingen. 8. Gemaksdiensten YvdB en MH presenteren kort de resultaten van het focusgroep onderzoek. De resultaten zijn terug te lezen in de rapportage (binnenkort beschikbaar via de projectruimte marketingcie; de bibliotheken die aan de focusgroepen hebben deelgenomen ontvangen deze ook via de e-mail, inclusief de voor hen relevante notulen). Vervolgtraject: vanuit het project portfolioanalyse wordt er een voorstel geschreven voor nieuw te ontwikkelen gemaksdiensten. Binnen het project gemaksdiensten wordt vervolgens een planning opgesteld voor de ontwikkeling, testen (eventueel m.b.v. pilots) en de implementatie. - Biebs4Biebs (onderdeel van project 'Beleidsplannen') wordt kort even besproken. Biebs4Biebs is een samenwerking op marketinggebied van 4 Brabantse bibliotheken. Vergadering Marketingcommissie 18 november 2010

Pagina 3

Het is belangrijk om strategie te voeren m.b.t. beeldvorming. SS: het moet in de genen van de bibliotheek komen dat je continue uitdraagt wat je doet en bijdraagt als bibliotheek. IvB geeft aan nu veel breder te communiceren dan voorheen. Dit kost veel tijd, maar de lobby levert ook resultaat op! - Gastlenen Bibliotheek Veldhoven is aangesloten. Bibliotheek Het Markiezaat is over op online gastlenen. De website www.gastlenen.nl is omgebouwd naar de kaart van Nederland, dit om te voldoen aan wensen van o.a. provincie Limburg en Overijssel om aan te sluiten. De gesprekken hierover zijn gaande. RA geeft aan dat het slim is om bij de promotie te kiezen voor de juiste momenten (bijvoorbeeld vakantie). Dit omdat gastlenen interessant is voor een specifieke groep gebruikers. SS geeft aan dat je ook moet kijken naar stromen woon-werk-verkeer. 9. Campagne evaluatie en vervolg MdV begint met een leuke mededeling; de (her)ontdek-campagne is genomineerd voor de Communicatieprijs Midden-Brabant 2010 in de categorie Creatief. Op 4 januari wordt de winnaar bekend gemaakt. Dit nieuws zal ook geplaatst worden in de Cubissness en op www.bnbibliotheek.nl. Als je interesse hebt om op 4 januari erbij te zijn, geef dit dan door aan Milja. Zij bekijkt dan samen met credo.creatie of er plaatsen beschikbaar zijn. Cijfers De bezoekcijfers van de website van de najaarsactie tot 16 november worden uitgedeeld. Je ziet stijgingen van 600% tijdens de actie, met 300 bezoekers per dag. De banners verzesvoudigen de verblijftijd op de website. Op dit moment wordt de najaarsactie flink gepromoot, onder andere via stations-abri's op grote stations in Brabant en radio Commercials op Omroep Brabant. Ook wordt er flink gebannerd (alleen zichtbaar voor 18+ en Brabanders). Vanuit de banner kom je op een landingspagina waarop de actie wordt toegelicht. Het is uit ervaring gebleken dat de landingspagina toegevoegde waarde biedt. RA het is opvallend dat bibliotheek Best hoog naar boven komt in 'bronnen'. Dit komt omdat Best veel mensen doorsluist naar denieuwebieb.nl. MdV Hans Hooft heeft kleding, dialogo's, kraspalen enz. ingezet in acties tegen gemeentelijke bezuinigingen. IvB geeft aan het materiaal gebruikt te hebben op een onderwijs markt. JB BMB heeft het gebruikt op TIK-week, maar het blijft verwarrend in kombinatie met de huisstijl van BMB. BMB is hier nog niet uit, maar ziet wel meerwaarde van landelijke huisstijl. IvB geeft aan dat het landelijke beeldmerk en de campagne huisstijl veel meerwaarde opleveren. Evaluatie Ook dit jaar wordt de campagne geëvalueerd. De enquête wordt op korte termijn verzonden naar contactpersonen van de campagne: wie doet er mee, waarom wel/ niet, wat is de reactie van de bibliotheekbezoekers etc. Wat loopt wel en wat loopt niet? Aan de hand daarvan wordt het vervolg van de campagne aangescherpt. Daarnaast wordt cijfermateriaal opgevraagd bij de bibliotheken. Boudewijn en Constance doen een extra oproep voor medewerking. De klantpanelonderzoeken worden ook in de evaluatie opgenomen. Samenwerkingspartners Goed nieuws is dat organisaties ons steeds beter weten te vinden en zelf contact met ons opnemen om met de bibliotheek samen te werken. Joop van de Ende Productions, Pathé en Royal Promotions (promotie van musicals) hebben onlangs contact met ons gezocht. Joop van de Ende Productions biedt musicals aan op 7 plekken in Brabant. Pathé heeft onlangs Must See overgenomen en willen met ons in gesprek over doorzetting van de samenwerking. JB heeft gemerkt dat Pathé veel strenger is dan MustSee. MdV: maar men wil toch in gesprek. Must See was erg enthousiast en een van de weinige partijen die bereid was om in de eigen organisatie Vergadering Marketingcommissie 18 november 2010

Pagina 4

reclame te maken voor de bibliotheek. MdV: bibliotheek wordt steeds vaker gezien als aantrekkelijke en betrouwbare businesspartner.

10. Rondvraag Volgende vergadering plannen op maandag 10 januari in de middag, met aansluitend een etentje. De aanwezigen zijn akkoord. De overige vergaderdata van de commissie in 2011 staan in de projectruimte. RA: In werkplan 2011 (pagina 3) staat nog themabibliotheek en marketinguitvoering? SS: dit zijn de oorspronkelijke projecten die genoemd staan in het werkplan beleidsperiode 20102012. 11. Sluiting IvB sluit vergadering. Actiepunten SS: mailt andere leden van de commissie over 10 januari. SS: zoekt uit of er op 29 november iemand van Cubiss naar franchise bijeenkomst gaat. MH en YvdB: sturen rapportage rond en deze beschikbaar maken in projectruimte Allen: Oproep van SS om goede contacten met het onderwijs aan te dragen voor een pilot van Biebsearch. Allen: Vergadering en etentje op 10 januari

Vergadering Marketingcommissie 18 november 2010

Pagina 5