PEMODELAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PENDISTRIBUSIAN KARTU ASURANSI AKDA EXTRA STUDI KASUS : PT. ASURANSI BHAKTI BHAYANGKARA JAKARTA

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2015 (SENTIKA 2015) Yogyakarta, 28 Maret 2015

ISSN: 2089-9815

PEMODELAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PENDISTRIBUSIAN KARTU ASURANSI AKDA EXTRA STUDI KASUS : PT. ASURANSI BHAKTI BHAYANGKARA JAKARTA AGUS UMAR HAMDANI1, MUHAMMAD AROF FK2 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Ciledug Raya, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 Telp. (021) 5853753 ext. 303, Fax. 5853489 Email : [email protected] 2 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Ciledug Raya, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 Telp. (021) 5853753 ext. 303, Fax. 5853489 Email : [email protected] 1

ABSTRAK PT. Asuransi Bhakti Bhayangkara merupakan perusahaan yang bergerak di bidang asuransi umum. Saat ini masih ada banyak kendala dalam pengolahan data, di antaranya sering terjadi kesalahan dalam pencatatan transaksi, kehilangan data, membutuhkan banyak waktu dalam proses pencarian data, dan tidak adanya laporan keuangan. Oleh sebab itu, maka dibutuhkan sebuah sistem yang mampu untuk menangani permasalahan diatas. Dalam penelitian ini, penulis menganalisis dan merancang sistem usulan menggunakan tool Unified Modelling Language(UML), bahasa pemrograman menggunakan Microsoft Visual .Net, Database menggunakan MySQL dan metodologi pengujian sistem menggunakan Black Box Testing. Kata Kunci : Distribusi Kartu Asuransi, Sistem Informasi, Object-Oriented Analysis and Design(OOAD)

ABSTRACT PT. Asuransi Bhakti Bhayangkara is a company in general insurance services. Currently, there are still many problems in processing of data, such as: errors in recording many transactions, losing data, required a long time to searching data and there are no monthly reports. For that, we required a system what is capable to handling problems so that administrative services can be run effectively and eficiently. The purpose of the research is build a system that capable to solve these problems. In this research, to analyze and design of system use Object-Oriented Analysis and Design Methodology, programming language use Microsoft Visual .Net, Database use MySQL and methodology to testing use Black Box Testing. Keyword :Distribution of Insurance Card, Information System, Object-Oriented Analysis and Design(OOAD)

melalui pencatatan manual. Keterbatasan yang ada pada pencatatan manual dapat menimbulkan berbagai hambatan diantaranya kesalahan dalam mencatat, hilangnya data atau dokumen yang terselip. Apabila kondisi ini dibiarkan berlarutlarut, maka harapan untuk meningkatkan produktivitas dan pendapatan perusahaan tidak dapat dipenuhi. Hal tersebutlah yang mendasari penulis untuk membuat dan merancang sebuah sistem informasi yang diharapkan dapat memberikan solusi dari permasalahan yang ada saat ini.

1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat di era modern sini, telah menciptakan persaingan antar perusahaan menjadi semakin berat. Sehingga menuntut manajemen yang cepat, tepat, dan akurat dalam memperoleh informasi yangberguna bagi perkembangan usaha perusahaan tersebut. Sistem pendistribusian asuransi yang terdapat pada PT. Asuransi Bhakti Bhayangkara menggunakan system yang masih dilakukan melalui pencatatan manual. Dengan sistem yang terkomputerisasi tidak lalu dapat melakukan pekerjaan dengan sempurna, namun tingkat kesempurnaan yang dicapai oleh sistem komputerisasi akan jauh lebih baik jika dibandingkan dengan sistem yang masih dilakukan

1.2. Masalah Berikut ini adalah masalah yang sering terjadi pada sistem pendistribusian asuransi akda extra di PT. Asuransi Bhakti Bhayangkara : 245


a.

Penyimpanan data yang kurang sehingga sering terjadi kehilangan data. b. Sering terjadi kesalahan perhitungan transaksi keuangan. c. Tidak ada rincian data pemesanan asuransi. d. Belum tersedia laporan bulanan yang digunakan untuk membantu kepala divisi pengambilan keputusan.

baik,

ISSN: 2089-9815

atau VB.NET. Berikut ini adalah Langkah-langkah yang dipakai dalam analisa berorientasi obyek(Joey F. George, 2006), antara lain : a. Membuat daftar business process dari level tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul. b. Mempetakan use case untuk setiap business process untuk mendefinisikan dengan tepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem, kemudian perhalus use case diagram dan lengkapi dengan requirement, constraints dan catatan-catatan lain. c. Berdasarkan use case diagram, mulailah membuat activity diagram. d. Definisikan obyek - obyek level atas package atau domain dan buatlah sequence untuk tiap alir pekerjaan, jika sebuah use case memiliki kemungkinan alir normal dan error, buat lagi satu diagram untuk masing-masing alir. e. Buatlah rancangan user interface model yang menyediakan antarmuka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case. f. Berdasarkan model-model yang sudah ada, buatlah class diagram. Setiap package atau domain dipecah menjadi hirarki class lengkap dengan atribut dan metodenya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit test untuk menguji fungsionalitas class dan interaksi dengan class lain.

dalam kartu dapat dalam

1.3. Batasan Masalah Agar tidak keluar dari topik yang dibahas, maka penulis mambatasi ruang lingkup permasalahan sebagai berikut : a. Penelitian dilakukan pada proses bisnis dibagian Kepala Divisi pemasaran Akda & Ashibara yang meliputi proses menerima permintaan kartu dari cabang/pemasar, proses pembuatan berita acara, proses pengiriman barang, proses perlunasan pembayaran sampai dengan pembuatan laporan. b. Meliputi proses pengembalian kartu asuransi akibat tidak laku. 1.4. Tujuan Tujuan penulisan dalam penelitian ini adalah pembuatan aplikasi yang dapat membantu proses pengolahan data, pengelolaan dan penyajian informasi pendistribusian kartu akda extra di PT. Asuransi Bhakti Bhayangkara dengan menggunakan teknologi informasi.

2.3 Pengertian Black-Box Testing Adalah pengujian yang dilakukan untuk mengetahui kesalahan fungsionalitas fitur pada sebuah aplikasi. Sebelum melakukan pengujian black-box yang harus diperlukan adalah membuat daftar kebutuhan fungsional dan non-fungsional untuk mengetahui fitur-fitur mana yang akan diuji. Salahsatu bentuk pengujian black-box adalah pengujian validasi yang bertujuan untuk memeriksa apakah setiap fitur yang ada keluarannya sesuai dengan yang diinginkan(Nindhra, 2012).

2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi(Ferdinand, 2007) adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. 2.2 Pengertian Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Obyek Konsep Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah bahasa yg telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem. Dengan menggunakan UML kita dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun(Yuni Sugiarti, 2013). Tetapi karena UML juga menggunakan class dan operation dalam konsep dasarnya, maka ia lebih cocok untuk penulisan piranti lunak dalam bahasa bahasa berorientasi objek seperti C++, Java, C#

2.4 Pengertian Distribusi Menurut Nirwan Sembiring(Nirwan Sembiring, 1991), “distribusi adalah penyaluran barang dari suatu tempat ke tempat lainnya atau dari produsen ke konsumen untuk dimanfaatkan”. Sedangkan menurut Kotler dan Amstrong(Kotler and Amstrong, 2000:73), distribusi adalah aktivitas perusahaan agar produk/jasa mudah didapatkan oleh konsumen sasarannya”. 3. METODOLOGI PENELITIAN Adapun metodologi yang digunakan dalam penelitian ini, antara lain : 3.1. Pengamatan(Observasi) Kegiatan ini ini dilakukan dengan mengamati langsung prosedur kerja yang dilaksanakan bagian administrasi sehingga dapat diperoleh gambaran 246


mengenai pelaksanaan prosedur sistem, serta untuk mengetahui sejauh mana informasi yang dibutuhkan. 3.2. Wawancara Kegiatan ini dilakukan dalam rangka mendapatkan informasi – informasi dalam bentuk tanya jawab kepada orang yang terlibat secara langsung ke dalam sistem administrasi disana.

digambarkan dalam bentuk diagram aktivitas(activity diagram) seperti berikut ini : a. Activity Diagram Proses Permintaan Kartu Asuransi

3.3. Studi Pustaka Yaitu mempelajari dari berbagai referensi yang terkait dengan rancangan sistem dan pembuatan sistem.

Gambar 1. Activity Diagram Permintaan Kartu Asuransi b. Activity Diagram Proses Penerimaan Kartu Asuransi

3.4. Analisis Sistem Yaitu kegiatan yang dilakukan pada tahap ini yaitu menganalisis, mempelajari dan mengetahui apa yang dikerjakan oleh sistem yang ada saat ini dan siapa saja yang terlibat di dalamnya. Untuk menganalisis sistem berjalan, penulis menggunakan tool Activity Diagram. 3.5. Perancangan Sistem Yaitu merancang/memodelkan sistem secara rinci berdasarkan hasil analisis dari sistem berjalan sehingga menghasilkan model baru yang akan diusulkan disertai dengan rancangan database dan rancangan aplikasi/program.

Gambar 2. Activity Diagram Penerimaan Kartu Asuransi c. Activity Diagram Proses Pengiriman Kartu Asuransi

3.6. Implementasi Sistem Yaitu tahap kelanjutan dari kegiatan perancangan sistem. Wujud dari hasil implementasi ini nantinya adalah sebuah sistem yang siap untuk diuji dan digunakan. 3.7. Pengujian Sistem Yaitu suatu kegiatan yang bertujuan untuk menemukan kesalahan-kesalahan atau kekurangankekurangan pada sistem yang dibuat. Pengujian ini dimaksudkan untuk mengetahui sistem yang dibuat sudah memenuhi kriteria yang sesuai dengan tujuan perancangan sistem tersebut. Di dalam pengujian sistem ini, penulis menggunakan metode Black Box Testing.

Gambar 3. Activity Diagram Pengiriman Kartu Asuransi d. Activity Diagram Proses Pembayaran Kartu Asuransi

4. PEMBAHASAN 4.1. Ulasan Singkat Organisasi PT. Asuransi Bhakti Bhayangkara berdiri pada tanggal 1 Juli 1987 dan berkantor di Jl. Sisingamangaraja No. 37 Kebayoran Baru, Jakarta Selatan dengan berpedoman bahwa anggaran dasar PT. Asuransi Bhakti Bhayangkara dicatat oleh Akta Notaris Muhammad Said Tadjoeding, S.H. pada tanggal 1 Juli 1987 yang bertepatan dengan Hari Bhayangkara yang mempunyai visi dan misi menjadi perusahaan asuransi umum menengah yang sehat. 4.2. Proses Bisnis Sistem Berjalan Adapun proses bisnis sistem

ISSN: 2089-9815

Gambar 4. Activity Diagram Pembayaran Kartu Asuransi berjalan 247


e. Activity Diagram Pembuatan Penjualan Kartu Asuransi

ISSN: 2089-9815

Laporan

Gambar 5. Activity Diagram Pembuatan Laporan Penjualan Kartu Asuransi

f. Activity Diagram Pembuatan Pengiriman Kartu Asuransi

Laporan

Gambar 6. Activity Diagram Pembuatan Laporan Penjualan Kartu Asuransi

Gambar 9. Use case diagram Transaksi

4.3. Pemodelan Sistem Dari hasil analisis proses bisnis dan kebutuhan sistem, didapatkan model rancangan sistem usulan yang digambarkan menggunakan Use Case Diagram. Use Case Diagram adalah diagram yang menggambarkan interaksi antara actor dengan sistem yang dibuat. Adapun use case diagram didalam sistem usulan ini terbagi menjadi 3 ( tiga) bagian, yaitu : use case diagram file master, use case diagram transaksi dan use case diagram laporan. Adapun use case diagram dari sistem yang diusulkan seperti dibawah ini :

Gambar 10. Use Case Diagram Laporan 4.4. Pemodelan Data Dari hasil pemodelan sistem diatas, maka dibuatkan model data yang akan diusulkan. Penulis memodelkan data menggunakan Class Diagram. Class diagram adalah sebuah diagram yang menggambarkan beberapa kelas serta paket-paket yang ada dalam sistem/perangkat lunak yang sedang kita gunakan. Adapun class diagram yang terbentuk adalah sebagai berikut :

Gambar 7. Use case diagram file master

248


ISSN: 2089-9815

Gambar 13. Rancangan Layar Entry Data Kartu Asuransi

Gambar 11. Class diagram 4.5. Perancangan Graphical User Interface Dari hasil pemodelan sistem diatas, maka akan didapatkan rancangan Graphical User Interface sebagai berikut : a. Struktur Tampilan Menu Utama

Gambar 14. Rancangan Layar Entry Data Cabang/Pemasar c. Rancangan Layar Transaksi Adapun rancangan layar menu transaksi adalah sebagai berikut :

Gambar 12. Struktur Tampilan Menu Utama b. Rancangan Layar File Master Adapun rancangan layar menu file master adalah sebagai berikut :

Gambar 15. Rancangan Layar Entry Pemesanan Kartu Asuransi

249


ISSN: 2089-9815

Gambar 16. Rancangan Layar Cetak Permintaan Kartu Gambar 20. Rancangan Layar Cetak Pelunasan Kartu Asuransi

Gambar 17. Rancangan Layar Entry Berita Acara Penerimaan Kartu Asuransi Gambar 21. Rancangan Layar Form Cetak Pengembalian Kartu Asuransi d. Rancangan Layar Laporan Adapun rancangan layar menu laporan adalah sebagai berikut :

Gambar 18. Rancangan Layar Cetak Pengiriman Kartu Asuransi

Gambar 22. Rancangan Layar Form Laporan Pemesanan Kartu Asuransi

250


ISSN: 2089-9815

Gambar 27. Keluaran Surat Permintaan Kartu Asuransi Gambar 23. Rancangan Layar Form Laporan Pengiriman Kartu Asuransi

Gambar 28. Keluaran Bukti Pengiriman Kartu Asuransi

Gambar 25. Rancangan Layar Form Laporan Pembayaran Pelunasan

Gambar 28. Keluaran Bukti Pengiriman Kartu Asuransi f. Script SQL untuk Keluaran Sistem Berikut ini adalah beberapa script SQL untuk pembuatan laporan di dalam implementasi sistem, yaitu :

Gambar 26. Rancangan Layar Form Entry Pengembalian Kartu Asuransi Gambar 29. Script SQL untuk Keluaran Permintaan Kartu Asuransi

e. Hasil Keluaran Program Adapun hasil keluaran dari program yang diusulkan adalah sebagai berikut :

251


ISSN: 2089-9815

Gambar 30. Script SQL untuk Keluaran Pengiriman Kartu Asuransi

Bhakti Bhayangkara untuk kemajuan sistem yang akan datang adalah sebagai berikut : a. Agar sistem usulan ini berfungsi dengan baik, sebaiknya pelatihan atau training kepada staf yang ada pada PT. Asuransi Bhakti Bhayangkara. b. Perlu diperhatikan pula spesifikasi hardware dan sofware yang mampu mendukung implementasi dari sistem usulan ini. c. Perlunya memaintenance hardware dan software untuk menunjang kelancaran dari sistem yang baru. d. Diperlukan audit sistem untuk mengetahui apakah sistem yang diusulkan ini sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum.

Gambar 31. Script SQL untuk Keluaran Laporan Pembayaran Kartu Asuransi

PUSTAKA Francis D.K. Ching, dkk. 2004.Interior Design Illustrated.New Jersy:John Wiley and Sons Ltd. Ferdinand, Jogiyanto.2007.Sistem Teknologi Informasi. Edisi II. Yogyakarta: Andi Press. Joey F. George.2006.Object-Oriented System Analysis And Design. Nevada: Prestige Wizzard. Kotler, p and Amstrong, G.2000.Prinsip-prinsip Pemasaran.Jakarta:Erlangga Nidhra, Srinivas.2012. Black Box and White Box Testing TechniquesA Literatur Review.International Journal 2. Nirwan Sembiring. 1991.Akuntansi SMA.Edisi kedua.Jakarta:Erlangga Yuni Sugiarti. 2013.Analisis Dan Perancangan UML (Unified Modeling Language) Generated VB.6. Yogyakarta : Graha Ilmu.

g. Hasil Pengujian Sistem Pengujian terhadap sistem diawali dengan presentasi prototipe dari aplikasi yang diusulkan dan pemberian kuisioner kepada direktur pemasaran khusus, bagian gudang dan beberapa staf administrasi akda dan ashibara yang ada di PT. Asuransi Bhakti Bhayangkara. Adapun pertanyaan yang diajukan kepada responden adalah “apakah sistem yang diusulkan ini sudah sesuai dengan kebutuhan sistem yang ada di PT. Asuransi Bhakti Bhayangkara dan layakkah untuk diimplementasikan?”. Dari hasil pengujian tersebut, didapatkan bahwa sebagian besar responden berpendapat bahwa prototipe sistem usulan ini sudah sesuai dengan kebutuhan sistem yang ada pada PT. Asuransi Bhakti Bhayangkara dan layak untuk diimplementasikan. 5. KESIMPULAN 5.1 Kesimpulan Dari penelitian ini, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : a. Dengan adanya implementasi sistem usulan ini, proses penyimpanan data menjadi lebih baik dikarenakan setiap penyimpanan data tersimpan ke dalam database sehingga terjadinya kehilangan data dapat diminimalkan. b. Proses pencarian data menjadi lebih cepat dengan adanya fasilitas pencarian di setiap aplikasi. c. Duplikasi data dapat dihindari dengan adanya validasi data di setiap aplikasi. d. Tersedianya laporan bulanan yang membantu pimpinan untuk mengambil keputusan yang terkait dengan pendistribusian kartu asuransi. 5.2 Saran Saran -saran yang dapat penulis sampaikan pada bagian administrasi proyek pada PT. Asuransi

252

PEMODELAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PENDISTRIBUSIAN KARTU ASURANSI AKDA EXTRA STUDI KASUS : PT. ASURANSI BHAKTI BHAYANGKARA JAKARTA

Recommend Documents