PEMETAAN PROSES BISNIS

PEMETAAN PROSES BISNIS Dr. Ir. Budhi Prihartono, DEA YASSIERLI, Ph.D DESEMBER 2015

@ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved

1

Tujuan Pembelajaran Pemetaan Proses Bisnis :

(1)

Peserta memahami secara lebih baik konsep dan prinsip pemetaan proses bisnis (prosbis)

(2)

Peserta mampu menyusun & memetakan proses bisnis level 0, 1, 2, 3, dst

(3)

Peserta mampu memetakan peran/akuntabilitas suatu proses bisnis, dan aliran data/informasi yang dibutuhkan pada suatu proses bisnis


2

Agenda

MAKNA & DEFINISI PROSES BISNIS TAHAPAN UTAMA PEMETAAN PROSES BISNIS

BAGAIMANA MEMETAKAN PROSBIS DO & DON’T PEMETAAN PROSBIS


3

DEFINISI PROSES BISNIS

INPUT

PROSES BISNIS ORGANISASI

OUTPUT

PROSES BISNIS : (Paul Harmon, 2014), (Paula K. Berman, 2014) Kumpulan proses dan keputusan yang berkaitan secara logis dan terukur yang diperlukan organisasi untuk menghasilkan produk dan/atau jasa yang bernilai tambah, yang dimulai dari rangkaian proses

penerimaan masukan sumber daya perusahaan (SDM, energi, bahan, uang, jasa, dsb), kemudian rangkaian proses untuk mentranformasikan masukan tersebut menjadi keluaran (produk dan/atau jasa) yang bernilai tambah bagi kebutuhan stakeholder kunci perusahaan (customers, karyawan, pemegang saham, masyarakat), rangkaian proses pemasaran & penjualan produk, sampai dengan rangkaian proses

untuk menghantarkan produk dan/atau jasa kepada stakeholder kunci tersebut. Proses di sini dibentuk dari rangkaian aktivitas yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk dan/atau jasa yang bernilai tambah. @ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved

4

POSISI PROSES BISNIS DALAM KINERJA PERUSAHAAN

MANAJEMEN (do the things right) (Segi Teknis) INFRASTRUKTUR

6

3 STRATEGI

2

KINERJA PERUSAHAAN

MISI

5

1 VISI

4

GAYA

NILAI

KEPEMIMPINAN (do the right things) (Segi Sosial)

Masa Lalu

Sekarang

Masa Depan

Catatan : cakupan infrastruktur meliputi poduk, proses bisnis, struktur organisasi, kebijakan, SOP (standard-operating-procedure) @ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved

5

RANTAI NILAI

Rantai Nilai (Michael Porter, 1990 dan Michael Hammer, 1990) : menggambarkan semua proses yang digunakan oleh sebuah organisasi untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa yang bernilai bagi kumpulan konsumen yang spesifik. YOUR ORGANIZATION

SUPPORT ACTIVITIES

FIRM INFRASTRUCTURE

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT TECHNOLOGY DEVELOPMENT

PRIMARY ACTIVITIES

INBOUND LOGISTICS

OPERATIONS

OUTBOUND LOGISTICS

MARGIN

PROCUREMENT

MARKETING & SALES

SERVICE

6

SEBUAH ORGANISASI BISNIS DENGAN BEBERAPA RANTAI NILAI .... (1)

UNISYS ORGANIZATION

VALUE CHAIN : SYSTEMS INTEGRATION

VALUE CHAIN : OUTSOURCING

VALUE CHAIN : NETWORK SERVICES

VALUE CHAIN : CORE SERVICES

VALUE CHAIN : ENTERPRISE SERVER TECHNOLOGY

7

Sebuah Organisasi dengan Beberapa Rantai Nilai ...(2)

General environmental influence : local and global economies, governement Regulations, and social trends

MICHELIN LABOR MARKET

Management

PEOPLE

Informations & Dividens

Engineering Production

CAPITAL MARKET

Finance

Marketing

SHAREHOLDERS

Sales Service requests & Complaints

CAPITAL

Sell Tires Value Chain Marketing contacts

RESEARCH COMMUNITY

CUSTOMERS FOR TIRES

Sales contacs TECHN

Orders

Research & Publish Restaurant Guides MATERIALS

Products delivered Orders

VENDORS Deliveries

COMPETITION

CUSTOMERS FOR GUIDEBOOKS

Competitive products

8

Proses Bisnis : Rincian Rantai Nilai ...

Proses Bisnis bertujuan untuk menggambarkan rantai nilai dengan rincian rangkaian proses dan

sub-prosesnya sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Level NOL

RANTAI NILAI

Semakin Detil

LEVEL 1 PROSES

LEVEL 1 PROSES

LEVEL 1 PROSES

LEVEL 2 PROSES

LEVEL 2 PROSES

LEVEL 2 PROSES

LEVEL 3 PROSES

LEVEL 3 PROSES

LEVEL 3 PROSES

LEVEL 4 PROSES

TASK

LEVEL 4 PROSES

TASK

PROSEDUR KERJA/TKO

INSTRUKSI KERJA/TKI

9

PROSEDUR KERJA & INSTRUKSI KERJA (PAULA K BERMAN, 2014) ....

PROSEDUR KERJA menggambarkan cara untuk melakukan sebuah proses

atau

rangkaian

aktivitas

yang

dibakukan

dan

didokumentasikan. Prosedur menyatakan siapa yang melakukan rangkaian aktivitas atau proses dan menyediakan informasi yang relevan (tujuan & lingkup prosedur; berapa lama diselesaikan suatu rangkaian aktivitas; kinerja proses atau aktivitas; metode

dan

sumber daya lain organisasi yang digunakan; dsb). Sebuah prosedur kerja dilengkapi dengan diagram alir serta penjelasan naratifnya. Sebuah prosedur kerja umumnya dilakukan oleh lebih dari satu fungsi kerja. INSTRUKSI KERJA (IK) menggambarkan rincian proses atau aktivitas yang dijelaskan dalam sebuah prosedur kerja. Sebuah IK dilakukan umumnya oleh satu personil tertentu. Berbeda dengan prosedur kerja, IK bisa dijelaskan tanpa diagram alir.

10

Tahapan Utama Pemetaan Proses Bisnis ...

Komitmen Direksi

1 Penentuan Tim Pemetaan Prosbis & Metodologi

2 Workshop & Sosialisasi

3 Pemetaan Prosbis

4

Integrasi Hasil Pemetaan Prosbis & Mekanisme Lain (Audit,KPI/SLA, ERM, TKO, TKI, dsb)

5

1.1 Arahan Direksi 1.2 Dukungan sumber daya

2.1 Penentuan obyek & lingkup proses bisnis yang akan dipetakan 2.2 Penentuan anggota tim prosbis dari lintas fungsi kerja 2.3 Penentuan metodologi pemetaan prosbis (metode & kedalaman pemetaan prosbis yang dituangkan dalam pedoman organisasi 3.1 Pelatihan kepada anggota tim 3.2 Sosialisasi dukungan sumber daya yang diperlukan dan metodologi yang diperlukan 4.1 Kick off meeting & pemetaan level nol dengan manajemen puncak organisasi yang dipetakan 4.2 Pemetaan level 1, 2, 3, dst sesuai kebutuhan dengan narasumber 4.3 Penentuan akuntabilitas rangkaian aktivitas (RASCI) 4.4 Penyusunan kamus aktivitas di tingkat paling bawah (atom) hasil pemetaan prosbis 4.5 Review hasil via email atau tatap muka dengan nara sumber 5.1 Audit Proses 5.2.Penentuan KPI (Key Performance Indicator) dan PI (Performance Indicator) 5.3 Pengelolaan risiko proses bisnis 5.4 Penyempurnaan & pengembangan TUPOKSI, Job Description, TKO, TKI 5.5 Penyempurnaan struktur organisasi dan mekanisme lainnya 11

MANFAAT PROSBIS …

1.

Untuk memahami bagaimana proses bisnis organisasi yang baku untuk mencapai misi dan tujuan-tujuannya, melalui aliran informasi diantara aktivitas-aktivitas yang diperlukan dalam rangka menciptakan nilai tambah bagi stakeholders kuncinya. Dengan adanya pemahaman ini, setiap individu/unit kerja dapat melihat peran dan kontribusi yang diberikannya dalam mata rantai proses bisnis organisasi secara keseluruhan.

2.

Untuk mengidentifikasi dan melakukan penilaian secara komprehensif dan terpadu bagianbagian proses atau aktivitas yang memberi atau tidak memberi nilai tambah bagi organisasi

3.

Untuk merumuskan penyempurnaan-penyempurnaan (continous improvement) terhadap jalannya proses bisnis organisasi


12

Manfaat memiliki proses bisnis yang tertata rapi dan terstandarisasi :

1.

Memahami rantai nilai organisasi

2.

Menghindari salah pengertian atau mispersepsi

3.

Memastikan adanya konsistensi

4.

Mempercepat proses pengambilan keputusan secara akurat

5.

Membantu koordinasi antar fungsi kerja dan/atau

“tak ada kaizen tanpa standarisasi”

“tujuan standarisasi adalah mengurangi kemubaziran (waste)” Jack Welch, 2004

tim kerja 6.

Membantu membakukan rangkaian proses atau aktivitas

7.

Mendapatkan pijakan untuk melakukan kaizen (perbaikan) berikutnya.


13

PROSBIS SEBAGAI RUJUKAN …

1. Dasar untuk melakukan audit proses dan menata ulang organisasi 2. Dasar untuk merumuskan jenis kemampuan/kompetensi yang dibutuhkan 3. Dasar untuk merumuskan aliran knowledge, informasi, dan data yang diperlukan untuk pengambilan keputusan dan tindakan 4. Dasar untuk merumuskan target kinerja yang perlu dikendalikan

PROSES BISNIS

5. Dasar untuk merumuskan mana saja rangkaian aktivitas yang perlu dialih-dayakan (outsourcing) 6. Dasar untuk merumuskan besar biaya & anggaran yang diperlukan 7. Dasar untuk menyusun SOP (Standard Operating Procedure) 8. Dasar untuk mengelola risiko


14

PRINSIP PEMETAAN PROSES BISNIS …

Petakan Proses Bisnis Inti Level Nol

1 Petakan Proses Bisnis Penunjang Level Nol

a. Identifikasi alur utama rangkaian sub-proses untuk menghasilkan produk/jasa : end -to end process b. Gunakan prinsip S-I-P-O-C (Supplier, Input, Process, Output, dan Customer) c. Deskripsikan sub-proses pada prosbis inti level nol dengan KATA KERJA + OBYEK

a. Gunakan prosbis penunjang level Nol dari APQC (lihat www.apqc.org) b. Deskripsikan prosbis penunjang level nol dengan KATA KERJA + OBYEK

2

3

Petakan Proses Bisnis Inti Level 1, 2, 3, dst

a. Untuk setiap sub-prosbis inti yang teridentifikasi, lakukan pemetaan sub-prosbis cukup detil sampai cukup jelas cakupan aktivitasnya (bisa sampai 6 digit jika diperlukan) b. Deskripsikan setiap sub-prosbis inti yang akan dirinci dengan KATA KERJA + OBYEK c. Buat kamus aktivitas untuk setiap aktivitas yang teridentifikasi pada suatu sub-prosbis level atom d. Tentukan INPUT dan OUTPUT dari sub-prosbis level atom e. Tentukan akuntabilitas setiap sub-proses bisnis yang sudah teridentifikasi dengan menggunakan kriteria peran RASIC (RESPONSIBLE, ACCOUNTABLE, SUPPORT, INFORMED, CONSULT)

4

Petakan Proses Bisnis Penunjang Level 1, 2, 3, dst

a. Untuk setiap sub-prosbis penunjang yang teridentifikasi pada tahap 2, gunakan data base APQC sebagai rujukan untuk memetakan sub-prosbis penunjang yang relevan b. Deskripsikan setiap sub-prosbis penunjang yang akan dirinci dengan KATA KERJA + OBYEK c. Buat kamus aktivitas untuk setiap aktivitas yang teridentifikasi pada suatu sub-prosbis level atom d. Tentukan INPUT dan OUTPUT dari sub-prosbis level atom

e. Tentukan akuntabilitas setiap sub-proses bisnis yang sudah teridentifikasi dengan menggunakan kriteria peran RASIC (RESPONSIBLE, ACCOUNTABLE, SUPPORT, INFORMED, CONSULT) 15 @ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved

METODE PEMETAAN PROSBIS …

Process Understanding

Desk Study

Process Mapping

Role Mapping

Interview


Report

FGD

16

MODEL PROSES BISNIS DARI APQC (AMERICAN PRODUCTIVITY & QUALITY CONTROL)

17 @ 2015 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved

PROSBIS LEVEL NOL PADA SUATU PERUSAHAAN MINYAK


18

PROSBIS LEVEL NOL PADA SUATU PERUSAHAAN MINYAK

19

Detil Prosbis Level 1




20

Prosbis Level Nol : Produsen Listrik


21

Contoh Level 0 & 1 Proses Bisnis

(4) : SISTEM TRANSMISI

KETENAGALISTRIKAN Prosbis Level Nol INPUT PLN Pusat Pembangkit Distribusi Pemerintah Masyarakat • Kebutuhan/ permintaan • Kontrak (PPA, TSA, PSA) • Regulasi • Grid Code • Bidding/ Market Rules

Prosbis Level 1

OUTPUT Perencaaan Sistem Tenaga Listrik

Operasi Sistem Tenaga Listrik

Pengelolaan Transaksi Tenaga Listrik

Penyaluran Tenaga Listrik

Setelmen Transaksi Tenaga Listrik

Peramalan Beban

Perencaaan Operasi Sistem

Validasi Penawaran

Perencaaan Kebutuhan Sistem

Pengelolaan Meter Transaksi

Perencanaan Pembangkitan

Pengendalian Operasi Sistem

Pelaksanaan Bidding Energi

Pengembangan & Pengadaan Instalasi

Perhitungan Setelmen Transaksi

Perencaaan Penyaluran

Pelaksanaan Manajemen Energi

Pengembangan Mekanisme Transaksi

Operasi dan Pemeliharaan Instalasi

Administrasi Tagihan Transaksi

PLN Pusat Pembangkit Distribusi Pemerintah Masyarakat • Info sistem • Ren.Pengemb Sistem • Jasa: - Penyaluran - Operasi - Pengelolaan Transaksi - Setelmen

PENDUKUNG

PENGELOLAAN SDM, KEUANGAN, IT, HUKUM, AUDIT, ASSET (CAPITAL & PROPERTY GOODS) ,PENGADAAN BARANG & JASA, PENGEMBANGAN SISTEM


22

Sub-Sub-Proses Bisnis di Perusahaan Telekomunikasi ….

Sub-proses bisnis mengelola keuangan minimal Sub-sub-proses bisnis “menentukan pendapatan”

ada 8 sub-sub-proses :

(1)

Mengelola proses aktivasi

(1)

Menentukan pendapatan

(2)

Melakukan pemeliharaan

(2)

Menentukan aktiva tetap

(3)

Melakukan pemrosesan

(3)

Menentukan persediaan

(4)

Melakukan penagihan

(5)

Mengelola pengakuan pendapatan

(4)

Menyusun laporan keuangan

(6)

Melakukan klaim

(5)

Mengelola perpajakan

(7)

Melakukan restitusi

(6)

Mengelola investasi/divestasi

(8)

Mengelola penyisihan

(7)

Melakukan perbendaharaan

(8)

Menentukan beban operasi


Sub-sub-proses bisnis “aktiva tetap” (1)

Mengelola pengajuan pengadaan barang & jasa

(2)

Melakukan pengawasan

(3)

Melakukan penerimaan barang/jasa

(4)

Melakukan pengawasan kontrak

(5)

Mengelola pengakuan dan pencatatan

(6)

Melakukan inventarisasi

(7)

Melakukan penanganan aktiva tidak produktif

(8)

Melaukan penghapusan dan pengalihan

(9)

Melakukan mutasi aktiva tetap

(10)

Mengelola kapitalisasi beban

(11)

Menghitung penyusutan

23

DEFINISI PERAN /AKUNTABILITAS ...

•

Peran APPROVAL (A) diartikan sebagai pihak yang mempunyai hak untuk memutuskan atau memveto, memberi persetujuan atau menerima laporan pertanggung jawaban terhadap status kemajuan pelaksanaan suatu proses bisnis.

•

Peran RESPONSIBLE (R) diartikan sebagai pihak yang mengeksekusi suatu proses bisnis

•

Peran SUPPORT (S) diartikan sebagai pihak yang wajib menyediakan sumber daya fisik dan material untuk menunjang terwujudnya peran A, R, S (lainnya), C, dan I

•

Peran CONSULT (C) diartikan sebagai pihak yang wajib mendukung dengan keahlian/kompetensi teknis tertentu dan terjadi hubungan komunikasi dua arah

dengan pihak yang dibantu. •

Peran INFORMED (I) diartikan sebagai pihak yang membutuhkan atau menggunakan hasil suatu proses bisnis

•

Peran

JOINT

RESPONSIBILITY

(JR)

diartikan

sebagai

pihak-pihak

yang

mengerjakan/mengeksekusi suatu sub-proses bisnis atau sub-sub proses bisnis .

24

DO vs DON’T ... DO 1. 2. 3.

4. 5. 6.

7.

DON’T Ada dukungan formil dari Direksi Ada metodologi yang dikembangkan untuk digunakan dalam pemetaan prosbis Ada sosialisasi atas metodologi pemetaan prosbis yang digunakan kepada tim, narasumber, dan unit kerja yang akan dipetakan prosbis-nya Pada saat pemetaan prosbis : libatkan business process owner Lakukan proyek perbaikan proses bisnis secara berkala Lakukan tinjauan setiap 2 sd 3 tahun sekali untuk mereview proses bisnis dengan mempertimbangkan kebutuhan dan dinamika usaha perusahaan Integrasikan hasil pemetaan prosbis dengan sistem manajemen perusahaan lainnya

1. 2. 3.

4. 5.

6.

7.

Sedikit dukungan formil dari Direksi Tidak ada metodologi & sosialisasi atas metodologi pemetaan prosbis yang digunakan Pada saat pemetaan prosbis : personil yang terlibat kurang fokus & kurang aktif (keluar masuk ruang FGD, asyik dengan gadget, curhat, dsb) dan kurang menghargai diskusi yang sudah berjalan dan dihasilkan Saat pemetaan prosbis : terlalu merinci aktivitas, bukan proses yang diperlukan Bagian yang paling atom atau sub-proses bisnis tidak dibuatkan kamus-nya Copy-paste hasil pemetaan prosbis unit kerja lain untuk digunakan pada suatu unit kerja yang serumpun tanpa mendalami kekhasan unit kerja terkait. Jangan sekedar copy-paste benchmark perusahaan lain, tanpa memahami konteks dan budaya organisasi terkait serta tantangan strategis organisasinya Ketiadaaan upaya konkrit perbaikan berkelanjutan kemampuan proses bisnis: misal standarisasi proses bisnis (quality, biaya, waktu)

25

Contoh Template Pemetaan Proses Bisnis :

No.

PROSES BISNIS PROSES BISNIS LEVEL No. LEVEL 1 2

1 Perencanaan 1.1 Unit Pembangkit

1,2

Menyusun Rencana Jangka Panjang

No.

PROSES BISNIS LEVEL 3

INPUT

OUTPUT

RESPONSIBLE APPROVAL

1.1.1

Melakukan analisis dan RJPP, LCM, OEE, RCFA merumuskan PGP UP

Usulan PGP UP

SPS PUK

MENG

1.1.2

Menetapkan PGP UP

Usulan PGP UP

PGP UP

MENG

GM

Menyusun kajian yang diperlukan untuk menyusun RKA CAPEX Menyusun RKA CAPEX

RJPP, LCM, OEE, RCFA

DMR, TOR

MENG

GM

DMR, TOR

UAI

MENG

GM

Purchasing request

MENG

DGM / GM

Laporan Monitoring

SPS PUK, SPS GM ANG, MENG

Merencanakan dan 1.2.1 mengendalikan RKA CAPEX 1.2.2

1.2.3 1.2.4

Menyusun dokumen AI pengadaan Monitoring pelaksanaan AI AI

SUPPORT

ATKP, SPS RENDAL HAR, SPS RENDAL OP, SPS RSO, SPS Efisiensi DGMOH, DGMEP, DGMUM, ATKP

CONSULT

INFORMED

DGMOH, DGMEP, GM DGMUM, ATKP

Ahli Senior DIRPRO Portofolio Kantor Pusat AMA ENG, SPS PUK, DGMOH, DGMEP, SPS RSO, SPS HAR DGMUM AMA ENG, SPS PUK, DGMOH, DGMEP, KADIV PNK, KADIV SPS RSO, SPS HAR DGMUM ANG , KADIV ENG Kantor Pusat AMA ENG, SPS PUK, SPS ANG MPKN SPS RSO Pengawas Mutu, DGMOH, DGMEP, KADIV PNK, KADIV Procurement DGMUM ANG , KADIV ENG Kantor Pusat

26

Simulasi 1a :

1.

Bentuk kelompok, yang terdiri dari 3 sd 4 orang

2.

Tentukan obyek dan cakupan yang akan dipetakan prosbisnya

3.

Berdasarkan butir 1), lakukan pemetaan prosbis, sehingga dihasilkan (lihat template) informasi butirbutir prosbis dan sub-prosbis; input&output; peta peran akuntabilitas suatu sub-prosbis; kamus subprosbis yang paling atom

4.

Presentasikan hasil pemetaan prosbis anda

27

PEMETAAN PROSES BISNIS

Recommend Documents