KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI
Pedoman
Pemetaan Bisnis Proses
Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana Jakarta, Mei 2016
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
02 04
01
KELEMBAGAAN
03
KETATALAKSANAAN
KEPEGAWAIAN
PENGAWASAN
DASAR HUKUM
UU 30/2014
Perpres 81/2010
PermenPANRB 35/2012
Perpres 7/2015
PermenPAN 12/2011 Perpres 83/2015
• UU 30/2014: Administrasi Pemerintahan • Perpres 81/2010: Grand Design Reformasi Birokrasi • Keppres 103/2001: Organisasi LPNK • Keppres 110/2001: Eselon I BPOM • PermenPAN 12/2011: Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process) • PermenPANRB 35/2012: Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
8 AREA PERUBAHAN REFORMASI BIROKRASI (Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019) AREA PERUBAHAN
1
MENTAL APARATUR
2
KELEMBAGAAN
3
TATA LAKSANA
4
SDM APARATUR
5
AKUNTABILITAS
6
PENGAWASAN
7
PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
8
PELAYANAN PUBLIK
PermenPANRB 11/2015
SASARAN • Mewujudkan Birokrasi yang Bersih dan Akuntabel
• Birokrasi yang Efektif dan Efisien • Birokrasi yang Memiliki Pelayanan Publik Berkualitas
UNSUR ORGANISASI PADA KEMENTERIAN
Pemimpin Menyelenggarakan pengawasan internal di lingkungan Kementerian.
Staf/Pembantu Pemimpin
Pengawas
Lini/ Pelaksana menyelenggarakan dukungan yang bersifat substantif kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian untuk mendukung pencapaian tujuan dan sasaran strategis Kementerian meliputi dan tidak terbatas pada tugas di bidang penelitian dan pengembangan, pengembangan sdm, dan pengelolaan data dan informasi.
Pendukung
menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian.
Menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidangnya, dengan bidang tugas merupakan sebagian tugas pokok Kementerian yng disesuaikan dengan tujuan dan sasaran strategis Kementerian.
Keppres 110/2001 KEPALA
SEKRETARIAT UTAMA
INSPEKTORAT
DEPUTI BIDANG PENGAWASAN DAN PRODUK TERAPETIK DAN NARKOTIKA, PSIKOTROPIKA DAN ZAT ADIKTIF
DEPUTI BIDANG PENGAWASAN OBAT TRADISIONAL, KOSMETIK DAN PRODUK KOMPLIMEN
PUSAT PENGUJIAN OBAT DAN MAKANAN NASIONAL
DEPUTI BIDANG PENGAWASAN KEAMANAN PANGAN DAN BAHAN BERBAHAYA
PUSAT PENYIDIKAN OBAT DAN MAKANAN
PUSAT RISET OBAT DAN MAKANAN
Infrastruktur Organisasi
Teknologi Proses Manusia
Software
Hardware Proses Operasional Proses Pengembangan Solusi
Proses Bisnis Individu Budaya Kepemimpinan
Koordinasi antar unit organisasi di tingkat Kementerian/Lembaga/Pemda belum berjalan maksimal
Unit organisasi masih belum memperhatikan keterkaitan proses dengan unit organisasi lainnya
Kebijakan yang ada saat ini belum memadai dan masih menimbulkan perbedaan persepsi dalam pelaksanaannya
Penataan kelembagaan menghasilkan unit-unit organisasi yang didalamnya memuat tugas dan fungsi
Supaya unit organisasi dapat bekerja secara lebih efisien dan efektif, maka perlu diikuti dengan pemetaan business process
Business process (ketatalaksanaan) adl sekumpulan aktivitas kerja terstruktur & slg terkait yang menghslkan keluaran yg sesuai dg kebutuhan pengguna (Permenpan No 12/2011)
TERKAIT PERATURAN PERUNDANGAN
TERKAIT PERATURAN PERUNDANGAN
LEVEL 1
LEVEL 2
NASIONAL • Bisnis Proses Antar Pusat dan Daerah
PUSAT/DAERAH • Bisnis Proses antar Kementerian, Lembaga dan Daerah
KEMENTERIAN/LEMBAGA/PROV/KAB/KOTA
LEVEL 3
LEVEL 4
• Bisnis Proses antar Unit Eselon I pada Kementerian/ Lembaga atau Bisnis Proses antar SKPD
UNIT ESELON I/SKPD • Bisnis Proses antar unit eselon II ke bawah pada Unit Eselon I atau Bisnis Proses pada SKPD
ORGANISASI BPOM Kemenag sebagai “sub-system” pembangunan
Kemenag sebagai Institusi “standalone”
Kebijakan Motivasi
I N P U T
Struktur Organisasi
Teknologi Informasi
PROSES BISNIS
Aktivitas
Sumber Daya Manusia
O U T P U T
Ciptakan Nilai atau Value
Fasilitas
Proses
Pencapaian Tujuan dan Sasaran Organisasi
RUANG LINGKUP RUANG LINGKUP PENGATURAN Adalah seluruh proses dalam penyusunan Peta Bisnis Proses pada K/L/D.
RUANG LINGKUP PELAKSANAAN PEDOMAN Penyusunan peta bisnis proses di seluruh K/L/D dilakukan dengan melibatkan seluruh elemen organisasi yang aktif ikut serta dalam pencapaian visi dan pelaksanaan misi organisasi
TAHAPAN KERJA PENYUSUNAN
BISNIS PROSES 1
Persiapan dan Perencanaan (Planning & Preparation)
2
Pengembangan (Development)
3
Penerapan (Implementation)
4
Pemantauan dan Evaluasi (Monitoring & Evaluation)
TAHAP PERSIAPAN
• Lakukan inventarisasi rencana kerja jangka panjang, rencana kerja tahunan, visi, misi dan sasaran K/L/D sehingga dapat diketahui aktivitas (proses kerja) di K/L/D • Kategorikan proses kerja dalam kelompok (folder kegiatan) PRINSIP • Pengelompokan dilakukan berdasarkan kegiatan bukan berdasar unit kerja/struktur organisasi • Pengelompokan berdasarkan kesepakatan cara pandang • Semakin sederhana semakin baik
TAHAP PENGEMBANGAN
Tahap Pemetaan Bisnis Proses (1) a. b.
c. d.
e.
f.
Identifikasikan ruang lingkup organisasi yang akan dipetakan berdasarkan mandat dari visi, misi dan tujuan. Analisis sasaran strategis dalam Renstra dan dijabarkan menjadi daftar kegiatan. Kategorikan kegiatan ke dalam rumpun kegiatan/proses kerja menjadi peta bisnis proses. Buatlah kelompok-kelompok kegiatan tsb dalam bentuk kotak-kotak di dalam peta proses, lalu berikan identitas proses tsb berupa nomor dan nama proses (bukan nama unit kerja). Kelompok kegiatan dalam peta proses / peta bisnis proses tsb dihubungkan dengan garis input dan outputnya, sehingga terlihat hubungan antar proses dalam lingkup suatu badan pemerintahan. Setiap kelompok peta bisnis proses diuraikan dalam peta subproses.
TAHAP PENGEMBANGAN
g.
h.
i.
j.
k.
Tahap Pemetaan Bisnis Proses (2)
Menggambarkan peta sub proses adalah identik dengan membuat subfolder dalam satu folder proses, dimana setiap kotak proses didetailkan dalam kotakkotak subproses dalam lingkup proses tsb. Setiap kotak sub proses yang dihasilkan diberi identitas yang sistematis mengikuti tata cara yang telah ditentukan dalam format penomoran dalam panduan ini berupa nomor dan nama proses. Setiap peta subproses menjadi dasar untuk menyusun peta lintas fungsi (cross functional) yang menggambarkan rangkaian kerja suatu proses beserta unit kerja pelaksana. Untuk dapat membuat peta lintas fungsi yang jelas, maka diperlukan peta hubungan (relationship map) yang menggambarkan pelaku sesuai struktur organisasi untuk setiap subproses yang ada. Berdasarkan peta lintas fungsi (cross-functional map) SOP makro dapat dibuat dengan rincian siapa, melakukan apa, dengan cara bagaimana (metode), kriteria yang harus dipenuhi, dan mutu baku.
TAHAP PENGEMBANGAN
TAHAPAN PEMETAAN
Keseluruhan rangkaian alur kerja yang saling berhubungan dalam rangka menciptakan nilai tambah kepada stakeholder
Proses
Sebuah pengelompokkan aktivitas yang logis dalam satu rangkaian alur kerja / proses tertentu
Sub Proses Aktivitas
Serangkaian aktivitas yang dilakukan lintas unit kerja dalam satu sub proses tertentu.
SOP Makro Langkah kerja
SOP Mikro
Langkah-langkah rinci dibutuhkan untuk melakukan suatu kegiatan dalam satu unit kerja.
TAHAP PENGEMBANGAN
LANGKAH PENYUSUNAN BISNIS PROSES
PETA BISNIS PROSES KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI Peraturan Pemerintah
Pengawasan Peraturan Perundangan
Dukungan SDM
PAN-02 Penataan dan Pembinaan SDM Aparatur
PAN-01 Penyusunan Regulasi PAN-RB
PAN-03 Pengelolaan Akuntabilitas dan Pengawasan
PAN-04 Penataan Kelembagaan Pemerintah
Distribusi Ortala Dukungan SDM Permintaan Dukungan SDM Dukungan SDM Dukungan SDM
Publikasi Undang – undang Publikas i
PAN-07 Teknologi Komunikasi dan Informasi
PAN-08 Pengelolaan Sistem Manajemen dan pengawasan
Permintaan layanan informasi
PAN-05 Penataan tata Laksana Pemerintah
PAN-06 Peningkatan Pelayanan Publik
Proses Utama
Dukungan SDM
Dukungan SDM
Tata laksana
Kementrian / Lembaga
Dokumentasi
Dokumentasi
PAN-09 Pelayanan Informasi dan Publikasi
PAN-10 Pengelolaan Administrasi dan Umum
PAN-11 Pengelolaan SDM dan ORTALA KEMENPANRB
PAN-12 Layanan Hukum
Proses Pendukung
Dokumentasi Kinerja & Anggaran
PAN-13 Pengelolaan Kinerja dan Anggaran
Kinerja & Anggaran
Kinerja & Anggaran
Proses Perencanaan
PAN-01 PENYUSUNAN REGULASI PAN-RB
Title
PAN-09 Pelayanan Informasi dan Publikasi Publikasi
Draft UU
SESMEN
Penyusunan UU
PAN-10 Pengelolaan Administrasi dan Umum
PAN-01.03 Dokumentasi
Penyusunan Peraturan Pelaksanaan
PAN-01.04
Peraturan Menteri
Penyusunan Peraturan dan Keputusan Menteri
PAN-07 Teknologi Komunikasi dan Informasi
Peraturan / Keputusan Menteri
PAN-01.05 Publikasi
Penyusunan Surat Edaran Menteri
Kepala Biro SDM & &Umum
Undang-undang
Undang – Undang
Kabag SDMO
Distribusi ORTALA
Pengesahan Jumlah Formasi
Kementrian / Lembaga
PAN-01.02 PAN-11 Pengelolaan SDM dan ORTALA KEMENPANRB
Persetujuan Jumlah Formasi
Deputi SDM
Kepesertaan Pembahasan Harmonisasi Peraturan Perundang-undangan
Menteri
Phase
PAN-01.01
KASUBAG Perencanaan & Pengembangan
Kementrian / Lembaga
Pengajuan Formasi Proses Penerimaan dan Seleksi
Analisa Kebutuhan dan Jumlah pegawai
TAHAP PENGEMBANGAN
1
Identifikasi proses
2 3
Business Process Map
Gambar Peta Bisnis Proses
Finalisasi Peta Bisnis Proses
TAHAP PENGEMBANGAN
Business Process Map
PETA TATA LAKSANA KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI Peraturan Pemerintah
Pengawasan Peraturan Perundangan
Dukungan SDM
Kementrian / Lembaga
PAN-01 Penyusunan Regulasi PAN-RB
PAN-02 Penataan dan Pembinaan SDM Aparatur
PAN-03 Pengelolaan Akuntabilitas dan Pengawasan
PAN-04 Penataan Kelembagaan Pemerintah
Distribusi Ortala Publikasi Undang – undang Publikasi
PAN-07 Teknologi Komunikasi dan Informasi
Dukungan SDM
Dukungan SDM
PAN-08 Pengelolaan Sistem Manajemen dan pengawasan
PAN-06 Peningkatan Pelayanan Publik
Dukungan SDM
Tata laksana
Proses Utama
Dukungan SDM
Dukungan SDM Permintaan Dukungan SDM
PAN-05 Penataan tata Laksana Pemerintah
Dokumentasi
Dokumentasi
PAN-09 Pelayanan Informasi dan Publikasi
PAN-10 Pengelolaan Administrasi dan Umum
PAN-11 Pengelolaan SDM dan ORTALA KEMENPANRB
PAN-12 Layanan Hukum
Dokumentasi
Proses Pendukung
Permintaan layanan informasi
Kinerja & Anggaran
PAN-13 Pengelolaan Kinerja dan Anggaran
Kinerja & Anggaran
Kinerja & Anggaran
Proses Perencanaan
Kementrian / Lembaga
TAHAP PENGEMBANGAN
1
Identifikasi sub proses
2 3
Sub Business Process Map
Harmonisasi peta proses dan peta sub proses
Finalisasi Peta Sub Bisnis Proses
TAHAP PENGEMBANGAN
Sub Business Process Map
PAN-11 PENGELOLAAN SDM DAN ORTALA KEMENPANRB PAN-11.01 Penerimaan dan seleksi
PAN-02 Penataan dan Pembinaan SDM Aparatur
PAN-11.04
Perencanaan dan Pengadaan SDM
Pengembangan Standar Kompetensi
Pelatihan
PAN-11.02
PAN-11.05
PAN-01 Penyusunan Regulasi PAN-RB Pengembangan & pelatihan Distribusi Ortala
Pengembangan SDM
Pembinaan dan Pengembangan SDM
PAN-11.03 Administrasi Kepegawaian
Administrasi dan Informasi Kepegawaian
Ortala
TAHAP PENGEMBANGAN
Masukkan unit kerja yang terlibat
1 2 3
Relationship Map
Menuliskan setiap unit kerja yang terlibat
Finalisasi
TAHAP PENGEMBANGAN
Relationship Map REGULASI & STANDAR
DIT. WASBARJAS
DIT IMPOR
DIT. BAPOKSTRA
UNIT-UNIT ES. II BAPPEBTI
PPMB
DIT FAS EKSIM
PPMB
PUSAT HUMAS
DIT. METROLOGI
DIT. METROLOGI
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PDN
DIT. BINUS
DIT. METROLOGI
DIT. WASBARJAS
DIT. DKM & PDN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II DITJEN DAGLU
DIT PERLINDUNGAN KONSUMEN
ITJEN IV
DIT. LOG DIS
SET DITJEN PDN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN KPI
DIT IMPOR
PUSDATIN
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
UNIT-UNIT ES. II BP2KP
UPT METROLOGI LEGAL
UNIT-UNIT ES. II TERKAIT
UNIT-UNIT ES. II ITJEN
PENGAJUAN BANTUAN, PENGADUAN, PERMINTAAN INFORMASI
DUKUNGAN TIK
DUKUNGAN ADMINISTRASI & UMUM
DUKUNGAN SDM DUKUNGAN TIK
MASYARAKAT
BIRO HUKUM
PUSDIKLATDAG
UNIT-UNIT ESELON II DITJEN PEN
DIT. DKM & PDN UNIT-UNIT ES. II DITJEN PDN
DIT. P2C
PUSDAPI
BIRO HUKUM
DIT. P2EKRE
DIT FAS EKSIM
DIT. IMPOR
UNIT-UNIT ES. II DITJEN SPK
DIT. P2IE
DEKINTAM
DEKTAN
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
DIT. EKSPOR
DIT. DKM & PDN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN KPI
DIT. PENGAMANAN PERDAGANGAN
DIT. BINUS
UNIT-UNIT ES. II BAPPEBTI
DIT. KS BILATERAL
DIT. KPE
PUSDATIN
DIT FAS EKSIM
SET DITJEN DAGLU
DIT. KS ASEAN
PPMB
PUSAT HUMAS
PUSDATIN
PUSDAPI
DIT. PENGAMANAN PERDAGANGAN
PPMB
UNIT-UNIT ES. II TERKAIT
MOT-07 TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI
DIT. P2IE
PUSKA KSPI
SURAT IJIN BANTUAN/ BIMBINGAN PENGAWASAN INFORMASI
PELAKU USAHA
DIT. WASBARJAS
PUSKA PDN
DUKUNGAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN
DUKUNGAN INFORMASI & SOSIALISASI
MOT-08 PELAYANAN INFORMASI DAN PUBLIKASI
MOT-09 RISET DAN PENGEMBANGAN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PDN
PUSAT HUMAS
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PDN
PUSDATIN
UNIT-UNIT ES. II BAPPEBTI
UNIT-UNIT ES. II DITJEN DAGLU
UNIT-UNIT ES. II BAPPEBTI
UNIT-UNIT ES. II DITJEN DAGLU
UNIT-UNIT ES. II BAPPEBTI
UNIT-UNIT ES. II DITJEN DAGLU
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN KPI
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN KPI
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN KPI
UNIT-UNIT ES. II ITJEN
UNIT-UNIT ES. II BP2KP
UNIT-UNIT ES. II ITJEN
UNIT-UNIT ES. II BP2KP
UNIT-UNIT ES. II ITJEN
PUSKA PDN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
PUSKA DAGLU
PUSKA KSPI
PUSDATIN
PEMERINTAH
MOT-06 PENGEMBANGAN AKSES PASAR
UNIT-UNIT ES. II DITJEN DAGLU
REGULASI & STANDAR
PENGADUAN, PERMINTAAN INFORMASI
DEKTAN
PUSDATIN
DIT. KPE
SET. DITJEN PEN
PELAKU USAHA
DEKINTAM
DIT. IMPOR
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PDN
MOT-11 PENGELOLAAN SDM
SET. BP2KP
DUKUNGAN TIK
BIRO KEUANGAN
UNIT-UNIT ES. II BAPPEBTI
UNIT-UNIT ES. II DITJEN DAGLU
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN KPI
BIRO HUKUM SETJEN
MOT-12 LAYANAN HUKUM
PUSDAPI
UNIT-UNIT ES. II BAPPEBTI
UNIT-UNIT ES. II DITJEN DAGLU
UNIT-UNIT ES. II ITJEN
UNIT-UNIT ES. II BP2KP
UNIT-UNIT ES. II BAPPEBTI
UNIT-UNIT ES. II DITJEN DAGLU
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN KPI
UNIT-UNIT ES. II DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN KPI
UNIT-UNIT ES. II ITJEN
UNIT-UNIT ES. II BP2KP
UNIT-UNIT ES. II DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PDN
PPMB
UNIT-UNIT ES. II ITJEN
UNIT-UNIT ES. II BP2KP
ROKUM
DIT. METROLOGI
UNIT-UNIT ES. II DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PDN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PDN
BBPPEI
DUKUNGAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN DUKUNGAN RENCANA & ANGGARAN
BIRO KEUANGAN UNIT-UNIT ES. II BP2KP
ROGANPEG
UNIT-UNIT ES. II ITJEN
UNIT-UNIT ES. II BAPPEBTI UNIT-UNIT ES. II DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II DITJEN DAGLU
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PDN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN KPI
UNIT-UNIT ES. II DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II DITJEN DAGLU
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PDN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN KPI
MOT-15 PENGELOLAAN DAN PENINGKATAN SISTEM MANAJEMEN UNIT-UNIT ES. II BAPPEBTI
UNIT-UNIT ES. II DITJEN KPI
ROREN
PUSHAKA
UNIT-UNIT ES. II DITJEN DAGLU
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PEN
INSPEKTORAT III
PUSDATIN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
UNIT-UNIT ES. II DITJEN PDN
BIRO HUKUM
ROGANPEG
PUSKA PDN
PUSKA DAGLU
PUSKA KSPI
INSPEKTORAT I
INSPEKTORAT II
INSPEKTORAT IV
DUKUNGAN INFORMASI & SOSIALISASI
UNIT-UNIT ES. II BP2KP
DUKUNGAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN
MOT-14 PENATAAN ORGANISASI UNIT-UNIT ES. II BAPPEBTI
DUKUNGAN KELEMBAGAAN & STRATEGI PENGAWASAN INTERNAL
ROREN
DUKUNGAN RENCANA & ANGGARAN DUKUNGAN KELEMBAGAAN & STRATEGI
DUKUNGAN SDM DUKUNGAN TIK
DUKUNGAN ADMINISTRASI & UMUM
REGULASI & STANDAR
MOT-13 PENGELOLAAN RENCANA & ANGGARAN
UNIT-UNIT ES. II ITJEN
INFORMASI, PERLINDUNGAN KONSUMEN
MASYARAKAT DUKUNGAN KELEMBAGAAN & STRATEGI
DUKUNGAN ADMINISTRASI & UMUM
BIRO UMUM
PUSDIKLATDAG
PENGAWASAN INTERNAL
MOT-10 PENGELOLAAN ADMINISTRASI DAN UMUM
DUKUNGAN SDM
REGULASI & STANDAR
ROGANPEG
DUKUNGAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN
MOT-04 PENINGKATAN EKSPOR NON MIGAS
LAPORAN
MOT-05 PERBAIKAN IKLIM USAHA PERDAGANGAN
PENGAWASAN INTERNAL
PEMERINTAH
DIT. STANDARDISASI
REKOMENDASI IMPOR
UNDANG-UNDANG PERATURAN STANDAR
MOT-03 MENJAGA KETERSEDIAAN BAHAN POKOK & PENGUATAN JARINGAN DISTRIBUSI NASIONAL
MOT-02 STANDARISASI DAN PERLINDUNGAN KONSUMEN
ROGANPEG
DUKUNGAN KELEMBAGAAN & STRATEGI
BIRO HUKUM
DUKUNGAN INFORMASI & SOSIALISASI
MOT-01 PENGELOLAAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
DUKUNGAN RENCANA & ANGGARAN DUKUNGAN KELEMBAGAAN & STRATEGI
RELATIONSHIP MAP
TAHAP PENGEMBANGAN
Gambarkan garis horisontal yang menunjukkan fungsi yang terlibat
1 2 3
Beri nama tiap fungsi yang terlibat
Identifikasi langkah kerja
4 5
Cross Functional Map
Berikan keterangan bagi semua masukan dan keluaran
Finalisasi
TAHAP PENGEMBANGAN
Cross Functional Map
Penyusunan Naskah Akademis
Pembahasan Naskah Akademis
K/L Terkait
ASDEP Terkait
Biro Hukum
Perguruan Tinggi/ Pakar
PAN-01.02.CFM.01 Penyusunan UU
Deputi Terkait
Pembahasan RUU dengan Stake Holder
Draft Final RUU
Pembahasan RUU dengan DPR
Menteri PAN RB
SESMEN
Penyusunan RUU
Pengajuan Usulan RUU ke Baleg DPR RI
Pembahasan dengan DPR
Pembahasan dengan PANJA
TAHAP PENGEMBANGAN
SOP Makro dan SOP Mikro
Format SOP Makro dan SOP Mikro dapat mengikuti Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
TAHAP PENERAPAN
Pengendalian dokumen terkait implementasi sistem ketatalaksanaan organisasi meliputi : a. Pengesahan Dokumen • Keseluruhan dokumen yang dihasilkan dalam sistem ketatalaksanaan organisasi perlu mendapatkan pengesahan sebelum diterbitkan dan diterapkan. • Pengesahan dokumen level A dan B dilakukan oleh pimpinan badan pemerintahan. • Pengesahan dokumen level C dan D diatur terpisah sesuai dengan kebutuhan organisasi dan sesuai ketentuan peraturan yang berlaku. b. Pendistribusian dokumen • Pendistribusian dokumen dilakukan melalui hard copy dan soft copy. Tata cara pendistribusian perlu diatur dalam SOP Makro tersendiri untuk menjamin pihak-pihak yang berkepentingan dengan penerapan sistem ketatalaksanaan organisasi mendapatkan dokumen secara akurat. • Unit kerja pengendali perlu menyimpan 1 set dokumen induk sebagai master file dari sistem ketatalaksanaan organisasi.
TAHAP PENERAPAN
c. Penyimpanan, Penempatan dan Pemanfaatan Dokumen • Semua unit kerja menempatkan dokumen pada area kerja yang mudah dilihat, dicari, dan dibaca oleh pengguna. • Bila terjadi perubahan dokumen, unit pengendali wajib menarik dokumen yang tidak berlaku dan mengupdate dengan dokumen yang terbaru.
d. Perubahan Dokumen • Perubahan Dokumen sistem bisnis proses organisasi dapat dilakukan karena adanya perubahan tugas pokok dan fungsi, dan/atau perubahan strategi dan kebijakan badan pemerintahan. • Perubahan Dokumen sistem ketatalaksanaan organisasi dapat berasal atas inisiatif perubahan yang datang dari unit kerja. • Dokumen yang telah diubah harus mendapatkan pengesahan ulang sebelum diterbitkan.
TAHAP PEMANTAUAN & EVALUASI
LANGKAH MELAKSANAKAN AUDIT
a. Merencanakan dan mempersiapkan aktivitas audit
pembentukan tim audit dan penentuan ketua tim audit, penyusunan jadwal audit, peranan dan alokasi masing-masing tim audit, beserta dengan tujuan audit, ruang lingkup, metode audit, kriteria audit dan dokumen-dokumen referensi. b. Pelaksanaan aktivitas audit
Metode yang dapat digunakan dalam memperoleh informasi adalah dengan: • Interview; • Observasi; dan • Review dokumen. c.
Pelaporan audit
Pelaporan audit sekurang-kurangnya mencakup: • Tujuan audit; • Ruang lingkup; • Temuan audit beserta dengan bukti; dan • Kesimpulan audit. d. Melaksanakan follow-up audit Perlu dilakukan untuk memastikan perbaikan atau pun tindakan korektif dan preventif yang telah dilakukan
REKOMENDASI • Perlu dilakukan pemetaan rencana kerja jangka panjang, rencana kerja tahunan, visi, misi dan sasaran BPOM sehingga dapat diketahui aktivitas (proses kerja • Optimalisasi penyusunan dan pelaksanaan Bisnis Proses pada BPOM untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi