PEMBUATAN SISTEM INFORMASI UNTUK POS KESEHATAN DESA NANGSRI KLATEN
Naskah Publikasi
diajukan oleh Yuli Yanti 10.22.1193
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
INFORMATION SYSTEM FOR HEALTH POS NANGSRI KLATEN
PEMBUATAN SISTEM INFORMASI UNTUK POS KESEHATAN DESA NANGSRI KLATEN
Yuli Yanti Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Problems are taken on this issue is the software “Pembuatan Sistem Informasi Untuk Pos Kesehatan Nangsri Klaten”. That have been made to run well. The urpose of this program is to implement an Information System to be used to address a long service in the village health pos Nangsri Klaten. Designing for building these aplications include a brief history of the enterprises, bussiness forms, vision and mission, organizational structure, job descriptions, the mecanism in a patient care information systems, information systems flowcharts, and data flow diagrams. The program used is Microsoft Visual Basic 6.0 for its interface, Microsoft SQL Server 2000 for its database and Windows XP Professional. In this thesis, researchers are trying to analyze the subjects and the results are intended for discussion and assessment of information systems Built To Nangsri Klaten Village Health Pos to overcoe periods of time during the patient examination process. In addition, researchers also expect that computerized information systems at the village health pos Nangsri klaten, provide ease of service to patients and can be run effectively and efficiently. Keyword : Information System, village health pos Nangsri klaten , Visual Basic
1. Pendahuluan Dalam era globalisasi ini perkembangan teknologi komputer dan sumber daya manusia semakin berkembang. Dengan demikian kebutuhan informasi akan semakin meningkat, sehingga para manajer selalu menghendaki sejumlah informasi yang efisien, relevan dan akurat. Dalam hubungannya dengan sistem informasi data obat, sistem informasi berbasis komputer merupakan pokok informasi yang efektif, sehingga diharapkan dapat mendukung dalam pembuatan laporan yang lebih akurat. Melalui manajemen dapat dipantau dan diarahkan perkembangannya sesuai dengan tujuan.
Kegiatan manajemen bukanlah sekedar
pengambilan keputusan untuk
dilaksanakan, namun suatu keputusan yang dilandaskan pada data-data dan fakta yang ada dan disamping faktor-faktor pendukung lainnya. Data dan fakta yang benar, tepat waktu dan relevan tentu saja akan mendukung keputusan yang sesuai dengan kebutuhan. Sehingga dalam hal ini data-data harus diolah sesuai dengan kebutuhan dan dengan batasan waktu yang sesuai. Poskesdes Nangsri Klaten adalah sebuah Pos kesehatan yang bergerak dibidang pelayanan masyerakat. Melihat prospek dan perkembangan pos kesehatan dari waktu ke waktu tidak menutup kemungkinan untuk dikembangkan lebih luas. Pos kesehatan Nangsri Klaten dalam memberikan laporan informasi kepada puskesmas pusat yang berhubungan dengan obat masih
relative sederhana yaitu dengan cara
bidan mencatat tiap pengambilan obat dan mencatat tiap obat keluar. Dan pencatatannya masih menggunakan sistem manual yaitu seluruh pengolahan datanya masih di lakukan dengan pencatatan pada buku, apabila terjadi transaksi penjualan maka akan dicatat pada sebuah buku, begitupun apabila persediaan obat habis, maka bidan akan mengambil obat ke puskesmas pusat, setelah obat di pasok maka akan dicatat pada buku sehingga dampaknya dirasakan kurang maksimal. Pencatatan seperti ini akan sangat merugikan bagi bidan tersebut karena waktu lama dan juga pasien harus menunggu lama untuk periksa karena harus menunggu pencatatan obat terlebih dahulu. Yang akhirnya perkembangan yang seharusnya dapat dipacu menjadi terhambat atau bahkan terjadi kemunduran. Melihat kondisi seperti ini, maka sekiranya perlu dibuat sebuah sistem yang mampu mengolah data-data obat,dan juga data pasien sehingga dapat menyajikan informasi yang meliputi data obat, data pasien,data periksa,dan data KB.
Penulis bermaksud membuat sebuah sistem informasi yang sesuai kebutuhan Poskesdes Nangsri Klaten. Sistem informasi ini akan dibuat menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic Versi 6.0. Permasalahan dan kelemahan sistem lama inilah yang menjadi obyek penelitian bagi penulis dengan judul
“PEMBUATAN SISTEM INFORMASI DI POS KESEHATAN
DESA NANGSRI KLATEN”.
2. Landasan Teori
2.1 Pengertian sistem informasi Menurut Robert A. Leitch dan K.Roscoe Davis : “Sistem informasi adalah Sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.” 2.2 Pengertian Pos Kesehatan Desa Pos Kesehatan Desa (Poskesdes) adalah Upaya Kesehatan Bersumberdaya Masyarakat (UKBM) yang dibentuk di desa dalam rangka mendekatkan atau menyediakan pelayanan kesehatan dasar bagi masyarakat desa. Poskesdes dapat dikatakan sebagai sarana kesehatan yang merupakan pertemuan antara upaya-upaya masyarakat dan dukungan pemerintah. Pelayanan dilakukan oleh tenaga kesehatan (terutama bidan) dengan melibatkan kader dan tenaga lainnya. 3. Analisis 3.1 Analisis PIECES Tujuan utama dari analisis sistem ini adalah untuk mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang dihadapi. Hal ini bertujuan agar analisis tersebut dapat diketahui permasalahan yang berkaitan dengan pengembangan perusahaan/ organisasi juga untuk mengetahui kelemahan pada sistem yang lama atau pada sisitem yang baru. Untuk memastikan suatu sistem baru layak atautidak maka diperlukan analisis PIECES.
Analisis kinerja (Perfomance) Sistem lama: -
Lambatnya pengolahan data obat dan data pasien yang membutuhkan waktu sampai 2 jam saat akan membuat laporan tiap bulannya
-
Jumlah informasi yang dihasilkan sedikit pada data pasien harusnya dibedakan menjadi 2 yaitu pasien sakit atau kb.
-
Hasilnya tidak efektif karena waktu tanggap cukup lama dalam pencarian data yang masih manual menggunakan buku.
Analisis informasi (Information), Sistem lama: -
Informasi data di pos kesehatan desa nangsri dirasa kurang akurat karena masih ada kesalahan pada penulisan jumlah obat, tidak tepat waktu dalam pembuatan laporanlaporan, dan tidak relevan karena belum dapat memproses data pasien dalam waktu singkat.
-
Kurangnya kualitas informasi yang didapatkan seperti pada data pasien yang tidak mencantumkan jenis pekerjaan pasien, diakibatkan karena proses pencarian data lama yang masih menggunakan buku.
Analisis Ekonomis (Economy) Sistem Lama: Pemborosan biaya dalam penggunaan kertas dan alat tulis yang digunakan pada pendaftaran pasien juga pada buku dokumen, pada saat menyerahkan laporan ke pusat jika sekali terjadi kesalahan harus ganti dengan kertas yang baru.
Analisis Kendali (Control) Sistem Lama: Memungkinkan adanya penyalahgunaan sistem, misal oleh pihak yang tidak bertanggung jawab untuk memanipulasi data karena data hanya tertulis di buku maka mudah bagi orang lain untuk menuliskan data yang salah.
Analisis Efisiensi (Efficiency) Sistem Lama: Pembuatan laporan yang banyak melibatkan sumber daya dan waktu yang banyak pula. Analisis Pelayanan (Service) Sistem Lama: -
Kurangnya peningkatan terhadap pelayanan karena penulisan data pasien masih lama saat periksa.
-
Pelayanan yang cepat pada pihak yang membutuhkan masih minimum. Karena masih menggunakan buku jadi memakan waktu baik dalam melihat informasi obat ataupun data pasien.
3.2 analisis Biaya dan Manfaat
Rincian Biaya Manfaat
Tahun Ke-0
Tahun Ke-1
Tahun Ke-2
I. Biaya-Biaya 1. Biaya Pengadaan o
Hardware
o
Software
Total Biaya Pengadaan
3.687.400 3.687.400
-
-
2. Biaya Penerapan sistem - Biaya Konversi Sistem
367.000
- Biaya Pelatihan Personil
292.000
- Biaya Overhead (listrik)
750.000
850.000
950.000
Total Biaya Penerapan Sistem
1.409.000
850.000
950.000
3.Biaya Pemeliharaan
500.000
625.000
1.350.000
1.575.000
1.435.200
1.650.480
1.435.200
1.650.480
Konsumen
4.670.000
5.670.500
Total Keuntungan Tak Berwujud
4.670.000
5.670.500
Total Manfaat-manfaat (TM)
6.105.200
7.320.980
4.755.200
5.745.980
Total Biaya-Biaya (TB)
5.096.400
II. Manfaat-Manfaat 1. Keuntungan Berwujud - Pengurangan Biaya Operasi Total Keuntungan Berwujud 2. Keuntungan Tak Berwujud -Peningkatan
Pelayanan
Proceed (Selisih TM dengan TB)
(5.096.400)
Metode Periode Pengembalian (Payback Period) Payback Period adalah uji kuantitatif yang digunakan untuk menghitung jangka waktu yang diperlukan untuk membayar kembali biaya investasi yang telah dikeluarkan. Adapun perhitungan analisis payback period adalah sebagai berikut:
17
Total Biaya Pengadaan Th-0
= Rp 5.096.400
Proceed Th-1
= Rp 4.755.200
Sisa Biaya Sistem Pada Th-1
= Rp
341.200
341.200 Sisa
17
=
5.745.980
X 1 tahun
Al Fatta, Hanif , Analisis dan perancangan system informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, Edisi 1, 2007, hal 82.
= 0,05
th (0,6 bulan atau 18 hari)
PP = 1,05 tahun Metode Pengembalian Investasi (Return On Investment) Return On Investment adalah metode yang digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan
Total Manfaat – Total Biaya ROI =
Total Biaya
x 100%
Dari tabel analisis biaya manfaat, dihitung total biaya dan manfaat dengan hasil berikut : Jika ROI > 0 maka proyek dapat diterima kelayakannya Komponen Biaya : Tahun ke-0
= Rp. 5.096.400
Tahun ke-1
= Rp. 1.350.000
Tahun ke-2
= Rp. 1.575.000 +
Total biaya-biaya
= Rp. 8.021.400
Komponen Manfaat : Tahun ke-0
= Rp.
Tahun ke-1
= Rp. 6.105.200
Tahun ke-2
= Rp. 7.320.980 +
Total manfaat
= Rp. 13.426.180
Selisih manfaat dengan biaya : Rp. 13.426.180 – Rp. 8.021.400 = Rp. 5.404.780
0
Maka ROI untuk proyek ini adalah :
Rp. 5.404.780 ROI =
Rp 8.021.400
x 100% = 67,37%
Proyek Investasi tersebut mempunyai ROI lebih besar dari 0 dan akan menghasilkan keuntungan 67,37% maka proyek tersebut dapat diterima kelayakannya. Metode Nilai Sekarang Bersih (Net Present Value) Metode ini merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proses atau arus dari uang. Pada penerapan sistem baru ini, perhitungan nilainya berdasarkan tingkat suku bunga diskonto 10% . NPV = -Nilai Proyek +
Keterangan :
proceed − 1 proceed − 2 proceed − n + + ... + 1 2 (1 + i ) (1 + i ) (1 + i ) n
NPV = Net Present Value i
= Tingkat Bunga Diskonto Bank
n
= Umur Proyek Investasi
Perhitungan analisis NPV sebagai berikut:
4.755.200 NPV= - 5.960.400
+
(1 + 0,1)1
5.745.980 + (1 + 0,1 )2
4.755.200
5.745.980
NPV = - 5.960.400 + 4.322.909 + 4.748.743
NPV= - 5.960.400
+
1,1
= - 5.960.400 + 9.071.652 = Rp 3.111.252
+
1,21
Dari hasil perhitungan diatas, dapat disimpulkan bahwa jumlah keuntungan yang diterima pada tahun ke-2 apabila sistem dijalankan adalah Rp.3.111.252 atau NPV lebih besar dari 0.
4. Hasil Penelitian Dan Pembahasan
4.1 Instalasi Software Software dalam hal ini adalah program aplikasi hasil pengkodean yang merupakan sebuah sistem yang baru yaitu sistem informasi Pos Kesehatan Desa Nangsri yang akan ditempatkan pada sistem komputer dengan cara instalasi CD yang telah diisi dengan program aplikasi tersebut. Adapun cara penginstalannya : a. Masukkan CD software yang berisi aplikasi program Sistem
Informasi
Kependudukan ke dalam CD ROM komputer yang akan di instal program tersebut. b. Jalankan file setup.exe dari windows explorer double click file setup.exe.
Gambar 4.1 File Exe
c. Ikuti semua petunjuk dan langkah-langkah yang ditampilkan selama proses instalasi, tunggu sampai proses instalasi selesai. Setelah instalasi selesai maka aplikasi perangkat lunak yang telah dibuat dapat dibuka dan digunakan melalui menu start program pada komputer baru, langkah-langkah sebagai berikut Klik “OK” seperti pada tampilan dibawah
Gambar 4.2 Proses Menginstal Awal Kemudian akan muncul tampilan seperti dibawah, pilih button yang bergambar komputer
Gambar 4.15 Proses Menginstal Tahap Dua Tampil seperti gambar dibawah langkah selanjutnya klik “continue”
Gambar 4.16 Proses Menginstal Tahap Tiga
Program selesai diinstal akan muncul tampilan sukses seperti dibawah ini
Gambar 4.15 Proses Menginstal Sukses 4.2 Pengetesan Terhadap Input Data a. Mekanisme pengetesan Melakukan test terhadap seluruh komponen input data meliputi tes terhadap kemampuan kolom pengisian terhadap jenis-jenis data yang dimasukkan, kemampuan input yang diuji antara lain ; input data obat, input data pasien, input data penyakit, input data kontrasepsi. Programmer juga mencoba mengantisipasi kelemahan program aplikasi tersebut dengan memperbaiki listing program maupun database program jika terjadi data error. b. Hasil yang Didapat Seluruh kolom input tidak ditemukan kendala pemasukan data, baik data bertipe teks, tanggal maupun bertipe angka. 4.3. Pengetesan Edit dan Simpan Data a. Mekanisme Pengetesan Melakukan pengetesan seluruh komponen edit dan simpan terhadap kemampuan komponen untuk merespon double click. Yang mana pada aplikasi ini tombol ubah yang tampak dalam antar muka user dan komputer memiliki dua fungsi yaitu untuk mengaktifkan data pada text box yang akan di edit dan untuk mengedit atau
merubah data dari database. Sedangkan menu edit digunakan untuk menyimpan data yang di edit. b. Hasil yang Didapat Seluruh komponen ubah dan simpan dapat berfungsi dengan baik. 4.4. Pengetesan terhadap Output a. Mekanisme Pengetesan Melakukan tes terhadap seluruh output (laporan), meliputi test terhadap kemampuan komponen menampilkan laporan sesuai kebutuhan user. b. Hasil yang Didapat Seluruh komponen output yang dikeluarkan sudah sesuai dengan apa yang dibutuhkan. 4.5 Pemeliharaan Sistem Tahap akhir dari proses penerapan sistem adalah tahap pemeliharaan yang terus dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Kegiatan pemeliharaan ini meliputi pemeliharaan sistem perangkat keras dan perangkat lunak. Dengan adanya sistem pemeliharaan maka sistem tersebut dapat dikontol, sehingga ketika dioperasikan tidak akan mengalami hambatan. a. Kegiatan pemeliharaan perangkat keras •
Melakukan perawatan minimal 1 bulan sekali terhadap perangkat keras, misalnya dibersihkan dari debu.
b. Kegiatan pemeliharaan perangkat lunak •
Pembuatan Back-up data / penyimpanan data cadangan dalam media lain seperti : Flash disk.
•
Mencatat berbagai permasalahan-permasalahan yang muncul, jika sewaktu-waktu terjadi permasalahan yang sama maka bisa disesuaikan.
•
Menginstal Antivirus.
4.6 Tindak Lanjut Implementasi Tindak lanjut implementasi bertujuan untuk melakukan pengetesan terhadap penerimaan sistem. Pada pengetesan ini menggunakan data yang sesungguhnya dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Tahapan ini bertujuan untuk memastikan apakah sistem baru ini nantinya akan dapat diterima dan diterapkan untuk menggantikan sistem lama atau masih perlu diperbaiki. Jika sistem baru dapat diterima oleh semua pihak, berarti tugas analisis sistem telah selesai. Tahap akhir dari proses penerapan sistem adalah tahap penerimaan yang terus dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Tahap operasi dan pemeliharaan meliputi: a. Memahami berbagai kendala dan kelemahan yang ada pada sistem yang digunakan dengan tujuan untuk melakukan analisis ke arah pengembangan sistem. b.
Membuat
pencatatan
dokumentasi
hasil
pemeliharaan
untuk
digunakan
sebagaireferensi jika menghadapi permasalahan sehingga dapat menjaga kelancaran pelaksanaan sistem informasi terkomputerisasi.
5. Kesimpulan
Dari penelitian yang penulis lakukan dapat dilihat bahwa pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan sistem manual tidak efektif dan efisien. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer khususnya dengan software Visual Basic 6.0 dapat menghasilkan informasi yang berkualitas dan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Karena sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan, terutama dalam hal pengolahan data. Adapun keuntungan yang didapat antara lain : a. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit dengan mudah, tampilan yang mudah dipahami oleh pemakai, meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas dengan baik. b. Dapat menyajikan informasi secara akurat karena informasi yang dihasilkan lebih berkualitas, tepat waktu karena informasi yang dibutuhkan diperoleh dengan waktu
yang relatif singkat dan cepat, relevan karena informasi yang setiap saat dibutukhan diperoleh sehingga informasi yang diinginkan sesuai dengan kebutuhan. Saran Saran yang dapat diberikan setelah melakukan penelitian antara lain : 1. Untuk menghindari kesalahan dan kurang efektifnya penggunaan terhadap data yang ada, selayaknya pengolahan Sistem informasi PoskesDes Nangsri Klaten dirubah sebagaimana pengolahan data informasi yang diusulkan oleh penulis. 2. Pemanfaatan media komputer sebagai penghubung arus informasi dan pendukung kemajuan teknologi seharusnya diterapkan sebagai pengganti cara kerja manual. 3. Program pengolahan informasi data yang telah dirancang oleh penulis dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dapat menjadi bahan pertimbangan dan media alternatif untuk proses pengolahan data menjadi informasi.
DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto HM, 1995, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta Al Fatta, Hanif, 2007, Analisis & Perancangan Sisitem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta Kusrini M.kom, Koniyo, Andri, 2007, Turunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server, Andi Offset, Yogyakarta Sutanta, Edhy, 2004, Sistem Basis Data, Graha ilmu www.kiossoftware.com Fahansyah, Ir, 2002, Basis Data, Informatika Bandung Macdoms, 2006, Panduan Pemrograman & Referensi Kamus visual basic 6.0, Andi Offset, Yogyakarta Purnomo, Djoko, 2000, Belajar Sendiri Mikrosoft Acces, PT Elek Media Komputindo Andi Sunyoto, 2007, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, andinOffset, Yogyakarta Fartansyah, 2004, Sistem Basis Data, Informatika, Bandung Heriady,2007, Membuat Database Sendiri dengan Visual Basic 6.0, PT.Elex Media Komputindo, Jakarta Razaq Abdul, 2004, mudah-cepat-lancar Visual Basic 6.0, Yogyakarta
M, Arief, Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL denganMicrosoft SQL Server 2000. Penerbit ANDI, Yogyakarta. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Penerbit ANDI, Yogyakarta.
