SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN PONSEL PADA KEMBAR CELL KLATEN
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Yosep Riva Argadia
09.01.2579
Teguh Wahyu Wibowo
09.01.2591
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
Purchase and Sales Information System Phone In Kembar Cell Klaten Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan Ponsel Pada Kembar Cell Klaten
Yosep Riva Argadia Teguh Wahyu Wibowo Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Advances in technology are affecting various aspects of human life. The computer is a tool that was created in the field of technology and plays a very important role in the development of the business world in general, Kembar Cell is a company engaged in the business. One type of business is the sale of mobile phones, which is an agency phone sales from distributors who distribute directly to customers. In the mobile phone sales operations still considered poorly run system that is included in the reporting purchases, and sales operations. Resulting in delays and inaccuracies of data needed in decision-making, is still finding a mismatch of data and the absence of comparator factor the number of sales and purchases. Of the problems that arise then created a solution that deals with the buying and selling to improve the performance of buying and selling system, created a computer-based system to facilitate the purchasing and selling in data processing. Of the new system, there are several files or database files including purchases and sales files, complete the design of this explains the context diagram, data flow diagrams, entity relationship diagrams, design inputs and design outputs. It is hoped this system can be used, as appropriate, and can be developed.
Keywords : Technology, Mobile Phone, purchase, Sales
1. Pendahuluan Perkembangan teknologi dibidang informasi mendorong setiap instansi atau perusahaan untuk tetap mengikuti perkembangannya, terutama berkenaan dengan perkembangan teknologi informasi yang ada hubungannya dengan kegiatan perusahaan tersebut. Perkembangan teknologi informasi telah memberikan kontribusi yang cukup berarti dalam meningkatkan kegiatan usaha khususnya dalam hal pengolahan data yang memberi dukungan terhadap pengambilan keputusan-keputusan bisnis. Kembar Cell sebagai badan usaha yang melakukan kegiatan bisnisdalam melaksanakan kegiatan operasional usahanya. Belum memanfaatkan kegunaan teknologi tersebut, dan akibatnya yang terjadi keterlambatan dan ketidak akuratan data-data yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan, Masih ditemukannya ketidak cocokan data dan tidak adanya faktor pembanding jumlah penjualan dan pembelian, Masih ditemukannya data pembelian dan penjualan yang di proses menggunakan Microsoft Excel sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk melihat data baik itu data pembelian maupun penjualan, Laporan tentang pembelian dan penjualan harian, bulanan dan tahunan belum sistematis dan sering terlambat, Berdasarkan pada latar belakang masalah diatas pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu aktivitas bisnis merupakan hal yang cukup penting. Dengan begitu hampir setiap perusahaan yang serupa menggunakan sistem
pengolahan data yang
dapat digunakan untuk membantu para pengambil keputusan dalam melaksanakan tujuannya.
2. Landasan Teori 2.1 Pengelanan Sistem Secara Umum 2.1.1 Konsep Dasar Sistem Sering kali kita mendengar kata-kata “sistem” tetapi masih banyak orang yang salah mengerti sistem itu, beberapa referensi dapat kita lihat dibawah ini antara lain : a.
Definisi sistem menurut Mc.Leod. Sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme kontrol.
b.
Definisi sistem menurut Richard F. Neushl. Sistem sebagai urutan operasi kerja (tulis-menulis), yang biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang
diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi bisnis yang terjadi. 2.1.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat yang tertentu, yaitu : a)
Komponen Sistem (Components)
b)
Batas Sistem (Boundary)
c)
Lingkungan Luar Sistem (Environment)
d)
Penghubung (Interface)
e)
Masukkan Sistem ( Input)
f)
Keluaran Sistem (Output)
g)
Pengolahan Sistem (Process)
h)
Sasaran sistem (Objektive)
2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya. Menurut Mc Leod Dikatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses,atau data yang memiliki arti. 2.2.2 Kualitas Informasi Informasi merupakan hal yang penting dalam sebuah organisasi dan apabila suatu sistem kurang mendapatkan informasi maka sistem tersebut akan sulit berkembang. Oleh karena itu perlu juga diperhatikan kualitas dari informasi tersebut. Adapun kualitas informasi menurut John Burch dan Garry Grunitski dari tiga hal, yaitu Akurat, tepat waktu dan Relevan. 2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi. Sistem informasi adalah sistem yang mempertemukan transaksi-transaksi yang mendukung aktivitas operasional baik yang bersifat managerial (internal) maupun yang bersifat stategi (eksternal) sehingga dihasilkan laporan-laporan tertentu baik untuk kepentingan bagian dalam maupun luar.
2.3.2 Pengertian Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan Di setiap perusahaan manajemen membutuhkan informasi untuk mendukung pengambilan
keputusan
yang
akan
dilakukanya.
Sumber
informasi
untuk
pengambilan keputusan manajemen bisa di dapat melalui informasi. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem tepat dan berguna bagi manajemen, maka analis harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang diinginkan manajemen. Sistem informasi pembelian dan penjualan dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen (manusia, fasilitas, teknologi mesin). Yang ada pada sistem penjualan dan pembelian yang saling berinteraksi dan berintergasi menjadi kesatuan yang utuh dan solid, berfungsi mengolah data-data transaksi penjualan dan pembelian dengan cara tertentu untuk menghasilkan informasi yang berkualitas dan bernilai, khususnya mengenai informasi penjualan dan pembelian sebagai dasar pengambilan keputusan untuk mendukung operasi manajemen perusahaan untuk jangka pendek atau jangka panjang. 2.4
Konsep Dasar Ponsel Ponsel atau yang kini lebih dikenal dengan handphone adalah sebuah perangkat
keras yang dapat digunakan untuk melakukan berbagai macam hal, seperti menelepon, mengirim fax, SMS, MMS (Multimedia Messaging Service), browsing, pemutar musik dan masih banyak lagi. Namun, fungsi utama sebuah ponsel adalah untuk berkomunikasi secara lisan/menelepon. Inovasi ponsel pertama kali dimulai pada tahun 1910. Lars Magnus Ericsson, seorang pria asal Swedia, yang kemudian menjadi pendiri perusahaan Ericsson yang kini kita kenal dengan Sony Ericsson mendirikan sebuah perusahaan kecil yang bergerak di bidang telegraf. Perusahaan itu kemudian juga menemukan bahwa penggunaan frekuensi radio bisa digunakan sebagai media telekomunikasi. Bersama dengan para ahli, Magnus kemudian melalukan penelitian tentang penggunaan frekuensi radio ini. Namun pada jaman itu, penemuan-penemuan yang ada masih belum efisien, karena pada jaman itu masih belum ditemukan microcontroller, akibatnya ukuran barang- barang elektronik pada jaman itu sangatlah besar dan kompleks dan juga sulit untuk dipasarkan pada khalayak ramai. 2.5
Konsep Dasar Sistem Basis Data 2.5.1 Pengertian Sistem Basis Data Basis data merupakan suatu kumpulan data terhubung yang tersimpan secara bersama-sama pada suatu media tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu
suatu kerangka data dengan cara-cara tertentu sehingga mudah untuk digunakan atau ditampilkan kembali, dan dapat digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi secara optimal, dan disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakannya, sehingga penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan mudah terkontrol. Sedangkan penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan : “ Database Sistem “. Sistem basis data adalah sekumpulan basis data dengan para pemakai yang menggunakan basis data secara bersama-sama, untuk merancang dan mengelola basis data, serta sistem komputer untuk mendukungnya. 2.5.2 Data Flow Diagram Data Flow Diagram sering digunakan untuk mengembangkan sebuah sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Kegunaan DFD adalah : 1. Digunakan pada metode pengembangan sistem yang terstruktur. 2. Dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan struktur yang jelas. 3. Merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. 2.5.3 Flowchart Diagram Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan
menolong
dalam
menganalisis
alternative-alternatif
yang
lain
dalam
pengoperasian dan biasanya digunakan untuk mempermudah penyelesaian suatu masalah, khususnya masalah yang dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut. 2.5.4 ERD (Entity Relationship Diagram) ERD adalah suatu model yang berguna untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data yang berdasarkan pada objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. 2.5.5 Normalisasi Normalisasi merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses pengelompokan data menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya. Dalam proses normalisasi, persyaratan sebuah tabel masih harus dipecah didasarkan adanya kesulitan kondisi pengorganisasian data seperti menambah atau menyisipkan, mengubah atau menghapus. Bila masih ada kesulitan maka tabel harus dipecah kembali sampai diperoleh hasil yang optimal. Aturan normalisasi dinyatakan dalam
istilah bentuk normal, yaitu suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi dalam basis data dan harus dipenuhi oleh relasi-relasi tersebut pada level-revel normalisasi. Suatu relasi dikatakan berada dalam bentuk normal jika memenuhi konsisi tertentu. Ada tiga bentuk normalisasi yaitu : 1.
Bentuk Normal Pertama Bentuk normal pertama dikenakan tabel yang belum
ternormalisasi. Tabel yang
belum ternormalisai adalah tabel yang memiliki atribut yang terulang. Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal pertama jika dan hanya jika setiap atribut bernilai tunggal setiap baris. 2. Bentuk Normal Kedua Bentuk ini digunakan jika relasi tersebut berada pada bentuk normal pertama dan semua atribut bukan kunci memiliki ketergantungan sepenuhnya kepada kunci primer. 3.
Bentuk Normal Ketiga Suatu relasi berada dalam bentuk normal ketiga, jika relasi tersebut berada dalam bentuk normal kedua dan setiap atribut bukan kunci memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer.
2.6 Software Pendukung Tugas Akhir. 2.6.1 Sejarah Visual Foxpro 9.0 Visual FoxPro adalah data-sentris berorientasi objek dan bahasa pemrograman prosedural yang diproduksi oleh Microsoft. Ini berasal dari FoxPro (awalnya dikenal sebagai FoxBASE) yang dikembangkan oleh Fox Software pada awal 1984. Fox Technologies bergabung dengan Microsoft pada tahun 1992, setelah mana perangkat lunak diperoleh fitur lebih lanjut dan awalan "Visual". Versi terakhir FoxPro (2.6) bekerja pada Mac OS, DOS, Windows, dan Unix: Visual FoxPro 3.0, yang pertama "Visual" versi, menjatuhkan dukungan untuk platform hanya Mac dan Windows, dan versi Windows-hanya itu. Versi saat ini dari Visual FoxPro adalah berbasis COM dan Microsoft telah menyatakan bahwa mereka tidak berniat untuk membuat Microsoft. NET versi. FoxPro berasal sebagai anggota kelas bahasa biasanya disebut sebagai "Xbase" bahasa, yang berdasarkan sintaks bahasa pemrograman dBase. Anggota lain dari keluarga bahasa Xbase termasuk Clipper dan Recital. (Sebuah sejarah tahuntahun awal Xbase dapat ditemukan dalam entri dBase.) Visual FoxPro, VFP biasa disingkat, adalah terintegrasi dengan mesin database relasional sendiri, yang membentang FoxPro's Xbase kemampuan untuk mendukung
SQL query dan data manipulasi. Tidak seperti kebanyakan sistem manajemen basis data, Visual FoxPro adalah fitur lengkap, bahasa pemrograman dinamis yang tidak memerlukan penggunaan tambahan untuk keperluan umum lingkungan pemrograman 2.6.2 Kelebihan dan Kekurangan dari Visual FoxPro 9.0 Kelebihan Visual FoxPro 9.0 yaitu Simpel, Fitur lengkap, Punya database sendiri yaitu DBF, Akses ke database internal mudah, OOP murni sejak versi 6.0, Dinamis, Akses ke library eksternal mudah, Sederhana dan Tidak memerlukan spesifikasi hardware yang tinggi
Kelemahan Visual FoxPro 9.0 yaitu Tidak tersedia tipe data pointer, Tidak bisa digunakan untuk membuat OCX, Pengembangan versi sekarang sudah terhenti di versi 9.0, Pembuatan report yang belum mengimplementasikan OOP (direncanakan akan diimplementasikan di VFP 9)dan Menu-designer yang juga belum mengimplementasikan OOP
3. Gambaran Umum Perusahaan 3.1
Sejarah Berdirinya Kembar Cell Klaten Pada awalnya Kembar Cell Klaten bernama Duo Cell terletak di ruko Graha Klaten
pada bulan Juli 2006, tetapi pada bulan Agustus 2011 kontrak tempat usahanya habis, sehingga Galih berinisiatif mencari tempat lain. Setelah mensurvei beberapa tempat akhirnya Galih memindah Toko tersebut ke Jl. Parikesit N0.10 Klaten Tengah. Setelah itu Toko tersebut berganti nama menjadi Kembar Cell Klaten, Alasan beliau mendirikan di Jl. Parikesit itu setelah melihat di daerah tersebut karena letaknya yang strategis dan akses lokasi tersebut sangat mudah. Saat ini beliau mengangkat penanggung jawab Toko dan beberapa pegawai untuk mengelola toko tersebut. 3.2 Visi a. Menyediakan berbagai tipe handphone berkualitas dan harga terjangkau untuk pelanggan. b. Bermanfaat bagi pelanggan, karyawan dan pemilik. 3.3 Misi a. Memberikan pelayanan informasi tentang handphone secara efektif dan efisien kepada pelanggan. b. Menyediakan berbagai tipe handphone yang berkualitas dengan harga terjangkau. c. Memberikan pelayanan kepada pelanggan selama enam hari perminggu.
d. Memberi peluang kerja pada pegawai. 3.4
Tujuan Kembar Cell Klaten Toko Kembar Cell Klaten mempunyai tujuan, yaitu ”membantu pendistribusian
handphone kepada pelanggan, sehingga pelanggan dapat mendapatkan handphone yang berkualitas”. Tujuan organisasi secara keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh seorang saja. Organisasi diibaratkan sebagai kesatuan anggota tubuh manusia yang bekerja-sama sehingga tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. 3.5
Fungsi Toko Kembar Cell Klaten
Fungsi Toko adalah sebagai berikut : 1. Sarana penyaluran barang kepada pelanggan. 2. Sebagai sarana pelayanan informasi handphone kepada pelanggan. 3.6
Manfaat Toko Kembar Cell Klaten
Manfaat toko adalah sebagai berikut : 1. Mempermudah pelanggan untuk mendapatkan atau membeli handphone. 2. Dengan adanya toko kembar cell pelanggan akan lebih mudah mendapatkan handphone dan handphone akan lebih terjamin kualitasnya.
4. Pembahasan 4.1 Form Login Jendela login merupakan langkah awal dalam menjalankan program atau sistem yang diusulkan. Adapun jendela login adalah sebagai berikut :
Gambar 4.1 Tampilan Login Di jendela tersebut terdapat textbox Kode Petugas dan textbox Sandi digunakan untuk memasukan Kode Petugas dan Sandi. Apabila nama atau password yang dimasukan salah maka akan muncul pesan sebagai berikut:
Gambar 4.2 Tampilan Peringatan apabila kode dan password salah Dan jika password dan user name yang dimasukan benar maka akan muncul pesan sebagai berikut dan ketika di klik tombol ok maka form utama akan tampil.
Gambar 4.3 Tampilan Peringatan apabila kode dan password benar 4.2 Form menu utama Menu utama merupakan jendela utama untuk memulai semua aktifitas didalam pengoperasian sistem ini. Didalam menu utama terdiri dari menu bar berisi menumenu yang dibutuhkan untuk melakukan aktifitas selanjutnya, diantaranya adalah data barang, data petugas, data member, transaksi barang, laporan petugas,laporan barang dan laporan tranaksi barang seperti yang tampak pada gambar berikut ini :
Gambar 4.4 Tampilan Form Utama 4.3
Form Petugas Form ini digunakan untuk memasukkan data petugas yang berfungsi sebagai pengguna untuk mengakses aplikasi penjualan handphone ini pada waktu login sistem.
Gambar 4.5 Tampilan Form Petugas 4.4 Form Merk Form ini digunakan untuk memasukan jenis merk handphone.
Gambar 4.6 Tampilan Form Data Merk 4.5 Form Member Form ini digunakan untuk mengolah data member yang ada di Kembar Cell. Cara kerja form ini sama dengan form data petugas.
Gambar 4.7 Tampilan Form Member
4.6
Form Data Barang
Form ini digunakan untuk mengolah data barang yang ada di Kembar Cell klaten. Cara kerja form ini sama dengan form petugas dan member.
Gambar 4.7 Tampilan Form Data Barang 4.7 Form Transaksi Barang Form ini digunakan untuk melakukan transaksi penjualan.
Gambar 4.8 Tampilan Form Transaksi Penjualan 4.8 Form Laporan Transaksi Barang Form ini digunakan untuk mencetak Laporan transaksi barang yang ada pada Kembar Cell.
Gambar 4.9 Tampilan Form Transaksi Barang
4.9 Form Laporan Stok Data Handphone Form ini digunakan untuk mencetak laporan stok data barang yang ada pada Kembar Cell.
Gambar 4.10 Tampilan Laporan Data Handphone 4.10 Laporan Data Member
Gambar 4.11 Tampilan Laporan Data Member 4.11 Laporan Data Petugas
Gambar 4.12 Tambilan Laporan Data Petugas
4.12
Laporan Data Barang
Gambar 4.13 Tampilan Laporan Data Barang 4.13
Laporan Stok Data Barang Per Merk
Gambar 4.14 Tampilan Laporan Stok Data Barang PerMerk 4.14Laporan Semua Transaksi Barang
Gambar 4.15 Tampilan Laporan Semua Transaksi Barang
4.15 Laporan Semua Detail Transaksi Barang
Gambar 4.16 Tampilan Laporan Semua detail Transaksi Barang 4.16
Laporan Transaksi Barang PerTanggal
Gambar 4.17 Tampilan Laporan Transaksi Barang PerTanggal
4.17
Laporan Transaksi Barang PerHari
Gambar 4.18 Tampilan Laporan Transaksi Barang PerHari 4.18 Laporan Transaksi Barang PerBulan
Gambar 4.19 Tampilan Laporan Transaksi Barang PerBulan 4.19 Laporan Transaksi Barang PerTahun
Gambar 4.20 Tampilan Laporan Transaksi Barang PerTahun 4.20 Laporan Transaksi Barang PerPeriode
Gambar 4.21 Tampilan Laporan Transaksi Barang PerPeriode 4.21
Laporan Struk Pembayaran
Gambar 4.22 Tampilan Laporan Struk Pembayaran
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari penelitian ini dapat dilihat bahwa pengolahan data penjualan dan pembelian ponsel pada Kembar Cell Klaten masih menggunakan sistem manual, sehingga kurang efektif dan efisien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer khususnya dengan software visual foxpro 9.0 diharapkan menghasilkan informasi yang lebih berkualitas dan dapat membantu proses keputusan. Karena sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan. Terutama dalam hal pengelolaan data penjualan dan pembelian ponsel. Adapun keuntungan yang di dapat dengan adanya sistem komputerisasi antara lain : 1. Dapat menghemat pencarian, pencatatan dan pemasukan data secara cepat, dan tepat. 2. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit data dengan mudah. 3. Hasil laporan yang dibutuhkan dapat dengan mudah di peroleh dan tepat waktu. 4. Bentuk tampilan dapat dengan mudah dimengerti oleh pemakai. 5. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan penyelesaian tugastugas dengan baik.
5.2 Saran Adapun saran yang dapat diberikan penyusun adalah sebagai berikut : 1. Peningkatan disiplin waktu kerja ditingkatkan agar tercapai efektifitas dan efisien kerja yang optimal. 2. Komputerisasi pengolahan data penjualan berbasis komputer yang penyusun usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu pihak Kembar Cell dalam melakukan pengolahan data transaksi dan menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu pengambilan keputusan. 3. Sistem yang telah dibuat penyusun dapat diterapkan pada Kembar Cell Klaten dan diharapkan dapat memberikan manfaat semaksimal mungkin.
DAFTAR PUSTAKA
Bambangwirawan, P. (2007). Era Baru Komputerisasi POS (Point of Sales). Yogyakarta: GRAHA ILMU. Fatta, H. A. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Hadi, M. (2007). Aplikasi Penjualan dengan Microsoft Visual Foxpro9.0. Palembang: Maxikom. Kusrini. (2007). Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi Offset. Lewis, M. (2007, Desember 10). Taming the Visual FoxPro Report Preview Windows. Dipetik Mei 20, 2012, dari FOXSTUFF: http://www.ml-consult.co.uk Rosari, R. W. (2006). Aplikasi Program Database Inventory dengan Microsoft Visual FoxPro. Yogyakarta: ANDI OFFSET. Sudrajat, D. (2003). Pemograman SQL dengan Microsoft Visual Foxpro7.0. Jakarta: Kistyama Media. Sudrajat, D. (2005). Tuntunan Membuat Aplikasi Cash Register dengan Microsoft Visual FoxPro8.0. Bandung: Yrama Widya. Utomo, A. P. (2011, Mei 6). Pengetahuan Menu Dasar Menu di Visual Foxpro. Dipetik Juni 2, 2012, dari FoxPro Mania: http://www.foxpromania.com
