Pelatihan Metodologi Pengajaran Instruktur MTU TRAINING OF TRAINERS

Pelatihan Metodologi Pengajaran Instruktur MTU T R AINING OF T R AINER S

Pelatihan Metodologi Pengajaran Instruktur MTU Training Of Trainers Edisi 1 2016

Balai Pelatihan Konstruksi dan Peralatan Direktorat Jenderal Bina Konstruksi Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

Kata Pengantar

DIREKTUR JENDERAL BINA KONSTRUKSI

S

umber daya manusia merupakan modalitas utama dari sektor konstruksi disamping teknologi, capital, material dan modal usaha. Efisiensi dan kualitas instruktur salah satunya akan sangat tergantung dari kehandalan kompetensi SDM Konstruksi bidang terampil khususnya pekerja konstruksi. Oleh karena itu, peningkatan kompetensi pekerja konstruksi merupakan keharusan untuk menghindari terjadinya kegagalan bangunan / kontruksi. Dalam perspektif inilah suatu pelatihan bagi para pekerja konstruksi dibutuhkan untuk mengakselerasi peningkatan jumlah pekerja konstruksi yang memiliki kompetensi yang optimal sehingga pada akhirnya akan bermanfaat untuk peningkatan kesejahteraan melalui kompensasi imbal jasa yang layak bagi tenaga kerja konstruksi. Pelatihan pekerja konstruksi dengan menggunakan Mobile Training Unit diharapkan mampu menjawab tantangan untuk peningkatan kompetensi pekerja konstruksi yang ada di Indonesia karena dapat menjangkau kantong-kantong pekerja kontruksi yang ada di daerah pelosok. Pelatihan konstruksi keliling ini harus pula didukung bersama oleh semua stakeholder / mitra kerja bidang jasa konstruksi agar tingkat keberhasilannya mencapai sasaran dan kebutuhan yang diinginkan. Selain dukungan eksternal suatu pelatihan yang baik harus didukung oleh alat pelatihan yang baik juga, salah satunya modul/ materi pelatihan. Buku Training Of Trainers ini merupakan salah satu bahan yang digunakan dalam kegiatan pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga kerja konstruksi. Saya percaya, Buku Training Of Trainers ini sangat bermanfaat untuk para pekerja konstruksi dalam menambah pengetahuan, dan dapat menjadi buku panduan bagi para pekerja konstruksi dalam melakukan tugasnya.

Jakarta, Januari 2016

Ir. Yusid Toyib, M.Eng, Sc

i

Daftar isi

Pelatihan Metodologi Pengajaran Instruktur MTU

1

1

2

Prinsip

Pendidikan, Pelatihan, Belajar dan Pengajaran

Prinsip

Pedoman Belajar Orang Dewasa

Pelatihan

Bagaimana Mengajar Orang Dewasa

Metode Ceramah

3

Apakah Ceramah atau Kuliah itu ? Menyiapkan Ceramah atau Kuliah Menyampaikan Ceramah Apakah Pertanyaan itu ?

Metode

Jenis Pertanyaan

Pertanyaan

Teknik Pertanyaan dan Jawaban Teknik Menyebut dan Mendaftar Buzz Group

4

Metode Peragaan

5

Apakah Peragaan itu ? Menyiapkan Peragaan Menyajikan Peragaan Apakah Pelatihan itu ?

Prinsip

Jenis Latihan Orang Dewasa

Pelatihan

Bagaimana Mengajar Orang Dewasa Latihan Perorangan atau Kelompok

6

Bagaimana Memandu Latihan itu ?

Penggunaan

Memperkenalkan Latihan

Pelatihan

Memantau Pekerjaan Kelompok dan Perorangan Mengelola Tahap Pelaporan Menggunakan Latihan di dalam Kelompok Besar

01 03 09 10 13 23 29 31 33 36 40 43 45 53 54 56 53 61 64 65 69 72 80 ii

Daftar isi

Pelatihan Metodologi Pengajaran Instruktur MTU

7

Apakah Studi Kasus Itu ? Bagaimana Suatu Studi Kasus Berlangsung ? Apakah Keuntungannya ? Apakah Keterbatasannya ? Kapankah Teknik-Teknik Studi Kasus Sebaiknya Digunakan ? Bagaimana Menyelesaikan Suatu Studi Kasus ? Persiapan Instruktur

Studi Kasus

Bagaimana Melakukan Studi Kasus dalam Kelas ? Pertanyaan Untuk Menganalisa Studi Kasus Petunjuk Untuk Melaksanakan Diskusi Kelompok Paripurna Tata Letak Ruang Kelas Apakah Keuntungannya ? Menuliskan Suatu Kasus Imbalan Dari Teknik Studi Kasus

8

Apakah Curah Pendapat Itu ? Hambatan Mental

Curah Pendapat

Bagaimana Curah Pendapat Berlangsung Keuntungan dan Keterbatan Curah Pendapat Persiapan Instruktur Petunjuk Untuk Memandu Sesi Curah Pendapat Kegunaan Curah Pendapat - Sebuah Contoh

iii

91 91 93 94 95 96 99 100 102 103 104 106 107 112 113 114 116 117 117 120 124

Kurikulum

Pelatihan Metodologi Pengajaran Instruktur MTU

Prinsip-Prinsip pengajaran/pelatihan pembelajaran orang dewasa Metode pembelajaran teknik : Metode komunikasi efektif Metode demonstrasi Metode pemberian tugas

Metode pembelajaran penggunaan alat bantu ajar Perencanaan penyajian materi atau teaching plan Pelaksanaan pelatihan tatap muka atau micro teaching

Teori 4 JPL Teori 4 JPL Praktek 6 JPL Teori 4 JPL Teori 4 JPL Teori 4 JPL

iv

Training Of Trainers

01

PRINSIP-PRINSIP PELATIHAN Pelatihan, 01 Pendidikan, Belajar dan Pengajaran Apakah

Pendidikan itu ?

umum

Kita biasanya membicarakan dua jenis pendidikan: pendidikan formal dan pendidikan non-formal. Pendidikan formal diberikan dalam sistem sekolah yang mantap , sementara pendidikan non-formal diterima melalui membaca buku-buku dan koran-koran, melalui melihat televise, sambal mendiskusikan pengalaman sehari-hari dengan rekan sekerja dan teman-teman, dsb. Tujuan dari pendidikan adalah memberikan pengetahuan dan keahlian umum kepada orang.

Apakah

Sementara pendidikan berkenaan dengan pemberian pengetahuan dan keahlian umum. Pelatihan (training) berorientasi kepada pekerjaan. Pelatihan bertujuan untuk memperbaiki pengetahuan dan keahlian tertentu dengan yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan tertentu dengan cara yang lebih efektif dan efisien.

Pelatihan itu ?

berkaitan dengan pekerjaan

Apakah

Belajar itu ?

perubahan perilaku

1

01

Kamus bergambar Oxford merumuskan kata “pendidikan” (education) sebagai pengajaran atau pendidikan (sekolah) yang sistematis dalam persiapan untuk kehidupan”.

Sulit untuk memberikan suatu definisi yang memadai dari kata “belajar” (learning). Merilah kita menelaah konsep belajar dengan menanyakan kepada kita sendiri : apa yang terjadi bila seseorang sedang belajar? Jawabannya adalah akan terdapat perubahan dalam perilakunya. Akan tetapi, apa yang dimaksud dengan perilaku seseorang? Perilaku manusia adalah tindakan-tindakan, ucapan-ucapan dan reaksi-reaksi yang dapat diamati dalam situasi yang berbeda-beda . perilaku dapat mempunyai cakupan dari membajak sawah hingga berlaku sopan terhadap wanita atau marah di suatu rapat, dsb.

Dalam pelatihan, kita paling sering berhadapan dengan perilaku yang akan bertemu dengan tuntutan tetap yang tertentu dan itu sebabnya kita sering menggunakan kinerja kata. Kinerja (prestasi kerja) dapat diamati dan pada umumnya dapat pula diukur. Kita sekarang dapat merumuskan belajar sebagai berikut: Belajar adalah suatu proses yang aktif; Belajar telah ada, apabilan orang yang diberi pelatihan telah berubah perilaku mereka menuju tujuan dari pelatihan sedemikian rupa, sehingga kita dapat mengamati perubahan-perubahan dalam kinerja mereka.

Gambar 1 Belajar telah berlangsung, bila kita dapat melihat suatu perubahan dalam kinerja

Apakah

Pengajaran itu ?

memudahkan perubahan dalam perilaku

Pengajaran adalah tugas dari seorang instruktur. Namun demikian, kata pengajar terlalu sering diartikan sama dengan memberikan informasi. Akan tetapi pengajaran melibatkan lebih banyak dari sekedar menyampaikan. Pengajaran juga berarti memanfaatkan pengetahuan yang telah ada diantara orang yang dilatih dan menerapkan metode-metode pelatihan yang paling sesuai untuk membuat proses belajar dari orang yang dilatih semudah mungkin. Pengajaran dapat dirumuskan sebagai kiat (seni) membuat proses belajar peserta semudah mungkin.

02

02

Anda memperlakukan mereka berbeda, anda mengajar mereka juga berbeda

Pedoman Belajar Orang Dewasa

K

ebanyakan apa yang kita ketahui tentang belajar adalah berasal dari telaahan belajar pada anak-anak dan hewan. Dengan pengertian yang semacam, kebanyakan dari apa yang kita ketahui tentang pengajaran adalah berasal dari pengalaman mengajar anak yang menghidiri sekolah wajib. Bila pendidikan dan pelatihan terhadap orang dewasa mendapatkan momentum beberapa dekade yang lalu, metodelogi yang digunakan dalam pelatihan mereka sama dengan metodologi yang digunakan terhadap anak-anak. Namun demikian, melalui pengalaman dan riset, diketahuilah bahwa metode-metode yang digunakan untuk pengajaran anak-anak tidak sesuai lagi untuk orang dewasa. Ini dapat dimengerti dengan mudah, bila anda mempertimbangkan dua perbedaan penting antara anak-anak dan orang dewasa : Orang dewasa mempunyai pengalaman hidup dan pekerjaan yang lama. Tidak seperti anak-anak, orang dewasa telah mengembangkan kerangka mereka sendiri mengenai pengetahuan, nilai, kebiasaan kerja dan cara mengerjakan sesuatu. Orang dewasa sering kali merupakan orang yang akan belajar sendiri dengan suka rela. Mereka menghadiri kursus, karena mereka ingit meningkatkan cara mengerjakan pekerjaan meraka, atau belajar keterampilan baru, karena mereka ingin merintis karir atau meningkatkan ruang lingkup kesempatan kerja mereka.

Gambar 2 Anda mengajar orang dewasa dan anak-anak dengan cara yang berbeda

03

Di bawah ini, diberikan suatu ikhtisar ringkas mengenai temuan-temuan yang paling penting dalam riset yang berkenaan dengan cara-cara orang dewasa belajar.

1

Motivasi untuk belajar merupakan hal yang pokok Mengapa saya harus belajar

Sebagaimana dikatakan diatas: orang dewasa telah bertahun-tahun menginvestasikan dalam belajar agar berperilaku seperti yang mereka lakukan. Mereka telah bersekolah, mereka telah mendapatkan pekerjaan, dan mereka telah mengembangkan cara-cara mereka sendiri untuk mengerjakan semuanya. Tidak seperti anak-anak, orang dewasa telah memantapkan mereka sendiri dalam satu cara atau cara yang lain. Belajar dalam arti perubahan perilaku, harus ditebus dengan usaha. Seorang dewasa hanya akan menjalankan usaha demikian, bila dia merasa itu bermanfaat bagi dia dan bahwa dia bagaimanapun juga akan mendapatkan manfaat dari usaha tersebut. Bagi orang dewasa, belajar berarti : harus tidakan mempelajari kebiasaan yang lama, harus mengarahkan tenaga dalam mencoba menguasai kebiasaan yang lama, harus mengarahkan tenaga dalam mencoba menguasai keterampilan baru, meskipun dia dapat mengolah dengan “cara yang lama” dalammengerjakan sesuatu. Lalu, mengapa harus mengarahkan tenaga sedemikian besar ? Orang dewasa hanya akan belajar, bila mereka hanya merasa bahwa mereka akan beruntung dari belajar tersebut. Bagi seorang instruktur, ini berarti bahwa dia harus mencoba yang terbaik untuk membuat peserta memulai belajar. Dia harus membuat belajar itu menarik, menantang dan menyenangkan. Di atas semuanya, dia harus membantu peserta mengenal kaitannya dengan pekerjaan sehari-hari mereka mengenai apa yang dikaitkan selama sesi pelatihan.

Gambar 3 Buatlah peserta berkeinginan untuk belajar

04

2

Belajar merupakan proses yang berputar (daur), terus menerus Menurut A. Kolb, belajarnya orang dewasa merupakan proses yang berputar (daur) terus menerus yang terdiri dari 4 tahap: MAN NYATA GALA PEN

(Kejadian) (Memikirkan Kejadian)

P E R I M E N TA S I

REFLEKSI

EKS

(memahami apa yang terjadi dan mencari petunjuk - petunjuk)

Gambar 4 Daur belajar

(coba ulang atau melaksanakan dengan cara lain)

T E O RI

Pengalaman yang nyata dalam kehidupan adalah masukan bagi refleksi pada pengalaman ini : teori membantu dalam memahami apa yang telah terjadi dan memberikan petunjuk untuk percobaan (mengerjakan sesuatu dengan cara lain), dan ini juga memberikan suatu pengalaman nyata, dsb Memikirkan sesuatu kejadian, mencari petunjuk dan mencoba ulang

Misalnya, telah terjadi anda berkali-kali bahwa meskipun anda berusaha, anda tidak menyelesaikan laporan kemajuan bagi anda dengan tepat waktu (pengalaman nyata). Ini membuat anda ingin tahu sebab-sebabnya : mengapa ?, dimana terjadinya kesalahan ?, dan anda barangkali berkesimpulan bahwa terlalul banyak waktu anda dihabiskan untuk mengerjakan yang sebenarnya harus dikerjakan oleh bawahan anda (refleksi). Berikutnya, anda mulai berpikir tentang : tugas yang mana yang dapat anda delegasikan? Karena anda benar-benar tidak tahu, and abaca sebuah artikel tentang delegasi dan anda berbicara pada sebuah rekan yang berpengalaman (teori). Dan anda mulai mendelegasikan, yang memberikan pengalaman baru anda untuk dapat berpikir tentang: apakah pekerjaan yang anda delegasikan telah dikerjakan ? Apakah telah dikerjakan dengan baik ? Apakah laporan kemajuan anda selesai pada waktu sekarang ?

05

Untuk mengubah perilaku, keempat langkah dalam daur sama pentingnya: tanpa pengalaman nyata dan refleksi pada pengalamn itu akan sulitlah untuk mengerti apa yang telah dipelajari dan mengapa itu dipelajari. Tanpa teori dan petunjuk, anda tidak akan mengetahui bagaimana mendekati suatu tugas dengan cara yang berbeda. Dan tanpa uji coba, segala sesuatu akan tetap seperti sediakala. Oleh karena pelatihan ditunjukan untuk mengubah perilaku, bagi seorang instruktur, ini berarti bahwa setiap keterampilan yang berbeda yang dipelajari, dia harus memungkinkan peserta mengalami keempat langkah tersebut.

3

Gambar 5 Empat langkah dalam belajar

Belajar perlu mengerjakan sesuatu Untuk mengalami daur belajar sebagaimana digambarkan diatas, kegiatan perlu dilakukan pada sebagian peserta. Tanpa kegiatan, belajar tidak akan berlangsung. “mengerjakan” merujuk kepada semua kegiatan pelatihan yang memerlukan keterlibatan aktif pada sebagian peserta; mempraktekan keterampilan; menjawab pertannya, menganalisis masalah, mengamati dan mengkaji kinerja, dsb. Suatu peribahasa pelatihan yang terkenal berbunyi:

APA YANG KITA DENGAR, KITA LUPAKAN APA YANG KITA LIHAT, KITA INGAT APA YANG KITA KERJAKAN, KITA KETAHUI Dengan teknik demikian, teknik pengajaran lebih dari sekedar ceramah. Pengajaran memerlukan, khususnya, kesediaan untuk melakukan kegiatan.

Gambar 6 Belajar dengan mengerjakan

06

4

Orang tidak bisa memusatkan perhatian untuk mendengar dalam waktu yang lama. Cobalah untuk mengingat suatu masa ketika anda menjadi mahasiswa, dan bagaimana sulitnya memperhhatikan dengan baik kepada seorang guru yang berbicara lama sekali. Riset menunjukan kurva perhatian berikut ini: Attention

- lack of concentration

Gambar 7 Kurva perhatian

Time 15 min Setelah 15 menit perhatian menurun

30 min

60 min

Kita dapat melihat bahwa perhatian meningkat pada mulanya dan mencapai puncaknya setelah 15 menit. Setelah 15 menit, perhatian mulai menurun dan periode dengan adanya yang berkurang konsentrasi mulai terjadi. Kurang konsentrasi berarti bahwa untuk sementara waktu, orang yang mengikuti pelatihan membiarkan pikirannya mengembara dari instruktur ke hal-hal lainnya yang menarik misalnya pertandingan sepak bola yang akan datang di radio, gadis cantic yang duduk didepannya, surat yang diterima dari bank kemarin, dsb.

Gambar 8 Setelah 15 menit, pikiran mulai kemana-mana

07

45 min

Ini seluruhnya dimengerti, bila kia menyadari bahwa terdapat perbedaan yang besar antara jumlah kata-kata pembicaraan dan pendengar dapat berlangsung: Rata-rata tingkat kecepatan berbicara 150 kata per menit, sementara tingkat kecepatan berpikir antara 500 hingga 1000 kata per menit. Dengan demikian, bila mendengar seseorang berbicara, pendengar mempunyai sisa waktu jeda, dan ini memerlukan usaha untuk menggunakan sisa waktu ini dengan cara efektif.

5

Orang mengingat lebih banyak dari kombinasi mendengar dan melihat daripada hanya dari mendengarkan saja. Banyak ceramah terdiri kata-kata, visual, atau kata-kata dan visual. Riset menunjukan bahwa kombinasi dari kata-kata dan visuasi setelah tiga hari berselang adalah enam kali lebh efektif daripada hanya kata-kata saja.

Tabel Mengingat

6

Jenis

Mengingat setelah 3 jam

Mengingat setelah 3 hari

Kata-kata

70%

10%

Visual

72%

20%

Kata-kata dan visual

85%

65%

Orang belajar dari situasi kehidupan nyata Riset yang dilakukan oleh Dewan Pelatihan Kejuruan ( The Vocational Training Council ) di United Kingdom menunjukan bahwa metode-metode pelatihan yang bermacam-macam dapat dijenjangkan menurut keefektifannya dalam keterampilan pelatihan sebagai berikut : - Pengalaman hidup nyata - Tela’ah kasus - Latihan - Peragaan

Sangat efektif Sangat tidak efektif

- Video (dengan teks penunjang) - Televisi atau film - Gambar - Kata-kata tertulis (membaca) - Ceramah

Gambar 9 Orang paling banyak belajar dari situasi kehidupan nyata

08

7

Orang cenderung mengulang perilaku yang dihadiahi (dihargai)

Umpan balik yang positif untuk memperkuat belajar

03

Orang memerlukan penghargaan atas usaha meraka, mereka perlu didorong untuk melanjutkan suatu perilaku tertentu. Bila tidak terdapat reaksi terhadap apa yang mereka kerjakan; atau bila reaksinya negative, mereka akan berhenti mencoba mengerjakan yang terbaik. Ini khususnya terjadi, bila mereka sedang mengerjakan sesuatu yang baru, bila mereka harus mempraktekan suatu keterampilan yang mereka sendiri tidak senang dengan keterampilan tersebut.

Bagaimana Mengajar Orang Dewasa

P

rinsip-prinsip untuk mengajar orang dewasa belajar sebagimana digambarkan dalam beb sebelumnya, mempunyai konsekuensi-konsekuensi bagaimana seorang instruktur harus merencanakan dan menyampaikan pelajarannya. Pelatihan orang dewasa untuk mengerjakan pekerjaan mereka secara lebih efisien banyak berbeda dengan mendidik anak-anak sekolah. Inilah aturan-aturan terpenting bagi instruktur untuk mengajar orang dewasa : Jangan perlakukan orang dewasa seperti anak sekolah. Manfaatkan pengetahuan dan pengalaman peserta. Bertanyalah lebih banyak daripada berbicara hanya mengenai apa yang mereka tidak tahu. Jangan berbicara lebih lama dari 15 menit Manfaatkan alat bantu vital. Semakin rendah tingkat pendidikan peserta, semakin kurangi kata-kata dan lebih banyak alat batu visual yang harus anda gunakan. Siapkan kegitan : katakana, perlihatkan, biarkan mereka mengerjakan.

09

Setiap pelajaran harus mengandung : berbicara, kegiatan dan refleksi terhadap kegiatan. Bantulah peserta untuk mengerti mengapa belajar mungkin bermanfaat bagi mereka, yaitu dengan menunjukan : bagaimana kegiatan pelatihan berkaitan dengan pekerjaan mereka. Pilihlah kegiatan yang sedekat mungkin dengan kehidupan nyata. Buatlah pelajaran itu menarik dan menyenangkan. Berikan variasi dalam metode-metode pelatihan, alat bantu visual, pekerjaan kelompok dan perorangan. Doronglah peserta untuk belajar satu sama lain. Anda bukanlah satu-satunya sumber informasi. Mantapkan dengan suasana hangat dan dorongan semangat belajar.

Training Of Trainers

02

METODE CERAMAH Ceramah 01 Apakah atau Kuliah itu ?

C

eramah / Kuliah barangkali merupakan metode pelatihan yang paling banyak dikritik dan disalah gunakan. Selain itu, ceramah merupakan metode yang paling sering dipakai. Meskipun riset pendidikan telah menunjukkan bahwa ceramah merupakan cara yang secara relatif tidak efisien untuk meningkatkan belajar, banyak instruktur mengalami bahwa mereka sendiri menghabiskan 30-50 persen dari waktu mereka untuk memberikan ceramah. Mengapa ?

Digunakan untuk memberikan teori yang diperlukan dalam praktek

Oleh karena memberikan ceramah formal cocok untuk menyampaikan informasi dan konsep-konsep pendahuluan, sebagaian besar dipakai untuk membangun pengetahuan teoritis sebagai suatu dasar untuk praktek lebih lanjut. Lagi pula, sejumlah tertentu ceramah informal mengandung di dalamnya perilaku setiap kursus : memberikan ceramah dipergunakan sambil menjelaskan tujuan-tujuan kursus dan program kursus, sambil memberikan penjelasan-penjelasan, sambil memperkenalkan latihan-latihan, sambil meringkaskan pengalaman-pengalaman belajar, dan sebagainya. Memberikan ceramah, dengan demikian merupakan metode pelatihan dasar.

Namun lebih dari itu : mudah merencanakan dan mengendalikan

Bagi seorang instruktur, suatu ceramah itu mudah untuk direncanakan dan dikendalikan, karena ceramah memberikan semua masukan bagi dirinya sendiri secara umum hadirin tetap pasip. Itu sebabnya, instruktur yang tidak berpengalaman, merasa bahwa mereka sendiri lebih senang dengan ceramah daripada dengan metode yang lain.

10

Ekonomis

Di samping itu, ceramah adalah suatu metode pelatihan yang ekonomis, baik dalam artian waktu pelatih maupun dalam artian sumberdaya yang diperlukan. Suatu ceramah dapat disampaikan untuk kelompok besar orang dan metode ceramah memerlukan lebih sedikit waktu daripada metode-metode pelatihan yang membutuhkan keterlibatan aktip sebagian peserta, seperti diskusi, praktek laboratorium, praktek lapangan, dsb. Tambahan pula, suatu ceramah dapat disampaikan tanpa banyak sumberdaya lain. Meskipun suatu overhead proyektor mungkin bermanfaat, suatu ceramah dapat disampaikan dengan mudah dengan tidak lebih daripada menggunakan sebuah papantulis dan flipchart. Jika terdapat sejumlah besar orang yang harus dilatih, sumberdaya pelatihan yang langka, atau tersedianya waktu instruktur yang sedikit, tampaknya ceramah merupakan satu-satunya alternatif.

Keterbatasan

Sekalipun demikian, ceramah mempunyai keterbatasan-keterbatasan. Ini bermula dari kenyataan bahwa ceramah terutama adalah komunikasi yang searah: instruktur berbicara sepanjang waktun dan hadirin tetap diam hampir di seluruh bagian. Ini mempengaruhi keefektifan suatu ceramah dengan cara sebagai berikut : Kosentrasi peserta

Enampuluh menit berbicara tanpa berhenti, tidaklah mudah untuk diterima atau diingat, bahkan apabila pemberi ceramah sangat mahir sekalipun. Hadirin hanya dapat mengkonsentrasikan untuk suatu periode waktu yang pendek. Setelah 15 menit, perhatian mulai mengembara dan orang berhenti mendengarkan. Mendengar dengan wajar perlu banyak usaha. Ini dapat dimengerti dengan mudah, apabila dipertimbangkan bahwa tingkat kecepatan berbicara adalah kira-kira 150 kata per menit, tetapi kecepatan berpikir adalah antara 500 - 1000 kata per menit. Dengan demikian, pendengar mempunyai banyak waktu sisa untuk berpikir tentang hal-hal lainnya, daripada subyek yang dibicarakan penceramah – rekening listrik yang dia terima pagi ini, gadis cantik yang duduk di depannya, perkawinan yang akan datang anak lelakinya - dan dia tampaknya suka berbuat demikian apabila ceramah berlangsung setelah 15 menit.

Gambar 1 Mendengarkan lebih dari 15 menit adalah susah

11

Tahukah mereka

Kecuali jika penceramah peka terhadap hadirin, penceramah tidak mempunyai cara untuk dapat mengerti, apakah hadirin menangkap apa yang sedang dia bicarakan atau tidak. Dia mempunyai kesempatan yang sedikit untuk menjelaskan arti, mengecek apakah peserta sungguh-sungguh mengerti mengenai apa yang sedang dia sajikan atau tidak, atau menghadapi perbedaan yang lebar mengenai kemampuan dan sikap yang mereka tunjukkan.

Peserta pasif

Ceramah memerlukan kegiatan hadirin. Oleh karena suatu ceramah tidak perlu keterlibatan aktip peserta, kebanyakan tidak sesuai untuk keterampilan pelatihan. Ini juga mempunyai nilai terbats dalam meningkatkan perubahan perilaku atau sikap. Sangatlah sulit untuk meyakinkan setiap orang dengan semata-mata berbicara padanya. Metode-metode yang memerlukan peran-serta aktip dari sebagian hadirin seperti telaah kasus atau diskusi adalah lebih baik untuk tujuan demikian.

Gambar 2 Para peserta tetap pasif

Jika, anda tidak mempunyai metode lain selain ceramah, karena ukuran kelompok atau karena keterbatasan waktu untuk menginstruksikan , anda harus mengerjakan yang terbaik untuk menyempurnakan sebisanya pada teknik-teknik yang meningkatkan konsentrasi hadirin. Pertimbangkanlah masalah-masalah komunikasi sebelum

memulai ceramah : telaahlah sifat hadirin, sesuaikanlah topiknya dengan minat mereka dan tingkat pemahamannya, aturlah bahannya dengan cara yang paling ,mungkin untuk melatih secara efektif, gunakanlah alat-alat bantu jika memadai, rencanakanlah variasi penyajian anda termasuk waktu untuk pertanyaan dan diskusi yang akan melibatkan hadirin dan memperlihatkan sedang belajar apa mereka ini.

Keuntungan-keuntungan dan kerugian-kerugian ceramah diringkaskan di bawah ini : Keuntungan - keuntungan Dapat diterapkan dalam setiap situasi dan keadaan apapun; Bermanfaat untuk mengalihkan informasi dan konsep-konsep pendahuluan; Sejumlah besar orang dapat dididik atau dilatih dalam waktu singkat dan dengan sedikit pegawai; Diperlukan biaya rendah; Mudah bagi seorang instruktur untuk merencanakan dan mengendalikan ceramah.

12

Kerugian - kerugian Terutama lintas satu arah, sehinggan ruang lingkup keterlibatan peserta terbatas; Tidak sesuai untuk mempelajari keterampilan; Tidak sesuai untuk merubah sikap; Tidak sesuai untuk mendorong peserta berpikir dan kreatif, membuat orang malas; Sangat mudah menimbulkan bosan, monoton dan tidak menarik. Apa yang menyertai kemudian adalah suatu peninjauan mengenai langkah-langkah dasar dalam memperbaiki nilai pelajaran dari ceramah.

02

Menyiapkan Ceramah atau Kuliah

Jika menyiapkan ceramah, tempuhlah langkah-langkah berikut ini : Merencanakan Isi Menyusun Isi Membuat Catatan untuk Bicara Menyiapkan Alat-alat Bantu Visual Melatih (Geladi Resik)

Langkah 1

Merencanakan Isi Agar dapat memutuskan apa yang akan anda masukkan dan apa yang akan anda tinggalkan, anda harus dapat menjawab empat pertanyaan mendasar berikut :

Siapakah hadirin anda ? Berapakah waktu yang tersedia ? Apakah pokok bahasannya? Apakah tujuan utama ceramah anda ?

Hadirin Menentukan karakteristik

Siapakah mereka? Pegawai sipil, manajer, para ahli? Apa yang telah mereka ketahui tentang subyek yang akan dibicarakan? apa yang mereka harapkan dengan mendengarkan anda? Apa yang menimbulkan minat mereka, dan apa yang tidak (apa yang dapat membuat mereka tidur)? Bagaimana subyek yang anda bicarakan mempengaruhi mereka? Apakah mereka biasa mendengarkan ceramah? Seberapa cepat mereka akan dapat menyerap apa yang anda katakan? Seberapa banyak? Sangatlah bermanfaat untuk memulai persiapan anda dengan mempertimbangkan hadirin : latar belakang mereka, kesukaan dan ketidak sukaan, tingkat dan sifat pendidikan dan fungsi kehadirannya. Dalam tahap kemudian, ini akan membantu anda dalam menentukan apa yang akan ada katakan, di mana anda dapat memulai, contoh-contoh mana yang dapat anda pilih. Ingatlah bahwa jika suatu ceramah tidak berkaitan dengan latar belakang pengetahuan, keterampilan dan minat hadirin anda, maka ceramah tersebut dengan segera akan dilupakan.

13

Gambar 3 Merencanakan ceramah

pendengar

Siapa ?

Mengapa ? tujuan

Berapa Lama ?

Apa ?

pokok pembahasan

Waktu yang tersedia

Berapa lama waktu yang tersedia? Berapa lama dari waktu tersebut akan diambil untuk formalitas ? Berapa lama waktu yang akan anda tinggalkan untuk pertanyaan dan diskusi ? Alokasikan waktu untuk setiap bagian

Pemilihan waktu suatu pembicaraan adalah sangat penting. Anda harus memberikan waktu untuk setiap bagian yang pokok dari ceramah: pendahuluan, pendapat-pendapat pokok dan ringkasan, di samping waktu tambahan untuk teknik-teknik partisipasi. Kebanyakan pelatihan mempersiapkan untuk 80% dari waktu yang tersedia, mengingat bahwa sisa waktu yang 20% akan diambil oleh reaksi hadirin, variasi kecil dari naskah, dsb.

Dimana variasi diperlukan

Instruktur yang baik mempertimbangkan jam dengan menyempitkan atau menyesuaikan ceramahnya agar cocok dengan waktu yang tersedia. Apabila waktu ceramah adalah terbatas, dia tahu bahwa lebih baik melompati beberapa informassi atau menyempitkan temanya, dan biarkan hadirin masih berminat dan ingin mengetahui lebih banyak daripada menutup seluruh pembicaraan dan membiarkan hadirin lelah, tidak berminat dan bingung tentang semua yang telah mereka dengar. Dia juga mengetahui bahwa suatu “pendapat yang longgar” dalam minat hadirin terjadi terjadi, setelah kira-kira limabelas menit, dan bahwa dia harus merencanakan penggunaan contoh-contoh yang menarik, humor, pertanyaan, penggunaan slide, atau peran serta hadirin melalui periode diskusi dan periode pertanyaan. Gambar 4 Atur sasaran anda untuk menjaga minat hadirin

14

Maksud pembicaraan

Apakah hasil akhir yang anda ingin capai ? Apa yang anda ingin hadiirin kerjakan atau pahami lebih baik sebagai hasil yang anda bicarakan ? Pendekatan anda tentu akan bervariasi tergantung pada apakah anda ingin : Memberikan informasi umum tentang suatu subyek atau hasil; Memperoleh penerimaan untuk suatu pandangan baru; Mengubah sikap dasar; Melatih suatu keahlian tertentu; Memberikan informasi yang rinci. Ketika menentukan maksud anda, gunakan sasaran-sasaran belajar dari kursus, analisis anda mengenai hadirin, dan waktu yang tersedia sebagai suatu titik tolak. Rumuskan dalam satu kalimat apa yang akan anda capai dengan yang anda bicarakan. Dengan maksud yang dirumuskan dengan jelas dalam pikiran, akan lebih mudahlah untuk memilih bahan yang tepat dan menentukan cara yang paling efektif untuk menyajikannya. Perihal subyek

Tak perlu dikatakan lagi, bahwa untuk keberhasilan suatu ceramah, prasyaratnya adalah anda mengetahui subyek anda dengan baik. Apabila anda tidak merasa tenang dengan bahan anda, anda akan cenderung bereaksi dengan bertahan menghadapi pertanyaan-pertanyaan peserta. Jangan mencoba bicara “apa saja”

Namun demikian, masalah dalam penyampaikan ceramah seringkali bukanlah keterbatasan pengetahuan, melainkan sejumlah kenyataan dan pengalaman ceramah dalam kepala penceramah. Oleh karena bagi penceramah, semua kenyataan dan pengalaman tersebut saling berkaitan dan berarti, dia mungkin menghadapi kesulitan untuk menentukan informasi yang mana yang benar-benar relevan dengan kebutuhan minat hadirin, dan dengan pemahaman dari topik. Bila ana pernah menghadiri ceramah selama mana anda kehilangan jejak dan yang mengakibatkan anda bingung, sebabnya mungkin penceramah menganggap bahwa dia lebih baik mengatakan kepada anda “apa saja”. Untuk menentukan informasi yang mana harus dimasukkan dalam ceramah anda, dan yang mana harus ditinggalkan, ambillah langkah-langkah berikut ini:

15

Mulai dengan tujuan

Tetaplah ingat maksud dari yang anda bicarakan, catatlah sedikit judul yang mendasar dengan mana anda dapat mendaftar gagasan-gagasan anda. Batasilah paling banyak lima judul pokok.

Mengumpulkan bahan

Catatlah apa saja yang anda ingin liput, periksalah buku-buku rujukan dan teks (naskah) atau catatan ceramah sebelumnya jika perlu. Catatlah contoh-contoh ilustrasi, anekdot (sepanjang berhubungan) dan kutiplah. Lihatlah kenyataan-kenyataan dan angka-angka. Anda juga bisa memikirkan ide untuk diskusi atau mengajukan pertanyaan kuis untuk latihan peserta, atau untuk memperlihatkan alat-alat peraga, dan ini harus dicatat sepanjang mereka itu akan menunjang.

Menyortir bahan

Setelah anda mengumpulkan cukup bahan, langkah berikutnya adalah memilih ke dalam kategori “harus dikatakan”, “sebaiknya dikatakan” dan “dapat dikatakan”. Apa yang anda inginkan untuk diingat hadirin setelah ceramah anda? Tekankan hal ini, dan karena itu, persempitlah subyek anda, sambil tetap mengingat waktu yang tersedia.

N

PE

DIKATAK AN LEH O B KA U DI TAKA L R

HARUS DIKATAKAN

Gambar 5 Pengelompokan bahan informasi

Janganlah mengulang-ulang buku-buku teks atau bahan-bahan yang lain yang hadirin sudah membaca atau seharusnya membaca untuk mereka sendiri. Ceramah harus menyajikan gagasan-gagasan yang baru bagi peserta.

Singkat dan sederhana

Terdapat banyak bukti untuk menunjukkan bahwa orang pada umumnya mengingat lebih banyak pembicaraan yang pendek daripada yang panjang. Jika anda berusaha untuk meliput terlalu banyak yang mendasar, anda hanya akan membingungkan hadirin anda. Kerjakanlah sesuatu itu bagus sekalipun sedikit, daripada banyak akan tetapi buruk.

16

Langkah 2

Menyusun Isi Pada tahap ini, anda siap untuk mengorganisasi ulang catatan-catatan anda ke dalam urutan yang masuk akal dan mengerjakan pokok-pokok bahasan yang lebih rinci, menyusun susunan dasar sebagai berikut :

1. Pendahuluan 2. Batang tubuh pembicaraan: gagasan pokok dengan gagasan bawahan ( mainpoints with subpoints ) 3. Akhir dari ceramah. Tujuan

PENGANTAR ISI CONTOH DEMONSTRASI DISKUSI ILUSTRASI PERTANYAAN

KESIMPULAN

Gambar 6 Menyusun ceramah

Pendahuluan Suatu pendahuluan mempunyai dua tujuan : Membangkitkan minat hadirin; Memberikan kerangka kerja pada hadirin untuk mendengarkan dengan menyiapkan mereka mengenai apa yang akan anda dibicarakan kemudian. Orang merasa lebih mudah mendengarkan, jika mereka tahu sebelumnya apa yang akan mereka dengar, dan berapa lama mereka harus mendengar.

17

Menimbulkan minat

Setelah anda mulai ceramah anda, anda harus membangkitkan minat dan keingin tahuan anda, sehingga pertama-tama yang harus dikerjakan adalah memperkenalkan subyek. Kalimat pertama adalah penting karena kebanyakan kesan pertamalah yang akan mendorong hadirin melanjutkan untuk mendengarkan atau “mematikan”. Suatu “pemecah es” dapat menciptakan minat sebagian hadirin dan simpati buat anda. Suatu pemcah es dapat berupa : pertanyaan retorika, tebakan, kutipan, kesimpulan yang menggelikan, menunjukkan suatu obyek, dsb. Hindarilah memulai dengan permintaan maaf. Ini jarang perlu atau relevan, dan tidak akan membantu anda mencapai tujuan anda, dan tidak akan mendorong hadirin untuk mendengarkan anda. Apabila anda berbicara tentang subyek ahli dan jika sulit menghindari bahasa ahli, yakinlah bahwa anda tidak menggunakan bahasa ahli dalam kalimat pertama anda. Selama sisa dari pembicaraan anda, jelaskan arti terminologi yang anda gunakan.

Tujuan

Setelah pemecah es menggambarkan maksud pembicaraan anda, ini akan merupakan tulang punggung ceramah anda. Maksudnya adalah apa yang ingin hadirin kerjakan sebagai hasil dari pembicaraan anda. Gunakan kata kerja untuk menyatakan maksud, misalnya: “Setelah pembicaraan ini, anda akan mampu meyakinkan bawahan anda memanfaatkan pengelolaaan waktu”. “Pada akhir pembicaraan ini, anda akan mampu menjelaskan keuntungan-keuntungan metode pelatihan secara partisipasi”.

Alasan

Selanjutnya, kemukakan alasan ceramah anda. Ini dapat merupakan contoh yang berkaitan dengan tujuan-tujuan kursus umum atau sessi-sessi yang terdahulu.

Prosedur

Kemudian ditindak-lanjuti dengan rincian praktis. Informasikan hadirin mengenai prosedur yang akan anda gunakan. Ini meliputi: indikasi isi (urutan topik), rentang waktu, kapan hadirin dapat mengajukan pertanyaan dan apa alat-alat peraga yang akan digunakan, khususnya bila anda menggunakan slide atau video.

Batang tubuh ceramah Langkah-langkah yang masuk akal

Dalam batang tubuh ceramah, tema utama dikembangkan dengan langkah yang masuk akal, sehinggan pendapat yang paling penting akan ingat. Satu langkah harus cukup alamiah mengikuti adri langkah sebelumnya, sehinggan pendengar dibawa ke depan. Terdapat banyak cara menyusun informasi. Berikut ini contoh-contoh dari susunan yang dapat dipakai:

18

Waktu

Yang lalu, yang sekarang, langkah 1, langkah 2, langkah 3 yang akan datang ;

Tempat

Utara, tengah, Asia Selatan, Eropa, Afrika ;

Subyek

Metode a, metode b, metode c, aspek sosial, aspek politik, aspek ekonomi;

Meyakinkan

Keuntungan, kerugian, kesimpulan, kerugian, keuntungan, kesimpulan;

Informasi Pemecahan masalah

Siapa, apa, dimana, bilamana ; masalah, sebab-sebab, pemecahan-pemecahan.

Satu susunan tidak perlu lebih baik daripada yang lain. Jenis susunan sebagian besar tergantung pada maksud ceramah anda. Misalnya, bila anda ingin memberikan gambaran ikhtisar pengembangan dalam manajemen

kepegawaian, anda paling mungkin akan mengatur informasi anda secara kronologis: dalam tahun 1980, dalam tahun 1930, dsb. Akan tetapi apabila anda akan menekankan perbedaan di antara manajemen kepegawaian di Asia, Eropa dan USA, susunan yang berkaitan dengan tempat mungkin lebih tepat.

Ambilah berikut ini sebagai suatu pedoman bila menyiapkan batang tubuh ceramah anda: Jangan menggunakan lebih dari 5 gagasan utama (mainpoints) dalam ceramah anda; Jangan menggunakan lebih dari 5 gagasan bawahan (subpoints) di bawah setiap gagasan utama; Gunakanlah contoh-contoh untuk menggambarkan gagasan utama anda. Bila menyampaikan ceramah, jelaskan susunan pembicaraan anda kepada hadirin, dan tetaplah merujuk pada pembicaraan di mana anda berada : “Pertama-tama, akan saya kemukakan pada anda ..., “Saya telah memberikan suatu gambaran ikhtisar dari masalah-masalah yang utama, sekarang saya akan menjelaskan bagaimana kita telah memecahkan masalah tersebut.”, berikut ini saya akan menjelaskan ..., dan saya akan menyimpulkan dengan ...”

Akhir dari ceramah Ceramah memerlukan kesimpulan. Anda tidak dapat hanya berhenti berbicara, bila anda telah meliput semua permasalahan. Bagaimana anda akan menyimpulkan ceramah anda akan tergantung sebagian besar pada tujuan anda, akan tetapi paling tidak memberikan suatu rekapitulasi singkat, dengan kata-kata yang berbeda, dari gagasan-gagasan utama anda (ini akan memudahkan jika suatu alat peraga telah dikembangkan sepanjang pembicaraan), ditambah dengan beberapa indikasi dari “ke mana kita pergi dari sini?” rencanakan dengan hati-hati untuk berakhir pada catatan yang positip. Gunakan kat-kata yang mendorong hadirin untuk mengambil tindakan. Dengan demikian, akhir ceramah harus terdiri dari :

19

Suatu ringkasan; Suatu kesimpulan (jika ada); Suatu catatan positip untuk yang akan datang. Oleh karena konsentrasi hadirin mencapai tahap tertinggi pada awal dan akhir suatu ceramah, kualitas pendahuluan dan kesimpulan anda dapat menentukan apakah anda mencapai tujuan belajar anda atau tidak. Dengan alasan ini, bnyak pembicara mempelajari pendahuluan dan kesimpulan mereka dengan seksama.

Gambar 7 Berikan kesimpulan ceramah dengan ringkasan dan catatan positif

Langkah 3

Membuat Catatan Pembicaraan Panjang dan kompleksitas catatan akan tergantung pada sejauh mana pengenalan anda dengan subyek dan sejauh mana anda merasa yakin dalam menyampaikan suatu ceramah. Barangkali bermanfaat menulis pendahuluan sepenuhnya. Kegugupan adalah yang paling sering merasuk ke dalam pengantar. Perencanaan yang rinci akan membantu mangatasi ini.

Menulis dengan bahasa percakapan

Untuk batang tubuh pembicaraan anda, batasilah anda sendiri menulis gagasan-gagasan utama (mainpoints) dan gagasan-gagasan bawahan (subpoints) hanya dalam judul. Semakin sedikir anda menulis, semakin banyak anda akan berbicara dalam bahasa sehari-hari dan semakin banyak anda akan dapat melakukan kontak mata dengan hadirin anda. Namun demikian, jika anda memutuskan untuk menulis bagian-bagian tertentu dari pembicaraan anda sepenuhnya, gunakan bahasa percakapan.

20

Anda tidak sedang menulis buku atau artikel, anda sedang menyiapkan sesuatu yang harus dikatakan dengn keras, oleh karena itu yakinlah bahwa anda menulis apa yang akan anda katakan. Apabila anda ragu, ucapkan teks tersebut keras-keras kepada anda sendiri. Potonglah ungkapan (phrase) yang berbunga-bunga dan kalimat yang panjang. Apapun jenis catatan pembicaraan yang anda gunakan-kartu, lembaran kertas catatan-tersebut harus dapat dibaca dengan mudah (spasi lebar, kata-kata kunci ditekankan dan diberi nomor berurutan) untuk menghindarkan kebingungan. Langkah 4

Merencanakan dan Menyiapkan Alat Bantu Visual Orang paling ingat ketika mereka mendengar dan melihat

Sebuah ceramah dapat mempunyai kemungkinan terdiri dari kata-kata, visual (dapat dilihat) atau kata-kata dan visual. Riset menunjukkan bahwa suatu kombinasi kata-kata dan visual, setelah selang waktu tiga hari, kira-kira enam kali lebih efektif daripada kata-kata sendiri :

Tabel Mengingat Jenis

Mengingat setelah 3 jam

Mengingat setelah 3 hari

Kata-kata

70%

10%

Visual

72%

20%

Kata-kata dan visual

85%

65%

Dengan demikian, bila menyiapkan suatu ceramah, rencanakan alat-alat bantu visual juga. Grafik dan peta dapat membuat data kuantitatif lebih berarti. Gambar photo, lukisan dan diagram dapat menjelaskan rincian obyek0obyek dan susunan yang kompleks; obyek atau model benar-benar dapat memberikan tujuan yang sama. Suatu garis besar gagasan utama akan membantu pendengar mengingat bahan pelajaran. Alat bantu visual yang paling sering digunakan adalah overhead proyektor, flipchart, papan tulis, papan magnetik (magnetic board), slide, video dan contoh yang benar-benar hidup. Penceramah mempunyai banyak sarana untuk menyajikan alat-alat bantu pelatihan ini. Alat-alat tersebut dapat didistribusikan kepada hadirin sebelumnya, selama, atau setelah ceramah. Alat-alat tersebut dapat diperagakan diatas rak atau meja dalam ruangan. Juga dapat diproyeksikan seperti slide, transparansi overhead, lembar film (filmstrip), atai film.

21

Pemilihan dengan hati-hati

Alat-alat bantu pelatihan adalah berisi ganda yang dapat memotong kedua sisi tersebut. Alat-alat bantu tersebut mendapatkan perhatian hadirin dan membantu memberikan informasi. Akan tetapi, alat-alat tersebut dapat mengalihkan perhatian dari gagasan-gagasan yang ingin dicoba ungkapkan dalam ceramah, kecuali jika dipilih dengan hati-hati dan dirancang untuk menunjang ceramah. Tampaknya lebih baik tidak menggunakan alat peraga daripada menggunakannya dengan salah.

Langkah 5

Melatih Memeriksa dan mengenali

Melakukan latihan ceramah merupakan suatu langkah yang penting, bahkan lagi penceramah yang paling berpengalaman sekalipun. Apabila dalam suatu latihan hadirin dapat diperoleh, pembicara mempunyai kesempatan untuk memeriksa pembicaraannya dan penyampainnya. Ini dapat memperlihatkan gagasan yang secara tidak sengaja kurang jelas, transisi yang dibuat terlalu mendadak bagi pendengar untuk mengikuti, dan kesalahan lain yang dapat menggelikan bahkan bagi ceramah yang direncanakan dengan sebaik-baiknya. Karena penceramaha mengetahui dengan jelass apa yang dimaksud dalam pembicaraannya, dia barangkali merupakan penilai terburuk apakah dia telah mengatakannya dengan jelas atau tidak. Uji cobalah alat peraga anda, sempurnakan rencana untuk pengaturannya, yakinlah bahwa alat-alat tersebut dapat dibaca dan dapat dilihat dengan jelas dalam ruangan pelatihan. Nilai utama dari latihan ini adalah dalam memperkenalkan pembicara dengan yang akan dibicarakannya. Bahkan penceramah yang berpengalaman sekalipun, suatu saat menderita demam panggung. Satu atau dua percobaan berlangsung melalui ceramah dapat membangun kepercayaan pembicara dalam dirinya sendiri dan dalam bahan pelajarannya.

22

03

Menyampaikan Ceramah

Kata tertulis hanya dapat sedikit membantu bila kata tersebut hadir untuk memperbaiki teknik berbicara. Apa yang diperlukan adalah praktek yang diikuti oleh kritik yang membangun. Beberapa gagasan utama yang dapat diingat disajikan di bawah ini. Merancang suasana Memeriksa pengaturan

Yakinlah bahwa anda datang paling tidak satu jam sebelum mulai ceramah, sehingga anda dapat memeriksa pengaturan fisik yang telah dibuiat untuk anda, seperti tata letak kursi dan meja, podium (mimbar), alat bantu pelatihan, penyediaan kapur dan penghapus. Uji cobalah benda yang belum dikenal yang ingin anda gunakan. Anda dpat juga menggunakan waktu untuk bicara dengan koordinator kursus dan memperkirakan hadirin, jika anda belum berjumpa sebelumnya.

Gambar 8 Merancang suasana

Membantu hadirin mengikuti dengan seksama Menjelaskan susunan

Setelah semua persiapan, anda sangat jelas tentang apa yang akan anda katakan dan dengan urutan bagaimana. Ingatlah bahwa hadirin anda tidak mengalami persiapan dan bagi mereka semua yang akan anda katakan adalah baru. Oleh karena itu, anda harus membantu hadirin menangkap apa yang anda katakan. Katakan apa yang akan anda katakan, katakanlah, katakan apa yang telah anda katakan:

23

Memberikan suatu gambaran ikhtisar dari gagasan utama yang akan anda cakup; Umumkan bila anda mulai dengan gagasan utama pertama; Tunjukkan di luar yang mana gagasan bawahan (subpoints) tercakup; Mencakup gagasan bawahan; Meringkaskan gagasan utama pertama dan mengumumkan bahwa anda berpindah pada gagasan kedua; Dan seterusnya.

Gambar 9 Memberikan ikhtisar butir-butir (hal-hal) penting dan mengacu kembali kepada mereka

Menggunakan gaya pembicaraan

Suatu ruang kelas bukanlah tempat yang tepat untuk guru memraktekkan keahlian berpidato. Bahasa yang tersurat disampaikan dalam suatu gaya yang masuk akal dan gaya seddang dikatakan, daripada bagaimana itu dibicarakan. Bahasa sehari-hari

Gunakan peristilahan yang akan diketahui hadirin. Pertimbangkan tingkat pendidikan kelompok. Jangan gunakan kata-kata dalam jumlah besar yang belum dikenal oleh murid-murid anda. Tujuan anda adalah menyatakan gagasan, bukan mengesankan pendengar anda dengan kosakata anda. Gunakan peristilahan teknis bila peristilahan tersebut penting, tetapi rumuskan setiap peristilahan pertama kali dipergunakan. Ingatlah bahwa banyak kata mempunyai beberapa arti; Gunakan kalimat yang pendek; Hilangkan kata dan ungkapan yang tidak perlu; Ubahlah beberapa pernyataan kunci anda ke dalam pertanyaan yang jawabannya anda nyatakan sendiri; Variasikan awal kalimat anda untuk menambah minat dalam penyampaian anda; Nyatakan segala sesuatu dengan persis. Apakah tujuan utama anda adalah agar murid-murid anda mendapatkan pemahaman umum atau mempelajari fakta yang rinci, buatlah pernyataan-pernyataan anda pasti dan persis.

24

Gambar 10 Bicara dengan cara sederhana dan dimengerti

Jagalah kualitas suara - nada, bunyi (volume) dan irama

Gunakan suara anda sedemikian rupa, sehingga setiap orang dapat mendengar apa yang anda katakan. Artikulasikan dengan baik, dan hindari berbicara terlalu cepat. Ingatlah bahwa anda diundang hadirin untuk mendengarkan anda. Bicaralah pada mereka sebagai perorangan dan lontarkan suara anda kepada deretan belakang, sehingga semua dapat mendengar (yang tidak berarti anda harus berteriak). Variasi

Sementara mereka mendengar apa yang anda katakan, orang barangkali tidak sungguh-sungguh mendengar anda. Apakah orang mendengarkan atau tidak, tergantung apakah pesan anda diminati mereka atau tidak, dan juga pada tingkat pembicaraan, nada dan bunyi suara anda. Gambar 11 Bicara sedemikian rupa agar tiap orang mendengar anda

25

Dengan demikian, pentinglah kiranya untuk membuat variasi tingkat pembicaraan secara memadai dengan jenis bahan yang didiskusikan dan berhenti sebentar kadang-kadang serta memberikan hadirin kesempatan untuk berpikir. Pembicaraan harus mengikuti tingkat pemikiran dan ucapan harus dimungkinkan berhubungan dengan hadirin. Jangan takut dengan waktu jeda (pause) dan diam mereka dapat menjadi efektif, jika digunakan untuk menekankan, menciptakan ketegangan untuk apa yang menyertainya, yang memungkinan suatu gagasan meresap atau menilai suatu pertanyaan. Lagi pula, pola nada (pitch) dan inotasi yang bervariasi untuk menimbulkan minat, memberikan tekanan pada gagasan yang bermakna, dan mengucapkan kata-kata, sehingga mereka dapat dimengerti. Beberapa orang, mungkin karena gugup, kehilangan beberapa keekspresifannya yang normal. Bila mereka di depan suatu kelompok. Dengan sedikit usaha, ini dapat diperbaiki. Latihan akan membantu; latihan ini menghilangkan keanehan-keanehan dan kebaruan dari ceramah yang sebenarnya. Di samping itu, anda dapat memperbaiki penggunaan suara anda dengan merekan audio beberapa menit dari setiap pelajaran anda. Putar ulang rekaman tersebut selama masa libur. Kemudian catatlah sifat yang ingin anda perbaiki dalam suatu daftar. Yakinlah bahwa setiap orang dapat melihat alat bantu visual

Bila anda menunjukkan teks atau gambar, yakinlah bahwa tulisan dan gambar tersebut dapat dibaca dan cukup besar. Jangan menghalangi pandangan hadirin dengan berjalan di antara hadirin dan papan tulis, flipchart, atau layar overhead proyektor. Bila anda menunjukkan obyek, taruhlah obyek tersebut di tempat yang tinggi, biarkan obyek tersebut diedarkan atau biarkan dilewatkan di anatara hadirin. Gaya Kepercayaan diri

Bersikaplah tenang. Setiap jenis kepemimpinan berbicara di depan kelompok, mengorganisasikan suatu diskusi memerlukan kepercayaan dan kemartabatan tertentu untuk memperoleh dan mendapatkan perhatian kelompok.

Gambar 12 Tunjukan kepercayaan diri

26

Tunjukkan antusiasme. “Antusiasme itu mudah menjalar” barangkali merupakan ungkapan yang sudah usang, tetapi masih mengena. Tentu saja, antusiasme yang asli tidak dapat dipaksakan, tetapi dapat diupayakan bila anda mencari terus bahan-bahan yang baru dan bermanfaat yang membuat subyek lebih menarik dan relevan bukan hanya bagi peserta, melainkan juga bagi anda sendiri. Bila anda merasa bahwa apa yang sedang anda ajarkan itu berarti dan bermanfaat, hadirin akan dapat merasakan antusiasme ini. Alamiah

Setiap tindakan dan ngerakan harus alamiah dan spontan; jika gerakan tersebut dipaksakan, jauh lebih baik mengerjakannya tanpa gerakan. Gerakan tersebut harus juga mempunyai tujuan tertentu dan bukan sekedar bertepuk tangan. Berlagak mengetuk-ngetukkan mata uang logam, memainkan kapus, berjalan di podium tanpa alasan yang jelas harus menghindarkan, karena perilaku tersebut dapat mengalihkan perhatian dan kadang-kadang mengganggu. Jagalah agar berat badan anda bertumpu pada kedua kaki dan tetaplah demikian. Cobalah menghindari menyandarkan diri pada meja atau mimbar atau memasukkan tangan ke dalam saku. Hindari merokok selama ceramah anda.

Gambar 13 Hindari perilaku yang mengganggu

Kontak mata Melihat ke semua

27

Usahakan kontak mata dengan hadirin. Pembicara yang melihat keluar jendela terus menerus atau menunduk pada catatan atau alat bantu peraga, tidaklah bekerja sama dalam proses komunikasi. Berbicaralah kepada seluruh hadirin dan bukan hanya untuk deretan depan. Bila hadirin merupakan kelompok yang besar, lihatlah pertama-tama pada bagian satu dan kemudian padda yang lain. Jangan terpaku pada seseorang atau sekelompok orang tertentu; karena ini barangkali akan menyebabkan anda mengabaikan yang lainnya.

Mengambil sikap yang paling sesuai Menyenangkan dan tepat

Apabila anda mempunyai suatu pilihan sikap, bicaralah dari suatu posisi yang nyaman bagi anda, tetapi cocok dengan situasi. Keuntungan utama berdiri adalah bahwa setiap orang dapat melihat anda; ini juga posisi uang pas dari mana anda mengatur sebagian besar alat bantu peraga, namun demikian, dengan suatu kelompok kecil duduk mengitari meja konperensi, informalitas duduk barangkali diinginkan. Beberapa pembicara lebih suka menggunakan mimbar, sebab dapat menaruh catatan dengan setinggi orang berdiri.

Lihatlah di dalam cermin Cocok dengan kesempatan

Yakinlah bahwa penampilan pribadi anda tidak ada yang tidak serasi dengan kesempatan, atau yang tampaknya mengganggu hadirin atau mengalihkan perhatian mereka. Pakaian harus tampak yakin dan ramah (bahkan jika gugup sekalipun), karena hadirin sangat rentan pada kesan pertama.

28

Training Of Trainers

03

METODE PERTANYAAN

01 Apakah Pertanyaan itu ? Sebagaimana anak-anak, kita mulai mengajukan pertanyaan hampir segera setelah kita belajar berbicara. Kita ingin tahu apa saja, sehingga kita bertanya apa? Mengapa? Di mana? Kapan? Sepanjang hidup kita, mengajukan pertanyaan merupakan cara paling penting melalui mana kita belajar, karena pertanyaan membuat kita sendiri. Dengan demikian, pertanyaan yang efektif merupakan keterampilan yang penting bagi seseorang instruktur untuk belajar dan dipergunakan. Membantu daripada hanya mengatakan

Pertanyaan dapat merumuskan sebagai suatu metode instruksi berdasarkan penggunaan pertanyaan-pertanyaan yang dijawab oleh para peserta. Sementara banyak teknik pelatihan diterapkan secara terpisah, teknik pertanyan dapat digabung dengan semua metode pelatihan lain. Pertanyaan bukanlah: pada akhir dari ceramah/ kuliah dengan menanyakan bila ada pertanyaan (dan berharap tidak akan ada pertanyaan). Pertanyaan merupakan kegiatan yang direncanakan selama waktu di mana instruktur menggelar pengetahuan ini dari peserta, dan membangunnya pada pengetahuan ini,

Gambar 1 Rangsang berpikir dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan

MENUNTUN MELALUI PROSES BERPIKIR MEREKA SENDIRI 1

29

menuntun peserta melalui proses berpikir mereka sendiri. Daripada hanya mengatakan kepada peserta-peserta mengenai bagaimana mengerjakan sesuatu, dia akan membantu mereka setapak demi setapak untuk merumuskan bagi mereka sendiri bagaimana sesuatu itu harus dikerjakan. Menggabungkan dengan ceramah/ kuliah

Meskipun pertanyaan dalam hal-hal ini berlawanan dengan ceramah, adalah sangat bermanfaat untuk menggabungkan kedua metode tersebut. Kita telah melihat bahwa ceramah dengan mudah dapat menjadi membosankan dan bahwa pusat perhatian hadirin menurun setelah 15 menit. Di samping itu, sementara memberikan ceramah, anda tidak punya sarana untuk membangun tingkat pengetahuan dan pengalaman para peserta pada awal ceramah dan tidak pula anda mengetahui pelajaran mana yang berlangsung sementara anda melanjutkan. Lagi pula, ceramah bukanlah metode pelatihan yang paling cocok untuk menggunakan pengetahuan dan pengalaman yang ada dari peserta, kuliah juga tidak merangsang pikiran peserta. Lebih-lebih, sementara memberikan ceramah anda mungkin menyadari bahwa anda telah menghabiskan waktu anda dengan menjelaskan sesuatu yang peserta-peserta telah ketahui. Pertanyaan, dengan demikian, dapat mempunyai berbagai tujuan: Mengaktifkan pikiran peserta; Menggelar pengetahuan dan pendapat yang ada: Merangsang berpikir kreatif Mengevaluasi hasil, prosedur, dan metode; Mengamati arah pikiran; Mengukur tingkat pemahaman; Terdapat banyak jenis yang berbeda dari pertanyaan. Sebagai contoh, anda dapat mengajukan pertanyaan kepada peserta untuk mengingat fakta-fakta, menggambarkan, menjelaskan, mengilustrasikan atau memberikan contoh-contoh, membandingkan, menggolongkan, meramalkan, atau memilih alternatif-alternatif. Modul ini berisi tentang bagaimana membuat pelajaran merangsang dan pengalaman belajar lebih berharga dengan menggunakan berbagai teknik pertanyaan dan tanya-jawab, yang dirancang untuk merangsang peserta menggunakan pengetahuan yang ada pada mereka dan memerlukan potensi peserta untuk berpikir.

30

02

Jenis Pertanyaan

Ada tiga macam pertanyaan, yaitu : Tertutup Terbuka Evaluasi Mengarah pada jawaban tunggal

Pertanyaan Tertutup Pertanyaan tertutup memusatkan pada pertanyaan dangkal. Pertanyaan-pertanyaan tersebut biasanya diajukan untuk mengetahui fakta atau prosedur. Pertanyaan tertutup memperoleh tanggapan pendek dari para peserta. Biasanya hanya jawaban tunggal dan tidak meragukan yang dapat diberikan dalam menanggapi pertanyaan tertutup. Contoh:

Siapa yang menemukan telepon ? Dalam urutan yang manakah bagian-bagian ini dapat ditempatkan kembali? Apakah tiga isu pokok yang dibahas dalam artikel ini?

Pertanyan tertutup dapat digunakan jika anda ingin menggelar pengetahuan kini, mengamati proses berfikir, mengukur tingkat pemahaman, atau jika anda ingin mempersempit suatu subyek yang luas. Pertanyaan tertutup tidaklah membangkitkan pikiran. Pertanyaan demikian tidaklah tepat, jika anda ingin merangsang diskusi kelas. Pertanyaan Terbuka Pertanyan terbuka merupakan kebalikan dari pertanyaan tertutup. Pusat perhatian pertanyaan terbuka adalah luas. Daripada mencari jawaban-jawaban tunggal, anda lebih baik mencari jawaban-jawaban yang mengarah pada sejumlah aspek atau segi.

Mengarah pada jawaban yang berbeda-beda

Contoh-contoh: Bagaimana anda merumuskan komunikasi? Metode apa yang dapat anda gunakan untuk mengumpulkan data mengenai kebutuhan pelatihan dari peserta? Alasan-alasan kemungkinan apa orang tidak berhenti merokok? Pertanyaan-pertanyaan terbuka mendatangkan tanggapan-tanggapan yang lebih panjang dari peserta. Pertanyaan-pertanyaan terbuka tepat, jika tujuan anda adalah untuk mengidentifikasi aspek-aspek yang berbeda dari suatu konsep atau masalah,medorong pemecahan-pemecahan baru, menyelidiki

31

cara-cara alternatif mengerjakan sesuatu, merangsang berpikir kreatif, menguji sikap-sikap atau asumsi Jika anda menggunakan pertanyaan-pertanyaan terbuka, anda harus siap menerima berbagai jawaban dan gagasan yang kreatf.

Gambar 2 pertanyaan-pertanyaan yang berakhir terbuka akan mengarah kepada jawaban-jawaban berbeda

Pertanyaan Evaluasi Pertanyaan evaluasi dapat merupakan pertanyaan terbuka atau tertutup yang mencari opini atau pertimbangan. Pertanyaan evaluasi tepat, jika mengkasi nilai suatu pemecahan masalah, menilai kefektifan metode bekerja, atau menguji mengapa opini atau pemecahan seseorang lebih baik dari orang lain. Terdapat dua pertanyaan terhadap evaluasi: Pertanyaan yang mecari opini: Jika melihat pada selembaran ini, tata letak aman yang anda paling sukai? Pertanyaan-pertanyaan seperti itu dapat digunakan pada awal dari suatu sessi (session) tanya-jawab yang mengarah pada perkembangan pedoman untuk membuat suatu hasil tertentu. Pertanyaan akan mengarah pada preferensi (pilihan) yang akan harus didorong lebih lanjut oleh peserta: “Mengapa anda lebih suka tata letak ini?” Motivasi-motivasi menimbulkan seperangkat kriteria yang berperan sebagai petunjuk untuk merancang tata letak selebaran. Pertanyaan yang mencari penilaian: Dari segi efisiensi, metode manakah yang lebih anda sukai? Disini kriteria untuk penilaian termasuk dalam pertanyaan. Jenis pertanyaan ini kebanyakan digunakan pada akhir dari suatu urutan tanya-jawab evaluasi.

32

Sebagai contoh: Alasan-alasan kemungkinan apa para pemakai air tidak memelihara pompa (air)? Tindakan manakah yang dapat diambil untuk merangasang para pemakai air agar memelihara pompa air? Sumberdaya manakah yang tersedia? Dengan sumberdaya yang tersedia, tindakan manakah yang anda ambil? Menentukan kriteria opini

Apabila menggunakan pertanyaan evaluasi, adalah penting untuk mendorong peserta menentukan dengan amana mereka mendasarkan opini atau penilaian mereka, atau anda menyediakan kriteria anda sendiri. Tanpa kriteria, hasilnya akan merupakan seuatu kumpulan opini peserta yang tidak dapat diklarifikasikan.

03 Teknik Pertanyaan dan Jawaban Tiga hal yang paling sering digunakandalam teknik tanya jawab adalah: Pertanyaan dan Jawaban Menyebut dan Mendaftar (Cal Out and List) “Buzz Group” Berurutan langkah demi langkah

Dengan teknik Pertanyaan dan Jawaban, pengendalian instruktur merupakan yang tertinggi. Sedangkan dengan “Buzz Group” pengendalian instruktur adalah yang terendah. Ketiga teknik dapat direkomendasikan untuk diterapkan secara bergantian, untuk mengganti pendekatan dari yang searah dengan pendekatan yang lebih terbuka selama sessi dalam kelas berlangsung. Dalam bab ini teknik Pertanyaan dan Jawaban akan diuraikan. Pertanyaan dan jawaban merupakan suatu teknik yang digunakan untuk melibatkan peserta dalam tahap-tahap yang berbeda dari suatu ceramah atau peragaan. Pertanyaan dan Jawaban biasanya ditempatkan selama sessi paripurna. Instruktur mengajukan pertanyaan yang yang dijawab oleh para peserta.

33

Pertanyaan-pertanyaan direncanakan secara hati-hati. Urutan dan jenis pertnyaan dikaitkan dengan ururtan dari langkah-langkah yang diperlukan untuk belajar.

Gambar 3 Beri petunjuk proses berpikir langkah demi langkah

Pada awal session, pertanyaan-pertanyaan akan diarahkan pada penciptaan minat dalam subyek, dan pemantapan pengetahuan dan pengalaman yang ada. Sebagai contoh: ”Kursus ini mengenai pelatihan. Menurut anda, sejauh mana pentingnya pelatihan ini dibandingkan dengan kegiatan pengelolaan kepegawaian lainnya” “Dapatkah anda berikan sebuah definisi pelatihan”

Pengadilan instruktur tinggi

Sementara menggunakan pertanyaan dan jawaban, instruktur memiliki pearana sebagai spesialis. Dia mengontrol sessi hingga tingkat yang tinggi: periode pertanyaan dan jawaban direncanakan sebagai bagian dari pembicaraannya dan diberikan waktu. Komunikasi selama sessi Pertanyaan dan Jawaban sebagain besar antara isntruktur dan peserta perorangan. Biasanya terdapat sedikit interaksi antara kelompok peserta.

MENERAPKAN PERTANYAAN DAN JAWABAN

Karena tujuan dari teknik Pertanyaan dan Jawban adalah untuk merangsang peserta mengalami proses berpikir setapak demi setapak, adalah penting untuk mendorong semua peserta menjawab pertanyaan. Dalam rangka mencapai ini, tugas terpenting anda adalah menciptkana iklim keprcayaan. Dengan demikian, anda harus menerapkan prinsip-prinsip berikut ini: Menyiapkan pertanyaan-pertanyaan anda Memberikan penguatan yang positif Tidak pernah bereaksi berlawanan terhadap jawaban yang salah Mendorong jawaban non-sukarelawan (non volunteer)

Menyiapkan pertanyaan-pertanyaan anda Mengajukan pertanyaan yang dapat dijawab

Mendorong peserta untuk menjawab pertanyaan adalah yang paling sulit pada awal sessi peserta. Dengan latihan, bila anda merupakan orang yang baru bgi peserta. Dengan demikian siapkan pertanyaan-pertanyaan anda sedemikian rupa, sehingga peserta-peserta dapat menanggapi secara tepat dan benar, bila mereka dipersilakan untuk menanggapi.

34

Terdapat beberapa cara untuk mendapatkan tanggapan yang benar: Anda dapat memulai dengan pertanyaan terbuka yang memerlukan jawaban yang pendek, menuju kepada pertanyaan yang memerlukan tanggapan lebih panjang. Singkatnya, anda mulai dari pertanyaan tertutup menuju pada pertanyaan yang lebih terbuka. Anda dapt juga memulai dengan pertanyaan terbuka, karena peserta-peserta paling tidak akan memberikan tanggapan, yang memungkinkan anda memberikan umpan balik yang positif. Suatu butir permulaan mungkin juga agak mudah pertanyaan evaluasi, karena kebanyakan peserta menanggapi pertanyaan-pertanyaan yang berkenan dengan penilaian, standar, atau opini.

Gambar 4 ajukan pertanyaan pertanyaan yang dapat dijawab

Mengembangkan pertayaan yang baik memerlukan persiapan. Sesudah anda merancang sebuah pertanyaan tersebut pada anda sendiri sebagaimana anda di depan kelas. Lihatlah seberapa masuk akalnya. Anda sering mengetahui pertanyaan-pertanyaan yang jelek, terminologi yang keliru, atau kesalahan lainnya, jika anda mengetahui dan mendengar pertanyaan. Buatlah pertanyaan yang pendek; Rumuskan pertanyaan anda dengan bahasa sederhana dan jelas;

35

Ajukan tidak lebih dari satu pertanyaan pada saat yang sama; hanya mengajukan pertanyaan yang dapat dijawab oleh peserta; buatlah pertanyaan dengan urutan yang masuk akal; pertama-tama ajukan pertanyaan, kemudian mempersilakan peserta untuk menjawabnya; sebarkan pertanyaan dengan merata keseluruh kelompok, tetapi hindarkan urutan yang tetap

MENDORONG TANGGAPAN NIR-SUKARELAWAN (NON-VOLUNTEER)

Melibatkan peserta nir-sukarelawan

Jika anda memperhatikan peserta dengan hati-hati selama sessi tanya-jawab, anda akan sering menjumpai bahwa sessi tnya-jawab didominasi oleh sedikit peserta dan selebihnya cenderung tetap diam. Inilah yang anda dapat lakukan untuk melibatkan peserta yang nir-sukarelawan: Mempersiapkan peserta secara langsung. Ketika anda melakukan, ajukan pertanyaan-pertanyaan yang anda pikir peserta akan dapat menjawab pertanyaan. Sebagai contoh, ajukan pertanyaan yang merupakan bidang miant mereka. Ketika pertanyaan telah dijawab dengan benar, berikan umpan balik positif yang banyak.

04

Menanyakan peserta yang mengangkat tangan mereka setiap anda mengajukan pertanyaan untuk mencegah supaya jangan menanggapi dalam lima menit berikutnya, karena ingin mendengar opini peserta lain juga. Dengan melakukan demikian, anda dapat membentuk prilaku peserta yang telah terdorong secara memadai untuk berperan serat dan anda menciptakan kesempatan bagi peserta yang nir-sukarelawan.

Teknik Menyebut dan Mendaftar

Teknik menyebut dan mendaftar melibatkan pelatih dan mengajukan suatu pertanyaan kemudian peserta menyebutkan jawaban yang secara berurutan termuat dalam daftar yang ada pada papan atau flipchart (kertas yang memuat catatan informasi). Teknik ini diterapkan selama sessi paripurna, terutama ketika memperkenalkan topik atau latihan baru. Ini dapat digunakan untuk:

Melibatkan peserta dalam mengidentifikasi aspek-aspek yang berbeda dari suaut subyek; Mendorong mengingat topik yang telah didiskusikan sebelumnya dan mempertautkan topik-topik tersebut dengan apa yang akan berlangsung kemudian.

36

MENERAPKAN TEKNIK MENYEBUT DAN MENDAFTAR Segi utama dari menyebut dan mendaftar adalah bahwa anda menggelar pengetahuan dan pengalaman kini dan bahwa anda mengaitkan keduanya dengan topik yang didiskusikan. Dengan demikian, menyebut dan mendaftar mempunyai dua tahapan: Periode Pertanyaan dan Jawaban Periode Mempertautkan Tahap 1 : Periode Pertanyaan dan jawaban Selama periode Pertanyaan dan Jawaban, adalah penting untuk mendapatkan gagasan secara cepat dan menciptakap serta memelihara suasana yang hidup.

1

Ajukan pertanyaan kepada seluruh kelompok, atau tulislah pertanyaan. Karena pertanyaan anda akan mendatangkan jawaban yang berbeda-beda, gunakan pertanyaan baik yang terbuka atau pertanyaan evaluasi. Sebagai contoh: “jenis naskah apakah yang ditulis dalam sebuah kantor?” “Alasan-alasan apakah bagi pemakai air tidak memelihara pompa air mereka?” “Apa lagikah yang membedakan metode pelatihan?”

2

Tulislah jawaban-jawabannya pada flipchart atau papan tulis. Dengan membelakangi hadirin, tulislah secepat mungkin. Cobalah untuk tidak merubah susunan kata peserta. Sering kali daftar ini lebih baik dikerjakan oleh peserta-peserta, sehingga anda dapat tetap menjaga memberikan dorongan dan momentum yang diperlukan.

3 4

Memberikan dorongan dengan mengangguk, mengatakan seperti “ya”, “pasti”, dsb.

5

Berhentilah apabila anda merasa bahan pada flipchart atau papan tulis telah cukup. Jika anda merasa bahan tersebut tidak memadai, lengkapilah daftar anda sendiri tanpa “menyinggung perasaan” peserta.

Membantu dan memustkan kembali proses pemilihan kata yang telah ditulis dan memperluas kata-kata tersebut (mendorong). Tambahkan satu pendapat anda, jika telah mulai berlangsung lamban.

Gambar 6 Daftar jawaban-jawaban atas pertanyaan

37

Tahap 2 : Periode Mempertautkan Selama periode mempertautkan, ikutilah sebagai berikut:

1

Menjernihkan dan menjelaskan Jika terdapat perbedaan pendapat yang perlu penjelasan, tanyakan penjelasannya “Dapatkah anda memberikan sebuah contoh dari ...” “Apakah persisnya yang anda maksud dengan ...” Jika pendapat perlu dijernihkan, tanyakan : “Apakah kita memasukan ... dengan ...?

2

Mengorganisikan Dalam keadaaan tertentu, bila anda telah menanyakan aspek-aspek yang berbeda dari sebuah topik atau masalah (“Jenis naskah apakah yang tertulsi dalam kantor?, “Apakah yang dapat menjadi alasan untuk ...”) dan jika pertanyaan anda telah mendatangkan suatu rentang jawaban yang saling tumpah-tindih (overlapping), kurangilah jumlah jawaban-jawabannya dengan menuliskan ulang daftar tersebut. Cobalah cari satu judul untuk mencakup jawaban-jawaban tersebut saling tumpah-tindih. Jika anda tidak mengoganisasikan jawaban, peserta akan mulai bingung bagaimana harus menangani daftar panjang yang tertulis. Atau, daripada anda melakukan kegiatan ini, mintalah peserta untuk mengerjakan ini: “Jika melihat pada daftar ini, jenis naskah yang manakah berkaitan dengan opini anda?” atau: “Jika melihat daftar ini, adakah yang saling tumpah-tindih diantara naskah tersebut?”

3

Mengaitkan dengan topik berikutnya Jelaskan apa yang akan dibicarakan kemudian kemudian dan jelaskan kaitan antara jawaban pada flipchart dan apa yang harus diikuti. Cara kerja anda ini akan tergantung apda apakah anda hanya ingin mendorong ingatan pengetahuan yang ada dan mengaitkannya dengan butir berikutnya, ataukah tujuan anda adalah untuk melibatkan peserta dalam mengidentifikasikan aspek-aspek yang berbeda dari sebuah topik. Jika alasan yang pertama, anda harus menjelaskan kaitan anda sendiri. Misalnya: “Kita telah menyegarkan ingatan kita pada metode-metode pelatihan yang berbed; berikut ini kita akan membahas metode-metode yang mana yang sesuai dengan pengembangan keterampilan tangan”.

38

Memberikan batu loncatan

Jika alasan yang kedua dimana tujuan anda adalah untuk melibatkan peserta dalam peserta dalam mengidentifikasikan aspek-aspek dalam yang berbeda dari sebuah topik atau masalah, tugas anda adalah menanyakan peserta dengan menyarankan kaitan antara jawaban pada flipchart dan topik berikutnya. Anda mengerjakan ini dengan menyajikan batu lompatan yang memungkinkan peserta untuk menghubungkan kaitan tersebut. Ini berarti : Memberikan indikasi tentang apa yang diikuti, dan Memberikan isyarat mengenai hubungan apakah harus dicari peserta. Tandailah kaitan yang diidentifikasi oleh peserta dengan pena berwarna. Sebagai contoh: BATU LOMPATAN

“Berikut ini, kita kan mendistribusikan susunan naskah yang mungkin. Susunan naskah yang ditentukan oleh tujuannya. Kebanyakan tujuan naskah adalah: mengkonfirmasi, meyakinkan, dan meningkatkan diskusi.

MENANYAKAN KAITAN

Jenis naskah yang manakah yang telas anda daftar mempunyai tujuan pokok mengonfirmasikan kepada orang lain? Yang mana yang meyakinkan? Yang mana yang meningkatkan diskusi?” Gambar 7 Minta para peserta untuk mengaitkan jawaban-jawaban

Kemudian menyimpulkan dengan meningkatkan sessi dan menuju pada topik berikutnya: “Kita telah mengidentifikasi jenis naskah yang berbeda-beda yang dihasilkan dalam kantor anda, dan kita berkesimpulan bahwa jumlah terbanyak dari naskah tersebut adalah mengkonfirmasikan kepada orang lain. Oleh karena itu, marilah kita mulai dengan melihat pada susunan naskah yang bertujuan untuk mengkonfirmasikan kepada orang lain”.

39

05 Kerja kelompok kecil

Buzz Group Buzz Group adalah teknik tanya-jawab yang paling tidak dikendalikan oleh instruktur. Teknik membagi kelompok ke dalam kelompok-kelompok kecil (2 atau 3 orang), mengajukan sebuah pertanyaan kepada mereka, biarkan mereka mendiskusikan pertanyaan (dengan seorang peserta mencatat), kemudian menyajikan dan mendiskusikan jawabannya. Tujuan dari Buzz Group Tujuan dari Buzz Group adalah mengaktifkan peserta, memantapkan tingkatan pengetahuan dan pengalaman sekarang, menguji pemahaman, atau melibatkan peserta dalam berpikir tenang kemungkinan pemecahan, atau pendekatan-pendekatan pada masalah. Buzz Group seringkali direncanakan dalam kuliah, latihan, telaah kasus (case study) dan loka karya. Buzz Group dapat berguna pada awal suatu kursus, bukan hanya untuk memantapkan tingkat pengetahuan dan pengalaman saja, melainkan juga karena pada awal kursus, peserta biasanya segan untuk berperan serta sepenuhnya dalam sessi Pertanyaan dan Jawaban paripurna atau Menyebut dan Mendaftar. Buzz Group juga dapat diterapkan pada awal suatu sessi, ketika perubahan subyek (baik menyimpulkan subyek atau memulai subyek baru), atau ketika memulai kembali setelah istrahat. Teknik ini sangat bermanfaat bilamana peserta sangat sedikit terlibat, atau dalam kasus sebaliknay, bilamana peserta berbicara terlalu banyak.

Pengendalian instruktur lemah

Dengan Buzz Group, peserta memberikan masukkan bagi bagian terbesar. Peran dari instruktur adalah memudahkan proses pembuatan daftar, diskusi, organisasi dan evaluasi gagasan-gagasan. Instruktur harus mendorong komunikasi diantara kelompok peserta.

40

MENERAPKAN BUZZ GROUP Buzz Group terdiri dari dua tahap: Kerja kelompok Diskusi Tahap 1 :

Kerja Kelompok (5-10 menit) Tulislah sebuah pertanyaan yang jelas pada suatu flip-chart atau tulislah pertanyaan tersebut pada kertas. Karena anda ingin mendatangkan beberapa tanggapan, gunakan suatu pertanyaan terbuka atau pertanyaan evaluasi. Katakan pada peserta bahwa dalam kelompok-kelompok yang kecil. Katakan pada peserta bahwa mereka mempunyai kurang lebih 5 – 10 menit untuk berdiskusi dalam kelompok-kelompok yang kecil. Katakan kepada setiap kelompok untuk menunjuk setiap peserta untuk mencatat.

Bagilah kelompok-kelompok tersebut berpasangan dua atau tiga orang. Jangan mengistrahatkan kelompok, semua peserta tetap duduk di kursi masing-masing. Kelompok mendesak perlu bantuan. Lanjutkan sampai kelompok-kelompok kehabisan gagasan. Panggilah kelompok bersama-sama dalam suatu sessi paripurna.

Gambar 8 Kerja dalam kelompokkelompok kecil, kemudian adakan tukar menukar informasi dalam sesi paripurna

Tahap 2 :

Kerja Kelompok (5-10 menit) Segera membuat inventaris kerja kelompok: mintalah satu kelompok melaporkan, kelompok yang lain menambahkan. Tuliskan pendapat-pendapat pada sebuah flip-chart. Janganlah mengubah kata-kata yang panjanglebar dari peserta, bila anda menuliskan apa yang mereka katakan pada anda, karena akan demotivasi (kurang mendorong). Jika yang dilaporkan suatu kelompok tidak sangat khusus, atau jika anda tidak tahu, mintalah penjelasan (“Apa yang anda maksud dengan ..., Dapatkah anda memberikan sebuah contoh dari ...”). dalam hal tanggapan panjang, ringkaskan jawaban dan periksalah jika ringkasan anda benar : “Apakah ini yang baru saja anda katakan?”

41

Meriksalah daftar dan doronglah suatu diskusi singkat pada setiap pendapat utama dengan mengajukan pertanyaan seperti; “Apalah yang menyebabkan anda mengatakan demikian?” “Apakah peserta yang lain mempunyai pengalaman yang sama?” Cobalah anda sendiri mengasumsikan suatu peran yang positif. Hanya setelah peserta mendiskusikan gagasan-gagasan mereka, anda dapat menambah komentar anda jika perlu. Ingatlah bahwa peran anda bukanlah peran sebagai spesialis selama sessi ini. Masukkan-masukkan harus datang dari peserta. Anda dapat mempertimbangkan untuk menanyakan satru kelompok yang ada untuk menganggap petunjuk dalam memudahkan pertukaran informasi status sebagai “pengamata/ pencatat”. Meringkaskan pendapat-pendapat pokok yang telah didiskusikan dan kaitkanlah dengan apa yang akan terjadi kemudian.

42

Training Of Trainers

04 METODE PERAGAAN

01 Apakah Peragaan itu ? Digunakan untuk memberikan teori yang diperlukan dalam praktek

Segi utama dari metode peragaan adalah bahwa peragaan itu menggabungkan kata-kata dan tindakan-tindakan :

INSTRUKTUR MEMPERLIHATKAN DAN MENGGUNAKAN PROSEDUR PERALATAN SAMBIL MENERANGKAN.

Gambar 1: Mengatakan dan memperlihatkan

43

P

eragaan seringkali dipergunakan dalam pendidikan kejuruan, pertanian dan rumah tangga, karena melalui peragaan, pengetahuan, sikap dan keterampilan disampaikan pada waktu yang bersamaan. Mengapa awak pesawat terbang diwajibkan untuk memeragakan penggunaan jaket penyelamat dan masker oksigen? Instruksi-instruksi tertulis yang mengandung gambaran sederhana disediakan di dalam kantong duduk setiap kursi, sehingga semua penumpang dapat membacanya.

Alasannya adalah bahwa dengan melihat seseorang yang memeragakan suatu kegiatan tersebut, terdapat peluang yang lebih baik bahwa penumpang akan dapat menjalankan prosedur-prosedur penyelamatan dalam keadaan darurat, daripada semata-mata membaca selambaran tersebut. Peragaan menggambarkan bagaimana menerapkan metode-metode dan prosedur-prosedur dengan selayaknya.

Peragaan tersebut dapat digunakan untuk: Memperlihatkan perilaku yang pokok untuk melaksanakan tugas tertentu; Merancang standar untuk melaksanakan tugas tertentu; Memperkenalkan teknik-teknik baru; Mendorong peserta-peserta untuk menerapkan keterampilan tertentu mereka sendiri.

Sering dilanjutkan dengan praktek

Metode peragaan biasanya digunakan selama praktek laboratorium, praktek lapangan dan pelatihan praktek kerja (on the job training). Ini karena peragaan menciptakan minat dan keingin-tahuan, serta meningkatkan pengetahuan dan pemahaman, yaitu jika diadakan dengan selayaknya. Apa yang benar-benar tidak sesuai bagi peragaan adalah bila peragaan tersebut untuk meningkatkan keterampilan dalam melaksanakan prosedur tertentu dengan sebenarnya. Dengan demikian, peragaan seringkali digabungkan dengan instruksi-instruksi pekerjaan dan latihan-latihan praktek.

Gambar 2: Peragaan biasanya digunakan dalam praktek di lapangan dan pelatihan di tempat pekerjaan (on-the-job)

Meskipun peragaan mempunyai kegunaan-kegunaan sebagai suatu metode pelatihan, peragaan memiliki kelemahan-kelemahan pula.

44

Peragaan perlu ketersediaan bahan-bahan, peralatan dan alat-alat kantor. Dengan demikian, biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan belajar mungkin tinggi. Lagi pula, peragaan tidaklah mudah untuk digunakan dalam kelompok yang besar, karena dalam kelompok demikian akan sangat sulit untuk mengatur peragaan sedemikian rupa, sehingga setiap orang dapat melihatnya. Di bawah ini, beberapa keuntungan dan kerugian dari metode peragaan : Keuntungan-keuntungan Memungkinkan belajar efisien, karena

peragaan

menuju

Kerugian-kerugian Perlu diselenggarakan dan diprak-

sasaran semua wilayah belajar :

tekkan.

pengetahuan, sikap dan

Tidak tepat untuk kelompok yang

keterampilan.

besar.

Mendorong minat dan keinginta-

Peralatan, bahan-bahan dan alat -

huan.

alat kantor harus disediakan. Biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan belajar makin tinggi.

02

Menyiapkan Peragaan

Suatu peragaan memerlukan persiapam yang hati-hati. Keefektifan peragaan secara langsung berkaitan dengan banyaknya persiapan dari pihak instruktur. Terdapat dua alasan mengapa demikian. Menyerasikan yang dibicarakan dan yang diperagakan

Pertama, terdapat sifat “ganda” dari peragaan. Peserta-peserta akan mengharapkan Anda berbicara dan menerangkan secara terus menerus. Pembicaraan Anda harus mengandung keterkaitan dengan prosedur yang Anda peragakan. Dengan demikian, Anda akan harus menyiapkan baik apa yang akan anda bicarakan maupun apa yang akan Anda peragakan, dan Anda harus menyerasikan keduanya. Untuk menggabungkan tindakan dan ucapan ke dalam suatu penyajian yang lancar, praktek adalah sangat penting.

45

Melibatkan hadirin dalam peragaan

Kedua, jika tujuan Anda adalah untuk meningkatkan keterampilan dalam melaksanakan suatu tugas, Anda harus memikirkan secara hati-hati tentang kemungkinan Anda melibatkan hadirin Anda dalam peragaan. Di luar dari penggunaan pertanyaan-pertanyaan, adakah kegiatan-kegiatan yang hadirin dapat berperan serta? Adakah kemungkinan hadirin memraktekkan bagian-bagian dari prosedur yang Anda peragakan oleh mereka sendiri? Jika menyiapkan suatu peragaan, ikutilah langkah-langkah berikut: Langkah 1

Tentukan apa persisnya yang akan anda peragakan Sebagaimana kuliah, peragaan melibatkan pertimbangan tentang :

Tersedianya waktu Ingatlah bahwa Anda harus mangalokasikan waktu untuk pendahuluan Anda, kesimpulan Anda dan peran serta hadirin. Waktu paling banyak yang Anda habiskan untuk peragaan Anda adalah 80% dari waktu yang tersedia. Lagi pula, pertimbangkanlah bahwa memperlihatkan sesuatu pada umumnya memerlukan lebih banyak waktu daripada sekedar menjelaskan, dan anda mungkin saja harus memeragakan langkah-langkah yang sulit sampai dua atau bahkan tiga kali.

Hadirin Berapa banyaknya mereka? Seberapakah tingkat kemampuan mereka? Apa pengalaman mereka dengan yang akan Anda peragakan (apakah prosedur tersebut baru bagi mereka atau apakah terdapat kebiasaan salah untuk “tidak dipelajari”, kebiasaan apakah itu)? Bagaimana perasaan mereka terhadap subyek peragaan? Bagaimana Anda dapat membuat peragaan menarik minat mereka?

Subyek, menjadikan prosedur sebagaimana adanya

46

Uraikan prosedur kedalam langkah-langkah

Perencanaan untuk peragaan memerlukan anda untuk memecah keterampilan atau kegiatan ke dalam berbagai langkah, dan kemudian mengaturnya dalam suatu urutan yang masuk akal. Dengan demikian, Anda harus menanyakan pada Anda sendiri pertanyaan-pertanyaan sseperti : Langkah-langkah tersebut apa? Bagaimana langkah-langkah tersebut harus dilaksanakan? Sebaik apakah langkah-langkah tersebut harus dilakukan? (apa yang membuat langkah-langkah tersebut semakin baik?) Mengapa standar ini penting (apa yang terjadi jika tidak dilakukan dengan benar?) Langkah-langkah apa yang sulit? Mengapa langkah-langkah tersebut sulit? Dapatkah langkah-langkah tersebut agak disederhanakan? Berapa lama waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan setiap langkah? Dan terakhir, tetapi yang tidak kurang pentingnya : mengapa prosedur tersebut penting? Bagaimana kaitannya dengan pekerjaan sehari-hari hadirin, bagian mereka, atau bagian lainnya? Dalam bentuk hasil-akhir apakah kiranya? Instruktur sering menggunakan formulir yang khusus disiapkan seperti Gambar 3 untuk merencenakan peragaab. Daftar isian ini sangat mudah diisi. Langkah-langkah pengisisannya diringkaskan sebagai berikut : 1. Tuliskan keterampilan yang ingin Anda ajarkan 2. Pecahlah keterampilan itu menjadi langkah-langkah yang merupakan keterampilan. Urutlah langkah-langkah ini dalam susunan yang wajar dalam menampilkan keterampilan yang akan Anda ikuti dengan urutan yang sama ketika Anda menyajikan peragaan di kelas. Pastikanlah agar langkah-langkah ini diungkapkan dengan kata kerja tindakan. 3. Untuk langkah yang kompleks dan sulit, catatlah butir-butir penting atau informasi yang haruss diperhatikan peserta ketika sedang meragaakan setiap langkah. Tindakan pencegahan yang aman dan harus disertakan di sini. 4. Terakhir, catat berapa lama Anda butuhkan untuk meragakan tiap langkah. Hal ini akan memberitahukan berapa lama waktu yang harus dijadwalkan untuk peragaan itu. Kemudian, persempitlah subyek peragaan Anda sesuai dengan peserta dan waktu yang tersedia, serta rumuskan tujuan Anda.

47

PERENCANAAN PERAGAAN TUGAS

LANGKAH-LANGKAH

BUTIR KUNCI

WAKTU

Gambar 3: Perencanaan peragaan

Langkah 2

Susunan Peragaan

Membangkitkan minat dan dorongan

Buatlah rencana untuk pendahuluan. Pendahuluan harus meliputi : Suatu “pemecah es” yang membangkitkan minat dan dorongan (motivasi) hadirin. Ini misalnya dapat berupa hasil akhir dari prosedur, atau bahkan suatu contoh dari hasil akhir yang salah untuk menggambarkan pentingnya metode-metode bekerja yang betul dilakuakan dengan benar dari semula. Maksud peragaan : apakah yang akan dipelajari hadirin? Alasan untuk peragaan : mengapa pelajaran ini penting? Ini dapat berkaitan dengan pekerjaan sehari-hari dari hadirin atau dengan tujuan kursus. Prosedur : apa yang akan Anda kerjakan dan bagaimana. Bagaimanakan urutan topik-topiknya, apa yang akan dikatakan dan apa yang akan dipertunjukkan? Berapa lama jangka waktunya, mkapan hadirin akan dilibatkan, bantuan alat peraga apa yang akan Anda gunakan?

48

TUJUAN

PENGANTAR ISI LANGKAH 1,2,3, DSB HAL-HAL KRITIS PERTANYAAN

KESIMPULAN

Gambar 4: Menyusun Peragaan

Buatlah rencana batang tubuh peragaan Jika tujuan Anda adalah untuk mengajar hadirin bagaimana melaksanakan prosedur yang baru kepada mereka:

Gambarkan ikhtisar dari seluruh prosedur; Langkah 1, langkah 2, langkah 3, dst. Setiap langkah menunjukkan titik apa yang kritis. Berikan waktu yang cukup untuk pengulangan baik untuk langkah-langkah tunggal maupun langkah-langkah serial (mengacu kepada, perencanaan peragaan); Tinjauan terhadap menyeluruh.

prosedur

secara

Jika Anda akan memperbaiki kebiasaan-kebiasaan kerja sekarang:

Akibat-akibat dari kesalahan yang dilakukan (dapat menunjukkan suatu hasil akhir yang salah atau menggambarkan situasi-situasi yang berassal dari kesalahan); Apa yang merupakan kesalahan umum dan, jika berlaku : mengapa mereka membuat kesalah itu; Setiap langkah yang kritis: cara yang benar untuk melakukannya; Gambaran ikhtisar dari prosedur keseluruhan dan langkah-langkah yang kritis. Jika Anda ingin meningkatkan pengetahuan yang berkenaan dengan kemungkinan penerapan suatu mesin atau peralatan:

Peragakan secara singkat penerapan-penerapan yang telah diketahui; Penerapan baru 1, 2, 3, dst. Setiap penerapan menunjukkan bagaimana hal tersebut dapat digunakan dalam pekerjaan sehari-hari dari hadirin, dan ditunjukkan hasil akhirnya jika mungkin. Tinjauan terhadap penerapan-penerapan yang mungkin dilakukan.

“ 49

BUATLAH RENCANA MENGENAI CARA DI MANA ANDA AKAN MENYAJIKAN SETIAP LANGKAH PERAGAAN ANDA

”

Setiap langkah, tunjukkan apa yang

Tindakan-tindakan apa yang perlu ditekankan?

akan Anda katakan, apa yang akan

Bagaimana Anda memberikan untuk penekanan ini? Dengan mengatakan? Dengan menunjukkan gambar-gambar atau lukisan? Dengan mengulangi suatu tindakan Anda sendiri? Berapa kali perlu pengulangan?

Anda tunjukkan, dan apa yang akan Anda minta. Butir-butir lisan apakah yang harus ditekankan? Apakah bermanfaat menuliskan ini pada sebuah flip-chart?

Pertanyaan apa yang akan Anda ajukan? Teknik menanyakan apa yang akan Anda terapkan? Berapa lama Anda merencanakan untuk pertanyaan-pertanyaan?

Buatlah rencana akhir peragaan Pada akhir peragaan, rencanakanlah untuk: Meringkaskan apa yang telah Anda lakukan; Menekankan butir-butir yang kritis dalam melaksanakan prosedur; Mengakhiri dengan suatu catatan yang positip

Langkah 3

Rencanakan bagaimana melibatkan peserta Ada dua cara untuk melibatkan peserta dalam peragaan : Dengan menggunakan pertanyaan Dengan memasukan praktek dalam peragaan Anda Jika tujuan Anda adalah untuk meningkatkan keterampilan hadirin dalam melaksanakan suatu prosedur tertentu, lepas dari penggunaan pertanyaan, Anda harus menawarkan kesempatan pada peserta untuk melakukan dengan sebenarnya prosedur-prosedur tersebut oleh mereka sendiri. Ini tidak hanya akan menguji apakah peragaan Anda berhasil, melainkan praktek oleh hadirin akan memperkuat belajar. Ingatlah pada pramugari yang memeragakan penggunaan jaket penyelamat. Apakah menurut Anda semua penumpang akan dapat memakai jaket penyelamat dengan cepat jika suatu keadaan darurat muncul? Mungkin tidak. Kebanyakan mereka akan mengetahui bagaimana melakukannya, akan tetapi sepanjang mereka tidak memraktekan memakai jaket penyelamat oleh mereka sendiri, mereka akan perlu beberapa saat untuk menemukan jaket penyelamat dari bawah tempat duduk mereka, untuk membedakan antara belakang dan depan, mengetahui tempat tali pengikat, dan sebagainya.

50

Gambar 5: Biarkan para peserta berpraktek

Bagaimana Anda merencanakan keterlibatan peserta aktif akan tergantung pada sumberdaya yang Anda miliki dapat Anda manfaatkan. Jika sumberdaya cukup tersedia, Anda dapat menanyakan ppeserta untuk melaksanakan prosedur secara perorangan, atau dalam suatu kelompok kecil, sementara Anda berkeliling dan memberikan bantuan jika diperlukan.

Jika sumbernya Anda terbatas, Anda dapat menanyakan seseorang untuk maju ke depan dan melaksanakan satu atau lebih langkah dari prosedur tersebut. Akan tetapi, bagaimanapun Anda mengatur praktek, pertimbangkan pedoman berikut ini, jika memerintahkan peserta untuk melaksanakan suatu tugas tertentu:

1. Menyiapkan orang yang belajar Buatlah orang yang belajar senang; Carilah apa yang telah dia ketahui tentang pekerjaan dengan menanyakan: “Apakah ini untuk pertama kalinya anda mengerjakan ini?” Timbulkan minat orang yang belajar dengan : Mengaitkan kegiatan yang dia laksanakan dengan apa yang telah diketahui atau dapat dikerjakan; Membiarkan orang yang belajar mengatakan bagaimana keterampilan ini akan penting dalam pekerjaan 2. Mengatakan (sajikan pengoperasiannya secara lisan) 3. Menunjukkan (peragakan pengoperasian yang tepat) Tekankan butir-butir yang penting; Libatkan orang yang belajar dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan; Membicarakan meskipun sekali pada suatu saat, paling tidak pada awalnya.

51

4. Mengerjakan (suatu uji coba pelaksanaan dengan orang yang belajar mengerjakan pekerjaan) Mempersilakan orang yang belajar menjelaskan setiap langkah sambil melakukannya; Mintalah pengulangan langkah-langkah yang dihilangkan atau butir-butir yang penting; Jika orang yang belajar memasuki permasalahan, cobalah untuk tidak “mengambil alih” dengan mengatakan atau menunjukkan Anda sendiri. Gunakan pertanyaan untuk membantu dia memecahkan masalah tersebut oleh dia sendiri; Menegaskan perilaku yang tepat dengan memberikan umpan balik yang positip. 5. Tinjau ulang Biarkan orang yang belajar meninjau kinerja (pelaksanaan) pekerjaannya. Tanyakan kepada dia bagaiman itu berlangsung dan langkah yang mana yang harus diberikan perhatian lebih. Tunjukkan dengan bijaksana keterbatasan-keterbatasan yang tidak diketahui orang yang belajar; Tekankan apa yang telah berjalan baik darinya.

Langkah 4

Merencanakan dan Menyiapkan bantuan Alat-alat Peraga, Peralatan dan Perbekalan

S

etiap langkah menunjukkan bantuan alat bantu visual dan peralatan apa yang Anda perlukan. Jika hasil akhir dari prosedur adalah hasil yang dapat dipertunjukkan, masukkan dalam daftar Anda tersebut. And dapat menunjukkan pada awal peragaan untuk mendorong peserta, pada akhir peragaan selama kesimpulan akhir, dan/atau Anda dapat mempertunjukkannya dalam ruangan kelas di tempat si mana hadirin dapat mempelajarinya.

Gambar 6: Tunjukan bagaimana kelihatannya hasil akhir

Selanjutnya, siapkan flip-chart dan alat-alat bantu visual lainnya yang akan Anda ingin digunakan, dan kumpulkan peralatan serta perbekalan lainnya yang anda perlakukan. Apakah bantuan alat peraga mudah dibaca? Apakah peralatan yang ada berfungsi semestinya? Apakah semua alat peraga dapat dilihat?

52

Langkah 5

Melakukan Latihan (Geladi Resik) Lakukanlah suatu uji coba peragaan. Ini akan membantu Anda untuk memantapkan bilamana penyempurnaan perlu dilakukan. Apakah tindakannya serasi dengan penjelasan? Apakah Anda menggunakan perlengkapan secara mahir? Apakah urutan kegiatannya masuk akal? Apakah cukup imbang antara pembicaraan dan perlihatan alat peraganya? Apakah tidak terlalu banyak barang yang terlihat pada pedoman-pedoman yang berkenaan dengan sikap tubuh, kontak mata, suara, kecepatan berbicara? Jika perlu, perbaikilah penyajian Anda.

03 Menyajikan Peragaan Jika menyajikan peragaan, perhatikan butir-butir berikut : Katakanlah apa yang akan Anda pertunjukkan, katakan apa yang akan Anda perlihatkan, dan katakan apa yang telah Anda tunjukkan. Apabila terjadi kesalahan: jangan panik! Jangan berusaha untuk menghapus kesalahan tersebut. Gunakanlah itu sebagau suatu kesempatan untuk belajar. Katakan apa yang dapat Anda lakukan untuk mencegahnya. Yakinlah bahwa setiap orang dapat melihat dan mendengar. Bangunlah suasna yang tegang dan penuh ingin tahu dengan mengajukan pertanyaan dan tanya jawab. Jelaskan peristilahan yang baru gunakan bahasa yang sederhana.

dan

Katakan apa yang harus Anda lakukan, bukan apa yang tidak akan anda lakukan. Dalam keadaan tertentu di mana menjelaskan suatu prosedur yang baru pada orang,

53

batasi pada hanya satu pesan. Dengan mengatakan kedua hal baik yang harus dikerjakan maupun yang tidak boleh dikerjakan, Anda akan membingungkan hadirin anda. Tekankan butir-butir yang kritis dengan mengatakan : pada tahap ini, adalah penting untuk .... Tetaplah menjaga kontak mata dengan hadirin. Bedakan volume dan nada suara dan kecepatan berbicara Anda. Libatkan hadirin dengan menggunakan teknik-teknik dan tanya-jawab. Tunjukkan antusiasme Anda. Bila Anda memasukkan praktek oleh para peserta : - Siapkan orang yang akan belajar - Katakan, tunjukkan, kerjakan dan tinjau ulang - Jangan pecahkan persoalan dia, malahan ajukan pertanyaan-pertanyaan.

Training Of Trainers

05

PRINSIP-PRINSIP PELATIHAN

01

Apakah Latihan Itu?

YANG KITA DENGAR KITA LUPAKAN “APAAPA YANG KITA LIHAT KITA INGAT APA YANG KITA LAKUKAN KITA MENGERTI

”

Apakah anda masih ingat dengan peribahasa pelatihan ini ? Melalui latihan,

teori menjadi bagian dari pikiran dan tindakan

Latihan terutama berkaitan dengan “mengerjakan”. Latihan memungkinkan peserta mengintegrasikan teori dan pedoman/petunjuk yang diberikan kepada peserta dengan melaksanakan tugas tertentu. Mengintegrasikan berarti : memproses teori dan pedoman sedemikian rupa, sehingga anda tahu dan paham keduanya, dan anda lebih dapat menerapkan keduanya. Dengan kata lain : teori dan pedoman tersebut menjadi bagian dari pikiran dan tindakan anda. Terdapat banyak latihan yang berbeda-beda. Kenyataannya, “Latihan” merupakan suatu peristilahan bersama untuk kegiatan pelatihan yang membangkitkan tanggapan aktip pada senagian peserta. Peristilahan latihan, dengan demikian, juga termasuk metode pelatihan seperti : Tanya jawab, praktekan laboratorium, paraktek lapangan, telaah khusus, permainan peran, simulasi dan permainan. Gambar 1 Latihan menyangkut (dengan) mengerjakan

1

54

Inilah beberapa contoh latihan : Membuat kalkulasi Merakit bagian-bagian mesin Menelaah suatu gambaran situasi dan Menganalisis masalah Menghasilkan kemungkinan pemecahan-pemecahan Memberikan pelajaran dengan mikro-teaching Diluar dari sepuluh pemecahan masalah yang ada dalam daftar, pilihlah tiga yang paling tepat untuk situasi ini dan jelaskan pilihan anda tersebut.

M

engapa anda meminta peserta untuk melaksanakan tugas tertentu, bila anda telah mengatakan pada mereka bagaimana melaksanakannya ? jika mereka tahu bagaimana melakukan itu, bukankah mereka harus dapat melakukannya dengan benar ? Walaupun begitu, seringkali tidak demikian yang terjadi. Alasan yang paling penting mempertimbangkan latihan dalam pelajaran anda adalah bahwa terdapat perbedaan yang besar antara “telah diberitahu” dan “mengerjakan sendiri”. Mengerjakan memerlukan lebih dari sekedar mendengarkan seseorang yang mengatakan bagaimana mengerjakannya. Lukislah diri anda sendiri yang sedang duduk dalam aula ceramah mendengarkan seseorang yang menjelaskan bagaimana mengambil

sampel darah dari pasien. Penceramah sangat mendalam dan memanfaatkan dengan baik alat bantu peraga untuk menekankan hal-hal yang penting dan teknik-teknik tertentu. Pada akhir ceramah anda telah diberitahu masalah-masalah yang mungkin anda hadapi, pemilihan urat darah yang sangat halus, dan cara memegang alat penyemprotan. Apakah anda dapat mengambil sampel dari pasien dengan berhasil ? barangkali tidak. Sekarang, bayangkan memegang alat penyemprot ditangan dan rasakan tangan pasien anda untuk mencari urat darah yang halus. Anda dapat merasakan tekstur (susunan) kulit, ukuran dan kedalaman pembuluh darah. Anda dapat melihat keseluruhannya pada muka pasien anda. Kesan ini tidak dapat diajarkan oleh penceramah, tetapi mengalaminya sendiri akan memungkinkan anda menjadi semakin ahli dalam tugas anda.

Keahlian belajar

Hal yang sama juga berlaku bagi semua keahlian, apakah berkaitan dengan keterampilan tangan, keahlian intelektual seperti masalah mendiagnosa dan menganalisis, atau keterampilan social seperti berkomunikasi. Peserta perlu diberi kesempatan untuk berinteraksi dengan tugasnya, untuk belajar dengan melakukan, mengembangkan pengalaman nyata, daripada hanya dengan latar belakang yang abstrak. Hanya melalui praktek, teori menjadi suatu bagian yang terintegrasi dari pemikiran dan kinerja peserta

Latihan merupakan hal yang

Oleh karena tujuan pelatihan adalah membuat orang melaksanakan tugas mereka dengan cara yang lebih efisien dan efektif, latihan-latihan menjadi sangat penting dalam setiap kursus pelatihan.

memerlukan praktek

utama dalam pelatihan

55

Pelaksanaan tugas perlu keterampilan, dan keterampilan hanya diperoleh melalui praktek, melalui latihan. Ini berarti bahwa selama tiap kursus pelatihan, anda harus memberikan sebanyak mungkin latihan kepada peserta. Latihan mendorong minat dan motivasi, karena kduanya menciptakan kesempatan bagi peserta untuk bereksperimen dalam lingkungan yang aman dengan teknik-teknik yang baru atau berbeda, pendekatan-pendekatan atau metode-metode kerja yang mereka perlukan dalam pekerjaan sehari-hari. Meskipun latihan merupakan bagian penting dari setiap sessi pelatihan, dalam praktek berangkali terdapat dua masalah dalam latihan. Pertama, latihan perlu lebih banyak waktu daripada ceramah atau peragaan, dan kedua, beberapa latihan lebih efektif diterapkan dalam kelompok yang kecil dibandingkan dengan dalam kelompok yang besar. Namun demikian, ini tidak berarti bahwa latihan tidk dapat digunakan dalam kelompok yang besar. Banyak orang berpendapat bahwa kecuali anda mempunyai dua instruktur dalam satu kursus, anda akan menghadapi kesulitan waktu untuk melakukan latihan yang dapat dikelola dalam kelompok dengan 20 peserta. Ini tidak benar, terdapat banyak latihan dan terdapat banyak cara dalam mana latihan-latihan tersebut dapat diterapkan bahkan untuk kelompok yang besar sekalipun.

02

Jenis Latihan Orang Dewasa

S

ebagaimana dikatakan, latihan memungkinkan peserta untuk mengintegrasikan teori dan pedoman, sehingga ini menjadi bagian dari pikiran dan tindakan peserta. Bila integrasi berlangsung dengan sukses (jika peserta tahu, paham dan dapat menerapkan), terjadi peningkatan dalam keahlian yang dapat dilihat dalam perubahan kinerja- dan inilah tujuan dari pelatihan itu. Lantas bagaimana sebagai seorang instruktur anda dapat membantu peserta dapat mengintegrasikan informasi sedemikian rupa, sehingga mengarah pada perubahan dalam kinerja

Melaksanakan tugas memerlukan kegiatan mental yang berbeda-beda

Pertama, adalah penting untuk memahami bahwa melaksanakan suatu tugas perlu beberapa kegiatan mental yang berlangsung pada saat yang sama. Terdapat enam kemungkinan kegiatan mental yang dapat terlibat dalam melaksanakan suatu tugas : Mengetahui: informasi

mampu

menghasilkan

ulang

Memahami: memperluas

menjelaskan, menterjemahkan,

Menganalisis: mampu mengenali bagian-bagian dari suatu keseluruhan Mensintesis: mampu mengatur bagian-bagian menjadi suatu keseluruhan Mengevaluasi: mampu mengkaji dan mengembangkan pemecahan-pemecahan dan ide-ide baru Menerapkan: mampu melaksanakan dan menyelenggarakan tugas sambil menerapkan teori dan petunjuk/pedoman (keterampilan)

56

Kegiatan mental yang mana harus berlangsung, tergantung pada sifat tugas yang dilaksanakan. Semakin sulit tugasnya, semakin melibatkan pemikiran dan penilaian pribadi, dan semakin banyak kegiatan mental yang diperlukan untuk melaksanakantugas. Untuk menentukan informasi yang mana harus dimasukkan dalam ceramah anda, dan yang mana harus ditinggalkan, ambillah langkah-langkah berikut ini:

Menempelkan sejumlah perangko pada surat yang mempunyai berat berbeda-beda merupakan tugas mudah yang hanya memerlukan pengetahuan (bagimana menimbang surat, memeriksa berat dan mengambil perangko dimeja, dan menempelkan perangko tersebut pada tempatnya di surat) dan penerapan (berat surat yang sebenarnya dan memilih sejumlah perangko yang diperlukan untuk ditempelkan). Penilaian pribadi tidak diperlukan untuk pelaksanaan tugas ini, ini merupakan pelaksanaan yang baku yang memerlikan tidak lebih daripada sekedar mengikuti dengan hati-hati petunjuk yang tertulis Mendistribusikan secara mandiri surat yang baru masuk kepada bagian masing-masing merupakan tugas yang barangkali perlu lebih dari sekedar pengetahuan dan penerapan. Tentu saja akan terdapat banyak standar surat yang baru masuk yang dapat ditujukan kepada bagian yang layak dengan mudah, akan tetapi untuk menangani surat yang tidak baku dengan benar, orang perlu mengerti kerja bagian masing-masing terdiri dari apa saja. Di samping itu, orang harus menganalisis isi dari surat yang baru masuk, untuk membedakan antara isi pesan atau permintaan yang berbeda-beda, agar dapat menentukan apakah salinannya harus dikirim kepada beberapa bagian atau tidak. Menulis surat secara mandiri berdasarkan pada instruksi singkat seperti apa isinya, seharusnya merupakan contoh dari tugas yang memerlukan sintesis (mengatur bagian-bagian komponen pesan ke dalam surat). Di samping itu, untuk membuat surat, pengetahuan diperlukan (bagaimana mengalamatkan, menyusun, merumuskan dan menata letak) dan memahami (petunjuk dan instruksi menulis surat) serta penerapan (menulis surat sambil menerapkan petunjuk menulis surat). Dan menyimpulkan erial contoh ini : membuat suatu tata letak yang baru untuk surat-surat perusahaan merupakan tugas yang melibatkan evaluasi (dari tata letak yang ada), sintesis dan penerapan (merancang tata letak baru yang sebenarnya). Dan ini hanya dapat dikerjakan dengan berhasil, bila ada pengetahuan dan pemahaman dari prinsip-prinsip menyusun tata letak.

57

Pelaksanaan pekerjaan efektif, bila semua kegiatan mental dilakukan dengan berhasil

Suatu tugas hanya akan dilaksanakan dengan efektif dan efisien, bila semua kegiatan mental yang diperlukan untuk tugas itu dijalankan dengan sukses. Dengan demikian, sebagai instruktur anda harus membuat kegiatan-kegiatan mental ini dapat berlangsung dan harus memeriksa apakah kegiatan-kegiatan tersebut berlangsung dengan berhasil. Disinilah latihan hadir. Latihan menghendaki kegiatan pada sebagian peserta, latihan meminta peserta mengerjakan sesuatu dengan teori dan pedoman yang telah anda berikan kepada mereka. Latihan yang berbeda mendorong kegiatan mental yang berbeda pula. Inilah contoh-contoh kegiatan yang anda dapat minta dalam latihan-latihan :

1 4 Latihan memberikan kegiatan yang diperlukan dan memberikan kesempatan untuk memeriksa apakah belajar telah berlangsung

Mengetahui Mendaftar Menamai Mengingat Menuliskan Mengatakan

Mengevaluasi Memilih Mempertahankan Menyerang Mengkaji Menentukan

2 5

Memahami Menjelaskan Memberikan sebuah contoh Mengklarifikasikan Menghubungkan Mewakili

Mensistesiskan Mengkombinasikan Menyimpulkan Mengorganisasikan Mengembangkan Memperbaiki

3 6

Menganalisis Membandingkan Memerinci Mengenali Mengidentifikasi Membedakan

Menerapkan Membuat Menyiapkan Menghasilkan Memperagakan Membangun

Latihan tidak hanya memberikan kegiatan yang diperlukan untuk menintegrasikan informasi, melainkan juga memungkinkan instruktur dan peserta memeriksa apakah pengintegrasian telah berlangsung dengan sukses, yaitu: apakah kegiatan-kegiatan mental yang berbeda dilaksanakan dengan memuaskan. Marilah kita lihat dengan mengambil contoh sederhana, bagaimana kita dapat membuat perubahan dalam kinerja melalui penggunaan latihan, dan bagaimana kita dapat mengukur apakah pengintegrasian telah berlangsung dengan berhasil. Misalnya anda telah memberi ceramah tentang bagaimana menyiapkan masakan sate. Tujuan anda adalah memungkinkan peserta membuat sate yang lezat. Mula-mula anda bertanya kepada anda sendiri : kegiatan mental yang mana yang diperlukan untuk membuat sate yang lezat? Dalam hal ini kegiatan mental yang paling penting adalah :

58

Mengetahui

membuat daftar emat langkah dalam menyiapkan sate. Menulis waktu memasak untuk setiap satu dari empat jenis sate yang berbeda-beda. Bagaimana cara membuat sate?

Gambar 2 Latihan menuju pemahaman Memahami

menjelaskan mengapa mengasinkan daging adalah penting. Sejutulah anda dengan pernyataan berikut ini : “Jika seseorang membuat daftar besarnya api, waktu memasak dapat dikurangi dari 10 hingga 5 menit”. Jelaskan jawaban anda.

Menerapkan

menyiapkan sate, menerapkan petunjuk-petunjuk yang telah diberikan kepada anda.

Gambar 3 Latihan menuju penarapan

A

nda dapat melihat apakah peserta benar-benar tahu dan paham apa yang telah anda katakan pada mereka dengan melihat hasil-hasil latihan yang ditujukan untuk mengetahui dan memahami. Anda hanya dapat menemukan “bukti” yang nyata apakah peserta benar-benar dapat menyiapkan sate yang lezat dengan melihat hasil latihan yang ditujukan pada penerapan. Hanya dengan melihat pada sate yang disajikan oleh peserta dan dengan mencicipi sate, anda akan daat melihat apakah benar-benar ada peningkatan keterampilan.

59

Dengan kata lain : apakah anda telah mencapai tujuan belajar anda. Dalam kursus pelatihan, anda akan sering melihat bahwa latihan mengikuti suatu urutan tertentu. Pada awal session, kebanyakan anda kan menjumpai latihan yang ditujukan untuk memantapkan pengetahuan dan pemahaman, sementara selama session, latihan berlangsung untuk mendorong analisis, sistesis, evaluasi dan penerapan.

03

Bagaimana Mengajar Orang Dewasa

Memahami enam kegiatan mental yang berbeda-beda yang terkait dalam pelaksanaan suatu tugas, akan membantu anda dalam memilih latihan yang tepat untuk session latihan yang anda sampaikan. Untuk memilih latihan yang tepat, anda harus mampu menjawab dua pertanyaan penting : Apakah tugas peserta yang diharapkan akan dilaksanakan? Apakah pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki peserta sekarang?

Tugas-tugas peserta Oleh karena tugas yang berbeda memerlukan kegiatan mental yang berbeda-beda dan dengan demikian memerlukan latihan yang berbeda pula, penting untuk mengetahui tugas peserta yang mana yang diharapkan dilaksanakan dalam pekerjaan mereka sehari-hari.

Gambar 4 Tugas mana para peserta diharapkan untuk melaksanakannya

Sebagai contoh, peserta dalam kursus pelatihan anda pengawas yang baru ditunjuk. Salah satu tugasnya adalah mengawasi pemeliharaan mesin-mesin tertentu. Untuk dapat melaksanakan tugas ini dengan memuaskan, mereka paling tidak harus : Mengetahui untuk mereka sendiri bagaimana pemeliharaan harus dilaksanakan. Dapat mengenali dengan melihat bagian mesin-mesin atau mesin yang mana yang telah dipelihara dan yang mana yang belum. Dapat menjelaskan kepada orang lain bagaimana mereka harus melaksanakan tugas pemeliharaan Sekarang, latihan yang manakah yang tepat untuk kelompok peserta ini?

60

Dalam hal ini, anda barangkali akan memilih latihan anda di luar kategori yang mengarah kepada mengetahui, memahami, menganalisis dan menerapkan : Mengetahui

Contoh : “Buatlah daftar tujuh kegiatan pemeliharaan yang harus dilaksanakan sehari-hari!”

Memahami

Contoh : “Tulislah paling tidak tiga alasan mengapa pemeliharaan itu penting!”

Menganalisis dan menerapkan

Contoh : “Di meja ini anda melihat sekumplan bagian mesin. Catatlah jumlah bagian yang menurut pendapat anda belum dipelihara secara memadai dan jelaskan jawaban anda!”

Menerapkan

Contoh : “Menyiapkan dan menyampaikan peragaan dalam mana anda menunjukan bagaimana melaksanakan pemeliharaan, sementara menerapkan petunjuk-petunjuk untuk menyampaikan peragaan!”

Menyajikan pengetahuan dan pengalaman peserta Seberapa banyak pengalaman yang dimilki peserrta dalam melaksaakan tugas yang diberikan kepada mereka? Seberapa baik mereka mengetahui apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mereka melaksanakan itu? Bagaimanakah kinerja mereka sekarang? Bila kinerjanya tidak cukup memadai, apa yang menyebabkan? Dapatkah anda menunjukan satu atau kegiatan-kegiatan mental yang tidak dilaksanakan dengan berhasil? Bagi seorang instruktur, ini penting untuk diketahui, karena ini akan membantu menentukan keiatan mental yang mana latihan-latihan harus ditujukan. Sebagai contoh, ketika mengajar pengawas yang baru diangkat, anda barangkali akan memilih latihan dengan jumlah yang lebih banyak ditujukan pada pengertian dan pemahaman, kemudian anda akan melakukannya untuk pengawas yang telah mempunyai pengalaman satu tahun atau lebih dalam melaksanakan pekerjaan mereka.

04

Latihan Perorangan atau Kelompok Bila anda telah memilih satu latihan, anda harus menentukan bagaimanakah cara terbaik untuk melaksanakan itu : secara perorangan atau kelompok. Ini melibatkan menjawab dua pertanyaan : Bagaimanakah ukuran kelompok yang tepat? Bagaimana seharusnya kelompok disusun? Ukuran Kelompok tergantung pada sifat larihan

61

Ukuran kelompok ditentukan oleh sifat latihan. Semakin teknis tugas yang anda inginkan agar dilaksanakan peserta, dan semakin memerlukan pemikiran perorangan atau pribadi, semakin kecil ukuran kelompok yang disarankan. Tugas-tugas yang memerlukan penyelidikan ide-ide dan kreatifitas bersama, biasanya dirancang untuk kelompok yang terdiri dari empat atau lima orang.

Gambar 5 Ukuran kelompok tergantung dari sifat latihan

Contohnya, membuat perhitungan adalah suatu tuas yag paling baik dilaksanakan secara perorangan. Di lain pihak, bila mengindentifikasi kemungkinan pemecahan-pemecahan masalah, atau bila mencari sebab-sebab timbulnya masalah, peserta akan beruntung mendapatkan ide-ide dari peserta yang lain, sehingga dalam hal ini kelompok yang terdiri dari empat atau lima orang akan lebih tepat. Kadang-kadang anda ingin menggunakan kelompok yang terdiri dari tigas orang biasanya jika tugas agak teknis yang memerlukan penyelidikan ide-ide, atau jika tugas memerlukan dua orang untuk mengerjakan sesuatu dengan orang ketiga sebagai pengamat.

Anda mungkin harus menyesuaikan dengan ukuran kelompok, tergantung pada jumlah peserta yang ada dalam session pelatihan anda. Jika kelompok tidak dibagi habis, anda mungkin mempunyai sedikit kelompok yang terdiri dari enam orang. Jika ini terjadi, berikan perhatian sepenuhnya khususnya kepada kelompok-kelompok ini. Enam orang sering dibagi lagi dalam 2 kelompok bila pekerjaan dimulai. Oleh karena itu, latihan dirancang untuk kelompok yang terdiri dari enam peserta atau lebih tidaklah lzim, kecuali jika isi program merupakan dinamika kelompok.

Komposisi Kelompok Komposisi kelompok yang kecil sama pentingnya dengan ukuran kelompok dalam melaksanakan belajar. Kelompok dapat terdiri dari orang yang sama atau berbeda. Kelompok yang homogen terdiri dari orang yang serupa dalam satu aspek atau lebih : mempunyai tingkat pengalaman dan keterampilan yang sama, kedudukan dalam hierarkhi yang sama, atau mempunyai jenis pekerjaan yang sama. Kelompok yang heterogen terdiri dari orang yang beraneka ragam dalam pengalaman dan keterampilan, mempunyai pekerjaan yang berbeda, tingkat dalam hierarkhi berbeda, kepemimpinan atau gaya belajar berbeda, atau yang tidak saling mengenal. Tergantung pada sifat latihan, tahap pelatihan dan perlunya penganeka ragaman

Komposisi kelompok memainkan peranan yang penting dalam memantapkan dan memelihara iklim belajar yang baik. Apakah anda akan menyusun kelompok hmogen atau heterogen, tergantung pada sifat latihan, tahap kursus pelatihan, kebutuhan akan penganeka ragaman komposisi kelompok dari waktu ke waktu.

62

SAMA atau BEDA?

Gambar 6 Komposisi kelompok tergantung dari sifat latihan tingkat (stage) pelatihan dan diperlukannya keanekaragaman

Sebagai contoh, bila suatu latihan ditujukan untuk mendapatkan aneka ragam ide dan sudut pandangan, peserta akan beruntung bekerja dalam kelompok yang heterogen. Akan tetapi, jika tugasnya adalah mendiskusikan bagaimana apa yang telah dipelajari dapat diterapkan dalam situasi kerja, kelompok homogen yang terdiri dari orang yang mempunyai pekerjaan yang sama atau bekerja dalam bagian yang sama akan lebih tepat. Sebagai aturan umum, pada awal kursus pelatihan, disarankan untuk mengelompokan orang dengan peserta yang paling tidak mereka kenal, karena : Ini membuka peserta pada ide-ide baru; Ini membantu menghindari pola perilaku yang sudah biasa (misalnya bercanda dengan teman dekat), yang mungkin menunda atau mencampuri proses belajar; Ini membantu peserta bertemu orang lain dengan siapa mereka ingin bekerja; Ini membantu memantapkan kesatuan di antara kelompok sebagai suatu keseluruhan. Pada akhir kursus pelatihan, nermanfaatlah kiranya untuk mengelompokan orang yang bekerja satu sama lain, sehingga mereka dapat mencari cara-cara yang mungkin dapat diterapkan pada apa yang telah mereka pelajari dengan situasi kerja.

63

Training Of Trainers

06

PENGGUNAAN PELATIHAN

01 Bagaimana Memandu Latihan itu ?

S

ementara ceramah dan peragaan diperuntukan bagi menyampaikan informasi, latihan (exercise) memungkinkan peserta untuk memproses informasi, mengintegrasikan informasi dalam pikiran dan perbuatan mereka. Apabila integrasi informasi berlangsung dengan berhasil, terdapat peningkatan keterampilan yang dapat dilihat pada perubahan dalam kinerja (prestasi kerja). Latihan memberikan kegioatan yang diperlukan untukintegrasi informasi.

1

membantu “pelaksanaan” dan refleksi berjalan dengan sukses. Pertama, anda harus memberikan penjelasan kepada peserta tugas yang mana yang harus mereka kerjakan. Kedua, anda harus memantau pekerjaan kelompok atau perorangan. Ketiga, selama tahap pelaporan, anda harus membantu peserta memperluas dan memperjelas belajar diatas apa yang telah diperoleh dalam pekerjaan perorangan atau kelompok kecil. Modul ini memuat tentang bagaimana memenuhi ketiga tugas tersebut.

Suatu latihan terdiri dari dua bagian : bagian “pelaksanaan” selama mana tugas dilakukan oleh peserta, dan bagian pelaporan selama mana refleksi berlangsung pada “pelaksanaan” (dan hasil-hasilnya). Kedua bagian tersebut, “pelaksanaan” dan refleksi, memerlukan kegiatan pada sebagian peserta dan keduanya merupakan hal yang pokok bagi integrasi informasi. Ketika menggunakan latihan selama pelajaran, anda sebagai instruktur memiliki tiga tugas penting yang harus dipenuhi untuk

64

02

Memperkenalkan Latihan

Memperkenalkan suatu latihan berarti : menjelaskan tugas peserta yang diharapkan untuk dikerjakan. Inilah bagaimana anda memberikan instruksi tugas yang efektif untuk peserta : Menjelaskan mengapa latihan itu penting; Menejelaskan tugas; Mengatakan bagaimana tugas tersebut dilaksanakan; Menjelaskan apa yang harus dilaporkan Menjelaskan mengapa latihan itu penting

Misalnya : “ketika menulis laporan, adalah penting menyusun informasi anda dengan cara yang masuk akal. Menulis laporan menjadi jauh lebih mudah, bila anda mempunyai susunan baku yang dapat anda gunakan. Terdapat susunan baku untuk jenis laporan yang berbeda. Sebentar lagi, anda akan mempunyai kesempatan untuk memilih dari susunan-susunan baku ini satu yang anda dapat gunakan untuk laporan yang anda bisa tulis untuk anda sendiri”.

Ketika memperkenalkan latihan, anda harus mulai dengan menjelaskan kepada peserta, mengapa mengerjakan latihan bias penting bagi mereka. timbulkan minat dan motivasi

Memulai instruksi tugas anda dengan mengatakan mengapa latihan itu penting, anda akan dapat menciptakan iklim yang lebih baik dimana peserta didorong untuk belajar. Anda mungkin telah mengahdiri kursus pelatihan dimana instruktur memperkenalkan latihan dengan mengatakan sesuatu seperti : “Saya akan membagi anda ke dalam kelompok-kelompok kecil”. Pernyataan demikian umumnya menyebabkan peserta melakukan dua hal. Pertama, mereka melihat ke kiri-kanan kepada siapa mereka ingin bekerjasama, dan kedua, mereka mungkin merasakan sesuatu yang negatip tentang latihan, sebelum merka telah mendengar tentang latihan tersebut. Peserta sering mempunyai keengganan untuk bekerjasama dengan kelompok kecil, mungkin karena kelompok demikian memerlukan usaha yang berbeda dengan hanya sekedar duduk dan mendengarkan saja. Maka peserta secara alamiah bereaksi pada suatu pengantar yang tiba-tiba terhadap kerja kelompok dengan berpikir : “siapa yang akan bekerjasama dengan saya?”, “Mengapa saya harus mengerjakan ini ?” atau “Oh, tidak lagi!”. Dengan memulai menjelaskan suatu tugas mengapa dengan penolakan ini dengan mudah dihindarkan. Peserta dapat mengetahui segera, mengapa tugas tersebut akan tepat dan bermanfaat. Disamping itu, hindarkan permulaan instruksi tugas dengan mengatakan seperti apa tugas tersebut. Suatu gambaran yang dini dari tugas dapat berakibat penolakan terang-terangan dari suatu tugas atau penerimaan yang semu. Hanya bila peserta melihat manfaat pribadi dari melakukan tugas tersebut, mereka akan siap menerima penugasan yang diberikan kepada mereka.

65

Gambar 1 Jelaskan mengapa ceramah dapat berguna bagi para peserta

jelaskan dari segi pandangan para peserta

Dengan demikian, penjelasan anda mengenai mengapa tugas itu penting untuk dilaksanakan harus mempunyai arti yang masuk akal dan emosional kepada peserta mereka harus dapat mengidentifikasi dengan itu. Suatu pembenaran dalam artian program pelatihan atau kebutuhan akan organisasi , kebanyakan akan tidak menyakinkan hadirin. Apakah anda akan suka melakukan latihan, bila itu diperkenalkan sebagai berikut : “butir berikut program kita hari ini adalah mempraktekan menulis kalimat-kalimat ringkas dan sederhana. Disini terdapat sepuluh kalimat yang terdiri lebih dari 30 kata setiap kalimat. Tugas anda adalah menuliskan ulang kalimat-kalimat tersebut, sehingga kalimat-kalimat itu terdiri tidak lebih dari 10 kata setiap kalimatnya”. Atau : “Apakah anda tidak merasa terdorong untuk mengerjakan latihan yang sama, bila instruktur memulai perkenalannya dengan : “Satu tahun ini, pemadam kebakaran digantungkan di dalam setiap bengkel kerja. Barangkali kalian sudah melihatnya. Berapa orang di antara kalian yang tahu mengoperasikan pemadam kebakaran ?” dst. Cara terbaik untuk menentukan apakah penjelasan anda masuk akal bagi peserta adalah memandang pada kelompok, sementara anda menyatakannya. Barangkali anda akan melihat pandangan penuh perhatian atau gelengan kepala. Bila demikian, anda dapat mengasumsikan bahwa anda mencapai sasaran. Sebaliknya, bila anda melihat wajah yang tidak berubah dan mata yang kosong, anda barangkali hanya perlu mengatakan kepada orang apa yang akan mereja kerjakan, bukan mengapa hal itu penting bagi mereka.

66

Menjelaskan Tugas Setelah 15 menit perhatian menurun

Uraian tugas menyatakan kepada peserta apa yang akan mereka kerjakan. Suatu instruksi tugas yang efektif dibangun, sehingga seseorang atau kelompok tak terelakan lagi mendatangkan suatu hasil. Pernyataan tugas selalu mempertimbangkan kata kerja aktip: mendaftar, mengidentifikasi, memecahkan, membariskan dsb. Hindari kata-kata menanyakan, mendiskusikan, membicarakan tentang, meneliti, meninjau, memikirkan tentang, dsb. Selain dari menggambarkan hasil, pernyataan tugas biasanya mencakup beberapa pemberi sifat yang bnermanfaat dalam merumuskan jumlah atau mutu yang diharapkan dalam hasil : “mendaftarkan yang paling penting”, “mendaftar hal yang telah anda gunakan”. Misalnya : “Untuk membantu memilih susunan baku laporan anda, buatlah daftar tiga jenis laporan yang secara teratur anda tulis dan tunjukan untuk setiap laporan :”

Siapa yang membacanya Apa yang diharapkan akan dikerjakan pembaca dengan tulisan anda”.

Katakan bagaimana tugas akan dikerjakan Menjelaskan bagimana tugas akan dilaksanakan, mencakup mengatakan kepada peserta : Apa ukuran unit kerjanya (perorangan atau kelompok) Bagaimana kelompok akan tersusun; Berapa lama waktu yang tersedia.

Gambar 2 Katakan bagaimana para peserta dapat menyelesaikan tugasnya

67

Tetapkan kriteria untuk komposisi kelompok

Anda dapat membentuk kelompok anda sendiri, atau anda dapat meminta peserta untuk mengerjakan demikian. Apapun yang anda putuskan, nyatakan selalu kriteria komposisi kelompok. Misalnya, jelaskan mengapa anda ingin mengelompokan orang dengan peserta yang mempunyai spesialisasi sama (atau : mempunyai spesialisasi berbeda) selama latihan ini. Bila anda tidak menjelaskan, peserta mungkin merasa curiga terhadap alasan-alasan mengapa anda mengatur orang tertentu bersama-sama. Jumlah waktu yang anda berikan kepada peserta untuk menyelesaikan suatu tugas adalah penting karena alasan-alasan yang tidak jelas pada mulanya. Bagian dari instruksi tugas ini lebih mengindikasikan mengenai bagaimana mengerjakan tugas tersebut daripada suatu ukuran yang tepat mengenai berapa lama waktu yang diperlukan. Peserta mengerti lebih baik sifat dari

suatu tugas, bila mereka mengerti berapa lama mereka harus menyelesaikannya. Seandainya, misalnya, anda diminta orang untuk menyusun daftar sebanyak mungkin alasan untuk sesuatu dan anda mengatakan kepada mereka bahwa mereka memiliki waktu lima menit untuk mengerjakan demikian, mereka akan tahu bahwa anda mengharapkan suatu curah pendapat (brainstorm) yang cepat. Bila anda memberikan waktu 25 menit untuk menyelesaikan tugas yang sama, mereka akan mengerti bahwa tugas tersebut meliputi penyelidikan, pertimbangan, penggalian, dan pengujian aspekaspek yang berbeda dari suatu isu. Oleh karena lama pemberian waktu pada dasarnya suatu pemberian sifat yang membantu mengerti bagaimana mendekati suatu tugas tertentu, jangan ragu-ragu untuk menyesuaikannya, jika anda mengetahui bahwa peserta perlu waktu tambahan, atau bahwa mereka menyelesaikan lebih dini.

Menjelaskan apa yang harus dilaporkan Katakana kepada peserta apa tanggung jawab mereka untuk pelaporan kepada kelompok seluruhnya, bila kerja kelompok kecil selesai. Anda tidak harus menjelaskan bagaimana pelaporan itu akan dikelola anda dalam session paripurna. Biasanya, apa yang dilaporkan sama dengan hasil tugas. Misalnya : “Tunjuklah seorang juru bicara dalam kelompok anda yang harus siap mengkomunikasikan daftar yang telah kelompok anda hasilkan”. Hal-hal lain yang perlu dicatat Bila tugas tertentu sulit atau mempunyai beberapa bagian, distribusikan instruksi tugas pada sebuah selebaran, setelah anda menjelaskan secara lisan mengapa, apa dan bagaimana latihan itu : “Selebaran yang saya jelaskan. Anda dapat membahasnya, bila anda perlu bantuan mulailah”. Bila tugas tersebut barangkali tidak dikenal oleh peserta, berikan sebuah contoh untuk menjelaskannya.

68

03

Memantau Pekerjaan Kelompok dan Perorangan Setelah anda memberikan instruksi tugas untuk pekerjaan kelompok atau perorangan, Anda harus memantau bagaimana kerja peserta berlangsung. Memantau disini berarti : tetap mengikuti tanda atau isyarat tertentu, dan tidak mengarahkan atau mengawasi pekerjaan peserta.

Mengarah pada jawaban tunggal

Terdapat dua alasan untuk memantau kerja peserta. Pertama, memantau akan memberi anda umpan balik apakah peserta berada pada sasaran dan melakukannya dengan tepat. Bila anda merasa bingung atau salah interprestasi, anda perlu menyatakan ulang tugas atau membantu peserta kembali pada jalur yang benar. Kedua, memantau adalah untuk mengetahui bagaimana menyesuaikan diri dengan waktu yang diperlukan untuk tugas tersebut. Bahkan pelajaran yang telah terencana dengan baik pun, perlu penyesuaian dalam jadwal waktu untuk kegiatan-kegiatan tertentu. Perhatikanlah berapa lama waktu yang diperlukan untuk menghasilkan belajar yang paling baik. Tugas-tugas harus tidak dihitung waktunya dengan alat pencatat waktu (stop-watch). Dibawah ini, petunjuk-petunjuk diberikan untuk memantau kerja kelompok dan perorangan. Yakinlah bahwa peserta memahami instruksi-instruksi tugas. Bila anda memberikan instruksi tugas, tunggulah peserta membentuk kelompok-kelompok. Perhatikanlah mereka sampai duduk dan bekerja. Setelah anda memberikan instruksi-instruksi tugas, anda kadang-kadang akan menghadapi bahwa paling tidak satu kelompok belum mengetahui instruksi-instruksi tersebut. Bila ini terjadi, anda harus menawarkan bantuan anda. Terdapat dua alternatif: bila anda menentukan bahwa hanya satu kelompok salah mengerti instruksi yang anda rasa telah anda jelaskan selayaknya, kemudian bantulah peserta ini mengerti apa yang mereka kerjakan. Bila anda pikir bahwa kelompok-kelompok yang lain mungkin juga salah mengerti karena anda tidak memberikan instruksi sejelas sebagaimana yang anda piker, kemudian hentikan kelompok yang sedang bekerja dan kembali serta nyatakan ulang tugas untuk setiap orang. Ulanglah tugas tersebut dan mungkin juga apa yang dilaporkan.

69

Berkelilinglah, tetapi jangan ikut campur Jangan ikut campur

Janganlah meningggalkan ruang kelas, kecuali benar-benar perlu. Tetaplah dalam ruang, sehingga anda dapat menawarkan bantuan anda bila diperlukan. Tetaplah berada di dalam ruang kelas, benar, tetapi jangan ikut campur. Kebanyakan dari kita ingin “menolong” “kadang-kadang instruktur tergoda untuk mendekati seorang peserta atau satu kelompok dan menanyakan “bagaimana kabarnya”? Untuk menjawab, peserta harus menghentikan usaha mereka dengan resiko menghentikan pekerjaan mereka. Kadang-kadang bila anda berdiri diam-diam dekat dengan suatu kelompok, peserta berpikir pentingnya mengikutsertakan anda, sehingga mereka akan dengan sopan menyediakan tempat atau mengajukan pertanyaan. Ini merupakan cara lain agar peserta menghentikan tugas mereka. Oleh karena itu, jagalah jarak dan biarkan mereka mengerjakan pekerjaan mereka.

Gambar 3 Berkelilinglah, tetapi jangan ikut campur dengan kerja kelompok

Periksalah bagaimana pekerjaan berlangsung Begitu kelompok menjadi tenang, lnjutkan untuk menyadari apa yang sedang terjadi pada setiap peserta. Periksalah kadang-kadang dengan secara visual (yang dapat dilihat) dan aural (yang dapat didengar). Sadarlah mengenai cara kelompok-kelompok membentuk dirinya. Bila anda melihat suatu kelompok terbentuk seperti ini :

70

Maka anda dapat memperkirakan bahwa paling tidak satu orang agak terisolasi dari mayoritas dan kepemimpinan barangkali terletak dalam kelompok tersebut pada sebelah kiri bawah. Bila terjadi, campur tanganlah dan sesuaikan kembali cara orang didudukkan menjadi seperti ini :

Berdirilah di depan dan dengarkan setiap kelompok, satu demi satu mengitari ruangan, seperti jika anda ingin melihat setiap kelompok bergiliran. Begitu anda mengitari ruangan, anda akan mendengar kata-kata dan ungkapan-ungkapan yang asing yang berasal dari kelompok. Mengambil dengan acak kata dan ungkapan tersebut, dapat memberikan suatu isyarat dimanakah peserta di dalam kerja mereka. Jangan pecahkan persoalan mereka

Bila anda mendengar peserta mendiskusikan hal-hal yangtak berkaitan dengan tugas, anda akan mengira bahwa mereka telah menyelesaikan tugas mereka atau mereka berda pada jalur yang salah. Periksalah yang mana dari kedua hal tersebut yang terjadi. Bantulah kelompok yang keluar dari jalur dengan mengajukan pertanyaan. Hindarilah member pemecahan masalah atau menjawab pertanyaan anda sendiri. Memeriksa waktu Hati-hatilah terhadap waktu. Bila anda merasa bahwa periode waktu yang ditentukan telah lewat dan orang masih mengerjakan dengan tekun mempelajari sesuatu yang sangat penting, biarkan mereka melanjutkan pekerjaan mereka. Bila anda tahu beberapa orang selesai dan yang lain belum, akan sangat membantu bila anda mengingatkan waktu yang tersisa. Misalnya, anda dapat mengatakan : “masih ada kira-kira dua menit lagi”. Nyatakanlah betapapun waktu yang anda pakai akan dipakai kelompok yang selesai untuk meninjau kembali dan kelompok yang belum selesai untuk mempercepat dan menyelesaikan tugas. Teknik ini mempengaruhi kelompok yang lebih lambat untuk menyelesaikan pekerjaan mereka, sementara meyakinkan kembali terhadap mereka yang telah selesai bahwa mereka berbuat dengan kendala waktu yang masuk akal.

71

Bila satu kelompok mendahului yang lain, cobalah untuk memberikan kegiatan tambahan kepada kelompok ini. Terdapat banyak cara untuk membantu peserta menyelesaikan pekerjaan mereka. Bila anda tahu bahwa semua kelompok telah siap kecuali satu kelompok, anda dapat mengulanginya dan berdiri di dekat kelompok itu. Jika ini tidak berhasil, tanyakan “berapa lama lagi anda perlukan?” atau “dapatkah anda laporkan dalam beberapa saat mendatang?” Jika memnaggil kelompok bersama-sama untuk session paripurna, gunakan bahasa yang berorientasi pada peserta seperti : “inilah saatnya bertemu bersama”, marilah dengarkan apa yang tiap kelompok harus sampaikan”. Hindarilah uangkapan-uangkapan pengarahan dan menggunakan seluruh waktu yang ada “ungkapan tersebut sangat kurang efektif”.

04

Mengelola Tahap Pelaporan

B

agian terakhir dalam melakukan latihan adalah tahap pelaporan, selama mana peserta memikirkan latihan melalui pertukaran berbagai temuan yang diperoleh dan wawasan yang didapatkannya selama pekerjaan kelompok atau perorangan mereka. Proses pelaporan informasi yang orang telah kumpulkan dalam kelompok kecil, dapat menambah pada belajar perorangan secara besar-besaran.

Peristilahan “pelaporan” tidaklah berarti peserta menjelaskan secara rinci kepada seluruh kelas apa yang persisnya telah terjadi dalam kelompok yang kecil. Pengucapan demikian kebanyakan membosankan dan dengan demikian dapat menghalangi proses belajar. Tujuan pelaporan ini adalah memperluas dan memperjelas belajar melewati apa yang telah dicapai di dalam kelompok-kelompok kecil. Maksudnya adalah untuk membantu orang yang belajar memperluas, mengintegrasikan dan menggeneralisasi belajar dari pekerjaan perorangan atau kelompok kecil mereka

Tahap pelaporan terdiri dari tiga tahap.

Peserta memberikan laporan mereka. Laporan tersebut dijelaskan dan diperluas. Membuat generalisasi dan mendiskusikan kemungkinan, keterbatasan, penerapan dalam situasi kerja.

Tingkat 1

MEMINTA LAPORAN Begitu peserta telah berkumpul lagi, anda harus mengatakan pada mereka bagaimana melaporkannya. Terdapat banyak cara dalam mana peserta dapat melapor.

72

Pilihan anda di dasarkan pada empat factor: jenis latihan, tujuan belajar, perlunya membeda-bedakan prosedur, dan ukuran kelompok. Tiga cara yang paling lazim untuk meminta laporan adalah : Terpenting diantara yang penting Penyajian formal Pengumpulan pendapat (polling)

Cream of the top

Cream of the top mendapatkan sedikit informasi dari setiap kelompok, sehingga terjumlahkan pada hasil keseluruhan. Pada umumnya ini dipergunakan bila kelompok telah meminta untuk menghimpun daftar yang serupa. Terpenting diantara yang penting memungkinkan setiap kelompok mempunyai kesempatan untuk menambah sedikit informasi sampai semuanya telah dilaporkan.

Gambar 4 Dapatkan sedikit informasi dari setiap kelompok sehingga bertambah menjadi produk total

Keuntungan metode ini adalah bahwa metode ini memungkinkan setiap kelompok membuat laporan kuarng lebih sama panjangnya. Bila anda meminta satu kelompok melaporkan seluruh daftarnya, kemudian kelompok yang lainnya barangkali akan hanya mempunyai sedikit informasi yang ditambahkan, dan akan mengalami resiko terjadinya banyak pengulangan. Misalnya Tugas

Mengidentifikasi dan membuat daftar kualitas yang paling tinggi dari seorang petugas penjualan yang terampil.

Permintaan Laporan

Marilah dengarkan dua kualitas yang diidentifikasi oleh setiap kelompok

Penyajian formal Penyajian formal merupakan metode yang paling efektif, bila kelompok telah diberikan tugas yang berbeda-beda, atau diminta untuk melakukan pendekatan yang sedikit berbeda pada beberapa aspek tugas. Belajarnya peserta bukan hanya berasal dari pekerjaan yang telah mereka lakukan dalam kelompok mereka sendiri, melainkan juga bersala dari mendengarkan penyajian kelompok yang lain. Keuntungan metode ini adalah bahwa metode ini memungkinkan setiap kelompok bekerja dengan masalah atau issu yang lengkap dan belajar dari penyajian kelompok yang lain mengenai subyek issu yang lain juga.

73

Misalnya Tugas

Permintaan Laporan

kita telah menguji maksud menangani jenis rapat yang berbeda-beda yang setiap rapat memerlukan prosedur dan gaya kepemimpinan yang berlainan. Untuk mempraktekan jenis jenis ini setiap kelompok aklan memeriksa jenis rapat yang berbeda dan membuat daftar prosedur yang ideal, dan demikian pula menggambarkan peran pemimpin dan kegiatan-kegiatannya. Kelompok 1 ; anda akan memeriksa rapat staf; kelompok 2 : rapat bagian penjualan; kelompok 3 : rapat pemecahan masalah; kelompok 4 : rapat menetukan perencanaan atau tujuan. kelompok 1 : prosedur apa yang kelompok anda identifikasi untuk rapat staf dan peran kepemimpinan dan kegiatan-kegiatan apa yang anda gambarkan (kelompok 2 – 4: masalah-masalah dan komentarkomentar),dst.

Suatu variasi pada penyajian formal dapat dilakukan dengan meminta kelompok kecil untuk menempatkan jawaban mereka pada sehelai kertas dan menempelkan kertas mereka pada tembok. Setiap oprang diberi waktu untuk memberikan tinjauan terhadap semua kertas.

Gambar 5 Anda dapat meminta kepada kelompok untuk menulis laporan di atas lembaran kertas

Pengumpulan pendapat (polling) Pengumpulan pendapat merupakan suatu teknik dimana semua kelompok memberikan tanggapan segera kepada usulan jawaban atau pemecahan. Orang yang diberikan pelatihan tidak diberikan komentar pada jawaban sampai mereka semua diminta pendapatnya. Keuntungan metode ini adalah bahwa metode ini dapat membawa sintesis dan penutupan pada suatu latihan dimana kebanyakan kerja dan belajar telah terjadi di dalam kelompok-kelompok kecil. Ini juga memungkinkan suatu diskusi kelompok bila jawaban yang berbeda diberikan.

74

Misalnya Tugas

Memperoleh keterampilan dalam pemilihan kandidat yang benar adalah bermanfaat. Anda hamper memeriksa uraian tugas untuk manajer cabang dan beberapa ringkasan. Setelah membaca bahan ini, capailah consensus dalam kelompok anda dimanab terdapat orang yang akan anda rekomendasikan untuk suatu pekerjaan.

Permintaan Laporan

Kelompok 1: kandidat mana yang anda rekomendasikan ? (dapatkan tanggapan); kelompok 2: kandidat mana yang anda rekomendasikan? (dapatkan tanggapan), dst. Kelompok 1 dan 3 yang merekomendasikan kandidat B: Dapatkah anda katakana mengapa (diskusikan). Kelompok 2 dan 4 yang merekomendasikan kandidat A. Dapatkah anda katakan mengapa ? (diskusikan). (petugas pemberi latihan kemudian memberikan sistesis dengan menyatakan prinsip-prinsip yang mendasari keputusan).

Logistik Metode-metode pelaporan yang diuraikan diatas, membantu peserta untuk meninjau dan memperluas belajar mereka dalam berbagai tingkatan kedalam dan kesempurnaan. Metode-metode tersebut memerlukan jumlah waktu yang bervariasi. Hitungan jari memperkirakan panjangnya waktu yang diperlukan untuk laporan dari empat kelompok bagi suatu latihan dengan lama 30 menit, adalah : Terpenting diantara yang penting Penyajian formal Pengumpulan pendapat Bila penyesuaian harus dilakukan dalam program yang dijadwalkan, netode pelaporan merupakan suatu yang dapat diubah dengan mudah. Anda dapat melakukan ini dengan membatasi laporan dengan cara tertentu. Misalnya, bila kelompok sedang membuat penyajian formal, anda dapat menanyakan mereka untuk menyebutkab “dua yang paling penting” butir-butir yang telah mereka temukan. Ini menggunakan prinsip terpenting di anatara yang penting untuk memperpendek laporan mereka.

75

10 – 20 menit 25 – 35 menit 5 – 15 menit

Namun demikian, sadarlah akan pentingnya pelaporan bagi peserta yang belajar. Bila suatu kelompok melebihi waktu yang disediakan, barangkali tergoda untuk mengejar dengan memendekan laporan, tetapi sering lebih baik mencoba dan membuat beberapa penyesuaian kecil, atau bersepakat dengan peserta untuk mengakhiri pada waktu kemudian.

Menggunakan flip-chart atau papan tulis Kadang-kadang instruktur merasa bahwa mereka harus menulis apa yang dikatakan oleh peserta untuk menghargai laporan mereka. Oleh karena menulis laporan merupakan kegiatan yang menyita waktu, dan karena anda tidak menambah kepada kerja peserta dengan menulis hasil-hasilnya,, anda disarankan untuk hanya menggunakan suatu flipchart atau papan tulis, bila anda ingin menekan beberapa hal, bila anda ingin menyimpan informasi untuk nanti, atau bila semua hal yang disebutkan harus dapat dilihat untuk sintesis atau tinjau ulang.

Tingkat 2

MENJELASKAN DAN MEMPERLUAS Tujuan dari tahap ini adalah Pengendalian instruktur rendah

membantu peserta menukarkan dan menjelaskan belajar mereka. Terdapat sedikit aturan yang ketat dan cepat mengenai apa yang harus anda kerjakan untuk mencapai ini. Namun demikian, sebagai aturan umum, ingatlah bahwa pertukaran pandangan dan pengalaman merupakan suatu kesempatan untuk memaksimalkan belajar peserta. Dengan demikian, cobalah untuk tidak mendominasi diskusi dan menahan diri dari memberikan ceramah dan komentar. Jangan merasa bahwa semua komentar harus ditujukan kepada anda atau melalui anda. Doronglah peserta untuk berbicara satu sama lain dengan mengajukan pertanyaan seperti : “apakah semua orang jelas mengenai hal ini ?” “apakah yang lain mempunyai pengalaman yang sama ?” “apakah anda mempunyai pendapat yang sama?” Namun demikian, bila campur tangan dalam bagian anda perlukan untuk mendapatkan laporan yang lengkap dan jelas anda dapat menggunakan teknik-teknik sebagai berikut : Mengajukan pertanyaan untuk menjernihkan dan menjelaskan Mengatakan dengan cara yang berbeda (paraphrasing) Memberikan penguatan yang positip Gambar 6 Rangsang pertukaran informasi dan gagasan antara para peserta

76

Mengajukan pertanyaan untuk menjernihkan dan mejelaskan Untuk mendorong laporan yang lengkap, mintalah kelompokkelompok untuk menjernihkan dan atau menjelaskan laporan mereka. “apakah yang mengarahkan anda pada jawaban ini?” “dapatkah anda memberikan sebuah contoh dari …. ?” “apakah anda merujuk kepada … juga ?”

Gambar 7 Anjurkan membuat laporan yang lengkap dan jelas dengan mengajukan pertanyaan

Menyatakan dengan cara yang berbeda (paraphrasing) Tujuan dari paraphrasing adalah memperagakan bahwa anda berada pada gelombang yang sama dengan pembicara. Tujuan anda adalah mengkomunikasikan kepadanya bahwa anda benar-benar mendengarkan dan penasaran untuk mengecek apakah anda telah mendengar dengan tepat. Terdapat tiga jenis paraphrasing: Menyatakan ulang : mengulang dengan kata-kata lain dari apa yang dikatakan Umum ke khusus : bila pernyataan pembicara bersifat umum, anda dapat mempara phrase dengan memberikan sebuag bagian tertentu dari pernyataan atau sebuah contoh Khusus ke umum : bila pernyataan pembicara bersifat khusus, anda dapat mempara phrase dengan memberikan suatu generalisasi atau sebuah prinsip.

Meringkaskan Meringkaskan merupakan teknik yang sejenis dengan paraphrasing, tetapi dengan sedikit membelokan. Dalam paraphrasing, tujuannya adalah membayangkan arti untuk mengecek pemahaman. Dalam meringkas, tujuannya adalah memadukan untuk mengecek pemahaman. Anda memadukan alinea yang dinyatakan oleh orang yang belajar ke dalamn satu atau dua kalimat dan mengulanginya, atau anda memadatkan arti dari tiga alinea yang dimilikinya dalam ringkan satu alinea. Secara khas, meringkaskan mulai dengan ungkapan seperti : “dengan kata lain” “jika pemahaman saya benar, anda maksudkan”, “ringkasnya, anda berpikir” Meringkaskan dapat juga digunakan untuk menyimpulkan suatu diskusi, atau mengarahkan kembali suatu diskusi yang telah keluar jalur. Anda dapat memberi ringkasan anda sendiri, atau anda dapat meminta peserta untuk memberikan ringkasan : “siapa yang dpat memberikan ikhtisar ringkas dari gagasan utama sampai saat ini?”

77

Gambar 8 Meringkaskan

Memperluas Tujuan dari memperluas adalah menambah ruang lingkup atau kedalam dari apa yang orang katakana. Jika tambahan tersebut cocok dengan jiawa dari pernyataan permulaan, ini bukan hanya mengkomunikasikan pemahaman, melainkan juga memperkaya dialog. Anda memperluas pada suatu laporan dengan memberikan data tambahan. Misalnya, anda dapat berkata : anda melontarkan pendapat yang bagus mengenai peran akuntan dalam menganalisis pernyataan keuangan dari berbagai bagian. Lagi pula, akuntan perlu meyakinkan bahwa semua peraturan saat ini memenuhi”

Memberikan penguatan yang positip Suatu sikap yang positip membantu menciptakan suatu iklim yang menunjang belajar. Maka dari itu, tetaplah mengadakan kontak mata, mendengarkan hati-hati terhadap apa yang dikatakan, anggukan kepala anda dan katakana seperti “ya”, “hm”, “bagus sekali, dst. jangan memanipulasi

Namun demikian, janganlah berlaku berlebihan. Tetaplah seperti apa adanya. Jangan menggunakan teknik-teknik yang digambarkan di atas untuk memanipulasi peserta. Hadirin akan menyadari segera, apakah anda tulus dan mempunyai keinginan yang jujur untuk mendengarkan dan mendorong, atau apakah anda berlaku dibuat-buat atau mempermainkan. Ingatlah bahwa belajar melibatkan resiko pribadi. Orang telah menginvestasikan bertahun-tahun belajar menjadi sebagaimana mereka sekarang. Bila mereka mulai mempelajari keterampilan baru, mereka kadang-kadang merasa canggung pada mulanya. Dan kecanggungan demikian dapat menjadikan mereka malu dan tidak enak hati, khususnya bila berpengalaman berada di hadapan orang lain. Ketulusan anda, yang menjadikan anda menjadi seperti anda sendiri, membantu menciptakan iklim yang menjadikan aman untuk mengambil resiko dan dukungan anda akan mendorong peserta mendapatkan kepercayaan dan kemampuan yang lebih besar.

78

Meringkaskan Meringkaskan merupakan teknik yang sejenis dengan paraphrasing, tetapi dengan sedikit membelokan. Dalam paraphrasing, tujuannya adalah membayangkan arti untuk mengecek pemahaman. Dalam meringkas, tujuannya adalah memadukan untuk mengecek pemahaman. Anda memadukan alinea yang dinyatakan oleh orang yang belajar ke dalamn satu atau dua kalimat dan mengulanginya, atau anda memadatkan arti dari tiga alinea yang dimilikinya dalam ringkan satu alinea. Secara khas, meringkaskan mulai dengan ungkapan seperti : “dengan kata lain” “jika pemahaman saya benar, anda maksudkan”, “ringkasnya, anda berpikir” Meringkaskan dapat juga digunakan untuk menyimpulkan suatu diskusi, atau mengarahkan kembali suatu diskusi yang telah keluar jalur. Anda dapat memberi ringkasan anda sendiri, atau anda dapat meminta peserta untuk memberikan ringkasan : “siapa yang dpat memberikan ikhtisar ringkas dari gagasan utama sampai saat ini?” Saran Jangan berceramah Jangan mengendalikan peserta sehingga mereka menjawab atau berperilaku seperti yang anda inginkan pada mereka. Katakana “saya tidak tahu”, bila memang anda tidak tahu; Ciptakan iklim yang hangat, yang mendorong Sadarilah terhadap proses belajar yang sedang berlangsung Jangan membantah atau memaksakan teori atau opini yang anda sukai. Bantahan dan paksaan tersebut mungkin tidak relevan atau membantu. Kebenaran dari apa yang dipelajari yang digeneralisasi dan diterapkan adalah berada pada pikiran oarngorang yang belajar.

Tingkat 3

MEMADUKAN DAN MENGGENERALISASI Setelah tahap pertukaran informasi, anda harus menyimpulkan latihan, sebelum anda melanjutkan butir program berikutnya. Tidak ada aturan yang membatasi mengenai bagaimana melakukan ini, karena cara anda menyimpulkan tergantung pada jenis latihan, dan pada tujuan belajar yang ingin anda capai. Namun demikian, yakinlah bahwa anda paling tidak mengerjakan satu atau lebih berikut ini : meringkaskan gagasan-gagasan yang paling penting yang disebutkan selama pertukaran informasi generalisasi informasi yang dipertukarkan dengan mengaitkannya dengan prinsip-prinsip atau pedoman-pedoman mendiskusikan kemungkinan dan keterbatasan penerapan dari apa yang telah dipelajari di dalam situasi kerja.

79

Latihan di 05 Menggunakan Dalam Kelompok yang Besar

T

elah kita ketahui bahwa agar memungkinkan belajar dapat berlangsung, anda harsu memberikan latihan kepada peserta secara teratur. Banyak oarng berpikir bahwa ini dapat dilakukan di dalam kelompok yang tidak lebih dari 25 peserta. Namun demikian, ini tidak benar. Beberapa latihan diterapkan lebih efektif di dalam kelompok-kelompok yang lebih kecil, tetapi terdapat banbyak kesempatan bagi seorang instruktur untuk menggunakan latihan, bahkan di dalam kelompok yang terdiri dari 40 peserta atau lebih. Kecuali banyak sumberdaya yang dibuthkan untuk melaksanakan suatu

Saling menukar diantara kelompok

latihan, masalah dengan penggunaan latihan di dalam kelompok yang besar tidaklah sebanyak sebagaimana terjadi pada kerja perorangan atau kelompok. Kesulitan timbul khususnya di dalam tahap pelaporan. Bila lebih dari lima kelompok kecil harus melapor, ini bukan saja hanya menghabiskan banyak waktu, melainkan juga dapat menjadi membosankan kepada peserta, khususnya karena di dalam kelompok yang besar sangatlah sulit untuk menjumpai peserta dapat bereaksi satu sama lain, dan untuk menjaga suasana yang hidup.

Dengan demikian, terlepas dari yang mambatasi laporan dengan menggunakan metode-metode seperti “terpenting di antara yang penting” atau “pengumpulan pendapat”, sangatlah bermanfaat mempunyai dua kelompok saling menukar informasi dan wawasan yang dimiliki selama kerja kelompok mereka. Bila anda memilih untuk melakukan ini, mintalah kelompok-kelompok kecil untuk menyampaikan pengalaman mereka dulu, kemudian membuat daftar pertanyaan, atau daerah utama dimana mereka menginginkan anda memberikan komentar. Selama session paripurna, mintalah sekelompok kecil orang untuk memberikan pertanyaan yang masih ada pada mereka. Yakinlah bahwa anda mempunyai sebagian besar pertanyaan dari peserta, sebelum anda memulai menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut.Ini akan memberikan keuntungan-keuntungan sebagai berikut : Anda dapat memebrikan pertanyaan yang paling penting dulu Anda dapat mempertautkan jawaban-jawabannya dengan beberapa pertanyaan secara bersama-sama Anda dapat mengendalikan waktu anda dengan lebih baik Anda dapat menghindar menjadi terjebak ke dalam jawaban pertanyaan yang tak relevan atau pertanyaan dengan “kepentingan tertentu” Meskipun kelompok yang besar kebanyakan, tentu saja, tidak ideal, bila anda bertujuan untuk perubahan dalam kinerja, anda harus melakukan apa yang terbaik yang dapat anda lakukan. Lebih baik mengurangi pelaporan daripada tidak melakukan latihan sama sekali..

80

Training Of Trainers

07

METODE CERAMAH Rencana 01 Apakah Pelajaran itu?

M

isalkan anda telah membeli sebidang tanah dan anda ingin membangun sebuah rumah diatas tanah tersebut. Untuk mendapatkan rumah yang benar-benar terbangun, sejumlah kegiatan perlu dilangsungkan dan ini membutuhkan pengerganisasian dan perencanaan untuk mendapatkan agar kegiatan ini dilaksanakan dengan urutan yang tepat. Pertama-tama harus dibuat gambar, kemudian beton, besi dan kayu harus diangkut menuju ke bidang tanah, sehingga pondasi rumah dapat dibangun, dan bila telah dikerjakan, tukang lsitrik, tukang kayu dan tukang cat mulai masuk. Tanpa rencana bangunan

ynag tepat, rumah barangkali tidak akan selesai tepat waktunya, dan tampaknya tidak akan seindah sebagaimana yang anda inginkan. Oleh karena itu, untuk mendapatkan rumah yang terbangun, anda perlu suatu rencana: kegiatan-kegiatan yang mana yang perlu dilaksanakan, kapan, oleh siap, dan sumber daya yang mana yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang bebeda. Bila anda tidak mempunyai suatu rencana, akan sulitlah untuk sampai pada tujuan anda, jika anda sampai pada tujuan itu

Hal yang sama juga berlaku pada pelatihan. Rencana pelajaran menjamin bahwa orang belajar dari apa yang diinginkan.

81

Orang tidak dikirim ke kursus pelatihan hanya sekedar untuk bersenang-senang dilatih. Tujuan dari pelatihan adalah menyiapkan orang untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu, atau memungkinkan mereka melaksanak pekerjaan mereka (atau bagian dari pekerjaan mereka) dengan cara yang lebih efisien dan efektif. Dan untuk membuat belajar dapat berlangsung, maka instruktur harus memikirkan tentang kegiatan yang mana yang diperlukan utnuk itu, dengan urutan yang

mana kegiatan tersebut harus berlangsung, siapa yang melaksanakannya, berapa lama waktu yang diperlukan untuk setiap kegiatan dan sumber daya yang mana yang diperlukan. Suatu rencana pembelajaran merupakan suatu rencana yang menunjukan: tujuan apa yang dicapai, dan bagaimana, kapan oleh siapa dan dengan apa tujuan tersebut akan dicapai.

Peristilahan “rencana pelajaran”

dapat menunjuk suatu pelajaran ataupun pada satu serial pelajaran yang berkaitan dengan tujuan yang lebih besar. Pada salah satu diantara kedua hal tersebut, suatu pelajaran adalah tunggal, suatu unit belajar yang lengkap. Setiap pelajaran membantu peserta memperoleh pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan keseluruhan tujuan kursus. Modul ini menggambarkan bagaimana menyusun suatu rencana pelajaran.

02

Menentukan Tujan Pelajaran

Setiap rencana kegiatan ditentukan oleh tujuan yang akan dicapai, anda harus mulai dengan merumuskan apa persisnya tujuan belajar dan pelajaran anda Pelajaran harus mampu mencapai tujuan kursus

Penting untuk mengingat bahwa pelajaran anda harus membantu peserta menyelesaikan dari kursus sebagai satu keseluruhan. Dengan perkatan lain: pelajaran anda harus memberikan bagian dari keseluruhan pengetahuan dan keterampilan yang dipelajari selama kursus. Dengan demikian, pertanyaan pertama yang harus diajukan kepada anda sendiri adalah apak tujuan kursus?.

Gambar 1 Suatu pelajaran harus membantu mencapai tujuan kursus

Bila tujuan kursus belum ditentukan, anda harus menelusurinya dari topik utama atau judul kursus, seperti:

- Pemeliharaan otomotif - Penulisan Laporan - Keramik

82

Oleh karena pelatihan ditujukan pada peningkatan kinerja, tanyakan pada anda sendiri: “Kinerja atau perilaku apa yang diharapkan dari peserta? Apa tugas peserta dan bagaiaman mereka melaksanakan tugas tersebut? Kemudian, tanyalah: “Apa yang akan saya lakukan? Apa tujuan utama yang akan dicapai melalui kursus ini?”. Jawabannya barangkali lebih mudah diuraikan jika anda mengunkapkan pertanyaan tersebut menjadi: “Apa yang seharusnya peserta dapat kerjakan sebagai hasil dari kursus? Contoh berikut adalah kemungkinan-kemungkian tujuan kursus yang diambil dari judul kursus diatas: Melaksanakan nilaian dengan nilai A terhadapan jenis mobil yang berbeda Menulis laporan yang mudah dimengerti Membuat barang rumah tangga dari keramik

Memecah tujuan kursus ke dalam unit-unit yang lebih kecil Seperti apakah kinerja yang optimum itu?

Setiap tujuan kursus diatas akan dipecah ke dalam unit-unit yang lebih kecil. Terdapat banyak langkah yang diambil untuk mencapai setiap tujuan. Belajar akan dikatakan sangat berhasil, apabila anda memungkinkan peserta untuk maju dari hal yang mudah ke hal yang sulit dengan mengambil satu langkah pada satu waktu. Anda dapat memecah tujuan kursus dengan mengidentifikasi semua “tugas” yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Pemisahan tugas ini akan memberikan tujuan untuk setiap pelajaran tunggal atau untuk suatu serial pelajaran. Contoh : Tujuan Kursus Melaksanakan suatu layanan dengan nilai A pada jenis mobil yang berbeda -beda Tugas yang diperlukan Melakukan pemberian minyak memadai Menambah air aki pada tingkat yang seharusnya Memeriksa ban dan mengencangkan baut dan mur Menyesuaikan dan memasang kembali tali pengaman Mebersihkan dan kembali saringan

memasang

Membersihkan, menyesuaikan dan/atau memasang kembali busi

83

Gambar 2 Tunjukan (identify) tugas-tugas yang diperlukan untuk mencapai tujuan

Atau,

Tujuan Kursus Menulis laporan yang mudah dimengerti Tugas yang diperlukan Menentukan kelompok sasaran dan jaringan laporan Mengorganisasikan informasi dalam sususnan yang sesuai Merumuskan judul bab dan alenia yang memadai Merumuskan kalimat yang singkat dan aktif serta yang mengandung kata-kata sederhana Menata letak laporan

Setelah anda membuat daftar tugas yang lengkap, perlu menganalisis setiap tugas untuk menentukan apa yang perlu dilakukan peserta dan perlu diketahui mereka untuk melaksanakan tugas. Unsur mengerjakan merupakan keahlian yang dipelajari. Unsur mengetahui merupakan kenyataan, prosedur atau aturan yang diperlukan peserta agar dapat menghasilkan ulang dan memahami untuk melaksanakan tugas dengan mahir. Tugas : Melaksanakan pemberian minyak yang memadai

Melakukan

Mengetahui

Memasang dan membersikan suku cadan-suku cadang yang dilumasi Memasukkan minyak dengan menekan gas Mengganti minyam mesin Mengganti persneling dan minyak yang berbeda-beda Mengganti minyak dalam pembersih udara Membilasi mesin tangki minyak

Mengoprasikan mesin dasar Bagan dan syarat-syarat pemberian minyak Jenis-jenis minyak pelumas Frekuensi perminyakan Zat-zat yang mengotori minyak dan pengaruhnya Prosedur-prosedur pembilasan Alat-alat, material dan menggunakannya

Gambar 3 Teliti pengetahuan dan keterampilan apa diperlukan untuk melaksanakan tugas

Bila anda menganalisis tugas-tugas tersebut, anda akan menemukan bahwa beberapa diantaranya adalah sederhana sementara yang lain sulit. Satu keterampilan setiap pelajaran

Tugas yang mudah barangkali memungkinkan untuk dikembangkan ke dalam suatu pelajaran tunggal. Tugas yang lebih sulit mungkin dikembangkan ke dalam suatu serial pelajaran. Jika suatu tugas memerlukan sejumlah keterampilan (mengerjakan unsur-unsur) anda dapat mempertimbangkan hanya mengambil satu keterampilan pada satu waktu sebagai tujuan dari pelajaran tunggal. Jangan terlalu optimistik bila menentukan tujuan pelajaran anda. Menga-

84

takan bagaimana melaksanakan suatu tugas barangkali hanya pekerjaan 5 menit, tetapi mempelajari bagaiman mengerjakannya akan memerlukan banyak waktu lagi. Dalam semua hal, penting untuk mengaitkan keterampilan yang dipelajarai dengan pengetahuan yang diperlukan untuk keterampilan tersebut. Kombinasi dari pengetahuan dan keterampilan membentuk isi utama bagi rencana pelajaran. Inilah apa yang harus diajarkan.

03 Merumuskan Tujuan Pelajaran

B

ila anda telah merumuskan apa yang peserta akan dapat kerjakan sebagai hasil dari pelajaran anda, tulislah tujuan pelajaran anda. Ingatlah bahwa anda harus merumuskan baik tujuan keterampilan maupun tujuan pengetahuan. Peserta harus dapat melaksanakan tugas menurut prosedur dan standar tertentu (tujuan keterampilan), dan ini memerlukan peserta agar mampu menghasilkan ulang dan memahami kenyataan-kenyataan, aturan-aturan dan prosedur-

prosedur yang berkaitan dengan tugas (tujuan pengetahuan). Kertas kerja tindakan

Bila merumuskan tujuan belar anda, gunkan kata kerja tindakan. Kata kerja tindakan menyatakan kegiatan yang dapat diamati atau dapt diukur. Contoh-contoh kata kerja tindakan adalah:

mendaftar mengatakan menjelaskan menggambarkan

memperagakan memilih dst.

Alasan menggunakan kata kerja tindakan adalah bahwa kata kerja tersebut harus dapat dipakai untuk mengamati atau mengukur apakah anda sebagai kerangka rujukan ketika membuat rencana pelajaran anda, melainkan juga sebagai tonggak untuk mengukur apakah pelajaran anda telah berhasil, yaitu : apakah belajar (terjadi perubahan dalam perilaku) telah berlangsung. Dengan demikian, karika merumuskan tujuan belajar, hindarkan kata kerja seperti “mengetahui”, “mengerti”, seorang peserta mengetahui, mengerti, telah meninjau? Suatu cara yang baik untuk menulis tujuan adalah mulai dengan pernyataan: “Bila pelajaran telah selesai, peserta harus mampu untuk ...” Berikut ini contoh-contoh diberikan tujuan-tujuan pada pengetahuan dan keterampilan.

Tujuan Pengetahuan Pada akhir pelajaran, peserat harus mampu :

85

Mendaftar secara berurutan langkah-langkah yang baik bila memelihara motor. Menguraikan paling tidak lima metode pelatihan. Menjelaskan apa yang penting dari perencanaan kerja. Memilih alat yang tepat untuk lima pengoprasian yang terkait dalam pembongkaran poros mesin.

Tujuan Keterampilan Pada akhir pelajaran, peserta harus mampu: Menulis memo yang jelas, lengkap, singkat, dan bijaksana. Memberikan penyajian lisan lima menit yang menerima penilaian rata-rata (4 dari skala 5) dari pendengar. Melengkapi formulir penilaian pelaksanaan pekerjaan yang menggambarkan kinerja bawahan dengan akurat. Melaksanakan pelayanan pada mobil dengan nilai A, sesuai dengan petunjuk yang disediakan.

04

Merencanakan Kegiatan-Kegiatan Pelatihan Apakah anda masih ingat-ingat prinsip-prinsip belajar yang berkenaan dengan motivasi untuk belajar, belajar menjadi suatu proses siklus yang terus menerus yang memerlukan tindakan tertentu pada sebagian peserta, pentingnya kegiatan pelatihan “kehidupan nyata”, dan masalah yang dihadapi peserta dalam mendengarkan pelajaran untuk waktu yang lama? Bila menentukan kegiatan pelatihan mana yang akan dijadwalkan untuk pelajaran anda, dan dengan urutan bagaimana, pakailah aturan-aturan berikut sebagai pedoman umum: Melengkapi diri dengan teori, kegiatan dan refleksi pada kegiatan Kegiatan harus sedekat mungkin dengan pekrjaan sehari-hari peserta Ceramah harus tidak lebih dari 15 menit Mulailah dari yang sederhana ke yang sulit, dari bagian keseluruhan Mendorong interaksi antara peserta yang memungkinkan mereka belajar satu sama lain Memberikan banyak variasi untuk menjaga agar belajar tetap menarik, menantang dan menyenangkan Gambar 4 melengkapi dengan teori, latihan dan refleksi

86

Di samping itu, pertimbangan berikut mungkin membantu anda dengan lebih rinci. Apakah tujuan anda? Siapa yang telah mendapatkan informasi? Berapa lama anda punya waktu?

Apakah tujuan anda?

Memilih kegiatan pelatihan yang sesuai untuk mencapai tujuan pelajaran anda

Kegiatan pelatihan terlalu lebih sesuai untuk mencapai tujuan pengetahuan, sementar kegiatan yang lain untuk mencapai tujuan keterampilan. Terdapat kegiatan pelatihan juga yang khusus disesuaikan untuk membuat suatu sikap positif menuju suatu tugas atau cara mengerjakan tugas tertentu. Di bawah ini, diberikan daftar kegiatan pelatihan yangdapat anda gunakan untuk mencapai setiap satu dari tiga tujuan.

TUJUAN

KEGIATAN

Pengetahuan

Ceramah Peragaan Teknik tanya jawab

Keterampilan

Telaah kasus (case study) Instruksi pekerjaan Latihan kelompok atau perorangan Praktek laboratorium Praktek lapangan

Sikap

Diskusi Permainan peran Simulasi

Siapa yang telah mendapatkan informasi? Apa yang dapat mereka katakan pada kelompok

Bila anda telah menentukan bahwa teori atau petunjuk harus diberikan suatu topik atau memutuskan memberikan ini dalam ceramah atau peragaan, tanyalah kepada anda sendiri: “Apakah saya satu-satunya orang yang mendaptkan informasi? Bagaimana jika peserta telah mengetahuai, karena pengalaman mereka dalam pekerjaan? Apakah mungkin menggunakan teknik-teknik Tanya Jawab seperti “Buzz Group” atau Teknik Menyebut dan Mendaftar?

87

Berapa lama? Kegiatan yang memerlukan keterlibatan peserta menghabiskan banyak waktu daripada kegiatan yang dikendalikan instruktur. Bila anda memiliki waktu yang terbatas, ada godaaan (hasrat) untuk mengurangi metode yang memerlukan kegiatan pada sebagian peserta adalah penting untuk belajar. Daripada hanya latihan berlompat-lompat, praktek, diskusi dan yang serupa, lihatlah apakah anda dapt membatasi tujuan belajar, atau mengurangi session teori anda menjadi pembicara pendek antara 5 – 10 menit dimana diberikan petunjuk-petunjuk sederhana sebagai dasar untuk praktek.

Startegi Pemecahan Masalah Untuk membrikan motivasi peserta agar mau belajar, sangatlah bermanfaat apabila menerapkan strategi pemecahan masalah. Misalnya, anda dapat menggunakan prosedur berikut ini:

1

Menjelaskan tujuan dan prosedur pelajaran.

2

Memulai session dengan menyajikan masalah atau telaah kasus yang dikenal oleh peserta dari pekerjaan mereka sehari-hari. Dengan mengantarkan latihan melalui pemberitahuan melalui pemberitahuan bahwa masalah tersebut akan dianalisis, diskusikan dan pecahkan selama session, peserta akan termotivasi menjadi aktif selam session

3

Untuk mendapatkan gambaran yang jelas dari sebab-sebab dari masalah yang telah anda sajikan, tergantung pada kompleksitas masalah, dilanjutkan dengan baik Buzz Group maupun teknik Menyebut dan Mendaftar. Buzz Group anda gunakan bila anda merasa bahwa peserat perlu waktu untuk berpikir, dan untuk mendiskusikan diantara mereka sendiri tentang aspek dari masalah yang berbeda; Teknik Menyebut dan Mendaftar anda gunakan bila anda mengharapkan bahwa sebab-sebab dapat didaftar dengan mudah.

Gambar 5 Sajikan satu masalah, bahas penyebab, berikan petunjuk, praktek dan tinjau ulang

88

4

5 6

05

Setelah aspek yang berbeda-beda diidentifikasi, anda memberikan petunjuk untuk kinerja yang efektif: “Kita telah mengidentifikasi ini sebagai penyebab masalah, apa yang perlu kita kerjakan agar itu dapat berjalan baik?” Anda dapat memilih ceramah, teknik Tanya-Jawab bila peserta tahu (bagian dari) petunjuk kombinasi dari keduanya. Kemudian melalui latihan, anda memberi kesempatan kepada peserta untuk bereksperimen dengan melakukannya dengan betul, agar benar-benar menerapkan petunjuk. Tinjaulah kembali belajar dan menyajikan masalah berikutnya.

Buatlah Rencana Pelajaran dalam suatu format

Bila anda telah memutuskan jenis-jenis kegiatan belajar untuk pelajaran anda dan urutan dimana kegiatan tersebut berlangsung, tulislah dalam suautu format, sehingga anda dengan mudah merujuk kembali, sementara anda mengajar. Persoalan sebrapa jauh rinci yang anda lakukan, akan tergantung pada selera pribadi. Namun demikian, yakinlah bahwa anda mempertimbangkan gagasan-gagasan berikut:

Tujuan

Tulislah belajar yang anda telah tentukan untuk pelajaran anda;

Kegiatan

Tunjukan jenis kegiatan, topik dan langkah yang berbeda-beda Misalnya, Ceramah mengenai bagaimana menyusun laporan”; “Latihan menulis memo”; - Pendahuluan - Kerja kelompok - Session paripurna

Gagasan Kunci

Bagaimana Sumber Daya Waktu

Tunjukan gagasan-gagasan yang harus ditekankan. Termasuk gagasan yang anda miliki untuk menonjolkan kegiatan itu sendiri, dan gagasan yang harus anda tekankan sementara memperkenalkan dan menyimpulkan. Tunjukan ukuran dan komposisi kelompok. Misalnya, “Kelompok kecil yang terdiri dar tiga orang merupakan peserta bagian-bagian yang berbeda”. Catatlah bahan-bahan dan peralatan pelatihan yang anda perlukan, handout (selembaran yang memuat garis besar pelajaran), transparansi, alat bantu peraga lain, overhead pryektor, flip-chart, dst. Perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk setiap langkah ditunjukan di bawah judul “Kegiatan”.

89

90

Kegiatan

Hal-hal pokok

Ukuran kelompok dan komposisi Sumber

CONTOH FORMAT RENCANA PELAJARAN Waktu

STUDI KASUS

01 Apakah Studi Kasus Itu ?

s

uatu kasus merupakan uraian tertulis mengenai situasi manajemen yang dapat berupa kenyataan atau fiksi. Dalam situasi ini, terdapat satu atau beberapa masalah yang harus dipecahkan pembaca. Situasi ini juga mengandung informasi latar belakang yang terkait, apa yang sedang berlangsung, dan sebagainya, yang dapat digunakan pembaca untuk memecahkan masalah

yang disajikan dalam kasus. Masalah tidak perlu dirumuskan dengan jelas dan pemecahanyya tidak perlu diberikan, karena pembaca harus mengidentifikasi masalah dan merumuskan pemecahannya. Suatu kasus yang baik hampir menetapkan pembaca kedalam posisi dunia nyata manajer atau penyelia yang menghadapi tantangan untuk membuat keputusan dan menyiapkan suatu rencana kegiatan.

Suatu 02 Bagaimana Studi Kasus Berlangsung ? Studi kasus dapat digunakan dalam sejumla cara yang berbeda, tetapi pada umumnya terdapat tiga tahap dalam mengajarkan suatu studi kasus :

1

91

Studi perorangan

Pertama peserta diberikan studi kasus tertulis satu hari atau lebih sebelum sesi tersebut didiskusikan dan peserta tersebut diberi waktu untuk menganalisis data dan memutuskan apa yang harus dikerjakan. Selama tahap ini peserta tidak boleh mendiskusikan kasus dengan rekan-rekan kerjanya.

Diskusi kelompok

Setelah itu peserta bertemu bersama dalam kelompok-kelompok kecil antara tiga dari lima anggota d an mendiskusikan hasil analisis pribadi mereka bersama. Mereka dapat atau tidak sampai pada consensus kelompok, tetapi setiap anggota kelompok dapat menguji gagasannya terhadap kesimpulan anggota yang lain.

Diskusi paripurna

Selama tahap akhir pengajaran studi kasus, semua peserta bertemu bersama dalam sesi paripurna sambil mereka mendiskusikan kesimpulan perorangan mereka dibawah panduan seorang instruktur dan dari sinilah konsesus kelas dapat atau tidak dapat tercapai.

Jika kelas terlalu besar atau kendala waktu, dianjurkan untuk melaksanakan pendekatan studi kasus berikut ini. Pada dasarnya ini mengikuti metode yang baru saja diuraikan, kecuali untuk beberapa perubahan kecil dalam tahup dua atau tiga.

Setiap peserta menyiapkan analisis kasusnya lagi tanpa diskusi pendahuluan di depan kelas dengan peserta lain. Peserta juga bertemu lagi dalam kelompok-kelompok kecil untuk mendiskusikan kelompok mereka. Namun demikian, pada tahap ini setiap kelompok diminta untuk mencapai suatu consensus dan menunjukan seorang juru bicara yang akan menyajikan temuan-temuan mereka didepan kelas. Setiap juru bicara menyajikan kesimpulan kelompokya dan para peserta mendiskusikan rekomendasi mereka dengan panduan dari instruktur. Pendekatan ini mengurangi jumlah presentasi dengan demikian dapat menghemat waktu.

Gambar 2.1 Langkah-langkah dalam proses studi kasus

92

03

Apakah Keuntungannya ?

M

etode studi kasus cukup popular khususnya dalam pelatihan menajemen. Popularitasnya sebagian dapat dijelaskan dengan kenyataan bahwa ini menggambarkan prinsip-prinsip dasar teori belajar orang dewasa. Peserta misalnya, aktif dan belajar melalui praktek; kegiatan pelatihan juga merupakan situasi kehidupan nyata dalam bentuk mikro. Studi kasus juga popular, karena memperkenalkan pengetahuan baru yang memungkinkan peserta mempraktekan keterampilan yang dapat mereka terapkan langsung bila mereka kembali bekerja. Beberapa keuntungan yang paling penting dari metode studi kasus dibawah ini : Masukan dari setiap peserta

Menguji teknik

Belajar tidak ada jawaban yang salah atau benar

Mengenai bahwa setiap situasi adalah berbeda dan mengembangkan petunjuk sendiri

Teknik studi kasus memungkinkan dan mendorong setiap peserta untuk memberikan dukungan wawasan dan keputusan peserta sendiri mengenai pengalaman belajar kelompok. Masukan belajar tidak hanya berasal dari instruktur, tetapi setiap peserta dapat menarik manfaat dari pengalaman, pengetahuan, dan wawasan peserta dan teman-teman sekelasnya. Ini terutama bermanfaat dalam pelatihan orang dewasa, karena setiap peserta membawa segudang pengalaman untuk kursus yang tidak dapat dikemukakan dalam sesi ceramah tradisional. Studi kasus memungkinkan peserta itu sendiri menguji teknik yang telah mereka pelajari dengan menerapkannya pada kenyataan yang disimulasikan. Bila peserta telah merasa bahwa teknik tersebut membantu memecahkan persoalan, dia akan mengingatnya dan menerapkannya di amsa yang akan datang. Pengalaman berperan serta dalam diskusi studi kasus mengajarkan kepada peserta bahwa seringkali tidak ada jawaban yang benar atau salah untuk berbagi masalah, keputusan yang dibuat semata-mata merupakan pertimbangan saja. Berbagai pendapat dalam diskusi studi kasus yang mungkin dipertahankan dengan baik oleh pemrakarsa (pelaku utama) menunjukan kepada peserta bahwa setiap masalah mungkin mempunyai sejumlah besar pemecahan yang memadai . Suatu hal yang penting bagi setiap peserta dalam belajar adalah setiap situasi adalah berbeda dan setiap keputusan harus didekati menurut baik-buruknya. Teknik studi kasus bermanfaat karena teknik ini mencegah generalisasi yang tidak bijaksana dan mempelajari berbagai aturan. Dengan demikian peserta terdorong dan bahkan terpaksa mengembangkan petunjuk mereka sendiri setiap situasi yang unik. Peserta memperoleh praktek tidak hanya dalam analisis dan pembuatan keputusan, tetapi juga dalam menyajikan dan melaporkan analisis dan keputusan mereka

93

Mengembangkan keterampilan analisis dan keterampilan pengambilan keputusan Mempertajam keterampilan persuasi

Suatu keputusan yang benar tidak akan mempunyai nilai apa-apa, kecuali anda dapat membujuk rekan-rekan anda untuk menyetujui keputusan tersebut. Studi kasus memberikan pelatihan yang tidak ternilai dalam keterampilan berbicara di depan khalayak dan keterampilan persuasi. Telah disarankan bahwa manajemen yang efektif terdiri dari 80 % mengidentifikasi masalah dan hanya 20 % memecahkan masalah tersebut. Teknik studi kasus dalam penilaian manajemen membantu peserta mengembangkan suatu pendekatan yang sistematis untuk memecahkan masalah. Para peserta belajar mengidentifikasikan masalah sebelum memulai mencari pemecahannya.

Mengembangkan pedekatan yang sistematis untuk pemecahan masalah

04

Apakah Keterbatasannya?

Keterbatasan studi kasus muncul sebagian besar dari penerapan yang tidak benar bukan dari kerugian yang dimilikinya; namun demikian, terdapat kesulitan dan masalah yang harus siap dihadapi instruktur : memerlukan sumber daya manusia dan penelitian

Tidak mudah mengembangkan dan menuliskan suatu kasus yang baik. Narasumber seringkali perlu membantu menyusun kasus. Manajer juga harus didekati, data harus dikumpulkan, masalah harus diidentifikasi, dan bahan-bahan harus disusun dan dituliskan.

Sulit ditentukan

Mempelajari studi kasus juga merupakan suatu seni yang sulit. Seorang instruktur yang membantu suatu sesi paripurna, misalnya, harus dapat mengawasi, memimpin, mendorong, dan memandu diskusi kelompok.

Memerlukan banyak waktu

Metode studi kasus ini lambat dan memerlukan banyak waktu. Tugas mengumpulkan semua kenyataan yang berkaitan, mengatur kenyataan-kenyataan tersebut, dan menuliskannya sebagai kasus yang efektif merupakan suatu proses yang panjang dan kadangkala membosankan. Disamping itu, setiap sesi perlu waktu untuk persiapan dini dengan peserta perorangan, sebagaimana pada diskusi kelompok dan diskusi paripurna mengenai kasus.

Mengkritik gagasan

Peserta yang terbiasa belajar dengan cara tradisional mungkin menghadapi kesulitan dan dalam kenyataan dapat sakit hati karena gagasan mereka menjadi sasaran kritikan dan pertentangan rekan-rekan meraka. Dengan alasan tersebut, mereka menjadi tidak mau terlibat dalam diskusi yang bermanfaat, meskipun mereka mempunyai pendapat yang berbeda, karena mereka takut menyebabkan teman mereka “kehilangan mereka”

94

Peserta berpengetahuan

Instruktur sendiri harus bersedia mengetahui bahwa peserta mungkin mempunyai gagasan orisinil yang dia sendiri belum mengerti hingga kini; banyak instruktur tidak bersedia mengakui bahwa mereka bukanlah merupakan sumber dari seluruh pengetahuan suatu pokok pembicaraan.

Sulit mengontrol

Adalah sulit untuk mengontrol susunan pelatihan dengan menggunakan teknik studi kasus, karena hampir setiap kasus melibatkan sejumlah isu yang berbeda dan dapat dianalisis pada berbagai tingkat yang berbeda, tergantung pada pengalaman dan kemauan dari para peserta pelatihan .

Tidak semua informasi tersedia

Studi kasus, mau tidak mau, harus mencakup informasi yang kurang dibandingkan dengan atau yang mungkin tersedia pada umumnya; peserta dapat sampai pada pengertian bahwa membuat keputusan adalah lebih mudah dibandingkan dengan kenyataan.

Mempelajari informasi yang tidak relevan

Studi kasus juga mengharuskan peserta agar menggunakan waktu mereka untuk menyerap banyak informasi tentang latar belakang suatu masalah dan bukan sebaliknya.

05

Kapankah Teknik-Teknik Studi Kasus Sebaiknya Digunakan ?

Teknik studi kasus dapat digunakan jika tujuan belajar memusatkan perhatian pada jenis kegiatan berikut ini : 1. Pemecahan masalah 2. Pembuatan keputusan 3. Analisis situasi yang rumit 4. Hubungan kemanusiaan Salah satu cara menggunakan studi kasus adalah sebagai berikut : Pada awal kursus untuk memperlihatkan kepada peserta jenis masalah apa yang harus ditangani dan memperagakan ada peserta bahwa mereka perlu belajar teknik baru untuk memecahkan masalah tersebut. Pada akhir kursus untuk memberikan kepada peserta suatu kesempatan menerapkan dan menguji teknik yang

95

telah mereka pelajari selama bagian pertengahan kursus. Jika menggunakan studi kasus, seorang instruktur harus ingat bahwa itu merupakan suatu proses dan yang paling penting bukan pemecahannya. Untuk menjamin penguasaan peserta pada pemecahan masalah dan prosedur pembuatan keputusan, suatu pelatihan harus mengandung bukan hanya satu melainkan banyak kasus, sehingga peserta dapat mempraktekan keterampilan ini.

06

Bagaimana Menyelesaikan Suatu Studi Kasus ?

Kita telah mengetahui bahwa peserta secara perorangan harus menganalisis suatu kasus sebelum didiskusikan didepan kelas. Bab ini menguraikan apa saja yang terkait dalam persiapan ini. Langkah 1

Menganalisis situasi saat ini Peserta harus menguasai kenyataan studi kasus dengan membaca dan membaca-ulang secarahati-hati kasus tersebut. Pada akhir dari pembacaan kedua, seorang peserta harus dapat menyarikan kasus suatu pernyataan masalah yang terkait, sifat keputusan yang dihadapi manajer, dan sebagian besar unsur utama (kendala, kesempatan, dan sumberdaya) yang memperngaruhi tindakan yang dapat dilakukan pembaca.

Ketika pembaca menganalisis situasi saat ini, mereka perlu mengumpulkan dan meninjau semua kenyataan. Apa yang perlu diingat adalah bahwa terdapat lima kata dasar “W” yang akan membantu merumuskan apa yang sedang terjadi dalam situasi sekarang – when (kapan), where (dimana), what (apa), why (mengapa) dan who (siapa). Kapan membicarakan waktu-waktu hari, atau dalam suatu urutan kejadian. Dimana berarti tempat kejadiaan. Apa adalah keadaan. Keadaan berarti karakteristik apakah yang muncul pada waktu masalah mulai berkembang. Mengapa berarti mengapa masalah tersebut berkembang? Kejadian-kejadian apa yang mengarah pada timbulnya masalah-masalah?. Dan akhirnya, siapa. Siapa aja orang –orang yang terlibat?

Langkah 2

Menentukan tujuan Peserta harus menentukan tujuan. Tujuan merupakan keadaan yang diinginkan oleh perusahaan, organisasi atau situasi dimasa yang akan datang. Tujuan menyatakan “apa yang seharusnya” sebagai kebalikan dari “apakah itu”.”Apa yang seharusnya” menggambarkan standar atau norma yang harus dicapai. Tujuan harus dinyatakan dalam istilah sedemikian rupa, sehingga anda dapat mengukur hasil untuk mengetahui jika tujuan telah dicapai. Langkah 3

Merumuskan masalah Masalah harus diidentifikasi; kita telah mengetahui bahwa salah satu keuntungan yang paling berharga dari studi kasus adalah bahwa studi kasus tersebut memaksa peserta untuk mengidentifikasi masalah sebelum memecahkannya. Kesenjangan adalah merupakan masalah nyata, yaitu, keadaan atau hambatan yang menghalangi jalan seseorang mencapai tujuan. Ketika menuliskan perumusan masalah, dengan demikian peserta harus mengungkapkan masalah dalam artian perbedaan antara keadaan sekarang dan keadaan organisasi yang akan datang yang diinginkan.

96

Langkah 4

Mengembangkan kemungkinan pemecahan Semua langkah tindakan yang mungkin dilakukan untuk mengatasi masalah dan mencapai tujuan sekarang harus diidentifikasi dan dituliskan.

Langkah 5

Menetapkan kriteria Keharusan berikutnya adalah menetapkan seperangkat kriteria untuk digunakan dalam membatasi pemecahan. Kriteria menguraikan pembatasan modal, hukum, kelembagaan, logistic atau antar pribadi yang harus dipertimbangkan. Kriteria yang mungkin digunakan misalnya : biaya, waktu yang tersedia, tenaga kerja, sumber daya yang tersedia, kebijakan sekarang, dsb. Peserta harus mengajukan pertanyaan seperti : Berapa anggaran yang tersedia ? Berapa orang yang tersedia untuk pelaksananya?

Kapan hal itu harus diselesaikan ? Dapatkah orang-orang tersebut bekerjasama sebagai suatu tim ? Begitu kriteria ditetapkan, peserta dapat membandingkan pemecahan dengan kendala tersebut dan dengan sendirinya menyingkirkan kegiatan yang tidak memenuhi kriteria yang telah dia tetapkan. Dia harus mempunyai dua atau tiga pilihan yang tinggal yang memenuhi semua kriteria dan memerlukan pertimbangan lebih lanjut.

Langkah 6

Memperkirakan pengaruh dari setiap alternative Kemungkinan pengaruh setiap rangkaian kegiatan harus diuji dalam kaitannya dengan pencapaian tujuan yang ditetapkan Langkah 7

Membandingkan dan memilih pilihan terbaik Dalam menulis rangkaian kegiatan yang lebih diinginkan, seorang peserta harus menentukan berikut ini: Apa yang harus dikerjakan ? Siapa yang bertanggungjawab? Kapan kegiatan itu diselesaikan ? Sumberdaya apa yang diperlukan, jika ada?

97

Langkah 7

Menyajikan analisis dan pemecahan di depan kelas Analisis dan rekomendasi-rekomendasi harus disiapkan untuk presentasi dan “menjualnya” pada kelompok dan atau kelas . Peserta diminta untuk menyajikan hasil tekanan mereka dalam sesi paripurna atau mereka dapat diminta untuk pertama memberikan wawasan mereka dalam kelompok-kelompok kecil. Kelompok-kelompok ini dapat diminta untuk menyiapkan suatu pemecahan kelompok atau gabungan untuk menyiapkan pada kelas atau kelompok tersebut semata-mata digunakan oleh setiap peserta untuk menguji gagasannya sendiri terhadap komentar rekan-rekannya Proses yangterdiri dari delapan langkah untuk menyelesaikan suatu kasus skemanya dibuat dalam gambar 6.1 LANGKAH-LANGKAH DALAM PEMECAHAN MASALAH SUATU KASUS Peserta pelatihan harus : KASUS A

1. Menganalisis situasi saat ini

B

Situasi saat ini (sebagaimana dilihat manajer) yang mencakup :

2. Menentukan tujuan

Situasi yang akan datang (sebagaimana yang diperkirakan manajer)

Lingkungan (Menunjukkan kendala) Perubahan / Organisasi / Situasi Alternatif tindakan Alternatif X Alternatif Y Alternatif Z

3. Merumuskan masalah 4. Membuat daftar alternatif rangkaian tindakan 5. Menetapkan kriteria dan membatasi jumlah pilihan 6. Memperkirakan hasil kegiatan yang ada 7. Membandingkan hasil yang diharapkan dan memilih satu alternatif 8. Menyajikan pemecahan untuk seluruh kelas

yang mencakup : Lingkungan (menggambarkan hal- hal yang secara pararel berada pada sisi kiri) Perusahaan / Organisasi / Situasi (dalam artian syarat-syarat yang diinginkan manajer untuk masa yang akan datang) H. Hasil dari X Hasil dari Y dsb Gambar 6.1 FORMAT PEMECAHAN MASALAH SERBA GUNA UNTUK STUDI KASUS

98

07

Persiapan Instruktur

Beberapa instruktur mungkin percaya bahwa karena mereka lebih sedikit bicara dalam sesi studi kasus dibandingkan dengan ceramah, persiapan menjadi kurang dipersiapkan, taka da yang lebih banyak lagi yang perlu dikerjakan dari yang sudah ada . 1) Instruktur harus menyelesaikan analisis yang sama sebagaimana yang dilakukan peserta, 2) tetapi dengan tambahan pokok berikut ini : 3) Pendekatan yang luas

Instruktur harus mencoba melihat studi kasus dari sudut pandang seluruh kelompok peserta dengan sebanyak mungkin menggunakan cara yang berbeda seperti halnya peserta mungkin berbuat demikian.

Mengidentifikasi kemungkinan pemecahan

Instruktur harus mencoba mengidentifikasi dan melanjutkan setiap kemungkinan jalur analisis yang telah diidentifikasi peserta. Bahkan apabila instruktur mempercayai mereka sebagai tidak benar, adalah penting bahwa mereka harus mengetahui ke mana arah setiap analisis itu berkembang.

Pikiran terbuka

Instruktur harus berusaha menyusun setiap argument yang mungkin mendukung setiap kemungkinan pemecahan, ini dapat lebih baik jika diri sendiri tidak memilih suatu pemecahan kursus, sehingga dia mempunyai pikiran yang tebuka bila mengajar di kelas.

Gambar 7.1 Para instruktur harus menyiapkan diri mereka secara mendalam untuk sesi studi kasus

99

08

Bagaimana Melakukan Suatu Kasus Dalam Kelas ?

Kita telah menunjukan bahwa mengajarkan studi kasus pada dasarnya merupakan proses tiga langkah, yaitu : 1) Peserta menganalisis kasus secara perorangan 2) Mereka berkumpul dalam kelompok-kelompok kecil untuk mendiskusikan kesimpulan mereka masing-masing 3) Orang-orang atau kelompok melaporkan kesimpulan mereka kepada kelas dalam sesi paripurna Bagian ini memberikan saran kepada instruktur untuk melaksanakan langkah ketiga dan terakhir dalam proses ini - sesi paripurna. Selama sesi paripurna peserta melaporkan temuan mereka kepada kelas dan mencoba meyakinkan rekan-rekan sekelas untuk mendukung pandangan mereka. Seorang instruktur dalam situasi seperti ini harus bertindak sebagai fasilitator, bukan penceramah. Dengan demikian seorang instruktur studi kasus yang baik harus menggunakan kombinasi berbagai perlengkapan, mendorong peran serta yang luas dari peserta dan memberikan umpan balik penilaian . Dalam memimpin sesi paripurna, instruktur pada dasarnya mengikuti langkah-langkah yang diikuti oleh setiap peserta dalam menganalisis kasus. Langkah-langkah tersebut diringkas sebagai berikut : 1)

Pertama instruktur harus secara cepat mengidentifikasi pemecahan kasus oleh peserta melakukan survei pendapat kelas berkenaan dengan masalah dalam kasus tersebut. Dia mengerjakan itu untuk mendapatkan gagasan umum mengenai arahan yang akan dituju oleh kelas berkaitan dengan kasus tersebut . “Apa yang menurut anda perlu dikerjakan disini?” “Pemecahan apa yang anda ajukan?”

2)

Instruktur sekarang harus kembali dan meminta peserta untuk menganalisis situasi . “apa yang sedang berlangsung disini?” “Apa sajahkah isu pokoknya?”

3)

Dia kemudian berusaha untuk mengumpulkan perkiraan tujuan yang pantas : “bagaimana situasi seharusnya?” “Apakah hasil ideal?”

4)

Kemudian dia diameminta memintaseluruh seluruh kelas untuk mengidentifikasi kelas untuk mengidentifikasi

100

masalah : “Apakah persisnya hambatan dan masalahnya?” 5)

Instruktur harus meminta peserta membatasi pilihan yang tersedia dengan menetapkan kriteria. “Kriteria apakah yang ingin anda gunakan untuk membatasi pilihan anda?” “Pilihan apa saja yang masih ada?”

6)

Alternative apa yang harus disusun pada papan tulis dan instruktur sekarang meminta peserta untuk mendiskusikan pengaruh dari setiap tindakan : “Pengaruh/konsekuensi apa sajahkah yang mungkin terjadi dari tindakan-tindakan yang ada ini?”

7)

Peserta harus membandingkan hasil dan memilih pemecahan yang terbaik : “Apakah pemecahan ini benar-benar realistis?” “Mengapa anda telah memustukan tindakan ini?” 1 Melakukan survei masalah atau pemecahannya dengan cepat 2 Menganalisis situasi 3 Menentukan tujuan 4 Mengidentifikasi masalah 5 Mengidentifikasi semua Kemungkinan Pemecahan 6 Meninjau kriteria dan membatasi pilihan 7 Mendiskusikan pengaruh setiap pemecahan yang ada 8 Membandingkan hasil-hasil dan memilih tindakan terbaik

101

Gambar 8.1 Langkah-langkah kearah sesi paripurna suatu studi kasus

09

Pertanyaan Untuk Menganalisis Studi Kasus

Pertanyaan yang tidak mengenal teknik studi kasus mungkin enggan memulai diskusi, jika mereka diajak memberikan rekomendasi pada pemulaan sesi paripurna. Dengan demikian, barangkali bermanfaat menggunakan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut ini untuk memulai diskusi, jika kelompok merasa enggan. “Apa yang sedang terjadi dalam situasi ini?” “Siapa?” Apa? Di mana? Kapan? “Apa sajakah tujuan dari orang-orang yang “mempunyai” masalah itu ?” “Apakah tujuan orang-orang tersebut sama dengan tujuan organisasi?” “Apakah hambatan yang menghalangi pengawasan mencapai tujuannya?” “Apakah benar-benar merupakan suatu masalah?” “Apa persisnya masalah tersebut?” “Apa yang menyebabkan masalah tersebut?” “Apakah kita melihat pada sebab-sebab yang sebenarnya dari masalah atau sekedar pada gejala dari maslaah saja?” “Apa sajakah isu-isu pokok yang terkait?” “Mengapa isu-isu pokok tersebut penting?” “Apa yang harus dikerjakan orang sekarang?” “Rangkaian setiap kemungkinan yang telah diidentifikasi realistis di lingkungan yang digambarkan?” “Kriteria apakah yang harus kita gunakan untuk memilh alternatif tertentu?” “Apakah alternative ini benar-benar dapat dilaksanakan dalam situasi yang digambarkan?”

102

10

Petunjuk Untuk Melaksanakan Diskusi Kelompok Paripurna

Instruktur mempunyai banyak tugas yang harus dilaksanakan selama diskusi peripurna studi kasus. Tugas yang paling penting diuraikan di bahwa ini.

mengajar lebih sedikit

tugas baru

menerima pemecahan baru

Seorang instruktur yang tidak berpengalaman dalam teknik studi kasus mungkin percaya bahwa kenyataanyang akan dibicarakan lebih sedikit yang berarti lebih sedikit bekerja, kenyataannya, tugas memeriksa, memimpin dan memandu diskusi jauh lebih menantang seseorang dan memerlukan lebih banyak perhatian daripada penyampaian ceramah yang hanya satu arah. Instruktur harus siap mengakui bahwa dia belum mengidentifikasi rangkaian kegiatan tertentu atau kemungkinan pemecahan, jika peserta menyarankan hal-hal tersebur dan masuk akal, seorang instruktur yang tidak berpengalaman atau yang tidak mantap menghadapi hal ini akan merasa sulit.

Pendekatan partisipasif

Instruktur harus tidak bertindak sebagai orang yang menguasai sumber semua pengetahuan, jika pakai tertentu dipakai peserta dengan tidak benar, instruktur harus mencoba memberikan koreksi melalui peserta yang lain dari pada langsung memberikan koreksi sendiri .

Rendah hati

Instruktur harus berhati-hati menghindari ejekan terhadap saran yang tampaknya kurang benar, karena peserta harus didorong untuk melontarkan sebanyak mungkin pendapatan.

Mengaktifkan peserta

Instruktur harus mencoba untuk mendesak peserta yang kurang aktif berbicara, karena peserta ini tak mungkin dapat memperoleh banyak dari suau sesi kasus, jika mereka tidak menyumbang dan berperanserta .

Bertindak sebagai sekretaris

103

Dalam ceramah biasa, pelatih mungkin mengharapkan akan berbicara antara 75% dan 85% dari yang waktu tersedia, dalam studi kasus dia harus mencoba menghindari menggunakan lebih dari 25% dari waktu seluruhnya.

Instruktur hatus siap bertindak sebagai sekretaris dengan meringkaskan andil peserta pada papan tulis, kapan saja memungkinkan dia harus menggunakan kata-kata ungkapan peserta sendiri, karena ini akan menambah kepercayaan diri mereka.

Jika instruktur, oleh karena dia yang menulis kasus atau mempunyai pengetahuan laatar belakang lain, mengetahui lebih banyak lagi situasi yang diberikan dalam studi kasus dia harus menahan diri untuk tidak memperkuat posisinya dengan informasi yang hingga kini tidak diketahui. Jika informasi yang perlu tidak terdapat dalam studi kasus, studi kasus itu jelek.

Tidak ada pemecahan yang benar Hanya menggunakan informasi yang tersedia

Pada umumnya instruktur harus banyak akal, cerdik dan rendah hati dalam memandu dan bukan sebagai pimpinan diskusi yang dominan. Dia harus memajukan dan mendorong diskusi, bukan menghambatnya dengan memperlihatkan pengetahuannya yang lebih tinggi. Suatu studi kasus yang efektif merupakan suatu latihan dalam belajar bersama dari mana seorang instruktur yang peka dapat memperoleh pengetahuan sebanyak yang diperoleh peserta .

Memandu dan mendorong

Memberikan umpan balik

Salah satu peran yang paling penting dari seorang instruktur adalah memberikan umpan balik kepada peserta tentang pertanyaan, jawaban dan pertanyaan yang dibuat yang berkaitan dengan kasus .

Meringkas dan menyimpulkan

Pada kesimpulan diskusi studi kasus, instruktur harus meringkaskan apa yang telah dikatakan, dan bila suatu kesepakatan umum dicapai, dia harus meringkaskan hal ini dan mengaturkan kesimpulan umum apa saja yang dapat menunjukan penerapan umum mereka pada rentang masalah yang lebih luas. Namun demikian, tidak ada alasan mengapa suatu kesepakatan harus dicapai dan adunkecerdasan harus terjadi pada satu keputusan yang resmi .

Meringkas dan menyimpulkan

Seorang instruktur yang baik harus meminta peserta untuk menjelaskan pernyataan mereka sebelumnya dan menyatakan ulang apa yang telah dikatakan peserta. Dia juga harus mengajukan pertanyaan yang menyelidik untuk memaksa peserta mengeluarkan argumentasi mereka. Bila kelas telah mencapai kesepakatan tentang suatu masalah atau tindakan yang diambil, instruktur dapat mendukung pandangan minoritas dan memberikan bantuan “jahat” untuk memaksa mayoritas memikirkan kembali dengan jelas pendirian mereka dan mempertahankan alasan mereka.

11

Tata letak ruangan kelas

Tata letak ruangan kelas harus diatur kembali untuk keperluan studi kasus. Pengaturan tat letak ruangan kelas seperti biasanya dimana peserta duduk dalam baris-baris tidak cocok untuk metode studi kasus. Dalam kelas yang besar, peserta yang duduk dibelakang hanya dapat melihat bagian belakang kepala peserta didepan mereka dan mereka jarang mendengarkan presentasi di depan kelas. Mereka juga tidak dapat mendiskusikan dengan efektif kasus diantara mereka.

104

Untuk kelompok yang besar, metode kasus merupakan cara terbaik jika dilaksanakan dalam ruangan sebagaimana dalam Gambar 11.1 . Di ruangan tersebut terdapat kursi untuk 55 peserta. Setiap meja dan kursi penghubung luar dinaikan beberapa inchi di atas yang ada di depannya untuk memungkinkan jalur pandangan yang lebih baik diantara peserta dan bagian depan ruangan .

Gambar 11.1 Tata letak ruangan kelas yang efektif untuk studi kasus

Kelas-kelas yang lebih kecil dapat diatur sebagaimana ditunjukan dalam gambar 11.2 . pengaturan ini memungkinkan peserta bekerja dengan mudah dalam kelompok-kelompok yang kecil bersama-sama. Pengaturan ini juga memudahkan instruktur untuk mengawasi, memimpin, mendorong dan memandu pekerjaan kelompok dengan mudah.

Gambar 11.2 Tata ruang studi kasus yang disarankan untuk kelas yang kecil

105

12

Apakah Keuntungannya ?

kita telah mengetahui dan berpengalaman mengenai sesuatu yang terkait dalam belajar dan mengajar studi kasus, bagian ini bertujuan untuk mempelajari lebih jauh dari ini dan belajar secara nyata bagaimana meniliti studi lajari lebih jauh dari ini dan belajar secara nyata bagaimana meniliti studi kasus. Kasus harus asli jika kasus tersebutningin efektif – beberapa penulis menyiapkan kasus kursi berlengan dengan berhasil, tetapi ini hanya dapat dilakukan bila penulis kasus mempunyai pengalaman kerja yang luas, sehingga kasus imajener sebenarnya berdasarkan pada kenyataan dan tidak boleh menyederhanakan kenyataan.

Penulis kasus kebnyakan harus benar-benar melakukan “penelitian lapangan” untuk menjamin bahwa kasus mereka berdasarkan pada kasus kehidupan nyata. Dengan penelitian lapangan dimaksudkannya bahwa penulis kasus mengunjungi suatu organisasi yang pejabatnya membantu memberikan informasi. Penulis kasus mengumpulkan data, menyaring dan memilah bahan-bahan dan akhirnya menulis suatu “kasus”. Manajer atau eksekutif penanggung jawab dari organisasi yang bekerjasama tersebutlah yang kemudian menyetujui secara tertulis sehingga memungkinkan kasus dipergunakan untuk tujuan pengajaran .

Pendekatan berikut ini disarankan untuk meneliti suatu kasus : Mengidentifikasi masalah melalui wawancara

Menghubungi dan mengunjungi manajer pilihan Mendiskusikan masalah yang dihadapi manajer, bukan mendiskusikan kebutuhan anda. Kebanyakan manajer akan bersedia mendiskusikan masalah yang sedang mereka hadapi saat ini daripada memperkirakan atau mencarikan data untuk tujuan yang telah anda tetapkan sebelumnya. Pahamilah dengan baik masalahnya dan kemudian dari masukan ini menetapkan tujuan anda sendiri dan membangun suatu kasus. Tetaplah pada apa yang anda lihat dan dengar selama rapat, jika perlu catatlah hal-hal yang penting. Yakinlah kembali tentang kerahasian tentang manajer bahwa anda akan menyamarkan kasus dengan merubah nama-nama tempatkaryawan, dsb. Tidak ada manajer yang ma masalahnya disebarluaskan keseluruh organisasi

106

Mengumpulkan

13

Begitu selesai tahap awal wawancara awal, pusat perhatian anda berikutnya adalah pengumpulan data. Anda harus mencari apa yang terjadi pada siapa, kapan terjadinya, dan dimana, semua merupakan pertanyaan mendasar penelitian deskriptif. Jika responden anda mempunyai gagasan tentang mengapa sesuatu itu terjadi, anda harus menjaga alur pendapat mereka. Disamping itu, dokumentasi, korespondensi, jadwal, dsb yang menunjang harus dikumpulkan .

Menuliskan Suatu Kasus

Karakteristik kasus yang baik Tidak mudah untuk menulis suatu studi kasus yang baik. Dalam bagian ini, kit akan menyajikan beberapa petunjuk untuk membantu agar tugas anda lebih mudah. Pertama kita akan memperkenalkan karakteristik kasus yang baik dan kita akan menyajikan suatu susunan format yang dapat digunakan untuk menulis suatu kasus. Anda sekarang telah menyelesaikan penelitian lapangan anda dan siap memulai menulis suatu kasus. Namun demikian, sebelum anda mulai, anda harus meninjau dan kemudian bila menulis, mengintat karakteristik kasus yang baik berikut ini : 1. Suatu studi kasus harus TIDAK LENGKAP 2. Studi kasus juga harus BERSIFAT PRIBADI 3. Studi kasus harus DRAMATIS 4. Suatu kasus harus mempunyai CUKUP INFORMASI 5. Studi kasus juga harus mempunyai suatu URUTAN WAKTU yang jelas 6. Studi kasus harus SESINGKAT MUNGKIN Kita sekarang akan mendiskusikan ciri-ciri ini dengan lebih terperinci.

Suatu studi kasus harus tidak lengkap Tidak ada rumusan masalah, tidak ada pemecahan

Suatu gambaran situasi keputusan umumnya memberikan latar belakang, menceritakan apa yang diputuskan untuk dikerjakan dan kemudian menunjukan apa yang terjadi. Namun demikian, suatu studi kasus merupakan sesuatu yang tidak selesai. Studi tersebut harus memberikan suatu tahap pada peserta dimana suatu keputusan jelas diperlukan . Barangkali saja suatu masalah itu tidak jelas, atau apa jenis keputusan yang diperlukan juga tidak jelas, atau apa jenis keputusan yang diperlukan juga tidak jelas, bahkan barangkali lebih tepay bagi peserta itu untuk memutuskan tidak perlu melakukan sesuatu, sekalipun demikian, haruslah jelas bahwa seseorang yang digambarkan itu telah mencapai suatu tahap keputusan.

107

Gambar 13.1 Suatu sandi kasus harus mempunyai suatu masalah dan memerlukan pengambilan keputusan Memusatkan perhatian pada satu orang

Suatu studi kasus harus bersifat pribadi Salah satu tujuan teknik studi kasus adalah menirukan (simulasi) situasi kerja yang sebenarnya, dengan demikian, pembaca harus merasa bahwa yang digambarkan sebenarnya adalah masalah dia dengan situasinya. Oleh karena itu, menjadi penting dalam studi kasus harus memusatkan pada satu orang dari mana suatu situasi itu ditinjau. Suatu studi kasus tidak harus sangat obyektif namun harus menyajikan situasi seperti yang dilihat oleh mata salah seorang peserta dalam situasi yang digambarkan. Namun demikian adalah penting bahwa penulis kasus jangan membicarakan pertimbangan dirinya sendiri masuk kedalam kasus, karakteristik orang-orang harus ditunjukan melalui perbuatan merekabukan sekedar dinyatakan saja. Haruslah jelas dari bagian mana dari studi kasus tersebut yang merupakan pendapat pemain utama dalam suatu situasi dan bagian mana yang merupakan pernyataan-pernyataan obyektif penulis kasus, bahan sebanyak mungkin harus diberikan melalui pemikiran, tindakan dan kata-kata dari para pemain dari situasi dan bukan sekedar pernyataan telanjang dari kenyataan yang tersaji.

Case study

Gambar 13.2 Suatu studi kasus harus bersifat pribadi

108

Suatu studi kasus harus dramatis Peserta pelatihan harus merasa bahwa dia sebenarnya mengalami situasi yang digambarkan dalam kasus itu dan bukan hanya membaca uraian mengenai hal itu, pengaruh itu sering kali dicapai dengan “merancang adegan” sejak dini dengan cara yang dramatis. Bandingkan dua cara dalam memulai suatu studi kasus berikut ini: Ali datang terlambat lagi ke tempat kerja dan pengawasnya, Mr.Kadir marah. Kadir memutuskan untuk membicarakan pada Ali tentang masalah ini. Pak Kadir, pengawas Ali, merasa sakit dan capek karena kedatangan ali ke tempat kerja terlambat. Jika dia tidak berperilaku baik, saya akan memecatnya “Ali, datanglah ke ruang saya dalamwaktu lima menit ini. Pekerjaa anda tergantung pada pembicaraan kita nanti. Pernyataan kedua dengan jelas lebih dramatis dan melibatkan pembaca sejak awal, sesudah adegan dirancang dengancara ini, kemudian memungkinkan untuk “mengkilas balik” dengan latar belakang sejarah terhadap situasi yang merupakan pokok bahasan studi kasus . Studi kasus dapat dibuat dengan lebih nyata dan dramatis dengan memasukan dokumen nyata atau yang menyerupai, jika penyamaran diperlukan . Dalam hal ini juga cukup masuk akal untuk menyiapkan dokumen, pembicaraan dan dialog telepon, jika ini akan menambah drama situasi tanpa mengaburkan kenyataan, ini bermanfaat khususnya juka suatu studi kasus disamarkan, karena jelas bahwa penulis kasus benar-benar tidak akan mampu merekam percakapan seperti ini. Suatu studi kasus harus mempunyai cukup informasi Pembaca harus diberikan semua informasi yang : Perlu pemahaman dan analisis situasi Berasal dari orang yang menjadi sudut pandang penulisan studi kasus tersebut .

Gambar 13.3 Suatu studi kasus harus cukup informasi

109

erhati-hatilah dalam menentukan banyaknya informasi yang akan dimasukan ke dalam suatu kasus. Penulis kasus akan sering membuang kenyataan dan informasi latar belakang hanya karena dia terbiasa dengan kenyataan dan informasi tersebut. Dia lupa bahwa peserta tidak mempunyai pengetahuan latar belakang situasi tersebut. Sering kali sulit memberikan informasi yang cukup. Sama sulitnya untuk menahan selera pribadi dan dramatis yang penting untuk suatu studi kasus yang baik. Dengan demikian, barang kali bermanfaat untuk menetapkan data latar belakang kedalam suatu catatan atau menyajikannya pad akhir studi kasus. Sebanyak mungkin bahan latar belakang harus dijalin dengan cerdik kedalam studi kasus tanpa merusak kualitas dramatisnya . Suatu studi kasus harus mempunyai urutan waktu yang jelas Pembaca harus menghargai apabila situasi telah dicapai tepat waktu. Urutan kejadian yang menuju kepada titik ini tepat waktu harus ditunjukan dengan jelas, karena orang dalam situasi ini jelas menyadari pada urutan waktu berlangsung kejadian-kejadian. Tampaknya sulit menggabungkan suatu urtan kejadian yang jelas dengan suatu penyajian yang dramatis, tetapi ini adalah salah satu tugas untuk keberhasilan sesorang penulis kasus.

Gambar 13.4 Suatu studi kasus harus mempunyai urutan waktu yang jelas

Suatu kasus harus sesingkat mungkin Kasus harus dijaga agar sesingkat mungkin. Kadang-kadang dapat dibenarkan suatu studi kasus itu anjang, jika studi tersebut dapat dipelajari daam periode waktu yang agak panjang, dan jika peserta merasa perlu melakukan penyotiran data dari bahan-bahan yang banyak dan menganalisis situasi yang sangat rumit. Namun demikian, untuk pelatihan, suatu studi kasus yang paling baik dibatasi hingga lima halaman atau kurang. Dapat saja membuat suatu studi kasus yang lebih pendek dengan meringkaskan data kuantitatif dalam bentuk tabel, ini jelas berguna, akan tetapi jika saah satu tujuan pengajaran adalah agar memungkinkan peserta memilihi dan mengatur data, hal tersebut jangan dilakukan. Gambar 13.4 Suatu studi kasus harus mempunyai urutan waktu yang jelas

110

Format yang disarankan untuk penulisan suatu kasus Sebelum anda benar-benar memulai menulis suatu kasus, anda pertama harus menulis tujuan belajar dari kasus tersebut . Tujuan belajar menunjukan apa yang akan anda harapkan untuk dipelajari peserta sebagian hasil dari menganalisis dan mendiskusikan kasus. Tujuan ini akan mempunyai kaitan penting dengan cara studi kasus disusun, panjangnya kasus, banyaknya pekerjaan yang dituntut dari peserta dan masalah-masalah yang ditekankan. Dengan demikian, tujuan belajar harus dinyatakan dengan jelas sebelum kasus benar-benar ditulis . Begitu tujuan belajar diselesaikan, sekarang anda siap menulis kasus. Cara menulis suatu studi kasus tidak hanya satu, suatu kasus dapat didekati dari berbagai pandangan. Bagi istruktur yang menulis kasus untuk pertama kali format berikut ini meungkin berguna. Banyak kasus yang telah berhasil ditulis dengan pendekatan ini :

Pembukaan :

(Beberapa alinea pertama)

Batang tubuh kasus :

Penutupan :

(Dua atau satu alinea terakhir)

Nama dan gelar manajer penanggung jawab Nama dan tempat organisasi Tanggal Synopsis tempat keputusan atau masalah Sejarah Fakta sekitarnya, jika relevan Uraian perluasan dari situasi keputusan atau masalah Hubungan organisasi Sifat kasus yang lain Hasil dan protes Kenyataan interaksi sosial, dsb Skenario untuk menetukan pentingnya masalah atau keputusan

Gambar 13.6 Format studi kasus yang umuml

Kunci format ini adalah bagian pembukaan yang mengatur suasana bagi peserta. Dengan memperkenalkan secara cepat nama manajer penanggung jawab, akan menjelaskan kepada peserta peranan yang harus mereka mainkan dan memberikan unsur pribadi dalam kasus. Dengan pada awalnya menyatakan tempat keputusan atau masalah, paling tidak, sebagimana dilihat manajer, akan membantu peserta dalam menyiapkan analisis mereka tentang apa yang harus diikuti.

111

Batang tubuh kasus mengandung semua informasi latar belakang yang perlu bagi peserta. Dokumen pendukung apa pun, seperti surat, jadwal, grafik, bagan, dsb. Harus dimasukan kedalam bagian ini. Jika penulis mempunyai bahan yang terlalu banyak, dia harus menyertakan pada akhir kasus dalam suatu lampiran.

Batang tubuh kasus juga harus mulai dengan waktu yang cukup untuk mengulang sehingga memungkinkan penulis menyajikan kasus dengan terperinci dalam urutan waktu yang jelas. Pada waktu penulis menggambarkan situasi, kenyataan harus dimasukan kedalam uruttan yang “kronologis”. Akhir batang tubuh harus berhubungan dengan tangga yang ditulis pada pembukuan . Bila menyajikan data dalam batang tubuh kasus, apapun yang menurut penulis merupakan “kenyataan yang sebenarnya” harus dinyatakan sebagai suatu kalimat penyataan. “Pendapat” yang diutarakan oleh sifat-sifat kasus harus dibuat sedemikian berkarakter. Batang tubuh kasus juga harus ditulis dalam bentuk lampau, jika mungkin. Ini kemudian dapat dipakai berulang-ulang. Bagian penutup merinci apa yang diharapkan oleh penulis untuk dikerjakan peserta. Ingatlah bahwa suatu kasus harus tidak lengkap. Penutup harus menunjukan bahwa suatu keputusan perlu diambil sekarang ini. “Rasa pentingnya terhadap sesuatu” di sini akan memberikan unsur dramatis yang diinginkan dalam petujuk. Para ahli menyatakan bahwa hanya satu dari lima kasus yang dibuat dapat dikatakan berhasil. Sekarang menjadi jelas bahwa menulis seuatu studi kasus tidak mudah, merupakan suatu pekerjaan yang sulit dan memakan waktu . tugas ini barangkali perlu diserahkan pada suatu tim penulis kasus yang professional. Namun demikian, jika di dalam bidang studi anda tidak terdapat kasus, anda dapat menentukan bahwa anda menghendaki untuk menulis beberapa kasus. Petunjuk dan format yang disarankan dalam bagian ini, akan terbukti bermanfaat .

14

Imbalan Dari Teknik Studi Kasus

P

ara instruktur yang bisa memberikan ceramah mungkin merasa tidak enak mengorbankan keamanan metode komunikasi satu-arah dan membiarkan mereka terhadap komentar dan pengertian dari semua peserta pelatihan. Ini terutama sulit apbila dlam kenyataan peserta mempunyai pengalaman kerja lebih banyak dibandingkan dengan instruktur. Akan tetapi dalam keadaan demikian, merupakan suatu hal yang penting bahwa pengalaman mereka harus diuraikan dengan teknik sedemikian rupa, seoerti halnya teknik studi kasus

Instruktur yang telah menggunakan studi kasus yang sama dua puluh atau tiga puluh kali menyatakan bahwa mereka masih belum tahu apa hasl yang akan terjadi dari suatu sesi tertentu dengan studi kasus demikian. Tidak pernah ada dua sesi yang sama. Pengalaman ini mencerminkan nilai teknik studi kasus, karena teknik tersebut secara tepat menirukan aspek dinamis oembuatan keputusan yang selalu berubah .

112

Training of Trainers Pelatihan Keinstrukturan Bidang Jasa Konstruksi

CURAH PENDAPAT

01 Apakah Curah Pendapat Itu? Teknik untuk

mengeluarkan banyak gagasan

Curah pendapat merupakan teknik untuk mendorong orang mengeluarkan banyak gagasan melalui pemikiran yang kreatif dalam periode waktu yang relatif singkat. Tujuannya adalah untuk medapatkan sebanyak mungkin gagasan, terlepas dari kelayakan atau kemampuan ekonomi mereka. Curah pendapat biasanya diterapkan dalam situasi pemecahan maslah. Curah pendapat merupakan Mengembangkan keterampilan pemecahan masalah mendorong pemikiran yang kreatif) Memecahkan masalah kehidupan yang nyata, misalnya Menentukan pemecahan suatu masalah Membangkitkan hasil, metode dan pendekatan alternative Memperbaiki atau memperbarui hasil dan metode yang ada

Berguna dalam sesi pemecahan masalah

(khususnya

Meskipun curah pendapat dapat diterapkan secara perorangan, teknik ini berguna khususnya bila diterapkan dalam kelompok. Kelompok dapat membangkitkan gagasan lebih banyak dan yang lebih baik daripada semua yang dapat dilakukan anggota bila mereka hanya bekerja sendiri-sendiri. Empat hingga dua belas peserta merupakan ukuran yang terbaik untuk suatu kelompok dalam curah pendapat. Peserta yang kurang dari empat biasanya dibawah keharusan “massa kritis” untuk menunjang reaksi berantai curah pendapat, dan bila terdapat dari dua belas peserta, tidak semuanya mendapatkan kesempatan untuk berpartisipasi sepenuhnya. Sesi curah pendapat dapat dilakukan si mana saja asalkan tersedia ruang rapat dengan menggunakan tempat duduk semi lingkaran atau berbetuk U seperti terlihat pada halaman verikut, dan sebuah flip-chart atau apan tulis untuk menuliskan gagasan-gagasan.

113

Gambar 1 Pengaturan ruang kelas untuk curah pendapat

02

Hambatan Mental

Tidak mudah menjadi kreatif

Tujuan curah pendapat adalah membangkitkan gagasan sebanyak mungkin. Bagi orang dewasa, mambangkitkan gagasan seringkali bukan pekerjaan yang mudah. Terdapat bebrapa alasan untuk ini.

Kebanyakan dari kita tidak perlu menjadi kreatif

Pertama kita tidak perlu kreatif untuk sebagian besar apa yang kita kerjakan. Misalnya, kita tidak perlu kreatif bila kita sedang mengendarai mobil, atau membenahi arsip kita, atau menunggu sambal antri di tempat pembelanjaan. Kita makhluk yang mempunyai kebiasaan bila saatnya harus hidup. Untuk sebagian besar kegiatan kit, hal-hal rutin yang tersebut sangat perlu. Tanpa hal-hal yang rutin, hidup kita akan kacau dan kita tidak akan banyak mengerjakannya. Bila anda bangun pagi, anda dapat merenung sambal menginta gaji anda, dan anda barangkali tidak akan bekerja. Berada dalam pemikiran yang rutin memungkinkan kita dapat mengerjakan banyak hal yang kita perlukan tanpa harus memikirkannya .

Kita belum diajar untuk menjadi kreatif

Alasan lain kita tidak lebih kreatif adalah bahwa kita belum diajar untuk menjadi kreatif. Banyak sistem pendidikan kita diarahkan menuju pengajaran untuk mencari “jawaban yang benar”, yaitu jawaban yang ingin didengar pengajar. Pendekatan “jawaban yang benar” menjadi mengakar matematis apabila memang hanya terdapat satu jawaban yang benar. Masalahnya, sebagian besar kehidupan tidak selalu dengan cara demikian. Hidup itu tidak pasti, terdapat banya jawaban yang benar, tergantung pada apa yang sedang anda dicari.

114

Namun demikian, terdapat banyak waktu ketika orang perlu kreatif dan membangkitkan cara yang baru untuk mencapai tujuan mereka. Bila ini terjadi, sistem kepercayaan mereka sendiri dapat mencegah mengerjakan demikian. alasan ketiga mengapa kita tidak kreatif dan seringkali “berbeda pendapat”, adalah karena kebanyakan orang dewasa mempunyai hambatan mental tertentu yang mengunci pikiran mereka menjadi “status quo” dan tetap perpikir “lebih sering sama”. Hambatan mental ini perlu untuk sebagian besar yang kita kerjakan, tetapi hambatan tersebut dapat membuat kita berhenti di tengah jalan bila kita mencoba menjadi kreatif . Inilah contoh hambatan mental yang berbahaya untuk pemikiran kreatif Hanya ada 1 Jawaban yang benar. Kita harus selalu mengikuti peraturan dan jangan bertindak bodoh, berbuat keliru adalah salah berkata sesuatu yang berbeda dari yang biasa itu salah kita telah melakukan hal seperti itu kita harus bersetuju dengan pimpinan kita

Gambar 2 Hambatan mental membuat kita berhenti di tengah jalan bila kita mencoba menjadi kreatif

Hambatan mental dapat berakibat sebagai berikut : Hambatan Hanya melihat apa yang anda harapkan untuk dilihat Mencoba memecahkan masalah menurut metode yang sama yang biasa anda gunakan tanpa mempertimbangkan situasi yang mungkin berbeda dan barang kali pendekatan lain untuk masalah tersebut lebih tepat Tidak berani mengeluakan gagasan yang baru dan lebih baik Mengkritik gagasan orang lain tanppa benar-benar mempertimbangkan gagasan tersebut Tidak mempertanyakan lagi gagasan orang yang tingkatannya lebih tinggi

Hambatan mental sampai batas tertentu dapat diatasi, tergantung pada kemampuan orang menganalisis hambatan mental apa yang memasuki pemikiran kreatif. Timbulnya kesdaran akan jenis hambatan mental yang menghalangi dia merupakan langkah pertama untuk mengatasi hambatan tersebut.

115

03 Pertama bangkitkan gagasan sebanyakbanyaknya, kemudian nilailah gagasan tersebut

Bagaimana Curah Pendapat Berlangsung

Karakterisktik utama curah pendapat adalah bahwa teknik ini menerapkan prinsip “memunda peniliain”, yaitu: mengenyampingkan kritikan bila gagasan muncul. Ini karena pemikiran analisis dan nilai bercampur dengan pemikiran kreatif.

Pemikiran kreatif memerlukan hubungan dan gabungan gagasan dalam suatu iklim yang bebas dan terbuka. Arus gagasan yang bebas tidak mungkin muncul bila suatu gagasan dinilai dan dikritik begitu dirumuskan-proses kreatif dalam hal ini akan berhenti. Untuk mendorong arus gagasan yang bebas, curah pendapat berlangsung melalui dua tahap. Selama tahap pertama instruktur mengemukakan masalah atau pertanyaan pembuka dan para peserta membangkitkan sebanyak mungkin gagasan, terlepas dari kelayakan maupun kemampua ekonomisnya. Gagasan dikemukakan dengan menuliskannya. Dalam tahap ini, kritikan dan penilaian tidak diperbolehkan. Selama tahap kedua para peserta menetapkan kriteria untuk menyeleksi gagasan yang terbaik, kemudian mereka menguji setiap gagasan menurut kriteria itu dan mereka memilih pemecahan yang terbaik Dengan menerapkan prosedur dua-tahap I ni, curah pendapat merangsang pemikiran kreatif dan mengajarkan pada para peserta untuk mendengarkan kepada peserta lain dan mengangguhka penilaian mereka.

Gambar 3 Memisahkan antara membangkitkan gagasan dan menilai gagasan tersebut

116

04

Keuntungan dan Keterbatasan Curah Pendapat Keuntungan curah pendapat adalah : Sangat partisipatip Merangsang pemikiran kreatif Mengajarkan pada orang lain untuk saling mendengarkan Mengajarkan pada orang lain untuk menunda penilaian Dapat membangkitkan gagasan baru maupun yang sudah ada Pemecahan dapat berkualitas tinggi Merupakan suatu latihan tak terhingga yang menghilangkan suasana kelas yang kadang-kadang formal. Hanya memerlukan sedikit sumber daya Keterbatasan curah pendapat adalah : Pengintegrasian gagasan yang dibangkitkan memerlukan keterampilan yang tinggi dari instruktur Tidak semua latihan curah pendapat membuktikan sama kreatif dan inovatifnya Kadang-kadang peserta menghadapi kesulitan untuk menunda penilaian Kadang-kadang peserta cenderung tidak menganggap serius latihan yang dilakukan

05

Persiapan Instruktur

Bila menyiapkan sesi curah pendapat, seorang instruktur harus memikirkan tiga pertanyaan berikut ini : Gunakan pelatihan “pemanasan”

1. Bagaimana “mendongkrak para peserta” Sebagaimana kita ketahui, membangkitkan gagasan bagi kebanyakan orang dewasa tidak muncul secara alamiah. Sesi curah pendapat pasti akan gagal, bila anda tidak menghabiskan waktu untuk “menghangatkan suasana” kelompok. Terdapat dua jenis latihan pemanasan yang dapat anda gunakan agar peserta berada dalam kerangka pikiran yang benar. Latihan untuk menciptakan kesadaran akan adanya hambatan mental Latihan untuk melonggarkan pikiran dan/atau memperagakan bagaimana curah pendapatan itu berlangsung.

117

Bila anda mengajar suatu kelompok peserta yang menganggap curah pendapat merupakan sesuatu yang baru, cara terbaik adalah menggunakan satu latihan dari setiap kategori. Latihan pemanasan biasanya berlangsung tidak lebih dari 5-10 menit untuk setiap latihan

Sembilan titik

Latihan untuk menciptakan kesadaran akan adanya hambatan mental

Tanpa mengangkat pensil anda dari kertas, gambarlah empat garis lurus yang berhubungan (atau kurang dari empat jika dapat) yang akan melalui kesembilan titik, tetapi setiap titik hanya dapat dilalui sekali. Setelah mencoba du acara yang berbeda, tanyakan pada diri anda sendiri pembatasan apa saja yang anda tetapkan untuk memecahkan masalah ini.

Hanya seandainya Pikirkan segala suatu yang akan terjadi karena hal tersebut. Apa sajakah konsekuensinya? (latihan 5 untuk 5 menit). Seandainya :

Gambar 4 Apa yang anda lihat?

Bayang-bayang kita menjadi kenyataan Anda dapat mengulurkan badan anda ke mana pun yang anda inginkan Saya dilindas mesin penggiling jalan dan kemudian menjadi rata Gambar yang anda lukis tiba-tiba menjadi kenyataan Anda dapat terbang Kita mempunyai tujuh jari pada masing-masing tangan kita

Gambar 5 Apa yang akan terjadi jika....?

118

Gagasan baru Letakkan sebuah alat mainan anak-anak di depan kelas, misalnya mainan binatang isian/sumpalan, alat mainan gesekan (mobil pemadam kebakaran), buku, mainan perlengkapan perawat, layangan, dsb. Berikan salah satu tugas berikut ini. Cobalah berpikir yang paling cerdik, yang paling menarik dan yang paling tidak lazim untuk mengubah ini, sehingga anda laki-laki dan perempuan akan lebih senang bermain dengan ini. Jangan kawatirkan biayanya, pokoknya buatlah supaya lebih menyenangkan. Berpikirlah dengan cerdik, menarik dan tidak laim untuk ini, selain dari sesuatu yang hanya main-main. Anda dapat mengubah sesuatu bila anda mau: buatlah agar menjadi lebih besar, lebih kuat, berubah warna, lebih luas, dsb.

Perbaikan - Perbaikan Misalkan ada tiga obyek yang lazim, berilah saran sebanyak mungkin untuk memperbaiki masing-masing. Jangan kawatir apakah mungkin berubah atau tidak. Jangan menyarankan sesuatu yang telah dikerjakan untuk membuat obyek menjadi semakin baik (latihan 5 menit). Sepeda, sepatu, pakaian Lemari, pintu, meja

2. Apakah masalahnya/pertanyaan pembuka? setiap sesi curah pendapat mulai dengan suatu pertanyaan pembuka. Anda harus menyususn pertanyaan pembuka sedemikian rupa, sehingga banyak kemungkinan jawaban. Cara yang baik untuk mengawali pertanyaan adalah sebagai berikut : “Bagaimana caranya .... Dengan cara bagaimana kita dapat .... Bagaimana mungkin .... Dengan cara bagaimana ....” Pertanyaan pembuka harus tidak membatasi jawaban

Harus disadari bahwa jawaban yang anda peroleh tergantung pada pertanyaan yang anda ajukan. Pastikan bahwa pertanyaan tersebut tidak membatasi jumlah jawaban. Daripada menanyakan: “Bagaimana caranya agar sinar dalam ruangan kelas ini lebih terang?’, lebih baik menanyakan: “Bagaimana caranya agar kita dapat menjamin bahwa dalam ruangan kelas ini semua peserta dapat membaca buku masing-masing?” Bila anda menggunakan curah pendapat untuk mendapatkan pemecahan suatu masalah, perhatikan dalam menyatakan ulang masalah tersebut sedemikian rupa sehingga banyak kemungkinan jawaban.

119

3.Bagaimana saya dapat membantu menyeleksi gagasan terbaik ? Mengidentifikassi kriteria untuk memilih gagasan

Bila para peserta telah membangkitkan sederetan gagasan, para peserta perlu suatu patokan untuk mengukur gagasan tersebut dan memilih gagasan terbaik. Agar dapat membantu kelompok menetapkan kriteria yang dapat berlaku bagi kelompoknya untuk memilih gagasan terbaik. Contoh kriteria yang dapat ditetapkan adalah: Pengaruhnya terhadap tujuan Biaya yang terkait Bahan dan perlengkapan yang terkait (hal-hal yang teraba) Pendapat, sikap, perasaan, nilai, dsb yang terkait (hal-hal yang tak teraba) Implikasi moral dan/atau hukumnya Kesulitan dalam pelaksanaan atau tindaklanjutnya Akibat dari kesalahan Masalah baru yang ditimbulkan

06

Petunjuk Untuk Memandu Sesi Curah Pendapat

Bila anda memandu suatu sesi curah pendapat, ikuti langkah-langkah berikut ini

1. Perkenalkan sesi curah pendapat Jelaskan mengapa sesi ini penting. Ini mencakup bagaimana menyatakan masalah yang divari pemecahannya. Jelaskan pula bagaimana curah pendapat berlangsung: mula-mula membangkitkan gagasan, kemudian gagasan tersebut diuji. Aturan untuk membangkitkan gagasan adalah sebagai berikut: Tidak diperbolehkan memberikan kritik. Kritik dan kreativitas tidak berjalan seiring. Bila anda kritis pada saat yang sama anda kreatif, ini akan menghalangi arus gagasan yang bebas. Diperlukan kuantitas. Semakin banyak jumlah gagasan, semakin besar kemungkinan menjadi pemenang. Lebih

mudah mengurangi daftar yang panjang daripada memanjangkan suatu daftar yang pendek. Diharapkan suasana yang bebas. Semakin gila gagasan, semakin baik. Bahkan saran yang aneh dan tidak praktis dapat “memacu” anggota kelompok lain memunculkan saran-saran yang praktis yang mungkin malah tidak terjadi pada anggota lain tersebut. Gagasan yang berssifat penggabungan dan perbaikan dicari terus. Selain menunjuang gagasan mereka sendiri, anggota kelompok harus memberikan nasihat bagaimana saran yang diajukan orang lain dapat diubah menjadi gagasan yang lebih baik, atau bagaimana dua atau lebih gagasan dapat digabungkan menjadi suatu gagasan yang lebih baik. Perubahan dapat melalui berbagai bentuk, seperti: peningkatan, penurunan, penambahan, penghapusan, penggantian unsur-unsur atau pembalikan.

120

2. Lakukan latihan pemanasan Untuk mengenalkan peserta dengan curah pendapat, kerjakan satu atau dua latihan yang diuraikan dalam bab sebelumnya. Ciptakan suasana yang hidup.

3.Memandu curah pendapat Mendorong gagasan Bila kelompok mengalami kesulitan dalam membangkitkan gagasan yang baru, anda dapat memberikan daftar berikut ini kepada kelompok untuk membangkitkan gagasan:

121

Dapatkah hal itu dipakai untuk yang lain?

Untuk tujuan apa hal ini dapat digunakan dengan cara lain? Dapatkah barang bekas digunakan untuk sesuatu? Dapatkah bagian-bagian yang telah dinyatakan tidak pas digunakan untuk sesuatu?

Dapatkah hal itu diselesaikan?

Apa lagi yang seperti ini? Dapatkah kita membuat ini seperti yang lain? Prosedur lain yang mana yang dapat kita terapkan? Apakah yang dulu juga sama? Apa yang dapat kita salin? Siapa yang dapat kita tandingi?

Dapatkah hal itu diperbaiki atau diubah?

Dapatkah kita memperbaiki atau mengubah sesuatu? Dapatkah kita membuatnya dalam bentuk lain? Dapatkah kita mengubah sebagian? Dapatkah kita mengganti proses pembuatannya? Dapatkah kita mengubah bentuknya? Dapatkah hal itu dibengkokkaan? Dapatkah kita membuatnya menjadi segiempat? Dapatkah kita mengubah arti, warna, gerak, suara, baunya? Perubahan lainnya?

Dapatkah hal itu dibesarkan?

Apa yang harus ditambahkan? Waktu lebih lama? Frekeunsinya lebih banyak? Lebih kuatkah? Nilai tambah (tanpa susut, tanpa seterika)? Lebih tinggi? Lebih panjang? Lebih tebal? Nilai lebih? Ditambah ramuannya? Menirunya? Menggandakan? Membesar-besarkan?

Dapatkah hal itu dikecilkan?

Apa yang dikurangkan? Lebih kecil? Ringkas? Diperkecil? Lebih rendah? Lebih pendek? Lebih terang? Hilang? Ramping? Pisah? Mengecilkan?

Dapaatkah hal itu diganti?

Siapa lagi? Apa lagi? Dengan ramuan yang lain? Dengan bahan yang lain? Melalui proses yang lain? Dengan kekuatan yang lain? Di tempat yang lain? Dengan pendekatan yang lain? Nada suara yang lain?

Dapatkah hal itu diundur kembali?

Dengan menukarkan komponen-komponennya? Melalui pola yang lain? Dengan tata yang lain? Dengan urutan yang lain? Mengubah sebab akibat? Mengubah langkah? Mengubah jadwal?

Dapatkah hal itu dibalikan?

Menguabah positip dan negatip? Bagaimana kalau dengan kebalikannya? Bagaimana kalau diputar ke belakang? Bagaimana kalau diputar dari atas ke bawah? Bagaimana kalau membalikkan peranan? Bagaimana kalau dengan mengubah peranan? Bagaimana kalau dengan memutar meja?

Dapatkah hal itu digabung dengan sesuatu?

Bagaimana kalau dengan campuran? Bagaimana kalau dengan pencampuran. Bagaimana kalau dengan penggabungan (bermacam-macam)? Bagaimana kalau dengan setelan? Bagaimana kalau menggabungjan unit? Bagaimana kalau dengan menggabungkan tujuan? Bagaimana kalau dengan menggabungkan himbauan? Bagaimana dengan menggabungkan gagasan?

Catatlah semua gagasan pada flip-chart Periharalah suasana yang hidup. Bekerjalah dengan tepat agar tidak memperlambat proses yang berlangsung. Berikan umpan balik penguatan yang positip. Ulangi gagasan peserta, dan katakan “ya”, “hebat”, sb. Doronglah agar lebih banyak gagasan dengan menggali dan mendorong dan dengan meminta para peserta mengajukan paling tidak dua puluh gagasan lagi.

Pantaulah Bila selama tahap pembangkitan gagasan para peserta mulai menganalisis atau menanyakan atau mendebat gagasan-gagasan yang disebutkan, gunakan penguatan yang nertral. Pertama, jangan pedulikan perilaku peserta. Tunggulah agar gagasan lainnya muncul. Bila para peserta sadar bahwa daftar gagasan yang ada tidak bertambah lagi, kecenderungan untuk debat pada umumnya berkurang. Bila penguatan yang netral tidak berhasil, ingatkan pada kelompok bahwa analisis akan diberikan kemudian. Bila gagasan yang dimunculkan telah cukup, pindahlah ke tahap berikutnya.peserta, dan katakan “ya”, “hebat”, sb. Doronglah agar lebih banyak gagasan dengan menggali dan mendorong dan dengan meminta para peserta mengajukan paling tidak dua puluh gagasan lagi.

4. Memandu kegitan pasca-curah pendapat Jelaskan dan aturlah gagasan yang muncul Bahaslah gagasan yang muncul dan mintalah para peserta untuk menjelaskan istilah atau gagasan tertentu bila perlu. Berikan komentar yang positip pada masukan yang diberikan hingga kini. Kemudian, cobalah untuk mengatur dan mengelompokkan gagasan tersebut. Tanyakan : bagaimana kita dapat mengelompokkan gagasan tersebut. Gagasan mana yang semacam, yang mana yang mirip satu sama lain? Gagasan mana yang berkaitan? Lalu tulislah kembali catatan itu.

122

Membantu memilih gagasan yang terbaik Prosedur yang umum untuk memilih gagasan adalah sebagai berikut: Mintalah agar kelompok menetapkan kriteria untuk memilih gagasan. Tanyakan : bagaimana kita akan mengatur gagasan ini? Apa yang harus kita pertimbangkan bila memutuskan gagasan yang terbaik? Tanyakan lebih mendalah dan mendorong bila perlu. Catatlah kriteria yang disebutkan oleh kelompok pada flip-chart. Cobalah mencapai kesepakatan tentang kriteria yang digunakan untuk mengukur gagasan. Berilah nomor sesuai gagasan yang muncul. Mintalah orang atau kelompok kecil yang ada untuk memilih 3 atau 4 gagasan yang mereka anggap berguna dan berharga untuk pemikiran lebih lanjut, mempertimbangkan kriteria yang telah mereka buat. Dalam segi paripurna, mintalah orang atau kelompok mengatakan gagasan yang telah mereka pilih. Di belakang gagasan yang bernomor, catatlah berapa kali setiap gagasan disebutkan. Pilihlah dua atau lebih gagasan yang mempunyai skor tertinggi dan mainkan “peranan pembela yang menentang sesuatu yang dianggap baik”. Mintalah agar kelompok memikirkan dua pertanyaan berikut ini: a. Apakah semua kriteria telah dipertimbangkan? b. Dengan cara bagaimana gagasan ini bisa gagal? Tanggapan atas pertanyaan ini akan bermanfaat untuk mengakhiri pemilihan.

5. Berikan kesimpulan Berikan kesimpulan sesi curah pendapat dengan meringkaskan gagasan yang terbaik dan pertimbangan yang menuju pada akhir pemilihan gagasan tersebut. Akhirilah kemudian dengan suatu catatan yang positip.

123

07

Kegunaan Curah Pendapat – Sebuah Contoh

Berikut ini merupakan suatu contoh yang baik bagaimana curah pendapat dapat digunakan dalam memecahkan masalah. Sudah selama lebih dari lima belass tahun suatu perusahaan pesawat terbang memotong kulit sayap untuk pesawat tempur dari lembar alumunium. Sebuah gergaji potong dibuat sepanjang garis kurva dari A ke B. Daerah C dibuang sebagai limbah, dijual kembali kepada pemasok alumunium untuk dibuat lembaran-lembaran lagi, kemudian dijual kembali kepada perusahaan pesawat terbang.

A

C B Karena biaya produksi sangat tinggi, suatu sesi pengurangan biaya telah diadakan untuk mengetahui dana apa yang dapat dihemat dalam operasi ini. Tak ada gagasan yang dapat dikembangkan karena prosesnya sama untuk jangka waktu yang lama dan telah menjadi beku.

124

Empat kelompok curah pendapat dibentuk. Gagasan yang bebas dikembangkan, tetapi tak satu pun yang layak. Dalam sebuah kelompok, seorang insinyur muda mulai memainkan masalah dengan daftar gagasan yang baru: Membesarkan, mengecilkan .... dia tiba-tiba mempunyai jawaban: “Mengapa kita tidak menggunakan lembar alumunium yang lebih besar?” dan dia membuat sketsa berikut ini.

A

C B “Maka, jika kita membuat lembar yang lebih besar dan sebaliknya dengan daerah C, kita dapat menghasilkan dua lembaran dengan ukuran dan bentuk sama yang pada dasarnya tidak ada sisa sebagai limbahnya. Perusahaan kemudian melakukan cara demikian dan tahun pertama ternyata dapat menghemat sebesar 4 juta dollar.

125

Balai Pelatihan Konstruksi dan Peralatan Direktorat Jenderal Bina Konstruksi Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Jalan Dr. Suratmo No. 1 - Jakarta Pusat Tlp / Fax. 021 - 628 7842