PELATIHAN E-JOURNAL UB UNTUK PENULIS oleh Rizki Trisnadi, ST
Akses
Untuk mengakses jurnal online yang dikembangkan menggunakan OJS (Open Journal System) maka pengguna harus terdaftar terlebih dahulu pada sistem e-journal sesuai dengan peran masing-masing Peran untuk penulis artikel pada e-journal disebut AUTHOR
Akses
Bagaimana cara mendaftar? Pengguna
bisa mendaftar secara mandiri di sistem e-
journal Pengguna bisa didaftarkan ke dalam sistem e-journal oleh pengelola journal (JOURNAL MANAGER)
Registrasi
Untuk pengguna yang mendaftar secara mandiri :
Buka alamat url e-journal (mis. http://jurnal.ub.ac.id) Pilih tautan jurnal yang dimaksud Pada menu utama pilih “Register” Jika tidak menemukan menu “Register” maka pendaftaran dilakukan melalui pengelola jurnal Pada menu “Register”, isi form dengan data yang sesuai Untuk “username” dan “password” sangat disarankan untuk mengisikan username dan password yang sama dengan email UB untuk penulis dari UB Untuk data email, gunakan email UB untuk penulis dari UB dan email lainnya untuk penulis dari luar UB Username dan Password yang telah dibuat pada proses registrasi secara otomatis akan terkirim ke akun email UB
Article Submission
Untuk penyerahan artikel jurnal secara online melalui aplikasi e-journal, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : Login
pada sistem e-journal, sesuai dengan peran user sebagai AUTHOR
Article Submission Jika
proses login sukses maka akan tampil halaman “ACTIVE SUBMISSIONS” Untuk memasukkan artikel baru maka pada bagian “START A NEW SUBMISSION” klik menu “CLICK HERE” Ikuti langkah-langkah penyerahan artikel (5 langkah)
Article Submission – Langkah 1
Pilih “section” Beri tanda centang pada cek list isian untuk syarat penyerahan artikel Pada bagian “COPYRIGHT NOTICE” centang pada checkbox jika penulis setuju Klik “Save and Continue” untuk menyimpan isian
Article Submission – Langkah 1
Article Submission – Langkah 2
Klik Browse (atau Pilih File) yang akan membuka jendela "Choose File" untuk mencari file pada hard drive komputer Anda Cari file yang ingin Anda kirimkan dan sorot Klik "Open" pada jendela "Choose File", yang menempatkan nama file pada halaman Klik "Upload" untuk mengunggah file dari komputer ke aplikasi e-jurnal dan mengganti nama file mengikuti konvensi jurnal Setelah penyerahan diunggah, klik "Save and Continue" di bagian bawah halaman Ukuran maksimal file yang diunggah adalah 2 MB.
Article Submission – Langkah 2
Article Submission – Langkah 3
Pada langkah 3, penulis memasukkan metadata dari artikel yang diserahkan Isi semua form (isian dengan tanda * bersifat mandatory atau wajib diisi) Klik “Add Author” jika penulis lebih dari satu orang Pada bagian “TITLE AND ABSTRACT” masukkan judul artikel dan abstrak serta kata kunci dari abstrak Pada bagian “INDEXING” masukkan data disiplin dan sub-disiplin ilmu serta masukkan kode bahasa yang digunakan pada artikel (mis, ID untuk Bahasa, EN untuk English, dsb) Pada bagian “REFERENCES” masukkan daftar pustaka atau referensi dari artikel yang diunggah Jika terdapat url/tautan ke halaman web dari referensi, disarankan untuk dicantumkan (untuk deteksi sitasi dari penulis referensi) Klik “Save and Continue” untuk menyimpan hasil isian
Article Submission – Langkah 3
Article Submission – Langkah 4
Pada langkah ini, penulis dapat mengunggah file pendukung dari artikel yang diunggah sebelumnya Langkah-langkah untuk mengunggah file pendukung sama dengan langkah-langkah untuk mengunggah artikel File pendukung dapat berupa : Instrumen riset Data Set Tabel dan gambar yang tidak dapat diintegrasikan dengan tulisan
Klik “Save and Continue” untuk menyimpan isian dan melanjutkan ke langkah berikutnya Isian pada langkah ini bersifat “Non Mandatory” sehingga tidak wajib untuk diisi
Article Submission – Langkah 4
Article Submission – Langkah 5
Bagian ini digunakan untuk konfirmasi akhir dari isian pada langkah-langkah sebelumnya Jika penulis sudah memeriksa isian pada langkahlangkah sebelumnya maka klik “Finish Submission” untuk mengakhiri langkah penyerahan artikel Artikel secara otomatis akan tersimpan pada aplikasi e-journal dan siap untuk diproses lebih lanjut pada proses editorial
Article Submission – Langkah 5
Submission Status
Untuk mengetahui status dari artikel yang telah diserahkan melalui aplikasi e-journal, penulis dapat login ke aplikasi e-journal Pada menu “USER HOME” pilih peran “AUTHOR” Muncul tampilan “ACTIVE SUBMISSION” pada tabel terdapat 2 sub menu : “ACTIVE”
untuk mengetahui daftar artikel yang telah diunggah dan statusnya “ARCHIVE” untuk mengetahui daftar artikel yang telah selesai diproses dan status akhirnya
Penyiapan Dokumen
Sebelum mengunggah artikel melalui aplikasi e-journal ada beberapa hal yang perlu diperhatikan mengenai dokumen : Memastikan layout dokumen telah sesuai dengan panduan penulis (Author Guide) yang telah ditetapkan oleh pengelola jurnal Dokumen yang diunggah sebaiknya dalam format Ms. Word untuk memudahkan tim redaksi jurnal untuk melakukan proses editorial (review, proof reading, editing, dsb.) Memastikan “property” dokumen Ms. Word sudah diisi dengan benar Untuk referensi, tambahkan URL atau alamat website dari referensi tersebut jika ada untuk proses sitasi
Penyiapan Dokumen
Untuk menjaga ukuran file yang diunggah tidak melebihi batas yang ditetapkan (2 MB), ada beberapa hal yang dapat dilakukan : Melakukan
resize ukuran gambar dengan menggunakan image editor (mis, Adobe Photoshop, Ms. Paint, dll) Jika resize dilakukan pada Ms. Word maka hanya tampilannya saja yang berubah tetapi ukuran file tetap Jika akan melakukan penyalinan dari dokumen lain atau website, gunakan perantara Notepad untuk memastikan style dari dokumen asal tidak ikut tersalin
TERIMA KASIH Kontak : Rizki Trisnadi, ST.
[email protected] PPTI - UB
