PEKERJAAN JASA KONSULTANSI KAJIAN PENYUSUNAN SISTEM MONITORING DAN EVALUASI (MONEV) KAWASAN EKONOMI KHUSUS

Sekretariat Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian

LAPORAN PENDAHULUAN

PEKERJAAN JASA KONSULTANSI KAJIAN PENYUSUNAN SISTEM MONITORING DAN EVALUASI

(MONEV) KAWASAN EKONOMI KHUSUS

Laporan Pendahuluan - Penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) Sekretariat Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus

KATA PENGANTAR

Laporan Pendahuluan ini disusun sebagai media pelaporan mengenai rencana kerja dan penjelasan mengenai metodologi dalam pelaksanaan pekerjaan. Rencana kerja ini yang akan menjadi acuan dalam memantau perkembangan pekerjaan “Pekerjaan Jasa Konsultansi Kajian Penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi (MONEV) Kawasan Ekonomi Khusus” di Sekretariat Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus, Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian. Laporan Pendahuluan ini terdiri atas 5 (Lima) bagian yaitu : 1.

Pendahuluan

2.

Uraian Pendekatan, Metodologi dan Rencana Kerja

3.

Organisasi dan Personil

4.

Rencana Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

5.

Penutup

Demikian laporan ini kami sampaikan untuk memberikan gambaran perencanaan pekerjaan “Pekerjaan Jasa Konsultansi Kajian Penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi (MONEV) Kawasan Ekonomi Khusus” di Sekretariat Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus, Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian. Atas perhatiannya diucapkan terimakasih. Bandung, Juli 2014

CV. TORCHE INDONESIA

Torche Indonesia

2


DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ......................................................................................................................................... 1 DAFTAR ISI..................................................................................................................................................... 3 1

2

PENDAHULUAN .................................................................................................................................... 4 1.1

LATAR BELAKANG ................................................................................................................................. 4

1.2

TUJUAN DAN SASARAN .......................................................................................................................... 6

1.3

MANFAAT .......................................................................................................................................... 6

1.4

BATASAN PELAKSANAAN KEGIATAN ........................................................................................................... 7

1.5

LANDASAN HUKUM ............................................................................................................................... 7

1.6

RUANG LINGKUP PEKERJAAN ................................................................................................................... 8

1.7

KELUARAN ........................................................................................................................................ 11

URAIAN PENDEKATAN, METODOLOGI DAN RENCANA KERJA ............................................................ 16 2.1

2.1.1

Persiapan dan Penetapan Ruang Lingkup ............................................................................. 17

2.1.2

Inventarisasi, dan Audit Implementasi Rencana Induk TIK (Current State) ............................. 18

2.1.3

Analisa, dan Penyusunan Future State .................................................................................. 30

2.1.4

Analisis Kesenjangan ............................................................................................................ 31

2.1.5

Penyusunan Rekomendasi dan SIM Monev KEK .................................................................... 33

2.1.6

Forum Diskusi Group dan Sosialisasi ..................................................................................... 34

2.2

3

4

5

METODOLOGI DAN PENDEKATAN ............................................................................................................ 16

KAWASAN EKONOMI KHUSUS (KEK) ....................................................................................................... 34

2.2.1

Proses Penyelenggaraan KEK ................................................................................................ 37

2.2.2

Pemanfaatan Teknologi Dan Sistem Informasi ...................................................................... 42

ORGANISASI DAN PERSONIL .............................................................................................................. 44 3.1

ORGANISASI ...................................................................................................................................... 44

3.2

KOMPOSISI TIM & PENUGASAN ............................................................................................................. 44

RENCANA JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN ................................................................................... 49 4.1

JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN .......................................................................................................... 49

4.2

JADWAL PENUGASAN TENAGA AHLI ........................................................................................................ 52

PENUTUP ........................................................................................................................................... 53

Torche Indonesia

3


1 PENDAHULUAN 1.1

Latar Belakang

Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) merupakan salah satu bentuk fasilitasi pemerintah dalam upaya pengembangan pusat pertumbuhan untuk mendukung Percepatan Pembangunan Ekonomi Indonesia yang dituangkan dalam MP3EI. Dalam rangka penyelenggaraan KEK di Indonesia telah ditetapkan Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2009 dan Peraturan Pemerintah Nomor 2 tahun 2011. Tujuan penyelenggaraan KEK adalah untuk meningkatkan penanaman modal melalui penyiapan kawasan yang memiliki keunggulan geoekonomi dan geostrategis; memaksimalkan kegiatan industri, ekspor, impor, dan kegiatan ekonomi lain yang memiliki nilai ekonomi tinggi; mempercepat perkembangan daerah; dan sebagai model terobosan pengembangan kawasan untuk pertumbuhan ekonomi, antara lain industri, pariwisata, dan perdagangan sehingga dapat menciptakan lapangan pekerjaan. Dalam penyelenggaraan KEK di Indonesia tahapan yang dilakukan adalah meliputi pengusulan KEK, penetapan KEK, pembangunan KEK, pengelolaan KEK, dan evaluasi pengelolaan KEK. Dalam menyelenggarakan pengembangan KEK di Indonesia, dibentuk Dewan Nasional KEK yang bertanggung jawab langsung kepada Presiden. Dewan Nasional KEK bertugas membantu Presiden untuk menyusun Rencana Induk Nasional KEK, menetapkan kebijakan umum serta langkah strategis untuk mempercepat pembentukan dan pengembangan KEK, menetapkan standar infrastruktur dan pelayanan minimal dalam KEK, melakukan pengkajian atas usulan suatu wilayah untuk dijadikan KEK, memberikan rekomendasi pembentukan KEK, mengkaji dan merekomendasikan langkah pengembangan di wilayah yang potensinya belum berkembang, menyelesaikan permasalahan strategis dalam pelaksanaan, pengelolaan, dan pengembangan KEK, dan memantau dan mengevaluasi keberlangsungan KEK serta merekomendasikan langkah tindak lanjut hasil evaluasi kepada Presiden, termasuk mengusulkan pencabutan status KEK. Dalam pelaksanaan tugasnya Dewan Nasional KEK dibantu oleh Tim Pelaksana dan Sekretariat Dewan Nasional KEK yang bertugas untuk menyelenggaraan dukungan dan

Torche Indonesia

4


pelayanan teknis operasional dan administratif kepada Dewan Nasional KEK serta pembinaan terhadap seluruh unsur dalam lingkungan Sekretariat Dewan Nasional KEK. Pada setiap provinsi yang sebagian wilayahnya ditetapkan menjadi KEK, dibentuk Dewan Kawasan KEK yang bertanggung jawab kepada Dewan Nasional KEK. Dalam mendukung pelaksanaan tugasnya, Dewan Kawasan membentuk Sekretariat Dewan Kawasan KEK. Selanjutnya pada setiap wilayah yang ditetapkan menjadi KEK, dibentuk Administrator oleh Dewan Kawasan yang bertugas untuk melaksanakan pemberian izin usaha dan izin lain yang diperlukan bagi pelaku usaha, memonitor dan mengendalikan operasionalisasi KEK, serta menyampaikan laporan operasionalisasi KEK kepada Dewan Kawasan. Selain itu, pada setiap KEK terdapat Badan Usaha yang akan melakukan pembangunan dan pengelolaan KEK yang pelaksanaan operasionalisasinya dimonitor dan dikendalikan oleh Administrator untuk dilaporkan kepada Dewan Kawasan KEK. Dalam rangka penyelenggaraan KEK tersebut, untuk setiap institusi kelembagaannya memerlukan pelaksanaan monitoring dan evaluasi untuk pelaksanaan tugas-tugasnya dalam rangka optimalisasi pencapaian tujuan pada setiap tahapan penyelenggaraan KEK. Monitoring dan evaluasi tersebut ini diperlukan untuk mendukung kelancaran dan ketepatan pelaksanaan penyelenggaraan KEK serta untuk mencegah sedini mungkin terjadinya penyimpangan, pemborosan, penyalahgunaan, hambatan, kesalahan, dan kegagalan dalam penyelenggaraan KEK. Melalui monitoring dan evaluasi tersebut maka juga

dapat

diketahui

dan

dinilai

seberapa

jauh

perkembangan

tercapainya

penyelenggaraan KEK serta dapat diberikan respon/tanggapan langsung terhadap tindak lanjut yang perlu dilakukan. Untuk efektivitas dan optimalisasi pelaporan dan penyajian data terhadap pelaksanaan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK tersebut perlu menggunakan suatu software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi. Oleh Karena itu, pada Tahun 2014,

Sekretariat

Dewan

Nasional

KEK

akan

melakukan

kegiatan

untuk

mengimplementasikan penggunaan software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi untuk pelaksanaan monitoring dan evaluasi yang akan dilakukan oleh institusi kelembagaan Sekretariat Dewan Nasional KEK.

Torche Indonesia

5


1.2

Tujuan Dan Sasaran

Tujuan penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK ini adalah terwujudnya penggunaan software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi untuk pelaksanaan tugas monitoring dan evaluasi penyelenggaraan dan pengusulan KEK oleh Sekretariat Dewan Nasional sebagai dukungan teknis kepada Dewan Nasional KEK secara profesional. Adapun sasaran yang akan dicapai dalam penyusunan sistem monitoring dan evaluasi ini adalah: 1

Tersusunnya roadmap manajemen sistem informasi terhadap kegiatan monitoring dan evaluasi Kawasan Ekonomi Khusus di Indonesia yang berkelanjutan, adaptif dan durable.

2

Diterapkannya sebuah software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi untuk monitoring dan evaluasi pelaksanaan rencana aksi dan performa penyelenggaraan KEK yang dapat menjadi alat pendukung pengambilan kebijakan di level strategis (decision support system).

3

Tersusunnya konsep dasar dari proses bisnis, standar operating procedure, pengarsipan dan database yang tersistem dan terintegrasi untuk kegiatan monitoring dan evaluasi kesiapan usulan pembentukan KEK.

1.3

Manfaat

Manfaat penyusunan software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi untuk pelaksanaan tugas monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK oleh Sekretariat Dewan Nasional ini adalah untuk mewujudkan dan meningkatkan efisiensi, efektivitas, rasionalitas dan ketertiban dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi terhadap kesiapan usulan pembentukan KEK dan pelaksanaan rencana aksi KEK yang telah ditetapkan. Selain itu, software ini juga diharapkan mampu membantu mempercepat dan mempermudah pengumpulan dan penyajian informasi oleh Sekretariat Dewan Nasional KEK sehingga mampu memberikan dukungan teknis secara sistematis, terukur, profesional dan tepat waktukepada Dewan Nasional KEK sebagai pengambil kebijakan strategis KEK. Dalam jangka panjang, manfaat penyusunan software ini adalah

Torche Indonesia

6


terwujudnya kebijakan-kebijakan strategis KEK yang rasional, efektif, dan bermanfaat bagi seluruh pemangku kepentingan.

1.4

Batasan Pelaksanaan Kegiatan

Dalam pelaksanaan kegiatan penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK ini dibatasi dengan cakupan analisis untuk menggunakan software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi untuk pelaksanaan tugas monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK oleh institusi kelembagaan Sekretariat Dewan Nasional KEK dalam rangka membantu pelaksanaan tugas Dewan Nasional KEK dalam tahap: 

pembangunan KEK, yaitu dalam tugas untuk memantau dan mengevaluasi keberlangsungan KEK serta merekomendasikan langkah tindak lanjut hasil evaluasi, berupa software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi untuk monitoring dan evaluasi pelaksanaan rencana aksi dan performa penyelenggaraan KEK yang telah ditetapkan (selama maksimal 3 tahun sampai KEK siap beroperasi)



pengusulan sampai penetapan KEK, yaitu dalam tugas untuk melakukan kajian atas usulan suatu wilayah menjadi KEK dan memberikan rekomendasi pembentukan KEK kepada Presiden, konsep dasar dari proses bisnis, standar operating procedure, pengarsipan dan database yang tersistem dan terintegrasi untuk monitoring dan evaluasi kesiapan usulan pembentukan KEK.

Adapun penerapan software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi tersebut menggunakan pengembangan sistem manual monitoring dan evaluasi untuk kesiapan usulan pembentukan KEK dan pelaksanaan rencana aksi KEK yang telah disusun sebelumnya oleh Sekretariat Dewan Nasional KEK. Dalam hal pengintegrasian data dan informasi, pelaksanaan kegiatan akan menggunakan jasa cloud server yang disediakan oleh pihak yang akan melaksanakan kegiatan ini.

1.5

Landasan Hukum

Landasan hukum pelaksanaan kegiatan penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi

Torche Indonesia

7


Sekretariat Dewan Nasional KEK ini antara lain adalah : 1

UU No. 39 Tahun 2009 tentang Kawasan Ekonomi Khusus

2

PP No. 2 Tahun 2011 tentang Penyelenggaraan Kawasan Ekonomi Khusus

3

Perpres No. 33 Tahun 2010 tentang Dewan Nasional dan Dewan Kawasan KEK

4

Peraturan Menko Perekonomian No. 7 Tahun 2010 tentang Susunan Organisasi Sekretariat Dewan Nasional KEK

5

Peraturan Menko Perekonomian No. 7 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengusulan Pembentukan KEK

6

Peraturan Menko Perekonomian No. 8 Tahun 2011 tentang Pedoman Evaluasi Usulan Pembentukan KEK

1.6

Ruang Lingkup Pekerjaan

Ruang lingkup pekerjaan dalam kegiatan penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK, sebagai berikut: 1

Penyusunan blueprint/roadmap sistem monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK di Indonesia a. Mengindetifikasi dan memelajari proses bisnis, standar operating procedure, dan hal-hal yang terkait dengan sistem informasi yang telah berjalan di Sekretariat Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus dalam konteks pelaksanaan monitoring dan evaluasi pengusulan KEK dan penyelenggaraan KEK yang telah ditetapkan. b. Mengidentifikasi dan memprediksi kebutuhan data dan informasi dalam konteks penyelenggaraan kebijakan KEK di Indonesia, baik di saat ini dan masa yang akan datang c. Melakukan gap analysis antara penerapan sistem analisis monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK yang ideal dengan apa yang sudah dilaksanakan oleh Sekretariat Dewan Nasional KEK selama ini d. Menyusun konsep database dan alur informasi yang mampu mendukung sistem monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK di Indonesia

Torche Indonesia

8


e. Membangun database KEK di Indonesia yang telah memasukkan semua data dan informasi kegiatan pelaksanaan KEK yang selama ini telah dikerjakanyang sesuai dengan konsep database yang telah disusun f. Menyusun dan menetapkan indikator-indikator kinerja penyelenggaraan KEK baik dari segi progress pengusulan KEK atau penyelenggaraan KEK yang telah ditetapkan g. Menyusun

dan

menyajikan

baseline

indikator-indikator

kinerja

penyelenggaraan KEK yang telah terjadi di saat ini berdasarkan indikatorindikator yang telah dipilih h. Membuat konsep dan menyusun sistem layering otoritas pengguna sistem informasi dalam konteks kelembagaan di KEK untuk mendukung alur pengambilan kebijakan teknis dan strategis serta transparansi informasi public i.

Menyusun rekomendasi tahapan-tahapan (staging) pengembangan sistem informasi monitoring dan evaluasi KEK yang akan diselenggarakan di masamasa yang akan datang

2

Mengindetifikasi dan memelajari proses bisnis, standar operating procedure, dan hal-hal yang terkait dengan sistem informasi yang telah berjalan di Sekretariat Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus dalam konteks pelaksanaan monitoring dan evaluasi pengusulan KEK dan penyelenggaraan KEK yang telah ditetapkan. a. Mengidentifikasi dan memprediksi kebutuhan data dan informasi dalam konteks penyelenggaraan kebijakan KEK di Indonesia, baik di saat ini dan masa yang akan datang b. Melakukan gap analysis antara penerapan sistem analisis monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK yang ideal dengan apa yang sudah dilaksanakan oleh Sekretariat Dewan Nasional KEK selama ini c. Menyusun konsep database dan alur informasi yang mampu mendukung sistem monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK di Indonesia d. Membangun database KEK di Indonesia yang telah memasukkan semua data dan informasi kegiatan pelaksanaan KEK yang selama ini telah

Torche Indonesia

9


dikerjakanyang sesuai dengan konsep database yang telah disusun e. Menyusun dan menetapkan indikator-indikator kinerja penyelenggaraan KEK baik dari segi progress pengusulan KEK atau penyelenggaraan KEK yang telah ditetapkan f. Menyusun

dan

menyajikan

baseline

indikator-indikator

kinerja

penyelenggaraan KEK yang telah terjadi di saat ini berdasarkan indikatorindikator yang telah dipilih g. Membuat konsep dan menyusun sistem layering otoritas pengguna sistem informasi dalam konteks kelembagaan di KEK untuk mendukung alur pengambilan kebijakan teknis dan strategis serta transparansi informasi public h. Menyusun rekomendasi tahapan-tahapan (staging) pengembangan sistem informasi monitoring dan evaluasi KEK yang akan diselenggarakan di masamasa yang akan datang 3

Penerapan software aplikasi sistem monitoring dan evaluasi untuk rencana aksi KEK yang telah ditetapkan a. Mengembangkan sistem pelaporan dan pengumpulan data pelaksanaan rencana aksi b. Menyusun sistem database pelaksanaan rencana aksi c. Mengembangkan

sistem

pemantauan

pelaksanaan

rencana

aksi

(pencapaian, identifikasi hambatan, saran perbaikan kedepan) d. Mengembangkanprototypesystem pendukung keputusan untuk evaluasi rencana aksi e. Menyusun sistem informasi manajemen monitoring pelaksanaan rencana aksi berbasis multiplatform yang terintegrasi f. Menyusun manual penggunaan software berdasarkan level otoritas pengguna informasi (pengguna umum, staff teknis, administrator, pengambil kebijakan, dsb.) 4

Penyusunan konsep dasar dari proses bisnis, standar operating procedure, pengarsipan dan database yang tersistem dan terintegrasi dalam rangka sistem

Torche Indonesia

10


monitoring dan evaluasi untuk kesiapan usulan pembentukan KEK a. Mengembangkan sistem informasi terhadap alur penerimaan usulan pembentukan

KEK

yang

sesuai dan

compatible

dengan

konsep

blueprint/roadmap sistem monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK di Indonesia b. Menyusun standar operating procedure penerimaan usulan yang sesuai dengan

sistem

informasi

monitoring

dan

evaluasi

pengusulan

pembentukan KEK c. Menyusun sistem database dokumen usulan KEK d. Inventarisasi, digitalisasi dan databasing dokumen-dokumen utama pengusulan KEK e. Mengembangkan sistem pemantauan pengusulan KEK terkait penyusunan dan pengolahan indikator-indikator progress pengusulan pembentukan KEK f. Merekomendasikan kegiatan-kegiatan pengembangan monitoring dan evaluasi terhadap kesiapan usulan pembentukan di masa-masa yang akan dating

1.7

Keluaran

Produk akhir dari kegiatan penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK ini adalah: 1

Tersusunnya laporan pendahuluan, laporan antara, draft laporan akhir, dan laporan akhir a. Laporan Pendahuluan Laporan pendahuluan ini minimal memuat pendahuluan penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK antara lain latar belakang, maksud, tujuan, dan sasaran, garis besar substansi dan kerangka pemikiran, ruang lingkup pekerjaan, pendekatan dan metodologi yang digunakan, rencana dan jadwal kerja, penugasan tenaga kerja, outline

Torche Indonesia

dan

sistematika

penulisan;

landasan

teori

mengenai

11


pengembangan sistem monitoring dan evaluasi; serta gambaran umum kebutuhan pengembangan sistem monitoring dan evaluasi di lingkungan instansi Sekretariat Dewan Nasional KEK. Laporan Pendahuluan ini diserahkan kepada Sekretariat Dewan Nasional KEK pada akhir bulan pertama setelah diterbitkan Surat Perintah Kerja untuk penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK. b. Laporan Antara Laporan antara merupakan lanjutan dari laporan pendahuluan dengan penambahan muatan mengenai hasil gap analysis antara penerapan sistem analisis monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK yang ideal, hasil pengembangan database KEK di Indonesia, hasil penyusunan sistem layering otoritas pengguna sistem informasi dalam konteks kelembagaan di KEK, hasil rekomendasi pentahapan (staging) pengembangan sistem informasi monitoring dan evaluasi KEK. Dalam laporan antara ini, hasil-hasil yang disampaikan juga sudah perlu berdasarkan

masukan

dari

pelaksanaan

FGD

dengan

para

narasumber.Laporan antara ini diserahkan kepada Sekretariat Dewan Nasional KEK pada akhir Bulan ketiga setelah diterbitkan Surat Perintah Kerja untuk penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK. c. Laporan Draft Final Laporan draft final ini merupakan kelanjutan dari laporan antara dan tambahan muatan substansi, yaitu hasil pengembangan sistem pelaporan dan pengumpulan data pelaksanaan rencana aksi, hasil pengembangan software aplikasi sistem monitoring dan evaluasi pelaksanaan rencana aksi KEK yang telah ditetapkan, dan penyusunan sistem database dokumen pengusulan KEK. Hasil yang disampaikan juga sudah perlu berdasarkan masukan dari pelaksanaan FGD dengan para narasumber. Laporan draft final ini diserahkan kepada Sekretariat Dewan Nasional KEK pada akhir bulan

Torche Indonesia

12


kelima setelah diterbitkan Surat Perintah Kerja untuk penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK. d. Laporan Final Laporan final ini merupakan revisi, perbaikan dan penyesuaian laporan draft final berdasarkan hasil pelaksanaan simulasi yang dilakukan terhadap penyusunan

sistem

monitoring

dan

evaluasi

rencana

aksi

penyelenggaraan KEK yang telah disusun.Selain itu dalam laporan final ini juga ditambahkan kesimpulan dan rekomendasi untuk penyesuaian dan pengembangan sistem monitoring dan evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK. Laporan final ini diserahkan kepada Sekretariat Dewan Nasional KEK pada minggu ke-2 bulan keenam setelah diterbitkan Surat Perintah Kerja untuk penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK.

2

Pembuatan Sistematika Pengarsipan Dokumen, Digitalisasi Dokumen, Center Database KEK Salah satu output dalam kegiatan ini adalah tersusunnya sistematika pengarsipan dokumen- dokumen yang terkait dengan proses penyelenggaraan KEK, baik dari sisi pengusulan KEK maupun penyelenggaraan KEK yang telah terbentuk. Hal ini mencakup tata cara penyimpanan, penomoran, penamaan, kategorisasi, prosedur revisi, dan hal-hal lainnya yang terkait. Selain itu, keluaran dari kegiatan ini adalah dilakukannya digitalisasi dokumendokumen. Kegiatan penyelenggaraan KEK selama ini melibatkan pengumpulan dokumen-dokumen yang tidak hanya dalam bentuk softfileakan tetapi juga dalam bentuk cetakan, buku, surat dan lain sebagainya. Sehingga untuk mendukung pembentukan database yang reliable dan durable maka dibutuhkan digitalisasi semua dokumen-dokumen terkait dengan pengusulan KEK dan penyelenggaraan KEK yang menyesuaikan dengan konsep sistematika pengarsipan dokumen yang telah dibuat sebelumnya.

Torche Indonesia

13


Dengan terbentuknya sistematika pengarsipan dokumen dan digitalisasi dokumen maka output dari kegiatan ini juga berbentuk center database informasi KEK yang compatible dan terintegrasi dengan berbagai software-software aplikasi yang berguna bagi penyelenggaraan KEK di masa yang akan datang. Termasuk software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi bagi monitoring dan evaluasi kesiapan pelaksanaan rencana aksi penyelenggaraan KEK yang akan dibuat dalam waktu dekat. Hasil dari kegiatan ini akan disampaikan pada minggu ke-2 bulan keempat. Database ini akan mendukung kegiatan pembuatan software monitoring dan evaluasi dan dilakukan secara simultan dengan pembuatan software. 3

Software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi bagimonitoring dan evaluasi kesiapan pelaksanaan rencana aksi penyelenggaraan KEK Produk lain dari kegiatan ini berupa penyediaan software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi pelaksanaan

rencana

aksi

untuk

sistem

penyelenggaraan

monitoring KEK

dan

evaluasi

yangmerupakan

hasil

penyusunan selama periode kegiatan ini dilaksanakan. Sesuai dengan tugas yang diberikan, maka software aplikasi yang akan dihasilkan adalah berupa pengembangan pemrograman multiplatform yang terintegrasi manajemen sistem informasi berbasis multiplatform yang terintegrasi. Software ini didukung dengan penggunaan cloud server. Software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi untuk monitoring dan evaluasi kesiapan pelaksanaan rencana aksi penyelenggaraan KEK yang akan disusun, dikembangkan dari sistem manual yang telah disusun oleh Sekretariat Dewan Nasional KEK. Pada tahap awal kegiatan pengembangan software aplikasi ini perlu dilakukan review dan pengembangan terhadap sistem manual yang telah disusun sebelumnya untuk selanjutnya dikembangkan menjadi software aplikasi berbasis multiplatform yang terintegrasi. Software aplikasi untuk sistem monitoring dan evaluasi rencana aksi

Torche Indonesia

14


penyelenggaraanKEK disampaikan pada minggu ke-3 bulan kelima. Software aplikasi untuk sistem monitoring dan evaluasi tersebut akan dilakukan pembahasan bersamaan dengan pembahasan laporan draft final pada akhir bulan kelima. Untuk pengujian software aplikasiyang telah disusun, perlu dilakukan simulasi dengan menggunakan data dan informasi pada sistem manual yang telah disusun sebelumnya. Selanjutnya finalisasi software aplikasi untuk sistem monitoring dan evaluasi berdasarkan hasil simulasi yang dilakukan perlu disampaikan pada akhir bulan kelima setelah diterbitkan Surat Perintah Kerja untuk penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Sekretariat Dewan Nasional KEK bersamaan dengan penyerahan laporan final. 4

Pelaksanaan pelatihan penggunaan sistem monitoring dan evaluasi kesiapan usulan pembentukan KEK dan pelaksanaan rencana aksi penyelenggaraan KEK Dalam rangka peningkatan kapasitas Sekretariat Dewan Nasional dalam rangka pelaksanaan dan penyajian data hasil monitoring dan evaluasi kesiapan usulan pembentukan KEK dan pelaksanaan rencana aksi penyelenggaraan KEK, perlu diadakan pelatihan penggunaan dan simulasi software aplikasi kepada staf Sekretariat Dewan Nasional KEK. Pelaksanaan pelatihan ini diagendakan pada akhir bulan keenam setelah penyerahan laporan final.

Torche Indonesia

15


2 URAIAN PENDEKATAN, METODOLOGI DAN RENCANA KERJA 2.1 Metodologi dan Pendekatan Metodologi yang kami rancang untuk melakukan Penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) secara efektif dan efisien. Metodologi ini terbagi menjadi 5 tahapan utama, seperti tergambarkan di bawah ini:

Pemahan atas penugasan dan penyusunan rencana kerja

Inventarisasi, pengumpulan data, analisis, dan audit implementasi SIM Monev KEK saat ini

Pemetaan current state implementasi SIM Monev KEK dan regulasi baru dan penyusunan future state

Identifikasi gap atau current future state implementasi SIM Monev KEK

Penyusunan rekomendasi dan Rencana Induk SIM Monev KEK 2014-2019

Gambar 2-1 Metodologi Penugasan

Berikut ini adalah penjelasan detil dari metodologi pekerjaan di atas: Project Management Prinsip-prinsip Pengelolaan Proyek (Project Management) diterapkan oleh Project Manager kami untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam penugasan ini telah sesuai dengan ruang lingkup yang telah disetujui bersama, serta dapat diselesaikan tepat waktu. Quality Assurance

Torche Indonesia

16


Prinsip-prinsip pengendalian mutu (Quality Assurance) dilakukan oleh Subject Matter Expert untuk memastikan bahwa setiap aktivitas telah melewati setiap tahapan yang disesuaikan dengan kebutuhan Kementerian Perhubungan dan sesuai standar-standar yang berlaku.

2.1.1 Persiapan dan Penetapan Ruang Lingkup 1

2

3

4

5

Tahap persiapan dan penetapan ruang lingkup

merupakan

tahap

awal

yang

bertujuan untuk menyamakan pemahaman mengenai ruang lingkup dan hasil akhir dari penugasan Penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Kawasan Ekonomi Khusus (KEK). Pada tahap ini, kami juga melakukan pemahaman awal terhadap kegiatan Sekretariat Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus serta regulasi dan ketentuan – ketentuan yang menjadi acuan dalam penugasan seperti tercantum dalam dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK), dokumen Perpres No. 33 Tahun 2010 tentang Dewan Nasional dan Dewan Kawasan KEK, Peraturan Menko Perekonomian No. 7 Tahun 2010 tentang Susunan Organisasi Sekretariat Dewan Nasional KEK, Peraturan Menko Perekonomian No. 7 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengusulan Pembentukan KEK, Peraturan Menko Perekonomian No. 8 Tahun 2011 tentang Pedoman Evaluasi Usulan Pembentukan KEK, serta dokumen terkait lainnya. Pemahaman awal ini bertujuan untuk menyusun kerangka berfikir untuk mengembangkan metodologi pekerjaan dan program kerja Penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Kawasan Ekonomi Khusus (KEK). Pada tahap ini, ditentukan pula rencana kerja sebagai acuan seluruh aktivitas dalam penugasan ini, termasuk jadwal wawancara kami dengan para pihak terkait dari Kementerian Perhubungan. Berikut ini adalah aktivitas utama dan hasil yang diharapkan pada tahapan ini:

Torche Indonesia

17


Tabel 2-1 Aktivitas Utama dan Hasil Tahap Persiapan dan Penetapan Ruang Lingkup



Aktivitas Utama

Menetapkan dan menyepakati ruang lingkup pekerjaan serta hasil akhir.



Menyesuaikan metodologi pekerjaan agar

dapat

memenuhi

kebutuhan

Kementerian Perhubungan. 

Melakukan penyusunan detil aktivitas dan jadwal wawancara dengan pihak terkait.

Hasil Akhir



Program kerja.



Jadwal wawancara.



Laporan Awal.

2.1.2 Inventarisasi, dan Audit Implementasi Rencana Induk TIK (Current State) 1

2

3

4

5

Setelah menetapkan ruang lingkup, program kerja, dan jadwal wawancara, pada tahapan

selanjutnya kami akan melakukan serangkaian kegiatan tahap lanjut guna mendapatkan data inventarisasi, pengumpulan data , Analisa, dan melakukan Audit Sistem Informasi yang sudah diimplementasikan agar mendapatkan pemahaman

detail kondisi tata kelola Monitoring dan

Evaluasi yang terkini di Sekretariat Dewan Nasional KEK mencakup aspek organisasi tata kelola, budaya, lingkungan kerja, regulasi dan kebijakan, dan kondisi lain terkait dengan kegiatan pemanfaatan dan implementasi bidang SIM Monitoring dan Evaluasi di Sekretariat Dewan Nasional KEK yang akan dipergunakan sebagai dasar analisa Penyusunan Sistem Monitoring dan

Torche Indonesia

18


Evaluasi Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) tahap selanjutnya. Berikut adalah bentuk kegiatan atau aktivitas yang akan dilakukan: 1. Kajian Dokumen Kajian dokumen akan kami lakukan terhadap dokumentasi teknis SIM Monitoring dan Evaluasi yang terkait, seperti seperti regulasi, Kebijakan, Standar Operasi Prosedur, serta Petunjuk Teknis yang berlaku/digunakan saat ini. 2. Wawancara Wawancara kepada key person bertujuan untuk mendapatkan informasi mengenai kondisi SIM Monitoring dan Evaluasi saat ini, kondisi harapan, dan kebutuhan para User. Selain itu, wawancara juga akan dilakukan dalam melakukan penilaian atas kondisi SIM Monitoring dan Evaluasi saat ini. 3. Observasi Apabila dibutuhkan, kami akan melakukan observasi untuk melengkapi hasil kajian SIM Monev KEK. Observasi yang mungkin dilakukan adalah observasi ke lingkungan Sekretariat Dewan Nasional KEK. Dalam penugasan ini, kami akan menggabungkan proses kajian dengan proses pemetaan Control Objectives pada COBIT ke dalam proses internal yang diperlukan oleh Sekretariat Dewan Nasional KEK dalam mencapai tujuan SIM Monev KEK serta memenuhi tingkat kematangan yang telah ditentukan. Pendekatan kajian tersebut digambarkan pada gambar berikut ini:

Torche Indonesia

19


Gambar 2-2 Pendekatan proses kajian dengan proses pemetaan

A. Sekretariat Dewan Nasional KEK Objectives - Tujuan dari organisasi yang akan diukur. Pencapaian tujuan organisasi adalah tolak ukur yang diinginkan pada setiap implementasi pengendalian dalam organisasi. Pencapaian tujuan organisasi juga merupakan tolak ukur keberhasilan implementasi pengendalian TI, karena itu perlu pendefinisian tujuan organisasi untuk menentukan nilai tambah apa yang akan atau dapat diberikan TI dalam mendukung pencapaian tujuan tersebut. B. IT Objectives - Value-added yang diharapkan dari TI dalam mendukung pencapaian tujuan organisasi. Nilai tambah TI yang dimaksud dapat berupa daya guna, manfaat serta dampak pengendalian

TI yang diterapkan

dalam

mendukung

pencapaian tujuan organisasi. Di mana nilai tambah ini bersifat spesifik untuk tiap-tiap organisasi.

Torche Indonesia

20


C. Critical Success Factor (CSF) – Penilaian atas internal proses dalam mewujudkan nilai tambah TI. CSF merupakan faktor–faktor yang dapat mendukung pencapaian nilai tambah TI dan diharapkan dapat memberikan langkah yang harus dilakukan agar nilai tambah yang dimaksud dapat terwujud. Contoh dari faktor pendukung yang dimaksud: komitmen dan dukungan manajemen, kemampuan sumberdaya, dan sebagainya. Identifikasi CSF memerlukan kajian yang mendalam antara hubungan objektif TI dengan hal-hal yang mendukung pencapaian objektif tersebut. Hal ini dibutuhkan agar pengukuran yang dilakukan dapat memberikan hasil yang komprehensif. D. COBIT Framework – Pemetaan internal proses kedalam COBIT Framework. Pemetaan internal proses ke dalam ControlObjectives/Detail Control Objectives COBIT dilakukan untuk mendukung perancangan desain kontrol yang sesuai dengan masing-masing CSF yang telah ditetapkan. COBIT akan digunakan sebagai dasar dan acuan dalam desain kontrol yang dibutuhkan. E. Desain Kontrol Desain kontrol didasarkan pada Control Objectives/Detail Control Objectives yang dihasilkan dari proses pemetaan sebelumnya. Proses desain kontrol dilakukan dengan mengacu pada COBIT Control Practice sebagai panduan dasar namun desain kontrol diluar kerangka COBIT Control Practice juga memungkinkan jika dibutuhkan, termasuk pengendalian

yang

telah

ditetapkan

sesuai

kebutuhan

bisnis

Kementerian Perhubungan dan operasional TI. Kegiatan Audit implementasi TIK dilakukan dengan melakukan diskusi bersama key person masing-masing unit kerja di Kementerian Perhubungan

Torche Indonesia

21


terhadap 34 proses COBIT. Kemudian dilanjutkan dengan kajian atas kondisi SIM Monev KEK Sekretariat Dewan Nasional KEK yang berdasarkan pada 210 control objectives COBIT. Bukti pendukung yang diperoleh akan digunakan sebagai dasar kajian. Berdasarkan informasi yang diperoleh, ditentukan nilai maturity untuk setiap control objectives sesuai dengan kondisi tata kelola TI saat ini. Dengan merata-ratakan nilai maturity dari control objectives, maka didapatkan maturity level dari setiap proses COBIT. Jenis penilaian tata kelola IT yang digunakan dalam penugasan ini adalah penilaian berdasarkan Maturity Attribute terhadap 34 proses yang ada dengan mempertimbangkan tingkat maturity attribute. Metode penilaian ini mengkaji kondisi yang terjadi saat ini dengan menggunakan 6 (enam) atribut dalam perhitungan tingkat maturitas sebagai berikut: a. Kesadaran dan Komunikasi (Awareness and communication). b. Kebijakan, Rencana dan Prosedur (Policies, plans, and procedures). c. Peralatan dan Otomatisasi (Tools and automation). d. Keterampilan dan Keahlian (Skills and expertise). e. Tanggung

Jawab

dan

Akuntabilitas

(Responsibility

and

accountability). f. Penetapan tujuan dan pengukuran (Goal setting and measurement). Setiap atribut di atas menyediakan indikator atau parameter dalam memberikan nilai kematangan untuk setiap atribut yang dinyatakan dalam skala 1 sampai 5. Dari nilai setiap atribut di atas akan dihitung nilai rataratanya untuk mendapatkan nilai akhir berupa nilai maturity level setiap proses.

Torche Indonesia

22


Parameter yang dinyatakan dalam maturity attribute COBIT dapat dilihat pada tabel berikut di bawah ini: Tabel 2-2 Penilaian berdasarkan Maturity Attribute COBIT

Maturity

Kesadaran dan

Kebijakan, Rencana

Peralatan dan

Keterampilan dan

Tanggung Jawab

Penetapan Tujuan

Level

Komunikasi

dan Prosedur

Otomatisasi

Keahlian

dan Akuntabilitas

dan Pengukuran

1

Adanya pengakuan

Terdapat

Terdapat beberapa

Keterampilan yang

Tidak ada

Tidak ada tujuan

tentang perlunya

pendekatan secara

alat pendukung

dibutuhkan oleh

akuntabilitas dan

yang jelas dan

proses ini. Terdapat

ad hoc dalam proses yang standar. Tidak

proses tidak

tanggung jawab.

tidak terjadi

masalah

dan praktek. Proses

terdapat

teridentifikasi. Tidak

Orang-orang

pengukuran.

komunikasi yang

dan kebijakan tidak

pendekatan yang

terdapat rencana

menyelesaikan

sporadis.

terdefinisi.

direncanakan dalam pelatihan dan

masalah yang

menggunakan alat

pelatihan formal

terjadi berdasarkan

pendukung

yang terjadi.

inisiatif mereka

tersebut.

Torche Indonesia

sendiri.

23


Maturity

Kesadaran dan

Kebijakan, Rencana

Peralatan dan

Keterampilan dan

Tanggung Jawab

Penetapan Tujuan

Level

Komunikasi

dan Prosedur

Otomatisasi

Keahlian

dan Akuntabilitas

dan Pengukuran

2

Terdapat kesadaran

Proses yang sama

Adanya pendekatan

Dibutuhkan adanya

Seorang individu

Terdapat beberapa

akan kebutuhan

dan umum sering

umum dalam

persyaratan

menganggap

tujuan yang telah

dalam bertindak.

terjadi, namun

menggunakan alat-

keterampilan

sebagai tanggung

terjadi, dan

Manajemen

sebagian besar

alat pendukung.

minimum pada

jawabnya walaupun terdapat beberapa

melakukan

diakibatkan oleh

Terdapat beberapa

daerah yang kritis.

tidak resmi

langkah-langkah

komunikasi terkait

keahlian individu.

alat-alat pendukung

Pelatihan diberikan

disetujui. Terdapat

finansial yang

masalah secara

Terdapat beberapa

yang mungkin tidak

berdasarkan

kebingungan terkait telah ditentukan

keseluruhan.

aspek dari proses

diterapkan dengan

kebutuhan bukan

tanggung jawab

tetapi hanya

yang berulang

benar.

berdasarkan

apabila terjadi

diketahui oleh

seperti keahlian

rencana yang

masalah, dan

pihak manajemen.

individu, beberapa

disepakati.

adanya suatu

Terdapat

dokumentasi dan

budaya yang

pemantauan yang

pemahaman

mendukung hal

konsisten pada

informal kebijakan

tersebut.

area tertentu.

dan prosedur yang ada.

Torche Indonesia

24


Maturity

Kesadaran dan

Kebijakan, Rencana

Peralatan dan

Keterampilan dan

Tanggung Jawab

Penetapan Tujuan

Level

Komunikasi

dan Prosedur

Otomatisasi

Keahlian

dan Akuntabilitas

dan Pengukuran

3

Terdapat

Terdapat proses,

Rencana telah

Persyaratan

Proses tanggung

Telah terdapat

pemahaman terkait

kebijakan dan

ditetapkan dalam

keterampilan mulai

jawab dan

beberapa tujuan

perlunya dalam

prosedur yang

penggunaan dan

didefinisikan dan

akuntabilitas mulai

dan langkah-

bertindak. Terdapat

sudah ditetapkan

standarisasi alat

didokumentasikan

didefinisikan dan

langkah yang telah

komunikasi

dan

yang

untuk semua

pemilik proses

ditetapkan, tetapi

manajemen yang

didokumentasikan

mengotomatisasi

bidang. Adanya

tersebut telah

tidak

lebih formal dan

untuk semua

proses. Alat yang

sebuah rencana

diidentifikasi.

dikomunikasikan

terstruktur.

kegiatan utama.

digunakan tersebut

pelatihan formal

Pemilik proses tidak dan terdapat

sesuai dengan

yang telah

mungkin untuk

hubungan yang

tujuan tetapi

dikembangkan,

memilki otoritas

jelas dengan

mungkin tidak

namun pelatihan

penuh dalam

tujuan bisnis.

semua sesuai

tersebut masih

melaksanakan

Terdapat proses

dengan rencana

berdasarkan pada

tanggung jawabnya. pengukuran yang

yang telah

inisiatif individual.

disepakati dan

tidak diterapkan secara konsisten.

mungkin tidak terintegrasi satu sama lain. Torche Indonesia

25


Maturity

Kesadaran dan

Kebijakan, Rencana

Peralatan dan

Keterampilan dan

Tanggung Jawab

Penetapan Tujuan

Level

Komunikasi

dan Prosedur

Otomatisasi

Keahlian

dan Akuntabilitas

dan Pengukuran

*/Terdapat teknik

Semua aspek dari

Alat pendukung

Adanya persyaratan

Adanya proses

Adanya efisiensi

komunikasi yang

proses telah

yang digunakan

yang secara rutin

tanggung jawab

dan efektivitas

telah matang

diterapkan secara

sesuai dengan

diperbaharui untuk

dan akuntabilitas

yang diukur dan

diterapkan dengan

berulang dan

rencana standar

semua bidang dan

yang dapat diterima dikomunikasikan

menggunakan alat

didokumentasikan.

dan terdapat

dilengkapi dengan

dalam bekerja.

terkait tujuan

komunikasi standar.

Kebijakan telah

beberapa alat

sertifikasi. Adanya

Adanya budaya

bisnis dan rencana

disetujui dan

pendukung yang

teknik pelatihan

kerja yang

strategis TI.

ditandatangani oleh

telah terintegrasi.

yang matang

memotivasi

Adanya

manajemen.

Alat pendukung

diterapkan sesuai

tindakan positif.

pengukuran TI

Standar dalam

utama digunakan

dengan rencana

yang

mengembangkan

untuk

pelatihan dan

diimplementasikan

dan memelihara

mengotomatisasi

diterapkannya

di beberapa

proses dan prosedur manajemen proses

sharing knowledge.

bagian dan dicatat

yang diadopsi telah

dan memantau

Semua ahli internal

oleh manajemen.

dijalankan.

serta mengontrol

yang terlibat dalam

Adanya perbaikan

kegiatan yang kritis.

pelatihan dan

secara terus

terdapat penilaian

menerus.

dalam pelatihan tersebut. Torche Indonesia

26


Maturity

Kesadaran dan

Kebijakan, Rencana

Peralatan dan

Keterampilan dan

Tanggung Jawab

Penetapan Tujuan

Level

Komunikasi

dan Prosedur

Otomatisasi

Keahlian

dan Akuntabilitas

dan Pengukuran

5

Adanya

Standar bestpractice Adanya standarisasi

Adanya organisasi

Pemilik proses

Adanya

pemahaman yang

telah diterapkan.

set alat yang

secara resmi yang

diberdayakan

pengukuran

terdepan terkait

Adanya

digunakan di

mendorong

dalam membuat

kinerja yang

dengan kesadaran.

dokumentasi proses

seluruh

perbaikan terus

keputusan dan

terintegrasi dan

Adanya komunikasi

yang berevolusi

perusahaan. Di

menerus terkait

dalam mengambil

menghubungkan

yang proaktif

untuk alur kerja

mana alat tersebut

dengan

tindakan.

kinerja TI dengan

terkait isu

yang otomatis.

sepenuhnya sudah

keterampilan dan

Penerimaan

tujuan bisnis.

berdasarkan tren

Proses, kebijakan

terintegrasi dengan

keahlian. Adanya

tanggung jawab

Adanya

yang ada, teknik

dan prosedur yang

alat-alat pendukung

pelatihan dan

telah mengalir ke

pengecualian yang

komunikasi yang

standar dan telah

lainnya. Adanya alat

pendidikan yang

seluruh organisasi

terjadi secara

matang telah

terintegrasi untuk

pendukung yang

mendukung

secara konsisten.

umum dan

diterapkan dan

memungkinkan

digunakan untuk

bestpractice

konsisten dicatat

menggunakan alat-

manajemen end-to-

mendukung

eksternal dan

oleh manajemen

alat komunikasi

end dan adanya

perbaikan proses

adanya penggunaan

dan telah

yang sudah

perbaikan.

dan secara otomatis konsep dan teknik

diterapkan analisa

telah mendeteksi

yang terdepan.

sebab akibat.

kontrol.

Sharing knowledge

Perbaikan secara

telah menjadi

terus menerus

budaya perusahaan.

telah menjadi

Adanya ahli

bagian gaya hidup

eksternal dan para

perusahaan.

diintegrasikan.

Torche Indonesia

27


Setelah memperoleh nilai rata-rata dari setiap proses COBIT, kemudian nilai-nilai tersebut akan dirata-ratakan untuk membentuk nilai maturity level untuk keseluruhan TI. Setelah nilai maturity level untuk keseluruhan TIK tersebut diperoleh, perlu adanya definisi dari nilai tersebut untuk mengetahui nilai tata kelola TIK Kementerian Perhubungan. Definisi dari nilai tingkat maturitas (maturity level) untuk keseluruhan TIK dijelaskan pada tabel berikut: Tabel 2-3 Tingkatan Maturity Level

Maturity Level 0

Non-existent

Penjelasan Pada level ini, perusahaan belum melakukan identifikasi atas proses TI. Perusahaan beranggapan hal tesebut merupakan hal yang tidak perlu dipertimbangkan.

1

Initial/Ad-Hoc

Pada level ini, perusahaan telah menyadari bahwa terdapat beberapa proses TI yang telah berjalan. Proses-proses TI tersebut berjalan tetapi dilakukan tanpa

standar

prosedur

operasional

dan

terdokumentasi dengan baik (Ad-Hoc). 2

Repeatable but Intuitive

Pada level ini, proses TI yang berjalan belum seluruhnya memiliki standar prosedur operasional. Selain itu, proses sosialisasi atas standar prosedur operasional belum seluruhnya dilakukan dan dikomunikasikan secara formal kepada personil terkait.

3

Defined Process

Pada level ini, perusahaan telah memiliki standar prosedur operasional dan terdokumentasi dengan baik, serta telah melakukan sosialisasi secara formal atas seluruh proses TI yang berjalan.

Torche Indonesia

28


Maturity Level 4

Managed and Measurable

Penjelasan Pada level ini, perusahaan melakukan pengawasan dan memastikan proses telah berjalan sesuai prosedur dan kebijakan yang berlaku. Selain itu, Perusahaan telah melakukan penilaian dalam memastikan proses yang ada telah berjalan secara efektif. Penerapan proses yang

terotomatisasi

merupakan

salah

satu

pertimbangan penilaian pada level ini. 5

Optimized

Pada level ini, proses-proses TI yang berjalan telah mencapai tingkatan good practice. Hal ini dapat dinilai dari keselarasan proses-proses TI dengan perubahan atau perkembangan TI serta bisnis Perusahaan. Seluruh proses TI telah terintegrasi danmemiliki proses yang telah terotomatisasi. Proses TI tersebut juga digunakan untuk menilai kualitas dan efektivitas proses TI secara menyeluruh. Proses perubahan TI dapat dilakukan secara

cepat dan tepatserta dapat beradaptasi

terhadap perubahan proses bisnis dan operasional Perusahaan. Berikut rincian aktivitas Tahap Inventarisasi, analisa, dan Future state TIK yang direncanakan pada tahap ini: Tabel 2-4 Aktivitas Utama dan Hasil Tahap Inventarisasi, analisa, dan Future state

Aktivitas

-

Memahami lingkungan dan kondisi SIM Monev KEK saat ini.

Utama

-

Inventarisasi Teknologi Informasi dan Komunikasi yang dimiliki oleh Sekretariat Dewan Nasional KEK saat ini.

Torche Indonesia

Audit Implementasi TIK dengan menggunakan kerangka kerja 29


acuan COBIT Control Objective 4.1. Hasil Akhir

-

Dokumentasi Inventarisasi dan Audit Implementasi TIK Sekretariat Dewan Nasional KEK periode 2012

Berikut rincian aktivitas audit Implementasi TIK yang direncanakan pada tahap ini: Tabel 2-5 Rincian Aktivitas Audit Implementasi TIK

Aktivitas

-

Melakukan diskusi dengan key person.

Utama

-

Melakukan kajian dengan berdasarkan Control Objectives COBIT.

-

Mengumpulkan bukti pendukung.

-

Menghitung tingkat maturitas setiap proses COBIT.

-

Maturity Level tata kelola TI Kementerian Perhubungan.

Hasil Akhir

2.1.3 Analisa, dan Penyusunan Future State 1

2

3

4

5

Pemetaan Current State mencakup berbagai aspek penilaian termasuk analisa kendala

dan permasalahan yang menyebabkan ketidakoptimalan pencapaian target implementasi rencana induk ataupun arahan dan kebijakan sebelumnya dari berbagai klasifikasi aspek pemanfaatan TIK di lingkungan Sekretariat Dewan Nasional KEK seperti aspek organisasi tata kelola, perencanaan, eksekusi dan implementasi, operasional, perawatan, standarisasi, sistem prosedur, dan lain sebagainya. Pada tahapan ini juga dilakukan kegiatan analisa dan pemilihan bahasan tren teknologi dan kebijakan perundangan terbaru yang sekiranya relevan dengan penyusunan dan penyempurnaan Penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Kawasan Ekonomi Khusus (KEK). Penyusunan ataupun penyempurnaan visi dan Future State dari kegiatan pemanfaatan Teknologi Informasi tahap lanjutan akan tetap

Torche Indonesia

30


memperhatikan visi dan misi yang telah ditetapkan pada rencana induk srategis

sebelumnya

dengan

penyesuaian

dan

penyempurnaan

berdasarkan hasil tahapan analisa-analisa dan audit yang dilakukan dengan tujuan untuk menjaga sinergi, kesinambungan, dan pencapaian dari pencanangan target jangka menengah dan panjang. Berikut ini adalah aktivitas utama dan hasil yang diharapkan pada tahapan ini: Tabel 2-6 Aktivitas Utama dan Hasil Tahap Penyusunan Future State



Aktivitas Utama

Mengidentifikasi kondisi implementasi dan permasalahan seputar pelaksanaan programprogram perencanaan dan pengembangan Teknologi Informasi di Lingkungan Sekretariat Dewan Nasional KEK.



Melakukan analisis trend TIK dan Kebijakan pemerintah terbaru.



Melakukan analisis arah pengembangan egovernment.



Penyusunan dan penyempurnaan Future Sate pemanfaatan TIK lanjutan di kementerian Perhubungan RI.



Hasil Akhir

Future state SIM Monev KEK Sekretariat Dewan Nasional KEK.

2.1.4 Analisis Kesenjangan 1

Torche Indonesia

2

3

4

5

Pada

tahap

selanjutnya,

kami

akan

31


melakukan analisis kesenjangan berdasarkan hasil tahap sebelumnya, yaitu tahap kajian SIM Monev KEK dan analisis future state. Tahapan ini dilakukan dengan mengidentifikasi area-area yang dapat dikembangkan untuk membantu Sekretariat Dewan Nasional KEK mencapai visi SIM Monev KEK dan future state yang telah ditetapkan. Hasil dari analisis ini dijabarkan dengan memperhatikan 3 aspek TIK (people, process, technology) yang termasuk di dalamnya mulai dari analisa kesenjangan tatanan organisasi pengelola TI, fungsi dan tugas, penyiapan SDM, penyusunan prosedur dan alur birokrasi, strategi penerapan dan pemberdayaan teknologi informasi dan komunikasi, standarisasi dan kodefikasi, penetapan arsitektur teknologi informasi berskala enterprise, arsitektur data dan sistem informasi, dan arsitektur Infrastruktur dan jaringan komunikasi. Berikut ini adalah aktivitas utama dan hasil yang diharapkan pada tahapan ini: Tabel 2-7 Aktivitas Utama dan Hasil Tahap Analisis Kesenjangan

Aktivitas Utama



Melakukan analisis atas kesenjangan kondisi SIM Monev

saat ini dengan kondisi target (future

state). 

Mengidentifikasi langkah strategis sebagai dasar penyusunan roadmap pencapaian target yang diinginkan.



Melakukan diskusi dengan para key person untuk menentukan alternatif strategi yang optimal.

Hasil Akhir



Dokumentasi inisiatif proyek yang perlu dilakukan untuk mencapai kondisi yang diinginkan.



Torche Indonesia

Alternatif solusi dan skenario implementasi

32


rencana strategis lanjutan. 

Roadmap

implementasi

pengembangan

SIM

Monev KEK untuk mencapai future state.

2.1.5 Penyusunan Rekomendasi dan SIM Monev KEK Pada tahap ini, kami akan melakukan penyusunan Rencana Induk Sistem Informasi Manajemen (SIM) Monev KEK berdasarkan hasil analisis dan kesepakatan pada tahap-tahap sebelumnya. Selain itu, kami juga akan menyusun rekomendasi yang dibutuhkan oleh Dewan Nasional KEK untuk menyesuaikan arah pengembangan dan penerapan TIK khususnya terkait proses dan aktifitas pengawasan dan evaluasi penyelenggaraan KEK. Tujuan dari rekomendasi ini adalah untuk menyelaraskan seluruh strategi TIK di Dewan Nasional KEK, Dewan Kawasan KEK, atau stakeholder terkait lain, serta menyelaraskannya dengan kebutuhan User dan arah pengembangan e-government. Berikut ini adalah aktivitas utama dan hasil yang diharapkan pada tahapan ini: Tabel 2-8 Aktivitas Utama dan Hasil tahap Penyusunan Rekomendasi dan SIM Monev KEK

Aktivitas Utama



Menyusun rekomendasi TIK di lingkungan Dewan Nasional KEK

Hasil Akhir



Menyusun dan mengembangkan SIM Monev KEK



Dokumentasi Rencana Implementasi SIM Monev KEK



Rekomendasi improvement untuk roadmap TIK terkait penyelenggaraan KEK

Torche Indonesia

33


2.1.6 Forum Diskusi Group dan Sosialisasi Rencana pengembangan dan pemanfaatan Teknologi Informasi di lingkungan Sekretariat Dewan Nasional KEK pada prinsipnya melibatkan seluruh jajaran unit kerja pengelola TIK yang berada di lingkungan Dewan Nasional KEK;

guna mendapatkan kesepahaman, kesepakatan, dan

komitmen pelaksanaan dari semua unit kerja terhadap maksud, tujuan, strategi, arah pengembangan, dan mekanisme pelaksanaan rencana pengembangan dan pemanfaatan TIK yang disusun. Forum Diskusi Grup (FDG) secara sederhana dapat didefinisikan sebagai suatu diskusi yang dilakukan secara sistematis dan terarah mengenai suatu isu atau masalah tertentu. Pelaksanaan FDG sebagai langkah konfirmasi, konsolidasi, dan sosialisasi final pada proses penyusunan rencana strategis TIK sebaiknya tidak hanya dihadiri oleh seluruh jajaran unit kerja pengelola TIK saja akan tetapi dapat dihadiri oleh perwakilan pihak pengguna strategis, dan pihak terkait lainnya seperti perwakilan dari bagian keuangan, SDM, serta legal atau kelembagaan untuk mempermudah komunikasi dan konfirmasi terhadap isu terkait dengan masing-masing bagian Hasil dari FDG diharapkan dapat berupa daftar kesepakatan dari berbagai aspek terkait dengan pembentukan mekanisme dan scenario implementasi dari perencanaan yang dihasilkan.

2.2

Kawasan Ekonomi Khusus (KEK)

Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) pada dasarnya adalah suatu upaya pemerintah guna melakukan percepatan pembangunan ekonomi Indonesia yang dilakukan dalam bentuk

Torche Indonesia

34


pemusatan pengembangan kawasan tertentu. Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) adalah kawasan dengan batas tertentu dalam wilayah hukum Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) yang ditetapkan untuk menyelenggarakan fungsi perekonomian dan memperoleh fasilitas tertentu. KEK ditentukan, difungsikan dan dikembangkan melalui penyiapan kawasan yang memiliki keunggulan geoekonomi dan geostrategi dan berfungsi untuk menampung kegiatan industri, ekspor, impor, dan kegiatan ekonomi lain yang memiliki nilai ekonomi tinggi dan daya saing internasional. Suatu KEK, dapat terdiri dari satu atau lebih zona pengolahan ekspor, logistik, industri, pengembangan teknologi, pariwisata, energi, dan/atau ekonomi lain. Selain itu, dalam suatu KEK juga dapat terdiri dari satu atau lebih fasilitas pendukung, seperti perumahan bagi pekerja, lokasi usaha UMKM dan fasilitas pendukung lainnya. Dalam rangka penyelenggaraan pengembangan KEK telah dibentuk Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus melalui Keputusan Presiden Nomor 8 Tahun 2010. Sesuai dengan Keputusan Presiden tersebut, susunan keanggotaan Dewan Nasional KEK sebagai berikut: a. Ketua merangkap Anggota : - Menteri Koordinator Bidang Perekonomian; b. Anggota : 1. Menteri Keuangan; 2. Menteri Perdagangan; 3. Menteri Perindustrian; 4. Menteri Dalam Negeri; 5. Menteri Pekerjaan Umum; 6. Menteri Perhubungan; 7. Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi; 8. Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional; 9. Kepala Badan Koordinasi Penanaman Modal. c. Sekretarian Dewan Nasional KEK Torche Indonesia

35


Untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugas Dewan Nasional KEK, dibentuk Sekretariat Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus yang diatur melalui Peraturan Menteri Koordinator Bidang Perekonomian selaku Ketua Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus Nomor 7 Tahun 2010. Sekretariat Dewan Nasional KEK mempunyai tugas menyelenggarakan dukungan dan pelayanan di bidang teknis operasional dan administratif kepada Dewan Nasional KEK, serta pembinaan terhadap seluruh unsur dalam lingkungan Sekretariat Dewan Nasional KEK. Dalam melaksankan tugas tersebut Sekretariat Dewan Nasional KEK menyelenggarakan fungsi:  pemberian dukungan teknis operasional kepada Dewan Nasional KEK;  pemberian pelayanan administrasi penyusunan rencana dan program kerja Dewan Nasional KEK;  penyelenggaraan kegiatan koordinasi, sinkronisasi, dan integrasi administrasi kegiatan dan tindak lanjut pelaksanaan tugas Dewan Nasional KEK;  pemberian pelayanan administrasi kerjasama Dewan Nasional KEK dengan lembaga dan pihak lain yang terkait;  pemberian pelayanan pengumpulan, pengolahan, dan penyajian serta penyusunan laporan kegiatan Dewan Nasional KEK; dan  penyelenggaraan administrasi keanggotaan Dewan Nasional KEK serta pembinaan organisasi, admiistrasi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, sarana dan prasarana Sekretariat Dewan Nasional KEK. Secara sederahana, susunan organisasi Dewan Nasional KEK itu dapat digambarkan sebagai berikut:

Torche Indonesia

36


Selain pembentukan Dewan Nasional KEK, pada setiap provinsi/daerah yang sebagian wilayahnya ditetapkan menjadi KEK, dibentuk Dewan Kawasan KEK yang bertanggung jawab kepada Dewan Nasional KEK. Selanjutnya pada setiap wilayah yang ditetapkan menjadi KEK, dibentuk Administrator oleh Dewan Kawasan yang bertugas untuk melaksanakan pemberian izin usaha dan izin lain yang diperlukan bagi pelaku usaha, memonitor dan mengendalikan operasionalisasi KEK, serta menyampaikan laporan operasionalisasi KEK kepada Dewan Kawasan. Selain itu, pada setiap KEK terdapat Badan Usaha yang akan melakukan pembangunan dan pengelolaan KEK yang pelaksanaan operasionalisasinya dimonitor dan dikendalikan oleh Administrator untuk dilaporkan kepada Dewan Kawasan KEK.

2.2.1 Proses Penyelenggaraan KEK Proses penyelenggaraan atau pembentukan suatu KEK merupakan tahapan proses yang Torche Indonesia

37


panjang dan melibatkan banyak pihak. Secara garis besar, proses-proses tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Torche Indonesia

38


2.2.1.1 Pengusulan

Usulan pembentukan KEK pada dasarnya dapat diajukan oleh 3 (tiga) pihak, yaitu: (1) Badan Usaha, (2) Pemerintah Kabupaten/Kota, dan/atau (3) Pemerintah Provinsi. Prosedur dan syarat penyampaian usulan KEK ini telah diatur secara rinci dan jelas dalam aturan hukum yang berlaku, sehingga tidak perlu dibahas lebih lanjut. Setiap usulan pembentukan KEK ini harus memenuhi beberapa kriteria dasar yang antara lain yaitu:  sesuai dengan Rencana Tata Ruang Wilayah dan tidak berpotensi mengganggu kawasan lindung;  pemerintah provinsi/kabupaten/kota yang bersangkutan mendukung KEK;  terletak pada posisi yang dekat dengan jalur perdagangan internasional atau dekat dengan jalur pelayaran internasional di Indonesia atau terletak pada wilayah potensi sumber daya unggulan; dan  mempunyai batas yang jelas. Gambaran akan kunci sukses penetapan akan usulan suatu kawasan menjadi KEK dapat dilihat sebagai berikut:

Torche Indonesia

39


2.2.1.2 Penetapan Proses Penetapan atas usulan pembentukan KEK merupakan hak dan wewenang penuh Dewan Nasional KEK setelah melakukan pengkajian terlebih dahulu. Jika Dewan Nasional KEK menyetujui usulan pembentukan KEK, maka Dewan Nasional KEK wajib mengajukan rekomendasi pembentukan KEK kepada Presiden; untuk selanjutnya ditetapkan melalui suatu Peraturan Pemerintah. Sebaliknya, jika Dewan Nasional KEK menolak usulan pembentukan KEK, penolakan harus

disampaikan kepada pengusul disertai dengan

alasannya. Berikut merupakan gambaran dari proses penetapan KEK secara visual:

Torche Indonesia

40


Torche Indonesia

41


2.2.1.3 Pembangunan Setelah usulan pembentukan KEK disetujui dan ditetapkan dengan diterbitnya Peraturan Pemerintah, maka proses selanjutnya dalam penyelenggaraan KEK ini yaitu pembangunan dan pengoperasian KEK. Pembangunan dan pengoperasian KEK ini dilaksanakan oleh Badan Usaha atau perwakilan-nya; yang ditetapkan oleh Pemerintah Provinsi dan/atau Pemerintah Kabupaten/Kota. Pada proses Pembangunan dan pengoperasian KEK ini, Dewan Nasional KEK berkewajiban untuk melakukan pengawasan dan melakukan evaluasi tahunan guna memastikan pembangunan dan pengoperasian KEK ini sesuai dengan yang disyaratkan. 2.2.1.4 Pengelolaan Setelah KEK dioperasikan, maka proses selanjutnya dalam penyelenggaraan KEK ini yaitu pengelolaan KEK yang dilaksanakan oleh Badan Usaha atau perwakilan-nya; sesuai dengan usulan dan penetapan. 2.2.1.5 Evaluasi Pengelolaan Pada proses pengelolaan KEK ini, Dewan Nasional dan Dewan Kawasan KEK berkewajiban untuk melakukan pengawasan dan melakukan evaluasi pengelolaan KEK, guna memastikan pengelolaan dan pengoperasian KEK ini sesuai dengan yang disyaratkan.

2.2.2 Pemanfaatan Teknologi Dan Sistem Informasi Berdasarkan proses penyelenggaraan KEK tersebut di atas, terutama pada proses pengusulan, penetapan dan evaluasi; perlu dibuat sebuah sistem yang dapat memudahkan Dewan Nasional KEK dalam melakukan pengawasan dan evaluasi; efektif, efisien dan ekonomis. Atas dasar itu lah, kegiatan Penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) pada Sekretariat Dewan Nasional KEK ini ada; yaitu pemanfaatan teknologi dan sistem informasi guna efektivitas dan optimalisasi pelaporan dan penyajian data terhadap pelaksanaan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK. Torche Indonesia

42


Penjelasan dan paparan kami lebih rinci mengenai bagaimana ide, gagasan, pendekatan dan metodologi serta rencana dan program kerja kami terkait pengembangan aplikasi/sistem monitoring dan evaluasi KEK berbasis web ini dapat dilihat pada bagianbagian atau sub-bab sebelum ini.

Torche Indonesia

43


3 ORGANISASI DAN PERSONIL 3.1

Organisasi

Untuk menjamin terlaksananya pekerjaan, kami telah mengatur susunan organisasi tim pelaksana kegiatan Penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) Sekretariat Dewan Nasional KEK seperti yang disajikan pada gambar struktur organisasi tenaga ahli di bawah ini:

Team Leader (Ahli SIM)

Ahli Sistem Analis

Ahli Pemrograman

Administrasi

3.2

Ahli Monitoring dan Evaluasi

Ahli Jaringan

Ahli Kearsipan

Tenaga Pendukung

Operator Komputer

Komposisi Tim & Penugasan

Komposisi tim pelaksana dan penugasan personil dalam kegiatan Penyusunan Sistem Monitoring dan Evaluasi Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) Sekretariat Dewan Nasional KEK Torche Indonesia

44


ini selama kurun waktu 6 (enam) bulan dapat dilihat pada tabel berikut: N o

Posisi

1

Team Leader

Tugas dan Tanggung Jawab

Org 1

 Menyusun perencanaan jadwal proyek  Memimpin Tim dan bertanggung jawab atas kualitas

(Ahli SIM)

dan penyelesaian pekerjaan  Memberikan tugas kepada personil tim  Memetakan

sumber

daya

dan

hasil

kerja

(deliverable) dari proyek  Memonitor dan mengkoordinasi aktifitas proyek  Mengarahkan tim untuk melaksanakan proyek secara efektif dan efisien 2


1

 Melakukan analisis proses bisnis dan SOP terhadap proses penyelenggaraan KEK, khususnya terkait monitoring dan evaluasi  Menyusun

cetak

biru

atau

roadmap

sistem

monitoring dan evaluasi penyelenggraan KEK  Menyusun dan menyesuaikan rencana strategis penerapan proses bisnis monitoring dan evaluasi penyelenggaraan KEK 3

Ahli Sistem Analis

1

 Menganalisa dan merancang aplikasi  Merancang arsitektur aplikasi  Merencanakan teknologi aplikasi  Membuat arsitektur infrastruktur aplikasi  Merancang system otorisasi aplikasi  Merencanakan prototype aplikasi  Merencanakan alih pengetahuan untuk sosialisasi dan workshop

Torche Indonesia

45


 Merancang system integrasi aplikasi 4

Ahli Kearsipan

1

 Menyusun rancangan sistem kearsipan (namlatur) yang akan digunakan  Bertanggung jawab dalam hal penerapan sistematika pengarsipan

dokumen,

termasuk

tata

cara

penyimpanan, penomoran, penamaan, kategorisasi, prosedur revisi, dan hal-hal lainnya yang terkait 5

Ahli Pemrograman

1

 Bertanggung jawab dalam pengerjaan operasionalisasi penayangan di aplikasi/web  Mengelola dan menjadi penghubung dari semua sumber daya yang akan digunakan pada sebuah aplikasi/web  Mengatur cara pengunjung untuk berinteraksi dengan elemen-elemen dari aplikasi/web  Mengatur alur aplikasi/web yang dibuat  Menghadirkan sistem dan layanan dari website  Bertanggung jawab terhadap efektifitas dan efisiensi dari aplikasi/web yang dibangun  Melakukan pemrograman aplikasi yang dibangun sesuai dengan desain yang telah dibuat berdasarkan hasil assessment kepada pihak user  Memberikan keterangan (comment) untuk tiap blok kode program yang dibuat, untuk memudahkan penelusuran jika terjadi kesalahan ataupun untuk kepentingan pengembangan atau perubahan di masa depan  Menyelesaikan/memperbaiki masalah yang terjadi pada program/ modul yang dibuat (bug fixing)

6

Ahli Jaringan

Torche Indonesia

1

 Bersama Sistem Analis melakukan perancangan arsitektur sistem/aplikasi

46


 Menyiapkan rancangan skenario keamanan dan metode komunikasi/integrasi aplikasi dengan aplikasi terkait lain  Melakukan audit dan optimasi infrastruktur dan jaringan yang digunakan aplikasi 7

Tenaga Pendukung Administrasi

1

 Memastikan operasional proyek berjalan dengan menggunakan standar yang sudah baku, serta diakui secara nasional maupun internasional.  Memberikan saran dan masukan teknis dan non teknis tentang proses operasional proyek.  Mengontrol proses operasional proyek agar berjalan sesuai degnan aturan dan tidak melanggar ramburambu yang sudah disepakati.  Menyiapkan / men-support dokumen administrasi dan pendukung berupa : Berita Acara layak pakai, Berita Acara Penerimaan Barang, Surat Pengiriman Barang / DO, Berita Acara Installasi, Invoice/tagihan, dll) yang menyangkut operasional proyek selama pekerjaan berjalan.  Melakukan monitoring terhadap kemajuan proyek.  Melakukan proses penagihan.  Dibantu team teknis membuat laporan kemajuan pekerjaan.  Membantu Proyek Manager dan para Koordinator dalam menyiapkan perangkat monitoring pekerjaan, pelaporan, Berita Acara dan lain lain.

Operator Komputer

Torche Indonesia

1

 Membantu penulisan dokumen teknis  Membantu penulisan dokumen SOP dan SLA

47


 Membantu tenaga ahli dan administrasi  Melakukan

pekerjaan-pekerjaan

tidak

langsung

(indirect) lainnya, seperti petugas delivery, pesuruh dan lain-lain

Torche Indonesia

48


4 RENCANA JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN 4.1

Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Bulan Ke-

No

Kegiatan

1 1

1

Persiapan

-

Finalisasi Manajemen Proyek Internal

-

Finalisasi Manajemen Proyek Eksternal

2

Identifikasi dan Analisis

-

Pendefinisian Target Audience

-

Pemetaan Kondisi Eksisting Termasuk pemetaan masalah dan solusinya

-

Pemetaan Kondisi Harapan

Torche Indonesia

2

2 3

4

1

2

3 3

4

1

2

4 3

4

1

2

5 3

4

1

2

6 3

4

1

2

49

3 4


Bulan KeNo

Kegiatan

1 1

-

Analisis Kesenjangan Termasuk perumusan solusi masalah dan penetapan target implementasi

-

Analisis Rencana TIK Dewan Nasional KEK

3

Penyusunan dan Penetapan Rekomendasi dan Rencana Implementasi SIM Monev KEK

-

Penyusunan Rekomendasi TIK SIM Monev KEK

-

Penyerahan dan Penetapan Rencana Implementasi

4

Implementasi

-

Penyiapan Lingkungan Implementasi

-

Pengembangan aplikasi SIM Monev

-

Pengujian

Torche Indonesia

2

2 3

4

1

2

3 3

4

1

2

4 3

4

1

2

5 3

4

1

2

6 3

4

1

2

50

3 4


Bulan KeNo

Kegiatan

1 1

5

Sosialisasi

-

Sosialisasi dan Pelatihan

-

Dokumentasi

-

Pemeliharaan dan Perawatan

6

Pelaporan

-

Penyerahan Laporan Pendahuluan

-

Penyerahan Laporan Antara

-

Penyerahan Laporan Draft Final

-

Penyerahan Laporan Akhir

Torche Indonesia

2

2 3

4

1

2

3 3

4

1

2

4 3

4

1

2

5 3

4

1

2

6 3

4

1

2

Selama 3 (tiga) bulan ke depan setelah sistem live (berjalan)

51

3 4


4.2

Jadwal Penugasan Tenaga Ahli

Berdasarkan jadwal pelaksanaan dan deskripsi penugasan tenaga ahli, Konsultan mengusulkan jadwal penugasan tenaga ahli sebagaimana tercantum pada Tabel berikut.

NO

TENAGA AHLI

JUMLAH PERSONIL

BULAN I

II

III

IV

KETERANGAN V

VI

TENAGA AHLI 1

Team Leader / Ahli SIM

1

6 Bulan

2


1

6 Bulan

3

Ahli Sistem Analis

1

6 Bulan

4

Ahli Kearsipan

1

6 Bulan

5

Ahli Pemrograman

1

6 Bulan

6

Ahli Pengembangan Jaringan

1

6 Bulan

TENAGA PENDUKUNG 1

Administrasi

1

6 Bulan

2

Operator Komputer

1

6 Bulan

Torche Indonesia

52


5 PENUTUP Semoga Laporan Pendahuluan ini dapat memaparkan rencana kerja secara umum dan hasil analisis kebutuhan yang telah dilakukan oleh tim. Untuk kekurangannyanya kami mohon kritik dan saran agar tujuan dari pekerjaan ini tercapai dan saling memuaskan semua pihak. Agenda selanjutnya, Tim akan melakukan perancangan sesuai dengan hasil analisis kebutuhan. Pada fase perancangan ini akan disajikan rancang bangun aplikasi yang merujuk pada analisis kebutuhan sehingga penyajiannya akan lebih interaktif dan mudah dalam melakukan evaluasi secara visual.

Torche Indonesia

53

CV. TORCHE INDONESIA

Office : Jl. Turangga 19 Bandung Workshop : Jl. Sinom II No. 5 Bandung Ph./Fax : 022 - 730 7176 Email : [email protected] Website : www.torche.co.id

PEKERJAAN JASA KONSULTANSI KAJIAN PENYUSUNAN SISTEM MONITORING DAN EVALUASI (MONEV) KAWASAN EKONOMI KHUSUS

Recommend Documents