Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis

Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis

AAMCOG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012

Pendahuluan Pedoman ini berdasarkan pada publikasi oleh Lembaga Pengadaan dan Konstruksi Australasia (the Australasian Procurement and Construction Council – APCC) yang bejudul Aset Management 2001 (Pengelolaan Aset 2001). Pedoman ini mencerminkan kemajuan dalam pengelolaan aset sejak penulisan pedoman sebelumnya, yang mana pedoman ini bertujuan untuk menerapkan prinsip-prinsip pengelolaan aset yang serirama dengan pendekatan kontemporer. Peran APCC dalam mencetuskan pedoman sebelumnya dan pengembangan pedoman terbaru ini sangan berharga. Kontribusi Lembaga Kolaboratif Pengelolaan Aset Terpadu (The Australian Aset Management Collaborative Group’s – AAMCoG) terhadap perbaruan pedoman ini adalah kunci dari kualitas kerangka dan kinerja kerja yang disuguhkan. Harapan utama AAMCoG adalah untuk berkolaborasi dengan berbagai rupa organisasi baik publik maupun swasta, dalam lingkup nasional dan internasional; dengan tujuan menghasilkan sistim pengelolaan aset yang strategis, sesuai dengan kebutuhan organisasi dan masyarakat yang dilayani oleh organisasi tersebut. Pedoman ini dicetuskan sebagai hasil dari kebutuhan-kebutuhan nyata dalam hal pengelolaan aset yang telah diidentifikasi oleh anggota Lembaga Riset untuk Pengelolaan Infrastruktur dan Aset (Cooperative Research Centre for Infrastructure and Engineering Aset Management – CIEAM), yang mana pedoman ini telah dikembangkan dengan dukungan dan saran lembaga tersebut. CIEAM adalah suatu lembaga yang mempunyai dedikasi tinggi dalam hal meningkatkan efisiensi dan keberlanjutan pengelolaan infrastruktur dan aset, dan tingkat profitabilitas para mitra industri di Australia dan negara lain. Project Team Prof. Kerry Brown, Southern Cross University Dr. Martin Laue, Southern Cross University Prof. Robyn Keast, Southern Cross University Dr Nateque Mahmood, Southern Cross University Dr Anna Wiewiora, Southern Cross University Ms Jane Montgomery-Hribar, APCC AAMCoG acknowledges the support of Dr Diaswati Mardiasmo-Povis and the Law and Justice Research Centre, Faculty of Law, Queensland University of Technology (QUT) for assisting with the translation of this Guide.

AAMCoG Members

Designed by Hannah Murphy ISBN: 978-0-9874699-1-5 (e-book) ISBN: 978-0-9874699-0-8 (print) Date: 7 December 2012, Place: Brisbane, Australia ©CIEAM 2011

> APCC

> AAMCoG

> CIEAM

AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012

Daftar Isi Pembuka: Pendekatan Terpadu terhadap Sistem Pengelolaan Aset yang Strategis........................................................................................... 2 Apakah Pengelolaan Aset?............................................................................... 2 Tantangan......................................................................................................... 4 Pendekatan Terpadu terhadap Sistem Pengelolaan Aset yang Strategis (‘Integrated Strategic Aset Management – ISAM’).......................................... 5 Prinsip-Prinsip.................................................................................................. 7 Kerangka Kerja Pengelolaan Aset yang Strategis.............................................. 8 Faktor-Faktor Lingkungan................................................................................. 9 Kebutuhan dan Harapan Masyarakat............................................................. 10 Kerangka Kerja Kebijakan Pemerintah Terpadu.............................................. 11 Pengelolaan Organisasi yang Strategis – ‘Organisational Strategic Management’........................................................ 12 Perencanaan pengadaan pelayanan yang strategis........................................ 13 Perencanaan Pengadaan Pelayanan secara Taktis dan Operasional............... 16 Pengadaan Pelayanan..................................................................................... 17 Evaluasi........................................................................................................... 18 Pengelolaan Pengetahuan dan Kapasitas....................................................... 19 Pengelolaan Organisasi.................................................................................. 20 Penutup.......................................................................................................... 21

©AAMCoG 2012

1


Pembuka: Pendekatan Terpadu terhadap Sistem Pengelolaan Aset yang Strategis Nilai aset yang tersebar di seluruh negara Republik Indonesia (termasuk daerah propinsi dan kabupaten) adalah Rp3.023,44 triliun; sesuai dengan laporan Neraca Pemerintahan Pusat yang dicatat Kementerian Keuangan per 31 Desember 2011. Nilai tersebut mengalami peningkatan sebesar 24,7% dibandingkan posisi tahun lalu yang nilainya mencapai Rp2.423,69 triliun.

> Sistem Pengelolaan Aset yang Strategis

Aset-aset tersebut mempunyai peran yang sangat berharga dan penting bagi pemberlakuan fungsi Negara. Untuk mengganti Aset yang telah dibangun ini adalah suatu usaha yang sangat mahal dan seringkali tidak dipertimbangkan, direncanakan, atau dianggarkan; sehingga terciptanya suatu sistim pengelolaan aset yang strategis adalah suatu hal yang kritis. Pedoman sistem terpadu pengelolaan aset yang strategis ini memberikan kerangka dan kinerja kerja contemporer kepada mereka-mereka yang bertanggung-jawab atas pengadaan dan pengelolaan bangunan aset tersebut untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dan pengadaan pelayanan publik. Pedoman ini juga menekankan pentingnya meminimalkan risiko yang terkait dengan aset tersebut, mencapai objektif value-for-money, dan mempromosikan kelestarian alam. Pedoman ini mengartikulasikan strategistrategi kunci untul membantu dalam perwujudan pengelolaan aset yang best practice.

> Pedoman

Pendekatan Terpadu pada Sistem Pengelolaan Aset yang Strategis (Integrated Strategic Asset Management - ISAM) menggabungkan unsur-unsur ekonomi, engineering, technology, kelestarian alam, dan kemanusiaan untuk membentuk sebuah pendekatan terpadu dan holistic dalam pengadaan dan pemeliharaan bangunan aset. Pendekatan ini mengakui bahwa kombinasi dari unsur-unsur tersebut mempengaruhi penngelolaan aset secara kesatuan, yang mana pedoman ini menelusuri peran, hubungan, dan ketergantungan antara unsurunsur diatas. Pendekatan terpadu ini mempunya fokus jangka panjang untuk membentuk suatu sistim pengelolaan aset dan infrastruktur yang berupa satu kesatuan; namun tidak menelantarkan pertimbangan operasional. Pedoman ini bertujuan untuk menyediakan dasar dari pengambilan keputusan dan implementasi sistim pengelolaan aset.

> Pendekatan Terpadu pada Sistem Pengelolaan Aset yang Strategis

Pedoman ini berfokus pada pendekatan yang terpadu dalam hal mengelola aset. Pedoman ini mempertimbangkan aset dalam bentuk utuh dan juga unsur-unsur kemanusian (kapabilitas, kultur, dsb) dan unsur-unsur ekologis (lingkungan alam). Pedoman ini juga menekankan bagaimana organisasi pemerintah, swasta dan masyarakat dapat bekerja sama untuk menghasilkan sistem pengelola aset yang maksimum dan best practice.

> Lingkup Pedoman

2

©CIEAM 2012


Pengelolaan Aset Pengelolaan Aset adalah cara-ciri dalam mengatur, merencanakan, mendesain, dan memonitor dalam prosess mengakuisisi, memelihara, memperbarui, dan pembuangan segala bentuk infrastruktur dan aset teknis; untuk mendukung pengadaan servis public. Aset Pengelolaan adalah sesuatu yang sistematik, suate prosess yang terstruktur, mencakupi seluruh umur hidup suatu Aset fisik (e.g ‘physical Asets’).

> Definisi

Tujuan dari pengelolaan aset adalah untuk mengoptimalkan potensi pengadaan pelayanan dari aset yang bersangkutan, meminimalisasi resiko dan biaya, dan meningkatkan nilai positif modal alami dan sosial dalam siklus kehidupan suatu aset. ‘Good Governance´ atau kepemerintahan yang baik dan penempatan sistim bisnis yang tepat, prosess yang sesuai, dan penempatan sumber daya manusia yang mempunyai kapabiliats yang sesuai; adalah factorfaktor esensial dalam mencapai tujuan diatas.

> Objektif

Para pemilik, penyedia, atau operator aset dan infrastruktur harus lebih sadar akan tantangan-tantangan dalam masyarakat zaman sekarang agar aset yang mereka kelola tidak menambah kerugian ataupun dampak negatif lain terhadap lingkungan dan masyarakat.

©AAMCoG 2012

3


Tantangan Masyarakat terkini semakin sering menghadapi tantangan serius dalam hal pengelolaan sumber daya alam yang semakin langka, kualitas lingkungan yang semakin merendah, dan perubahan iklim. Jumlah populasi yang semakin tinggi dengan tuntutan untuk energi dan kekayaan materi yang semakin meningkat lebih menekankan tantangan-tantangan tersebut; yang mana fenomena ini telah mendorong kemampuan lingkungan alami kita dalam mendukung kegiatan ekonomi ke batas maksimal. Oleh karena itu potensi untuk litigasi terhadap pengelola atau pemilik aset akan semakin meningkat.

> Lingkup Tantangan

Para pemilik, penyedia, atau operator aset dan infrastruktur harus lebih sadar akan tantangan-tantangan dalam masyarakat zaman sekarang agar aset yang mereka kelola tidak menambah kerugian ataupun dampak negatif lain terhadap lingkungan dan masyarakat. Aset yang telah dirancang/direncanakan, dipertahankan dan dipelihara, dan dioperasikan secara benar akan bisa, dan harus, berkontribusi terhadap perkembangan positif modal sosial dan alami kita; selain menghasilkan manfaat ekonomi. Seorang pengelola aset (asset manajer) perlu memahami pentingnya prinsip keberlanjutan (sustainability), terutama perwujudannya dalam segala aspek dari kerangka kerja sistem pengelolaan aset yang strategis.

> ‘Sustainability’

Prinsip keberlanjutan (sustainability) untuk para pengelola aset (asset manajer) bukan hanya tentang memperpanjang jangka hidup aset dan memastikan bahwa aset tersebut beroperasi secara efisien dan ekonomis. Namun prinsip tersebut lebih tertuju pada pertimbangan bagaimana pengadaan dan operasi dari suatu aset akan berdampak pada lingkungan dan masyarakat. Dengan pertumbuhan populasi yang semakin meningkat, tekanan terhadap jumlah aset yang diperlukan pun akan meningkat. Hal ini akan menimbulkan peningkatan intensitas pemakaian (dari aset tersebut), menciptakan tekanan yang lebih besar terhadap lingkungan – seperti peningkatan konsumsi sumber daya, air, energi, dan tanah; yang berkelanjutan dengan peningkatan limbah dan polusi untuk tanah, air dan atmosfir.

> Pertumbuhan Populasi

Tantangan diatas adalah suatu permasalahan global, yang mana secara universal telah diterima bahwa meskipun upaya untuk menngurangi sumber polusi telah dimaksimalkan, perubahan iklim adalah sesuatu yang tak terelakkan. Situasi tersebut akan membawa berbagai macam tantangan untuk para pengelola aset (aset manajer) seperti: peningkatan temperatur rata-rata, meningkatnya frekuensi dan intensitas dari peristiwa bencana alam, keasaman tingkat laut yang meningkat, dan jumlah air garam yang memasuki dan mempengaruhi aset-aset yang rentan akan korosi.

> Pergantian Iklim/ Cuaca

4

©CIEAM 2012


Pendekatan Terpadu terhadap Sistem Pengelolaan Aset yang Strategis (‘Integrated Strategic Aset Management – ISAM’) Telah ada pergeseran persepsi terhadap pengadaan aset, yang mana ketergantungan terhadap organisasi-organisasi atau badan-badan dan lembaga sebagai penyedia aset secara individu telah luntur (tidak berlaku). Kompleksitas dalam pengadaan aset dalam lingkungan masa kini mensinyalkan bahwa pengelola dan instansi-instansi yang terkait tidak lagi dapat bekerja secara terisolasi. Sebaliknya, sistem yang lebih terintegrasi dengan pendekatan yang kolektif terhadap pengelolaan aset telah dicetuskan. Pendekatan yang terpadu (integrated approach) memungkinkan organisasiorganisasi penyedia aset untuk mengakses ilmu pengetahuan, keahlian, dan sumber daya informasi untuk menciptakan keuntungan yang berlebih. Adanya pendekatan tersebut bukanlah sistem bisnis seperti biasa, yang mana pendekatan tersebut memerlukan pergeseran persepsi, perfikiran, and pandangan dalam cara perkembangan, pengadaan, dan pengelolaan proyek infrastruktur.

> Latar Belakang

Dalam pedoman ini, sistem pendekatan terpadu yang diajukan menggabungkan dan memperluas kerangka dan kinerja pengelolaan aset sebelumnya, dengan beberapa unsure-unsur baru yang harus dipertimbangkan:

> Permasalahan Baru dalam Pengelolaan Aset

▪

Lingkungan: Apresiasi yang lebih besar pada interaksi antara aset yang diadakan dan lingkungan alam.

▪

Keberlanjutan (Sustainability): Memastikan bahwa kebutuhan sosial, ekonomi, dan lingkungan suatu masyarat terpenuhi dan dipelihara secara sehat untuk generasi masa depan (Sustainability Victoria 2010).

▪

Ketahanan: Peningkatan penekanan pada aset, lingkungan dan masyarakat untuk merespon dan pulih dari dampak-dampak eksternal.

▪

Pengelolaan Aset secara keseluruhan: Keputusan dan tindakan mengenai aset dipertimbangkan secara satu kesatuan proses, dimulai dari awal perencanaan sampai dengan akhir pembuangan.

▪

Peningkatan tuntutan masyarakat: Kecanggihan teknologi informasi dan komunikasi yang selalu berevolusi berujung pada harapan warga negara yang lebih tinggi dalam hal penyediaan jasa lokal yang bersifant instan. Keterkaitan dalam kebijakan-kebijakan, sumber daya alam, dan proyek yang bersangkutan akan menghasilkan pengadaan aset yang lebih berkualitas, efisien, dan tepat waktu.

▪

Pengelolaan Informasi: Kebutuhan informasi dan kemampuan yang lebih menuntut dan kompleks.

©AAMCoG 2012

5


▪

Tata Kelola Pemerintahan yang Diperluas: Kepemilikan, pengaturan, dan operasi dari suatu aset sekarang tidak lagi ditentukan oleh suatu individu; namun telah diperluas menjadi jaringan individu yang bersangkutan. Oleh karena itu, selain tata cara pemerintahan (governance) yang konvensional, terdapat berbagai macam bentuk model hibrida seperiti kemitraan sektor publik (pemerintah) dan swasta (public-private partnership), aliansi, dan kontrak kerja ke pihak ketiga. Hal ini memerlukan pendekatan tata cara pemerintahan (governance) yang lebih inovatif dan bervariasi., agar model-model diatas dapat mengelola berbagai macam resiko dan oportunitas yang terkait dengan kinerja aset tersebut.

Standar Internasional untuk Pengelolaan Aset ini memberikan suatu gambaran akan prinsip-prinsip, konsep, atribusi dan kapabilitas dari suatu aset, pengelolaan aset, dan sistem pengelolaan aset.

> Standar Internasional untuk Pengelolaan Aset

Pendekatan yang terpadu memungkinkan organisasi-organisasi pennyedia aset untuk mengakses ilmu pengetahuan, keahlian, dan sumber daya informasi untuk menciptakan keuntungan yang berlebih. Adanya pendekatan tersebut bukanlah sistem bisnis seperti biasa, yang mana pendekatan tersebut memerlukan pergeseran persepsi, perfikiran, and pandangan dalam cara perkembangan, pengadaan, dan pengelolaan proyek infrastruktur.

6

©CIEAM 2012


Prinsip-Prinsip Prinsip-prinsip berikut memandu bagaimana pendekatan terpadu sistem pengelolaan aset yang strategis (Integrated approach to Strategic Asset Management) berkaitan secara keseluruhan dengan perencanaan pemerintah dan organisasi swasta yang lebih luas. ▪

Aset diadakan untuk mendukung pemberian pelayanan terhadap masyarakat. Oleh karena itu solusi-solusi non-aset harus dipertimbangkan secara matang.

▪

Lembaga dan badan-badan permerintah diwajibkan untuk mengelola aset sesuai dan konsisten dengan kerangka kerja kebijakan pemerintah, dan memperhitungkan biaya aset dari segi umur hidup aset (secara keseluruhan), tuntutan pengadaan layanan di masa depan, dan perseimbangan antara belanja modal dan persyaratan pemeliharaan aset.

▪

Sistem pengelolaan aset seharusnya terintegrasi dalam perencanaan strategis lembaga pemerintah dan/atau perencanaan organisasi swasta yang bersangkutan.

▪

Keputusan-keputusan yang bersangkutan dengan pengelolaan aset seharusnya mengambil pertimbangan yang sifatnya keberlanjutan dan keseluruhan, yang meliputi aspek-aspek: lingkungan, sosial, ekonomi, dan tata kepemerintahan (governance).

▪

Prinsip-prinsip dalam Pendekatan Terpadu terhadap sistem Pengelolaan Aset yang Strategis Struktur tata cara kepemerintahan (governance) seharusnya menjelaskan secara transparan responsibilitas para pengelola aset untuk memastikan kerja fungsional suatu aset dan akuntabilitas dalam pengadaan layanan.

©AAMCoG 2012

> Prinsip-prinsip dalam Pendekatan Terpadu terhadap sistem Pengelolaan Aset yang Strategis

7


Kerangka Kerja Pengelolaan Aset yang Strategis Kerangka kinerja kerja berikut mencerminkan proses pengelolaan aset dan pengadaan pelayanan publik yang semakin kompleks dan berkaitan, yang mana pemerintah dan badan-badan pemerintahan lain perlu mempertimbangkan disaat mengambil keputusan. Kerangka kerja dibawah menunjukkan bahwa pendekatan terpadu terhadap sistem pengelolaan aset yang strategis adalah sesuatu yang bersifat kumulatif dan saling terkait. Perkembangan secara logis untuk setiap komponen diperlukan untuk menghasilkan pengadaan pelayanan publik yang maksimal dan best practice.

> Kerangka Kerja

Walaupun kerangan pendekatan terpadu terhadap sistem pengelolaan aset yang strategis ini ditujukan pada organisasi sektor publik, pedoman ini juga berlaku untuk organisasi di sektor swasta maupun sektor lainnya.

> Lingkup kerja

Bagian-bagian dari pedoman berikut ini menjelaskan setiap unsur dari kerangka dan kinerja kerja pendekatan terpadu terhadap sistem pengelolaan aset yang strategis secara lebih rinci.

> Kerangka Kerja secara terinci

Kebutuhan dan Harapan Komunitas dan Masyarakat

Faktor Lingkungan dan Alam

Kerangka Kerja Kebijakan Pemerintah secara Keseluruhan

Pengelolaan Organisasi yang strategis

Perencanaan Strategis Kebijakan Pengelolaan Aset

Objektif dan Tujuan Pengelolaan Aset

Strategi Pengelolaan Aset

Perencanaan Taktis dan Operasional

Pengelolaan Organisasi

Pengelolaan Pengetahuan, Kapasitas dan Kapabilitas

Perencanaan Pengadaan Pelayanan

Perencanaan Pengelolaan Aset Rencana Akuisisi

Rencana Operasional

Rencana Rencana Pemeliharaan Pembuangan

Pengadaan Pelayanan

Evaluasi

8

©CIEAM 2012


Faktor-Faktor Lingkungan Sejak publikasi Pedoman APCC di tahun 2001, kekhawatiran untuk lingkungan alam semakin besar. Sekarang ada kebutuhan yang lebih besar untuk memperhitungkan dampak lingkungan dan urgensi lebih untuk mempertimbangkan pengelolaan yang berkelanjutan. Pendekatan terpadu terhadap sistem pengelolaan aset yang strategis (ISAM) memperhitungkan factor-faktor lingkungan, isu-isu social dan ekonomi, dan juga tata cara pemerintahan yang baik (good governance).

> Faktor-faktor Lingkungan

Lingkungan mempengaruhi kondisi, fungsi, dan keamanan aset. Perubahan iklim dizaman sekarang perlu dipertimbangkan dalam unsur identifikasi risiko dan perencanaan pengelola aset. Manajemen resiko (risk management) memberikan sebuah cara yang secara sistematis mengidentifikasi dan menganalisa setiap potensi risiko terhadap aset, dan membantu mengciptakan dan mengimplementasikan aksi tanggapan yang memadai.

> Risiko Pengelolaan

Perubahan lingkungan yang disebabkan oleh manusia telah menciptakan suatu fenomena yang mana organisasi-organisasi (baik sektor publik maupun swasta) perlu menerapkan praktek manajemen yang berkelanjutan (secara lingkungan alam dan ekologis) untuk mengurangi jejak perusakan ekologi; yang berasal dari pemakaian ekosistem alam yang berlebihan oleh manusia.

> Pengelolaan Lingkungan

Di zaman serba modern ini ada tuntutan yang lebih besar untuk memperhitungkan dampak pengadaan pelayanan pada lingkungan dan urgensi tinggi untuk mempertimbangkan pengelolaan yang berkelanjutan (sustainability management).

©AAMCoG 2012

9


Kebutuhan dan Harapan Masyarakat Tidak ada salahnya apabila masyarakat mengharapkan organisasi-organisasi di sektor baik swasta maupun publik, terutama pemerintah, untuk mengadakan dan memberikan pelayanan yang cepat dan di tingkat lokal.Harapan yang lebih tinggi ini secara garis besar difasilitasi oleh kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Dengan kemajuan tersebut masyarakat disuatu daerah sekarang lebih tahu akan pelayanan yang ada dan ditawarkan kepada masyarakat didaerah lain, yang mana mereka menggunakan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi sebagai medium untuk menuntut pelayanan yang sama atau lebih baik, dan diberikan secara lokal.

> Kebutuhan dan Harapan Masyarakat

> Pengelolaan Stakeholder

Solusi yang sesuai dengan kebutuhan pengadaan pelayanan bergantung kepada stakeholder yang terkait; contohnya seperti organisasi pemerintahan, pemakai dan/atau pemilik aset, dan masyarakat luas. Stakeholder menunjukkan tingkat minat dan pengaruh, yang mana keinginan dan kebutuhan suatu stakeholder terkadang tidak dapat dipenuhi dengan cara yang sama, dibandingkan dengan stakeholder lain. Situasi tersebut menyarankan bahwa pendekatan yang berbeda mungkin diperlukan untuk setiap stakeholder, sehingga mereka mempertimbangkan secara serius pengaruh dan peran suatu aset dalam suatu komunitas, lingkungan alam, dan masyarakat luas.

Masyarakat mengharapkan organisasi-organisasi di sektor baik swasta maupun publik, terutama pemerintah, untuk mengadakan dan memberikan pelayanan yang cepat dan di tingkat lokal.

10

©CIEAM 2012


Kerangka Kerja Kebijakan Pemerintah Terpadu Sumber daya yang terbatas mensinyalkan bahwa pemerintah harus menerapkan > Kebijakan pengelolaan finansial, social, dan lingkungan yang bijaksana; dan membuat Pemerintah keputusan dan kebijakan-kebijakan yang memprioritaskan terciptanya pengadaan pelayanan terhadap masyarakat yang memenuhi kebutuhan dan harapan masyarakat. Pendekatan pengadaan pelayanan untuk masyarakat seperti diatas dapat diraih > Kerangka dengan model ‘pemerintahan secara keseluruhan’ (whole-of-government), Pemerintah yang terdiri dari: Terpadu ▪

Undang-undang.

▪

Kebijakan-kebijakan lain (peraturan pemerintah, keputusan menteri, dll).

▪

Strategi dan standar pengadaan pelayanan yang telah disetujui oleh seluruh pihak (pemerintah yang bersangkutan dan masyarakat).

▪

Modal dan anggaran berulang.

▪

Badan dan lembaga pemerintahan yang bersangkutan.

▪

Kemitraan dengan berbagai macam organisasi yang bersangkutan seperti organisasi-organisasi dalam masyarakat, swasta, dan lain sebagainya.

Pedoman ini telah dikembangkan untuk membantu pengadaan pelayanan yang efektif dan akuntabel di segala tingkat pemerintah, dan juga dalam sektor swasta dan organisasi masyarakat.

Pendekatan pengadaan pelayanan untuk masyarakat seperti diatas dapat diraih dengan model ‘pemerintahan secara keseluruhan’ (whole-of-government).

©AAMCoG 2012

11


Pengelolaan Organisasi yang Strategis — ‘Organisational Strategic Management’ Pengelolaan organisasi secara strategis (Organisational Strategic Management) berkontribusi secara positif terhadap kebijakan pemerintah melalui pengadaan pelayanan. Organisasi bertanggung-jawab untuk mengadakan pelayanan tersebut; oleh karena itu mereka harus menentukan bagaimana pengadaan tersebut akan terjadi dan apa yang diperlukan untuk mewujudkan pengadaan tersebut.

> Pengelolaan Organisasi yang Strategis

Hal ini melibatkan mempertimbangkan komponen-komponen berikut:

> Komponenkomponen dari Pengelolaan Organisasi yang Strategis

▪

Perencanaan dan strategi dalam pengadaan pelayanan, termasuk identifikasi potensi resiko, jangka hidup operasional, dan pengelolaan aset.

▪

Memastikan kebutuhan bangunan aset baru maupun lama.

▪

Alokasi dan pemantauan anggaran secara rutin.

▪

Kapasitas organisasi termasuk ilmu pengetahuan yang tepat, keterampilan, dan keahlian.

▪

Kemampuan organisasi dalam mengakses dan meningkatkan hubungan kemitraan sosial dan organisasi lain.

▪

Keadaan masyarakat dan pemerintah local (secara fisik, sosial, dan politik).

Pengelolaan organisasi yang strategis (Organisational Strategic Management) adalah suatu konsep yang dapat berlaku sebagai penyambung antara kebijakan pemerintahan secara keseluruhan (whole-of-government policy) dan pengadaan pelayanan.

12

©CIEAM 2012


Perencanaan pengadaan pelayanan yang strategis Pengadaan pelayanan diindikasikan oleh tingkat layanan atau Level of Service (LOS) yang dihasilkan oleh sebuah aset. Sebuah strategi pengadaan pelayanan menerjemahkan tujuan luas dari suatu organisasi menjadi sebuah hasil layanan yang spesifik. Strategi tersebut secara jelas menggambarkan garis besar rencana pengadaan pelayanan dan strategi keseluruhan yang akan diadopsi, untuk memenuhi kebutuhan masyakarat dan mencapai objektif ekonomi (value for money). Ada beberapa cara untuk mengadakan pelayanan; mulai dari solusi yang tidak melibatkan aset (non-asset solution) yang mana pelayanan diadakan oleh pihak eksternal, ke penggunaan ulang aset yang sudah ada, sampai pengadaan atau pembelian aset baru.

> Perencanaan Pengadaan Pelayanan yang Strategis

Strategi pengadaan pelayanan mengakui keterkaitan yang tinggi antara tahaptahap inti dari suatu pengadaan pelayanan dan berbagai macam komponen lainnya.

> Pengadaan Pelayanan yang Strategis

Strategi pengadaan pelayanan jarang sekali terjadi secara baik melalui pendekatan organisasi secara individu atau pendekatan ‘silo’. Kebutuhan pengadaan pelayanan yang semakin kompleks dan berliku membutuhkan kerja sama dan sistem perencanaan yang kooperatif dan inovatif baik didalam maupun antara organisasi-organisasi yang terlibat. Perencanaan pengadaan pelayanan adalah suatu hal yang dapat dikatakan sebagai fondasi dari pengadaan pelayanan, karena didalam tahap perencanaan setiap aspek dari pelayanaan yang akan diadakan dijelaskan secara detail; yang mana batas-batas dari pelayanan tersebut dan strategi yang diperlukan agar pelayanan tersebut diadakan secara maksimal, akan dibahas secara teliti. Tahap perencanaan ini seharusnya juga meliputi wahana lain dari pengadaan pelayanaan sesuai dengan kemungkinan keterbatasan sewaktu-waktu, disamping menulusuri solusi baru dan kreatif dalam pengadaan pelayanan.

> Perencanaan Pengadaan Pelayanan

Untuk membantu mencapai hasil pengadaan pelayanan yang maksimal beberapa aspek dan unsur perlu dipertimbangkan, termasuk:

> Mencapai Nilai Tinggi dalam Pemberian Pelayanan

▪

Perencanaan serentak antara sektor atau bagian didalam suatu organisasi dan antara organisasi-organisasi yang terlibat, untuk memastikan pengadaan pelayanan pemerintah yang berkesinambungan.

▪

Penyesuaian kebijakan, prioritas anggaran, dan alokasi modal (baik secara finansial maupun kapabilitas personel) dengan tujuan strategis pengadaan pelayanan.

▪

Menerobos asumsi dan cara kerja yang ada.

▪

Mempertimbangkan kapasitas dan kapabilitas organisasi, termasuk keterampilan, keahlian, dan ilmu pengetahuan yang ada.

▪

Secara aktif menelusuri cara-cara baru dan kreatif dalam memberi solusi kepada masyarakat, melalui kemajuan sistim teknologi terpadu.

©AAMCoG 2012

13


▪

Menggunakan proses bisnis dan pengambilan keputusan yang berdasarkan fakta dan pengetahuan yang ada dalam mengevaluasi pilihan pengadaan pelayanan.

Setiap organisasi seharusnya mempertimbangkan sistim pengelolaan yang berkelanjutan saat membuat dan mencetuskan kebijakan, objektif, strategi, dan rencana pengadaan pelayanaan. Organisasi pemerintahan seharusnya juga membuat komitment terhadap pemakaian dan pengelolaan aset yang berkelanjutan.

> Mempertahankan Kualitas Pengadaan Pelayanan

Kebijakan pengelolaan aset (Asset Management Policy) adalah pembahasan strategi suatu organisasi (baik swasta maupun pemerintah) dalam satu area tertentu yaity Pengelolaan Aset. Oleh karena itu kebijakan tersebut layaknya berdasarkan kebijakan dan tujuan organisasi, yang konsisten dengan kebijakan kinerja kerja dan objektif pemerintah, dan menjawab kebutuhan dan harapan masyarakat.

> Kebijakan Pengelolaan Aset

Kebijakan pengelolaan aset (Asset Management Policy) menyampaikan basis dan fondasi dari pengelolaan aset secara keseluruhan, termasuk aktifitas dan keputusan yang telah diambil mengenai aset. Oleh karena itu, kebijakan tersebut layaknya menjabarkan visi dan pernyatan visi, misi dan pernyataan misi, dan prinsip-prinsip untuk setiap bagian dari pengelolaan aset.

> Tujuan dari Pengelolaan Aset

Objektif dari pengelolaan aset adalah indikator untuk implementasi kebijakan pengelolaan aset dan hasil dari strategi pengelolaan aset. Objektif-objektif tersebut berasal dari objektif pemerintah dan objektif organisasi, yang mana di tingkat fungsional objektif-objektif tersebut terkait dengan keperluan kinerja atau kondisi suatu aset. Objektif pengelolaan aset seharusnya menjabarkan secara detail bagaimana suatu objektif akan dievaluasi, untuk menentukan tingkat kinerja suatu organisasi. Oleh karena itu objektif-objektif tersebut seharusnya terdiri dari1: ▪

Kinerja atau atribut yang akan diukur/dievaluasi (contohnya persentase dari pasar, ata jumlah pelanggan yang diberi pelayanan).

▪

Skala yang akan digunakan untuk mengukur/mengevaluasi kinerja atau atribut tersebut (contohnya sistem poin atau persentase).

▪

Tujuan atau tingkat kinerja yang diinginkan.

▪

Jangka waktu tertentu untuk meraih tujuan atau tingkat kinerja tersebut.

Strategi dari pengelolaan aset (Asset Management Strategy) mengikuti spesifikasi dari kebijakan pengelolaan aset (Asset Management Policy) dan menjabarkan aktifitas dalam pengelolaan aset, yang membantu mencapai objektif dari sistim pengelolaan aset (Asset Management Objectives). Oleh karena itu secara tidak langsung strategi tersebut mensuport strategi suatu organisasi dan juga terwujudnya objektif dalam suatu organisasi.

> Strategi dalam Pengelolaan Aset

1 Viljoen J, Dann S (2000): Strategic Management: planning and implementing successful corporate strategies, 3. Edition, Pearson Education Australia

14

©CIEAM 2012


Bagaimana pengelolaan aset dalam suatu organisasi menjawab kebutuhan dan harapan masyarakat dibimbing oleh strategi pengelolaan aset (Asset Management Strategy), yang menjabarkan perwujudan portfolio aset, strategy pengelolaan resiko, dan evaluasi kinerja aset. Strategi pengelolaan aset mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan untuk pengadaan pelayanan dan menjabarkan respons suatu organisasi terhadap kebutuhan tersebut; yang mana proses akuisisi atau pembelian (penanaman modal terencana), pemeliharaan, dan pembuangan aset yang tepat akan dijabarkan. Strategi dalam Pengelolaan Aset: ▪

Memberi garis besar akan bagaimana portfolio Aset organisasi tersebut akan mendukung pengadaan pelayanan.

▪

Mengembangkan portfolio Aset organisasi untuk mendukung pengadaan pelayanaan.

▪

Merinci prioritas-prioritas dalam Pengelolaan Aset.

▪

Melakukan ‘gap analysis’ — perbandingan analisa, antara kebutuhan dan keperluan Aset.

▪

Mengidentifikasi risiko-risiko yang terkait dengan aset-aset yang mempunyai kemungkinan besar dalam mempengaruhi pengadaan pelayanan.

▪

Merinci tingkatan kinerja aset yang diperlukan untuk mencapai kinerja pelayanan yang efisien.

▪

Menyediakan dasar bagi yang lebih rinci untuk rencana pengelolaan aset (rencana akuisisi, rencana operasional, rencana pemeliharaan, dan rencana pembuangan).

▪

Memenuhi standar nasional dan internasional untuk pengelolaan aset.

Pengelolaan Aset yang Strategis (Asset Management Strategy) adalah suatu konsep yang melengkapi strategi suatu organisasi dan juga terwujudnya objektif dalam suatu organisasi.

©AAMCoG 2012

15


Perencanaan Pengadaan Pelayanan secara Taktis dan Operasional Perencanaan taktis dan operasional dalam hal pengadaan pelayanan adalah > Perencanaan Taktis salah satu bentuk implementasi dari strategi pengelolaan aset dalam suatu dan Operasional organisasi. dalam Pengadaan Pelayanan Perencanaan kegiatan akuisisi dan pembelian, operasional, pemeliharaan, > Perencanaan dan pembuangan menggarisbawahi pembahasan strategi dalam pengelolaan Pengelolaan Aset aset; dan akan mempengaruhi bagaimana suatu organisasi akan mengelola aset yang dimilikinya secara efisien dan efektif selama jangka hidup aset tersebut,untuk mencapai tingkat pengadaan pelayanan yang memuaskan. Kegiatan tertentu meliputi: ▪

Rencana Akuisisi: keputusan untuk mengakuisisi atau membeli suatu > Perencanaan aset berdasarkan beberapa unsur, seperti: alternatif lain yang tidak Akuisisi membutuhkan suatu aset spesifik (non-aset alternatives), resiko, dan biaya selama jangka hidup aset; yang mana unsur-unsur tersebut berkaitan dengan persyaratan pengadaan pelayanan yang memuaskan, penyusunan anggaran, dan jadwal kerja dalam suatu organisasi.

▪

Rencana Operasional: Kondisi dan kinerja aset dipantau dan dikelola > Perencanaan secara aktif, yang mana biaya operasional tercantum dan terhitung Operasional sejalan dengan tanggung jawab dan standard yang jelas.

▪

Rencana Pemeliharaan: Pemeliharan yang direncanakan maupun yang > Perencanaan harus dilakukan secara spontan akan mengoptimalkan kinerja dari Pemeliharan suatu aset. Pengadaan pelayanaan publik dan standard kinerja perlu dicantumkan dalam rencana pemeliharaan aset.

▪

Rencana Pembuangan: Rencana pembuangan aset yang strategis perlu > Perencanaan dikembangkan dan diimplementasikan untuk aset yang jumlahnya Pembuangan berlebihan, berdasarkan mempertimbangkan alternative lain seperti pilihan yang tidak melibatkan pembuangan suatu aset (non-disposal options). Aktifitas pembuangan suatu aset seharusnya berfokus pada mengoptimalkan pengembalian modal untuk aset-aset yang tidak berfungsi secara maksimal dan/atau aset-aset yang kurang dipergunakan; termasuk menjamin modal untuk investasi berikutnya.

Perencanaan kegiatan akuisisi dan pembelian, operasional, pemeliharaan, dan pembuangan menggarisbawahi pembahasan strategi dalam pengelolaan aset; dan akan mempengaruhi bagaimana suatu organisasi akan mengelola aset yang dimilikinya secara efisien dan efektif selama jangka hidup aset tersebut,untuk mencapai tingkat pengadaan pelayanan yang memuaskan. 16

©CIEAM 2012


Pengadaan Pelayanan Pengadaan pelayan termasuk pemberian dan pemeliharaan pelayanan, sesuai dengan pengelolaan operasional dan perencanaan taktikal dan strategis dalam suatu organisasi.

> Pengadaan Pelayanan

Aktifitas Pengadaan pelayanan secara umumnya terdiri dari kreasi, pemeliharaan, pembaruan, dan pembuangan aset; namun dapat juga mencakupi aktifitas operasional. Sebagai contoh, untuk suatu bangunan yang mempunyai kolam renang, akan diperlukan biaya rutin untuk pemeliharaan dan pembaruan fasilitasi, disamping biaya aktifitas operasional seperti karyawan, zat-zat kimia, dan peralatan.

> Kegiatan Pengadaan Pelayanan

Untuk pengadaan pelayanan yang optimal, pemberian tanggung jawab yang jelas dan sistem akuntabilitas seharusnya sudah tercantum untuk setiap aset dan aktifitas operasional aset tersebut. Hal ini termasuk prosess identifikasi aset, pencatatan informasi, dan penilaian kinerja aset sesuai dengan tingkat layanan yang telah disetujui.

©AAMCoG 2012

> Pengadaan Pelayanan yang Optimal

17


Evaluasi Evaluasi adalah suatu proses yang melingkupi pengukuran, pelaporan, dan peninjauan kinerja aset; dibandingkan dengan objektif pengelolaan aset, objektif organisasi, dan objektif pemerintah. Proses evaluasi kontemporer sekarang tidak hanya mengevaluasi kinerja aset namun juga mengevaluasi dampak aset tersebut pada lingkungan dan masyarakat.

> Evaluasi

Aset membantu pengadaan pelayanan untuk memenuhi permintaan masyarakat. Pengukuran dan evaluasi kinerja aset membantu organisasi memonitor tingkat keeffektifan aset dalam pengadaan pelayanan. Setiap organisasi akan dapat mengukur biaya, kinerja, nilai, dan kondisi dari suatu aset. Penilaian berdasarkan bukti-bukti yang ada adalah suatu alat yang dapat digunakan untuk menegaskan dan menjamin kualitas pengadaan pelayanan, dan mendukung pelaporan eksternal dan internal.

> Pengukuran Kinerja Aset

Para pengelola aset memerlukan informasi yang komprehensif untuk memastikan pengadaan pelayanan dan kinerja pengelola aset. Setiap organisasi juga perlu mengukur kinerja kontraktor luar secara teliti, untuk memastikan mereka mengadakan pelayanan sesuasi dengan perjanjian yang ada. Setiap organisasi perlu meninjau kinerja aset dan sistim pengelolaan aset secara rutin, untuk memastikan bahwa kinerja tersebut sejalan dengan objektif pengelolaan aset dan kebutuhan pengadaan pelayanan. Proses peninjauan ini secara umumnya terdiri dari: analisa strategi (strategic analysis), analisa perbedaan antara objektif dan kenyataan kinerja (gap analysis), pengelolaan kebutuhan dan permintaan (demand management), dan pengelolaan resiko (risk management).

> Pelaporan Pengelolaan

> Peninjauan (Review)

> Audit

Proses audit dapat mendorong perbaikan dalam pengelolaan aset. Auditor menilah apakah suatu organisasi telah menerapkan kerangka kerja suatu regulasi atau kebijakan dengan baik dan benar, dan juga menilai apakah pelayanan diadakan secara efisien dan efektif.

Evaluasi adalah suatu proses yang melingkupi pengukuran, pelaporan, dan peninjauan kinerja aset; dibandingkan dengan objektif pengelolaan aset, objektif organisasi, dan objektif pemerintah.

18

©CIEAM 2012


Pengelolaan Pengetahuan dan Kapasitas Dimasa yang kaya akan informasi dan pengetahuan ini, sistem pengelolaan informasi adalah suatu tugas yang sifatnya inti. Sistem informasi yang terintegrasi dan proses pengelolaan pengetahuan/informasi yang efektif mendasari kapasitas suatu organisasi dalam mengembangkan cara baru untuk berfikir dan memberi respons kreatif pada setiap situasi; yang mana hal ini adalah sangat penting dalam meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dan meningkatkan produktifitas.

> Pengelolaan Pengetahuan dan Kapasitas

Keberadaan aset adalah untuk melancarkan pengadaan pelayanan, dan oleh karena itu aset harus dicatat dan dideprisiasikan secara benar. Catatan Aset (Asset Register), yang telah terintegrasikan didalam suatu sistem informasi teknologi, adalah komponen penting dalam proses pengelolaan pengetahuan/informasi yang fungsional. Catatan aset adalah kunci penting dalam pengelolaan aset, karena akan meleluasakan pengambilan data dan cross-check data.

> Pendaftaran Aset

Data dan informasi sebuah aset layaknya mencakupi karakteristik, kategori, dan valuasi dari aset tersebut. Walaupun sistem teknologi dan komunikasi dapat membantu dalam pengelolaan informasi tersebut, adalah suatu hal yang sangat penting bagi pengelola informasi yang professional (professional information manager) untuk terlibat. Para pengelola informasi tersebut memberi masukan penting dalam hal informasi yang diperlukan oleh personel, bagaimana personel dapat mengakses dan menggunakan informasi, dan bagaimana integritas data yang dipublikasikan dapat dipertahankan.

> Data Aset

Sistem informasi yang terintegrasi dan proses pengelolaan pengetahuan/informasi yang efektif mendasari kapasitas suatu organisasi dalam mengembangkan cara baru untuk berfikir dan memberi respons yang kreatif pada setiap situasi; yang mana hal ini adalah sangat penting dalam meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dan meningkatkan produktifitas.

©AAMCoG 2012

19


Pengelolaan Organisasi Manajer disetiap tingkat perlu proaktif dalam memberi dukungannya terhadap > Pengelolaan Implementasi pengelolaan aset secara strategis, untuk memastikan proses integrasi Organisasi yang effektif ke dalam kehidupan suatu struktur organisasi dan mengoptimalkan tingkat pelayangan dan hasi pengelolaan aset. Salah satu tantangan bagi pengelola aset adalah memotivasi karyawan atau > Kepemimpinan pemakai aset lain untuk menyamakan keinginan individu dengan objektif organisasi dan pengelolaan aset. Oleh sebab itu mereka perlu kompetensi individu dan sosial untuk memimpin dengan baik, disamping mempunyai kapabilitas dan kapasitas yang sesuai untuk menuntaskan kinerja masing-masing. Kadangkala suatu organisasi perlu merubah kultur, aspek-aspek kinerja, atau perilaku > Pengelolaan karyawan untuk mencapai objektif dan tujuan dari pengelolaan aset yang efisien Perubahan dan dan efektif. Transisi tersebut dikenal dengan sebutan pergantian penngelolaan ata Pergantian change management, dan perlu dipimpin dari bagian atas suatu organisasi. Sistem yang terintegrasi ini memerlukan kemampuan khusus dari suatu organisasi, dalam arti memadu cara-cara pengelolaan secara tradisional dan kemampuan > Kapasitas dalam memimpin; dan mempunyai personel yang memiliki kapasitas dan kapabilitas yang Organisasi mencakupi beberapa unsur dari pengelolaan aset. Sebagai contoh, suatu organisasi tidak hanya memiliki personel yang berkemampuan tinggi dalam hal teknis suatu aset, namun juga dalam hal tata cara kepemerintahan (governance). Untuk memastikan hal ini, organisasi-organisasi perlu meng-audit kapabilitas yang dimiliki dan mengidentifikasi celah atau kemampuan personel yang diperlukan. Ethos suatu organisasi yang mempromosikan optimalisasi hasil pengelolaan aset memerlukan pergantian atau transisi kultur yang disengaja dan signifikan. > Budaya Aset Mendorong batas-batas budaya dalam suatu organisasi sangat mungkin diperlukan Pengelolaan untuk menanamkan budaya pengelolaan aset yang berkelanjutan (sustainable asset management culture).

Integrasi sistim pengelolaan aset kedalam suatu organisasi adalah unsur dasar dalam memastikan tingkat kinerja organisasi. 20

©CIEAM 2012


Penutup Pendekatan terpadu terhadap pengelolaan aset yang strategis (Integrated strategic asset management) adalah suatu konsep yang semakin nyata dan penting dalam menjawab tantangan alam dan keperluan masyarakat dimasa kini. Masyarakat yang semakin modern bergantung pada suatu sistem yang saling terkait dan mempunya tujuan tertentu, yang mana aset yang berfungsi secara maksimum sangat diperlukan untuk mengoptimalkan tingkat kehidupan mereka. Secara ekonomi, membangun dan memperbarui aset yang sudah batas umur pakai adalah suatu proses yang semakin mahal, dan harus dibiayai oleh anggaran yang telah terbatas. Disamping itu, telah muncul apresiasi yang lebih akan pentingnya mempertimbangkan aspek kelanjutan lingkungan alam disekitar aset tersebut. Oleh karena itu tercetus pentingnya pendekatan terhadap pengelolaan aset publik yang lebih terpadu dan strategis, dengan tujuan membentuk suatu kerangka kerja yang dapat menghasilkan sistem yang komprehensif dalam kinerja pengadaan pelayanan.

> Penutup

Pedoman ini memberikan mereka yang bertanggung jawab dalam pengadaan dan pengelolaan aset suatu pendekatan kontemporer dalam pengelolaan aset, untuk membantu mewujudkan pengelolaan aset yang bersifat best practice. Kemajuan yang pengetahuan dan teknologi yang sangat cepat menyarankan bahwa pengelolaan aset, dan pedoman ini, akan selalu dievaluasi dan berevolusi; menyesuaikan dengan kondisi alam dan kebutuhan masyarakat.

Pendekatan terpadu terhadap pengelolaan aset yang strategis (Integrated strategic asset management) adalah suatu konsep yang semakin nyata dan penting dalam menjawab tantangan alam dan keperluan masyarakat dimasa kini.

©AAMCoG 2012

21


Catatan

22

©CIEAM 2012


©AAMCoG 2012

23


Catatan

24

©CIEAM 2012

AAMCOG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis’ | Version 1.0 | 7 December 2012

Untuk Informasi Lebih Lanjut Untuk informasi lebih lanjut tentang publikasi ini dan sejumlah materi lain, silahkan akses: AAMCoG website: http://www.aamcog.com CIEAM website: http://www.cieam.com atau email ke: [email protected] Apabila anda tertarik untuk mengadaptasi pedoman ini dalam organisasi anda, harap menghubungi Kerry Brown di email: [email protected]

©AAMCoG 2011

Untuk Informasi Lebih Lanjut Untuk informasi lebih lanjut tentang publikasi ini dan sejumlah materi lain, silahkan akses: AAMCoG website: http://www.aamcog.com CIEAM website: http://www.cieam.com atau email ke: [email protected] Apabila anda tertarik untuk mengadaptasi pedoman ini dalam organisasi anda, harap menghubungi Kerry Brown di email: [email protected]

Images © iStock/andrearoad; JohnnyGrieg; shotbydave; Coopermoisse; Nikada; DavorLovinicic; holgs; shironosov; racheldonahue; BartCo; doram; KtSimage; BerryHappy; TommL

Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis

Recommend Documents