PEDOMAN PELAKSANA ADMINISTRASI HIMPUNAN MAHASISWA HUBUNGAN INTERNASIONAL UNIVERSITAS PARAMADINA
Oleh : Sekretaris HIMAHI Paramadina
DAFTAR ISI
BAB I ......................................................................................................................................... 3 PENDAHULUAN ..................................................................................................................... 3 A. Latar Belakang ................................................................................................................ 3 B. Fungsi dan Tujuan Administrasi ..................................................................................... 3 C. Ruang Lingkup................................................................................................................ 4 BAB II ........................................................................................................................................ 5 PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI ............................................................................. 5 A. Administrasi Kesekretariatan .......................................................................................... 5 B. Identitas Surat ................................................................................................................. 8
2
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang HIMAHI sebagai organisasi kajian Universitas Paramadina (UPM) yang berada dalam binaan Program Studi HI yang selalu turut aktif dalam kegiatan kemahasiswaan di UPM dan kegiatan skala nasional, merupakan sebuah upaya agar HIMAHI tidak menjadi organisasi yang tertutup terhadap OKUP lain dan selalu berpartisipasi dalam kegiatan nasional merupakan sebuah prestasi tersendiri bagi HIMAHI. Dengan diiringi aktifitas internal yang cukup padat, HIMAHI membutuhkan rekapitulasi data dan data tersebut berbentuk administrasi baik dari surat menyurat hingga bentuk proposal kegiatan. Saat ini yang dibutuhkan oleh HIMAHI adalah cara mengelola dan hal-hal apa saja yang dibutuhkan dalam mengelola administrasi organisasi. Melalui bantuan salah satu OKUP yaitu unit kegitan mahasiswa (UKM) Kafha, HIMAHI dapat membentuk sebuah panduan administrsi organisasi yang dikemudian hari dapat menjadi pedoman administrasi HIMAHI yang sah. Pedoman Pelaksana Administrasi HIMAHI Universitas Paramadina (PPA HIMAHI UPM) adalah regulasi administrasi sebagai pedoman dalam hal surat menyurat, sebagai mahasiswa yang berkecimpung dalam organisasi harus memiliki wawasan mengenai administrasi organisasi. Mahasiswa Hubungan Internasional UPM yang berkecimpung dalam Badan Pengurus Harian HIMAHI harus dibekali ilmu keorganisasian dan keadministrasian agar kader-kader HIMAHI pasca menjabat telah memiliki soft skill yang mumpuni. Dengan ada pembekalan soft skill khususnya dibidang keadministrasian nantinya akan membentuk sekaligus dapat menjadikan HIMAHI sebagai Organisasi Kemahasiswaan Universitas Paramadina (OKUP) yang taat administrasi dan dapat membuktikan sistem kaderisasi HIMAHI telah berjalan dengan baik melalui proses berorganisasi. B. Fungsi dan Tujuan Administrasi Administrasi adalah pesan atau informasi tertulis yang berfungsi untuk menunjang segala bentuk kegitan HIMAHI UPM. Sehingga HIMAHI memiliki data atau arsip yang dapat dipertanggungjawabkan pada setiap laporan pertanggungjawaban dalam evaluasi tahunan. Administrasi yang tersusun dengan rapi dapat meminimalisir kesalahan yang bentuknya administratif dikemudian hari terutama pengawasan terhadap surat masuk dan surat keluar 3
atas nama instansi terkait. Pedoman Pelaksana Administrasi ini bertujuan untuk menanamkan taat administrasi kepada kader HIMAHI UPM karena berkaitan erat dengan fungsi umum administrasi itu sendiri sebagai alat komunikasi, dokumen organisasi, dan tanda bukti. Pada akhirnya
dokumen-dokumen
organisasi
akan
dipertanyakan
pada
saat
laporan
pertanggungjawaban sebagai bukti secara tertulis yang legal. C. Ruang Lingkup Dalam pedoman pelaksana administrasi HIMAHI akan membahas mengenai ketentuan dalam pembuatan administrasi dan ketentuan atribut organisasi yang akan disesuaikan dengan lampiran yang telah ada.
4
BAB II PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI HIMAHI merupakan sebuah organisasi yang memiliki struktur kepengurusan yang memiliki landasan berorganisasi yang telah ditetukan dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD/ART). Pembahasan yang telah dituangkan dalam AD/ART tersebut telah ditentukan fungsi dan peran masing-masing dalam HIMAHI, sehingga dinamika yang telah terbentuk di HIMAHI merupakan hasil atas pergerakan anggota sebagai organ yang menghidupkan organisasi ini. Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dalam beroganisasi adalah keadministrasiannya yang berfungsi sebagai pengelola surat menyurat, proposal, data keanggotaan, dan hal-hal lain yang bersifat administratif harus dikelola secara terpusat agar tidak ada kerancuan data. A. Administrasi Kesekretariatan A.1 Kearsipan Organisasi (Pembukuan dan Dokumentasi) Buku perlengkapan administrasi ini merupakan sebuah kumpulan data dasar dari HIMAHI yang bertujuan untuk pendataan dan dokumentasi kegiatan HIMAHI selama satu periode yang isi dari buku ini adalah sebagai bukti kegiatan dan kepengurusan HIMAHI. Buku tersebut terdiri dari : a. Buku Registrasi Anggota Buku yang membahas mengenai anggota yang telah mengikuti jenjang dalam organisasi seperti pengkaderan formal yang telah institusi laksanakan. Isi buku ini adalah biodata singkat dan nama tutor selama pengkaderan. b. Buku Induk Anggota Buku yang mencatat nama-nama anggota secara keseluruhan baik yang telah menjadi alumni dan yang masih aktif dalam kepengurusan. Isi buku ini adalah biodata singkat dan periodisasi kepengurusan. c. Buku Agenda Organisasi Buku yang mencatat segala agenda kegitan organisasi sesuai Rapat Kerja (Raker) yang telah dirumuskan dan ditetapkan dalam sebuah rapat kerja HIMAHI yang dihadiri oleh seluruh anggota sesuai dengan Periodisasi. d. Buku Surat Masuk dan Surat Keluar 5
Buku surat masuk dan surat keluar merupakan buku yang menjadi rekam jejak suratsurat HIMAHI baik dari organisasi eksternal maupun surat Internal yang akan dikirim. Buku ini sebagai bukti pertanggungjawaban segala bentuk kegiatan. e. Buku Notulensi Buku yang berisikan notulensi atau catatan-catatan selamat rapat dan sidang forum dari peserta yang hadir dan kegiatan notulensi ini dilaksanakan oleh sekertaris HIMAHI. f. Buku Alamat Buku catatan mengenai alamat individu dan kelompok yang telah memiliki hubungan dengan HIMAHI. Berisikan nama individu atau kelompok, alamat, dan nomer telepon. A.2. Ketentuan Pembuatan Surat Menyurat Pembuatan surat dalam HIMAHI harus memiliki ketentuan-ketentuan umum dalam surat menyurat sehingga jelas dalam mengkomunikasikan informasi pada penerima yang dituju. Sifat Surat a. Sifat surat merupakan salah satu penentu jangkauan isi dalam surat, b. Sifat surat yang digunakan HIMAHI adalah : -
Rahasia (dicantumkan dalam surat),
-
Segera (dicantumkan dalam surat),
-
Umum (tidak dicantumkan dalam surat),
-
Biasa (tidak dicantumkan dalam surat).
Jenis Surat a. Surat Keputusan / Ketetapan (SK) Surat keputusan merupakan surat yang dibuat oleh organisasi terbentuknya pada saat tercapainya keputusan yang telah disepakati bersama atas pertimbangan yang matang, dan berdasarkan konstitusi atau AD/ART sehingga sifatnya sah. Surat ini merupakan hasil pertimbangan objektif yang dilakukan oleh pengambil keputusan organisasi dalam sebuah organisasi atau lembaga (HIMAHI). Sifat surat ini sangat mengikat bagi lingkup internal seperti pembentukan agenda, rapat tertinggi, keputusan forum, serta hasil kebijakan-kebijakan yang akan ditetapkan. Penomoran surat selanjutnya mengikuti jumlah surat yang telah dikeluarkan. b. Surat Delegasi (SD) 6
Surat Pendelegasian adalah surat yang ditujukan pada seseorang untuk didelegasikan sebagai representasi organisasi (HIMAHI) untuk kepentingan internal maupun eksternal, keabsahan surat ini ditandatangani untuk disetujui oleh jajaran tertinggi organisasi (HIMAHI) yaitu Ketua Umum menjabat dan mengetahui oleh Ketua Bidang terkait. Penomoran surat selanjutnya mengikuti jumlah surat yang telah dikeluarkan. c. Surat Peringatan (SP) Surat peringatan adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi khusus dikeluarkan oleh pengambil keputusan di organisasi (HIMAHI) dalam menentukan kebijakan tertentu dan sifat dari surat ini adalah organisatoris. Surat ini dikeluarkan apabila ada pelanggaran yang dilakukan oleh anggota struktural organisasi (HIMAHI). Surat peringatan juga memiliki tahapan yaitu teguran I bersifat lunak, teguran II bersifat agak keras, teguran III bersifat keras terkadang dapat berupa pemanggilan. Penomoran surat selanjutnya mengikuti jumlah surat yang telah dikeluarkan. d. Surat Permohonan (SPm) Surat Permohonan yang dikeluarkan oleh organisasi / lembaga (HIMAHI) yang dibuat oleh panitia program tertentu dengan tujuan dan maksud tertentu yang berkaitan dengan agenda yang akan diselenggarakan. Surat permohonan ini pada umumnya ditujukan untuk meminta seseorang menjadi pembicara, moderator, peminjaman alat, mengirimkan delegasi, dll. Semua yang berkaitan dengan kegiatan organisasi HIMAHI baik untuk internal maupul eksternal harus mengeluarkan surat permohonan. Penomoran surat selanjutnya mengikuti jumlah surat yang telah dikeluarkan. e. Surat Pemberitahuan (SPb) Surat Pemberitahuan dibuat untuk diberikan kepada seseorang (pejabat terkait) atau lembaga (sekertariatan atau komisariat) terkait yang masih dalam jalur kordinasi HIMAHI. Yang dimaksud dengan jalur kordinasi adalah lingkup suratnya adalah internal, surat ini tujuannya adalah memberikan informasi kepada seseorang atau lembaga mengenai agenda kerja dan pelaksanaan agenda kegiatan. Penomoran surat selanjutnya mengikuti jumlah surat yang telah dikeluarkan. f. Surat Undangan (SU) Surat Undangan adalah surat yang dibuat oleh lembaga atau organisasi untuk mengundang narasumber atau lembaga yang akan dihadirkan. Surat ini dikeluarkan sesuai dengan agenda yang telah dibuat oleh organisasi (HIMAHI) agar sesuai dengan perencanaan agenda. Penomoran surat selanjutnya mengikuti jumlah surat yang telah
7
dikeluarkan, dan terkait dengan banyaknya surat undangan yang dibuat penomorannya bersifat tetap sesuai dengan nomor surat undangan yang saat itu dikeluarkan. B. Identitas Surat B.1. Mekanisme Pembuatan Surat a) Menggunakan lembaran atau lampiran kertas yang telah memiliki kop surat instansi atau lembaga. b) Kepala Surat -
Pembuatan nomor surat, keterangan lampiran surat, dan hal di sudut kiri atas surat
-
Pembuatan tanggal tahun bulan pembuatan surat di sudut kanan atas sejajar dengan nomor surat
-
Nama atau lembaga yang dituju
c) Isi Surat -
Nama dan Latar belakang kegiatan
-
keterangan waktu dan tempat harus jelas
d) Pengesahan / Penandatanganan / Penutup : -
Pengaju
: Penandatanganan orang yang mengajukan
-
Menyetujui : Ketua Umum HIMAHI
-
Mengetahui : Dewan Pembina HIMAHI
-
Cap
: Cap logo HIMAHI
B.2. Nomor Surat 142/SU/HIMAHI/VIII/2012 142
: Nomor Surat
SU
: Surat Undangan ( disesuaikan dengan Jenis Surat)
HIMAHI
: Nama Lembaga
VIII
: Bulan Surat (romawi)
2012
: Tahun Surat
8
B.3. Kop Surat HIMAHI
B.4. Contoh Keterangan Surat Nomor, Lampiran, Sifat, dan Hal : Nomor
: 142/SU/HIMAHI/VIII/2012
Lampiran
: 1 lembar
Hal
: Undangan Wawancara
Yang Dituju
:
Jakarta, 6 Agustus 2012
Kepada Yth, Dr. Ir. Siti Nurbaya Bakar, M. Sc. Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia (DPD RI) Di tempat
Keterangan Tempat dan Waktu
:
Hari, tanggal
: Senin, 13 Agustus 2012
Waktu
: 13.00 wib – selesai
Tempat : Gedung Sekretariat Jenderal DPD RI, kompleks Senayan - Jakarta
9
B.5. Contoh Surat Ketetapan
10
