PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI PENGEMBANGAN BUDAYA KERJA DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA
DEPARTEMEN AGAMA RI INSPEKTORAT JENDERAL 2009
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kita panjatkan ke Hadirat Allah SWT, karena taufik dan hidayah-Nya buku Pedoman Monitoring Dan Evaluasi Pengembangan budaya kerja di Lingkungan Departemen Agama dapat diselesaikan. Pedoman ini dimaksudkan sebagai acuan bagi pihak terkait dalam penyelenggaraan monitoring dan evaluasi pengembangan budaya kerja kepada aparatur pada satuan organisasi/kerja di lingkungan Departemen Agama. Pedoman ini secara substansial memuat teknis monitoring dan evaluasi kegiatan, pengukuran, tingkat keberhasilan, dan kelemahan kegiatan sehingga pelaksanaan pengembangan budaya kerja akan lebih efektif pada masa yang akan datang. Kami menyampaikan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu dalam penyusunan pedoman ini. Mudahmudahan pedoman ini bermanfaat dalam rangka meningkatkan kualitas pengembangan budaya kerja Departemen Agama.
Jakarta, Mei 2009 Inspektur Jenderal,
Dr. H. Mundzir Suparta, M.A.
i
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pengembangan budaya kerja sebagai nilai yang terkandung di dalam sikap dan perilaku aparatur dalam melaksanakan tugas, diharapkan dapat membentuk sikap dan perilaku untuk mewujudkan aparatur Departemen Agama yang mampu melaksanakan tugas secara profesional, bermoral, dan bertanggung jawab yang memiliki persepsi yang tepat terhadap pekerjaan. Kaitan dengan harapan diatas, maka pengembangan budaya kerja yang telah dirumuskan dalam internalisasi perlu adanya suatu proses monitoring dan evaluasi yang disusun secara terencana terarah agar mencapai hasil yang maksimal. Monitoring dimaksudkan sebagai proses pengumpulan dan penganalisaan informasi yang sistematis dan kontinu pelaksanaan program kegiatan pengembangan budaya kerja. Disamping hal diatas juga untuk mengenali kekuatan dan kelemahan pengembangan budaya kerja pada suatu unit kerja. Dengan melakukan monitoring, akan dapat memberikan jaminan terlaksananya program pengembangan budaya kerja sesuai dengan rencana dengan melakukan pengecekan terhadap aktivitas yang dilaksanakan. Apabila dalam pengecekan menunjukkan adanya indikasi ketidaksesuaian dengan rencana, maka akan segera langsung dapat diatasi. Sedangkan evaluasi adalah pengukuran dan memberi nilai secara obyektif pencapaian hasil-hasil
1
pengembangan budaya kerja yang telah direncanakan sebelumnya. Hasil evaluasi akan menjadi umpan balik untuk melakukan koreksi ke arah penyempurnaan dari berbagai kekurangan yang dirasakan dalam pelaksanaan. Maka dengan evaluasi dapat diidentifikasi apakah pengembangan budaya kerja berhasil atau mengalami kegagalan. Evaluasi dilaksanakan. Baik monitoring maupun evaluasi dilaksanakan pada seluruh lini di lingkungan Departemen Agama. B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Pedoman dimaksudkan sebagai sarana kerja bagi Tim Kerja dan Tim Teknis dalam melakukan monitoring, evaluasi dan penyusunan laporan pengembangan budaya kerja Departemen Agama. 2. Tujuan a. Memberikan petunjuk yang lebih jelas untuk melakukan monitoring dan evaluasi serta penyusunan laporan pengembangan budaya kerja. b. Menciptakan keseragaman baik bentuk, susunan dan isi monitoring dan evaluasi serta laporan pengembangan budaya kerja. c. Memudahkan kegiatan monitoring dan evaluasi serta pelaporan atas pelaksanaan kegiatan pengembangan budaya kerja pada unit-unit kerja.
2
C. Sasaran 1. Para pimpinan eselon I, II, III dan IV di pusat. 2. Para Kepala Kanwil Departemen Agama Provinsi dan Kantor Departemen Agama Kabupaten/ Kota 3. Para Pimpinan Departemen Agama setingkat Eselon II, III, dan IV di provinsi dan kabupaten/ kota. 4. Para Pimpinan Lembaga Pendidikan agama Departemen Agama setingkat Eselon II dan III di provinsi dan kabupaten/kota. 5. Para pejabat fungsional di lingkungan Departemen Agama. 6. Para staf dan karyawan Departemen Agama.
3
BAB II JENIS DAN BENTUK MONITORING, EVALUASI SERTA PELAPORAN A. Monitoring dan Evaluasi Monitoring dan evaluasi pengembangan budaya kerja dilakukan secara berjenjang oleh tim yang telah ditentukan sebagai berikut; 1. Monitoring dan Evaluasi oleh Tim Kerja Pusat kepada Instansi/lembaga Departemen Agama pusat. 2. Monitoring dan Evaluasi oleh Tim Kerja Pusat kepada Instansi/lembaga Departemen Agama provinsi. 3. Monitoring dan Evaluasi oleh Tim Kerja Provinsi kepada Instansi/lembaga Departemen Agama kabupaten/kota. 4. Monitoring dan Evaluasi oleh Tim Kerja kabupaten/ kota kepada Instansi/lembaga Departemen Agama di kabupaten/kota. Fokus monitoring dan evaluasi meliputi; 1. Perencanaan pengembangan budaya kerja dikaitkan dengan tugas dan fungsi pokok instansi lembaga. 2. Pelaksanaan, terutama mengungkapkan: a. Kegiatan yang dilaksanakan. b. Hasil/manfaat kegiatan yang dikaitkan dengan peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat. 3. Hambatan/kendala pelaksanaan pengembangan budaya kerja. 4. Usulan/saran pengembangan budaya kerja. Metode yang digunakan meliputi; 1. Pengamatan langsung termasuk pemeriksaan dokumen dan administrasi 2. Wawancara
4
3. Diskusi terfokus 4. Tri angulasi B. Pelaporan Laporan pengembangan budaya kerja ada 3 (tiga) jenis yang pembuatannya secara berjenjang sebagai berikut: 1. Laporan dari Tim Kerja Pusat kepada Pembina (Menteri Agama). a. Ketua Tim Kerja Pusat secara semesteran wajib membuat laporan pengembangan budaya kerja kepada Pembina (Menteri Agama). b. Laporan dibuat dan disampaikan paling lambat tanggal 10 bulan pertama setelah suatu semester berakhir. c. Bahan laporan dari resume-resume (notulen) kegiatan pengembangan budaya kerja provinsi selama semester bersangkutan. 2. Laporan dari Tim Kerja Provinsi kepada Tim Kerja Pusat. a. Ketua Tim Kerja Provinsi secara semesteran wajib membuat laporan pengembangan budaya kerja kepada Tim Kerja Pusat. b. Laporan dibuat dan disampaikan paling lambat tanggal 20 bulan pertama setelah suatu semester berakhir. c. Bahan laporan dari laporan pengembangan budaya kerja para tim kerja kabupaten/kota yang ada. 3. Laporan dari Tim Kerja Kabupaten/Kota kepada Tim Kerja Provinsi.
5
a. Ketua Tim Kerja kabupaten/kota secara semesteran wajib membuat laporan pengembangan budaya kerja kepada Tim Kerja Pusat. b. Laporan dibuat dan disampaikan paling lambat tanggal 20 bulan pertama setelah suatu semester berakhir. c. Bahan laporan dari laporan pengembangan budaya kerja para instansi/lembaga Departemen Agama yang ada di kabupaten kota. 4. Laporan dari instansi/lembaga di lingkungan Departemen Agama kepada Tim Kerja Kabupaten/kota. a. Kepala instansi/lembaga di lingkungan Departemen Agama di kabupaten/kota secara semesteran wajib membuat laporan pengembangan budaya kerja kepada Tim Kerja Kabupaten/Kota. b. Laporan dibuat dan disampaikan paling lambat tanggal 20 bulan pertama setelah suatu semester berakhir. c. Bahan laporan dari laporan pengembangan budaya kerja para instansi/lembaga Departemen Agama yang ada di kabupaten kota. Bentuk Pelaporan; Laporan pengembangan budaya kerja baik dari instansi/lembaga Departemen Agama di kabupaten/kota hingga laporan pengembangan budaya kerja dari Tim Kerja Pusat ke Menteri Agama dibuat dalam bentuk surat.
6
Susunan Laporan meliputi; Susunan laporan pengembangan budaya kerja dari seluruh jenjang, disusun dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut; 1. Perencanaan pengembangan budaya kerja. 2. Pelaksanaan, terutama mengungkapkan: a. Kegiatan yang dilaksanakan. b. Hasil/manfaat kegiatan. 3. Hambatan/kendala pelaksanaan pengembangan budaya kerja. 4. Usulan/saran pengembangan budaya kerja.
7
BAB III MEKANISME MONITORING DAN EVALUASI PENGEMBANGAN BUDAYA KERJA Monitoring dan evaluasi serta pelaporan dilaksanakan melalui suatu mekanisme yang diatur secara berjenjang yang meliputi; A. Pusat 1 Pengarah 2 3
Ketua Tim Sekretaris
4
Anggota
Tugas & Tanggung jawab
Sekretaris Jenderal Departemen Agama Kepala Biro Kepegawaian Kepala Bagian Pengembangan, Biro Kepegawaian Sebanyak 5 orang yang memiliki kecakapan untuk melakukan tugas monitoring pengembangan budaya kerja. Tim Monitoring dan evaluasi ditetapkan dalam surat keputusan oleh Menteri Agama RI -
Menyusun Pedoman monitoring dan evaluasi pelaksanaan pengembangan budaya kerja.
-
Melakukan monitoring dan evaluasi di seluruh unit kerja pusat.
-
B. Provinsi 1. Pengarah 2. Ketua Tim
Memberikan masukan dan arahan pelaksanaan pengembangan budaya kerja di pusat dan provinsi.
Kepala Kanwil Depag Provinsi Kabag. Tata Usaha Kanwil Depag
8
3.
Sekretaris
4.
Anggota
Provinsi Kasubag Ortala dan Kepegawaian Kanwil Depag Provinsi Sebanyak 5 orang yang memiliki kecakapan untuk melakukan tugas monitoring dan evaluasi pengembangan budaya kerja. Tim Monitoring dan evaluasi ditetapkan dalam surat keputusan oleh Sekretaris Jenderal Departemen Agama RI
Tugas & Tanggung jawab
C. Kabupaten/Kota 1. Pembina 2. Ketua Tim
3.
Sekretaris
4.
Anggota
-
Melakukan monitoring di seluruh unit kerja Departemen Agama di provinsi.
-
Memberikan masukan dan arahan pelaksanaan pengembangan budaya kerja di provinsi dan kabupaten kota.
Kepala Kandepag Kabupaten/Kota Ka. Subag Tata Usaha Kandepag Kab/Kota Salah seorang Kasi Kepeg Kandepag kabupaten/kota atau Kepala Madrasah/Unsur dari Perguruan Tinggi Negeri Sebanyak 5 orang yang memiliki kecakapan untuk melakukan tugas monitoring dan evaluasi pengembangan budaya kerja.
9
Tim Monitoring dan evaluasi kabupaten/kota ditetapkan dalam surat keputusan oleh Sekretaris Jenderal Departemen Agama RI Tugas & Tanggung jawab
-
Melakukan monitoring dan evaluasi di seluruh unit kerja Departemen Agama di provinsi.
-
Memberikan masukan dan arahan pelaksanaan pengembangan budaya kerja di provinsi dan kabupaten kota.
10
BAB IV LAPORAN KELOMPOK PENGEMBANGAN BUDAYA KERJA A. Tata Cara Penyusunan Laporan Laporan pengembangan budaya kerja mengikuti format tata surat kedinasan. Laporan dimaksud menggunakan kop surat satuan organisasi/kerja masing-masing. Laporan ditandatangani oleh pimpinan satuan organisasi/kerja Departemen Agama. Khusus untuk laporan tim kerja ditanda tangani oleh ketua tim kerja. B. Isi Laporan 1. Perencanaan Rencana pengembangan budaya kerja terdiri dari rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek (tahunan) dengan para Rencana Aksi Nasional (RAN) sebagaimana tertuang dakam buku Pengembangan budaya kerja Departemen Agama. Serta rencana pengembangan budaya kerja yang disusun oleh satuan organisasi/kerja di lingkungan Departemen Agama. Rancana pengembangan budaya kerja berisi: a. Program yang direncanakan. b. Rencana kegiatan. c. Penanggung jawab kegiatan. d. Batas waktu (dead line) e. Hasil yang diharapkan. 2. Pelaksanaan Laporan pelaksanaan kegiatan pengembangan budaya kerja berisi meliputi:
11
a. Program yang dilaksanakan dalam periode pelaporan. b. Kegiatan yang dilaksanakan dalam periode pelaporan. c. Penanggungjawab kegiatan. d. Realisasi waktu pelaksanaan kegiatan. 3. Hambatan/Kendala Pada bagian ini dilaporkan semua hambatan, kendala atau kesulitan yang dialami oleh tim kerja selama melaksanakan kegiatan-kegiatan pengembangan budaya kerja. Hambatan dan kendala tersebut antara lain hal-hal yang menyebabkan terjadinya: a. Keterlambatan atau tidak terlaksananya suatu kegiatan atau program. b. Tidak tercapainya hasil (output) yang diharapkan dari suatu kegiatan. c. Hambatan dan kendala lainnya. Hambatan, kendala atau kesulitan lainnya, hendaknya diungkapkan secara transparan apa adanya sehingga dapat memberikan masukan/feedback yang sebenarnya kepada pimpinan. Atas dasar masukan/feedback tersebut pimpinan dapat mengambil kebijakan yang tepat untuk pengembangan budaya kerja selanjutnya. 4. Usulan/saran Pada bagian ini disampaikan usulan dan saran dari instansi/lembaga Departemen Agama kepada Tim kerja kabupaten/kota, mengenai hal-hal apa saja yang dapat memberikan kontribusi dalam rangka pengembangan budaya kerja pada masa mendatang menjadi lebih baik.
12
Usulan dan saran yang diberikan dapat bertitik tolak dari hambatan/kendala yang ada, atau menyangkut ide baru dalam pengembangan budaya kerja.
13
BAB V PENUTUP Demikian Pedoman monitoring, evaluasi, dan pelaporan pengembangan budaya kerja Departemen Agama. Diharapkan dapat dilaksanakan oleh semua pihak secara konsekwen dan penuh tanggung jawab. Oleh karena itu diperlukan komitmen bersama sehingga kegiatan tersebut berjalan dengan lancar. Jakarta,
April 2009
14
