Pécsi Tudományegyetem Bölcsészettudományi Kar Kommunikáció az egyetemen konferencia Pályázat szervezői munkakörre
Oktatói megjegyzés: B-csoport, 9 pont, nyertes pályázat
Készítették: Benke Enikő Rácz Éva Timár Dorottya Barkóczi Zsófia
Kommunikáció az egyetemen kurzus Pályázati anyag 2008
Stampel Zsuzsanna
Kommunikáció az egyetemen kurzus Pályázati anyag 2008
Pályázat anyaga:
•
Szervezői munkakörök ismertetése, beosztása
•
Előzetes teendők
•
Szervezeti egységek működése
•
Konferencia menete
•
Egyedi ötletek, kreatív megoldások bemutatása
•
Kötelező irodalmak
•
Pályázók adatai
•
Részletes költségterv kidolgozása (excel formátumú fájl)
A konferencia megszervezése óriási feladat, de egy rátermett és minden áldozatra kész csapattal sikerülhet a legjobbat kihozni a 2008‐as Konferenciából. Tanulva elődeink hibáiból, illetve új ötletekkel kiegészülve vágunk neki a feladatnak. Fennmaradó szabadidőnk nagy részét boldogan feláldozva készek vagyunk kiszolgálni mindenki kívánságát. Mind tanulótársaink, mind a kurzusvezető elvárásainak megfelelően. Reméljük, hogy ezen pályázatunk minden kifogásnak megfelel, reálisan vázolja terveinket és azoknak megvalósítási feltételeit, illetve módját, módjait.
Kommunikáció az egyetemen kurzus Pályázati anyag 2008
Szervezői munkakörök ismertetése, beosztása Csoportvezető: Benke Enikő ¾ Regisztrációs pult Felelős: Timár Dorottya Regisztráltak névsorának és a blokkoló cédulák kezelője. Átadja a regisztrációs csomagot. ¾ Büfé Felelős: Barkóczi Zsófia A résztvevők számára biztosít frissítőket, kávét,teát. ¾ Chair Felelős: Stampel Zsuzsanna Pontos órával rendelkezik. Időmutató táblával jelzi az előadónak a még rendelkezésére álló időt. ¾ Felügyelő Felelősök: Benke Enikő Rácz Éva A konferencia ideje alatt ők a felelősek azért hogy minden a terv szerint haladjon.(első padsorok feltöltése, előadók segítése projektornál stb.) Szükség esetén váltják a chairt vagy kisegítenek a büfénél, regisztrációs pultnál. Előzetes teendők Plakát elhelyezése az egyetem területén. A plakát vázlatát csatoljuk a pályázathoz. Színes lapokra lenne kinyomtatva. Engedélyt és hitelesítő pecsétet a kinyomtatás után beszerezzük az illetékes hivataltól. Műsorfüzet elkészítése, mely pontosan tartalmazza az előadók nevét, előadásaik tárgyát, valamint az egyes blokkok időbeosztását és a hozzájuk tartozó szüneteket is. Névsor készítése a regisztrált résztvevőkről, illetve a kurzuson lévő hallgatókról. Névkitűző megtervezése és kinyomtatása a konferencia, a résztvevő nevével és szakjával. Ennek a vázlatát is elkészítettük. Csatoljuk a pályázathoz. A nyomtatást mind a névkitűzőt mind a plakátot illetően díjmentesen meg tudjuk oldani. Regisztrációs csomag összeállítása, melynek tartalma egy értékelő jegyzőkönyv, toll, névkitűző, mappa a műsorfüzettel. Időmutató táblák elkészítése, mellyel a chair tájékoztatja az előadót a rendelkezésére álló időről.
Kommunikáció az egyetemen kurzus Pályázati anyag 2008
Útmutató nyilak kihelyezése az egyetem főbejáratától a konferencia helyszínéig. Ennek vázlatát szintén csatoljuk pályázatunkhoz. Blokkoló cédulák megszerkesztése a dátummal. Természetesen az egyes blokkok eltérő színnel jelennek meg. Szervezeti egységek működése ¾ Regisztráció menete: A résztvevőknek a konferencia megkezdése előtti fél óra ( 8:00 – 8:30 ), majd az ebédszünet utáni szintén fél óra ( kb. 13:30‐ 14:00 ) áll rendelkezésére a regisztrációra. A kurzus hallgatói ill. a kurzust nem hallgató, ám a konferencián résztvevő hallgatók számára előzetes regisztráció biztosított, a kifejezetten erre a célra létrehozott és a szervezők által karbantartott e‐mail címen, mely a következő :
[email protected] (ezt az e‐mail címet már aktiváltuk) A regisztráció folyamata a regisztrációs pultnál történik, ahol a regisztrált személy átveheti regisztrációs csomagját. Azoknak akik nem a kurzus hallgatói csak névkitűzőt áll módunkban adni. ¾ Blokkolás menete: Az előre elkészített blokkoló cédulákatt a helyszínen a blokkok megkezdése előtt 10 perccel kezdik osztani a szervezők, a blokk megkezdése után még 3 perc áll rendelkezésre a blokkolók osztására. Ennek leadása a blokk után 10 percig lehetséges, az ezután leadott cetlik nem érvényesek. Minden blokkhoz egyedi szín tartozik, melyek a konferencia megkezdéséig nem nyilvánosak. A cédulán szerepel a dátum, illetve a hallgató neve, melyet a leadás előtt sajátkezüleg ír rá. ¾ Büfé: A konferencia időtartama alatt a szervezők büfét üzemeltetnek a résztvevők számára. A büfé mindenki számára ingyenes, és a következő szolgáltatásokat nyújtja: • Ásványvíz (mentes és szénsavas egyaránt ) • Tea (fekete, gyümölcs) • Kávé ( tej, cukor rendelkezésre áll) • Pogácsa (ezt a szervezők biztosítják) A keletkezett hulladékot az általunk biztosított szemeteszsákokban el lehet helyezni. Mindannyiunk érdeke, hogy a termet a konferencia után tiszta állapotban hagyjuk. Erről a szervezők gondoskodnak, mind a termet mind a büfét illetően. A büfé hangulatot székekkel biztosítjuk. Ha szükséges, elosztó, hosszabbító is rendelkezésünkre áll.
Kommunikáció az egyetemen kurzus Pályázati anyag 2008
A büfét a folyosón illetve a szomszédos tanteremben lehetne elhelyezni. Tanárnővel előzetes megbeszélés alapján pontosítjuk. Konferencia menete A konferencia blokkokból tevődik össze (5 blokk, blokkonként 3 előadóval), melyet megelőz a regisztrációs folyamat, illetve a blokkoló cédulák kiosztása. A blokkok alatt a büfé nem üzemel. A szervezők minden egyes előadónak biztosítják az előadáshoz szükséges feltételeket, mely magába foglalja a következőket : Papír, toll, szivacs, kréta, pohár víz, zsebkendő, projektor kezelő, chair. Egyedi ötletek, kreatív megoldások bemutatása ¾ Kendő A szervezők az alkalomhoz illő öltözet mellett egyenkendőt is viselnének. Ezzel is hangsúlyoznánk szervezői mivoltunkat, segítve hallgató társainkat abban, hogy kérdéseikkel bátran forduljanak hozzánk. Ennek esetleges költségeit természetesen a szervezők állják. Módunkban áll díjmentesen beszerezni. ¾ Díszítés Díszítés gyanánt terítőt, virágot helyeznénk el az előadói asztalon. ¾ Weboldal A szervezők vállalják az idei konferenciához tartozó weboldal szerkesztését,melyen szerepelnének az előadások anyagai, a konferencia programja, diákok hozzászólásai, élménybeszámolók, illetve fényképek. Fényképezőgépet és cameramant tudunk biztosítani. ¾ Logó Megterveztünk egy logót, mely kimondottan a 2008‐as konferencia emblémája lehetne. Az egyetem működése számtalan kérdést és problémát vethet fel a hallgatók számára, ezt próbáltuk ábrázolni saját tervezésű logonkkal. Szerepelhetne a névkártyákon, plakáton stb.
Kommunikáció az egyetemen kurzus Pályázati anyag 2008
Kötelező irodalmak
Pusztai János:Konferenciaszervezés (részletek) A konferenciaszervezés története Minőségen van a hangsúly:‐ biztosítani kell a tárgyi feltételeket:a, kongresszusi központok építése b, szállodai férőhelyek bővítése. Európában 1965‐ben Amszterdamban épült fel és nyílt meg az első nemzetközi kongresszusi központ. 1985. Budapesti Kongresszusi Központ (BKK) megnyitása. Résztvevők száma a rendezvények viszonyában: 300 főnél kevesebb 50‐60% 500 főnél kevesebb 78‐80% 500‐1000 fős 8‐12% 1000‐2000 fős 6% 10‐15 ezer fős „mega‐kongresszusok” 3‐4% Minőség három aspektusa: 1.általában 4‐5 napig tart egy rendezvény, inkább a hétvégi konferenciák a jellemzőek 2.maximális kiszolgálást kell biztosítani a résztvevőknek 3.pontos, megbízható személyzet 1960‐as években még százas nagyságrendű volt a rendezvények száma, míg 2002‐ ben ez elérte a több mint 11 200‐at Konferencia- és rendezvénytípusok, jelentőségük Csoportosítás Szakmai jelleg alapján Funkcionális jelleg alapján Tudományos ‐ kongresszus,konferencia,közgyűlés,stb. Művészeti kulturális ‐ előadás,koncert,fesztivál,gála,stb. Társadalmi ‐ politikai közgyűlés,esküvő,stb. Kereskedelmi ipari ‐ kiállítás,vásár,árubemutató,stb. Sport ‐ Forma‐1, Európa‐,Világbajnokság,stb. Egyéb ‐ többfunkciós komplex rendezvények
A konferencia megszerzése Négy szakasz: I. Az adott rendezvény megszerzése. Ebben a szakaszban alakul ki a szakmai szervezet és a professzionális konferenciaszervező együttműködése
Kommunikáció az egyetemen kurzus Pályázati anyag 2008
II. A rendezvény előkészítő szakasza III. A rendezvény lebonyolítása IV. A rendezvény lezárása, utófeladatai /Szakirodalom: Pusztai János:Konferenciaszervezés, Kiadja a Kodolányi János Főiskola, Székesfehérvár, 2005. / Gyarmati Ildikó : Rendezvényszervező kézikönyv (részletek) A rendezvényszervezés: előre meghatározott célból, adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező, összehangoló munka, mely magába foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást. A rendezvényeknek 5 összetevője van: ¾ látogatók ¾ résztvevők ¾ közreműködők, szervezők ¾ sajtó ¾ VIP A rendezvényeket több szempont szerint csoportosíthatjuk: ¾ jellege szerint (pl: művészeti, tudományos, egyházi stb.) ¾ funkcionális tartalma szerint (pl: verseny, kiállítás, demonstráció stb.) ¾ tervezett vagy spontán ¾ nem hivatásos, hivatásos ¾ zárt téri, szabad téri ¾ egyhelyszínes, többhelyszínes A konferencia a kongresszushoz hasonló rendezvény, de létszámát tekintve lehet kisebb. A konferencia lehet tudományos, politikai, bizonyos szakmai jellegű. Előkészületeivel és szervezésével kapcsolatos feladatok ugyanazok, mint a kongesszus esetében, de mégis különbözik tőle, mivel a konferenciáknál általában az első napon van plenáris ülés, majd ezt követően szekcióüléseken tárgyalják meg a szakmai témákat. Az érkezés előtti szervezés fázisai: ‐rendezvény költségvetése és ütemterve
Kommunikáció az egyetemen kurzus Pályázati anyag 2008
‐időpont és helyszín kiválasztása ‐szálláslekötés ‐programfüzet elkészítése ‐meghívólevél, körlevél A rendezvényszervezésen kívül a könyvben szerepel még hosszabb leírás a katonai protokollról illetve mintákat tartalmaz ( pl: programajánló, technikai forgatókönyv, megszólítások, menüsor). /Szakirodalom: Gyarmati Ildikó : Rendezvényszervező kézikönyv, Szókratész Külgazdasági Akadémia, Budapest, 2001./
Kommunikáció az egyetemen kurzus Pályázati anyag 2008
Pályázok adatai
Benke Enikő Szak: Magyar nyelv és irodalom EHA kód: BEEPAAB.PTE Elérhetőségek: e‐mail cím: [adatvédelmi okokból töröltem] telefonszám: [adatvédelmi okokból töröltem] Rácz Éva Szak: Magyar nyelv és irodalom EHA kód: RAEPAHB.PTE Elérhetőségek: e‐mail cím: [adatvédelmi okokból töröltem] telefonszám: [adatvédelmi okokból töröltem] Tímár Dorottya Szak: Magyar nyelv és irodalom EHA kód: TIDOABB.PTE Elérhetőségek: e‐mail cím: [adatvédelmi okokból töröltem] telefonszám: [adatvédelmi okokból töröltem] Stampel Zsuzsanna Szak: Magyar nyelv és irodalom EHA kód: STZOAAB.PTE Elérhetőségek: e‐mail cím: [adatvédelmi okokból töröltem] telefonszám: [adatvédelmi okokból töröltem] Barkóczi Zsófia Szak: Romanisztika EHA kód :BAZOADB.PTE Elérhetőségek: e‐mail cím: [adatvédelmi okokból töröltem] telefonszám: [adatvédelmi okokból töröltem]
Termék megnevezése műanyag pohár hőálló műanyag pohár teafilter instant kávé kristálycukor kockacukor tej műanyag kiskanál ásványvíz szalvéta kitűző színes lap toll mappa Összesen
Költségterv szükséges darabszám kiszerelés egységár összesen beszerzési hely 50 db 100 db 310 Ft 155 Ft Metro 100 db 100 db 750 Ft 750 Ft TESCO Uránváros 100 db 20 db 89 Ft 445 Ft TESCO Uránváros 1 db 1 db 699 Ft 699 Ft TESCO Uránváros 1 db 1 db 189 Ft 189 Ft TESCO Uránváros 1 db 1 db 155 Ft 155 Ft TESCO Uránváros 1 db 1 db 180 Ft 180 Ft TESCO Uránváros 100 db 250 db 382 Ft 153 Ft TESCO Uránváros 8 db 1 db 49 Ft 392 Ft Lidl 100 db 100 db 99 Ft 99 Ft TESCO Uránváros 50 db 100 db 50 db 50 db
1 db 50 db 50 db 1 db
A különbözetet természetesen a szervezők állják.
50 Ft 69 Ft 598 Ft 19 Ft
2500 Ft 138 Ft 598 Ft 950 Ft 7403 Ft
Jókai tér Írószer TESCO Uránváros Metro TESCO Uránváros
Kommunikáció az egyetemen
Konferencia 2008 Szeretettel várunk minden kedves érdeklődőt a Kommunikáció az egyetemen címmel megrendezésre kerülő konferenciára.
Előadók: A kurzus hallgatói Időpont: 2008. április 5. 08:00-18:00 Helyszín: PTE Bölcsészettudományi kar Ijúság u. 6. A 445-ös terem A belépés díjtalan! Előzetes regisztráció lehetséges. regisztrációs cím:
[email protected] Ide várjuk az érdeklődök adatait. További információ: www.mintahonlap.hu
KOMMUNIKÁCIÓ AZ EGYETEMEN KONFERENCIA 2008
A 445
Kommunikáció az egyetemen Konferencia 2008 2008. április 5. A 445
Név: ........................................................................... Szak: .........................................................................
