KOMMUNIKÁCIÓ AZ EGYETEMEN 2009/2010. II. félév Felelős oktató: Viszket Anita Pályázat a 2010. április 10.-i konferencia megszervezésére
A pályázók és elérhetőségük: Kásler Henriett (KAHRAAB.PTE) e-mail: ..... telefonszám:...... Végh Nóra (VENOAAB.PTE) e-mail: ....... telefonszám:........
Felhasznált irodalom: Munkánk során felhasználtuk Járási Anikó Rendezvényszervezés (JGYF Kiadó, 2004, Szeged) című könyvét, ez alapján próbáltuk meg felépíteni a pályázat vázát. Mindemellett még segítségünkre volt Görög Ibolya: Protokoll az életem (Athenaeum 2000 Kiadó), Gyarmati Ildikó: Rendezvényszervezési kalauz (Athenaeum 2000 Kiadó) Ottlik Károly: Protokoll (Protokoll '96 Kft., Budapest, 1993), ezekből a könyvekből a konferenciával kapcsolatos fogalmakat tettük tisztába. Ezekből tudtuk, meg, hogy hány féle és fajta rendezvény létezik és, hogy ezeken belül a konferenciát hová sorolja. Konferencia: előre meghatározott napirend és program szerint zajló, problémamegoldó ülés. A kongresszusnál kisebb létszámú és rövid időtartamú. Nagyobb konferenciák esetében gondoskodnunk kell a meghívottak szállodai elhelyezéséről és a konferencia vacsoráról is. Nemzetközi konferencia esetében a résztvevők legalább három, de inkább jóval több országból érkeznek, ezért a tolmácsokról gondoskodni kell. A résztvevők száma dönti el azt, hogy hány ülésteremre, illetve szállodai szobára lesz szükség. Gondoskodni kell úgynevezett hölgyprogramokról is. A házigazda legyen magas rangú személy. A konferenciára a résztvevők egyénileg fizetik be a részvételi díjat. Mivel mi csak egy kisebb konferenciát szeretnénk megtartani, ezért nem kell majd ilyenekkel foglalkoznunk, mint szálláskeresés és étkeztetés. De ez nem jelenti azt, hogy nem kell gondoskodnunk valamiféle enni és innivalóról a vendégek kényelmének érdekében. Előreláthatólag külföldi vendégek sem fognak részt venni a rendezvényen, már csak azért sem, mert az előadások magyarul lesznek megtartva, ezért tolmácsra sem lesz szükségünk. Úgyhogy nekünk annyival könnyebb dolgunk lesz, hogy csak a napirendet kell beosztanunk és az ehhez kapcsolatos előkészületeket megszerveznünk. Azt viszont nagyon fontosnak tartjuk, hogy minden egy kidolgozott terv szerint haladjon, ne legyenek fennakadások a konferencia közben. Azt is a feladataink közé soroljuk, hogy esetlegesen az előadókat figyelmeztessük az időpontok, határidők betartására.
1. Alapanyagok, beszerzésük, költségvetésük A költségvetés, mivel nem haladhatja meg a 10 000 forintot, ezért a beszerzésre kerülő dolgokat, mindenféleképpen valamelyik nagyáruházban szeretnénk megvenni. Mi a Metrora gondoltunk, mert azt találtuk a legolcsóbbnak. Az egyéb szükséges dolgokat otthonról, az egyetemről, egyéb helyekről szereznénk be. 1.1. Az előadásokhoz: • Laptop • Projektor • Hangfalak • Ásványvíz és műanyagpohár • Tollak, papírok • Kréták, szivacsok • Valami dísz az előadói asztalra (virág) 1.2. A regisztrációhoz: • Jelenléti ív • A konferencia plakátja • Táblák, melyek utat mutatnak a konferencia helyszínéhez és a mellékhelyiséghez • Névkitűzők • Tollak • Értékelő lapok 1.3. A büféhez: • Vízforraló • Tea • Kávépor • Citromlé • Cukor • Tej vagy tejpor • Műanyag kiskanalak • Műanyag poharak • Szalvéta • Teasütemények • Szemetes
2. Reklámozás, információ közvetítés Mivel kevés idő áll rendelkezésünkre és a nincs túl sok pénzünk sem, ezért megpróbálunk mindent a lehető legegyszerűbben és legolcsóbban megoldani. Ennek érdekében, amit csak lehet, saját kezűleg, önerőből vitelezünk ki.
•
Plakátok: Ennek a megszerkesztését már elkezdtük, de még ennek megvalósítása nem sikerült. De mindenféleképpen szerepelni fog rajta az előadások címe, időpontja, helye, az előadók neve és hogy hol lehet regisztrálni. Fontos, hogy figyelemfelkeltőek, színesek legyenek a plakátok. Tisztában vagyunk vele, hogy a plakátokat le kell pecsételtetni a Szolgáltatói irodában, ezért ezt meg is tesszük a felhelyezésük előtt. A plakátokat az egyetem épületén belül több helyen és több karán is kiragasztanánk, hogy minél többen értesüljenek a konferenciáról.
•
Weblap: Ennek elkészítését az egyik ismerősünk vállalta (Szabó Gergő), ami egy egyszerű html kinézetű honlap lesz. Ez a honlap tartalmazni fog minden fontos információt a konferenciával kapcsolatban (előadások címe, időpontja, helye, előadók neve, a regisztrációhoz szükséges e-mail címek)
•
Egyéb: Ezen kívül szeretnénk, ha az ETR hirdetőfalára is felkerülne az esemény tájékoztatója. A BTK tanszékeit is felkeresnénk, hogy rajtuk keresztül is népszerűsíteni tudjuk a konferenciát (Tanszéki titkárnők csoportos e-mailt küldenek a tanszék hallgatóinak a konferenciáról.).
3. Regisztráció A regisztráció e- mail címeken keresztül történik, amit a honlapon találhatnak meg az érdeklődők. A regisztrációhoz szükséges a név megadás és egy e-mail cím, hogyha elengedhetetlen, az esetleges változásokról, mindenkit értesíteni tudjunk. A regisztráció többek között azért is fontos, mert így fel tudjuk mérni az enni és innivaló mennyiségét. Lényeges, hogy odafigyeljünk arra, hogy esetleg olyanok is eljönnek, akik előzetesen nem regisztráltak, ezért mindenből 10-15 százalékkal többet kell beszerezni, hogy feltétlenül elég legyen.
4. A konferencia A konferencia alatt alapvető feladat, hogy mindenre felügyeljünk. Egyikünk a vendégekkel foglalkozik, ellenőrzi, hogy regisztráltak e, és leülteti őket. Valamelyikünk mindig ott lesz a büfénél, hogy ki tudjunk mindenkit szolgálni. Az előadások után, hogy a feszültség oldódjon, mi is kérdéseket tennénk fel az előadókhoz, persze csak akkor, ha a hallgatóság nem mutat elegendő aktivitást ezen a téren. Az előadások beosztását a tanárnő intézi, de mi úgy gondoljuk, hogy egy szünetre mindenféleképpen szükség lenne, hogy a vendégek felfrissüljenek. A terem előtt büfé asztal lesz elhelyezve, itt kávé, tea, és ennivaló várja majd a vendégeket. A kávét és a teát vízforraló segítségével készítjük, hogy mindig forró itallal tudjunk szolgálni. Célszerű mindig a szünet előtt pár perccel előkészíteni a friss alapanyagokat. Mi a legmegfelelőbb teremnek a H előadót találnánk, mert az könnyen megközelíthető, tágasa és világos. A terem előkészítése a konferenciát megelőző napon (április 16.) délután 13:00-kor veszi kezdetét. Ekkor kipróbáljuk a projektort, feldíszítjük és kitakarítjuk a termet, valamit előkészítjük a nyomtatványokat.
Az előadások közben egy rövid kérdőívet osztanánk ki a hallgatóság között, hogy megtudjuk, kinek melyik előadás hogy tetszett, mi a véleményük róla.
5. A konferencia után A konferencia után természetesen kitakarítunk, és leszedjük a plakátokat. Előtte a kurzus hallgatói megbeszélhetnék, hogy mik voltak a tapasztalataik, hogy érezték magukat a konferencián.
6. Időbeosztás 7:30-8:30: szervezők előkészítik a termet, a regisztrációs pultot és a büfét (kávé, tea,kaják stb.) 8:30-9:00: regisztráció 9:00-10:30: első szekció, 3 előadás 10:30-10:50: első kávészünet 10:50-12:20: második szekció, 3 előadás 12:20-12:40: második kávészünet 12:40-13:40 vagy 14:10: harmadik szekció, 2 vagy 3 előadás 14:00-15:30: takarítás, elpakolás (szervezők) /a szervezői fórumban megbeszéltek alapján/
7. Bevásárló lista és költségvetés Konferencia előtt: Teendők
Felelős
Határidő
Ár
Névsor összeírása Névsor kinyomtatása Névtáblák megvétele Névtáblák kinyomtatása Értékelő kérdőív megszerkesztése Értékelő kérdőív kinyomtatása Tollak, kréták, papír beszerzése Honlap megszerkesztése Plakátok megszerkesztése Plakátok kinyomtatása Egyéb hirdetések
Nóri Nóri Nóri,Heni Heni
Április 1. Április 1. Április 10. Április 11.
Ingyen Nem tudjuk még ingyen
Heni
Április 10.
-
Heni
Április 15.
Ingyen
Nóri
Április 15.
Ingyen
Szabó Gergő
Április 1.
-
Nóri, Heni
Április 1.
-
Heni
Április 6.
Ingyen
Mindenki
Április 6.
-
Büfé: Székek és asztal beszerzése Terítő Vízforraló Szalvéta Olló Műanyag tányérok Műanyag poharak Ásványvíz Tea Kávé Cukor Citromlé Tejszín Teasütemények Műanyag kanál Szemeteszsák
Nóri, Heni
Április 16.
-
Nóri Heni Heni Heni Nóri, Heni Nóri, Heni Nóri, Heni Nóri, Heni Nóri, Heni Nóri, Heni Nóri, Heni Nóri, Heni Nóri, Heni Nóri, Heni Nóri, Heni
Április 16. Április 16. Április 15 Április 15. Április 15. Április 15. Április 15. Április 15. Április 15. Április 15. Április 15. Április 15. Április 15. Április 15. Április 15.
Saját Saját 150ft/csomag Saját 120ft/csomag 100ft/csomag 69ft/ 1,5 liter 120ft/doboz 527ft/200g 135ft/kg 90ft/liter 64ft/10db 69ft/csomag 100ft/csomag 80ft/20db
Nóri
Április 16.
-
Heni Nóri
Április 16. Április 16.
Saját Saját
Heni Nóri Viszket Anita Viszket Anita Nóri
Április 16. Április 16. Április 16. Április 16. Április 16.
Még nem tudjuk Helyi Ingyen
Heni
Április 16.
69ft/ 1,5 liter
Heni
Április 16.
-
Nóri, Heni Nóri, Heni Nóri, Heni
Április 17. Április 17. Április 17.
-
Konferencia: Asztal és székek a regisztrációhoz Olló Toll és papír az előadói asztalra Asztaldísz beszerzése Kréta és szivacs Laptop Kivetítő Előadások kinyomtatása Ásványvíz az előadóknak Fogasok beszerzése Konferencia után: Terem kitakarítása Plakátok leszedése Kölcsönkért dolgok visszavitele
