Patiëntveiligheid en efficiency in de OK

Business case

Patiëntveiligheid en efficiency in de OK Business case GS1 traceerbaarheid

Inhoud 1

Managementsamenvatting

3

2

Inleiding

5

2.1 2.2 2.3 2.4

Wat is traceerbaarheid? Dé standaard voor de zorg Scope Met dank aan

5 6 6 7

3

Achtergrond

8

3.1 3.2 3.3 3.4

Organisatorische context Huidige situatie Wettelijke verplichtingen Internationale ontwikkelingen

8 9 11 11

4

Huidige werkwijze

13

4.1 4.2 4.3

Leverancier Ziekenhuis Verbeterpunten in de huidige situatie

13 15 18

5

Gewenste situatie

19

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

Doelstellingen GS1 Traceerbaarheid: hoe werkt het? Nieuwe werkwijze ziekenhuis Stappenplan Checklist Afspraken in de sector

19 20 22 26 27 28

6

Baten, lasten en risico's

29

6.1 6.2 6.3 6.4

Kosten en baten voor het ziekenhuis Kosten en baten voor de leverancier Terugverdienmodel ziekenhuizen (ROI) Risico's

29 32 34 35

7

Conclusies en aanbevelingen

36

7.1 7.2

Conclusies Aanbevelingen

36 36

Bijlage I 38 Bijlage II 42

1

Managementsamenvatting GS1 Nederland realiseert verbeteringen in de keten. Als neutrale, non profit, partij dragen we oplossingen aan, verkrijgen we commitment bij de betrokken partijen en verzorgen we de dienstverlening die voor een succesvolle implementatie nodig is. Vanuit de overheid wordt steeds meer aangestuurd op enerzijds kwaliteitsverbetering - de patiëntveiligheid moet omhoog – en anderzijds op kostenverlaging binnen de gezondheidszorg. Deze business case toont aan dat het inzetten van de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare bijdraagt aan het verwezenlijken van deze doelstellingen. Om de business case overzichtelijk te houden, is ervoor gekozen de scope te richten op medische hulpmiddelen (exclusief kapitaalgoederen) die worden gebruikt in operatie- en behandelkamers. Huidige werkwijze De huidige werkwijze biedt ruimte voor verbetering. Zo is het inzicht in en de aansturing van de voorraad niet optimaal, de kostenberekening van een operatie kan beter en completer en de registratie van gebruikte producten bij patiënten is nog niet geautomatiseerd. Dit laatste leidt tot onnodige fouten en een arbeidsintensieve recall-procedure. Gewenste situatie Op het gebied van patiëntveiligheid is een geautomatiseerde recall-procedure wenselijk, evenals 100% zekerheid over product/patiëntregistratie. Daarnaast is het belangrijk dat voorraden op orde en inzichtelijk zijn. Dit zorgt er onder andere voor dat derving kan worden verlaagd, operaties niet afgelast hoeven te worden omdat producten niet op voorraad zijn, de voorraadhoogte verlaagd kan worden en consignatie optimaal kan worden ingezet. Door ook administratieve processen te digitaliseren kan bovendien efficiënter worden gewerkt. Wanneer het proces van bestellen, leveren en factureren eenvoudiger en sneller verloopt, neemt het aantal fouten af en ontstaat beter inzicht in de kosten. GS1 Traceerbaarheid Om deze gewenste situatie te realiseren biedt GS1 de ‘GS1 Global Traceability Standard for Healthcare’ (GTSH) als oplossing. Wanneer leverancier en ziekenhuis beide over een goede IT-infrastructuur beschikken, kan hier gebruik van worden gemaakt om producten door de gehele logistieke keten te volgen en te traceren. De GTSH zorgt ervoor dat elk product wordt herkend en elke verplaatsing van de ene naar de andere locatie wordt bijgehouden. Dit gebeurt doordat het artikelnummer, de expiratiedatum en het batch- en of serienummer door een leverancier in een barcode wordt vastgelegd. Wanneer het ziekenhuis deze code scant, worden de gegevens opgeslagen in het systeem. De locatie van een product wordt vastgelegd via een GS1-adrescode. Als deze informatie in het ERP (de software die bedrijfsprocessen ondersteunt) wordt gekoppeld, is altijd duidelijk welk product zich op welke locatie bevindt. De gegevens kunnen bovendien worden gekoppeld aan de patiënt, bijvoorbeeld door middel van een barcode op een polsbandje, en aan een medewerker waarbij een barcode op de medewerkerpas is aangebracht. Zo is te allen tijde duidelijk welk product bij welke patiënt is toegepast en wie daar verantwoordelijk voor is.

All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011

3

Baten en lasten Zowel ziekenhuizen als leveranciers moeten bereid zijn om investeringen te doen op het gebied van hard- en software en personeelskosten. Daar staan echter diverse voordelen en besparingen tegenover. Het aantal fouten wordt gereduceerd, zodat de patiëntveiligheid verbetert. Door het verkregen inzicht in de logistieke keten kunnen operaties beter worden gepland en kunnen recallprocedures sneller (en beter) worden uitgevoerd, wat de patiënt ten goede komt. Daarnaast kan sneller en efficiënter worden gewerkt en verbetert het inzicht in de aansturing van de voorraden. Dat brengt een aanzienlijke kostenbesparing met zich mee. Ziekenhuizen kunnen in totaal jaarlijks tussen de € 106 en € 168 miljoen besparen. Aan de slag! Verhoging van de patiëntveiligheid en een enorm besparingspotentieel: redenen genoeg om aan de slag te gaan met traceerbaarheid. Hier is commitment voor nodig op alle niveaus, zeker om ook een aantal knelpunten weg te nemen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het ontbreken van draagvlak voor logistiek binnen een aantal ziekenhuizen, onvoldoende koppeling tussen verschillende ITsystemen in een ziekenhuis en onbekendheid met GS1 Nederland. Voorbeelden uit het buitenland laten zien dat weten regelgeving een versnelling van de implementatie kan realiseren. GS1 Nederland pleit er daarom voor om ook in ons land wetgeving op te stellen over traceerbaarheid. Om 100% traceerbaarheid te realiseren moeten leveranciers en ziekenhuizen duidelijke afspraken maken. De GS1 focusgroep Traceability kan en wil het maken van deze afspraken faciliteren.


4

2

Inleiding Patiëntveiligheid heeft op dit moment de hoogste prioriteit in de gezondheidszorg. Vragen als “Welke patiënt heeft welke hartklep gekregen?” en “Is het juiste materiaal beschikbaar op het moment dat de operatie begint?” zijn aan de orde van de dag. Helaas is het beantwoorden van deze vragen niet altijd eenvoudig. Hiervoor is inzicht nodig in de voorraden en de gebruikte middelen. Patiëntveiligheid en logistiek zijn dus nauw met elkaar verbonden. Naast patiëntveiligheid ligt de focus binnen ziekenhuizen steeds meer op efficiency. De hoogte van de aanwezige voorraden en de hoge (verborgen) kosten die het beheren van deze voorraden met zich meebrengen, krijgen steeds meer aandacht. Logistieke en administratieve processen moeten worden geoptimaliseerd om zodoende de kostprijs naar beneden te brengen en gegevens eenvoudig en snel te kunnen uitwisselen. De directe aanleiding voor deze business case is de behoefte om de patiëntveiligheid te verhogen door 100% traceerbaarheid van de gebruikte producten bij de patiënt te waarborgen. Hierdoor kunnen ziekenhuizen ook de recall-procedure verbeteren. 100% traceerbaarheid zorgt bovendien voor meer efficiency en aanzienlijke kostenbesparingen. Om dit gewenste scenario mogelijk te maken, is het noodzakelijk dat de logistieke processen goed op orde zijn. GS1 Nederland realiseert verbeteringen in de keten. We brengen organisaties binnen de sector bij elkaar om gezamenlijk te bepalen waar de prioriteiten voor ketenverbetering liggen. Als neutrale, non profit, partij organiseren en coördineren wij het overleg en de daaruit voortkomende projecten. We dragen oplossingen aan, verkrijgen committment bij de betrokken partijen en verzorgen de dienstverlening die voor een succesvolle implementatie nodig is. GS1 Nederland is onderdeel van de wereldwijde GS1-organisatie, vertegenwoordigd in meer dan 100 landen. GS1 heeft meer dan 30 jaar ervaring is het ontwikkelen van wereldwijde standaards, diensten en oplossingen in verschillende sectoren. Zeker voor de gezondheidszorg is de internationale component belangrijk omdat veel producenten van geneesmiddelen multinationals zijn. GS1 Healthcare is een wereldwijde organisaties die alle betrokkenen samenbrengt op internationaal niveau.

2.1

Wat is traceerbaarheid? Onder traceerbaarheid verstaan we het volgen (to track) en herleiden (to trace) van artikelen, vanaf het moment van productie tot en met de beëindiging van de levensduur (door gebruik of vernietiging). De internationale term is ‘traceability’. De GS1 Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH) maakt traceerbaarheid mogelijk.


5

2.2

Dé standaard voor de zorg Ziekenhuisorganisaties als de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra (NFU), de Vereniging van ziekenhuizen (NVZ) en de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuisapothekers (NVZA) hebben uitgesproken dat zij de GS1-standaard als dé standaard voor de zorg zien. Zij willen daarom met behulp van deze standaard de patiëntveiligheid verhogen en tegelijkertijd de kosten in de keten verlagen. Uitspraak van de NFU, NVZ en NVZA op 27 januari 2011 tijdens het congres ‘Samen zorgen voor de keten van morgen’:

Doelstelling Eind 2012 zijn alle primaire en secundaire verpakkingen voorzien van GS1 codering (GTIN, batch- en/of serienummer, expiratiedatum), bij voorkeur in een GS1 DataMatrix. Doelstellingen De GS1 Global Traceability Standard for Healthcare draagt bij aan de realisatie van een viertal doelstellingen. Deze gelden voor zowel leveranciers als afnemers van medische hulpmiddelen: -

-

-

2.3

Patiëntveiligheid verhogen, door 100% traceerbaarheid naar de patiënt te realiseren en daardoor de recall-procedure te verbeteren. Logistieke efficiency verbeteren. Zorgpartijen willen 100% inzicht in de voorraad, efficiënt beheer van de voorraad en vereenvoudiging van de logistieke processen. Minder administratieve handelingen. Door barcodescanning kan een aantal processen, dat nu nog handmatig wordt uitgevoerd, worden geautomatiseerd. Derving tegengaan. Door expiratiedata inzichtelijk te hebben, is het mogelijk om onnodige verspilling te voorkomen. Producten waarvan de expiratiedatum bijna verloopt, worden eerder gebruikt.

Scope In deze business case beschrijven we de kosten en de baten van het invoeren van traceerbaarheid met behulp van de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare op medische hulpmiddelen die worden gebruikt in de operatie- en behandelkamers. Onder medische hulpmiddelen valt een grote groep producten, zoals instrumenten, toestellen, apparaten of andere artikelen die worden ingezet bij diagnose en behandeling van ziekte of beperking bij een mens. Voorbeelden hiervan zijn implantaten (kunstknie, kunstheup, pacemaker), disposables, stents, incontinentiemateriaal en chirurgische instrumenten. Zaken als röntgenapparatuur, MRI-scanners en software vallen buiten de scope.


6

We richten ons op de kosten en baten die te maken hebben met het logistieke proces en met de vastlegging van het gebruikte product bij de patiënt.

De focusgroep Traceability heeft ervoor gekozen om de scope te richten op medische hulpmiddelen die worden gebruikt in de operatie- en behandelkamers, exclusief de kapitaalgoederen. Deze keuze is gemaakt om de business case overzichtelijk te houden. In de toekomst kan de scope worden verbreed naar andere toepassingen binnen de ziekenhuizen. Buiten de scope De aspecten die te maken hebben met het zorginhoudelijke proces vallen buiten de scope van deze business case. Hieronder verstaan we bijvoorbeeld klaarzetprotocollen en regels voor het medische proces die vanuit de Inspectie voor de Gezondheidszorg worden opgelegd. Ook de financiële gevolgen van fouten die worden gemaakt naar de patiënt toe vallen buiten de scope. Deze kosten zijn lastig te kwantificeren en hangen nauw samen met de manier van archiveren die per ziekenhuis kan verschillen. Tot slot valt ook de traceerbaarheid van geneesmiddelen buiten de scope van deze business case. Aanpak Voor het tot stand komen van deze business case zijn onderstaande activiteiten ondernomen: Beschrijving van de huidige situatie. Beschrijving van de ideale situatie. Interviews met twee leveranciers en twee ziekenhuizen. Bespreken van tussenversies en nieuwe input leveren tijdens bijeenkomsten van de GS1 focusgroep Traceability.

2.4

Met dank aan Naam

Organisatie

Tom Pereboom

UMC Utrecht

Menno Manschot

St. Antonius Ziekenhuis

Justin Bitter

UMC Nijmegen

Jan Vink

Zorgsupply

Henri Wijers

Ziekenhuisgroep Twente

Harry Kappert

Kappert Consultancy

Stephan Roos

Synthes

Hans Lunenborg

GS1 Nederland

Sarina Pielaat

GS1 Nederland

Esther Peelen

GS1 Nederland


7

3

Achtergrond

3.1

Organisatorische context Deze business case is uitgewerkt op initiatief van de focusgroep Traceability in de gezondheidszorg. Hierin zijn leveranciers, ziekenhuizen, solution providers en GS1 Nederland vertegenwoordigd. De focusgroep Traceability is een van de focusgroepen onder de ‘GS1 Healthcare Taskforce’, die als volgt samenhangt:

De Business Council bepaalt het beleid. De stuurgroep zorgt ervoor dat de focusgroepen de daaruit voortvloeiende acties uitvoeren. Tevens zorgt de stuurgroep ervoor dat de focusgroepen op de hoogte blijven van elkaars werkzaamheden en ontwikkelingen. In de stuurgroep zitten de voorzitters van de focusgroepen en de projectleiders van GS1 Nederland. Focusgroepen -

Focusgroep Elektronische Berichten Ontwikkeling, beheer en implementatie van elektronische berichten (EDI) ter ondersteuning van de logistieke processen. Er zijn bijvoorbeeld richtlijnen beschikbaar voor commerciële voorwaarden, vraag- en aanbodsignalen, levering en ontvangst en financiële afhandeling.

-

Focusgroep AIDC Ontwikkeling, beheer en implementatie van richtlijnen over GS1-barcodes.


8

-

Focusgroep Traceability Toetsing en ontwikkeling van richtlijnen voor traceerbaarheid. De groep is ook een platform voor het uitwisselen van ervaringen met traceabilityprojecten.

-

Focusgroep Datasynchronisatie Ontwikkeling, beheer en implementatie van GDSN/G-Standaard Logic.

Meer informatie over GS1 Nederland, onze oplossingen en projecten is te vinden op www.gs1.nl/samenzorgen Internationale samenhang GS1 Nederland en een aantal deelnemers uit de verschillende focusgroepen nemen deel aan internationale werkgroepen van GS1 Healthcare. Deze internationale organisatie heeft als missie om de patiëntveiligheid te verhogen en de logistieke efficiency te verbeteren door de inzet van GS1-standaards en oplossingen. Stakeholders uit de zorg, afkomstig uit de hele wereld, zijn bij GS1 Healthcare betrokken. Meer informatie: www.gs1.org/healthcare GS1 Nederland is betrokken bij onderstaande werkgroepen: Traceability in Healthcare II AIDC Healthcare Implementation Guide Work Group AIDC Healthcare II GS1 Healthcare GDSN Implementation GSMP Patient and Care Giver ID Work Group GSMP Multiple BarCodes Work Group GS1 Healthcare Public Policy Work Group GS1 Healthcare Provider Advisory Council GDSN Level Below the Each

3.2

Huidige situatie Bedrijfsleven Internationaal hulpmiddelen standaards te Abbott, Alcon

hebben onder andere de volgende leveranciers van medische ervoor gekozen om hun producten aan de hand van de GS1identificeren: Johnson & Johnson MD, B.Braun, Nutricia MD, 3M, Laboratories, Baxter, Cook, Covidien, Medtronic en St. Jude.

Ook op de nationale markt zetten diverse leveranciers van medische hulpmiddelen al GS1-standaards in voor productidentificatie: 3M, ABBOTT BV, Alcon, Baxter, Biomet, Synthes, Becton-Dickinson BV, B.Braun, Boehringer Ingelheim BV, Coloplast, Covidien, EV3, J&J BV, Kimberley Clark, Koninklijke Utermohlen NV, Medeco, Medtronic, Nutricia, Spruyt-Hillen en Van Straaten Medical. Het aantal leveranciers dat in ons land kiest voor de GS1-standaards neemt toe, omdat: De Nederlandse zorgverleners (NFU,NVZ, NVZA en KNMP) hier inmiddels voor hebben gekozen. Het verbeteren van de patiëntveiligheid hoog in het vaandel staat. Efficiëntieverbetering bij zowel de interne processen als bij het uitwisselen van de informatie tussen leverancier en afnemer gewenst is. Toonaangevende leveranciers de trend zetten en de anderen niet willen achterblijven.


9

Ziekenhuizen De Nederlandse zorgsector (NFU, NVZ, NVZA, KNMP, Z-index, NefeMED en ZorgDAS) steunt het gebruik van barcodes, maar gebruikt deze in de praktijk nog nauwelijks. Dit komt onder andere door het gefragmenteerde karakter van de zorg en het feit dat er eerst geïnvesteerd moet worden alvorens de sector er vruchten van kan plukken. Nog maar de helft van de fabrikanten zet een barcode op producten. Ziekenhuizen hebben vaak wel een eigen verpakafdeling waar codering wordt aangebracht, wat erg arbeidsintensief is. Veel ziekenhuizen en zorgverleners doen dat bovendien op hun eigen manier. Het gebruik van veelal ouderwetse, handmatige systemen bij het toedienen van geneesmiddelen en bij het gebruik van medische hulpmiddelen is foutgevoelig, inefficiënt en zeker niet kostenbesparend. Overheden en politiek Vanuit de overheid worden bezuinigingen opgelegd aan de gezondheidszorgsector als geheel. Mede door de vergrijzing van de Nederlandse bevolking en de toegenomen mogelijkheden voor behandeling, stijgen de overheidsuitgaven en kost de zorg meer dan voorheen. Daarnaast dreigen er in de toekomst forse personeelstekorten in de zorg. Om de kostenverhoging en de personeelstekorten tegen te gaan, wil de overheid dat de sector efficiënter gaat werken. De overheid wil tegelijkertijd dat de patiëntveiligheid wordt verhoogd. Uit het Nivel-onderzoek ‘Monitor zorggerelateerde schade 2008’ blijkt dat er in de Nederlandse ziekenhuizen ruimte is voor verbetering die de patiëntveiligheid ten goede komt. In bijna 40% van de gevallen waarbij sprake was van vermijdbare onbedoelde schade bij een patiënt, was deze schade waarschijnlijk te voorkomen geweest. Ziekenhuizen zijn daarom bezig met de ontwikkeling van een veiligheidsmanagementsysteem. Ontbrekende, onduidelijke of een overdosis aan informatie tijdens de behandeling is een van de oorzaken van onbedoelde gebeurtenissen en schade bij patiënten. Zorgverzekeraars Onder regie van de overheid krijgen zorgverzekeraars steeds meer invloed op de gezondheidszorg. Een voorbeeld hiervan is de Diagnose Behandeling Combinatie (DBC) die in 2005 is ingevoerd. Een DBC is een weergave van alle activiteiten en verrichtingen die een patiënt in het ziekenhuis doorloopt gedurende een vastgestelde periode. Er is dus sprake van één declarabel product - de DBC - die het geheel aan ziekenhuisactiviteiten van een patiënt in het kader van een bepaalde zorgvraag omvat. Op deze manier zou efficiënt werken gestimuleerd worden: een ziekenhuis ontvangt een vast (gemiddeld) bedrag per behandeling en ook de medisch specialist ontvangt een vast uurtarief. Hiermee wordt beoogd dat ziekenhuizen en medisch specialisten efficiënter werken waardoor marktwerking in de gezondheidszorg ontstaat. Voor ziekenhuizen is het van groot belang inzicht te hebben in de werkelijke kosten van de behandeling, zodat zij beter met de zorgverzekeraars kunnen onderhandelen over de te declareren behandelingen.


10

3.3

Wettelijke verplichtingen Volgens de Nederlandse wet is een fabrikant van medische hulpmiddelen verplicht om de volgende incidenten bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg te melden: Elke slechte werking of aantasting van de kenmerken of prestaties van medische hulpmiddelen en elke ontoereikendheid van de etikettering of van de gebruiksaanwijzing die de dood of een ernstige achteruitgang van de gezondheidstoestand van een patiënt of een gebruiker kan of heeft kunnen teweegbrengen. Elke technische of medische reden in verband met de kenmerken of de prestaties van hulpmiddelen die, als gevolg van bij het eerste punt genoemde omstandigheden, ertoe heeft geleid dat de fabrikant systematisch hulpmiddelen van hetzelfde type uit de handel heeft genomen (recall). Om aan de wet te kunnen voldoen is het van belang de medische hulpmiddelen te identificeren en deze door de hele logistieke keten te volgen. GS1 pleit voor wetgeving over traceerbaarheid Het wettelijk verplicht stellen van het gebruik van barcodes voor geneesmiddelen en medische hulpmiddelen in de gehele zorgsector is nodig om de eerder genoemde doelstellingen te realiseren. Voorbeelden uit het buitenland laten zien dat wetgeving een versnelling van de implementatie kan realiseren. Reden voor landen als Groot-Brittannië, Frankrijk, Zwitserland en Turkije om wetgeving op te stellen. Ook landen als Amerika en Canada zijn in samenwerking met de Food and Drug Administration (FDA) bezig met het creëren van een wettelijke basis voor het gebruik van barcodes in de zorg. GS1 Nederland pleit ervoor dat traceerbaarheid ook in Nederland wettelijk verplicht wordt gesteld.

Een wettelijke verplichting zal de patiëntveiligheid verbeteren en tevens de logistieke zorgkosten omlaag brengen. Het is een win-win-winsituatie voor de patiënt, de zorgverlener en de rijksoverheid.

3.4

Internationale ontwikkelingen Zoals hierboven al gemeld, heeft de overheid in verschillende landen het gebruik van GS1-codes reeds verplicht gesteld. Vaak gaat dit om geneesmiddelen, waarbij soms ook eisen worden gesteld aan het type barcode: de GS1 DataMatrix. Er is nu een tendens te zien waarbij overheden en wetgevingsinstanties zich ook meer gaan richten op weten regelgeving voor medische hulpmiddelen. Zo heeft de Food and Drug Administration (FDA) nieuwe weten regelgeving opgesteld die in 2012 van kracht gaat. In deze wet wordt verplicht gesteld dat medische hulpmiddelen zijn voorzien van een Unique Device Identifier (UDI), een unieke machine leesbare identificatie, in de vorm van bijvoorbeeld een barcode. Eind 2012 moeten alle klasse 3 medische hulpmiddelen voorzien zijn van zo’n UDI en daarna volgen de klassen 2 en 1. De Europese Commissie heeft aangegeven deze wetgeving over te nemen voor Europa.


11

Onderstaande figuur geeft aan in welke landen er eisen worden gesteld aan medische hulpmiddelen. Dit kan zijn via wettelijke verplichtingen, contractafspraken of andere ontwikkelingen.


12

4

Huidige werkwijze Voor deze business case hebben we in kaart gebracht hoe het huidige proces over het algemeen verloopt. Het is mogelijk dat het proces voor een aantal leveranciers en/of ziekenhuizen hier enigszins van afwijkt. Twee figuren geven de logistieke keten van medische hulpmiddelen weer voor zowel de leverancier als het ziekenhuis. Ze laten zien welke schakels de goederen in de keten passeren. Dit inzicht is nodig omdat de gegevens die van belang zijn voor traceerbaarheid in elke schakel beschikbaar moeten zijn, of in ieder geval een referentie naar die gegevens. De logistieke keten start bij het aanleveren van ruw materiaal of grondstof en eindigt bij het gebruik van het product bij de patiënt.

4.1

Leverancier De leverancier ontvangt grondstoffen ter vervaardiging van het eind- of tussenproduct van de toeleverancier. Bij deze grondstoffen ontvangt de leverancier gegevens over onder andere materiaalsoort, batchnummer en expiratiedatum. Ook het ordernummer van de leverancier wordt vermeld. Deze gegevens blijven tot aan de levering aan het ziekenhuis bij het product beschikbaar. Het figuur op de volgende bladzijde laat de logistieke keten van goederen zien vanaf de toeleverancier. Hierbij is aangegeven welke gegevens van belang zijn voor het volgen en traceren van producten. Deze moeten worden uitgewisseld met de volgende schakel in de keten.


13


14

4.2

Ziekenhuis Het ziekenhuis ontvangt medische hulpmiddelen van de leverancier. De daarbij behorende informatie wordt aangeleverd via de begeleidende pakbon (elektronisch of op papier) of via de barcode op de verpakking. Na de ontvangst van de producten worden deze verder gedistribueerd in het ziekenhuis, naar de locaties waar ze nodig zijn. Onderstaand figuur geeft de logistieke keten van medische hulpmiddelen binnen een ziekenhuis weer. Ook hier is weer aangegeven welke gegevens – artikel-, batch- en/of serienummer en expiratiedatum - van belang zijn voor traceerbaarheid. Deze gegevens dienen in elke stap van de logistieke keten beschikbaar te zijn.


15

Barcodering Van alle medische hulpmiddelen (binnen de scope van deze business case) die het ziekenhuis ontvangt, heeft ongeveer 80% één of meer barcodes. Dit houdt in dat de meeste producten kunnen worden gescand en elektronisch geregistreerd. Het overige deel moet handmatig worden geregistreerd. Het lastige hierbij is dat er (nog) geen standaard barcode wordt gehanteerd. De barcodes op de verpakking zijn van verschillende types: GS1, HIBC of andersoortige code. Ook is er geen standaard voor de plaats van de barcode op de verpakking en er is geen standaard voor de gegevens in de barcode. Zo kan het voorkomen dat er meer dan één barcode op de verpakking staat voor de verschillende soorten gegevens (artikelnummer, batch- en/of serienummer en expiratiedatum). Op dit moment maakt ongeveer 10% van de Nederlandse ziekenhuizen gebruik van de barcodes op de verpakking voor registratie van medische hulpmiddelen. Dit aantal is wel groeiende. Distributie binnen het ziekenhuis Bij ontvangst van de producten wordt de bestelling gecontroleerd en vervolgens gedistribueerd in het ziekenhuis. De distributiewijze verschilt per ziekenhuis. Soms worden de ontvangen levereenheden in originele verpakking direct naar het volgende punt gebracht. Soms worden de geleverde eenheden gesplitst en samengevoegd met andere goederen en pas daarna naar het volgende punt gebracht. Steriele goederenstroom Steriele producten vereisen een andere wijze van logistieke afhandeling en moeten onder speciale condities worden bewaard en gebruikt, zodat de steriliteit gewaarborgd blijft. In de meeste ziekenhuizen is daarom een afzonderlijke, geconditioneerde opslagfaciliteit gecreëerd nabij de OK’s. In sommige ziekenhuizen gaan de steriele producten direct naar de OKvoorraadpunten en in andere gaan de steriele producten eerst naar een centraal steriel magazijn. Geen voorraadregistratie Wanneer de medische hulpmiddelen aankomen op een van de OK-locaties (steriele opslag OK, steriele voorraadkamers vlakbij de OK’s, of de OK zelf), worden deze in de meeste ziekenhuizen niet geregistreerd in een voorraadsysteem. De OK-afdeling weet zodoende niet precies welke en hoeveel medische hulpmiddelen op de verschillende voorraadpunten liggen. Het gebruik van een medisch hulpmiddel bij een patiënt wordt in de regel op twee manieren vastgelegd: 1 De sticker met informatie over het product (artikelnummer, batchnummer, expiratiedatum) wordt in het papieren dossier geplakt. 2 De informatie wordt van de verpakking overgenomen door deze handmatig in te typen in het Elektronisch Patiëntendossier. In enkele gevallen wordt de barcode gescand die op de verpakking van het product aanwezig is. Er vindt geen terugkoppeling plaats naar de Enterprise Resource Planning software (ERP, zie ook begrippenlijst), zoals bijvoorbeeld Oracle of SAP. Hierdoor worden de gebruikte producten niet van de voorraad afgeboekt en worden deze dus niet automatisch besteld om de voorraad op peil te houden.


16

Van gebruikte producten worden, onder andere op basis van telling, handmatig nieuwe exemplaren besteld bij de leverancier. Dit gebeurt via de website, per fax of telefonisch. Omdat misgrijpen (‘out-of-stock’) op de OK’s zeer onwenselijk is en zelfs levensbedreigend kan zijn, hebben OK-medewerkers de neiging extra voorraden aan te leggen. De voorraden zijn hierdoor vaak onnodig hoog, wat de kosten van de voorraad opdrijft. Daarnaast zorgt dit ervoor dat het controleren van de voorraad veel tijd kost, zeker omdat dit in veel gevallen nog handmatig gebeurt. Over het algemeen weet de afdeling inkoop precies welke producten zijn besteld en geleverd, maar heeft het ziekenhuis vervolgens beperkt inzicht in verbruik en in de voorraadhoogte. Derving De actualiteit van de voorraad is in de huidige situatie niet altijd even betrouwbaar doordat deze visueel en handmatig wordt vastgesteld. Regelmatig controleert een medewerker de expiratiedata op de verpakkingen en zorgt ervoor dat de verpakkingen met de vroegste expiratiedata vooraan staan, First Expired First Out (FEFO). De expiratiedata worden doorgaans niet geregistreerd in een voorraadsysteem. Kostenberekening operatie Doordat geen geautomatiseerde terugkoppeling van gebruikte producten plaatsvindt naar het Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS) of naar het ERP, is het lastig de exacte kosten van een operatie te berekenen. Het is immers niet precies bekend welke producten bij een operatie zijn gebruikt. De kostenberekening vindt plaats op basis van een inschatting. De meeste ziekenhuizen zijn hierdoor niet in staat een goede vergelijking te maken tussen de kostprijs van een behandeling en de vergoeding. Recall Een leverancier weet in de meeste gevallen aan de hand van de geregistreerde informatie over product-, batch- en/of serienummer en de expiratiedatum, welke productbatch aan welk ziekenhuis is geleverd. Binnen het ziekenhuis wordt echter niet geregistreerd op welke voorraadpunten de ontvangen producten zijn terechtgekomen. In het geval van een terugroepactie kan dan ook niet gericht worden gezocht. Op alle potentiële voorraadpunten moet fysiek worden nagekeken of het product er misschien ligt. Om te achterhalen of het product gebruikt is bij een patiënt, moeten de (papieren) patiëntendossiers worden doorzocht. Dit is een tijdrovende activiteit, die soms wel een aantal dagen kan duren en vaak door meer dan één persoon wordt uitgevoerd. Dit heeft ook gevolgen voor de patiëntveiligheid: het ziekenhuis is meestal niet in staat om voor 100% te achterhalen welke patiënten welk product (implantaat) hebben gekregen. In het geval van kwaliteitsproblemen met het product kan dit vervelende gevolgen hebben voor de patiënt. Consignatie Bij consignatie (zie begrippenlijst) legt de leverancier een voorraad aan bij het ziekenhuis. Deze service van de leverancier kan het ziekenhuis kosten besparen, doordat het voorraadbeheer over de consignatiegoederen dan wordt uitbesteed aan de leverancier. Omdat het verbruik van producten binnen ziekenhuizen niet voldoende wordt geregistreerd, kan consignatie echter nog niet optimaal worden toegepast. De verbruiksregistratie moet eerst op orde zijn, voordat een


17

ziekenhuis kan bepalen voor welke en hoeveel producten consignatie rendabel is. Courante voorraad Binnen de ziekenhuizen is onvoldoende informatie bekend over de courante voorraad. Zo is op dit moment niet van elk product duidelijk of het nog kan worden toegepast bij een operatie of dat dit – bijvoorbeeld omdat het type verouderd is – niet meer mogelijk is. Ook kan het management bij de keuze van nieuw assortiment geen gebruikmaken van verbruiksanalyses en is er onvoldoende inzicht in het nog aanwezige assortiment.

4.3

Verbeterpunten in de huidige situatie In de huidige situatie zien we een aantal aanknopingspunten voor verbetering. -

Er zijn in de keten onvoldoende afspraken gemaakt over het gebruik van unieke identificatie en elektronische uitwisseling voor de logistieke en administratieve processen.

-

Onvoldoende inzicht in waar het product zich binnen het ziekenhuis bevindt.

-

Vastlegging van gebruikte producten bij de patiënt gebeurt vaak nog handmatig, waardoor lastig is te achterhalen welke producten zijn ingebracht/gebruikt. Handmatige registratie is bovendien foutgevoelig. Beide factoren zijn nadelig voor zowel de patiënt als het ziekenhuis.

-

De processen - van het bestellen van een medisch hulpmiddel tot en met de ontvangst op de OK - sluiten niet goed op elkaar aan omdat de verschillende IT-systemen niet aan elkaar zijn gekoppeld.

-

De voorraden worden op inefficiënte wijze aangevuld. Bestellen betreft veel handmatige handelingen.

-

Het inzicht in de voorraad is niet optimaal. Dit heeft een aantal gevolgen: Er zijn te veel producten op voorraad en dat leidt tot (te) hoge kosten. Onzekere planning. Wanneer benodigde producten niet aanwezig zijn op het moment van een geplande operatie, kan een ingreep soms geen doorgang vinden op het geplande tijdstip. Afhankelijkheid van personeel. Personeelsleden zijn op de hoogte van de aanwezigheid van producten, maar dit ligt niet vast in een IT-systeem.

-

Het inzicht in expiratiedata van producten is niet optimaal. Dit leidt tot onnodige derving.

-

Kostenberekening van gebruikte producten gebeurt niet exact genoeg, waardoor er verschil kan ontstaan tussen de kostprijs van een behandeling en de vergoeding door de zorgverzekeraar (DBC en DOT).

-

Recalls kunnen niet voor 100% worden teruggehaald en zijn zeer arbeidsintensief doordat de procedure nu veelal handmatig wordt uitgevoerd.


18

5

Gewenste situatie In dit hoofdstuk beschrijven we de gewenste situatie, die veel voordeel kan opleveren voor zowel ziekenhuizen als leveranciers, en de manier waarop dit kan worden gerealiseerd. Wij zijn ervan overtuigd dat er door het inzetten van de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH) veel kan worden bereikt, zowel op het gebied van patiëntveiligheid als op het gebied van logistieke efficiency.

5.1

Doelstellingen Doelstellingen patiëntveiligheid In de gewenste situatie is op het gebied van patiëntveiligheid het volgende bereikt: Geautomatiseerde recall-procedure. Met één druk op de knop is inzichtelijk welke patiënt welk implantaat heeft gekregen. 100% zekerheid over product/patiëntregistratie. De producten die tijdens een operatie zijn gebruikt, zijn via EPD en ZIS geheel te achterhalen. Operaties vinden altijd doorgang. Aanwezigheid van producten is afgestemd met de planning. Doelstellingen logistieke efficiency In de gewenste situatie zijn onderstaande logistieke voordelen behaald. Er is 100% inzicht in de voorraad van het ziekenhuis, waardoor: De derving met circa 80% kan worden verlaagd. Consignatie optimaal kan worden ingezet. De voorraad volledig kan worden aangestuurd (FEFO, planning). Er volledig inzicht is in waar het product zich binnen het ziekenhuis bevindt. Er minder spoedorders worden geplaatst. De voorraadhoogte is verlaagd. -

Administratieve processen zijn gedigitaliseerd, waardoor: Bestellen van producten sneller gaat en er minder fouten worden gemaakt. Producten automatisch worden bijbesteld. Zodra het aantal onder een bepaald minimum komt, maakt het systeem een order aan. Leverancier en ziekenhuis minder tijd kwijt zijn aan assortiment- en artikelbeheer. Inboeken van ontvangst sneller gaat. Kostenberekening completer en met minder fouten gebeurt (voor DBC en DOT).


19

5.2

GS1 Traceerbaarheid: hoe werkt het? De GS1 Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH) wordt ingezet om traceerbaarheid te realiseren. Hoe dit precies werkt, van processen tot en met de registratie bij de patiënt, is uitgebreid beschreven in Bijlage I. In deze paragraaf geven we een beknopte weergave van de inzet van de GTSH. Randvoorwaarden We gaan voor deze business case uit van onderstaande randvoorwaarden: Cruciaal is dat zowel de leverancier als de afnemer (ziekenhuis) beschikt over een goede IT-infrastructuur. Deze bestaat ten minste uit: ERP-pakket. Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS). Elektronisch Patiënt Dossier (EPD). Hiermee bedoelen we geen landelijk EPD. Hardware, zoals PC’s, printers en scanners. Traceerbaarheid loopt van toeleverancier tot en met de patiënt, dus door de hele logistieke keten van medische hulpmiddelen. Traceerbaarheid wordt gerealiseerd op basis van de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH). De ‘harde’ meetpunten in deze business case hebben voornamelijk betrekking op de efficiency. De ‘zachte’ meetpunten hebben betrekking op patiëntveiligheid. Verschillende niveaus van traceerbaarheid Een omdoos, een krat, een operatiekit, een los product (schroefje, plaatje, chirurgisch instrument): het zijn allemaal ‘vormen’ die gevolgd moeten kunnen worden. We noemen zo’n vorm een traceerbaar product. Voor de gebruiksgoederen op de OK’s zijn de volgende niveaus relevant: Productniveau

Omschrijving

Logistieke eenheid

Een verpakking die meerdere producten bevat. Bijvoorbeeld een doos, krat, kit op operatienet met (verschillende) artikelen.

Batchniveau

Alle producten die in dezelfde batch zijn geproduceerd. Bijvoorbeeld 1.000 schroefjes met hetzelfde batchnummer.

Los product

Alle producten van een bepaald type. Bijvoorbeeld hechtdraad of schaar.

Uniek specifiek exemplaar van een los product

Bijvoorbeeld een knieprothese.

Een recall vindt meestal plaats op batchniveau: de leverancier roept alle producten die in een productierun zijn geproduceerd uit de markt terug. Het batchnummer van het product is hierbij bepalend. Risico gebaseerde traceerbaarheid Ziekenhuizen en leveranciers bepalen gezamenlijk op welke producten zij traceerbaarheid willen toepassen. Een bepalende factor hierbij is of het om een product gaat dat risico voor de patiënt met zich meebrengt (zoals bijvoorbeeld implantaten) en of het product relevant is voor de financiële afhandeling (DBC en DOT registratie).


20

GS1-identificatie Om de producten door de hele logistieke keten te kunnen volgen en traceren, is het nodig de producten te herkennen. Ook is het nodig de verplaatsingen van de producten van de ene naar de andere locatie in de keten te registreren, zodat er inzicht is in waar de producten zich in de keten bevinden. Voor het gebruik van de producten bij de patiënt ten slotte, is het nodig de patiënt te identificeren evenals de medewerker die het medisch hulpmiddel gebruikt en/of inbrengt bij de patiënt. Voor de identificatie heeft GS1 onderstaande oplossingen: Te identificeren item

Internationaal

Nederlands

Logistieke eenheid

Serial Shipping Container Code* (SSCC)

GS1-verzendcode

Medisch hulpmiddel

Global Trade Item Number* (GTIN)

GS1-artikelcode

Partij/locatie

Global Location Number* (GLN)

GS1-adrescode

Ziekenhuismedewerker

Global Service Relation Number* (GSRN)

GS1-relatienummer

Patiënt

Global Service Relation Number* (GSRN)

GS1-relatienummer

* Deze identificerende nummers noemen we ook wel ‘GS1-keys’. Uitwisseling van stamgegevens Ziekenhuizen en leveranciers wisselen artikelen adresgegevens, ook wel stamgegevens genoemd, uit. Om dit zo efficiënt mogelijk te kunnen doen, biedt GS1 Nederland diverse oplossingen die zijn gebaseerd op de GS1-keys. De key wordt tussen verschillende partijen uitgewisseld en de bijbehorende gegevens staan in het systeem. Zo wordt de hoeveelheid uit te wisselen gegevens enorm beperkt. Het ziekenhuis kan de gegevens over een medisch hulpmiddel verkrijgen via een bilateraal bestand of via een datapool, waarbij de leverancier de gegevens invult en deze toegankelijk maakt voor het ziekenhuis. Voor het uitwisselen van artikelgegevens is het GS1 Global Datasynchronisation Network (GDSN) beschikbaar. Voor het uitwisselen van adresgegevens het GS1adrescodeboek. Uitwisselen elektronische berichten (GS1 eCom) Om de logistieke en administratieve processen te ondersteunen onderstaande GS1 eCom implementatierichtlijnen worden ingezet: Vraag- en aanbodsignalen Levering en ontvangst Financiële afhandeling

kunnen

Voor traceerbaarheid van de medische hulpmiddelen is met name de richtlijn voor levering en ontvangst van belang. Omdat we in deze business case ook letten op de logistieke voordelen van elektronisch bestellen en factureren, benoemen we ook de andere richtlijnen. Meer informatie over onze oplossingen vindt u op www.gs1.nl/samenzorgen.


21

5.3

Nieuwe werkwijze ziekenhuis Wanneer de leverancier een logistieke eenheid aan het ziekenhuis heeft geleverd, zijn er twee werkwijzen mogelijk: De logistieke eenheid blijft intact en wordt vervoerd naar de OK-afdeling. De logistieke eenheid wordt na levering uit elkaar gehaald en de producten worden verzameld per afdeling. Om traceerbaarheid te realiseren zijn onderstaande locaties in het ziekenhuis relevant voor het registreren van de traceerbare producten in het ERP (zie ook het figuur in hoofdstuk 3: logistieke keten ziekenhuis). Aankomst en inboeken centraal magazijn Aankomst en inboeken steriele opslag OK Aankomst en inboeken voorraadpunten bij OK’s Aankomst en inboeken OK Gebruik bij de patiënt Op het niveau van de logistieke eenheid Wanneer de logistieke eenheid intact blijft tot aan de OK is de werkwijze als volgt: de verzendcode van de logistieke eenheid wordt bij elke verplaatsing binnen het ziekenhuis geregistreerd door het scannen van de barcode op een doos, krat of kit. De locaties zijn geïdentificeerd met een GS1-adrescode (GLN). Bij elke verplaatsing van de eenheid wordt de barcode gescand en vastgelegd bij de GLN. Zo wordt zichtbaar dat de logistieke eenheid van GLN1 naar GLN2 wordt gedistribueerd.

Op elk moment is nu duidelijk waar een logistieke eenheid zich binnen het ziekenhuis bevindt. In de verschillende voorraadpunten bij de OK’s wordt de eenheid uitgepakt en op de schappen gelegd. De logistieke eenheid houdt hier op te bestaan en vanaf hier worden de losse producten geregistreerd, al dan niet als uniek product. Op het niveau van het product Onder traceerbaarheid op productniveau verstaan we het volgen van individuele producten. Het is hierbij niet relevant of het product zich binnen een logistieke eenheid bevindt of ‘los’ in de keten voorkomt. Wat wel uitmaakt is of het om een uniek exemplaar van een product gaat of niet. Het artikelnummer, de expiratiedatum en het batch- en/of serienummer die bij de producten horen, worden vastgelegd in het systeem door de barcode(s) op het product te scannen. Hierdoor kan First Expired First Out (FEFO) worden toegepast om derving tegen te gaan. Daarnaast is, door het vastleggen van een serienummer, te allen tijde te achterhalen waar dit specifieke product zich in de keten bevindt.


22

Naast het scannen van de barcode op het product, wordt de locatie vastgelegd via een GS1-adrescode (GLN). Door de GS1-artikelcode (GTIN) en de GLN aan elkaar te koppelen in het ERP, is bekend welk product zich op welke locatie bevindt. Het is mogelijk om ook de schappen of rekken in de verschillende OKvoorraadpunten te voorzien van een GLN. Zo is in het systeem exact bekend welk product waar te vinden is. Onderstaand figuur geeft aan hoe de vastlegging van een product op de diverse locaties gebeurt.


23

Registratie bij de patiënt In deze business case gaan we ervan uit dat alle secundaire verpakkingen (zie begrippenlijst) zoals op het onderstaande voorbeeld zijn voorzien van één of meer barcodes met hierin een artikelnummer, batch- en/of serienummer en expiratiedatum.

Het gebruikte product wordt gescand en de artikelcode, het batch- en/of serienummer en de expiratiedatum worden vastgelegd in het EPD. Door de aangebrachte identificatie op het polsbandje van de patiënt te lezen, worden deze gegevens aan de patiënt gekoppeld. Ook de gegevens van de medewerker worden hierbij vastgelegd door de barcode op het medewerkerpasje te scannen. Door het product op het moment van gebruik bij de patiënt één keer te scannen, worden GS1-artikelcode (GTIN), expiratiedatum en batch- en/of serienummer geregistreerd in EPD, ZIS en ERP. Onderstaand figuur laat zien hoe productgegevens worden gekoppeld aan een patiënt en de medewerker die een product inbrengt of toepast.


24

In het EPD wordt vastgelegd welk product bij een patiënt is gebruikt en door welke medewerker. Daarnaast wordt de informatie uit de barcode vastgelegd in het ZIS en het ERP. Hierdoor kunnen de kosten van de gebruikte producten worden berekend en worden de gebruikte producten direct afgeboekt van de voorraad. De gebruikte producten worden vervolgens automatisch bijbesteld bij de leverancier. Elektronisch bestellen, ontvangen en factureren Het ERP van het ziekenhuis maakt automatisch een order aan wanneer het aantal producten op voorraad een bepaald minimum heeft bereikt. De order wordt verstuurd naar de leverancier. Deze verzamelt vervolgens de gevraagde goederen en stuurt deze, samen met een verzendbericht, naar het ziekenhuis. Het ziekenhuis ontvangt de goederen en controleert deze. Hierna stuurt de leverancier een elektronische factuur aan het ziekenhuis voor de bestelde, en inmiddels geleverde, producten. Doordat in de communicatie tussen ziekenhuis en leverancier gebruik wordt gemaakt van dezelfde GS1-keys (GTIN, GLN, SSCC) voor het identificeren van producten en locaties, is het eenvoudig de logistieke en administratieve processen op elkaar te laten aansluiten. Het gehele proces van bestellen, leveren, gebruiken en factureren verloopt zo veel efficiënter.


25

5.4

Stappenplan Om traceerbaarheid met GS1-standaards in te voeren, moet een aantal stappen worden genomen. Het figuur hieronder laat dit zien.

Voor meer informatie en toelichting op het stappenplan, zie GS1 Global Traceability Standard for Healthcare.


26

5.5

Checklist In de gewenste situatie moet aan onderstaande punten zijn voldaan. -

-

-

-

-

Hoofdprocessen zijn geautomatiseerd via ZIS en ERP. Patiëntinformatie is aanwezig in Elektronisch Patiëntdossier (EPD). Elk afzonderlijk product heeft een GS1-artikelcode (GTIN), expiratiedatum en batch- en/of serienummer, weergegeven in een GS1-barcode*. De locaties waar een logistieke eenheid terechtkomt, zijn geïdentificeerd met een GS1-adrescode (GLN). Elke logistieke eenheid heeft een identificatie. Dit kan een GS1verzendcode (SSCC) zijn. Elke patiënt heeft een unieke identificatie (GSRN of eigen code, bijv. BSN), bijvoorbeeld weergegeven in een GS1-barcode* op een polsbandje. Elke ziekenhuismedewerker heeft een unieke identificatie (GSRN of eigen code), bijvoorbeeld weergegeven in een GS1-barcode* op een medewerkerpasje. Leverancier en ziekenhuis registreren elektronisch, via het scannen van de barcode, het artikelnummer, de expiratiedatum, het batchnummer en indien nodig ook het serienummer van het product. Uitgangspunt: deze gegevens staan in één GS1-barcode*. Productinformatie (productnaam, afmetingen, leverancier, e.d.) wordt elektronisch uitgewisseld tussen leverancier en ziekenhuis, bilateraal of via een door GS1 gecertificeerde GDSN-datapool. Elektronische registratie van een gebruikt product bij een patiënt door het scannen van de productidentificatie (GTIN) in de barcode op de verpakking, de patiëntidentificatie in een barcode en de medewerkeridentificatie in een barcode. De gebruikte producten op de OK worden geregistreerd in het EPD van de patiënt. De gebruikte producten worden geregistreerd in het ERP om deze af te boeken van de voorraad. Dit kan leiden tot een automatische bijbestelling. De gebruikte producten op de OK worden geregistreerd in het ERP en ZIS ten behoeve van de kostenberekening (DBC/DOT). Het ziekenhuis stuurt een elektronische GS1-order naar de leverancier. De leverancier stuurt een GS1-verzendbericht (elektronische pakbon) naar het ziekenhuis. Bij consignatie verstuurt het ziekenhuis een elektronische verbruiksrapportage naar de leverancier. Leverancier stuurt een elektronische GS1-factuur naar het ziekenhuis.

* Het is ook mogelijk de gegevens in een RFID-tag op te nemen. In deze business case richten we ons alleen op de barcodetoepassing. Op deze manier voorkomen we dat er teveel verschillende aspecten meespelen en invloed hebben op de uitkomst.


27

5.6

Afspraken in de sector Om tot een goede implementatie van GS1 Traceerbaarheid te komen, is het nodig dat de betrokken partijen, leveranciers en ziekenhuizen, duidelijke afspraken maken. Alleen dan zijn optimale voordelen voor beide partijen te behalen. Gegevens in de informatiedrager Het is belangrijk om goede afspraken te maken over de gegevens in de informatiedrager (barcode of RFID-tag). In de huidige situatie staat de informatie (meestal) verspreid over verschillende barcodes. Ziekenhuizen hebben behoefte aan duidelijkheid over wat ze moeten scannen. De NFU, NVZ en de NVZA hebben de wens geuit het artikelnummer, batch- en/of serienummer en de expiratiedatum in één barcode op te nemen, en wel in de vorm van de GS1 DataMatrix. Dit geldt voor de zogeheten consumenteneenheden en niet voor de logistieke eenheden. Hier blijft het advies de gegevens op te nemen in een GS1-128 symbool. Plaats van de informatiedrager Voor ziekenhuizen en leveranciers is het tevens belangrijk om afspraken te maken over de plaats van de informatiedrager. Doordat dit nu niet het geval is, komt het voor dat de barcodesymbolen de ene keer op de onderkant van de verpakking staan, een andere keer op de zijkant of bovenkant. Dit leidt tot vertraging in het scanproces, omdat de eindgebruiker moet zoeken naar de barcode. Om dit te voorkomen is het noodzakelijk dat de informatiedrager, of het nu een GS1-128 barcode, een GS1-DataMatrix of een RFID-tag betreft, altijd op dezelfde plaats op de verpakking of het product zelf staat. Voor de gebruikers is het zo direct duidelijk waar ze de informatiedrager kunnen vinden en dat bevordert het product-registratieproces. Gebruik van serienummers Voor elk kritisch product dat bij de patiënt wordt toegepast, adviseert de focusgroep een serienummer aan te brengen. Voorbeelden van dit soort producten zijn knie-, en heupprothesen, laparoscopische disposables, stents en rugimplantaten. Leveranciers brengen het serienummer aan op de primaire verpakking of op de hogere verpakkingslagen en ziekenhuizen leggen dit serienummer vast bij de patiëntgegevens. Op deze manier is exact bekend welke patiënt welk specifiek product heeft gekregen. Knelpunten Bij het invoeren van traceerbaarheid in de gezondheidszorg volgens de GS1 Global Traceability Standard (GTSH) voorzien we een aantal knelpunten. Het draagvlak voor logistiek is binnen de ziekenhuizen niet altijd aanwezig. Leveranciers hebben te maken met een versnipperde vraag van artikelcodes (HIBC, GS1, anders) van afnemers. Er is onvoldoende koppeling tussen verschillende IT-systemen in een ziekenhuis: ZIS, EPD, ERP. Grote diversiteit in hardware bij ziekenhuizen voor automatische registratie van binnenkomende goederen (laser scanners, optische scanners, e.d.). Niet alle ziekenhuizen zijn bekend met GS1 Nederland, waardoor niet altijd rekening wordt gehouden met de GS1-standaards als oplossing. Groot aantal leveranciers. Uiteenlopende regelgeving in verschillende landen en regio’s. Ziekenhuizen wachten op leveranciers en andersom in plaats van te beginnen.


28

6

Baten, lasten en risico's Investeren in GS1 traceerbaarheid levert voordelen op voor de patiëntveiligheid én leidt tot logistieke efficiency. De ‘harde’ meetpunten in deze business case hebben voornamelijk betrekking op de efficiency. De ‘zachte’ meetpunten hebben betrekking op de patiëntveiligheid.

6.1

Kosten en baten voor het ziekenhuis Baten In hoofdstuk 5 is omschreven op welke wijze traceerbaarheid gerealiseerd kan worden. Hieronder werken we de voordelen en besparingen uit die deze methode kan opleveren. Voordelen op het gebied van patiëntveiligheid: Operaties kunnen volgens planning doorgang vinden. Het inzicht in de voorraad is optimaal, zodat het personeel zeker weet dat de benodigde producten aanwezig zijn. -

Verbeterde recall-procedure. Producten worden door de hele logistieke keten heen geregistreerd, waardoor deze eenvoudig in het systeem zijn terug te vinden. Het maakt hierbij niet uit of ze nog bij de leverancier aanwezig zijn, in een voorraadpunt van het ziekenhuis of al zijn gebruikt bij een patiënt.

-

Betere informatie bij vervanging van een implantaat. Als een implantaat, bijvoorbeeld vanwege beëindiging van de levensduur, moet worden vervangen, is het noodzakelijk te weten welk implantaat bij welke patiënt is gebruikt. Doordat de registratie product/patiënt 100% sluitend is, kunnen de patiënt en het product dat is toegepast eenvoudig worden teruggevonden in het systeem.

-

Minder fouten bij automatische registratie product/patiënt via barcodescanning. Er is geen handmatige handeling meer nodig wat het aantal fouten reduceert. Er is onderzoek gedaan naar het effect van barcodering bij toediening van geneesmiddelen. Dit toonde aan dat het aantal fouten door de registratie product/patiënt met circa 40% is gedaald. Voor medische hulpmiddelen is een dergelijk onderzoek (nog) niet beschikbaar, maar men mag aannemen dat de reductie in foutpercentage vergelijkbaar zal zijn (onderzoek Poon ea, zie paragraaf Bronnen en referenties.)

Logistieke voordelen Op basis van de ervaringen en bevindingen van het UMC Nijmegen, UMC Utrecht, Ziekenhuisgroep Twente en het St. Antonius ziekenhuis en op basis van vergelijking tussen jaarverslagen van diverse andere ziekenhuizen (UMC’s en verschillende kleine en grote algemene ziekenhuizen), hebben we een aantal voordelen gekwantificeerd. Doordat de traceerbare producten worden geregistreerd op alle relevante punten in de logistieke keten, is volledig inzicht in de voorraad mogelijk. Hierdoor kan:


29

-

-

De voorraadhoogte met circa 20% worden verlaagd. Derving met circa 80% worden teruggebracht. Door automatisch bijbestellen tijd en geld worden bespaard*. Door inzet van de elektronische pakbon tijd en geld worden bespaard*. Door inzet van elektronisch factureren tijd en geld worden bespaard*. Een recall-procedure sneller worden uitgevoerd. Ziekenhuispersoneel hoeft niet meer fysiek te zoeken in papieren dossiers en in voorraadpunten, doordat de informatie in de relevante systemen aanwezig is. De tijdswinst kan oplopen van een paar uur tot enkele dagen. Consignatie optimaal worden toegepast.

*Er zijn bij ons geen gegevens bekend om de besparingen te kwantificeren. Hiervoor is nader onderzoek vereist. Bovengenoemde ziekenhuizen schatten in dat derving in de Nederlandse ziekenhuizen tussen de 5 en 8% ligt. Daarnaast geven zij aan dat de derving met circa 80% verminderd kan worden door automatische registratie van expiratiedata. Mogelijke besparingen We hebben vastgesteld dat de voorraadwaarde van medische hulpmiddelen in Nederland in totaal circa 200 miljoen euro bedraagt. Volgens cijfers van de NVZ bedraagt de totale omzet van medische hulpmiddelen, exclusief kapitaalgoederen, 2,4 miljard euro. Deze bedragen hebben we als uitgangspunt genomen om de mogelijke besparingen te berekenen voor de ziekenhuizen gezamenlijk, zie onderstaande tabel: Kengetallen ziekenhuisbranche

Conservatief scenario

Voorraadwaarde naar balans € 200 miljoen

Optimistisch scenario € 200 miljoen

Omzet goederen exclusief apotheek*

€ 2,4 miljard

€ 2,4 miljard

Reduceren balans voorraad

20%

30%

Waste percentage

5%

8%

Reduceren waste

80%

80%

Handelingskosten op peil houden voorraad

25%

25%

Potentieel waste reductie

€ 96 miljoen

€ 153 miljoen

Lagere handelingskosten over nieuw voorraadniveau

€ 10 miljoen

€ 15 miljoen

Totaal besparingen

€ 106 miljoen

€ 168 miljoen

Besparingen

*Bron: NVZ


30

Naast genoemde besparingen is er ook een reductie van de voorraad op de balans ten gunste van de winst- en verliesrekening van het ziekenhuis. Dit voordeel ligt tussen de 40 (conservatief) en 60 (optimistisch) miljoen euro. Kosten per ziekenhuis Om traceerbaarheid volgens de GTSH te realiseren is het noodzakelijk dat ziekenhuizen bereid zijn om te investeren. Hieronder brengen we in kaart met welke kosten een ziekenhuis te maken krijgt. Uiteraard zijn deze kosten afhankelijk van de mate van reeds ingerichte systemen en processen. Investeringen ziekenhuis

Eenmalig

Jaarlijks terugkerend

Hard- en software Aanschaf scanners Afschrijvingen

€ 21.200,-

Aanschaf software Licentiekosten

€ 50.000,-

Inrichten systemen

€ 50.000,-

Artikeldatapool Deelnemerschap GS1 Nederland Bedrijfsnummer/adrescode Basispakket eCom

€

Subtotaal

€ 123.200,-

€

4.500,-

€

7.500,-

€

2.000,-

€ €

2.500,2.000,-

2.000,-

€ 18.500,-

Personeelskosten Eenmalige opleidingen

€ 50.000,-

Plaatsen barcodes

€ 100.000,-

Onderhoud IT-systemen

€ 100.000,-

Subtotaal

€ 50.000,-

€ 200.000,-

Totale investeringen

€ 173.200,-

€ 218.500,-

Hard- en software Om barcodes op alle producten te kunnen scannen heeft het ziekenhuis optische scanners nodig op alle relevante locaties. Een voorbeeld: per OK is een robuuste scanner nodig voor het lezen van barcodes in lastige omstandigheden zoals weinig licht en veel reflectie op chirurgische instrumenten. De kosten hiervoor bedragen € 2.000,-. Per voorraadlocatie zijn twee scanners Nodig, deze kosten € 600,- per stuk. Voor een gemiddeld ziekenhuis met tien OK’s, een centraal magazijn en één OK-voorraadpunt, komen de investeringen op € 21.200,-. De afschrijving gaat over 5 jaar. Voor zover van toepassing: aanpassen van de administratieve software voor het automatisch bestellen en het ontvangen van elektronische pakbonnen en facturen. Geschatte kosten zijn € 50.000,- per ziekenhuis. De licentiekosten zijn 15% van de aanschaf per jaar. Geschatte kosten voor het inrichten van ziekenhuissystemen zijn € 50.000,- per ziekenhuis.


31

Deelnemer worden van een Artikeldatapool. Afhankelijk van de gekozen oplossing is dat voor een gemiddeld ziekenhuis € 2.000,- per jaar. Deelnemerschap GS1 Nederland voor adrescodes, bedrijfsnummer en het afnemen eCom (tarieven zijn afhankelijk van het aantal bedden per ziekenhuis). Voor een gemiddeld ziekenhuis (400 bedden – categorie H) geldt voor: Deelname GS1 Nederland (adrescodes en bedrijfsnummer) eenmalig € 2.000,- en daarnaast € 2.500,- per jaar. Basispakket GS1 eCom: € 2.000,- per jaar. Personeelskosten Eenmalige kosten voor het opleiden van personeel in de gewijzigde procedures zijn € 50.000,-. Als de leverancier geen barcodes op de producten heeft geplaatst, dan moeten deze bij goederenontvangst worden geprint en op de betreffende artikelen geplakt. (We gaan ervan uit dat het zelf aanbrengen van barcodes steeds minder nodig is omdat er steeds meer leveranciers hun producten gaan voorzien van GS1-barcodes.) Geschatte kosten 2 FTE: € 100.000,- per jaar, af te bouwen in 3 jaar. Onderhoud IT-systemen € 100.000,- per jaar.

6.2

Kosten en baten voor de leverancier In deze business case richten we ons met name op de ziekenhuizen, maar uiteraard levert het werken met deze methode (zoals beschreven in hoofdstuk 5) ook de nodige voordelen op voor de leverancier. We hebben de kosten en baten voor leveranciers iets minder uitgebreid uitgewerkt dan bij het ziekenhuis. Baten Het terugbrengen van verschillende soorten van identificatie en barcodes naar één uniforme codering, leidt tot forse besparingen. Door elektronische orderverwerking in combinatie met beter beheer van artikelgegevens, kan het bestelproces worden geoptimaliseerd. -

Een gecentraliseerde datapool leidt tot beter beheer van artikelgegevens en verhoogt de kwaliteit ervan. Hierdoor ontstaan minder fouten in het bestel- en leveringsproces. Potentiële besparing van 1 tot 3 FTE’s door geautomatiseerd bestelproces: €€50.000 tot €€150.000,- per jaar per leverancier.

-

Minder last van piek-orders doordat ziekenhuizen beter zicht hebben op voorraden. Beter voorraadbeheer met mogelijke voorraadverlaging van 10-20%. Geschatte voorraad medische hulpmiddelen in Nederland 400 miljoen euro, dus voor de hele markt is er een besparing van 40 tot 80 miljoen euro mogelijk.


32

Door de verbeterde recall-procedure tot en met de patiënt, heeft de leverancier meer grip op het aansturen van eventuele terugroep-acties in tegenstelling tot de huidige situatie. Hierdoor heeft de leverancier ook meer grip op zijn eventuele aansprakelijkheid. Kosten per leverancier Om traceerbaarheid volgens de GTSH te realiseren is het nodig dat ook de leverancier bereid is om te investeren. Hieronder geven we aan met welke kosten een leverancier te maken krijgt. Ook hier geldt dat deze kosten afhankelijk zijn van de mate van reeds ingerichte systemen en processen. Hard- en software Alle producten van een GS1-artikelnummer en barcode voorzien -

Voor de producten waarbij naast een artikelcode ook een batch- en/of serienummer en de expiratiedatum nodig zijn. Moet er geïnvesteerd worden in printers en verifiers die GS1 DataMatrix kunnen printen en controleren tijdens het productieproces. Geschatte investering € 50.000,- tot € 100.000,- per productielijn. Dit betreft kosten die worden gemaakt door de productie-unit die op basis van een gestandaardiseerde toepassing deze kosten kan verdelen over de verschillende afnemende landen.

-

Voor zover van toepassing: aanpassen van de administratieve software ten behoeve van elektronische orderverwerking, genereren van elektronische pakbonnen en facturen. Geschatte kosten €€50.000,-.

-

Deelnemer GS1 Nederland voor bedrijfsnummer/adrescodes. Deelname: eenmalig € 1.000,- en daarna gemiddeld € 1.000,- per jaar. Basispakket GS1 eCom: ongeveer € 2.000,- per jaar.

-

Deelnemer worden van een Artikel Datapool. Gemiddeld € 2.000,- per jaar.


33

6.3

Terugverdienmodel ziekenhuizen (ROI) Conservatief scenario Kosten in euro

Jaar 1

Jaar 2

Jaar 3

Totale opbrengsten

€106 miljoen

€106 miljoen

€106 miljoen

-

-

Eenmalige kosten* Aanschaf hard- en software € 12,3 miljoen Personeelskosten

€ 5 miljoen

-

-

Totaal eenmalige kosten

€ 17,3 miljoen

-

-

Afschrijvingen hardware

€ 450.000,-

€ 450.000,-

€ 450.000,-

Licentiekosten software

€ 750.000,-

€ 750.000,-

€ 750.000,-

Aansluiting datapool

€ 200.000,-

€ 200.000,-

€ 200.000,-

Deelname GS1 Nederland

€ 450.000,-

€ 450.000,-

€ 450.000,-

Personeelskosten

€ 20 miljoen

€ 15 miljoen

€ 10 miljoen

Totaal structurele kosten

€ 21,9 miljoen

€ 16,9 miljoen

€ 11,9 miljoen

ROI ziekenhuizen

+ € 66,8 miljoen

+ € 155,9 miljoen

+ € 250 miljoen

Structurele kosten*

* Voor de berekening van de kosten gaan we uit van 100 ziekenhuizen.


34

Optimistisch scenario Kosten in euro

Jaar 1

Jaar 2

Jaar 3

Totale opbrengsten

€ 168 miljoen

€ 168 miljoen

€ 168 miljoen

Eenmalige kosten* Aanschaf hard- en software € 12,3 miljoen Personeelskosten

€ 5 miljoen

Totaal eenmalige kosten

€ 17,3 miljoen

-

-

Afschrijvingen hardware

€ 450.000,-

€ 450.000,-

€ 450.000,-

Licentiekosten software

€ 750.000,-

€ 750.000,-

€ 750.000,-

Aansluiting datapool

€ 200.000,-

€ 200.000,-

€ 200.000,-

Deelname GS1 Nederland

€ 450.000,-

€ 450.000,-

€ 450.000,-

Personeelskosten

€ 20 miljoen

€ 15 miljoen

€ 10 miljoen

Totaal structurele kosten

€ 21,9 miljoen

€ 16,9 miljoen

€ 11,9 miljoen

ROI ziekenhuizen

+€ 128,8 miljoen +€ 279,9 miljoen

Structurele kosten*

+€ 436 miljoen

* Voor de berekening van de kosten gaan we uit van 100 ziekenhuizen.

6.4

Risico's In de huidige situatie zijn nog niet alle producten van GS1-identificatie en/of barcodes voorzien. Dit is een risico bij de invoering van de voorgestelde methode. Ongeveer 60% van de producten is echter al wel van de juiste codes voorzien en het aantal leveranciers dat de GS1-codering als uitgangspunt neemt, groeit. Een ander risico is dat er op ziekenhuizen een grote kostendruk wordt uitgeoefend. Dit kan belemmerend werken voor het doen van investeringen in IT-infrastructuur. Deze investering is echter wel noodzakelijk om de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare in te voeren.


35

7

Conclusies en aanbevelingen

7.1

Conclusies “Welke patiënt heeft welke hartklep gekregen?” en “Is het juiste materiaal beschikbaar op het moment dat de operatie begint?” deze vragen uit de inleiding zijn door het inzetten van de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare te allen tijde goed te beantwoorden. Vanuit de overheid wordt in de gezondheidszorg steeds meer aangestuurd op enerzijds kwaliteitsverbetering - de patiëntveiligheid moet omhoog – en anderzijds moeten de kosten van de zorg omlaag. In de huidige situatie hebben we een aantal punten voor verbetering gesignaleerd. Het inzicht in en de aansturing van de voorraad is niet optimaal en de registratie van gebruikte producten bij de patiënt is nog niet geautomatiseerd. Dit laatste leidt tot onnodige fouten en een arbeidsintensieve, tijdrovende recall-procedure. Ook de kostenberekening van een operatie kan beter en completer. In deze business case hebben we aangetoond dat de patiëntveiligheid door het inzetten van de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare wordt verbeterd, doordat inzichtelijk wordt bij welke patiënt welk medisch hulpmiddel wordt gebruikt en wie daarvoor verantwoordelijk is. Hierdoor kunnen recalls eenvoudiger worden uitgevoerd. Ook leidt de toepassing van de GS1-standaard tot zekerheid over de planning van operaties: het juiste materiaal is beschikbaar. Daarnaast kunnen de kosten per operatie voor DBC en DOT nauwkeuriger worden berekend. Doordat het inzicht in en de aansturing van de voorraden is verbeterd, kunnen de kosten worden verlaagd. Ziekenhuizen kunnen hierdoor in totaal jaarlijks tussen de 106 en 168 miljoen euro besparen.

7.2

Aanbevelingen Aan de slag! Aangezien het besparingspotentieel voor ziekenhuizen zeer hoog is en de inzet van GS1 Global Traceability Standard for Healthcare tevens leidt tot een verhoging van de patiëntveiligheid, is het advies van de focusgroep Traceability: begin met het invoeren van de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare. Het motto luidt: Ga aan de slag, begin! Ga echter wel van start met projecten die passen bij de organisatie en voer traceerbaarheid stap voor stap in. Maak gebruik van de ervaringen van collega-ziekenhuizen. Begin bijvoorbeeld, zoals het UMCU, UMCN en St. Antonius hebben gedaan, met één afdeling en breidt van daar uit naar de andere afdelingen. Vorm een projectteam en ga aan de slag met het stappenplan uit hoofdstuk 5.


36

Doe het samen! Commitment is noodzakelijk op alle niveaus binnen de organisatie, zowel bij leveranciers als ziekenhuizen. Om de GS1-standaards in te bedden in de hele sector gezondheidszorg, is het van belang dat ook op directieniveau de invoer van GS1 Traceerbaarheid wordt ondersteund. Om ervoor te zorgen dat de richtlijnen uit de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare goed aansluiten op de processen binnen de Nederlandse gezondheidszorg, is het nodig dat leveranciers en ziekenhuizen duidelijke afspraken maken. Deze afspraken betreffen de plaats van de barcode, de gegevens die per type product nodig zijn en op welke verpakkingslaag (secundaire of primaire verpakking, of direct op het product). De GS1 focusgroep Traceability kan en wil het maken van deze afspraken faciliteren.


37

Bijlage I GS1 Traceerbaarheid: hoe werkt het? De GS1 Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH) wordt ingezet om traceerbaarheid te realiseren. Hoe dit precies werkt, in de verschillende processen tot en met de registratie bij de patiënt, wordt hier uitgebreid beschreven. Verschillende niveaus van traceerbaarheid Traceerbaarheid kan op verschillende niveaus wenselijk zijn. Wanneer producten worden getransporteerd van leverancier naar ziekenhuis, gebeurt dit doorgaans in een doos, krat of pallet met verschillende producten. We noemen dit een logistieke eenheid. Het is noodzakelijk om zo’n logistieke eenheid te volgen. Op het moment dat deze bij het ziekenhuis wordt afgeleverd en intern verder wordt gedistribueerd, kan het nodig zijn de producten afzonderlijk te volgen. Denk bijvoorbeeld aan een prothese die voor een specifieke patiënt is besteld en die op een bepaalde tijd in de voorraad van de OK aanwezig moet zijn, omdat een operatie is ingepland. GS1-identificatie van de traceerbare producten Het gewenste traceerbaarheidsniveau bepaalt welke gegevens en welke GS1identifier moet worden gebruikt. In onderstaande tabel wordt aangegeven welke GS1-identifier geschikt is voor welk niveau. Deze richtlijn is gebaseerd op internationale afspraken. Traceerbaarheid Level

GS1-identifier (Nederlands)

Logistieke eenheid GS1-verzendcode

GS1-identifier (Engels) Afkorting Serial Shipping Container Code

SSCC

Batch

GS1-artikelcode + Global Trade Item Batchnummer Number + Batchnumber

GTIN + Batchnr.

Los product

GS1-artikelcode

GTIN

Uniek product

GS1-artikelcode + Global Trade Item Serienummer Number + Serial Number

Global Trade Item Number

GTIN + Serial nr.

Volgens de GS1-specificaties kent de leverancier aan elk traceerbaar product een GS1-nummer (GTIN of SSCC) toe. Dit nummer wordt weergegeven in een GS1-barcode (GS1 DataMatrix, EAN-13, GS1-128 of anders). Naast de GS1-artikelcode is voor de meeste medische hulpmiddelen ook de expiratiedatum en het batchnummer relevant voor kwaliteitsbewaking. Indien deze gegevens nodig zijn, worden deze ook opgenomen in een GS1-barcode. Dit is mogelijk in een GS1-128 of in een GS1 DataMatrix, afhankelijk van het proces, het traceerbaarheidsniveau en de verpakking van het product.


38

GS1 heeft op internationaal niveau een advies geformuleerd voor leveranciers over de aan te brengen GS1-codering, zie bijlage II. Voor meer informatie over het advies en de toepassing, kunt u uiteraard altijd terecht bij GS1 Nederland. Minder fouten De leverancier brengt de gegevens aan, waarna verschillende partijen in de logistieke keten deze gebruiken en opslaan in hun systeem. Dat betekent bijvoorbeeld dat de GS1-barcode(s) wordt gescand door de verschillende afdelingen binnen het ziekenhuis en de gegevens uit de barcode worden opgeslagen in het relevante systeem: ZIS, ERP of EPD. Op die manier heeft elke partij de beschikking over de juiste gegevens van een product. Omdat elke partij gebruikmaakt van dezelfde gegevens ontstaan er minder fouten in de communicatie over de producten.

GS1-Identificatie van de ketenpartijen Voor het herkennen van elke partij in de keten, is het nodig ook deze te identificeren. Dit kan met een GS1-adrescode ofwel Global Location Number (GLN). Deze wordt gebruikt in de elektronische communicatie (EDI) bij onder andere bestellen, leveren en factureren. De GLN is ook het referentiepunt voor verplaatsingen van goederen in de keten, zoals het onderstaande diagram laat zien.


39

Voor het registreren en raadplegen van adrescodes biedt GS1 het adrescodeboek. Deze tool is toegankelijk voor alle zorgpartijen en het gebruik ervan is tariefvrij. GS1-identificatie van patiënten en medewerkers Voor het herkennen van elke service relatie in de keten is het nodig ook deze te identificeren. Dit kan met een GS1-servicenummer ofwel Global Service Relation Number (GSRN). Een patiënt wordt geïdentificeerd als de partij die de service ontvangt en een medewerker als de partij die de service verleent. Zo is het mogelijk elektronisch vast te leggen welke patiënt welk product heeft gekregen en van wie. Een GSRN ondersteunt ook het controleproces: juiste product bij de juiste patiënt door de juiste medewerker. Uitwisselen elektronische berichten (GS1 eCom) Voor de traceerbaarheid van de medische hulpmiddelen is met name het verzendbericht van belang. De leverancier levert de bestelde artikelen aan het ziekenhuis als een logistieke eenheid. Dit kan bijvoorbeeld een omdoos, krat, kit of andere verpakkingsvorm zijn. De leverancier kent een unieke code toe aan de logistieke eenheid: een verzendcode, of Serial Shipping Container Code (SSCC). Synoniemen: batchnummer, logistieke code. De SSCC maakt traceerbaarheid van de logistieke eenheid mogelijk. De verzendcode wordt weergegeven in een barcode (meestal een GS1-128 symbool) en de barcode wordt op een label op de logistieke eenheid geplaatst:

Het ziekenhuis scant bij binnenkomst de verzendcode die op de verzendeenheid is aangebracht in een GS1-128 barcode. De leverancier stuurt na verzending van de goederen een verzendbericht (elektronische pakbon) aan het ziekenhuis. Hierin worden de verzendcodes vermeld met de artikelen die zich in de logistieke eenheid bevinden: de inhoud van een omdoos, krat of kit. Bijvoorbeeld: SSCC1 bevat 10x GTIN1, 5x GTIN2 en 2x GTIN3. Het ziekenhuis leest het verzendbericht in zijn ERP in en wanneer de verzendcode (SSCC) op de goederen zelf wordt gescand, geeft het ERP aan welke artikelen in de logistieke eenheid zitten. Wanneer de leverancier ook de expiratiedatum en het batch- en/of serienummer van de producten heeft vermeld in het bericht, kunnen deze gegevens ook direct in het ERP worden opgeslagen. Wanneer de logistieke eenheid binnen het ziekenhuis intact blijft tijdens de verdere distributie, dan kan het ziekenhuis de verzendcode overnemen in zijn ERP. Wanneer de logistieke eenheid bij ontvangst uit elkaar wordt gehaald, is een andere werkwijze nodig. Het centraal magazijn kan bijvoorbeeld besluiten om de goederen uit verschillende orders per afleverpunt te verzamelen. Het


40

ziekenhuis kent dan een eigen nummer (verzendcode) toe aan de nieuwe samengestelde eenheid. Voor elektronisch bestellen kan de GS1-order en orderbevestiging worden ingezet. Voor de financiële afhandeling is er een GS1-factuur en betalingsspecificatie beschikbaar. Voor meer informatie, zie www.gs1.nl/samenzorgen Uitwisselen artikelinformatie Omdat in de barcode op een product alleen de GS1-artikelcode (GTIN) is opgenomen en eventueel aanvullende gegevens zoals batchnummer en expiratiedatum, is ook een bestand nodig waarin wordt vermeld om welk artikel het gaat, bijvoorbeeld door de naam van het product te vermelden. Ook andere gegevens over het artikel zijn van belang: afmetingen, gewicht, toedieningwijze, producentnaam, specifieke productkenmerken, informatie over gevaarlijke stoffen, etc. Het uitwisselen van deze artikelinformatie kan op verschillende manieren gebeuren: bilateraal tussen leverancier en ziekenhuis of via een datapool. Dit laatste houdt in dat de leverancier de gegevens invoert op een centrale plaats waar ook het ziekenhuis de gegevens kan raadplegen. Op die manier beschikken alle partijen in de keten over dezelfde gegevens wat de kwaliteit van de gegevens natuurlijk ten goede komt. Schematische weergave van uitwisseling artikelgegevens via datapool:

GS1 Nederland beschikt over een internationale standaard voor het uitwisselen van artikelinformatie: GS1 Global Data Synchronisation. Er zijn diverse leveranciers van datapools in de markt die voldoen aan deze standaard en aangesloten zijn op het internationale Global Data Synchronisation Network (GDSN).


41

Bijlage II GS1 heeft op internationaal niveau een advies voor leveranciers geformuleerd over de aan te brengen GS1-codering. Bij de totstandkoming van dit advies zijn zowel leveranciers als ziekenhuizen betrokken. Het advies is als volgt: Wanneer alleen een GTIN voor het product nodig is, en er is voldoende ruimte op de verpakking: een EAN-13 barcode:

Wanneer een GTIN en aanvullende informatie (expiratiedatum, batchnummer, serienummer) nodig is én er is voldoende ruimte op de verpakking: een GS1128 barcode:

Wanneer een GTIN en aanvullende informatie nodig is en er is niet voldoende ruimte op de verpakking, dan een GS1 DataMatrix:


42

Appendix Begrippenlijst

AIDC

Automatic Identification and Data Capture. Het geheel aan technologieën en systemen om goederen, partijen, locaties en mensen automatisch te identificeren en om de informatie die zo verzameld wordt, beschikbaar te maken voor systemen.

Batch

Een batch is een beheersbare groep goederen die binnen één processtap tegelijkertijd wordt geproduceerd. Synoniem: lot.

Consignatie

Bij consignatie legt de leverancier een voorraad aan in het ziekenhuis. Zodra een product uit de consignatievoorraad wordt gebruikt, meldt het ziekenhuis dit aan de leverancier. De leverancier factureert het product en vult de voorraad weer aan.

DBC

Diagnose Behandeling Combinatie. De DBC typeert het geheel van (zorg)activiteiten van ziekenhuis en medisch specialist voortvloeiend uit de zorgvraag waarmee de patiënt de specialist van het ziekenhuis consulteert. De DBC is de declarabele prestatie.

DOT

DBC’s Op weg naar Transparantie (DOT). Een plan dat DBCzorgproducten introduceert, die de huidige DBC’s opvolgen. Zorgproducten zijn beter medisch herkenbaar, kostenhomogener en zijn specialismeoverstijgend. In de totstandkoming van DOT werken het Ministerie van VWS, de NZa, brancheorganisaties, zorgaanbieders, zorgverzekeraars, ICT-leveranciers en DBC-Onderhoud nauw samen.

Electronic Data Interchange (EDI)

Op elektronische wijze gestandaardiseerde handelsberichten uitwisselen. Bijvoorbeeld order, verzendbericht of factuur.

ERP

Enterprise Resource Planning. Software ter ondersteuning van bedrijfsprocessen, zoals financiële administratie, voorraadbeheer, inkoop etc.

Expiratiedatum

De uiterste datum voor consumptie of gebruik. Het is een aanduiding voor veilig gebruik.

Global Datasynchronisation Network (GDSN)

Het Global Data Synchronisation Network (GDSN) voorziet in de behoefte om internationaal artikel stamgegevens uit te wisselen. Dit gebeurt via een netwerk van databases, verspreid over de hele wereld maar met eenduidige artikelgegevens.

Global Location Number (GLN)

Nederlands: GS1-adrescode. Een GS1-identificatienummer (of GS1-key) voor het identificeren van een fysieke locatie of een partij.


43

GS1 eCom

Met GS1 eCom kan uw computersysteem gegevens uitwisselen met de computers van uw handelspartners. Het is een set van afspraken voor elektronische communicatie tussen fabrikanten, afnemers en logistiek dienstverleners. De formaten van de standaards zijn GS1 EANCOM en GS1 XML.

GS1 DataMatrix

Een tweedimensionaal symbool dat de datastructuur van het GS1-systeem ondersteunt. Bij dit zeer flexibele symbool worden elementreeksen gecodeerd met behulp van zogeheten Application Identifiers.

Global Trade Item Number (GTIN)

Nederlands: GS1-artikelcode. Een GS1-identificatienummer voor het uniek identificeren van producten.

GS1-factuur

Standaard factuurbericht dat de leverancier aan de afnemer stuurt om afgenomen producten en diensten te betalen. Engels: Invoice.

GS1-order

Standaard orderbericht waarmee de afnemer - via EDI - een bestelling kan plaatsen bij de leverancier. Engels: Order.

GS1orderbevestiging

Standaard orderbevestigingbericht waarmee de leverancier - via EDI - een terugkoppeling kan geven aan de afnemer over een eerder geplaatste order. Engels: Order Response.

GS1-verzendbericht

Met het GS1-verzendbericht geeft de leverancier of logistiek dienstverlener - via EDI - aan de afnemer door wanneer welke producten worden afgeleverd. Engels: Despatch Advice. Synoniem: elektronische pakbon.

GS1 GTSH

GS1 Global Traceability Standard for Healthcare. De GS1-standaard die traceerbaarheid ondersteunt.

Logistieke eenheid

Elke verzameling goederen die niet ´vast´ is verbonden aan andere goederen en die door de gehele logistieke keten afzonderlijk tussen afzender en ontvanger te volgen is. Dit kunnen bijvoorbeeld dozen, kratten, pallets of containers zijn.

Medisch hulpmiddel

Engels: Medical Device. Elk instrument, toestel of apparaat, software, stof of andersoortig artikel dat of die alleen of in combinatie wordt gebruikt, met inbegrip van de software die door de fabrikant speciaal is bestemd om te worden gebruikt voor diagnostische en/of therapeutische doeleinden en voor de goede werking ervan benodigd is, door de fabrikant bestemd om bij de mens te worden aangewend voor: - Diagnose, preventie, bewaking, behandeling of verlichting van ziekten. - Diagnose, bewaking, behandeling, verlichting of compensatie van verwondingen of een handicap. - Onderzoek naar of vervanging of wijziging van de anatome of van een fysiologisch proces. - Beheersing van de bevruchting waarbij de belangrijke beoogde werking in of aan het menselijk lichaam niet met farmacologische of immunologische middelen of metabolisme wordt bereikt, maar wel door dergelijke middelen kan worden ondersteund. Bron: Richtlijn medische hulpmiddelen


44

Primaire verpakking

Het eerste niveau van verpakking dat in rechtstreeks contact met het product staat en gemarkeerd is met een datadrager op de verpakking of met een label dat op de verpakking is geplakt. Kan bestaan uit één enkel artikel of een groep artikelen voor één enkele therapie zoals een kit. Voor verpakkingsconfiguraties die een consumentenartikel bevatten, is het primaire verpakkingsniveau een niveau onder dat van het consumentenartikel.

Secundaire verpakking

Een niveau van verpakking dat is gemarkeerd met een AIDC-datadrager die een of meer primaire verpakkingen of een groep primaire verpakkingen met één enkel artikel kan bevatten.

Serial Shipping Container Code (SSCC)

Deze GS1-verzendcode wordt gebruikt om verzendeenheden te identificeren. De SSCC bestaat uit een uitbreidingsnummer, GS1bedrijfsnummer, volgnummer en controlecijfer.

Traceerbaarheid

De mogelijkheid om de historie, toepassing of locatie van een artikel te traceren.


45

Appendix Bronnen en referenties

GS1 Standards Document – GS1 Global Traceability Standard for Healthcare

GS 1 Healthcare

2009

GS1 Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH) Impementation Guide

GS 1 Healthcare

2009.

www.swissmedic.ch/rueckrufe_medizinprodukte/archiv/index. html?lang=en

Swissmedic

2011

GLN in Healthcare Implementation Guide

GS 1 Healthcare

2010

Handboek GS1-codesysteem

GS1 Nederland

2007

Invoeringsconventies gezondheidszorg voor de elektronische berichten, order, orderbevestiging, verzendbericht en factuur

GS1 Nederland

vanaf 1993

AIDC in Healthcare Implementation Guide

GS 1 Healthcare

2010

AIDC in de gezondheidszorg Implementatierichtlijn (vertaling van bovenstaande publicatie)

GS 1 Healthcare

2011

Monitor Zorggerelateerde Schade 2008 www.onderzoekpatientveiligheid.nl

Nivel

2010

Inventory Management for the OR at the UMCU: Are there efficiency opportunities?

Tom Pereboom

2010

Effect of Bar-code Technology on the Safety of Medication Administration. By Eric G. Poon e.a.

New England Journal of Medicines

2010

Kwestie van meten – voorraadoptimalisatie door integratie en registratie

UMC Nijmegen

2010

Onderzoek kwaliteit van barcodes op steriele implantaten

GS 1 Nederland i.s.m. Erasmus MC

2011

www.igz.nl

IGZ

2011


46

Contact Mocht u naar aanleiding van het lezen van deze business case meer informatie willen, kijk voor meer informatie op www.gs1.nl/samenzorgen. U kunt ook contact opnemen met GS1 Nederland via de mail: [email protected] of bel naar: 020-5113820.

GS1 Nederland is al meer dan 30 jaar de drijvende kracht achter de realisatie van verbeteringen in de keten. Onze aandachtsgebieden zijn samen werken aan een passend aanbod voor de consument, vernieuwende logistiek en het delen van informatie. Met en voor het bedrijfsleven maken wij afspraken en vertalen deze naar concrete oplossingen voor diverse sectoren.


47

Deze business case beschrijft de kosten en de baten die zijn gemoeid bij het invoeren van traceerbaarheid van medische hulpmiddelen tot en met de patiënt, met behulp van GS1standaards.


48

Patiëntveiligheid en efficiency in de OK

Recommend Documents