Efficiency door de BRP?
VIAG Congres 7 oktober 2013
Efficiency door de BRP?
• Samenwerking in de regio Alkmaar – Door Alex Huisman (adviseur Informatievoorziening & automatisering gemeente Langedijk)
• Applicatiesanering – Door Joost Broumels (projectleider basisgemeente bij KING) Onder begeleiding van Rob Driehuis, implementatiebegeleider Operatie BRP, KING
Efficiency door de BRP! Samenwerking in de regio Alkmaar Alex Huisman Adviseur I&A - Gemeente Langedijk 7 oktober 2013
Regio Alkmaar - 6 Gemeenten: Alkmaar (incl. Graft-De Rijp en Schermer), Bergen NH, Castricum, Heiloo, Heerhugowaard, Langedijk - Ca. 270.000 inwoners
Samenwerking regio Alkmaar
Intentieverklaring samenwerking I&A (begin 2012). Haalbaarheidsonderzoek (gereed eind 2012). Nu: bedrijfsplan regionaal SSC (gereed eind 2013). Transitieplan regionaal SSC (volgt begin 2014). Ondertussen: aangrijpen landelijke ontwikkelingen (zoals BRP) om alvast te werken aan standaardisatie. Uitgangspunten BRP in de regio: één aanbesteding, één leverancier, één systeem, één installatie, één configuratie, één werkwijze en inzetbaar voor meerdere gemeenten.
Doelstellingen samenwerking Efficiëntere uitvoering (‘Operational Excellence’): door kostenbesparing en kwaliteitsverbetering. Professionalisering en innovatie. Reductie van kwetsbaarheid, verhogen continuïteit. Aantrekkelijk werkgeverschap. Samen een sterkere regio Alkmaar (dingen 1x doen voor de regio i.p.v. 6x voor elke gemeente).
Project BRP regio Alkmaar - Projectorganisatie:
- Gemeentesecretaris Bergen NH treedt op als gedelegeerd opdrachtgever namens de regiogemeenten. - Gemeente Alkmaar is een van de 12 koplopergemeenten (linking pin naar de landelijke werkgroepen). - Ondersteuning door BRP Implementatiebegeleider. - Doel: opleveren aanbestedingsdocument verwerving BZM.
Aanpak opzet Architectuur IST - Inventarisatie applicaties + koppelingen per gemeente.
Aanpak opzet Architectuur SOLL (het WAT is beschreven; niet het HOE) - Architectuurschets voor regionale BZM gemaakt op basis van uitgangspunten (een systeem, een configuratie, etc.). - Beschrijving van de gewenste koppelvlakken.
Architectuurschets
Leerpunten vanuit praktijk - Belangen van diverse gemeenten lopen uiteen. Dus: nadruk op loslaten huidige situatie en focus op standaardisatie. - Er zijn verschillende beelden van de werkelijkheid / Er ontstaat begripsverwarring. Dus: toetsen en doorvragen. - Veel mensen willen meepraten doch weinig mensen schrijven daadwerkelijk mee. Dus: taken verdelen en sturen. - Niet zelf het wiel uitvinden. Dus: maak gebruik van de standaarddocumenten van KING & Modernodam.nl. Pas aan daar waar nodig. Focus op de WAT vraag.
Leerpunten vanuit praktijk - Onderbouwing Business Case is lastig wegens het ontbreken van concrete cijfers (bijvoorbeeld: hoeveel gaat de BZM kosten? Hoeveel besparen we op beheer? Etc.). Dus: aannames op basis van bijvoorbeeld extrapolatie en benchmarking toepassen.
- Lastig om samen te werken zonder formeel samenwerkingsverband. Wie is opdrachtgever? Wie is de contractpartij? Waar komt de regionale BZM te draaien? Etc.
Hoe verder? - Het aanbestedingsdocument is voor 95% gereed. - In afwachting van zowel landelijke als regionale ontwikkelingen staat de aanbesteding nu 'even in de ijskast‘. - Vervolg: opleveren bedrijfsplan + transitieplan SSC regio Alkmaar en onder vlag van het SSC regio Alkmaar de aanbesteding opstarten en uiteindelijk de gewenste applicatiesanering doorvoeren.
Vragen?
Applicatierationalisatie • • • •
Doel Model Succes Ja, maar…
Waarom Applicatie Rationalisatie? Diverse onderzoeken tonen aan dat iedere organisatie:
• doublures in software heeft (20% van de software): meerdere pakketten die –ongeveer- hetzelfde doen • software heeft waarvoor wordt betaald maar die niet of nauwelijks wordt gebruikt. Weggegooid geld • het aan integraal inzicht ontbreekt in de kosten, effectief gebruik en uitnutting van de applicaties.
Waarom is dit inzicht er vaak niet? 1 2 3
voor het niet-onderkennen van de„open noodzaak tot het creëren van •Oorzaak Het probleem heeft een hoog deur‟ gehalte, „ditinzicht weet Dat weten zij toch wel ? en ziet iedereen‟ Aanname dattoch „ergens‟ al die gegevens vastgelegd zijn, niet kunnen/willen geloven dat het het geval is. •nietWaarom gebeurt er dan zo weinig aan ? Daar ligt het niet aan ! •DatWaarom hebben zo weinig organisaties goed zijn allemaal kleine dingen, die niets kosten, dus dathet is niet erg. geregeld ? is niets aan te doen •Daar Wat is het, dat veroorzaakt dat het erg een „ open deur‟ is, Afdelingen mogen nu eenmaal zelf kiezen en die willen dat blijven gebruiken, we hebben maargeprobeerd er toch niet of nauwelijks wat maar aan dat wordt al eerder om standaards in te voeren wildegedaan? niemand. Ze hebben het nu eenmaal toch allemaal nodig.
Als we het zouden hebben, verandert het toch weer snel want er komen altijd nieuwe regels/wetten of er zijn altijd veranderingen van proces en organisatie.
Hoe erg is dit ? • Niet weten wat de werkelijke kosten van een applicatie zijn • Daardoor kloppen business cases niet • Niet weten door wie en waarvoor applicatie echt worden gebruikt • En of er vergelijkbare zijn die hetzelfde doen • En of je voor alles een contract hebt • En welke technologie wordt in een applicatie gebruikt, hoe lang wordt deze nog overeind gehouden? • Wat is kritisch en wat niet ? • Welke processen gebruiken wat? • Dus niet weten wat mee te nemen in de scope van een project • Dus voor verrassingen komen te staan • Dus over budget en uit planning
Hoe erg is dit ? • 10-20% besparingspotentieel – Op het totaal aan IT kosten (niet alleen IT afdeling!) • Middelen die zeer welkom zijn in decentralisatie, veranderingen taken gemeente,…
Gemeentelijk model voor standaardisering en sanering (GEMSS) - KING • 408 gemeenten hebben hier kansen liggen • Leren van elkaar – Aanpak, werkwijze, efficiënt en effectief – Vergelijkingskaders voor IT kosten bij uitoefening specifieke gemeente taken – Mogelijkheden voor kennisdeling, samenwerking, inkoop • KING ontwikkelt GEMSS als algemeen beschikbaar model voor gemeenten
Doel GEMSS Inzicht op operationele, functionele en financiële aspecten van applicaties, zodat hiermee: • Potentiële besparingen kunnen worden onderkend, herkend en geïncasseerd
• De impact op veranderingen vanuit applicatieperspectief inzichtelijk kan worden gemaakt
20
GEmeentelijk Model voor Standaardisatie en Sanering Afgesloten contracten
Gebruikte functionaliteiten in proces
Werkelijke kosten
Mogelijke functionaliteiten van applicatie
Functioneel aspect
Financieel aspect Applicatie
Operationeel aspect
Kwaliteit / Rendement van het gebruik van de applicatie
Continuïteit / Risico’s van het gebruik van de applicatie
GEMSS model • Uitgangspunt: feiten • IT kosten toewijzen aan applicatie – Direct : factuur/ contract – Indirect: beheer, gebruik servers, databases – Generieke opslag voor resterende kosten • Rekenmodel parametriseerbaar
• • • •
Nu een Excel sheet Handleiding hoe in te vullen Vorm van ondersteuning Kennisnetwerk van gemeenten
Afgesloten contracten
Gebruikte functionaliteiten in proces
Werkelijke kosten
Mogelijke functionaliteiten van applicatie
Functioneel aspect
Financieel aspect Applicatie
Operationeel aspect
Kwaliteit / Rendement van het gebruik van de applicatie
Continuïteit / Risico’s van het gebruik van de applicatie
Realistisch? • Proof of Concept tot nu toe: 10% besparingspotentieel • Er is veel geld te besparen! • Onderdelen zullen tegenvallen • Onderdelen zullen meevallen • Het vereist „lef‟, „durf‟, „eigenaarschap‟
Succesvoorwaarde 1: eigenaarschap • Draagvlak voor lastige keuzes • Eigenaarschap vanuit „top van de gemeente‟ – Doel: kosten (fundamenteel) verlagen door meer generieke en minder specifieke applicaties – Het gaat „pijn‟ doen – Het vereist het loslaten van individuele persoonlijke voorkeuren en het accepteren van alternatieven – Definitief besluit op basis van definitieve kostenbesparing vs effect op continuïteit en kwaliteit van dienstverlening • Objectief vast te stellen !
Ja, maar.. • • • •
“Het kan echt niet, ik kan niet zonder” “Zo duur is het echt niet” “De gevolgen zijn voor jou, niet voor mij” “Ik ga hier niet aan meewerken”
• Vereist objectieve „harde‟ bewaking van doelen
Uw gemeente ? • Meedoen ?
Operatie BRP is een onderdeel van het Programma modernisering GBA en ondersteunt gemeenten bij de transitie van GBA naar Basisregistratie Personen.
In samenwerking met
