Participatieplan
Versie 23 juni 2015
1
1.
Uitgangssituatie
Wisselspoor is de toekomstige naam van het historische NS terrein langs de 2e Daalsedijk in Utrecht. Het nu grotendeels braakliggende terrein transformeert in een nieuwe hotspot met woningen en bedrijfsruimten voor onder andere de creatieve industrie, kleinschalige horeca en parken. Vroeger was het terrein onder meer de werkplaats voor de productie en onderhoud van wissels. Enkele werkloodsen zijn fysieke herinneringen aan deze tijd. Het bepaalt grotendeels de identiteit van de locatie. In het plan blijven de loodsen met historische waarde zoveel mogelijk behouden en krijgen ze een nieuwe culturele functie. Voor vele Utrechters is het gebied onbekend. Het ligt ingesloten tussen de treinsporen richting Amsterdam en Amersfoort. De locatie heeft een verscholen ligging achter de bestaande woningbouw aan de 2e Daalsedijk. Wel zijn de afgelopen jaren creatieve en andere bedrijven neergestreken in leegstaande gebouwen. NS heeft het hele gebied van 11 hectare verdeeld in vier deelgebieden. In maart 2015 hebben NS en Synchroon een intentie-overeenkomst getekend voor het eerste deelgebied, het meest westelijke deel van het plangebied. Sinds de zomer van 2013 heeft NS gewerkt aan een Ontwikkelvisie voor het hele gebied. Tegelijkertijd is de omgeving hierbij betrokken. In november 2013 was er een informatiebijeenkomst. Hierna is een klankbordgroep opgericht, die in juni 2014 bij elkaar is gekomen. In december 2014 vond een tweede informatiebijeenkomst plaats. Op 2 april 2015 is de Ontwikkelvisie vastgesteld door de gemeente Utrecht. Hierbij hechtte de Raad veel waarde aan de betrokkenheid van de omgeving. Ook zijn moties aangenomen om het gebied autoluw te maken en twee fietsverbindingen te maken voor een betere ontsluiting van het gebied. Op 14 april vond de eerste kennismaking van Team Wisselspoor plaats met de leden van de klankbordgroep. Op 3 juni volgde een algemene informatie-bijeenkomst voor de buurt. De Wijde Blik verzorgt het participatieproces tijdens de ontwikkeling en realisatie van het eerste deelgebied. Dit plan beschrijft de participatie in de ontwikkelingsfase meer in detail en geeft alvast een doorkijkje naar de periode van realisatie en verkoop. De ervaringen met het participatietraject kunnen ook gebruikt worden tijdens de ontwikkeling en realisatie van de volgende deelgebieden.
2.
Kaders
Wisselspoor is aan de ene kant een project met een zekere voorgeschiedenis: er wordt al geruime tijd gesproken over een nieuwe invulling voor de voormalige NS-locatie. De buurt heeft zich in toenemende mate betrokken gevoeld bij de herontwikkeling. Vanuit de wens voor meer openbaar groen, maar ook de angst dat er bijvoorbeeld te veel parkeerdruk of extra autoverkeer als gevolg van nieuwe plannen gaat komen. Aan de andere kant ligt er ook een planvoorstel van Team Wisselspoor als uitwerking van de Ontwikkelvisie voor het eerste deelgebied dat nog gedeeld moet worden met de buurt. De kaders voor de verdere uitwerking van de plannen en participatie zijn enerzijds gebaseerd op de eerdere besluitvorming van NS en de gemeente over vooral de Ontwikkelvisie, zoals die 2 april 2015 is vastgesteld in de gemeenteraad, met de bijbehorende
2
moties en anderzijds geformuleerd door de ideeën vanuit Team Wisselspoor. We omschrijven deze kaders als volgt:
Locatie Het participatieplan richt zich op deelgebied 1 van de locatie. De inrichting van de openbare ruimte zal tevens uitgangspunt zijn voor de overige deelgebieden. Over andere onderwerpen van de deelgebieden verwijzen we geïnteresseerden en betrokkenen door naar NS.
Planinhoud In de Ontwikkelvisie is onder meer vastgelegd: 1) Wat het maximale programma is; 2) Hoe de ontsluiting is geregeld; 3) Welke functies wel en niet in het gebied komen; 4) Het ruimtelijk raamwerk: waar de bouwvelden komen, wat de maximale bouwhoogtes zijn en waar het groen komt. De planuitwerking van Synchroon beweegt zich binnen deze inhoudelijke kaders. Indien vanuit de participatie planverbeteringen worden aangedragen worden deze onderzocht en indien mogelijk meegenomen in de bestemmingsplanprocedure en de uitwerking van het bouwplan als aanvulling/uitwerking van de Ontwikkelvisie.
3.
Aard van de participatie We werken volgens de uitgangspunten van de gemeentelijke Utrechtse participatiestandaard.
Doelstellingen
Voor dit Participatieplan liggen de doelstellingen op twee niveaus: Participatie Voor de participatie geldt als doelstelling dat we waar mogelijk de kennis en kunde van direct betrokkenen willen gebruiken om Wisselspoor inhoudelijk te optimaliseren op wensen van de omwonenden en de (toekomstige) bewoners en gebruikers. Communicatie Voor de communicatie geldt dat we over Wisselspoor transparant en proactief willen communiceren. De doelstelling is dat mensen uit relevante doelgroepen (zie hieronder) alle mogelijkheden hebben om actuele informatie te vinden en/of op te vragen over de planinhoud van Wisselspoor, het participatieproces en de besluitvorming daarover.
4.
Doelgroepen
Als communicatiedoelgroepen stellen we vast: omwonenden en ondernemers in het gebied tussen de Amsterdamsestraatweg en 2e Daalsedijk, gerekend vanaf de St. Josephlaan; 3
huidige gebruikers op de locatie van Wisselspoor (deelgebied 1); gebruikers overig deel NS-locatie 2e Daalsedijk (deelgebieden 2, 3 en 4); toekomstige bewoners en gebruikers van Wisselspoor; betrokken ambtenaren (van het wijkbureau Noord-West en stedelijk), bestuurders en politici van de gemeente Utrecht; betrokken medewerkers NS Stations; media.
De doelgroepen van de participatie overlappen deels de communicatie doelgroepen. Zo kunnen de huidige omwonenden ook geïnteresseerd zijn in woningen op Wisselspoor. Als participatiedoelgroepen zien we: omwonenden en ondernemers in het gebied tussen de Amsterdamsestraatweg en 2e Daalsedijk, gerekend vanaf de St. Josephlaan klankbordgroep van bovenstaande doelgroep, aangevuld met gebruikers op het terrein en toekomstige bewoners; gebruikers (huurders van bedrijfsruimten) op de locatie van Wisselspoor; geïnteresseerden in een woning op de locatie van Wisselspoor.
5.
Participatieproces
Voor Wisselspoor geldt dat we de planuitwerking van Deelgebied1 willen verrijken door de participatie met omwonenden en gebruikers op de locatie volgens de Utrechtse participatiestandaard en vanuit de co-creatie met toekomstige bewoners. Van het plan Wisselspoor 1.0 willen we met deze input komen tot een definitief plan Wisselspoor 2.0. Schematisch ziet dat er als volgt uit:
De Ontwikkelvisie en de moties, die de gemeenteraad daarbij heeft aangenomen op 2 april 2015 vormen daarbij het daarbij het kader waarbinnen we werken.
4
Tijdens de behandeling van de Ontwikkelvisie in de Utrechtse gemeenteraad is vastgelegd dat gewerkt wordt volgens niveau 3 van de Utrechtse participatiestandaard. Dit wordt omschreven als1: De gemeente bepaalt de agenda, maar betrokkenen kunnen problemen en oplossingen aandragen. Deze ideeën spelen een volwaardige rol bij het ontwikkelen van beleid. De gemeente verbindt zich in principe aan de resultaten, maar kan bij de uiteindelijke besluitvorming hiervan beargumenteerd afwijken. De rol van de participant is adviseur. De betrokken partijen kunnen ook zelf met voorstellen komen. Dit hoeft niet aan te sluiten op een plan van de gemeente of ontwikkelaar. De wijkraad heeft altijd de bevoegdheid om zowel gevraagd als ongevraagd te adviseren. Op enkele onderdelen is participatieniveau 4 mogelijk. Dit wordt omschreven als: Gemeente en betrokkenen bepalen samen de agenda en zoeken samen naar oplossingen. De gemeente verbindt zich aan deze oplossingen in de besluitvorming. De rol van de participant is samenwerkingspartner. De betrokkenen zitten zelf aan tafel om over uitgangspunten, een plan of ontwerp mee te denken. Vaak al in een vroeg stadium om ook het proces mede vorm te geven. Dit heet een open plan proces. Synchroon/Team Wisselspoor is natuurlijk geen gemeente. Maar waar mogelijk werken we binnen deze uitgangspunten. We doen dat in nauwe samenwerking met NS en de Gemeente. Op pag. 7 is de samenstelling, rol en vergaderfrequentie beschreven. Extra aandacht voor Seringstraat/Chrysantstraat Tijdens de algemene informatiebijeenkomst op 3 juni bleek dat bij de omwonenden die naast de bebouwing van deelgebied 1 in de Chrysantstraat en de Seringstraat wonen meer onderwerpen leven en voor hen specifiek van belang zijn. Het gaat dan om: De geplande fietsontsluiting langs het spoor, c.q. de routing in relatie tot de Seringstraat en de beoogde fietstunnel naar de Cartesiusdriehoek. De bouwweg die achter de Seringstraat loopt: gebruik en functie ook in relatie tot het bouwverkeer. Werkzaamheden en uitbreiding van de spoorlijn Utrecht-Amsterdam, inclusief de aanleg van geluidschermen en voorzieningen om trillingen te beperken, ook ter hoogte van de Seringstraat. Niet alleen in onderwerpen, maar ook in verantwoordelijkheden liggen er verschillen. Waar Team Wisselspoor verantwoordelijk is voor de participatie en co-creatie van deelgebied 1, zijn de gemeente, NS en ProRail ook actief bij bovenstaande onderwerpen betrokken Naast de klankbordgroep formeren we daarom als uitbreiding een aparte werkgroep Chrysantstraat/Seringstraat, die zich richt op de hierboven genoemde punten. Door twee leden hiervan ook deel te laten nemen aan de klankbordgroep is er een goede ‘linking pin’. Het zorgt ook dat de focus van de klankbordgroep gericht is op deelgebied 1 in zijn geheel. In het beginstadium neemt De Wijde Blik vanuit Team Wisselspoor het initiatief om deze werkgroep Chrysantstraat/Seringstraat bij elkaar te roepen. Samen met de leden van deze werkgroep bepalen we de vergaderfrequentie van de werkgroep en de werkwijze om de bovenstaande knelpunten te bespreken en gezamenlijk oplossingen formuleren. We moeten dit zorgvuldig afstemmen met de huidige bewonersgroep, waarin alleen vertegenwoordigers uit de Seringstraat deelnemen.
1
De Utrechtse participatiestandaard zoals die in 2010 is vastgesteld. 5
Waar laten we in het kader van participatieniveau 3 de klankbordgroep op reageren? We denken in dit stadium voor deelgebied 1 bijvoorbeeld aan: Aansluiting van de nieuwbouw op de omliggende bebouwing binnen de kaders van de Ontwikkelingsvisie; Functies die in deelgebied 1 in bestaande of nieuwe gebouwen komen in het verlengde van de adviescommissie die zich hierop richt; Inrichting van de openbare ruimte. Op enkele onderdelen kan participatieniveau 4 worden gehanteerd. Op dit moment denken we aan de volgende onderwerpen voor niveau 4: Inrichting van het lineaire park langs de 2e Daalsedijk; wat voor soort groen, hoe open of gesloten moet dit worden etc. Dit onderdeel van de plannen is zo cruciaal, dat we als subgroep van de klankbordgroep hier een aparte werkgroep van bewoners voor instellen. Deze kan een bredere samenstelling hebben dan alleen leden van de klankbordgroep. In deze subgroep bespreken we ook de keuze voor functies in het lineaire park (speelruimte kinderen, sportvoorzieningen, ‘stilteplekken’, ruimte voor moestuinen etc. In een aparte bijeenkomst organiseren we ook een speelse activiteit waar de kinderen van omwonenden op een creatieve manier hun mening kunnen geven; Co-creatie van de woningen die Synchroon realiseert. De eerste aanmeldingen van geïnteresseerden zijn al binnengekomen op de informatieavond van 3 juni. Zodra de nieuwe website gereed is starten we ook met de online werving. Alle mensen die zich als belangstellende hebben ingeschreven nodigen we uit voor de woonworkshops (zie hoofdstuk 6); Zelfbouw op de beschikbare kavels in Wisselspoor. De eerste aanmeldingen van geïnteresseerden zijn al binnengekomen op de informatieavond van 3 juni. Zodra de nieuwe website gereed is starten we ook met de online werving. Alle mensen die zich als belangstellende hebben ingeschreven nodigen we uit voor de woonworkshops (zie hoofdstuk 5). Schematisch ziet de structuur van de participatie er dan als volgt uit:
Klankbordgroep Werkgroep Chrysantstraat/ Seringstraat
Werkgroep lineair park 2e Daalsedijk
Kinderteam lineair park
Klankbordgroep De klankbordgroep vormt het hart van de participatie over deelgebied 1. Hierin zit een brede vertegenwoordiging van omwonenden en ondernemers uit verschillende straten en gebruikers. Voor de startbijeenkomst eind juni nodigen we zowel de leden van de bestaande klankbordgroep uit als de mensen die zich aangemeld hebben op 3 juni. Zij vormen de groep waarmee we het plan voor deelgebied 1 willen verrijken. We gaan uit van een maandelijkse frequentie, zodat er circa vier bijeenkomsten in de vorm van workshops gepland kunnen worden. Zowel de tijdstippen als frequentie bepalen we tijdens het eerste overleg. 6
De Wijde Blik bereidt de bijeenkomsten voor, zorgt voor een tijdige uitnodiging en agenda en verslaglegging. We zorgen daarbij dat er een dynamische lijst is van wensen en onderwerpen, waar steeds de reactie bij komt te staan in de vorm QAR-lijst (Question, Answer, Result), die na elke bijeenkomst zal worden geactualiseerd. Naast de klankbordgroep gebruiken we de website en Facebook als online podia. Zowel om de brede groep van omwonenden te informeren over (de resultaten van) het participatieproces, maar ook om op deelonderwerpen online voorkeuren te peilen. Planning Voor Wisselspoor is er een duidelijk spoorboekje. Het huidige planvoorstel moet voor deelgebied 1 uitgewerkt worden tot een bouwplan. Dat betekent dat er concrete uitwerkingen moeten zijn voor het programma en de bebouwing, het groen en de overige invulling van de openbare ruimte, inclusief de gewenste ontsluiting en parkeeroplossingen. We gaan er van uit dat er eind 2015 een bouwplan moet liggen, waarin ook de openbare ruimte en het groen zijn ingevuld. Op dat moment moet dus ook alle output uit het participatietraject zijn verwerkt. Stappenplan 1.
Rond 22 mei 2015: uitnodiging aan omwonenden en gebruikers voor een algemene informatiebijeenkomst op woensdag 3 juni. Tevens een oproep om zich online aan te melden voor de klankbordgroep.
2.
Woensdag 3 juni 2015: algemene informatieavond voor de omwonenden en gebruikers op het terrein. Tijdens deze avond kreeg iedereen informatie over het planvoorstel van Team Wisselspoor en de stappen die gezet moeten worden om in het najaar een uitgewerkt bouwplan te hebben. Tijdens deze bijeenkomst wierven we ook leden om de klankbordgroep aan te vullen. Uiteindelijk willen we een klankbordgroep met een goede vertegenwoordiging van de buurt, waar zowel omwonenden als ondernemers, inclusief enkele gebruikers op het terrein aan deelnemen.
3.
Workshops met klankbordgroep/werkgroep. In de periode 11 juni 2015 tot 3 juli 2015 houden we de eerste workshop over Wisselspoor. Direct na de zomervakantie volgen nog minimaal twee bijeenkomsten. We werken daarbij van grof naar fijn: de architecten en landschapsontwerpers zorgen voor eerste inspiratie, de deelnemers aan de workshops reageren daarop, brengen eigen ideeën in en dat genereert het ‘huiswerk’ voor de architecten en ontwerpers voor de volgende workshops. Onderwerpen die in de workshop aan bod kunnen komen zijn: Aansluiting van de nieuwbouw op de omliggende bebouwing binnen de kaders van de Ontwikkelingsvisie; Inrichting van de openbare ruimte; Ontwerp van het lineaire park (participatieniveau 4). Aan de workshops nemen de leden van de klankbordgroep deel, alsmede vertegenwoordigers van NS en de Gemeente. Verder zal Team Wisselspoor aanwezig zijn. De bijeenkomsten worden (be)geleid door De Wijde Blik. Voor de eerste workshop willen we proberen nog in juni een bijeenkomst te plannen. Volgende bijeenkomsten tussen september en begin november. 7
Bijeenkomsten met de werkgroep Seringstraat/Chrysantstraat. Voor deze werkgroep van bewoners willen we proberen nog in juni een bijeenkomst te plannen. Net als bij de klankbordgroep hebben we daarna tussen september en begin november vervolgbijeenkomsten. Voor wat betreft de invulling van deelgebied 1 stopt dan mogelijk de inbreng vanuit Team Wisselspoor. Uitwerking door architecten en ontwerpers. Dit start gedurende de zomermaanden en loopt door tot eind 2015. Waarbij de ‘oogst’ van de participatie in het najaar wordt verwerkt. Team Wisselspoor beoogt het bouwplan eind 2015 af te ronden. 4.
Finetunen en afronden. Het najaar gebruiken we om het voorlopige eindresultaat van de planuitwerking te presenteren aan de klankbordgroep. Waar mogelijk vindt nog finetuning plaats. Medio november organiseren we nog een inloopbijeenkomst voor de omwonenden en gebruikers op het terrein.
In bovenstaande aanpak ligt voor de participatie een belangrijke rol weggelegd voor de klankbordgroep, maar we zorgen er voor dat ook de brede doelgroep van omwonenden, ondernemers en gebruikers geïnformeerd blijven en zo mogelijk ook online de gelegenheid heeft om op bepaalde thema’s een voorkeur aan te geven.
Voor 2016 geldt dat we richting uitvoering gaan, inclusief het verkooptraject dat daarbij hoort. In overleg met de klankbordgroep bepalen we op welke manier zij daarbij aanhaken, we gaan dan uit van een frequentie per kwartaal. Voor de werkgroep Seringstraat/Chrysantstraat kijken we in 2016 welke partij (gemeente, NS, Prorail, Team Wisselspoor) het meest aangewezen is om dit overleg te trekken, voor zover de knelpunten nog niet zijn verholpen.
5.
Participatie en co-creatie toekomstige bewoners/gebruikers
Het betrekken van toekomstige bewoners is ook een vorm van participatie, waarbij er actief sprake is van co-creatie. We zorgen er daarbij eerst voor dat een bestand aan geïnteresseerden wordt opgebouwd. Voor een deel komen deze uit de directe omgeving, maar ook elders in of buiten Utrecht zullen mensen de kans graag aangrijpen om op deze bijzondere locatie te kunnen wonen. De co-creatie is aan de ene kant een goede markttoets voor de woningen die hier gaan komen en aan de andere kant verleidt het potentiële geïnteresseerden ook al tijdig om na te denken over de aantrekkelijke woonmogelijkheden op Wisselspoor.
8
De stappen die we hierbij zetten zijn: 1. Bestand van belangstellenden opbouwen (vanaf juni 2015); 2. Startbijeenkomst met informatie over het plan en de woonmogelijkheden. Selectie van serieus geïnteresseerden. Augustus/september 2015. 3. Twee woonworkshops met serieus geïnteresseerden. Hierbij zoomen we in op de vertaling van de woonwensen voor de kavels en voor de woningen die Synchroon aanbiedt naar de eerste ontwerpschetsen. September/oktober 2015. 4. Hierna volgt het verkooptraject, qua planning staat nog niet vast wanneer dit gaat starten. De uiteindelijke kopers bestaan zowel uit mensen, die actief aan de woonworkshops deelnemen (‘meedoeners’) en mensen die het project meer op afstand volgen omdat ze zich ingeschreven hebben als geïnteresseerde (‘meekijkers’). We zorgen er voor dat we alle informatie die uit de woonworkshops komt goed terugkoppelen via nieuwsbrieven etc. naar de meekijkers. Voor de bedrijfsruimten gaan we er van uit dat hiervoor veel meer een één op één traject gevolgd gaat worden. Schematisch ziet dit proces er als volgt uit:
9
6.
Algemene communicatie
De communicatie over Wisselspoor is enerzijds gericht op het geven van informatie over Wisselspoor aan Utrechters in het algemeen en specifieke belanghebbenden in het bijzonder. De laatste bestaan met name uit relaties en beslissers bij de Gemeente en NS. Anderzijds richt de communicatie zich op de werving van geïnteresseerde kopers voor de woningen en ondernemers voor de beschikbare bedrijfsruimten. In totaal gaat het om circa 120 woningen, waarvan een deel beschikbaar is voor vrije kavels en bedrijfsruimten. Voor de branding van het gebied loopt een apart traject, waarin bureau Skonk gespecialiseerd in placemaking en branding van locaties - het voortouw neemt. Dat moet op korte termijn leiden tot een heldere positionering van Wisselspoor en een visuele uitwerking van de projectstijl. Dat heeft uiteraard een directe invloed op de communicatieaanpak en de inzet van communicatiemiddelen.
7.
Communicatiemiddelen
Veel communicatiemiddelen dienen meerdere doelen: ze functioneren zowel voor de participatie met betrokkenen, als voor de co-creatie met de toekomstige bewoners en de algemene communicatie. Vooralsnog denken we aan de inzet van de volgende communicatiemiddelen:
Website De website vormt het hart van de communicatie. De site is inspirerend over de kansrijke ontwikkelingen die hier mogelijk zijn en informatief over het plan zelf en de processtappen die we gaan zetten. De url voor de site is utrechtwisselspoor.nl. Op dit moment is een tijdelijke landingspage online, medio juni is de definitieve site in eerste opzet online, daarna volgt verdere uitbouw.
Facebook Facebook is een plezierig medium om snel en beeldend actuele ontwikkelingen te melden en gelegenheid te bieden voor reacties van geïnteresseerden. Ook is het delen met andere pagina’s goed mogelijk.
Persoonlijke uitnodiging Voor de algemene informatiebijeenkomsten zorgen we dat alle omwonenden en ondernemers ook een uitnodiging in de bus krijgen. Het gaat om iets minder dan 2.000 adressen.
E-letter participatie. E-letter geïnteresseerden woningen en bedrijfsruimten. Algemene informatiebijeenkomsten. Workshops klankbordgroep. Excursie raadsleden en betrokken ambtenaren gemeente Utrecht. Free publicity. E-marketing gericht op werving nieuwe bewoners.
10
8.
Planning
Acties/middelen
Maand:
Jun
Jul
Vakanties Klankbordgroep
Werkgroep Lineair park 2e Daalsedijk Werkgroep Chrysantstraat/Seringstraat
Algemene bijeenkomst buurt
Aug
Sep
Okt
11-7 t/m 238
Nov
Dec
2016
17 t/m 25
Website online Facebook actief Excursie raad en ambt. Utrecht
E-marketing nieuwe bewoners Startbijeenkomst co-creatie Woonworkshops co-creatie
Planvoorstel afronden Bestemmingsplan, omgevingsvergunning, start verkoop
11
