ol\rt1kel Pendahuluan
PANG KALAN DATA DAFTAR lSI MAJALAH INDONESIA
AdeKohar Snb Eidan; ,Mojo/oft don Kokl<si Kltnsns
P:ZX!J-.CJPJ
BACA, Vol. 22, No. 1-2, Juni 1997
Saat Pusat Dokumentasi dan Informasi llmiah (PDII) LIPI mencoba membangnn pangkalan data komputer untuk majalah Indonesia lengkap dengan daftar isinya, muncul berbagai tanggapan atau pendapat. Tentn saja pendapat yang berkaitan dengan kebutuhan pemasukan daftar isi majalah ke dalam pangkalan data dengan kondisi dan layanan koleksi majalah PDII-LIPI yang telah ada. Di antaranya ada yang berpendapat, mengapa kita harus repot-repot memasukkan daftar isi majalah ke dalam komputer. Bila seseorang ingin mengetahui daftar isi majalah yang judul, volume, dan nomor majalahnya sudah jelas atau diketahui, tinggal mencari dan mengambilnya dari jajaran koleksi. Kemudian orang tersebut dapat melihat dan membaca, bahkan memfotokopinya di tempat yang telah disediakan. Selesai sudah dan tidak ada masalah. Pendapat lainnya menyatakan bahwa PDII-LIPI telah melaknkan layanan kesiagaan informasi berupa Informasi Kilat. Artinya PDII-LIPI menyediakan lembaran fotokopi daftar isi berbagai majalah, kemudian mengirimkaunya kepada para pemesan. Terpenuhilah kebutuhan para pemakai akan daftar isi rnajalah dari lokasi yang beijauhan. Oleh karena itu pemasukan daftar isi rnajalah ke dalam pangkalan data komputer hanya menambah pekeijaan. Semua pendapat tersebut ada benarnya, namun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan tututan pemakai, pertimbangannya tidak hanya sampai di situ. Contohnya melacak daftar isi majalah secara langsung melalui majalahnya di dalam jajaran koleksi. Pencarian dari judul ke judul, volume ke volume, nomor ke 7
ol\rtikel nomor majalah dalam jajaran koleksi, memerlukan waktu yang lebih lama dibanding · dengan waktu yang diperlukan pemakai bila duduk berhadapan dengan komputer menelusur daftar isi majalah yang diperlukannya. Di samping itu pendekatan daftar isi majalah secara langsung ke dalam jajaran koleksi, tidak dapat dilakukan pemakai dari tempatjauh. Baiklah! Layanan Informasi Kilat menolong para pemakai di tempat jauh dapat memperoleh daftar isi majalah sesuai dengan pesanannya. Namun layanan ini memerlukan waktu yang relatif lama. Mata rantai kegiatan mencari, menyediakan, memfotokop~ dan mengirimkan lembaran fotokopi daftar isi majalah ke alamat pemesan cukup memakan waktu. Untuk mengatasi berbagai kelemahan layanan konvensional ini banyak yang dapat diper· buat. Salah satu diantaranya menyediakan akses langsung daftar isi majalah ke pangkalan data komputer. Proyek semacam ini sudah banyak dilakukan oleh negara-negara maju, bahkan dilengkapinya dengan pangkalan data abstrak dan teks penuh (full text). Contohnya 5 perpustakaan universitas di Eropa bekerja sama membangun suatu pangkalan data terintegrasi di bidang ruang angkasa. llmuwan dan mahasiswa di lingkungannya dapat mengakses informasi ke pangkalan data yang berisi daftar isi tesis, majalah, dan dokumen lainnya secara mudah dan cepat. Selanjutnya para pemakai dapat memesan lembaran kopi dokumen melalui pos elektronik (electronic mail). Skenario lainnya tiga penerbit ilmiah bidang hukum memutuskan untuk bergabung dalam penerbitan elektronik. Tiap penerbit menyediakan semua jurnal yang berhubungan dan daftar isi majalah· nya disimpan di dalam suatu pangkalan data terpisah dari abstrak dan full text. Para peminat secara bebas dapat menggunakan koneksi modem komputer ke pangkalan data daftar isi majalah dan abstrak. Untuk'akses selanjutnya ke pangkalan data full text, para peminat hams mengeluarkan biaya dengan menggunakan kartu pintar (smart card) (Melis, .1995 : 32). BACA, Vol 22, No. 1-2, Juui 1997
Dalam Skala intemasional dikenal antara lain pangkalan data daftar isi majalah "Current Contents" (CC) sebagai produk Institute for Scientific Information, Inc di Amerika Serikat yang sekaligus dapat diakses melalui Host Data Start, DIALOG, IRS, dan STN (Orton, 1995; 59). Pangkalan data CC ini memuat daftar isi lebih dari 6500 judul majalah terbitan terakhir di dunia, dan luaran tercetaknya tersebar ke seluruh dunia.
Pemakaian Majalah Majalah mempunyai keunggulan dalam penyampaian informasi yang bersifat terapan dan lebih cepat daripada buku. Sesuai dengan sifat penerbitnya buku memakan waktu yang lama, isinya cepat basi dan kebanyakan memuat hal-hal yang bersifat teoritis (Chusnun, 1985). Majalah sendiri menurut Gates (Suherman, 1995:17) menyajikan ciri-ciri informasi sebagai berikut: Informasi ekonomi terbaru dalam bidang sains, teknologi, politik, dan sejeuisnya; subjek barn atau sesuatu yang tidak terdapat dalam buku; trend atau opini dalam masyarakat; serta bahasan buku atau bagian buku sebelurn diterbitkan. Informasi-informasi tersebut dimuat dalam majalah dalam bentuk artikel dengan topik-topik yang lebih spesifik. Untuk itu majalah secara fisik memiliki daftar isi yang berfungsi sebagai sarana penelusuran bagi para pemakai dalam mengenali artikel-artikel yang dimuat di dalamnya. Dengan demikian majalah banyak diminati, dicari dan digunakan oleh para pemakai. Dengan ciri fisik yang relatif ringan dan kandungan informasinya yang segar, maka majalah bisa dinikmati siapa saja, kapan saja, dan di mana saja. Barden dan Good (1989:11) menyebutkan ada dua pola bagi ilmuwan dalam memakai majalah, yaitu sebagai berikut: 1. Membaca secara teratur Biasanya seseorang dapat membaca majalah secara teratur karena melanggan, baik secara pribadi maupun melalui instansi tempat · bekerja. 8
d\rtikel 2. Memesan artikel Para ilmuwan atau kelompok pemakai lainnya biasanya menemukan informasi artikel melal~ sumber referens~ kemudian memesan fotokop1 artikelnya ke perpustakaan atau pusat informasi lainnya. Sebenamya pola pemakai dalam menggunakan majalah, baik dengan cara membaca secara teratur maupun hanya memesan artikel, dapat memanfaatkanjasa perpustakaan. Misalnya membaca majalah secara teratur, seseorang dapat pergi ke perpustakaan secara teratur untuk membaca majalah yang diminatinya setiap kali terbit. Demikian pula memesan artikel, setiap saat para pemakai dapat memesaunya ke perpustakaan Biasanya para pemakai mendapatkan informasi artikel majalah melalui: publikas~ pangkalan data terpasang, atau komunikasi dengan orang lain. Ini berarti untuk memasyarakatkan pemakaian majalah, pihak perpustakaan di antaranya perlu menyediakan pangkalan data termasuk di dalam-nya pangkalan data daftar isi majalah.
Pangkalan Data · Pangkalan data daftar isi majalah di Indonesia belum begitu berkembang. Apa yang diungkapkan Sulistyo Basuki (1987:86) dalam satu dasawarsa yang lalu masih berlangsung hingga saat ini. Perkembangan otomasi perpustakaan di Indonesia pada umumnya masih memusatkan perhatian pada kegiatan pembuatan katalog, bibliografi, atau sarana temu kembali informasi sejenis lainnya. Kalaupun ada perubahan, barn ke arah pemanfaatan komputer buat penyediaan pangkalan data abstrak artikel majalah. Padahal di saat era "Cyberspace" yang sedang berlangsung ini terbuka kesempatan yang luas bagi masyarakat untuk melakukan komuuikasi komputer den~!ill berbagai isinya. Komputerisasi perpustakaail seperti di negara-negara maju, tidak hanya terbatas pada penyedia~ pangkalan data bibliografis, tapi sudah mencapa1
BACA, Vol. 22, No. 1-2, Juui 1997
pada penyediaan pangkalan data full text bagi kepentingan akses para pemakai. Untuk antisipasi ke arah itu, PDII-LlPI men(:oba mengembangkan pangkalan data majalah Indonesia lengkap. dengan daftar isinya melalui Proyek Sistem Informasi lPTEK Nasional Guna Menunjang Pembangunan. Lima puluh judul majalah Indonesia terbitan tahun 1995 sudah diproses, data lembaran daftar isi dari setiap nomor majalah dientri ke dalam pangkalan data komputer melalui program CDS/ISIS. Secara teknis, pangkalan data majalah ini menggunakan 2 jenis lembar kelja (worksheet}, yaitu 1 lembar kelja untuk data bibliografi majalah, dan 1 lembar kelja untuk daftar isi majalah dalam satu nama berkas (file) pangkalan data majalah "JURIND". Lembar kelja data bibliografi majalah terdiri dari ruas (field): MFN majalah, judul, penerbitan, kode bahasa, frekuens~ ISSN, subyek, pemilikan, lokasi, pengent~ tanggal entri dan jenis dokumen. Sedangkan lembar kelja daftar isi terdiri dari ruas: MFN majalah, Vol!No/Tahun, daftar i~ pengent~ tanggal entri, danjenis dokumen. Dengan menggunakan sarana gabung pada CDS/ISIS kedua kelompok data ini dapat ditampilkan dalam 1 format tampilan untuk kepentingan pemakai menelusur artikel majalah. Contolniya majalah Analisis CSIS, volume 24, nomor 6, tahun 1995 ditampilkan sebagai berikut:
ANALISIS CSIS, VOL.24, N0.6, TH 1995 Hal. Daftar lsi. 417 Kearifan budaya masyarakat lokal melestarikan Iingkungan I J.P. Rahail 431 Sumbangan kearifan tradisional terhadap upaya pelestarian lingkungan hidup/Sarwono Kusumaatmaja dsb ...... .
9
- - - ---------------
cArtikel Daftar isi majalah Indonesia ini dapat diakses dalam pangkalan data "JURIND" dengan menggunakan logika Bolean melalui judul dan Vol/No/Tahun majalah dan dapat ditampilkan pada layar monitor melalui format daftar isi (DAF).
Sarana Pendukung Pangkalan data daftar isi majalah dibuat bagi kepentingan para.pemakai. Artinya para pemakai dapat melakukan komunikasi langsung dengan pangkalan data daftar isi majalah. Tentu saja akan ada permintaan balik dari para pemakai untuk mendapatkan kopi artikel yang ditemukan di dalam pangkalan data.
I,
II
.I
il
i
Untuk menjaga kelancaran dan keamanan pemakaian pangkalan data daftar isi majalah, bahkan sampai pada kepuasan pemakai untuk memperoleh data dan kopi artikel majalah, diperlukan berbagai sarana pendukung baik bempa peraturan, mekanisme maupun sarana penunjang lainnya. Mercury Foundation mengembangkan 6 sarana dan mekanisme penunjang yang harus diperhatikan dalam menciptakan kelancaran pemakaian jaringan kelja sarna pangkalan data. Sarana-sarana tersebut adalah sebagai beriknt (Melis, 1996 : 32): 1. Sarana kearnanan Mempakan sarana yang berkaitan dengan keautentikan dan kebijakan buat pemakai. Pemakaian pangkalan data hams mempunyai mekanisme pencatatan nama dan alamat pemakai yang jelas, temtama bila pemakaian pangkalan data sudah menerapkan sistem pembayaran. 2. Sarana informasi Mempakan sesuatu yang berkaitan dengan kemudahan akse.$ atau penelusuran informasi. Antisipasi atas permintaan balik setelah pemakai menelusur pangkalan daftar isi majalah, maka perlu adanya dukungan pangkalan data
BACA, Vol. 22, No. 1-2, Juni 1997
3.
4.
5.
6.
abstrak artikel, bahkan sampai pada pangkalan data full text. Sarana pemesanan Sarana yang memudahkan para pemakai pangkalan data dalam memesan informasi yang diperlukannya, misalnya sarana fax dan electronic mail. Sarana reproduksi Sarana yang memudahkan pemakai dalam memperoleh reproduksi artikel atau dokumen yang dipesan, temtama saranan reproduksi elektronik, misalnya "download" data komputer. Sarana pengiriman Penyedia pangkalan data daftar isi majalah hams menyediakan berbagai pilihan pengiriman dokumen yang dipesan pemakai, misalnya melalui pos, fax, dan electronic mail. Sarana keuangan Ketentuan-ketentuan yang berkaitan dengan pembayaran, baik untuk akses pangkalan data maupun untuk reproduksi dan pengiriman doknmen
Keenam sarana ini dapat diterapkan PDll-LlPI dalam menjaga kelancaran pemakaian dan memasyarakatkan pangk_alan data daftar isi majalah Indonesia khususnya, dan pangkalan data bibliografi pada umumnya. Kebetulan hampir semua sarana tersebut telah dimiliki PDll-LlPI, kecuali buat sarana akses informasi belum ada pangkalan data abstrak dan full text untuk melengkapi pangkalan data daftar isi majalah Indonesia. Bila pemakai ingin mengetahui kopi artikel majalah Indonesia yang ditemukannya dalam pangkalan data daftar isi majalah, masih dilayani secara konvensional melalui pesanan reproduksi fotokopi. Oleh karena itu kelengkapan koleksi majalah Indonesia yang dimi1iki PDll-LlPI hams terawat dengan baik, agar selalu siap melayani permintaan para pemakai.
10
o2\rtikel Basuki,Sulistyo
KESIMPULAN Daftar isi lima puluh judul majalah Indonesia terbitan tahun 1995, telah selesai diproses dan dimasukkan ke dalam pangkalan data komputer PDll-LIPI melalui program CDS/ISIS. Pemasnkan data menggunakan dna jenis lembar kelja, yaitu lembar kelja data bibliografi. majalah dan lembar kelja daftar isi dalam satu berkas pangkalan data majalah Indonesia. Kedua kelompok data ini dapat digabungkan dalam satu format tampilan daftar isi majalah yang terdiri dari judul, volume, nomor, tahun, dan daftar isi majalah. Y aug menjadi tantangan dalam pembangunan pangkalan daftar isi majalah ini adalah kelengkapan sarana akses iuformasi. Dalarn antisipasi permintaan artikel majalah, PDll perlu melengkapinya dengan pangkalan data abstrak dan full text majalah Indonesia.
Berbagai masalah dalam automasi perpustakaan di Indonesia. Majalah !PI, 9 (3-4) 1987 : 84-94 Bauwens, Michel Knowledge transfer in cyberspace : a model for future business practices. FID News Bulletin, 46 (1-2) 1996 : 46-54. Chusnun, Muhammad Pengadaan majalah ilmiah : pandangan dari penyalur/importir majalah. Lokakarya Pengelolaan Mqjalah Ilmiah untuk Perpustakaan, dan Pusat Informasi, Fakultas Sastra, Universitas Indonesia, Jakarta, 19-21 Maret 1985. Melis, Frank Six engines TM to build a business network in on-line services. FID News Bulletin, 46 (1-2) 1996 : 30-35. Orton, David Online searching in science and technology : an introductory guide to equipment databases and serach techniques. 3rd ed. London: British Library, 1995.
DAFTAR PUSTAKA Barden, Phil dan Ben Good Information flows into industrial research : a survey of users' attitudes and behaviour. London :British Library Board, 1989.
Suherman Media massa dan perpustakaan. Baca, 20 (3-4) 199: 13-19
-
Pusat Injormasi Wanita dan Pembangunan (PJWP) menyediakan jasa layanan informasi untuk umum, yaitu : * Perpustakaan * Jasa Penelusuran Literatur * Jasa Kesiagaan Jnformasi * Paket Informasi * Jasa Penyusun Sari Karangan PIWP, Alamat : Jam buka: Gedung PDII-LIPI!t. Ill SeninsldJumat: 08.30-18.00 Jl. Gatot Subroto 10 Jak-Sel Sabtu : 08.30- 15.30 BACA, Vol. 22, No. 1-2, Juni 1997
11
--------------------·--
