PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN ABSENSI BIOMETRIK PEGAWAI (SIMAP)
BY MAMALA SOFTWARE WWW.APLIKASIMUDAH.COM
2|A p l i kas i
SIMAP
LANGKAH 1 CARA INSTAL DAN MEMBUKA APLIKASI SIMAP 1. Download terlebih dahulu aplikasinya di www.aplikasimudah.com 2. Setelah itu klik ganda icon Installer_Simap.exe yang telah didownload tersebut 3. Setelah muncul jendela Setup, klik next 4. Lalu klik next dan jagan merubah sesuatu. 5. Lalu klik next dan jagan merubah sesuatu. 6. Lalu beri tanda centang pada create a desktop icon seperti gambar berikut lalu klik next
7. Lalu klik tombol Install lalu tunggu sampai proses selesai. Untuk membuka Aplikasi SIMAP caranya yaitu : 1. Kilk ganda icon aplikasi simap pada C:\SIMAP\SIMAP.exe
Desktop
atau
cari
di
2. Lalu masukkan Username “admin” dan Password “admin” seperti gambar di atas
3|A p l i kas i
SIMAP
Tampilan jendela utama aplikasi Sistem Informasi dan Manajemen Absensi Biometrik Pegawai (SIMAP)
LANGKAH 2 MEMASUKKAN FILE REGISTER / AKTIVASI Langkah selanjutnya adalah memasukkan file registrasi / aktivasi ke dalam aplikasi Caranya yaitu : 1. Download terlebih dahulu file registrasi yang kami kirim ke email Anda. 2. Setelah itu buka aplikasi SIMAP lalu klik pada tombol Masuk di menu Sumber Data base Finger Print pada Menu utama Aplikasi seperti gambar berikut
Ini adalah antar muka dari form Sumber database finger print
4|A p l i kas i
SIMAP
3. Setelah itu buka aplikasi Attendace Management (aplikasi bawaan mesin finger print) disingkat ATT, lalu klik menu Maintenance Option, lalu pilih Database Option... seperti terlihat pada gambar berikut :
4. Pada tab Connection copy tulisan yang ada pada kolom Select or enter a database to Access data seperti gambar berikut :
Silahkan tutup kembali aplikasi Attendance Time Managemen (ATT). 5. Kembali ke Aplikasi SIMAP, pada kolom Lokasi Sumber Database 6. Copy paste ke dalam kolom Lokasi Sumber database seperti gambar berikut
5|A p l i kas i
SIMAP
Setelah itu klik tombol simpan sebanyak 2 kali, lalu klik tombol Keluar untuk kembali ke Menu Utama Aplikasi SIMAP.
LANGKAH 3 PENGATURAN JAM KERJA PEGAWAI Langkah selanjutnya mengatur Jam Kerja Pegawai Caranya yaitu : 1. Masuk ke dalam Form Pengaturan Jam Kerja Pegawai seperti pada gambar berikut.
2. Klik Tombol Tambah untuk menambah jam kerja seperti gambar berikut
6|A p l i kas i
SIMAP
Lalu pada pilihan metode hitung, pilih Fix atau Fleksibel, seperti gambar berikut :
Pilihan Fix untuk menghitung jam kerja tanpa terpengaruh pergeseran waktu datang dan pulang pegawai, sedangkan pilihan Fleksibel digunakan agar dapat terpengaruh dari waktu datang dan pulang pegawai. Pilihlah sesuai dengan ketentuan yang berlaku di kantor Anda. 3. Kemudian pilih jenis Jam Kerjanya, Pilihan akan tidak aktif jika sudah digunakan seperti pada gambar di atas, pilihan hari khusus maksudnya Hari Jum,at karena ada penambahan waktu istirahat sehingga waktu pulangpun bertambah. 4. Masukkan tanggal berlakunya, umpama di setting selama 1 tahun kedepan misalnya dari tanggal 01-01-2017 sampai 31-12-2017 seperti gambar berikut
5. Setelah itu tentukan Jam Masuk dan Pulangnya seperti gambar berikut
Setelah itu klik tombol Simpan. 6. Untuk merubah atau menghapusnya, klik record pada tabel yang akan di ubah atau dihapus kemudian klik tombol Ubah untuk mengubah atau tombol Hapus untuk Menghapus.
7|A p l i kas i
SIMAP
LANGKAH 4 PENGISIAN DAFTAR JABATAN DAN KELAS JABATAN Langkah selanjutnya adalah mengisi daftar jabatan dan kelas jabatannya Caranya yaitu : 1. Masuk ke dalam Form Daftar Jabatan dan Kelas Jabatan seperti pada gambar berikut.
2. Klik pada pilihan bulan, dimulai dari bulan 01
3. Klik tombol Tambah untuk menambah data, tombol Ubah Untuk Mengubah data serta tombol Hapus untuk menghapus data 4. Untuk pengisian bulan 02 dan seterusnya akan dilakukan melalui Form Migrasi Data insya Allah akan kita bahas selanjutnya pada langkah 12.
8|A p l i kas i
SIMAP
LANGKAH 5 PENGISIAN DAFTAR DAFTAR PEGAWAI Langkah selanjutnya adalah mengisi daftar Pegawai Caranya yaitu : 1. Masuk ke dalam Form Daftar Pegawai seperti pada gambar berikut.
2. Klik pada pilihan bulan, dimulai dari bulan 01
3. Klik tombol Tambah untuk menambah data, tombol Ubah Untuk Mengubah data serta tombol Hapus untuk menghapus data 4. Untuk ID Pegawai, harus sama dengan No ID yang tercatat di Mesin Fingerprint (Biometrik)
9|A p l i kas i
SIMAP
5. Untuk pengisian bulan 02 dan seterusnya akan dilakukan melalui Form Migrasi Data insya Allah akan kita bahas selanjutnya pada langkah 12.
LANGKAH 6 PENGISIAN NAMA INSTANSI DAN PENANDATANGAN Langkah selanjutnya adalah mengisi Nama Instansi dan penandatangan Caranya yaitu : 1. Masuk ke dalam Form Nama Instansi dan Penandatangan seperti pada gambar berikut.
2. Kemudian Klik tombol Ubah dan isikan semua kolom dengan benar serta ganti logonya dengan mengklik tombol Ubah di bawah Logo tersebut seperti terlihat pada gambar berikut
10 | A p l i k a s i
SIMAP
3. Setelah itu klik tombol Simpan dan Keluar untuk kembali ke menu utama.
LANGKAH 7 MENGINPUT DAFTAR HARI LIBUR NASIONAL Langkah selanjutnya adalah menginput Daftar Hari Libur Nasional Caranya yaitu : 1. Masuk ke dalam Form Hari Libur Nasional seperti pada gambar berikut.
2. Klik tombol Tambah untuk menambah data, tombol Ubah Untuk Mengubah data serta tombol Hapus untuk menghapus data.
11 | A p l i k a s i
SIMAP
LANGKAH 8 MENGINPUT DAFTAR IJIN, SAKIT DAN CUTI LAIN-LAIN Langkah selanjutnya adalah menginput Ijin, Skit, Cuti dan lain-lain Caranya yaitu : 1. Masuk ke dalam Form Daftar Ijin dan Cuti seperti pada gambar berikut.
2. Pilih bulannya dan klik tombol Tambah untuk menambah data, tombol Ubah Untuk Mengubah data serta tombol Hapus untuk menghapus data. Seperti terlihat pada gambar berikut.
3. Setelah selesai Klik tombol Keluar untuk kembali ke menu utama.
12 | A p l i k a s i
SIMAP
LANGKAH 9 PENGAMBILAN DAN PERHITUNGAN DATA FINGERPRINT Langkah selanjutnya adalah pengambilan dan perhitungan data fingerprint dari databse yang terhubung dengan mesin fingerprint. Caranya yaitu : 1. Sebelum melakukan pengambilan data dari database yang terhubung dengan mesin biometrik, lakukan terlebih dahulu penariokan data dari mesin biometrik melalui aplikasi ATT baik melalui jaringan LAN maupun melalui flashdisk 2. Setelah melakukan penarikan data, kembali ke aplikasi SIMAP lalu Masuk ke dalam Form Pengambilan dan Perhitungan data Fingerprint seperti pada gambar berikut.
3. Pilih bulannya dan klik tombol Tambah untuk menambah data, tombol Ubah Untuk Mengubah data serta tombol Hapus untuk menghapus data. Seperti terlihat pada gambar berikut.
4. Setelah itu klik pada tombol Pengambilan data seperti pada gambar berikut :
13 | A p l i k a s i
SIMAP
5. Lalu masukkan tanggal periode seperti gambar berikut, lalu klik tombol Pengambilan Data
6. Kemudian masukkan kode “admin” pada kolom masukkan kodenya seperti gambar berikut
7. Klik tombol Ok, Kemudian klik Yes dan tunggu sampai proses selesai. 8. Setelah proses pengambilan data selesai, klik tombol Hitung untuk menghitung absensi Biometrik seperti gambar berikut
9. Kemudian klik Yes dan tunggu sampai proses selesai 10. Berikut contoh hasil perhitungannya
14 | A p l i k a s i
SIMAP
11. Klik tombol Cetak untuk mencetak rincian absensi per pegawai selama sebulan, contohnhya hasilnya adalah sebagai berikut
12. Klik Tombol Keluar untuk kembali ke Menu Utama aplikasi
LANGKAH 10 MEREKAP SELURUH DATA BIOMETRIK DALAM SATU BARIS UNTUK SEMUA PEGAWAI Langkah selanjutnya adalah melakukan rekap untuk menghimpun semua data scan masuk dan scan keluar Caranya yaitu : 1. Setelah melakukan pengambilan dan perhitungan data, klik pada menu Monitoring Absensi seperti pada gambar berikut :
2. Kemudian pilih bulannya sepserti pada gambar berikut lalu klik tombol Posting
15 | A p l i k a s i
SIMAP
3. Klik tombol Yes, lalu tunggu sampai proses selesai, Catatan : Setiap kali ada perubahan pada data, maka lakukan proses posting ini 4. Berikut contoh hasil postingan rekapan data biometrik
5. Untuk mencetak hasilnya klik pada tombol Cetak dan berikut contoh hasil cetakannya
Catatan : Jika terjadi kekeliruan maka lakukan posting ulang sampai hasilnya sesuai.
16 | A p l i k a s i
SIMAP
LANGKAH 11 MENCETAK HASIL PERHITUNGAN BIOMETRIK UNTUK PEMBAYARAN TUNJANGAN KINERJA Untuk mencetak Hasil perhitungan Biometrik untuk pembayaran tunjangan kinerja caranya adalah sebagai berikut : 1. Setelah melakukan pengambilan dan perhitungan data serta posting rekap absensi, klik pada menu Biometrik Tukin seperti pada gambar berikut :
2. Kemudian pilih bulannya seperti pada gambar berikut lalu klik tombol Cetak berikut contoh hasilnya
17 | A p l i k a s i
SIMAP
3. Untuk mencetak hasilnya klik pada tombol Cetak dan berikut contoh hasilnya
LANGKAH 12 MIGRASI DATA (MENG COPY DATA DARI BULAN SEBELUMNYA) Untuk ke bulan berikutnya kita harus menginput kembali Daftar nama pegawai serta jabatan, tapi jangan khawatir, kami sediakan fasilitas untuk mengambil semua data pegawai dan jabatan dari bulan sebelumnya dengan hanya beberapa klik saja : Caranya yaitu sebagai berkut 1. Klik pada menu Migrasi Data seperti pada gambar berikut :
2. Kemudian pilih tahun dan bulan di periode awal dan tahun dan bulan di perode berikutnya seperti gambar berikut :
18 | A p l i k a s i
SIMAP
3. Kemudian klik tombol migrasi dan tunggu sampai prosesnya selesai.
