PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM INFORMASI DESA (SID) 3.04

PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM INFORMASI DESA (SID) 3.04 Daftar Isi: A. B. C. D. E. F. G.

H. I. J. K. L. M. N.

Mengenal Sistem Informasi Desa (SID) Spesifikasi Hardware dan Software Komputer Panduan Instalasi SID 3.04 Panduan Mengakses SID 3.04 pada Komputer Server (Induk) Panduan Mengakses SID 3.04 pada Komputer Kerja (Client/Workspace) dalam Jaringan Manajemen Module Home: 1. Input Data Identitas Desa 2. Input Data Pemerintah Desa Manajemen Module Penduduk: 1. Input Data Wilayah Administratif 2. Input Data Keluarga dan Penduduk 3. Input Data Penduduk Pendatang 4. Pecah Keluarga 5. Membuat Keluarga dengan Data Penduduk yang Sudah Ada 6. Input Data Rumah Tangga 7. Input Data Kelompok Manajemen Module Statistik Manajemen Module Cetak Surat Manajemen Module Pengguna (User) Manajemen Module Analisis Back-Up Database SID (Export) Restore Database SID (Import) Manajemen Module Website

A. Mengenal Sistem Informasi Desa (SID) Anda sedang membaca panduan teknis penggunaan aplikasi Sistem Informasi Desa (SID) versi 3.04. Aplikasi ini adalah bagian dari sebuah seri inisiatif terbuka dan kolaboratif antara para pegiat teknologi informasi dengan komunitas desa untuk membangun solusi manajemen data dan informasi untuk mendukung proses pembangunan perdesaan. SID lahir sebagai gagasan bersama sejumlah komunitas desa dan komunitas petani, belajar dari pengalaman pengelolaan data dalam berbagai situasi dan kebutuhan. SID dibangun sebagai platform yang disediakan bagi komunitas untuk mempermudah pengelolaan sumber daya. Sumber daya yang dikelola berupa pengetahuan, kekayaan alam dan potensi lain yang bisa dikelola untuk mendukung kemandirian komunitas. Kemandirian komunitas menjadi salah satu kunci penting dalam upaya penguatan masyarakat. Kemandirian adalah situasi dimana suatu komunitas mampu mengelola sumberdaya yang mereka miliki sebagai modal utama untuk mengatasi masalah maupun mengembangkan diri secara koletif menuju situasi yang lebih baik. Kemampuan mengelola sumberdaya juga menjadi syarat penting agar suatu komunitas bisa meminimalkan ketergantungan dari pihak lain. Sedikit atau banyak setiap komunitas memiliki sumber daya yang sangat penting. Sumber daya yang dimaksud bisa berupa sumber daya yang bersifat fisik (tangible) maupun non-fisik (intangible). Dalam kenyataannya kekayaan sumberdaya tersebut seringkali tidak disadari secara kolektif. Kondisi ini menyebabkan sumberdaya yang dimiliki oleh suatu komunitas kurang terkelola secara optimal. SID adalah alat dari sebuah konsep pemanfaatan sistem informasi sebagai alat bantu (instrumen) pengelolaan sumberdaya berbasis komunitas. Sebagai sebuah konsep generik, SID bisa diterapkan oleh pelbagai pihak di wilayah yang berbeda dengan jenis sumber daya yang berbeda dan dengan nama yang berbeda. Substansinya adalah upaya mengoptimalkan fungsi informasi-komunikasi untuk pengelolaan sumber daya berbasis Panduan Penggunaan Aplikasi SID 3.04 – 1

komunitas sehingga suatu komunitas menjadi lebih mandiri. APAKAH SISTEM INFORMASI (SID)? Aplikasi Sistem Informasi Desa (SID) adalah sistem olah data dan informasi berbasis komputer yang dapat dikelola oleh pemerintah dan komunitas desa dalam dua ranah: 1. Offline Aplikasi diinstall dalam komputer server di kantor desa dan dioperasikan sebagai server (pusat data) yang bersifat lokal. Oleh karena tidak terhubung ke internet, SID offline hanya bisa diakses dalam jaringan lokal (local area network). Sistem offline ini direkomendasikan untuk diterapkan dalam penggunaan aplikasi SID harian. Database dari hasil proses olah data secara offline itu dapat diunggah ke sistem online secara berkala. 2. Online SID akan optimal jika terhubung ke internet sebagai sistem online berbasis web. SID online akan otomatis berfungsi juga sebagai website desa. Website desa ini memiliki fungsi yang terbagi dalam dua bagian, yakni bagian depan (front-end) yang bisa diakses oleh publik dan bagian dalam (back-end) yang hanya bisa diakses oleh administrator sistem. Dalam pengembangannya, sistem data informasi ini akan bisa dihubungkan dengan sistem informasi di tingkat supradesa untuk mendapatkan bentuk manfaat yang lebih luas bersama para pihak dari tingkat desa, kabupaten/kota, hingga provinsi, dan kawasan.

TAHAP MEMBANGUN SID Bagaimana memulai membangun Sistem Informasi Desa (SID) di desa kita? Caranya sangat mudah, tetapi pasti perlu proses yang harus sabar dan cermat untuk dijalani. Siapa pun Anda, baik perorangan maupun mewakili organisasi/lembaga, dapat mencoba mulai membangun SID di desa masing-masing dalam 9 langkah. 1. Bentuk tim kerja bersama pemerintah desa 2. Diskusikan basis data apa saja yang diperlukan untuk warga 3. Himpun data kependudukan berbasis pada Nomor Induk Kependudukan (NIK) pada Kartu Keluarga (KK) 4. Daftarkan proyek SID dan dapatkan aplikasi softwarenya di http://sid.web.id 5. Install aplikasi software SID di komputer desa 6. Entry data penduduk ke SID 7. Basis data kependudukan sudah bisa dimanfaatkan untuk pelayanan data/informasi publik 8. Diskusikan rencana pengembangan SID sesuai kebutuhan desa 9. Sebarluaskan informasi desa melalui beragam media untuk warga sebagai sistem informasi terbuka dan dua arah

Panduan Penggunaan Aplikasi SID 3.04 – 2

B. Spesifikasi Hardware dan Software Komputer Prototipe aplikasi SID secara teknis mulai dikembangkan pada tahun 2009. Versi pertama SID dirilis pada tahun 2011. Versi kedua SID dirilis pada tahun 2012. Aplikasi SID kini telah mencapai versi SID 3.04. Sebagai aplikasi berbasis komputer, SID 3.04 tentu saja hanya bisa diakses dengan menggunakan media komputer. Komputer yang digunakan bisa berupa personal computer (PC), laptop, maupun netbook. Komputer tersebut tidak harus komputer baru. Hal yang penting adalah komputer tersebut memenuhi spesifikasi dasar hardware dan software sebagai berikut: Spesifikasi minimal Hardware: 1. Intel Pentium/ Celeron Family/ AMD K6/ Athlon/ Duron Family atau processor yang kompatibel. 2. Minimal processor yang diperlukan sebesar 233-MHz. 3. RAM 64 Mb (MS Windows), RAM 512 Mb (Linux) 4. Disk space 400 Mb (MS Windows; tidak termasuk sistem operasi), Disk space 2 Gb (Linux; termasuk sistem operasi) 5. Super VGA (800 x 600) atau dengan resolusi yang lebih tinggi lagi. 6. Keyboard dan mouse yang kompatibel 7. Wireless LAN (opsional) 8. Modem SMS (opsional) Spesifikasi minimal Software dan Sistem Operasi: • Sistem Operasi: 1. Windows XP, Windows 7, Windows 8 dan lain-lain. 2. Linux Ubuntu, Mint, CentOS, OpernSUSE, Arch, Fedora, Sabayon, Mageia, ROSA dan lainlain. 3. MAC OS X. • Web Server: 1. Web Server OS Windows: Appserv, Wamp, Vertrigo, Easyphp, Xampp dan lain-lain. 2. Web Server OS Linux: Lampp, Apache, Nginx, Lighttpd dan lain-lain. • Web-browser (yang mendukung html 5 dan css3): 1. Mozilla Firefox v.16 2. Chrome 5 3. Internet Explorer 10 4. Opera 10.6


C. Panduan Instalasi SID 3.04 Panduan ini ditujukan untuk pengguna komputer dengan sistem operasi Windows. Instalasi SID versi 3.04 ini telah menghimpun proses instalasi webserver dan aplikasi SID dalam satu langkah, dengan tahap-tahap sebagai berikut: 1. Copy file SID-3.04-Setup_win_x86_x64.exe (master aplikasi) ke komputer yang akan dijadikan server SID.


2. Klik kanan pada ikon master aplikasi. Klik “Run as Administrator” untuk melakukan eksekusi instalasi. 3. Terbuka jendela instalasi aplikasi SID.

4. Baca “Lembar Persetujuan” dan klik “Accept”

5. Pilih Destination Folder (folder tujuan) instalasi aplikasi pada Direktori C:\ lalu klik “Install” 6. Proses instalasi akan berjalan, tunggu hingga selesai Panduan Penggunaan Aplikasi SID 3.04 – 5

7. Ketika proses instalasi selesai, akan terbuka jendela cmd.exe. Tekan tombol mana saja (press any key to continue) untuk menjalankan aplikasi Apache dan MySQL pada webserver.


8. Terbuka jendela XAMPP Control Panel, yang menandakan proses instalasi webserver telah berhasil. Perhatikan bahwa module Apache dan MySQL telah aktif (running).

9. Klik kotak di sisi kiri module Apache dan MySQL hingga muncul tanda centang/contreng hijau untuk menjadikan XAMPP otomatis hidup ketika komputer server dihidupkan. Caranya mengaktifkan service dengan klik “Stop” dulu module Apache dan MySQL, baru kemudian klik tanda silang merah pada “Service” hingga ikon berubah menjadi centang hijau (Ada kotak Panduan Penggunaan Aplikasi SID 3.04 – 7

persetujuan yang harus diklik “Yes”).



10. Setelah itu, jalankan kembali module Aphace dan MySQL dengan klik tombol “Stop” menjadi “Start”. Aktifkan satu per satu.


11. Tutup jendela XAMPP Control Panel dan restart komputer. 12. Buka web-browser (Mozilla Firefox/Chrome). Ketik: localhost Tekan: enter

13. Akan tampil halaman depan (front-end) website desa (lokal) pada komputer server dengan alamat: http://localhost/index.php/first Panduan Penggunaan Aplikasi SID 3.04 – 11

14. Untuk masuk ke halaman administrator (back-end), klik tulisan Sistem Informasi Desa (SID) yang ada di bagian bawah (footer) halaman website desa.

15. Akan tampil halaman log-in di alamat: http://localhost/index.php/siteman Ketik

Username

: admin

Password

: sid304

(username dan password ini direkomendasikan untuk diubah setelah instalasi sebagai langkah pengamanan sistem)


16. Akan tampil halaman administrator (back-end) di alamat: http://localhost/index.php/hom_desa Olah data desa dengan aplikasi SID sudah bisa dilakukan.


D. Panduan Mengakses SID 3.04 pada Komputer Induk (Server Lokal) 1. Hidupkan komputer server yang ada di kantor pemerintah desa (komputer yang telah diinstall aplikasi SID). 2. Aplikasi web-server XAMPP akan otomatis menyala. 3. Buka web-browser (Mozilla Firefox/Chrome). Pada kolom alamat web ketik: localhost Tekan: enter 4. Akan tampil halaman depan (front-end) website desa (lokal) pada komputer server dengan alamat: http://localhost/index.php/first

5. Untuk masuk ke halaman administrator (back-end), klik tulisan Sistem Informasi Desa (SID) yang ada di bagian bawah (footer) halaman website desa.


6. Akan tampil halaman log-in di alamat: http://localhost/index.php/siteman Ketik

Username

: (sesuai username yang digunakan)

Password

: (sesuasi password yang digunakan)

7. Akan tampil halaman administrator (back-end) di alamat: http://localhost/index.php/hom_desa Olah data desa dengan aplikasi SID sudah bisa dilakukan.



E. Panduan Mengakses SID 3.04 pada Komputer Kerja dalam Jaringan 1. Pastikan komputer server (lokal) telah menyala 2. Pastikan komputer server telah terhubung dengan alat wireless router. 3. Gunakan laptop dan hubungkan ke wireless network yang diaktifkan. Isikan password jika ada. 4. Buka web-browser (Mozilla Firefox/Chrome). Ketik alamat IP komputer server lokal yang digunakan di kantor desa, misal: 192.168.0.100 Tekan: enter

5. Akan tampil halaman depan (front-end) website desa (lokal) pada komputer server dengan alamat: http://192.168.0.100/index.php/first 6. Untuk masuk ke halaman administrator (back-end), klik tulisan Sistem Informasi Desa (SID) yang ada di bagian bawah (footer) halaman website desa.

7. Akan tampil halaman log-in di alamat: http://192.168.0.100/index.php/siteman Ketik

Username

: admin

Password

: sid304

8. Akan tampil halaman administrator (back-end) di alamat: http://192.168.0.100/index.php/hom_desa Olah data desa dengan aplikasi SID sudah bisa dilakukan.


F. Manajemen Module Home Data dalam kolom-kolom aplikasi adalah data/nama contoh. Sila ubah data/nama dalam kolom-kolom tersebut sesuai identitas desa setempat.

•

Input Data Identitas Desa 1. Nama Desa: isikan nama desa 2. Kode: isikan kode desa (merujuk kode dalam Permendagri) 3. Kode POS: isikan kode pos wilayah desa 4. Nama Kepala Desa: isikan nama lengkap kepala desa 5. Alamat Kantor Desa: isikan alamat lengkap kantor pemerintah desa 6. Nama Kecamatan: isikan nama kecamatan 7. Kode: isikan kode kecamatan (merujuk kode dalam Permendagri) 8. Nama Camat: isikan nama lengkap camat 9. NIP Camat: isikan Nomor Induk Pegawai (NIP) camat 10. Nama Kabupaten: isikan nama kabupaten 11. Kode: isikan kode kabupaten (merujuk kode dalam Permendagri) 12. Nama Provinsi: isikan nama provinsi 13. Kode: isikan kode provinsi (merujuk kode dalam Permendagri)


14. Logo: Klik tombol “Browse” untuk memilih atau mengganti gambar logo. Pilih gambar logo kabupaten untuk diisikan sebagai logo desa dengan format .jpg atau .png ukuran 100 pixel x 100 pixel.

15. Klik “Simpan” setelah semua kolom terisi. Data di atas dapat disunting/diubah sewaktuwaktu.


16. Periksa pada bagian front-end, header indentitas dan logo desa sudah berubah sesuai yang diisikan.

•

Input Data Pemerintah Desa 1. Klik tombol “Tambah Staf Pemerintah Desa” untuk input nama perangkat desa


2. Muncul halaman “Form Staf Pemerintah Desa”


3. 4. 5. 6.

Nama: isikan nama lengkap staf pemerintah desa NIP: isikan Nomor Induk Pegawai (NIP) staf pemerintah desa (jika ada) NIK: isikan Nomor Induk Kependudukan (NIK) staf pemerintah desa Jabatan: isikan jabatan staf pemerintah desa (misal: Kepala Desa, Sekretaris Desa, Kepala Urusan Pemerintahan, Kepala Urusan Pembangunan, dan sebagainya) 7. Status: Klik “Aktif” jika nama staf tersebut masih aktif menjabat sebagai perangkat desa. Klik “Tidak Aktif” jika nama staf tersebut sedang/sudah tidak aktif menjabat sebagai perangkat desa.

8. Klik “Simpan” setelah semua kolom terisi. Data di atas dapat disunting/diubah sewaktuwaktu. Panduan Penggunaan Aplikasi SID 3.04 – 22


G. Manajemen Module Penduduk Module ini merupakan bagian untuk menghimpun data kependudukan sebagai data dasar dalam SID. Data penduduk menjadi dasar bagi pemanfaatan dan pengembangan data berikutnya. Data penduduk yang dimasukkan sebagai dasar adalah data penduduk berbasis Nomor Induk Kependudukan (NIK) sebagaimana yang diatur dalam Undang-Undang tentang Administrasi Kependudukan. Data penduduk berbasis NIK itu kemudian bisa dikembangkan pengelolaan datanya menjadi olah data keluarga, rumah tangga, dan kelompok. Dengan demikian, SID diharapkan dalam semakin mudah dan fleksibel untuk mengelola data penduduk dalam sifatnya yang de jure maupun de facto, sehingga bisa membuka potenis pemanfaatan data yang lebih terbuka. Panduan olah data penduduk tersebut dipaparkan di bawah ini: •

Input Data Wilayah Administratif 1. Sebelum memasukkan data penduduk ke dalam SID, harus ada data wilayah yang dibuat terlebih dahulu. Klik Module “Penduduk” dan masuk ke Menu “Wilayah Administrasi”.

2. Klik tombol “Tambah Dusun” untuk mulai membuat data wilayah 3. Muncul halaman “Form Data Dusun”. Isikan “Nama Dusun” dan “NIK / Nama Kepala Dusun” sesuai lokasi.


4. Klik “Simpan” jika kolom sudah terisi 5. Data Dusun yang baru saja disimpan akan tampil pada tabel di halaman Menu “Wilayah Administrasi”


6. Klik tombol “Tambah Dusun” lagi untuk menambahkan data dusun lainnya. Ikuti langkah no 3 – 5 di atas untuk menambahkan data Dusun.

7. Untuk menambahkan data RW dan RT, klik tombol “Rincian Sub Wilayah” salah satu dusun, pada kolom “Aksi” di tabel halaman Menu “Wilayah Administrasi”


8. Muncul halaman “Wilayah Administratif RW” pada dusun tertentu. Klik tombol “Tambah RW” untuk menambahkan data RW di dalam administrasi dusun tersebut.

9. Muncul halaman “Form Data RW”. Isikan “Nomor RW” dan “NIK / Nama Ketua RW” sesuai lokasi.


10. Klik “Simpan” jika kolom sudah terisi 11. Data RW yang baru saja disimpan akan tampil pada tabel di halaman Menu “Wilayah Administrasi”

12. 13. 14. 15.

Klik tombol “Tambah RW” lagi untuk menambahkan data RW di setiap dusun. Pada satu dusun bisa terdiri dari 1 atau lebih RW. Jika desa tidak memiliki RW, data RW pada kolom isian diisi dengan tanda “-” (strip) Untuk menambahkan data RT, klik tombol “Rincian Sub Wilayah” pada RW yang akan ditambahkan data RT.


16. Muncul halaman “Form Data RT”. Isikan “Nomor RT” dan “NIK / Nama Ketua RT” sesuai lokasi.

17. Klik “Simpan” jika kolom sudah terisi


18. Data RT yang baru saja disimpan akan tampil pada tabel di halaman Menu “Wilayah Administrasi” 19. Klik tombol “Tambah RT” lagi untuk menambahkan data RT di setiap dusun. 20. Jumlah RW dan RT akan tertampilkan dalam tabel “Wilayah Administratif”

•

Input Data Keluarga dan Penduduk 1. Memasukkan data penduduk ke dalam SID harus diawali dengan membuat “Keluarga”. Pembuatan data “Keluarga” dimulai dengan mengisikan data “Kepala Keluarga”. Fungsi ini digunakan untuk data warga yang merupakan warga desa setempat, dibuktikan dengan dokumen Kartu Keluarga (KK). 2. Klik Menu “Keluarga” Panduan Penggunaan Aplikasi SID 3.04 – 30

3. Klik tombol “Tambah Data Baru” 4. Muncul halaman kolom isian data, diawali dengan memilih alamat “Dusun”, “RW”, dan “RT”. Isikan sesuai alamat penduduk.



5. Setelah data alamat terisi, otomatis akan muncul kolom isian data penduduk, meliputi: 1. Foto 2. Nomor KK 3. Nama 4. NIK 5. Jenis Kelamin 6. Tempat Lahir 7. Tanggal Lahir 8. Agama 9. Pendidikan dalam KK 10. Pekerjaan 11. Status Perkawinan 12. Hubungan dalam Keluarga 13. Kewarganegaraan 14. No. Passport 15. No. KITAS/KITAP 16. NIK Ayah 17. NIK Ibu 18. Nama Ayah 19. Nama Ibu 20. Golongan Darah 21. Status; pilih status “tetap” untuk warga menetap, atau “Tidak Aktif” jika warga tersebut sedang tinggal/domisili di luar desa sementara (bekerja, sekolah, dsb) 6. Isi setiap kolom sesuai data penduduk. Pastikan kolom yang bersifat pilihan terisi semua. Kolom yang bersifat isian text bisa dikosongkan jika belum ada data yang tersedia. Setelah semua kolom terpastikan isinya, klik “Simpan”. Jika halaman tidak mau disimpan, periksa apakah ada kolom isian wajib yang belum terisi (ada notifikasi).


7. Muncul halaman tabel “Keluarga” dengan tampilan data “Keluarga” terbaru akan berada di bagian paling atas.


8. Klik tombol “Tambah Data Keluarga” pada kolom “Aksi” untuk menambahkan data anggota keluarga dengan cara yang sama.

9. Klik tombol “Tambah Data Baru” untuk menambahkan data keluarga berikutnya dan seterusnya. •

Input Data Penduduk Pendatang 1. Fungsi ini ditujukan untuk menyimpan dan mengolah data penduduk yang bukan warga desa setempat, dibuktikan dengan Kartu Keluarga (KK), tetapi tinggal di desa ini. Status yang bersangkutan adalah sebagai “Penduduk Pendatang”. 2. Klik Menu “Penduduk”


3. Klik tombol “Tambah Penduduk Pendatang” 4. Muncul halaman kolom isian data, diawali dengan memilih alamat “Dusun”, “RW”, dan “RT”. Isikan sesuai alamat penduduk.

5. Setelah data alamat terisi, otomatis akan muncul kolom isian data penduduk, meliputi:


1. Foto 2. Nomor KK 3. Nama 4. NIK 5. Jenis Kelamin 6. Tempat Lahir 7. Tanggal Lahir 8. Agama 9. Pendidikan dalam KK 10. Pendidikan sedang Ditempuh 11. Pekerjaan 12. Status Perkawinan 13. Hubungan dalam Keluarga 14. Kewarganegaraan 15. No. Passport 16. No. KITAS 17. NIK Ayah 18. NIK Ibu 19. Nama Ayah 20. Nama Ibu 21. Golongan Darah 22. Status; pilih status “Pendatang” 23. Alamat sebelumnya 24. Alamat sekarang 25. Cacat 26. Status kehamilan 27. Jamkesmas 6. Isi setiap kolom sesuai data penduduk. Pastikan kolom yang bersifat pilihan terisi semua. Kolom yang bersifat isian text bisa dikosongkan jika belum ada data yang tersedia. Setelah semua kolom terpastikan isinya, klik “Simpan”. Jika halaman tidak mau disimpan, periksa apakah ada kolom isian wajib yang belum terisi (ada notifikasi). 7. Muncul halaman tabel “Penduduk” dengan tampilan data “Penduduk Pendatang” tidak akan tercatat nomor KK dalam tabel tersebut. Panduan Penggunaan Aplikasi SID 3.04 – 37

8. Klik tombol “Penduduk Pendatang” pada kolom “Aksi” untuk menambahkan data penduduk pendatang dengan cara yang sama.

•

Pecah Keluarga 1. Fungsi ini digunakan jika salah satu anggota keluarga akan berpisah dan membuat Keluarga baru, tapi tetap dalam satu desa. 2. Klik Menu “Keluarga” 3. Pada tabel daftar “Keluarga”, pilih keluarga yang akan dipecah/dipisahkan. Klik tombol “Rincian” pada kolom aksi 4. Muncul halaman tabel “Daftar Anggota Keluarga” 5. Klik tombol “Pecah KK” pada kolom “Aksi” pada baris nama yang akan dipisahkan dari keluarga asal. 6. Nama penduduk tersebut akan hilang dari daftar angggota Keluarga dan muncul di tabel data “Penduduk” tanpa tergabung dalam 1 KK.

•

Membuat Keluarga dengan Data Penduduk yang Sudah Ada 1. Penduduk yang telah dikeluarkan dari “Keluarga” asal karena proses pecah/pisah KK akan membuat “Keluarga” sendiri, dibuktikan dengan dokumen “Kartu Keluarga” (KK). 2. Pada SID, keluarga baru itu dapat dibuat dengan menggunakan fungsi “Tambah Data” pada halaman Menu “Keluarga”. Fungsi ini digunakan untuk membuat data “Keluarga” dengan menggunakan data “Penduduk” yang sudah terinput ke dalam SID. 3. Klik tombol “Tambah Data” 4. Cari NIK / Nama penduduk yang akan dijadikan kepala keluarga. 5. Isikan Nomor KK 6. Klik “Simpan” 7. Data akan tersimpan dalam daftar “Keluarga” sebagai Keluarga terbaru.

•

Input Data Rumah Tangga 1. Fungsi ini digunakan untuk membentuk kelompok “Rumah Tangga”. Satu Rumah Tangga bisa Panduan Penggunaan Aplikasi SID 3.04 – 38

terdiri dari 1 atau lebih keluarga dan/atau penduduk pendatang. 2. Klik Menu “Rumah Tangga” dalam Module “Keluarga”. 3. Klik tombol “Tambah Keluarga” 4. Muncul jendela “Tambah Data Rumah Tangga per Penduduk. Isikan NIK Kepala Rumah Tangga. Klik “Simpan” 5. Muncul halaman tabel Daftar “Rumah Tangga”. Rumah Tangga terbaru akan berada di baris teratas. 6. Setiap rumah tangga akan memiliki nomor dengan menggunakan kode wilayah dan nomor urut rumah tangga sesuai urutan input data. 7. Klik tombol “Tambah Anggota Rumah Tangga” pada kolom aksi untuk menambahkan anggota rumah tangga dari data penduduk yang sudah ada dalam SID. 8. Muncul jendela “Tambah Anggota Rumah Tangga”. Isikan NIK / Nama Penduduk. Klik “Simpan” 9. Data penduduk tersebut akan masuk sebagai anggota rumah tangga. 10. Lakukan proses di atas untuk kelompok Rumah Tangga berikutnya dan seterusnya.

•

Input Data Kelompok 1. Fungsi ini digunakan untuk membuat data kelompok yang beranggotakan penduduk desa setempat, seperti PKK, kelompok tani, dasa wisma, dan sebagainya. 2. Klik Menu “Kelompok” pada module “Penduduk: 3. Muncul halaman tabel “Kelompok”. Klik “Tambah Master Kelompok Baru” untuk menambahkan jenis kelompok. 4. Muncul halaman isian nama kelompok dan deskripsi kelompok. Isikan sesuai identitas kelompok yang akan dibuat. Klik “Simpan” 5. Muncul halaman tabel “Master Kelompok” dengan nama kelompok yang baru saja dibuat berada pada tabel. 6. Klik sub-menu “Kelompok” untuk menambahkan data Kelompok. 7. Muncul tabel “Modul Kelompok”, klik “Tambah Kelompok Baru” 8. Muncul halaman isian identitas kelompok. Isikan nama kelompok, pilih master kelompok, isikan nama / NIK pimpinan kelompok, dan isikan deskripsi kelompok. Klik “Simpan” 9. Nama Kelompok yang baru saja diisikan akan muncul dalam tabel daftar kelompok dengan nama Ketua Kelompok tertera dalam tabel. 10. Klik tombol “Rincian” pada kolom kanan untuk menambahkan anggota kelompok. 11. Klik tombol “Tambah Anggota Baru” 12. Isikan “NIK / Nama Penduduk” 13. Klik “Simpan” 14. Nama penduduk tersebut otomatis masuk sebagai anggota kelompok 15. Lakukan proses di atas untuk kelompok yang berikutnya dan seterusnya.


H. Manajemen Module Statistik Ada tiga Menu dalam module ini, meliputi: 1. Statistik Kependudukan

2. Laporan Kependudukan Bulanan

3. Laporan Kelompok Rentan


Pada Menu “Statistik Kependudukan” terdapat tabel data kependudukan yang terpilah berdasarkan “Statistik Keluarga” dan “Statistik Penduduk”. Daftar tabel “Statistik Penduduk” meliputi: 1. Tabel Data Kependudukan menurut Umur

2. Tabel Data Kependudukan menurut Pendidikan dalam KK


3. Tabel Data Kependudukan menurut Pendidikan sedang Ditempuh

4. Tabel Data Kependudukan menurut Pekerjaan


5. Tabel Data Kependudukan menurut Status Perkawinan

6. Tabel Data Kependudukan menurut Agama


7. Tabel Data Kependudukan menurut Jenis Kelamin

8. Tabel Data Kependudukan menurut Warga Negara


9. Tabel Data Kependudukan menurut Status Penduduk

10. Tabel Data Kependudukan menurut Golongan Darah


11. Tabel Data Kependudukan menurut Penyandang Cacat

12. Tabel Data Kependudukan menurut Penerima Jamkesmas


Setiap tabel data memiliki fungsi menampilan data dalam bentuk tabel, diagram batang (grafik), dan diagram pie. Setiap tabel juga memiliki fungsi cetal, baik cetak melalui web-browser maupun cetak melalui export excel.


I. Manajemen Module Cetak Surat Salah satu fungsi aplikasi Sistem Informasi Desa (SID) adalah untuk mengoptimalkan pelayanan administrasi publik berbasis data. Pelayanan administrasi publik yang bisa dilakukan dengan aplikasi SID meliputi pelayanan olah data dan pelayanan olah dokumen/surat. Pelayanan olah data dapat dilakukan dengan memanfaatkan fungsi-fungsi statistik yang dapat dimanfaatkan untuk laporan dan rujukan pengambilan keputusan. Pelayanan olah dokumen bisa dilakukan dari data yang telah diolah dan/atau dari pengelolaan administrasi surat-menyurat.

Aplikasi SID menghimpun seluruh data penduduk desa, sehingga bisa digunakan untuk data dasar pembuatan surat administrasi kependudukan. Pelayanan administrasi persuratan itu dapat dikelola oleh pemerintah desa di kantor pemerintah desa masing-masing. Tata cara pemanfaatan module cetak surat aplikasi SID dalam alur pelayanan publik di kantor desa secara garis besar dapat dilakukan dengan urutan sebagai berikut: 1. Penduduk pemohon surat datang dengan membawa kartu identitas diri (KTP atau Kartu Keluarga/KK) dan diterima oleh staf pemerintah desa yang bertugas dalam pelayanan. 2. Pastikan keberadaan dan status penduduk tersebut dalam database SID di Module "Penduduk". Gunakan fasilitas "Cari" dengan mengisikan nama atau NIK penduduk tersebut. Jika ada perubahan status, perbarui saat itu juga berdasarkan laporan penduduk yang bersangkutan. Jika penduduk tersebut belum terdaftar dalam database, masukkan data penduduk yang bersangkutan ke dalam SID merujuk pada dokumen kependudukan yang dimilikinya (wajib disertai dengan dokumen pendukung lainnya bagi penduduk pendatang/tinggal sementara). Jika data penduduk tersebut sudah tersimpan dalam SID, pembuatan surat dapat dilakukan. 3. Klik module "Cetak Surat" untuk memulai pembuatan surat. 4. Klik salah satu jenis surat yang akan dibuat, sesuaikan dengan jenis urusan yang diajukan oleh penduduk pemohon surat. Jika jenis surat yang dimohonkan tidak tersedia dalam daftar surat di SID, gunakan jenis surat terakhir yang berjudul "Ubah Sesuaikan".


5. Isikan NIK / Nama, nomor surat, keterangan, dan hal lainnya sesuai kolom isian pada jenis surat yang dibuat.


6. Pilih nama dan jabatan kepala desa atau perangkat desa yang berwenang melakukan pengesahan atas nama kepala desa.

7. Setelah semua kolom terisi dengan benar, surat bisa langsung dicetak dengan klik tombol "Cetak" di bagian kanan bawah, atau bisa diedit lebih lanjut ke versi doc. dengan klik "Export Doc" di bagian kanan bawah.


8. Surat dapat dicetak dua eksemplar, 1 eks. untuk penduduk pemohon surat dan 1 eks. untuk arsip pemerintah desa.


9. Setiap jenis surat yang tercetak akan tersimpan data lognya di Menu "Surat Keluar"



Jika format surat yang diperlukan tidak tersedia di aplikasi SID, pengguna bisa melakukan proses penyuntingan/edit surat melalui sistem. Penyuntingan ini bisa dilakukan pada jenis surat yang memiliki fungsi “Export Doc”, yakni pada “Surat Keterangan” dan “Surat Pengantar”. Jenis surat yang lain belum bisa disunting secara fleksibel dengan cara ini. 1. Buka “Windows Explorer” pada komputer server SID 2. Pilih direktori lokasi aplikasi SID terinstall, misal pada Direktori C:/ 3. Masuk ke Direktori C:/ 4. Masuk ke Folder “XAMPP” 5. Masuk ke Folder “htdocs” 6. Masuk ke Folder “Assets” 7. Masuk ke Folder “Cetak” 8. Dalam folder terdapat file dokumen dalam format .rft yang merupakan template dokumen surat dalam SID. 9. Penyuntingan dapat dilakukan dengan membuka file dokumen tersebut. Penggantian logo, penyuntingan kalimat, dan penggantian font dalam dilakukan dalam file tersebut. Klik “save” jika penyuntingan telah selesai. 10. Template untuk jenis “Surat Keterangan” dan “Surat Pengantar” akan berubah sesuai hasil penyuntingan. Jenis surat yang lain dapat disunting redaksional dan susunan format suratnya melalui sistem, dengan langkah sebagai berikut: 1. Buka “Windows Explorer” pada komputer server SID 2. Pilih direktori lokasi aplikasi SID terinstall, misal pada Direktori C:/ 3. Masuk ke Direktori C:/


4. Masuk ke Folder “XAMPP” 5. Masuk ke Folder “htdocs” 6. Masuk ke Folder “donjo-app” 7. Masuk ke Folder “Views” 8. Masuk ke Folder “Surat” 9. Pilih jenis surat yang akan diedit/disunting dari file .php yang tersedia. Buka file tersebut dengan menggunakan aplikasi “notepad”, “wordpad”, atau “notepad++”. 10. Setiap perubahan dan pengubahan script dalam file .php tersebut akan mengubah tampilan surat yang disunting.


J. Manajemen Module Pengguna (User) Aplikasi SID dirancang sejak awal untuk mengelola data dasar desa dan informasi desa. Data dasar yang dikelola meliputi data dasar kependudukan dan data dasar aset/sumber daya desa. Data dasar ini menjadi tanggung jawab pemerintah desa dalam pengelolaannya. Hanya pengguna (user) dari pemerintah desa dan tim yang dikoordinasikan oleh pemerintah desa saja yang akan memiliki kewenangan dan hak akses ke dalam sistem. Sementara, user di luar pemerintah desa hanya akan memiliki akses terbatas pada fungsi olah informasi untuk website desa.

Tingkat user (pengguna) dalam SID: 1. Administrator : adalah orang/tim yang bertanggung jawab penuh atas olah data dan informasi dalam SID dan website desa. Orang/tim ini ditunjuk oleh pemerintah desa disahkan dengan surat keputusan kepala desa. - Peran olah data : entry, edit, delete data dasar - Peran olah informasi : tulis, edit, publish artikel website


2. Operator: adalah orang/tim yang bertugas membantu administrator mengelola data dan informasi, tetapi dengan kewenangan yang lebih terbatas. - Peran olah data : entry, edit data dasar - Peran olah informasi : tulis, edit artikel website

3. Redaksi: adalah orang/tim yang bertugas sebagai redaksi media website desa dan hanya dapat melakukan olah informasi berupa artikel website. - Peran olah informasi : tulis, edit artikel Panduan Penggunaan Aplikasi SID 3.04 – 57

Hanya pengguna level “Administrator” yang bisa menambah, mengubah, dan menghapus akun pengguna (user). 1. Buka Module “Pengguna”, muncul halaman “Manajemen User”

2. Klik tombol “Tambah User Baru” untuk menambahkan akun pengguna. 3. Pilih group pengguna; sebagai “redaksi”, “operator”, atau “administrator”


4. Isikan “username” untuk pengguna 5. Isikan “password” untuk pengguna 6. Isikan data pengguna selanjutnya, meliputi 1. Nama 2. Nomor HP 3. e-mail 4. Foto 7. Klik “Simpan” dan data pengguna tersebut akan muncul dalam tabe daftar pengguna.

8. Lakukan langkah di atas untuk menambahkan pengguna berikutnya dan seterusnya.


K. Manajemen Module Analisis Analisis adalah module yang akan membawa aplikasi SID ke wujud visinya sebagai alat pendukung pengelolaan data dan informasi sumber daya komunitas. Berdasarkan data dasar kependudukan yang menjadi data dasar, komunitas desa pengguna SID akan bisa mendapatkan manfaat hasil olah data sumber daya, baik sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya, yang bersifat tangible dan intangible. Fungsi module “Analisis” yang pada tahap ini disediakan untuk mewadahi kebutuhan tujuan Analisis Kemiskinan Partisipatif (AKP), ke depan bisa dimanfaatkan untuk memenuhi kebutuhan analisis beragam sektor/isu. Model pendataan AKP yang sederhana itu menyimpan potensi fungsi yang sangat luas dan terbuka. Dengan berlandaskan pada data dasar kependudukan, AKP bisa menjadi model atau contoh pemanfaatan olah data dengan SID untuk isu yang beragam pada sektor apapun. Hal ini menjadikan aspek kebermanfaatan SID untuk lingkaran komunitas yang lebih luas bisa semakin dekat.

•

Module Analisis dalam SID versi 3.1

Fungsi analisis pada aplikasi SID versi 3.1 diluncurkan dengan merujuk pada fungsi olah data untuk Analisis Kemiskinan Partisipatif (AKP) yang diterapkan di desa-desa di wilayah Kabupaten Gunungkidul pada periode 2012 – 2013. Fungsi analisis dalam module ini menggunakan satu fungsi rumus saja karena penggunaannya memang difokuskan untuk AKP tersebut. Latar belakang, tujuan, indikator, dan rumus Analisis Kemiskinan Partisipatif (AKP) untuk contoh kasus penerapan di Gunungkidul itu dijelaskan dalam bab terpisah dalam buku ini. Fungsi analisis dalam SID 3.1 ini telah dikembangkan lebih lanjut dalam module Analisis di SID 3.04. Panduan Pembuatan Jenis Analisis: 1. Buka Module “Analisis”


2. Pada kolom kiri akan muncul Menu “Keluarga” karena fungsi analisis ini hanya bisa diolah untuk data berbasis keluarga. 3. Klik “Jenis” untuk membuat jenis analisis 4. Muncul halaman tabel jenis analisis

5. Klik ikon “Tambah Jenis” untuk membuat jenis analisis.


6. Muncul jendela isian jenis analisis. Isikan nama jenis analisis dan klik “Simpan” jika sudah diisikan. 7. Nama jenis analisis akan tersimpan dan muncul di tabel jenis analisis

8. Klik ikon “Ubah Data” jika ada kebutuhan untuk menyunting nama jenis analisis.


9. Klik ikon tempat sampah untuk menghapus jenis analisis yang salah atau tidak diperlukan.


Panduan Pembuatan Indikator Analisis: 1. Buka Module “Analisis” 2. Pada kolom kiri akan muncul Menu “Keluarga” karena fungsi analisis ini hanya bisa diolah untuk data berbasis keluarga. 3. Klik “Indikator” untuk membuat dan mengatur indikator analisis. 4. Untuk konteks penerapan AKP di Kabupaten Gunungkidul, jenis pertanyaan, indikator, dan parameter telah terinput dalam sistem.


5. Untuk membuat jenis indikator, pilih jenis analisis di kolom atas, misal “AKP” atau “BPS” 6. Klik ikon “Tambah Data Analisis” untuk membuat indikator baru

7. Isikan kode, nama analisis, dan bobot sesuai rujukan indiaktor untuk analisis yang akan dibuat. Klik simpan jika sudah selesai.


8. Lakukan langkah di atas sesuai dengan jumlah pertanyaan dan indikator dalam AKP. Panduan Pengaturan Rentang Klasifikasi Hasil AKP: 1. Buka Module “Analisis”


2. Pada kolom kiri akan muncul Menu “Keluarga” karena fungsi analisis ini hanya bisa diolah untuk data berbasis Keluarga 3. Klik “Rentang” untuk mengatur rentang nilai hasil klasifikasi. Isikan nama setiap klasifikasi per rentang nilai (Misal: Miskin → rentang nilai 0 – 25) dan kemudian simpan.

Contoh klasifikasi kemiskinan dalam AKP Gunungkidul: Tidak miskin Hampir Miskin Miskin Sangat miskin

: 0 – 25 : 25.01 - 50 : 50.01 – 75 : 75.01 – 100

4. Isikan rentang klasifikasi itu sesuai Panduan Umum Analisis Kemiskinan Partisipatif (AKP) yang telah ditentukan. 5. Setelah rentang klasifikasi ditentukan, proses input data AKP bisa langsung dilakukan karena pengaturan jenis pertanyaan, jawaban, dan indikator telah disiapkan dalam master aplikasi. Panduan Penggunaan Aplikasi SID 3.04 – 67

Panduan Pengisian Data AKP per Keluarga: 1. Buka Module “Analisis”

2. Pada kolom kiri akan muncul Menu “Keluarga” karena fungsi analisis ini hanya bisa diolah untuk data berbasis Keluarga 3. Klik “Input” pada kolom kiri. 4. Muncul halaman kolom daftar keluarga pada kolom kanan. 5. Pilih jenis sensus dan tahun sensus yang akan diisikan. 6. Klik ikon “Ubah Data” pada kolom aksi pada data Keluarga yang akan dimasukkan data AKP.

7. Muncul halaman kolom pengisian data AKP. 8. Atur “tahun” periode AKP sesuai data yang akan dimasukkan.


9. Isikan data AKP sesuai dokumen AKP per Keluarga yang menjadi rujukan (lihat bab tentang Analisis Kemiskinan Partisipatif). Isikan seluruh jawaban per pertanyaan dan klik simpan jika sudah selesai. 10. Pada daftar keluarga akan muncul nilai AKP dan status (Tidak Miskin/Hampir Miskin/Miskin/Sangat Miskin) berdasarkan rentang yang dibuat.

11. Status pada kolom “Hasil Analisis Kualitatif” dapat diubah dengan klik “Ubah Status” berdasarkan hasil uji publik untuk verifikasi terbuka bersama warga desa. Jika status sudah diubah, klik simpan.

12. Status dalam kolom “Hasil Analisis Kuantitatif” dan pada kolom “Hasil Analisis Kuantitatif” akan bisa menunjukkan status yang sama dan juga bisa berbeda.


13. Klik “Rincian” untuk melihat perincian nilai analisis.


Panduan Penggunaan Fungsi Laporan: 1. Buka Module “Analisis”


2. Pada kolom kiri akan muncul Menu “Keluarga” karena fungsi analisis ini hanya bisa diolah untuk data berbasis Keluarga 3. Klik “Laporan” pada kolom kiri. 4. Laporan data akan bisa ditampilkan dalam tiga jenis tabel laporan: 1. Tabel laporan berdasarkan persentase jawaban

2. Tabel laporan berdasarkan nilai jawaban

3. Tabel laporan berdasarkan rentang analisis


5. Pada setiap tabel tersebut akan tampil jumlah kuantitatif keluarga yang masuk dalam setiap kategori status Tidak Miskin/Hampir Miskin/Miskin/Sangat Miskin. Angka kuantitif itu dapat diklik untuk menampilkan daftar nama per Kepala Keluarga. Setiap data per Kepala Keluarga dapat diklik untuk menampilkan detail hasil input AKP per Kepala Keluarga.

•

Module Analisis dalam SID versi 3.04


Penjelasan fungsi-fungsi module Analisis untuk SID 3.04 akan dijelaskan dalam buku/panduan terpisah. Module Analisis di SID 3.04 bersifat lebih fleksibel dan terbuka karena bisa digunakan untuk olah data penduduk, keluarga, rumah tangga, dan kelompok. Fungsi analisis juga bisa mencakup analisis berdasarkan data isian kuantitatif, isian kualitatif, pilihan tunggal, dan pilihan jamak.


L. Back-Up Database SID (Export)

1. Pada komputer/PC server, buka web-browser (direkomendasikan Mozilla Firefox atau Chrome) Ketik: localhot/phpmyadmin

2. Muncul kotak login. Ketik

Username

: root

Password

: (kosongkan)


3. Muncul halaman PHPMyAdmin. Periksa kolom kiri. Klik/Pilih Tabel Database yang Aktif, misal: “sid304”

4. Muncul halaman yang menampilkan deretan isi tabel “sid“. Klik/Pilih: “Export” pada bagian menu atas di kolom kanan


5. Muncul halaman Export. Kolom isian yang ada tak perlu diubah. Lihat bagian kanan bawah. Klik: “Go”

6. Muncul jendela pilihan lokasi untuk menyimpan file database. Klik: “Save” Klik: “OK”


7. File database SID 3.04 akan tersimpan otomatis di folder Download (tergantung setting komputer masing-masing). File tersimpan dalam sebagai “sid.sql”


8. Simpan/amankan file “sid.sql” di media lain: Hard-disk eksternal, CD, online storage, dan sebagainya.

9. Lakukan proses back-up database ini secara berkala.


M. Restore Database SID (Import) Langkah import database dilakukan untuk memasukkan file database (sid.sql) ke dalam sistem. Langkah ini dilakukan ketika menciptakan database baru di PHPMyAdmin untuk SID 3.04. Ada dua cara yang bisa digunakan untuk melakukan import database, yakni: Cara 1:

1. Buka web-browser (direkomendasikan Mozilla Firefox atau Chrome) Ketik: localhost/phpmyadmin Tekan: “enter”

2. Muncul kotak login. Ketik

Username

: root

Password

: (kosongkan)


3. Muncul halaman PHPMyAdmin. Klik/Pilih: “sid304” (di kolom kiri) jika sudah ada tabel database SID yang aktif.

4. Muncul halaman tabel “sid304” di kolom kanan Klik/pilih “Operation”


5. Muncul halaman “Operation”. Klik “Drop the Database”!

6. Muncul kotak konfirmasi menghapus database. Klik “OK”, sehingga database “sid304” hilang.



7. Buat lagi database dengan klik “Create Database” di halaman PHPMyAdmin.


8. Klik database “sid304” di kolom kiri.


9. Klik/Pilih: “import” (di kolom kanan)

10. Klik “browse” untuk mencari file sid.sql yang akan dimasukkan (diimport) ke dalam SID 3.04. Klik: “Go”


11. Database SID akan terisi/tergantikan dengan database yang baru saja dimasukkan (diimport).


12. SID bisa kembali dibuka dengan mengetikkan alamat “localhost”.

Cara 2: 1. Buka web-browser (direkomendasikan Mozilla Firefox atau Chrome). Masuk ke Module “Database”, masuk Menu “Import Excel” 2. Muncul halaman panduan import database dalam format excel (.xls) Panduan Penggunaan Aplikasi SID 3.04 – 88

Klik “browse” untuk mencari file .xls yang akan diimport ke dalam SID 3.04. Pastikan format isian file .xls disusun sesuai aturan SID 3.04. Jika pengisian data tidak sesuai aturan format maka proses import akan gagal. 3. Database SID akan tergantikan dengan database yang baru saja dimasukkan (diimport).


N. Manajemen Module Website Bagian ini akan dipaparkan dalam buku/panduan terpisah.


Aplikasi Sistem Informasi Desa (SID) dibangun dan dikembangkan oleh COMBINE Resource Institution (http://combine.or.id) sejak tahun 2009 bersama jejaring organisasi mitra, komunitas, dan instansi pemerintahan lintas isu dan lintas wilayah. Sistem ini dikelola dengan merujuk pada lisensi GNU GENERAL PUBLIC LICENSE Version 3. Portal Pegiat & Desa Penerap SID

: http://sid.web.id

Informasi Program Pengembangan SID : http://foss.combine.or.id Informasi Program Penerapan SID

: http://lumbungkomunitas.net

Group FB Sistem Informasi Desa

: https://www.facebook.com/groups/sisteminformasidesa

e-mail layanan SID

: [email protected]

Kontak dan Informasi lembaga: COMBINE Resource Institution Jl. K.H. Ali Maksum No. 183 Panggungharjo, Sewon, Bantul, D.I. Yogyakarta 55188 Telepon

: 0274 – 411 123

Faks.

: 0274 – 411 123

e-mail

: [email protected]

Twitter

: @combineri

Facebook

: combine.ri

Website

: http://combine.or.id


PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM INFORMASI DESA (SID) 3.04

Recommend Documents